BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan pada masa globalisasi ini

dirasakan telah semakin pesat dan canggih. Semua ini dikarenakan hasil dari

pemikiran-pemikiran manusia yang semakin maju. Hal tersebut dapat dilihat dari

perkembangan ilmu komputer yang semakin hari semakin berkembang dengan

pesat. Perkembangan tersebut mendukung bagi pengembangan penyebaran

informasi melalui media cetak yang menyebar di seluruh lapisan masyarakat.

Penyebaran informasi sekarang tidak hanya bisa diperoleh melalui media cetak

saja tetapi bisa juga didapatkan melalui media elektronik seperti televisi, radio,

dan internet/website.

Program Pascasarjana Universitas Andalas merupakan penyedia layanan

pendidikan untuk program magister dan program doktor di Universitas Andalas.

Selain itu, Program Pascasarjana juga menjadi pengelola beasiswa pendidikan

bagi mahasiswa program magister dan program doktor tersebut, di mana ada

beberapa beasiswa yang pengelolaannya berada di bawah Program Pascasarjana

Universitas Andalas diantaranya Beasiswa Pendidikan Pascasarjana Dalam Negeri

(BPP-DN) dari Direktoral Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) yang diberikan

kepada Dosen yang sudah memiliki Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN),

Beasiswa Bakrie Graduate Fellowship (BGF) dari Bakrie Center Foundation yang

diberikan khusus kepada mahasiswa S-2 yang sedang menjalani masa

perkuliahan, dan Beasiswa Kementerian Pertanian yang diberikan khusus kepada

Pegawai Kementerian Pertanian itu sendiri dengan mengambil tugas belajar.

Setiap pemberi beasiswa menginginkan adanya peloparan studi dari

penerima beasiswanya. Mereka ingin melihat sampai di mana atau bagaimana

perkembangan studi mahasiswa penerima beasiswa tersebut. Hal ini

mengharuskan Program Pascasarjana untuk mengetahui bagaimana perkembangan

studi dari masing-masing penerima beasiswa tersebut. Berkenaan dengan hal ini,

ada beberapa permasalahan yang terjadi sekarang diantaranya sulitnya

mengumpul data perkembangan studi dari masing-masing penerima beasiswa

tersebut. Hal ini dikarenakan kebanyakan program studi S-2 dan S-3 yang ada

Universitas Andalas proses akademik dan keuangannya sudah berlangsung di

fakultas masing-masing bukan di program pascasarjana lagi. Program studi yang

berada di bawah Program Pascasarjana hanya untuk Program Studi

Multi/Interdisiplin sedangkan Program Studi Monodisiplin berlangsung di

fakultas masing-masing. Selain itu, pelaporan studi ini juga berkaitan dengan

pencairan dana beasiswa mahasiwa yang bersangkutan.

Proses pengumpulan laporan perkembangan studi mahasiswa yang

berjalan sekarang membutuhkan waktu yang lama dalam mengumpulkan

pelaporan studi tersebut, di mana pengelola kadang-kadang harus menghubungi

mahasiswa penerima beasiswa satu per satu secara langsung untuk meminta

mahasiswa yang bersangkutan melaporkan perkembangan studinya. Hal ini

dikarenakan kurangnya antusiasme mahasiswa penerima beasiswa dalam

2

melaporkan perkembangan studinya. Mereka lebih antusias dalam menanyakan

kapan pencairan dana beasiswanya.

Oleh karena itu, sekarang pengelola beasiswa Program Pascasarjana

mengaitkan proses pencairan dana beasiswa tersebut dengan pelaporan studi

mahasiswa tersebut. Jadi mahasiswa yang tidak memberikan laporan

perkembangan studinya maka beasiswa mahasiswa tersebut ditangguhkan

sementara pencairan dananya sampai mahasiswa yang bersangkutan memberikan

pelaporan studinya. Hal ini diharapkan akan membuat mahasiswa lebih aktif

dalam memberikan laporan perkembangan studinya.

Selain itu, laporan perkembangan studi yang diberikan oleh mahasiswa

sekarang masih dalam bentuk lembaran kertas, di mana nantinya setelah berkas

laporan tersebut diterima pengelola beasiswa, maka pengelola harus merekap data

tersebut dan mengarsipkannya. Hal ini tentu akan menimbulkan perkerjaan lagi

bagi pengelola untuk merakap laporan perkembangan studi mahasiswa tersebut

dan tentunya juga akan membutuhkan waktu. Selain itu, jika data yang diarsipkan

dalam bentuk kertas tersebut akan ada kemungkinan hilang atau rusak.

Setiap tahun akan selalu ada penerima beasiswa baru, dengan begitu akan

semakin bertambah jumlah mahasiswa penerima beasiswa yang akan dikelola oleh

Program Pascasarjana Universitas Andalas. Ini berarti juga makin bertambah kerja

pengelola beasiswa di mana setiap tahun di Program Pascasarjana Universitas

Andalas rata-rata ada sekitar + 100 orang penerima beasiswa baru.

Untuk itu perlu dirancang sebuah sistem informasi yang dapat

mempermudah pengumpulan laporan perkembangan studi mahasiswa penerima

3

beasiswa tersebut. Diharapkan sistem ini akan mempermudah kerja pengelola

beasiswa tersebut, waktu pengumpulan laporan kemajuan studinya akan semakin

cepat, mempermudah dalam hal pengarsipan dan juga akan menghemat

penggunaan kertas. Ini tentu akan saling menguntungkan baik itu bagi mahasiswa

ataupun bagi pengelola itu sendiri. Sistem yang dirancang mungkin seperti sebuah

website khusus untuk pelaporan studi mahasiswa tersebut. Jika website ini sudah

ada mahasiswa akan mudah untuk menyampaikan atau melaporkan perkembangan

studinya. Pengelola akan dengan mudah mengetahui sampai di mana studinya,

apakah masih aktif atau tidak, atau mungkin mahasiswa yang bersangkutan sudah

lulus. Pengelola beasiswa atau Program Pascasarjana tidak perlu lagi meminta

data fakultas-fakultas mengenai penerima beasiswa tersebut. Penerima beasiswa

nantinya cukup melaporkan perkembangan studinya setiap semesternya melalui

website ini. Selain itu, melalui website ini akan disampaikan juga informasi yang

berkaitan beasiswa tersebut.

Berdasarkan uraian permasalahan di atas untuk itu diadakan suatu

penelitian dan melakukan pembahasan dalam bentuk skripsi dengan Judul

“Sistem Informasi Pelaporan Studi Penerima Beasiswa Pada Program

Pascasarjana Universitas Andalas Berbasis Web”.

B. Identifikasi Masalah

Adapun pengindentifikasian masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana

menganalisa dan merancang sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat

mempermudah dalam hal, pengumpulan, pemprosesan, dan pelaporan data

4

perkembangan studi mahasiswa penerima beasiswa tersebut. Adapun beberapa

permasalahan yang ada sekarang diantaranya adalah:

1. Proses pengumpulan pelaporan studi mahasiswa yang berjalan

sekarang membutukan waktu yang lama.

2. Pengelola harus merekap kembali data yang diserahkan oleh

mahasiswa sebelum memberikannya kepada pihak pemberi beasiswa.

3. Pengumpulan pelaporan studi masih menggunakan kertas, akan ada

kemungkinan rusak atau hilang.

4. Mahasiswa penerima beasiswa bertambah setiap tahunnya, maka data

yang akan diproses oleh pengelola akan semakin bertambah juga.

C. Batasan Masalah

Agar penulisan skripsi ini terarah dan sesuai dengan tujuan yang

diharapkan, maka di batasi pembahasannya meliputi hal-hal bagaimana sistem

informasi berbasis Web yang dirancang dapat memberikan kemudahan kepada

mahasiswa penerima beasiswa tersebut melaporkan kemajuan studinya dan

bagaimana pengelola beasiswa dengan mudah melakukan perekapan data

sehingga pelaporan kepada pihak pemberi beasiswa berjalan dengan baik. Bahasa

pemograman yang digunakan pada sistem informasi ini adalah pemograman PHP

dan MySQL.

D. Rumusan Masalah

Permasalahan yang akan dipecahkan dalam kegiatan ini dapat dirumuskan

dalam beberapa poin. Adapun poin tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

5

a. Sistem informasi bagaimana yang dapat dirancang untuk

mengefektitaskan waktu pengumpulan pelaporan kemajuan studi

mahasiswa penerima beasiswa di Program Pascasarjana Universitas

Andalas.

b. Sistem informasi bagaimana nantinya yang dirancang dapat

menghasilkan keluaran berupa sebuah laporan yang merupakan rekap

dari laporan perkembangan studi yang sudah diberikan oleh

mahasiswa penerima beasiswa.

c. Sistem informasi bagaimana nantinya yang dapat menyimpan data

pada sebuah media penyimpanan data yang sudah terkomputerisasi

sehingga penggunaan kertas dapat ditiadakan.

d. Sistem informasi bagaimana nantinya tetap dapat memproses

pelaporan studi penerima mahasiswa walaupun jumlah mahasiswa

penerima beasiswa tersebut akan selalu bertambah setiap tahunnya.

E. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

a. Menghasilkan sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat

mengefektitaskan waktu pengumpulan pelaporan kemajuan studi

mahasiswa penerima beasiswa di Program Pascasarjana Universitas

Andalas.

b. Membuat suatu sistem informasi berbasis web yang dapat

menghasilkan keluaran berupa rekap dari laporan perkembangan studi

6

mahasiswa penerima beasiswa. Sehingga dengan adanya sistem

informasi ini kerja pengelola beasiswa akan semakin mudah.

c. Menghasilkan suatu sistem informasi berbasis web yang dapat

menyimpan data pada sebuah media penyimpanan data yang sudah

terkomputerisasi, dengan begitu penggunaan kertas dapat ditiadakan.

d. Menghasilkan sistem informasi berbasis web yang dapat memproses

pelaporan studi penerima mahasiswa walaupun jumlah mahasiswa

penerima beasiswa tersebut akan selalu bertambah setiap tahunnya.

2. Manfaat Penelitian

1. Manfaat bagi Program Pascasarjana Universitas Andalas adalah

membantu meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa, khususnya

mahasiswa penerima beasiswa.

2. Manfaat bagi Penulis adalah memperluas wawasan, memperdalam dan

mengembangkan ilmu pengetahuan berupa teori-teori yang didapatkan

di bangku perkuliahan.

3. Manfaat bagi mahasiswa lain atau yang membaca penelitian ini, yaitu

dapat dijadikan referensi atau mungkin dapat dikembangkan nantinya.

F. Metodologi Penelitian

Dalam menyelesaikan penelitian ini, dilakukan beberapa metodologi

penelitian untuk mendapatkan data, diantaranya:

7

1. Metode kajian kepustakaan, penelitian dilakukan dengan membaca dan

mempelajarin buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian

yang dapat digunakan sebagai dasar penulisan dan pembahasan.

2. Field research (penelitian lapangan), melakukan pengamatan langsung

pada objek penelitian. Hal ini bertujuan untuk mendeskripsikan

bagaimana proses pelaporan studi mahasiswa penerima beasiswa yang

ada pada Program Pascasarjana Universitas Andalas.

3. Laboratory research (penelitian laboratorium), melakukan penelitian

di laboratorium komputer, membuat dan menguji rancangan program,

apakah sudah sesuai dengan yang diuji. Dalam membuat website

pelaporan kemajuan studi mahasiswa penerima beasiswa di Program

Pascasarjana Universitas Andalas penulis mengunakan bahasa

pemograman PHP dan database MySQL.

4. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara langsung

kepada pihak pengelola beasiswa dan mahasiswa peneriman beasiswa.

5. Konsep System Development Lyfe Cycle (SDLC), melakukan tahapan-

tahapan pekerjaan dalam analisa sistem dan program dalam

membangun sistem informasi data, yaitu:

a. Perencanaan Sistem

Membuat suatu rencana atau langkah kerja dalam pengelolaan

sistem informasi website pelaporan kemajuan studi penerima

beasiswa dengan melakukan perincian mengenai apa saja yang

8

dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat

perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.

b. Analisis Sistem

Membuat analisis penggunaan aplikasi website pelapoan kemajuan

studi penerima pada Program Pascasarjana Universitas Andalas.

1. Metode kuantitatif, yaitu metode yang dilakukan dengan

membandingkan antara teori dengan praktek yang terjadi.

2. Analisis sistem informasi dengan melakukan langkah-langkah

sebagai berikut:

a. Identify, mengindentifikasi masalah yang terjadi pada

persoalan dari instansi serta mencari jalan keluarnya.

b. Understanding, memahami kerja dari sistem yang ada

pada Program Pascasarjana Universitas Andalas.

c. Analize, menganalisa masalah yang terjadi untuk dapat

menemukan apa jawaban apa penyebab sebenarnya dari

masalah tersebut.

d. Desain, membuat desain dari perancangan website

pelapoan kemajuan studi penerima beasiswa pada Program

Pascasarjana Universitas Andalas.

e. Implementasi, menerapkan dan memelihara sistem yang

dibuat untuk memberikan kemudahan dalam pelaporan

kemajuan studi penerima beasiswa pada Program

Pascasarjana Universitas Andalas.

9

G. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan sistematika penulisan

sebagai berikut:

BAB I : Sebagai pendahuluan membahas secara garis besar

mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah,

batasan masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : Menguraikan landasan teori yang berhubungan dengan tugas

akhir ini, diantaranya konsep dasar sistem, konsep dasar

infomasi, perancangan sistem, dan teori-teori lainnya.

BAB III : Membahas tentang analisa sistem yang sedang berjalan dan

sistem akan diusulkan.

BAB IV : Membahas tentang rancangan sistem yang akan dibangun

yaitu rancangan sistem, rancangan program, dan lain-lain.

BAB V : Membahas tentang pengujian sistem dan penerapannya

BAB VI : Merupakan bab penutup yang berisikan kesimpulan dan

saran dari penelitian yang penulis buat.

10