BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALANthesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2009-2-00816-SI bab...

BAB 3

ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Profil Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Pada tahun 1961 PT. Bersaudara didirikan oleh dua bersaudara yakni Husni

Ahmad dan Nur Fuad Ahmad. Yang berlokasi di Jl.Sawah Besar 12, Jakarta Pusat. PT.

Bersaudara bergerak dibidang distributor pengadaan alat-alat kesehatan. Pada tahun

1970 PT. Bersaudara mulai melaksanakan langkah ekspansi dalam hal distribusi.

Kemudian pada tahun 1980 PT. Bersaudara berpindah lokasi kantornya menjadi di Jl.

Penjernihan Raya No.38 Bendungan Hilir, Jakarta Pusat. Pada tahun yang sama PT.

Bersaudara mengembangkan bisnisnya dengan merengkuh pasar regional. Dan pada

tahun 1990 PT. Bersaudara mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA atas

pemenuhan di bidang instalasi, pelatihan, reparasi, dan layanan perawatan peralatan

medis dan laboraturium. Saat ini PT.Bersaudara memperkerjakan karyawan sebanyak

280 orang pada kantor pusat dan memiliki 10 kantor cabang yang memperkerjakan 20

orang karyawan pada setiap kantor cabang.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi

Memenuhi kebutuhan pasar akan alat kesehatan berstandar internasional.

3.1.2.2 Misi

Menjadi perusahaan penyedia alat kesehatan terkemuka di kawasan regional.

44

45

3.1.3 Strategi Perusahaan

Strategi utama PT. Bersaudara adalah sebagai berikut :

• Fokus pada pelayanan after sales kepada pelanggan, melakukan promosi dan

memberikan diskon kepada pelanggan tetap.

• Dalam pemilihan pemasok perlu dilakukan tender kecil untuk memilih produk yang

memenuhi standar kualitas dan memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan oleh

Departemen Kesehatan, garansi produk dan pelayanan yang diberikan, kecepatan

pengiriman produk serta harga yang ditawarkan.

3.2 Stuktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bersaudara

PRESIDENT DIRECTOR

GENERAL DIRECTOR

OPERATION DIRECTOR II

OPERATION DIRECTOR I

MARKETING DIRECTOR

FINANCE DIRECTOR

SALES MANAGER

SURGICAL DIVISION

TEACHING AID DIVISION

KID DIVISION ENT DIVISION

GENERAL DIVISION

USG DIVISION

EYE / PA DIVISION

ANAESTHESI / ICU DIVISION

ABRI / DEPKES

BRANCHES COORDINATOR

TECHNICAL MANAGER

PURCHASHING MANAGER

PRODUCT MANAGER

TENDER MANAGER

IT DIVISION CHIEF OF TECHNICIAN

COORDINATOR AREA MANAGER

LOGISTIC / WORKSHOP

PERSONNEL MANAGER

ACCOUNTING MANAGER

CASHIER

TAX / BANK GARANTIE

FINANCE MANAGER

46

3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada pada PT.

Bersaudara akan dijelaskan sebagai berikut:

• President Director

- Mengarahkan organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

- Mengangkat dan memberhentikan direktur.

- Mengawasi pelaksanaan operasi perusahaan melalui laporan yang diterima.

- Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan

tahunan.

- Memimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

• Finance Director

- Mengatur dan mengawasi seluruh aktivitas yang menyangkut dengan finance

dan accounting perusahaan.

- Memberikan laporan keuangan dan akuntansi perusahaan secara periodik kepada

President Director.

• Finance Manager

- Mengatur keuangan perusahaan.

- Memberikan laporan keuangan perusahaan secara periodik kepada Finance

Director.

• Accounting Manager

- Mengatur aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan, seperti

pajak, garansi bank, penjualan, pembelian.

47

- Memberikan laporan accounting perusahaan secara periodik kepada Finance

Director.

• Tax / Bank Garantie

- Menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan dan membuat garansi bank

untuk jaminan.

- Memberikan laporan pajak dan garansi bank secara periodik kepada Accounting

Manager.

• Cashier

- Menerima pembayaran dari penjualan serta membayar tagihan-tagihan.

- Memberikan laporan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara periodik

kepada Finance Director.

• Marketing Director

- Mengatur dan mengawasi seluruh aktivitas pemasaran dan penjualan.

- Memberikan laporan pemasaran dan penjualan secara periodik kepada President

Director.

• Sales Manager

- Mengatur aktivitas pemasaran dan penjualan pada setiap divisi marketing.

- Memberikan laporan penjualan secara periodik kepada Marketing Director.

• Surgical Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat bedah.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat bedah secara periodik kepada Sales

Manager.

48

• Teaching Aid Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat peraga.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat peraga secara periodik kepada Sales

Manager.

• ENT Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat THT.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat THT secara periodik kepada Sales

Manager.

• Kid Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat kesehatan anak.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat kesehatan anak secara periodik kepada

Sales Manager.

• General Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan yang tidak ada divisi khususnya.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat kesehatan khusus yang tidak ada divisi

khususnya secara periodik kepada Sales Manager.

• USG Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat kebidanan, periksa

kehamilan, liver, radiologi.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat USG secara periodik kepada Sales

Manager.

49

• Eye / PA Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat mata (penglihatan).

- Memberikan laporan penjualan alat-alat pemeriksaan mata secara periodik

kepada Sales Manager.

• Anaesthesi / ICU Division

- Melayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat yang digunakan

secara intensif kepada pasien seperti alat bantu pernafasan, monitor kerja

jantung.

- Memberikan laporan penjualan alat-alat ICU secara periodik kepada Sales

Manager.

• Operation Director I

- Mengatur dan mengawasi operasional pada kantor cabang di wilayah timur.

- Menandatangani kontrak dengan pemasok.

- Memberikan laporan operasional wilayah timur secara periodik kepada President

Director.

• Operation Direction II

- Mengatur dan mengawasi operasional pada kantor cabang di wilayah barat.

- Menandatangani kontrak dengan pemasok.

- Memberikan laporan operasional wilayah barat secara periodik kepada President

Director.

50

• Tender Manager

- Mengatur berkas-berkas serta kelengkapan untuk pelelangan, serta untuk

mengikuti tender.

- Memberikan laporan tender secara periodik kepada Operation Director.

• Product Manager

- Mengatur dan membantu pelanggan untuk mendapatkan spesifikasi produk yang

dibutuhkan.

- Memberikan laporan produk secara periodik kepada Operation Director.

• Purchasing Manager

- Mengatur aktivitas pembelian di perusahaan.

- Memberikan laporan pembelian secara periodik kepada Operation Director.

• Technical Manager

- Mengatur kerja para teknisi di perusahaan.

- Memberikan laporan teknikal secara periodik kepada Operation Director.

• Chief Of Technician

- Melayani pelanggan dalam merakit dan install produk, serta akan melakukan

perbaikan bila terjadi kerusakan pada produk.

- Memberikan laporan perbaikan produk secara periodik kepada Technical

Manager.

51

• ABRI / Depkes

- Melayani penjualan khusus untuk Departemen Kesehatan.

- Memberikan laporan tender khusus Departemen Kesehatan secara periodik

kepada Operation Director.

• Branches Coordinator

- Mengkoordinasi kantor-kantor cabang di daerah.

- Memberikan laporan kinerja kantor cabang secara periodik kepada Operation

Director.

• IT Division

- Membuat, mengimplementasikan serta merawat software, hardware dan aplikasi

yang digunakan dalam perusahaan.

- Memberikan laporan teknologi informasi yang beroperasi di perusahaan secara

periodik kepada Operation Director.

• General Director

- Mengatur dan mengawasi kinerja perusahaan serta bagian logistik perusahaan.

- Memberikan laporan kinerja perusahaan dan logistik secara periodik kepada

President Director.

• Coordinator Area Manager

- Mengkoordinasi para manager yang ada di perusahaan.

52

• Personnel Manager

- Mengkoordinasi sumber daya manusia yang ada di perusahaan.

- Memberikan laporan SDM yaitu berupa laporan absensi dan penggajian, secara

periodik kepada General Director.

• Logistic / Workshop

- Mengawasi keluar-masuk produk, alokasi produk serta persediaan produk di

gudang.

- Memberikan laporan persediaan secara periodik kepada General Director.

53

3.3 Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan

3.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan

3.3.1.1 Analisis Lima Daya Porter

Gambar 3.2 Lima (5) Faktor Persaingan Porter pada PT. Bersaudara

Pendatang Baru : - PT. Java Medika - PT. Mesava

Pemasok : - 3B - Aloka - Argusa - Asico - Ardo - Akrus - Amplaid - Adam Rouilly - BTL - Bionet - Bio Systems - Chinesport - Cosmogamma - Celcom Inc - Comeg - Datascope - F.Bosch - Gaumard - Haag Streit - Hanbyul - Hanshin Medical - Innokas - Konken - Leica - Lawton - Metrax - Medel - Newport - Nidek - OMS - OG Giken Colto - Sibel - Skylux - Soring - Spencer - Sigma

Pelanggan : - Depart emen

kesehatan - Rumah Sakit - Puskesmas - Klinik

Pesaing : - PT. Graha Ismaya - PT. Bhineka Husada

Raya - PT. Riva Jaya - PT. Vondako

Produk Subtitusi : - Alat-alat kesehatan non-

medis - Alat-alat kesehatan

produksi China

Kekuatan tawar‐menawar pemasok

Ancaman pendatang baru

Kekuatan tawar‐

menawar pelanggan

Ancaman produk subtitusi

54

• Pesaing

Persaingan dalam bidang industri ini berhubungan dengan mendapatkan

tender dari Departemen Kesehatan, serta dalam menarik pelanggan lain dari rumah

sakit, Puskesmas dan klinik. Semua perusahaan pesaing adalah perusahaan yang

bergerak dibidang yang sama yaitu distributor alat-alat kesehatan seperti PT. Graha

Ismaya, PT. Bhineka Husada Raya, PT. Riva Jaya dan PT. Vondako.

Perusahaan pesaing ini dapat menjadi ancaman bagi perusahaan karena

beberapa dari perusahaan tersebut dapat menawarkan beberapa keunggulan yang

menjadi nilai kompetitif mereka seperti penawaran harga produk yang lebih murah,

teknologi yang digunakan dalam mendapatkan pelanggan dan menunjang proses

bisnisnya lebih handal.

Selain itu, dengan adanya pesaing-pesaing yang mempunyai tingkat daya

saing yang tinggi, mengakibatkan tingkat pelanggan yang membeli produk dari PT.

Bersaudara menjadi menurun.

• Pendatang Baru

Pendatang baru yang dimaksud adalah semua perusahaan yang bergerak

dibidang yang sama seperti PT. Java Medika dan PT. Mesava. Para pendatang baru

ini bukan merupakan suatu ancaman bagi PT. Bersaudara sebab mereka merupakan

perusahaan-perusahaan yang baru mencoba untuk bersaing dibidang distributor alat-

alat kesehatan. Untuk memulai bisnis yang serupa membutuhkan modal yang relatif

besar, pendatang baru belum memiliki pengalaman dibidang tersebut. Serta tidak

55

mudah bagi pendatang baru untuk bersaing dalam bisnis ini karena para pemain lama

lebih mendominasi dan dipercaya oleh para pelanggan.

• Produk Substitusi

Ancaman produk pengganti dari PT. Bersaudara dapat datang dari

perusahaan-perusahaan yang memproduksi alat-alat kesehatan non-medis. Produk

kesehatan non-medis seperti Terapi batu giok yang berfungsi untuk memperlancar

peredaran darah, Detox kaki yang berfungsi untuk mengeluarkan racun dari dalam

tubuh melalui kaki, Terapi Biodisc yang berfungsi untuk meningkatkan kemampuan

organ tubuh menyerap cairan.

Ancaman lain berasal dari alat-alat kesehatan yang diimpor dari China.

Dimana produk kesehatan dari China menawarkan harga yang lebih murah

dibandingkan dengan produk yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara.

• Pelanggan

Pelanggan PT. Bersaudara adalah mereka yang bergerak dibidang

pelayanan kesehatan seperti Departemen Kesehatan, rumah sakit, Puskesmas dan

klinik. Para pelanggan ini biasanya menginginkan produk yang bermutu tinggi, serta

pengiriman produk yang tepat waktu dan pelayanan after sales yang terjamin.

Pelayanan after sales menjadi sangat penting sebab alat-alat kesehatan

mulai dari perakitan hingga perbaikan dibutuhkan keahlian khusus dan ketelitian

dalam penanganan produk tersebut. Misalnya apabila produk yang dibeli pelanggan

56

mengalami kerusakan maka tidak dapat diperbaiki disembarang tempat sehingga

pelanggan sangat membutuhkan tenaga ahli yang mengerti mengenai perbaikan

produk tesebut.

• Pemasok

PT. Bersaudara merupakan perusahaan distributor yang bergerak

dibidang pengadaan alat-alat kesehatan, untuk itu perusahaan membutuhkan

pemasok-pemasok untuk memasok produk yang akan ditawarkan kepada

pelanggan. Para pemasok tersebut adalah 3B, Aloka, Argusa, Asico, Ardo,

Akrus, Amplaid, Adam Rouilly, BTL, Bionet, Bio Systems, Chinesport,

Cosmogamma, Celcom Inc, Comeg, Datascope, F.Bosch, Gaumard, Haag Streit,

Hanbyul, Hanshin Medical, Innokas, Konken, Leica, Lawton, Metrax, Medel,

Newport, Nidek, OMS, OG Giken Colto, Sibel, Skylux, Soring, Spencer, Sigma.

Beberapa pemasok diatas termasuk pemasok tunggal pada PT.

Bersaudara antara lain 3B, Aloka, Argusa, Asico, Ardo, Akrus, Amplaid, Bionet,

Bio Systems, Cosmogamma, Celcom Inc, Comeg, Datascope, F.Bosch, Gaumard,

Haag Streit, Hanbyul, Hanshin Medical, Konken, Leica, Lawton, Metrax,

Newport, Nidek, OG Giken Colto, Skylux, Soring, Spencer, Sigma

Para pemasok tersebut berasal dari berbagai negara. Antara lain dari

negara Jerman, Jepang, Swiss, Korea, Perancis, Brazil, USA, Itali, Inggris,

Taiwan, Spanyol, Austria, dan Finlandia.

57

Keberadaan pemasok bagi PT. Bersaudara memang penting namun

dengan banyaknya pemasok yang menawarkan produk serupa dan memiliki

kualitas yang sama bermutu maka dapat diasumsikan bahwa kekuatan pemasok

disini cukup rendah sehingga memudahkan bagi perusahaan untuk

mempertimbangkan penggantian pemasok.

3.3.1.2 Analisis PEST Perusahaan

Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi

perusahaan, diantaranya :

• Politik

Keadaan politik sangat mempengaruhi kinerja PT. Bersaudara. Kondisi

politik yang belum stabil di Indonesia merupakan salah satu faktor yang

menyebabkan keamanan di dalam negeri menjadi tidak kondusif dan dikarenakan

banyaknya persaingan dalam perebutan kekuasaan antar politik di dalam negeri dan

kurangnya kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, sehingga sering terjadi

demonstrasi-demonstrasi yang berakhir menjadi kerusuhan.

Selain itu kebijakan pemerintah yang memberikan subsidi kepada rumah

sakit pemerintah, namun kenyataannya dana subsidi yang diberikan tidak di

alokasikan secara tepat untuk kepentingan rumah sakit dalam memberikan pelayanan

kepada masyarakat. Hal ini juga berdampak pada tingginya biaya pelayanan

kesehatan di rumah sakit swasta, karena rumah sakit swasta di Indonesia tidak

mendapatkan subsidi dari pemerintah.

58

Adapun undang-undang dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi

faktor politik bagi PT. Bersaudara adalah :

- UU tentang Otonomi Daerah, dimana PT. Bersaudara harus menyesuaikan harga

bersaing dengan kompetitor-kompetitor yang berada di daerah tersebut.

- UU tentang Nomor Registrasi Produk, dimana PT. Bersaudara harus memilih

produk-produk yang telah memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan oleh

Departemen Kesehatan.

- UU tentang Pajak, dimana PT. Bersaudara harus membayarkan 30% dari laba

yang diperolehnya selama satu tahun.

- UU tentang Pajak Impor

Besarnya PPh Pasal 22 Impor adalah sebagai berikut :

• Importir yang memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 2,5% x Nilai

Impor.

• Importir yang tidak memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 7,5% x

Nilai Impor.

- Peraturan Bea Cukai, dimana PT. Bersaudara harus mengikuti peraturan

pengiriman barang sesuai peraturan yang berlaku di Bea Cukai seperti peraturan

NSW (National Single Window) yaitu peraturan yang mengharuskan data produk

yang akan di impor harus terdaftar dalam database di Bea Cukai.

59

• Ekonomi

PT. Bersaudara merupakan pemain global dalam bisnis distributor alat-alat

kesehatan. Maka dengan adanya krisis ekonomi global saat ini, menjadi peluang bagi

PT. Bersaudara. Untuk membeli produk-produk yang dilelang oleh pemasok dari

luar negeri. Sehingga mendapat produk dengan harga yang lebih murah, dengan

demikian perusahaan akan memperoleh keuntungan lebih besar dari penjualan

produk tersebut.

Kenaikan nilai tukar uang di dunia memiliki dampak negatif bagi

perusahaan karena transaksi pembelian yang dilakukan oleh PT. Bersaudara

menggunakan mata uang Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). Dimana jika

harga mata uang Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥) menguat maka

mempengaruhi kenaikan harga pembelian produk sehingga PT. Bersaudara harus

mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk membeli produk. Hal ini mengakibatkan

PT. Bersaudara harus menekan harga jual agar harga yang ditawarkan dapat bersaing

dengan harga yang ditawarkan pesaing.

Faktor ekonomi lain yang dapat mempengaruhi bisnis PT. Bersaudara yaitu

pendapatan masyarakat Indonesia yang masih rendah. Hal ini tentu saja berdampak

pada daya beli masyarakat, sebab mereka yang berpenghasilan rendah akan sulit

untuk memenuhi kebutuhan hidup termasuk dalam memperoleh layanan kesehatan,

terutama untuk masyarakat miskin di rumah sakit swasta.

60

• Sosial

Faktor sosial yang mempengaruhi PT. Bersaudara salah satunya adalah

ketidakpercayaan masyarakat terhadap pengobatan di Indonesia. Terbukti dengan

banyaknya pasien yang berobat keluar negeri, apalagi dicontohkan oleh para pejabat

yang mempercayakan pengobatan diluar negeri. Hal ini dimungkinkan juga karena

kurang canggihnya peralatan rumah sakit di Indonesia.

Faktor sosial lain yaitu telah ada program Askeskin, namun para pasien

kurang mampu tetap sulit mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Pasien kurang

mampu yang telah memiliki surat keterangan kurang mampu dari RT/RW ataupun

dari kelurahan tetap dipersulit dalam memperoleh pelayanan di rumah sakit.

Sekalipun surat keterangan tidak mampu dapat diterima oleh pihak rumah sakit,

namun mereka harus menunggu untuk mendapatkan kamar bagi pasien yang

membutuhkan rawat inap.

Kurangnya pengetahuan masyarakat miskin mengenai kesehatan, terutama

yang ada di daerah. Mereka cenderung kurang memperhatikan kesehatan, karena

bagi mereka memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari lebih penting dari pada

memikirkan kesehatan.

Kondisi Indonesia yang berupa kepulauan mengakibatkan banyak

masyarakat yang sulit untuk mengakses pusat kesehatan. Serta kurangnya

61

transportasi yang ada khususnya di Indonesia bagian timur, menyebabkan

masyarakat enggan untuk pergi berobat.

Semakin meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap pengobatan-

pengobatan alternatif yang menggunakan alat-alat non-medis. Saat ini di Indonesia

semakin tumbuh subur praktek pengobatan alternatif. Bahkan telah menjadi topik

yang sering dibahas pada media cetak dan media elektronik, hal ini tentu membantu

penyebarluasan informasi mengenai praktek pengobatan alternatif kepada

masyarakat selain penyebarluasan informasi dari mulut ke mulut.

Selain itu, budaya masyarakat Indonesia yang memiliki kepercayaan

terhadap hal-hal mistis yang masih lekat dan masih diyakini sampai saat ini. Sebab

bagi mereka kepercayaan tersebut merupakan warisan turun-temurun dari nenek

moyang yang harus tetap dilestarikan.

• Teknologi

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan beragam fungsi

serta manfaat yang ditawarkan membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih

teknologi yang cepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis

perusahaan. PT. Bersaudara saat ini sudah menggunakan aplikasi AbiPro untuk

menunjang proses bisnisnya, dalam aplikasi AbiPro terdapat modul keuangan,

persediaan, pembelian, dan penjualan, serta menggunakan jaringan intranet untuk

memudahkan para karyawan dalam memperoleh data dan menggunakan VPN

62

(virtual private network) untuk menghubungkan antara kantor pusat dan kantor

cabang.

Ilmu kedokteran yang semakin canggih menuntut tersedianya alat-alat

kesehatan yang juga harus mampu mengimbangi hal tersebut. Menyadari hal itu, PT.

Bersaudara terus-menerus melakukan pengembangan jaringan kerjasama dengan

pemasok agar dapat memenuhi tuntutan pasar akan alat-alat kesehatan yang canggih.

Saat ini produk yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara antara lain telah

menggunakan teknologi sistem laser pada produk surgical CO2, Surgical Diode;

Sistem pinomatic, dinomatic, dan mini-pinomatic pada produk anaesthesia

machines.

3.3.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan

3.3.2.1 Analisis SWOT Perusahaan

Analisis SWOT merupakan alat yang dapat mengetahui keberadaan perusahaan

dan lingkungannya. Untuk dapat mengetahui strategi bisnis yang diterapkan pada PT.

Bersaudara maka diperlukan analisis kekuatan dan kelemahan serta peluang dan

ancaman yang dihadapi oleh perusahaan.

63

Analisis SWOT terhadap PT. Bersaudara adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Data SWOT pada PT. Bersaudara

Faktor Internal Faktor Eksternal Kekuatan • Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa

daerah. • Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. • Memilki modal sendiri. • After Sales Services yang prima. • Hubungan kekeluargaan dalam organisasi. • Variasi produk sangat lengkap. • Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan. • Tim marketing yang handal. • Pemegang produk kesehatan dengan merek terkenal. • Menjual produk kesehatan yang berstandar

internasional dan memiliki nomor registrasi produk. • Menawarkan pembayaran yang variatif.

Peluang • Pertumbuhan yang signifikan dibidang

pelayanan kesehatan. • Program kredit yang ditawarkan oleh bank

untuk pembelian produk. • Pemasok semakin bersaing dalam harga dan

delivery time. • Perkembangan SI/TI memicu setiap industri

untuk meningkatkan teknologi dalam perusahaan.

• Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat t inggi.

• Adanya krisis ekonomi global.

Kelemahan • Kurangnya kecepatan pengiriman data inventory antar

kantor cabang dengan kantor pusat. • Jenjang karir karyawan tidak terpantau dengan baik. • Manajemen piutang belum baik. • Mayoritas karyawan menganut agama yang sama

(muslim). • Level eksekutif dipegang oleh mereka yang memiliki

hubungan keluarga.

Ancaman • Ketidakstabilan kurs mata uang asing terutama

Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). • Masuknya produk China yang harganya jauh

lebih murah. • Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. • Ketidakstabilan politik dalam negeri. • Pembajakan karyawan oleh perusahaan lain.

64

Tabel 3.2 Matriks SWOT PT. Bersaudara

Faktor Internal Faktor Eksternal

Kekuatan (S) S1. Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa

daerah. S2. Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. S3. Memilki modal sendiri. S4. After Sales Services yang prima. S5. Hubungan kekeluargaan dal am organisasi. S6. Variasi produk sangat lengkap. S7. Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan. S8. Tim marketing yang handal. S9. Pemegang produk kesehatan dengan merek terkenal. S10. Menjual produk kesehat an yang berstandar

internasional dan memiliki nomor registrasi produk. S11. Menawarkan pembayaran yang variati f.

Kelemahan (W) W1. Kurangnya kecepatan pengi riman

data inventory antar kantor cabang dengan kantor pusat.

W2. Jenjang kari r karyawan tidak terpantau dengan baik.

W3. Manajemen piutang belum baik. W4. Mayoritas karyawan menganut

agama yang sama (muslim). W5. Level eksekuti f dipegang ol eh

mereka yang memiliki hubungan keluarga.

Peluang (O) O1. Pertumbuhan yang sigini fikan dibidang pelayanan

kesehatan. O2. Program kredit yang ditawarkan ol eh bank untuk

pembelian produk. O3. Pemasok semakin bersaing dalam harga dan delivery

time. O4. Perkembangan SI/TI memicu setiap industri untuk

meningkatkan teknologi dalam perusahaan. O5. Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat tinggi. O6. Adanya krisis ekonomi global.

Startegi SO - Membuka cabang baru, terutama di daerah yang belum

terdapat kantor cabang dan pertumbuhan penduduk tinggi. (S1-O1) (S1-O5)

- Membeli produk yang dilelang oleh pemasok. (S3-O6) - Menerapkan sistem yang memudahkan komunikasi

pelanggan dengan perusahaan. (S7-O4) - Menerapkan standarisasi dalam pemilihan pemasok.

(S10-O3) - Kerjasama dengan banyak bank untuk memfasilitasi

pembayaran online. (S11-O2) (S11-O4)

Strategi WO - Menerapkan database terintegrasi.

(W1-O4) - Menerapkan sistem yang menyimpan

data karyawan sert a keahlian yang dimilikinya. (W2-O4)

- Mengembangkan sistem keuangan untuk meningkatkan kualitas arus kas. (W3-O4)

Ancaman (T) T1. Ketidakstabilan kurs mata uang asing terut ama Dollar

Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). T2. Masuknya produk China yang harganya jauh lebih

murah. T3. Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. T4. Ketidakstabilan politik dalam negeri. T5. Pembajakan karyawan oleh perusahaan lain.

Strategi ST - Membeli mata uang asing pada bank dengan cara

SWAP, agar perusahaan tidak berpengaruh pada ketidakstabilan kurs mata uang asing. (S3-T1)

- Meningkatkan promosi produk untuk produk yang ditawarkan. (S8-T2)

Strategi WT - Mengembangkan manajemen piutang

(W3-T3)

65

3.3.2.1.1 Teknik Perhitungan SWOT

Matrik strategi eksternal EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary)

pada Tabel 3.3 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis eksternal pada

perusahaan yang berupa peluang (opportunities) dan ancaman (Threats) yang dihadapi

perusahaan.

Tabel 3.3 Perhitungan EFAS

FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING PELUANG • Pertumbuhan yang signifikan dibidang

pelayanan kesehatan. • Program kredit yang ditawarkan oleh

bank untuk pembelian produk. • Pemasok semakin bersaing dalam

harga dan delivery time. • Perkembangan SI/TI memicu setiap

industri untuk meningkatkan teknologi dalam perusahaan.

• Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat tinggi.

• Adanya krisis ekonomi global.

0,15

0,10

0,10

0,05

0,05

0,15

3 2 2 2 2 3

0,45

0,20

0,20

0,10

0,10

0,45

Total Peluang 0,60 + 1,50 ANCAMAN • Ketidakstabilan kurs mata uang asing

terutama Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥).

• Masuknya produk China yang harganya jauh lebih murah.

• Keterlambatan pelanggan membayar tagihan.

• Ketidakstabilan politik dalam negeri. • Pembajakan karyawan oleh

perusahaan lain.

0,15

0,10

0,05

0,05 0,05

-2

-3

-3

-3 -3

-0,30

-0,30

-0,15

-0,15 -0,15

Total Ancaman 0,40 - 1,05 TOTAL EFAS 1,00 + 0,45

66

Berdasarkan analisis SWOT di atas, maka dapat dibuat analisis IFAS (Internal

Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.4 digunakan untuk merumuskan

faktor-faktor strategis internal perusahaan yang berupa kekuatan (Strength) dan

kelemahan (Weakness) yang terdapat pada perusahaan dengan menghitung bobot dan

rating.

Tabel 3.4 Perhitungan IFAS

FAKTOR STRATEGI INTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING KEKUATAN • Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar

dibeberapa daerah. • Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. • Memilki modal sendiri. • After Sales Services yang prima. • Hubungan kekeluargaan dalam organisasi. • Variasi produk sangat lengkap. • Memiliki hubungan yang baik dengan

pelanggan. • Tim marketing yang handal. • Pemegang produk kesehatan dengan merek

terkenal. • Menjual produk kesehatan yang berstandar

internasional dan memiliki nomor registrasi produk.

• Menawarkan pembayaran yang variatif.

0,05

0,05

0,05 0,10 0,03

0,05 0,10

0,05 0,02

0,15

0,05

3 3 2 4 2 3 4 3 1

4 3

0,15

0,15

0,10 0,40 0,06

0,15 0,40 0,15 0,02

0,60

0,15 Total Kekuatan 0,70 + 2,33 KELEMAHAN • Kurangnya kecepatan pengiriman data inventory

antar kantor cabang dengan kantor pusat. • Jenjang karir karyawan tidak terpantau dengan

baik. • Manajemen piutang belum baik. • Mayoritas karyawan menganut agama yang

sama (muslim). • Level eksekutif dipegang oleh mereka yang

memiliki hubungan keluarga.

0,10

0,05

0,10 0,02

0,03

-2

-3

-2 -3

-3

-0,20

-0,15

-0,20 -0,06 -0,09

Total Kelemahan 0,30 - 0,70 TOTAL IFAS 1,00 + 1,63

67

Tahap Analisis

Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Bersaudara terhadap

faktor strategi ekternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informasi

yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi

dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki PT. Bersaudara untuk

mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan. Setelah nilai diketahui

dari tabel EFAS dan IFAS maka disusun diagram SWOT untuk mengetahui posisi PT.

Bersaudara dengan perusahaan lain.

Untuk mencari posisi PT. Bersaudara yakni dilakukan dengan mencari selisih

EFAS dan IFAS .

Titik X (internal) = Kekuatan – Kelemahan = 2,33 – 0,70 = 1,63

Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 1,50 – 1,05 = 0,45

Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 1,63 ; 0,45 )

68

Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada Gambar 3.3

Gambar 3.3 Diagram Analisis SWOT

Berbagai Peluang

Berbagai Ancaman

Kekuatan Internal Kelemahan Internal

Kuardan 3: Mendukung Strategi turn‐around

Kuardan 4: Mendukung strategi Defensif

Kuardan 2: Mendukung strategi diversif ikasi

Kuardan 1: Mendukung strategi agres if

0,45

1,63

(X,Y) = (1,63 ; 0,45)

69

3.3.2.2 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)

PT. Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distributot alat-alat

kesehatan. Perusahaan ini terdiri dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Value

Chain Shop pada perusahaan PT. Bersaudara ini dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar 3.4 Analisis Rantai Nilai pada PT. Bersaudara

Berdasarkan analisis value chain terbagi atas 2 jenis aktifitas yaitu:

1. Aktifitas primer

• Business Acquisition

Dalam kegiatan ini perusahaan mengidentifikasi peluang, ancaman dan

potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Antara lain :

- Pertumbuhan yang signifikan dibidang pelayanan kesehatan.

Knowledge Application

Problem Spesification

Business Acquisition

Marketing The capability

Allocation of resource

Configure Solution

Execute Solution

Resource value management

Relationship value management

C L I E N T S

Client

value chain

External resource

External resource

Support activities

Infrastructure, technology, human resource

Primary actvities

70

- Keinginan pelanggan terhadap produk yang lebih murah.

- Kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai produk dan pelayanan

yang diberikan perusahaan.

• Problem Spesification

Dalam kegiatan ini perusahaan membuat penanganan masalah yang

sesuai dengan spesifikasi kebutuhan. Antara lain :

- Memberikan pelayanan after sales.

- Menawarkan produk berstandar internasional dan memiliki nomor registrasi

yang dikeluarkan departemen kesehatan.

• Knowledge Application

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja

yang sedang dihadapi perusahaan yang belum dapat terselesaikan atau teratasi,

kemudian mencari solusinya dan menciptakan suatu Knowledge Application

yang baru. Jika perusahaan tidak mampu membuat Knowledge Application yang

baru, maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar, misalnya

konsultan yang dapat membuat suatu strategi baru yang dapat memecahkan

masalah yang ada.

• Allocation of Resources

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam

menerapkan strategi baru. Perusahaan memiliki modal sendiri untuk memenuhi

kebutuhan operasional perusahaan.

71

• Marketing the Capability

Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan produk dari

perusahaan kepada pelanggan, atau kepada calon pelanggan dengan cara demo

produk, mengikuti pameran alat-alat kesehatan, serta menjadi sponsor.

• Configure Solution

Menerapkan sistem informasi yang menghubungkan pelanggan dengan

perusahaan.

• Execute Solution

Dengan menerapkan sistem informasi yang menghubungkan pelanggan

dengan perusahaan, diharapkan memenuhi keinginan pelanggan dan calon

pelanggan. Dalam sistem informasi tersebut pelanggan dengan mudah dapat

memperoleh informasi mengenai produk dan jenis pelayanan yang diberikan oleh

perusahaan.

2. Aktifitas Pendukung

• Technology

- Menggunakan VPN (Virtual Private Network) untuk menghubungkan kantor

pusat dengan kantor cabang.

- Menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) pada kantor pusat.

- Menggunakan aplikasi Abipro untuk Finance, Sales & Marketing,

Purchashing, Inventory.

- Menggunakan Windows Server 2005 dan Windows XP Professional.

72

• Human Resources

- Perekrutan

Perekrutan yang diambil dari calon-calon karyawan yang

mengirimkan CV, kemudian bagian personalia akan melakukan tes

wawancara dan tes psikologi.

- Pelatihan

Pelatihan dilakukan dalam jangka waktu tertentu untuk melatih

karyawan agar dapat mengoperasikan sistem yang ada di PT. Bersaudara dan

pelatihan kepada para teknisi untuk dapat merakit, install, serta memperbaiki

produk-produk baru.

- Penilaian kinerja

PT. Bersaudara melakukan rapat kerja yang dilakukan secara periodik

dalam kurun waktu 6 bulan untuk menilai kinerja karyawan, baik karyawan

dari kantor pusat maupun kantor cabang.

- Absensi

PT. Bersaudara menggunakan sistem sidik jari untuk absensi

karyawan, dengan sistem sidik jari dapat meminimalkan terjadinya

kecurangan dalam absensi karena setiap karyawan memiliki pola sidik jari

yang berbeda. Dalam sistem absensi terdapat sistem waktu kerja yang dapat

disesuaikan dengan jam kerja PT. Bersaudara.

73

- Penggajian

Sistem penggajian mencakup perhitungan gaji yang disesuaikan

dengan jumlah kehadiran karyawan, apabila karyawan tidak hadir maka

sistem secara otomatis akan melakukan pemotongan gaji.

• Infrastructure

Infrastuktur merupakan saran dan prasarana yang diperlukan oleh PT.

Bersaudara seperti gedung, fasilitas dan perlengkapan, jaringan, hardware,

software, aplikasi AbiPro, mobil dan gudang untuk tempat penyimpanan produk

yang dikirimkan oleh pemasok sebelum didistibusikan kepada pelanggan.

3.3.2.3 Analisis Critical Success Factor (CSF)

Critical Success Factor merupakan faktor-faktor terpenting yang mempengaruhi

kesuksesan PT. Bersaudara untuk mencapai sasaran.

Critical Success Factor pada PT. Bersaudara yaitu :

• After sales service yang prima

After sales service menjadi faktor yang kritis karena alat-alat kesehatan yang

ditawarkan oleh PT. Bersaudara membutuhkan keahlian khusus dan ketelitian dalam

penanganan produk, mulai dari perakitan hingga perbaikan.

• Tersedianya spare part

Selain menjual alat-alat kesehatan, PT. Bersaudara juga menjual spare part

dari produk yang dijual. Sehingga pada saat produk mengalami kerusakan dan telah

74

habis masa garansinya atau spare part produk perlu diganti maka pelanggan dapat

dengan mudah untuk membeli spare part dari produk yang telah dibeli. Sebab spare

part alat-alat kesehatan tidak dijual disembarang tempat.

• Memiliki modal sendiri

Adanya krisis global tidak mempengaruhi PT. Bersaudara, sebab PT.

Bersaudara memiliki modal yang cukup besar untuk menjalankan bisnisnya sehingga

PT. Bersaudara tidak melakukan pinjaman modal kepada pihak bank yang dapat

menyebabkan PT. Bersaudara berkewajiban untuk membayar hutang serta bunga

pinjaman kepada pihak bank.

• Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA

Sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA atas pemenuhan dibidang instalasi,

pelatihan, reparasi, dan layanan perawatan peralatan medis dan laboratorium.

Dengan adanya sertifikasi tersebut membuat banyak pelanggan mengakui kelebihan

yang dimiliki PT. Bersaudara. pelanggan yang mengutamakan pelayanan yang baik

serta membutuhkan produk yang berkualitas lebih memilih untuk membeli produk

dari PT. Bersaudara.

• Menjual produk kesehatan yang berstandar internasional

Dengan semakin banyaknya variasi produk yang ditawarkan oleh pemasok,

PT. Bersaudara semakin selektif dalam memilih produk karena produk yang akan

dijual oleh PT. Bersaudara harus memiliki standar internasional serta memiliki

nomor registrasi produk sesuai dengan ketentuan perusahaan.

75

• Agen tunggal di Indonesia

Hampir dari semua pemasok produk, PT. Bersaudara, merupakan agen

tunggal di Indonesia. Sehingga menjadi faktor yang kritis bagi perusahaan. Sebab

sebagai agen tunggal di Indonesia maka secara otomastis para pelanggan Indonesia

yang ingin membeli produk dari pemasok tersebut, harus melalui PT. Bersaudara.

3.3.2.4 Goals and Problems

Faktor terpenting dari sasaran masalah yang ada merupakan penjabaran yang

dibuat berdasarkan fakta yang telah dikumpulkan untuk membuat suatu pemecahan

masalah yang bermanfaat bagi unit organisasi didalam perusahaan untuk mengambil

sebuah langkah strategi yang baik terhadap kondisi yang harus dilakukan guna perbaikan

kinerja perusahaan dimasa mendatang.

76

Tabel 3.5 Goals and Problems

Goals Problems Business Solutions KPI (Key Performance

Indicator)

IT/IS Problems IT/IS IT/IS Solutions

Menambah kantor cabang

Kurangnya SDM untuk di kantor cabang

Merekrut karyawan yang bersedia ditempatkan di kantor cabang.

Peningkatan jumlah kantor cabang sebanyak 10 kantor cabang pertahun

Menerapkan sistem perekrutan.

Sulit mengembangkan sistem perekrutan.

Outsourcing

Menjual produk dengan harga terjangkau

Semakin canggihnya teknologi, membuat produk semakin mahal

Membeli produk yang dilelang pemasok

Meningkatkan penjualan sebesar 20% pertahun

Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.

T ingkat kepuasan setiap pelanggan berbeda-beda.

- Menyediakan produk yang dibutuhkan pelanggan.

- Menghubungi pelanggan apabila ada produk baru, dan memberikan harga khusus kepada pelanggan baru.

- Memberikan ketepatan waktu dalam pengiriman produk.

Peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 30% pertahun.

Menerapkan sistem yang dapat memberikan kemudahan komunikasi pelanggan dengan perusahaan.

T idak tersedianya sistem yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan.

Menerapkan sistem yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan berbasis web.

Meningkatkan penjualan produk.

- Semakin ketatnya persaingan.

- Kurangnya promosi produk.

- Meningkatnya harga produk

- Membuat iklan lewat media elektronik, brosur, maupun demo produk.

- Meninjau program promosi. - Mengurangi profit.

Peningkatkan penjualan sebesar 20% pertahun.

Menerapkan promosi melalui media online.

T idak tersedianya media promosi online.

Menerapkan promosi online.

77

Goals Problems Business Solutions KPI (Key Performance

Indicator)

IT/IS Problems IT/IS IT/IS Solutions

Memperluas pangsa pasar.

Belum adanya kantor cabang di beberapa provinsi.

- Membangun kantor cabang di beberapa provinsi.

- Kejasama dengan perusahaan setempat.

- Menerapkan mobil marketing. - Mengembangkan layanan

customer service phone.

Peningkatan jumlah pelanggan sebesar 40% pertahun.

- Menambah jaringan untuk kantor cabang baru.

- Menerapkan sistem tollfree phone.

- Menerapkan sistem automatic fax.

- Dibeberapa daerah kesulitan mendapat jaringan.

- Sulit menerapkan sistem tollfree phone.

- Sulit menerapkan sistem automatic fax.

- Menambah bandwidth jaringan.

- Outsourcing

Memberikan kemudahan pembayaran tagihan.

Kurangnya karyawan yang melakukan penagihan.

Menambah SDM pada bagian keuangan, khusus untuk melakukan tagihan.

Peningkatan pembayaran tagihan 10 %

Memperluas jaringan kerjasama dengan pemasok.

Sulit memilih pemasok yang berkompeten.

Menjalin kerjasama yang baik dengan pemasok.

Peningkatan variasi produk 15% pertahun.

78

3.3.2.5 Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis

Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas di dalam perusahaan yang dapat

mendukung proses bisnis perusahaan. Tabel dibawah ini akan menjabarkan area, fungsi

dan proses bisnis serta aplikasi yang digunakan pada PT. Bersaudara.

Tabel 3.6 Dekomposisi Area, Fungsi , Aplikasi dan Proses Bisnis

Area Fungsional

Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis

Fina

nce

Pengelolaan keuangan

Ms.Excel Membuat anggaran Abipro (Finance) Memproses arus kas Abipro (Finance) Menerima purchase order Abipro (Finance) Membuat bukti pengeluaran uang Abipro (Finance) Menerima garansi bank Abipro (Finance) Membuat faktur pajak Abipro (Finance) Membuat jadwal pembayaran Abipro (Finance) Menerima slip gaji Abipro (Finance) Menerima bukti transfer gaji

Kasir Abipro (Finance) Mengkonfirmasi jadwal pembayaran Abipro (Finance) Menerima bukti pengeluaran uang Abipro (Finance) Membuat giro keluaran Abipro (Finance) Menerima faktur pembelian Abipro (Finance) Menerima faktur penjualan Abipro (Finance) Menerima giro masukan Abipro (Finance) Membuat bukti terima uang Abipro (Finance) Membuat bukti pelunasan

Pencatatan akuntansi

Abipro (Finance) Membuat jurnal Abipro (Finance) Menerima persediaan produk Abipro (Finance) Membuat fixed assets Abipro (Finance) Membuat neraca

Sale

s &

Mar

ketin

g

Promosi Ms.Excel Membuat anggaran pemasaran Menentukan strategi pemasaran Adobe Acrobat Reader Adobe Photoshop

Merancang media pemasaran

Melakukan promosi Pelayanan pelanggan

Ms.Excel Membuat spesifikasi produk Ms.Excel Menerima komplain Ms.Excel Menerima kartu garansi Ms.Excel Membuat tanda terima komplain Ms.Excel Menerima surat pengambilan produk Ms.Excel Menerima surat pengembalian after service Ms.Excel Membuat surat penyerahan produk service

Penjualan produk

Ms.Excel Membuat anggaran penjualan Abipro (Sales) Menerima sales order Abipro (Sales) Membuat surat permintaan produk Abipro (Sales) Menerima konfirmasi surat jalan penjualan Abipro (Sales) Membuat faktur penjualan

79

Area Fungsional

Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis

Ope

ratio

n

Pengelolaan IT Ms.Excel Membuat anggaran IT Windows Server 2005 Memonitor kinerja database Firewall Menjaga security database Memasang jaringan sistem perusahaan Memonitor jaringan Memonitor penggunaan aplikasi Mengadakan pelatihan

Pemesanan produk Abipro (Purchasing) Menerima surat permintaan pembelian produk Abipro (Purchasing) Membuat purchase order

Pembelian produk Ms.Excel Membuat angaran pembelian Abipro (Purchasing) Membayar down payment Abipro (Purchasing) Membuat kontrak Abipro (Purchasing) Membuat garansi bank Abipro (Purchasing) Menerima giro keluaran Abipro (Purchasing) Mengkonfirmasi garansi bank Abipro (Purchasing) Menerima faktur penjualan Abipro (Purchasing) Menerima bukti pengeluaran uang Abipro (Purchasing) Menerima bukti setor

Perbaikan produk Ms.Excel Membuat anggaran teknisi Ms.Excel Membuat surat pengambilan produk Ms.Excel Membuat surat pengambilan spare part Ms.Excel Membuat pengembalian after service Melakukan pelatihan

Gen

eral

Pengendalian persedi aan Ms.Excel Membuat anggaran persediaan Abipro (Inventory) Menerima surat permintaan produk Abipro (Inventory) Membuat surat permintaan pembelian produk Abipro (Inventory) Menerima surat jalan pembelian Abipro (Inventory) Membuat surat jalan penjualan Ms.Excel Menerima surat pengambilan produk Ms.Excel Menerima surat pengambilan spare part Ms.Excel Menerima surat pengembalian after service Abipro (Inventory) Membuat stock opname

Personalia Ms.Excel Membuat anggaran personalia Perekrutan karyawan Memilih CV calon karyawan

Melakukan tes psikologi Melakukan tes wawancara Merekrut karyawan

Pelatihan karyawan Melakukan pelatihan Penilaian kinerja Ms.excel Mengadakan penilaian kinerja karyawan Absensi karyawan Fingerprint Mengecek kehadiran karyawan

Fingerprint Mencatat surat dokter Fingerprint Mencatat izin Fingerprint Mencatat lembur

Penggajian karyawan Payroll Menerima konfirmasi kehadiran Payroll Menghitung gaji Payroll Menghitung pajak penghasilan

80

Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data

Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang

terkait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau

beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat/dihasilkan (create),

diubah (update) dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan.

Adapun subjek data pada divisi-divisi pada PT. Bersaudara :

Tabel 3.7 Subjek Data

Departemen Subjek Data

Pres

iden

t Dir

ecto

r

Finance Director

Finance Manager

Finance Staff Anggaran Arus kas Purchase order Garansi bank Bukti pengeluaran uang Bukti setor Pajak Gaji Bukti transfer gaji

Chasier Bukti pengeluaran uang Faktur pembelian Faktur penjualan Bukti terima uang Bank Bukti pelunasan

Accounting Manager

Accounting Staff

Jurnal Fixed assets Produk Neraca

81

Departemen Subjek Data Pr

esid

ent D

irec

tor

Marketing Director

Sales Manager Sales Staff Anggaran Promosi Sales order Faktur Penjualan Produk Spare part Pelanggan Pajak Surat permintaan produk Surat jalan penjualan Komplain Tanda terima komplain Kartu garansi Surat pengambilan produk Surat pengembalian after service Surat penyerahan produk service

Operation Director

Information Technology Division Anggaran Purchashing Manager

Purchashing Staff

Anggaran Surat permintaan pembelian produk Purchase order Kontrak Garansi bank Bank Bukti pengeluaran uang Bukti setor Faktur pembelian Produk Spare part Pemasok

Technical Manager

Chief of Technician

Komplain Kartu garansi Produk Spare Part Surat pengambilan produk Surat pengambilan spare part Surat pengembalian after service

82

Departemen Subjek Data

Pres

iden

t Dir

ecto

r General Director

Inventory Manager (Logistic)

Inventory Staff

Surat permintaan produk Surat permintaan pembelian produk Surat jalan penjualan Surat jalan pembelian Produk Spare part Stock opname Pelanggan Pemasok Surat pengambilan produk Surat pengambilan spare part Surat pengembalian after service

Personnel Manager

Personnel Staff

Anggaran Karyawan Penilaian kinerja Absensi Izin Sakit Lembur Cuti Gaji Pajak Pelatihan Jadwal pelatihan Materi pelatihan Hasil pelatihan

83

3.3.2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Perusahaan

Pelanggan

Purchase_Order

Pajak

Garansi_Bank Tanda_Terima

_Komplain

Surat_Permintaan_Produk

PemasokFaktur _Penjualan

Anggaran

Bukti_Pengeluaran

_Uang

Neraca

Kar yawan

Absensi

Gaj i

Surat_Jalan_Pembelian

Pelatihan

Komplain

Kartu_Garansi

Materi l_Pelatihan

Jadwal_Pelatihan

Hasi l_Pelatihan

Arus_Kas

Jurnal

Sak it Izin

Bukti_Terima_Uang

Promos i

Faktur_Pembel iaan

Fixed_Assets

S tock_Opname

LemburCuti

Bank

Surat_Jalan_Penjualan

Produk

Produk

Sales_Order

Bukti_Trans fer

_Gaji

Sparepart Surat_Pengambilan_Sparepart

Surat_Pengembal ian_After_Ser vice

Surat_Pengambilan_Pr oduk

Surat_Penyerahan_Produk _Service

Kontrak

Surat_Permintaan_Pembel ian_Pr oduk

Bukti_Pelunasan

Bukti_Setor

Penilaian_K inerja

Gambar 3.5 Entity Relation Diagram (ERD) pada PT. Bersaudara

84

3.3.2.5.2 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data

86

3.3.3 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan

Saat ini SI/TI menjadi nilai lebih dari perusahaan, sebab dengan SI/TI dapat

mempersingkat rantai nilai sebuah proses bisnis. Mulai dari pengembangan sumber daya

manusia serta pengelolaan rantai nilai suplai sampai penyaluran produk dan jasa kepada

pelanggan.

Dalam pemanfaatan SI/TI pada lingkungan eksternal perusahaan, PT. Bersaudara

telah mempergunakan email sebagai saran untuk menyampaikan informasi kepada

pelanggan mengenai produk yang ditawarkan. Email juga dimanfaatkan untuk pemasok

mengirimkan penawaran produk, apabila perusahaan ingin memesan produk kepada

pemasok dapat pula dikirim melalui email.

3.3.4 Analisis Lingkungan Internal SI /TI Perusahaan

Database

Finance

Inventory

Sales &

Marketing

Purchashing

AbiPro

87

Gambar 3.6 Diagram Aplikasi PT. Bersaudara

Ms.Office 2007

Technical

Database

FingerPrint Payroll

Personnel

Database

Ms.Office 2007 Windows Server 2005

IT

Database

88

Saat ini PT. Bersaudara telah menerapkan aplikasi AbiPro untuk

menghubungkan data bagian Finance, Sales & Marketing, Purchashing dan Inventory

untuk mendukung proses keuangan, penjualan, pembelian dan persediaan.

Untuk bagian Personnel telah diterapkan aplikasi fingerprint untuk absensi

karyawan, serta aplikasi payroll untuk sistem penggajian.

Pada bagian IT menggunakan aplikasi Microsoft Office 2007 untuk membuat

laporan, serta Windows Server 2005 untuk mengontrol dan meningkatkan kinerja

database.

Sedangkan untuk bagian technical hanya menggunakan aplikasi Microsoft Office

2007 untuk membuat laporan dan surat –surat yang berhubungan dengan perbaikan

produk.

3.3.4.1 Spesifikasi Hardware dan Software pada Perusahaan

Di bawah ini akan dijelaskan masing-masing spesifikasi hardware dan software

yang ada pada PT. Bersaudara.

Tabel 3.9 Spesifikasi Hardware dan Software pada PT. Bersaudara

Jenis Keterangan Jumlah Hardware PC

Desktop • Intel Pentium IV 3.0 Ghz • Viewsonic Monitor LCD, ukuran 16 inch • Memory DDRAM 512 MB • Harddisk 80 GB • DVD ROM 52x • VGA 256 Mb Ati Radeon • Mouse Optical • Keyboard standar

59

89

Jenis Keterangan Jumlah Hardware Notebook

• Processor Intel Core 2 Duo • Harddisk 80 GB • Memory 1 GB • OS Windows XP Professional

Printer • HP Laserjet • HP Deskjet

5

6 10

SERVER File Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor

3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus.

• Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang mendukung

RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual

Channel) Database Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor

3.0 GHz with 512KB L2 Cache, 533 MHz System Bus.

• Motherboard klasi fikasi server yang mendukung RAID

• Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel)

• Harddisk 160 GB 1500 RPM (SCSI) Web Mail Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor




Channel) Application Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor




Channel)

4

90

Jenis Keterangan Jumlah Connecting Device • Hub

• Router • Switch • Gateway • VPN • Modem Jetcoms 128 kbps (+ Firewall) • Modem Fastnet 512 kbps (+ Firewall) • Modem Speedy 512 kbps (+ Firewall)

8 3 1 1 1 1 1 1 1

Security Sistem • Firewall 1 Software Application • Microsoft Office 2007 : Word, Excel, PowerPoint

• Adobe Acrobat Reader • Adobe Photoshop • Symantec Anti Virus • AbiPro

System Operating System Software : Windows XP Professional Windows Server 2005

3.3.4.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan

Semua komputer PT. Bersaudara terhubung dengan jaringan Local Area

Network (LAN). Jaringan komputer yang digunakan pada PT. Bersaudara adalah server

based dengan topologi star. Hal ini dibuktikan dengan pemakaian beberapa unit hub.

Jaringan komputer pada PT. Bersaudara menggunakan jaringan yang

terdistribusi. Didalam jaringan tersebut terdapat beberapa server yang dapat mendukung

kinerja PT. Bersaudara. Jaringan komputer ini juga memiliki sambungan internet untuk

memudahkan karyawan memperoleh data dan informasi yang diperlukan. Dan juga

untuk proteksi dari jaringan luar dipasang firewall yang melindungi server dengan

jaringan internet.

91

Gambar 3.7 berikut ini menjelaskan mengenai arsitektur jaringan pada PT. Bersaudara.

Firewall RouterGateway

File Serv er

Web MailServer

Dat abas eServer

Applic at ionS erver

Sw itch

Internet

Hub (Lantai 2.2)

Hub (Lantai 3.2)

GeneralD irect or

MarketingDirec tor

Produc tManager

LogisticAc countingManager

Pers onnelManager

OperationDirect or I

Pres identDirec tor

Financ eDirec tor

AreaManager

TenderManager

AB RI/Depkes

BranchesCoordinat or

OperationDirec tor II

Pr int er

ITDivis ion

SalesManager

Kantor Cabang Makassar

Kant or Cabang Medan

Kantor Cabang Pekanbaru

K antor Cabang Bandung

Kantor Cabang Yogy ak arta

Kantor Cabang Bali

Kant or Cabang Palu

Kant or Cabang Surabaya

Kantor Cabang J ambi

Kantor Cabang Kendari

P rivateWireless

P rinter

Printer Printer

Print er

P rinter

Print er

Print er

Printer Printer

Print er

ModemJ et coms

(128 kbps ) + Firewall

ModemFastnet


ModemSpeedy


Satellite

V PNPusat

VPN

VPN

VPN

VPN

VPN

VPN

V PN

VPN

VPN

VPN

PrivateWireless

Hub (Lant ai 2. 1)

Hub (Lant ai 1.1)

FinanceManager

FinanceStaff (3)

Print er

Hub (Lantai 1.2)

Purc hashingStaff (3)

PurchashingManager

Printer

Pers onnelSt af f (5)

Logis ticSt aff (3)

Hub (Lantai 2.3)

Ac countingS taff (2)

Hub (Lantai 3. 1)

Chas ier

Hub (Lantai 3.3)

S alesStaff (12)

SalesStaff (12)

Printer

TechnicalManager

Priv at eWireles s

Print er

Teknisi(2) Printer

Gambar 3.7 Arsitektur Jaringan PT. Bersaudara

92

3.3.4.3 Portopolio Aplikasi Perusahaan

Portopolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi

yang digunakan saat ini, apakah termasuk kategori high potential, strategic, key

operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan masing-masing

aplikasi pada binis perusahaan.

Pada PT. Bersaudara terdapat beberapa aplikasi yang digunakan sebagai key

operational. Antara lain adalah aplikasi AbiPro, aplikasi AbiPro ini berfungsi untuk

menjalankan proses bisnis PT. Bersaudara yang dipakai pada beberapa fungsi bisnis

seperti finance, sales and marketing, purchashing, dan inventory.

Aplikasi yang digunakan sebagai support pada PT. Bersaudara adalah Microsoft

Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint), aplikasi ini digunakan untuk berbagai macam

laporan dan untuk persentasi penawaran produk kepada pelanggan. Aplikasi Adobe

Acrobat Reader dan Adobe Photoshop digunakan oleh bagian sales and marketing

untuk menawarkan berbagai macam produk berupa brosur dan katalog produk.

Berikut ini adalah portpolio aplikasi pada PT. Bersaudara :

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

(*) AbiPro (Finance, Sales and Marketing, Purchashing, Inventory)

(*) Adobe Photoshop (*) Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint) (*) Adobe Acrobat Reader

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Gambar 3.8 Portopolio Aplikasi Saat Ini

Keterangan :

(*) : Aplikasi yang sedang berjalan

93

Dari analisis portopolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa PT.

Bersaudara belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic yang dapat mendukung

perencanaan SI/TI perusahaan. PT. Bersaudara juga tidak memiliki aplikasi yang

bersifat High Potential yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi

perusahaan dimasa mendatang. Selama ini aplikasi yang ada hanya berfokus pada

kegiatan operasional sehari-hari serta aplikasi Support.

3.4 Permasalahan yang Dihadapi PT. Bersaudara

Pada akhir Bab 3 ini, setelah melakukan analisis maka didapatkan suatu

kesimpulan yang berhubungan dengan perusahaan yaitu :

Melalui analisis PORTER didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar

perusahaan yakni pesaing yang memiliki keunggulan kompetitif, selain itu ancaman

produk pengganti yang berasal dari China yang menawarkan produk lebih murah

dibanding dengan produk yang ditawarkan PT. Bersaudara.

Melalui analisis PEST didapatkan bahwa ketidakstabilan kurs mata uang asing,

dan ketidakstabilan politik dalam negeri yang menjadi ancaman PT. Bersaudara. Cara

penanggulangannya akan dibahas pada bab 4.

Melalui analisis SWOT didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar perusahaan

tidak terlalu besar, lebih kecil dari peluang yang ada. Dan melalui diagram SWOT

didapatkan bahwa perusahaan berada pada kuardan 1 yakni posisi strategi agresif, untuk

strategi bisnis mendatang pada diagram SWOT.

94

Melalui analisis Value Chain didapatkan bahwa untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan akan kemudahan informasi mengenai produk dan jenis pelayanan yang

diberikan, maka dibutuhkan sistem informasi yang mengubungkan perusahaan dengan

pelanggan maupun calon pelanggan. Akan lebih dibahas pada bab 4.

Melalui analisis Goals and Problems didapatkan belum tersedianya aplikasi yang

menghubungkan pelanggan dengan perusahaan, belum tersedianya media promosi

online, serta belum tersedianya sistem perekrutan.

Melalui analisis Area, fungsi dan proses bisnis didapatkan kurang fokusnya tugas

dan tanggung jawab dibeberapa divisi. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada bab 4.

3.5 Usulan Terhadap Masalah yang Dihadapi

Dari analisis diatas, maka didapatkan beberapa hal yang perlu dilalukan, yaitu :

• Menerapkan aplikasi CRM (Customer Relationship Managment)

• Menerapkan aplikasi HRMS (Human Resource Managment System)

• Melakukan pemecahan divisi.

BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALANthesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2009-2-00816-SI bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALANthesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2009-2-00816-SI bab...