46 

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini akan membahas mengenai berbagai hal mengenai profil perusahaan

sebagai objek penelitian dan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan terkait

dengan sistem SAP R/3 4.7 yang diterapkan dalam INTRACO PENTA, Tbk. Selain itu

bab ini juga akan memaparkan hasil pengukuran yang telah kami lakukan terhadap

kinerja SAP R/3 4.7 terhadap kegiatan operasional perusahaan.

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Gambar 3.1 Logo Perusahaan

INTRACO PENTA, Tbk. (INTA) adalah salah satu perusahaan

distributor alat-alat berat terkemuka di Indonesia. Untuk menjadi partner

yang memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan, INTA juga menawarkan

layanan pendukung lainnya, yang mencakup persediaan suku cadang,

perawatan, dan perbaikan.

Setelah berada di bisnis ini selama tiga puluh delapan tahun, INTA

telah mendapat kepercayaan dari para pelaku, termasuk yang terkenal

produsen alat-alat berat VOLVO, Ingersoll-Rand, dan Bobcat dan

47 

 

pelanggannya, yang terdiri dari perusahaan-perusahaan di bidang

pertambangan, konstruksi / infrastruktur, kehutanan, agro-bisnis, minyak dan

gas, dan industri umum. INTA telah memanfaatkan kepercayaan yang telah

dibangun dengan para pelaku dan pelanggan dengan memposisikan diri

sebagai sebuah perusahaan yang menawarkan produk dengan kualitas terbaik

dan layanan yang dapat diandalkan. Sejumlah besar lini produk yang

didistribusikan oleh INTA menjadi pemimpin dalam penetrasi pasar.

Pada tahun 1993, INTA mencatatkan sahamnya di Bursa Efek

Indonesia (sebelumnya Bursa Efek Jakarta). Memulai sebagai perusahaan

dagang di Jakarta, INTA telah terus memperluas jaringannya di seluruh

Indonesia. Sekarang ini memiliki lebih dari 30 cabang dari Sumatera ke

Papua. Perluasan ini telah didukung oleh tenaga kerja yang berkualifikasi

lebih dari 800 karyawan pada akhir 2008.

Sebagai perusahaan yang berfokus pada pelanggan, INTA menuju

kepada penyedia layanan total (total solution provider) melalui ‘channel of

solution’ yang dimilikinya. Solusi total ini akan sepenuhnya terwujud melalui

anak perusahaan INTA Intan Baruprana Finance (IBF) dan afiliasinya:

Kasuari, Terrafactor Indonesia, dan Columbia Chrome Indonesia. IBF

sendiri, dengan spesialisasinya di bidangn pembiayaan alat berat, telah dipilih

sebagai salah satu perusahaan multifinance terbaik untuk beberapa tahun

berturut-turut oleh media bisnis terkemuka di Indonesia.

48 

 

Sejarah singkat INTA:

1970

UD Intraco, sebuah usaha dagang di bidang suku cadang didirikan di Jakarta.

1975

Menjadi Perusahaan Terbatas (PT) dan mengubah anam menjadi PT Intraco

Penta.

1982

Ditunjuk menjadi dealer dari NV.PD Pamitran, distributor alat berat Clark

dan Crane P&H.

1984

Dipercaya untuk menjual produk alat-alat berat Renault, Farm Factor

Lambirghini (1991) dan Bell.

1992

Mengakuisisi NV. PD Pamitran sekaligus menjadi pemegang merk VME,

P&H/PPM, dan Bobcat.

1993

Tercatat di Bursa Efek Indonesia (dahulu Jakarta Stock Exchange).

49 

 

2000

Dipercaya untuk menjadi agen produk Ingersoll-Rand.

2001

Memulai implementasi SAP untuk Teknologi Informasi Perusahaan – Sistem

ERP yang terintegrasi.

2003

Mengakuisisi Intan Baruprana Finance (IBF). Setelah akuisisi, bidang bisnis

IBF menjadi perusahaan pembiayaan alat-alat berat.

2004

Mencatat peningkatan penjualan sebesar 50% dan pertumbuhan pendapatan

sebesar 240%.

2005

Modal INTA naik sebesar 133%.

2006

Total asset IBF meningkat 5 kali lipat, di mana IBF juga dinilai sebagai salah

satu perusahaan leasing terbaik di Indonesia.

50 

 

2007

Mencanangkan Decade of Innovation sebagai tema strategis perusahaan.

2008

INTA mencatat rekor total pendapatan dengan meraih lebih dari 1 trilyun.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

VISI

Menjadi Penyedia Layanan terbaik dalam pasar alat berat, melampaui standar

performa yang telah ada.

MISI

Kami adalah, dan akan selalu menjadi perusahaan yang berorientasi kepada

kualitas dan memusatkan diri kepada pelanggan, bekerja untuk menjadi yang

terbaik dalam seni dan ilmu memuaskan pelanggan kami.

Kami sekarang, dan akan selalu, bekerja keras untuk mencapai efisiensi

tertinggi dalam penggunaan sumber daya manusia, alam, keuangan, waktu,

dan sumber-sumber lainnya.

Kami sekarang, dan akan selalu, melakukan usaha kami dengan tulus sebagai

warga usaha yang bertanggung jawab.

51 

 

Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

52 

 

3.1.3 Pembagian Tugas dan Wewenang

Marketing Division

• Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan perencanaan pemasaran produk.

• Bertanggung jawab memperkenalkan produk-produk perusahaan kepada

calon pelanggan, membangun citra perusahaan serta menjalin dan

menjaga hubungan dengan pelanggan.

• Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen penting sehubungan dengan

pemasaran dan administrasi.

National Sales Director

• Bertanggung jawab melakukan penjualan produk-produk perusahaan

berdasarkan wilayah pemasaran, meliputi Jawa, Kalimantan, dan

Sumatera.

• Bertanggung jawab menerima pesanan dari pelanggan, menyimpan

transaksi ke dalam sistem SAP, membuat dokumen-dokumen sehubungan

dengan bagian sales, serta melakukan pengiriman produk atau peralatan

lainnya sampai ke tangan pelanggan.

National Park Division

• Bertanggung jawab melakukan pembelian barang baik produk, part,

inventaris kantor, serta barang-barang lainnya.

• Bertanggung jawab mengatur dan mengelola tempat penyimpanan

barang-barang yang dibeli maupun yang akan dijual.

53 

 

• Bertanggung jawab menjalin hubungan dengan vendor.

• Bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian, mengirimkan pesanan

kepada vendor, membuat dokumen-dokumen sehubungan dengan

pembelian, menerima dan mencatat pesanan yang masuk, serta

melakukan pencatatan transaksi ke dalam sistem SAP.

National Service Division

• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan service dan maintenance atas

produk yang telah dibeli oleh customer.

• Bertanggung jawab dalam mengatur perakitan produk-produk

perusahaan.

• Bertanggung jawab menerima permintaan dari pelanggan yang

membutuhkan bantuan untuk urusan teknis.

HR GA Division

• Bertanggung jawab mengelola sumber daya manusia di perusahaan dan

hala-hal yang terkait di dalamnya termasuk payroll.

• Bertanggung jawab melakukan perencanaan dan perekrutan karyawan

baru, mengatur pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki, serta

merencanakan pengembangan karir untuk setiap personel di perusahaan

dalam jenjang karir yang telah dibentuk.

• Bertanggung jawab melakukan pelatihan dan merencanakan kegiatan

lainnya untuk pengembangan karyawan.

54 

 

Finance Director

• Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi setiap pengeluaran yang

terjadi di perusahaan, serta mengatur budget yang harus disiapkan oleh

perusahaan.

• Bertanggung jawab melakukan pencatatan transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas yang terjadi, serta transaksi-transaksi akuntansi lainnya.

• Bertanggung jawab memberikan laporan-laporan sehubungan dengan

keuangan perusahaan.

• Bertanggung jawab melakukan audit dan pengecekkan dalam kegiatan

operasional perusahaan, memberikan rekomendasi, serta mencegah risiko

yang dapat muncul di masa mendatang.

• Bertanggung jawab terhadap penggunaan sistem, khususnya SAP dan

infrastruktur sistem dalam perusahaan, membawahi TI Departemen.

3.1.4 Produk-Produk Perusahaan

Volvo

Divisi Volvo Construction Equipment menangani produk Volvo yang

meliputi Excavator, Articulated Haulers, Wheel Loader, Compactor, Paver,

dan Motor Graders. Volvo merupakan mesin konstruksi. Volvo merupakan

salah satu yang tertua di dunia yang memproduksi mesin-mesin

konstruksi. Untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan suku cadang,

INTRACO PENTA, Tbk. juga menyediakan komponen yang dapat dibangun

55 

 

kembali dengan jaminan operasi 2,000 jam / periode enam bulan. Komponen

dapat dimodifikasi untuk versi terbaru dengan perbaikan teknis terbaru.

Ingersoll Rand

Ingersoll Rand telah lama berkomitmen untuk melayani kebutuhan industri

konstruksi. Perusahaan pada tahun 1902 memperkenalkan kompresor udara

portabel pertama di dunia.

Bobcat

Bobcat telah menjadi pemain kunci dalam dunia peralatan compact, terdiri

dari loader compact, excavator dan juga telescopic handler. Dengan mesin

compact, Bobcat 341 memberikan hasil penggalian minimum dapat mencapai

6.155 mm dan tinggi 4.045 mm dump.

Mahindra

Mahindra Tractors adalah salah satu dari tiga perusahaan traktor internasional

di dunia. Selama lebih dari dua dekade, perusahaan sudah tak diragukan ini

memimpin di pasar traktor India, yang juga merupakan pasar traktor terbesar

di dunia. Selama bertahun-tahun, Mahindra Tractors tumbuh pesat menjadi

sebuah nama terpercaya di enam benua di seluruh dunia. Dan hari ini

perusahaan lebih siap dari sebelumnya untuk menanam lebih banyak lagi

mimpi di seluruh dunia.

56 

 

SDLG

Mengadopsi mesin yang memiliki kontrol pergeseran transmisi semi-

otomatis, serta berpilot ganda dalam menangani operasi. Pengaturan

pergeseran wajar 4 depan dan 3 gigi persneling mundur, tombol KD -

perpindahan gigi pertama dan kedua berubah secara otomatis, yang membuat

operasi fleksibel dan nyaman, mengurangi intensitas kerja, dan membuat

efisiensi kerja yang tinggi.

Aftermarket

Berkomitmen untuk menjadi penyedia layanan terbaik di pasar alat-alat berat,

beberapa produk yang dimilikinya di seluruh dunia mendapat pengakuan

juga. Mewakili perusahaan Goodyear Inc, Amerika Serikat dan pasar lainnya

untuk mesin beroda off-road seperti roda loader, pengikis, motor grader,

Hauler, dan lain-lain.

Perusahaan juga menawarkan Aeroquip yang dapat dikontrol secara

elektronik, mesin yang memberikan ProCrimp cepat dan akurat setiap kali

digunakan.

57 

 

3.2 Proses Bisnis Bagian Material Management INTRACO PENTA, Tbk.

3.2.1 Proses Bisnis Pembelian INTRACO PENTA, Tbk.

a. Membuat PR (Purchase Requisition)

Proses procurement dimulai dari pembuatan PR (Purchase

Requistion). Ketika adanya permintaan dari pelanggan maupun bagian

internal perusahaan, kemudian akan ditentukan jenis barang yang

diminta. Jika harga barang di bawah Rp. 500.000 maka akan dilakukan

pembelian langsung menggunakan petty cash. Jika harga barang lebih

dari Rp. 500.000, maka bagian administrasi akan membuat PR. Di

samping itu, bagian administrasi juga dapat membuat PR ketika proses

otomatis memerlukan adanya pembelian. Kemudian bagian

administrasi akan menyerahkan PR yang telah dibuat kepada manajer

atau supervisor. Setelah itu supervisor akan mengecek PR yang dibuat

dan menyetujuinya atau tidak. Jika tidak setuju, Manajer/Supervisor

dapat meminta PR diubah. Lalu jika PR yang telah diubah masih tetap

tidak disetujui, maka PR akan dibatalkan. Sementara jika PR disetujui,

maka bagian administrasi akan mencetak PO, yang kemudian akan

diputuskan apakah membuat PO (lokal) ataukah membuat STO (Stock

Transfer Order). PO (lokal) dibuat jika dirasakan perlu melakukan

pembelian kepada vendor, sementara STO dibuat jika perlu dilakukan

perpindahan barang antar plant.

58 

 

BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN

BAGIAN ADMINISTRASI

(Unit, Part, Service, GA)MGR/ASS.MGR/SPV

MEMBUAT PR

MENGELUAR-KAN PR?

MEMBUATPO

PO

PR PUSAT

No

Yes

YThird Party SO

MRP(Reorder Point

Planning)

Individual Customer SO

Service Order

SD

MM

SM

Purchase Requisition

PROSES OTOMATIS

MANUAL PROCESS

UBAH PR

BATALKAN PR

N

IDENTIFIKASI JENIS BARANG :

PART, CONSUMABLES, O/S, UN/SAFE, UNIT, ASSET

PERMINTAAN DIVISI

INTERNAL

PERMINTAAN PELANGGAN

Y

N

1

1

3

4

5

6

7

STO

DI BAWAH 500.000 IDR?

n

PO MANUAL(PETTY CASH)

y

2

Gambar 3.3 Flowchart dari Proses Purchase Requisition

59 

 

b. Membuat PO (Purchase Order)

Ketika PR telah disetujui dan bagian administrasi membuat PO,

bagian administrasi akan mengirimkan PO kepada Manajer/Supervisor

untuk meminta persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi

dapat melakukan perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO

akan dibatalkan. Sementara jika PO disetujui, maka PO akan

diserahkan ke bagian Finance/Accounting untuk melakukan

persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi dapat melakukan

perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO akan dibatalkan.

Sementara jika disetujui maka bagian administrasi akan melakukan

generate PO dalam bentuk Print (hardcopy) dan file (softcopy).

Kemudian PO harus ditandatangani dan diserahkan kepada Vendor.

Vendor akan menyiapkan barang dan mengirimkan kepada perusahaan.

Lalu GR (Goods Receipt) akan diterima oleh bagian administrasi.

Sementara itu, Vendor akan menyerahkan invoice kepada bagian

Finance/Accounting. Lalu bagian Finance/Accounting akan

mencocokkan invoice dengan GR (invoice verification).

60 

 

Gambar 3.4 Flowchart dari Proses Purchase Order

61 

 

c. Membuat STO (Stock Transfer Order)

Pembuatan STO dilakukan untuk memindahkan barang antar

Plant. Proses dimulai ketika adanya kebutuhkan akan barang, pertama

akan dicari pada stok yang dimiliki, jika tidak ada maka akan dicari di

cabang terdekat, jika tidak ada akan dicari di cabang lainnya, jika tidak

ada akan dicari di HO (Head Office). Jika masih tidak ada maka dapat

dilakukan proses Branch Requisition, PR, atau PO. Sementara jika

tersedia maka dibuat PR. Jika PR tidak disetujui maka dapat dilakukan

perubahan PR. Jika tidak maka PR akan dibatalkan. Sementara itu jika

PR disetujui maka akan dibuat STO dan dikirimkan ke cabang

pengirim. Cabang pengirim akan mengirimkan barang kepada cabang

penerima, kemudian cabang penerima akan mencocokan barang dengan

kebutuhan. Jika sudah sesuai maka akan dilakukan update stok.

62 

 

Plant Pengirim

STOK TERSEDIA DI

GUDANG SENDIRI

Modul SD

LAKUKAN UPDATE

STOK

Stock Transport Order(Antar Plant)

CEK STOCK

Goods Receipt berdasarkan DO

- Inquiry- Quotation

Kebutuhan Internal

Tersedia di Pusat?

Kebutuhan

Penerimaan = Permintaan?

NO

Penerimaan > Permintaan

YES

Penerimaan > Permintaan(FORM A)

YES

Penerimaan < Permintaan(FORM B)

NO

1

23

18

4

7

8

9

10

11

Cabang Pengirim Kantor PusatPlant Peminta

Yes

Tersedia di cabang

terdekat?

No

Tersedia di cabang lainnya?

No

No

Yes

No

Yes

YesTersedia di Gudang ?

Mengirim SAP Mail ke SD

Tax Invoice

DO:- Pengepakan

- Posting Goods Issue

PR

Membuat PR

Membuat Stock Transport Order

No

Lihat Proses- Branch Requisition

- PR (Purchase Requisition)

- PO (Purchase Order)

5

6

12

1314

15

16

19

17

Ubah PR ?

PR Disetujui ?

Batalkan PR

No

Yes

7a

7b

7c

Yes

Gambar 3.5 Flowchart dari Proses Stock Transport Order

63 

 

d. Membuat BR (Branches Requisition)

Proses BR dilakukan ketika Cabang membutuhkan suatu barang

dan ingin melakukan pembelian langsung kepada Vendor. Dalam

proses bisnis INTRACO PENTA, Tbk. cabang tidak dapat melakukan

pembelian langsung kepada Vendor, karena itu pembelian harus

melalui HO (Head Office). Proses dimulai ketika cabang tertentu

membutuhkan suatu barang yang tidak tersedia pada cabang lainnya

maupun pada HO, sehingga perlu melakukan pembelian langsung

kepada Vendor. Cabang akan membuat PR dan mengirimkannya

kepada HO. Kemudian HO akan membuat PO dan memerlukan

persetujuan dari Manajer/Supervisor dan Finance/Accounting. Setelah

mendapatkan persetujuan, perusahaan akan mencetak PO document dan

mengirimkannya kepada Vendor. Kemudian Vendor akan mengirimkan

barang kepada perusahaan dan menyerahkan invoice kepada bagian

Finance/Accounting. Bagian Finance/Accounting akan mencocokkan

antara GR dengan invoice. Jika sudah sesuai, HO akan membuat STO

(Stock Transfer Order) dan mengirimkan barang kepada Cabang yang

meminta. Lalu cabang yang meminta akan melakukan update stock.

64 

 

Gambar 3.6 Flowchart dari Proses Branch Requisition

65 

 

e. Retur Pembelian

Jika setelah dilakukan pencocokkan barang oleh Warehouse/Part

Administration terjadi ketidakcocokkan maka akan diputuskan apakah

menerima material atau tidak. Jika material tidak diterima maka

perusahaan akan menghubungi Vendor. Jika Vendor tidak menerima,

maka perusahaan akan meminta tim audit untuk melakukan stock

adjustment. Sementara jika Vendor menerimanya, maka perusahaan

akan mengirimkan kembali barang di mana biaya dikenakan kepada

Vendor. Di lain pihak, jika perusahaan menerima material tersebut

maka perusahaan akan mengubah PO untuk menambah jumlah

kuantitas barang. Setelah itu dilakukan pencetakan PO yang baru dan

dibuat GR yang baru sesuai dengan PO yang baru.

66 

 

Gambar 3.7 Flowchart dari Proses Retur Pembelian

67 

 

f. Kehilangan Dalam Perjalanan

Jika terjadi kehilangan pada saat pengiriman barang dari Vendor

atau jumlah kuantitas pada PO lebih besar daripada jumlah barang yang

diterima, maka akan dilakukan Lost In Transit Process. Jika barang

yang dikirim merupaka barang GR terakhir dari Vendor tersebut, maka

perusahaan akan melakukan pengecekan packing. Jika kerusakan terjadi

karena packing, maka perusahaan akan membuat claim note dan

melakukan claim terhadap pihak pengirim dan pengirim akan

mengurangi biaya pengiriman. Sementara jika kerusakan bukan karena

packing maka perusahaan akan langsung membuat claim note dan

melakukan claim terhadap Vendor. Begitu juga jika pengiriman bukan

merupakan GR terakhir, perusahaan akan langsung membuat claim note

dan melakukan claim terhadap Vendor. Vendor akan mengirimkan

credit note kepada perusahaan dan bagian Finance/Accounting akan

melakukan Credit Note Verification. Kemudian perusahaan akan

menunggu hingga pengiriman berikutnya.

68 

 

KEHILANGAN DALAM PERJALANAN

BAGIAN ADMINISTRASI DI PUSAT (+ WAREHOUSE)

PENGIRIMAN TERAKHIR?

CEK PENGEPA

KAN

PENGEPAKA RUSAK?

MELAKUKANCLAIM KE PENGIRIM

MELAKUKAN CLAIM KE VENDOR

MEMBUAT CLAIM NOTE

DAN MEMBERITAHU KE PENGIRIM

MEMBUAT CLAIM NOTE

DAN MEMBERITAHU

KE VENDOR

CONFIRM TO VENDORNo

Yes

Yes

No

KEHILANGAN DALAM PERJALANAN

VENDOR

PO > GR

TUNGGU PENGIRIMAN BERIKUTNYA

12

3

4

5

6 7

PENGIRIM MENGURANGI

BIAYA PENGIRIMAN

-VENDOR MENGIRIMKAN CREDIT NOTE

-BAGIAN ACCOUNTING MELAKUKAN VERIFIKASI

CREDIT NOTE BERDASARKAN PO

Gambar 3.8 Flowchart dari Proses Kehilangan dalam Perjalanan

69 

 

3.2.2 Bagian / Divisi Internal Yang Telibat Dalam Proses Material

Management

a. Bagian Administrasi

Bagian Administrasi bertugas melakukan transaksi, membuat dokumen,

melakukan pencocokan dokumen, serta melakukan input transaksi ke

dalam sistem SAP. Bagian Administrasi merupakan bagian yang sangat

penting dalam proses pembelian di INTRACO PENTA, Tbk karena

hampir seluruh transaksi melibatkan bagian Administrasi. Selain itu

bagian Administrasi juga melakukan input transaksi ke dalam SAP.

b. Bagian Financial/Accounting

Bagian Financial/Accounting bertugas memberikan persetujuan terhadap

transaksi pembelian yang akan dilakukan. Selain itu juga bagian

Financial/Accounting bertugas melakukan Invoice Verification dan

melakukan pencatatan transaksi pengeluaran uang atau transaksi piutang

ke dalam sistem SAP.

c. Supervisor dan Manager

Supervisor dan Manager bertugas memberikan persetujuan atas

transaksi yang akan dilakukan, baik antara perusahaan dengan vendor

maupun dalam internal perusahaan (antar cabang maupun antara pusat

dengan cabang).

d. Divisi Penjualan

Divisi penjualan bertugas melakukan pengiriman barang dan pencatatan

transaksi jika terjadi STO (Stock Transfer Order) atau pengiriman

70 

 

barang secara internal. Divisi Penjualan pada Plant yang mengirimkan

barang melakukan pengiriman barang dan pencatatan transaksi ke dalam

sistem SAP.

e. Divisi Warehouse

Divisi warehouse bertugas melakukan pengecekan pada saat penerimaan

barang apakah barang yang diterima sudah sesuai. Selain itu divisi

warehouse juga bertugas melakukan pengecekan fisik jika diperlukan.

Divisi warehouse juga dapat meminta pembelian barang jika stok sudah

mencapai ROP (Reorder Point).

f. Internal Audit

Internal Audit bertugas melakukan penyesuaian persediaan ketika terjadi

selisih antara stok yang secara fisik dengan stok yang tercatat dalam

sistem, juga ketika terjadi selisih antara yang GR dengan PO di mana

jumlah barang di GR lebih besar daripada di PO dan ternyata jumlah

persediaan secara fisik tidak sesuai.

71 

 

3.3 Proses Bisnis SAP Material Management Module INTRACO PENTA, Tbk.

3.3.1 Organizational Level Inventory Management

Gambar 3.9 Organizational Level Inventory Management

Keterangan:

Client

900 = Group Perusahaan

72 

 

Company Code

INTA = Intraco Penta, Tbk

Plant

1101 = Head Office Cakung

1201 = Balikpapan

Storage Location

10V0 = Gudang Parts untuk Volvo

2000 = Gudang Parts untuk SBU 2 (Renault, Mahindra,

Mack, Hiab, Bosh, dan lain-lain)

3000 = Gudang Parts untuk SBU 3 (untuk barang-barang

rental)

4000 = Gudang Parts untuk SBU 4 (Ingers Rolland,

Bobcat)

5000 = Gudang Parts untuk SBU 5 (Aeroquip, Berco,

KMF dan After Market)

6000 = Gudang Parts yang rusak

70V0 = Gudang untuk Unit (Volvo) & 7000 untuk Unit

(selain Volvo)

8000 = Gudang untuk Unit Entreport (All Product)

C001 = Gudang untuk Consumable,

S001 = Gudang untuk Office Supply,

73 

 

P001 = Gudang untuk Promotion,

U001 = Gudang untuk Uniform/Safety

3.3.2 Purchasing Organization/Group INTA

Gambar 3.10 Purchasing Organization/Group INTA

Keterangan:

INTI = Import

INTL = Pembelian Lokal

74 

 

Purchasing Group pada INTRACO PENTA, Tbk. terbagi menjadi 6

jenis, yaitu:

INTI

111 = Parts SO

112 = Parts EO

121 = Unit

INTL

A11 = Parts Lokal

L11 = Aset Perusahaan

C01 = Barang Konsumsi

3.3.3 Proses Material Management SAP INTRACO PENTA, Tbk.

3.3.3.1 Proses Pembelian Standar

Gambar 3.11 Proses Pembelian Standar

75 

 

Untuk sebuah pembelian standart, INTRACO PENTA, Tbk

menggunakan 4 jenis dokumen, yaitu PR, PO, GR, dan IV.

PR yang telah disetujui dari proses pembelian akan diinput ke dalam

sistem SAP. PR tersebut masih harus mandapat persetujuan untuk dapat

diubah menjadi PO.Setelah PR disetujui, barulah PO dapat dibuat dalam

sistem SAP dengan berdasarkan pada PR yang telah disetujui tersebut.

Kemudian PO akan dicetak dan dikirimkan ke vendor secara manual.

Setelah menerima Good Receipt (GR) dari vendor, maka akan dilakukan

pengecekan antara GR dengan barang yang diterima. Jika sudah sesuai

maka GR akan diinput ke dalam sistem SAP. Kemudian invoice yang

diterima akan dicocokkan dengan GR yang telah terinput ke dalam SAP

dan dilakukan Invoice Verification melalui sistem SAP.

3.3.3.2 Proses STO (Stock Transfer Order)

Gambar 3.12 Proses Stock Transfer Order

76 

 

Di samping pembelian standar, INTRACO PENTA, Tbk. menerapkan

sistem STO (Stock Transfer Order) untuk pengiriman barang secara

internal, baik antar cabang maupun antara cabang denga pusat.

Untuk STO, proses dalam SAP dimulai dengan input transaksi PR yang

telah disetujui ke dalam sistem SAP oleh plant yang meminta.

Berdasarkan PR yang telah diinput dalam sistem SAP, maka akan dibuat

PO oleh plant yang meminta. Lalu Plant yang memberi akan menginput

transaksi Picking dan GI (Good Issue) dalam sistem SAP dan

mengirimkan barang. Kemudian setelah Plant yang meminta menerima

barang akan dilakukan pengecekan jumlah barang dengan Good Receipt

yang diterima. Jika sudah cocok maka Plant yang meminta akan

menginput transaksi GR ke dalam sistem SAP.

77 

 

3.3.4 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat dan Cabang

Gambar 3.13 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat

dan cabang

Gambar 3.13 di atas merupakan gambaran pergerakan barang di pusat

dan cabang pada INTRACO PENTA, Tbk, untuk pembelian standar

maupun pengiriman barang antar plant, baik antar cabang maupun antara

cabang dengan pusat. Terdapat beberapa point penting dalam pergerakan

barang tersebut, yaitu:

78 

 

1. Untuk pengiriman antar plant prosesnya dinamakan STO (Stock

Transfer Order)

2. Plant pengirim akan membuat picking dan GI.

3. Cabang tidak bisa membeli barang secara langsung dari vendor.

Pembelian dari cabang ke vendor harus melalui pusat.

4. Cabang dapat meminta pembelian ke vendor kepada pusat jika

barang yang diminta tidak tersedia di cabang lainnya maupun di

pusat. Sehingga akan muncul 2 transaksi yaitu: pembelian dari

vendor dengan pusat, serta STO dari pusat ke cabang.

79 

 

3.3.5 Hubungan Material Management Dengan Bagian Lainnya di SAP 4.7

pada INTRACO PENTA, Tbk

Gambar 3.14 Workflow Material Management SAP pada INTA

80 

 

Material Management pada INTRACO PENTA, Tbk. terintegrasi

dengan 2 modul lainnya dalam SAP, yaitu SD (Sales and Distribution)

dan FICO (Financial).

Di mana area aplikasi pada modul Material Management dalam sistem

SAP adalah:

1. Purchase Requisition

2. RFQ (Request For Quotation)

3. Quotation

4. Purchase Order

5. Goods Movement

6. Invoice Verification

7. Physical Inventory

8. Material Master

9. Master Data

Namun ada 1 aplikasi MM yang tidak digunakan oleh INTRACO

PENTA, Tbk. yaitu RFQ (Request For Quotation) karena INTRACO

PENTA, Tbk. merupakan distributor tunggal untuk produk-produk yang

dihasilkan sehingga tidak memerlukan adanya RFQ maupun seleksi

vendor.