BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah ...thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2010-2-00341-KA bab...
Transcript of BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah ...thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2010-2-00341-KA bab...
59
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Suka Sukses Sejati didirikan berdasarkan Akta Pendirian Notaris
Marina Soewana No. 19 Tgl 30 November 2000, dengan Komisaris Merry Eddy,
Direktur Ibnu Holdun. Bentuk badan usaha adalah Perseroan Terbatas.
Mr Billy Hartono Salim adalah pendiri perusahaan, mulai mendirikan
perusahaan jasa distribusi yang kecil pada tahun 1989 dan jaringan untuk produk
kosmetik dan wewangian bernama PT. Asri Karya Perdana Mandiri. Pada tahun
2001, ketika bisnis berkembang, Dia kemudian membangun pabrik sendiri
bernama PT. Kosmetika Alam Pesona Mandiri (KAPM) dan mulai memproduksi
produk perlengkapan mandi seperti mandi Lulur (body scrub), parfum, juga
menjadi pelopor untuk keberhasilan produk Feminin Wash Sabun Sirih . Dengan
jaringan luas dan distribusi pengalaman di lapangan, PT. Vitalis Indonesia juga
ditetapkan sebagai distributor eksklusif.
Pada tahun 2005, dengan visi untuk memasuki pasar global saat itu PT.
Vitalis Indonesia bergabung dengan perusahaan Grup Unza dan membentuk PT.
Unza Vitalis Indonesia. Pada tahun 2007 Didirikan perusahaan baru milik PT.
Victoria Care Indonesia (VCI) dan PT. Suka Sukses Sejati (3S) sebagai distributor
eksklusif Indonesia.
PT. Suka Sukses Sejati adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
penjualan, yang berlokasi di Jalan Daan Mogot km 11, Jakarta. PT. Suka Sukses
Sejati menjual kosmetik, perlengkapan mandi dan perawatan kesehatan. Dengan
59
60
sekitar 500 pekerja terdiri dari Produksi, R & D dan QC didukung oleh mesin-
mesin produksi terbaru dengan kapasitas produksi tinggi, pabrik bertujuan untuk
memenuhi permintaan pasar dan juga sebagai batu loncatan untuk mencapai visi
masa depan kita. Pada 26 April 2007 PT. Victoria Care Indonesia secara resmi
mengumumkan 1,000 meter persegi pabrik baru di kota Semarang - Jawa Tengah,
dengan sampai Rp 10 juta dalam total investasi. Pabrik juga menerima GMP
(Good Manufacturing Process) sertifikasi dari BPOM untuk memastikan bahwa
setiap produk kami yang diproduksi dan diproses sesuai dengan standar
internasional.
Lokasi PT. Suka Sukses Sejati adalah di Jl. Daan Mogot KM II Jakarta
11710, Jakarta – barat, Indonesia. Akta pendirian perusahaan adalah atas nama
direktur utama PT. Suka Sukses Sejati dengan NPWP : 02.040.414.1-038.000 dan
nomor tanggal PKP 27 April 2005
3.1.2 Visi Dan Misi PT. Suka Sukses Sejati
• Visi
Untuk menjadi perusahaan terkemuka di bidang kosmetik,
perlengkapan mandi dan perawatan kesehatan di pasar Indonesia.
• Misi
Untuk memperluas dan meningkatkan kehidupan manusia dengan
memberikan kualitas tertinggi dalam kosmetik, perlengkapan mandi
dan produk perawatan kesehatan.
61
3.2 Struktur Organisasi PT Suka Sukses Sejati
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Suka Sukses Sejati
Sumber : PT Suka Sukses Sejati Tahun 2007
FA Director
Secretary
Acc Manager
Billing Staff
AR Staff
Accounting Staff
Tax Manager
Ass tax manager
Tax staff
Finance manager
Ass fin man -group
Ass finance manager
Finance staff
HR manager
HR spv-smg
HR staff
FA Sr. Manager
Sales & Distr. Dir.
Secretary
NKAM
KAM 1
KAS 1
KAM 2
KAS 2
Administration
Regional Mgr West
BM - JKT 2
BM - BDG
BM - JKT 1
BM – MDN TJP
ASM West
FPM West
Fin & Acc Spv
Administration
Regional Mgr East
Logistic Spv West
BM - SMG
BM - SBY
BM - DPS
ASM East
Fin & Acc Spv
FPM East
Administration
Logistic Manager
Logistic Supervisor
Application Development
Dir IT
Support
President Director
Secretary Internal Audit
61
62
3.3 Uraian Pekerjaan
Tugas dari masing-masing bagian (jobs description) dalam organisasi
diuraikan sebagai berikut :
1. President Director
1. Merumuskan dan menetapkan tujuan (jangka panjang dan jangka pendek),
rencana, dan kebijakan umum perusahaan untuk memberikan arahan dan
pedoman bagi jalannya perusahaan.
2. Membangun komitmen dalam organisasi, memimpin, mengarahkan, dan
mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan.
3. Mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai dan mengambil keputusan
penting yang mempengaruhi perkembangan atau kelangsungan hidup
perusahaan.
4. Memeriksa & mengevaluasi laporan keuangan perusahaan.
2. Internal Auditor
Berada langsung dibawah President Director sehingga bertanggung
jawab langsung atas laporan dan hasil kerjanya kepada President Director.
1. Merencanakan dan melakukan kegiatan pemeriksaan, pengawasan
kegiatan, serta evaluasi terhadap semua kegiatan perusahaan secara
keseluruhan berdasarkan kebijakan, sistem, dan prosedur yang telah
ditetapkan.
2. Melaporkan hasil pemerikasaan yang telah dilakukan kepada President
Director dan mengusulkan tindakan – tindakan perbaikan yang diperlukan.
3. Melaksanakan pemeriksaan atau perhitungan fisik uang, faktur, persediaan,
dan aktiva tetap perusahaan secara mendadak.
63
4. Mengecek kecermatan dan keandalan laporan perusahaan yang disajikan
secara wajar dan tepat waktu.
5. Memastikan ketaatan dan pelaksanaan kebijakan dan sistem yang telah
ditetapkan oleh perusahaan telah dijalankan dengan baik sehingga dapat
terhindar dari penyelewengan-penyelewengan yang dapat terjadi.
3. Secretary President Director
Secretary perusahaan yang mendampingi President Director mempunyai
tugas sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab langsung kepada President director atas pekerjaannya
2. Memberikan masukan kepada President Director berkaitan dengan
operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
3. Menyelenggarakan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stakeholder
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kerja direksi
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada
pihak internal dan eksternal.
7. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
8. Mengkoordinasi bahan-bahan laporan untuk rapat.
9. Menyiapkan laporan kegiatan sekretaris perusahaan secara benar dan tepat
waktu.
4. Sales & Distribution Director.
1. Memimpin, mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan
dan distribusi.
64
2. Mengevaluasi hasil penjualan yang dicapai dan mengambil keputusan
penting yang mempengaruhi perkembangan dan kelangsungan operasional
penjualan dan distribusinya.
3. Memeriksa pembukuan, surat dan alat bukti lainnya dari kegiatan
operasional penjualan dan distribusi.
5. Secretary Sales & Distribution Director
1. Mengetik laporan untuk director
2. Membuat agenda pertemuan
3. Mengatur rapat intern atau ekstern
4. Membuat notulen rapat
5. Melaksanakan tugas lainnya dari director
6. Regional Manager
1. Regional manager west (untuk bagian barat Indonesia)
2. Regional Manager East (untuk bagian timur Indonesia )
Tugas-tugasnya:
1. Bertanggung jawab langsung kepada director sales dan distribusi.
2. Memimpin tim penjualan dan administrasi secara regional
3. Bertanggungjawab penuh terhadap operasional cabang yang berada
dibawahnya.
4. Menetapkan target penjualan dan laba pada setiap Manager Area yang berada
dibawahnya.
7. BM (Branch Manager )
1. Bertanggung jawab kepada Regional.
2. Memimpin tim penjualan dan administrasi untuk cabangnya.
65
3. Bertanggung jawab penuh terhadap operasional cabang yang dipegangnya.
4. Menetapkan target penjualan dan laba.
8. Financial & accounting Supervisor.
1. Merencanakan, memprioritaskan, menempatkan, dan mereview pekerjaan
dari para staf yang menangani utang – piutang, kas atau bank, payroll, dan
pemasukan/pengumpulan data lainnya.
2. Merekomendasikan dan menangani bagian accounting perusahaan.
3. Menyediakan informasi teknis keuangan.
4. Menyediakan analisis kompleks tentang transaksi – transaksi accounting.
9. Administration
1. Bertanggung jawab kepada bagian-bagian yang mengepalainya.
2. Mengatur dan mengurus hal-hal yang berhubungan dengan administrasi
penjualan, seperti:
‐ Mengurus penerimaan pesanan
‐ Mencatat setiap transaksi yang dilakukan
‐ Membuat faktur dan surat pengiriman barang
3. Membuat laporan penjualan.
10. Logistic Manager
1. Bertanggung jawab kepada President director
2. Mengontrol persediaan produk yang ada digudang.
3. Memberi informasi persediaan per periode.
4. Bertanggung jawab langsung atas semua jumlah persediaan atau stock yang
dibeli dan mencatat pengeluaran serta saldo terakhir semua persediaan atau
stock yang ada di gudang.
66
5. Melakukan pengiriman barang.
6. Membuat laporan persediaan barang.
11. Logistic Supervisor
1. Mengevaluasi proses dan administrasi internal gudang.
2. Mengkoordinasi kegiatan penjualan dan transaksi keluar masuk barang.
3. Menerapkan solusi penyelesaian yang menyangkut masalah-masalah
administrasi dan operasional gudang dan logistic.
4. Membuat laporan bulanan inventori gudang dan logistic (distribusi).
5. Membuat perencanaan operasional gudang dan logistic.
12. FA Director (Financial & Accounting Director)
1. Merencanakan, merumuskan, dan menetapkan tujuan, strategi, dan kebijakan
umum di divisi Finance dan Accounting yang sesuai dengan tujuan dan
strategi perusahaan.
2. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pemrosesan data-data akuntansi
hingga menghasilkan informasi keuangan dan analisa laporan keuangan
secara akurat, menyeluruh, tepat waktu, dan sesuai dengan pernyataan
Standart Akuntansi Keuangan (PSAK), peraturan pajak.
3. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan keuangan meliputi penerimaan,
pengeluaran uang, dan penggunaan sumber daya.
4. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengembangan sumber daya
manusia yang mencakup penerimaan dan penyeleksian karyawan,
administrasi personalia, keamanan umum, dan anggaran kerumahtanggaan
perusahaan.
67
5. Mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai di bagiannya dan penyebab
penyimpangan dan memastikan efektivitas tindakan koreksi yang diambil..
13. Accounting Manager
1. Memimpin, mengkoordinasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengevaluasi
kegiatan pemrosesan data akuntansi hingga menghasilkan laporang
keuangan yang sesuai dengan PSAK.
2. Menyediakan informasi keuangan yang tepat isi dan tepat waktu bagi semua
tingkat management yang memerlukan sesuai dengan ketelitian yang
disyaratkan.
3. Mengkoordinasi dan mengawasi staf-staf yang berada dibawahnya dalam
mengumpulkan, mengolah, dan menghasilkan laporan keuangan.
4. Mengembangkan sistem analisa biaya produksi dan analisa varian yang
dapat dijadikan dasar dalam peningkatan efisiensi dan efektivitas produksi.
5. Mengukur prestasi kerja fungsi-fungsi yang berada di bawahnya sesuai
dengan strategi, visi, misi perusahaan serta kebijakan manajemen.
14. Tax Manager
1. Memimpin, mengkoordinasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengevaluasi
kegiatan pemrosesan data akuntansi hingga menghasilkan laporan keuangan
yang sesuai dengan PSAK.
2. Melakukan perhitungan pajak perusahaan.
3. Membuat laporan pajak yang diperlukan.
68
15. HR Manager
1. Mengelola, mengkoordinasi, dan menyelaraskan seluruh aktivitas yang
berhubungan dengan SDM termasuk juga administrasi penggajian.
2. Memimpin dan mengawasi kegiatan perekrutan karyawan baru.
3. Pemimpin dan mengawasi pelatihan rutin terhadap karyawan dalam
mengenalkan penggunaan teknologi baru yang diterapkan perusahaan.
4. Bertanggungjawab atas pengadaan pelatihan mengenai product knowledge
kepada karyawan baru.
5. Mensosialisasi kebijakan baru dari perusahaan.
6. Memberhentikan karyawan yang bermasalah.
16. HR Supervisor
1. Membantu dan mendukung HR manager dalam bekerja.
2. Memastikan kerja karyawan telah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
3. Membuat laporan tentang karyawan dan administrasi personalia.
4. Mengawasi dan memastikan pelatihan karyawan telah berjalan sesuai
dengan tujuan pelatihan.
17. HR staff
1. Membantu dan mendukung HR supervisor dalam bekerja.
2. Bertanggung jawab dalam hal merekrut karyawan baru, administrasi
personalia.
3. Mengawasi pelatihan karyawan.
69
18. Accounting Staff
1. Bertanggung jawab untuk melaksanakan fungsi-fungsi administratif yang
diberikan kepada keluarga klien perusahaan, koordinasi layanan yang
disampaikan kepada klien perusahaan, dan keseluruhan bantuan administrasi
dan operasi perusahaan.
2. Menjaga pembukuan dan catatan akuntansi perusahaan.
3. Membuat dan mempertahankan analisis arus kas, neraca, dan laporan laba
rugi perusahaan.
4. Memelihara catatan pembukuan dan akuntansi untuk entitas perusahaan.
5. Mengkoordinasikan penagihan.
6. Membuat dan menjaga sistem pengingat untuk melacak arus kas kewajiban.
7. Membantu dalam menciptakan dan memelihara sistem penyimpanan
dokumen-dokumen perusahaan.
19. Director IT
1. Rencana dan menerapkan penambahan, penghapusan dan modifikasi utama
untuk infrastruktur pendukung seluruh perusahaan dalam koordinasi dengan
kepemimpinan perusahaan.
2. Mengawasi pelaksanaan keamanan jaringan.
3. Mengantisipasi kebutuhan jaringan masa depan, mengidentifikasi solusi
proaktif untuk memuaskan kebutuhan.
4. Mengawasi perencanaan dan pengelolaan sistem telepon perusahaan dan
seluruh perusahaan mengelola usaha upgrade.
5. Mengawasi pelatihan dan pemeliharaan Lab. IT.
70
6. Mengawasi semua yang berhubungan dengan TI, pembelian dan penggunaan
anggaran; bekerja dengan Akuntansi untuk mengembangkan anggaran.
7. Memegang tanggung jawab untuk perencanaan dan penjadwalan kapasitas
negosiasi vendor yang berhubungan dengan TI.
8. Membantu perusahaan dalam hal TI, karyawan, dan sumber daya komputer.
9. Membantu perusahaan dalam hal jaringan dan merekomendasikan produk-
produk dan teknologi baru.
3.4 Gambaran Sistem yang Berjalan
3.4.1 Uraian proses bisnis Perusahaan
Proses bisnis pada PT. Suka Sukses Sejati terjadi ketika barang
datang dari pabrik. Barang tersebut dikirim ke tujuh cabang kantor PT.
Victoria care Group. Setelah itu adanya permintaan dari pelanggan.
Pelanggan dapat memesan melalui salesman yang menawarkan langsung
ke toko-toko dan pelanggan juga dapat memesan langsung melalui
telepon atau mengirim fax ke PT. Suka Sukses Sejati.
Bagian penjualan yang menerima purchase order dan purchase
order tersebut diberikan kepada sales manager. Sales manager akan
memeriksa order size, order item, discount, bonus promo, dan lain-lain
pada purchase order tersebut. Jika purchase order tersebut tidak disetujui
oleh sales manager maka akan dilakukan konfirmasi order. Jika purchase
order tersebut disetujui maka bagian persediaan atau billing akan
membuat dua rangkap surat order berupa rangkap untuk gudang
menyiapkan barang dan rangkap untuk arsip.
71
Surat order akan diserahkan kepada sales manager lagi untuk
memeriksa surat order tersebut, yang diperiksa adalah mencocokkan
surat order dengan purchase order kemudian Sales Manager akan
menandatangani surat order pada kolom ”diperiksa”. Jika surat order
tidak disetujui oleh sales manager maka billing harus merevisi kembali
surat order tersebut, jika surat order tersebut disetujui maka bagian
finance manager akan memeriksa piutang pelanggan apakah faktur
tersebut telah jatuh tempo sesuai dengan yang telah ditentukan, plafond,
discount dan TOP. Jika piutang pelanggan tersebut telah melewati batas
yang ditentukan dan hal-hal lain yang tidak sesuai maka finance manager
akan mengkonfirmasi hal tersebut ke outlet, jika outlet tidak menyetujui
juga maka finance manager akan mengembalikan surat order tersebut
kepada sales manager, dan sales manager akan melakukan negosiasi
dengan outlet, jika hasilnya tidak sepakat maka sales manager akan
membatalkan surat order tersebut.
Jika piutang pelanggan yang diperiksa tidak ada masalah dan
tidak melewati batas yang telah ditentukan maka bagian gudang akan
membuat order pengeluaran barang (OPB), menyiapkan barang tersebut
dengan mengisi OPB sesuai barang yang ada pada kolom ”dikeluarkan”
dan melihat IK no.IK/SLS/003, kemudian bagian billing akan mencetak
faktur penjualan tersebut untuk bagian account receivable, arsip billing,
accounting dan outlet. Kemudian finance manager akan menandatangani
faktur penjualan tersebut. Bagian gudang akan mengecek pengeluaran
barang yang berdasarkan pada faktur penjualan, kemudian akan memuat
72
dan mengirim barang tersebut kepada pelanggan. Setelah pengiriman
barang, bagian pengiriman akan menyerahkan faktur kepada bagian
piutang untuk melakukan pencatatan piutang.
Pelanggan dapat melakukan retur barang jika barang tersebut
cacat atau barang di kirim tidak sesuai dengan yang di pesan.
3.4.2 Sistem aplikasi yang digunakan
Sistem yang sedang dijalankan PT. Suka Sukses Sejati
dikembangkan pada tahun 2007. Sistem ini menggunakan aplikasi
Sss. Sistem yang berjalan di Windows Server 2003, languange
program VB6 SP5 dan database menggunakan MS SQL 2005,
dan untuk laporan yang dihasilkan menggunakan Crystal Report
9. Modul-modul yang digunakan oleh PT. Suka Sukses Sejati
antara lain :
1. Modul accounting
2. Modul finance
3. Modul inventory
4. Modul master
5. Modul sales
6. Modul laporan analisa
3.4.2.1 Konfigurasi komputer atau jaringan
a. Hardware
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan staff
dari HRD PT. Suka Sukses Sejati hardware yang
digunakan adalah sebagai berikut:
73
1. Desktop = 49 unit
2. Server = 3 unit
3. Notebook = 18 unit
4. Printer = 31 unit
5. Scanner = 2 unit
6. Mesin fax = 2 unit
7. Switch = 1 unit
8. Modem = 2 unit
9. Ups = 21 unit
10. Projector = 2 unit
b. Software
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan staff
dari HRD PT. Suka Sukses Sejati software yang
digunakan adalah sebagai berikut :
1. 3S (System Suka Sejati)
2. Windows Server 2003
3. VB6 SP5
4. Ms SQL 2005
5. Crystal Report 9
6. Software server
74
c) Topologi jaringan Local Area Network (LAN)
Gambar 3.2 Topologi jaringan LAN Sumber : PT. Suka Sukses Sejati
74
75
3.5 Data yang dapat diperoleh untuk evaluasi investasi SI/TI
Penulis memperoleh data dari hasil wawancara dan dari kuesioner
penulis pada manajemen PT. Suka Sukses Sejati serta beberapa staff yang terkait.
Dari data yang telah penulis peroleh, maka penulis memperoleh data – data untuk
domain keuangan, domain bisnis, domain teknologi.
3.5.1 Data Keuangan
A. Data untuk analisis Cost Benefit
Teknik tradisional cost benefit analysis merupakan sarana
mengukur keuangan yang umum dalam menilai dan menentukan hasil
dari keuntungan investasi teknologi informasi secara langsung.
Keuntungan investasi yang diukur dalam hal ini adalah keuntungan dari
pengurangan biaya operasional perusahaan sejak investasi teknologi
informasi diimplementasikan. Berdasarkan hasil studi dokumentasi yang
penulis dapatkan dari PT. Suka Sukses Sejati maka diperoleh data – data
seperti biaya investasi awal, biaya berjalan, biaya operasional.
Dibawah ini adalah perincian detail atas setiap unit biaya-biaya
dan perbandingan biaya-biaya tersebut setiap tahunnya dari 2007 sampai
dengan Maret 2010. Adapun pengertian dari Biaya investasi awal adalah
biaya pengembangan investasi teknologi informasi yang terdiri dari
biaya pembelian perangkat keras (hardware) dan biaya pembelian
perangkat lunak (software).
76
No. Keterangan Unit Harga Total
1. Biaya Perangkat Hardware
Desktop 49 Rp4.000.000 Rp196.000.000
Server 3 Rp20.000.000 Rp60.000.000
Notebook 18 Rp6.000.000 Rp108.000.000
Printer 31 Rp1.500.000 Rp46.500.000
Scanner 2 Rp1.000.000 Rp2.000.000
Mesin Fax 2 Rp750.000 Rp1.500.000
Ups 21 Rp1.250.000 Rp26.250.000
Projector 2 Rp6.000.000 Rp12.000.000
Meja komputer untuk server 3 Rp1.500.000 Rp4.500.000
2. Biaya Network
Menara 1 Rp35.000.000 Rp35.000.000
Switch 1 Rp3.000.000 Rp3.000.000
Wireless 5 Rp500.000 Rp2.500.000
Modem 2 Rp300.000 Rp600.000
3. Biaya Pembelian dan Insallasi Software
Software Windows 47 Rp1.500.000 Rp70.500.000
Software Office 21 Rp2.500.000 Rp52.500.000
Aplikas 3S 1 Rp12.500.000 Rp12.500.000
Software Database SQL 1 Rp. 7.700.000 Rp. 7.700.000
Total Rp.641.050.000
Tabel 3.1 Daftar biaya investasi awal
Sumber : PT. Suka Sukses Sejati
77
a. Biaya berjalan
Biaya berjalan investasi teknologi informasi ini merupakan
biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung
kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya
berjalan pada tahun 2007 sampai dengan Maret 2010 dapat dilihat
dalam tabel dibawah ini :
No. Keterangan 2007 2008 2009 2010
1 Biaya maintenance Jaringan LAN
Rp 5.000.000 Rp 3.500.000 Rp 3.325.000 Rp 3.941.667
2 Tinta Printer Rp 6.500.000 Rp 6.800.000 Rp 6.000.000 Rp.6.433.333
3 Biaya Internet Rp 20.000.000 Rp 21.000.000 Rp 17.000.000 Rp.19.333.333
Total Rp31.500.000 Rp31.300.000 Rp26.325.000 Rp29.708.333
Tabel 3.2 Daftar biaya berjalan
Sumber : PT. Suka Sukses Sejati
b. Biaya operasional
Biaya operasional adalah biaya – biaya yang terjadi
berhubungan dengan operasional perusahaan yang berkaitan dengan
digunakannya aplikasi sistem informasi.
78
Tabel 3.3 Daftar Biaya Operasional
Sumber : PT. Suka Sukses Sejati
B. Data untuk value linking
Berdasarkan hasil wawancara dengan para staff pada PT.Suka
Sukses Sejati, setelah menggunakan teknologi informasi terjadi
peningkatan performa dari karyawan yang menggunakan sistem tersebut.
Seperti pada bagian account receivable sebelum menggunakan teknologi
informasi sering terlambat untuk menagih hutang kepada para pelanggan
dan sangat berpengaruh terhadap tingkat pendapatan yang diterima
perusahaan.
C. Data untuk value acceleration
Value acceleration menghitung perbandingan percepatan dalam
mengerjakan tugas dengan menggunakan teknologi informasi yang
diterapkan oleh perusahaan dengan yang sebelumnya tanpa
menggunakan teknologi informasi. Berdasarkan hasil wawancara yang
dilakukan dengan staff accounting, sebelum menggunakan teknologi
informasi, karyawan pada bagiannya dapat menghabiskan waktu 6 jam
lembur dalam satu minggu. Setelah menggunakan teknologi informasi,
waktu lembur tersebut berkurang menjadi hanya 2 jam per minggu.
No Keterangan 2007 2008 2009 2010 1 Gaji Devisi IT Rp 90.000.000 Rp 110.000.000 Rp 125.000.000 RP. 108.333.333
2 Listrik karena penggunaan komputer Rp 7.800.000 Rp 10.000.000 Rp 13.500.000 Rp. 10.433.333 Total Rp97.800.000 Rp 120.000.000 Rp 138.500.000 Rp. 118.766.666
79
D. Data untuk value restructuring
Sejalan dengan adanya investasi teknologi informasi, maka akan
memberikan pengaruh terhadap tingkat produktifitas sebagai pengaruh
akibat terjadinya restrukturisasi atau perubahan fungsi suatu pekerjaan
atau fungsi suatu departemen sebagai dampak penerapan suatu teknologi
informasi. Berdasarkan hasil wawancara pada staff produksi, dengan
adanya penerapan teknologi informasi perusahaan mengalami suatu
peningkatan produktivitas yang cukup signifikan hingga 25% pertahun.
3.5.2 Domain Bisnis
Penilaian faktor domain bisnis pada PT. Suka Sukses Sejati
didasarkan pada hasil kuesioner – kuesioner yang dibagikan dan diisi
oleh pihak manajemen PT. Suka Sukses Sejati. Penilaian ini ditujukan
untuk mengevaluasi kesesuaian antara aplikasi 3S dengan kondisi pada
perusahaan.
Kuesioner yang dievaluasi pada subbab domain bisnis, yaitu:
Strategic Match, Competitive Advantage, Management Information
Support, Competitive Response, dan Projecy or Organizational Risk.
Pada penilaian faktor domain bisnis, empat elemen pertama bernilai
positif dan menambah nilai dari sistem. Project or Organizational Risk
mempunyai resiko negatif dan mengurangi nilai dari sistem.
Hasil dari jawaban seluruh responden dapat dilihat dari tabel 3.5
pada tabel ini dihitung skor rata-rata yang diberikan oleh responden
80
sejumlah 5 orang dan dilakukan pembulatan untuk skor yang nilainya
berupa desimal.
Faktor - Factor Skor Responden Total Skor Domain Bisnis 1 2 3 4 5
Strategic Match 4 3 3 4 5 19 Competitive Advantage 2 3 1 2 1 9 Management Information Support 4 4 3 2 5 18 Competitive Response 1 2 1 4 3 11 Project or Organizational -3 -3 1 1 1 -3
Tabel 3.4 Skor Responden dari Domain Bisnis Sumber : Kuesioner
3.5.2.1 Data yang berkisar dengan strategi (Strategic Match)
Berdasarkan hasil kuisioner yang dibagikan, diperoleh
hasil bahwa penggunaan komputer dan jaringan serta aplikasi
yang diimplementasikan oleh PT. Suka Sukses Sejati mendapat
total skor sebesar 19. Hal ini berarti IT berperan penting dalam
membantu perusahaan mencapai tujuan melalui strategi-strategi
bisnis yang telah ditetapkan oleh manajemen. Selain itu teknologi
informasi juga membantu perusahaan memperkirakan rencana-
rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam
jangka waktu yang cepat.
3.5.2.2 Data kemampuan bersaing (Competitive Advantage)
Dari hasil wawancara, bagi PT. Suka Sukses Sejati
penggunaan dan pengimplementasian teknologi informasi yang
baik merupakan salah satu faktor penting penunjang kinerja
perusahaan yang nantinya akan menunjang perusahaan agar
mampu bersaing dengan para kompetitornya di masa yang akan
81
datang. Karena PT. Suka Sukses Sejati melihat bahwa penerapan
teknologi informasi dalam perusahaan mereka merupakan salah
satu penunjang kinerja bisnis perusahaan di samping faktor -
faktor lain dalam perusahaan yang dapat menunjang kinerja
seperti besarnya biaya yang dapat dikurangi, diferensiasi produk,
cost avoidance dan sebagainya. Adapun dari kuesioner diperoleh
total skor 9. Hal ini berarti IT cukup menunjang kinerja bisnis
perusahaan.
3.5.2.3 Dukungan sistem informasi manajemen
Dari hasil wawancara, tujuan perusahaan menggunakan
teknologi informasi adalah agar perusahaan mampu memperoleh
informasi dengan cepat dan akurat guna membantu managerial
menciptakan suatu keputusan strategis yang dapat
menguntungkan perusahaan baik dalam jangka waktu pendek
maupun jangka waktu panjang ke depan.
Adapun dari kuesioner diperoleh total skor sebesar 18. Hal
ini berarti dukungan sistem informasi sangat penting dalam
kegiatan bisnis perusahaan.
3.5.2.4 Respon dalam persaingan (Competitive Response)
Dari hasil wawancara, sebelum menggunakan teknologi
informasi untuk menunjang proses bisnisnya, perusahaan masih
menggunakan sistem manual dalam melaksanakan semua kegiatan
operasionalnya. Penggunaan sistem yang manual ini sangatlah
82
menghambat kegiatan operasionalnya, dan tidak jarang sangat
menghambat respon yang diberikan baik pada supplier maupun
pada customer mereka.
Manajemen berpendapat bahwa hendaknya perusahaan
dapat merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan yang selalu
berubah – ubah setiap waktu guna meningkatkan kepuasan
pelanggan. Adapun dari kuesioner diperoleh total skor sebesar 11.
3.5.2.5 Resiko – resiko proyek yang dihadapi (Project Risk)
Project or Organizational Risk berfokus pada tingkat
dimana sebuah perusahaan mampu membawa perusahaan yang
dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen. Evaluasi ini
memperhatikan pengguna dari area bisnis perusahaan, bukan area
teknis perusahaan. Adapun dari kuesioner diperoleh total skor
sebesar -3.
3.5.3 Domain Teknologi
Penilaian faktor domain teknologi pada PT.Suka Sukses
Sejati didasarkan pada hasil kuesioner – kuesioner yang dibagikan
dan diisi oleh pihak karyawan PT.Suka Sukses Sejati. Penilaian
ini ditujukan untuk seluruh karyawan yang berinteraksi langsung
dengan sistem atau pihak yang terlibat dalam pengembangan
aplikasi 3S. Beberapa nilai dan resiko dari domain teknologi
adalah Strategic IS Architecture, Definitional Uncertainty,
Technical Uncertainty, IS Infrastructure Risk. Dalam faktor
83
domain teknologi ada 3 domain yang negatif, dimana elemen
negatif ini merefleksikan resiko teknologi. Hanya 1 elemen,
Strategic IS Architecture yang bernilai positif dan menambah
nilai dari suatu sistem.
Hasil dari jawaban seluruh koresponden dapat dilihat pada
tabel 3.6. Pada tabel ini dihitung skor rata-rata yang diberikan oleh
responden sejumlah 5 orang dan dilakukan pembulatan untuk skor
yang nilainya desimal.
Faktor - Factor Skor Responden Total Skor Domain Teknologi 1 2 3 4 5
Strategic IS Architecture 4 3 3 4 5 19 Definitional Uncertainty 2 3 1 2 1 9 Technical Uncertainty A. Keterampilan yang dibutuhkan 1 2 1 4 3 11 B. Ketergantungan perangkat keras -3 -3 1 1 1 -3 C. Ketergantungan Piranti Lunak -1 0 -1 -1 -1 -4 D. Piranti Lunak Aplikasi -3 0 -1 -1 -1 -6 IS Infrastructure Risk -2 -1 -3 -2 -2 -10
Tabel 3.5 Skor Responden dari Domain Teknologi Sumber : Kuesioner
3.5.3.1 Data terkait arsiktektur TI
Strategic IS architecture ini mengevaluasi derajat dimana
implementasi teknologi informasi disesuaikan dengan kebutuhan
dari sistem informasi perusahaan. Berdasarkan hasil
quiestionnaire yang dibagikan, diperoleh hasil bahwa investasi
teknologi informasi yang dilaksanakan, dibangun dengan
84
perencanaan dan memiliki payoff hasil yang rendah. Adapun
dari kuesioner diperoleh total skor sebesar 10.
3.5.3.2 Data berkaitan dengan ketidakpastian tujuan perusahaan
Dari hasil kuisioner yang dibagikan kepada karyawan dan
divisi IT, maka diperoleh hasil bahwa investasi teknologi
informasi yang telah dilakukan memiliki prasyarat yang jelas,
spesifikasi yang cukup jelas, area yang ditelaah jelas serta
memiliki probabilitas non rutin yang masuk akal. Adapun dari
kuesioner diperoleh total skor sebesar -8.
3.5.3.3 Ketidakpastian teknologi
Technical uncertainty atau ketidakpastian teknologi
merupakan factor yang digunakan untuk mengetahui kesiapan
dalam melaksanakan investasi teknologi informasi, hal ini
meliputi: keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan
perangkat keras, ketergantungan implementasi aplikasi.
Berdasarkan kuisioner yang telah dibagikan, maka diperoleh hasil
skor 1. Investasi teknologi informasi yang ada dalam hal
keterampilan yang dibutuhkan, kayawan merasa bahwa sistem
yang digunakan sangat mudah dipelajari sehingga tidak
memerlukan keterampilan khusus dalam menggunakannya.
Perangkat keras yang digunakan pada aplikasi sejenis, sehingga
tidak diperlukan perangkat keras khusus untuk divisi – divisi
tertentu. Dalam menggunakan perangkat lunak, perusahaan
85
menggunakan piranti lunak yang standar dengan pemograman
yang kompleks. Piranti lunak aplikasi menggunakan program
yang tersedia secara komersil, hanya saja membutuhkan
modifikasi yang agak banyak. Untuk ketergantungan
implementasi aplikasi, hasil yang diperoleh yaitu perusahaan
menggunakan aplikasi dengan ukuran menengah jika
dibandingkan dengan aplikasi yang ada. Adapun dari kuesioner
diperoleh total skor sebesar -5.
3.5.3.4 Resiko terkait infrastruktur SI
Resiko terkait infrastruktur SI ini digunakan untuk
mengetahui seberapa besar resiko yang akan dihadapi organisasi
dengan adanya sistem yang baru. Berdasarkan hasil kuisioner
yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasilnya
diperoleh bahwa dibutuhkan sedikit perubahan pada beberapa
investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut atas investasi
teknologi informasi dengan menggunakan jaringan LAN dan
komputer dari lingkungan sistem informasi. Adapun dari
kuesioner diperoleh total skor sebesar -10.
3.6 Data PT. Suka Sukses Sejati terkait SWOT
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan direktur PT. Suka Sukses
Sejati, maka diperoleh data mengenai faktor strategi eksternal dan faktor strategis
internal perusahaan, yang terdiri dari :
86
3.6.1 Data faktor strategis eksternal perusahaan
3.6.1.1 Opportunity ( Peluang )
a. Meningkatkan jumlah order.
Ruang lingkup perusahaan yang luas menjadi suatu peluang
usaha yang baik untuk mendukung strategi perusahaan.
b. Mencangkup pasar Nasional.
Pemasaran yang mencangkup pasar nasional karena
perusahaan bergerak dalam hal pemasaran menjadi peluang
yang baik.
3.6.1.2 Threats (Ancaman)
a. Meningkatnya persaingan.
Banyaknya perusahaan lain yang bergerak di bidang yang
sama menjadi salah satu ancaman bagi perusahaan.
b. Produktivitas SDM.
Tingkat produktifitas yang tidak stabil yang di hasilkan oleh
tenaga kerja menjadi ancaman yang cukup besar.
3.6.2 Data faktor strategis internal perusahaan
3.6.2.1 Strengths (Kekuatan)
a. Relasi yang luas.
Relasi yang luas menjadi suatu kekuatan perusahaan untuk
bersaing dengan perusahaan lain.
87
b. Hasil produksi berkualitas tinggi.
Kualitas produk yang dihasilkan menjadi suatu kekuatan
perusahaan dalam mempertahankan strategi perusahaan.
3.6.2.2 Weaknesses (Kelemahan)
a. Target produksi.
Seringnya target produksi yang tidak tercapai menjadi suatu
kelemahan yang dapat menjadi penghambat perusahaan dalam
bersaing dengan perusahaan lain.
b. Prosedur sistem operasional.
Sistem operasional yang berbelit – belit menjadi suatu
penghambat dalam meningkatkan efektivitas kerja dan
menjadikan suatu kelemahan bagi perusahaan.