1. INVENTARISASI BUKU, MAJALAH DAN BAHAN NON-BUKU

2. bahan pustaka mempunyai bentuk, kala terbit dan cara penyajian yang berbeda satu sama lain. Demikian juga mengenai tata cara pencatatan / inventarisasinya serta fungsi buku induk dari masing-masing jenis bahan pustaka. 3. Fungsi Buku Induk untuk Buku (Monograph) Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan. Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat. Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada saat / tahun tertentu. Untuk membantu mengetahui judul-judul buku yang hilang. Mengetahui jumlah koleksi buku, menurut jenis, bahasa dan asal bahan pustaka. 4. Garis Besar Pencatatan Pencatatan buku ke dalam buku induk selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan. Buku induk terbagi dalam lajur-lajur. Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk. Misalnya buku yang berjilid 3, akan memperoleh 3 nomor induk (satu nomor untuk tiap jilidnya). Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor urut baru, atau dapat dibuat berlanjut dari tahun ke tahun. Jika buku hilang, maka keterangan tersebut dicatat dalam buku induk. 5. Tanggal terima Nomor induk Pengarang Judul Asal perolehan Penerbit Tahun terbit Bahasa Jumlah eksemplar harga Tata Cara Pencatatan Buku Induk 6. Format Buku Induk untuk Buku No. Induk Tanggal Penerimaan Pengarang Judul Penerbit Tahun Terbit Asal Bahasa Jumlah Harga Ket B H T I E A Jdl Eks 7. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Tanggal Penerimaan Tuliskan tanggal pada saat buku diterima oleh bagian penerimaan. Misalnya: buku diterima dan dicatat tanggal 24 Juli 2006 8. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Nomor Induk Pada kolom ini tuliskan nomor induk buku, di mana setiap jilid buku mempunyai 1 nomor induk. Pembentukan nomor induk dapat bermacam-macam tergantung pada setiap perpustakaan. Salah satu contoh nomor induk dibentuk dari tahun, bulan dan nomor urut. Selain itu terdapat bentuk gabungan, yaitu nomor induk ditulis berurut, dengan ditambah keterangan tahun, misalnya: 12000155 Dengan demikian, kita dapat mengetahui secara cepat berapa buku-buku yang diterima pada bulan tertentu atau tahun tertentu. 9. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Pengarang Tuliskan nama pengarang buku, yang sudah dibalik. Jika pengarang lebih dari satu (2 orang atau 3) tuliskan seluruhnya. Tetapi jika pengarangnya lebih dari 3 orang, tuliskan nama pengarang pertama kemudian tambahkan et.al. Contoh: Miller, Michael Miller, Michael, et.al. 10. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Judul Dalam kolom ini tuliskan judul bukunya. Jika judul buku terlalu panjang, tidak perlu ditulis lengkap, tetapi cukup ditambahkan dengan tanda titik sebanyak 3 buah (.) Contoh: How to Get Control of Your Time and Your Life How to Get Control of 11. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Asal Perolehan Catat pada kolom ini, dari mana buku diperoleh. Misalnya diterima dari British Council. Untuk keperluan pembuatan statistik, dapat ditambahkan kolom untuk asal perolehan buku, yang dikelompokkan menjadi 3 bagian yaitu: Pembelian ditulis B Hadiah ditulis H Tukar-menukar ditulis T 12. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Penerbit Catat pada kolom ini, penerbit buku tersebut yang dapat dilihat pada halaman judul. Contoh: Gramedia 13. Tata Cara Pencatatan Buku Induk Bahasa Untuk keperluan pembuatan statistik, perlu ditambahkan kolom yang dapat menunjukkan berapa banyak buku-buku yang diterima dalam Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris dan bahasa asing lainnya. Pengelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu: Bahasa Indonesia (I) Bahasa Inggris (E) Bahasa asing lainnya (A) 14. Langkah-langkah Penerimaan Majalah Buka pembungkus majalah. Periksa alamat pengirim dan penerima pada pembungkus. Cocokkan majalah yang diterima dengan surat pengantar dan daftar pesanan. Bila tidak cocok, beri catatan dan kembalikan lagi. Selain itu, periksa majalah barangkali terdapat kerusakan atau ada halaman yang kurang. 15. Langkah-langkah Penerimaan Majalah Bila kiriman sudah sesuai dengan pesanan, kirimkan surat pengantar atau tanda terimanya kepada pengirim. Catat majalah pada kartu majalah, dan perhatikan apakah majalah yang diterima merupakan lanjutan dari nomor yang sudah ada, atau nomor pertama dari pesanan. 16. Langkah-langkah Penerimaan Majalah Memberi stempel perpustakaan dan stempel tanggal penerimaan pada majalah. Majalah yang sudah dicatat, kemudian dikirim ke bagian ruang majalah. 17. Pencatatan Majalah Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk: Pencatatan majalah yang menjadi bagian dari koleksi Memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang Melihat riwayat majalah Mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong 18. Sistem pencatatan Sistem pencatatan majalah yang diterima perpustakaan terdiri dari beberapa sistem: Sistem Register Sistem ini digunakan pada perpustakaan yang mempunyai jumlah majalah sedikit dan diterima secara teratur. Pencatatan dilakukan pada selembar kertas yang dibagi dalam kolom-kolom. Pencatatan Majalah 19. Pencatatan Majalah Pencatatan Majalah Sistem Register dengan Frekuensi Bulanan, Kwartalan dan Tengah Tahunan Nomor Jumlah Volume Tahun Penerbit Agen Periode Bulan Harga Nomor Surat Ket. 20. Pencatatan Majalah Sistem Buku Besar Pada sistem buku besar, semua keterangan mengenai majalah yang dilanggan dimasukkan ke dalam buku besar. Adapun keterangan mengenai majalah yang perlu dicatat adalah: judul majalah, penerbit, agen, harga, tahun, volume dan nomor. Berikut contoh format buku besar untuk majalah. 21. Pencatatan Majalah Pencatatan Majalah dengan Sistem Buku Besar (Bulanan) Judul : Penerbit : Agen : Harga : Frekuensi : Volume Tahun Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Ags Sept Okt Nov Des 22. Prosedur pengisian pada buku besar: Majalah Tuliskan judul majalah secara lengkap pada baris Judul. Jika terdapat perubahan judul majalah, catat!. Pada informasi penerbit, catat nama penerbit majalah tersebut lengkap dengan alamatnya. Hal ini akan membantu dalam korespondensi. 23. Prosedur pengisian pada buku besar: Majalah Kemudian di bagian bawahnya, catat nama agen yang digunakan oleh perpustakaan untuk melanggan majalah tersebut, lengkap dengan alamatnya. Catat keterangan biaya langganan per tahun Catat frekuensi majalah tersebut, apakah bulanan, dua bulanan, kwartalan, dsb. 24. Prosedur pengisian pada buku besar: Majalah Pada kolom tahun volume, catat tahun dan volume majalah yang diterima dengan memperhatikan halaman judul. Adakalanya dalam 1 tahun terdiri atas 1 volume atau 2 volume. Pada kolom bulan, tuliskan nomor majalah dan tanggal penerimaannya. Misalnya pada bulan Januari, dituliskan 1 (17/1/2006) artinya majalah No.1 bulan Januari, diterima tanggal 17 Januari 2006. 25. Penyusunan Pencatatan Majalah dalam Buku Besar Abjad (judul majalah) Untuk memudahkan penyusunan menurut judul majalah, gunakan buku besar yang mudah dibuka dan dipasang kembali. 26. Penyusunan Pencatatan Majalah dalam Buku Besar Numerik Setiap judul majalah yang diterima mempunyai nomor, yang disusun berurutan di dalam buku besar. Untuk memudahkan mencari informasi mengenai suatu majalah, buku induk perlu dilengkapi dengan indeks judul majalah yang diletakkan pada bagian depan buku besar. 27. Pencatatan Majalah Sistem Dua Kartu Pada sistem dua kartu, perpustakaan menggunakan 2 buah kartu yang berbeda ukurannya, masing-masing untuk kartu register dan kartu uji (check cards). Kartu yang digunakan sama dengan kartu katalog berukuran 7,5 x 12,5 cm. 28. Pencatatan Majalah: Sistem Dua Kartu Fungsi kartu register adalah: Memberikan data mengenai nomor majalah yang benar-benar diterima dan yang tidak diterima Memberikan informasi tentang nomor yang diterima dan berapa lama senjang waktu sejak nomor tersebut terbit hingga saat majalah diterima perpustakaan 29. Pencatatan Majalah: Sistem Dua Kartu Fungsi kartu register adalah: Mengetahui riwayat suatu majalah. Kadang-kadang terjadi adanya perubahan judul majalah, dan lain-lain. Mengetahui harga langganan suatu majalah per tahun serta keterangan mengenai pembayaran majalah yang dilanggan selama setahun. Mengetahui dengan cepat judul majalah apa yang dilanggan dan apa yang tidak dilanggan, kartu register disusun menurut abjad judul majalah. 30. Pencatatan Majalah: Sistem Dua Kartu Kartu uji berfungsi: Membantu pengawasan terhadap penerimaan berbagai nomor majalah serta mengingatkan bila ada nomor yang sudah waktunya diterima namun belum diterima. Jika hal ini terjadi, petugas perpustakaan mengirim surat peringatan kepada pialang. Mencatat tanggal serta penerima surat peringatan mengenai nomor majalah yang terlambat diterima. 31. Pencatatan Majalah Sistem Tiga Kartu Pada sistem tiga kartu, perpustakaan menggunakan 3 buah kartu yaitu kartu register, kartu uji dan kartu indeks berkelas. Kartu register dan kartu uji sama dengan yang digunakan pada sistem dua kartu. Sedang pada sistem tiga kartu, ditambah satu kartu lagi yaitu kartu indeks berkelas. 32. Pencatatan Majalah: Sistem Tiga Kartu Kartu indeks berkelas mempunyai informasi mengenai nomor kelas, langganan tahunan, frekuensi, judul, pialang, agen penerbit, volume dan nomor yang ada, indeks, suplemen dan sebagainya. 33. Pencatatan Majalah: Sistem Tiga Kartu Kartu indeks berkelas disusun menurut susunan kelas, biasanya menurut Dewey Decimal Classification atau klasifikasi lain yang sejenis. Bila perpustakaan mulai berlangganan majalah baru, maka petugas akan membuatkan tiga buah kartu (kartu register, kartu uji, dan kartu indeks berkelas), masing-masing disusun sesuai dengan ketentuan, dan pada penggunaannya sebaiknya setiap kartu menggunakan warna yang berbeda-beda. 34. Pencatatan Majalah Kardex Kardex merupakan alat untuk mencatat terbitan berseri serta rekaman lain, terbuat dari baja dan dibagi dalam beberapa laci tergantung pada kebutuhan. Setiap kartu dilindungi lapis plastik penahan debu serta dapat dikunci. Untuk setiap terbitan berseri, tersedia dua kartu yaitu kartu atas dan kartu bawah. 35. Pencatatan Majalah Sistem Ing-griya Sistem Ing-griya merupakan perkembangan bagi Negara berkembang yang membuat sendiri formulir pencatatan majalah. Kartu pencatatan majalah ini besarnya bervariasi, umumnya berukuran folio. Informasi yang ada dalam pencatatan ini adalah: Judul majalah Frekuensi yaitu kala terbit majalah 36. Pencatatan Majalah: Sistem Ing-griya Beberapa kemungkinan frekuensi penerbitan majalah adalah: Mingguan (weekly) Dua mingguan (semi monthly) Bulanan (monthly) Dua bulanan (bimonthly) Tiga bulanan (quarterly) Enam bulanan (semi annual) Tahunan (annualy) Tidak teratur (irregular) 37. Pencatatan Majalah: Sistem Ing-griya Judul:. Penerbit:.. Frekuensi:.. Harga@setahun.....................................ri:............. Volume Tahun Nomor/Eks Tanggal Terima Nomor Tanggal Terima Nomor Tanggal Terima Ket. 38. Pencatatan Majalah Untuk kepentingan pembuatan statistik perpustakaan, kartu pencatatan majalah dapat dibuat untuk beberapa warna, salah satunya berguna untuk membedakan bahasa yang digunakan majalah. Kartu-kartu pencatatan majalah disusun berdasarkan abjad judul majalah, yang disimpan dalam suatu kotak. 39. BahanNonBuku Bahan non buku adalah bahan pustaka yang dapat berupa bahan tercetak maupun berupa bahan tidak tercetak. Yang termasuk bahan tercetak misalnya gambar dan peta, sedangkan yang termasuk bahan tidak tercetak adalah: Visual (filmstrip, slide, CD-ROM, atlas, microfilm, dll) Audio (piringan hitam, kaset, CD, dll) Audi Visual (film, video, DVD, VCD, computer file, dll) 40. Penerimaan Bahan Non Buku Mencocokkan bahan yang diterima dengan daftar pengantarnya (faktur), catat dan beritahukan pada pengirim. Mengeluarkan kartu pesan (rangkap 2) masing-masing dari daftar pesan, dan memberi stempel tanggal pada kartu pesanan. Masukkan kartu pesanan dalam bahan non buku yang diterima. Jika ada bahan non buku tersebut dan tandai daftar pengantarnya. 41. Penerimaan Bahan Non Buku Memberi sampul pada bahan yang tidak ada sampulnya Beri stempel perpustakaan pada sampulnya Buatkan nomor induk dan tuliskan nomor induk ini pada kartu pesannya. 42. Penerimaan Bahan Non Buku Pisahkan satu kartu pesan beserta bahannya dan kirim ke bagian pengolahan. Sedangkan kartu pesan yang satu lagi digunakan sebagai bahan informasi untuk mengisi lajur-lajur buku induk. Setelah pencatatan dalam buku induk selesai, kartu pesan disusun dalam jajaran bahan non buku dalam proses. 43. Pencatatan Bahan Non Buku Pada umumnya buku induk untuk bahan non buku berisi informasi mengenai: Pengarang, judul, edisi dan tahun, jenis bahan non buku, nomor induk, jumlah eksemplar dan judul, asal perolehan. 44. Pencatatan Bahan Non Buku Cara pengisian lajur-lajur buku induk ini sama dengan pengisian lajur buku induk untuk buku. Di sini hanya berbeda dalam hal pembentukan nomor induk. Dalam hal ini, nomor induk menjadi nomor tempat penempatan bagi bahan non buku. Nomor induk dibentuk dari huruf yang menunjukkan lambangnya, ditambah dengan angka urut. 45. Pencatatan Bahan Non Buku Tanggal Terima Asal Pengarang Judul Tahun NomorInduk B H T F P PR S MF G 46. Pencatatan Bahan Non Buku Keterangan singkatan pada nomor induk: Film (F) Gambar (G) Mikrofilm (MF) Peta (P) Pita rekaman (PR) Slide (S) 47. Pencatatan Bahan Non Buku Pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku induk 48. LATIHAN Praktekkan cara pencatatan bahan pustaka ke dalam buku induk. Dalam hal pencatatan majalah, sistem apa yang cocok diterapkan pada perpustakaan di Indonesia pada umumya.