BAB 3 INVENTARISASI PERBEKALAN

Bab 3. Inventarisasi Perbekalan 525252

52

INVENTARISASIINVENTARISASIINVENTARISASI

INVENTARISASI

PERBEKALANPERBEKALANPERBEKALAN

PERBEKALAN

Salah satu sumber penyebab terjadinya pemborosan dalam suatu organisasi adalah

tidak dilaksanakannya inventarisasi barang/perbekalan secara teliti, tertib, dan benar.

Dengan tidak ada nya ketelitian dan ketertiban dalam inventarisasi perbekalan maka

keberadaan dan penggunaan perbekalan yang telah diadakan maupun telah disalurkan

kepada unit-unit kerja tidak dapat dikontrol secara optimal sehingga tidak terjaminnya

keamanan dan keselamatan perbekalan. Ketidaktelitian dan ketidaktertiban dalam

inventarisasi perbekalan juga bisa menimbulkan proses kerja yang tidak efektif dan efisien

pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Dampak ke semuanya tentu bisa

menimbulkan inefisiensi organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian, kegiatan inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan yang tidak

boleh diabaikan dalam Manajemen Perbekalan, bahkan harus mendapat perhatian secara

proporsional dan diimplementasikan secara optimal.

A.A.A.

A.

PengertianPengertianPengertian

Pengertian

dandandan

dan

ManfaatManfaatManfaat

Manfaat

InventarisasiInventarisasiInventarisasi

Inventarisasi

PerbekalanPerbekalanPerbekalan

Perbekalan

Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas

seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh

dari usaha pembuatan sendiri, pem belian, pertukaran, hadiah, maupun hibah, baik

berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga,

tempat, dan kondisi, serta perubahan perubahan yang terjadi guna mendukung proses

pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi

dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Dapat ditegaskan bahwa dengan inventarisasi perbekalan akan menyediakan

berbagai informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan. Informasi tersebut selain

dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian

perbekalan, juga dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan

ber kaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan. Tindakan- tindakan

333

3


53

manajemen perbekalan tersebut antara lain dalam peng adaan, distribusi, ataupun

penghapusan perbekalan.

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukan nya inventarisasi

perbekalan secara baik. Beberapa manfaat tersebut meliputi:

1.1.1.

1.

MemberikanMemberikanMemberikan

Memberikan

informasi/keteranganinformasi/keteranganinformasi/keterangan

informasi/keterangan

bagibagibagi

bagi

yangyangyang

yang

mem bacanyamem bacanyamem bacanya

mem bacanya

Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organi sasi maka dapat

diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan

jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya,

maupun nilainya.

2.2.2.

2.

MenjaminMenjaminMenjamin

Menjamin

keamanankeamanankeamanan

keamanan

perbekalanperbekalanperbekalan

perbekalan

Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/ dikuasai/diurus

secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaan barang setiap saat dapat

dicek/dikontrol sehingga risiko hilang atau diselewengkan akan bisa

dikurangi/dihindari.

3.3.3.

3.

MemberikanMemberikanMemberikan

Memberikan

masukanmasukanmasukan

masukan

untukuntukuntuk

untuk

pengambilanpengambilanpengambilan

pengambilan

keputusankeputusankeputusan

keputusan

dalamdalamdalam

dalam

manajemenmanajemenmanajemen

manajemen

perbekalanperbekalanperbekalan

perbekalan

Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat

melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan,

kondisi, maupun biaya operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya

inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan

perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan

perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem

pengendalian/ pengawasan perbekalan yang diterapkan.

4.4.4.

4.

SebagaiSebagaiSebagai

Sebagai

alatalatalat

alat

pertanggungjawabanpertanggungjawabanpertanggungjawaban

pertanggungjawaban

Dengan inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar dapat me nyediakan bukti-

bukti administratif dalam penyelenggaraan pe ngelolaan perbekalan sehingga

sewaktu-waktu diminta ataupun ter jadi permasalahan berkaitan dengan

penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan

dapat mempertanggung jawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti

administratif yang ada.


54

B.B.B.

B.

Klasifikasi,Klasifikasi,Klasifikasi,

Klasifikasi,

NomorNomorNomor

Nomor

KodeKodeKode

Kode

Barang,Barang,Barang,

Barang,

dandandan

dan

NomorNomorNomor

Nomor

InventarisInventarisInventaris

Inventaris

BarangBarangBarang

Barang

Untuk mempermudah pencatatan perbekalan, sekaligus guna mempermudah

untuk pengenalan maupun pengklasifikasian perbekalan, perbekalan yang dimiliki

organisasi harus dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Pada dasarnya

penggolongan atas barang-barang dalam organisasi bergantung pada jenis usaha dan

kegiatan operasional organisasi tersebut. Dengan demi kian, setiap organisasi memiliki

kebebasan melakukan penge lompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi

tetap ber pedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan,

pengawasan, dan keselamatan dan keamanan perbekalan.

Untuk mempermudah dalam pengelompokan barang-barang kekayaan

organisasi, barang-barang kekayaan tersebut terlebih dahulu dibedakan atas barang

habis pakai (tidak tahan lama/nondurable goods) dan barang tahan lama (durable

goods).

1. Barang habis pakai adalah barang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi

dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya dalam kondisi

pemakaian normal kurang dari satu tahun. Contoh barang habis pakai ini antara

lain kertas, tinta, kapur tulis, gula, sabun, dan semacamnya.

2. Barang tahan lama adalah barang berwujud, yang biasanya bisa bertahan lama

dengan banyak kali pemakaian ataupun umur ekonomisnya untuk pemakaian

normal adalah satu tahun atau lebih. Contoh barang tahan lama ini antara lain

kulkas, televisi, radio, komputer, meja, mobil, dan semacamnya.

Kemudian, setelah mengenal pengelompokan barang secara luas tersebut,

dapat dilakukan penggolongan barang menurut jenis nya sesuai dengan bidang

usaha organisasi. Berikut ini dapat diberi kan beberapa contoh penggolongan barang

menurut jenisnya sesuai bidang usaha pokok organisasi. Suatu perusahaan yang

bergerak di bidang produksi barang, penggolongan barangnya dapat dibeda kan atas:

1. raw materials: bahan-bahan baku

2. fabricating material part: barang-barang yang masuk dalam proses produksi

setelah mengalami beberapa pengolahan

3. operating supplies: barang-barang yang membantu kelancaran proses produksi,

tetapi tidak merupakan bagian dalam hasil produksi


55

4. instalation: alat-alat produksi utama dari proses produksi

5. accessory equipment: alat alat pembantu utama instalasi instalasi

Contoh lain, di suatu institusi yang bergerak di bidang jasa, khususnya lembaga

pendidikan, penggolongan atas barang yang dimilikinya dapat dilakukan menjadi

perabot kantor, mesin-mesin kantor, alat alat laboratorium, alat peraga, mesin-mesin

dan alat alat, alat-alat pengangkutan, dan alat-alat rumah tangga. Sementara itu,

penggolongan barang di suatu rumah sakit dapat dilakukan men jadi barang

perawatan, barang pemeliharaan suku cadang dan listrik, barang alat rumah tangga,

barang alat tulis dan kantor, barang bahan cuci, barang BBM, barang makanan, dan

barang tenun.

Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian

barang, tiap-tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang

diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut.

Kegiatan tersebut dimulai dari penggolongan barang berdasar kan jenisnya yang

kemudian diberi Nomor Jenis Barang. Setelah itu, masing-masing jenis barang, dibagi

atas kelompok-kelompok barang yang tercakup di dalamnya. Kemudian, masing-

masing kelompok barang tersebut harus pula diberi nomor (Nomor Ke lompok Barang).

Berikut ini contoh penomoran barang menurut jenis (nomor jenis) dan kelompok

barang (nomor kelompok) yang diambil dari penomoran barang di rumah sakit.


56

Tabel 3.1. Nomor Kode Barang

Berdasarkan tabel 3.1. dapat dituliskan nomor kode masing -masing barang, dan

sebagai contoh untuk sprei nomor kode barang nya adalah 01.02 dan selimut nomor

kode barangnya adalah 01.03, dan seterusnya. Untuk contoh tersebut, nomor 01

menunjuk nomor jenis barang, sedangkan 02 dan 03 menunjuk pada nomor kelompok

barang.

Khusus untuk barang-barang tahan lama, untuk mempermudah dalam

pemantauan dan pengawasan/pengendalian perbekalan penting diberi Nomor

Inventaris Barang. Sehubungan dengan hal itu, pedoman pokok dalam pemberian

nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran barang yang bersifat spesifik,

maksudnya penomoran barang tersebut harus sampai menunjuk pada satu buah

NomorNomorNomor

Nomor

JenisJenisJenis

Jenis

BarangBarangBarang

Barang

JenisJenisJenis

Jenis

BarangBarangBarang

Barang

NomorNomorNomor

Nomor

KelompokKelompokKelompok

Kelompok

BarangBarangBarang

Barang

KelompokKelompokKelompok

Kelompok

BarangBarangBarang

Barang

01 Barang Perawatan 0102030405...

KainSprei

SelimutSarung Bantal/Guling

Kain Lap...

02 Alat Rumah Tangga 0102030405...

Alat makanAlat minumAlat dapur

Alat olah ragaAlat kerja

...03 Alat Tulis dan Kantor 01

020304...

Bukti PendaftaranKuitansi

Nota PelayananBuku/Formulir

...04 Perabot Kantor 01

020304...

MejaKursi

LemariLemari Arsip

...05 Barang Bahan Cuci 01

020304...

Bahan CairBahan Bubuk

Bahan BatanganKain Alas

...06 Barang Pemeliharaan, Suku

Cadang, dan Listrik01020304...

KuasKertas Gosok

PipaKeni

...... ... ... ...


57

barang tertentu. Dengan demikian, dalam pemberian nomor inventaris barang harus

tidak berhenti sampai pada nomor kelompok barang, tetapi sampai pemberian nomor

urut barang.

Adapun cara pemberian dan penulisan nomor inventaris barang tersebut adalah

dengan urutan sebagai berikut nomor jenis barang, nomor kelompok barang, nomor

urut barang/kode unit kerja/kode institusi/tahun inventarisasi. Sebagai contoh, Rumah

Sakit Palang Kuning melakukan klasifikasi barang, dan salah satu klasifikasi

barangnya berdasarkan jenisnya adalah "perabot kantor", kemudian perabot kantor ini

dibedakan lagi menjadi beberapa kelompok barang yang meliputi meja, kursi, lemari

arsip, filing cabinet, dan rak arsip. Perabot kantor berada di unit Sekretariat. Jumlah

Lemari arsip yang dimiliki dua buah, dan keduanya dibeli pada tahun 2008.

Sehubung an dengan hal ini, "bagaimana memberikan nomor inventarisasi barangnya,

khususnya untuk Lemari arsip?" Penomoran barang ter hadap kedua lemari di

sekretariat tersebut adalah sebagai berikut :

Untuk lemari arsip 1: 01.03.01/SEK/PK/08

01 Nomor Jenis Barang - Barang Perabot Kantor

03 Nomor Kelompok Barang - Lemari Arsip

01 Nomor Urut Barang - Lemari arsip pertama

SEK Unit Kerja Tempat Barang - Sekretariat

PK Kode Institusi - Palang Kuning

08 Tahun Inventarisasi - Inventarisasi tahun 2008

Untuk lemari arsip 2: 01.03.02/SEK/PK/08

01 Nomor Jenis Barang - Barang Perabot Kantor

03 Nomor Kelompok Barang - Lemari Arsip

02 Nomor Urut Barang - Lemari arsip kedua

SEK Unit Kerja Tempat Barang - Sekretariat

PK Kode Institusi - Palang Kuning

08 Tahun Inventarisasi - Inventarisasi tahun 2008


58

C.C.C.

C.

TeknikTeknikTeknik

Teknik

InventarisasiInventarisasiInventarisasi

Inventarisasi

BarangBarangBarang

Barang

dengandengandengan

dengan

KartuKartuKartu

Kartu

BarangBarangBarang

Barang

Yang dimaksud teknik inventarisasi barang dengan kartu barang adalah cara

pencatatan barang (perbekalan) dengan menggunakan kartu barang. Sementara itu,

kartu barang adalah suatu lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu barang

dan secara fisik dibuat dari kertas yang relatif tebal. Kartu barang sendiri dapat

dibedakan atas kartu barang untuk barang habis pakai dan kartu barang untuk barang

tahan lama. Teknik inventarisasi barang pun berbeda antara teknik inventarisasi untuk

barang habis pakai dengan barang tahan lama. Informasi-informasi perbekalan yang

berada di dalamnya pun berbeda antara kartu barang untuk barang habis pakai

maupun barang tahan lama.

Teknik inventarisasi perbekalan dengan kartu barang ini tidak se batas untuk

bagian penggudangan ataupun bagian distribusi perbekalan, tetapi penting dilakukan

oleh setiap unit kerja dalam organisasi untuk melakukan pengawasan dan

pengendalian perbekalan, baik ber kaitan dengan keberadaan, perubahan dan mutasi

barang (masuk keluarnya perbekalan) dan sisa perbekalan yang ada, serta untuk

me ngetahui kondisi barang (baik, rusak ringan, rusak berat), maupun informasi yang

lain (seperti sumber barang, cara pengadaan barang, waktu pengadaan, harga, waktu

pengecekan barang dan hasilnya, biaya operasional suatu peralatan yang telah

dikeluarkan, dan cara penyingkiran barang).

1.1.1.

1.

TeknikTeknikTeknik

Teknik

InvInvInv

Inv

eee

e

ntarisasintarisasintarisasi

ntarisasi

untukuntukuntuk

untuk

BarangBarangBarang

Barang

HabisHabisHabis

Habis

PakaiPakaiPakai

Pakai

Inventarisasi terhadap barang habis pakai dengan menggunakan sistem

kartu barang lebih ditujukan pada upaya pemantauan per sediaan barang,

penggunaan barang, dan upaya menjaga kontinu itas kerja setiap unit kerja dalam

suatu organisasi.

Adapun beberapa ketentuan inventarisasi barang habis pakai adalah sebagai

berikut:

a. Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang.

b. Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan secara

alfabetis sesuai dengan nama barang.

c. Setiap ada perubahan jumlah perbekalan, baik karena adanya pe masukan

barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat.


59

d. Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu.

e. Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti

penerimaan barang yang berupa Bukti Pengeluaran Barang atau Surat

Penyerahan Barang atau Bon Gudang (di sini Bon Gudang selain digunakan

sebagai surat permintaan barang dari user kepada bagian gudang, juga

digunakan sebagai surat penyerahan barang oleh bagian gudang kepada user)

dari unit perbekalan/gudang, dan harus dicatat tanggal penerimaan, rencana

penggunaan, jumlah barang yang masuk, dan jumlah sisa barang. Sementara

untuk setiap terjadi pengeluaran barang harus dicatat tanggal pengeluaran,

jumlah barang yang dikeluar kan, dan penggunaan barang, serta jumlah sisa

barang.

f. Untuk unit penggudangan dan atau distribusi, setiap ada pe masukan barang

harus disertai bukti pemasukan barang yang dapat berupa kuitansi, nota, surat

pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara penyerahan/serah terima

barang. Di samping itu, penting dicatat atas tanggal masuk barang, sumber,

jumlah, dan total persediaan barang.

Sementara untuk pengeluaran barang, harus juga disertai bukti pengeluaran

barang yang dapat berupa Surat Penyerahan Barang atau Bon Gudang. Di

samping itu, harus dicatat tanggal pengeluaran barang, unit pemakai barang,

jumlah barang yang dikeluarkan, dan jumlah sisa barang setelah terjadi

pengeluaran barang.

g. Setiap bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus diberi

nomor kode bukti yang diurutkan berdasar kan urutan kronologis transaksi

maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk pengecekan barang.

Nomor kode bukti tersebut harus ditulis secara jelas, dan dapat dituliskan pada

bagian atas kanan formulir bukti pemasukan dan pe ngeluaran barang tersebut.

h. Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus

yang berisi bukti-bukti penerimaan perbekalan.

i. Bukti-bukti pengeluaran barang harus disimpan dalam tempat atau map khusus

yang berisi bukti-bukti pengeluaran barang.


60

RS KHARISMA MEDIKAJalan Gadjah Mada 18-20Yogyakarta

KARTU BARANGKARTU PERSEDIAAN BARANG

Nama Barang : Kertas HVS Folio 70 GramKode Barang : 05.05Satuan : RimUnit/Bagian : GudangGudangGudang

Gudang

AlatAlatAlat

Alat

TulisTulisTulis

Tulis

Contoh Formulir 3.2. Kartu Barang untuk Barang Habis Pakai(untuk unit/bagian gudang/distribusi)

TanggalNomor Kode

Bukti Asal/Tujuan Barang Jumlah Barang SisaBarang

Masuk Keluar Asal Tujuan Masuk Keluar2 Juli 2008 - - Sisa awal periode - - 13 Juli 2008 1 - Toko

Pembantu- 10 - 11

5 Juli 2008 - 1 - Panitia UlangTahun KSAXV

- 5 6

11 Juli 2008 - 2 - Sekretariat - 5 112 Juli 2008 2 - Toko

Gramedia- 5 - 6

- dan seterusnya -


61


KARTUKARTUKARTU

KARTU

PERSEDIAANPERSEDIAANPERSEDIAAN

PERSEDIAAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG

Nama Barang : Kertas HVS Folio 70 GramKode Barang : 05.05Satuan : RimUnit/Bagian : SekretariatSekretariatSekretariat

Sekretariat

DireksiDireksiDireksi

Direksi

Contoh Formulir 3.2. Kartu Barang untuk Barang Habis Pakai(untuk unit pemakai/user)

Apabila kedua contoh formulir di atas kita bandingkan, per bedaannya hanya

terletak pada nomor kode bukti, khususnya untuk nomor kode bukti keluar. Apabila

dalam suatu unit kerja yang me lakukan penggudangan dan melakukan penyaluran

barang, maka bagian ini harus menuliskan nomor kode bukti pengeluaran barang

sesuai dengan urutan nomor bukti (bukti pengeluaran barang bisa berupa Bon

Pengeluaran Barang atau Surat Penyerahan Barang atau Bon Gudang).

Sementara bagi unit pemakai, pada waktu me ngeluarkan barang guna memenuhi

kebutuhan operasionalnya tidak perlu membuat bukti pengeluaran barang, tetapi

cukup men catat tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran dan keterangan

penggunaan barang yang dikeluarkan tersebut, sehingga kolom nomor kode bukti

(keluar) tidak perlu diisi. Kebijakan tersebut di lakukan untuk menghindari

pemborosan waktu maupun kelancaran pelaksanaan suatu unit kerja.

2.2.2.

2.

TeknikTeknikTeknik

Teknik

InvInvInv

Inv

eee

e

ntarisantarisantarisa

ntarisa

sss

s

iii

i

untukuntukuntuk

untuk

BarangBarangBarang

Barang

TahanTahanTahan

Tahan

LamaLamaLama

Lama

Tanggal No. KodeBukti

Keterangan Masuk Keluar Sisa

2 Juli 2008 - Sisa awal periode - - 111 Juli 2008 1 Rencana pencetakan company profile

“RS Kharisma Medika”5 - 6

21 Juli 2008 - Pencetakan company profile “RSKharisma Medika”Pencetakan undangan perayaan ulangtahun “RS Kharisma Medika” XV

- 2 4

22 Juli 2008 2 Permintaan untuk persediaan 2 - 6

- dan seterusnya -


62

Inventarisasi barang untuk barang tahan lama dengan meng gunakan sistem kartu

barang ditujukan untuk kepentingan pe mantauan atas keamanan dan keselamatan

barang, biaya operasi onal barang, dan kondisi barang. Adapun contoh

inventarisasi barang dengan sistem kartu barang dapat dilihat pada contoh formulir

3.4. berikut ini.


KARTUKARTUKARTU

KARTU

BARANGBARANGBARANG

BARANG

Nama Barang : PrinterSatuan : UnitNomor Inventaris : 02.01.03/SEK/2007Unit/Bagian : Sekretariat Direksi

Contoh Formulir 3.4. Kartu Barang untuk Barang Tahan Lama

D.D.D.

D.

BukuBukuBuku

Buku

IndukIndukInduk

Induk

BarangBarangBarang

Barang

Inventaris,Inventaris,Inventaris,

Inventaris,

BukuBukuBuku

Buku

GolonganGolonganGolongan

Golongan

BarangBarangBarang

Barang

Inventaris,Inventaris,Inventaris,

Inventaris,

dandandan

dan

DaftarDaftarDaftar

Daftar

InventarisInventarisInventaris

Inventaris

RuanganRuanganRuangan

Ruangan

Nama Barang: Printer Merk: Canon Tipe: IP1700 No. SPB: 25/VI/2007Harga Pembelian : Rp. 750.000,00Tempat Pembelian : Sun Tech Computer, Jalan Mangkubumi 28 YogyakartaTempat Pemakaian : Sekretariat Tanggal Penerimaan: 30 Juni 2007

Pengecekan/Servis PenyingkiranTahun Keterangan Biaya Cara Keterangan2007 - - Dijual2008 - - Ditukar2009 Rusak/tua2010 Hilang2011 Lain-lain1012

Kabag. Sekretariat

Dian Kintani, SIP, M.M.

20132014201520162017


63

Salah satu upaya untuk melakukan pengawasan/pengendali an perbekalan,

khususnya untuk barang-barang tahan lama melalui kegiatan inventarisasi barang

adalah dengan melakukan pem buatan Buku Induk Inventaris Barang, Buku Golongan

Barang Inventaris, dan Daftar Inventaris Ruangan (DIR). Dengan adanya beberapa

buku tersebut, setiap saat dapat dilakukan pengecekan terhadap setiap barang yang

ada.

Buku Induk Barang Inventaris merupakan buku yang dipakai untuk mencatat

semua barang inventaris tak habis pakai menurut tanggal penerimaannya. Informasi

yang harus ada dalam Buku Induk Barang Inventaris adalah nomor urut, tanggal

pembukuan, kode barang, nama barang, spesifikasi barang (merek, tipe, dan

sebagainya), jumlah, nama satuan, tahun pembuatan, asal barang, tanggal

penyerahan, keadaan barang, harga, dan keterangan lain. Pencatatan ke dalam Buku

Induk Barang Inventaris dilakukan se telah proses pengadaan perbekalan dilakukan,

atau secara khusus apa bila pengadaan perbekalan dengan cara pembelian, berarti

pencatatan dilakukan setelah proses pembelian selesai ataupun setelah terjadi,

penerimaan barang. Dengan demikian, kegiatan pencatatan ini merupakan kelanjutan

dari proses pengadaan perbekalan. Dalam kegiatan pencatatan barang inventaris ini

harus disertakan bukti -bukti pengadaan perbekalan yang dapat berupa kuitansi, nota,

faktur, atau surat pengantar barang, tanda terima, ataupun Berita Acara Serah Terima

Barang. Kolom-kolom Buku Induk Barang Inventaris dapat dilihat pada contoh formulir

3.5.

BUKUBUKUBUKU

BUKU

INDUKINDUKINDUK

INDUK

BARANGBARANGBARANG

BARANG

INVENTARISINVENTARISINVENTARIS

INVENTARIS

Contoh Formulir 3.5. Buku Induk Barang Inventaris

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat

barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan. Data Buku

No.Urut

Tgl.Pembukuan

KodeBarang Nama Barang Spesifikasi Barang Nama

Satuan Jumlah TahunPembuatan Asal Barang Tgl.

PenyerahanKeadaanBarang Harga Keterangan


64

Golongan Barang Inventaris diambil dari Buku Induk Barang Inventaris. Tiap golongan

barang dicatat dalam satu buku tersendiri. Informasi yang harus tercantum dalam Buku

Golongan Barang Inventaris, selain Golongan Barang dan Kode Jenis Barang (bisa

dengan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf), adalah nomor urut, nomor

urut buku induk, kode barang, nama barang, spesifikasi barang, jumlah, nama satuan,

tahun pem buatan, keadaan barang, harga, lokasi dan keterangan. Kemudian, untuk

melakukan pemantauan dan pengendalian terhadap masing -masing barang yang

tercantum dalam daftar Buku Golongan Barang Inventaris ini dapat dilakukan dengan

teknik inventarisasi barang dengan kartu barang sebagaimana telah dibahas di atas,

khususnya teknik inventarisasi untuk barang tahan lama. Contoh Buku Golongan

Barang Inventaris dapat dilihat pada contoh formulir 3.6.

BUKUBUKUBUKU

BUKU

GOLONGANGOLONGANGOLONGAN

GOLONGAN

BARANGBARANGBARANG

BARANG


INVENTARIS

Contoh Formulir 3.6. Buku Golongan Barang Inventaris

Daftar Inventaris Ruangan adalah daftar yang diper gunakan untuk mencatat

barang-barang inventaris yang berada dalam suatu dan setiap ruangan. Contoh Daftar

Inventaris Ruangan dapat dilihat pada contoh formulir 3.7.

No.urut

No.Urut Buku

Induk

KodeBarang

NamaBerang

SpesifikasiBarang

(merk,type,dsb)

NamaSatuan JumIah Tahun

PembuatanAsal

BarangKeadaanBarang Harga Lokasi Keterangan


65

RS KHARISMAMEDIKAJalan Gadjah Mada 18-20Yogyakarta

DAFTARDAFTARDAFTAR

DAFTAR


INVENTARIS

RUANGANRUANGANRUANGAN

RUANGAN

UNIT/BAGIAN : Sekretariat Pav. Anggrek

Yogyakarta, 5 Januari 2008

Kepala Bagian Logistik

Puri Kencani, SIP, M.M.

Contoh Formulir 3.7. Daftar Inventaris Ruangan

No. Nomor Inventaris Nama Barang Jumlah Satuan Keterangan1. 02.01.01/SAG/2003 Pesawat Telepon 1 buah -2. 02.02.01/SAG/2003 Mesin Faksimile 1 buah -3. 02.03.01/SAG/2003 Mesin Ketik Elektrik 1 buah Olympia4. 01.04.01/SAG/2003 Mesin Ketik Manual 1 buah Brother5. 02.01.01/SAG/2004-

02.01.02/SAG/2004Lemari Arsip 2 buah -

6. 01.04.01/SAG/2004 Rak Buku 1 buah -7. 01.01.01/SAG/2005-

01.01.03/SAG/2005Meja Kerja 3 buah -

8. 01.02.01/SAG/2005-01.02.06/SAG/2005

Kursi 6 buah

9. 03.07.01/SAG/2005 Stempel 1 buah -10. 03.08.01/SAG/2005 Bantalan Cap 1 buah -11. 03.02.01/SAG/2005 Perforator 1 buah -12. 03.03.01/SAG/2005 Stapler 1 buah -13. 03.04.01/SAG/2006 Cutter 1 buah -14. 04.05.01/SAG/2006 Jam Dinding 1 buah -15. 03.08.01/SAG/2006 Gunting 1 buah -16. 01.03.01/SAG/2007 Meja Komputer 1 buah -17. 02.10.01/SAG/2007 CPU 1 buah Wearns18. 02.11.01/SAG/2007 Monitor 1 buah GTC19. 02.12.01/SAG/2007 Printer 1 buah Canon IP180020. 03.13.01/SAG/2007 Keyboard 1 buah Wearns21. 03.14.01/SAG/2007 Mouse 1 buah Comfort22. 05.05.01/SAG/2008 Fan 1 buah National23. 01.02.01/SAG/2008 Papan Tulis 1 buah -

BAB 3 INVENTARISASI PERBEKALAN

Documents

Transcript of BAB 3 INVENTARISASI PERBEKALAN