41

BAB 3

ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Riwayat Perusahaan

PT. Bangunan Jaya Perkasa adalah sebuah supermarket yang

menyediakan berbagai macam bahan yang diperlukan untuk kebutuhan

bangunan rumah / gedung. Terletak di jakarta pusat tepatnya di jalan salemba

raya nomor 32, yang didirikan oleh Bapak John Susanto pada tahun1997 dan

Bapak Candi selaku direktur utama PT. Bangunan Jaya Perkasa.

PT. Bangunan Jaya Perkasa sudah mempunyai konsep perusahaan yaitu

One Stop Shopping, dimana pelanggan cukup datang ke gerai Bangunan Jaya

Perkasa dan semua kebutuhan yang diperlukan untuk bahan bangunan dapat

langsung terpenuhi, didukung dengan lokasi yang strategis, sales yang siap

melayani tiap pelanggan.

Perusahaan ini sendiri berpusat di Pinangsia jakarta barat dan memiliki

cabang satu group yang tersebar di berbagai daerah di pulau jawa seperti

Jakarta, Tangerang, Bandung, & Yogyakarta. Dengan penghasilan rata

perbulan di Jakarta dapat mencapai Rp. 3.500.000.000,- sampai dengan Rp.

4.000.000.000,- perbulannya dengan dukungan 120 orang karyawan. Target

konsumen adalah para kontraktor dan memiliki pelanggan tetap, yaitu PT.

Ariko, PT. Mahatama, CV. Cahaya Kurnia Utama, PT. Andalas.

3.1.2 Kebijakan, Visi & Misi Perusahaan

3.1.2.1 Kebijakan

PT. Bangunan Jaya Perkasa berkomitmen untuk selalu

memberikan pelayanan dan kualitas produk yang terbaik melalui

pembelajaran, dan pengenalan atas kepuasan pelanggan.

42

3.1.2.2 Visi & Misi

Visi:

1. Menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nasional yang

berkontribusi dalam pembangunan negara serta dipercaya oleh

masyarakat indonesia.

Misi :

1. Menjaga kualitas dan pelayanan untuk memberikan yang terbaik.

2. Meningkatkan pendapatan pertahun.

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bangunan Jaya Perkasa

43

3.1.4 Tanggung Jawab Perdivisi

3.1.4.1 Manager Operational

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Operational

adalah:

1. Memberikan ide tentang promosi yang akan diadakan dengan

membandingkan ide promosi yang dibuat oleh pesaing.

2. Mengatur dan mengorganisir omset yang dimiliki perusahaan.

3.1.4.2 Manager Accounting

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Accounting

adalah:

1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff accounting.

2. Membuat laporan akhir bulan & akhir tahun.

3.1.4.3 Manager Finance

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Finance adalah:

1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff keuangan.

2. Memberikan persetujuan dalam pembelian & pengeluaran biaya

untuk kebutuhan perusahaan.

3. Memberikan upah berupa gaji kepada karyawan.

3.1.4.4 Manager Tax

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Tax adalah:

1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff pajak.

2. Mengurus pajak pembelian & pengeluaran.

3.1.4.5 Bagian MD

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian MD adalah:

1. Melakukan pembelian barang.

44

3.1.4.6 Supervisor & HRD

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Supervisor adalah:

1. Mengawasi para sales.

2. Mengontrol transaksi jual beli.

3. Mengontrol dan mempersiapkan aktivitas sumber daya manusia

perusahaan.

3.1.4.7 Kepala Gudang

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Kepala Gudang adalah:

1. Melakukan pengecekan stock yang ada didalam sistem & stock

secara fisiknya.

2. Membuat laporan untuk pembelian barang.

3. Mengecek barang yang di keluarkan sesuai dengan SO.

3.1.4.8 Bagian Pengiriman

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pengiriman adalah:

1. Melakukan pengiriman sesuai dengan SO.

2. Membuat surat jalan berdasarkan SO dan DO.

3. Proses pengiriman barang terjadi dengan adanya perjanjian

dengan customer.

3.1.4.9 Bagian In/Out

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian In/Out adalah:

1. Mengecek barang masuk dan barang keluar.

2. Mengecek barang yang akan dikirim.

3. Menandatangani surat jalan.

4. Menandatangani DO.

45

3.1.4.10 Bagian Komisi

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Komisi adalah:

1. Menyatukan / merangkap bon SO merah dan biru.

2. Menghitung komisi para sales.

3.1.4.11 Bagian Surat Hutang

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Surat Hutang adalah:

1. Membuat surat pengakuan hutang.

2. Membuat surat hutang cabang.

3.1.4.12 Bagian Konsinyasi

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Konsinyasi adalah:

1. Membuat surat pengakuan hutang konsi.

3.1.4.13 Bagian Inventory Control

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Inventory Control

adalah:

1. Mengontrol stok yang ada di gudang.

3.1.4.14 Kepala Kasir

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Kepala Kasir adalah:

1. Membuat laporan penjualan.

3.1.4.15 Bagian Pembayaran Putus

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pembayaran Putus

adalah:

1. Membuat kontra bon tagihan pembayaran.

2. Membuat surat uang keluar untuk kebutuhan perusahaan.

3. Meng-input giro pembayaran tagihan ke supplier ke dalam buku.

46

4. Mengecek transaksi keluar masuk perusahaan yang dilakukan

melalui sistem transfer.

5. Meng-input data penjualan perusahaan.

6. Meng-input transaksi Bank.

3.1.4.16 Bagian Pembayaran Konsi

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pembayaran Konsi

adalah:

1. Menge-print laporan penjualan.

2. Mengecek faktur yang ada di laporan penjualan.

3. Membuat pengakuan barang untuk accounting.

3.1.4.17 Bagian Perbankan

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Perbankan adalah:

1. Melakukan penyetoran ke Bank.

2. Melakukan pembayaran pajak.

3. Mengurus jamsostek dan pajak reklame.

3.1.4.18 Bagian Faktur Pajak

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Faktur Pajak adalah:

1. Membuat faktur pajak keluaran untuk customer.

2. Mengecek PO sudah sesuai atau belum.

3. Mengecek faktur pajak masukan dari supplier.

3.1.4.19 Bagian Laporan Harian

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Laporan Harian

adalah:

1. Membuat laporan penjualan harian

2. Mengecek stok barang ke sistem.

47

3.1.4.20 Bagian Barcode dan Promo

Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Barcode dan Promo

adalah:

1. Menge-print barcode baru untuk barang yang baru masuk.

2. Mencetak kertas diskon, spanduk, dan reklame.

3. Membuat kartu member customer.

3.2 Analisis Lingkungan Internal & Ekternal Perusahaan

3.2.1 Analisis PEST

1. Politik

Dampak positif: Kebijakan politik pemerintahan Indonesia tidak

mempengaruhi secara langsung terhadap berjalannya proses bisnis pada

PT. Bangunan Jaya Perkasa. Walaupun terjadinya perubahan undang-

undang pajak, dan peraturan daerah tentunya tidak akan memberi

dampak secara langsung bagi para pelanggan PT. Bangunan Jaya

Perkasa. Meskipun begitu perusahaan harus tetap dapat mengikuti

peraturan perpajakan yang sedang berkembang saat ini.

Dampak negatif: Kebijakan pemerintah yang menaikkan UMP pada

wilayah Jakarta berdampak pada PT. Bangunan Jaya Perkasa, karena

kenaikan UMR ini membuat perusahaan harus lebih bekerja lebih keras

agar peningkatan pendapatan dapat menutupi biaya operasional.

2. Ekonomi

Dampak positif: Ekonomi merupakan tulang punggung penjalanan

sebuah bisnis didunia ini, dimana dampak pertumbuhan ekonomi yang

pesat membuat perkembangan pembangunan disuatu tempat atau

daerah terdorong, dalam hal ini penjualan bahan baku sebuah

bangunan.

Dampak negatif: Pertumbuhan ekonomi yang menyebabkan inflasi

yang berkepanjangan, mempunyai dampak buruk dimana stok barang

menumpuk karena daya beli masyarakat menurun.

48

3. Sosial

Dampak positif: Pertumbuhan SDM yang kreatif di Indonesia membuat

banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa.

Serta dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota)

membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.

Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.

Dampak negatif: Adanya pengaruh lingkungan luar atau dalam

perusahaan yang kurang baik sehingga membentuk suatu sifat sosial

yang kurang baik, seperti rasis dan pencurian yang sangat merugikan

PT. Bangunan Jaya Perkasa.

4. Teknologi

Dampak positif: PT. Bangunan Jaya Perkasa yang terlebih dahulu

sudah meng-implementasikan teknologi untuk membantu proses bisnis

berjalan, tetapi sudah waktunya bagi perusahaan untuk melakukan

upgrade ke spesifikasi yang mendukung proses bisnis yang baru,

dikarenakan proses bisnis baru yang akan diusulkan tidak

memungkinkan dijalankan menggunakan spesifikasi yang lama.

Dampak negatif: Infestasi dibidang teknologi untuk setiap perusahaan

merupakan suatu hal yang berat dimana untuk menjalankan proses yang

diinginkan agar mendukung visi misi perusahaan harus mengeluarkan

biaya yang tidak dibilang kecil. Dan ancaman dibidang teknologi

seperti virus dan hacker merupakan dampak yang dapat merugikan

perusahaan.

Jadi keterkaitan antara analisis PEST dengan perusahaan adalah

memahami pertumbuhan atau kemunduran pangsa pasar serta mengetahui

keadaan yang perlu untuk dikembangkan oleh perusahaan dan untuk menilai

situasi atau strategi serta arah perusahaan. Dari analisis diatas dapat

disimpulkan bahwa :

49

Tabel 3.2 Analisis PEST

Faktor Ancaman Peluang Solusi Peranan SI dan TI

Pol

itik

- Undang-

undang perdagangan yang baru.

- Kebijakan

pemerintah yang menaikkan UMP.

- Pergantian

gubernur baru yang banyak penataan ulang tata letak kota dan bangunan.

- Perusahaan tetap

mengikuti aturan walaupun pemerintah mengeluarkan undang-undang yang baru.

- Mengikuti

peraturan yang ditetapkan dan meningkatkan penjualan agar pengeluaran tidak lebih besar dari biaya operasional.

- E

kono

mi

- Inflasi yang berkepanjangan, mempunyai berdampak pada stok barang menumpuk karena daya beli masyarakat menurun.

- Pertumbuhan ekonomi yang pesat disuatu daerah berdampak besar terhadap pembangunan.

- Membuka cabang-cabang pada titik-titik perdagangan yang memiliki pangsa pasar penjualan yang tinggi.

- Menjual stok

barang dengan jumlah besar yang ditentukan, tetapi dengan harga yang lebih miring, dengan tujuan mendapatkan Cash.

-

50

Soci

al

- Pengaruh lingkungan luar / dalam perusahaan yang kurang baik sehingga membentuk suatu sifat sosial yang kurang baik, seperti rasis dan pencurian

- SDM Indonesia yang kreatif.

- Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.

- Urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.

- Melalukan training dan pendekatan persuasif ke para karyawan

- Meningkatkan Keamanan dibidang sistem infomasi yang ada dan akses kontrol seperti Access Card dan CCTV

Tek

nolo

gi

- Dampak lain yang mengancam dengan hadirnya teknologi adalah hacker, virus, malware.

- Peran teknologi pada PT. Bangunan Jaya Perkasa sudah cukup membantu proses bisnis yang berjalan tetapi perlu ditingkatkan.

- Membangun infrastruktur IT dengan sistem informasi yang baru, agar sejalan dengan proses bisnis yang diusulkan.

- Menyiapkan 1

Ruangan yang layak untuk server dengan pendingin udara.

- Meningkatkan

sekuritas dari berbagai aspek seperti, antivirus, data encryption, menerapkan VPN.

- Menerapkan sistem informasi baru yang berbasis web, dengan bahasa pemograman .ASP

51

3.2.2 Analisis 5 Daya Saing Porter

Analisis 5 daya saing Porter digunakan untuk mengetahui para pesaing

industri yang berada dilingkungan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Berdasarkan

hasil wawancara kami terkait dengan Pesaing, Pendatang Baru, Pelanggan,

Pemasok, serta produk pengganti maka dibentuklah 5 daya saing porter PT.

Bangunan Jaya Perkasa, yaitu:

Gambar 3.2 Analisis 5 daya saing Porter

1. Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan (Bargaining Power of

Customer)

Keberagaman model, kualitas dan harga menjadi tujuan utama

pelanggan untuk dapat memilih dimana dia dapat berbelanja yang

sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Namun kekuatan tawar

menawar pelanggan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa terletak pada

keberagaman produk yang tersedia serta kualitas pelayanan yang

ramah, harga terjangkau terutama dibidang keramik & sanitasi. Berikut

adalah beberapa perusahaan yang sudah menjadi pelanggan lama pada

PT. Bangunan Jaya Perkasa :

1. PT. Mahatama Jaya

2. PT. Cahaya Karunia Utama

52

3. PT. Andalas Bangun Nusantara

2. Persaingan Industri (Industry Rivalry)

Perusahaan yang bergerak dibidang ritel bahan bangunan yang

dapat mengancam atau menjadi kompetitor PT. Bangunan Jaya Perkasa

adalah :

1. PT. Caturkarda Depo Bangunan

Merupakan pesaing utama yang bergerak di bidang supermarket

bahan bangunan. Dengan keunggulan utama yang terletak pada

keberagaman jenis alat bangunan (Tools) dengan merek yang

beregam, dan harga dipatok lebih miring dibandingkan dengan PT.

Bangunan Jaya Perkasa.

2. PT. Catur Mitra Sejati Sentosa(Mitra10)

Salah satu supermarket bahan bangunan yang lebih dahulu berdiri

dibandingkan dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Mitra 10 unggul

dibidang keberagaman Cat dengan beragam kualitas, warna,

merek, sehingga membuat mitra 10 dengan mudah menjangkau

pasar menengah kebawah dibidang Cat karena keunggulan barang

yang disediakan.

3. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok (Bargaining Power of

Supplier)

Pemasok mempunyai daya tawar menawar yang kuat atau

dengan kata lain dapat memonopoli pasar dan harga jika menjadi salah

satu penyedia bahan baku satu-satunya. Tetapi antara PT. Banguan Jaya

Perkasa dengan para pemasok, tawar menawar tidaklah begitu tinggi

karena saling membutuhkan dan sangat banyaknya pemasok dengan

berbagai merek yang ingin bergabung dengan PT. Bangunan Jaya

Perkasa. Selain itu PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok

tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress).

Hal tersebut dapat dilihat dari PT. Bangunan Jaya Perksa sudah

mempunyai nama dimana proyek-proyek skala menengah sudah

53

menjadi pelanggan tetap. Dan disisi lain PT. Bangunan Jaya Perkasa

Membutuhkan asupan barang baku dari supplier lain untuk kemudian

dijual. Sehingga dengan kesepakatan harga yang baik diantara

keduanya tawar menawar tidak begitu besar. Dan berikut beberapa

pemasok yang bekerjasama dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa :

1. PT. Surya Toto Indonesia

2. PT. Roman Ceramics International

4. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)

1. PT. Dunia Bangunan

2. PT. Kemenangan Jaya

Persaingan dalam hal supermarket ritel bahan bangunan

diperlukan jam terbang yang tinggi dan daya jual tersendiri untuk

dapat memastikan pelanggan dapat berpindah. Dikarenakan pemain-

pemain lama sudah menguasai sebagian besar pasar yang ada.

Sehingga sulit untuk melihat pendatang baru yang memiliki kekuatan

untuk bersaing.

5. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitute Product)

Saat ini belum ditemukan produk pengganti yang dapat

merubah / mengancam keberadaan PT. Bangunan Jaya Perkasa, tetapi

tidak menutup kemungkinan jika suatu saat akan ada suatu produk baru

yang dapat menggantikan / mengancam keberadaan PT. Bangunan Jaya

Perkasa, dan pada saat itu perusahaan harus siap melakukan perubahan

untuk menghadapi ancaman tersebut.

54

Tabel 3.1 Kesimpulan Analisis 5 daya saing Porter

Faktor Ancaman Peluang Solusi Pengaruh SI dan TI

Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan

-Pelanggan yang baru mengenal PT. Bangunan Jaya Perkasa, ditarik oleh kompetitor. -Pelanggan bosan karena tidak adanya inovasi meng-adakan model atau tipe baru. -Pelanggan memilih tempat yang lebih nyaman untuk berbelanja.

-Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.

-Memberikan daftar diskon yang sudah di tentukan oleh perusahaan. -Memberikan kuisioner Ya/Tidak dengan pertanyaan yang (ringan) seputar kualitas pelayanan, produk, dan harga. -Meng-adakan pameran produk baru setiap bulannya dengan didukung dengan potongan harga. -Memperluas areal perbelanjaan terutama ketersediaan lahan parkir, kerena mempermudah bongkar muat barang.

-Promosi besar-besaran melalui media massa.

Persaingan Industri

-Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan. - Pesaing yang lebih dahulu berdiri sebelum PT. Bangunan Jaya Perkasa, lebih menguasai pasar yang ada. - Pesaing dapat

-Lokasi gerai PT. Bangunan Jaya Perkasa yang strategis.

- Memberikan promo harga yang menarik atau dengan memberikan bonus produk lain. - Mensurvey ke pesaing untuk dapat mengetahui titik kelemahan perusahaan tersebut dan memanfaatkan celah seperti membuka shopping chat melalui online shop. -Melakukan pendekatan ke pelanggan sehingga

-Promosi besar-besaran melalui media massa.

55

menjangkau pasar menengah kebawah.

mengenal apa yang mereka butuhkan -Menambahkan shopping cart pada website yang telah ada, agar memudahkan para pelanggan untuk berbelanja.

Kekuatan Tawar Menawar Pemasok

-Kenaikan harga jual dari pemasok. -Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa.

-Menaikan harga jual barang. -Menjaga hubungan yang baik agar proses binis berjalan lancar dan tepat sesuai keinginan.

-

Ancaman Pendatang Baru

-Dalam hal ini terjadinya perebutan atau penguasa pasar oleh para pendatang baru terbilang cukup kecil, tetapi tidak menutup kemungkinan hal tersebut dapat terjadi karena adanya strategi dan inovasi baru yang terus berkembang. -Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru. -Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja

-Menambahkan keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring(Menjadi tangan pertama suatu produk) .

- Menjaga kualitas pelayanan dan after service PT. Bangunan Jaya Perkasa. -Menambah gerai baru ditempat yang belum terjamah oleh para kompetitor. -Mengajak distributor untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa, sebagai penyalur pertama produk mereka, secara tidak langsung harga barang yang didapatkan akan lebih murah. -Melakukan pendekatan persuasif ke setiap jenjang karyawan.

-

56

sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa

-Membangun sebuah sistem internal yang terintegrasi dari satu bagian ke bagian lain untuk meningkatkan proses bisnis yang ada, sehingga ketepatan informasi lebih baik. -Meningkatkan kemanan baik dari sistem informasi maupun kontrol fisik.

Ancaman Produk Pengganti

-Sampai saat ini belum ditemukan produk / ancaman penganti.

-Mempertahankan kualitas pelayanan. -Terus berinovasi untuk memikat pelanggan agar dapat meningkatkan jumlah pelanggan yang ada sekarang. -Menjaga hubungan yang kondusif dengan pesaing (persaingan sehat).

-

Kesimpulan yang didapat dari analisis 5 daya saing porter

adalah Peluang yang dimiliki oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa cukup

besar dimana pendatang baru masih belum dapat menguasai pasar yang

ada, dan para pesaing lama memiliki kelemahan masing-masing, disisi

ini PT. Bangunan Jaya Perkasa dapat melalukan improvisasi dengan

menambahkan jenis produk yang lebih beragam dan dimungkinkan

produk yang belum ada dipara kompetitor sehingga dapat menarik

pelanggan lain yang kemudian didukung dengan iklan melalui media

elektonik serta penambahan modul cart pada website yang telah ada.

Untuk menjaga perkembangan pesat para kompetitor baru, maka

alangkah baiknya proses internal PT. Bangunan Jaya Perkasa didukung

dengan sistem internal yang lebih baik dalam kata lain yang lebih ter-

integrasi dan dengan kontrol yang lebih baik.

57

3.2.3 Value Shop

Tabel 3.3 Value Shop

Infrastructure - Didukung oleh para karyawan yang handal pada bidang masing-masing. - Jaringan Telepon dan Faximile yang baik. - Jaringan komputer yang terhubung ke server cukup baik.

Human Resource Development - Menyeleksi calon karyawan baru. - Melakukan training dan masa percobaan selama tiga bulan bagi karyawan baru apakah kemampuan

sesuai dengan kebutuhan perusahaan. - Menilai kinerja karyawan terhadap perusahaan.

Technological Development - Pengembangan software BJ Professional. - Pengembangan hardware dengan mengganti spesifikasi hardware yang mendukung.

Procurement - Memperoleh barang dari supplier. - Mengecek barang yang masuk dan keluar dari gudang. - Menginput barang yang masuk dan keluar ke dalam sistem. - Bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan barang digudang.

C

L I

E

N

T

Knowledge Application

1. Penambahan modul

Cart pada website.

2. Pengembangan

applikasi berbasis SCM

dengan dukungan RFID.

3. Memperbaiki struktur

jaringan.

Allocation Of Resources

1. Penggunaan kas

perusahaan untuk

pengembangan applikasi

dan hardware.

2. Training karyawan.

3. Menambahkan Bagian IT.

Marketing The Capability

Mempromosikan tentang

keunggulan yang dimiliki PT.

Bangunan Jaya Perkasa baik dari

sisi jasa, maupun sistem yang

telah diusung untuk menambah

pelayanan.

Problem Specification

1. Infrastruktur Jaringan &

IT kurang memadai.

2. Terjadinya

ketidakcocokan antara stok

fisik dengan sistem.

3. Lambatnya proses

penjualan secara by-phone.

4. Laporan persediaan tidak

akurat.

Business Acquisition

1. Minat dan Kebutuhan

Pelanggan.

2. Informasi kondisi pasar.

3. Informasi perkembangan

pesaing.

Execute Solutions

1. Menerapkan arahan

strategi dan solusi yang

disarankan.

2. Melakukan pengukuran

dengan, BSC, ROI, dan

Customer Satisfaction.

Configure Solutions

1. Menghitung prioritas

biaya.

2. Jangka waktu yang

diperlukan.

3. Prioritas penanganan

masalah.

58

Dari analisis Value Shop dapat diketahui kekuatan dan kelemahan

perusahaan yang dijabarkan sebagai berikut :

Kekuatan

1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari

supplier.

2. Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh

bagian gudang sesuai dengan SO.

3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing.

4. Lokasi gudang dipantau oleh CCTV & Security 24 Jam.

5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang

baik.

6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT.

Asri Pancawarna (Indogress).

Kelemahan

1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang.

2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis.

3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone.

4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan.

5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur

yang memutar.

6. Server yang digunakan sudah dibawah strandar untuk mendukung proses

bisnis yang baru.

7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang.

8. Laporan persediaan tidak akurat.

3.3 Gambaran Strategi Bisnis Perusahaan

3.3.1 CONOPS dan CONOD

3.3.1.1 CONOPS (Concept of Operation)

CONOPS SCENARIO proses bisnis adalah sebagai berikut :

59

1. Pembelian

Pembelian stok barang dukur cara fast moving yaitu

dengan melihat barang manakah yang paling laku atau paling

cepat habis dibeli oleh pelanggan, sehingga perusahaan secara

konsisten akan terus menyediakan barang tersebut. Pemesanan

barang dilakukan dengan membuat PO oleh bagian MD -

purchasing. PO akan dikirim ke supplier, setelah supplier

mendapat PO dari perusahaan barang akan dikirim sesuai

dengan perjanjian yang dibuat untuk jadwal pengiriman. Setelah

barang sampai, pertama akan diterima dibagian In - Out. Bagian

In - Out akan mengecek barang yang dikirim tersebut sesuai

dengan SJ dan PO. Jika ada barang yang rusak barang tersebut

langsung dikembalikan melalui pengirim barang dari supplier

lalu, bagian In - Out membuat laporan barang reject ke bagian

MD - purchasing. Barang yang diterima dari bagian In - Out

diberikan ke bagian gudang beserta dengan SJ. Bagian gudang

akan menginput kode barang dan nomor SJ kedalam

BJProfessional. Setelah itu bagian gudang membuat laporan

barang masuk ke bagian accounting, lalu bagian MD -

purchasing membuat laporan pembelian 2 rangkap. Setelah itu

bagian finance akan menerima tagihan dari supplier dan

membayarnya.

2. Persediaan

Proses persediaan dimulai dari bagian In-Out menerima

barang masuk sesuai dengan surat jalan yang dikirimkan oleh

supplier kemudian barang tersebut akan diberikan ke bagian

gudang untuk dicek kembali kecocokan dengan SO, lalu bagian

gudang akan menginput stok barang masuk kedalam BJ

Profesional. Seletah menginput stok barang bagian gudang akan

mengecek posisi peletakan barang masuk agar terstruktur

didalam lokasi penyimpanan, kemudian setelah mendapatkan

60

lokasi barang yang ditetapkan, staff gudang akan menempatkan

barang sesuai dengan jenis dan lokasinya.

Jika barang memungkinkan ada barang untuk dipajang, bagian

gudang akan menentukan atau mencari rak yang tepat sesuai

dengan jenis, kondisi, dan ukuran barang, kemudian jika

menemukan rak yang sesuai dengan kondisi barang bagian

gudang akan mengeluarkan barang untuk dipajang.

Lalu proses untuk permintaan dari bagian In-Out, bagian

gudang akan menerima berupa sales order, yang berdasarkan

sales order tersebut bagian gudang mengecek kembali

ketersediaan barang dan kemudian lokasi penyimpanannya.

Lalu akan mengeluarkan barang, sebelum menyerahkan

kebagian In-Out barang yang dikeluarkan harus dikurangi

stoknya sesuai dengan sales order dan barang yang dikeluarkan,

ke BJProfesional.

3. Penjualan

Proses penjualan dimulai dari pemesanan oleh

pelanggan, setiap pemesanan dilakukan melalui sales. Sales

akan mengecek barang terlebih dahulu ke BJProfessional

apakah barang tersedia atau tidak. Barang yang tersedia akan

dicatat oleh sales yang berupa SO sesuai dengan pemesanan

yang diinginkan oleh pelanggan. SO akan dibuat menjadi 4

rangkap(bagian kasir, bagian In - Out, pelanggan, arsip). SO

pertama ke bagian kasir, bagian kasir membuat tagihan yang

diberikan ke pelanggan karena pelanggan harus membayar

terlebih dahulu sebelum menerima barang. Setelah membayar

sales mengkonfirmasi pembayaran ke bagian kasir dan bagian

kasir mengupdate bukti pembayaran ke BJProfessional. SO

kedua diberikan ke bagian In - Out, bagian In - Out akan

memberikan SO-nya ke bagian gudang, kemudian bagian

gudang akan mengeluarkan barang ke bagian In - Out beserta

SO. Sewaktu bagian gudang mengeluarkan barang admin

gudang akan mengurangi stok di BJProfessional. Barang yang

61

dikeluarkan oleh bagian gudang akan di cek kembali oleh

bagian In - Out, jika barang sudah sesuai barang akan di berikan

ke bagian pengiriman beserta SO. Bagian pengiriman membuat

SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang beserta SJ

dan DO yang dibuat ke pelanggan. Setelah mengirim barang

bagian kasir membuat laporan penjualan ke bagian accounting,

bagian accounting menginput laporan penjualan ke dalam

BJProfessional, laporan penjualan akan dicek oleh bagian

finance melalui BJProfessional. Bagian finance membuat

laporan keuangan lalu diserahkan ke manager.

3.3.1.2 CONOD (Concept of Operations Diagram)

Setelah dibuat CONOPS, berikut akan dilampirkan CONOD

pembelian yang merupakan bagian dari keseluruhan proses bisnis :

1. Pembelian

Gambar 3.3 CONOD Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa

62

Berikut adalah penjelasan CONOD Pembelian pada PT.

Bangunan Jaya Perkasa:

1. Bagian MD - purchasing membuat PO 4 rangkap (arsip, bagian

gudang, bagian finance, supplier).

2. Supplier mengirim barang beserta SJ ke bagian In / Out.

3. Bagian In - Out mengecek barang, apabila barang yang dikirim

rusak, barang langsung dikembalikan dan bagian In - Out

membuat laporan barang reject.

4. Jika barang diterima akan diberikan ke bagian gudang beserta SJ

dan PO.

5. Bagian gudang mengecek kembali barang sesuai SJ dan PO.

6. Bagian gudang menginput barang dan nomor SJ ke dalam

BJProfessional.

7. Bagian gudang membuat laporan barang masuk ke bagian

accounting.

8. Bagian accounting menginput laporan pembelian ke

BJProfessional.

9. Bagian finance menerima tagihan dari supplier.

10. Bagian finance melakukan pembayaran sesuai dengan PO.

63

2. CONOD Persediaan

Gambar 3.4 CONOD Persediaan PT. Bangunan Jaya Perkasa

Berikut adalah penjelasan CONOD Pembelian pada PT.

Bangunan Jaya Perkasa:

1. Bagian In-Out menerima barang masuk sesuai dengan surat

jalan yang dikirimkan oleh supplier kemudian dicek apakah

kualitasnya baik atau buruk.

2. Bagian gudang akan menginput stok barang masuk kedalam

BJ Profesional.

64

3. Mengecek posisi peletakan barang masuk agar terstruktur.

4. Setelah mengetahui lokasi barang yang ditetapkan, staff

gudang akan menempatkan barang sesuai dengan jenis dan

lokasinya.

5. Jika barang memungkinkan untuk dipajang, bagian gudang

akan menentukan atau mencari rak yang tepat.

6. Setelah ditemukan rak yang sesuai dengan kondisi barang

bagian gudang akan mengeluarkan barang untuk dipajang.

7. Jika ada permintaan dari bagian In-Out bagian gudang akan

menerima berupa sales order.

8. Berdasarkan sales order, bagian gudang akan mengecek

kembali ketersediaan barang dan kemudian lokasi

penyimpanannya.

9. Bagian gudang akan mengeluarkan barang.

10. Bagian gudang akan mengurangi stok sesuai dengan sales

order dan barang yang dikeluarkan, ke BJProfesional.

11. Bagian gudang akan menyerahkan barang ke bagian In-Out

untuk proses selanjutnya.

3. CONOD Penjualan

65

Gambar 3.5 CONOD Penjualan PT. Bangunan Jaya Perkasa

Berikut adalah penjelasan CONOD Penjualan pada PT.

Bangunan Jaya Perkasa:

1. Pelanggan memesan kepada sales.

2. Sales mengecek ketersediaan barang ke BJProfessional.

3. Sales membuat SO 4 rangkap (pelanggan, bagian finance, arsip,

bagian In - Out).

4. Sales memberikan SO bagian kasir, bagian kasir membuat tagihan

ke pelanggan.

5. Pelanggan membayar SO sesuai dengan pemesanan.

66

6. Sales mengkonfirmasi pembayaran yang dilakukan oleh

pelanggan.

7. Bagian kasir mengupdate bukti pembayaran ke dalam

BJProfessional.

8. Bagian Kasir membuat bukti pembayaran dan diberikan ke bagian

In - Out.

9. Bagian In - Out memberikan SO ke bagian gudang.

10. Bagian gudang mengeluarkan barang dan SO ke bagian In - Out

sesuai dengan SO.

11. Bagian gudang mengurangi stok barang yang ada di

BJProfessional sesuai dengan barang yang baru dikeluarkan.

12. Bagian In - Out memberikan barang dan SO ke bagian

pengiriman.

13. Bagian pengiriman membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan

mengirim barang ke pelanggan.

14. Bagian kasir membuat laporan penjualan dan diberikan ke bagian

accounting.

15. Bagian accounting meng-input laporan penjualan ke

BJProfessional.

16. Bagian finance membuat laporan keuangan sesuai dengan laporan

penjualan yang ada di BJProfessional lalu diberikan kepada

manager.

3.3.2 Analisa SWOT

Dalam analisa SWOT, hal yang dilakukan adalah membandingkan

faktor - faktor seperti Kekuatan, Kelemahan, Ancaman, dan Kesempatan.

Strategi ini penting untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan. Berikut

67

adalah identifikasi Analisa SWOT pada PT. Bangunan Jaya Perkasa

berdasarkan 5 Analisa Porter, PEST, Value SHOP.

Strength (Kekuatan):

S1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari

supplier.

S2. Kualitas dan ketepatan produk terjamin, Barang yang diterima oleh bagian

In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO.

S3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing.

S4. Keamanan gerai toko dan gudang dipantau CCTV 24Jam.

S5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang

baik.

S6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT.

Asri Pancawarna(Indogress).

Weakness (Kelemahan)

W1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian

gudang.

W2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis.

W3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone.

W4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan.

W5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur

yang memutar.

W6. Server yang digunakan sudah tidak mampu untuk mendukung proses

bisnis yang diusulkan.

W7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang.

W8. Laporan persediaan tidak akurat.

Opportunity (Peluang)

O1. Pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan

Property disuatu tempat atau daerah terdorong.

O2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat

pembangunan di Jakarta semakin pesat.

68

O3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung

bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa.

O4. Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.

O5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel

bangunan.

O6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang

sudah meng - implementasikan BJProfesional untuk membantu proses

bisnis berjalan.

O7. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.

O8. Banyaknya keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang

miring (Menjadi tangan pertama suatu produk) .

Threat (Ancaman)

T1. Karyawan mencuri dan memberikan data internal perusahaan.

T2. Ketidakstabilan ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan,

sehingga menyebabkan harga jual menjadi jatuh.

T3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan hacker, virus,

malware bertumbuh dengan cepat.

T4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah.

T5. UUD Perdagangan baru.

T6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP.

T7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat

memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

T8. Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT.

Bangunan Jaya Perkasa.

T9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru.

T10. Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama

membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa.

3.3.3 Analisa Matriks IFAS (Internal Stategy Factor Analysis Summary) dan

EFAS (External Strategy Factor Analysis)

Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisa posisi perusahaan

terhadap strategi – strategi internal dan eksternal perusahaan yang dimiliki.

69

3.3.3.1 Perhitungan EFAS

Tabel 3.4 Perhitungan EFAS

FAKTOR-FAKTOR STRATEGI

EKSTERNAL

BOBOT RATING BOBOT X

RATING

PELUANG (OPPORTUNITY) 1. Pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan Property disuatu tempat atau daerah terdorong.

0,08 2 0,16

2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.

0,04 1 0,04

3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa.

0,02 2 0,04

4. Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.

0,08 3 0,24

5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel bangunan.

0,10 3 0,30

6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang sudah meng-implementasikan BJProfesional untuk membantu proses bisnis berjalan.

0,10 3 0,30

7. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia.

0,03 2 0,06

8. Banyaknya keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring(Menjadi tangan pertama suatu produk) .

0,07 2 0,14

Total Peluang 0,52 - 1,28

ANCAMAN (THREAT)

1. Karyawan mencuri dan memberikan data internal perusahaan.

0,08 2 0,16

2. Ketidakstabilan ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan, sehingga menyebabkan harga jual menjadi

0,03 3 0,09

70

jatuh..

3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan hacker, virus, malware bertumbuh dengan cepat.

0,03 2 0,06

4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah.

0,05 3 0,15

5. UUD Perdagangan baru. 0,04 4 0,16

6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP.

0,01 3 0,03

7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

0,01 4 0,04

8. Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa.

0,05 3 0,15

9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru.

0,08 2 0,16

10. Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa.

0,10 1 0,10

Total Ancaman 0,48 - 1,10

Total EFAS 1,00 - 2,38

Koodinat titik Y (EFAS)

Peluang : 1,28

Ancaman : 1,10

Titik Y (Eksternal) : 0,18

71

3.3.3.2 Perhitungan IFAS

Tabel 3.5 Perhitungan IFAS

FAKTOR-FAKTOR STRATEGI INTERNAL

BOBOT RATING BOBOT X

RATING KEKUATAN (STRENGTH) 1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari supplier.

0,04 2 0,08

2. Kualitas dan ketepatan produk terjamin, Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO.

0,05 2 0,10

3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing.

0,08 3 0,24

4. Keamanan gerai toko dan gudang dipantau CCTV & Security 24Jam.

0,05 2 0,10

5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang baik.

0,08 3 0,24

6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress).

0,07 3 0,21

Total Kekuatan 0,37 - 0,97

KELEMAHAN (WEAKNESS) 1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang.

0,11 2 0,22

2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis.

0,08 2 0,16

3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone.

0,07 2 0,14

4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan.

0,05 3 0,15

5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur yang memutar.

0,08 2 0,16

6. Server yang digunakan sudah tidak mampu untuk mendukung proses

0,04 3 0,12

72

bisnis yang diusulkan. 7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang.

0,10 2 0,20

8. Laporan persediaan tidak akurat. 0,10 1 0,10 Total KELEMAHAN 0,63 - 1,25 Total IFAS 1,00 - 2,22

Koodinat titik X (IFAS)

Kekuatan : 0,97

Kelemahan : 1,25

Titik X (Internal) : -0,28

Dari hasil perhitungan EFAS dan IFAS maka dapat diketahui

posisi perusahaan sekarang yang sesuai agar dapat berkompetisi

dalam bisnis. Posisi perusahaan sekarang dapat ditentukan dengan

koordinat titik X (Internal) dan Y(Eksternal) yang telah dimasukkan

pada matriks IFAS dan EFAS.

Titik X (Internal) : -0,28

Titik Y (Eksternal) : 0,18

Gambar 3.6 Diagram Kuadran SWOT

Kuadran 1

Mendukung Strategi Perusahaan

Kuadran 2 (-0,28, 0,18).

Strategi Turn Around

Kuadran 4

Strategi Defensif

Kuadran 3

Strategi Disertifikasi

Kekuatan

Kelemahan

Peluang

Ancaman

73

3.3.4 Analisa Matriks SWOT

Setelah di deskripsikan dengan tabel IFAS dan EFAS, dibuatlah sebuah

matriks SWOT yang digambarkan secara jelas bagamana faktor peluang dan

ancaman yang dihadapi oleh perusahaan kemudian dapat disesuaikan dengan

kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Berdasarkan matriks SWOT di

bawah ini, dapat dibuat kemungkinan alternatif strategi yang dijabarkan

menjadi 4 yaitu SO (Strenght Opportunities), WO (Weakness Opportunities),

ST (Strenght Threats), WT (Weakness Threats).

Tabel 3.6 Analisa Matriks SWOT

Strenght (S)

S1. Pengecekan barang

rusak oleh bagian In/Out

saat menerima barang dari

supplier.

S2. Kualitas dan ketepatan

produk terjamin, Barang

yang diterima oleh bagian

In/Out kemudian dicek

kembali oleh bagian gudang

sesuai dengan SO.

S3. Beberapa jenis barang

harga lebih murah

dibandingkan dengan

pesaing.

S4. Keamanan gerai toko

dan gudang dipantau CCTV

24Jam.

S5. Pelayanan sales yang

ramah dan friendly serta

follow up ke pelanggan

yang baik.

Weakness (W)

W1. Barang keluar dan

masuk di-input manual ke

database oleh bagian gudang.

W2. Proses pengecekan

bertahap yang memperlambat

proses bisnis.

W3. Lambatnya proses

penjualan secara by-phone.

W4. Kurangnya pendekatan

secara langsung ke

pelanggan.

W5. Jaringan internal yang

digunakan masih

menggunakan Hub, dan

struktur yang memutar.

W6. Server yang digunakan

sudah tidak mampu untuk

mendukung proses bisnis

yang diusulkan.

W7. Pemanfaatan SI dan TI

kurang optimal terutama

74

S6. PT. Bangunan Jaya

Perkasa mempunyai

pemasok tetap 1 grup yaitu

PT. Asri

Pancawarna(Indogress).

bagian gudang.

W8. Laporan persediaan

tidak akurat.

Opportunity (O)

O1. Pertumbuhan

ekonomi yang

pesat membuat

perkembangan

pembangunan

Property disuatu

tempat atau daerah

terdorong.

O2. Dampak

urbanisasi

(perpindahan

penduduk dari desa

ke kota) membuat

pembangunan di

Jakarta semakin

pesat.

O3. SDM yang

kreatif di Indonesia

membuat banyak

pilihan untuk

bergabung

bersama PT.

Bangunan Jaya

Perkasa.

O4. Pelanggan

telah loyal

SO

(S1-O6) Sebaiknya

ditambah dengan teknologi

yang mendukung proses

kontrol kualitas barang.

(S3-O1, O2) Melakukan

promosi dengan jumlah atau

jenis pembelian produk

tertentu sehingga dapat

menarik minat para pembeli

yang datang.

(S3-O8) Menyajikan lebih

banyak jenis keberagaman

produk murah yang

berkualitas dengan

merangkul lebih banyak

pemasok.

(S5-O4) Membuat sejenis

kartu membership, sehingga

lebih mudah mendata

WO

(W1, W2-O1,O2)

Membangun sebuah SCM

karena agar barang digudang

lebih terstruktur dan proses

flow barang lebih cepat.

(W1, W2-O6) Membangun

sistem informasi baru

Bangunan Jaya Integrated

System, sehingga

mempercepat proses

pergudangan dan didukung

oleh RFID sehingga tidak

diperlukan bagian In – Out

untuk mengecek kondisi

barang.

(W3-O4, O6) Lambat karena

pencatatan dilakukan oleh

sales masih manual,

menerapkan Bangunan Jaya

75

terhadap PT.

Bangunan Jaya

Perkasa.

O5. Lokasi gerai

yang strategis

karena terletak

pada daerah sentral

bisnis ritel

bangunan.

O6. Karena adanya

perkembangan

teknologi PT.

Bangunan Jaya

Perkasa yang

sudah meng-

implementasikan

BJProfesional

untuk membantu

proses bisnis

berjalan.

O7. Budaya kerja

perusahaan yang

sejalur dengan

budaya Indonesia.

O8. Banyaknya

keberagaman

produk baru yang

berkualitas dengan

harga yang

miring(Menjadi

tangan pertama

suatu produk) .

pelanggan dan memberikan

reward saat berbelanja atau

periode yang kemudian

dapat ditukarkan saat poin

sudah terkumpul.

(S5-O5) Mengadakan

pameran produk-produk

yang kurang laku dengan

harga lebih miring, sehingga

dapat memasukan stok yang

baru.

Integrated System.

(W5-O6) Mendisain ulang

struktur jaringan PT.

Bangunan Jaya Perkasa dan

mengganti Hub dengan

Switch 24Port.

(W6-O1, O6) Mengganti

server lama untuk mendukung

sistem informasi baru, dan

diletakan diruangan dengan

pendingin udara khusus.

(W7-O4) Menambahkan

modul cart pada website

perusahaan sehingga

mempermudah para

pelanggan untuk dapat

berbelanja.

(W8-O6) Mengganti sistem

lama yang melakukan input

persediaan secara manual,

dengan sistem baru dengan

memanfaatkan TAG &

Reader RFID.

Threats (T)

Karyawan

ST WT

76

mencuri dan

memberikan data

internal

perusahaan.

T2.

Ketidakstabilan

ekonomi yang

berdampak Inflasi

yang

berkepanjangan,

sehingga

menyebabkan

harga jual menjadi

jatuh.

T3. Perkembangan

Teknologi yang

menyebabkan

perkembangan

hacker, virus,

malware

bertumbuh dengan

cepat.

T4. Kehilangan

pelanggan di

beberapa daerah.

T5. UUD

Perdagangan baru.

T6. Kebijakan

pemerintah untuk

menaikan UMP.

T7. Pesaing

menjual salah satu

produk menjadi

produk andalan

(S1, S2 – T1) Mengganti

sistem yang lama dan

meningkatkan kemanan data

internal, yang dimana

dokumen barang masuk

hanya dapat diakses melalui

sistem oleh yang

bersangkutan.

(S1, S2 – T10) Melakukan

training dan penilaian

kinerja serta sikap karyawan

setiap semesternya.

(S3-T2) Melakukan

penanaman modal seperti

deposito berjangka atau

reksadana.

(S3-T7) Melakukan survei

ke pasar, pesaing dan

pemasok untuk mengetahui

penyebab kejadian,

menambah tipe atau jenis

produk sejenisnya.

(S4-T1, T7, T10) Meng-

asuransikan dokumen atau

surat penting. Membatasi

(W1-T1) Meningkatkan

kontrol kemanan data, fisik

dan informasi sesuai jabatan

atau level, dengan data

encryption, sidik jari, cctv,

dan akses card.

(W3-T4) Menambahkan

modul cart pada website, agar

dapat meng-cover pelanggan

daerah tetapi hal ini hanya

untuk jangka pendek

dikarenakan biaya pengiriman

cukup mahal.

(W5-T3) Mengganti Hub

dengan Switch, dimana selain

proses pengiriman data lebih

cepat Switch dan kemanan

data lebih terjamin.

(W7-T3) Mengganti antivirus

lama dengan, Kaspersky

Internet Security 2013.

77

yang dapat

memberikan

keuntungan

terhadap

perusahaan.

T8. Pemasok

mengancam untuk

berhenti

medistribusikan

barang ke PT.

Bangunan Jaya

Perkasa.

T9. Pendatang

baru datang

dengan cara atau

metode berbelanja

yang baru.

T10. Pendatang

baru mengajak

orang dalam(staff),

untuk bekerja sama

membongkar

kelemahan PT.

Bangunan Jaya

Perkasa.

akses karyawan yang tidak

berkepentingan dengan

menambahkan akses card

pada setiap ruangan yang

beresiko.

(S5-T4) Membuka gerai

atau cabang baru dilokasi

yang memiliki pangsa pasar

tinggi.

Berdasarkan perhitung Efas-Ifas, PT. Bangunan Jaya Perkasa berada

pada posisi kuadran 2 , dimana kondisi perusahaan memiliki peluang, tetapi

kelemahan dibagian internal perusahaan membuat perusahaan menjadi lambat

berkembang. Berikut strategi yang didapatkan untuk mendukung strategi

berjalan perusahaan.

78

1. (W1, W2-O1,O2) Membangun sebuah SCM karena agar barang di gudang

lebih terstruktur dan proses flow barang lebih cepat.

2. (W1, W2-O6) Membangun sistem informasi baru Bangunan Jaya

Integrated System, sehingga mempercepat proses pergudangan dan

didukung oleh RFID sehingga tidak diperlukan bagian In – Out untuk

mengecek kondisi barang.

3. (W3-O4, O6) Lambat karena pencatatan dilakukan oleh sales masih

manual, menerapkan Bangunan Jaya Integrated System.

4. (W5-O6) Mendisain ulang struktur jaringan PT. Bangunan Jaya Perkasa

dan mengganti Hub dengan Switch 24Port.

5. (W6-O1, O6) Mengganti server lama untuk mendukung sistem informasi

baru, dan diletakan diruangan dengan pendingin udara khusus.

6. (W7-O4) Menambahkan modul cart pada website perusahaan sehingga

mempermudah para pelanggan untuk dapat berbelanja.

7. (W8-O6) Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan secara

manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan TAG & Reader RFID.

3.3.5 Business Product and Service

3.3.5.1 Business

PT. Bangunan Jaya Perkasa yang biasa dikenal sebagai BJ

HOME adalah salah satu supermarket bahan bangunan dari anak

perusahaan PT. Bangunan Jaya yang didirikan oleh Bapak John

Susanto. Berdiri sejak 1997 di percetakan negara raya, nomor 32.

PT. Bangunan Jaya Perkasa menjual produk barang untuk bahan

– bahan keperluan bangunan seperti obeng, palu, lampu-lampu,

keramik, bath up, pintu, gembok, water heater, gypsum, cat tembok,

dan sebagainya.

Kegiatan dimulai dari penjualan produk, dimana pelanggan

memesan kepada sales, kemudian sales mengecek ketersediaan

barang ke database. Apabila barang tersedia, maka sales membuat

SO 4 rangkap untuk pelanggan, bagian finance, arsip, dan bagian In -

Out. Sales memberikan SO bagian kasir, bagian kasir membuat

79

tagihan ke pelanggan. Pelanggan membayar SO sesuai dengan

pemesanan. Setelah itu, sales mengkonfirmasi pembayaran yang

dilakukan oleh pelanggan dan bagian kasir mengupdate bukti

pembayaran ke dalam database. Bagian Kasir membuat bukti

pembayaran dan diberikan ke bagian In - Out. Bagian In - Out

memberikan SO ke bagian gudang, kemudian bagian gudang

mengeluarkan barang dan SO ke bagian In - Out sesuai dengan SO.

Bagian gudang mengurangi stok barang yang ada di database sesuai

dengan barang yang baru dikeluarkan. Bagian In - Out memberikan

barang dan SO ke bagian pengiriman, lalu bagian pengiriman

membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang ke

pelanggan. Bagian kasir membuat laporan penjualan harian dan

diberikan ke bagian accounting. Bagian accounting meng-input

laporan penjualan ke database. Bagian finance membuat laporan

keuangan sesuai dengan laporan penjualan yang ada di database lalu

diberikan kepada manager.

Kegiatan berlanjut ke pembelian produk, dimana bagian MD -

purchasing membuat PO 4 rangkap untuk arsip, bagian gudang,

bagian finance, dan supplier). Kemudian Supplier mengirim barang

beserta SJ sesuai dengan PO ke bagian In - Out. Bagian In - Out

mengecek barang, apabila barang yang dikirim rusak, barang

langsung dikembalikan dan bagian In - Out membuat laporan barang

reject. Jika barang diterima akan diberikan ke bagian gudang beserta

SJ dan PO. Lalu bagian gudang mengecek kembali barang sesuai SJ

dan PO dan meng-input kode barang dan nomor SJ ke dalam

database. Setelah itu bagian gudang membuat laporan barang masuk

ke bagian accounting. Bagian accounting menginput laporan

pembelian ke database. Bagian finance menerima tagihan dari

supplier dan kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan PO

yang ada.

80

3.3.5.2 Swim Lane Process Diagram

Gambar 3.7 Swim Lane Process Diagram

81

3.3.5.3 Business Process Diagram

1. Business Process Diagram PT. Bangunan Jaya Perkasa

Gambar 3.8 Business Process Diagram PT. Bangunan Jaya Perkasa

82

2. Pembelian

Gambar 3.9 Business Process Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa

83

3. Persediaan

Gambar 3.10 Business Process Diagram Persediaan PT. Bangunan Jaya Perkasa

84

4. Penjualan

Gambar 3.11 Business Process Diagram Penjualan PT. Bangunan Jaya Perkasa

85

3.3.5.4 Activity/Product Matrix

Berikut ini merupakan Matrix yang memperlihatkan hubungan

antara aktivitas bisnis dengan bagian – bagian di dalam perusahaan.

Tabel 3.7 Activity / Product Matrix

Keterangan :

S : Sales

G : Bagian Gudang

IO : Bagian In / Out

P : Bagian Pengiriman

Subject

Business Product Sale

s

Bag

ian

Gud

ang

Bag

ian

In /

Out

Bag

ian

Pen

giri

man

Keramik S G IO P

Obeng S G IO P

Tang S G IO P

Kunci Inggris S G IO P

Keran Air S G IO P

Shower S G IO P

86

3.3.5.5 Use Case Diagram

Gambar 3.12 Use Case Diagram

87

3.3.5.6 Use Case Narrative

Pertama kali saat ada pelanggan yang berbelanja di PT.

Bangunan Jaya Perkasa pelanggan akan ditemani oleh salah satu sales

yang ada untuk melayani pelanggan tersebut dan mencatat pemesanan

pelanggan ke dalam sales order serta mendaftarkan pelanggan. Ketika

sales order sudah dibuat sales akan mengecek stok barang yang ada

sesuai dengan pemesanan pelaggan. Ketika barang ada, pelanggan akan

diminta untuk membayar terlebih dahulu sebelum memberikan barang

ditangan pelanggan. Pelanggan akan membayar jumlah nominal ke

bagian kasir sesuai dengan pemesanan pelanggan di sales order. Pada

saat pembayaran bagian kasir akan membuat tagihan dan diberikan ke

pelanggan, setelah dibayar bagian kasir akan membuat bukti

pembayaran, bukti pembayaran akan di-input kedalam database oleh

bagian kasir.

Setelah pelanggan membayar bukti pembayaran diberikan ke

bagian In/Out bersamaan dengan sales order. Bagian In/Out

memberikan sales srder ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang

sesuai dengan sales order. Pada saat barang akan dikeluarkan, bagian

gudang akan meng-update stok barang lalu mengeluarkan barang yang

dipesan oleh pelanggan ke bagian In/Out.

Pada saat barang yang dipesan dan telah lunas dibayar oleh

pelanggan sampai di bagian In/Out, barang dicek kembali setelah dicek

barang diberikan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan

membuat surat jalan dan delivery order. Setelah itu barang akan dikirim

ke pelanggan bersama dengan surat jalan dan delivery order.

Pada akhir bulan bagian kasir akan membuat laporan penjualan

dan diserahkan ke bagian accounting, bagian finance membuat laporan

keuangan. Laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke Manager.

Pada saat PT. Bangunan Jaya Perkasa ingin melakukan

pembelian stok barang, yang pertama dilakukan adalah bagian

MD/purchasing melakukan pemesanan barang ke supplier dengan

membuat purchase order dan mengirimkannya melalui fax ke supplier.

88

Supplier akan mengirimkan barang, surat jalan, dan fotocopy purchase

order yang sebelumnya dikirim oleh bagian MD/purchasing.

Barang yang dikirimkan oleh supplier akan diterima oleh

bagian In/Out. Bagian In/Out akan mengecek barang yang dikirim

sesuai dengan surat jalan dan purchase order. Apabila ada barang yang

rusak, barang tersebut langsung dikembalikan pada saat pengiriman itu

juga dan bagian In/Out akan membuat laporan barang reject dan

diserahkan kepada bagian MD/purchasing. Setelah barang dikonfirmasi

lalu diberikan ke bagian gudang, bagian gudang akan meng-input kode

barang dan nomor surat jalan ke dalam database dan mengalokasikan

tempat penyimpanan barang. Bagian gudang akan membuat laporan

barang masuk dan diserahkan ke bagian accounting. Bagian accounting

akan membuat laporan pembelian dan di-input kedalam database

89

3.3.6 Data and Information

3.3.6.1 Object State Transition Diagram

Gambar 3.13 Object State Transition Diagram

90

91

3.3.6.2 Logical Data Model

Gambar 3.14 Logical Data Model

92

3.3.6.3 Activity/Entity Matrix

Berikut ini merupakan Matrix yang memperlihatkan aktivitas

bisnis yang mempengaruhi entitas data di dalam perusahaan.

Tabel 3.8 Activity/Entity Matrix

Keterangan :

C : Create

R : Read

U : Update

X : Tidak mempunyai wewenang untuk mengakses fungsi bisnis yang terkait diatas.

Subject Data Fungsi Bisnis

Pel

angg

an

Supp

lier

Bar

ang

Sale

s O

rder

Buk

ti

Pem

baya

ran

Pur

chas

e O

rder

Tag

ihan

P

embe

lian

Sura

t Ja

lan

Del

iver

y O

rder

Melayani Order R X X C X X X X X

Mengeluarkan Barang X X RU R X X X X X

Mengirim Barang X X X R R X X C C

Melakukan Pemesanan

Barang

X R R X X C X X X

Melakukan Pengecekan Stok

Barang

X X R R X X X X X

Melakukan Pengecekan

Kesesuaian Barang Masuk

X X R X X R X X X

Melakukan Pengecekan

Kesesuaian Barang Keluar

X X X R X X X X X

Mengupdate Stok Barang X X CU R X R X X X

Melunasi Tagihan Pembelian X R X X X R R X X

Menerima Pembayaran X X X R C X X X X

93

3.3.6.4 Data Dictionary

Berikut ini adalah class / entity yang ada di dalam sistem PT

Bangunan Jaya Perkasa, di sajikan dalam bentuk tabel sebagai berikut

Tabel 3.9 Data Dictionary

No Field Name Data Type

Field Length

Key Description

Pelanggan 1. ID_Pelanggan Char 4 PK Kode Pelanggan 2. Nama Varchar 20 Nama Lengkap Pelanggan 3. Alamat_Rumah Varchar 50 Alamat Lengkap Rumah

Pelanggan 4. Telepon Char 15 Nomor Telepon Pelanggan 5. Nomor_KTP Char 16 Nomor KTP Pelanggan 6. Nomor_NPWP Char 16 Nomor NPWP Pelanggan 7. Jenis_Usaha Varchar 15 Jenis Usaha Pelanggan Barang 1. ID_Barang Char 16 PK Kode Barang 2. ID_Purchase_Order Char 15 FK1 Kode_PO 3. Merk Varchar 10 Merk Barang 4. Harga Int 6 Harga Barang 5. Jumlah Int 4 Jumlah Barang Detil Barang 1. ID_Barang Char 16 PK Kode Kategori 2. Warna Varchar 10 Warna Barang 3. Tipe Varchar 16 Tipe Barang 4. Ukuran Varchar 10 Ukuran Barang 5. Lokasi_Penyimpanan Varchar 10 Lokasi Penyimpanan Barang 6. Lokasi_Display Varchar 10 Lokasi Display Barang Supplier 1. ID_Supplier Char 4 PK Kode Supplier 2. Nama Varchar 20 Nama Lengkap Supplier 3. Telepon Char 15 Nomor Telepon Supplier 4. Alamat Varchar 50 Alamat Lengkap Supplier 5. Jenis_Pasokan Varchar 20 Jenis Pasokan Barang 6. NPWP Int 16 Nomor NPWP Supplier Sales_Order 1. ID_Sales_Order Char 15 PK Kode Sales Order 2. ID_Pelanggan Char 4 FK1 Kode Pelanggan 3. ID_Barang Char 16 FK2 Kode Barang 4. Jumlah_Barang Int 4 Jumlah Barang yang

Diminta 5. Tanggal Datetime 8 Tanggal Permintaan Barang Surat Jalan 1. ID_Surat_Jalan Char 15 PK Kode Surat Jalan 2. ID_Sales_Order Char 15 FK1 Kode Sales Order

94

3. Tanggal_Pengiriman Datetime 8 Tanggal Pengiriman Barang 4. Nama_Supir Varchar 20 Nama Supir 5. Nomor_Mobil Varchar 8 Nomor Mobil Pengiriman Delivery Order 1. ID_Delivery_Order Char 15 PK Kode Delivery Order 2. ID_Sales Order Char 15 FK1 Kode Sales Order 3. Tanggal Datetime 8 Tanggal Delivery 4. Status Varchar 10 Status Pengiriman Barang Reject 1. ID_Barang_Reject Char 16 PK Kode Barang Reject 2. ID_Barang Char 16 FK1 Kode Barang 3. ID_Purchase Order Char 15 Kode Purchase Order 4. Jumlah Int 4 Jumlah Barang Reject 5. Tipe Varchar 16 Tipe Barang Reject Purchase Order 1. ID_Purchase_Order Char 15 PK Kode Purchase Order 2. ID_Supplier Char 4 FK1 Kode Supplier 3. ID_Barang Char 16 FK2 Kode Barang 4. Tanggal_Pesan Datetime 8 Tanggal Pemesanan Barang 5. Jumlah Int 4 Jumlah barang yang dipesan Detil Purchase Order 1. ID_Purchase_Order Char 15 PK Kode purchase order 2. Tipe Varchar 16 Tipe Barang 3. Merk Varchar 16 Merk Barang 4. Ukuran Varchar 10 Ukuran Barang Tagihan 1. ID_Tagihan Char 15 PK Kode Tagihan 2. ID_Sales_Order Char 15 FK Kode Sales Order 3. Jumlah_Tagihan Char 8 Jumlah Tagihan 4. Tanggal Datetime 8 Tanggal penagihan Bukti Pembayaran 1. ID_Bukti_Pembayaran Char 15 PK Kode Bukti Pembayaran 2. ID_Tagihan Char 15 FK1 Kode Tagihan 3. ID_Sales_Order Char 15 FK2 Kode Sales Order 4. Status Varchar 10 Status Pembayaran 5. Tanggal Datetime 8 Tanggal Pembayaran 6. Total_Harga Varchar 12 Total Harga Pembayaran

95

3.3.7 System and Application

3.3.7.1 System Communication Description

Gambar 3.15 System Communication Description

Dari gambar diatas dapat menunjukan bahwa alur jaringan dari

dalam perusahaan maupun luar perusahaan, dimana jaringan terluas

adalah jaringan telepon yang digunakan untuk melakukan pemesanan

barang ke supplier. Untuk didalam perusahaan sendiri yang

menghubungkan satu bagian dengan bagian lain dan ke database

menggunakan jaringan LAN, sedangkan untuk jaringan internet

terbatas hanya digunakan oleh top level management untuk

mendukung pengambilan keputusan dan email.

System PT. Bangunan Jaya Perkasa (BJ

Profesional)

LAN

FIREWALL

Internet

Jaringan

Telepon

96

3.3.7.2 System Data Flow Diagram

1. Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa

Gambar 3.16 Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa

97

2. Data Flow Diagram Persediaan

Gambar 3.17 Data Flow Diagram Persedian PT. Bangunan Jaya Perkasa

98

3. Data Flow Diagram Penjualan

Gambar 3.18 Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa

99

3.3.8 Network Connectivity Diagram

Gambar 3.19 Network Connectivity Diagram

Struktur jaringan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa, dibagi menjadi 3

lantai. Seperti pada gambar 3.19 terdiri dari 3 bagian, dari paling bawah adalah

lantai 1 dan paling atas adalah lantai 3 yang merupakan kantor dan terdapat

komputer admin. Dihubungkan oleh 5 hub, 1 router, 1 modem, dan 1 server.

3.3.9 Security and Privacy

Keamanan merupakan suatu hal yang sangat vital untuk menjaga

kelangsungan perusahaan dalam hal pencurian atau hal lain yang berbau

kriminal. PT. Bangunan Jaya Perkasa telah memiliki sistem keamanan 24 jam,

dimana sistem keamanan tersebut membantu perusahaan menjaga kerahasiaan

data / informasi maupun keamanan asset perusahaan dalam bentuk fisik.

Sistem keamanan yang ada pada PT. Bangunan Jaya Perkasa dapat

digambarkan sebagai berikut.

100

Tabel 3.10 Security and Privacy

3.3.10 Standard

3.3.10.1 Technology Forecast

Saat ini teknologi adalah suatu hal yang utama pada suatu

perusahaan, dimana dengan adanya teknologi dapat meringankan atau

mempercepat proses bisnis yang ada di perusahaan. Berikut adalah

penjabaran teknologi saat ini yang digunakan oleh PT. Bangunan

Jaya Perkasa.

Keamanan Data / Informasi Keamanan Aset-Aset Fisik

1. BJ Profesional hanya memberikan

hak akses pada setiap individu /

bagian yang bersangkutan dan

dilengkapi dengan password.

2. Setiap komputer individu dipasang

password.

3. Setiap karyawan mendapatkan SP

jika tidak mengunci komputer saat

ditinggal.

4. Backup data ke HDD eksternal

setiap sore hari sebelum tutup hari.

5. Antivirus terupdate disetiap

komputer.

1. CCTV online 24 Jam di setiap sudut

ruangan.

2. Sensor gerak dan Access Card ADT

pada ruangan direktur yang

terhubung langsung dengan

kepolisian.

3. Security 24 Jam.

4. Sebelum tutup hari seluruh sudut

ruangan akan dicek dan dikunci oleh

bagian security.

5. Setiap karyawan diwajibkan untuk

mengunci meja, laci, ruangan,

sebelum ditinggalkan.

6. Setiap orang (terkecuali karyawan)

yang ingin masuk kedalam area

kantor atau gudang, diwajibkan

menukarkan KTP dengan

VisitorCard pada bagian security.

101

Tabel 3.11 Technology Forecast

Technology Forecast Jenis Keterangan

Jumlah

Hardware Komputer Processor - Intel Dual Core E2160 1.8Ghz

Mboard - ASUS P5G41T-M LX3 Ram - 1GB VGA - OnBoard HDD - 80 GB LCD - Acer 163W Keyboard - Logitech Mouse - Logitech

19

Printer Epson LX300 5 Epson TM-U220PD

4

Laptop HP Probook 4331s

1

Koneksi Hub 5 Model D-link 1 Router D-link 615

1

Server HP ProLiant ML150 G2 1

Software Operating System Windows XP Profesional sp2

19

Pendukung Windows Essential 2012 19 BJProfesional 19 Microsoft Office 2007 19

3.3.10.2 Knowledge & Skill Profile

Dalam perekrutan karyawan serta penempatannya, PT

Bangunan Jaya Perkasa menempatkan karyawannya berdasarkan

kemampuan dan tanggung jawab yang diberikan telah disesuaikan

dengan kompetensi yang mereka miliki.

102

Tabel 3.12 Knowledge & Skill Profile

Knowledge and Skills Profile

Sale

s

Bag

ian

Kas

ir

Bag

ian

Gud

ang

Bag

ian I

n /

Out

Bag

ian

MD

Bag

ian

Acc

ountin

g

Man

ager

Bag

ian

Pen

giri

man

Bag

ian

Fin

ance

1.0 Melayani Order Menerima Permintaan Barang X Mengecek Ketersediaan Barang ke

Database. X

Membuat SO X Mengkonfirmasi Pembayaran X X Mengeluarkan Barang X Meng-update Stok Barang X 2.0 Melakukan Pembelian Barang Membuat Purchase Order X Mengecek kesesusaian Barang

yang Datang X

Mengupdate Stock Barang X

Membuat Laporan Barang Masuk X Membuat Laporan Pembelian X 3.0 Melakukan Retur Pembelian Barang Mengecek Kondisi Barang yang

ingin di Retur X

Mengembalikan Barang Retur X Membuat Laporan Barang Reject X

Meng-update Stok Barang X 4.0 Pengiriman Barang Membuat SJ dan DO sesuai

dengan SO X

Mengirim Barang X 5.0 Menerima Pembayaran Membuat Tagihan Penjualan X Membuat Laporan Penjualan X Menerima Pembayaran X

7.0 Melakukan Pembayaran Tagihan Pembelian Mengecek Tagihan Pembelian

dengan PO X

Membayar Tagihan X 8.0 Menyetujui Dokumen Menyetujui Dokumen Keuangan X Menyetujui Dokumen Pembelian X 9.0 Pemahaman Terhadap Software BJ Proffesional X X X X X X X

103

3.3.11 Workforce

Gambaran strategi pada setiap divisi dengan tugasnya masing-masing

yang saling berkesinambungan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

oleh perusahaan. Dengan adanya perencanaan strategi pada tingkat

managemen dan karyawan, diharapkan dapat meningkatkan produktifitas dan

mendorong perusahaan untuk lebih mudah mencapai goal.

Perencanaan strategi pada tingkat manajemen adalah sebagai berikut:

1. Mencari informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dikemudian

hari.

2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.

3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan

operasional perusahaan.

Perencanaan strategi pada bagian Staff adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan produktivitas karyawan.

2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam perusahaan.

3. Memberikan reward kepada karyawan apabila target tercapai.

3.4 EA Management Plan

3.4.1 EA Program Management

3.4.1.1 Governance and Principles

104

Gambar 3.20 Governance and Principles

Tujuan dari pengembangan EA di PT.Bangunan Jaya Perkasa

untuk meningkatkan Strategi, Bisnis dan Teknologi yang ada

sekarang untuk 3 tahun kedepan. Dimana pengawasan atas program

EA ini akan dilakukan oleh Direktur Utama sendiri dan dibantu oleh

bagian keuangan, dengan harapan adanya peningkatan EA dapat

membantu perusahaan lebih cepat mencapai visinya.

3.4.1.2 Support for Strategy and Business

Dengan adanya dukungan EA program dapat membantu

menyeimbangkan antara strategi yang dimiliki perusahaan dengan

proses bisnis yang berjalan sekarang dan kedepanya sehingga dapat

dilihat pengukuran dimana letak kelemahan perusahaan. Sehingga

dengan adanya EA dapat menghasilkan strategi yang baru dan

dukungan teknologi yang terbaru, dan mendukung proses bisnis yang

lebih cepat dan tepat.

105

3.4.1.3 EA Roles and Resposibility

Dalam pelaksanaan EA pada PT. Bangunan Jaya Perkasa

diperlukan Penanggung jawab dan Tim pelaksanaan.

Tabel 3.13 EA Roles and Resposibility

EA Team Position EA Team Role EA Responsibility

Direktur utama Pemimpin dan Pengambilan

keputusan

Menyetujui rancangan EA dan

menjaga konsistensinya.

Bagian IT Penanggung Jawab dan

pelaksana

Program EA

Bertanggung jawab,

Melaksanakan dan mengerjakan

segala sesuatu yang terjadi

selama program EA dijalankan

dan sesuai dengan jangka waktu

yang telah ditetapkan.

Webmaster Website support Pemeliharaan dari situs EA, isi

yang berhubungan, dan link ke

situs lain yang diperlukan

3.4.1.4 EA Program Budget

Untuk jangka waktu tiga tahun kedepan PT. Bangunan Jaya

Perkasa memerlukan pengembangan pada teknologi atau IT yang

digunakan saat ini, agar dapat mengembangkan bisnis perusahaan.

Berikut adalah tahapan-tahapan yang diperlukan oleh PT. Bangunan

Jaya Perkasa :

Tahun 2014

1. Memperbaiki struktur jaringan.

2. Memperbaiki proses bisnis yang ada.

3. Menambahkan bagian IT pada struktur organisasi.

4. Menganalisa dan meng-identifikasi proses bisnis yang ada.

5. Menambahkan modul cart pada website perusahaan.

106

Tabel 3.14 EA Program Budget Tahun 2014

Tahun 1 Rate Quantity Biaya Pembelian

Total

1. Enterprise Architecture 1.1 System

Analyst Rp 8.000.000

1

Rp 8.000.000

1.2 Data Architect Rp 5.000.000

1

Rp 5.000.000

UTP Cable (Belden) 305 Meter

2

Rp 925.000

Rp 1.850.000

1.3 D-Link N Wireless Router 4 Port 300Mbps-DIR 615

1

Rp 355.000

Rp 355.000

1.4 D-Link Switch 24 port 10/100 Mbps, Auto sensing - DES-1016A

1

Rp 360.000

Rp 360.000

1.5 Modul cart pada website PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan menggungakan outsource (zent cart)

Rp 3.500.000

Rp 3.500.000

Total Rp 19.065.000

107

Tahun 2015

1. Memberikan training kepada karyawan, agar dapat meningkatkan

kemampuannya pada tiap divisi yang bersangkutan.

2. Membangun sistem informasi baru berbasis website “Bangunan

Jaya Integrated System” yang terintegrasi pada setiap bagian dan

mendukung SCM.

3. Meningkatkan keamanan sistem informasi perusahaan dengan

nambahkan antivirus.

4. Mengganti server lama untuk mendukung sistem informasi baru,

dan diletakan diruangan dengan pendingin udara khusus.

5. Menambahkan 1 unit PC pada bagian pengiriman.

Bangunan Jaya Integration System akan dibangun secara

outsourching maka biaya yang diperlukan pada tahun kedua adalah :

Tabel 3.15 EA Program Budget Tahun 2015

Tahun 2 Rate Quantity Biaya

Pembelian

Total

1. Enterprise Architecture

1.1 System

Analyst

Rp 8.000.000

1

Rp 8.000.000

1.2 Data

Architect

Rp 5.000.000

1

Rp 5.000.000

1.3 Web

Programmer

Rp 5.000.000

2

Rp 10.000.000

2. Infrastructure

2.1 Server IBM

System

X3500M4-

B2A

1

Rp 26.567.200

Rp 26.567.200

2.2 PC 1 Rp 4.039.000 Rp 4.039.000

108

2.3 Monitor

AOC 15.6"

E1620SWB

LED

3 Rp 615.000 Rp 1.845.000

2.4 Kaspersky

Small Office

Security – 10

User

2

Rp 2.601.000

Rp 5.202.000

2.5 Maintenance Rp 1.000.000 Rp 1.000.000

Total Rp 61.653.200

Tahun 2016

1. Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan

secara manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan

TAG & Reader RFID.Memperluas gedung PT. Bangunan

Jaya Perkasa dengan membeli lahan baru.

2. Me-review kinerja Bangunan Jaya Integrated System, dan

menonaktifkan BJProfesional.

3. Menghapuskan Bagian In – Out dari struktur organisasi.

Berikut adalah biaya yang akan dikeluarkan pada tahun ke tiga :

Tabel 3.16 EA Program Budget Tahun 2016

Tahun 3 Rate Satuan Biaya

Pembelian

Total

1. Enterprise Architecture

1.1 System

Analyst

Rp 8.000.000

1

Rp 8.000.000

1.2 Data

Architect

Rp 5.000.000

1

Rp 5.000.000

2. Infrastructure

2.1 Tag Mifare

109

1K 2000 Rp 5.000 Rp 10.000.000

2.2 Reader

RFD510P

4

Rp 9.000.000

Rp 28.000.000

2.3 Maintenance Rp 1.000.000 Rp 1.000.000

Total Rp 52.000.000

3.4.2 EA Current Architecture Summary

3.4.2.1 Strategic Goals and Initiatives

Tabel 3.17 Strategic Goals and Initiatives

3.4.2.2 Business Services and Information Flows

Di dalam proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan akan

sedikit berbeda dengan yang akan di usulkan, karena proses bisnis

yang ada diperusahaan saat ini masih kurang efektif dalam

penyampaian data dan informasi masih memakan waktu karena

pengunaan teknologi yang masih kurang dan masih menggunakan

kertas. Dalam pengusulan yang diajukan diproses bisnis perusahaan

tersebut, perusahan dapat terhubung langsung dengan sistem baru

yang berbasis WEB dan penggunaan RFID untuk bisa menjaga

keamanan barang yang keluar dan masuk dari gudang, agar mencapai

kinerja maksimal dalam bekerja.

Strategic Goal Strategic Initiative Supporting EA Component(s)

Menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nasional yang berkontribusi dalam pembangunan negara serta dipercaya oleh masyarakat

Indonesia.

Perusahaan menciptakan ide-ide baru demi

meningkatkan penjualan dalam persaingan ketat dengan pendatang baru

dan lama dengan memanfaatkan teknologi

yang tersedia.

New website database, New hardware database server, New stok sistem hardware dan software.

110

3.4.2.3 IT Security

Security yang dimiliki oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa yaitu,

secara fisiknya adalah menggunakan CCTV 24 jam disetiap sudut

ruangan, penggunaan ADT pada ruangan direktur yang terhubung

langsung dengan kepolisian, penukaran Visitors Card dengan KTP,

pengamanan oleh satpam 24 jam, dan pengecekan ruangan dan laci

lemari yang belum terkunci, serta penggunaan access card untuk

setiap karyawan perusahaan.

Untuk keamanan data dan informasi, akan di instal software

anti-virus untuk setiap komputer di perusahaan dan ter-update, pem-

back up-an data ke dalam HDD eksternal, pemasangan password di

setiap komputer, dan pembedaan hak akses untuk setiap

penggunanya.

3.4.2.4 EA Standard

Karena sebelumnya PT. Bangunan Jaya Perkasa belum

menggunakan standart ISO maka, kami usulkan untuk menggunakan

ISO yaitu :

1. ISO 14258 (1998)

Merupakan standard internasional untuk Enterprise Architecture

mengenai konsep dan peraturan untuk model enterprise (concept

and rules for enterprise architecture model).

2. ISO 15704 (2000)

Merupakan standard internasional untuk Enterprise Architecture

mengenai syarat untuk enterprise architecture dan metodologi

yang diperlukan sebagai acuan (Requ irement for Enterprise

Reference Architectures and Methodologies).

3.4.2.5 Workforce Requirement

Dengan penambahan bagian IT dan penggunaan tekonologi

baru, maka dibutuhkan requirements yaitu, penambahan karyawan

111

dibagian IT sekitar 2 sampai 3 orang untuk me-maintance sistem dan

jaringan.

3.4.3 EA Architecture Summary

3.4.3.1 Future Operating Scenario

Future Operating Scenario merupakan sebuah dokumen naratif

yang menjelaskan operasi perusahaan akan dioperasikan untuk

beberapa tahun kedepan. Hal yang diusulkan untuk masa depan

perusahaan adalah dengan mengubah beberapa komponen dari

business flow, hal ini bertujuan untuk menyelesaikan masalah

perusahaan, dan memberikan solusi terbaik dengan mengubah sistem

input stok barang menggunakan RFID. Dengan penambahan sistem

RFID ini, diharapkan kejadian seperti hilangnya stok barang dapat

diminimalisir.

Untuk aplikasi, di PT Bangunan Jaya Perkasa akan

dikembangkan aplikasi yang real time, mengingat masalah yang

dihadapi adalah seringnya hilang stok barang akibat sistem update

stok masih manual, dan beberapa proses bisnis masih kurang up to

date, sehingga perlu dibuat suatu aplikasi yang dapat memberikan

informasi secara real time. Aplikasi yang diusulkan adalah dengan

membuat aplikasi berbasis web yang nantinya akan dinamakan

Bangunan Jaya Integrated System.

Kemudian untuk struktur organisasi, bagian in / out akan

digabungkan dengan bagian gudang. Kemudian akan diusulkan juga

untuk menambahkan bagian IT untuk menangani masalah – masalah

IT perusahaan seperti masalah jaringan komputer, hardware,

software, dan lain sebagainya.

112

3.4.3.2 Planning Assumptions

Planning assumption untuk mengusulkan business flow masa

depan perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Menambahkan bagian IT pada Struktur organisasi.

2. Menggabungkan bagian gudang dengan bagian In/Out.

3. Membangun aplikasi berbasis website “Bangunan Jaya Integrated

System” yang terintegrasi pada setiap bagian terutama bagian

gudang, agar mempermudah pengambilan keputusan dan

mempercepat proses bisnis yang ada.

4. Menerapkan sistem RFID pada bagian gudang.

5. Memperluas gedung PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan membeli

lahan baru.

6. Menambahkan fasilitas pendukung pergudangan seperti lift

barang, sehingga mempermudah proses keluar masuk barang.

3.4.3.3 Sequencing Plan

Berikut ini merupakan gambaran dari PT Bangunan Jaya

Perkasa, dimana S1 - S2 adalah gambaran sistem yang telah

digunakan perusahaan, S2 - S3 adalah usulan untuk tahun pertama,

S3- S4 adalah usulan untuk tahun kedua, dan S4 - S5 adalah usulan

untuk tahun ketiga.

113

Gambar 3.21 Sequencing Plan Usulan

Penjelasan sequencing diagram:

- S2 - S3 Tahun Pertama (2014)

Usulan tahun pertama adalah dengan menerapkan sistem

informasi yang berbasis real time yang diterapkan PT Bangunan

Jaya Perkasa, karena sistem informasi ini akan memudahkan user

untuk membuat, membaca, dan menerima laporan – laporan yang

dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu.

- S3 - S4 Tahun Kedua (2015)

Usulan tahun kedua adalah PT Bangunan Jaya Perkasa juga akan

membuat sebuah aplikasi berbasis website, hal ini untuk

mempermudah pertukaran informasi antar bagian yang ada di

dalam perusahaan PT Bangunan Jaya Perkasa.

- S4 - S5 Tahun Ketiga (2016)

Usulan tahun ketiga adalah dengan menerapkan sistem RFID. Hal

ini dimaksudkan untuk mencegah atau setidaknya mengurangi

BJ Proffesional

Integrated Real Tme

Information System

Aplikasi Berbasis Website Bangunan Jaya

Integrated System

Sistem RFID

*

*

*

*

* *

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

S1 S2 S3 S4 S5

Penginputan Stok Barang

Manual

114

resiko hilangnya stok barang, dan juga untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi waktu dalam meng-update stok barang.

3.4.3.4 Estimasi Waktu

Dalam mengukur estimasi waktu berdasarkan sequencing plan,

kami membuat sebuah gambaran estimasi waktu yang harus

dilakukan oleh PT Bangunan Jaya Perkasa pada tahun pertama,

kedua, dan ketiga.

Tabel 3.18 Estimasi Waktu

Pada tahun pertama, PT Bangunan Jaya Perkasa akan membuat

perancangan sistem informasi berbasis real time selama kurang lebih

6 bulan, setelah itu akan dilakukan simulasi selama 2 bulan, training

2 bulan bersamaan dengan implementasi, dan sistem ini dapat

dikembangkan.

No

Implementasi

Kegiatan

Timeline

2014 2015 2016

S

1

S

2

S

1

S

2

S

1

S

2

1 Sistem

Informasi

Berbasis

Real Time

-Perancangan

-Simulasi

-Training

-Implementasi

2. Website -Perancangan

-Training

-Implementasi

3. RFID -Perancangan

-Training

-Implementasi

115

Tahun kedua, setelah dibuat sistem, maka akan dirancang

website kurang lebih 2 bulan, dan membutuhkan training kurang lebih

2 bulan, dan akan di implementasi terus kedepannya.

Untuk tahun ketiga, untuk menyiapkan visi dan misi PT.

Bangunan Jaya Perkasa, akan dibangun sebuah sistem RFID untuk

mencegah atau setidaknya mengurangi resiko hilangnya stok barang,

dan juga untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu dalam

meng-update stok barang.

EA Repository

Gambar 3.22 EA Repository

(Sumber : Porter, 2005)

116

High Level View

Untuk EA Repository bagian High Level View, menunjukkan komponen-komponen seperti

Strategic Plan, Business Plan, Knowledge Warehouse, Business Systems, Wide Area Network,

dan Security Program. Komponen-komponen tersebut digunakan hanya untuk para eksekutif

yang berisikan diagram-diagram yang menunjukkan proses pelaksanaan Enterprise

Architecture di perusahaan. Namun untuk eksekutif dapat juga mengakses bagian Mid Level

View dan Detailed View.

Mid Level View

Untuk EA Repository bagian Mid Level View, menunjukkan komponen-komponen seperti

Goals & Initiative, Business Processes, Information Flows, Support Systems, Local Area

Network, dan System Certifications. Komponen-komponen tersebut digunakan hanya untuk

manajer operasional yang berguna untuk mengukur goal-nya sudah tercapai atau belum serta

mengukur kinerja dari proses bisnis perlu adanya peningkatan atau tidak, dan perlunya

kebutuhan TI terhadap kinerja perusahaan. Hak akses untuk bagian manajer operasional atau

manajer menengah dapat mengakses bagian Mid Level View dan Detailed View.

Detailed View

Untuk EA Repository bagian Detailed View, menunjukkan komponen-komponen seperti

Performance Measures, Investment Portfolio, Data Dictionary, Application Inventory,

Buildings & Equipments, dan Data Privacy. Komponen-komponen tersebut digunakan oleh

para staff perusahaan yang berguna untuk memberikan perincian dari pekerjaan dalam

pelaksanaan Enterprise Architecture. Bagian Staff hanya dapat mengakses Detailed View.