BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Analysis …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2008-1-00009-AKSI...

BAB 4

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Analysis Document

4.1.1 The Task

4.1.1.1 Purpose

Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku

pada PD. Tritunggal Adhi Pratama dilakukan untuk mendukung pencatatan dan

pengendalian internalnya, mulai dari kegiatan permintaan pembelian dari bagian gudang,

pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku dari supplier, penukaran barang yang

tidak sesuai, pengeluaran bahan baku dari gudang untuk produksi, pengembalian bahan

baku yang tidak terpakai, sampai pada pencatatan pembayaran atas pembelian tunai.

PD. Tritunggal Adhi Pratama membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan bahan baku dalam mendukung kegiatan pembelian dan

pengelolaan persediaan perusahaan, di mana dengan adanya informasi tersebut

perusahaan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan sehingga dalam

perkembangannya perusahaan tidak kalah bersaing.

Selain itu pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan

bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama ini juga akan mengakibatkan perubahan pada

struktur organisasi perusahaan karena dengan adanya pemisahan tugas, tanggung jawab,

dan wewenang antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan. Bentuk perubahan dari

struktur organisasinya adalah sebagai berikut:

86

Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang Diusulkan

Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang

terdapat dalam struktur organisasi yang diusulkan pada PD. Tritunggal Adhi Pratama.

Direktur

Direktur memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung

jawabnya adalah sebagai berikut:

o Memimpin dan mengawasi jalannya kegiatan perusahaan.

o Mengevaluasi dan membuat progarm pengembangan usaha perusahaan.

o Menentukan kebijaksanaan umum perusahaan.

Manajer Penjualan dan Pemasaran

o Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan.

o Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan

penjualan.

Staf Penjualan dan Pemasaran

o Melakuakan pengembangan strategi pemasaran untuk memperkenalkan

produk ke masyarakat.

o Membuat penawaran kepada pelanggan.

87

o Melaksanakan kebijaksanaan dan kegiatan operasional yang berhubungan

dengan bidang pemasaran yang telah ditetapkan.

o Melakukan transaksi penjualan.

o Memberikan laporan hasil penjualan.

o Menerima pesanan dari pelanggan.

Manajer Pembelian

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian.

o Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian.

o Mengadakan negosiasi dengan supplier-supplier utama.

Staf Pembelian

o Memenuhi kebutuhan permintaan barang.

o Membuat surat pesanan pembelian.

o Mengirimkan surat pesanan ke supplier.

Manajer Produksi

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian produksi.

o Memeriksa dan mengotorisasi Surat Rencana Produksi dan Permintaan

Pengeluaran Bahan Baku.

o Memeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staf

produksi.

Staf Produksi

o Melakukan produksi sesuai dengan rencana produksi.

o Membuat formulir permintaan bahan baku untuk melakukan produksi.

88

Manajer Administrasi dan Keuangan

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan di bagian akuntansi dan keuangan.

o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan.

o Memeriksa dan menandatangani bukti penerimaan kas/bank, bukti pengeluaran

kas/ bank dan laporan kas/bank.

Staf Akuntansi

o Melakukan pencatatan atas semua transaksi.

o Melakukan posting ke buku besar berdasarkan jurnal.

o Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan.

Staf Keuangan

o Melakukan pembayaran pembelian ke supplier.

o Melakukan pembayaran gaji karyawan.

o Menyerahkan faktur asli supplier ke staf akuntansi.

Kepala Gudang

o Mengawasi segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang.

o Mengotorisasi keluar masuknya bahan baku, kemasan, dan bahan jadi dari dan

ke dalam gudang.

o Mengotorisasi hasil perhitungan stock opname barang di gudang.

Staf Gudang Bahan Baku

o Mengajukan permintaan pembelian bahan baku.

o Menerima bahan baku dari supplier, memeriksa kondisi bahan baku.

o Mencatat keluar masuknya bahan baku dari gudang.

o Menyimpan dan menjaga persediaan bahan baku.

o Melakukan perhitungan fisik persediaan bahan baku.

89

Staf Gudang Kemasan

o Mengajukan permintaan pembelian kemasan.

o Menyimpan dan menjaga persediaan kemasan.

Staf Gudang Barang Jadi

o Menyimpan dan menjaga persediaan barang jadi.

o Mencatat masuknya barang jadi dari bagian produksi.

o Mencatat keluarnya barang dari gudang untuk dijual.

o Melakukan perhitungan fisik persediaan barang jadi.

Manajer Pengiriman

o Mengatur dan mengawasi pekerjaan yang terjadi di bagian pengiriman

o Mengotorisasi dokumen pengiriman barang.

Staf Pengiriman

o Melakukan pengiriman barang ke pelanggan.

o Membuat dokumen pengiriman sesuai dengan barang yang dikirim.

4.1.1.2 Sistem Definition

Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang

digunakan pada PD. Tritunggal Adhi Pratama ini bertujuan untuk mengintegrasikan

proses pelaporan pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku yang ada. Sistem

ini dibuat secara terkomputerisasi untuk mengintegrasikan data-data yang terjadi selama

transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan berlangsung.

Sistem ini akan diimplementasikan pada Personal Computer (PC) yang

terhubung dalam jaringan LAN ( Local Area Network) dan digunakan oleh user sistem,

yaitu bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Sistem

90

ini juga membutuhkan printer untuk mencetak berbagai dokumen dan laporan yang

dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya, sistem definition dari sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan bahan baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama dapat dilihat

pada tabel berikut ini.

Tabel 4.1 Sistem Definition dengan Kriteria FACTOR

Functionality Mendukung kegiatan operasional PD. Tritunggal Adhi Pratama

khususnya pembelian dan persediaan bahan baku.

Application Domain Karyawan bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi,

dan bagian keuangan.

Condition Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan untuk

menangani proses permintaan pembelian, pembelian bahan baku,

penerimaan dan penukaran bahan baku, serta pengendalian stok

sebagai sarana yang mendukung efektifitas dan efisiensi kinerja

dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep

pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, dan

pengendalian stok.

Technology Teknologi yang akan dikembangkan untuk sistem ini

menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan

perancangan database dengan menggunakan Microsof SQL

Server 2000. Sedangkan perangkat yang dibutuhkan adalah

Personal Computer (PC) yang dimiliki oleh setiap bagian yang

saling terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network),

dan printer.

91

Object Karyawan, bahan baku, surat permintaan pembelian (SPP), surat

order pembelian (SOP), bukti terima material (BTM), nota tukar

barang (NTB), surat permintaan pengeluaran bahan baku

(SPPB), surat pengembalian barang (SPB), catatan stock opname

(CSO), dan bukti pembayaran (BP).

Responsibility Menghasilkan suatu informasi yang akurat bagi pihak-pihak

yang membutuhkan serta dapat mengatasi permasalahan-

permasalahan yang timbul dalam aktivitas pembelian bahan

baku, penerimaan bahan baku, dan pengelolaan persediaan.

4.1.1.3 Context

4.1.1.3.1 Problem Domain

Sistem mempunyai sasaran dan tujuan untuk mengelolah informasi tentang

aktivitas pembelian dan persediaan bahan baku yaitu penentuan pembelian optimum,

penentuan waktu pembelian, dan pengelolaan stok.

Adapun prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem pembelian dan

persediaan bahan baku di PD. Tritunggal Adhi Pratama sebagai berikut:

Terdapat reminder yang aktif di bagian gudang pada saat bahan baku telah mencapai

titik ROP (titik pemesanan ulang). Setelah bagian gudang mengaksesnya, maka

sistem akan menampilkan daftar bahan baku yang telah mencapai titik ROP. Bagian

gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Bagian Gudang akan

membuat SPP dan diserahkan ke bagian pembelian. Data-data permintaan pembelian

akan disimpan dalam database permintaan pembelian oleh bagian gudang.

92

Bagian pembelian akan memproses SPP yang diterima dengan meminta otorisasi

pembelian dari direktur. Apabila SPP telah disetujui, maka bagian pembelian akan

menghubungi supplier untuk melakukan konfirmasi ketersediaan barang dan

meminta dikirimkan daftar harga yang terbaru jika terdapat perubahan harga.

Selanjutnya, bagian pembelian akan memilih supplier yang menawarkan harga yang

paling menguntungkan. Bagian pembelian kemudian membuat Surat Order

Pembelian (SOP) yang akan dikirimkan ke supplier. Data-data pesanan pembelian

akan disimpan dalam database pembelian barang oleh bagian pembelian.

Bagian gudang akan menerima barang dari supplier yang disertai dengan 2 rangkap

surat jalan. Bagian gudang akan membandingkan surat jalan yang diterima dengan

SOP yang ada. Apabila dokumen yang dibandingkan telah sesuai, bagian gudang

akan melakukan pemeriksaan fisik dan kuantitas atas barang yang diterimanya serta

kesesuainnya dengan dokumen yang ada.

Apabila semuanya telah sesuai, bagian gudang akan membuat Bukti Terima Material

(BTM) sebagai bukti penerimaan barang yang dipesan. Bagian gudang akan

menandatangani surat jalan supplier dan menyimpan salinan dari surat jalan tersebut.

Pembuatan BTM dengan menggunakan sistem akan secara otomatis mengupdate

kuantitas persediaan barang yang ada. Data-data penerimaan barang akan disimpan

dalam database penerimaan barang oleh bagian gudang. Bagian gudang bertanggung

jawab dalam menyimpan dan mengatur letak penyimpanan barang tersebut.

Apabila barang yang dikirim oleh supplier itu salah atau tidak sesuai dengan SOP

atau surat jalan supplier, maka barang tersebut tidak akan diterima dan akan

dikembalikan ke supplier untuk ditukar dengan barang yang sesuai dengan SOP.

93

Bagian gudang akan memberikan keterangan pada surat jalan supplier dan membuat

Nota Tukar Barang (NTB) 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada supplier,

rangkap 2 yang telah ditandatangani oleh supplier akan disimpan sebagai arsip.

Data-data mengenai penukaran barang tersebut akan disimpan dalam database

penukaran barang oleh bagian gudang.

Pada saat faktur diterima, bagain keuangan akan mencocokkan faktur yang diterima

dengan SOP dan BTM yang ada pada sistem. Apabila telah sesuai, bagian keuangan

akan melakukan pembayaran dan membuat Bukti Pembayaran (BP) 2 rangkap.

Rangkap 1 diserahkan kepada supplier, rangkap 2 dan faktur supplier akan

diserahkan ke bagian akuntansi. Data-data pembayaran akan disimpan dalam

database pembayaran oleh bagian keuangan.

Apabila bagian produksi memerlukan bahan baku untuk proses produksi, bagian

produksi akan meminta bahan baku ke bagian gudang dengan membawa memo

permintaan bahan baku yang telah diotorisasi oleh manajer produksi. Bagian gudang

akan mengeluarkan bahan baku dengan membuat Surat Permintaan Pengeluaran

Barang (SPPB) 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke bagian produksi. Rangkap 2

disimpan sebagai arsip sebagai bukti bahwa bagian gudang telah memenuhi

permintaan bagain produksi. Data-data pengeluaran bahan baku akan disimpan

dalam database pengeluaran bahan baku oleh bagian gudang.

Apabila ada bahan baku yang tidak terpakai dalam proses produksi, bagian produksi

akian mengembalikan bahan baku tersebut ke bagian gudang. Bagian gudang akan

membuat Surat Pengembalian Barang (SPB) 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan

ke bagian produksi dan rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip sebagi bukti

94

penerimaan pengembalian bahan baku. Data-data penerimaan pengembalian bahan

baku akan disimpan dalam database pengembalian barang oleh bagian gudang.

Setiap akhir bulan, bagian Bagian gudang akan melakukan pengecekan secara

berkala terhadap kuantitas dan kualitas persediaan bahan baku di gudang. Apabila

pada saat perhitungan fisik persediaan terdapat perbedaan dengan data persediaan di

sistem, maka bagian gudang akan melaporkan perbedaan tersebut kepada kepala

gudang. Setelah mendapat otorisasi dari kepala gudang, staf bagian gudang akan

membuat Catatan Stock Opname (CSO). Jumlah fisik bahan baku yang terdapat

dalam CSO akan secara otomatis mengupdate jumlah bahan baku yang ada di

sistem.

Setiap akhir bulan, bagian akuntansi membuat laporan pembelian, laporan

pengeluaran barang, laporan pengembalian barang, laporan tukar barang, laporan

mutasi persediaan, laporan stock opname, dan laporan pengeluaran kas.

Bagian akuntansi juga akan membuat laporan penilaian persediaan berdasarkan

periode yang diinginkan.

Bila bahan baku yang akan dipesan belum ada pada master bahan baku, bagian

pembelian akan mendata bahan baku tersebut terlebih dahulu. Pada saat mendata bahan

baku tersebut, bagian pembelian akan memasukkan detil dari bahan baku tersebut serta

melakukan perhitungan ROP dan EOQ. Bagian pembelian juga bertugas untuk

menambahkan data-data supplier yang dijadikan sebagai supplier bahan baku. Apabila

terjadi perubahan identitas atau data supplier, maka bagian pembelian dapat mengubah

dan mengupdate data supplier tersebut. Dan apabila terdapat data supplier yang sudah

tidak diperlukan lagi, maka bagian pembelian dapat menghapusnya.

95

Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan bahan baku yang diusulkan.

Gambar 4.2 Rich Picture Sistem yang Diusulkan

96

4.1.1.3.2 Application Domain

Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang

diusulkan dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan bagian gudang,

bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Tugas-tugas utama dalam

application domain yaitu permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan

pesanan, penukaran barang, pengeluaran dan penerimaan kembali barang dari dan ke

gudang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang, dan pencatatan atas pembayaran

pembelian serta pencetakan laporan-laporan. Adanya tampilan menu memudahkan user

sistem dalam menggunakan sistem ini.

4.1.2 Problem domain

4.1.2.1 Clusters

Model sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD.

Tritunggal Adhi Pratama secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu

karyawan, pemesanan, persediaan, supplier, tukar barang, stock opname, dan

pembayaran.

Gambar 4.3 Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan

Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama

97

4.1.2.2 Structure

Struktur ”Karyawan” dengan pola hubungan generalisasinya yang

menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan perusahaan. Seperti terlihat pada gambar 4.4 di bawah ini.

Gambar 4.4 Struktur dari “Karyawan”

Pada gambar 4.5 terlihat bahwa struktur “Pemesanan” terdiri dari class Surat

Permintaan Pembelian (SPP) dan class Surat Order Pembelian (SOP). Class SPP

mempunyai hubungan asosiasi dengan class SOP. Saat terjadi ROP maka reminder akan

aktif dan bagian gudang akan membuat SPP. Berdasarkan SPP tersebut maka bagian

pembelian akan membuat SOP. Class "SPP” mempunyai hubungan asosiasi dengan

class ”SOP”. Satu class ”SPP” dapat mengakses satu sampai banyak class ”SOP”.

Gambar 4.5 Struktur dari ”Pemesanan”

98

Pada gambar 4.6 dapat terlihat bahwa struktur “Persediaan” di mana class

Barang mempunyai hubungan asosiasi dengan class Surat Permintaan Pengeluaran

Barang (SPPB), class Surat Pengembalian Barang (SPB), dan class Bukti Terima

Material (BTM). Class SPPB, class SPB, dan class BTM akan mengupdate jumlah

barang.

Gambar 4.6 Struktur dari “Persediaan”

Pada gambar 4.7 terlihat bahwa struktur ”Tukar Barang” hanya terdiri dari class

”NTB”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.

Gambar 4.7 Struktur dari ”Tukar Barang”

Pada Gambar 4.8 terlihat bahwa struktur ”Supplier” hanya terdiri dari class

”Supplier”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.

Gambar 4.8 Struktur dari ”Supplier”

99

Pada gambar 4.9 terlihat bahwa struktur “Stock Opname” hanya terdiri dari class

“CSO”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.

Gambar 4.9 Strukur dari ”Stock Opname”

Pada gambar 4.10 terlihat bahwa struktur “Pembayaran” hanya terdiri dari class

”BP”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.

Gambar 4.10 Struktur dari “Pembayaran”

Pada gambar 4.11 menunjukkan class diagram sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Hubungan class

”Bagian Gudang” dengan class ”SPP”, class ”SPP dengan class ”Barang” terjadi ketika

transaksi permintaan pembelian dilakukan pada saat bahan baku tertentu telah mencapai

titik ROP. Hubungan antara “Bagian Pembelian” dengan “SOP”, class “SOP” dengan

class “SPP”, serta hubungan antara class “SOP” dengan class “Supplier” dan class

“Barang” yang terjadi ketika transaksi pemesanan pembelian dilakukan.

Hubungan “Bagian Gudang” dengan “BTM”, class “BTM” dengan class “SOP”

terjadi ketika transaksi penerimaan barang yang dipesan dilakukan. Hubungan class

“BTM” dengan class “Barang” menunjukkan pembuatan BTM akan mengupdate jumlah

barang secara otomatis.

100

Hubungan antara class “Bagian Gudang” dengan class “NTB”, dan hubungan

antara class ”NTB” dengan class ”Supplier” dan class “SOP” terjadi ketika transaksi

penukaran barang dilakukan.

Hubungan class “Bagian Gudang” dengan class ”SPPB” terjadi ketika transaksi

pengeluaran barang dilakukan. Dan hubungan class “SPPB” dengan class “Barang”

menunjukkan pembuatan SPPB akan mengupdate jumlah barang secara otomatis.

Hubungan class “Bagian Gudang” dengan class “SPB” terjadi ketika transaksi

pengembalian barang dilakukan. Dan hubungan antara class “SPB” dengan class

“Barang” menunjukkan bahwa pembuatan SPB akan langsung mengupdate jumlah

barang secara otomatis.

Hubungan class “Bagian Gudang” dengan class “CSO”, class ”CSO” dengan

class ”Barang” terjadi ketika bagian gudang melakukan perhitungan stock opname

barang yang ada di gudang.

Hubungan antara class “Bagian Keuangan” dengan class “BP”, class ”BP”

dengan class ”BTM”, dan class “BP” dengan class “Supplier” terjadi ketika transaksi

pembayaran dilakukan.

102

4.1.2.3 Classes

1. Karyawan

Class “Karyawan” merupakan kumpulan objek - objek dari orang yang bekerja pada

PD. Tritunggal Adhi Pratama yang terkait dengan sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan bahan baku. Class ”Karyawan” mengeneralisasikan

property dan behaviornya kepada class ”Bagian_Gudang”, class

”Bagian_Pembelian”, class ”Bagian_Akuntansi”, dan class ”Bagian_Keuangan”.

Gambar 4.12 dibawah menunjukkan class ”Karyawan” dan statechart diagramnya.

Gambar 4.12 Class dan State chart Karyawan

2. Bagian_Pembelian

Class “Bagian_Pembelian” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan

yang mengurus pembelian mulai dari pemesanan pembelian kepada supplier hingga

pengupdatean data bahan baku dan supplier pada sistem. Gambar 4.13

menunjukkan model keterlibatan class “Bagian_Pembelian” dalam event saat

pemesanan pembelian diajukan kepada supplier selama proses pembelian.

Gambar 4.13 Class dan State chart Bagian_Pembelian

103

3. Bagian_Akuntansi

Class “Bagian_Akuntansi” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan

yang bertugas dalam membuat laporan-laporan terkait. Gambar 4.14 menunjukkan

model keterlibatan class “Bagian_Akuntansi” dalam event pada saat laporan setiap

akhir bulan dibuat.

Gambar 4.14 Class dan State chart Bagian_Akuntansi

4. Bagian Keuangan

Class “Bagian_Keuangan” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan

yang bertugas melakukan pembayaran atas pembelian yang dilakukan. Gambar 4.15

menunjukkan model keterlibatan class “Bagian_Keuangan” dalam event saat

pembayaran ke supplier.

Gambar 4.15 Class dan State chart Bagian_Keuangan

104

5. Bagian Gudang

Class “Bagian_Gudang” merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan

yang melakukan permintaan pembelian, menerima pesanan pembelian dari supplier,

melakukan tukar barang yang tidak sesuai, mengeluarkan barang dari gudang,

menerima kembali barang yang tidak terpakai, melakukan perhitungan fisik

persediaan (stock opname). Gambar 4.16 menunjukkan model keterlibatan class

“Bagian_Gudang” pada saat telah terdaftar yaitu dalam event saat permintaan

pembelian diajukan, pesanan diterima dari supplier, saat terjadinya penukaran

pesanan, pengeluaran barang dari gudang, pembelian barang ke gudang, dan pada

saat perhitungan fisik persediaan barang.

Gambar 4.16 Class dan State chart Bagian_Gudang

6. Barang

Class “Barang” merupakan kumpulan objek-objek dari bahan baku yang

dibeli oleh perusahaan dari supplier. gambar 4.17 menunjukkan model keterlibatan

class “Barang” dalam event mulai dari diregister dalam sistem dan dapat diupdate

secara berulang.

Gambar 4.17 Class dan State chart Barang

105

7. Supplier

Class “Supplier” merupakan kumpulan objek-objek dari orang atau

perusahaan darimana perusahaan membeli pasokan bahan bakunya. Gambar 4.18

menunjukkan model keterlibatan class “Supplier” dalam event mulai dari diregister

ke dalam daftar kontak perusahaan, diupdate, sampai dengan supplier tersebut putus

kontak dengan perusahaan.

Gambar 4.18 Class dan State chart Supplier

8. Surat Permintaan Pembelian (SPP)

Class SPP merupakan sekumpulan surat permintaan pembelian bahan baku

yang dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian untuk memesan

bahan baku dalam pemenuhan stok sesuai reminder ROP. Gambar 4.19

menunjukkan event di mana class “SPP” terjadi pertama kali ketika terdapat

reminder ROP lalu permintaan pembelian barang dibuat, permintaan pembelian

dapat diupdate sebelum pembelian terjadi, dan dicetak secara berualang.

Gambar 4.19 Class dan State chart SPP

106

9. Surat Order Pembelian (SOP)

Class ”SOP” merupakan sekumpulan surat pembelian yang dikeluarkan oleh

bagian pembelian untuk memesan barang kepada supplier. Gambar 4.20

menunjukkan event di mana class “SOP” dibuat setelah permintaan pembelian

diterima, kemudian dicetak.

Gambar 4.20 Class dan State chart SOP

10. Bukti Terima Material (BTM)

Class ”BTM” merupakan sekumpulan surat penerimaan bahan baku untuk

penambahan persediaan. Di mana ini merupakan bukti barang yang akan dibuat oleh

bagian gudang jika telah menerima barang yang diantar supplier. Gambar 4.21

menggambarkan event di mana class “BTM” dibuat ketika pesanan pembelian

diterima, kemudian mengupdate barang, dan dapat dicetak.

Gambar 4.21 Class dan State chart BTM

107

11. Nota Tukar Barang (NTB)

Class ”NTB” merupakan sekumpulan nota tukar barang. Di mana nota tukar

ini akan mencatat semua pengembalian bahan baku ke supplier untuk ditukar dengan

bahan baku yang sejenis yang dibuat oleh bagian gudang. Gambar 4.22

menggambarkan event di mana class ”NTB” terjadi ketika pesanan pembelian

ditolak untuk ditukar dan dapat dicetak.

Gambar 4.22 Class dan State chart NTB

12. Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB)

Class ”SPPB” merupakan sekumpulan surat permintaan pengeluaran barang

yang merupakan bukti pengeluaran barang atas permintaan barang oleh bagian

produksi. Gambar 4.23 menggambarkan class ”SPPB” dibuat ketika barang

dikeluarkan dari gudang, kemudian mengupdate barang, dan dicetak.

Gambar 4.23 Class dan State chart SPPB

108

13. Surat Pengembalian Barang (SPB)

Class ”SPB” merupakan sekumpulan surat pengembalian barang yang

merupakan bukti penerimaan kembali barang yang tidak terpakai lagi untuk

menambah kembali persediaan yang ada. Gambar 4.24 menggambarkan class ”SPB”

dibuat ketika barang diterima kembali, kemudian mengupdate barang, dan dicetak.

Gambar 4.24 Class dan State chart SPB

14. Catatan Stock Opname (CSO)

Class ”CSO” merupakan sekumpulan adjustment yang dilakukan oleh bagian

gudang dalam menyesuaikan jumlah fisik bahan baku yang ada dengan jumlah bahan

baku yang ada di sistem. Gambar 4.25 menggambarkan class ”CSO” dibuat ketika

perhitungan fisik barang dicatat kemudian dicetak.

Gambar 4.25 Class dan State chart CSO

109

15. Bukti Pembayaran (BP)

Class ”BP” merupakan sekumpulan surat yang dibuat oleh bagian keuangan

yang merupakan bukti pembayaran atas pembelian yang dilakukan kepada supplier.

Gambar 4.26 menggambarkan Class ”BP” dibuat ketika pembayaran pesanan

pembelian dibuat kemudian dicetak.

Gambar 4.26 Class dan State chart BP

110

4.1.2.4 Event

Tabel 4.2 Event Table

Class

EventK

arya

wan

Gud

ang

Pem

belia

n

Aku

ntan

siK

euan

gan

Supp

lier

Bar

ang

SPP

SOP

BTM

NTB

SPPB

SPB

CSO

BP

Login + + + + +

Logout + + + + +

Membuat SPP * +

Membuat BTM * +

Membuat NTB * +

Membuat SPPB * +

Membuat SPB * +

Membuat CSO * +

Membuat SOP * +

Register Barang * +

Register Supplier * +

Membuat Laporan *

Membuat BP * +

Update Barang * * * * * *

Update Supplier *

Dicetak * * * * * * * *

Keterangan:

+ Event terjadi satu kali * Event terjadi lebih dari satu kali

111

4.1.3 Application Domain

4.1.3.1 Usage

4.1.3.1.1 Overview

Terdapat empat aktor yang akan menggunakan Sistem informasi akuntansi

pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama ini yaitu karyawan

bagian keuangan, bagian akuntansi, bagian pembelian, dan bagian gudang.

4.1.3.1.2 Actors

Actor yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan

PD. Tritunggal Adhi Pratama dapat dispesifisikan sebagai berikut :

Tabel 4.3 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Gudang”

Bagian Gudang

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab melakukan permintaan

pembelian barang, menerima barang dari supplier, melakukan

penukaran atas barang yang tidak sesuai pada saat penerimaan,

mengeluarkan barang yang diminta, menerima kembali barang

yang tidak terpakai, dan melakukan perhitungan stock opname.

Karakteristik Karyawan gudang harus mengetahui kebutuhan bahan baku

perusahaan dan melakukan permintaan pembelian secara tepat,

serta memiliki pengetahuan dan ketelitian untuk mengecek kualitas

dan kuantitas bahan baku yang diterima dari supplier.

Contoh Pada saat suatu item barang tertentu mengalami kondisi minimum

stok yang mengharuskan diadakan pemesanan kembali, bagian

gudang akan menggunakan sistem untuk membuat formulir untuk

mengajukan surat permintaan pembelian. Bagian gudang juga akan

mengadakan perhitungan barang fisik (stock opname) untuk

112

menyesuaikan jumlah barang real, apakah sesuai dengan jumlah

barang di sistem. Setiap akhir bulan, bagian gudang menggunakan

sistem untuk mencetak laporan yang berhubungan dengan

persediaan barang yang ada di gudang bagi kepentingan

manajemen. Bagian gudang harus memahami dan mampu

mengoperasikan sistem untuk melakukan pengelolaan dan

pengendalian persediaan perusahaan.

Tabel 4.4 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Pembelian”

Bagian Pembelian

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pendataan

terhadap barang dan supplier serta memenuhi permintaan

pembelian dari gudang dengan melakukan order pembelian ke

supplier.

Karakteristik Karyawan bagian pembelian harus mengetahui bahwa bahan baku

yang akan dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan

perusahaan dan melakukan pencatatan transaksi pembelian ke

dalam sistem dengan tepat.

Contoh Ketika menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang,

bagian pembelian akan membuat surat order pemesanan dan

mengentry data-data transaksi order pembelian tersebut ke dalam

sistem dan mengirimkannya ke supplier.

113

Tabel 4.5 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Keuangan”

Bagian Keuangan

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

kepada supplier dengan membuat bukti pembayaran.

Karakteristik Karyawan bagian keuangan harus memiliki ketelitian dalam

melakukan pembayaran yang tepat kepada supplier dan menjamin

keakuratan data-data pembayaran yang dimasukkan ke dalam

sistem.

Contoh Ketika menerima faktur dari supplier, bagian keuangan akan

membuat bukti pembayaran dengan sebelumnya mengecek ke bukti

terima material apakah barang yang diterima telah sesuai dengan

jumlah yang terdapat pada faktur supplier tersebut dan juga

mengecek ke surat order pembelian untuk mengecek apakah harga

yang tertera tersebut juga telah sesuai. Jika semuanya telah sesuai

dengan faktur, maka staf bagian keuangan akan melakukan

pembayaran. Bukti pembayaran akan dicetak dan diberikan kepada

pembawa faktur tersebut.

Tabel 4.6 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Akuntansi”

Bagian Akuntansi

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk membuat laporan-

laporan yang dibutuhkan.

Karakteristik Karyawan bagian akuntansi menggunakan sistem untuk mencetak

laporan-laporan yang dibutuhkan.

Contoh Staf bagian akuntansi setiap periode tertentu dapat mencetak

laporan penilaian persediaan yang saldo, kuantitas, dan harga

perunit barangnya dihitung oleh sistem setiap kali pembelian

dilakukan.

114

4.1.3.1.3 Use cases

Gambar 4.27 menunjukkan use case diagram dari perancangan Sistem Informasi

Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama.

Gambar 4.27 Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan


115

4.1.3.1.3.1 Use case Pendataan

Gambar 4.28 Use case “Pendataan”

Berikut ini merupakan use case specification dari use case “Pendataan” pada

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi

Pratama.

116

Tabel 4.7 Use case specification “Mendata Supplier“

Mendata Supplier

Use case :

Use case menjelaskan tentang pendataan supplier yang dilakukan ketika ada

penambahan supplier baru atau perubahan yang berhubungan langsung dengan supplier,

seperti perubahan alamat, nomor telepon, atau hal lain yang berhubungan dengan

supplier. Setelah menginput data-data tersebut, bagian pembelian akan menyimpannya

ke dalam database supplier.

Objects : Karyawan, Supplier.

Functions : Add, edit, cancel, save.

Tabel 4.8 Use case specification “Mendata Barang“

Mendata Barang

Use case :

Use case menjelaskan tentang pendataan bahan baku yang dilakukan oleh bagian

pembelian ketika ada perubahan yang berhubungan langsung dengan barang. Setelah itu,

bagian pembelian akan menyimpan ke dalam sistem.

Objects : Karyawan, Barang.

Functions : Add, edit, cancel, save.

117

4.1.3.1.3.2 Use case Pembuatan Dokumen

Gambar 4.29 Use case “Pembuatan Dokumen”

118

Berikut ini merupakan use case specification dari use case “Pembuatan

Dokumen” pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku

PD. Tritunggal Adhi Pratama.

Tabel 4.9 Use case specification “Membuat SPP“

Membuat SPP

Use case :

Menjelaskan proses pembuatan Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang dibuat dan

dientry oleh bagian gudang disaat terdapat item barang yang mengalami kondisi

minimun stok yang mengharuskan diadakannya pemesanan kembali (Reorder Point).

Setiap item barang yang diminta akan diinput. Jika pengisian telah selesai, maka bagian

gudang akan menyimpannya ke dalam sistem.

Objects : Karyawan, Barang, SPP .

Functions : Add, save, print SPP.

Tabel 4.10 Use case specification “Membuat SOP“

Membuat SOP

Use case :

Menjelaskan proses pembuatan Surat Order Pembelian (SOP) yang dibuat oleh bagian

pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian yang ada. Bagian pembelian akan

menginput nama supplier yang akan dituju, menambah data-data barang yang akan

dipesan ke dalam daftar barang yang dipesan berdasarkan supplier yang dipilih. Harga

masing-masing barang diinput berdasarkan harga yang diberikan oleh supplier. Setelah

semua data telah lengkap diisi, sistem akan menvalidasi apakah semua data telah dientry

secara benar. Setelah itu, bagian pembelian akan menyimpan SOP tersebut ke dalam

sistem. Setiap pembelian dilakukan sistem akan menghitung EOQ dan ROP serta

menghitung secara continue total biaya persediaan barang.

Objects : Karyawan, SPP, Barang, Supplier, SOP.

Functions : add, save, print SOP.

119

Tabel 4.11 Use case specification “ Membuat BTM “

Membuat BTM

Use case :

Membuat BTM dilakukan oleh bagian gudang disaat bagian gudang menerima barang

dari supplier sesuai dengan spesifikasi yang terdapat pada SOP. Bagian gudang akan

mengentry nomor surat jalan dan tanggal surat jalan, dan memilih nomor SOP. Sistem

akan memvalidasi nomor SOP dan otomatis keluar rincian barang-barang yang dipesan

dalam SOP. Kemudian bagian gudang akan menginput jumlah masing-masing barang

yang diterima dan jumlah barang yang masih kurang. Setelah selesai mengentry BTM,

BTM dapat disave. Sistem akan menampung tanggal BTM terhadap item barang yang

jumlah barang kurangnya=0, untuk menghitung nilai ROP dan mengupdatenya ke data

item barang yang bersangkutan di master barang.

Objects : Karyawan, SOP, Supplier, Barang, BTM.

Functions : add, save, print BTM..

Tabel 4.12 Use case specification “Membuat NTB“

Membuat NTB

Use case :

Menjelaskan proses pembuatan Nota Tukar Barang (NTB) yang dibuat oleh bagian

gudang disaat terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan pada saat penerimaan.

Bagian gudang akan mengentry nomor surat jalan dan tanggal surat jalan, serta memilih

nomor SOP. Sistem akan memvalidasi nomor SOP dan otomatis keluar detil barang-

barang yang dipesan. Kemudian bagian gudang akan memilih barang yang akan ditukar

dan menginput jumlah barang yang akan ditukar serta memberikan keterangan. Setelah

selesai mengentry NTB, NTB dapat disave.

Objects : Karyawan, SOP, Supplier, Barang, NTB.

Functions : add, save, print NTB..

120

Tabel 4.13 Use case specification “Membuat SPPB“

Membuat SPPB

Use case :

Menjelaskan proses pembuatan Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) yang

dibuat oleh bagian gudang pada saat ada item barang yang dikeluarakan dari gudang

untuk digunakan oleh bagian produksi. Setelah bagian gudang selesai melakukan

pengisian data-data tentang item barang yang dikeluarkan dan data karyawan requester,

maka bagian gudang akan menyimpan ke dalam database dan mengupdate jumlah

barang pada master barang.

Objects : Karyawan, Barang, SPPB.

Functions : add, save, print SPPB..

Tabel 4.14 Use case specification “Membuat SPB“

Membuat SPB

Use case :

Membuat Surat Pengembalian Barang (SPB) dilakukan oleh bagian gudang disaat

terdapat item barang yang akan dikembalikan ke gudang dari bagian produksi. Bagian

gudang memilih karyawan requester (yang meminta) pengembalian barang dan

mengentry data-data item barang yang dikembalikan.

Setelah bagian gudang me-save, sistem akan mencatat transaksi pengembalian barang

ke dalam database dan mengupdate jumlah barang pada master barang.

Objects : Karyawan,, Barang, SPB.

Functions : add, save, print SPB..

121

Tabel 4.15 Use case specification “Membuat Kartu Stok”

Membuat Kartu Stok

Use case :

Membuat kartu stok diawali dengan mencari nama barang untuk mengetahui pergerakan

persediaan barang di gudang. Sistem akan secara otomatis akan melakukan rekapitulasi

terhadap masing-masing saldo barang akibat masuknya maupun keluarnya barang. Data

mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan SPB, sedangkan data keluarnya

barang diperoleh dari transaksi SPPB. Bagian gudang dapat melihat kartu stok masing-

masing barang dan mencetaknya.

Objects : Barang, BTM, SPB, SPPB.

Functions : view, print Kartu Stok.

Tabel 4.16 Use case specification “Membuat CSO“

Membuat CSO

Use case :

Catatan Stock Opname (CSO) dibuat oleh bagian gudang dengan aplikasi yang

disediakan setiap akhir bulan setelah dilakukan penghitungan fisik persediaan (stock

opname). CSO dibuat dengan memilih tanggal kapan stock opname dilakukan. Sistem

akan menampilkan seluruh data nama dan tipe barang, dan jumlah barang yang ada

dalam sistem. Bagian gudang mengentry jumlah barang fisik untuk masing-masing

barang yang telah diperiksa. Bila ada selisih, maka sistem akan secara otomatis

menghitung selisihnya. CSO akan disimpan dalam database.

Objects : Karyawan, Barang, CSO.

Functions : add, save, print CSO.

122

Tabel 4.17 Use case specification “Membuat BP “

Membuat BP

Use case :

Bukti Pembayaran (BP) dibuat oleh bagian keuangan. Diawali dengan mengentry nomor

faktur dari supplier, kemudian memilih nomor SOP yang terkait. Sistem akan secara

otomatis memvalidasi Nomor SOP yang dientry dan akan menampilkan daftar BTM.

Dari BTM terkait, sistem akan menampilkan daftar barang yang telah diterima. Sistem

secara otomatis melakukan perhitungan jumlah pembayaran yang harus dibayarkan

berdasarkan data harga yang ada pada SOP yang terkait. Setelah selesai, bagian gudang

akan menyimpan dalam database dan mencetaknya.

Objects : Karyawan, SOP, BTM, Supplier, Barang, BP.

Functions : add, save, print BP.

123

4.1.3.1.3.3 Use case Pencetakan Laporan

Gambar 4.30 Use case “Pencetakan Laporan”

124

Berikut ini merupakan use case specification dari use case “Pencetakan

Laporan” pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD.

Tritunggal Adhi Pratama.

Tabel 4.18 Use case specification “ Mencetak Laporan Pembelian “

Mencetak Laporan Pembelian

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan pembelian. Bagian akuntansi bisa memilih jenis

laporan berdasarkan barang atau supplier dan kemudian periode laporan yang

diinginkan. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan pembelian.

Objects : SOP.

Functions : Print Laporan Pembelian.

Tabel 4.19 Use case specification “Mencetak Laporan Pengeluaran Barang “

Mencetak Laporan Pengeluaran Barang

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan pengeluaran barang. Bagian akuntansi memilih

periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengeluaran barang. Informasi

yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database.

Objects : SPPB.

Functions : Print Laporan Pengeluaran Barang.

125

Tabel 4.20 Use case specification “Mencetak Laporan Pengembalian Barang “

Mencetak Laporan Pengembalian Barang

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan pengembalian barang. Bagian akuntansi memilih

periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengembalian barang. Informasi

yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database.

Objects : SPB.

Functions : Print Laporan Pengembalian Barang.

Tabel 4.21 Use case specification “Mencetak Laporan Stock Opname “

Mencetak Laporan Stock Opname

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan Stock Opname di mana pembuatannya

disesuaikan dengan kebutuhan. Laporan stock opname didasarkan pada periode yang

diinginkan. Bagian akuntansi mencetak laporan stock opname. Informasi yang muncul

didapat dari data yang tersimpan dalam database.

Objects : CSO.

Functions :Print Laporan Stock Opname.

Tabel 4.22 Use case specification “Mencetak Laporan Tukar Barang“

Mencetak Laporan Tukar Barang

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan tukar barang. Bagian akuntansi memilih periode

yang diinginkan. Laporan tukar barang juga dapat dikelompokkan berdasarkan supplier

atau berdasarkan barang. Bagian akuntansi mencetak laporan tukar barang.

Objects : NTB.

Functions : Print Laporan Tukar Barang.

126

Tabel 4.23 Use case specification “Mencetak Laporan Mutasi Persediaan “

Mencetak Laporan Mutasi Persediaan

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan mutasi persediaan. Bagian akuntansi memilih

periode yang diinginkan. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan. Sistem akan

secara otomatis melakukan rekapitulasi tehadap masing-masing saldo barang akibat

masuknya maupun keluarnya barang. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari

BTM dan SPB, sedangkan data keluarnya diperoleh dari transaksi SPPB dan retur

pembelian.

Objects : BTM, SPB, SPPB, barang.

Functions : Print Laporan Mutasi Persediaan.

Tabel 4.24 Use case specification “Mencetak Laporan Penilaian Persediaan “

Mencetak Laporan Penilaian Persediaan

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan penilaian persediaan. Bagian akuntansi memilih

tanggal. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan. Sistem akan secara otomatis

melakukan rekapitulasi biaya atau harga rata-rata per unit barang akibat masuknya

maupun keluarnya persediaan. Biaya per unit ini dugunakan untuk menentukan harga

pokok masing-masing barang sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru

dihitung otomatis oleh sistem. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan

SPB, sedangkan data mengenai keluarnya barang diperoleh dari transaksi SPPB.

Objects : Barang, SOP, BTM, SPB, SPPB.

Functions : Print Laporan Penilaian Persediaan.

127

Tabel 4.25 Use case specification “Mencetak Laporan Pengeluaran kas “

Mencetak Laporan Pengeluaran kas

Use case :

Menjelaskan proses mencetak laporan pengeluaran kas. Bagian akuntansi memilih

periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengeluaran kas. Informasi yang

muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database.

Objects : BP.

Functions : Print Laporan Pengeluaran Kas.

128

4.1.3.2 Functions

Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing-masing usecase yang

terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD.

Tritunggal Adhi Pratama.

1. Pendataan Supplier

Gambar 4.31 Sequence untuk Use case “Mendata Supplier”

129

2. Pendataan Barang

Gambar 4.32 Sequence untuk Use case “Mendata Barang”

130

3. Pembuatan SPP

Gambar 4.33 Sequence untuk Use case “Membuat SPP”

131

4. Pembuatan SOP

Gambar 4.34 Sequence untuk Use case “Membuat SOP”

132

5. Pembuatan BTM

Gambar 4.35 Sequence untuk Use case “Membuat BTM”

133

6. Pembuatan NTB

Gambar 4.36 Sequence untuk Use case “Membuat NTB”

134

7. Pembuatan SPPB

Gambar 4.37 Sequence untuk Use case “Membuat SPPB”

135

8. Pembuatan SPB

Gambar 4.38 Sequence untuk Use case “Membuat SPB”

136

9. Pembuatan Kartu Stok

Gambar 4.39 Sequence untuk Use case “Membuat Kartu Stok”

137

10. Pembuatan CSO

Gambar 4.40 Sequence untuk Use case “Membuat CSO”

138

11. Pembuatan BP

Gambar 4.41 Sequence untuk Use case “Membuat BP”

139

12. Pencetakan Laporan Pembelian

Gambar 4.42 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pembelian”

13. Pencetakan Laporan Pengeluaran Barang

Gambar 4.43 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pengeluaran Barang”

140

14. Pencetakan Laporan Pengembalian Barang

Gambar 4.44 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pengembalian Barang”

15. Pencetakan Laporan Mutasi Persediaan

Gambar 4.45 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Mutasi Persediaan”

141

16. Pencetakan Laporan Stock Opname

Gambar 4.46 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Stock Opname”

17. Pencetakan Laporan Tukar Barang

Gambar 4.47 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Tukar Barang”

142

18. Pencetakan Laporan Penilaian Persediaan

Gambar 4.48 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Penilaian Persediaan”

19. Pencetakan Laporan Pengeluaran Kas

Gambar 4.49 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pengeluaran Kas”

143

4.1.3.2.1 Complete Function List

Berikut ini merupakan Function list dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama.

Table 4.26 Complete Function List

No Functions Complexity Type

1. Pendataan Barang Medium Update

2. Pendataan Supplier Medium Update

3. Pembuatan SPP Medium Update, Read

4. Pembuatan SOP

Calculate nilai EOQ

Calculate nilai ROP

Medium

Complex

Complex

Read, Compute

Compute

Compute

5. Pembuatan BTM

Calculate nilai ROP

Medium

Complex

Update, Read

Compute

6. Pembuatan NTB Medium Read

7. Pembuatan SPPB Medium Update, Read

8. Pembuatan SPB Medium Update, Read

9. Pembuatan Kartu Stok Medium Read

10. Pembuatan CSO Medium Update,Compute

11. Pembuatan BP Medium Read, Compute

12. Pencetakan Laporan Pembelian Simple Read, Compute

13. Pencetakan Laporan Tukar Barang Simple Read, Compute

14. Pencetakan Laporan Pengeluran

Barang

Simple Read, Compute

144

15. Pencetakan Laporan Pengembalian

Barang


16. Pencetakan Laporan Stock Opname Simple Read

17. Pencetakan Laporan Mutasi

Persediaan


18. Pencetakan Laporan Penilaian

Persediaan


19. Pencetakan Laporan Pengeluaran Kas Simple Read, Compute

4.1.3.3 User Interface

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PD.

Tritunggal Adhi Pratama menggunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa resminya,

tetapi istilah-istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal

Adhi Pratama. Berikut gambaran design user interface Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian dan Persediaan Bahan Baku.

145

4.1.3.3.1 Dialogue Style

Setiap user interface akan memiliki sejumlah windows yang digunakan untuk

mendukung kegiatan pencatatan transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan PD.

Tritunggal Adhi Pratama. Selain itu, sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang

dibutuhkan oleh berbagi pihak dalam perusahaan misalnya manajemen, karyawan, dan

sebagainya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Di bawah ini merupakan

daftar window user interface dan hasil pencetakannya.

Table 4.27 Daftar Window User Interface dan Printout

Windows Printouts

Login

Menu Utama

File :

Ganti Password

Log Off

Exit

Master :

Master Bahan Baku

Master Supplier

Master Karyawan

Master Kota

Master Satuan

Transaksi :

Pembelian

o Permintaan Pembelian

o Pembelian Barang

o Penerimaan Barang

o Tukar Barang

Surat Permintaan Pembelian

Surat Order Pembelian

Bukti Terima Material

Nota Tukar Barang

146

Persediaan

o Pengeluaran Barang

o Pengembalian Barang

o Stock Opname

o Kartu Stok

Pembayaran

o Pembayaran

Surat Permintaan Pengeluaran Barang

Surat Pengembalian Barang

Catatan Stock Opname

Kartu Stok

Bukti Pembayaran

Laporan :

Laporan Pembelian

Laporan Pengeluaran Barang

Laporan Pengembalian Barang

Laporan Tukar Barang

Laporan Mutasi Persediaan

Laporan Stock Opname

Laporan Penilaian Persediaan

Laporan Pengeluaran Kas

Laporan Pembelian Berdasarkan Barang

Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier

Laporan Pengeluaran Barang

Laporan Pengembalian Barang

Laporan Tukar Barang Berdasarkan

Barang

Laporan Tukar Barang Berdasarkan

Supplier

Laporan Mutasi Persediaan

Laporan Catatan Stock Opname

Laporan Penilaian Persediaan

Laporan Pengeluaran Kas

Utility:

Back Up

Restore

4.1.3.3.2 Overview

Gambar 4.50 merupakan navigation diagram yang menyediakan window-

window user interface beserta hubungannya.

148

4.1.3.3.3 Examples

Gambar 4.51 Window “Login”

Gambar 4.52 Windows “Menu Utama”

149

Gambar 4.53 Window “Ganti Password”

Gambar 4.54 Window “Add Master Bahan Baku”

150

Gambar 4.55 Window “Add Master Supplier”

Gambar 4.56 Window” View Karyawan”

151

Gambar 4.57 Window ”Master Kota”

Gambar 4.58 Window “Master Satuan”

152

Gambar 4.59 Window “Add Transaksi Permintaan Pembelian”

153

Gambar 4.60 Window “Add Transaksi Pembelian Barang”

154

Gambar 4.61 Window “ Add Transaksi Penerimaan Barang”

155

Gambar 4.62 Window “ Add Transaksi Tukar Barang”

156

Gambar 4.63 Window “ Add Transaksi Pengeluaran Barang”

157

Gambar 4.64 Window “ Add Transaksi Pengembalian Barang”

158

Gambar 4.65 Window “ Add Transaksi Stock Opname”

159

Gambar 4.66 Window “Kartu Stock”

160

Gambar 4.67 Window “ Add Transaksi Pembayaran”

Gambar 4.68 Window “Laporan Pembelian Berdasarkan Barang”

161

Gambar 4.69 Window “Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier”

Gambar 4.70 Window “Laporan Pengeluaran Barang”

Gambar 4.71 Window “Laporan Pengembalian Barang”

162

Gambar 4.72 Window “Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang”

Gambar 4.73 Window “Laporan Tukar Barang Berdasarkan Supplier”

Gambar 4.74 Window “Laporan Mutasi Persediaan”

163

Gambar 4.75 Window “Laporan Persediaan Stock Opname”

Gambar 4.76 Window “Laporan Penilaian Persediaan”

Gambar 4.77 Window “Laporan Pengeluaran Kas”

164

4.1.3.3.4 Formulir

PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

No. SPP : xx9999 Tanggal SPP : dd/mm/yyyy

Kode Karyawan : xx9999 Nama Karyawan : xxxxxxx

Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah

xx999 xxxxxxx xxxxx 99

xx999 xxxxxxx xxxxx 99

Jakarta, dd/mm/yyyy

Dibuat oleh, Disetujui oleh,

_____________

(Bagian Gudang)

______________

(Direktur)

Gambar 4.78 Rancangan Dokumen “Surat Permintaan Pembelian (SPP)”

165


SURAT ORDER PEMBELIAN

No. SOP : xx9999 Tanggal SOP : dd/mm/yyyy

No. SPP : xx9999 Nama Supplier : xxxxxxx

Nama Karyawan : xxxxxxxx

Kode

Barang

Nama Barang Satuan Jumlah

Barang

Harga Disc

(%)

Total

xx9999 Xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999

xx9999 Xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999

Sub Total 9999999

Discount 999999

Grand Total 99999999

Jakarta, dd/mm/yyyy

Yang Menerima, Dibuat oleh,

_____________

( )

______________

(Bagian Pembelian)

Gambar 4.79 Rancangan Dokumen “Surat Order Pembelian (SOP)”

166


BUKTI TERIMA MATERIAL

No. BTM : xx9999 Tanggal BTM : dd/mm/yyyy

No. SOP : xx9999 Tanggal SOP : dd/mm/yyyy

No. Surat Jalan : xxxxxx Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy

Nama Karyawan : xxxxx

Nama Supplier : xxxxx

Kode

Barang

Nama Barang Jumlah

Barang

Diterima

Jumlah

Barang Kurang

Keterangan

xx9999 xxxxxxxx 99 99 xxxxxx

xx9999 xxxxxxxx 99 99 xxxxxx

Jakarta, dd/mm/yyyy

Dibuat oleh,

_____________

(Bagian Gudang)

Gambar 4.80 Rancangan Dokumen “Bukti Terima Material (BTM)”

167


NOTA TUKAR BARANG

No. NTB : xx9999 Tanggal NTB : dd/mm/yyyy


Nama Karyawan : xxxxxx Nama Supplier : xxxxx

No. SOP : xx9999

Kode

Barang

Nama Barang Satuan Jumlah Barang

Tukar

Keterangan

xx9999 Xxxxxxxx xxx 99 xxxxxx

xx9999 Xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx

Jakarta, dd/mm/yyyy

Yang Menerima, Dibuat Oleh,

_____________

( )

_______________

(Bagian Gudang)

Gambar 4.81 Rancangan Dokumen “Nota Tukar Barang (NTB)”

168


SURAT PERMINTAAN PENGELUARAN BARANG

No. SPPB : xx9999 Tanggal SPPB : dd/mm/yyyy

Nama Karyawan : xxxxxx Nama Karyawan Requster: xxxxx

Kode

Barang

Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan

xx9999 Xxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx

xx9999 Xxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx

Jakarta, dd/mm/yyyy


_______________

(Bagian Produksi)

_____________

(Bagian Gudang)

Gambar 4.82 Rancangan Dokumen ”Surat Permintaan Pengeluaran Barang

(SPPB)”

169


SURAT PENGEMBALIAN BARANG

No. NTB : xx9999 Tanggal NTB : dd/mm/yyyy


Nama Karyawan : xxxxxx Nama Supplier : xxxxx

No. SOP : xx9999

Kode

Barang

Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan

xx9999 xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx

xx9999 xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx

Jakarta, dd/mm/yyyy

Yang Mengembalikan, Dibuat Oleh,

_______________

(Bagian Produksi)

_______________

(Bagian Gudang)

Gambar 4.83 Rancangan Dokumen”Surat Pengembalian Barang (SPB)”

170


CATATAN STOCK OPNAME

No. CSO : xx9999 Tanggal CSO : dd/mm/yyyy

Kode Karyawan : xx9999 Nama Karyawan : xxxxxxx

Kode

Barang


Barang

Sistem

Jumlah

Barang

Fisik

Keterangan

xx9999 Xxxxxxxx xxxxx 99 99 xxxxxxx

Jakarta, dd/mm/yyyy

Dibuat oleh, Disetujui oleh,

_____________

(Bagian Gudang)

______________

(Kepala Gudang)

Gambar 4.84 Rancangan Dokumen ”Catatan Stock Opname”

171


BUKTI PEMBAYARAN

No. BP : xx9999 Tanggal BP : dd/mm/yyyy

No. Faktur : xxxxx No. SOP : xx9999

Penerima : xxxxxx Terbilang : xxxxxxxxxx

Nama Karyawan : xxxxxx Nama Supplier : xxxxxxx

Kode

Barang


Barang

Harga Disc

(%)

Total

xx9999 xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999

xx9999 xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999

Sub Total 9999999

Discount 999999

Grand Total 99999999

Jakarta, dd/mm/yyyy


_______________

( )

_____________

(Bagian Keuangan)

Gambar 4.85 Rancangan Dokumen ”Bukti Pembayaran”

172


Print Date: dd/mm/yyyy

LAPORAN PEMBELIAN BERDASARKAN BARANG

Per : dd/mm/yyyy

Nama

Barang

No.

SOP

Tanggal

SOP

No.

SPP

Nama

Karyawan

Nama

Supplier

Harga

Satuan

Jumlah

Beli

xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx xxxxxx 99999 99

Total 999999

xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx xxxxxx 99999 99

Total

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.86 Rancangan Laporan ”Laporan Pembelian Berdasarkan Barang”

173



LAPORAN PEMBELIAN BERDASARKAN SUPPLIER

Per : dd/mm/yyyy

Nama

Supplier

Nama

Barang

No.

SOP

Tanggal

SOP

No. SPP Nama

Karyawan

Harga

Satuan

Jumlah

Beli

xxxxxx xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx 99999 99

Total 999999

xxxxxx xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxxx xxxxxx 99999 99

Total

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.87 Rancangan Laporan ”Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier”

174



LAPORAN PENGELUARAN BARANG

Per : dd/mm/yyyy

Nama

Barang

Kode

Barang

No.

SPPB

Tanggal

SPPB

Nama

Karyawan

Requester

Keterangan Jumlah

xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99

xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99

Total

999



Total

999

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.88 Rancangan Laporan ”Laporan Pengeluaran Barang”

175



LAPORAN PENGEMBALIAN BARANG

Per : dd/mm/yyyy

Nama

Barang

Kode

Barang

No. SPB Tanggal

SPB

Nama

Karyawan

Requester

Keterangan Jumlah



Total 999



Total 999

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.89 Rancangan Laporan ”Laporan Pengembalian Barang”

176



LAPORAN PENUKARAN BARANG

Per : dd/mm/yyyy

Nama

Barang

Kode

Barang

No.

NTB

Tanggal

NTB

No.

SOP

Nama

Supplier

Keterangan Jumlah

xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99

xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99

Jumlah Barang 999



Jumlah Barang 999



Jumlah Barang 999

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.90 Rancangan Laporan ”Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang ”

177



LAPORAN PENUKARAN BARANG BERDASARKAN SUPPLIER

Per : dd/mm/yyyy

Nama

Barang

Kode

Barang

No.

NTB

Tanggal

NTB

No.

SOP

Nama

Supplier

Keterangan Jumlah



Jumlah Barang 999



Jumlah Barang 999



Jumlah Barang 999

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.91 Rancangan Laporan ”Laporan Tukar Barang Berdasarkan

Supplier”

178



LAPORAN MUTASI PERSEDIAAN

Per : dd/mm/yyyy

Tanggal Kode

Barang

Nama

Barang

Barang

Masuk

Barang

Keluar

Saldo Keterangan

dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx 99 99 999 xxxxxx

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.92 Rancangan Laporan ”Laporan Mutasi Persediaan”

179



LAPORAN STOCK OPNAME

Per : dd/mm/yyyy

No.

CSO

Tgl

CSO

Nama

Karyawan

Nama

Barang

Jumlah

Barang

Sistem

Jumlah

Barang

Fisik

Perbeda

an

Ket

xx999 date xxxxx xxxxxx 99 99 99 xxxxx

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.93 Rancangan Laporan ”Laporan Persediaan Stock Opname”

180



LAPORAN PENILAIAN PERSEDIAAN

Per : dd/mm/yyyy

Kode

Barang

Nama Barang Saldo Barang Harga Pokok Per

Unit

Total Biaya

xx9999 xxxxxxxx 99 99 99999

xx9999 xxxxxxxx 99 99 99999

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.94 Rancangan Laporan ”Laporan Penilaian Persediaan”

181



LAPORAN PENGELUARAN KAS

Per : dd/mm/yyyy

Tanggal No. Bukti

Pembayaran

No. SOP Nama Supplier Total Bayar

dd/mm/yyyy xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999

xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999

Total Per Tanggal 999999

dd/mm/yyyy xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999

xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999

Total Per Tanggal 999999

Total Keseluruhan 9999999

Mengetahui,

_______________

(Nama Karyawan)

Gambar 4.95 Rancangan Laporan ”Laporan Pengeluaran Kas”

182

4.1.3.4 Technical Platform

Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC dengan bahasa pemrograman

Visual Basic 6.0, struktur tabel Microsoft SQL Server 2000. Sistem dioperasikan dengan

menggunakan keyboard dan mouse.

4.1.4 Recommendations

4.1.4.1 The System’s Usefullness and Feasibility

Sistem mempermudah user dalm pengolahan data pembelian dan persediaan

bahan baku serta pembuatan laporan. Dengan rancangan user interface yang sederhana,

user dapat mempersingkat waktu saat pemrosesan data pembelian dan persediaan. Bagi

penulis, sistem yang diusulkan layak secara teknis untuk diterapkan. Rancangan sistem

ini juga secara ekonomis mendukung efisiensi perusahaan dalam pencarian data dari

sistem yang sedang berjalan saat ini.

4.1.4.2 Strategy

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku ini sebaiknya

diimplementasikan secara bertahap, mulai dari tahap percobaan untuk mengetahui

apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan para pemakainya di dalam perusahaan.

4.1.4.3 Development Economy

Sistem yang dirancang ini memerlukan sumber daya satu orang system analyst,

satu orang programmer, dan satu orang database specialist sebelum sistem ini layak

dioperasikan oleh user.

183

4.2 Design Document

4.2.1 The Task

4.2.1.1 Purpose

Sistem informasi yang dirancang bertujuan untuk mendukung pembelian dan

pengelolaan persediaan bahan baku dari pendataan barang dan supplier yang baru,

barang masuk yang dimulai dari pembuatan surat permintaan pembelian, sampai barang

keluar yang dibuat berdasarkan surat permintaan pengeluaran barang dari bagian yang

memerlukan. Sistem ini dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan

informasi yang selalu up-to-date didukung dengan berbagai technical platform yang

sesuai.

4.2.1.2 Correction to The Analysis

Dalam perancangan sistem ini, class diagram akan direvisi. Terjadi perubahan

structure. Dalam revisi ini juga akan ditinjau kembali operation-operation dalam class

yang ada.

4.2.1.3 Quality Goals

Penentuan pada Sistem Informasi Akuntansi pembelian dan persediaan bahan

baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama yang dirancang ini ditekankan pada usable dan

correct. Sistem yang usable diperlukan agar dapat digunakan dan diadaptasikan dalam

perusahaan untuk membantu mempermudah proses bisnis. Sistem yang correct

diperlukan untuk menghasilkan data-data transaksi dengan lebih akurat sesuai dengan

kebutuhan perusahaan. Selain itu, sistem juga harus memiliki kriteria efficient, secure,

reliable, dan comprehensible. Kriteria efficient dalam hal waktu dan sumber daya yang

184

diperlukan, juga dibutuhkan karena sistem digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian dan persediaan PD. Tritunggal Adhi Pratama sehari-hari. Kriteria secure

dibutuhkan untuk menghindari pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan yang

tidak memiliki hak otorisasi. Kriteria reliable dibutuhkan untuk mempertahankan

integritas data agar dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan, kriteria

comprehensible dibutuhkan agar sistem lebih mudah dipahami user. Kriteria lain seperti

Maintainable dan Testable ditetapkan pada prioritas yang lebih rendah, sedangkan

kriteria flexible, portable, dan interoperable dianggap tidak relevan karena sistem ini

dirancang untuk technical platform tertentu yang spesifik.

Tabel 4.28 Kriteria Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan


Creterion Very

Important

Important Less

Important

Irrelevant Easily

Fulfilled

Usable X

Secure X

Efficient X

Correct X

Reliable X

Maintainable X

Testable X

Flexible X

Comprehensible X

Reusable X

Portable X

Interoperable X

185

4.2.2 Techincal platform

4.2.2.1 Equipment

Sistem ini dirancang agar dapat dioperasikan pada PC standar dengan

rekomendasi peralatan sebagai berikut :

Tabel 4.29 Spesifikasi Peralatan

Specification Client Server

Processor Intel Pentium 4 1.8 GHz Intel Pentium 4 2.8 GHz

Mother Board MB untuk Pentium 4 MB untuk Pentium 4

Memory 256MB 1GB

Hard Disk Drive 40GB 80GB

Floppy Disk ( optional) 1.44MB 1.44MB

CD- ROM Optional CR-Writer

Monitor 15” 15”

Keyboard dan Mouse

NIC 100Mbps 1000Mbps

Printer Dot Matrix

Operating System Microsoft Window XP

Professional

Microsoft windows 2000

Advanced Server

4.2.2.2 System Software

Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku

pada PD. Tritunggal Adhi Pratama berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft

Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQl server 2000 sebagai database engine-nya.

186

4.2.2.3 System Interface

Sistem ini juga membutuhkan printer yang dapat mencetak pada format surat.

Untuk Client karyawan di tiap-tiap bagian akan menggunakan printer dot matrix. Sistem

operasi harus dapat menangani interface printer.

4.2.2.4 Design Language

Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Model Language)

yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Office Visio Professional

2003.

4.2.3 Architecture

4.2.3.1 Component Architecture

Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal

Adhi Pratama menggunakan arsitektur client – server dengan jenis distribusi centralized

data, di mana pada client terdapat komponen user interface dan function, sedangkan

pada server terdapat model component. Masing – masing client memiliki komponen

function yang berguna untuk membaca data yang ada di server melalui user interface-

nya untuk kemudian diproses atau di-update di tempatnya masing – masing, sedangkan

data yang diupdate tersebut akan disimpan di dalam server. Gambar berikut ini

menunjukkan arsitektur sistem informasi akuntansi pada PD. Tritunggal Adhi Pratama.

187

Gambar 4.96 Component Diagram

4.2.3.2 Process Architecture

Deployment Diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, di

mana pada Client terdapat komponen user interface, function dan external device,

sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang di-input melalui

komponen user interface pada client akan diproses oleh client tersebut melalui

komponen function pada client, kemudian server akan menampung segala input dari

client melalui komponen model pada server. Hasil output data pada client akan dicetak

dengan menggunakan printer yang merupakan external device pada client tersebut

188

Gambar 4.97 Deployment Diagram

Gambar 4.98 Arsitektur Jaringan

189

4.2.3.3 Standards

Perancangan window dan pesan kesalahan untuk sistem informasi pembelian dan

persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama mengikuti standard windows.

Gambar 4.99 Contoh “Menu Standar” dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan

Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama

Gambar 4.100 Contoh ”Pesan Kesalahan”

190

4.2.4 Model Component

4.2.4.1 Structure

Berikut ini merupakan class diagram yang telah direvisi yang menghasilkan

beberapa class baru seperti yang terlihat pada gambar 4.101.

Gambar 4.101 Revised Class Diagram

191

4.2.4.2 Classes

Berikut ini adalah spesifikasi class-class atribute dan operation utama yang

terdapat dalam revised class diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan

persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama :

1. SPP_Detail

Purpose : Mencatat informasi permintaan pembelian

Attribute : NoSPP, KdBarang, QtyMinta

Operation : Update.

2. SOP_Detail

Purpose : Mencatat informasi order pembelian

Attribute : NoSOP, KdBarang, QtyBeli, Harga, Disc.

Operation : Update.

3. BTM_Detail

Purpose : Mencatat informasi penerimaan barang yang telah dikirim supplier

Attribute : NoBTM, KdBarang, QtyDiterima, QtyKurang, Keterangan.

Operation : Update.

4. NTB_Detail

Purpose : Mencatat informasi barang yang ditukar ke supplier

Attribute : NoNTB, KdBarang, JumTukar, Keterangan

Operation : Update.

192

5. SPPB_Detail

Purpose : Mencatat informasi permintaan pengeluaran barang

Attribute : NoSPPB, KdBarang, JumKeluar, Keterangan.

Operation : Update.

6. SPB_Detail

Purpose : Mencatat informasi barang yang dikembalikan ke dalam gudang

Attribute : NoSPB, KdBarang, JumKembali, Keterangan.

Operation : Update.

7. CSO_Detail

Purpose : Mencatat informasi catatan stockopname

Attribute : NoCSO, KdBarang, JumSistem, JumFisik, Perbedaan, Keterangan

Operation : Update.

8. BP_Detail

Purpose : Mencatat informasi pembayaran ke supplier

Attribute : NoBP, NoBTM.

Operation : Update.

9. Kota

Purpose : Mencatat informasi Mengenai nama kota dari supplier.

Attribute : KdKota, NamaKota, KdAreaTelepon.

Operation : Get_dataKota.

193

10. Satuan

Purpose : Mencatat informasi mengenai satuan dari barang.

Attribute :KdSatuan, NamaSatuan.

Operation : Get_dataSatuan.

4.2.5 Function Component

4.2.5.1 Structure

Gambar 4.102 Class Plecement

194

4.2.5.2 Classes

Gambar 4.103 Function Component “Penghitungan ROP”

Table 4.30 Operations Specifications “Penghitungan ROP”

Name operation Penghitungan ROP

Category X Active - Update

- Passive X Read

X Compute

- Signal

Purpose Untuk menghitung nilai ROP masing-masing barang

Input data KodeBrg, NoSOP, TglSOP, QtyBeli, NoBTM, TglBTM.

Conditions Terdapat objek barang dengan kode barang tertentu dan safety stock,

objek barang tertentu mempunyai objek SOP untuk mengetahui

tanggal barang dipesan dan mengetahui jumlah barang yang dipesan

untuk dibeli, objek BTM untuk mengetahui tanggal barang diterima

untuk menghitung lead time.

195

Effect Mengetahui nilai ROP (titik pemesanan kembali) untuk menentukan

kapan barang harus dipesan kembali (dibuat SPP).

Algorithm Read Barang

Cek KodeBrg

Cek Safety stock

Find NoSOP

Cek TglSOP

Cek QtyBeli

Find NoBTM

Cek TglBTM

Find Brg where JmlBrgKurang = 0

Result TglBTM

Hitung ROP

ROP = QtyBeli * (jmlhari(TglBTM-TglSOP)) + safetystock

Return ROP

Data structures

Placement Printed form

Involved objects Barang, BTM, SOP

Triggering event

196

Gambar 4.104 Function Component “Penghitungan EOQ”

Table 4.31 Operations Specifications “Penghitungan EOQ”

Name operation Penghitungan EOQ

Category X Active - Update

- Passive X Read

X Compute

- Signal

Purpose Untuk menghitung nilai EOQ masing-masing barang

Input data KodeBrg, TingkatPermintaanHarian, NoSOP, QtyBeli, HargaBrg.

Conditions Terdapat objek barang dengan kode barang tertentu dan

TingkatPermintaanHarian tertentu, objek barang tertentu tersebut

mempunyai objek SOP untuk mengetahui jumlah barang yang

dipesan dan harga barang.

Effect Mengetahui nilai EOQ masing-masing barang untuk menentukan

QtyBeli pada SOP.

Algorithm Find Read Barang

Cek KodeBrg

197

Cek TingkatPermintaanHarian

Find NoSOP

Cek QtyBeli

Cek HargaBrg

then

Hitung EOQ

sqrt ( (2 * (QtyBeli*300) * (Harga*1/100) ) / ((Harga*5/100) * 1-

(QtyBeli/TingkatPermintaanHarian)) )

Data structures

Placement Printed form

Involved objects Barang, SOP

Triggering event

4.2.6 User Interface Component

4.2.6.1 Structure

Pada gambar 4.105 menunjukkan setiap window dan print akan

diimplementasikan sebagai suatu class dengan satu object. Class “Window” dan class

“Print” mewarisi karakteristik umum dari library user-interface standard. Ketika sistem

dimulai class “Control” akan menjalankan object di mana control diberikan. Control

object menangani menu umum dan mendelegasikan control object user-interface

lainnya.

198

Gambar 4.105 User Interface Component

199

4.2.7 Recommendations

4.2.7.1 The System’s Usefulness

Sistem yang dirancang harus dapat memenuhi beberapa criteria yang sangat

penting, yaitu:

Usable Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Secure Sistem dapat menjamin keamanan untuk mencegah terjadinya

pengambilan data yang disimpan di server dari pihak-pihak yang

tidak memiliki hak otorisasi

Efficient Dengan adanya sistem ini, proses bisnis perusahaan menjadi lebih

efisien dalam pencatatan dan pengendaliannya

Correct Sistem dapat digunakan untuk membantu administrasi proses bisnis

pembelian dan pengelolaan bahan baku perusahaan

Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat dan dapat

diandalkan

Comprehensible Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh

semua user yang berwenang

4.2.7.2 Plan For Initiating Use

Sistem terlebih dahulu akan diinstalasi agar dapat dijalankan. Kemudian para

user sistem akan dilatih mengenai cara penggunaan sistem, baik secara langsung

maupun diberikan pedoman petunjuk penggunaan sistem berupa compact disc (CD)

meupun buku secara tercetak. Selanjutnya sistem akan dites kesesuaiannya dengan

kebutuhan para user sistem dan perusahaan. Secara berkala perusahaan sendiri yang

akan memelihara sistemnya.

200

4.2.7.3 Implementation Plan

Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal

Adhi Pratama dirancang akan dikonversikan dengan menggunakan metode paralel

selama lima bulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengurangi resiko yang mungkin

terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru seperti perbedaan

hasil atau sistem tidak dapat dijalankan dengan baik. Untuk lebih jelasnya, rencana

implementasi sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada

PD. Tritunggal Adhi Pratama, dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.32 Jadwal Implementasi Sistem

No. Task Name Duration

Month

1 2 3 4 5 6

1. Pengadaan Hardware

dan Software 8 w

2. Instalasi Hardware dan

Software 2 w

3. Testing 4 w

4. Training 4 w

5. Evaluasi 2 w

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Analysis …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2008-1-00009-AKSI...

Documents

Transcript of BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Analysis …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2008-1-00009-AKSI...