BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2008-1-00179-ka bab...
Transcript of BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2008-1-00179-ka bab...
85
BAB 4
AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA
PT. DELL PAN TUNGGAL
4.1 Persiapan dan Perencanaan Audit
Dengan terus berkembangnya teknologi di zaman sekarang ini, peranan sistem
informasi terhadap perkembangan dunia usaha semakin penting sebagai media untuk
memenuhi kebutuhan akan informasi terutama dalam hal mengolah data menjadi
informasi yang akurat guna mendukung pelaksanaan kegiatan perusahaan.
Pengendalian terhadap sistem informasi yang ada sangat penting dalam menjalankan
kegiatan audit. Dalam menjalani proses audit terhadap sistem informasi harus
terlebih dahulu mengetahui latar belakang dan kegiatan yang dijalankan perusahaan.
Dengan melakukan proses audit, dapat ditemukan kelemahan – kelemahan dari
sistem serta penyalahgunaan yang mungkin terjadi. Hasil proses audit dapat
dijadikan rekomendasi untuk perbaikan bagi perusahaan dalam menjalankan
kegiatannya dimasa mendatang.
Pada bab ini dijelaskan mengenai pelaksanaan audit terhadap sistem informasi
penjualan pada PT. DELL PAN TUNGGAL. Pengumpulan temuan audit diperoleh
dari dokumen sistem dan prosedur penjualan, wawancara, kuesioner serta melakukan
pengamatan secara langsung.
4.1.1 Tahap Perencanaan Audit
Dengan adanya persiapan audit, maka penulis dapat meringankan kerja audit
mulai dari segi biaya, waktu, dan penganalisaan bukti – bukti atau informasi
86
yang cukup dan memadai, agar menjadi lebih terarah dan bermanfaat untuk
menyimpulkan tingkat keefektifan pengendalian – pengendalian sistem
informasi penjualan.
Tahap persiapan Audit dilakukan dengan menentukan ruang lingkup dan
persiapan audit lapangan.
1. Penentuan ruang lingkup audit sistem informasi penjualan.
Ruang lingkup audit dibatasi oleh pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi. Dimana pengendalian umum (general control) hanya terbatas
pada pengendalian keamanan (security control). Sedangkan pengendalian
aplikasi (application control) membahas tentang pengendalian batasan
(boundary control), pengendalian masukan (input control), pengendalian
keluaran (output control).
2. Persiapan audit lapangan.
Penulis telah menetapkan hal – hal sebagai persiapan audit dilapangan
yang harus dijalankan adalah sebagai berikut :
a. Penulis telah menetapkan kunjungan langsung untuk observasi,
kuesioner dan wawancara yang ditargetkan maksimal 8 kali dalam
kurun waktu 5 bulan berturut – turut dari bulan September 2007
sampai dengan Januari 2008.
b. Tim audit selaku auditor terdiri dari 3 orang.
c. Metode kerja diusahakan dapat dilakukan secara profesional dan
independent.
d. Sebelum pelaksanaan audit terlebih dahulu dilakukan pengajuan
surat pengantar skripsi ke PT. DELL PAN TUNGGAL, setelah
87
disetujui, kemudian PT. DELL PAN TUNGGAL memberikan
keterangan bahwa tim audit selaku auditor diterima untuk
melakukan survei pada PT. DELL PAN TUNGGAL.
e. Audit berupa wawancara dilakukan diruangan Meeting pada PT.
DELL PAN TUNGGAL.
f. Audit berupa observasi dilakukan di bagian penjualan.
4.1.2 Prosedur Audit Rinci
4.1.2.1 Prosedur Audit atas Penegendalian Umum (General Control)
Prosedur yang akan dilakukan selama audit atas Pengendalian Umum
(General Control), dapat dilihat pada tabel 4.1 :
No. Tahap Pengujian atas Segmentasi A Pengendalian Keamanan (Security Control)
1. Dapatkan informasi mengenai lokasi dari gedung perusahaan apakah sering terjadi banjir dan gempa.
2. Dapatkan informasi mengenai alat pemadam kebakaran dan Kamera Pengawas yang ada didalam gedung perusahaan.
3. Dapatkan informasi apakah telah dilakukan pengecekan dan pengujian secara rutin terhadap semua sistem perlindungan terhadap kebakaran dan memastikan bahwa alat – alat tersebut dapat dilakukan dengan baik.
4. Dapatkan informasi mengenai petugas security yang bekerja di dalam perusahaan.
5. Lakukan pengecekan mengenai peletakkan semua material, asset sistem informasi perusahaan.
6. Lakukan pengecekan apakah digunakan stabilizer dan Uninterupable Power Supply (UPS) pada setiap komputer yang mampu menstabilkan tegangan listrik serta mengantisipasi jika terjadi mati listrik.
7. Dapatkan informasi tentang software – software untuk keamanan data dan sistem (seperti antivirus).
8. Dapatkan informasi apakah antivirus yang digunakan telah dilakukan update secara rutin.
9. Dapatkan informasi apakah setiap komputer telah dilakukan scan terhadap virus secara rutin.
10. Lakukan pengecekan user protection dengan menggunakan password pada setiap komputer yang ada.
88
11. Dapatkan informasi apakah seluruh data dan informasi penting bagi perusahaan telah dibuatkan back-up.
12. Dapatkan informasi mengenai media penyimpanan atas back-up data dan informasi penting bagi perusahaan.
13. Lakukan pengecekan mengenai alat – alat pelengkap yang mendukung kinerja dari perusahaan.
14. Dapatkan informasi apakah PT. DELL PAN TUNGGAL melindungi aset perusahaan dengan asuransi.
15. Lakukan tinjauan apakah karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman didekat peralatan komputer.
16. Lakukan pengecekan apakah ruang dimana aset perusahaan berada, bebas dari kebocoran ketika hujan.
Tabel 4.1 Prosedur Audit atas Pengendalian Umum terhadap Sistem Informasi Penjualan pada PT. DELL PAN TUNGGAL
Sumber : Analisa Penulis Selaku Auditor
4.1.2.2 Prosedur Audit atas Pengendalian Aplikasi (Aplication Control)
Prosedur yang akan dilakukan selama audit atas pengendalian aplikasi
(Application Control), dapat dilihat pada tabel 4.2 :
No Tahap Pengujian Atas Segmentasi A Pengendalian Batasan (Boundary Control)
1. Lakukan pengecekan apakah aplikasi penjualan dilengkapi dengan login akses.
2. Dapatkan Informasi tentang batasan – batasan pengaksesan, apakah aplikasi penjualan dapat diakses oleh orang yang tidak terotorisasi.
3. Dapatkan informasi mengenai apakah setiap karyawan yang menggunakan komputer diperusahaan memiliki username dan password masing – masing.
4. Dapatkan informasi mengenai penggantian password secara rutin oleh karyawan.
5. Lakukan pengecekan apakah password yang diketik berubah menjadi symbol. 6. Lakukan pengecekan terhadap pengisian dan penggantian password didalam
aplikasi penjualan. 7. Dapatkan informasi mengenai apakah setiap karyawan yang menggunakan
komputer dapat merubah database perusahaan. 8. Dapatkan informasi tentang tampilan menu pada aplikasi penjualan.
B Pengendalian Masukan (Input Control) 1. Lakukan pengecekan mengenai tampilan layar input aplikasi penjualan.
2. Dapatkan informasi mengenai pemahaman setiap karyawan yang menggunakan aplikasi penjualan.
3. Lakukan pengecekan mengenai pemisahan tugas antara karyawan yang meng-input, delete, update data perusahaan.
89
4. Lakukan pengecekan apakah data yang dimasukkan kedalam aplikasi penjualan selalu berdasarkan dokumen sumber.
5. Lakukan pengecekan apakah didalam aplikasi penjualan terdapat sistem validasi didalamnya.
6. Lakukan pengecekan mengenai peng-input-an data. 7. Lakukan pengecekan mengenai apakah sistem bantuan didalam aplikasi
penjualan telah disediakan. 8. Lakukan tinjauan apakah terdapat kemungkinan akan terjadinya kesalahan
dalam meng-input data. 9. Lakukan pengecekan mengenai dokumen sumber yang digunakan untuk
meng-input data kedalam aplikasi penjualan. 10. Lakukan pengecekan terhadap data ganda yang ada didalam database. 11. Dapatkan informasi tentang peralatan input yang digunakan. 12. Lakukan pengecekan apakah karyawan setelah meng-input data selalu
menandai dokumen yang selesai di input. 13. Lakukan tinjauan apakah fasilitas menu memenuhi kebutuhan user. 14. Lakukan pengecekan apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan
terhadap dokumen sumber yang telah digunakan. C Pengendalian Keluaran (Output Control) 1. Lakukan pengecekan terhadap laporan yang dihasilkan apakah memiliki
tembusan atau rangkap. 2. Dapatkan informasi apakah setiap laporan dicocokkan dengan dokumen
sumber. 3. Dapatkan informasi apakah setiap laporan yang dibuat disimpan didalam
database. 4. Dapatkan informasi apakah laporan dicetak oleh orang yang memiliki
otorisasi. 5. Lakukan pengecekan apakah laporan yang dihasilkan didistribusikan tepat
pada periodenya dan pada sasarannya. 6. Dapatkan informasi mengenai kesalahan didalam pencetakan laporan. 7. Dapatkan informasi apakah dilakukan pemeriksaan ulang setelah laporan
tersebut dicetak. 8. Dapatkan informasi tentang sistem pengawasan terhadap setiap laporan yang
dihasilkan. 9. Dapatkan informasi tentang penyajian laporan penjualan. 10. Lakukan pengecekan apakah laporan yang dihasilkan selalu diberi
keterangan seperti nama penerima, nama pencetak, tanggal penerimaan, waktu dan tanggal dibuat.
11. Lakukan pengecekan apakah setiap laporan yang dihasilkan sudah tercantum halaman, tanggal, periode, nomor urut, dan jam laporan yang dihasilkan.
Table 4.2 Prosedur Audit atas Pengendalian Aplikasi terhadap Sistem Informasi Penjualan pada PT. DELL PAN TUNGGAL
Sumber : Analisa Penulis Selaku Auditor
90
4.1.3 Instrumen Pengumpulan Bukti Audit
Pengumpulan bukti diperoleh dari pihak yang berkaitan dengan materi audit
seperti Bagian IT, Staff Penjualan, Manajer. Bukti - bukti dikumpulkan dengan
berbagai macam, yaitu:
1. Observasi (pengamatan)
Auditor melakukan pengamatan dengan mengunjungi PT Dell Pan
Tunggal untuk mendapatkan gambaran umum tentang perusahaan
tersebut. Dengan mengamati setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing
- masing bagian, dapat diketahui apakah prosedur dan sistem
pengendalian internal sudah ditetapkan oleh bagian yang berwenang.
Pengamatan yang dilakukan auditor ditekankan pada sistem informasi
penjualan yang ada didalam perusahaan tersebut.
2. Wawancara
Auditor melakukan wawancara secara lisan dengan Bagian IT, Staff
Penjualan, dan Manajer yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran
secara rinci mengenai siklus penjualan yang ada. Pertanyaan yang
diajukan seputar prosedur dan tatalaksana sistem informasi penjualan
yang dijalankan setiap hari.
3. Kuesioner
Pengumpulan data kuesioner dilakukan dengan menyebarkan data
kuesioner kepada karyawan PT Dell Pan Tunggal yang menggunakan
sistem informasi penjualan. Kuesioner disebarkan pada tanggal
22 November 2007, seluruh kuesioner disebarkan melalui bantuan pihak
perusahaan khususnya Staff Penjualan.
91
4.2 Hasil Temuan
Hasil temuan audit diperoleh dari :
4.2.1 Hasil Kuesioner
Dibawah ini akan dijabarkan hasil kuesioner yang didapat dari PT. Dell Pan
Tunggal, yaitu :
4.2.1.1 Pengendalian Umum
No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan 1. Apakah terdapat alarm dan
alat pemadam kebakaran otomatis pada tiap ruangan ?
-
√
Memiliki 4 tabung pemadam kebakaran dalam satu gedung
2. Apakah terdapat kamera pengawas disekitar area lingkungan perusahaan ?
-
√
-
3. Apakah semua material, asset sistem informasi diletakkan di tempat yang tinggi ?
√
-
Berada di Lantai 1 dan 2
4. Apakah perusahaan menggunakan stabilizer pada setiap komputer ?
√
-
-
5.
Apakah perusahaan menggunakan UPS pada setiap komputer ?
-
√
-
6. Apakah setiap komputer terdapat Antivirus ?
√
- Norton antivirus 2006
7. Apakah setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin ?
-
√
Scan dilakukan apabila terdeteksi virus
8. Apakah perusahaan melakukan back - up data setiap hari ?
√
-
Back-up data disimpan didalam CPU khusus untuk menyimpan data back-up dan eksternal hardisk milik Direktur Utama
Tabel 4.3 Kuesioner Pengendalian Keamanan (Security Control) Sistem Informasi Penjualan
PT. Dell Pan Tunggal
92
Temuan Audit berdasarkan hasil kuesioner pengendalian keamanan :
Temuan Negatif :
• Perusahaan belum memiliki alarm kebakaran dan alat pemadam
kebakaran otomatis.
• Perusahaan belum memiliki kamera pengawas yang diletakkan disekitar
lingkungan perusahaan.
• Setiap komputer belum dilengkapi dengan UPS.
• Setiap komputer belum dilakukan scan virus secara rutin.
Resiko :
• Jika terjadi kebakaran dan perusahaan tidak memiliki alarm kebakaran
serta alat pemadam kebakaran otomatis, maka akan sulit memadamkan
api yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
• Jika terjadi suatu pencurian terhadap asset sistem informasi yang
dimiliki perusahaan, maka akan sulit untuk mengungkap pelaku dan
membuat suatu pembuktian.
• Tidak terdapat UPS, maka hardware komputer dapat cepat rusak dan
data yang sedang diproses didalam komputer dapat hilang akibat
terjadinya mati listrik.
• Jika scan virus didalam komputer jarang dilakukan dapat menyebabkan
data yang tersimpan di dalam komputer dapat terkena virus dan data
akan dapat rusak ataupun hilang.
93
Rekomendasi :
• Perlu disediakan alarm kebakaran otomatis dan detector asap didalam
gedung dan diperlukan pengecekan rutin minimal 6 bulan sekali dan
pemeliharaan terhadap sistem perlindungan kebakaran dan memastikan
pemadam kebakaran berfungsi dengan baik.
• Diruang kerja dan ruangan tempat penyimpanan asset - asset
perusahaan diberi kamera pengawas minimal ada 1 kamera pengawas.
• Setiap komputer sebaiknya dilengkapi dengan UPS guna
mengantisipasi komputer mati secara mendadak ketika terjadinya mati
listrik.
• Sebaiknya setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin yaitu
minimal 1 minggu sekali.
4.2.1.2 Pengendalian Aplikasi
No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan 1. Apakah terdapat pembatasan
akses pada sistem penjualan ? √
-
-
2. Apakah setiap karyawan memiliki username dan password tersendiri ?
√
-
-
3. Apakah password diganti secara rutin ?
- √ -
4. Apakah tampilan password di layar berubah menjadi symbol ?
√
-
Dalam bentuk (*)
5. Apakah terdapat peringatan dalam sistem bila terjadi kesalahan dalam pengisian password ?
√
-
-
6. Apakah penggantian password mudah dilakukan ?
√
-
Apabila user ingin merubah password cukup mengatakan ke bagian IT
94
7. Apakah setiap karyawan dapat memodifikasi data (database) ?
- √
Hanya bagian tertentu saja yang memiliki otoritas tinggi
Tabel 4.4 Kuesioner Pengendalian Batasan (Boundary Control) Sistem Informasi Penjualan
PT. Dell Pan Tunggal
Temuan Audit berdasarkan hasil kuesioner pengendalian batasan :
Temuan Negatif :
• Password tidak diganti secara rutin.
Resiko :
• Password yang tidak diganti secara rutin akan menyebabkan data dapat
dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas,
kerahasiaan, dan ketersediaan informasi tidak terjamin.
Rekomendasi :
• Sebaiknya password diganti secara rutin maksimal 6 bulan sekali
supaya tidak terjadi penyalahgunaan akses sistem oleh orang yang tidak
berwenang akibat diketahuinya password dari si user.
No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan 1. Apakah tampilan input pada
layar sudah jelas, baik dan memudahkan proses peng-input-an data ?
√
-
-
2. Apakah penggunaan aplikasi penjualan mudah dipahami ?
√
-
User baru, mendapat pelatihan penggunaan aplikasi penjualan
3. Apakah peng-input-an data, delete atau update hanya dilakukan oleh orang tertentu ?
√
-
-
95
4. Apakah data di-input selalu berdasarkan dokumen sumber ?
√
-
-
5. Apakah terdapat sistem validasi dalam peng-input-an data ?
√ - -
6. Apakah ada error message jika terjadi kesalahan pada peng-input-an data ?
√
-
-
7. Apakah sistem telah dilengkapi dengan menu help untuk membantu user dalam peng-input-an data ?
√
-
Tabel 4.5 Kuesioner Pengendalian Masukan (Input Control) Sistem Informasi Penjualan
PT. Dell Pan Tunggal
Temuan audit berdasarkan hasil kuesioner pengendalian masukan :
Temuan Negatif :
• Sistem tidak dilengkapi dengan menu help untuk membantu user dalam
peng-input-an data.
Resiko :
• Dapat menyulitkan user jika ada modul input yang tidak dimengerti
oleh user.
Rekomendasi:
• Melengkapi sistem dengan menu help untuk membantu user dalam
meng-input data.
No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan 1. Apakah setiap laporan
memiliki tembusan ? √
-
-
2. Apakah laporan yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan dokumen sumber ?
√
-
-
96
3. Apakah laporan yang dihasilkan oleh perusahaan tetap disimpan dalam sistem ?
√
-
-
4. Apakah pencetakan laporan hanya dapat dilakukan oleh petugas yang berwenang ?
√
-
-
5. Apakah laporan yang di hasilkan didistribusikan tepat waktu ?
√
-
-
6. Apakah laporan di distribusikan kepada pihak yang berwenang ?
√
-
-
7. Apakah laporan yang salah tetap disimpan ?
- √
Laporan yang salah setelah dicetak langsung di hancurkan
8. Apakah setiap laporan yang dihasilkan diteliti kelengkapan dan keakuratannya sebelum diedarkan ke pihak yang berwenang ?
√
-
Adanya pengecekan terhadap laporan yang dihasilkan
Tabel 4.6 Kuesioner Pengendalian Keluaran (Output Control)
Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal
4.2.2 Hasil Wawancara
4.2.2.1 Pengendalian Keamanan (Pengendalian Umum)
1. Apakah perusahaan telah melakukan pengasuransian terhadap
seluruh aset perusahaan ?
Jawaban : Perusahaan telah mengasuransikan aset perusahaan,
untuk karyawan diasuransikan kepada JAMSOSTEK, kendaraan
kepada Garda OTO.
2. Apakah Sistem Informasi (Komputer) didalam perusahaan telah
dilengkapi dengan Anti Virus ?
Jawaban : Sudah, kami menggunakan antivirus Norton 2006.
97
3. Apakah perusahaan selalu melakukan update terhadap program
antivirus ?
Jawaban : Ya, kami melakukannnya setiap seminggu sekali.
4. Apakah pada saat user melakukan login kedalam aplikasi terdapat
suatu user name dan password didalamnya ?
Jawaban : Ya, semua aplikasi didalam perusahaan menggunakan
user name dan password ketika user ingin menggunakan aplikasi.
5. Dimana media Back-Up data disimpan ?
Jawaban : Back-up data tersimpan didalam CPU khusus untuk
menyimpan data back-up perusahaan dan eksternal hardisk milik
Direktur Utama.
6. apakah ruang dimana aset perusahaan berada, bebas dari kebocoran
ketika hujan ?
Jawab : Ya, ruangan aset perusahaan berada, bebas dari kebocoran
ketika hujan.
4.2.2.2 Pengendalian Aplikasi
4.2.2.2.1 Pengendalian Batasan (Boundary Control)
1. Apakah terdapat sistem otorisasi pada saat melakukan login
kedalam aplikasi ?
Jawaban : Ya, dengan adanya otorisasi password yang
dipakai untuk mencegah penyalahgunaan sistem oleh pihak
yang tidak berwenang.
98
2. Apakah terdapat kebijakan untuk merubah password secara
periodik ?
Jawaban : Tidak, kami tidak menyarankan kepada setiap
karyawan untuk merubah password mereka masing –
masing secara periodik, tetapi memberikan kepercayaan
kepada mereka untuk menyimpan user name dan
passwordnya sendiri.
3. Password yang digunakan apakah berupa angka, huruf, atau
bisa kedua – duanya ?
Jawaban : Bisa kedua – duanya, tidak ada ketetapan
tersendiri.
4. Apakah terdapat ketentuan mengenai ukuran panjang
password ?
Jawaban : Ya, kami menentukan panjang password minimal
5 karakter dan maksimal 8 karakter.
4.2.2.2.2 Pengendalian Masukan (Input Control)
1. Apakah terdapat prosedur operasi tetap untuk memasukkan
data transaksi penjualan ?
Jawaban : Ada, prosedur operasi tetap yang ada didalam
perusahaan adalah dengan adanya otorisasi password ketika
data akan di-input kedalam sistem.
2. Apa yang menjadi penyebab kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam peng-input-an data transaksi penjualan ?
99
Jawaban : Kesalahan dalam meng-input data transaksi
penjualan dapat disebabkan karena kesalahan dari user itu
sendiri (human error). Misalnya kesalahan didalam
penulisan jumlah angka.
3. Apakah dokumen sumber dirancang dengan format khusus ?
Jawaban : Ya, dokumen sumber dirancang dengan format
khusus agar mudah dipahami dan mudah dalam proses peng-
input-an data.
4. Apakah tampilan menu disusun secara sistematis dan mudah
dipahami ?
Jawaban : Menurut kami memang seperti itu, karena kami
berupaya agar setiap karyawan yang menggunakan aplikasi
penjualan dapat mengoperasikannya dengan mudah.
5. Apakah didalam peng-input-an kedalam sistem harus
disesuaikan dengan dokumen sumber ?
Jawaban : Ya, memang sudah seharusnya disesuaikan
dengan dokumen sumber.
6. Tindakan apa yang dilakukan untuk menghindari terjadinya
redudancy data ?
Jawaban : Dengan adanya mekanisme yang aman dalam
peng-input-an data transaksi penjualan, seperti melakukan
pemberian tanda otorisasi terhadap dokumen yang telah di-
input.
100
7. Apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap
dokumen sumber yang telah digunakan ?
Jawaban : Ya, Kami melakukan penyimpanan atau
pengarsipan terhadap dokumen sumber yang telah
digunakan sebagai bukti terhadap laporan yang telah di buat.
4.2.2.2.3 Pengendalian Keluaran (Output Control)
1. Apakah setiap laporan yang dihasilkan di awasi dengan
ketat?
Jawaban : Ya, karena setiap laporan yang dihasilkan harus di
otorisasi dahulu oleh pihak yang berwenang guna
melakukan pemeriksaan ulang terhadap laporan yang
dihasilkan.
2. Apakah setiap laporan yang dihasilkan selalu didistribusikan
sesuai dengan periode yang ditentukan ?
Jawaban : Ya, karena didalam perusahaan kami setiap
harinya harus dibuat laporan harian dan setelah selesai
langsung diberikan kepada bagian accounting.
3. Apakah setiap laporan yang dihasilkan selalu diberi
keterangan seperti judul laporan, waktu dan tanggal
dibuatnya laporan tersebut ?
Jawaban : Ya, karena keterangan tersebut sangat penting
guna mengetahui alur laporan yang dihasilkan.
101
4. Apakah setiap laporan yang dihasilkan sesuai dengan data
yang di-input kedalam komputer dan dokumen sumber ?
Jawaban : Ya, sebab setiap laporan yang dihasilkan sebelum
dicetak harus disesuaikan lagi dengan dokumen sumber dan
data yang di-input.
4.2.3 Hasil Observasi
4.2.3.1 Pengendalian Keamanan (Pengendalian Umum)
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan terhadap PT. Dell Pan
Tunggal tentang pengendalian keamanan maka dapat di tentukan
beberapa hal, yaitu:
1. Telah tersedia tabung pemadam kebakaran sebanyak 4 buah.
2. PT Dell Pan Tunggal telah didirikan dengan kokoh dan di tempat
yang jarang terjadi gempa serta banjir.
3. Terdapat 3 petugas keamanan.
4. Setiap komputer telah menggunakan stabilizer.
5. Menggunakan anti virus Norton 2006.
6. Ruang komputer telah dilengkapi AC, printer, mesin fotocopy,
dan alat - alat komunikasi yang diletakkan di tempat yang
strategis.
7. Terdapat peringatan bagi karyawan untuk tidak membawa
makanan dan minuman ketika menggunakan komputer.
102
4.2.3.2 Pengendalian Aplikasi
4.2.3.2.1 Pengendalian Batasan (Boundary Control)
Berdasarkan hasil pengamatan ke perusahaan tentang
pengendalian batasan ditemukan beberapa hal, yaitu :
1. Setiap karyawan bagian penjualan telah memiliki password
dan username tersendiri untuk login kedalam aplikasi
penjualan.
2. Terdapat peringatan dalam sistem bila terjadi kesalahan
dalam pengisian password.
3. Penggantian password mudah dilakukan karena apabila
seorang karyawan dibagian penjualan ketika ingin merubah
password-nya cukup mengatakannya kepada bagian IT lalu
bagian Bagian IT akan menunjukkan aplikasi yang berfungsi
untuk merubah password dan karyawan tersebut akan meng-
input username dan passwordnya yang baru.
4. Tampilan password di layar berubah menjadi symbol.
5. Ada pembatasan pada pengisian password minimal 5
karakter dan maksimal 8 karakter.
4.2.3.2.2 Pengendalian Masukan (Input Control)
Berdasarkan hasil pengamatan ke perusahaan tentang
pengendalian input ditemukan beberapa hal, yaitu :
1. Untuk masuk sistem (login) telah digunakan username dan
password.
103
2. Terdapat 2 komputer yang digunakan untuk meng-input data
penjualan ke dalam sistem.
3. Peng-input-an data menggunakan keyboard.
4. Terdapat daftar petunjuk tombol untuk membantu user
didalam melakukan peng-input-an data.
4.2.3.2.3 Pengendalian keluaran (Output Control)
Berdasarkan hasil pengamatan ke perusahaan tentang
pengendalian output ditemukan beberapa hal, yaitu :
1. Untuk setiap dokumen yang dihasilkan telah memiliki
tembusan atau rangkap.
2. Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan tetap disimpan
dalam sistem.
3. Laporan yang dihasilkan mudah dimengerti oleh yang
menggunakannya.
4. Dibagian penjualan, setiap selesai mencetak laporan, hasil
laporan tersebut langsung di cek ulang guna memastikan
kebenaran data yang ada didalamnya.
Berdasarkan hasil pengamatan terhadap laporan dan dokumen
yang diperoleh dari perusahaan tentang pengendalian output dapat
ditemukan beberapa hal :
104
• Laporan telah mencantumkan :
Judul laporan.
Periode laporan.
Hari, tanggal, bulan, tahun dan waktu cetak laporan.
Nama perusahaan.
Nomor halaman.
Tanda akhir laporan.
• Dokumen telah mencantumkan :
Judul dokumen.
Nomor urut dokumen.
Tanggal dokumen.
Kolom pilihan cara pembayaran.
Kolom tandatangan.
• Laporan belum mencantumkan :
Nama pencetak dan bagiannya.
• Dokumen belum mencantumkan :
Kolom tandatangan tidak ada nama bagiannya.
Tidak terdapat nomor urut tercetak tetapi hanya ada
kolom untuk mengisi nomor urut.
105
Temuan audit berdasarkan hasil observasi terhadap laporan dan
dokumen, yaitu :
Temuan Negatif :
• Laporan yang dihasilkan belum mencantumkan nama
pencetak dan bagiannya. Temuan ini menggambarkan resiko
sedang.
• Didalam dokumen tidak terdapat nomor urut tercetak yang
ada hanya kolom untuk mengisi nomor dokumen. Temuan
ini menggambarkan resiko sedang.
Resiko Audit :
• Pencetakan laporan dapat dilakukan oleh karyawan yang
tidak memiliki otoritas maka akan timbul resiko terjadinya
penyalahgunaan pencetakan laporan yang tidak sah. Laporan
yang tidak ada nama pencetak dan bagiannya akan
menghasilkan laporan yang tidak dapat dipercaya dan tidak
akurat.
• Dokumen yang tidak memiliki nomor urut tercetak otomatis
maka akan menyebabkan manipulasi data atau data ganda.
Dokumen tersebut dapat disalahgunakan oleh pihak yang
tidak berwenang.
106
Rekomendasi :
• Sebaiknya laporan tersebut dicantumkan nama pencetak
laporan dan bagiannya guna mengetahui siapa yang
melakukan pencetakan.
• Sebaiknya setiap dokumen dicantumkan nomor urut
tercetak.
4.3 Matrik temuan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi
Adapun matrik temuan atas audit pengendalian umum dan pengendalian aplikasi atas
sistem informasi penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal adalah sebagai berikut :
107
Nama Objek Audit : PT. DELL PAN TUNGGAL
Kegiatan yang dijalani : Wawancara, Observasi, Kuisioner
Waktu : September 2007 sampai Januari 2008
No. Temuan Audit Resiko Rekomendasi Tindak Lanjut Kategori 1. Didalam gedung perusahaan
belum dilengkapi dengan alarm kebakaran dan alat pemadam kebakaran yang bekerja secara otomatis
Jika terjadi kebakaran dan perusahaan tidak memiliki alarm kebakaran serta alat pemadam kebakaran otomatis, maka api akan cepat membesar dan sulit memadamkan api yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan
Perlu disediakan alarm kebakaran otomatis dan detector asap didalam gedung dan diperlukan pengecekan rutin minimal 6 bulan sekali dan pemeliharaan terhadap sistem perlindungan kebakaran dan memastikan pemadam kebakaran berfungsi dengan baik
Pihak Manajemen Medium
2. Disetiap ruang tempat asset sistem informasi belum terdapat kamera pengawas
Jika terjadi suatu pencurian terhadap asset sistem informasi yang dimiliki perusahaan, maka akan sulit untuk mengungkap pelaku dan membuat suatu pembuktian
Diruang kerja dan ruangan tempat penyimpanan asset - asset perusahaan diberi kamera pengawas minimal ada 1 kamera pengawas
Pihak Manajemen Medium
107
108
3. Setiap komputer tidak dilakukan scan virus secara rutin.
Jika scan virus komputer jarang dilakukan dapat menyebabkan data yang tersimpan di dalam komputer dapat terkena virus dan data akan dapat rusak ataupun hilang
Sebaiknya setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin yaitu minimal 1 minggu sekali
Bagian IT Medium
4. Setiap komputer belum dilengkapi dengan UPS
Tidak terdapat UPS, maka hardware komputer dapat cepat rusak dan data yang sedang diproses didalam komputer dapat hilang akibat terjadinya mati listrik
Setiap komputer sebaiknya dilengkapi dengan UPS guna mengantisipasi komputer mati secara mendadak ketika terjadinya mati listrik
Bagian IT Low
5. Tidak ada penggantian password secara rutin oleh pihak yang bersangkutan
Password yang tidak diganti secara rutin akan menyebabkan data dapat dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas, kerahasiaan, dan ketersediaan informasi tidak terjamin
Sebaiknya password diganti secara rutin maksimal 6 bulan sekali supaya tidak terjadi penyalahgunaan akses sistem oleh orang yang tidak berwenang akibat diketahuinya password dari si user
Pihak Manajemen Medium
6. Sistem tidak dilengkapi dengan menu help untuk membantu user dalam peng-input-an data
Dapat menyulitkan user jika ada modul input yang tidak dimengerti oleh user
Melengkapi sistem dengan menu help untuk membantu user dalam meng-input data.
Bagian IT Low
108
109
7. Didalam dokumen sumber tidak dilengkapi dengan nomor urut tercetak
Dokumendapat disalahgunakan atau dapat dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang serta dapat menyebabkan redudancy data
Sebaiknya setiap dokumen yang dibuat atau dicetak sebaiknya dilengkapi dengan nomor urut tercetak
Pihak Manajemen Medium
8. Laporan yang dihasilkan belum mencantumkan nama pencetak dan bagiannya.
Pencetakan laporan dapat dilakukan oleh karyawan yang tidak memiliki otoritas maka akan timbul resiko terjadinya penyalahgunaan pencetakan laporan yang tidak sah. Laporan yang tidak ada nama pencetak dan bagiannya akan menghasilkan laporan yang tidak dapat dipercaya dan tidak akurat
Sebaiknya laporan tersebut dicantumkan nama pencetak laporan dan bagiannya guna mengetahui siapa yang melakukan pencetakan
Pihak Manajemen Medium
Table 4.7 : Matrik Temuan Audit
109
110
4.4 Pengujian Substantif
Penulis telah mendapatkan informasi mengenai laporan penjualan harian yang
lengkap, sehingga penulis melakukan pengujuan subtantif terhadap laporan
penjualan harian pada PT. Dell Pan Tunggal dengan menggunakan suatu alat hitung
yang berupa kalkulator, adalah sebagai berikut :
CV. ADHI GRAFIKA Komp. Ruko Modern Blok CR-26 - Cipondoh Penjualan Harian Per 11 Desember 2007 Penjualan Bersih : 11.048.025 Penjualan Kredit : 3.004.500 – Pembayaran DP tunai : 85.000 + Pembayaran Piut. Tunai : 1.593.775 + Saldo Awal Kas : 1.000.000 + Biaya Operasi : 505.500 – Uang dalam Kas : 10.216.800
RINCIAN BIAYA OPERASI
Bensin Kijang : 100.000 Parkir : 1.000 Obat Lipitor : 154.000 Keran + Thiner utk kamar mandi : 18.500 VIT : 14.000 Obat Kantor : 20.500 Bedak Mesin Potong : 7.000 Um. Nana : 20.000 Makanan Kecil : 20.000 Bayar Listrik Banjar Wijaya : 72.500 Bon sementara Beli Roda Mesin : 200.000 Parkir : 1.000 Saldo Awal : (123.000) Total Biaya Operasi 505.500
Hasil yang didapat setelah melakukan pengujian subtantif adalah benar, yang
diambil dari Laporan Penjualan Harian per 11 Desember 2007.
111
4.5 Laporan Audit
Kepada : PT. Dell Pan Tunggal
Perihal : Laporan Hasil Audit Sistem Informasi Penjualan
Periode : September 2007 sampai Januari 2008
LAPORAN AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA PT. DELL PAN TUNGGAL
Oleh : Denny Rachman
Dedi Setiawan
Fredy Salim
Januari 2008
112
I. Tujuan
Tujuan dari audit sistem informasi penjualan adalah sebagai berikut :
1. Mengaudit Sistem Informasi Penjualan guna menemukan kekurangan dan
kelemahan didalamnya.
2. Mengidentifikasi Masalah yang timbul dari Sistem Informasi Penjualan.
3. Mengetahui apakah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
didalamnya telah memadai bagi perusahaan.
4. Memastikan bahwa sistem menghasilkan output yang tepat waktu dan
sesuai dengan input sehingga dapat dipercaya oleh yang bersangkutan atau
pihak yang menggunakan (Perusahaan).
5. Menghasilkan laporan Audit Sistem Informasi bagi PT. Dell Pan Tunggal.
II. Ruang Lingkup
Untuk mengarahkan penyusunan dan penulisan laporan audit ini, penulis merasa
perlu membatasi ruang lingkup penelitian, yaitu meliputi sebagai berikut :
1. Audit terhadap sistem informasi penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal,
untuk transaksi penjualan tunai dan penjualan kredit. Tidak membahas
mengenai retur penjualan.
2. Pelaksanaan audit dilakukan dengan metode Arround The Computer
dimana proses Peng-auditan-an sistem informasi penjualan pada PT. Dell
Pan Tunggal ini dilakukan dengan cara pengecekan output yang dihasilkan
dan disesuaikan dengan input yang dilakukan.
3. Sistem pengendalian internal berbasis komputer pada PT. Dell Pan Tunggal
yang meliputi Pengendalian Umum (general control) dan Pengendalian
113
Aplikasi (application control). Pembahasan Pengendalian Umum (general
control) dibatasi hanya pada Pengendalian Keamanan (security control).
Sedangkan Pengendalian Aplikasi (application control) membahas tentang
Pengendalian Batasan (boundary control), Pengendalian Masukan (input
control), Pengendalian Keluaran (output control).
III. Metode Penelitian
Untuk mengumpulkan data digunakan beberapa teknik yaitu :
a. Study Pustaka (Library Research)
Yaitu penelitian yang dilakukan penulis untuk memperoleh data secara
tertulis mengenai penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan
menelaah buku - buku, literatur dan tulisan - tulisan ilmiah yang
berhubungan dengan judul skripsi.
b. Study Lapangan (Field Research)
Dalam hal ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap perusahaan
yang menjadi obyek penelitian agar mendapatkan informasi dan data yang
lebih akurat.
Dalam penelitian lapangan ini, digunakan tiga metode yaitu :
a) Wawancara (interview)
Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara
terhadap karyawan dan pihak manajemen perusahaan yang
bersangkutan dengan obyek penelitian.
114
b) Pengamatan (observation)
Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan
pengamatan langsung terhadap kegiatan - kegiatan yang dilakukan
oleh perusahaan yang berhubungan dengan obyek penelitian.
c) Kuesioner (questionare)
Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan memberikan daftar
pertanyaan secara tertulis kepada pihak yang berhubungan dengan
obyek penelitian.
IV. Hasil Audit
Hasil analisis berupa hasil observasi, wawancara serta kuesioner pengendalian
keamanan, pengendalian batasan, pengendalian masukan, pengendalian keluaran
dan temuan kelemahan - kelemahan dari sistem informasi penjualan pada PT.
Dell Pan Tunggal serta rekomendasi yang diberikan untuk memperbaikinya.
Kelemahan - kelemahan, resiko serta rekomendasi dapat dilihat pada tabel
dibawah ini.
1. Pengendalian Keamanan (Security Control) No. Temuan Audit Resiko Rekomendasi 1. Didalam gedung
perusahaan belum dilengkapi dengan alarm kebakaran dan alat pemadam kebakaran yang bekerja secara otomatis
Jika terjadi kebakaran dan perusahaan tidak memiliki alarm kebakaran serta alat pemadam kebakaran otomatis, maka api akan cepat membesar dan sulit memadamkan api yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan
Perlu disediakan alarm kebakaran otomatis dan detector asap didalam gedung dan diperlukan pengecekan rutin minimal 6 bulan sekali dan pemeliharaan terhadap sistem perlindungan kebakaran dan memastikan pemadam kebakaran berfungsi dengan baik.
115
2. Disetiap ruang tempat asset sistem informasi belum terdapat kamera pengawas
Jika terjadi suatu pencurian terhadap asset sistem informasi yang dimiliki perusahaan, maka akan sulit untuk mengungkap pelaku dan membuat suatu pembuktian
Diruang kerja dan ruangan tempat penyimpanan asset - asset perusahaan diberi kamera pengawas minimal ada 1 kamera pengawas.
3. Setiap komputer tidak dilakukan scan virus secara rutin.
Jika scan virus komputer jarang dilakukan dapat menyebabkan data yang tersimpan di dalam komputer dapat terkena virus dan data akan dapat rusak ataupun hilang
Sebaiknya setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin yaitu minimal 1 minggu sekali
4. Setiap komputer belum dilengkapi dengan UPS
Tidak terdapat UPS, maka hardware komputer dapat cepat rusak dan data yang sedang diproses didalam komputer dapat hilang akibat terjadinya mati listrik
Setiap komputer sebaiknya dilengkapi dengan UPS guna mengantisipasi komputer mati secara mendadak ketika terjadinya mati listrik
2. Pengendalian Batasan (Boundary Control)
No. Temuan Audit Resiko Rekomendasi 1. Tidak ada penggantian
password secara rutin oleh pihak yang bersangkutan
Password yang tidak diganti secara rutin akan menyebabkan data dapat dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas, kerahasiaan, dan ketersediaan informasi tidak terjamin
Sebaiknya password diganti secara rutin maksimal 6 bulan sekali supaya tidak terjadi penyalahgunaan akses sistem oleh orang yang tidak berwenang akibat diketahuinya password dari si user
3. Pengendalian Masukan (Input Control)
No. Temuan Audit Resiko Rekomendasi 1. Sistem tidak dilengkapi
dengan menu help untuk membantu user dalam peng-input-an data
Dapat menyulitkan user jika ada modul input yang tidak dimengerti oleh user
Melengkapi sistem dengan menu help untuk membantu user dalam meng-input data
116
4. Pengendalian Keluaran (Output Control) No. Temuan Audit Resiko Rekomendasi 1. Didalam dokumen
sumber tidak dilengkapi dengan nomor urut tercetak
Dokumen dapat disalahgunakan atau dapat dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang serta dapat menyebabkan redudancy data
Sebaiknya setiap dokumen yang dibuat atau dicetak sebaiknya dilengkapi dengan nomor urut tercetak
2. Laporan yang dihasilkan belum mencantumkan nama pencetak dan bagiannya.
Pencetakan laporan dapat dilakukan oleh karyawan yang tidak memiliki otoritas maka akan timbul resiko terjadinya penyalahgunaan pencetakan laporan yang tidak sah. Laporan yang tidak ada nama pencetak dan bagiannya akan menghasilkan laporan yang tidak dapat dipercaya dan tidak akurat
Sebaiknya laporan tersebut dicantumkan nama pencetak laporan dan bagiannya guna mengetahui siapa yang melakukan pencetakan
V. Simpulan
Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal adalah baik. Dari hasil audit
yang telah dilakukan atas sistem penjualan, tidak ditemukan resiko – resiko
potensial yang akan mempengaruhi proses dari sistem penjualan tersebut.
Jakarta, Januari 2008
Tim Audit