PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

INSTALASI FARMASIRSUD KOTA YOGYAKARTA

2010

DASAR HUKUM

UU. No. 23 , tentang KESEHATANUU. No. 5, tentang PSIKOTROTIKAUU. No. 21, tentang NARKOTIKAPP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN

FARMASISK.MENKES. tentang KONASSK.MENKES. No. 1197 Tahun 2004 tentang STANDAR

PELAYANAN FARMASI DI RUMAH SAKITSK.MENKES. Tentang PEDOMAN PELAKSANAAN JAMINAN

KESEHATAN BAGI MASYARAKAT MISKINPERDA yang berkaitan dengan PENGELOLAAN BARANG NEGARADIRJEN BINA FARMASI dan ALKES Dep.Kes RI Tahun 2008,

tentang PEDOMAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan,

penghapusan, monitoring dan evaluasi

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

PERENCANAAN

PENGADAAN

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

DISTRIBUSIPENGENDALIAN

PENGHAPUSAN

PENCATATAN & PELAPORAN

MONITORING & EVALUASI

PERENCANAANMenetapkan jenis dan jumlah perbekalan

farmasi yang dibutuhkan untuk pelayanan pasien

Disesuaikan dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan di RSUD Kota Yogyakarta

Tahapan perencanaan

Metode Perencanaan Metode Konsumsi di kombinasi dengan metode

epidemiologi Disesuaikan dengana. Anggaran yang tersediab. Sisa persediaan yang ada Mengacu padaa. DPHO Askes, Manlak Jamkesmas,b. Standar terapic. Formularium RSUD Kota Yogyakarta Penetapan Prioritas (obat vital & life Saving)

PENGADAAN melalui PEMBELIANTujuan : Mendapatkan perbekalan farmasi

dengan harga layak dengan mutu yang baik,

pengiriman barang terjamin dan tepat waktu,

proses berjalan lancar dan tidak memerlukan

tenaga serta waktu berlebih

Pelaksana : Panitia Pengadaan ( SK. Direktur )

Metode PengadaanSwakelola penunjukan langsung ke banyak

rekanan, ( surat ijin dari Walikota ).

ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES, BHP MEDIS

PERENCANAAN

KEBUTUHAN( IFRS ) PANITIA

PENGADAAN

PERMINTAAN

PENAWARAN KE SUPLIER

PENAWARAN DARI

SUPLIER, NEGOSIASISP, SPMK,

PENGIRIMAN

BARANG

PENERIMAAN oleh

TIM PENERIMA

PENYERAHAN KE

PETUGAS PENYIMPAN BARANG RS

PENYERAHAN

BARANG ke IFRS

PENERIMAAN Menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan

sesuai dengan aturan kefarmasian Diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order Hal lain yang perlu diperhatikan1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet

untuk bahan berbahaya( Contoh : formalin, soda lime)

2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes( Contoh : )

3. Sertifikat analisa produk( Contoh :

PENYIMPANAN Tujuan 1. Memelihara mutu sediaan farmasi2. Menghindari penggunaan yang tidak

bertanggung jawab3. Menjaga ketersediaan4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Pengaturan PenyimpananMenurut bentuk sediaan dan AlfabetisMenerapkan sistem FIFO dan FEFOMenggunakan almari, rak dan palletMenggunakan almari khusus untuk

menyimpan narkotika dan psikotropikaMenggunakan almari khusus untuk

perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu

Dilengkapi kartu stock obat

DISTRIBUSIUnit- unit distribusi :1. Farmasi Pelayanan, kamar- operasi, IRD,

hemodialisa, ICU2. Poliklinik3. Bangsal4. Instalasi lain di lingkungan RSUD,

Fisioterapi5. Unit lain yang membutuhkan

Distribusi perbekalan farmasi

Gudang Farmasi

Farmasi pelayanan

bangsal

Poliklinik

Instalasi lain

Dll

Alur pelayanan permintaan perbekalan farmasi

Permintaan dari unit yang

membutuhkan (ada buku bon)

Petugas gudang melayani sesuai

permintaan

Menyerahkan barang

(bukti tanda terima)

Memberikan informasi tertulis apabila ada yg tak

terlayani

Petugas menyalin permintaan

barang pada buku mutasi

entry data mutasi pada

komputer

PENGENDALIANTujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan

kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan

Kegiatan1. Memperkirakan/menghitung pemakaian

rata rata periode tertentu2. Menentukan stok pengaman di gudang 3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat

diterima

PENGHAPUSANMerupakan kegiatan penyelesaian terhadap

perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

Tujuan: menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak

memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku

Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.

PENGHAPUSANPenghapusan perbekalan farmasi yang tidak

terpakai di RSUD Kota dilaksanakan di Instalasi Sanitasi dengan menggunakan alat insenerator limbah medis sesuai prosedur yang berlaku

Dimintakan ijin penghapusan ke WalikotaDikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan

dan Tim Pelaksana Penghapusan dari Walikota

Di buat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.

PENCATATAN&PELAPORANPencatatanPencatatan bertujuan memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang masuk dan keluarPencatatan secara manual (buku & kartu

Stok) dan komputerisasi

Informasi yang diperoleh dari pencatatan

1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)

2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar4. Jumlah perbekalan farmasi yang

rusak/hilang/ kadaluarsa5. Jangka waktu kekosongan perbekalan

farmasi

PelaporanKumpulan catatan dan pendataan kegiatan

administrasi perbekalan farmasiTujuan Tersedianya data yang akurat untuk bahan

evaluasi Tersedianya informasi yang akurat Tersedianya data yang lengkap untuk

membuat perencanaan

Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi

1. Laporan pembelian2. Laporan mutasi3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak

terlayani4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan

(jarang/tidak di tulis dokter)5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir

kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep

6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa7. Laporan ketersediaan obat8. Laporan stok opname

MONITORING & EVALUASIMerupakan salah satu upaya untuk terus

mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi

Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan

Kolekting data untuk bahan evaluasi

TERIMA KASIH