BAB 6 PEMELIHARAAN PERBEKALAN

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan 858585

85

PEMELIHARAANPEMELIHARAANPEMELIHARAAN

PEMELIHARAAN

PERBEKALANPERBEKALANPERBEKALAN

PERBEKALAN

Berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan perbekalan telah berkembang suatu

pemeo bahwa pemeliharaan perbekalan jauh lebih sulit daripada pengadaan perbekalan.

Kebenaran pemeo ini kiranya akan mudah kita dapati di beberapa institusi dengan me lihat

adanya perbekalan yang telah dimiliki organisasi yang tidak terawat, kotor, asal

penempatannya, berserakan, tidak siap pakai pada waktu dibutuhkan, penampilan

barang yang tidak sesuai dengan umur barang, ataupun umur pemakaian barang tidak

men capai batas waktu yang optimal. Tentu gejala-gejala dan tanda tanda seperti ini harus

dikurangi, bahkan dihapuskan dalam setiap organisasi karena apabila hal ini dibiarkan,

jelas selain akan menghambat aktivitas dan produktivitas kerja organisasi itu sendiri, juga

merupakan satu sumber pemborosan bagi organisasi. Dengan demikian, kegiatan

pemeliharaan perbekalan harus mendapat per hatian sebagaimana mestinya bagi

setiap organisasi.

Penting ditekankan pula bahwa kegiatan pemeliharaan perbekalan merupakan

kewajiban bagi setiap personel dalam setiap organi sasi. Dengan demikian, kegiatan

pemeliharaan perbekalan tidak mungkin diserahkan semuanya pada unit kerja tertentu

ataupun pihak eksternal, kecuali memang pemeliharaan perbekalan tersebut pada tahap

tertentu harus ditangani oleh unit kerja tertentu yang secara teknis memang lebih

menguasai.

A.A.A.

A.

ArtiArtiArti

Arti

PentingPentingPenting

Penting

dandandan

dan

TujuanTujuanTujuan

Tujuan

PemeliharaanPemeliharaanPemeliharaan

Pemeliharaan

PerbekalanPerbekalanPerbekalan

Perbekalan

Pemeliharaan perbekalan adalah setiap kegiatan untuk memper tahankan

kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan, baik usaha yang bersifat

preventif maupun represif sehingga setiap perbekalan yang ada senantiasa

merupakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) dan umur pemakaian perbekalan

mencapai batas waktu yang optimal.

Dari batasan pengertian pemeliharaan perbekalan tersebut dapat ditegaskan

bahwa yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan perbekalan adalah menjaga dan

6


86

menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya

sewaktu perbekalan ter sebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam

organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi. Di samping itu, pe meliharaan

perbekalan diarahkan agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu

yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan). Dengan demikian,

pemeliharaan perbekalan juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi. Agar

mampu mendukung kelangsungan kegiatan organisasi dan efisiensi organisasi,

pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan dengan tindakan perawatan perbekalan, baik

yang bersifat preventif (sebelum meng alami kerusakan) maupun represif (sesudah

mengalami kerusakan).

Dapat digarisbawahi bahwa pemeliharaan perbekalan pada hakikatnya

merupakan kegiatan untuk melakukan optimalisasi perbekalan baik secara fungsional

maupun batas umur pemakaian perbekalan. Apabila kedua tujuan itu dapat

direalisasikan, akan terjamin ke lancaran dan kelangsungan kerja bagi setiap unit kerja

maupun ter capainya program efisiensi organisasi secara keseluruhan.

B.B.B.

B.

CaraCaraCara

Cara


Pemeliharaan


Perbekalan

Secara umum, cara pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan

atas cara perawatan preventif (pencegahan) dan cara perawatan represif. Perawatan

preventif merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami

kerusakan. Sementara pe rawatan represif merupakan cara perawatan perbekalan setelah

perbekalan mengalami kerusakan. Agar perbekalan mampu mencapai batas umur

pemakaian secara optimal, perawatan perbekalan secara preventif maupun

perawatan represif perlu dilakukan. Perawatan perbekalan secara preventif perlu

dilakukan secara periodik terhadap setiap perbekalan yang dirniIiki, sehingga frekuensi dan

biaya perawatan secara represif dapat ditekan. Hal ini penting dilakukan karena secara

nyata biaya perawatan preventif relatif jauh lebih rendah apabila dibandingkan dengan

biaya perawatan secara represif.

Khusus untuk perbekalan yang bersifat elektronik atau berkaitan dengan mesin,

cara perawatan perbekalan dapat dibedakan dan dapat diklasifikasikan dalam beberapa

tingkatan, dan tingkatan-tingkatan tersebut adalah sebagai berikut:


87

1.1.1.

1.

PerawatanPerawatanPerawatan

Perawatan

tingkattingkattingkat

tingkat

III

I

Perawatan tingkat I ini bersifat perawatan pencegahan (pre ventive).

2.2.2.

2.


Perawatan


tingkat

IIIIII

II

Perawatan tingkat II ini berupa pengecekan (check up).

3.3.3.

3.


Perawatan


tingkat

IIIIIIIII

III

Perawatan tingkat III ini bersifat perbaikan/penggantian (re pair/replacement).

4.4.4.

4.

PerawanPerawanPerawan

Perawan


tingkat

IVIVIV

IV

Perawatan tingkat N ini bersifat revisi/perbaikan berat (re vised).

5.5.5.

5.


Perawatan


tingkat

VVV

V

Perawatan tingkat V ini bersifat bongkar pasang secara menyeluruh.

Masih berkaitan dengan perawatan untuk perbekalan yang sifatnya elektronik

atau berkaitan dengan mesin, dan lebih khusus ber kaitan dengan perawatan perbekalan

secara preventif, ada satu metode perawatan yang telah dikembangkan yang dikenal

dengan istilah metode FITCAL. Metode ini merupakan metode perawatan perbekalan yang

bersifat pencegahan dengan memperhatikan dan melakukan tindakan-tindakan tertentu.

Istilah FITCAL sendiri merupakan akronim dari kata Feeling, Inspection, Tighten,

Clean, Adjusment, dan Lubrication. Secara operasional metode ini dapat dijelaskan

se bagai berikut.

a. Feeling, artinya setiap operator/user harus memiliki kepekaan terhadap suatu

kelainan dari peralatan/perbekalan yang dipakai, dan feeling ini dapat didasarkan pada

perubahan suara, bau, warna, ataupun gerak yang tidak seperti biasanya secara

normal.

b. Inspection, artinya jika terasa ada kelainan atau ketidakberesan peralatan maka

pemakai peralatan/perbekalan harus segera me lakukan pemeriksaan dan

pengecekan.

c. Tighten, artinya membetulkan yang tidak beres, bisa dengan cara menguatkan

ataupun membetulkan pada posisi yang normal dan sebagaimana mestinya.

d. Clean, artinya membersihkan peralatan/perbekalan secara periodik dan kontinu

sehingga kotoran/debu tidak masuk pada mesin yang dapat membuat keausan dan

kerusakan mesin/peralatan/ perbekalan.

e. Adjusment, artinya melakukan tindakan penyelarasan, maksudnya apabila

peralatan/mesin yang baru saja diperbaiki perlu dicoba dan atau diselaraskan

kembali.


88

f. Lubrication, artinya pemberian pelumas yang teratur dan tepat untuk mencegah

keausan mesin.

Walaupun metode FITCAL ini pada awalnya ditujukan untuk perawatan

preventif bagi perbekalan yang sifatnya elektronik atau berkaitan dengan mesin,

kiranya dapat juga dijadikan pedoman bagi pegawai untuk melakukan pemeliharaan

setiap perbekalan yang dimiliki organisasi dengan cara mengambil nilai-nilai yang ada

dari metode tersebut, antara lain setiap pegawai atau petugas yang bertanggung jawab

dalam pemeliharaan perbekalan untuk senantiasa melakukan tindakan perawatan dan

pengecekan secara rutin, peka terhadap perubahan-perubahan yang menyimpang

dari keadaan normal, segera melakukan tindakan pengecekan dan perbaikan setelah

terjadi penyimpangan, dan senantiasa meng evaluasi atas tindakan perbaikan

tersebut.

Apabila pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan secara opti mal tentunya

hal ini akan mendukung pencapaian umur pemakaian perbekalan secara optimal.

Tercapainya umur pemakaian perbekalan secara optimal selain ditentukan oleh

diterapkannya metode pe meliharaan perbekalan sebagaimana mestinya juga

ditentukan oleh cara penggunaan perbekalan itu sendiri. Oleh karena itu, cara

penggunaan perbekalan itu sendiri penting dan harus mendapat perhatian untuk

mencapai tujuan tersebut. Sehubungan dengan hal itu, personel pengguna (user)

perbekalan harus menggunakan setiap perbekalan sebagaimana mestinya secara

wajar dan sesuai dengan fungsi dan kapasitas kerjanya. Di samping itu, apabila

berkaitan dengan barang-barang elektronik atau mesin harus senantiasa

berpedoman pada Buku Petunjuk/Panduan Penggunaan atau pengoperasian

perbekalan tertentu (operating instruction).

C.C.C.

C.


Pemeliharaan


Perbekalan

oleholeholeh

oleh

PihakPihakPihak

Pihak

EksternalEksternalEksternal

Eksternal

Pemeliharaan perbekalan sering dilakukan tidak hanya oleh pihak internal

(organisasi yang bersangkutan), tetapi sering pula oleh pihak eksternal. Pemeliharaan

perbekalan yang demikian biasanya dilakukan untuk perbekalan yang sifatnya khusus,

utamanya secara teknis sehingga dibutuhkan penanganan oleh pihak eksternal

yang benar-benar memiliki kompetensi dalam penanganan dan pemeliharaan

perbekalan tersebut.


89

Sehubungan dengan pemeliharaan perbekalan oleh pihak eks ternal

tersebut, secara administratif maupun yuridis, penting di lakukan perjanjian

pemeliharaan perbekalan di antara kedua belah pihak yang dituangkan dalam Surat

Perjanjian Pemeliharaan Perbekalan. Karma pemeliharaan perbekalan oleh pihak

eksternal ini membutuhkan biaya yang relatif tinggi, penting sekali selama perjanjian

pemeliharaan perbekalan berlangsung, dari pihak organi sasi ada staf yang magang

untuk belajar dari pihak pemelihara untuk melakukan pemeliharaan sendiri,

sehingga organisasi tidak perlu menyewa pihak eksternal untuk melakukan

pemeliharaan perbekalan secara terus-menerus guna menghindari pemborosan dalam

organisasi.


90

PTPTPT

PT

KawanKawanKawan

Kawan

SejatiSejatiSejati

Sejati

JI. Papua 25 Yogyakarta

SURATSURATSURAT

SURAT

PERJANJIANPERJANJIANPERJANJIAN

PERJANJIAN

PERAWATANPERAWATANPERAWATAN

PERAWATAN

MESINMESINMESIN

MESIN

No. 45/GC/VII/2007

Yang bertanda tangan di bawah ini:1. Nama : Serafim Noven Tiara Vasya

Jabatan : Kepala Wisma GloriaInstansi : Wisma GloriaAlamat : JI. Mgr. Soegijapranata 18 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak dalam jabatan dan atas nama instansi tersebut di atassebagai pemakai mesin sebagai berikut:

Dan selanjutnya disebut sebagai PIHAKPIHAKPIHAK

PIHAK

III

I

2. Nama : Umar KarimJabatan : Pimpinan PT Kawan SejatiInstansi : PT Kawan SejatiAlamat : JI. Papua 25 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Kawan Sejati yang selanjutnyadisebut sebagai PihakPihakPihak

Pihak

IIIIII

II

Pihak I dan Pihak II telah menyetujui mengadakan perjanjian perawatan mesin tersebutdi atas dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:1. Masa perjanjian ini berlaku selama periode waktu: tanggal 21 Juli 2007 sampai

dengan tanggal 21 Juli 20082. Biaya perawatan mesin tersebut selama masa berlakunya per janjian ini

adalah sebesar Rp 800.000,00 (delapan ratus ribu rupiah) dan dibayar di mukaoleh Pihak I kepada Pihak II.

3. Biaya perawatan mesin tersebut tidak termasuk biaya untuk pem belian sukucadang dan bahan habis pakai.

4. Pihak II harus menugaskan teknisinya untuk melaksanakan ser vice/perawatanrutin atas mesin tersebut sesuai dengan ketentuan yang tertera di atas selamaperjanjian perawatan mesin ini berlaku.

5. Bila terjadi kerusakan pada mesin tersebut dalam masa perjanjian ini maka PihakII harus segera menugaskan teknisinya untuk melakukan perbaikan. Untuk perbaikantersebut Pihak II tidak memungut biaya reparasi lagi kepada Pihak I.

6. Pelaksanaan perawatan maupun reparasi mesin tersebut dilakukan pada jamkerja Pihak II.

No. Spesifikasi Barang No. Seri Mesin Lokasi1. Gest Copier 2622 S 9707010075 Jl. Baru 14 Yogyakarta2. Gest Copier 2732 C/W Platen

CoverAL47840089 Jl. Baru 14 Yogyakarta


91

7. Pihak I harus menyediakan daya dan tegangan listrik yang cukup serta bahanpakai standar untuk pekerjaan mesin tersebut. Atas pelanggaran ini maka segalaklaim atas suku cadang atau bahan pakai yang tidak mencapai garansi pabrikbukan menjadi tanggung jawab Pihak II lagi.

8. Perjanjian ini hanya berlaku dalam kota yang memiliki cabang PT Kawan Sejatiatau pinggiran kota dalam radius maksimal 30 KM dari cabang PT Kawan Sejati.

9. Pihak I harus membayar biaya tambahan untuk hal berikut:- Permintaan teknisi di luar jam kerja Pihak II.- Mesin berada di luar kota dengan radius lebih dari 30 KM dari cabang PT Kawan

Sejati.- Semua parts yang diganti dan bahan pakai.

10. Perjanjian ini menjadi tidak berlaku sebelum masa perjanjian perawatan ini habisbila mesin tersebut telah dikerjakan oleh teknisi luar atau mesin tersebut telahdipindah tangan.

11. Perjanjian ini dibuat di Yogyakarta, tanggal 21 Juli 2007.

Pihak I Pihak II

Serafim Noven Tiara Vasya Umar Karim

BAB 6 PEMELIHARAAN PERBEKALAN

Documents

Transcript of BAB 6 PEMELIHARAAN PERBEKALAN