Bab 3 Mico Revisi1

BAB IIIANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Sejarah singkat Baby Scots Qanita Collection

Baby Scots Qanita Collection adalah toko yang bergerak dibidang usaha penjualan perlengkapan bayi seperti pakaian, sepatu, topi, gendongan bayi. Toko ini didirikan pada tahun 2011 oleh Ibu Ani Puji Lestari yang terletak di Jalan Raya Karangjati Pringapus Km.2, Karangjati.Baby Scots Qanita Collection memiliki misi sebagai berikut :a. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif disertai dengan sikap dan tindakan yang positif untuk mencapai Visi perusahaan.

b. Meningkatkan laba perusahaan dari waktu- kewaktu.

c. Menawarkan beberapa jenis produk yang bermutu kepada pelanggan.

d. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.3.1.1. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.2. Diskripsi Tugas 1. Pimpinana. Mengkoordinasi kegiatan dalam organisasi agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.b. Menerima dan memeriksa semua laporan dari masing masing bagian.

c. Memeriksa dan mengesahkan semua transaksi penjualan dan pembelian.

2. Keuangana. Mencatat transaksi baik internal maupun eksternal seperti data pembayaran gaji, biaya operasional, data piutang dan hutang serta pembayarannya.

b. Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan rugi / laba, dan laporan perubahan modal setiap periode.

c. Membuat laporan perpajakan baik yang bersifat bulanan maupun tahunan.3. Administrasi

a. Membuat daftar karyawan yang bekerja.

b. Mengarsip struk gaji untuk setiap karyawan yang bekerja.

c. Memberikan laporan kepada pimpinan mengenai karyawan yang bekerja.d. Berhubungan langsung dengan pelanggan.3.2. Analisa Sistem

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.3.2.1. Analisis Sistem yang Ada

Dalam penelitian ini objek yang penulis analisis adalah bagaimana membangun sistem informasi penggajian, terutama sistem pengolahan data absensi, gaji dan data pegawai serta dalam pembuatan laporannya. Analisis terhadap sistem yang berjalan tersebut bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, dan masalah -masalah yang dihadapi .Adapun prosedur yang terlibat dalam sistem pengolahan data dan penggajian pegawai ini, yaitu :1. Prosedur pengolahan data pegawai.

2. Prosedur pengolahan absensi pegawai.

3. Prosedur pengolahan penggajian pegawai. A. Prosedur Pengolahan Data Pegawai

Prosedur pengolahan data pegawai di toko perlengkapan bayi ini adalah sebagai berikut :

1. Pegawai menerima form pegawai dari administrasi

2. Bagian administrasi menerima form pegawai yang telah diisi oleh pegawai tersebut, kemudian administrasi mengecek form tersebut.

3. Bagian administrasi kemudian akan mengarsipkan form data pegawai

4. Bagian administrasi membuatkan laporan data pegawai dan memberikannya kepada pimpinan.

5. Pimpinan menerima laporan data pegawai kemudian memverifikasinya. Selanjutnya laporan data pegawai yang telah diverifikasi tersebut dikembalikan ke bagian administrasi.

6. Bagian administrasi menerima laporan data pegawai yang telah diverifikasi oleh pimpinan, kemudia disimpan kedalam arsip laporan data pegawai.

Gambar 3.1 Flow Of Document Pengolahan Data Pegawai

PegawaiAdministrasiPimpinan

B. Prosedur Absensi Pegawai

Prosedur pengolahan data pegawai absensi di toko perlengkapan bayi ini adalah sebagai berikut :

1. Pegawai menerima form dari administrasi.

2. Pegawai mengisi form tersebut kemudian dikembalikan ke administrasi.

3. Administrasi kemudian akan mengecek form tersebut kemudian akan dibuatkan laporan.

4. Administrasi kemudian akan membuatkan laporan dan diserahkan ke pimpinan, guna untuk di verifikasi.

5. Pimpinan kemudian memverifikasi form tersebut dan diserahkan ke administrasi. Kemudian administrasi mengarsipkan data absensi pegawai tersebut.Gambar 3.2 Flow Of Document Absensi PegawaiPegawaiAdministrasiPimpinan

C. Prosedur Penggajian Pegawai

Prosedur penggajian pegawai di toko perlengkapan bayi ini adalah sebagai berikut :

1. Bagian administrasi memeriksa atau mengecek data absensi dan data pegawai dan administrasi menyerahkan data absensi dan data pegawai ke bagian keuangan.

2. Data absensi dan data pegawai yang telah diterima oleh bagian keuangan untuk selanjutnya dibuatkan slip gaji pegawai sekaligus membuat laporan keuangan. Bagian keuangan memberikan daftar gaji dan laporan gaji ke pimpinan.

3. Pimpinan kemudian akan mengecek atau menandatangani slip gaji dan laporan gaji yang telah dibuat oleh bagian keuangan.

4. Setelah ditandatangani oleh pimpinan, slip gaji tersebut diserahkan ke bagian administrasi dan laporan gaji diserahkan ke bagian keuangan.

5. Bagian administrasi menerima slip gaji tersebut, rangkap yang pertama diberikan kepada pegawai dan yang rangkap yang kedua akan di arsipkan oleh bagian administrasi.

6. Kemudian bagian keuangan mengarsip laporan gaji yang telah ditanda tangani oleh pimpinan. Gambar 3.3 Flow Of Document Penggajian Pegawai

3.2.2. Analisa Sistem Baru

Dilihat dari sistem yang sedang berjalan, memang cukup baik pelaksanaannya. Akan tetapi dari sistem yang ada tersebut menjadi kendala di dalamnya. Kendala yang ada didalam sistem tersebut adalah sebagai berikut :1. Kegiatan pengolahan data pegawai, absensi dan gaji pegawai masih dilakukan secara manual, sehingga jika terjadi kesalahan atau kehilangan akan sulit untuk mencari dan memperbaikinya.2. Tidak ada software atau program pendukung untuk menjalankan pengolahan data, absensi dan gaji pegawai yang berjalan dengan baik.

3. Pembuatan laporan yang dibikin masih menggunakan arsip-arsip pegawai, sehingga jika terjadi kesalahan maka akan membutuhkan proses yang lama untuk memperbaikinya.4. Memudahkan dalam pembuatan laporan. Untuk itu diperlukan adanya sistem baru dengan menggunakan aplikasi sistem informasi penggajian dengan aliran dokumen sebagai berikut :

Gambar 3.4 Flow of Document sistem baru pengolahan data pegawai


Gambar 3.5 Flow of Document sistem baru absensi pegawai


Gambar 3.6 Flow of Document sistem baru penggajian pegawai

3.3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk mengasilkan suatu sistem yang baru atau memperbarui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Perancangan sistem dimaksudkan untuk meminimalisasi kekurangan kinerja sistem. 3.3.1. Diagram KontekGambar 3.7 Diagram Kontek Sistem Informasi Penggajian3.3.2. Data Flow Diagram Level (DFD Level)1. DFD Level 0 Sistem Informasi PenggajianGambar 3.8 DFD Level 0 Sistem Informasi Penggajian2. DFD Level 1

a. DFD Level 1 Proses Pendataan

Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses Pendataanb. DFD Level 2 Proses Transaksi

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses Transaksic. DFD Level 3 Proses Laporan

Gambar 3.11 DFD Level 3 Proses Laporan3.3.3. Entity Relationship Diagram

Gambar 3.12 Entity Relationship Diagram3.3.4. Normalisasi1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalization)Gambar 3.13 Tabel Bentuk Tidak Normal NIKNamaPeriodeTahunNoSlipTglStatus

101001IndahJanuari20150928205/01/15Menikah

101001Februari20157364805/02/15

102002SusanJanuari20154253505/01/15Lajang

Jml AnakGaji PokokTun AnakTun AkomodasiGaji Diterima

29500003000004600001710000

3000004600001710000

082500004600001285000

2. Bentuk Normal 1 (Satu)Gambar 3.14 Tabel Bentuk Normal 1 (Satu)NIKNamaPeriodeTahunNoSlipTglStatus

10001IndahJanuari20150928205/01/15Menikah

10001IndahFebruari20157364805/02/15Menikah

10002SusanJanuari20154253505/01/15Lajang

Jml AnakGaji PokokTun AnakTun AkomodasiGaji Diterima

27154003000004600001475400

27154003000004600001475400

068400004600001144000

3. Bentuk Normal 2 (Dua)a. Tabel Pegawai

Gambar 3.15 Tabel Pegawai Bentuk Normal 2 (Dua)NIKNamaAlamatTlahirTgl LahirKelamin

10001IndahJl. Sudirman 34Semarang05/02/95Perempuan

10002SusanJl. Tendean 83Salatiga11/04/97Perempuan

StatusJml AnakPendidikanBagian

Menikah2D3Administrasi

Lajang0SMASPG

b. Tabel Absensi

Gambar 3.16 Tabel Absensi Bentuk Normal 2 (Dua)IdabsenNIKHadir

011000123

021000223

c. Tabel GajiGambar 3.17 Tabel Gaji Bentuk Normal 2 (Dua)NoslipPeriodeTahunTglIdabsen

09282Januari201505/01/1501

42535Januari201505/01/1502

3.3.5. Tabel RelasiGambar 3.18 Tabel Relasi Sistem Informasi PenggajianTabel Pegawai

NIK *

Nama

Alamat

Tlahir

Tgl Lahir

Kelamin

Status

Jml Anak

Pendidikan

Bagian

Tabel Absensi

IdAbsen *

NIK **

Hadir

Tabel Gaji

Noslip *

Periode

Tahun

Tgl

IdAbsen **

3.3.6. Kamus Dataa. Nama Tabel:PegawaiFungsi:Mencatat data pegawai

Pegawai = nik+nama+alamat+Tlahir+Tgllahir+kelamin+status

+jmlanak+pendidikan+bagianNIK =5 {text} 5

Nama= 1 {text} 25

Alamat=1 {text} 40

Tlahir= 1 {text} 20

Tgllahir=8 {date/time} 8

Kelamin= 1 {text} 10Status=1 {text} 10

Jmlanak= 1 {integer} 2

Penddidikan=1 {text} 12

Bagian=1 {text} 10

Keterangan :

Text : A-Z, a-z, 0-9

Date/time : dd/mm/yyyy

Integer : 0 9b. Nama Tabel:Absensi

Fungsi:Mencatat absensi kehadiran pegawai

Absensi = idabsen + NIK + Hadir Idabsen=5 {text} 5

NIK= 1 {text} 5

Hadir=1 {integer} 2Keterangan :


Integer : 0 9

c. Nama Tabel:Gaji

Fungsi:Menghasilkan daftar gaji dan slip gaji

gaji= noslip + periode + tahun + idabsen

Noslip= 1 {text} 5

Periode=1 {text} 9

Tahun=1 {text} 4

Idabsen=5 {text} 5Keterangan :


Date/time : dd/mm/yyyy3.3.7. Perancangan Basis Data1. Tabel PegawaiGambar 3.19 Tabel Perancangan Pegawai Basis DataFieldTypeSizeKeterangan

NIKText5Nomor Induk Karyawan

NamaText25Nama Pegawai

AlamatText40Alamat Tinggal

TlahirText20Tempat Lahir

Tgl LahirDate/time8Tanggal Lahir

KelaminText10Jenis Kelamin

StatusText10Status Perkawinan

JmlAnakInteger2Jumlah Anak

PendidikanText12Pendidikan Akhir

BagianText10Bagian

2. Tabel AbsensiGambar 3.20 Tabel Perancangan Absensi Basis DataFieldTypeSizeKeterangan

IdAbsenText5No Id Absensi

NIKText5No Induk

HadirInteger2Jumlah Hadir

3. Tabel GajiGambar 3.21 Tabel Perancangan Gaji Basis DataFieldTypeSizeKeterangan

NoslipText5No. Slip Gaji

PeriodeText9Periode Gaji

TahunText4Tahun Gaji

IdAbsenText5No Id Absensi

3.3.8. Desain Input1. Form Pegawai

Gambar 3.22 Desain Input Form Data Pegawai

2. Form Absensi

Gambar 3.22 Desain Input Form Absensi3. Form Gaji

Gambar 3.23 Desain Input Form Gaji 3.3.9. Desain Output1. Laporan Data Pegawai

Gambar 3.24 Desain Output Laporan Data Pegawai 2. Laporan Absensi Pegawai

Gambar 3.25 Desain Output Laporan Absensi Pegawai3. Laporan Penggajian

Gambar 3.26 Desain Output Laporan Gaji Pegawai4. Slip GajiGambar 3.27 Slip GajiPimpinan

Keuangan

Administrasi

Form Data Pegawai

Form Data Pegawai

Mengisi Form Data Pegawai

Form Data Pegawai setelah diisi


Pengecekan dan Membuat Lap. Data Pegawai


A

Laporan Data Pegawai


Verifikasi data pegawai


A

A


A

Form Absensi Pegawai

Mengisi Absensi Pegawai

Form Absensi Pegawai setelah diisi

Laporan Absensi Pegawai


Pengecekan dan Membuat Lap. Absensi Pegawai

A

A

A

Absensi Pegawai


FormAbsensi Pegawai


Verifikasi absensi pegawai


A

D

D

D

D

Form Data Pegawai

Mengisi Form Data Pegawai


pegawai


Entri data pegawai

A


A

A



Form Data Pegawai

A


Verifikasi data pegawai


Form Data Absensi

Mengisi Absensi Pegawai


Form Data Absensi

Absensi


A


A

Entri data absensi pegawai

A

Absensi Pegawai



Verifikasi absensi pegawai


A

D

D

D

D

ENTRI DATA PEGAWAI

No. Induk

Nama Pegawai

Alamat

Tempat Lahir

Tanggal Lahir

Jenis Kelamin

Status Perkawinan

Jumlah Anak

Pendidikan Akhir

Bagian

ABSENSI KEHADIRAN PEGAWAI

Id Absensi

No. Induk

Nama Pegawai

Jumlah Hadir

Cetak

Batal

Simpan

Baru

Keluar

Cari

PEMBAYARAN GAJI PEGAWAI

No. Slip Gaji

Periode Bulan

Tahun

Id Absen

No. Induk

Nama Pegawai

GAJI POKOK

Laporan Bulanan Gaji Pegawai

Tahun : 2015

Periode : Mei

No Slip NIK Nama Anak Kehadiran Gaji Pokok Tunj Anak Tunj Akomodasi Total Gaji

00001 43001 Indah 2 24 715.400 300.000 480.000 1.495.400

00002 43002 Andri 0 24 684.000 0 480.000 1.164.000

1.399.400 300.000 960.000 2.659.400

Laporan Bulanan Absensi Pegawai

Id NIKNamaJml Hadir

AB001 43001Indah 24

AB002 43002Andri 24


NIK Nama Alamat Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Status Anak Pendidikan Bagian

43001 Indah Jl. Anggrek 3 Semarang 12-09-1990 Perempuan Menikah 2 D3 Administrasi

43002 Andri Jl. Mangga 28 Kudus 23-04-1990 Laki-laki Lajang 0 SMA SPG

Slip Gaji

No Slip:00001

Periode:Mei

Tahun:2015

NIK:43001

Nama:Indah

Jumlah Anak:2

Jumlah Hadir:24 Hari

Gaji Pokok:Rp. 715.400

Tunjangan Anak:Rp. 300.000

Tunjangan Akomodasi:Rp. 480.000

Total Gaji Diterima:Rp. 1.495.400

Hapus

_1503074695.vsdPegawai

Administrasi

Keuangan

Pimpinan

Data Absensi

1

1

Data Absensi

Membuat Gaji

Data Absensi

2

1Slip Gaji

2

2Slip Gaji

2

Verifikasi

1Slip Gaji

2Slip Gaji

1Slip Gaji

3

3

2Slip Gaji

1Slip Gaji

4

4

1Slip Gaji

Lap Gaji

Lap Gaji

Lap Gaji

5

5

Lap Gaji

Data Pegawai

Data pegawai

Data Pegawai


Administrasi

Keuangan

Pimpinan

Data Absensi

Entri Data Gaji

Penggajian

Data Absensi

Data Pegawai

Proses Cetak Slip dan Laporan Gaji

2Slip Gaji

1Slip Gaji

Laporan Gaji

1

1

2Slip Gaji

1Slip Gaji

Laporan Gaji

Pengesahan

2Slip Gaji

1Slip Gaji

Laporan Gaji

3

4

1Slip Gaji

2

2

Laporan Gaji

3

2Slip Gaji

1Slip Gaji

4

Data Pegawai


Absensi

memiliki

Gaji

mendapatkan

1

N

1

N

* NIK

Nama

Tlahir

Alamat

Tgllahir

Status

Kelamin

Pendidikan

Jmlanak

Bagian

NIK

* Idabsen

Hadir

Idabsen

Tahun

Tanggal

Idabsen

Periode

Idabsen

* Noslip

NIK

Idabsen

Noslip

Bab 3 Mico Revisi1

Documents

Transcript of Bab 3 Mico Revisi1