206 

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

1973

PT. TIRTA INVESTAMA didirikan dalam rangka undang-undang

Penanaman Modal Dalam negeri No. 6 Tahun 1968, yang telah diubah dan

ditambah dengan undang-undang No. 12 Tahun 1970, pada tanggal 23 febuari

1973, berdasarkan akta notaris Tan Thong Kie, SH No. 24. Akta pendirian ini

telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dalam surat keputusan No.

Y.A.5/213/22 tanggal 19 Juni 1973 serta diumumkan dalam Tambahan Berita

Negara No. 84 tanggal 19 Oktober 1973. Berdasarkan Direktorat Jendral Pajak

No. KEP.344/PJ/2003 dan NPWP : 01.674.376.7-092.000

1974

Perusahaan yang bergerak dalam industri pengelolaan dan pembotolan air

minum dalam kemasan, mulai memasarkan produknya atau memulai kegiatan

usaha komersialnya dengan merek dagang AQUA pada bulan Oktober 1974.

1987

Sejak tahun 1987, AQUA mulai memasuki pasaran di Negara tetangga,

antara lain Singapura, Malaysia, Brunai Darussalam, Kepulauan Maladewa dan

Taiwan, dan selanjutnya meluas ke negara lain seperti: Australia, Selendia Baru,

Hongkong, Filipina dan Vietnam. Pada saat ini AQUA diekspor ke Singapura,

Brunai Darussalam, Australia.

1990

207 

 

[Type text] 

 

Perseroan melakukan initial public offering pada tanggal 1 Maret 1990 dan

mencatatkan seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan di Bursa Efek

Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Pada saat ini perseroan mempunyai 3 pabrik

masing-masing berlokasi di Bekasi, Citeureup-Bogor dan Mekarsari-Sukabumi.

Selain itu Perseroan memberikan lisensi untuk memproduksi produk-produk

AQUA di 10 pabrik milik pemegang lisensi.

1998

Penyatuan AQUA dan grup DANONE pada tanggal 4 September 1998.

Langkah ini berdampak pada peningkatan kualitas produk dan menempatkan

AQUA sebagai produsen air mineral dalam kemasan (AMDK) yang terbesar di

Indonesia.

2000

Bertepatan dengan pergantian milenium, AQUA meluncurkan produk

berlabel Danone-AQUA.

2001

DANONE meningkatkan kepemilikan saham di PT Tirta Investama dari

40 % menjadi 74 %, sehingga DANONE kemudian menjadi pemegang saham

mayoritas AQUA Group.

AQUA menghadirkan kemasan botol kaca baru 380 ml pada 1 November 2001.

208 

 

[Type text] 

 

2002

Banjir besar yang melanda Jakarta pada awal tahun menggerakkan

perusahaan untuk membantu masyarakat dan juga para karyawan AQUA sendiri

yang terkena musibah tersebut. AQUA menang telak di ajang Indonesian Best

Brand Award. Mulai diberlakukannya Kesepakatan Kerja Bersama [KKB 2002 -

2004] pada 1 Juni

2003

Perluasan kegiatan produksi AQUA Group ditindaklanjuti melalui

peresmian pabrik baru di Klaten pada awal tahun. Upaya mengintegrasikan

proses kerja perusahaan melalui penerapan SAP [System Application and

Products for Data Processing] dan HRIS [Human Resources Information

System].

2004

Peluncuran logo baru AQUA. AQUA menghadirkan kemurnian alam baik

isi maupun penampilan luarnya. AQUA meluncurkan varian baru AQUA Splash

of Fruit, jenis air dalam kemasan yang diberi esens rasa buah strawberry dan

orange-mango. Peluncuran produk ini memperkuat posisi AQUA sebagai

produsen minuman. Dan tanggal Pengukuhan PKP : 1 January 2004

2005

DANONE membantu korban tsunami di ACEH. Pada tanggal 27 sept,

AQUA memproduksi MIZONE,minuman bernutrisi yang merupakan produk

dari DANONE. MIZONE hadir dengan dua rasa, orange lime dan passion fruit.

209 

 

[Type text] 

 

3.2 Visi, Misi, dan Nilai- Nilai

3.2.1 Visi PT.TIRTA INVESTAMA

Visi dari PT.TIRTA INVESTAMA adalah

“To have the vitamins and minerals they need to live healthy and productive

lives”

“Untuk memiliki vitamin dan mineral yang mereka butuhkan untuk hidup

sehat dan produktif kehidupan”

3.2.2 Misi PT.TIRTA INVESTAMA

Misi dari PT. TIRTA INVESTAMA adalah

”Dedicated to bringing you good health and nutrition through delicious yogurt

and water”

“Didedikasikan untuk membawa Anda kesehatan yang baik dan gizi melalui

yoghurt lezat dan air.

3.2.3 Nilai – Nilai PT.TIRTA INVESTAMA

HUMANISM - OPENNESS - PROXIMITY - ENTHUSIASM [HOPE] keempat

nilai inti ini terwujud dalam dasar tingkah laku yang memungkinkan kita

mewujudkannya dalam pekerjaan kita.

1. HUMANISM

• Saling berbagi

• Bertanggung jawab

• Hormat terhadap orang lain

210 

 

[Type text] 

 

2. OPENNESS

• Keingintahuan

• Ketangkasan

• Dialog

3. PROXIMITY

• Aksesibilitas

• Kredibilitas

• Empati

4. ENTHUSIASM

• Keberanian

• Penuh semangat

• Haus tantangan

211 

 

[Type text] 

 

3.3 Struktur Organisasi perusahaan

Struktur organisasi PT Tirta Investama terdapat digambar berikut ini :

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT Tirta Investama

Sumber: PT Tirta Investama

212 

 

[Type text] 

 

3.4 Struktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1)

Gambar 3.2: Struktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1)

Sumber: PT Tirta Investama

213 

 

[Type text] 

 

3.5 Tugas dan tanggung jawab divisi MIS business application(level 1)

1. Menyediakan Dukungan untuk key user dan end user, mencoba yang terbaik

untuk memecahkan masalah sebagai kerangka kerja SLA (Service level

agreement) untuk memastikan gangguan yang terdapat didalam operasi bisnis.

• Mengidentifikasi, menganalisis, memenuhi syarat (prioritas, kategori) dan

memecahkan masalah-masalah yang diangkat oleh end users(setelah disaring

oleh key users) di daerah khusus / domain menggunakan Aqua SIR &

permintaan User ID

• Membicarakan persoalan dengan level 2 ketika diperlukan seperti daftar

persoalan, pertanyaan, persyaratan baru & permintaan untuk Peluang atau

Produksi SIR.

• Mendedikasikan PIC untuk pengawasan dan menindaklanjuti masalah yang

terbuka

• Membuat review laporan Bulanan pada masalah yang belum terselesaikan &

memberikan feedback setiap minggu

2. Participate in Projects

• Mempersiapkan dokumentasi proyek menggunakan Bagheraa Methodology

• Persiapan Desain fungsional

• Pengujian

• Pelatihan end users

• Penilaian

214 

 

[Type text] 

 

Customer Order based on

delivery schedule (provide in excel)

SO Upload to SAP

Delivery Customer

Input Actual Delivery based on sloc Invoice

List Final Payment

Transfer P ti (Sl t

10 10 20 20 30 30

STD

3. Optimise SAP Usage

• Membantu untuk menyederhanakan proses bisnis

• Mengurangi pekerjaan secara manual dan dimasukkan ke dalam SAP

4. Provide Business Application Training to Key User & End User

5. Manage user authorization roles

3.6. Proses sistem berjalan

3.6.1 Uraian proses sistem yang berjalan

PT. Tirta Investama merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang

penjualan air minum dalam kemasan (AMDK). Adapun gambaran sistem

yang berjalan pada perusahaan ini adalah

Gambar 3.3 S iklus Aktivitas Van Sales

( Sumber : PT.Tirta Ivestama )

215 

 

[Type text] 

 

- Dimulai dari CSMT Membuat delivery schedule(referensi) yang kemudian

akan dimasukan dan dikonfigurasikan ke dalam Form upload SO.

Selanjutnya SO akan diupload ke dalam SAP dan list SO dibuat yang akan

dikirimkan ke bagian depot gudang untuk diproses. Bagian depot gudang

melakukan pengecekan stock barang berdasarkan list SO yang diterima,

apabila stock telah tercukupi maka botol akan dimutasikan dari gudang ke

kendaraan dan diterima dokumen transfer posting oleh kendaraan kemudian

akan dilakukan muat produk oleh Checker agar status stock sesuai dengan

kondisi fisik produk. Setelah itu akan CSMT akan membuat SLOC atau

pemberian kode status kendaraan operasional pada tiap kendaran yang pergi

ke para pelanggan yang terdapat dalam Master Data Pelanggan lalu

dilakukanlah pengiriman oleh para driver. Setelah pengiriman selesai, driver

akan menyerahkan dokumen STD (1 ply), DN/Delivery Note (2 ply),

GR/BTB/Bukti Barang Masuk dari Customer, Dokumen Retur Customer, TP

dari kendaran ke gudang, Copy TP dari depot gudang ke kendaraan kepada

bagian Outbond untuk diperiksa apakah pengiriman terealisasi atau tidak.

Apabila pengiriman terealisasi maka bagian Outbond akan menginput DN

yang sudah sukses/terealisasi pengirimannya di sistem SAP yang akan

dilanjutkan dengan melakukan Post Goods Issue, memastikan semua DN

yang GRnya belum diterima dijadwal pengiriman sebelumnya sudah

lengkap, File STD, NPL, TP (asli) dari gudang ke kendaraan & TP (copy)

dari kendaraan ke gudang,

216 

 

[Type text] 

 

Terakhir biro administrasi umum dan keuangan(BAU) membuat billing

process (proses penagihan) lalu membuat invoice yang kemudian dikirimkan

kepada customer, setelah itu invoice dibayar melalui proses transfer.

217 

 

[Type text] 

 

3.6.2 SOP (Standard Operational Prosedur)

1. Aqua Customer Master

1.1. Create / Maintain Customer Data

218 

 

[Type text] 

 

1.2. Manual Block / unblock Customer for Sales and Flag /

FlagCustomer for Deletion

219 

 

[Type text] 

 

1.3.SD-01 BLP-Aqua Customer Master-1.1-ok Ws

220 

 

[Type text] 

 

2. Aqua Pricing Master

2.1. Manage Pricing / Conditions

221 

 

[Type text] 

 

3. Aqua Order Processing

3.1. Upload Sales Order

222 

 

[Type text] 

 

3.2. Emergency Order

223 

 

[Type text] 

 

4. Aqua GR for Return Goods from Customer

4.1. Good Return Customer

224 

 

[Type text] 

 

5. Aqua GI to Customer

5.1 Delivery to Customer ( from Depot )

225 

 

[Type text] 

 

6. Aqua Transfer Posting

6.1. Transfer Posting Status

226 

 

[Type text] 

 

6.2. Transfer Posting Van to Warehouse

227 

 

[Type text] 

 

6.3 Transfer Posting Warehouse to Van

228 

 

[Type text] 

 

6.4 Transfer Posting Van to Van

229 

 

[Type text] 

 

7. Aqua Billing

7.1 Billing

230 

 

[Type text] 

 

7.2 Credit / Debit Note

231 

 

[Type text] 

 

8. Cash transfer to HO

232 

 

[Type text] 

 

9. Clear Open Item

233 

 

[Type text] 

 

3.6.3 Arsitektur System Information

3.6.3.1 Software

Table 3.1 Software specifications

Sumber: PT Tirta Investama

3.6.3.2 Hardware

Table 3.2 hardware specifications

Sumber: PT Tirta Investama

234 

 

[Type text] 

 

3.6.3.3 User

Jumlah user yang memakai SAP R/3 van sales adalah 635 User untuk

seluruh PT Tirta Investama (Danone Aqua Group) termasuk Depot, Factory

and HO.

3.6.3.4 Database

• Microsoft windows server 2003

• Microsoft SQL server 2005

• Microsoft internet security & acceleration server 2004 standard edition

3.6.3.5 Server

IBM System x3650

Processor Dual-Core Intel® Xeon® X5270 up to 3.50 GHz and

up to 1333 MHz front-side bus or Quad-Core Intel®

Xeon® X5470 up to 3.33 GHz and up to 1333 MHz

front-side bus

Number of processors

(std/max) 1/2  

L2 cache 2x2 or 2x6 MB (dual-core) or 2x6 MB (quad-core)

hot-swap SATA

Network interface

Integrated dual Gigabit Ethernet

Power supply (std/max) 835W 1/2 AC standard, DC power supply

optional

235 

 

[Type text] 

 

Hot-swap components

Power supply, fans and hard disk drives

RAID support Integrated RAID-0, -1, -10, optional RAID-5, -6

Systems management

IBM Systems Director Active Energy Manager,

Integrated Service Processor, Diagnostic LEDs, drop-

down light path diagnostics panel, Automatic Server

Restart, optional Remote Supervisor Adapter II

SlimLine, IBM Systems Director, IBM ServerGuide™

and optional Remote Deployment Manager

Operating systems

supported

Microsoft® Windows Server® 2003, Windows®

2000/Advanced Server, Red Hat Linux®, SUSE

Linux, Novell NetWare, VMware ESX Server, Solaris

10 (planned) , UNIX operating system

3.6.3.6 Network

• VSAT

• Leased Line

• Fiber optics

• CAT5

• Cisco platform

• Packeteer

236 

 

[Type text] 

 

3.7 Analisis Penentuan Perspective

PT. Tirta Investama bergerak dalam bidang penjualan air minum dalam kemasan,

dalam hal ini kami khusus membahas sistem van sales dari SAP yang digunakan oleh

PT. Tirta Investama. Sistem van sales dapat diimplementasikan dengan baik dan dapat

mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk itu pengukuran terhadap

kinerja sistem van sales dan bagaimana sistem van sales dapat mendukung para

pekerjanya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan tujuan perusahaan.

Dalam mengevaluasi sistem van sales, kami menggunakan frameworks CobIT.

Dan setelah mempelajari framework tersebut, kami memilih perspektif yang paling

sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah internal perspektive. Penulis memilih

internal perspektive karena dalam skripsi ini kami mengevaluasi sistem apakah terdapat

kecurangan, pelanggaran dan penyimpangan, selain itu juga ingin mengukur dan lebih

menekankan pada pengendalian internal yang ada di PT. Tirta Investama, khususnya

pada sistem van sales. Apakah sistem tersebut telah digunakan dengan sebagaimana

mestinya dan dapat meningkatkan serta menjaga fungsionalitas dari proses bisnis yang

terjadi sehari-hari. Juga apakah dengan diimplementasikan sistem van sales ini lebih

meminimalisasikan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam proses bisnisnya.

Selain itu juga kami mengevalusi apakah sistem van sales berjalan dengan efektif,

efisien, dapat meningkatkan produktivitas dan dapat konsisten dalam memanfaatkan

sistem van sales. Sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan bisnis dengan

berdasarkan pada pemenuhan akan kebijakan internal yang telah ditetapkan.

237 

 

[Type text] 

 

Jadi dengan internal perspektive, kami dapat menilai dan mengukur apakah

sistem van sales dalam proses bisnis yang berjalan telah sesuai dengan standar dan

prosedur yang telah ditetapkan, serta member arahan dalam menghadapi perubahan ke

tahap yang lebih baik lagi bagi internal perusahaan.