63

59

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum PT. Dell Pan Tunggal

PT. Dell Pan Tunggal secara historis telah berdiri sejak bulan september 1989

yang disahkan dengan Notaris Charles Herwana, SH dengan nomor

C/1849.HT.03.01./TH.2002, awalnya merupakan perusahaan percetakaan kecil yang

memberikan jasa pelayanan berupa barang cetakan yang awalnya bernama

CV.ADHI GRAFIKA CORPORATION dan dikelola dengan susunan pengurus

sebagai berikut :

Direktur Utama : ADIDHARMA NURHALIM

Komisaris : ERLINA

Sejak tahun 1994 seiring dengan perkembangan usaha, perusahaan dipercaya

menjadi distributor produk - produk kertas yang memenuhi kebutuhan berbagai

macam jenis kertas (Antara lain : HVS, NCR, KARTON, ART PAPER,

DOORSLAAG) yang diambil dari pabrikan besar seperti PT. Indah Kiat, PT. Tjiwi

Kimia, PT.Riaw Andala Paper.

Pada saat itu CV.ADHI GRAFIKA CORPORATION hanya memiliki office

yang terletak di Komplek Perkantoran Modern blok CR 25-26-27, JL. Jendral

Sudirman Cipondoh – Tangerang dan memiliki jumlah karyawan sebanyak 8 orang.

Dengan keyakinan bahwa usaha kertas / bisnis kertas sampai kapanpun pasti

dibutuhkan oleh banyak orang, maka dapat dikatakan bahwa dimana ADA

BUSINESS PASTI ADA KERTAS, maka pada tahun 1997 manajemen menambah

outlet / kantor cabang yaitu yang terletak di daerah Cilegon - Banten.

60

60

Setelah 3 ( Tiga ) tahun kemudian tepatnya pada bulan juni tahun 2000, PT. Dell

Pan Tunggal dipercaya menjadi agen tunggal beberapa produk dari Jepang dan

China, yang diantaranya adalah :

• MASNET TR JAPAN : Berupa kertas film (Master Paper)

• PHOTIO PAPAER MERK speed paper dari just corporation ,japan

• MESIN OFFSET MERK MATSUWA, dari MATSUWA JAPAN

Pertumbuhan usaha PT.DELL TUNGGAL dapat dicapai dengan tidak terlampau

sulit karena ada beberapa kondisi pendukung diantaraya :

1. PT. Dell Pan Tunggal adalah satu satunya perusahaan di indonesia dan

hingga saat ini masih dikenal sebagai perusahaan yang menjual barang -

barang paling komplit / lengkap mulai dari kebutuhan KERTAS, TINTA,

MESIN CETAK hingga purna jual yaitu SPARE PART dan bahkan

TENAGA OPERATOR yang dididik untuk dijual kepada customer.

2. Sebagian produk - produk yang dijual merupakan produk – produk yang

dihasilkan oleh Agen Tunggal di indonesia, hal ini menjamin baik secara

kualitas maupun kuantitas dimana prinsip strategi penjualan kami adalah

MENJUAL DENGAN VOLUME BESAR UNTUK MEMPEROLEH

MARGIN BESAR WALAUPUN SECARA SATUAN KELIHATAN

KECIL.

3. Histori dan komitmen business yng teruji karena produk - produk yang dijual

mudah di dapat dimana perusahaan menjalankan planning dan forecasting

terhadap barang yang dijual dan langsung dibina oleh prinsipal dari jepang.

61

61

4. Hampir 99% business printing dan tuntutan adalah business dari mulut

kemulut dimana customer kami adalah customer Repeat (80%) sehingga

produk yang di jual bisanya hanya butuh penjualan sekali saja dan

selanjutnya mereka sendiri yang mencari kami.

5. Dari tahun ke tahun pertumbuhan kami rata rata naik 20 - 30 % hal ini

mendorong kami untuk meletakan sistem manajemen yang baik,

maka terbentuklah induk perusahaan untuk masa depan yaitu PT. Dell

Pan Tunggal dan saat ini susunan pengurusannya adalah :

o Direktur Utama : Adidharma Nurhalim

o Manager Operasional : Ida Kaliyana

o Komisaris : Erlina O.

o Kantor Pusat : Komplek Perkantoran Modern blok CR 25,

Jln. Jendral Sudirman, Cipondoh – Tangerang

o Kantor Cabang I : Cilegon – Banten

o Kantor Cabang II : Bandung – Jawa Barat

o Kantor Cabang III : Yogyakarta – Jawa Tengah

o Kantor Cabang IV : Surabaya – Jawa Timur

3.2 Visi dan Misi PT. Dell Pan Tunggal

PT. Dell Pan Tunggal memiliki Visi dan Misi, yaitu :

Visi : Menjadi perusahaan percetakan dan distribusi kertas serta

perlengkapannya yang berorientasi kepada pelanggan dan dikenal di

seluruh nusantara.

62

62

Misi :

a. Menjadi perusahaan percetakan dan distribusi kertas serta

perlengkapannya yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan yang

semakin meningkat.

b. Memberi jasa pelayanan yang cepat, tepat, dan terpercaya.

c. Memperluas cabang - cabang yang mencakup seluruh nusantara sehingga

dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.

d. Membentuk dan menyediakan Sumber Daya Manusia yang tanggap,

efisien dan berdedikasi tinggi pada visi dan misi perusahaan, serta dapat

meningkatkan kemampuan dalam pengoperasian teknologi modern

sehingga memberi pelayanan yang berkualitas baik.

e. Menjalin kerjasama yang erat dengan pelanggan, supplier, mitra bisnis,

lembaga terkait, dan pemerintah dalam menjalankan bisnis perusahaan.

3.3 Struktur Organisasi PT. Dell Pan Tunggal

Struktur Organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap

tentang hubungan di antara fungsi - fungsi, bagian - bagian atau posisi - posisi,

maupun orang - orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan

tanggungjawab dalam pekerjaanya yang berbeda - beda pada suatu organisasi

menurut keahlian (skill) yang dimilikinya. Pada PT. Dell Pan Tunggal, struktur

organisasinya berbentuk garis, dimana tiap - tiap bagian mempunyai kepala dan

seorang kepala tidak dapat memerintah bawahannya sewenang - wenang. (Struktur

Organisasi terdapat pada gambar 3.1)

63

63

Logi

stik

/ U

mum

Pr

intin

g / C

etak

Pt

g. P

oton

g Sa

les C

ount

er

Rek

am M

aste

r

Kas

ir C

ount

er

Insp

ecto

r

Ptg.

Am

bil /

Su

sun

Bar

ang

/ K

eber

siha

n

Des

ign

Gra

pich

Sopi

r / D

eliv

ery

Ken

ek

Ptg.

Susu

n/M

uat B

rg

Kab

ag. A

ccou

ntin

g

Sale

s Mar

ketin

g K

abag

. Gud

ang

Cre

dit

Kas

ir St

ock

Kee

per

Col

lect

or

Sale

s Kan

vas

Man

ager

Mar

ketin

g M

anag

er O

pera

sion

al

Kac

ab. B

andu

ng

Kac

ab. C

ilego

n

Kac

ab…

…..

Inte

rnal

Aud

itor

BO

D

Dire

ktur

Uta

ma

Gen

eral

Man

ager

IT /

Prog

ram

mer

STR

UK

TU

R O

RG

AN

ISA

SI P

T. D

EL

L P

AN

TU

NG

GA

L

GA

MB

AR

3.1

: ST

RU

KT

UR

OR

GA

NIS

ASI

SU

MB

ER

: PT

. DE

LL P

AN

TU

NG

GA

L (2

006)

64

64

3.4 Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Adapun jabatan dan tanggung jawab dari masing – masing departemen pada

struktur organisasi PT. Dell Pan Tunggal adalah sebagai berikut :

1. BOD ( Board Of Director )

BOD pada PT. Dell Pan Tunggal adalah sebagai pemilik dan pemimpin

tunggal yang dipegang oleh 1 orang.

Tugas BOD :

a. Menentukan kebijakan yang perlu diambil.

b. Merumuskan tujuan dan kebijakan umum perusahaan.

Tanggungjawab BOD :

a. Menetapkan Visi dan Misi perusahaan.

b. Menetapkan dan mengarahkan strategi kepada semua karyawan dan

disesuaikan dengan kebutuhan dan aktifitas perusahaan.

Wewenang BOD :

a. Mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal

dan dalam segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun

kepemilikan.

b. Menetapkan keputusan perjanjian kerjasama dengan pihak lain.

2. Direktur Utama

Tugas Direktur Utama :

a. Menentukan kebijakan yang perlu diambil.

b. Merumuskan tujuan dan kebijakan umum perusahaan.

65

65

Tanggungjawab Direktur Utama :

a. Bertanggung jawab kepada BOD.

b. Menetapkan dan mengarahkan strategi kepada semua karyawan dan

disesuaikan dengan kebutuhan dan aktifitas perusahaan.

Wewenang Direktur Utama :

a. Menetapkan keputusan.

b. Melakukan hubungan kerjasama dengan pihak luar.

3. Internal Auditor

Tugas Internal Auditor :

a. Mengaudit efektifitas dari kinerja perusahaan.

b. Menjalankan audit pada setiap bagian.

c. Memberikan masukan – masukan terhadap bagian yang di audit.

d. Menindak lanjuti hasil temuan audit, apakah bagian yang bersangkutan

telah melakukan tindakan korektif atau tidak.

Tanggungjawab Internal Auditor :

a. Membuat laporan hasil audit dan melaporkannya kepada direktur utama.

Wewenang Internal Auditor :

a. Mendapatkan informasi dari setiap bagian didalam perusahaan guna

membuat laporan hasil audit.

4. General Manager

Tugas General Manager :

66

66

a. Mengevaluasi permintaan marketing / customer untuk memastikan

pelanggan memperoleh produk dalam hal mutu, jumlah, kemasan,

waktu, dan syarat khusus lainnya.

b. Memastikan pengadministrasian informasi / data mutu, penyampaian,

dan penyimpanan sesuai sistem informasi yang berlaku di lingkungan

manufaktur.

c. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan pengadaan barang untuk

kepentingan pencapaian sasaran mutu produk.

Tanggungjawab General Manager :

a. Bertanggung jawab langsung kepada direktur utama.

Wewenang Genaral Manager :

a. Mengusulkan penyesuaian sasaran mutu produk, rencana kerja dan

anggaran mutu dan biaya produksi di lingkungan produksi kepada

direktur utama.

b. Menentukan kesanggupan pemenuhan permintaan marketing / customer

dan penyelesaian perbedaan - perbedaan secara teknik.

5. Manager Marketing

Tugas Manager marketing :

a. Mengembangkan jalur penjualan dan distribusi.

b. Memastikan pencapaian target penjualan.

Tanggungjawab Manager Marketing :

a. Menganalisa pelaksanan kegiatan penjualan dibidang konsumen.

67

67

b. Membuat laporan mengenai pencapai penjualan, aktifitas promosi,

kondisi pasar serta masalah yang muncul.

Wewenang Manager Marketing :

a. Mengusulkan permintaan DPC (Discount Proposal Control).

b. Mengusulkan permintaan bugdet control.

6. Sales marketing

Tugas Sales marketing :

a. Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan penjualan yang ada di

toko kertas.

b. Meningkatkan penjualan produk.

Tanggungjawab Sales marketing :

a. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan penjualan.

b. Membuat laporan mengenai pencapai penjualan, aktifitas promosi,

kondisi pasar serta masalah yang muncul.

Wewenang Sales marketing :

a. Menetapkan DPC (Discount Proposal Control).

b. Menetapkan budget control.

7. Kabag. Accounting

Tugas Kabag. Accounting :

a. Menanggani semua cabang yang masuk dalam satu region.

b. Meningkatkan target penjualan dalam semua divisi.

68

68

Tanggungjawab Kabag. Accounting :

a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan cabang yang masuk dalam

devisi yang dipimpin.

b. Membuat laporan mengenai pencapai penjualan, aktifitas promosi,

kondisi pasar serta masalah yang muncul ditiap area masing - masing.

Wewenang Kabag. Accounting :

a. Memutuskan semua hal yang terjadi di cabang yang termasuk dalam

divisi yang dipimpinnya.

b. Meminta laporan keuntungan, laporan omzet.

8. Kasir

Tugas Kasir :

a. Menerima / meyimpan uang tunai / bilyet giro / cek dari hasil penjualan

dan penagihan, lalu dimasukan kedalam brankas / petty cash.

b. Mempersiapkan bukti setoran/slip bank untuk kemudian disetor ke

Bank.

c. Melakukan stock opname fisik uang untuk dicocokan dengan

administrasi buku kas setiap hari.

Tanggungjawab Kasir :

a. Membukukan semua transaksi penerimaan dan pengeluaran tunai

kedalam buku kas.

b. Mempersiapkan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan

penjualan dan pembelian.

c. Melakukan rekonsiliasi kas.

69

69

Wewenang Kasir :

a. Mengeluarkan uang, seperti biaya - biaya usaha, pembayaran supplier

yang dibawah 1 juta rupiah, setelah dicek dengan bukti pendukungnya

dan di setujui oleh pimpinan.

9. Kabag. Gudang

Tugas Kabag. Gudang :

a. Menyelenggarakan suatu sistem informasi dan administrasi

pergudangan yang baik dan tepat.

b. Menyediakan barang dagangan dalam jumlah yang memadai dan

memastikan kondisi barang dagang yang ditersedia dalam keadaan baik

Tanggungjawab Kabag. Gudang :

a. Memastikan pengiriman barang kepada customer dengan tepat waktu.

b. Bertanggung jawab terhadap keamanan persediaan barang.

10. Collector

Tugas Collector :

a. Melakukan penagihan terhadap piutang yang akan ataupun telah jatuh

tempo.

b. Membuat surat peringatan kepada customer mengenai hutangnya

kepada perusahaan.

Tanggungjawab Collector :

a. Membuat laporan hasil penagihan piutang.

b. Mendapatkan uang hasil pembayaran piutang oleh customer.

70

70

11. Sales Counter

Tugas Sales Counter :

a. Membantu Manager Operasional.

b. Mendukung kegiatan operasional perusahaan.

Tanggungjawab Sales Counter :

a. Memastikan bahwa kegiatan operasional berjalan dengan baik.

12. Sales Kanvas

Tugas Sales Kanvas :

a. Mengadakan promosi terhadap produk baru.

b. Menentukan jadwal dan lokasi promosi.

Tanggungjawab Sales Kanvas :

a. Membuat laporan hasil kegiatan promosi

b. Menciptakan target promosi.

3.5 Gambaran Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal

Didalam sub bab ini akan digambarkan mengenai proses bisnis sistem informasi

penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal.

3.5.1 Diagram Konteks

Didalam sub bab ini terdapat dua jenis Diagram Konteks, yaitu Diagram

Konteks Sistem Informasi Penjualan Tunai dan Diagram Konteks Sistem

Informasi Penjualan Kredit :

71

71

Sistem Informasi Penjualan TunaiPT. Dell Pan Tunggal

Customer

Gudang Accounting

Form_Daftar_Barang _dan_Harga

Daftar_Pesanan

Sales_Order

Laporan_Penjualan_Harian

Sales_Order_Untuk_Siapkan_Barang

Bukti_Bayar

Surat_Jalan_Barang

Laporan_Penjualan_Bulanan

Surat_Jalan

Surat_Jalan_Tertanda_Tangan

Gambar 3.2 : Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan Tunai PT. Dell Pan Tunggal

72

72

Sistem Informasi Penjualan KreditPT. Dell Pan Tunggal

Customer

Gudang Accounting

Form_Daftar_Barang _dan_Harga

Daftar_Pesanan

Laporan_Piutang

Faktur_Untuk_Siapkan_Barang

Faktur

Surat_Jalan_Barang

Surat_Jalan

Surat_Jalan_Tertanda_Tangan

Laporan_Penjualan_Harian

Laporan_Penjualan_Bulanan

Gambar 3.3 : Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan Kredit PT. Dell Pan Tunggal

73

73

3.5.2 Diagram Nol

Didalam sub bab ini terdapat dua jenis Diagram Nol, yaitu Diagram Nol Sistem

Informasi Penjualan Tunai dan Diagram Nol Sistem Informasi Penjualan

Kredit :

1.0Memberikan_

PenawaranCustomer Form_Daftar_Barang_Dan_Harga MS_Barang

2.0Menerima_

PesananDaftar_Pesanan MS_Customer

3.0Membuat_

Sales_Order

Daftar_Pesanan_Terotorisasi

TR_PenjualanSales_Order_Untuk_Customer

4.0Menerima_

PembayaranBukti_Bayar

Sales_Order_Dan_UangTR_Pembayaran

5.0Mengirim_

Barang

Barang_Dan_Surat_Jalan

6.0Membuat_Laporan

Gudang

Sales_Order_Untuk_Gudang

Barang_Dan_Surat_Jalan

AccountingLaporan_Penjualan_Harian

Laporan_Penjualan_Bulanan

Gambar 3.4 : Diagram Nol Sistem Informasi Penjualan Tunai

PT. Dell Pan Tunggal

74

74

1.0Memberikan_

PenawaranCustomer Form_Daftar_Barang_Dan_Harga MS_Barang

2.0Menerima_

PesananDaftar_Pesanan MS_Customer

TR_Penjualan3.0

Membuat_Faktur

TR_Piutang

5.0Membuat_Laporan

Gudang

Accounting Laporan_Piutang

Daftar_Pesanan_Terotorisasi

Faktur

Faktur_Untuk_Siapkan_Barang

4.0Mengirim_

Barang

Barang_dan_Surat_Jalan

Barang_Dan_Surat_Jalan

Laporan_Penjualan_Bulanan

Laporan_Penjualan_Harian

Gambar 3.5 : Diagram Nol Sistem Informasi Penjualan Kredit

PT. Dell Pan Tunggal

3.5.3 Prosedur Sistem Informasi Penjualan

Didalam sub bab ini terdapat dua jenis prosedur sistem informasi penjualan,

yaitu Prosedur Sistem Informasi Penjualan Tunai dan Prosedur Sistem

Informasi Penjualan Kredit :

75

75

3.5.3.1 Prosedur Sistem Informasi Penjualan Tunai

Didalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur sistem informasi

penjualan tunai pada PT. Dell Pan Tunggal, yaitu :

1. Memberikan Penawaran

a. Bagian Sales marketing mengecek kedalam database Barang

Dagang dan memberikan penawaran kepada Customer.

2. Menerima Pesanan

a. Bagian Sales marketing menerima Daftar Pesanan dari Customer.

b. Bagian Sales marketing akan mengecek data Customer didalam

database Customer, apabila nama Customer belum terdaftar maka

bagian Sales marketing akan meng-input data Customer tersebut

kedalam database Customer.

c. Lalu daftar pesanan tersebut akan diotorisasi.

3. Membuat Sales order

a. Daftar Pesanan yang terotorisasi akan dibuat Sales order.

b. Bagian Sales marketing akan mengecek database Barang Dagang

dan database Customer.

c. Apabila semuanya sesuai maka akan dibuat Sales order dan

disimpan kedalam TR_Penjualan.

d. Sales order akan dicetak sebanyak 4 rangkap.

e. Sales order rangkap 1 dan 2 akan diberikan kepada Customer,

rangkap 3 diberikan ke bagian Gudang, dan rangkap 4 akan

diarsipkan oleh bagian Sales marketing.

76

76

4. Menerima Pembayaran

a. Customer akan memberikan Sales order rangkap 1 dan 2 kepada

bagian Kasir.

b. Bagian Kasir akan mengecek kedalam TR_Penjualan dan

memberitahukan jumlah uang yang harus dibayarkan.

c. Bagian Kasir setelah menerima uang dari Customer, lalu membuat

Bukti Bayar dan disimpan kedalam TR_Pembayaran.

d. Bukti Bayar akan dicetak sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 akan

diberikan kepada Customer dan rangkap ke 2 akan diarsip oleh

bagian Kasir.

e. Selain itu juga bagian Kasir akan mencap ”LUNAS” pada Sales

order rangkap ke 1 dan 2, rangkap ke 1 akan diberikan kepada

Customer dan rangkap 2 akan diarsip oleh bagian Kasir.

f. Bagian Kasir akan memberikan Bukti Bayar rangkap 1 dan Sales

order rangkap 1 tercap ”LUNAS” kepada Customer.

5. Mengirim Barang

a. Bagian Gudang akan menerima Sales order rangkap ke 3 dari

bagian Sales marketing, lalu mempersiapkan barang sesuai

dengan pesanan dan meng-update jumlah persediaan barang

didalam MS_Barang.

b. Bagian Gudang akan mengecek kedalam TR_Penjualan dan akan

membuat Surat Jalan sebanyak 2 rangkap. Barang dagang dan

Surat Jalan Rangkap 1 dan 2 akan diberikan kepada bagian

77

77

pengiriman untuk ditanda tangani oleh Customer sebagai bukti

barang diterima.

c. Bagian pengiriman memberikan barang dagang dan Surat Jalan

rangkap 1 dan 2 kepada Customer untuk ditandatangani.

d. Setelah Surat Jalan rangkap 1 dan 2 ditandatangani, Bagian

pengiriman akan memberikan Surat Jalan rangkap ke 1 ke bagian

Sales marketing dan rangkap 2 akan diberikan kepada bagian

Gudang untuk diarsip.

6. Membuat Laporan

a. Setiap sore, Bagian Sales marketing akan mengecek

TR_Penjualan untuk membuat Laporan Penjualan Harian.

b. Bagian Sales marketing akan mencetak Laporan Penjualan Harian

dan akan diberikan kepada Bagian Accounting.

c. Setiap akhir bulan, Bagian Sales marketing akan mengecek

TR_Penjualan dan TR_Pembayaran untuk membuat Laporan

Penjualan Bulanan.

d. Bagian Sales marketing akan mencetak Laporan Penjualan

Bulanan dan akan diberikan kepada Bagian Accounting.

3.5.3.2 Prosedur Sistem Informasi Penjualan Kredit

Didalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur sistem informasi

penjualan kredit pada PT. Dell Pan Tunggal, yaitu :

78

78

1. Memberikan Penawaran

a. Bagian Sales marketing mengecek kedalam database barang

dagang dan memberikan penawaran kepada Customer.

2. Menerima Pesanan

a. Bagian Sales marketing menerima Daftar Pesanan dari Customer.

b. Bagian Sales marketing akan mengecek data Customer didalam

database customer, apabila nama customer belum terdaftar maka

bagian Sales marketing akan meng-input data customer tersebut

kedalam database customer. Selain itu Bagian Sales marketing

akan mengecek credit limit Customer yang bersangkutan, apabila

tidak memenuhi maka akan diberikan peringatan kepada

Customer tersebut.

c. Apabila credit limit Customer tersebut memenuhi, daftar pesanan

akan diotorisasi.

3. Membuat Faktur

a. Daftar Pesanan yang terotorisasi akan dibuat Faktur.

b. Bagian Sales marketing akan mengecek database Barang Dagang

dan database Customer.

c. Setelah semuanya sesuai, lalu bagian Sales marketing akan

membuat Faktur dan disimpan kedalam TR_Penjualan dan

TR_Piutang.

d. Faktur akan dicetak sebanyak 3 rangkap.

79

79

e. Faktur rangkap ke 2 akan diberikan kepada Customer, rangkap

ke 3 diberikan kepada bagian Gudang, dan Rangkap ke 1 akan

diarsip oleh Sales marketing.

4. Mengirim Barang

a. Bagian Gudang akan menerima Faktur rangkap ke 3 dari bagian

Sales marketing, lalu mempersiapkan barang sesuai dengan

pesanan dan meng-update jumlah persediaan barang didalam

MS_Barang.

b. Bagian Gudang akan mengecek kedalam TR_Penjualan dan akan

membuat Surat Jalan sebanyak 2 rangkap. Barang Dagang dan

Surat Jalan Rangkap 1 dan 2 akan diberikan kepada bagian

pengiriman untuk ditanda tangani oleh Customer sebagai bukti

barang diterima.

c. Bagian pengiriman memberikan Barang Dagang dan Surat Jalan

rangkap 1 dan 2 kepada Customer untuk ditandatangani.

d. Setelah Surat Jalan rangkap 1 dan 2 ditandatangani, Bagian

pengiriman akan memberikan Surat Jalan rangkap ke 1 ke bagian

Sales marketing dan rangkap 2 akan diberikan kepada bagian

Gudang untuk diarsip.

5. Membuat Laporan

a. Setiap sore, Bagian Sales marketing akan mengecek

TR_Penjualan untuk membuat Laporan Penjualan Harian.

b. Bagian Sales marketing akan mencetak Laporan Penjualan Harian

dan akan diberikan kepada Bagian Accounting.

80

80

c. Setiap Akhir Bulan, Bagian Sales marketing akan mengecek

TR_Penjualan dan TR_Piutang untuk membuat Laporan Piutang

dan Laporan Penjualan Bualanan.

d. Bagian Sales marketing akan mencetak Laporan Piutang dan

Laporan Penjualan Bulanan, lalu akan diberikan kepada Bagian

Accounting.

3.6 Laporan Yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan dari kegiatan penjualan pada PT. DELL PAN

TUNGGAL, yaitu terdiri dari :

1. Laporan Penjualan Harian.

Laporan ini berisi tentang kegiatan transaksi penjualan tunai, penjualan

kredit, dan pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan selama 1 hari.

2. Laporan Penjualan Bulanan.

Laporan ini berisi tentang seluruh kegiatan transaksi penjualan tunai dan

penjualan kredit yang terjadi dalam perusahaan selama 1 bulan.

3. Laporan Piutang.

Laporan ini berisi tentang seluruh piutang yang terjadi dalam perusahaan

selama 1 bulan.

81

81

3.7 Resiko dan Pengendalian

3.7.1 Resiko dan Pengendalian umum (General Control) pada Sistem

Informasi Penjualan

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan

terhadap PT. DELL PAN TUNGGAL, dapat disimpulkan bahwa resiko dan

pengendalian keamanan yang ada pada sistem informasi penjualan, antara

lain :

1. Jika didalam ruangan yang terdapat peralatan komputer tidak

dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran otomatis, maka apabila

terjadi suatu kebakaran, api akan cepat membakar peralatan

komputer.

2. Jika tidak terdapat kamera pengawas disetiap ruangan tempat aset

perusahaan disimpan khususnya ruang server, apabila terjadi

kehilangan maka sulit untuk dibuktikan.

3. Jika tidak ada kebijakan perusahaan yang mewajibkan karyawannya

untuk mengganti password secara berkala, maka dapat menyebabkan

kemungkinan akses dilakukan oleh karyawan yang tidak berwenang.

4. Jika karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman

didekat peralatan komputer, maka minuman yang tumpah dapat

menyebabkan arus pendek pada peralatan komputer dan makanan

yang jatuh pada peralatan komputer dapat mengakibatkan datangnya

serangga atau yang menyebabkan kerusakan pada peralatan /

hardware.

82

82

3.7.2 Resiko dan Pengendalian Aplikasi (Application Control) pada Sistem

Informasi Penjualan

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah

dilakukan terhadap PT. DELL PAN TUNGGAL, dapat disimpulkan bahwa

resiko dan pengendalian internal sistem, antara lain :

1. Resiko dan Pengendalian Batasan yang ada, antara lain :

a. Dengan tidak adanya penggantian password secara rutin, dapat

menyebabkan kurang terjaminnya kerahasiaan akan password

tersebut sehingga dapat diketahui dan dapat disalahgunakan.

2. Resiko dan Pengendalian Masukan yang ada, antara lain :

a. Dengan tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang melakukan

input data dengan yang mengeluarkan output laporannya maka akan

menimbulkan kemungkinan tindakan kecurangan.

b. Kesalahan otoritas dalam menggunakan aplikasi penjualan dapat

menyebabkan kemungkinan terjadinya manipulasi data.

c. Jika tidak memiliki fungsi peringatan dari aplikasi penjualan atas

data yang belum di back up, menyebabkan user tidak dapat

mengambil tindakan apabila terjadi kehilangan data.

3. Resiko dan Pengendalian Keluaran yang ada, antara lain :

a. Jika didalam penyajian laporan tidak memiliki keterangan yang

lengkap seperti nama pencetak dan tanggal cetak, maka laporan

yang dihasilkan tidak dapat dipercaya dan tidak akurat.

83

83

b. Jika laporan yang dihasilkan tidak didistribusikan tepat pada

periode dapat menyebabkan kekeliruan atau kebingungan tentang

kondisi dan keberadaan laporan tersebut.

3.8 Hardware, Software, dan Brainware PT. Dell Pan Tunggal

Didalam PT. Dell Pan Tunggal terdapat 23 komputer (Hardware) dengan

spesifikasi :

Motherboard untuk Pentium 3.

Processor Pentium III 1,2 Ghz.

RAM 256 PC 2700.

VGA Card on board 32 mb.

CD-Rw Rom.

Floppy 1.44.

Mouse dan Keyboard.

Monitor 15”.

Adapun juga Software yang digunakan untuk mendukung proses penjualan

didalam PT. Dell Pan Tunggal, yaitu :

CLIPPER 5.1 dengan nama OS POINT OF SALES.

Untuk Brainware, yang bertindak sebagai User terhadap komputer yang ada

didalam PT. Dell Pan Tunggal adalah :

1. Bagian Sales Marketing

Bagian ini bertugas untuk menerima pesanan dari Customer lalu

menginputnya kedalam Software penjualan serta membuat laporan

penjualan harian.

84

84

2. Bagian Kasir

Bagian ini bertugas untuk menerima pembayaran dari Customer lalu

menginputnya kedalam Software penjualan serta membuat laporan

penerimaan kas.

3. Bagian IT

Didalam bagian IT pada PT. Dell Pan Tunggal terdapat 2 orang yang

bertugas didalamnya, yaitu :

• 1 orang sebagai programmer, maintenance, system analyst, dan

librarian.

• 1 orang sebagai operator database.