49

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Rumah Sakit Ibu dan Anak yang akan didirikan yaitu Rumah sakit swasta

milik PT Kiat Indah Tunas Insani yang merupakan pengembangan pelayanan dari

Rumah Bersalin yang telah beroperasi sejak tahun 1980. Rumah sakit tersebut akan

diselenggarakan di lokasi yang sama dengan rumah bersalin Aries yaitu di desa

sereal, kecamatan tambora, wilayah Jakarta barat.

Dengan keterbatasan lahan rumah bersalin Aries berusaha untuk memperluas

ruangan pelayanan dengan membangun keatas tiga lantai, sehingga luas bangunan

seluruhnya 1.452m2. untuk parker maka pemilik membeli tanah seluas 204m2 di

seberang jalan.

Untuk mewujudkan proyek pembangunan rumah bersalin ibu dan anak perlu

dibuat studi kelayakan untuk mengetahui apakah pengembangan danpeningkatan

pelayanan Rumah Bersalin menjadi rumah sakit tersebut, feasible baik dari segi

kebijaksanaan pemerintah, maupun dari segi kebutuhan masyarakat sekitarnya, yang

merupakan pasar Rumah Sakit tersebut nantinya dan dari segi lokasi Rumah Sakit

dan dari segi sumber daya manusia (SDM).

50

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Rumah sakit ini bertujuan untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat

di sekitarnya dengan memberikan pelayanan kesehatan yang optimal dan bermutu di

bidang kesehatan ibu dan anak sesuai dengan standar profesi dan mengutamakan

fungsi social. Karena keterbatasan kemampuan pemerintah untuk membangun maka

peran serta masyarakat swasta sebagai mitra pemerintah dalam membangun perlu

ditingkatkan.

3.2.2 Misi

• Mewujudkan Rumah Sakit yang terakreditasi

• Melayani masyarakat umum dengan pelayanan kesehatan yang bermutu

3.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggun

jawab setiap anggota pada organisasi. Agar visi dan misi rumah sakit tercapai, maka

diperlukan koordinasi yang baik, pemantauan terhadap jalannya rumah sakit,

pengevaluasian terhadap hasil yang telah dicapai, dan program yang terarah dan

terorganisir.

Berikut ini akan digambarkan struktur organisasi rumah sakit Ibu dan Anak

Aries.

51

Di bawah ini adalah gambar struktur organisasi dari RSIAA :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSIAA

52

Adapun struktur organisasi perusahaan dan pembagian tugas masing –

masing adalah sebagai berikut:

1. Direktur

Bertugas untuk memimpin seluruh bagian rumah sakit, mengawasi

pelaksanaan di setiap bagian, dan menetapkan periode mendatang secara garis

besar.

Berwenang menerima laporan kerja, menetapkan arah, tujuan dan

kebijaksanaan – kebijaksanaan operasional secara umum yang berguna sebagai

pedoman kerja dalam rumah sakit serta menandatangani dan menyetujui

kebutuhan operasional dan administrasi.

2. Komite Medik

Bertugas membantu direktur dalam menyusun Standar Pelayanan Medik,

memantau pelaksanaannya, melaksanakan pembinaan etika profesi, mengatur

kewenangan profesi anggota staf medik fungsional dan mengembangkan

program pelayanan, mengontrol staf medik dengan peninjauan langsung dari

direktur utama, bertanggung jawab langsung direktur utama, mengawasi staf

medik dalam pelaksanaan peraturan rumah sakit.

Berwenang menerima laporan dari staf medis, dan membentuk panitia

medik untuk mengatasi masalah khusus dan ditetapkan oleh keputusan Direktur.

53

3. Bidang Keperawatan

Tugas :  

Perawatan dasar  yang meliputi memberikan asuhan perorangan untuk 

memenuhi  kebutuhan  fisik  pasien  yang  tidak  dapat  dilakukan  sendiri  karena 

keadaan sakitnya. 

Perawatan  teknis  untuk  memenuhi  kebutuhan  klinis  pasien  dan 

memberikan  pelayanan  di  unit  terapi  khusus  yang  menuntut  pengetahuan, 

ketrampilan  dan  pengalaman  yang  lebih  tinggi  serta  sudah  mengarah  ke 

spesialisasi keperawatan tetapi keputusan tetap ada di tangan dokter. 

Wewenang : 

• Memeriksa dan mengobati pasien  

• Menerima laporan kinerja para perawat

• Merumuskan kebijakan operasional dalam bidang perawatan 

4. Bidang Pelayanan

Bertugas dalam membuat dan menetapkan perencanaan serta mengawasi

kegiatan pelayanan fasilitas medis, yang bergerak di dalam hubungan intern di

dalam Rumah Sakit yang bersangkutan.

Berwenang menerima laporan kerja dari kegiatan pelayanan penunjang

medis, merumuskan kebijakan dalam bidang pelayanan fasilitas medis.

54

5. Bidang Keuangan dan Program

Bertugas mengawasi bagian-bagian operasional yang menyangkut

administrasi dan keuangan, bertanggung jawab dalam membuat dan menetapkan

perencanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan bagian administrasi

dan keuangan di dalam RSIAA.

Berwenang menerima laporan kerja dari bagian administrasi dan

keuangan, merumuskan kebijakan operasional dari bidang yang dibawahi.

6. Bagian Secretariat dan Rekmed

Bertugas dalam menetapkan perencanaan kegiatan-kegiatan yang

berhubungan dengan bagian personalia di dalam rumah sakit.

Berwenang menerima laporan kerja dari bagian personalia dan umum,

merumuskan kebijakan operasional dari bidang yang dibawahi dan

mengkoordinasi departemen terkait dalam rangka kerja dan evaluasi hasil.

3.4 Analisa Sistem Berjalan

Pada rumah sakit, terdapat 2 jenis layanan, yaitu layanan rawat jalan dan layanan

rawat inap. Layanan rawat jalan ditujukan untuk pasien yang hanya melakukan

konsultasi saja dan kondisinya tidak kritis sedangkan layanan rawat inap ditujukan

untuk pasien yang kondisinya kritis atau pasien yang baru saja melahirkan. Pasien

akan diberikan perawatan sesuai dengan kebutuhan masalah atau penyakit yang

sedang dialami sesuai dengan klasifikasi yang telah diberikan.

55

3.4.1 Prosedur Rawat Jalan

Pada pasien rawat jalan, Pasien akan diperika terlebih dahulu status

kesehatannya untuk diketahui penyakit apa yang sedang diderita, Penggunaan

Obat, Peralatan, dan Fasilitas penunjang medis untuk penyembuhan kesehatan

pasien dan setelah pemeriksaan selesai dilakukan, dokter akan memberikan

resep obat kepada pasien dan pasien bisa menebus obat di bagian farmasi atau

langsung melakukan pembayaran ke kasir.

3.4.2 Prosedur Rawat Inap

Pada pasien rawat inap, pasien akan diperiksa secara berkala, diberikan

obat, juga penggunaan peralatan dan fasilitas penunjang medis. Setelah pasien

selesai menjalankan proses pemulihan kesehatan, maka pasien akan

membayar biaya pengobatannya di bagian administrasi.

Aktivitas-aktivitas selama penyembuhan pasien akan dicatat oleh bagian

administrasi yang selanjutnya akan didokumentasikan sebagai rekam medis

dari pasien. Aktivitas-aktivitas yang dicatat antara lain tanggal pasien masuk

ke rumah sakit, biodata diri pasien, laporan kesehatan pasien (status

pemeriksaan dari pasien oleh dokter yang bertugas untuk memeriksa), dokter

dan perawat yang bertugas selama penyembuhan atau pemulihan kesehatan

pasien.

56

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

3.4.2.1 Context Diagram

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan pada

RSIAA

57

3.4.2.2 Diagram 0

Gambar 3.3 Diagram 0 Sistem Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan pada RSIAA

58

2.1Pilih

Konsultasi

ResepObat

HasilDiagnosa

KonsultasiAnakKonsultasiKandungan

KonsultasiUmum

2.2Terapi Rawat

Inap

2.3Terapi Rawat

JalanHasilDiagnosa Hasil

Diagnosa

ResepObat

ResepObat

Pilihan Konsultasi

Pilihan Konsultasi

Pilihan KonsultasiRekam Medik Pasien

Kode Karyawan

HasilDiagnosa

Keluhan

Konsultasi Rawat Inap

KonsultasiRawat Jalan

Dokter

Pasien

Karyawan

Pasien

RawatInap RawatJalan

Gambar 3.4 Diagram Rinci 1 Proses 2

Gambar 3.5 Diagram Rinci 1 Proses 5

59

3.5 Analisis Kebutuhan Informasi

3.5.1 Kebutuhan Sistem Data yang sedang berjalan

Pasien

Seseorang yang ingin menjadi pasien di RSIAA harus mendaftarkan diri

pada staf administrasi, biodata pasien akan dimasukkan ke dalam basis data

pasien, data yang disimpan meliputi nomor rekam medik, nama pasien,

pekerjaan, agama, alamat, tanggal lahir, tempat lahir, berat badan, umur, AB,

H.T.

Karyawan

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode karyawan, nama

karyawan, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, tanggal masuk, tempat

lahir, nomor telepon, dan tanggal keluar.

Kamar

data yang disimpan ke dalam basis data meliputi kode kamar, nama

kamar, dan kelas. Ada 5 kelas kamar, yaitu kelas 1, kelas 2, kelas 3, VIP, dan

bersalin. Tiap kelas memiliki fasilitas yang berbeda, dan tentunya harganya

pun berbeda.

60

Pembayaran

Pada rawat jalan, pembayaran dilakukan segera setelah proses konsultasi

selesai, detail pembayaran meliputi biaya konsultasi dan biaya jasa dokter.

Pasien yang ingin menebus obat harus melunasi pembayaran di kasir, setelah

itu obat baru dapat diambil. Untuk pasien rawat inap terdapat uang deposit,

yaitu pembayaran dimuka pada saat pasien baru masuk, besarnya tergantung

kebijakan rumah sakit. Pembayaran rawat inap dilakukan pada saat pasien

akan keluar dari rumah sakit, keseluruhan biaya pasien akan ditotal dan

hasilnya akan dikurangi dari jumlah deposit yang telah diberikan. Pembayaran

meliputi kode pembayaran, jenis biaya, biaya, kode rawat, kode karyawan,

tanggal transaksi.

Obat

Persediaan obat disimpan didalam gudang, penjualan obat dilakukan di

depo obat(farmasi). Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan golongan obat

menurut fungsinya, berdasarkan jenis ataupun berdasarkan urutan abjad nama

obat. Data keluar masuk obat dicatat oleh staf depo obat. Data yang dicatat

meliputi kode obat, nama obat, harga obat, dan jenis obat.

Peralatan

Peralatan dibagi menjadi 2 jenis, yaitu alat tidak habis pakai dan alat

habis pakai. Persediaan alat disimpan didalam gudang, keluar masuk alat

dicatat oleh karyawan. Data yang dicatat meliputi kode peralatan, nama

peralatan, dan harga.

61

Rawat jalan

Data konsultasi rawat jalan yang dimasukkan ke dalam basis data

meliputi kode rawat jalan, kode konsultasi, kode dokter, tanggal.

Fasilitas penunjang medis

Fasilitas penunjang medis yang berada di RSIAA saat ini hanya lab. Data

yang disimpan ke dalam basis data meliputi kode layanan, nama layanan, dan

harga.

Rawat Inap

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode rawat inap, kode

konsultasi, kode kamar, tanggal masuk, tanggal keluar, kode dokter, dan harga

kamar.

Konsultasi Anak

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode konsultasi, nomor

rekam medik, tanggal, anamnesis, tindakan, keterangan.

Konsultasi Kandungan

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode konsultasi, nomor

rekam medik, tanggal, BB. Kg, tensi, anamnesis, pengobatan.

62

Konsultasi Umum

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode konsultasi, nomor

rekam medik, tanggal, BB. Kg, tensi, keluhan, terapi.

Transaksi Obat

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode transaksi obat,

kode perawat, tanggal transaksi, kode rawat, kode obat, qty, harga.

Transaksi Alat

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode transaksi alat, kode

perawat, tanggal transaksi, kode rawat, kode peralatan, qty, harga.

Transaksi Fasilitas Medis

Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode transaksi fasilitas

medis, kode layanan, kode perawat, hasil, tanggal transaksi, kode rawat,

harga.

3.5.2 Transaction Requirements

Entri Data

Enter Detail untuk pendaftaran pasien baru

Enter Detail untuk pasien baru rawat jalan

Enter Detail untuk pasien baru rawat inap

Enter Detail untuk penggunaan obat pada pasien rawat inap

63

Enter Detail untuk penggunaan obat pada pasien rawat jalan

Enter Detail untuk penggunaan peralatan pada pasien rawat inap

Enter Detail untuk penggunaan peralatan pada pasien rawat jalan

Enter Detail untuk penggunaan fasilitas penunjang medis

Enter Detail untuk pembayaran detail rawat jalan

Enter Detail untuk pembayaran detail rawat inap

Enter Detail untuk kamar

Enter Detail untuk konsultasi pasien anak

Enter Detail untuk konsultasi pasien kandungan

Enter Detail untuk konsultasi pasien umum

Update/Delete Data

Update/Delete detail dari pasien

Update/Delete detail dari kamar

Update/Delete detail dari pembayaran

Update/Delete detail dari obat

Update/Delete detail dari peralatan

Update/Delete detail dari rawat jalan

Update/Delete detail dari fasilitas penunjang medis

Update/Delete detail dari rawat inap

64

Query data

Daftar detail pasien yang berobat di RSIAA

Daftar detail karyawan yang bertugas disetiap unit

Daftar detail kamar yang tersedia di RSIAA

Daftar detail konsultasi anak pada pasien rawat inap

Daftar detail konsultasi anak pada pasien rawat jalan

Daftar detail konsultasi kandungan pada pasien rawat inap

Daftar detail konsultasi kandungan pada pasien rawat jalan

Daftar detail konsultasi umum pada pasien rawat inap

Daftar detail konsultasi umum pada pasien rawat jalan

Daftar detail pembayaran biaya rawat inap pasien

Daftar detail pembayaran biaya rawat jalan pasien

Daftar detail penggunaan peralatan ke dalam pembayaran

Daftar detail penggunaan dan pembelian obat ke dalam pembayaran

Daftar detail penggunaan fasilitas penunjang medis ke dalam pembayaran

Daftar detail peralatan medis kepada pasien rawat inap

Daftar detail peralatan medis kepada pasien rawat jalan

Daftar detail pemakaian obat kepada pasien rawat inap

Daftar detail penggunaan fasilitas penunjang medis oleh dokter yang

menangani pasien di instalasi rawat inap

Daftar detail penggunaan fasilitas penunjang medis oleh dokter yang

menangani pasien di instalasi rawat jalan

Daftar detail pemakaian obat kepada pasien rawat jalan

65

3.5.3 System Requirements

Kebutuhan sistem seharusnya memiliki hal – hal penting untuk aplikasi

database. Hal – hal tersebut adalah:

a. Ukuran awal database

Menentukan ukuran awal dari basis data terhadap setiap entiti

b. Rata – rata pertumbuhan database

Memperkirakan rata – rata pertumbuhan basis data terhadap setiap entiti

c. Jenis dan rata – rata jumlah pencarian record

d. Jaringan dan kebutuhan pembagian akses

Setiap komputer terhubung dengan aman kepada server dan ada

pembagian akses kepada beberapa orang tertentu

e. Performance

Keandalan sistem dalam membuka, membaca, mencari, merubah,

menambah dan menghapus record baik dalam waktu puncak maupun

waktu normal

f. Keamanan

1. Basis data harus diberikan keamanan berupa kata kunci atau

password

2. Setiap anggota atau karyawan harus diberikan akses khusus sesuai

dengan user viewnya

3. setiap anggota atau karyawan diharuskan hanya melihat data sesuai

dengan pekerjaan

g. Backup dan Recovery

Basis data sebaiknya dibuat cadangan (backup) setiap hari

66

h. Peraturan umum

Peraturan yang berlaku pada setiap negara mengenai cara penyimpanan

secara terkomputerisasi

3.6 Menentukan Jumlah User View

Terdapat 2 major user view dalam sistem basis data RSIAA, yaitu

managemen, dan staff. Penggambaran kebutuhan data untuk setiap user view

dijelaskan pada table 3.1 berikut.

Data  Managemen Staff Pasien    X Obat  X  X Peralatan Medis  X  X Fasilitas Penunjang Medis X  X Rawat Inap  X  X Rawat Jalan  X  X Kamar    X Pembayaran    X 

Tabel 3.1 Cross Reference dari user views dengan tipe data utama yang digunakan

dalam basis data

Berdasarkan tabel 3.1 diatas, maka dapat digambarkan secara lebih detail

tentang kebutuhan masing-masing user view dengan menjelaskan proses atau akses

yang dilakukan. Proses manipulasi data dibagi atas 3 jenis, yaitu maintain, query

(insert, update, delete, view), dan report. Berikut penggambaran major user view

dengan detail tipe akses yang dilakukan.

Data Tipe Akses 

Managemen Staff 

Pasien  Maintain   X 

67

Query     Report  X  X 

Obat Maintain   X Query     Report  X  X 

Peralatan Medis 

Maintain   X Query     Report  X  X 

Fasilitas Penunjang Medis 

Maintain   X Query     Report  X  X 

Rawat Inap Maintain   X Query     Report  X  X 

Rawat Jalan Maintain   X Query     Report  X  X 

Kamar Maintain   X Query     Report    X 

PembayaranMaintain    Query     Report  X  X 

Tabel 3.2 Major User View untuk Sistem Basis Data Rumah Sakit Ibu dan Anak Aries

Berdasarkan tabel cross reference dari user views dengan tipe data utama

yang digunakan dalam basis data dan tabel major user view diatas, terdapat

persamaan kebutuhan antara beberapa user, yaitu managemen dan staff yang secara

lanjut dikelompokkan menjadi manajemen rumah sakit. Sehingga user-user tersebut

dapat digabungkan menjadi user view manajemen rumah sakit. Sesuai dengan

kebutuhan user view diatas, persamaan kebutuhan yang paling banyak terdapat

pada data-data rawat jalan dan rawat inap dimana kedua-duanya secara tidak

langsung membutuhkan data-data karyawan, obat, pasien, unit, peralatan medis,

dan fasilitas penunjang medis

68

3.7 Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan hasil analisis dari Sistem Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan

yang sedang berjalan saat ini pada RSIA Aries, maka ditemukan beberapa masalah,

yaitu:

1. Belum adanya sistem yang dapat menangani data – data pasien secara

terkomputerisasi sehingga menyulitkan pihak RSIA Aries dalam mencari data

pasien.

2. Penyimpanan data – data pasien yang masih memakai dokumen memiliki resiko

yang besar untuk kerusakan ataupun hilangnya dokumen yang berisi data – data

pasien.

3. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama karena harus terlebih dahulu

mengumpulkan data dari berbagai dokumen sumber.

4. Sering terjadi redundansi data karena penyimpanan data belum terintegrasi

dengan suatu rancangan basis data.

3.8 Solusi Permasalahan

Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh

Rumah Sakit Ibu dan Anak Aries, maka diusulkan suatu pemecahan masalah yaitu

• Membangun sistem komputerisasi untuk rumah sakit

• Merancang database untuk menyimpan data-data pasien

• Mendesain sebuah aplikasi yang dapat menyajikan laporan secara cepat tepat dan

akurat

69

• Membangun sebuah sistem basis data yang terintegrasi dengan baik

• Mendesain sebuah aplikasi yang dapat mendukung pencarian data pasien