42 

BAB 4

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Prosedur Yang Diusulkan

Proses pembelian dimulai ketika divisi gudang mengetahui produk sudah

mencapai ROP melalui sistem, kemudian divisi gudang akan mengentry Form

Permintaan Pembelian( FPP ) di dalam aplikasi sistem, kemudian divisi pembelian

mengecek benar atau tidaknya list barang dalam FPP melalui View FPP dan

membandingkannya dengan Data Barang. Setelah itu divisi pembelian akan menyeleksi

supplier dengan melihat keterangan data supplier yang sudah tersimpan di data / master

supplier. Divisi pembelian membandingkan dan memilih berdasarkan kriteria yang telah

di tentukan oleh managemen, yaitu dari segi harga, mutu atau kualitas, dan waktu

pengiriman.

Divisi pembelian kemudian mengentry Purchase Order ( PO ) di dalam sistem,

lalu dikirim ke divisi keuangan untuk di otorisasi berdasarkan budget yang ada, setelah

di otorisasi PO akan dicetak dan di kirim ke supplier. Data PO dapat dilihat oleh Divisi

gudang dan Divisi keuangan melalui sistem karena sudah terintegrasi.

Sesaat setelah barang diterima, Divisi gudang akan mencocokkan barang tersebut

dengan SJ (Surat Jalan) dari supplier dan PO yang terdapat dalam sistem, setelah itu

Divisi gudang akan mengentry Form Penerimaan Barang ( FPB ), setelah data di entry

divisi gudang akan memberitahu ke divisi keuangan untuk selanjutnya melakukan

pembayaran..

Divisi keuangan setelah mendapat pemberitahuan dari divisi gudang maka divisi

keuangan akan mengecek FPB melalui sistem, kemudian melakukan pembayaran sesuai

dengan barang yang di terima, setelah proses pembayaran selesai, untuk pembuatan

43  

  

laporan pembelian, Divisi pembelian akan mencetak Form Laporan berdasarkan

transaksi Pembelian, Laporan Pembelian bisa dibuat per-bulan, per-supplier, dan per-

jenis produk.

44  

  

4.2 Struktur Organisasi Sistem yang Diusulkan

Berikut ini merupakan gambar struktur organisasi yang penulis usulkan

untuk UD.CHOLID AL-ICHSAN pada tahun 2010.

Struktur Organisasi UD.CHOLID AL-ICHSAN

Gambar 4.1 Struktur Organisasi U.D CHOLID AL ICHSAN yang diusulkan tahun 2010

45  

  

4.3 OAD

KomputerAkuntansiKeuanganPembelianGudangSupplier

Membuat FPP

Membuat PO

Otorisasi PO

Mengirim barang

Menerima barang

Membuat FPB

Melakukan pembayaran

Membuat Jurnal

Ms Barang

Tr FPP

Ms Supplier

Tr PO

Tr FPB

{PO}

{SJ}

{PO}

{Faktur}{SJ}

Tr FPBK

Membuat FBPK

{jurnal}

{POOtorized}

Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan

46  

  

4.4 Workflow Table

Actor Activity Membuat FPP Gudang Komputer Gudang Komputer

1. Mengecek stock produk ROP 2. Menampilkan data produk 3. Mengentri FPP 4. Menyimpan FPP 5. FPP tersimpan

Membuat PO (Purchase Order) Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian

6. Melihat FPP 7. Menampilkan FPP 8. Membandingkan FPP dengan stock produk 9. Menampilkan stock produk 10. Melihat data supplier 11. Menampilkan data supplier 12. Membandingkan supplier 13. Supplier terpilih 14. Mengentri PO 15. Menyimpan PO 16. PO tersimpan 17. Mencetak PO 18. PO tercetak 19. Mengirim PO ke Divisi Keuangan

Mengotorisasi PO Keuangan Komputer Keuangan

20. Menerima PO 21. Melihat FPP 22. Menampilkan FPP 23. Membandingkan PO dengan FPP dan budget 24. Mengotorisasi PO 25. Jika disetujui diberikan ke pembelian 26. Jika tidak diberikan ke pembelian dengan catatan

harus diubah Menerima barang

Gudang Komputer Gudang

27. Melihat PO 28. Menampilkan PO 29. Menerima barang dan SJ dari supplier 30. Mencocokan jumlah dan jenis barang masuk dengan

SJ dan PO Membuat FPB (Form Penerimaan Barang)

Gudang Komputer

31. Mengentri FPB 32. Menyimpan FPB 33. FPB tersimpan

Melakukan pembayaran

Keuangan Komputer Keuangan Komputer

34. Mengecek FPB 35. Menampilkan FPB 36. Mencocokan FRB dengan PO dan Faktur 37. Menampilkan FRB

47  

  

Actor Activity Keuangan 38. Melakukan pembayaran

Membuat Laporan Pembelian

Akuntansi Komputer Akuntansi

39. Melihat transaksi pembelian 40. Menampilkan transaksi pembelian 41. Mengentri jurnal

Tabel 4.1 Workflow Table Sistem Usulan

48  

  

4.5 DAD ( Detail Activity Diagram )

1. Membuat FPP

Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Membuat FPP

49  

  

2. Membuat PO (Purchase Order)

Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Membuat PO

50  

  

3. Mengotorisasi PO

Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Mengotorisasi PO

51  

  

4. Menerima barang

Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Menerima Barang

52  

  

5. Membuat FPB (Form Penerimaan Barang)

Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Membuat FPB

53  

  

6. Melakukan pembayaran

Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Melakukan Pembayaran

54  

  

7. Membuat Jurnal

Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat Jurnal

55  

  

4.6 Use Case

Gambar 4.10 Use Case Sistem yang Diusulkan

56  

  

4.7 Class Diagram Usulan

Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Usulan

57  

  

4.8 Rancangan Database

1. Nama Database : Ms_Barang

Primary key : Kode_Barang

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

Kode_barang Text 10 Kode Produk

Nama_barang Text 50 Nama Produk

Satuan_Barang Text 10 Satuan jenis kemasan Produk

Stok_Tersedia Number 3 Jumlag stock produk yang tersedia

Reorder_Point Number 2 Jumlah titik minimum produk

Jenis_barang Text 15 Spesifikasi jenis barang

Tabel 4.2 File Master Barang

58  

  

2. Nama Database : Ms_Karyawan

Primary key : Kode_Karyawan

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

Kode_Karyawan Text 15 Kode karyawan

Nama_Karyawan Text 50 Nama karyawan

Posisi Text 20 Jabatan karyawan

Alamat Memo 50 Alamat karyawan

No_Telepon Text 12 No telpon karyawan

Password Text 6 Password karyawan

Status Yes/No Yes/No Untuk menunjukkan karyawan berstatus login atau tidak

Tabel 4.3 File Master Karyawan

59  

  

3. Nama Database : MsSupplier

Primary key : Kode_Supplier

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

Kode_Supplier Text 6 Kode supplier

Nama_Supplier Text 30 Nama supplier

Alamat_Kantor Memo 50 Alamat kantor supplier

Telp Text 8 No telpon supplier

Fax Text 8 Alamat fax supplier

Email Text 30 Alamat email supplier

Contact_Person Text 20 Nama pihak yang di hubungi

Grade Text 1 Untuk menunjukkan tingkat bagusnya pelayanan dari supplier

Keterangan Memo 50 Untuk menunjukkan jenis supplier

Tabel 4.4 File Master Supplier

60  

  

4. Nama Database : Tr_Header_PO

Primary key : No_PO

Foreign key : No_FPP, Kode_Supplier

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

No_PO Text 10 No PO

Tanggal Date/Time 10 Tanggal dibuatnya PO

No_FPP Text 15 No_FPP

Kode_Supplier Text 6 Kode supplier

Status Yes/No Yes/No Untuk menunjukkan status barang pada PO sudah diterima atau belum

Tabel 4.5 File Transaksi Header Purchase Order

61  

  

5. Nama Database : Tr_Detail_PO

Primary key : No_PO

Foreign : Kode_Barang

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

No_PO Text 10 No PO

Kode_Barang Text 10 Kode produk

Quantity Number 3 Jumlah produk yang dipesans

Nama_Barang Text 20 Nama produk

Harga_Satuan Currency 5 Harga satuan produk

Total Currency -

Tabel 4.6 File Transaksi Detail Purchase Order

62  

  

6. Nama Database : Tr_Header_Penerimaan_Barang

Primary key : No_Penerimaan

Foreign key : No_PO

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

No_Penerimaan Text 10 No Penerimaan

Tanggal Date/Time 10 Tanggal penerimaan produk masuk

No_PO Text 10 No PO

No_Surat_Jalan Text 10 No Surat Jalan

No_Faktur Text 10 No faktur

Tabel 4.7 File Transaksi Header Penerimaan Barang

63  

  

7. Nama Database : Tr_Detail_Penerimaan_Barang

Primary key : No_Penerimaan_Barang

Foreign_Key : Kode_Barang

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

No_Penerimaan Text 10 No penerimaan

Kode_Barang Text 10 Kode produk

Jumlah_Barang Number 3 Jumlah produk yang sudah

diterima

Nama_Barang Text 20 Nama produk

Tabel 4.8 File Transaksi Detail Penerimaan Barang

64  

  

8. Nama Database : Tr_Header_FPP

Primary key : No_FPP

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

No_FPP Text 10 No Form Permintaan Pembelian

Keterangan Text 50 Untuk menunjukkan status produk

Tanggal Date / time - Menunjukkan tanggal permintaan

Tabel 4.9 File Transaksi Header Form Permintaan Pembelian

65  

  

9. Nama Database : Tr_Detail_FPP

Primary key : No_FPP

Foreign key : Kode_Barang

Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

No_FPP Text 10 No FPP

Kode_Barang Text 10 Kode produk

Nama_Barang Text 50 Nama produk

Jumlah_Barang Text 3 Jumlah produk

Satuan_Barang Text 5 Harga satuan produk

Tabel 4.10 File Transaksi Detail Form Permintaan Pembelian

66  

  

4.9 Rancangan Formulir

Gambar 4.4 Rancangan Formulir

67  

  

4.10 Rancangan Layar

1. Rancangan Login

Gambar 4.12 Rancangan Login

2. Rancangan Menu Utama

Gambar 4.13 Rancangan Menu Utama

3. Rancangan Data Barang

68  

  

Gambar 4.14 Rancangan Data Barang

69  

  

4. Rancangan data supplier

Gambar 4.15 Rancangan Data Supplier

70  

  

5. Rancangan View Penerimaan Barang

Gambar 4.16 Rancangan View Penerimaan Barang

71  

  

6. Rancangan View Purchase Order

Gambar 4.17 Rancangan View Purchase Order

72  

  

7. Rancangan View Permintaan Pembelian

Gambar 4.18 Rancangan View Permintaan Pembelian

73  

  

8. Rancangan Form Permintaan Pembelian

Gambar 4.19 Rancangan Form Permintaan Pembelian

74  

  

9. Rancangan Form Purchase Order

Gambar 4.20 Rancangan Form Purchase Order

75  

  

10. Rancangan Form Penerimaan Barang

Gambar 4.21 Rancangan Form Penerimaan Barang

76  

  

11. Rancangan Cetak Pembelian per Bulan

Gambar 4.22 Rancangan Cetak Pembelian per Bulan

77  

  

12. Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Supplier

Gambar 4.23 Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Supplier

78  

  

13. Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Jenis Barang

Gambar 4.24 Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Jenis Barang

79  

  

4.11 Rancangan Laporan

1. Rancangan Laporan Pembelian

Gambar 4.25 Rancangan Laporan Pembelian

80  

  

2. Rancangan Laporan Pembelian per Supplier

Gambar 4.26 Rancangan Laporan Pembelian per Supplier

81  

  

1. Rancangan Laporan Pembelian per Jenis Barang

Gambar 4.27 Rancangan Laporan Pembelian per Jenis Barang

82  

  

4.11 Navigasi Diagram

Gambar 4.28 Navigasi Diagram

83  

  

Keterangan gambar :

1. Login 10. Form Permintaan Pembelian

2. Menu Utama 11. Form PO

3. Data Barang 12. Form Penerimaan Barang

4. Data Supplier 13. Form Pengeluaran Kas

5. View Penerimaan Barang 14. Form Retur Pembelian

6. View PO 15. Laporan Pembelian

7. View FPP 16. Laporan Retur Pembelian

8. View Retur 17. Laporan Pengeluaran Kas

9. View Pengeluaran Kas 18. Jurnal Pembelian

84  

  

4.12 Rencana Implementasi

Rencana implementasi sistem yang kita usulkan adalah menggunakan metode

implementasi secara parallel.

4.12.1 Matriks Pengolahan Data

Tabel 4.11 Matriks Pengolahan Data

Keterangan Harian Mingguan Bulanan Sewaktu – waktu

Ms_Barang √ √

Ms_Supplier √ √

Tr_FPP √ √

Tr_PO √ √

Tr_FPB √ √ √

Tr_FRB √

Tr_FPBK √ √

85  

  

4.12.2 Matriks Distribusi Laporan

Keterangan Pembelian Akuntansi dan Keuangan

Gudang Manajer

Laporan Pembelian per Bulan

√ √

Laporan Retur per Bulan

√ √

Laporan Pengeluaran Kas

√ √

Jurnal √ √

Tabel 4.12 Matriks Distribusi Laporan

86  

  

4.12.3 Matriks level akses

Tabel 4.13 Matriks Level Akses

Keterangan :

C= Create U= Update

D= Delete R= Read

Keterangan Admin Pembelian Gudang keuangan

Ms_Barang CRUD R R R

Ms_Supplier CRUD CRUD R R

Tr_FPP CRUD R CR R

Tr_PO CRUD CRD R R

Tr_FPB CRUD R CR R

Tr_FRB CRUD R CR R

Tr_FBPK CRUD CR

87  

  

4.12.4 Kebutuhan Software

Perangkat lunak yang harus diinstal pada sistem yang diusulkan meliputi

system operasi Windows XP, dengan program aplikasi Microsoft Office 2007,

Visual Basic 6.0.

4.12.5 Spesifikasi yang dibutuhkan

Kebutuhan Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem informasi

akuntansi pembelian tunai pada U.D CHOLID AL-ICHSAN adalah sebagai

berikut :

1. Komputer Server

a. Processor : Core 2 Duo f. DVD RW-24x

b. Memori : RAM DDR2 2 GB g. Kabel UTP

c. Harddisk : 320 GB SATA 7200 rpm h. Konektor RG 45

d. Motherboard : ASUS type P5KPLAM-SE i. Mouse

e. Monitor : LCD 16”inc j. Keyboard

2. Komputer Workstation

a. Processor : Intel Pentium 4 (3.0Ghz) d. Monitor LCD 16”inc

b. DDR2 1 GB e. Mouse

c. Harddisk 120GB f. Keyboard

3. Switch D-link 16 port

4. Printer Epson LX 300+

5. UPS