BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00113-IF_ Bab 3.pdf47 5....
Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00113-IF_ Bab 3.pdf47 5....
43
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. Dwipajaya Exim Texindo ( PT. DET ) didirikan pada tanggal
5 November 2002. Pada awalnya perusahaan ini berlokasi di Ruko Textil Blok
E - 2/12A Jalan Mangga Dua Raya, Jakarta Utara. Akan tetapi sekarang ini PT.
Dwipajaya Exim Texindo telah berpindah lokasi di Komp. Permata Ancol Blok M
No. 18 Jl. R.E. Martadinata, Jakarta Utara.
Pada awal berdirinya, PT. Dwipajaya Exim Texindo hanya bergerak di
bidang penjualan dan pembelian kain (garment). Lambat laun perusahaan ini
kemudian berkembang dengan membuka outlet yang khusus menjual pakaian pria
dengan merek dagangnya sendiri, yaitu ”M231”. Sampai dengan saat ini, PT.
Dwipajaya Exim Texindo telah memiliki 3 (tiga) outlet di Pasar Pagi Mangga Dua.
Dalam bisnis dagangnya, perusahaan ini tidak melakukan produksi pakaian
jadi akan tetapi perusahaan ini hanya melakukan pembelian kain dan menjualnya
kepada pihak lain ( yang dikenal dengan nama perusahaan konveksi ). Kemudian
pihak konveksi tersebut melakukan produksi dimana desain pakaian dan aksesoris
telah diberikan oleh PT. Dwipajaya Exim Texindo. Setelah pihak konveksi selesai
dengan hasil produksinya, pihak konveksi menjual hasil produksi mereka kembali
kepada PT. Dwipajaya Exim Texindo. Jadi PT. Dwipajaya Exim Texindo tidak
melakukan bagian produksi, tetapi hanya penjualan dan pembelian saja.
44
Adapun visi dari PT. Dwipajaya Exim Texindo adalah menciptakan
pakaian yang selalu up-to-date dan menjadi trend di masyarakat. Sedangkan misi
dari PT. Dwipajaya Exim Texindo adalah menjadi perusahaan utama dalam bidang
penjualan pakaian pria di Indonesia khususnya Jakarta.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur organisasi
(Sumber : PT. Dwipajaya Exim Texindo)
3.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan
bagan struktur organisasi pada PT. Dwipajaya Exim Texindo adalah
sebagai berikut :
45
1. Direktur
a. Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan.
b. Mengambil keputusan atas semua kebijakan yang terjadi di
perusahaan.
c. Mengevaluasi dan membuat program pengembangan usaha
perusahaan.
d. Memimpin dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja kepala-kepala
divisi.
e. Mengurus dan mengawasi kekayaan perusahaan.
f. Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat internal yang
bersifat prinsipil.
2. Bagian Pembelian
a. Melakukan klaim atau retur atas barang yang telah dibeli.
b. Memenuhi kebutuhan permintaan barang.
c. Mencari Supplier untuk permintaan bahan baku dan assesoris.
d. Membuat surat pesanan / Purchasing Order (PO).
e. Mengirimkan PO.
f. Mengadakan pemantauan harga.
g. Membuat laporan pembelian.
h. Memberikan laporan pembelian ke Direktur.
3. Bagian Penjualan
Bagian ini dipimpin oleh seorang kepala bagian penjualan yang
membawahi dua bagian, yaitu :
46
a. Outlet
i. Memperkenalkan produk kepada pelanggan melalui outlet.
ii. Menjalankan kegiatan penjualan produk perusahaan.
iii. Melakukan transaksi penjualan secara tunai setiap hari.
iv. Memberikan laporan berupa faktur hasil penjualan setiap hari.
b. Freelance Salesman
i. Memperkenalkan produk kepada pelanggan.
ii. Membuat penawaran kepada pelanggan.
iii. Menjalankan kegiatan penjualan produk perusahaan.
iv. Melakukan transaksi penjualan.
v. Menerima order dari pembeli.
Tugas Kepala Bagian Penjualan :
a. Menerima klaim atau retur penjualan dari pelanggan.
b. Membuat laporan hasil penjualan.
c. Memberikan laporan penjualan ke Direktur.
4. Bagian Keuangan dan Akuntansi
a. Membuat jurnal berdasarkan data yang ada dan posting ke buku
besar.
b. Mengelola data yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
c. Mengecek pembayaran pembelian.
d. Melakukan penagihan dan menerima pembayaran dari pelanggan.
e. Menghitung Harga Pokok Pokok Pembelian dan menentukan
Harga Jual.
f. Memberikan laporan ke Direktur.
47
5. Bagian Persediaan Barang
Bagian ini dipimpin oleh seorang kepala bagian persediaan barang
yang membawahi dua bagian, yaitu :
a. Bagian Bahan Baku dan Assesoris
i. Mengusulkan permintaan bahan baku dan assesoris sesuai
dengan desain baru.
ii. Melaksanakan penyimpanan barang secara sistematis dan
aman.
iii. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang sesuai prosedur
yang ada.
iv. Melakukan pengontrolan terhadap persediaan bahan baku dan
assesoris.
b. Bagian Barang Jadi
i Melaksanakan penyimpanan barang jadi.
ii Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang jadi.
iii. Melakukan pengontrolan terhadap persediaan barang jadi.
Tugas Kepala Bagian Persediaan Barang :
a. Membuat Surat Keluar Barang.
b. Menerima dan menyimpan laporan Surat Order Pembelian.
c. Memberikan laporan persediaan kepada Direktur.
d. Menerima barang dari Supplier.
6. Bagian Desain
a. Melakukan desain untuk pakaian yang akan diproduksi.
b. Melakukan evaluasi dan kontrol atas desain kepada konveksi.
48
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan
Pada saat ini sistem yang sedang berjalan pada PT. Dwipajaya Exim
Texindo adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penjualan Bahan Baku
a. Bagian Desain membuat desain pakaian yang akan di produksi kemudian
akan diserahkan ke Bagian Persediaan Barang.
b. Berdasarkan Desain dari Bagian Desain maka Bagian Persediaan Barang
akan membuat Surat Keluar Barang dua rangkap :
1. Rangkap pertama beserta bahan baku yang diperlukan sesuai dengan
desain diserahkan ke Bagian Penjualan.
2. Rangkap kedua diarsipkan di Bagian Persediaan Barang.
c. Berdasarkan surat keluar barang, Bagian Persediaan Barang akan
memperbaharui daftar stok bahan baku.
d. Setelah Bagian Penjualan menerima Surat Keluar Barang dan desain dari
Persediaan, maka Bagian Penjualan akan memeriksa dan menyesuaikan
secara fisik bahan baku yang diterima berdasarkan Surat Keluar Barang.
e. Selanjutnya Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak
tiga rangkap dan Surat Jalan sebanyak dua rangkap :
1. Faktur Penjualan rangkap pertama, kedua dan ketiga dan Surat Jalan
rangkap pertama dan kedua dikirimkan ke Konveksi untuk ditanda
tangani oleh Konveksi. Faktur Penjualan dan Surat Jalan rangkap
pertama beserta bahan baku serta desain pakaian akan diserahkan
kepada konveksi.
49
2. Faktur Penjualan rangkap ketiga akan diarsipkan pada Bagian
Penjualan.
3. Faktur Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan rangkap kedua
dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.
f. Selanjutnya, Bagian Penjualan mencatat atau merekap Transaksi Penjualan
yang terjadi.
g. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama beserta
bahan baku akan diserahkan ke Konveksi untuk diproduksi sesuai desain
yang diberikan.
h. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima Faktur Penjualan rangkap
kedua dan Surat Jalan rangkap kedua beserta pembayaran dari Konveksi
dan mencatat atau merekap dalam penerimaan kas.
2. Prosedur Penjualan Barang Jadi
a. Bagian Penjualan menerima PO dari Pelanggan yang mengidentifikasikan
jenis dan kuantitas dari barang yang diminta oleh Pelanggan. Kemudian
Bagian Penjualan akan mengirimkan PO ke Bagian Persediaan Barang.
b. Bagian Persediaan Barang menerima PO dari Bagian Penjualan.
Berdasarkan PO, Bagian Persediaan Barang akan melakukan pengecekan
Barang.
c. Jika Barang yang di order oleh Pelanggan tidak tersedia / tidak ada / tidak
mencukupi, maka Bagian Persediaan Barang akan melakukan penolakan
terhadap order tersebut dan memberitahukannya kepada Bagian Penjualan.
50
Bagian Penjualan kemudian akan memberitahukan hal ini kepada
Pelanggan.
d. Jika Barang yang di order oleh Pelanggan tersedia, maka Bagian
Persediaan Barang akan menyiapkan barang dan membuat serta
menandatangani Surat Keluar Barang sebagai bukti pengeluaran barang.
e. Selanjutnya Bagian Persediaan Barang akan memperbaharui daftar Stok
Barang Jadi. Surat Keluar Barang dan barang kemudian diserahkan ke
Bagian Penjualan.
f. Bagian Penjualan menerima Surat Keluar Barang beserta barang dari
Bagian Persediaan Barang. Bagian Penjualan selanjutnya akan memeriksa
kondisi barang dan kuantitas barang yang diterima dari Bagian Persediaan
Barang.
g. Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak tiga rangkap
dan Surat Jalan sebanyak dua rangkap :
1. Faktur Penjualan rangkap pertama, kedua dan ketiga dan Surat Jalan
rangkap pertama dan kedua dikirimkan ke Pelanggan untuk ditanda
tangani oleh Pelanggan. Faktur Penjualan dan Surat Jalan rangkap
pertama akan diserahkan kepada Pelanggan.
2. Faktur Penjualan rangkap ketiga akan diarsipkan pada Bagian
Penjualan.
3. Faktur Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan rangkap kedua
dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.
h. Selanjutnya, Bagian Penjualan mencatat atau merekap Transaksi Penjualan
yang terjadi.
51
i. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama beserta
barang akan diserahkan ke pelanggan, kemudian Bagian Keuangan dan
Akuntansi akan menerima Faktur Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan
rangkap kedua beserta pembayaran dari Pelanggan. Setelah itu, Bagian
Keuangan dan Akuntansi akan mencatat atau merekap ke dalam
penerimaan kas.
3. Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi
a. Bagian Penjualan menerima memo retur penjualan beserta barang dari
pelanggan.
b. Bagian Penjualan akan memeriksa kondisi barang yang diretur. Apabila
tidak terdapat cacat maka barang akan ditolak dan dikembalikan kepada
pelanggan.
c. Apabila terdapat cacat pada barang yang diretur, maka Bagian Penjualan
akan membuat Surat Bukti Retur Penjualan sebanyak tiga rangkap :
1. Rangkap pertama dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.
2. Rangkap kedua diarsipkan di Bagian Penjualan.
3. Rangkap ketiga beserta barang dikirimkan ke Bagian Persediaan
Barang
d. Bagian Persediaan Barang menerima Surat Bukti Retur Penjualan rangkap
ketiga beserta barang dari Bagian Penjualan.
e. Bagian Persediaan Barang akan menghitung dan memeriksa Barang Jadi
yang diretur oleh Pelanggan dan mengarsipkan Surat Bukti Retur Penjualan
rangkap ketiga.
52
f. Berdasarkan Surat Bukti Retur Penjualan, setelah dilakukan pengiriman
Barang Jadi kembali kepada Pelanggan, Bagian Persediaan Barang akan
memperbaharui daftar Stok Barang Jadi.
g. Surat Bukti Retur Penjualan rangkap kedua akan diarsipkan sementara ke
Bagian Penjualan untuk digunakan pada saat pengiriman Barang Jadi
kembali kepada Pelanggan.
h. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima Surat Bukti Retur Penjualan
rangkap pertama dari Bagian Penjualan. Kemudian Bagian Keuangan dan
Akuntansi akan mengarsipkan sementara Surat Bukti Retur Penjualan
sampai Barang Jadi dikirim kembali ke Pelanggan.
4. Prosedur Perhitungan Persediaan Barang
a. Bagian Persediaan Barang menerima Laporan Pembelian dari Bagian
Pembelian dan akan menghitung secara fisik Stok Barang yang ada di
gudang.
b. Jika tidak sesuai dengan Laporan Pembelian, maka akan dikonfirmasi
kepada Bagian Pembelian.
c. Tetapi jika sesuai dengan Laporan Pembelian maka Bagian Persediaan
Barang akan membuat Laporan Perhitungan Fisik sebanyak 2 rangkap
1. Rangkap pertama dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk
diarsipkan.
2. Rangkap kedua dikirimkan kepada Kepala Bagian Persediaan Barang
untuk memberikan laporan kepada Direktur.
53
d. Setelah Kepala Bagian Persediaan Barang menerima Laporan Perhitungan
Fisik dari Bagian Persediaan Barang maka berdasarkan Laporan tersebut
Kepala Bagian Persediaan Barang akan membuat Laporan Harian
Persediaan Barang untuk diberikan kepada Direktur.
5. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
a. Bagian Persediaan Barang menerima Surat Order Pembelian rangkap
kedua dari Bagian Pembelian.
b. Pada saat Penerimaan Bahan Baku dari Supplier, Bagian Persediaan
Barang menerima Faktur dan Surat Jalan dari Supplier.
c. Bagian Persediaan Barang akan melakukan pemeriksaan mengenai kondisi
dan kuantitas Bahan Baku yang diterima berdasarkan Surat Order
Pembelian yang diterima dan Surat Jalan dari Supplier. Apabila tidak
sesuai, maka Bagian Persediaan akan mengkonfirmasi ke Supplier.
d. Jika Bahan Baku sesuai, maka Bagian Persediaan Barang akan
menandatangani Surat Jalan dari Supplier sebagai bukti atas penerimaan
Bahan Baku.
e. Berdasarkan bahan baku yang diterima, Bagian Persediaan Barang
memperbaharui Kartu Gudang yang ada dan memberitahukan penambahan
bahan baku ke Bagian Penjualan. Surat Order Pembelian rangkap kedua
akan diarsipkan pada Bagian Persediaan Gudang.
f. Faktur dan Surat Jalan Supplier diserahkan ke Bagian Keuangan dan
Akuntansi.
54
g. Kemudian Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencocokan dengan SO
Pembelian yang diambil dari arsip, lalu melakukan pembayaran kepada
Supplier.
h. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencatat atau merekap transaksi
yang terjadi ke dalam pengeluaran kas dan akan mengarsipkan Faktur dan
Surat Jalan Supplier setelah dilakukan pembayaran kepada Supplier.
i. Setelah itu Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menghitung Harga
Pokok Pembelian dan menentukan Harga Jual.
6. Prosedur Penerimaan Barang Jadi
a. Bagian Persediaan Barang menerima Surat Order Pembelian rangkap
kedua dari Bagian Pembelian.
b. Pada saat Penerimaan Barang Jadi dari Konveksi, Bagian Persediaan
Barang menerima Faktur dan Surat Jalan dari konveksi.
c. Bagian Persediaan Barang akan melakukan pemeriksaan mengenai kondisi
dan kuantitas Barang Jadi yang diterima berdasarkan Surat Order
Pembelian yang diterima dan Surat Jalan dari Konveksi. Apabila tidak
sesuai, maka Bagian Persediaan akan mengkonfirmasi ke Konveksi.
d. Jika Barang Jadi sesuai, maka Bagian Persediaan Barang akan
menandatangani Surat Jalan dari Konveksi sebagai bukti atas Penerimaan
Barang Jadi.
e. Berdasarkan Barang Jadi yang diterima, Bagian Persediaan Barang
memperbaharui Kartu Gudang yang ada dan memberitahukan penambahan
55
Barang Jadi ke Bagian Penjualan. Surat Order Pembelian rangkap kedua
akan diarsipkan pada Bagian Persediaan Gudang.
f. Faktur dan Surat Jalan Konveksi diserahkan ke Bagian Keuangan dan
Akuntansi.
g. Kemudian Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencocokan dengan SO
Pembelian yang diambil dari arsip, lalu melakukan pembayaran kepada
konveksi.
h. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencatat atau merekap transaksi
yang terjadi ke dalam pengeluaran kas dan akan mengarsipkan Faktur dan
Surat Jalan Konveksi setelah dilakukan pembayaran kepada Konveksi.
i. Setelah itu Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menghitung Harga
Pokok Pembelian dan menentukan Harga Jual.
3.3.1 Data Kuantitatif
Deskripsi Barang Jumlah Deskripsi Barang Jumlah
Kemeja Tangan Pendek
2885 Kemeja Koko Salur Tangan
Panjang
103
Kemeja Tangan Panjang 1515 Koko Salur Tangan Panjang 153
Kemeja Zucchini 50 Jacket Tangan Panjang M231 280
Kemeja M231 727 Celana Jeans 131
Kemeja Salur Tangan Pendek 787 Celana Panjang Merk Diesel 3
Kemeja Salur Tangan Panjang 520 Size Label Berdiri Hitam 8600
Kemeja Polos Tangan Pendek
M231
14 Size Label Berdiri Putih
15600
56
Kemeja Koko Tangan Pendek 10 Size Label Pinggir Putih 19400
Kemeja Koko Tangan Panjang 3059 Size Label Miring Hitam 168744
Koko Tangan Pendek 320 Size Label Putih Jeans 10800
Koko Tangan Panjang 1416 Hang Tag 138588
Oblong Tangan Pendek 2494 Kancing Polos Besar 56450
Kaos Tangan Pendek 3 Kancing Polos Kecil 6184
Wangky Tangan Pendek 13 Kancing M231 Besar 336158
Oblong Bordir 44 Kancing M231 Kecil 82565
Wangky Krah Tangan Pendek 322 Washing Label 53240
Kemeja Kotak Tangan Pendek 594 Side Label 75118
Kemeja Kotak Tangan Panjang 48 Main Label + Washing M231 18732
Kemeja Polos Bordir 87 Label Kantong 9400
Kemeja Curtis Tangan Pendek 12 Label Panjang 9400
Kemeja Yandet 1 Slip Hang Tag M231 9000
Kemeja Cotton Tangan Pendek 22 Plastik M231 12700
Kemeja Print
31 Kancing TBG COL M231
Jeans
7000
Koko Krah Tangan Panjang
476 Kancing Rivit Kecil M231
Jeans
48000
Kemeja Doby Kotak Tangan
Pendek M231
100 Size Label Slip (Kaos)
6000
Koko Krah Salur Tangan Pendek 39 Label Size 1740
Koko Krah Salur Tangan Panjang 34 Kancing Zucchini Besar 118008
Kemeja Salur Polos Tangan
Pendek
10 Kancing Zucchini Kecil
8300
Plastik Zucchini 12000
Tabel 3.1 Data Kuantitatif ( Sumber : PT. Dwipajaya Exim Texindo, 5 Oktober 2006 )
57
3.3.2 Laporan Penjualan Tahun 2005
Bulan Jumlah
Januari Rp. 155.500.000
Februari Rp. 220.000.000
Maret Rp. 130.000.000
April Rp. 136.000.000
Mei Rp. 140.000.000
Juni Rp. 143.000.000
Juli Rp. 135.000.000
Agustus Rp. 195.000.000
September Rp. 185.000.000
Oktober Rp. 190.000.000
November Rp. 180.000.000
Desember Rp. 200.000.000
Total Rp. 2.010.000.000
Tabel 3.2 Laporan Penjualan Tahun 2005
( Sumber : PT. Dwipajaya Exim Texindo, 2005 )
3.3.3 Informasi yang dihasilkan pada sistem yang berjalan
Pelanggan Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang pelanggan
dari PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Sales Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang sales dari
PT Dwipajaya Exim Texindo.
58
Persediaan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
penyimpanan / stok bahan baku maupun barang jadi pada PT.
Dwipajaya Exim Texindo.
Laporan_Persediaan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang laporan
persediaan bahan baku maupun barang jadi secara keseluruhan
pada PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
penjualan bahan baku maupun penjualan barang jadi yang
dilakukan oleh PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Laporan_Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang laporan
penjualan bahan baku maupun barang jadi berikut laporan
retur penjualan barang jadi pada kurun waktu satu bulan yang
terjadi di PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Retur_Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang retur
(pengembalian) barang jadi yang rusak atau tidak sesuai
kepada PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Barang Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang Bahan
Baku dan Barang Jadi dari PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Outlet Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang outlet 1,
outlet 2, dan outlet 3 dari PT Dwipajaya Exim Texindo.
Konveksi Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang mitra
pembuatan barang jadi.
Tabel 3.3 Informasi yang Dihasilkan pada sistem yang berjalan
59
3.3.4 Sumber Informasi dan Sumber Data
Sumber Informasi Sumber Data
Pelanggan - Faktur
- Surat Jalan
Sales - Pelanggan
- Penjualan
Persediaan - Jumlah Bahan Baku dan Barang Jadi
- Jumlah Barang Masuk
- Jumlah Barang Keluar
Laporan Persediaan - Persediaan
- Bahan Baku dan Barang Jadi
Penjualan - Transaksi Penjualan
- Surat Jalan
- Bahan Baku dan Barang Jadi
- Faktur
- Retur Penjualan Barang Jadi
Laporan Penjualan - Penjualan
- Retur Penjualan
- Bahan Baku dan Barang Jadi
Retur Penjualan - Barang Jadi
- Penjualan
Bahan Baku - Nama Bahan Baku
- Harga Bahan Baku
60
Barang Jadi - Nama Barang Jadi
- Harga Barang Jadi
Outlet - Persediaan Barang Jadi
- Penjualan Barang Jadi
- Retur Penjualan Barang Jadi
- Pelanggan
Konveksi - Penjualan Bahan Baku
- Faktur
- Surat Jalan
Tabel 3.4 Sumber Informasi dan Sumber Data
3.3.5 Hubungan antar Organisasi dan Sumber Data
Organisasi Sumber Data
Penjualan - Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi
- Pelanggan
- Keuangan dan Akuntansi
- Konveksi untuk Bahan Baku
- Sales untuk Barang Jadi
- Outlet
Persediaan - Penjualan Bahan Baku dan Barang Jadi
- Keuangan dan Akuntansi
- Hasil dari Konveksi berupa Barang Jadi
61
Keuangan dan Akuntansi - Penjualan
- Persediaan
- Pelanggan
- Konveksi
Desain - Persediaan Bahan Baku
- Konveksi
- Keuangan dan Akuntansi
Tabel 3.5 Hubungan Antar Organisasi dan Sumber Data
3.4 Diagram Data
3.4.1 DFD ( Data Flow Diagram )
3.4.1.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan
Pelanggan
Direktur Konveksi
PO
Pembayaran
Tagihan
Order tidak Valid
Faktur , Surat Jalan, dan Barang Jadi
Pembayaran Bahan Baku
Faktur, Surat Jalan, Barang Jadi
Faktur, Surat Jalan, Desain Pakaian, dan
Bahan Baku
Tagihan Bahan Baku
Retur Sales Konfirmasi
Hasil Penjualan
Informasi Produk Baru
Laporan Persediaan Barang Jadi
Laporan Penjualan
Barang Jadi
Laporan Persediaan Bahan Baku
Laporan Penjualan Bahan Baku
Sistem Persediaan dan Penjualan
Barang pada PT. Dwipajaya Exim
Texindo
Desainer Membuat Desain Pakaian
62
3.4.1.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan
Faktur, Surat Jalan, dan
Barang Jadi
Surat Tagihan
PO
Order Tidak Valid
Pembayaran
Pelanggan
Laporan Retur
Direktur
Faktur, Surat Jalan, dan Barang Jadi
Retur
Laporan Persediaan Barang Jadi
Copy PO
Konveksi
Laporan Penjualan Barang Jadi
Laporan Persediaan Bahan Baku
Laporan Penjualan Bahan Baku
Informasi Produk Baru
Konfirmasi Hasil Penjualan
Sales
Faktur, Surat Jalan, Desain Pakaian, dan Bahan Baku
Pembayaran Bahan Baku Surat
Tagihan Bahan Baku
Barang Order
Barang Retur valid
4.0 Penjualan
Barang Jadi
3.0 Persediaan
Barang Jadi
Desain Pakaian
Bahan Baku dan Desain Pakaian
1.0 Persediaan
Bahan Baku
5.0 Keuangan
Copy Faktur dan Surat
jalan
2.0 Penjualan
Bahan Baku
Desainer
63
3.4.2 Bagan Alir Dokumen
Untuk lebih jelasnya, prosedur yang sedang berjalan dapat dilihat
dari Bagan Alir Dokumen sebagai berikut :
1. Prosedur Penjualan Bahan Baku
Gambar 3.4 Prosedur Penjualan Bahan Baku
64
2. Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 1 )
Gambar 3.5 Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 1 )
65
3. Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 2 )
Gambar 3.6 Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 2 )
66
4. Prosedur Penjualan Barang Jadi
Gambar 3.7 Prosedur Penjualan Barang Jadi
67
5. Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 1 )
Gambar 3.8 Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 1 )
68
6. Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 2 )
Gambar 3.9 Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 2 )
69
7. Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi
Gambar 3.10 Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi
70
8. Prosedur Perhitungan Persediaan Barang
Gambar 3.11 Prosedur Perhitungan Persediaan Barang
71
9. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Gambar 3.12 Prosedur Penerimaan Bahan Baku
72
10. Prosedur Penerimaan Barang Jadi
Gambar 3.13 Prosedur Penerimaan Barang Jadi
73
3.5 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT.
Dwipajaya Exim Texindo, permasalahan yang dihadapi antara lain :
1. Masih terdapat redudansi data, dimana terdapat transaksi yang sama
didokumentasikan lebih dari satu kali. Hal ini terjadi karena semua transaksi
dari semua outlet diinput ulang secara manual di kantor pusat melalui seorang
karyawan perusahaan setiap sore hari setelah outlet telah ditutup sehingga
menyebabkan terjadinya ketidakseimbangan antara laporan penjualan dan
laporan persediaan di kantor pusat dengan di outlet sewaktu dilakukan
pengecekan oleh bagian keuangan dan akuntasi.
2. Terjadinya ketidakkonsistenan data, sehingga masih ditemukannya data-data
yang didokumentasikan tidak sesuai dengan data yang ada, baik itu dalam
bagian persediaan maupun penjualan barang di kantor pusat dengan di outlet.
3. Terjadinya data yang sering lupa diupdate kembali. Hal ini dikarenakan human
error saat pencatatan ulang semua transaksi di outlet oleh seorang karyawan.
4. Terjadinya keterlambatan waktu untuk menganalisa laporannya, yang
seharusnya dapat dianalisa lebih cepat untuk pembuatan keputusan. Hal ini
tentu saja menimbulkan kesulitan bagi kinerja perusahaan untuk ke depannya.
5. Terjadinya pengeluaran tambahan bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan
karyawan harus lembur untuk melakukan penginputan data maupun
penghapusan data yang berulang setiap harinya di kantor pusat untuk semua
transaksi yang terjadi di outlet.
74
3.6 Analisis Kebutuhan Informasi
3.6.1 Hasil Wawancara Dan Mempelajari Dokumen ( Yang Diperlukan dan
Keinginan )
Untuk menentukan kebutuhan sistem pada PT. Dwipajaya Exim
Texindo, kami melakukan wawancara langsung kepada beberapa orang dari
divisi atau bagian persediaan barang dan penjualan. Dari hasil wawancara
tersebut kami telah menyimpulkan beberapa hal yang diperlukan dan
keinginan dari divisi-divisi tersebut.
1. Bagian Persediaan Barang
Yang Diperlukan
1. Suatu sistem yang dapat mengecek dan mencari daftar persediaan
bahan baku maupun barang jadi yang cepat, akurat dan
terkomputerisasi.
Keinginan
1. Sistem basis data persediaan barang yang cepat, akurat dan
terkomputerisasi.
2. Bagian Penjualan
Yang Diperlukan
1. Suatu sistem yang dapat mencari data-data penjualan bahan baku
dan barang jadi dengan cepat, akurat dan terkomputerisasi.
2. Suatu sistem yang memiliki database pelanggan, database konveksi,
dan database sales yang cepat, akurat dan terkomputerisasi
75
Keinginan
1. Sistem basis data penjualan yang cepat, akurat dan
terkomputerisasi.
2. Sistem basis data pelanggan, sales dan konveksi yang cepat, akurat
dan terkomputerisasi.
3.6.2 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
Pelanggan Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang
pelanggan dari PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Sales Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang sales
dari PT Dwipajaya Exim Texindo.
Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
penjualan bahan baku maupun penjualan barang jadi
yang dilakukan oleh PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Retur_Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
retur (pengembalian) barang jadi yang rusak atau tidak
sesuai kepada PT. Dwipajaya Exim Texindo.
Barang Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
bahan baku maupun barang jadi pada PT. Dwipajaya
Exim Texindo.
Konveksi Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
mitra pembuatan barang jadi.
Outlet Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang
outlet 1, outlet 2, dan outlet 3.
Tabel 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi
76
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Melihat masalah-masalah yang terjadi pada PT. Dwipajaya Exim Texindo,
maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat sebuah
rancangan sistem basis data dan aplikasinya yang mampu menjaga integritas data,
memudahkan proses pencarian informasi yang diinginkan dengan lebih cepat,
akurat dan terkomputerisasi.