BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00860-KA Bab...
Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00860-KA Bab...
42
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah PT Orindo Alam Ayu, seperti latar
belakang perusahaan, struktur organisasi, tugas, tanggung jawab dan wewenang dari
setiap bagian yang ada di perusahaan.
3.1.1 Sejarah Singkat PT Orindo Alam Ayu
PT Orindo Alam Ayu atau yang biasa disebut Oriflame Indonesia adalah
perusahaan kosmetik yang menawarkan produk kosmetik dan perawatan kulit alami
berkualitas tinggi melalui jaringan penjual mandiri (independent sales force), yang
berbeda dengan sistem retail pada umumnya.
Oriflame adalah perusahaan dengan karakterteristik semangat "saya-bisa",
manajemen yang tersebar, dengan atmosfir muda dan kewirausahaan yang tinggi.
Oriflame Cosmetics saat ini adalah perusahaan kosmetik dengan perkembangan
tercepat di dunia. Oriflame memiliki kantor penjualan di 63 negara dan merupakan
pemimpin pasar di lebih dari 30 negara. Jaringan penjualan yang terdiri dari 2,3 juta
Consultants mandiri yang memasarkan rangkaian lengkap perawatan kulit,
wewangian dan kosmetik berkualitas tinggi.
43
Di Indonesia sendiri, Oriflame berdiri pada tanggal 11 desember 1985 oleh
Insinyur Setyadi Wibisono dan Nona Hedy Reny Pattipeilohy dengan badan hukum
yang bernama PT Orindo Alam Ayu dan akte notaris No. 15 oleh notaris Arikanti
Natakusumah S. H. mendirikan PT Orindo Alam Ayu di Jakarta dan cabang –
cabang lain yang ditentukan oleh direksi. Dengan maksud dan tujuan menjalankan
usaha di bidang industri terutama tapi tidak terbatas pada industri kosmetik dan
sejenisnya. Menjalankan usaha di bidang perdagangan umum impor, ekspor, lokal
maupun antar pulau baik atas perhitungan sendiri maupun atas perhitungan pihak
lain secara komisi untuk menunjang usaha industri kosmestik dan usaha – usaha
industri sejenisnya.
Perubahaan terakhir pada tanggal 8 april 2009, berubah status menjadi
Perusahaan Penanaman Modal Asing oleh notaris Mala Mukti S. H. LL. M No. 14
mengenai Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa dan No. 15 mengenai Akta
Pengambil Alihan ( akusisi ) dengan saham 60% Oksa 40% A. Fauzi Siddik.
PT Orindo Alam Ayu ( Oriflame ) telah berjaya di Indonesia selama 23 tahun.
Oriflame memiliki 13 cabang dan ribuan consultant yang tersebar luas di seluruh
Indonesia. Untuk saat ini, Oriflame Indonesia merupakan perusahaan kosmetika
dengan sistem penjualan mandiri no.1 di Indonesia. Meskipun berkembang dengan
cepat, Oriflame tidak pernah sekalipun melupakan konsep bisnis awalnya - Natural
Swedish Cosmetics yang dijual dari teman untuk teman.
44
3.1.2 Struktur Organisasi PT. Orindo Alam Ayu
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Orindo Alam Ayu
45
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Cabang
3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggungjawab
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing
bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Orindo Alam Ayu :
1. President Director
A. Fungsi dan Tujuan Jabatan
• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan
yang meliputi kegiatan-kegiatan pemasaran, manufaktur; umum
dan HRD, dan keuangan perusahaan dengan efektif dan efisien
dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang
dilakukan seluruh jajaran manajemen dan karyawan ke arah
tercapainya sasaran perusahaan dan terwujudnya misi perusahaan.
46
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
1. Menetapkan Sasaran Tahunan Perusahaan, kemudian
menyusun Program Kerja Tahunan Perusahaan dengan tujuan
mencapai Sasaran Tahunan Perusahaan tersebut.
2. Bersama-sama dengan seluruh Jajaran Direksi Perusahaan,
menyusun Budget (Anggaran) Rinci Perusahaan untuk
Rencana Investasi masing-masing Direktorat serta Proyeksi
Balance Sheet Bulanan/Tahunan; Proyeksi Rugi/Laba
Bulanan/Tahunan; Proyeksi Cash Flow serta Detail Break
Down of Operating Expenses; Detail Break Down dari
Manufacturing Cost selama satu tahun.
3. Menyusun atau memperbaiki sistem dan prosedur bagi seluruh
kegiatan-kegiatan di perusahaan agar senantiasa efisien dan
efektif serta mengarah kepada pencapaian sasaran perusahaan
dan perwujudan kebijakan perusahaan.
b. Tugas-Tugas Koordinasi
1. Memerintahkan Direktur untuk menyusun Rencana Kerja
Tahunan, kemudian mengimplementasikan Rencana Kerja
Tahunan tersebut dengan efektif agar sasaran perusahaan yang
telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan yang
dilakukan oleh Direktur.
47
3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar
dapat berprestasi dengan jalan memberi penghargaan bagi
yang berprestasi dan memberi penalty bagi yang melakukan
kesalahan.
c. Tugas Pengendalian (Control)
1. Direktur Utama wajib melakukan pengendalian yang ketat atas
pelaksanaan instruksi-instruksi kerja yang diberikan serta
pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Direktur yang
dibawahinya.
2. Memonitor dan mengendalikan progress (kemajuan) dari
Implementasi Rencana Kerja Tahunan, mengukur pencapaian
sasaran, dan memerintahkan untuk melakukan koreksi
terhadap penyimpangan.
3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan biaya-biaya dan
memerintahkan untuk melakukan koreksi terhadap
penyimpangan budget yang terjadi.
4. Memonitor dan mengendalikan kedisiplinan staff dan keadaan
staff melalui Direktur dan Personnel.
C. Tanggung Jawab
Direktur Utama bertanggung jawab atas:
1. Terlaksananya dengan baik Rencana Kerja Tahunan Perusahaan.
2. Tercapainya sasaran-sasaran perusahaan.
3. Terlaksananya dengan baik Budget Tahunan Perusahaan.
48
D. Wewenang yang dimiliki
Direktur Utama berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatan
perusahaan, termasuk menetapkan dan memvalidasi Rencana Kerja
Tahunan Perusahaan, sasaran-sasaran perusahaan, serta
mengkoordinir dan mengendalikan pelaksanaan daripada Rencana
Kerja Tahunan Perusahaan tersebut sesuai dengan sistem dan
prosedur yang telah ditetapkan dan untuk mencapai sasaran-sasaran
perusahaan yang telah ditetapkan.
2. Direktur
A. Fungsi dan Tujuan Jabatan
Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan Umum (General Affairs)
dan Sumber Daya Manusia yang meliputi : kegiatan-kegiatan Urusan
Umum; Pembinaan Sumber Daya Manusia Perusahaan; Urusan
Logistik dan EDP (Electronic Data Processing) dengan efektif dan
efisien dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang
dilakukan ke arah tercapainya Sasaran Perusahaan dan terwujudnya
Visi Perusahaan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning) :
1. Menetapkan sasaran (Target) Tahunan yang ingin dicapai,
kemudian menyusun Rencana Kerja Tahunan Direktorat
dengan tujuan mencapai sasaran tahunan tersebut.
49
2. Bersama-sama dengan Finance Manager, menyusun budget
terinci untuk Rencana Investasi yang terdapat dalam Rencana
Kerja Tahunan dan Budget Biaya Umum (General Overhead)
yang akan terjadi selama 1 tahun.
3. Menyusun atau memperbaiki Sistem dan Prosedur bagi
seluruh kegiatan-kegiatan di Departemen-departemen yang
dibawahinya, agar senantiasa efektif dan mengarah kepada
pencapaian Sasaran Perusahaan dan perwujudan kebijakan
Perusahaan.
b. Tugas-tugas Koordinasi
1. Memerintahkan departemen-departemen dibawahnya untuk
menyusun Rencana Kerja Tahunan Departemen, yang sinkron
dengan Rencana Kerja Direktorat dan mengimplementasikan
Rencana Kerja Tahunan Departemen tersebut dengan efektif
agar sasaran-sasaran Direktorat dan Departemen yang telah
ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan bawahannya.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
1. Melakukan Pengendalian yang ketat atas pelaksanaan
instruksi-instruksi kerja yang diberikan serta pelaksanaan
tugas-tugas dan kewajiban Manager-manager Departemen
yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan Job Description
yang diberikan kepada masing-masing Manager Departemen.
50
2. Memonitor dan mengendalikan Progress daripada
implementasi Rencana Kerja Tahunan Departemen serta
mengukur pencapaian terhadap Sasaran Departemen dan
segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan
atau Under Achievement yang terjadi.
3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan budget dengan
menerima dan memeriksa Laporan Keuangan Bulanan
Perusahaan dan segera melakukan koreksi terhadap deviasi-
deviasi budget yang terjadi.
4. Memonitor dan mengendalikan :
a. Disiplin hadir dan disiplin kerja karyawan
b. Kinerja daripada Manager-manager dan karyawan-
karyawan bawahannya dengan mengacu kepada target-
target dalam Rencana Kerja yang ditetapkan.
C. Tanggung Jawab
Direktur bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas:
1. Terlaksananya dengan baik Rencana Kerja Tahunan.
2. Tercapainya sasaran-sasaran.
3. Terlaksananya dengan baik Budget biaya Umum Perusahaan.
4. Akibat yang ditimbulkan pada upaya pencapaian Sasaran
Perusahaan dikarenakan tidak terlaksana dengan baik Rencana
Kerja Tahunan serta tidak tercapainya Sasaran-sasaran Direktur.
51
D. Wewenang yang dimiliki
1. Direktur berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatan-
kegiatan Perusahaan termasuk menyusun Rencana Kerja dan
Target : melaksanakannya serta mengendalikan pelaksanaan
Rencana kerja tersebut sesuai dengan Sistem dan Prosedur yang
telah ditetapkan.
2. Direktur berwenang membina seluruh staff dan karyawan, baik di
bidang Keterampilan Teknik maupun di bidang Mental, memberi
Penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan Hukuman
bagi karyawan yang melakukan kesalahan.
3. Sales Manager
• Memberikan briefing kepada staff 30 menit sebelum jam kerja dimulai.
• Melayani Consultant yang datang.
• Membuat program kerja marketing.
• Membuat rencana persiapan promo yang akan datang.
• Memeriksa laporan harian dari masing-masing Cashier
• Membuat laporan bulanan.
A. Fungsi dan Tujuan
• Membuat suatu strategi dalam penjualan, agar pangsa pasar dapat
menjadi lebih luas.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
52
• Membuat rencana dalam menyusun suatu strategi, agar target
perusahaan dapat tercapai.
• Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang
perusahaan.
b. Tugas Koordinasi
• Menganalisis penjualan dan memantau perubahan-perubahan
dalam pola pembelian didirikan.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Memaksimalkan potensi penjualan yang ada agar dapat
menarik pelanggan dan consultant baru.
C. Uraian Tanggung jawab
• Membangun hubungan kerja yang baik dengan semua
individu dalam departemen dan untuk memahami proses-proses
yang diperlukan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada
pelanggan
D. Wewenang yang dimiliki
• Sales Manager memiliki wewenang penuh dalam membangun dan
meningkatkan jumlah sales perusahaan.
4. Marketing Manager
A. Fungsi dan Tujuan
• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan pemasaran dan
penjualan, yaitu pemasaran, penjualan, administrasi penjualan
53
serta kegiatan customer service yang efektif dan efisien, agar
semua upaya dan misi serta target perusahaan dapat terwujud.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
1. Menetapkan target tahunan yang ingin dicapai, kemudian
menyusun rencana kerja tahunan dengan tujuan mencapai
target tahunan tersebut.
2. Bersama-sama dengan Finance Manager, menyusun budget
terinci untuk rencana investasi yang terdapat dalam rencana
kerja tahunan, dan budget biaya penjualan yang akan terjadi
selama 1 (satu) tahun.
3. Menyusun atau memperbaiki sistem dan prosedur bagi seluruh
kegiatan - kegiatan di departemen - departemen yang
dibawahinya, agar senantiasa efektif dan mengarah kepada
pencapaian sasaran perusahaan, dan perwujudan kebijakan
perusahaan.
b. Tugas Koordinasi
1. Memerintahkan Departemen-departemen dibawahnya untuk
menyusun rencana kerja tahunan Departemen, yang sinkron
dengan rencana kerja dan mengimplementasikan rencana kerja
tahunan Departemen tersebut secara efektif agar sasaran-
sasaran dan Departemen yang telah ditetapkan dapat tercapai
dengan baik.
54
2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan Pemasaran dan
Penjualan yang dilakukan Sales Manager, antara lain dengan
jalan :
a. Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi mingguan antara
Departemen dengan Departemen .
b. Inspeksi harian rutin ke masing-masing Departemen dan
bagian, memonitor kerja mereka sehari-hari.
3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar
dapat berprestasi dalam karyanya, dengan jalan memberi
penghargaan dan reward bagi yang berprestasi dan memberi
penalty bagi yang melakukan kesalahan.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
1. Manajer Pemasaran wajib melakukan pengendalian yang ketat
atas pelaksanaan instruksi kerja yang diberikan serta
pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Departemen yang
dibawahinya, pastikan sesuai dengan job description yang
diberikan.
2. Memonitor dan mengendalikan progress daripada
implementasi rencana kerja tahunan Departemen serta
mengukur pencapaian terhadap sasaran Departemen, dan
segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan
atau under achievement yang terjadi.
55
3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan pengendalian
budget biaya penjualan, dengan menerima dan memeriksa
laporan keuangan bulanan perusahaan dan segera melakukan
koreksi terhadap deviasi-deviasi budget yang terjadi.
4. Memonitor dan mengendalikan :
a. Disiplin hadir dan kerja karyawan.
b. Kinerja dari karyawan-karyawan bawahannya dengan
mengacu kepada target-target dalam rencana kerja yang
ditetapkan.
C. Uraian Tanggung jawab
Marketing Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama
atas:
1. Terlaksananya dengan baik Rencana kerja Tahunan.
2. Tercapainya sasaran-sasaran.
3. Terlaksananya dengan baik budget biaya Penjualan.
4. Tercapainya sasaran perusahaan khususnya yang berkaitan
dengan kegiatan pemasaran.
D. Wewenang yang dimiliki
1. Marketing Manager berwenang penuh atas pengelolaan seluruh
kegiatan-kegiatan pemasaran, termasuk menyusun rencana kerja
tahunan dan menyusun target; melaksanakannya serta
mengendalikan pelaksanaan rencana kerja tersebut sesuai dengan
sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
56
2. Marketing Manager membina seluruh staff dan karyawan, baik di
bidang keterampilan teknik maupun di bidang mental, memberi
penghargaan kepada karyawan berprestasi dan hukuman bagi
karyawan yang melakukan kesalahan.
5. Marketing Support
A. Fungsi dan Tujuan
• Memberikan dukungan untuk internal dan eksternal tenaga
penjualan.
• Melakukan akuntansi biaya mereka sendiri dan data akuntan
dikumpulkan dan dianalisis secara terpisah dari data produksi.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Membuat materi keperluan promosi.
b. Tugas Koordinasi
• Membantu kegiatan marketing dari segi administrasi dengan
membuat dan menyusun serta mempersiapkan kelengkapan
dokumen saat akan disampaikan kepada klien.
• Mempersiapkan proposal sesuai kesepakatan dengan tetap
memperhatikan pemenuhan pelayanan terhadap klien.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Mengelola kebutuhan promosi dan komunikasi.
• Mengontrol budget untuk keperluan promosi & komunikasi.
57
C. Uraian Tanggung jawab
• Bekerja sebagai bagian dari sebuah tim yang menawarkan
dukungan umum untuk internal dan eksternal tenaga penjualan.
• Melakukan tugas sales support: berkomunikasi dengan customer
melalui telepon, memproses dokumentasi penjualan, menyediakan
informasi untuk sales-sales di lapangan.
• Melakukan tugas marketing support: membuat media marketing
seperti brosur, catalog, dan display design.
D. Wewenang yang dimiliki
• Marketing Support memiliki wewenang dalam membantu
mengatur dan menjaga Identitas Perusahaan, termasuk
penggunaan logo.
• Memberikan masukan dan laporan kepada menejemen mengenai
segala sesuatu yang berhubungan dengan kelangsungan
mekanisme pemasaran perusahaan.
• Memberi informasi kepada Marketing tentang semua kebutuhan
serta masukan dan yang akan memberikan solusi terhadap semua
keluhan yang berhubungan dengan pasar dan permintaan selama
dibutuhkan.
• Memberikan masukan dan laporan kepada menejemen mengenai
segala sesuatu yang berhubungan dengan kelangsungan
mekanisme pemasaran perusahaan.
58
6. Catalog Planner
A. Fungsi dan Tujuan
• Mengambil tindakan yang wajar diperlukan untuk
melaksanakan tanggung jawab.
• Menunjukkan penilaian yang baik, tidak menyimpang dari
yang ditentukan kebijakan kota, peraturan daerah kota, kota
disetujui praktik, prosedur atau peraturan perundang-
undangan Propinsi.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Memberikan rekomendasi untuk Menyetujui Officer seperti
yang diperlukan.
• Review atau menyetujui Izin Usaha.
b. Tugas Koordinasi
• Memelihara semua modul pelatihan, serta memastikan semua
peluncuran produk baru memiliki modul pelatihan yang
sesuai.
• Mengelola proses peluncuran produk dari konsep barang jadi.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Menyiapkan laporan tentang berbagai isu-isu perencanaan
atau terkait.
59
C. Uraian Tanggung jawab
• Melakukan tinjauan riset pangsa pasar dan membuat rancangan
rencana bisnis yang diperlukan oleh perusahaan untuk
pengembangan dan kemajuan bisnisnya.
D. Wewenang yang dimiliki
• Catalog planner memiliki wewenang untuk mendorong kegiatan
sehari-hari untuk mendukung kebutuhan bisnis perusahaan.
7. PR/Advertising
A. Fungsi dan Tujuan
• Menafsirkan target publik untuk mendukung tujuan dan kebijakan
dari perusahaan yang bersangkutan.
• Mengumpulkan fakta dan memberikan masukan kepada pihak
perusahaan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Menginformasikan pada publik mengenai aktivitas yang
dilakukan staff-staffnya.
• Membuat perencanaan program yang akan datang.
b. Tugas Koordinasi
• Mengatur dan memelihara untuk mempertahankan kontak
antara perusahaan dan consultant.
60
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Membangun dan memelihara hubungan yang koperatif dengan
wakil-wakil komunitas, konsumen, karyawan dan public
interest group, juga dengan perwalian dari media cetak dan
broadcast.
C. Uraian Tanggung jawab
• Merencanakan dan melakukan penelitian serta menyiapkan
material untuk distribusi.
D. Wewenang yang dimiliki
• PR juga memiliki wewenang dalam mengurusi pekerjaan
advertising atau sales promotion yang mendukung kegiatan
marketing untuk pengembangan dalam pemasarannya.
8. Operation Manager
A. Fungsi dan Tujuan
• Melakukan akuntansi biaya mereka sendiri dan data akuntan
dikumpulkan dan dianalisis secara terpisah dari data produksi.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Membuat strategi pemasaran.
b. Tugas Koordinasi
• Mengkoordinasi karyawan untuk melibatkan para karyawan
dalam proses implementasi.
61
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Mengawasi pelaksanaan rencana strategi sampai pada tingkat
pengawasan.
C. Uraian Tanggung jawab
• Mendukung setiap proses yang berjalan.
D. Wewenang yang dimiliki
• Operation Manager memiliki wewenang dalam mengatur para
karyawan dalam proses kegiatan implementasi strategi yang ada,
agar dapat berjalan dengan baik.
9. Logistic
A. Fungsi dan Tujuan
• Mengelola kegiatan bersama tim.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang
dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan
ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan
dengan tepat waktu dan efisien, serta barang diterima oleh
setiap cabang sesuai dengan yang telah ditentukan.
b. Tugas Koordinasi
• Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur
penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian
62
rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi
kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu.
• Mengumpulkan informasi tingkat persediaan (stock level) di
setiap tempat, melakukan stock opname secara berkala dan
menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang
untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat
persediaan yang sehat di setiap tempat.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Menerima dan memproses permintaan barang dan mengontrol
pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat
diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas
dan biaya yang telah ditetapkan.
C. Uraian Tanggung jawab
• Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan
operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai
anggaran yang telah dialokasikan.
D. Wewenang yang dimiliki
• Bagian Logistik memiliki tanggung jawab dalam membuat
kebijakan dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan
dalam pengelolaan logistik untuk menunjang pengadaan
kebutuhan barang di setiap tempat.
63
10. IT
A. Fungsi dan Tujuan
• Monitor dukungan infrastruktur IT (hardware dan peralatan),
termasuk perawatan pencegahan (anti virus perlindungan, garansi
renewal), trouble shooting (PC dan LAN), server dan jalur
komunikasi.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Memberikan pembinaan internal, mentoring dan pelatihan
untuk semua pengguna di Perusahaan yang terkait mengenai
hal-hal terkait IT, dalam rangka untuk memastikan transfer
pengetahuan IT bagi semua pengguna.
b. Tugas Koordinasi
• Memonitor dukungan sistem IT, termasuk instalasi perangkat
lunak, pemeliharaan (lisensi pembaruan) dan trouble shooting,
dalam rangka untuk memastikan sistem di semua kantor
bekerja dengan baik dan efektif.
• Memonitor dukungan pada manajemen pengguna, pengarsipan
dan pengelolaan data (ID pengguna dan sandi, data backup
dan perlindungan), dalam rangka untuk memastikan semua
sistem dan data bekerja dalam standar keamanan.
64
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Mengembangkan dan memelihara hubungan yang
berkelanjutan dengan pemeliharaan hardware dan software
vendor.
C. Uraian Tanggung jawab
• Memastikan infrastruktur IT di semua kantor sedang bekerja
dengan benar dan efektif.
D. Wewenang yang dimiliki
• IT memiliki wewenang untuk mendukung masalah IT dan
pemeliharaannya.
11. Forecasting
A. Fungsi dan Tujuan
• Meramalkan dan memproyeksikan taksiran terhadap
kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana
tersebut direncanakan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Merumuskan perencanaan mengenai proyeksi pembangunan
yang akan datang bagi perusahaan.
b. Tugas Koordinasi
• Mengkoordinasi tahap dan hasil ramalan pada rencana
produksi.
65
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Mengontrol proses taksiran berjalannya dari rencana yang
akan datang.
C. Uraian Tanggung jawab
• Memperbaiki satu persen dari tingkat akurasi dapat menambah
penjualan atau mengurangi biaya inventory dalam jumlah yang
besar.
D. Wewenang yang dimiliki
• Forecasting memiliki wewenang dalam memberikan satu ramalan
dan menjadikan ramalan tersebut sebagai suatu rencana dalam
pengembangan dan pembangunan perusahaan.
12. Finance Manager
A. Fungsi dan tujuan
• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan-kegiatan keuangan
perusahaan yang meliputi : kegiatan-kegiatan urusan keuangan
perusahaan dan akuntansi perusahaan dengan efektif dan efisien
dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang
dilakukan ke arah tercapainya sasaran perusahaan dan
terwujudnya visi perusahaan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
66
1. Menetapkan target tahunan yang ingin dicapai, kemudian
menyusun rencana kerja tahunan dengan tujuan mencapai
target tahunan tersebut.
2. Menyusun budget terinci untuk rencana investasi yang
terdapat dalam rencana kerja tahunan dan budget atas biaya-
biaya rutin direktorat keuangan selama satu tahun.
3. Memonitor, mengumpulkan data dan menganalisa posisi kas
perusahaan dan aliran kas dengan melihat pertimbangan
kondisi modal, piutang, pembayaran dan pengeluaran secara
berkelanjutan untuk memastikan keseimbangan kondisi
keuangan perusahaan.
4. Melakukan analisa keuangan dengan perbandingan kondisi
dengan pasar dan valuta asing untuk analisa keuangan yang
akurat.
b. Tugas-tugas Koordinasi
1. Melakukan koordinasi koleksi data keuangan serta sistem dan
prosedur keuangan lainnya agar seluruh aktivitas keuangan
yang dilakukan perusahaan dapat terkoordinasi dan
terdokumentasi dengan baik sesuai peraturan perusahaan.
2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan Keuangan dan
Akuntansi yang dilakukan, antara lain dengan jalan :
• Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi mingguan antara
Departemen dengan Departemen.
67
• Inspeksi harian rutin ke masing-masing Departemen dan
bagian, memonitor kerja mereka sehari-hari.
3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar
dapat berprestasi dalam karyanya, dengan jalan memberi
penghargaan dan reward bagi yang berprestasi dan memberi
penalty bagi yang melakukan kesalahan.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
1. Finance Manager wajib melakukan pengendalian yang ketat
atas pelaksanaan instruksi kerja yang diberikan serta
pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban manajer-manajer
Departemen yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan job
description yang diberikan kepada masing-masing manajer
Departemen.
2. Memonitor dan mengendalikan progress daripada
implementasi rencana kerja tahunan Departemen serta
mengukur pencapaian terhadap sasaran Departemen, dan
segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan
atau under achievement yang terjadi.
3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan pengendalian
budget biaya-biaya, dengan menerima dan memeriksa laporan
keuangan bulanan perusahaan dan segera melakukan koreksi
terhadap deviasi-deviasi budget yang terjadi.
68
4. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan proyeksi rugi atau
laba serta proyeksi cash flow, dan segera melakukan koreksi
terhadap deviasi-deviasi yang terjadi.
C. Tanggung jawab
Finance Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas:
1. Terlaksananya dengan baik Rencana kerja Tahunan.
2. Tercapainya sasaran-sasaran.
3. Terlaksananya dengan baik budget biaya.
4. Akibat yang ditimbulkan pada upaya pencapaian sasaran
perusahaan dikarenakan tidak terlaksananya dengan baik rencana
kerja tahunan serta tidak tercapainya sasaran-sasaran.
D. Wewenang yang dimiliki
1. Finance Manager berwenang penuh atas pengelolaan seluruh
urusan keuangan dan urusan akuntansi perusahaan, termasuk
menyusun rencana kerja tahunan dan target; melaksanakannya
serta mengendalikan pelaksanaan rencana kerja tersebut sesuai
dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
2. Finance Manager membina seluruh staff dan karyawan di
Direktorat Keuangan, baik di bidang keterampilan teknik maupun
dibidang mental, memberi penghargaan kepada karyawan
berprestasi dan hukuman bagi karyawan yang melakukan
kesalahan.
69
13. Credit
A. Fungsi dan Tujuan
• Mengkoordinasikan, Mengevaluasi dan Menganalisa pengelolaan
Keuangan.
• Pengawasan Sarana dan Prasarana Asset Perusahaan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaa (Planning)
• Perencanaan pengembangan Sistem Informasi Pengolahan
Data.
• Pemeliharaan Kemitraan kerja dengan Institusi lain.
b. Tugas Koordinasi
• Mengkoordinasikan, mengevaluasi kebijakan Keuangan,
perdagangan, Perpajakan, dan Sistem Akuntansi yang dianut
dan kebijakan Umum Perusahaan.
• Mengkoordinasikan pembuatan Laporan Keuangan, perubahan
modal, ungkapan-ungkapan yang diperlukan untuk
mendukung Laporan keuangan sesuai dengan Standard
Akuntansi, serta mengevaluasi Neraca dan R/L Perusahaan
agar tetap kondisi sehat.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Pengembangan manajemen Fisik terhadap penyediaan Sarana
dan Prasarana Perusahaan.
• Pembinaan dan pengembangan SDM Keuangan.
70
C. Uraian Tanggung jawab
• Menciptakan suasana kerja yang baik untuk mendukung kinerja
perusahaan.
D. Wewenang yang dimiliki
• Menetapkan Strategi dan Kebijakan dalam perusahaan.
14. Treasury
A. Fungsi dan Tujuan
• Menganalisa dan Mengevaluasi tersedianya Dana untuk
Operasional, serta membuat Laporan Arus Dana ( Cash Flow )
secara periodik.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Merencanakan, Menganalisa dan Mengevaluasi penerimaan
dan Pengeluaran Dana.
• Merencanakan Jadwal Pembayaran untuk biaya Operasional.
b. Tugas Koordinasi
• Mengkoordinir permintaan Dana dari Bidang terkait.
• Menyetujui dan mengawasi pelaksanaan pembayaran biaya
Operasional.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Menganalisis Pelaksanaan Pemotongan dan penyetoran Pajak.
71
• Mengawasi pelaksanaan ketepatan perhitungan Saldo-Saldo
Rekening Bank ( Rekonsiliasi Bank ).
• Mengawasi dan menganalisa Kode Rekening Pembukuan Kas
/ Bank Piutang Pegawai, Panjar Kerja dan Petty Kas.
C. Uraian Tanggung jawab
• Mengawasi penyimpanan surat – surat berharga.
• Mengawasi dan menganalisa Reporting dan Claim Nota Tagihan.
D. Wewenang yang dimiliki
• Memiliki wewenang dalam penyelesaian tindak lanjut hasil
pemeriksaan oleh Auditor Intern.
15. Personnel
A. Fungsi dan Tujuan
• Membuat dan memeriksa daftar absensi karyawan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Memastikan pelaksanaan peraturan perusahaan serta disiplin
kerja yang telah disepakati.
b. Tugas Koordinasi
• Meningkatkan sumber daya manusia dalam perusahaan.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Membuat dan memeriksa daftar absensi karyawan.
72
C. Uraian Tanggung jawab
• Bertanggung jawab mengatur segala hal yang berhubungan
dengan tenaga kerja, penetapan gaji dan tunjangan sesuai dengan
ketetapan perusahaan.
D. Wewenang yang dimiliki
• Memiliki wewenang dalam menyimpan semua catatan seluruh
personnel termasuk pendidikan, pelatihan, dan kualifikasi untuk
melakukan kegiatan.
16. Office Manager
A. Fungsi dan Tujuan
• Menangani semua masalah Kesehatan & Keselamatan dan
Pertolongan Pertama kepada semua staff yang bekerja di
perusahaan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Membuat suatu perencanaan dalam memanajemen semua
kegiatan kantor termasuk area public.
b. Tugas Koordinasi
• Mengelola semua kantor IT dan sistem telekomunikasi dan
pemesanan barang.
• Menyediakan dukungan SDM dan akuntansi.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
73
• Menjaga catatan pengeluaran kas kecil.
• Menangani semua tagihan, tagihan dan biaya klaim
C. Uraian Tanggung jawab
• Bertanggungjawab dalam proses pengembangan dan kemajuan
Sumber Daya Staff di perusahaan, karena hal tersebut dapat
mempengaruhi nilai kemajuan perusahaan itu sendiri.
D. Wewenang yang dimiliki
• Office Manager memiliki wewenang untuk memberikan laporan
kepada Direktur mengenai Sumber Daya Staff.
17. Accounting Manager
A. Fungsi dan Tujuan
• Mengevaluasi pelaksanaan kerja pada hari itu (evening briefing).
• Menangani complain tamu yang tidak dapat ditangani oleh
cashier staff.
• Merencanakan strategi accounting perusahaan secara tepat sesuai
strategi bisnis perusahaan.
• Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai
aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L
• Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas
akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.
74
• Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem accounting
untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi
bisnis.
• Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar
dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akun
• Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian
target perusahaan.
B. Uraian Tugas-tugas
a. Tugas Perencanaan (Planning)
• Memberikan briefing kepada receptionist dan cashier staff 10
menit sebelum jam kerja, memeriksa penampilan mereka
sesuai dengan standard grooming.
b. Tugas Koordinasi
• Memeriksa dan memastikan semua peralatan dan
perlengkapan operasional dan penunjang lainnya dalam
keadaan baik dan layak pakai.
• Memeriksa dan mencatat semua perubahan data kedatangan
dan keberangkatan tamu, beserta dokumen pendukung
lainnya.
c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)
• Mengatur tugas-tugas cashier staff, terutama pada saat sibuk.
• Menandatangani setiap pengeluaran uang sesuai dengan
wewenangnya.
75
C. Uraian Tanggung jawab
• Membuat jadwal kerja untuk semua staff, mengatur semua
pekerjaan mereka setiap hari.
D. Wewenang yang dimiliki
• Memiliki wewenang yaitu dalam mengisi Log book.
3.1.3.1 Uraian Tugas Struktur Organisasi Cabang
18. Areal Sales Manager (ASM) dan Key Account Manager (KAM)
• Meeting dengan top 15 consultant – bulanan
Menginformasikan kepada mereka mengenai berita seputar
perusahaan, promo, hal-hal apa yang sudah ditingkatkan, serta meminta
masukan mengenai sistem, service dan mengenai kantor cabang.
• Briefing dengan staff – mingguan
Menjelaskan dan mengevaluasi serta memberikan informasi
kepada staff berita mengenai seputar Oriflame, dan juga membahas tingkat
service juga complain yang diterima serta apa yang harus dilakukan jika
mereka menerima complain tersebut.
• Rotasi staff
Rotasikan staff setiap tiga bulan agar mereka terus belajar
mengenai hal-hal yang baru.
19. Service Center Supervisor (SCS)
• Meeting dengan top 15 consultant – Bulanan
76
Bertemu dengan top 15 consultant, bersama ASM, untuk membahas
tingkat customer service, perbaikan, serta mendapatkan input
tambahan.
• Briefing dengan staff.
• Briefing mingguan.
• Briefing pagi dua kali seminggu.
• Briefing dengan kurir.
• Pastikan lead time yang jelas.
• Mengingatkan kurir tentang peraturan-peraturan dan tanggung
jawab kurir tersebut.
• Check-List Harian
Untuk memastikan operasi cabang dan menentukan hal-hal yang
perlu diprioritaskan pada hari itu.
20. Warehouse Supervisor
• Pick & Pack
• Menyiapkan order
• Packing Dan Dispatch
21. Warehouse Staff
• Menyiapkan barang sesuai dengan orderan.
22. Delivery
• Mengirim barang sesuai dengan order pada alamat yang sudah
dicantumkan.
77
23. Head Cashier
Mengkoordinasi dan mengecek kinerja :
• Immediate Orders
• Phone Orders Staff
• Fax Orders Staff
24. Cashier staff
• Menerima dan mengerjakan fax orders.
• Memeriksa pembayaran.
• Mengisi log-book dengan informasi penting.
• Melakukan konfirmasi kepada consultant.
• Melakukan konfirmasi mengenai orders dispatch ke Warehouse.
25. Customer Care
• Memberikan solusi atas masalah-masalah consultant
• Mencatat complain
• Membantu consultant
26. Branch IT Administrator
• IT Responsible
- Maintenance email server
- Maintenance software dan hardware yang digunakan pada PT.
Orindo Alam Ayu
- Maintenance jaringan ke cabang-cabang
- Trouble shuting
78
3.1.4 Visi Misi Perusahaan
3.1.4.1 Visi Perusahaan
Menjadikan perusahaan kosmetik yang menghadirkan jenis perawatan
kulit yang berbeda dibuat dari bahan alami dan tidak pernah diuji coba pada
hewan. PT Orindo Alam Ayu akan menjadi market leader yang kuat di dalam
bidangnya serta menjadi pilihan yang utama bagi para Consultant, Pelanggan
dan Karyawannya.
3.1.4.2 Misi Perusahaan
Dengan selalu menghadirkan produk-produk yang berkualitas dengan
harga terjangkau dan memelihara kualitas produk juga pelayanan yang baik
serta menawarkan peluang yang unik bagi para Consultant, Pelanggan dan
Karyawannya.
3.2 Sistem yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Penjualan yang Berjalan pada PT. Orindo Alam Ayu
PT Orindo Alam Ayu mengeluarkan katalog barang – barang promo dan
barang baru yang dijual pada setiap bulannya di mana katalog tersebut dijual
pada Pelanggan (Consultant).
a. Fax Order
Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada
bulan yang berjalan dengan mengirim fax ke Cashier Staff yang berisi
Consultant Order Form (COF) beserta alamat lengkap pengiriman dan nomor
79
telepon yang dapat dihubungi. Cashier Staff akan mengecek Consultant
Order Form (COF) pada fax dan mencatat jam dan tanggal penerimaan fax
serta isi dari fax tersebut ke dalam Log Book Fax, Lalu Cashier Staff akan
membuka Form Penjualan dan komputer akan menampilkan Form Penjualan
kemudian Cashier Staff akan menginput nomor Consultant pada Form
Penjualan, Cashier Staff mengecek dan menginput isi COF dan barang. Lalu
Komputer akan memproses pesanan tersebut.
Jika barang kosong atau data tidak jelas maka Cashier Staff akan
mengkonfirmasikan kepada Pelanggan (Consultant) mengenai order yang
tidak jelas dan mengenai penggantian produk lain untuk barang kosong.
Jika pesanan tidak mencapai minimal order akan dikenakan handling
fee, maka Cashier Staff akan mengkonfirmasikan kepada Pelanggan
(Consultant) mengenai Pelanggan (Consultant) tetap mau melakukan order
dengan tambahan biaya handling fee atau menambah pesanan atau
mengagalkan pesanan.
Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan
(Consultant) total orderan via SMS atau telepon. Setiap transaksi yang sudah
disetujui oleh Pelanggan (Consultant) akan disimpan dalam System Database
Transaksi Penjualan Sementara. Pelanggan (Consultant) akan melakukan
pembayaran dan mengirimkan fax Bukti Transfer, jika Bukti Transfer telah
diterima maka Cashier Staff akan membuat copynya dan mencatatnya pada
Log Book Pembayaran.
80
Cashier Staff akan membuka Form Pembayaran lalu komputer akan
menampilkan Form Pembayaran,setelah itu akan menginput nomor
Consultant dalam Form Pembayaran sehingga akan menampilkan Form
Penjualan dengan data mengenai pemesanan yang dilakukan oleh Pelanggan
(Consultant) tersebut.
Cashier Staff akan menginput nomor bukti transfer. Kemudian
Cashier Staff mengapprove penjualan tersebut sehingga data pada penjualan
sementara tersimpan pada Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang
langsung tercetak secara otomatis di bagian Warehouse.
Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk
menyiapkan barang. Setelah menyiapkan barang maka Warehouse akan
memberikan barang beserta invoice 2 rangkap ke Delivery Staff. Delivery
Staff akan menerima invoice dan barang dari Warehouse lalu akan mengirim
barang tersebut berdasarkan invoice lalu menyerahkan barang tersebut pada
Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda tangan pada invoice dimana
rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2 sebagai bukti penerimaan barang
dan diarsipkan. Jika barang tidak terkirim maka Delivery Staff akan
mengirimnya kembali keesokan harinya.
Delivery Staff akan membuka form delivery, lalu komputer
menampilkan Form Delivery dan menginput nomor Invoice ke Form
Delivery serta menginput keterangan status pengiriman barang tersebut yang
disimpan dalam Database Delivery.
81
Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan
membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash
Book.
Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer
akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode
bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book tersebut
dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head Cashier akan
mengumpulkan selisih uang tersebut.
b. Immediate Order
Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada
bulan yang berjalan dengan menyerahkan COF yang berisi pesanan. Cashier
Staff akan mengecek Consultant Order Form (COF). Kemudian Cashier Staff
akan menginput nomor Consultant pada Form Penjualan, Cashier Staff
mengecek dan menginput isi COF dan barang. Lalu Komputer akan
memproses pesanan tersebut.
Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan
(Consultant) total orderan. Kemudian Cashier Staff mengapprove penjualan
tersebut sehingga data pada penjualan tersimpan pada Database Penjualan
berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak secara otomatis di bagian
Warehouse dan mencetak bukti pembayaran.
Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk
menyiapkan barang. Pelanggan (Consultant) akan memberikan bukti
82
pembayaran pada bagian Warehouse lalu akan lalu menyerahkan barang
tersebut berdasarkan invoice pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta
tanda tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2
sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan.
Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan
membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash
Book.
Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer
akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode
bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book tersebut
dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head Cashier akan
mengumpulkan selisih uang tersebut.
c. Phone Order
Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog
pada bulan yang berjalan dengan menghubungi phone order Oriflame dan
akan menanyakan ID consultant, alamat pengiriman, no.telepon
consultant, dan pesanannya. Kemudian Cashier Staff akan menginput
nomor Consultant pada Form Penjualan dan menginput pesanan dan
mengecek barang. Lalu Komputer akan memproses pesanan tersebut.
Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan
(Consultant) total orderan. Kemudian Cashier Staff mengapprove
penjualan tersebut sehingga data pada penjualan tersimpan pada
83
Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak
secara otomatis di bagian Warehouse.
Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya
untuk menyiapkan barang. Setelah menyiapkan barang maka Warehouse
akan memberikan barang beserta invoice 2 rangkap ke Delivery Staff.
Delivery Staff akan menerima invoice dan barang dari Warehouse lalu
akan mengirim barang tersebut berdasarkan invoice lalu menyerahkan
barang tersebut pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda
tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2
sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan. Jika barang tidak
terkirim maka Delivery Staff akan mengirimnya kembali keesokan
harinya.
Delivery Staff akan membuka form delivery, lalu komputer
menampilkan Form Delivery dan menginput nomor Invoice ke Form
Delivery serta menginput keterangan status pengiriman barang tersebut
yang disimpan dalam Database Delivery.
Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran
dan membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form
Cash Book.
Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer
akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode
bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book
84
tersebut dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head
Cashier akan mengumpulkan selisih uang tersebut.
3.2.2 Identifikasi Event Sistem Penjualan
Event Internal Agent
Assuming
Responsibility
Start When Activities In The Event
Menerima dan
Menginput
pesanan
Cashier Staff Menerima Fax
COF
Mengecek isi Fax, COF
Immediate, dan Phone Order
lalu menginputnya pada Form
Penjualan
Mengkonfirmasi
pembayaran
Cashier Staff Menerima Bukti
Transfer
Menerima Bukti Transfer dan
Mengapprove Form Penjualan
Mengecek
invoice dan
Menyiapkan
barang
Warehouse Menerima
Invoice
Mengecek Invoice 2 rangkap
yang masuk dan menyiapkan
Barang berdasarkan Invoice
tersebut lalu menyerahkannya
ke Bagian Delivery
Menyerahkan
Barang
Warehouse Menyerahkan
Barang ke
Pelanggan
Menyerahkan Barang ke
Pelanggan berdasarkan Bukti
Pembayaran
Mengirim barang Delivery Staff Menerima
Barang dan
Invoice
Mengirim Barang berdasarkan
Invoice
Membuat
Laporan
Penjualan
Head Cashier Mengumpulkan
Bukti Transfer
Mengumpulkan uang serta
Bukti Transfer dan Membuat
laporan penjualan
Tabel 3.1 Event Table
85
3.2.3 Overview Activity Sistem Penjualan
Gambar 3.3 Overview Activity Sistem Penjualan
86
3.2.4 Workflow Table Sistem Penjualan Fax Order
Actor Activities Pelanggan (Consultant)
Cashier Staff
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Pemesanan Barang Fax Order 1. Mengirim Fax
2. Menerima Fax
3. Mencatat dalam Log Book Fax
4. Membuka Form Penjualan
5. Menampilkan Form Penjualan
6. Menginput No Consultant
7. Mengecek dan menginput isi COF dan Barang
8. Memproses Pesanan
9. Mengkonfirmasi Pelanggan Fax tidak jelas dan Barang Kosong
10. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee
11. Menyimpan Data Penjualan
Pelanggan (Consultant)
Pelanggan (Consultant)
Cashier Staff
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cek Bukti Transfer Fax Order
12. Melakukan Pembayaran
13. Mengirim Fax Bukti Pembayaran
14. Menerima Bukti Transfer
15. Mencatat dalam Log Book Pembayaran
16. Membuka Form Pembayaran
17. Menampilkan Form Pembayaran
18. Menginput No Consultant Pada Form Penjualan
19. Menampilkan Form Penjualan
20. Menginput No. Bukti Transfer
87
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
21. Mengapprove Form Penjualan
22. Memproses dan Menyimpan
23. Mengeprint Invoice 2 Rangkap di Bagian Warehouse
Warehouse
Warehouse
Warehouse
Menyiapkan Barang Fax Order
24. Mengecek Invoice yang masuk
25. Menyiapkan barang
26. Memberikan ke Bagian Delivery
Delivery Staff
Delivery Staff
Pelanggan (Consultant)
Delivery Staff
Delivery Staff
Komputer
Delivery Staff
Komputer
Pengiriman Barang Fax Order
27. Menerima Invoice dan Barang
28. Mengirim Barang berdasarkan Invoice
29. Menerima Barang dan Menandatagani Invoice
30. Menerima Invoice Rangkap 2
31. Membuka Form Delivery
32. Menampilkan Form Delivery
33. Menginput Keterangan Status Pengiriman
34. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran
Head Cashier
Head Cashier
Komputer
Head Cashier
Komputer
Komputer
Head Cashier
Laporan Fax Order
35. Mengumpulkan Uang dan Copy Bukti Transfer
36. Membuka Form Cash Book
37. Menampilkan Form Cash Book
38. Menginput Periode Cash Book
39. Memproses Form Cash Book
40. Menampilkan Form Cash Book
41. Mengecek Cash Book
Table 3.2 Workflow Table Sistem Penjualan Fax Order
88
3.2.5 Workflow Table Sistem Penjualan Immediate Order
Actor Activities Pelanggan (Consultant)
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Pemesanan Barang Immediate Order 1. Memesan Barang
2. Menerima Pesanan
3. Membuka Form Penjualan
4. Menampilkan Form Penjualan
5. Menginput No Consultant
6. Mengecek dan menginput isi COF dan Barang
7. Memproses Pesanan
8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong
9. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee
10. Menyimpan Data Penjualan
Warehouse
Warehouse
Warehouse
Menyiapkan Barang Immediate Order
11. Mengecek Invoice yang masuk
12. Menyiapkan barang
13. Menyerahkan barang ke Pelanggan
Head Cashier
Head Cashier
Komputer
Head Cashier
Komputer
Komputer
Head Cashier
Laporan Immediate Order
14. Mengumpulkan Hasil Penjualan
15. Membuka Form Cash Book
16. Menampilkan Form Cash Book
17. Menginput Periode Cash Book
18. Memproses Form Cash Book
19. Menampilkan Form Cash Book
20. Mengecek Cash Book
Table 3.3 Workflow Table Sistem Penjualan Immediate Order
89
3.2.6 Workflow Table Sistem Penjualan Phone Order
Actor Activities
Pelanggan (Consultant)
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Cashier Staff
Cashier Staff
Komputer
Pemesanan Barang Phone Order
1. Memesan Barang via Telephone
2. Menerima Pesanan
3. Membuka Form Penjualan
4. Menampilkan Form Penjualan
5. Menginput No Consultant
6. Mengecek dan menginput isi COF dan Barang
7. Memproses Pesanan
8. Mengkonfirmasi Pelanggan Fax tidak jelas dan Barang Kosong
9. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee
10. Menyimpan Data Penjualan
Warehouse
Warehouse
Warehouse
Menyiapkan Barang Phone Order
11. Mengecek Invoice yang masuk
12. Menyiapkan barang
13. Memberikan ke Bagian Delivery
Delivery Staff
Delivery Staff
Pelanggan (Consultant)
Delivery Staff
Delivery Staff
Komputer
Pengiriman Barang Phone Order
14. Menerima Invoice dan Barang
15. Mengirim Barang berdasarkan Invoice
16. Menerima Barang dan Menandatagani Invoice
17. Menerima Invoice Rangkap 2
18. Membuka Form Delivery
19. Menampilkan Form Delivery
90
Delivery Staff
Komputer
20. Menginput Keterangan Status Pengiriman
21. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran
Head Cashier
Head Cashier
Komputer
Head Cashier
Komputer
Komputer
Head Cashier
Laporan Phone Order
22. Mengumpulkan Hasil Penjualan
23. Membuka Form Cash Book
24. Menampilkan Form Cash Book
25. Menginput Periode Cash Book
26. Memproses Form Cash Book
27. Menampilkan Form Cash Book
28. Mengecek Cash Book
Table 3.4 Workflow Table Sistem Penjualan Phone Order
91
3.2.7 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan
3.2.7.1 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Fax Order
3.2.7.1.1 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Fax Order
Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Fax Order
92
3.2.7.1.2 Detail Activity Diagram Cek Bukti Transfer Fax Order
Pelanggan (Consultant) KomputerCashier
12. Melakukan Pembayaran
13. Mengirim Fax Bukti Transfer
14. Meneriman Bukti Transfer
Tr_Penjualan Sementara
18. Menginput No Consultan Pada Form Pembayaran
BUKTI TRANSFER
21. Mengapprove Form Penjualan
Tr_Penjualan
20. Menginput No Bukti Transfer
BUKTI TRANSFER
16. Membuka Form Pembayaran
17. Menampilkan Form Pembayaran
19. Menampilkan Form Penjualan
Tr_Pembayaran
22. Memproses dan Menyimpan
23. Mengeprint Invoice 2 Rangkap di Bagian Warehouse
Ms_Barang
15. Mencatat dalam Log Book Pembayaran
LOG BOOK PEMBAYARAN
Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Cek Bukti Transfer Fax Order
93
3.2.7.1.3 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Fax Order
Warehouse
24. Mengecek Invoice yang masuk
25. Menyiapkan barang
26. Memberikan ke Bagian Delivery
Invoice
Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Fax Order
94
3.2.7.1.4 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Fax Order
Pelanggan (Consultant) KomputerDelivery
27. Menerima Invoice dan Barang
Ms_Delivery
28. Mengirim Barang berdasarkan Invoice
33. Menginput Keterangan Status Pengiriman
Invoice
Invoice(Ttd)
29. Menerima Barang dan Menandatagani Invoice
30. Menerima invoice Rangkap 2
[SUKSES]
[TIDAK DITERIMA / TERKIRIM]
31. Membuka Form Delivery
32. Menampilkan Form Delivery
34. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran
Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Fax Order
95
3.2.7.1.5 Detail Activity Diagram Laporan Fax Order
Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Laporan Fax Order
96
3.2.7.2 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Immediate Order
3.2.7.2.1 Detail Pemesanan Barang Immediate Order
Cashier StaffPelanggan (Consultant)
Komputer
1. Memesan barang
2. Menerima pesanan
6. Mengecek dan Menginput isi COF dan Barang
Tr_Penjualan Sementara
COF
8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong
9. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee
3. Membuka Form Penjualan
Tr_Penjualan Sementara
4. Menampilkan Form Penjualan
5. Menginput No consultant
Ms_Karyawan
10. Menyimpan data pejualan
7. Memproses Pesanan
[OK]
[TIDAK SESUAI]
[ YES]
[NO Handling Fee]
Ms_Consultan
Ms_Barang
Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Immediate Order
97
3.2.7.2.2 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Immediate Order
Gambar 3.10 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Immediate Order
98
3.2.7.2.3 Detail Activity Diagram Laporan Immediate Order
KomputerHead Cashier
14. Mengumpulkan Hasil Penjualan
20. Mengecek Cash Book
COPY BUKTI TRANSFER
Tr_Penjualan
[Sesuai]
[Tidak Sesuai]
15. Membuka Form Cash Book
16. Menampilkan Form Cash Book
17. Menginput Periode Cash Book
18. Memproses Form Cash Book
19. Menampilkan Form Cash Book
Gambar 3.11 Detail Activity Diagram Laporan Immediate Order
99
3.2.7.3 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Phone Order
3.2.7.3.1 Detail Pemesanan Barang Phone Order
Cashier Staff KomputerPelanggan (Consultant)
1. Memesan barang via Telephone
2. Menerima pesanan
6. Mengecek dan Menginput isi COF dan Barang
Tr_Penjualan Sementara
COF
8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong
9. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee
3. Membuka Form Penjualan
Tr_Penjualan Sementara
4. Menampilkan Form Penjualan
5. Menginput No consultant
Ms_Karyawan
10. Menyimpan data pejualan
7. Memproses Pesanan
[OK]
[TIDAK SESUAI]
[ YES]
[NO Handling Fee]
Ms_Consultan
Ms_Barang
Gambar 3.12 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Phone Order
100
3.2.7.3.2 Detail Penyiapan Barang Phone Order
Warehouse
11. Mengecek Invoice yang masuk
12. Menyiapkan barang
13. Memberikan ke Bagian Delivery
Invoice
Gambar 3.13 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Phone Order
101
3.2.7.3.3 Detail Pengiriman Barang Phone Order
Pelanggan (Consultant) Delivery Komputer
14. Menerima Invoice dan Barang
Ms_Delivery
15. Mengirim Barang berdasarkan Invoice
20. Menginput Keterangan Status Pengiriman
Invoice
Invoice(Ttd)
16. Menerima Barang dan Menandatagani Invoice
17. Menerima invoice Rangkap 2 dan Pembayaran
[SUKSES]
[TIDAK DITERIMA / TERKIRIM]
18. Membuka Form Delivery
19. Menampilkan Form Delivery
21. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran
Gambar 3.14 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Phone Order
102
3.2.7.3.4 Detail Laporan Phone Order
KomputerHead Cashier
22. Mengumpulkan Hasil Penjualan
28. Mengecek Cash Book
COPY BUKTI TRANSFER
Tr_Penjualan
[Sesuai]
[Tidak Sesuai]
23. Membuka Form Cash Book
24. Menampilkan Form Cash Book
25. Menginput Periode Cash Book
26. Memproses Form Cash Book
27. Menampilkan Form Cash Book
Gambar 3.15 Detail Activity Diagram Laporan Phone Order
103
3.2.8 Risiko pada Sistem Berjalan
3.2.8.1 Business Risk
• Perselisihan tenaga kerja
• Peralatan yang kurang memadai pada sistem informasi penjualan
3.2.8.2 Audit Risk
• Salah menganalisa suatu permasalahan pada sistem informasi
penjualan
• Ketidakmampuan auditor dalam menyelesaikan dan mengungkap
materi kesalahan pada sistem informasi penjualan
• Kemungkinan adanya data yang invalid yang dapat mengakibatkan
penipuan pada sistem informasi penjualan
3.2.8.3 Security Risk
• Data yang di upload dan download tidak utuh
3.2.8.4 Continuity Risk
• Recovery dan Backup data corrupt dan hilang terhadap sistem
informasi penjualan
• Recovery tidak dapat dilakukan
• Backup data pada sistem informasi penjualan tidak berjalan dengan
baik
• Backup data tidak dapat dilakukan