BAB 7 Akuntansi Pada Sistem ERP

Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Mahendrawathi ER, 2015

7. Akuntansi pada Sistem ERP

Pada bagian sebelumnya kita telah membahas tentang aktivitas di area fungsional penjualan dan

pemasaran serta perencanaan produksi. Pada bagian ini kita akan mempelajari aktivitas pada area

fungsional akuntansi dan keuangan. Kita akan melihat bagaimana akuntansi dan keuangan

terintegrasi sangat erat dengan area fungsional lainnya dan bagaimana aktivitas akuntansi

membantu dalam pengambilan keputusan.

Aktivitas Akuntansi

Aktivitas akuntansi secara umum dapat dibagi menjadi akuntansi keuangan atau akuntansi

manajerial. Area tambahan untuk akuntansi yaitu akuntansi pajak, tidak dibahas di sini. Akuntansi

pajak umumnya terkait dengan pelaporan eksternal tentang akitivias bisnis kepada departemen

pajak sehingga data yang didapatkan untuk akuntansi keuangan menjadi dasar untuk akuntansi

pajak.

Akuntansi Keuangan termasuk mendokumentasikan seluruh transaksi perusahaan yang memiliki

dampak pada status keuangan dari organisasi, kemudian dengan transaksi yang terdokumentasi ini

membuat laporan untuk investor dan pihak eksternal. Laporan-laporan ini yang umum disebut

dengan laporan finansial, harus mengikuti aturan-aturan dan petunjuk yang telah ditetapkan oleh

berbagai badan seperti Financial Accounting Standards Board (FASB), the U.S. Securities and

Exchange Commission (SEC) dan Internal Revenue Service (IRS).

Laporan keuangan yang umum adalah neraca keuangan dan laporan pemasukan. Neraca Keuangan

adalah rangkuman saldo rekening seperti kas yang dipegang; jumlah yang terhutang oleh pelanggan

kepada perusahaan; biaya bahan baku dan persediaan produk jadi; nilai asset tetap seperti

bangunan; jumlah yang terhutang kepada vendor, bank dan kreditur lainnya; dan jumlah yang

diinvestasikan investor kepada perusahaan. Sebuah neraca keuangan memberikan gambaran umum

tentang kesehatan keuangan perusahaan pada suatu saat, yang merupakan sebuah pertimbangan

penting untuk kreditur dan investor perusahaan. Gambar 7.1 menunjukkan sebuah contoh neraca

keuangan Fitter Snacker.

Laporan pendapatan, atau neraca rugi laba (profit and loss statement) menunjukkan pendapatan

dan pengeluaran perusahaan dan keuntungan atau kerugian untuk suatu periode waktu (biasanya

kuartal atau tahunan). Profitabilitas penting untuk kreditor dan investor, juga informasi penting

untuk manajer yang bertanggung jawab atas operasional sehari-hari. Secara umum, manajer melihat

keuntungan sebagai indikator kesuksesan dan kerugian sebagai indicator permasalahan yang harus

diselesaikan. Gambar 7.2. menunjukkan contoh laporan pendapatan Fitter.


Gambar 7.1. Neraca Keuangan Fitter Snacker

Gambar 7.2. Contoh Laporan Pendapatan Fitter


Umumnya, perusahaan menyiapkan laporan keuangan per kuartal, atau terkadang lebih sering.

Untuk menyiapkan laporan ini, sebuah perusahaan harus menutup buku (close its books), yang

berarti neraca untuk akun nominal yang temporer (seperti pemasukan, biaya, pendapatan dan

kerugian) ditransfer ke akun laba ditahan (retained earnings account. Akun nominal yang ditutup

akan memiliki saldo nol untuk mengawali pengumpulan (akumulasi) pendapatan dan pengeluaran

pada periode pelaporan berikutnya. Tutup buku dilakukan untuk mentransfer saldo dan memberikan

saldo nol untuk akun nominal. Untuk melakukan hal ini, staf harus memeriksan akun-akun yang ada

untuk memastikan akun tersebut akurat dan terkini. Jika system informasi perusahaan secara rutin

menghasilkan data yang akurat dan tepat waktu, maka tutup buku bisa berjalan lancar. Jika tidak,

penyesuaian catatan harus dilakukan, yang menyebabkan tutup buku menjadi tugas yang

memakan waktu dengan hasil yang tidak akurat.

Salah satu kelebihan dari system informasi terintegrasi adalah ia dapat menyederhanakan proses

penutupan buku dan membuat laporan keuangan. Staf akunting tidak perlu menyambung-

nyambungkan data dari sistem yang berbeda-beda karena semua data yang dibutuhkan ada pada

sebuah system tersentralisasi. Gambar 7.3 menunjukkan neraca Fitter dan Laporan Rugi Laba di

system SAP ERP.

Gambar 7.3. Neraca Keuangan dan Laporan Rugi Laba Fitter dalam SAP ERP

Dalam system ERP, neraca dan laporan rugi laba adalah laporan basis data yang dapat dibuat dengan

cepat kapan saja, dan karena data untuk menyiapkan laporan dibaca dari tabel basis data, laporan-

laporan ini selalu up-to-date. Fitur lain dari neraca dan laporan rugi laba ERP adalah kemampuan

untuk dengan cepat menampilkan data pada tingkat kedetilan yang berbeda. Selain itu, system ERP

memungkinkan pengguna membuat varian laporan keuangan, yaitu laporan keuangan dengan

format berbeda yang disiapkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda.


Akuntansi Manajerial berkaitan dengan menentukan biaya-biaya dan profitabilitas dari aktivitas

perusahaan. Informasi high-level yang muncul pada laporan neraca keuangan dan laporan rugi laba

menunjukkan apakah sebuah perusahaan menghasilkan keuntungan, tujuan dari akuntansi

manajerial adalah untuk menyediakan informasi yang detil kepada manajer untuk membuat

keputusan yang baik, menyiapkan anggaran, menentukan profitabilitas dari produk, area penjualan,

atau kampanye pemasaran tertentu, dan lain-lain. Akuntansi manajerial menghasilkan informasi

yang digunakan manajer untuk mengontrol aktivitas-aktivitas sehari-hari perusahaan dan membuat

rencana jangka panjang untuk operasi, pemasaran, kebutuhan tenaga kerja, pengembalian hutang,

dan masalah manajemen lainnya. Akuntansi manajerial menyediakan laporan dan analisis untuk

keperluan internal, perusahaan dapat fleksibel dalam mengkonfigurasi sistem akuntansi

manajerialnya.

Menggunakan ERP untuk Informasi Akuntansi

Dari bab-bab sebelumnya kita mengetahui bahwa di masa lalu sebagian besar perusahaan memiliki

sistem informasi fungsional yang terpisah-pisah: sistem informasi pemasaran, sistem informasi

manufaktur dan seterusnya, masing-masing dengan cara sendiri mendapatkan data dan sistem file

tersendiri untuk mencatat data. Sejak tahun 1960an, kumpulan akuntan, analis dan programmer

mencoba, seringkali gagal, untuk membuat sistem yang tidak terintegrasi ini dapat berjalan.

Perusahaan membangun sistem tak terintegrasi utamanya untuk menangani kebutuhan sebuah area

fungsional tertentu, dan kedua untuk menyediakan data untuk akuntansi sehingga dapat menjaga

buku, yaitu menjaga catatan seluruh transaksi finansial. Namun pembagian data, biasanya tidak

terjadi secara real time, sehingga data akuntanse seringkali tidak up-to-date. Terlebih lagi, karena

data yang dibagi bukan satu-satunya informasi yang dibutuhkan akuntansi untuk menyiapkan

laporan untuk manajemen, akuntan dan petugas area fungsional umumnya harus menghabiskan

banyak waktu melakukan pencarian tambahan untuk membuat laporan-laporan tersebut.

Sebuah sistem ERP, dengan database tersentralisasi, menghindari masalah ini. Sebagai contoh,

misalkan produk jadi ditransfer dari lini perakitan ke gudang. Seorang petugas di gudang dapat

dengan mudah mencatat transaksi menggunakan terminal atau bar code scanner. Dalam SAP ERP,

modul Material Management akan melihat kejadian transfer sebagai sebuah peningkatan untuk

persediaan produk jadi yang dapat dikirimkan; modul akuntansi akan melihat kejadian sebagai

sebuah peningkatan nilai moneter dari persediaan produk jadi. Dengan ERP, semua orang

menggunakan database yang sama untuk mencatat data operasional. Database ini kemudian

digunakan untuk membuat laporan manajemen, menghasilkan laporan keuangan dan membuat

penganggaran.

Pada akuntansi, rekening perusahaan disimpan dalam catatan yang disebut dengan Buku Besar.

Dalam sistem SAP ERP, masukan untuk buku besar muncul bersamaan dengan transaksi bisnis pada

modul tertentu. Banyak modul SAP ERP menyebabkan data transaksi dimasukkan ke dalam buku

besar, termasuk:

Sales and Distribution (SD)


Modul SD mencatat sebuah penjualan dan membuat masukan account receivable

(dokumen dalam buku besar yang mengindikasikan bahwa seorang pelanggan berhutang

untuk barang yang mereka terima).

Materials Management (MM)

Modul Material Management mengontrol pembelian dan mencatat perubahan persediaan.

Diterimanya material untuk sebuah Purchase Order (Pesanan pembelian) membuat

masukan account payable pada buku besar, yang menandakan perusahaan mempunyai

kewajiban untuk membayar barang yang sudah diterima. Setiapkali material bergerak

masuk atau keluar dari persediaan (barang yang dibeli dari vendor diterima perusahaan,

bahan baku diambil dari persediaan untuk mendukung produksi, atau produk jadi bergerak

dari produksi ke persediaan), akan berdampak pada akun-akun di buku besar

Financial Accounting (FI)

Modul FI mengelola item-item account receivable dan account payable yang dibuat

berturut-turut pada modul SD dan MM. Modul FI adalah juga tempat dimana buku besar

ditutup pada akhir periode fiscal (kuartal atau tahunan), dan digunakan untuk membuat

laporan keuangan.

Controlling (CO)

Modul CO menelusuri biaya-biaya terkait dengan memproduksi produk. Untuk memperoleh

keuntungan, sebuah perusahaan harus memiliki gambaran yang akurat tentang biaya-biaya

produk sehingga dapat membuat keputusan yang tepat tentang harga produk dan promosi,

termasuk juga investasi modal.

Human Resources (HR)

Modul HR mengelola perekrutan, mempekerjakan, kompensasi, pemutusan,

pemberhentian dari tenaga kerja; modul HR juga mengelola keuntungan dan menghasilkan

penggajian.

Asset Management (AM)

Modul AM mengelola pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan depresiasi terkait.

Permasalahan Pengambilan Keputusan Operasional: Manajemen Kredit

Data akuntansi yang tidak akurat dan kadaluarsa yang dihasilkan dari sistem informasi tidak

terintegrasi dapat menimbulkan masalah saat sebuah perusahaan akan membuat keputusan

operasional, seperti digambarkan dari diskusi tentang tantangan manajemen kredit Fitter. PAda

bagian ini, kita akan melihat pemberian kredit industri secara umum, dan kemudian kita akan

membahas masalah prosedur pemberian kredit Fitter secara lebih detil.

Manajemen Kredit Industri

Perusahaan secara rutin menjual kepada pelanggan denan kredit; akan tetapi, manajemen keuangan

yang bagus mengharuskan hanya sejumlah kredit dapat diberikan kepada seorang pelanggan. Pada

suatu titik, pelanggan harus membayar hutangnya untuk menjustifikasi kepercayaan yang diberikan

oleh penjual (sehingga penjual dapat mengubah account receivable menjadi uang). Manajemen

kredit membutuhkan keseimbangan antara memberian kredit yang cukup untuk mendukung

penjualan dan memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan terlalu banyak uang dengan

memberikan kredit kepada pelanggan yang akhirnya tidak memenuhi kewajiban kreditnya.


Pada prakteknya, penjual mengelola hubungan ini dengan menetapkan sebuah batasan tentang

berapa banyak dana yang dapat dihutang pleh seorang pelanggan pada periode tertentu, dan

memonitor batasan ini saat pesanan baru datang dan pembayaran diterima. Sebagai contoh, penjual

dapat memberitahu pembeli bahwa kredit limitnya adalah $10,000, yang berarti paling banyak utang

pembeli kepada penjual adalah $10,000. Jika pembeli mencapai jumlah ini, penjual tidak akan

menerima pesanan penjualan sampai pelanggan membayar sebagian atau seluruh hutangnya. Saat

membuat sebuah penjualan berdasarkan kredit, penjual membuat sebuah masukan pada buku

untuk meningkatkan account receivable dan saldo penjualan. Sehingga, saat saldo account

receivable pembeli di buku penjual mencapai $10,000, pembeli harus melakukan pembayaran

sebagian hutangnya.

Meneruskan contoh di atas, asumsikan bahwa pembeli menghubungi penjual untuk memesan

barang senilai $3,000. Jika saldo account receivable pembeli sudah mencapai $8,000, penjual

seharusnya tidak menerima pesanan $3,000 karena itu akan membuat saldo account receivable

pembeli menjadi $11,000, yang melebihi batasan kredit pembeli. Daripada menolak pesanan, staf

penjualan pembeli mungkin dapat menyarankan pembeli menurunkan ukurang pesanan, atau

meminta mereka mengirim pembayaran sebelum memroses pesanan, sehingga dapat mengurangi

hutang pembeli. Jelas bahwa untuk membuat sistem ini bekerja, staf penjualan harus memiliki akses

terhadap saldo account receivable terkini dari seluruh pelanggannya.

Jika akuntansi memastikan buku selalu up to date dan memberikan saldo account receivable saat ini

kepada pemasaran dan penjualan saat dibutuhkan, maka batasan kredit dapat dikelola dengan baik.

Pemasaran dan penjualan dapat membandingkan batasan kredit pelanggan dengan jumlah hutang

pelanggan (dan nilai order yang baru) untuk membuat keputusan. Akan tetapi dalam sistem tak

terintegrasi, akuntansi tidak dapat mencatat penjualan dan/atau penerimaan pembayaran saat

kedua hal ini terjadi. Dalam kasus ini, saldo account receivable tidak terkini. Terlebih lagi, bagian

penjualan mungkin bekerja dari cetakan saldo kredit yang tidak terupdate. Jika cetakan tidak

menunjukkan pembayaran terkini, seorang pelanggan mungkin ditolak kreditnya. Pelanggan

mungkin dapat membantah penolakan pemesanan, yang akan memicu permintaan untuk

pembaharuan informasi pada akuntansi. Penundaan karena penyelidikan tersebut dapat mengurangi

kepuasan pelanggan, dan melakukan penyelidikan akan memakan waktu pekerja.

Masalah ini tidak perlu muncul untuk sistem informasi terintegrasi. Saat penjualan dilakukan, sistem

secara langsung meningkatkan saldo account receivable pelanggan. Saat perusahaan menerima dan

mencatat sebuah pembayaran, saldo account receivable dikurangi langsung. Database tersedia

untuk akuntansi dan juga pemasaran dan penjualan, maka staf penjualan memiliki akses terkini

terhadap informasi saldo pelanggan. Sehingga, staf penjualan tidak perlu membuat permintaan ke

Akuntansi tentang saldo account receivable pelanggan. Dengan latar belakang ini, kita kemudian

dapat mempelajari bagaimana manajemen kredit Fitter pada sistem tak terintegrasi.

Prosedur Manajemen Kredit Fitter

Seperti digambarkan pada bab sebelumnya, ketika sebuah pesanan baru datang untuk Fitter,

seorang petugass penjualan mengacu pada sebuah cetakan bulanan terkait saldo pelanggan dan

batasan kredit untuk melihat apakah kredit dapat diberikan. Jika diasumsikan tidak ada masalah

kredit, petugas penjualan memasukkan penjualan dalam sistem pemasukan penjualan, yang

merupakan program computer tersendiri. Data penjualan ditransfer ke akuntansi dengan


memberikan file setiap akhir hari kerja. Seorang petugas akuntansi menggunakan data yang

ditransfer oleh sistem penjualan untuk menyiapkan tagihan pelanggan.

Akuntansi harus membuat penyesuaian jika ada pengiriman sebagian sebelum membuat tagihan.

Akurasi dari proses penyesuaian tergantung pada bagian gudang dapat mengirimkan perubahan

pesanan pada waktu yang tepat atau tidak. Setelah membuat tagihan, akuntansi membuat masukan

akuntansi untuk mengenali pemasukan: sebuah debit pada account receivable dan credit pada

penjualan sesuai dengan jumlah tagihan.

Petugas akuntansi juga memroses pembayaran pelanggan. Petugas menerima dan secara manual

menangani cek. Mereka memasukkan data pada program akuntansi, meningkatkan saldo kas dan

mengurangi saldo account receivable. Data ini kemudian digunakan untuk membuat pembaharuan

terhadap akun individual pelanggan, mengurangi jumlah yang dihutang pelanggan kepada Fitter. Jika

waktu memungkinkan, akun dipost (dan setoran bank dilakukan) pada saat pembayaran diterima;

jika tidak, pemasukan akan dilakukan segera di hari berikutnya. Sehingga, kemungkinan terdapat

delay antara waktu Fitter menerima cek dari pelanggan dan pengurangan sesungguhnya pada saldo

account receivable pelanggan, yang dapat menimbulkan kesalahan pada manajemen kredit.

Selanjutnya mari kita lihat bagaimana SAP ERP dapat meningkatkan proses manajemen kredit Fitter.

Manajemen Kredit pada SAP ERP

Sistem SAP ERP memungkinkan sebuah perusahaan untuk menentukan batasan kredit untuk setiap

pelanggan. Sebuah perusahaan dapat mengkonfigurasi jumlah apapaun untuk pilihan credit-check

pada sistem SAP ERP, termassuk kapan mengecek kredit pelanggan (misalnya, pada saat pembuatan

pesanan, pada saat pembuatan dokumen pengiriman, atau pada saat goods issue) dan siapa yang

harus diberitahu saat sebuah pesanan akan membuat pelanggan melebihi batasan kreditnya

(misalnya, petugas penjualan atau petugas manajemen kredit). Gambar 7.4 menunjukkan sebuah

pengecekan kredit dinamis dengan Reaksi C yang dipilih.

Reaksi C berarti jika pesanan yang disimpan akan menyebabkan pelanggan melebihi batasan

kreditnya, sistem akan mengeluarkan peringatan yang menunjukkan jumlah dimana pesanan

melebihi batasan kredit. KArena sistem mengeluarkan peringatan, pesanan dapat disimpan, tetapi

akan memblok pemrosesan selanjutnya sampai masalah kredit terselesaikan.

Seringkali, perusahaan tidak mengkonfigurasi sistem untuk menyediakan peringatan kepada petugas

pemesanan karena mereka tidak dapat menyelesaikan masalah dank arena masalah kredit adalah

masalah atara departemen account receivable penjual dan departemen account payable pembeli.

Akan tetapi, seorang pada fungsi manajemen kredit secara regular meninjau pesanan yang terblok

dan menyelesaikan masalah kredit secara langsung dengan pelanggan.

Gambar 7.4 menunjukkan bahwa pengecekan kredit adalah dinamis dan memiliki horizon (tenggang

waktu) peninjauan selama dua bulan. Ini berarti hanya dua bulan beriktunya dari pesanan pembelian

akan digunakan untuk menghitung pengecekan kredit. Pelanggan bisa melakukan pemesanan untuk

jadwal jangka panjang, namun hanya yang akan dikirim dalam waktu dekat yang biasanya

dipertimbangkan saat pengecekan kredit.


Gambar 7.4 Konfigurasi Manajemen Kredit

Kelebihan penggunaan SAP ERP untuk mengelola kredit adalah karena proses bersifat otomatis dan

data tersedia secara real time. Pengguna dapat mengklik pesanan dua kali untuk pesanan penjualan

untuk melihat informasi perusahaan, seperti kontak, atau sejarah pembayaran. Pada sistem Fitter

saat ini, petugas penjualan harus secara manual melakukan pengecekan kredit. Jika petugas tidak

melakukan ini, maka seorang pelanggan yang beresiko bisa menerima kredit tambahan. Tetapi,

walaupun cek dilakukan, keputusan kredit seringkali salah karena dibuat berdasarkan data yang

tidak terkini. Dengan sistem ERP, pengecekan bersifat otomatis, data terkini, dan menjadi masalah

sederhana untuk meninjau pesanan penjualan yang terblok.

Latihan 7.1

1. Buatlah sebuah dokumen yang menggambarkan prosedur manajemen kredit Fitter saat ini.

Tuliskan dokumen ini sehingga dapat digunakan untuk melatih seorang pekerja baru tentang

proses manajemen kredit.

2. Buat versi yang diperbaiki dari dokumen anda untuk menunjukkan perbaikan proses yang

akan diperoleh jika Fitter akan melakukan pengecekan kredit dengan sistem informasi

terintegrasi.

Analisis Profitabilitas Produk

Manajer bisnis menggunakan data akuntansi untuk melakukan analisis profitabilitas dari perusahaan

dan produknya. Saat data tidak akurat dan tidak lengkap, analisis pun tidak sempurna. Terdapat tiga

alasan utama dari data yang tidak akurat atau tidak lengkap: penyimpanan catatan yang tidak

konsisten, sistem perhitungan persediaan yang tidak akurat dan masalah untuk konsolidasi data dari

anak perusahaan/cabang. Bagian ini akan membahas masing-masing penyebab ini dengan

menggunakan Fitter sebagai contoh.


Penyimpanan Catatan yang Tidak Konsisten Setiap divisi penjualan menyimpan catatannya masing=masing dan menelusuri data penjualan secara berbeda-beda. Form untuk pesanan penjualan Divisi Direct Sales mengandung kode untuk daerah penjualan yang terkait (Northeast, Southeast, dan seterusnya). Form pesanan penjualan untuk Divisi Wholesale memasukkan kode untuk Negara bagian. Misalkan seorang eksekutif Fitter meminta seuah laporan yang merangkum penjualan bulanan untuk semua Negara bagian Mid-Atlantic (dimana beberapa Negara bagian dari area penjualan Northeast dan Southeast Fitter) untuk setiap bulan tahun lalu. Tidak ada catatan dari kedua divisi yang dirancang untuk dengan mudah menjawab pertanyaan tersebut. Akuntan Fitter harus masuk ke sumber dokumen penjualan untuk Divisi Direct Sales dan dengan melihat alamat pengiriman, menentukan apakah penjualan dilakukan kepada perusahaan di Negara bagian Mid-Atlantic. Jika iya, akuntan harus secara manual menambahkan informasi yang relevan untuk penjualan ini ke spreadsheet. Untuk divisi Wholesale, akuntan dapat membuat laporan rangkuman penjualan untuk setiap Negara bagian di area Mid-Atlantic per bulan dan menambahkan data ini secara manual ke laporan spreadsheet. Setelah seluruh data dikumpulkan, kemudian dapat diformat untuk membuat laporan yang diinginkan. Misalkan manajemen Fitter ingin mengevaluasi efisiensi dari operasi produksi. Produksi menggunakan catatan kertas, sehingga kembali data harus diambil dari catatan kertas dan dimasukkan ke dalam spreadsheet. Seperti sering terjadi, catatan kertas bisa saja tidak akurat atau hilang, sehingga validitas dari laporan akhir dapat dipertanyakan dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Terdapat banyak variasi pada tema ini. Menurut bayangan kita, divisi dari perusahaan dapat memiliki data yang sama mengenai suatu fungsi, tetapi setiap sistem divisi dibuat pada waktu yang berbeda, dan masing-masing mungkin merupakan sistem file yang berbeda. Seringkali, untuk menjawab pertanyaan tentang kinerja perusahaan secara keseluruhan, paling tidak satu set data harus dimasukkan ulang ke dalam spreadsheet (atau suatu program middleware yang lainnya) untuk analisis gabungan. Walaupun memungkinkan untuk mendapatkan jawaban, melakukan ini membutuhkan waktu lebih lama dengan sistem tak terintegrasi. Dengan sistem ERP, usaha seperti ini diminimalkan atau dihilangkan karena catatan divisi-divisi mencatat dan menyimpan data dengan cara yang sama, pada database yang sama. Idealnya proses-proses di dalam perusahaan akan diubah untuk memenuhi best practice dari software saat software tersebut diinstall. Sebagai bagian dari proses konfigurasi sistem, manajer dari setiap divisi akan menyetujui bagaimana data akan dikumpulkan dan disimpan. Lalu, pertanyaan-pertanyaan tentang kinerja perusahaan dapat dijawab dalam beberapa menit oleh akuntan (atau manajer atau petugas penjualan) yang memahami bagaimana melakukan query pada Bahasa basis data atau bagaimana membuat built-in management reporting tools.

Sistem Perhitungan Persediaan yang Tidak Akurat Perhitungan biaya persediaan dengan tepat adalah salah satu tugas akuntansi yang terpenting dan paling menantang di perusahaan manufaktur. Manajer perlu tahu berapa biaya untuk memproduksi sebuah produk, sehingga mereka dapat mengidentifikassi produk mana yang menguntungkan dan yang mana yang tidak. Pada bagian berikutnya, kita terlebih dahulu akan meninjau dasar dalam akuntansi biaya persediaan. Lalu kita akan mengeksplorasi bagaimana sistem ERP dapat meningkatkan keakuratan akuntansi biaya persediaan. Akhirnya, kita akan mendiskusikan alasan di belakang activity-based costing sebagai metode untuk lebih meningkatkan keakuratan akuntansi biaya persediaan.


Latar Belakang Akuntansi Biaya Persediaan Biaya sebuah item yang diproduksi memiliki tiga elemen: 1) biaya bahan baku, 2) biaya tenaga kerja yang dipekerjakan secara langsung pada produksi item tersebut, dan 3) semua biaya lain, yang biasanya disebut dengan overhead. Biaya overhead manufaktur termasuk utilitas pabrik (air, listrik, gas), tenaga kerja umum (seperti penjaga keamanan), gaji manajer pabrik, penyimpanan, asuransi dan biaya-biaya terkait manufaktur lainnya. Bahan baku dan tenaga kerja seringkali disebut biaya langsung karena biaya yang menyumbang untuk setiap satu produk akhir dapat diestimasi dengan cukup akurat. Di sisi lain, overhead item disebut biaya tidak langsung, yang biasanya sulit untuk dikaitkan dengan sebuah produk spesifik atau sekelompok produk spesifik. Dengan kata lain, hubungan-sebab-akibat secara langsung antara biaya overhead (seperti biaya penerangan dan penghangat) dan pembuatan sebuah produk (NRG-A bars) sulit dilakukan. Walaupun demikian, biaya-biaya overhead adalah bagian dari pembuatan produk, sehingga perusahaan harus memiliki cara untuk mengalokasikan biaya tidak langsung terhadap produk yang dibuat. Sebuah metode umum adalah dengan menggunakan total jam kerja mesin, dengan asumsi bahwa overhead muncul untuk menjalankan mesin yang membuat produk. Dengan pendekatan ini, biaya-biaya overhead untuk periode waktu ditambahkan dan kemudian dibagi dengan ekspektasi total jam mesin pada periode waktu tersebut untuk mendapatkan overhead per jam mesin. Nilai ini kemudian digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya overhead ke produk. Misalkan Fitter menggunakan pendekatan ini dan menghitung biaya overhead adalah $1,000 per jam mesin. Jika Fitter dapat membuat 10,000 bar dalam sejam, maka setiap bar akan dialokasikan $0.10 overhead ($1000 : $10,000). Overhad dapat juga dilakokasikan ke sebuah produk menggunakan jam tenaga kerja langsung atau biaya material. Sebuah perusahaan harus membuat keputusan terkait dengan bagaimana pengalokasian biaya overhead berdasarkan apa yang paling masuk akal dalam lingkungan produksinya. Perusahaan seperti Fitter yang memproduksi barang untuk persediaan biasanya mencatan biaya manufaktur selama satu periode menggunakan biaya standar. Seperti telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, biaya standar untuk sebuah produk didapatkan dengan mempelajari data historis tentang biaya langsung dan tidak langsung dalam perusahaan dan mempertimbangkan pengaruh dari perubahan-perubahan manufaktur terkini. Di setiap periode akuntansi, jika biaya actual berbeda dari biaya standar, penyesuaian terhadapa akun harus dilakukan untuk menunjukkan biaya actual dari persediaan yang masuk di neraca keuangan dan biaya untuk persediaan terjual pada laporan rugi laba. Sebaai contoh, Fitter mungkin menentukan bahwa setiap NRG-A bar menimbulkan biaya produksi $0.75 yaitu biaya material, tenaga kerja, dan overhead harus sama dengan $0.75 per bar, berdasarkan jumlah unit yang dianggarkan. Nilai ini akan menjadi standard cost Fitter untuk sebuah bar. Asumsikan pada satu bulan, Fitter membuat 1 juta NRG-A bar. Menggunakan biaya standar, hal ini akan meningkatkan akun persediaan neraca keuangan dengan $750,000. Juga asumsikan bahwa perusahaan menjual 800,000 bar pada bulan tersebut. Di laporan rugi laba, biaya untuk penjualan akan ditunjukkan sebagai $600,000 (800,000 x $0.75). Akun persediaan akan dikurangi dengan $600,000, karena perusahaan tidak lagi memiliki sejumlah unit senilai tersebut untuk dijual. Jika biaya actual pada bulan tersebut sama dengan biaya standar, tidak diperlukan penyesuaian pada neraca keuangan dan laporan rugi laba. Akan tetapi, biaya aktual tidak pernah sama persis dengan biaya yang diperkirakan, sehingga penyesuaian hampir selalu harus dilakukan. Perbedaan antara biaya-biaya actual dengan biaya standar disebut dengan cost variances. Perhatikan bahwa cost


variances dapat timbul pada biaya-biaya langsung maupun tidak langsung. Variansi ini dihitung dengan membandingkan pengeluaran sebenarnya untuk bahan baku, tenaga kerja, utilitas, sewa, dll dengan biaya standar yang diprediksi. Jika perusahaan menyimpan catatan untuk berbagai elemen secara terpisah, mengumpulkan penyesuaian-penyesuaian variansi ini menjadi sangat sulit. Jika produk dibuat dengan merakit berbagai bagian yang dibuat pada pabrik manufaktur yang berbeda, dan pabrik menggunakan sistem informasi yang berbeda, penyesuaiannya akan menjadi sangat tidak tepat. ERP dan Akuntansi Biaya Persediaan Banyak perusahaan dengan sistem informasi tak terintegrasi jarangn menganalisis cost variances karena kesulitan untuk melakukannya. Sehingga perusahaan seringkali tidak tahu berapa besar biaya sesungguhnya untuk memproduksi sebuah produk. Seperti diilustrasikan pada contoh berikutnya, mengetahui dengan tepat berapa biaya produksi bisa menjadi hal yang sangat penting. Misalkan Fitter memiliki kesempatan untuk menjual 300,000 NRG-A bar kepada pelanggan baru. Ini adalah pesanan yang besar untuk Fitter. Pelanggan menginginkan sebuah harga $0.90 per bar. Biaya standar fiter per bar saat ini adalah $0.75 berdasarkan informasi yang berumur dua bulan. Fitter tahu bahwa biaya untuk memproduksi snack bar telah meningkat secara signifikan pada beberapa bulan terakhir. Fitter tidak ingin menjual dengan kerugian per unit, tetapi juga tidak mau kehilangan pesanan besar atau pelanggan yang potensial menjadi pelanggan jangka panjang. Karena kesulitan mengumpulkan seluruh data untuk menghitung cost variances, Fitter hanya menganalisis cost variances per kuartal, dan data terbaru tidak akan tersedia sampai sebulan lagi. Haruskah Fitter menerima pesanan skala besar tersebut? Jika Fitter memiliki sistem ERP, tenaga kerja di seluruh perusahaan akan mencatat biaya-biaya di database perusahaan pada saat biaya tersebut muncul. Metode untuk mengalokasikan biaya ke produk dan untuk menghitung variansi-variansi sudah dibangun ke dalam sistem saat sistem tersebut dikonfigurasi. Dengan demikian sistem dapat menghitung variansi secara otomatis saat dibutuhkan. Hal ini akan menyederhanakan proses untuk penyesuaian akun, dan manajemen Fitter akan selalu memiliki informasi akurat dan terkini terkait cost variances. Fitter dapat membuat keputusan berdasarkan informasi terkait utung atau tidak menjual snack bar seharga $0.90 per bar. Terlebih lagi, dengan menjalankan proses perencanaan penjualan dan operasi, Fitter dapat menentukan apakah mereka memiliki kapasitas untuk menyelesaikan pesanan dengan tepat waktu. Jika lembur dibutuhkan untuk memenuhi pesanan, maka analis dapat menggunakan kapabilitas perencanaan sistem ERP untuk mengevaluasi biaya-biaya menggunakan produksi lembur. Konfigurasi sistem ERP memungkinkan analis untuk menelusuri biaya-biaya menggunakan berbagai dasar berdasarkan pekerjaan, berdasarkan area kerja, atau berdasarkan aktivitas produksi. Ini berarti biaya unit dapat dihitung dengan berbagai alokasi overhead yang berbeda, yang memungkinkan analis untuk bermain dengan what if dengan keputusan profitabilitas produk. Dalam sistem tak terintegrasi, melalukan penelusuran untuk beraneka segi tersebut merupakan pekerjaan yang sulit dan memakan waktu. Contoh Perhitungan Biaya Produk Misalkan Fitter ingin memperbaharui biaya standar untuk NRG-A bar. Dengan menganalisis biaya-biaya tidak langsung terkait dengan produksi sebuah produk belakangan ini, akuntan biaya Fitter dapat menghitung tariff overhead yang baru. Mengingat biaya material jauh lebih besar daripada biaya tenaga kerja langsung di Fitter, perusahaan memutuskan untuk mengggunakan overhead produksi sebagai persentase dari biaya-biaya material langsung. Tarif baru untuk overhead produksi adalah 100% dari biaya-biaya material langsung.


Gambar 7.5 menunjukkan analisis biaya produk untuk NRG-A bar. Analisis biaya dilakukan untuk 7 kotak, yang merupakan jumlah bar yang dapat diproduksi dengan adonan berukuran 500-pound. Resep untuk 500-pound batch sudah ditunjukkan gambar 6.7. Informasi ini diulang kembali pada analisis biaya pada gambar 7.5 disertai dengan biaya per unit dari setiap material.

Gambar 7.5 Analisis Biaya Produk untuk NRG-A bar

Sebagai contoh, biaya per pound oat adalah $0.20. Perkalian kuantitas material dengan biaya per unit akan menghasilkan biaya material langsung untuk item bahan tersebut; sehingga total biaya material langsung untuk oat adalah $60.00 (300x $0.20). Penjumlahan hasil seluruh bahan akan memberikan total biaya material langsung sebesar $537.65 per batch berukuran 500-pound. Penerapan tarif overhead produksi sebesar 100% terhadap biaya material langsung memberikan biaya overhead produksi sama dengan biaya material langsung yaitu $537.65. Seperti ditunjukkan pada gambar 7.5, biaya tenaga kerja langsung untuk mencampur adonan dan memasak snack bar adalah $54.50. Penting untuk dicatat bahwa tenaga kerja hanya sekitar 10% ddari biaya material langsung, yang menyebabkan Fitter memilih menggunakan biaya overhead produksi hanya berdasarkan atas biaya material langsung. Penjumlahan material langsung, overhead produksi, dan tenaga kerja langsung adalah cost of goods manufactured (COGM). Saat ini, Fitter menggunakan tarif 30% dari COGM untuk mengestimasi biaya penjualan dan administrasi. Dengan menjumlahkan biaya penjualan dan administrasi ke COGM menghasilkan cost of goods sold (COGS). Karena COGM dan COGS diestimasi berdasarkan resep BOM dari bab sebelumnya yang memproduksi 7 kotak snack bar, angka ini harus dibagi dengan tujuh untuk menghasilkan COGM dan COGS per kotak. Gambar 7.5 menunjukkan hasil COGM dan COGS per kotak yaitu berturut-turut $161.40 dan $209.82.


Analisis biaya produk memungkinkan kita menentukan apakah menjual 300,000 NRG-A bar kepada pelanggan baru dengan hara $0.90 per bar akan menghasilkan keuntungan untuk Fitter. Mengingat terdapat 24 bar untuk sebuah box dan 12 kotak dalam sebuah kotak pengiriman, biaya saat ini untuk NRG-A bar adalah:

$209.82/

(24

)(12

)=$0.73/

Berdasarkan perhitungan ini, kita dapat melihat bahwa Fitter dapat menjual bar seharga $0.90 dan menghasilkan keuntungan sebesar $0.17 per bar. Latihan 7.2 Estimasi COGM dan COGS per kotak untuk NRG-B bar menggunakan informasi produksi pada gambar 6.7 dan biaya produk sebagai berikut:

Protein Powder (lb.) $4.40

Hazelnuts (lb.) $1.64

Dates (lb.) $3.55

Gunakan biaya tenaga kerja langsung dan persentase overhead seperti analisis biaya produk NRG-A yang ditunjukkan pada gambar 7.5. Analisis Biaya Produk dalam SAP ERP Sebuah perusahaan besar mungkin memproduksi ribuan produk yang kompleks, dan tugas untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan biaya-biaya produk bisa menjadi tantangan besar. Salah satu keuntungan dari sistem informasi terintegrasi seperti SAP ERP adalah informasi terkini dan akurat tersedia dalam sistem informasi. Informasi kunci untuk analisis biaya adalah biaya material langsung dan biaya tenaga kerja langsung. Pada SAP ERP, biaya material langsung ditentukan dari BOM, yang dikelola dengan modul Production Planning (PP). Biaya tenaga kerja langsung ditentukan dari alur produksi, yang menunjukkan mesin dan work centers yang digunakan untuk memproduksi sebuah produk, termasuk waktu setup peralatan, laju produksi, dan kebutuhan tenaga kerja. BOM dan informasi alur prduksi dikombinasikan dengan beberapa data yang dikelola oleh modul PP, memungkinkan sistem SAP ERP menentukan kuantitas dari material langsung dan tenaga kerja langsung yang digunakan dalam sebuah produk. Data produksi ini dikombinasikan dengan informasi biaya material yang disimpan dalam modul Financial Accounting memberikan dasar untuk analisis biaya produk. Pada sistem SAP ERP, sebuah biaya produk adalah berdasarkan atas sebuah product cost variant. PAda SAP ERP, terminology variant digunakan untuk mengacu pada sebuah versi dari sebuah rencana atau analisis. Sebuah product cost variant pada dasarnya adalah prosedur untuk menghasilkan sebuah analisis biaya produk; banyak variant dapat dibuat untuk kebutuhan perencanaan yang berbeda. Sekali sebuah product cost variant dibuat, hanya membutuhkan beberapa detik untuk sistem SAP ERP mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan estimasi biaya produk. Gambar 7.6 mennunjukkan hasil dari analisis biaya produk pada sistem SAP ERP. Layar ini tidak hanya menyediakan analisis biaya, tetapi juga memungkinkan pengguna untuk mengeksplorasi detil tentang perhitungan analisis biaya. Alat perhitungan biaya produk SAP ERP menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan estimasi biaya secara cukup signifikan dan dapat meningkatkan akurasi karena data didapatkan secara langsung dari modul sistem, dan data bersifat real time.


Gambar 7.6. Hasil Analisis Biaya Produk pada SAP ERP

Activity-Based Costing dan ERP Trend dalam akuntansi biaya persediaan mengarah pada Activity-based Costing. Pada activity-based costing, biaya-biaya overhead dimasukkan ke produk berdasarkan aktivitas manufaktur yang menyebabkan munculnya biaya tersebut. Akuntan mengidentifikasi aktivitas-aktivitas terkait dengan munculnya biaya overhead, dan mereka menyimpan catatan terkait biaya-biaya dan aktivitas-aktivitasnya. Aktivitas-aktivitas dipandang sebagai penyebab dari biaya overhead. Cara pandang ini memperlakukan biaya-biaya overhead lebih terkait langsung dari pada metode akuntansi-biaya tradisional. Sebagai usaha untuk mengaitkan biaya secara lebih tepat ke produk individual, activity-based costing berusaha untuk menghindari prosedur alokasi kasar. Walaupun tidak semua biaya-biaya overhead dapat dikaitkan dengan produk berdasarkan aktivitasnya, banyak yang bisa. Activity-based costing seringkali digunakan saat persaingan sangat ketat, biaya overhead tinggi, dan produk sangat beragam. Sebuah perusahaan menggunakan activity-based costing dapat menentukan produk mana memiliki marjin keuntungan terbesar, informasi yang sangat penting untuk membuat keputusan-keputusan strategis terkait lini produk. Kembali kepada contoh operasi Fitter, misalkan penyimpanan bahan baku dianggap sebagai sebuah aktivitas. Asumsikan juga bahwa aktivitas penyimpanan berbeda antara NRG-A dan NRG-B karena bahannya berbeda, dan bahwa sebagian dari aktivitas penyimpanan lebih banyak membutuhkan tenaga kerja dibandingkan yang lain. Dalam sistem ERP, Fitter akan menelusuri berbagai aktivitas penyimpanan (seberapa sering muncul) dan biaya masing-masing. Saat menentukan profitabilitas untuk setiap bar, akuntan biaya Fitter menghitung biaya penyimpanan berdasarkan banyak aktivitas penyimpanan yang dibutuhkan untuk setiap tipe bar. Penghitungan biaya ini lebih tepat daripada menghitung biaya penyimpanan rata-rata berdasarkan biaya penyimpanan total dan jam mesin, lalu mengalokasikan angka tersebut untuk semua tipe bar. Jika aktivitas sangat berbeda dari satu bar ke bar yang lain, salah satu bisa jadi lebih menguntungkan atau tidak dibandingkan yang lain. Fakta ini akan terungkap dengan pendekatan activity-based costing, tetapi tidak dengan pendekatan akuntansi biaya tradisional. Sebuah sistem informasi yang mendukung activity-based costing memungkinkan manajer untuk melihat perbedaannya.


Activity-based costing membutuhkan lebih banyak pencatatan buku dari pada metode perhitungan biaya tradisional karena sebuah perusahaan harus melakukan activity-based costing selain perhitungan biaya tradisional, dan karena activity-based costing mengharuskan perusahaan untuk mengikuti seluruh kemunculan aktivitas, bukan hanya biayanya. Untuk banyak perusahaan, biaya dan usaha yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan activity-based costing terjustifikasi dengan nilai informasi yang dihasilkan. Perusahaan seringkali menggunakan activity-based costing untuk tujuan strategis, sementara perhitungan tradisional digunakan untuk pencatatan buku dan pajak. Dengan memiliki sistem informasi terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk melakukan kedua jenis akuntansi dengan lebih mudah. Setbuah studi terhadap perusahaan dengan dan tanpa ERP menunjukkan bahwa: 1) perusahaan dengan ERP memiliki dua kali lebih banyak dasar alikasi biaya untuk digunakan dalam pengambilan keputusan manajemen, dan 2) manajer perusahaan ERP menilai sistem akuntansi biayanya lebih baik. Perusahaan ERP juga memiliki kepercayaan lebih pada angka-angka yang dihasilkan sistem akuntansi. Sebuah servey akuntan manajemen menunjukkan beberapa temuan menarik terkait dengan bagaimana mereka memandang sistem ERP. Peneliti yang melakukan survey memperoleh respon dari sekitar 500 anggota dari IMA, asosiai untuk akuntan dan professional keuangan dalam bisnis. Sistem ERP dipandang oleh manajer akunting lebih baik dibandingkan tidak memiliki sistem ERP karena memiliki atribut satu database menyeluruh, menyediakan data secara real time, dan membuat informasi tersedia untuk manajemen operasional. Sebagai tambahan, sistem ERP dianggap mampu menyelesaikan konflik tujuan, menstandarkan proses-proses dasar, dan mengontrol biaya produk. Sistem ERP di bidang akuntansi juga membantu memperpendek waktu untuk membuat keputusan dan memperbaiki pengambilan keputusan. Di sisi negatifnya, responden memandang sistem ERP terlalu kompleks dan membutuhkan terlalu lama untuk diimplementasikan. Masalah Konsolidasi Data dari Anak Perusahaan/Cabang Beberapa perusahaan memiliki operasi khusus yang membuat tutup buku di akhir periode akunting sebagai suatu tantangan. Perusahaan yang memiliki anak perusahaan (cabang) menghadapi tantangan tersebut, dan sebagian besar perusahaan memiliki lebih dari satu entitas legal. Karena tim eksekutif perusahaan harus memahami gambaran umum terkait seluruh operasi dan profitabilitas, saldo rekening untuk setiap entitas harus dikompilasi dan dikirim ke kantor pusat sehingga neraca keuangan terkonsolidasi dan laporan untuk perusahaan secara keseluruhan dapat dibuat Kita mungkin berpikir ini masalah aritmetika bisasa: tambahkan kas untuk semua entitas, account receivable untuk semua entitas dan seterusnya. Tetapi, pekerjaan ini lebih sulit dari itu. Masalah dapat timbul karena berbagai masalah termasuk: rekening yang dinyatakan dalam mata uang lain harus dikonversi ke U.S. Dollar (untuk perusahaan induk Amerika), dan transaksi antara sebuah perusahaan dan anak cabangnya harus dieliminasi dari rekening. Perubahan Mata Uang Skenario berikut mengilustrasikan masalah dalam konversi mata uang, yang merupakan proses merubah saldo rekening yang dinyatakan dalam satu mata uang ke dalam saldo rekening dengan mata uang lainnya. Asumsikan bahwa 1 Euro setara dengan $1.25 (US), dan sebuah anak perusahaan Eropa melaporkan kas 1 juta Euro di akhir tahun. Saat saldo anak perusahaan Erropa tersebut dikonsolidasikan dengan perusahaan induknya di akhir tahun maka $1,250,000 akan dicatat. Konversi yang sama akan dilakukan untuk semua rekening anak perusahaan Eropa. Permasalah menjadi lebih kompleks karena mata uang berfluktuasi per hari; tetapi sistem ERP dapat dikofigurasi untuk mengakses nilai tukar mata uang per hari dan menerjemahkan transaksi harian secara otomatis.


Transaksi Antar Perusahaan Transaksi yang terjadi antara perusahaan induk dengan salah satu anak cabangnya (atau antara cabang yang satu dengan lainnya), dikenal dengan transaksi antar perusahaan, harus dieliminasi dari buku perusahaan induk karena transaksi tidak mewakili transfer dana ke dalam atau keluar perusahaan. Misalnya, Acme Inc. memiliki Bennet Manufacturing dan Bennet menjual bahan mentah ke Acme untuk $1 juta. Acme kemudian menggunakan material ini untuk membuat produk. Penjualan Bennet ke Acme adalah biaya penjualan Acme. Dari sudut pandang orang luar, uang telah lewat dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Sebuah perusahaan tidak dapat memperoleh keuntungan dengan menjual kepada diri sendiri. Perusahaan seringkali melakukan bisnis dengan anak perusahaannya, dan untuk perusahaan tersebut, transaksi antar perusahaan seringkali muncul. Penelusuran terhadap transaksi ini dan penyesuaian bisa menjadi tantangan untuk akuntan. Referensi Monk, E. and Wagner B. (2013), Concepts in Enterprise Resource Planning

BAB 7 Akuntansi Pada Sistem ERP

Documents

Transcript of BAB 7 Akuntansi Pada Sistem ERP