6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Gambaran Umum Objek Penelitian

2.1.1 Pendahuluan

Setelah kontraktor memenangkan tender proyek EPC melalui proses

pelelangan langkah selanjutnya yang dicapai adalah bagaimana pencapaian

keberhasilan proyek berjalan dengan sukses. Untuk mengendalikkan suatu proyek

EPC (Engineering, Procurement, Construction) kontraktor harus membuat suatu

ketetapan atau standar pengukuran progres pekerjaan pada saat awal sebelum

eksekusi proyek.

Pada bab ini akan memaparkan kajian literatur yang berkaitan dengan

pembuatan progress measurement pada proyek EPC, yang terdiri dari gambaran

umum, objek penelitian yang akan dilakukan sebagai bahan studi kasus dan tinjauan

pustaka yang digunakan.

2.1.2 Gambaran Umum PT. X

PT. X yang didirikan sejak tahun 1974 adalah sebuah perusahaan di Indonesia

yang bergerak sebagai perusahaan EPC. Menurut Wirawan (1997:1) perusahaan EPC

adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa keteknikan atau perancangan,

pengadaan barang dan konstruksi (Wirawan,1997:1).

7

2.1.2.1 Lingkup Kerja PT. X

Lingkup kerja yang dimiliki oleh PT. X terdiri dari berbagai lingkup, yaitu

antara lain:

a. Total EPC, terdiri dari:

1. Engineering Services

Melakukan pelayanan dasar dan detail pekerjaan engineering, yaitu

pembuatan PFD (Process Flow Diagram), P&ID, pembuatan layout

perencanaan, Single Line Diagram, Loop Diagram, Civil GA (Ground

Anchor) termasuk desain pondasi dan struktur, analisa tekanan pipa (Pipe

Stress Analysis), pembuatan daftar peralatan dan mesin, serta melakukan

pembelanjaan keperluan gambar yang diperlukan.

2. Procurement Services

Melakukan pelayanan pembelian, ekspedisi, pengangkutan dan transportasi

untuk peralatan ataupun material baik dari luar negeri maupun dari dalam

negeri. Dan apabila diperlukan, dapat juga menyediakan bahan baku

material import untuk pembuatan lokal.

3. Construction

Berbagai bidang pekerjaan konstruksi, termasuk PDS (Pertamina Drilling

Simulation) Rigging Simulation.

b. Project Management Consultancy Services (Konsultan Manajemen Proyek).

Melakukan pelayanan pekerjaan manajemen proyek dan dapat dikatakan sebagai

konsultan bagi owner (pemilik proyek). Lingkup pekerjaan ini dapat juga

dikatakan pekerjaan manajemen EPC.

8

2.1.2.2 Lingkup Pekerjaan Proyek XYZ

Proyek XYZ adalah proyek industry LNG (Liquified Natural Gas) yang

dilaksanakan oleh PT. X dan tergolong ke dalam bisnis unit Refinery and

Petrochemical. Lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh PT. X meliputi pekerjaan

engineering, procurement, construction. Pemahaman tentang lingkup kerja sangat

penting dalam proses EPC. Pembagian lingkup kerja ini bertujuan untuk

mempermudah dan memperjelas tanggung jawab dari setiap bagian proyek.

Soedarso (2003: 98) Proyek di bidang EPC mengerjakan proyek dengan

ruang lingkup tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi desain,

pengadaan material dan konstruksi serta perencanaan dari ketiga aktivitas tersebut

(Soedarso, 2003: 98). Menurut Soeharto (2001: 1), proyek EPC adalah proyek yang

cukup kompleks, rumit, serta kaya akan persoalan dan permasalahan (Soeharto,

2001: 1).

Soeharto (1990: 2) Pada umumnya setiap proyek memiliki suatu siklus

proyek. Pada proyek EPC yang berdasarkan kontrak Lump-sum dapat dilihat pada

gambar di bawah ini (Soeharto, 1990: 2).

9

Pemilik Kontraktor

a-b Studi kelayakan o-p Pengembangan usaha (Business Development)

b-c Menentukan strategi peyelenggaraan, setelah menilai kekuatan dan kelemahan perusahaan

q Menerima Dokumen Lelang RFP

c-d Menyusun perencanaan operasional p-q Menyiapkan Proposal

d Anggaran Biaya Proyek (ABP) dan Jadwal Induk

q-r Negosiasi kontrak

d-e Membuat rancangan kontrak dan paket lelang (RFP)

r Tanda tangan kontrak dilanjutkan dengan rapat "Project Launching"

e-f

Proses lelang (mengirim RFP kepada peserta lelang ) dan menentukan pemenang, keputusan strategi "go or not go" untuk realisasi investasi/proyek.

r-s Membuat rencana implementasi proyek (RIP kontraktor)

f-g Merencanakan program pengendalian s Presentasi RIP-K(Kixk off meeting internal)

g-h Memantau dan mengendalikan kegiatan implementasi

t Kick off meeting dengan pemilik

t-u Menyiapkan "control budget" dan jawal induk

u-v Melakukan pekerjaan implementasi fisik Melaksanakan kegiatan pengendalian

Gambar 2.1 Siklus Proyek dalam Suatu Kontrak Lump-Sum.

a b c d e f g h

o p q r s t u v

Prakarsa

Studi

Kelayakan

Perencanaan RIP-p

Memberi

RFP

Contract

Award

“Kick Off”

Pemilik &

Kontraktor

“Project acceptance” & Penutupan

Pemilik

Kontraktor

Menerima RFP

Tanda Tangan Kontrak

RIP-k (Kick-

Off internal)

Control Budget

& Jadwal Induk

“Project transfer” & Penutupan

Konseptual PP Definisi Implementasi Terminasi

10

2.2 Lingkup Manajemen Proyek

Proyek adalah kegiatan atau rangkaian aktivitas yang saling terkait, bertujuan

untuk mewujudkan suatu rencana yang dilakukan dalam waktu tertentu. Proyek

merupakan kegiatan yang bersifat unik, sementara, tidak berulang dan tidak bersifat

rutin, mempunyai waktu awal dan waktu akhir. Menurut Santoso (2009: 15),

aktivitas proyek akan berhenti jika tujuan yang telah tercapai dengan hasil yang telah

disepakati sebelumnya. Sedangkan, manajemen proyek adalah proses merencanakan,

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa

finansial, tenaga kerja, material dan peralatan untuk mencapai sasaran yang telah

ditentukan. (Santoso, 2009: 15). Fungsi manajemen proyek pada pengertian diatas

dapat diuraikan sebagai berikut:

• Merencanakan adalah memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang

akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.

• Mengorganisir adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana

mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta

(organisir) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.

• Memimpin adalah aspek yang penting dalam mengelola suatu usaha, yaitu

mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar

mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.

• Mengendalikan adalah menuntun dalam arti memantau, mengkaji dan bila perlu

mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.

• Staffing sering dimaksudkan sebagai salah satu fungsi manajemen, tetapi banyak

yang menganggap kegiatan ini merupakan bagian dari fungsi mengorganisir.

Staffing meliputi pengadaan tenaga, jumlah maupun kualifikasi yang diperlukan

11

bagi pelaksanaan kegiatan, termasuk perekrutan, pelatihan dan penyeleksian

untuk menempati posisi-posisi dalam organisasi (Soeharto, 1995: 2).

2.2.1 Tahapan Manajemen Proyek

Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi

urutan langkah yang harus diselesaikan yang juga dapat disebut "Siklus Kehidupan

Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu

metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek

direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan

hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang

dilakukan dalam siklus hidup proyek.

2.2.1.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation)

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah

proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin

diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan

permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk

memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan

sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah

ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk, sehingga tim proyek dapat

dibentuk.

Pada tahap inisiasi proyek terdapat 6 tahap untuk diselesaikan sebelum

melangkah ke tahap perencanaan, yaitu:

a. Pendefinisian proyek yang dikembangkan, dimana kita dapat mencari definisi

pengembangan secara terperinci, menganalisa solusi potensial yang tersedia, dari

12

tiap-tiap solusi tersebut kita dokumentasikan potensi keuntungan, biaya, resiko

dan isu-isu, solusi yang direkomendasikan dan implementasi umum.

b. Melakukan studi kelayakan pada proyek tersebut, pada setiap bagian

pengembangan pekerjaan proyek, hal ini dilakukan untuk melakukan penelitian

seperti apakah perkiraan biaya untuk membiayai proyek tersebut sampai selesai,

apakah solusi yang ada dapat tercapai, apakah perkiraan resiko yang nanti terjadi

akan dapat dihindari.

c. Membuat project charter dimana pendifinisian visi, objektif, jangkauan dan

penyampaian untuk proyek tersebut. Pada langkah ini juga kita harus membuat

struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, dan meringkas rencana aktivitas,

sumber daya dan pendanaan yang dibutuhkan untuk memulai proyek. Akhirnya

setiap resiko, isu, asumsi perencanaan dan hambatan telah terdaftar dan

terdokumentasi dengan baik.

d. Menentukan tim proyek, pada tahap ini cakupan dari proyek telah didefinisikan

secara terperinci dan tim proyek telah siap untuk ditentukan. Walaupun Manajer

Proyek dapat ditentukan pada setiap tahap pada proyek, Manajer Proyek perlu

ditentukan prioritasnya pada pembentukan tim proyek. Manajer Proyek

mendokumentasikan deskripsi pekerjaan secara terperinci untuk setiap peran

pada proyek dan menunjuk sumber daya manusia ke setiap peran berdasarkan

pada keahlian dan pengalaman yang bersangkutan. Pada saat tim telah

memenuhi sumber daya yang sesuai maka kantor proyek telah siap untuk dibuat.

e. Mempersiapkan kantor proyek merupakan langkah kelima dari fase inisiasi

proyek, kantor proyek adalah lingkungan fisik dimana tim proyek akan berbasis.

Walaupun biasanya hanya memiliki satu kantor proyek pusat, memungkinkan

juga untuk memiliki lingkungan kantor proyek lapangan dengan anggota tim

13

proyek di berbagai lokasi proyek. Tanpa menghiraukan lokasi, sebuah

lingkungan kantor proyek lapangan akan terdiri dari komponen baik fisik

ataupun maya, seperti fasilitas komunikasi yang diantaranya telpon, jaringan

komputer, email, akses internet, penyimpanan file, penyimpanan basis data dan

perlengkapan backup, serta peralatan untuk akunting, perencanaan proyek dan

permodelan resiko.

f. Melakukan peninjauan tahap yang telah dilakukan, hal ini pada dasarnya

merupakan sebuah pemeriksaan untuk memastikan bahwa proyek telah

mencapai pernyataan obyektif sesuai dengan yang direncanakan.

2.2.1.2 Perencanaan Proyek (Project Planning)

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka

aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen

perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama

kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini

adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan,

acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan

perform phare review.

2.2.1.3 Pelaksanaan Proyek (Project Execution)

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap

untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini,

deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang

terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.

14

2.2.1.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling)

Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen

perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai

hasil akhir proyek.

2.2.1.5 Penutupan Proyek (Project Closure)

Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir

proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan,

kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan

kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai

dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan

post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan

mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung

sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang. Organisasi Proyek

Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup

(penyelesaian). Namun, tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya

proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek

tidak mengikuti perencanaan terstruktur atau proses pemantauan. Beberapa proyek

akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.

Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai

contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek

biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan

perencanaan dengan nama pra-perencanaan, desain konseptual, desain skema,

pengembangan desain, gambar konstruksi, dan administrasi konstruksi.

15

Dalam proses mencapai tujuan sebuah proyek dibatasi oleh tiga sasaran yang

saling berkaitan yang harus dcapai, yaitu (Soeharto, 1995):

• Biaya, yaitu proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi

anggaran yang telah ditentukan.

• Mutu, yaitu produk dan kualitas dari hasil kegiatan proyek harus memenuhi

spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.

• Waktu, yaitu jadwal proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan

tanggal lahir yang telah ditentukan.

Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik, artinya jika ingin meningkatkan

kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka umumnya harus diikuti

dengan menaikkan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya melebihi

anggaran. Sebaliknya, jika ingin menekan biaya maka biasanya harus kompromi

dengan mutu atau jadwal.

Pada pelaksanaannya ada satu faktor tambahan yang harus diperhatikan pada

saat pelaksaan proyek yaitu safety. Safety adalah jaminan keamanan dan keselamatan

pada saat proyek.

Biaya (Anggaran)

Jadwal (Waktu) Mutu

(Kinerja)

Gambar 2.2 Keterkaitan Antara BMW dan Safety

Safety

16

Ada beberapa pihak yang saling terkait dalam proyek. Diantara pihak-pihak

tersebut terdapat hubungan kerja yang diatur dengan kontrak atau surat perjanjian

kerja. Hubungan antara pihak-pihak dapat dilihat pada skema diagram 2.4

Keterangan:

Hubungan Kontrak

Hubungan Koordinasi

Gambar 2.5 Skema Hubungan Kerja Pihak-Pihak Dalam Proyek

2.3 Batang Tubuh Manajemen Proyek (Project Management-Body Of

Knowledge)

Body Of Knowledge adalah atribut yang berkaitan dengan konsep dan prinsip

yang spesifik dari ilmu manajemen proyek. PMI (Project Management Institute)

mengembangkan suatu model manajemen proyek yang dikenal sebagai PMBOK

(Project Management Body Of Knowledge) yang terdiri dari 8 fungsi, yaitu 4 fungsi

dasar dan fungsi integrasi, sebagai berikut (Soeharto, 1995: 19).

Manajemen konstruksi

Pemilik (Owner)

Kontraktor Pelaksana Konsultan Rencana

17

2.3.1 Fungsi Dasar

Mutu, waktu dan biaya selain sebagai sasaran yang harus dicapai dari kegiatan

proyek, aspek-aspek tersebut juga sebagai fungsi dasar pengelolaan kemudian

ditambah dengan pengelolaan lingkup proyek.

2.3.1.1 Pengelolaan Lingkup Proyek (scope management)

Perencanaan Scope of Work bertujuan untuk menentukan bagaimana scope of

work didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dengan menjabarkan detail suatu paket

pekerjaan atau yang disebut Work Breakdown Structure (WBS). Proses Scope of

Work manajemen adalah rangkaian proses pekerjaan pada proyek yang terlibat dalam

mendefinisikan dan mengendalikkan proyek, apa yang akan dan tidak akan

dikerjakan. Scope of Work proyek harus dilakukan review kembali apabila terdapat

permintaan perubahan atau update rencana manajemen scope of work proyek.

Dokumen-dokumen yang harus dikerjakan dan dibuat sebagai bagian dari proyek

disebut deliverables.

Scope of Work Management proyek adalah suatu proses yang dikembangakan

untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam

suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki

perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses

apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut,

ada lima proses utama yang dikembangkan dalam ruang lingkup manajemen, yaitu :

a. Lingkup Perencanaan (Scope Planning)

Lingkup perencanaan menjelaskan bagaimana suatu lingkup didefinisikan, diuji,

dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat.

Lingkup perencanaan merupakan langkah awal dari lingkup manajemen

18

perencanaan. Ukuran proyek, kompleksitas, kepentingan, dan faktor-faktor lain

akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada lingkup

perencanaan.

Hasil utama dari lingkup perencanaan adalah suatu lingkup manajemen

perencanaan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi

bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS,

memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol

perubahan pada scope proyek.

b. Lingkup Definisi (Scope Definition)

Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan

untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan

proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan

sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan

kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan

komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition

adalah project scope statement.

c. Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah

selanjutnya dalam manajemen proyek adalah membuat suatu work breakdown

structure (WBS). WBS merupakan dokumen pondasi pada manajemen proyek,

karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek,

biaya, sumber, dan perubahan. WBS dibuat dalam bentuk bagan untuk

membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.

Pengelompokan pekerjaan (WBS) merupakan metode yang dapat memecah

suatu proyek secara logis dan sistematis menjadi bagian-bagian proyek.

19

Pengelompokan dilakukan bertingkat seperti membuat silsilah, dimana tingkat 0

adalah proyeknya sendiri dan tingkat terendah merupakan suatu paket

pekerjaan. Jumlah tingkat ditetapkan sesuai dengan kebutuhan sedemikian rupa

sehingga unit terendah merupakan satuan kerja yang dapat dikelola dengan baik

(managable unit) dan dapat ditetapkan berada di bawah tanggung jawab individu

tertentu dalam organisasi. Umumnya penyusunan WBS mempertimbangkan

faktor-faktor sebagai berikut:

a. Keahlian, proyek dipecah berdasarkan keahlian karena akan direncanakan,

dilaksanakan dan diawasi oleh suatu bidang keahlian yang sama.

b. Lokasi, proyek dipecah berdasarkan lokasi karena proyek berada di

beberapa lokasi (multisite), dimana lokasi yang berbeda akan menyulitkan

pengendalian.

c. Tahapan pekerjaan (waktu), proyek dipecah berdasarkan tahapan untuk

memudahkan proses pengendalian (perhitungan kemajuan dan pembayaran).

Berikut ini adalah contoh bagan yang menunjukkan WBS.

Gambar 2.4 Contoh Bagan WBS

Proyek

Jalan Jembatan

Persiapan Tanah Dasar

Pekerjaan Jalan

Pekerjaan Persiapan

Finishing Pekerjaan Drainase

Pek. Pondasi

Jalan

Struktur Bawah

Struktur Atas

Level 0

Level 1

Level 2

20

d. Verifikasi Ruang lingkup (Scope Verifications)

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh

stakeholders. Persetujuan ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan

pada pelanggaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope,

tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan

prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar

dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat

perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

e. Kontrol Ruang Lingkup (Scope Control)

Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Tujuan

dari scope control adalah mempengaruhi faktor yang menyebabkan

perubahan ruang lingkup, menyakinkan perubahan yang diproses

berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari

mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika

perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan,

mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope

sebagai progres dari proyek.

2.3.1.2 Pengelolaan Waktu atau Jadwal (Time Management)

Adapun pengertian manajemen waktu proyek adalah proses merencanakan,

menyusun dan mengendalikan jadwal kegiatan proyek. Manajemen waktu termasuk

ke dalam proses yang akan diperlukan untuk memestikan waktu penyelesaian suatu

proyek. Sistem manajemen waktu berpusat pada berjalan atau tidaknya perencanaan

dan penjadwalan proyek. Dimana dalam perencanaan dan penjadwalan tersebut telah

21

disediakan pedoman yang spesifik untuk menyelesaikan aktivitas proyek dengan

lebih cepat dan efisien (Clough dan Scars, 2000: 58).

Dasar yang dipakai pada sistem manajemen waktu yaitu, perencanaan

operasional dan penjadwalan yang selaras dengan durasi proyek yang sudah

ditetapkan. Dalam hal ini penjadwalan digunakan untuk mengontrol aktivitas proyek

setiap harinya. Adapun aspek-aspek manajemen waktu yaitu menentukan

penjadwalan proyek, mengukur dan membuat laporan dari kemajuan proyek,

membandingkan penjadwalan dengan kemajuan proyek sebenarnya di lapangan,

menentukan akibat yang ditimbulkan oleh perbandingan jadwal dengan kemajuan di

lapangan pada akhir penyelesaian proyek, merencanakan penanganan untuk

mengatasi akibat terebut, yang terakhir memperbaharui kembali penjadwalan proyek

(Clough dan Scars, 2000: 60). Sedangkan, aspek-aspek manajemen waktu itu sendiri

merupakan proses yang saling berurutan satu dengan yang lainnya.

Gambar 2.5 Sistem Manajemen Waktu

Menentukan Penjadwalan

Mengukur dan membuat laporan kemajuan

Membandingkan kemajuan di lapangan dengan penjadwalan

Menentukan akibat ditimbulkan pada akhir penyelesaian

Merencanakan penanganan untuk mengatasi akibat tersebut

Merencanakan penanganan untuk mengatasi akibat tersebut

Memperbaharui penjadwalan proyek

22

a. Menentukkan Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek adalah daftar urutan waktu operasional proyek yang

berguna sebagai pokok garis pedoman pada saat proyek dilaksanakan. Pada

tahap ini harus dibuat suatu daftar pekerjaan sesuai dengan kesatuan aktivitas

yang mudah ditangani secara bersamaan. Tujuan memecah lingkup aktivitas dan

menyusun urutannya antara lain, untuk meningkatkan akurasi kurun waktu

penyelesaian proyek (Clough dan Scars, 2000: 116).

Adapun langkah-langkah dalam menentukan penjadwalan proyek, yaitu

(Soeharto, 1995: 68):

1. Identifikasi aktivitas (Work Breakdown Structure )

Proses penjadwalan diawali dengan mengidentifikasi aktivitas proyek.

Setiap aktivitas diidentifikasi agar dapat dimonitor dengan mudah dan dapat

dimengerti pelaksanaannya, sehingga tujuan proyek yang telah ditentukan

dapat terlaksana sesuai dengan jadwal.

Dalam mengidentifikasi kegiatan sebaiknya tidak terlalu sedikit dalam

pembagiannya karena akan membatasi keefektifan dalam perencanaan dan

kontrol, juga sebaiknya tidak terlalu banyak dalam pembagiannya karena

juga akan membingungkan bagi penggunanya. Dalam penentuan jumlah

level detail WBS sebaiknya berdasarkan:

• Kebutuhan pengguna schedule

• Tipe aktivitas (biaya, keamanan, kualitas)

• Ukuran, kompleksitas, dan tipe proyek

• Pengalaman

• Persediaan informasi yang didapat

• Karakteristik sumber daya

23

Dalam pengembangan WBS sebaiknya berdasarkan beberapa pembagian:

• Wilayah geografi

• Area konstruksi

• Elemen-elemen bangunan

• Jenis pekerjaan

• Departemen

Beberapa hal yang dapat dipakai sebagai pedoman penyusunan WBS

(Ervianto, 2004: 41) :

1. Susunan WBS dibuat bertingkat atau level menurut ketelitian spesifikasi

pekerjaannya.

2. Susunan WBS dibuat atas dasar penguraian yang nyata dan logis.

3. Jumlah level sesuai dengan kebutuhan tingkat pengelolanya

4. Jumlah elemen pekerjaan tiap level sesuai dengan kebutuhan

pengelolanya.

5. Tiap elemen WBS diberi nomor, dengan penomoran yang sesuai dengan

tingkat levelnya.

6. Elemen pekerjaan dalam WBS merupakan pekerjaan yang terstrukur.

2. Penyusunan Urutan Kegiatan

Setelah diuraikan menjadi komponen-komponen, lingkup proyek disusun

kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan

(jaringan kerja). Di dalam penyusunan urutan kegiatan adalah bagaimana

meletakkan kegiatan tersebut di tempat yang benar, apakah harus

bersamaan, setelah pekerjaan yang lain selesai atau sebelum pekerjaan yang

24

lain selesai. Pada penyusunan urutan kegiatan sendiri ada beberapa

informasi yang harus diperhatikan, yaitu :

• Technological constraints, yang meliputi metode konstruksi, prosedur

dan kualitas.

• Managerial constraints, yang meliputi sumber daya, waktu, biaya, dan

kualitas.

• External constraints, yang meliputi cuaca, peraturan, dan bencana alam.

3. Perkiraan Waktu

Setelah terbentuk jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan

diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

kegiatan yang bersangkutan, juga perkiraan sumber daya yang diperlukan

untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.

Durasi suatu aktivitas adalah panjangnya waktu pekerjaan mulai dari start

sampai finish. Ada 2 pendekatan dalam menentukan durasi aktivitas, yaitu :

• Pendekatan Teknik, meliputi memeriksa persediaan sumber daya,

mencatat produktivitas sumber daya, memeriksa kuantitas pekerjaan,

kemudian menentukan durasi.

• Pendekatan praktek, meliputi penggalaman dan keputusan.

4. Penyusunan Jadwal (Scheduling)

Jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi

kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisa dan dihitung kurun

waktu penyelesaian proyek, sehingga dapat diketahui jadwal induk dan

jadwal untuk pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

25

Di dalam penyusunan jadwal masukan-masukan yang diperlukan yaitu

jenis-jenis aktivitas, urutan setiap aktivitas, durasi waktu aktivitas, kalender

(jadwal hari), milestones dan asumsi-asumsi yang diperlukan.

Schedule dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu Master Schedule dan

Detailed Schedule. Master Schedule berisikan kegiatan-kegiatan utama dari

suatu proyek yang dibuat untuk level executive management, sedangkan

Detailed Scheduled merupakan bagian dari Master Scheduled yang

berisikan detail dari kegiatan-kegiatan utama yang dibuat untuk membantu

para pelaksana dalam pengerjaan di lapangan. Macam-macam dari schedule

dapat dibagi menjadi 2, yaitu Bagan Balok dan Jaringan Kerja (CPM).

Dimana keduanya mempunyai kelebihan dan kekurangan.

b. Mengukur dan membuat laporan kemajuan (Monitoring)

Evaluasi kemajuan proyek tergantung pada akurasi pengukuran dan

pembuatan laporan di lapangan (Brandon dan Gray, 1970: 37). Laporan

kemajuan di lapangan adalah dokumen yang sangat penting dalam

menganalisa kemajuan pada akhir penyelesaian proyek. Laporan-laporan

yang diperlukan meliputi persentase penyelesaian proyek pada tiap-tiap

aktivitasnya (Clough dan Sears, 1994). Beberapa langkah yang dilakukan

dalam mengukur dan membuat laporan kemajuan proyek, yaitu (Soeharto,

1999: 78):

1. Mengukur dan mencatat hasil kerja

Dalam pengukuran dan pencatatan hasil kerja ada beberapa informasi

yang harus diperoleh, yaitu :

• Pencatatan actual start dan actual completion date

26

• Pencatatan kemajuan setiap aktivitas (progres)

• Perubahan durasi dari suatu aktivitas

• Penambahan atau pengurangan suatu aktivitas

• Perubahan hubungan atau urutan dari suatu aktivitas (job logic)

2. Mencatat Pemakaian Sumber Daya

Dalam pencatatan pemakaian sumber daya, informasi yang harus

diperoleh, yaitu pencatatan dari macam-macam sumber daya yang dapat

dipakai (alat berat, alat pertukangan, material).

3. Memeriksa Kualitas

Dalam memeriksa kualitas sumber daya dan hasil pekerjaan ada beberapa

informasi yang harus diperoleh yaitu :

• Pencatatan dari macam-macam kualitas sumber daya apa saja yang

diperiksa

• Pencatatan dari kualitas pekerjaan apa saja yang diperiksa.

4. Mencatat kinerja dan produktifitas

Dalam pencatatan kinerja dan produktivitas pekerja informasi yang harus

diperoleh yaitu pencatatan terhadap sumber daya manusia yang

melakukan aktivitas di proyek.

c. Membandingkan Jadwal dengan Kemajuan dan Menentukan Akibat yang

terjadi pada Tanggal Penyelesaian (Analysis).

Menganalisa atau mengevaluasi tidak hanya dilakukan pada akhir proyek

saja, tapi bisa juga dilakukan sewaktu-waktu apabila proyek telah terlihat

27

ketinggalan dari jadwalnya (Smith dan Bohn, 1999: 3). Setelah menerima

laporan kemajuan di lapangan, informasi yang didapat kemudian di

bandingkan dengan penjadwalan proyek.

Dari perbandingan tersebut dapat dilihat aktivitas mana yang mengalami

keterlambatan, sehingga dapat ditentukan dan dianalisa akibat-akibat yang

terjadi pada tanggal penyelesaiannya. Tiap-tiap aktivitas yang mengalami

keterlambatan harus dianalisa penyebabnya, apakah dikarenakan tingkat

kesulitannya yang tinggi atau sebab lainnya, sehingga keterlambatan dengan

sebab dan pada aktivitas yang sama tidak akan terulang lagi (Brandon dan

Gray, 1970: 42).

Langkah-langkah dalam melakukan analisa dapat berupa (Clough dan

Sears,1994: 76) :

• Membandingkan secara berkala perencanaan kemajuan proyek dengan

kenyataan di lapangan

• Menetukan akibat/pengaruh yang terjadi pada tanggal penyelesaian dan

pada sasaran waktu/tanggal-tanggal penting (milestone) proyek (setelah

menerima laporan hasil perbandingan)

• Memeriksa kemungkinan munculnya jalur kritis yang baru

d. Merencanakan dan Menerapkan Tindakan Pembetulan (Plan and Implement

Corerective Action).

Setelah laporan kemajuan tiap aktivitas proyek dianalisa, harus dibuat

keputusan tentang bagaimana tindakan pembetulan, jika ada aktivitas yang

ketinggalan dari jadwal.

28

Apabila hasil analisis menunjukan adanya indikasi penyimpangan yang cukup

berarti, maka perlu dilakukan langkah-langkah pembetulan. Tindakan

pembetulan dapat berupa (Soeharto, 1991: 57):

• Realokasi sumber daya

• Menambah jumlah tenaga kerja

• Jadwal alternatif (lembur, shif)

• Membagi-bagi pekerjaan ke subkontraktor

• Merubah metode kerja

• Work Splitting (Pembagian pekerjaan dengan durasi yang lama)

e. Memperbaharui penjadwalan proyek

Penyimpangan dari perencanaan dan penjawalan yang sudah ditetapkan

terkadang tidak dapat diletakkan, oleh karena itu bila tidak dapat diatasi

dengan cara-cara penanganan di atas, maka penjadwalan proyek tesebut perlu

diperbaharui kembali.

Tujuan dasar dari updating adalah reschedule ulang pekerjaan yang sudah

dilakukan dengan menggunakan status proyek yang aktual sebagai awal mula

penentuan ulang schedule proyek. Adapun beberapa tindakan yang perlu

dilakukan dalam memperbaharui penjadwalan proyek, yaitu (Clough dan

Sears, 1994: 58) :

• Perhitungan float dari setiap aktivitas dari jadwal yang baru

• Perhitungan project completion date jadwal yang baru

• Penyesuaian jadwal yang baru dengan jadwal yang sudah dikoreksi

(correcting schedule)

29

2.3.1.3 Pengelolaan Biaya (Cost Management)

Manajemen biaya proyek merupakan salah satu dari 9 area pengetahuan

dalam manajemen proyek. Manajemen biaya proyek diperlukan untuk memastikan

bahwa perencanaan proyek sudah mencakup:

1. Estimasi biaya untuk setiap resource

2. Pengalokasian estimasi biaya setiap resource yang dibutuhkan oleh setiap item

pekerjaan

Dalam manajemen biaya proyek, terdapat beberapa proses yang dilibatkan

dalam tujuan penyelesaian proyek sesuai dengan anggaran yang disediakan. Proses

tersebut yaitu estimasi, budgeting dan kontrol biaya (Soeharto, 2001: 15).

Proses estimasi sangat menentukan kelangsungan proyek baik dari mulai

tahap desain, perencanaan, konstruksi, dan maintenance. Berbagai tipe dan cara

dalam mengestimasi biaya akan tergantung pada data/informasi yang tersedia, batas

waktu, dan tujuan dari estimasi tersebut. Peran estimator dalam estimasi biaya

proyek konstruksi dapat ditinjau dari ketelitian, pengalaman dan spesialisasi terhadap

proyek secara keseluruhan.

Pengelolaan biaya manajemen proyek meliputi segala aspek yang berkaitan

dengan hubungan antara dana dan kegiatan proyek, mulai dari membuat RAB,

mencari dan memilih sumber daya serta macam pembiayaan, perencanaan dan

pengendalian. Agar pengelolaan bisa efektif maka digunakan metode teknik

anggaran biaya proyek, identifikasi varian, konsep nilai hasil dan lain-lain.

2.3.1.4 Pengelolaan Kualitas dan Mutu (Quality Management)

Dalam kaitannya dengan proyek diartikan sebagai memenuhi syarat untuk

penggunaan yang telah ditentukan, diperlukan suatu proses yang panjang dan

30

kompleks, mulai dari mengkaji apa saja syarat-syarat penggunaan yang dikendaki

oleh pemilik proyek kemudian menjabarkan persyaratan tersebut. Proyek Manajemen

Mutu mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan

memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini mencakup semua aktivitas dari fungsi

manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung

jawab dan menerapkan mereka dengan cara seperti perencanaan mutu, jaminan

mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas, dalam sistem mutu. Proses

utama manajemen mutu proyek dapat dilingkupkan sebagai berikut:

1. Kualitas Perencanaan, mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan

proyek dan menentukan bagaimana memuaskan owner. Teknik-teknik

perencanaan kualitas yang dibahas di sini adalah yang paling sering digunakan

pada proyek, antara lain:

Tabel 2.1 Teknik-teknik Perencanaan Kualitas

No. Masukkan Alat dan Teknik Keluaran 1

Kualitas kebijakkan Manfaat/analisa biaya

Rencana pengelolaan kualitas

2 Lingkup pernyataan Pebandingan Definisi operasional 3 Deskripsi produk Flowchart Daftar pembanding 4

Standar dan peraturan

Masukkan pada proses lainnya

5 Proses output lainnya

2. Penjaminan Kualitas (Quality Assurance), mengevaluasi kinerja proyek secara

keseluruhan secara teratur untuk memberikan keyakinan bahwa proyek akan

memenuhi standar kualitas yang relevan. Jaminan kualitas adalah semua kegiatan

yang terencana dan sistematis diterapkan dalam sistem mutu untuk menyediakan

keyakinan bahwa proyek itu akan memenuhi standar mutu yang relevan. Hal ini

harus dilakukan di seluruh proyek. Kegiatan yang diuraikan di bawah adalah

31

kualitas perencanaan secara luas sebagai bagian dari jaminan kualitas. Jaminan

Kualitas sering disediakan oleh departemen.

Tabel 2.2 Kualitas Perencanaan Jaminan Kualitas

No. Masukkan Alat dan Teknik Keluaran 1 Perencanaan

manajemen kualitas

Perencanaan kualitas alat dan teknik

Quality improvement

2 Hasil pengukuran pengendalian kualitas

Quality audit

3. Kontrol Kualitas (Quality Control), pemantauan proyek tertentu untuk

menentukan apakah pekerjaan konstruksi proyek sesuai dengan standar mutu yang

relevan dan mengidentifikasi cara untuk menanggulangi penyebab kinerja yang

kurang memuaskan yang harus dilakukan selama proyek berlangsung.

Tim manajemen proyek harus memiliki pengetahuan tentang pengendalian

kualitas statistik, terutama sampling dan probabilitas, untuk membantu

mengevaluasi output kontrol kualitas. Sehingga, tim manajemen proyek dapat

mengetahui antara lain:

Tabel 2.3 Teknik-teknik Kontrol Kualitas

No. Masukkan Alat dan Teknik Keluaran 1 Hasil kerja Pemeriksaan Perbaikan Kualitas 2 Rencana manajemen mutu Kontrol grafik Penerimaan Keputusan 3 Definisi operasional Diagram Pareto Rework 4 Daftar pembanding Statistical Sampling Completed Checklists

Flowcharting Proses penyesuaian

Trend analysis

Proses ini berinteraksi satu sama lain dengan proses di bidang pengetahuan

lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu

atau kelompok individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya

32

terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Proyek manajemen mutu

harus mengatasi baik manajemen proyek dan hasil proyek.

2.3.2 Fungsi Integrasi

Project Integration Management menguraikan tentang proses dan aktivitas

yang mengintegrasikan unsur-unsur dari manajemen proyek yang diidentifikasi,

digambarkan, dikombinasikan, disatukan dan dikoordinir di dalam kelompok-

kelompok proses manajemen proyek.

Menurut Schwalbe (2004: 106-107), Manajemen intergritas proyek meliputi

proses yang terlibat didalam mengkoordinasi semua area pengetahuan manajemen

proyek lain melalui siklus hidup proyek (Schwalbe 2004: 106-107). Hal ini

meyakinkan bahwa semua elemen dari proyek digunakan bersama pada waktu yang

tepat untuk mensukseskan suatu proyek. Proses utama yang terlibat di dalam

manajemen intergritas proyek adalah :

1. Pengembangan rencana proyek (Project Plan Development)

Melibatkan pengambilan hasil dari proses perencanaan dan membuat konsisten,

dokumen yang logis untuk rencana proyek.

2. Pengeksekusian rencana proyek (Project Plan Execution)

Melibatkan pelaksanaan rencana proyek dengan melakukan aktivitas yang

termasuk didalamnya.

3. Pengotrolan Perubahan Secara Keseluruhan (Integrated Change Control)

Melibatkan koordinasi perubahan di dalam proyek secara keseluruhan. Untuk

menyelesaikan keintegritasan manajemen proyek harus terlibat didalam lingkup

proyek, kualitas, waktu, biaya, sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan

33

manajemen pengadaan (procurement management). Karena semua itu terikat satu

sama lain didalam area pengetahuan.

Fungsi integrasi manajemen proyek terdiri dari pengelolaan sumber daya

(resource management), pembelian/kontrak (procurement management), risiko (risk

management) dan komunikasi (communication management).

2.3.2.1 Pengelolaan Sumber Daya (Resource Management)

Terdiri dari pengelolaan sumber daya manusia dan non manusia. Sering

dikatakan salah satu fungsi tersulit adalah pengelolaan sumber daya manusia, mulai

dari investasi kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, membentuk tim,

melatih, memotivasi, serta membimbing agar menjadi tim yang tangguh untuk

menangani kegiatan proyek. Selain itu pengelolaan sumber daya nonmanusia antara

lain adalah sumber daya yang berbentuk material, seperti peralatan konstruksi dan

lain-lain.

Project Human Resource Management menguraikan proses dalam

mengorganisir dan mengatur tim proyek itu. Menurut Schwalbe (2004: 311),

manajemen sumber daya manusia proyek melibatkan proses yang dibutuhkan untuk

melakukan efektifitas dari penggunaan orang yang terlibat dengan proyek (Schwalbe,

2004: 311). Manajemen sumber daya manusia menyangkut semua stakeholder

proyek seperti: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, para

penjual yang mendukung proyek. Proses utama yang terlibat didalam manajemen

sumber daya manusia proyek adalah :

1. Perencanan organisasional (Organizational Planning)

Melibatkan pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peranan

proyek, tanggung jawab, dan melaporkan hubungan. Kunci keluaran dari proses

34

ini meliputi peranan dan tanggung jawab penugasan yang sering ditampilkan

dalam bentuk matrik dan sebuah organisasional mengenai proyek.

2. Akuisisi staff (Staff Acquisition)

Melibatkan cara mendapatkan kebutuhan personil yang ditugaskan untuk dan

berkerja dalam proyek. Mendapatkan personil merupakan salah satu tantangan

yang penting dari proyek konstruksi apalagi untuk mendapatkan personil yang

berkualitas.

3. Pengembangan tim (Team development)

Melibatkan pembangunan individu dan kemampuan tim untuk meningkatkan

kerja proyek. Pembangunan individu dan kemampuan tim merupakan tantangan

bagi banyak proyek konstruksi.

2.3.2.2 Pengelolaan Kontrak dan Pembelian (Procurement Management)

Proyek akan selalu melibatkan perjanjian yang mengikat pihak-pihak, seperti

pemilik, kontraktor, konsultan, manajemen konstruksi dan lain-lain. Perjanjian dapat

berupa kontrak jasa, pembelian dan bantuan teknis. Untuk proyek yang berukuran

besar, pengelolaan kegiatan tersebut memerlukan pengetahuan dan pengalaman yang

cukup dalam berbagai masalah. Maka untuk menangani proyek dituntut memiliki

kecakapan evaluasi, negosiasi dan administrasi yang kompleks, serta memerlukan

ketelitian dan kesabaran.

Project Procurement Management menguraikan proses pembelian atau

perolehan produk, jasa atau hasil, seperti halnya proses manajemen kontrak. Menurut

Schwalbe (2004: 427), pengadaan (procurement) proyek mempunyai arti

mendapatkan barang dan atau jasa dari sumber daya luar (Schwalbe, 2004: 427).

Menurut Schwalbe (2004: 429-430) keberhasilan dari proyek yang menggunakan

35

sumber daya dari luar perusahaan sering tergantung pada manajemen pengadaan

proyek (Schwalbe, 2004: 429-430). Manajemen pengadaan proyek itu sendiri

meliputi proses yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang atau jasa proyek dari

luar.

Proses utama yang terlibat didalam manajemen pengadaan proyek adalah :

1. Proses Pengadaan (Procurement Planning)

Melibatkan penentuan bagaimana mengadakan dan kapan. Proses ini melibatkan

penentuan bagaimana meng-outsource, menentukan jenis kontrak, dan

menciptakan pernyataan kerja.

2. Perencanaan Permohonan (Solicitation Planning)

Melibatkan pendokumentasian kebutuhan produk dan mengidentifikasi sumber

daya yang pontensial. Proses ini melibatkan penulisan dokumen pengadaan,

seperti Request For Proposal (RFP), dan mengembangkan kriteria evaluasi.

Akhir dari proses ini, yaitu organisasi sering mengumumkan RFP .

3. Permohonan (Solicitation)

Melibatkan kuota, penawaran atau proposal yang sesuai. Proses ini sering

melibatkan penyelesaian dokumen pengadaan, iklan, mengadakan konferensi

para penawar, dan menerima proposal.

4. Pemilihan Sumber Daya (Source Selection)

Melibatkan pemilihan antara para vendor yang potensial dan proses ini

melibatkan pengevaluasian penjualan yang berprospek (maju), menegosiasikan

kontrak dan memberikan kontrak.

5. Administrasi Kontrak (administrasi Close-out)

Melibatkan pengaturan hubungan dengan penjual. Proses ini meliputi

pengawasan kontrak kerja, membuat pembayaran, dan memberikan modifikasi

36

kontrak. Diakhir prosesnya, tim proyek menggarapkan jumlah yang memadai

penyelesaian dari kerja yang dikontrak.

6. Penutupan Kontrak (Control Close-out)

Melibatkan penyelesaian dan penetapan dari kontrak, termasuk resolusi dari

barang terbuka. Proses ini biasanya mencangkup verifikasi produk, dan

penerimaan formal dan penutupan, dan audit kontrak.

2.3.2.3 Pengelolaan Resiko (Risk Management)

Adalah mengidentifikasi secara sistematis jenis, besar dan sumber timbulnya

resiko selama siklus proyek, kemudian menyiapkan tanggapan yang tepat untuk

menghadapi resiko tersebut. Pengelolaannya bersifat proaktif dan bukannya reaktif

yang menunggu sampai terjadinya persoalan yang sulit diatasi.

Menurut Schwalbe (2004: 390), manajemen resiko proyek merupakan

pengetahuan untuk mengidentifikasi, menugaskan, dan menanggapi resiko melalui

daur hidup proyek dan perhatian dalam memenuhi objektif proyek. Menurut

Schwalbe (2004: 393), tujuan dari manajemen resiko proyek dapat dilihat dengan

meminimalkan potensi resiko sementara memaksimalkan potensi peluang atau

pengeluaran.

Proses utama yang terlibat didalam manajemen resiko proyek adalah :

1. Perencanaan Manajemen Resiko (Risk Management Planning)

Melibatkan memutuskan bagaimana pendekatan dan rencana kegiatan

manajemen resiko untuk suatu proyek. Dengan meninjau project charter, Work

Breakdown Structure (WBS), aturan dan tanggung jawab, teloransi resiko

stakeholder, dan kebijaksanaan manajemen resiko organisasi, tim proyek dapat

merumuskan suatu perencanan manajemen resiko

37

2. Identifikasi Resiko (Risk Identification)

Melibatkan penentuan dimana resiko lebih mempengaruhi proyek dan

pendokumentasian karakteristik dari setiap resiko yang ada.

3. Banyaknya Resiko (Quantitative Risk Analysis and Qualitative Risk Analysis).

Melibatkan pengevaluasian resiko dan interaksi resiko untuk menafsirkan

kemungkinan output proyek. Alat atau teknik untuk menghitung resiko yaitu

jumlah uang yang diharapkan, menghitung resiko, estimasi PERT, simulasi, dan

penilaian dari para ahli.

4. Perncanaan Tangapan Terhadap Resiko (Risk Response Planning).

Melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk meningkatkan peluang dan

mengembangkan tanggapan terhadap ancaman. Keluaran dari proses

pengembangan tanggapan terhadap resiko ini adalah perncanaan manjemen

resiko.

5. Pengontrolan dan Pengawasan Resiko (Risk Monitoring and Control).

Melibatkan pengawasan terhadap resiko yang diketahui, identifikasi resiko-

resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi keefektifan dari penurunan

resiko seluruhnya dalam daur hidup proyek. Keluaran utama dari proses ini

adalah tindakan pembetulan terhadap tanggapan resiko dan update perencanaan

manajemen resiko.

2.3.2.4 Pengelolaan komunikasi (Communication Management)

Project Communications Management menguraikan proses mengenai tahap

yang sesuai dan tepat waktu, koleksi, penyebaran, penyampaian dan pengaturan

terakhir tentang informasi proyek. Dalam mengelola suatu proyek melibatkan

berbagai macam organisasi dan personil dari luar dan didalam perusahaan. Oleh

38

karena itu, komunikasi memegang perenan penting dalam rangka mencapai

keberhasilan proyek. Untuk memperlancar arus kerja pimpinan proyek harus dapat

memelihara komunikasi dengan pimpinan, personil dibidang fungsional, atasan

maupun anggota tim inti. Selain itu, diperlukan pula perangkat keras (hard ware) dan

lunak (soft ware) sebagai sarana komunikasi agar proses pengumpulan dan

pengolahan data serta informasi dari berbagai aspek kegiatan proyek dapat dilakukan

dengan cepat dan akurat, sehingga efektif untuk tugas-tugas pengelolaan.

Menurut Schwalbe (2004: 353), tujuan dari manajemen komunikasi proyek

adalah untuk menyakinkan waktu dan turunan yang benar, pengumpulan,

penyebaran, penyimpanaan, dan peletakan dari informasi proyek (Schwalbe, 2004:

353). Proses utama yang terlibat didalam manajemen komunikasi proyek adalah :

1. Perencanaan komunikasi (Communication Planning)

Melibatkan penentuan informasi dan komunikasi kebutuhan pemegang saham

yaitu siapa yang membutuhkan informasi, kapan membutuhkannya, dan

bagaimana informasi itu diberikan.

2. Pendistribusian informasi (Information Distribution)

Melibatkan pengadaan informasi yang dibutuhkan bagi stakeholder dalam

kesatuan waktu.

3. Pelaporan kinerja (Performance Reporting)

Melibatkan pengumpulan dan penyebaran inforasi kinerja, termasuk status

laporan dan hasil-hasil kerja merupakan masukan terpenting dalam pelaporan

kinerja. Dan sebagai keluarannya meliputi laporan status, laporan

perkembangan, peramalan, dan perubahan permintaan.

39

4. Penutupan administrasi (Administrative Closure)

Melibatkan, menghasilkan, mengumpulkan, dan penyebaran informasi untuk

memformalkan fase atau penyelesaian proyek.

2.4 Proyek Engineering, Procurement, dan Construction (EPC)

Proyek EPC adalah suatu proyek dimana kontraktor mengerjakan proyek

dengan ruang lingkup tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi desain,

pengadaan material dan konstruksi serta perencanaan dari ketiga aktivitas tersebut

(Soedarso, Jakarta: 98). Iman Soeharto (2001: 89) menyatakan proyek EPC adalah

proyek yang cukup kompleks, rumit, serta kaya akan persoalan dan permasalahan

(Soeharto, 2001: 89).

Proyek EPC adalah suatu sistem proyek pembangunan pabrik berbasis proses

dengan lingkup tanggungjawab kegiatan Engineering, Procurement, dan

Construction yang dilakukan oleh satu perusahaan kontraktor. Tanggung jawab

kontraktor menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi teknis dan performansi

yang ditetapkan oleh pemilik proyek (Hosen, 2004).

Proyek EPC adalah suatu sistem proyek pembangunan pabrik berbasis proses

dengan lingkup tanggung jawab kegiatan Engineering, Procurement, dan

Construction yang dilakukan oleh satu perusahaan kontraktor. Tanggung jawab

kontraktor EPC adalah menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi teknis dan

performansi yang ditetapkan oleh pemilik proyek. Hubungan dan interaksi antara

ketiga tahap kegiatan dalam siklus proyek seperti diperlihatkan pada gambar 2.7

dibawah ini (Hosen, 2007).

40

Project Life Circle

Gambar 2.6 Hubungan Engineering, Procurement, dan Construction dalam Siklus

Proyek. (Hosen, 2007)

Proyek EPC menunjuk pada suatu sistem manajemen yang mampu mengelola

berbagai unsur, yang berkaitan satu sama lainnya, dalam membangun suatu proyek.

Unsur tersebut meliputi bidang teknik dari berbagai macam disiplin ilmu (proses,

sipil, mekanikal, elektrikal, instrumen, material, dan sebagainya), pada bidang

keuangan (pembiayaan, budgeting, cost control, manajemen keuangan, dan

sebagainya), bidang pengadaan material dan equipment dari dalam dan luar negeri,

bidang pengapalan, bidang ketenaga kerjaan, dan lain-lain (Susilo, 2007: 17).

2.4.1 Engineering (Perencanaan)

Kegiatan engineering adalah proses mewujudkan gagasan menjadi kenyataan

dengan wawasan totalitas sistem, yaitu dengan memperhatikan efektifitas sistem

menyeluruh sampai pada operasi dan pemeliharaan. Proses dalam fase Engineering

dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, dimulai dari tahap konseptual,

basic engineering sampai detail engineering (Soeharto, Jakarta: 98). Dan menurut

Blanchard (1990) engineering adalah proses yang mwujudkan suatu gagasan menjadi

PROCUREMENT

ENGINEERING

CONSTRUCTION

41

sistem yang diinginkan bagi keperluan operasional ataupun utilisasi (Blanchard,

1990).

Fase Engineering memiliki tingkat pengaruh yang paling tinggi pada proyek,

banyak keputusan-keputusan penting yang dibuat selama proses perencanaan dan

pada tahap rancang bangun. Keputusan-keputusan yang diambil akan menentukkan

besarnya jumlah dana dan sumberdaya lainnya yang diperlukkan untuk mencapai

kesuksesan dalam penyelesaian proyek (Yeo dan Ning, 2002: 253-262).

Tahap konseptual engineering memperjelas dan merumuskan permasalahan

dalam suatu studi kelayakan. Pada tahap ini dilakukan perumusan garis besar dasar

pemikiran atau gagasan teknis mengenai system yang akan diwujudkan, sehingga

untuk mencapai tujuan dan sasaran maka harus melakukan identifikasi potensi

kebutuhan dan mengkaji aspek-aspek mulai dari teknik, ekonomi, hukum,

lingkungan, serta melakukan indentifikasi sumberdaya yang dibutuhkan (Soeharto,

2001: 98).

Pada tahap basic engineering diletakkan dasar-dasar pokok desain engineering,

dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah

harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan

material dan energi yang dikonversikan menjadi produk yang diinginkan.

Menurut Harold Kerzner (2006: 544-545), tahap detail engineering merupakan

kegiatan yang dilakukan di kantor pusat proyek. Pada tahapan detail engineering

dilakukan berbagai macam penjelasan pekerjaan, berikut ini adalah pekerjaan dari

tahap detail engineering (Kerzner, 2006: 544-545):

1. Meletakkan dasar-dasar kriteria desain engineering

2. Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain

3. Membuat spesifikasi material dan peralatan

42

4. Merancang gambar-gambar dan perekayasaan berbagai disiplin seperti civil

dan struktur, mekanikal, piping, kelistrikan serta instrumentasi

5. Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya reaktor utama, turbin

penggerak, generator listrik, dan lain-lain. Spesifikasi ini diperlukan untuk

memesan peralatan kepada vendor atau perusahaan manufaktur

6. Mengevaluasi dan menyetujui usulan desain dan gambar yang diajukan oleh

perusahaan manufaktur

7. Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang

ditentukan.

8. Mengajukan keperluan material untuk kegiatan pembelian

9. Membuat perkiraan biaya proyek

10. Membuat jadwal pelaksanaan proyek.

Dengan banyaknya jenis kegiatan engineering yang dilakukan, dibutuhkan

kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti

proses, sipil dan struktur, mekanikal, piping, elektrikal dan instrumentasi.

Kontraktor harus bertanggung jawab atas desain dari pekerjaan serta

keakuratan dan kelengkapan persyaratan dari pemilik proyek (termasuk kriteria

desain dan perhitungan). Pemilik proyek tidak bertanggung jawab atas error atau

kerusakan dan kelengkapan persyaratan dari pemilik proyek, serta tidak memberikan

gambaran dari keakuratan atau kelengkapan dari tiap informasi (Tunay, 2011: 2).

Tahapan proses pekerjaan pada fase engineering dan contoh produk yang dihasilkan

dapat dilihat pada gambar 2.8 dibawah ini (Hosen, 2006).

43

PROCUREMENT

Gambar 2.7 Tahapan Proses pekerjaan pada tahap Engineering.

Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa tahapan proses pekerjaan fase

engineering dimulai dari proses basic engineering. Pada tahap ini dilakukan

pengumpulan informasi dan daftar permintaan untuk keperluan perencanaan. Setelah

proses tersebut selesai, dilanjutkan dengan proses detailed engineering. Pada proses

ini dilakukan persiapan dan proses tender untuk pencapaian pemilihan vendor

terbaik.

Ketika fase tahapan engineering berjalan, fase procurement juga termasuk di

dalamnya, seperti pada saat pengeluaran PO (Purchasing Order) dan pemilihan

vendor. Vendor yang memenangkan tender harus kembali mengecek spesifikasi

barang atau material yang dipesan sesuai dengan detailed engineering yang masih

berjalan pada fase engineering. Setelah dilakukan pengecekkan produk dari vendor

dan hasilnya sesuai, dapat dilakukan penyelesaian proses konstruksi dengan panduan

produk drawing dari detailed engineering sebagai panduan.

2.4.2 Procurement (Pengadaan Proyek)

Kegiatan pengadaan (Procurement) adalah usaha untuk mendapatkan barang

berupa material dan peralatan dan atau jasa (subkontraktor) dari pihak luar untuk

proyek (Soeharto, 2001: 49). Proses di dalam pengadaan barang dan jasa menurut

BASIC ENGINEERING

DETAILED ENGINEERING

REQUISITION PLAN

PREPARE REQUISITION

TENDE, PO, VENDOR PRINT

VENDOR PRINT CHECK

FINALIZATION FOR CONSTRUCTION

44

PMBOK adalah perencanaan pembelian, perencanaan kontrak penerimaan

penawaran dari vendor, evaluasi penawaran dan penentuan pemenang, pengelolaan

kontrak dan penutupan kontrak (PMI, 2004: 269). Sedangkan, menurut Imam

Soeharto (2001: 180), pengadaan material dan peralatan meliputi kegiatan-kegiatan

pembelian, pemeriksaan, ekspedisi, pembungkusan, pengangkutan, sampai kepada

penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi (Soeharto, 2001: 180). Setelah

lingkup proyek ditentukan dan dijabarkan pada detail engineering maka akan mulai

terlihat jenis dan jumlah material serta peralatan yang diperlukan untuk membangun

proyek. Dengan data-data tersebut selanjutnya dapat dimulai kegiatan pengadaaan

atau pembelian dan subcontracting.

Kegiatan pengadaan (Procurement) meliputi kegiatan-kegiatan pengadaan

barang dan jasa. Proses didalam pengadaan barang dan jasa adalah perencanaan

pembelian, perencanaan kontrak, penerimaan penawaran dari vendor, evaluasi

penawaran dan penentuan pemenang, pengelolaan kontrak dan penutupan kontrak.

Kegiatan pengadaan barang meliputi kegiatan-kegiatan pembelian, ekspedisi,

pengapalan dan transportasi, serta inspeksi dan pengendalian mutu untuk seluruh

peralatan dan material pabrik. Peralatan dan material yang dibeli bisa berasal dari

dalam maupun luar negeri. Setelah barang yang dibeli tiba di lokasi proyek kegiatan

selanjutnya adalah penyimpanan dan mengeluarkan untuk keperluan konstruksi.

Sedangkan untuk pengadaan jasa meliputi kegiatan-kegiatan subcontracting, seperti

pemaketan pekerjaan, proses pemilihan sampai penunjukan, perencanaan pekerjaan,

koordinasi dan pengendalian pekerjaan subkontraktor. Tahapan proses pekerjaan

pada fase procurement dapat dilihat pada gambar 2.9 dibawah ini.

Proses pengadaan proyek EPC, pada umumnya meliputi proses pembelian

(purchasing), ekspedisi (expediting), dan pemindahan (traffic).

45

2.4.2.1 Purchasing (Pembelian)

Secara umum istilah pembelian (purchasing) menguraikan mengenai proses

pembelian, yaitu :

• menetapkan kebutuhan,

• menentukan lokasi dan memilih supplier

• melakukan kesepakatan harga dan istilah lain yang bersangkutan, dan

• menjamin pengiriman barang

Selanjutnya menurut Leenders/Fearon, tujuan pembelian adalah untuk

memperoleh material/peralatan yang memenuhi tujuh hal yaitu :

• right material (kualitas)

• right quantity (jumlah)

• right time (jadwal)

• right place (lokasi)

• right source (sumber daya)

• right service (layanan)

• right price (harga)

Untuk memenuhi tujuan pengadaan barang, maka departemen pengadaan

harus memiliki kewenangan dalam membuat keputusan, diantaranya adalah dalam

hal:

• Memilih supplier. Pengadaan sebaiknya ahli dalam mengenali, menentukan

siapa yang mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang yang diperlukan

dan bagaimana menganalisa reabilitas supplier.

• Menggunakan metode harga yang sesuai, untuk memperoleh harga yang optimal

46

• Mempertanyakan masalah spesifikasi. Bagian pembelian dapat menyarankan

penggantian atau alternatif suatu bagian dalam pekerjaan yang sama kepada

owner. Keputusan akhir penggantian tersebut adalah oleh owner.

• Memonitor hubungan dengan supplier yang potensial. Artinya bagian pembelian

harus selalu menjaga komunikasi dengan para supplier yang potensial. Apabila

user berhubungan langsung dengan supplier tanpa sepengetahuan bagian

pembelian, maka hal ini akan mendorong back door selling yang merugikan

bagian pembelian.

2.4.2.2 Expediting (Ekspedisi)

Definisi expediting menurut Leenders/Fearon adalah penerapan kepada

penyedia jasa untuk menyerahkan barang atau jasa lebih cepat dari waktu normal.

Bagian expediting akan mengawasi kinerja supplier dalam memenuhi komitmennya

terhadap kualitas barang dan pengirimannya sesuai kesepakatan yang telah dibuat.

2.4.2.3 Traffic (Pemindahan)

Definisi traffic menurut Leenders/Fearon adalah pemindahan barang dari

tempat pembuatan atau manufakturing ke tempat yang ditentukan (site). Hal-hal yang

perlu diperhatikan pada proses traffic antara lain adalah :

• Regulasi dan deregulasi pada transportasi

• Free on Board (FOB)

• Klasifikasi Muatan

• Pemilihan moda transportasi

• Tarif muatan

• Dokumentasi freight shipment

47

• Klaim kehilangan atau kerusakan

• Pembayaran tagihan muatan

• Strategi transportasi

48

Gambar 2.8 Tahapan Proses Pekerjaan pada fase Procurement.

Terjadinya aktivitas yang overlapping pada siklus proyek merupakan tanda

terjadinya interaksi antara fase engineering dengan fase procurement yang salah satu

bentuknya adalah aktivitas vendor data. Dari gambar di bawah ini dapat dilihat

dimana engineering menghasilkan output berupa spesifikasi, data sheet, drawing,

dan MTO (Material Take Off) yang digunakan sebagai input data fase procurement

Requisition

Permintaan Penawaran

Penawaran dari Vendor

Klarifikasi

Teknis Komersial

Penentuan Pemeneang Vendor

Fabrikasi : • Material • Perlatan • Labour

Pengiriman

PU

RC

HA

SIN

G

TR

AF

FIC

E

XP

ED

ITIN

G

49

(pengadaan). Fase engineering tidak akan bisa tuntas jika vendor data dari PO

(Purchasing Order) pada tahapan belum tuntas (Hosen, 2006: 13).

Gambar 2.9 Interaksi Engineering-Procurement pada aktivitas Vendor Data

2.4.3 Construction (Konstruksi)

Setelah pengadaan, tahap selanjutnya adalah kegiatan konstruksi. Kegiatan

konstruksi adalah kegiatan mendirikan atau membangun instalasi dengan efisien,

berdasarkan atas segala sesuatu yang diputuskan pada tahap desain (engineering).

Pekerjaan yang dilakukan antara lain adalah pekerjaan survei lokasi, kegiatan

pengambilan keputusan dan pekerjaan persiapan lain yang diperlukan seperti

gambar, material dan peralatan sehingga kegiatan proyek akan berangsur-angsur

pindah ke lokasi proyek maka pekerjaan konstruksi dapat dilaksanakan (Soeharto,

2001: 105).

Lingkup kegiatan konstruksi secara garis besar dibagi menjadi kegiatan fisik

dan kegiatan non fisik. Kegiatan fisik meliputi pembangunan fasilitas sementara

untuk keperluan perkantoran sementara dan pekerjaan sipil lainnya, melakukan

pekerjaan persiapan lokasi, mempersiapkan lahan, mendirikan fasilitas fabrikasi,

ENGINEERING FINALIZATION

1. SPECIFICATION 2. DATA SHEET 3. DRAWINGS 4. MTO

VENDOR DATA

PROCUREMENT

PO

50

memasangan perpipaan, memasang instalasi listrik dan instrumentasi, memasang

perlengkapan keselamatan, memasang isolasi dan pengecatan, melakukan testing, uji

coba dan start up, serta pekerjaan non fisik seperti merencanakan kegiatan

operasional konstruksi, mengendalikkan kegiatan konstruksi, mengendalikan tenaga

kerja, melakukan inspeksi, dan pekerjaan administrasi (Soeharto, 2001: 187).

Hubungan dan interaksi antara engineering dengan construction pada siklus

proyek, dapat dilihat pada gambar 2.11.

Gambar 2.10 Interaksi Engineering-Construction

Gambar di atas menjelaskan engineering menyiapkan spesifikasi yang

digunakan pada proyek, desain-desain yang diperlukan dan jumlah material yang

digunakan atau yang biasa di sebut MTO (Material Take Off). Setelah semua data

yang dihasilkan oleh engineering telah siap, selanjutnya data tersebut digunakan

untuk pekerjaan konstruksi dan tim engineering mulai mengerjakan pekerjaan As

Built Drawing atau gambar sesuai yang terpasang dan setelah tahap construction

selesai maka tim engineering menyelesaikan gambar akhir terpasang atau biasa

disebut Final As Built Drawing.

Hubungan dan interaksi antara procurement dan construction, dapat dilihat

pada gambar 2.13.

ENGINEERING UPDATING AS BUILT

• SPESIFICATION • DRAWING • MTO

AS BUILT FOR EARLIER

BUILT FACILITIES

CONSTRUCTION

Gambar 2.11

Gambar di atas menggambarkan hubungan dan interaksi anatra

dan construction, yaitu tim

membuat laporan berupa material

berupa MDR (Material Delivery

mengirimkan laporan tentang daftar pengiriman yang belum selesai atau OSDR (

Standing Delivery Report

diterima berupa MRR (Material Receiving Report

Kegiatan konstruksi (

membangun instalasi dengan cara seefisien mungkin, berdasarkan atas segala sesuatu

yang diputuskan pada tahap desain (

konstruksi adalah membangu

menyiapkan infrastruktur

pekerjaan sipil lainnya, memasang berbagai macam peralatan, memasang perpipaan,

memasang instalasi listrik dan instrumentasi, mema

memasang isolasi dan pengecatan, melakukan

Pekerjaan konstruksi terdiri dari berbagai disiplin dan

suatu system, sehingga untuk mempermudah dalam perencanaan, pelaksanaa

monitoring & controlling

Gambar 2.11 Interaksi Procurement-Construction

Gambar di atas menggambarkan hubungan dan interaksi anatra

yaitu tim procurement proyek di kantor pusat (

laporan berupa material atau alat yang sudah dikirim ke lapangan yaitu

Material Delivery Report). Sedangkan, tim construction

mengirimkan laporan tentang daftar pengiriman yang belum selesai atau OSDR (

Standing Delivery Report) dan juga menyiapkan laporan material atau peralatan yang

Material Receiving Report).

Kegiatan konstruksi (construction) adalah pekerjaan mendirikan atau

membangun instalasi dengan cara seefisien mungkin, berdasarkan atas segala sesuatu

yang diputuskan pada tahap desain (engineering). Garis besar lingkup pekerjaan

konstruksi adalah membangun fasilitas sementara, mempersiapkan lahan,

infrastruktur, mendirikan fasilitas fabrikasi, mendirikan bangunan dan

pekerjaan sipil lainnya, memasang berbagai macam peralatan, memasang perpipaan,

memasang instalasi listrik dan instrumentasi, memasang perlengkapan keselamatan,

memasang isolasi dan pengecatan, melakukan testing, uji coba, dan start

Pekerjaan konstruksi terdiri dari berbagai disiplin dan dibuat untuk mengikuti

sehingga untuk mempermudah dalam perencanaan, pelaksanaa

monitoring & controlling selama pekerjaan konstruksi berlangsung maka dibuat

51

Gambar di atas menggambarkan hubungan dan interaksi anatra procurement

proyek di kantor pusat (head office)

atau alat yang sudah dikirim ke lapangan yaitu

construction akan

mengirimkan laporan tentang daftar pengiriman yang belum selesai atau OSDR (Out

) dan juga menyiapkan laporan material atau peralatan yang

) adalah pekerjaan mendirikan atau

membangun instalasi dengan cara seefisien mungkin, berdasarkan atas segala sesuatu

). Garis besar lingkup pekerjaan

n fasilitas sementara, mempersiapkan lahan,

, mendirikan fasilitas fabrikasi, mendirikan bangunan dan

pekerjaan sipil lainnya, memasang berbagai macam peralatan, memasang perpipaan,

sang perlengkapan keselamatan,

start-up.

dibuat untuk mengikuti

sehingga untuk mempermudah dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

selama pekerjaan konstruksi berlangsung maka dibuat

52

pengkategorian periode konstruksi. Kategori periode konstruksi digambarkan pada

gambar 2.13 dibawah ini (Hosen, 2006: 17).

Gambar 2.12 Kategori Periode Konstruksi

Gambar di atas menjelaskan bahwa pada tahap perencanaan diharapkan sudah

dikerjakan sebelum proyek dmulai secara resmi, sejak progres dimulai sampai

mencapai progres 70% seluruh tim proyek di arahkan untuk fokus pada penyelesaian

pekerjaan berdasarkan pembagian area yang sudah ditetapkan (area wise).

Selanjutnya setelah progres 70%, tim proyek fokus untuk mulai menyelesaikan

pekerjaan secara sistem sampai dengan tes individu (system wise) dengan orientasi

mencapai selesai pekerjaan mechanical (mechanical completion readliness oriented).

2.5 Progress Measurement

2.5.1 Pengertian

Progress Measurement adalah paket standarisasi pengukuran untuk progres

kemajuan pekerjaan yang berdasarkan kepada prosedur perusahaan kontraktor yang

ditunjuk dan diketahui oleh owner atau pemilik. Progress Measurement bertujuan

menjadi sebuah standar pengukuran persentase penyelesaian progres pekerjaan yang

mempengaruhi pengendalian proyek.

PERENCANAAN AREA WISE

(PROGRESS ORIENTED) SISTEM WISE

(MECHANICAL COMPLETION READNESS ORIENTED)

0% 70% 100%

SET UP SET UP SET UP

53

Progres adalah aktual pekerjaan yang telah dikerjakan dan akan dilakukan

perhitungan berdasarkan pada pencapaian progres fisik. Pengukuran progres

menggambarkan keseluruhan item terhadap keseluruhan pekerjaan. Bobot dari

masing-masing item pekerjaan dihitung berdasarkan man hours, kumulatif harga, dan

banyaknya pekerjaan. Berikut adalah langkah-langkah perhitungan progres. Progres

pekerjaan harus dibuat secara sistimatis dalam bentuk Progress Calculation Sheet

berdasarkan prosedur Progress Measurement untuk masing-masing sub bidang

pekerjaan agar mudah di update berdasarkan realisasi bobot pekerjaan. Metode-

metode untuk menilai proges berdasarkan progress measurement:

• Unit Completed

• Incremental milestone

• Analisa Biaya

2.5.2 Prosedur Progress Measurement Proyek

Progress Measurement disusun pada saat awal atau masih dalam rencana pra

proyek (pre-project planning). Menurut Project Management Institute/PMI (PMI,

2004) pre-project planning merupakan bagian dari kegiatan proses inisiasi, yaitu

tahapan awal perencanaan sebuah proyek dimana kegiatan perencanaanya terutama

berkaitan dengan upaya unuk menentukan informasi strategi proyek yang dibutuhkan

dan disajikan dalam sebuah proposal proyek sedemikian, sehingga pada akhir tahap

ini proposal proyek tersebut dapat disetujui atau ditolak sebagai proyek baru atau

fase proyek yang baru.

Pre-project planning sebagai sebuah proses merupakan bagian penting dari

project planning dan dianggap bermula saat sebuah gagasan proyek yang timbul

ingin diwujud nyatakan oleh pemilik proyek dan proses ini berlangsung sampai

54

sebelum proyek akan dilaksanakan yaitu pada saat akan dibuat detailed design dan

konstruksinya (Gibson et al., 1995). Informasi strategi yang diperlukan selama tahap

pembuatan prosedur progress measurement ini dapat berupa deskripsi mengenai

tujuan proyek, manfaat dan signifikansi proyek, lingkup kerja, hasil yang diharapkan,

risiko proyek, skenario pendanaan proyek, metode pengadaan proyek (project

procurement), estimasi jadwal mengenai volume, biaya dan waktu pelaksanaan

proyek (PMI, 2004).

2.5.3 Progress Measurement dalam Konstruksi

Pengendalian proyek dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Rencana

yang bagus dan kepemimpinan yang handal serta motivasi bekerja yang tinggi tanpa

dibarengi dengan pengendalian yang baik mustahil akan menghasilkan output proyek

yang bagus dalam hal jadwal, biaya dan mutu. Tujuan pengendalian adalah

memantau, mengkaji, mengadakan koreksi dan membimbing agar yang telah

ditetapkan bisa terlaksana dalam batas waktu, biaya dan mutu yang sesuai dengan

perencanaan (Luthan s. , 2006).

Pelaksanaan proyek berlangsung secara cepat, sehingga bila tidak dilakukan

pengendalian yang cukup akan mengakibatkan terjadinya penyimpangan yang sulit

untuk diperbaiki (Luthan s. , 2006). Langkah awal dalam pengendalian proyek

adalah dengan membuat Prosedur Progress Measurement dengan memperhitungkan

bobot setiap disiplin dan subdisiplin pekerjaan.

Untuk pengendalian biaya dan jadwal terdapat dua macam teknik dan metode

yang luas pemakaiannya, yaitu identifikasi varian dan konsep nilai hasil (metode

earned value). Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang

55

sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan, untuk jadwal dianalisis

kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan perencanaan. Dengan

demikian, akan terlihat bila terjadi penyimpangan antara rencana dan kenyataan serta

mendorong untuk mencari sebab-sebabnya.

2.5.4 Kinerja Biaya Proyek EPC

Berdasarkan earned value method, pengukuran kinerja biaya pelaksanaan

proyek konstruksi dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1. Penyimpangan biaya (cost variance)

2. Indeks kinerja biaya (cost performance indeks)

Penyimpangan biaya (cost variance) adalah suatu tool yang digunakan untuk

mengontrol biaya proyek yaitu dengan cara mengurangkan cost rencana pada suatu

waktu tertentu dengan aktual cost yang dikeluarkan. Untuk bisa melakukan hal ini

tentunya kita sudah menyiapkan dahulu berapa cost yang dikeluarkan untuk

mencapai progres yang ditargetkan biasanya untuk mempermudah digambarkan

dalam bentuk S-Curve yang menggambarkan progres yang dicapai dengan cost yang

dikeluarkan.

Indeks kinerja biaya (cost performance index) adalah tool lainnya yang

digunakan untuk melihat dan mengontrol kinerja biaya suatu proyek. Hal ini

dilakukan dengan cara membandingkan antara progres yang dicapai terhadap suatu

cost yang dikeluarkan pada waktu tertentu.

Adapun tahapan yang dilakukan untuk mendapatkan nilai cost variance

maupun cost performance indeks adalah sbb :

56

- Planned Value (PV) adalah rencana pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan

yang telah dijadwalkan untuk dilaksanakan dalam suatu periode pelaksanaan

proyek.

- Earned Value (EV) adalah nilai proyek yang telah dikerjakan dalam satuan biaya

- Actual Cost (AC) adalah total pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan yang

telah dijadwalkan untuk dilaksanakan dalam suatu periode pelaksaann proyek

- Penyimpangan Biaya (Cost Variance) dihitung berdasarkan selisih antara EV

dikurangi AC

Penyimpangan Biaya = EV – AC

Keterangan :

- Penyimpangan biaya negatif (-), artinya pengeluaran biaya lebih besar dari

perencanaan biaya (over budget)

- Penyimpangan biaya nol (0), artinya pengeluaran biaya sesuai dengan

perencanaan biaya (on budget)

- Penyimpangan biaya psitif (+), artinya pengeluaran biaya lebih kecil dari

perencanaan biaya (under budget)

Indeks kinerja biaya dihitung berdasarkan perbandingan EV dan AC

AC

EVCPI =

Keterangan :

- Indeks < 1, menunjukkan kinerja biaya proyek negatif (over budget)

- Indeks = 1, menunjukkan kinerja biaya proyek sesuai rencana (on budget)

- Indeks > 1, menunjukkan kinerja biaya proyek positif (under budget)

57

Dalam implementasi proyek, kedua tool ini digunakan dalam pengontrolan

pelaksanaan proyek EPC, apabila CPI dan Cost Variance menunjukkan hal yang

tidak sesuai dengan rencana maka pelaksana proyek akan diberikan warning atau

peringatan supaya melakukan usaha-usaha untuk melakukan perbaikan.

2.6 Progres EPC

2.6.1 Proses Engineering

Pelaksanaan tahap engineering proyek yang hendak dibangun melibatkan

berbagai disiplin ilmu, seperti engineering process, commisioning/ operation, sipil

dan arsitek, mekanikal, diagram proses dan instrumen, civil dan arsitek, dan

elektrikal.

· Engineering proses merupakan pekerjaan awal yang memberikan masukan

penting pada kegiatan desain engineering berikutnya, dengan rincian:

• Membuat spesifikasi peralatan yang akan digunakan proyek, dalam

hubungannya dengan panas, tekanan, aliran, dan ketahanan terhadap korosi dan

bahan-bahan kimia, serta spesifikasi lainnya yang berhubungan dengan aspek

mekanikal pada proyek.

• Merancang diagram pipa dan instrumen (P&ID), diagram listrik untuk proses,

utilitas, dan merancang denah (layout) unit-unit dalam instalasi.

• Menyusun spesifikasi yang berkaitan dengan batasan yang diberlakukan, dalam

rangka menjaga kelestarian lingkungan hidup.

• Menganalisa milestone adalah kejadian yang sangat diperlukan pada suatu

proyek. Milestone menyatakan suatu peristiwa atau kondisi yang menandai

penyelesaian sekelompok tugas yang berhubungan, atau penyelesaian suatu

58

tahap dari proyek. Milestone dapat membantu mengelola tugas-tugas kedalam

kelompok atau urutan-urutan logikal.

• Menganalisa aktivitas Hazard Operation Studies (HAZOP).

HAZOP adalah suatu pemeriksaan yang terstruktur dan sistematis dari

suatu rencana proses atau proses yang sudah berjalan, sehubungan dengan

identifikasi dan evaluasi masalah yang dapat memberikan risiko kepada manusia

atau peralatan, atau membuat operasi tidak efisien. Hazop suatu teknik kualitatif

yang berdasarkan pada pernyataan dan dihasilkan oleh suatu tim multi disiplin

melalui pertemuan (Sugiano, Jakara: 96).

• Instrumen menjelaskan berbagai aliran material dan panas pada proses produksi

instalasi. Diagram ini menjadi masukan utama untuk menyusun rancangan

diagram pipa dan instrumen (P&ID), yang menggambarkan posisi, letak, dan

hubungan antara pipa, kerangkaan (valve), instrumen, dan peralatan. Dokumen

P&ID akan menjadi dasar bagi disiplin lain untuk menentukan layout tempat

kedudukan peralatan, membuat gambar, dan model. Selain itu, juga disiapkan

lembaran data peralatan (LPD), yaitu lembaran yang memuat daftar peralatan

yang hendak dipesan ke pabrik atau manufaktur, seperti pompa, kompresor, alat

penukar panas, dll. Dalam LPD dicantumkan rincian nama peralatan, kondisi

operasi, dan jenis material yang diinginkan. Tanggung jawab desain engineering

mekanikal:

• Menambah syarat atau spesifikasi dalam aspek mekanikal pada LPD, seperti

ukuran tebal pipa, bejana, alat penukar panas, dll

• Koordinasi dengan disiplin engineering lain dalam rangka membuat material

take off dan paket MR, untuk penyusunan anggaran biaya proyek dan pemesanan

barang.

59

• Mengkaji dan menyetujui gambar vendor, yaitu gambar engineering dari

perusahaan manufaktur sebelum pesanan peralatan mulai difabrikasi.

Instrumen juga bertanggungjawab membuat spesifikasi peralatan mekanis,

seperti pengatur suhu ruangan, material handling, dan alat pencegah bahaya

kebakaran.

• Sipil dan arsitek, bagian sipil bertugas menyiapkan desain engineering

penyiapan lahan lokasi proyek, yaitu merancang pekerjaan clearing dan

grubbing, jalan masuk, grading, drainase, pembuatan pagar dan pondasi tempat

kedudukan peralatan.

• Pipa(Pipping), dalam proyek yang memproses material cair atau gas, maka

pekerjaan desain pipa mempunyai porsi jam-orang yang besar. Pekerjaan ini

meliputi desain, membuat spesifikasi, dan mempersiapkan paket pembelian

material seluruh sistem pipa proyek.

• Elektrikal, disiplin engineering listrik bertugas mempelajari dan merancang

sistem kelistrikan, mulai dari sumber tenaga listrik proyek, jaringan distribusi,

switch gear atau gardu listrik atau trafo, sampai pada titik-titik pemakai, seperti

motor listrik penggerak, lampu, tanda-tanda pada instrumen, dan alat pemanas

listrik. Juga menyiapkan angka perhitungan keperluan tenaga instalasi pada saat

telah beroperasi. Merancang kelistrikan meliputi: mempelajari beban (load) yang

diperlukan, diagram single-line, relay, interlock, konduit, serta merancang

penerangan seluruh instalasi. Semua spesifikasi, kriteria, dan kuantitas peralatan

listrik dimasukkan dalam paket material requition.

• Denah lokasi, merupakan salah satu titik kunci yang mempengaruhi kelancaran

pekerjaan desain engineering, sehingga dapat ditentukan letak dan kedudukan

60

peralatan atau unit-unit bagian instalasi. Dan pemasangan instalasi

mempengaruhi pekerjaan berikutnya.

• Kriteria dan spesifikasi ini penting untuk perancangan dan “penjaminan mutu”.

Kriteria dan spesifikasi memuat keterangan rinci perihal maksud dan fungsi

setiap peralatan tiap peralatan yang hendak dipesan ke pabrik maupun unit

instalasi yang hendak dibangun. Serta data keterangan teknis tentang segala

sesuatu yang mempengaruhi, atau harus diperhtiungkan dalam perancangan

peralatan dan unit instalasi.

• Gambar engineering memberi ilustrasi beberapa aspek teknis rancangan, dengan

menunjukkan letak peralatan atau unit-unit dalam instalasi dan hubungan satu

dengan lainnya. Juga menunjukkan dimensi, elevasi, dan jenis material yang

akan digunakan. Gambar juga berfungsi sebagai alat komunikasi perancang

dengan pihak lain. Macam-macam gambar:

• Gambar sementara untuk bahan pengkajian dan komentar;

• Gambar konstruksi yang dipakai pelaksana konstruksi;

• As built drawing, yaitu gambar akhir yang sesuai dengan keadaan

sesungguhnya dari unit atau instalasi yang sudah dibangun;

• Vendor drawing, yaitu gambar yang dipersiapkan oleh pabrik penjual atas

suatu peralatan yang dipesan oleh proyek.

• Spesifikasi memberi petunjuk tentang persyaratan kualitas instalasi yang hendak

dibangun. Berupa penjelasan tertulis, yang meliputi penggunaan material dan

metode kerja yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek, agar

tercapai standar mutu yang dikehendaki. Spesifikasi dapat dibedakan menjadi

sistem hasil dan sistem metode. Sistem hasil (spesifikasi kinerja) menjelaskan

hasil akhir yang dapat memenuhi syarat sesuai yang telah diisyaratkan.

61

Menjelaskan prosedur pengujian. Sistem metode memberi rincian material yang

digunakan dan prosedur yang harus diikuti untuk melaksanakan pekerjaan

proyek.

• Maket dan model memberi kemudahan untuk menyusun rancangan rinci,

memberi petunjuk kepada pelaksana kegiatan konstruksi tentang langkah yang

akan dikerjakan, dan peragaan kepada calon-calon operator yang akan

melaksanakan operasi instalasi dan pemeliharaan.

2.6.2 Progres Pengadaan

Dalam progres pengadan kontraktor bekerjasama dengan subkontraktor/vendor

untuk mengeluarkan Purchase Order, menerima dan menyetujui pengiriman,

mendukung pembayaran pemasok dan mengelola pemasok terhadap kontrak mereka.

Proses tahap pengadaan, meliputi:

• Identifikasi barang dan jasa yang akan dibeli

• Melakukan pesanan kepada pemasok

• Menyepakati kerangka waktu pengiriman dan metode

• Menerima barang dan jasa dari pemasok

• Review dan menerima barang-barang dibeli

• Menyetujui pembayaran pemasok

Pengadaan barang dan jasa dari pemasok untuk proyek harus secara teratur

ditinjau untuk mengelola kinerja pemasok dan memastikan bahwa mereka

menghasilkan kiriman yang memenuhi spesifikasi yang dipesan. Sehingga, hubungan

atara kontraktor dengan subkontraktor/vendor harus berjalan baik.

62

2.6.3 Proses Konstruksi

Lingkup kegiatan dalam pekerjaan konstruksi, yaitu:

• Membangun fasilitas sementara: tempat berteduh buruh dan penyedia,

perkantoran pusat pengendalian konstruksi, fasilitas komunikasi, keperluan

utilitas.

• Mempersiapkan lahan untuk lokasi instalasi dan kantor permanen.

Membuat pondasi, membuat saluran parit dan memasang pipa bawah

tanah, membuat area penampungan material dan peralatan.

• Mendirikan fasilitas fabrikasi (bengkel) bagi material dan peralatan yang

hendak dibuat atau dirakit di lapangan, seperti tiang penyangga, nozle,

spool piece pipe, dll.

• Mendirikan bagunan pekerjaan sipil lain

• Memasang bermacam-macam peralatan, seperti pompa, kompresor, drum,

tower, penukar panas, generator, dll. di atas pondasi yang telah disiapkan.

• Memasang instrumen dan instalasi listrik untuk kebutuhan operasi

peralatan dan penerangan.

• Mengerjakan perlengkapan keselamatan dan anti kebakaran.

• Mendirikan tangki penyimpanan umpan dan penampung produksi (untuk

proyek produk cair dan gas).

• Memasang isolasi dan pengecatan.

• Melakukan pengujian, prakomisi, uji coba, dan start-up.

Ada beberapa program dalam upaya mengefisienkan dan mengefektifkan

penggunaan alat konstruksi:

• Memilih alat konstruksi;

63

a. Spesifikasi

• Keadaan tanah di lokasi, lunak atau banyak berkarang.

• Keadaan iklim, kering, hujan, atau salju.

• Topografi, tanah datar, rata, miring, atau berbukit, dll.

• Jenis kegiatan (pengerjaan tanah, saluran, pengangkatan, mengangkut,

pengerukan, dll)

• Jumlah atau volume, berat material, dan peralatan yang perlu diangkut

atau diangkat.

b. Produktivitas

c. Pengeluaran total biaya

d. Umur peralatan dan penjualan kembali;

• Mengoperasikan alat konstruksi

• Memelihara alat-alat konstruksi; menyangkut pemeliharaan preventif,

jasa penjualan, persediaan suku cadang.

• Organisasi pengelolaan, menyangkut beberapa catatan, seperti:

e. Lama pakai atau bekerja per hari, per minggu dan per bulan.

f. Siap pakai.

g. Perbaikan, lama dan macamnya.

h. Persentase utilisasi.

i. Jam-orang untuk pemeliharaan dan perbaikan.