42
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1 Prosedur Yang Diusulkan
Proses pembelian dimulai ketika divisi gudang mengetahui produk sudah
mencapai ROP melalui sistem, kemudian divisi gudang akan mengentry Form
Permintaan Pembelian( FPP ) di dalam aplikasi sistem, kemudian divisi pembelian
mengecek benar atau tidaknya list barang dalam FPP melalui View FPP dan
membandingkannya dengan Data Barang. Setelah itu divisi pembelian akan menyeleksi
supplier dengan melihat keterangan data supplier yang sudah tersimpan di data / master
supplier. Divisi pembelian membandingkan dan memilih berdasarkan kriteria yang telah
di tentukan oleh managemen, yaitu dari segi harga, mutu atau kualitas, dan waktu
pengiriman.
Divisi pembelian kemudian mengentry Purchase Order ( PO ) di dalam sistem,
lalu dikirim ke divisi keuangan untuk di otorisasi berdasarkan budget yang ada, setelah
di otorisasi PO akan dicetak dan di kirim ke supplier. Data PO dapat dilihat oleh Divisi
gudang dan Divisi keuangan melalui sistem karena sudah terintegrasi.
Sesaat setelah barang diterima, Divisi gudang akan mencocokkan barang tersebut
dengan SJ (Surat Jalan) dari supplier dan PO yang terdapat dalam sistem, setelah itu
Divisi gudang akan mengentry Form Penerimaan Barang ( FPB ), setelah data di entry
divisi gudang akan memberitahu ke divisi keuangan untuk selanjutnya melakukan
pembayaran..
Divisi keuangan setelah mendapat pemberitahuan dari divisi gudang maka divisi
keuangan akan mengecek FPB melalui sistem, kemudian melakukan pembayaran sesuai
dengan barang yang di terima, setelah proses pembayaran selesai, untuk pembuatan
43
laporan pembelian, Divisi pembelian akan mencetak Form Laporan berdasarkan
transaksi Pembelian, Laporan Pembelian bisa dibuat per-bulan, per-supplier, dan per-
jenis produk.
44
4.2 Struktur Organisasi Sistem yang Diusulkan
Berikut ini merupakan gambar struktur organisasi yang penulis usulkan
untuk UD.CHOLID AL-ICHSAN pada tahun 2010.
Struktur Organisasi UD.CHOLID AL-ICHSAN
Gambar 4.1 Struktur Organisasi U.D CHOLID AL ICHSAN yang diusulkan tahun 2010
45
4.3 OAD
KomputerAkuntansiKeuanganPembelianGudangSupplier
Membuat FPP
Membuat PO
Otorisasi PO
Mengirim barang
Menerima barang
Membuat FPB
Melakukan pembayaran
Membuat Jurnal
Ms Barang
Tr FPP
Ms Supplier
Tr PO
Tr FPB
{PO}
{SJ}
{PO}
{Faktur}{SJ}
Tr FPBK
Membuat FBPK
{jurnal}
{POOtorized}
Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
46
4.4 Workflow Table
Actor Activity Membuat FPP Gudang Komputer Gudang Komputer
1. Mengecek stock produk ROP 2. Menampilkan data produk 3. Mengentri FPP 4. Menyimpan FPP 5. FPP tersimpan
Membuat PO (Purchase Order) Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian
6. Melihat FPP 7. Menampilkan FPP 8. Membandingkan FPP dengan stock produk 9. Menampilkan stock produk 10. Melihat data supplier 11. Menampilkan data supplier 12. Membandingkan supplier 13. Supplier terpilih 14. Mengentri PO 15. Menyimpan PO 16. PO tersimpan 17. Mencetak PO 18. PO tercetak 19. Mengirim PO ke Divisi Keuangan
Mengotorisasi PO Keuangan Komputer Keuangan
20. Menerima PO 21. Melihat FPP 22. Menampilkan FPP 23. Membandingkan PO dengan FPP dan budget 24. Mengotorisasi PO 25. Jika disetujui diberikan ke pembelian 26. Jika tidak diberikan ke pembelian dengan catatan
harus diubah Menerima barang
Gudang Komputer Gudang
27. Melihat PO 28. Menampilkan PO 29. Menerima barang dan SJ dari supplier 30. Mencocokan jumlah dan jenis barang masuk dengan
SJ dan PO Membuat FPB (Form Penerimaan Barang)
Gudang Komputer
31. Mengentri FPB 32. Menyimpan FPB 33. FPB tersimpan
Melakukan pembayaran
Keuangan Komputer Keuangan Komputer
34. Mengecek FPB 35. Menampilkan FPB 36. Mencocokan FRB dengan PO dan Faktur 37. Menampilkan FRB
47
Actor Activity Keuangan 38. Melakukan pembayaran
Membuat Laporan Pembelian
Akuntansi Komputer Akuntansi
39. Melihat transaksi pembelian 40. Menampilkan transaksi pembelian 41. Mengentri jurnal
Tabel 4.1 Workflow Table Sistem Usulan
48
4.5 DAD ( Detail Activity Diagram )
1. Membuat FPP
Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Membuat FPP
49
2. Membuat PO (Purchase Order)
Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Membuat PO
50
3. Mengotorisasi PO
Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Mengotorisasi PO
51
4. Menerima barang
Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Menerima Barang
52
5. Membuat FPB (Form Penerimaan Barang)
Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Membuat FPB
53
6. Melakukan pembayaran
Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Melakukan Pembayaran
54
7. Membuat Jurnal
Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat Jurnal
55
4.6 Use Case
Gambar 4.10 Use Case Sistem yang Diusulkan
56
4.7 Class Diagram Usulan
Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Usulan
57
4.8 Rancangan Database
1. Nama Database : Ms_Barang
Primary key : Kode_Barang
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
Kode_barang Text 10 Kode Produk
Nama_barang Text 50 Nama Produk
Satuan_Barang Text 10 Satuan jenis kemasan Produk
Stok_Tersedia Number 3 Jumlag stock produk yang tersedia
Reorder_Point Number 2 Jumlah titik minimum produk
Jenis_barang Text 15 Spesifikasi jenis barang
Tabel 4.2 File Master Barang
58
2. Nama Database : Ms_Karyawan
Primary key : Kode_Karyawan
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
Kode_Karyawan Text 15 Kode karyawan
Nama_Karyawan Text 50 Nama karyawan
Posisi Text 20 Jabatan karyawan
Alamat Memo 50 Alamat karyawan
No_Telepon Text 12 No telpon karyawan
Password Text 6 Password karyawan
Status Yes/No Yes/No Untuk menunjukkan karyawan berstatus login atau tidak
Tabel 4.3 File Master Karyawan
59
3. Nama Database : MsSupplier
Primary key : Kode_Supplier
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
Kode_Supplier Text 6 Kode supplier
Nama_Supplier Text 30 Nama supplier
Alamat_Kantor Memo 50 Alamat kantor supplier
Telp Text 8 No telpon supplier
Fax Text 8 Alamat fax supplier
Email Text 30 Alamat email supplier
Contact_Person Text 20 Nama pihak yang di hubungi
Grade Text 1 Untuk menunjukkan tingkat bagusnya pelayanan dari supplier
Keterangan Memo 50 Untuk menunjukkan jenis supplier
Tabel 4.4 File Master Supplier
60
4. Nama Database : Tr_Header_PO
Primary key : No_PO
Foreign key : No_FPP, Kode_Supplier
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
No_PO Text 10 No PO
Tanggal Date/Time 10 Tanggal dibuatnya PO
No_FPP Text 15 No_FPP
Kode_Supplier Text 6 Kode supplier
Status Yes/No Yes/No Untuk menunjukkan status barang pada PO sudah diterima atau belum
Tabel 4.5 File Transaksi Header Purchase Order
61
5. Nama Database : Tr_Detail_PO
Primary key : No_PO
Foreign : Kode_Barang
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
No_PO Text 10 No PO
Kode_Barang Text 10 Kode produk
Quantity Number 3 Jumlah produk yang dipesans
Nama_Barang Text 20 Nama produk
Harga_Satuan Currency 5 Harga satuan produk
Total Currency -
Tabel 4.6 File Transaksi Detail Purchase Order
62
6. Nama Database : Tr_Header_Penerimaan_Barang
Primary key : No_Penerimaan
Foreign key : No_PO
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
No_Penerimaan Text 10 No Penerimaan
Tanggal Date/Time 10 Tanggal penerimaan produk masuk
No_PO Text 10 No PO
No_Surat_Jalan Text 10 No Surat Jalan
No_Faktur Text 10 No faktur
Tabel 4.7 File Transaksi Header Penerimaan Barang
63
7. Nama Database : Tr_Detail_Penerimaan_Barang
Primary key : No_Penerimaan_Barang
Foreign_Key : Kode_Barang
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
No_Penerimaan Text 10 No penerimaan
Kode_Barang Text 10 Kode produk
Jumlah_Barang Number 3 Jumlah produk yang sudah
diterima
Nama_Barang Text 20 Nama produk
Tabel 4.8 File Transaksi Detail Penerimaan Barang
64
8. Nama Database : Tr_Header_FPP
Primary key : No_FPP
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
No_FPP Text 10 No Form Permintaan Pembelian
Keterangan Text 50 Untuk menunjukkan status produk
Tanggal Date / time - Menunjukkan tanggal permintaan
Tabel 4.9 File Transaksi Header Form Permintaan Pembelian
65
9. Nama Database : Tr_Detail_FPP
Primary key : No_FPP
Foreign key : Kode_Barang
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
No_FPP Text 10 No FPP
Kode_Barang Text 10 Kode produk
Nama_Barang Text 50 Nama produk
Jumlah_Barang Text 3 Jumlah produk
Satuan_Barang Text 5 Harga satuan produk
Tabel 4.10 File Transaksi Detail Form Permintaan Pembelian
66
4.9 Rancangan Formulir
Gambar 4.4 Rancangan Formulir
67
4.10 Rancangan Layar
1. Rancangan Login
Gambar 4.12 Rancangan Login
2. Rancangan Menu Utama
Gambar 4.13 Rancangan Menu Utama
3. Rancangan Data Barang
68
Gambar 4.14 Rancangan Data Barang
69
4. Rancangan data supplier
Gambar 4.15 Rancangan Data Supplier
70
5. Rancangan View Penerimaan Barang
Gambar 4.16 Rancangan View Penerimaan Barang
71
6. Rancangan View Purchase Order
Gambar 4.17 Rancangan View Purchase Order
72
7. Rancangan View Permintaan Pembelian
Gambar 4.18 Rancangan View Permintaan Pembelian
73
8. Rancangan Form Permintaan Pembelian
Gambar 4.19 Rancangan Form Permintaan Pembelian
74
9. Rancangan Form Purchase Order
Gambar 4.20 Rancangan Form Purchase Order
75
10. Rancangan Form Penerimaan Barang
Gambar 4.21 Rancangan Form Penerimaan Barang
76
11. Rancangan Cetak Pembelian per Bulan
Gambar 4.22 Rancangan Cetak Pembelian per Bulan
77
12. Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Supplier
Gambar 4.23 Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Supplier
78
13. Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Jenis Barang
Gambar 4.24 Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Jenis Barang
79
4.11 Rancangan Laporan
1. Rancangan Laporan Pembelian
Gambar 4.25 Rancangan Laporan Pembelian
80
2. Rancangan Laporan Pembelian per Supplier
Gambar 4.26 Rancangan Laporan Pembelian per Supplier
81
1. Rancangan Laporan Pembelian per Jenis Barang
Gambar 4.27 Rancangan Laporan Pembelian per Jenis Barang
82
4.11 Navigasi Diagram
Gambar 4.28 Navigasi Diagram
83
Keterangan gambar :
1. Login 10. Form Permintaan Pembelian
2. Menu Utama 11. Form PO
3. Data Barang 12. Form Penerimaan Barang
4. Data Supplier 13. Form Pengeluaran Kas
5. View Penerimaan Barang 14. Form Retur Pembelian
6. View PO 15. Laporan Pembelian
7. View FPP 16. Laporan Retur Pembelian
8. View Retur 17. Laporan Pengeluaran Kas
9. View Pengeluaran Kas 18. Jurnal Pembelian
84
4.12 Rencana Implementasi
Rencana implementasi sistem yang kita usulkan adalah menggunakan metode
implementasi secara parallel.
4.12.1 Matriks Pengolahan Data
Tabel 4.11 Matriks Pengolahan Data
Keterangan Harian Mingguan Bulanan Sewaktu – waktu
Ms_Barang √ √
Ms_Supplier √ √
Tr_FPP √ √
Tr_PO √ √
Tr_FPB √ √ √
Tr_FRB √
Tr_FPBK √ √
85
4.12.2 Matriks Distribusi Laporan
Keterangan Pembelian Akuntansi dan Keuangan
Gudang Manajer
Laporan Pembelian per Bulan
√ √
Laporan Retur per Bulan
√ √
Laporan Pengeluaran Kas
√ √
Jurnal √ √
Tabel 4.12 Matriks Distribusi Laporan
86
4.12.3 Matriks level akses
Tabel 4.13 Matriks Level Akses
Keterangan :
C= Create U= Update
D= Delete R= Read
Keterangan Admin Pembelian Gudang keuangan
Ms_Barang CRUD R R R
Ms_Supplier CRUD CRUD R R
Tr_FPP CRUD R CR R
Tr_PO CRUD CRD R R
Tr_FPB CRUD R CR R
Tr_FRB CRUD R CR R
Tr_FBPK CRUD CR
87
4.12.4 Kebutuhan Software
Perangkat lunak yang harus diinstal pada sistem yang diusulkan meliputi
system operasi Windows XP, dengan program aplikasi Microsoft Office 2007,
Visual Basic 6.0.
4.12.5 Spesifikasi yang dibutuhkan
Kebutuhan Hardware
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem informasi
akuntansi pembelian tunai pada U.D CHOLID AL-ICHSAN adalah sebagai
berikut :
1. Komputer Server
a. Processor : Core 2 Duo f. DVD RW-24x
b. Memori : RAM DDR2 2 GB g. Kabel UTP
c. Harddisk : 320 GB SATA 7200 rpm h. Konektor RG 45
d. Motherboard : ASUS type P5KPLAM-SE i. Mouse
e. Monitor : LCD 16”inc j. Keyboard
2. Komputer Workstation
a. Processor : Intel Pentium 4 (3.0Ghz) d. Monitor LCD 16”inc
b. DDR2 1 GB e. Mouse
c. Harddisk 120GB f. Keyboard
3. Switch D-link 16 port
4. Printer Epson LX 300+
5. UPS
Top Related