6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Data dan Informasi

Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti

manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam

dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. (Fatansyah,

p2).

Data merupakan fakta-fakta atau observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi

bisnis. Lebih jauh lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas

seperti orang-orang, tempat, benda, atau kejadian. (O’brien 2006, p38).

Menurut O’Brien (2006, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi

konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu. Jadi informasi adalah

data yang telah diolah yang memiliki arti dan berguna bagi pemakainya.

Menurut Turban (2003, p15) infromation is a collection of facts (data) organized

in some manner so that they are meaningful to a recipient. Definisi tersebut dapat

diartikan informasi merupakan kumpulan fakta (data) yang diorganisasikan untuk tujuan

tertentu sehingga berguna bagi yang menerimanya.

2.1.1 Sistem

Menurut O’Brien (2006, p29) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling

berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dengan

menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

7

2.1.2 Sistem Informasi

Sistem informasi menurut O'Brien (2006, p5) merupakan kombinasi teratur apa

pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data

yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Turban (2003, p15) information system (IS) collects, processes, stores,

analyzes and disseminates information for a spesific purpose. Definisi tersebut dapat

diartikan sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan,

menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

2.1.3 Teknologi Informasi

Teknologi informasi menurut James O'Brien (2006, p5) adalah hardware,

software, jaringan, manajemen database dan teknologi pengolah informasi lainnya yang

digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer.

Menurut Alter (1999, p42) teknologi informasi merupakan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh sistem informasi.

Perangkat keras itu sendiri merupakan sekumpulan peralatan fisik yang terlibat dalam

pemrosesan informasi, seperti komputer, workstation, peralatan jaringan, tempat

penyimpanan data (data storage) dan peralatan transmisi (transmission devices).

Sedangkan perangkat lunak merupakan program komputer yang menginterprestasikan

masukan oleh user dan memberitahukan kepada komputer tentang apa yang harus

dilakukan.

8

2.1.4 Proses Bisnis

Menurut Laudon dan Laudon (1998,p83), proses bisnis merupakan cara-cara yang

unik dimana sebuah organisasi mengkoordinasi dan mengatur efektifitas kinerja

informasi dan pengetahuan untuk menghasilkan produk dan jasa yang bernilai.

2.1.5 Investasi

Investasi adalah pengeluaran sejumlah dana untuk menggunakan sumber dana

yang ada pada perusahaan guna mendukung kegiatan operasional perusahaan dan dapat

memberikan manfaat dimasa yang akan datang (Halim 2005, p1).

2.1.6 Investasi Teknologi Informasi

Menurut Sutojo (1993, p1), Investasi Teknologi Informasi merupakan usaha

menanamkan faktor-faktor produksi langka dalam proyek tertentu. Tujuan utama dari

investasi adalah memperoleh berbagai macam manfaat yang cukup layak di kemudian

hari. Manfaat tersebut dapat berupa laba, manfaat non keuangan atau kombinasi dari

keduanya.

Investasi Teknologi Informasi meliputi :

- Hardware, adalah semua mesin dan peralatan dalam sistem komputer. Contoh PC,

mouse, keyboard, dan sebagainya.

- Software, adalah instruksi elektronik step-by-step yang memberitahukan perangkat

keras komputer apa untuk melakukan sebuah tugas. Contoh operating system, utility

system, dan application software.

9

- Network/jaringan, adalah sebuah sistem komunikasi yang menghubungkan dua atau

lebih komputer; internet adalah jaringan terbesar. Contoh LAN, WAN dan MAN

- Brainware, adalah pemakai komputer atau orang yang mengoperasikan komputer

(user) maka komputer tersebut dapat digunakan. Contoh operator, programmer,

system analyst, database administrator.

- Fasilitas. Contoh ruangan, AC dan sebagainya.

2.2 Teori-Teori Khusus

Teori berikut merupakan teori pendukung dari berbagai sumber yang menjadi

landasan analisa.

2.2.1 Information Economics

Information economics merupakan dasar dari Traditional Cost Benefit Analysis

(analisis biaya-manfaat tradisional) yang berhubungan dengan value (nilai) berdasarkan

pada kinerja bisnis untuk menangani hal-hal yang memberikan dampak strategis pada

perusahaan.

Pada tingkat awal, Information Economics adalah sebuah kumpulan dari

peralatan komputasional untuk mengkuantifikasikan manfaat-manfaat dan biaya-biaya

proyek sistem informasi (Parker, 1988, p5). Information Economics melihat jauh ke

dalam analisis biaya-manfaat untuk memasukkan nilai yang didasarkan pada kinerja

bisnis, untuk menangani hal-hal yang memiliki dampak strategis terhadap perusahaan.

Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics adalah sebuah proses pembuatan

keputusan. Setiap investasi (pemrogram, aplikasi, perangkat keras) harus dijustifikasi,

10

tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan berbeda

terhadap nilai, biaya, dan risikonya.

Gambar 2.1 Information Economics

Dalam analisis information economics digunakan analisa dua segi, yaitu segi

bisnis dan segi teknologi, sehingga dapat dibedakan dari justifikasi biaya tradisional

yang berangkat dari analisa biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).

Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal

penting yang saling berhubungan yaitu:

1. Biaya (Cost) Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang

diperlukan untuk membangun sistem.

2. Manfaat (Benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau

peningkatan kinerja atau revenue.

3. Nilai (Value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin

pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa mendatang.

11

Istilah Information Economics mengacu pada pendekatan atau metode yang

digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem informasi dengan penilaian menggunakan

skor hingga analisa biaya dan manfaat, dengan menghitung biaya dan manfaat, tangible

maupun intangible, dari segi teknologi dan segi bisnis perusahaan (Parker, 1988).

Dalam metode Information Economics dikenal empat tahapan yang dapat

dilakukan dalam mendapatkan keputusan terbaik untuk investasi produk IT (Parker,

1988: 11), yaitu:

1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek.

2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan.

3. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi.

4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang berharga.

2.2.2 Analisa Corporate Values

Menurut Parker (1988, p311), banyak nilai (value) penting yang terlewatkan jika

hanya menggunakan kuantifikasi seperti return on investment (ROI). Beberapa nilai

tersebut bersifat unik pada domain teknologi dan beberapa lainnya unik dalam domain

bisnis.

Category Business Domain Technology Domain Financial Values Return On Investments Strategic Values - Strategic Match

- Competitive Advantage - Competitive Response - Management Information for CSF

Strategic IT Architecture

OrganizationalRisk and Uncertainty

Project or Organization Risk - Definitional Uncertainty - Technical and Uncertainty - Infrastruktur Risk

Gambar 2.2 Corporate Value and Risk

12

1. Financial Values

Financial values merupakan manfaat yang dapat diukur dengan dasar akuntansi.

Nilai yang terdapat pada domain bisnis adalah business based financial value (nilai

keuangan berbasis bisnis). Business based financial value memperhitungkàn biaya dan

manfaat yang tangible. Manfaat dan biaya yang diharapkan dalam implementasi suatu

sistem harus ditentukan. Sedangkan untuk hubungan antara manfaat dan biaya

ditentukan pada simple ROI (Parker, 1988, p312).

2. Strategic Values

Strategic values merupakan ni1ai yang didapat dari tindakan yang

mengkontribusi pencapaian tujuan perusahaan yang bersifat eksternal. Nilai-nilai ini

adalah orientasi pasar dan produk, yang sering kali dideskripsikan sebagai pangsa pasar,

penciptaan pasar, diferensiasi produk, hubungan dengan pelanggan, dan lain-lain.

Strategic values berfokus pada pencapaian pasar-pasar spesifik, strategi produk dan

pelanggan (strategic match), penciptaan pasar baru atau memperluas pangsa pasar yang

ada (competitive advantage), dan mempertahankan pangsa pasar yang ada (competitive

response), juga ketersediaan informasi berkualitas untuk pengambilan keputusan

(management information for CSFs).

- Strategic Match

Strategic match berfokus pada derajat dukungan perusahaan atau selaras dengan

tujuan perusahaan (lini bisnis). Nilai ini mendukung peningkatan skor dan ap1ikasi

inovatif yang secara langsung mendukung pencapaian tujuan- tujuan perusahaan. Skor

ini mempunyai rentang dari 0 (tidak ada hubungan dengan tujuan strategis bisnis)

sampai 5 (rnernpunyai hubungan langsung dengan tujuan strategis bisnis).

13

- Competitive Advantage

Untuk memasukkan keunggulan bersaing (competitive advantage) sebagai

bagian dan nilai strategis (strategic values), perusahaan harus bisa memilih strategi dan

memperkirakan kontribusinya. Nilai skor atas competitive advantage bergantung pada

tingkat dimana tindakan yang diusulkan berpengaruh baik langsung maupun tidak

langsung terhadap kemampuan bersaing perusahaan.

- Competitive Response

Competitive response mengukur tingkat kegagalan yang berakibat terhadap

penurunan kemampuan bersaing perusahaan. Meskipun memiliki konsep yang sama

dengan competitive advantage, competitive response mengikutsertakan risiko kehilangan

pangsa pasar yang mana jika itu terjadi maka akan sangat sulit atau bahkan tidak

mungkin untuk rnendapatkanya kembali.

- Management Information for Critical Success Factors

Kemampuan manajemen untuk menyebarkan inforniasi tentang keputusan yang

diambil adalah sangat penting bagi perusahaan. Management Information for CSFs

merupakan perkiraan atas kontribusi tindakan terhadap kebutuhan manajemen akan

informasi tentáng aktivitas kritis.

3. Organizational Risk and Uncertainty

Kata risiko (risk) dan ketidakpastian (uncertainty) sering digunakan secara

bergantian dan mengatakan bahwa kedua kata ini sama saja. Tetapi menurut Parker

(1988, p 235) kedua kata ini dibedakan pengertiannya.

Risk terjadi ketika hasil dari tindakan dan situasi tidak pasti, dimana rentang dan

hasil yang mungkin diketahui dan kemungkinan yang diasosiasikan dengan hasil ini

14

diketahui dan diperkirakan dengan tingkat keakuratan. Uncertainty berhubungan dengan

tindakan dan situasi ketika rentang hasil diketahui tetapi kemungkinan dari hasil adalah

sulit untuk diperkirakan secara akurat, atau dalam situasi ekstrim bahkan kemungkinan

hasil tidak diketahui sama sekali.

• Project or Organizational Risk

Project or Organizational Risk memfokuskan diri pada kemampuan perusahaan

untuk beradaptasi dengan perubahan atas perencanaan bisnis organisasi. Proses

evaluasi memfokuskan kepada bisnis domain organisasi bukan kepada teknik dari

suatu organisasi. Project or Organizational Risk ini merupakan resiko jangka pendek

yang cocok dengan BPR (Business Proses Reenginering) dan restrukturasi

organisasi. Hal tersebut merefleksikan tingkatan dari sejumlah komponen bisnis

organisasi yang terkait. Ini termasuk rencana bisnis in-place, perubahan sistem

manajemen, rencana kontigensi, dan kebutuhan pasar yang telah didefinisikan dan

dimengerti dengan baik.

• Definitional Uncertainty

IT definitional uncertainty, bersamaan dengan IT technical and implementation risk

dan IT services delivery risk menekankan pada resiko implementasi dan

penyampaian dan mengekspresikan tingkat stabilitas dan lingkungan yang ada. Pada

umumnya, definisi ketidakpastian (definitional uncertainty) memperkirakan

spesifikasi tujuan organisasi (user atau business) yang dikomunikasikan terhadap

proyek personal teknologi informasi. Karena itu ketika user dan bisnis tidak secara

tepat mendefinisikan suatu masalah maka pihak teknologi informasi pun tidak akan

bisa mencarikan suatu solusi yang tepat.

15

• Technical and Uncertainty :

Technical and uncertainty menekankan pada risiko organisasional jangka pendek

yang berkembang di seputar keahlian yang ada, ketergantungan terhadap teknologi

baru atau yang belum pernah dicoba diterapkan yang mungkin melibatkan teknologi

tunggal atau kombinasi dan sekumpulan keahlian teknis baru, dan peralatan

perangkat keras dan lunak.

Resiko teknis dan implementasi merefleksikan 5 komponen resiko dalam

proyek IT, yaitu:

a. Kebutuhan, keahlian rnerefleksikan tingkat keahlian kritis yang diperlukan

terhadap ketersediaan manajemen dan staf.

b. Ketergantungan perangkat keras, merefleksikan kebutuhan perangkat keras

terhadap yang tersedia sekarang atau yang sedang digunakan.

c. Ketergantungan perangkat lunak (selain aplikasi perangkat lunak),

memperkirakan secara langsung terhadap kemajuan teknologi.

d. Aplikasi perangkat lunak, merefleksikan keadaan yang secara komersial tersedia

atau yang ada terhadap keadaan baru, walaupun didapat melalui subkontrak.

e. Ketergantungan imp1ementasi aplikasi, merefleksikan tingkat kompleksitas

implementasi termasuk lama proyek, teknologi baru, keakurasian perkiraan, dan

kompleksitas dan pelaksanaan organisasi.

Bisnis dapat (bisa tidak) memasukkan resiko ini sebagai bagian dan kriteria

dalam pengambilan keputusan dalam membuat strategi. namun, apapun

keputusan bisnis tersebut, organisasi IT harus memasukkan penilaian ini dalam

pembangunan strateginya.

16

• Infrastructure Risk

Manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa pentingnya investasi non-proyek untuk

mengakomodasi proyek ini.Skor ini mempunyai rentang dari 0 sampai 5. Setelah

menemukan skor-nya maka di masukkan ke dalam tipe kuadran.

Terdapat 4 macam kuadran dalam menentukan corporate value :

1. Kuadran Investasi (Investment)

Pada kuadran ini, garis bisnis kuat sedangkan dukungan komputer lemah.

2. Kuadran Strategis (Strategic)

Pada kuadran ini, garis bisnis kuat serta dukungan komputer kuat.

3. Kuadran Infrastruktur (Infrastructure)

Pada kuadran ini, garis bisnis lemah dan juga dukungan komputer lemah.

4. Kuadran Breakthru Management

Pada kuadran ini, garis bisnis lemah sedangkan dukungan komputer kuat.

Gambar 2.3 Kuadran Nilai Garis Bisnis

Garis Bisnis

Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan,

kompetitif, sehat, dan kuat

Kuat

Lemah

Kuat Lemah

Kuadran A INVESTASI

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASTRUKTUR

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif

Dukungan Komputer

17

2.2.3 Cost and Benefit

Cost (biaya) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan / dihabiskan

untuk membiayai proyek yang dibangun. Menurut Parker (1988, p90), biaya (cost)

merupakan suatu pengukuran atas jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk

memperoleh sebuah produk. Dalam IE terdapat 2 jenis biaya, yaitu biaya pengembangan

(development cost) dan biaya berjalan (ongoing cost). Biaya pemeliharaan

(maintenance) termasuk dalam biaya berjalan.

Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics

(Parker, 1988, p92), yaitu:

1. Biaya pengembangan sistem (development cost) dan

2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expenses).

Benefit (manfaat) lebih berupa suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya,

perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau produktivitas kerja para karyawan.

Kategori Manfaat (Parker, 1988, p92):

1. Tangible Benefits

Merupakan keuntungan nyata yang dapat dikalkulasikan secara keuangan

(keuntungan ini lebih mengarah pada sisi bisnis perusahaan).

2. Quasi-tangible Benefits

Merupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada peningkatan efisiensi proses

kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan.

3. Intangible Benefits

Merupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada efektifitas proses kerja yang

sudah diterapkan dalam perusahaan.

18

Gambar 2.4 Relevansi antara IT Benefit Matrix (Remenyi) dan Tiga Tipe Manfaat (Parker)

Manfaat dapat dikategorikan menjadi 4 jenis (Remenyi, 1995, p42), yang dibagi

berdasarkan 2 kriteria yaitu: tangible dan measurable. Tangible dibagi menjadi high

tangible (tangible) dan low tangible (intangible), sedangkan measurable dibagi menjadi

high measurable (measurable) dan low measurable (unmeasurable).

Gambar 2.5 Matriks Benefit

Keempat jenis manfaat yang berdasarkan 2 kategori dapat dijabarkan sebagai

berikut ini :

1. Tangible measurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung

terhadap keuntungan organisasi dan efek tersebut dapat diukur secara objektif.

19

Sebagai contoh, pengurangan biaya atau aset atau peningkatan pendapatan

organisasi.

2. Tangible unmeasurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung

terhadap keuntungan organisasi tetapi sulit untuk langsung diukur. Sebagai contoh,

informasi yang lebih baik dengan menggunakan TI, meningkatnya keamanan dari

organisasi.

3. Intangible measurable merupakan manfaat yang dapat diukur tetapi tidak membawa

dampak langsung terhadap keuntungan organisasi. Sebagai contoh, penyampaian

informasi yang lebih cepat, peningkatan kepuasan konsumen atau kepuasan

karyawan.

4. Intangible unmeasurable merupakan manfaat yang tidak dapat diukur dengan mudah

dan tidak membawa dampak langsung terhadap keuntungan organisasi. Sebagai

contoh, peningkatan reaksi pasar terhadap organisasi, persepsi yang baik dari

konsumen atau calon karyawan terhadap produk dari organisasi.

Sesuai teori information economics, maka manfaat tangible measureable dapat

dikategorikan sebagai manfaat tangible; manfaat tangible unmeasureable dan intangible

measureable dikategorikan sebagai manfaat quasi-tangible; dan manfaat intangible

unmeasureable dikategorikan sebagai manfaat intangible.

2.2.3 Value

Value (nilai) dapat dikatakan sebagai subtitusi untuk manfaat (benefit). Nilai

didasarkan atas keuntungan yang diperoleh atas persaingan yang direfleksikan dan

kinerja bisnis sekarang dan dimasa mendatang (Parker, 1988, p64).

20

Parker (1988, p12) rnengklasifikasikan nilai ke dalam beberapa kategori sebagai

berikut.

1. Return on Investment, diperoleh dari analisis biaya-manfaat tradisional dan

merefleksikan usul-usul lanjut dalam menggambarkan efek-efek finansial (baik

biaya dan manfaat) dan teknologi informasi.

2. Strategic Match, merupakan nilai yang diperoleh dan strategi unit bisnis saat ini

yang didukung secara langsung.

3. Competitive Advantage, merupakan nilai yang diperoleh dan menciptakan strategi

bisnis baru, produk baru, atau pendekatan baru dalam menghadapi tekanan

persaingan.

4. Management Information Support, merupakan nilai yang diperoleh dan dukungan

informasi terhadap critical success factor (CSF) perusahaan atau lini bisnis

perusahaan.

5. Competitive Response, merefleksikan proyek teknologi informasi yang bertujuan

untuk mengejar pesaing.

6. Strategic IS Architecture, merupakan investasi yang memungkinkan munculnya

proyek lain.

2.2.4 Analisa Dua Domain

Perusahaan digambarkan dalam dua bagian yaitu aktivitas bisnis dan aktivitas

teknologi pendukung. Istilah “domain” digunakan untuk mengkarakteristikkan kedua

aktivitas yang berbeda tersebut. Tujuan pembagian ini adalah untuk menekankan

perbedaan peran manajemen dan perencanaan dalam bisnis dan teknologi. Domain

21

bisnis adalah pengguna teknologi informasi (user). Domain teknologi adalah penyedia

layanan teknologi informasi.

Information Economics mendasari justifikasinya dalam domain-domain secara

vertikal, memisahkan justifikasi dan kelayakan domain bisnis dan justifikasi dan

viabilitas domain teknologi.

Analisa dua domain merupakan model yang menekankan perbedaan biaya (cost)

dan nilai (value) dalam dua domain. Dari perspektif domain bisnis, value diciptakan

dengan penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan pendapatan, mengurangi

biaya, meningkatkan keefektifan. Dari perspektif domain teknologi, value merupakan

investasi pada domain teknologi yang dibutuhkan untuk menciptakan layanan.

Biaya dalam domain bisnis didefinisikan sebagai pembayaran untuk penggunaan

surnber daya teknologi yang diaplikasikan untuk memproduksi value, termasuk risiko.

Biaya yang dimaksud dalam domain bisnis adalah biaya atas sumber daya proyek yang

digunakan bersama dengan proyek lainnya (shared resource), misalnya penggunaan

jaringan komunikasi data atau komputer main-frame.

Sedangkan biaya dalam domain teknologi didefinisikan sebagai biaya atas

penggunaan sumber daya sebenarnya yang digunakan langsung untuk layanan ke

domain bisnis, termasuk risiko.

Biasanya setelah melewati waktu 1 tahun total biaya dari domain teknologi

diharapkan dapat seimbang dengan kredit (credits) biaya pemulihan yang dibebankan

(charges) kepada pengguna bisnis. Pengeluaran biaya yang dilakukan oleh domain

bisnis harus menyesuaikan dengan kebutuhan domain teknologi.

22

Pertama yang dilakukan dalam analisis ini adalah mensubstitusikan nilai untuk

manfaat, dan kedua memisahkan biaya aktual dari pelayanan yang berlangsung dalam

domain teknologi dengan distribusi biaya dalam domain bisnis. Maka para manajer

bisnis dapat menjustifikasi domain bisnis, dan para manajer TI dapat mengatur

ketersediaan teknologi.

Perbedaan nilai dan biaya di dalam kedua domain terlihat pada gambar di bawah.

Dari perspektif domain bisnis, nilai diciptakan dengan menggunakan TI untuk

menciptakan keuntungan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas atau nilai.

Sedangkan dari perspektif domain teknologi, nilai-nilai pada domain bisnis adalah sama

seperti untuk manfaat yang diperoleh para pengguna TI.

Gambar 2.6 Model Dua Domain Information Economics

Dari sisi Domain Bisnis, value dapat tercipta dengan adanya penggunaan TI yang

menghasilkan revenue, menurunkan biaya, dan meningkatkan kinerja. Sedangkan dari

23

sisi Domain Teknologi, value dilihat dari manfaat dalam domain bisnis, yaitu adanya

pembiayaan kembali atau investasi lebih lanjut terhadap teknologi informasi. Value ini

kemudian digunakan kembali untuk menciptakan manfaat terhadap domain bisnis.

Biaya (cost) dalam domain bisnis merupakan semacam pembayaran atas

digunakannya pelayanan dari suatu domain teknologi (merupakan nilai bagi domain

teknologi) dan biaya pada domain teknologi merupakan penggunaaan sumber daya

teknologi informasi.

2.2.4.1 Domain Bisnis

Business domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total

dari sebuah proyek TI dalam membuat ranking keseluruhan dari proyek menjadi

realistis. Variabel ini ditambahkan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat

secara langsung dihitung oleh ROI sederhana dengan kata lain untuk menghitung

manfaat-manfaat yang bersifat intangible.

Faktor–faktor dalam business domain antara lain:

1. Strategic Match (SM)

SM lebih fokus pada keterkaitan antara IT dalam pencapaian tujuan strategis

perusahaan. Nilai ini menyediakan sebuah jalan dalam meningkatkan nilai dari aplikasi

inovatif yang menjadi pendukung langsung dalam pencapaian tujuan bisnis.

2. Competitive Advantage (CA)

CA termasuk strategi utama yang di ikuti oleh bisnis dan termasuk sebuah

implementasi dari cost leadership, differentiation atau fokus. Gradasi penilaian sangat

berbeda untuk setiap tipe strategi.

24

3. Competitive Response (CR)

CR mengukur akibat atau kerugian dari di tundanya implementasi proyek IT

terhadap posisi kompetitif perusahaan. Hal ini dapat muncul dikarenakan pesaing telah

lebih dulu menyediakan pelayanan, produk, pertukaran data, kapasitas yang dibutuhkan

oleh industri, serta beberapa etoritas dalam menjalankan sistem sebagai kondisi dari

jalannya suatu aktivitas bisnis.

4. Management Information for CSF’s (MI)

MI berfokus pada seberapa jauh proyek TI atau SIM akan menyediakan

informasi manajemen kepada kegiatan inti perusahaan atau Line of Business

perusahaan. (Management Information Support of Core Activities). Penilaian (skor)

dalam kategori ini tergantung dari derajat dimana inisiatif dalam menyediakan informasi

manajemen yang mengijinkan pembuat keputusan untuk menaksir operasi dan untuk

membuat mereka menjadi lebih efektif, dan menguntungkan bagi perusahaan secara

materiil.

5. Project or Organizational Risk

Project or Organizational Risk memfokuskan diri pada kemampuan perusahaan

untuk beradaptasi dengan perubahan atas perencanaan bisnis organisasi. Proses evaluasi

memfokuskan kepada bisnis domain organisasi bukan kepada teknik dari suatu

organisasi. Project or Organizational Risk ini merupakan resiko jangka pendek yang

cocok dengan BPR (Business Proses Reenginering) dan restrukturasi organisasi. Hal

tersebut merefleksikan tingkatan dari sejumlah komponen bisnis organisasi yang terkait.

Ini termasuk rencana bisnis in-place, perubahan sistem manajemen, rencana kontigensi,

dan kebutuhan pasar yang telah didefinisikan dan dimengerti dengan baik.

25

2.2.4.2 Domain Teknologi

Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan

keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Menurut

Parker (1996, p324), terdapat variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk

menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu :

A. Strategic Values

1. Strategic IT Architecture (SITA)

SITA berfokus pada keterkaitan antara implementasi TI yang sudah dilakukan

dengan perencanaan strategis TI perusahaan secara keseluruhan. Aliansi ini

direfleksikan dalam perencanaan TI (blueprint), yang menyediakan struktur kedalam

data masa depan, sistem, kecocokan inisiatif dan mengidentifikasikan prioritas. Suatu

implementasi TI yang baik harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara

keseluruhan untuk merefleksikan rencana TI yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

B. Competitive Strategy Risk

1. IT Strategic Risk (ITSR)

ITSR memfokuskan diri pada competitive strategy risk yang ada sebagai hasil

dari perubahan struktur bisnis, termasuk aliansi, joint venture, dan kebutuhan untuk

mendukung perusahaan selama menyesuaikan dengan permintaan baru dari pasar. ITSR

menilai resiko yang mungkin terjadi dari strategi resiko jangka panjang, dilihat dari segi

arsitektur, ketergantungan sistem, dan perubahan bisnis. Ketepatan pengaturan strategi

TI sangat dibutuhkan agar jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas struktur

perusahaan atau proses bisnis, TI tersebut bisa beradaptasi dengan baik.

26

C. Organization Strategy Risk & Uncertainty

1. IT Definitional Uncertanty (ITDU)

ITDU berfokus pada resiko yang mungkin timbul akibat adanya ketidakpastian

akan kebutuhan. Umumnya, ITDU mendefinisikan ketidakpastian yang membebani

spesifikasi dari tujuan perusahaan (user atau bisnis) yang dikomunikasikan pada staf

proyek TI. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah dengan baik, atau masalah

terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawabab

yang benar dan layak. Jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi

perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staf TI untuk menyediakan sistem yang

sesuai dengan kebutuhan para user.

2. IT Technical and Implementation

Faktor ini digunakan untuk mengetahui kesiapan teknis dalam

mengimplementasikan proyek teknologi informasi, ada 5 komponen utama dalam IT

technical and implementation risk (ITTR) yaitu: keterampilan yang dibutuhkan,

ketergantungan perangkat keras, ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak

aplikasi), ketergantungan piranti lunak aplikasi, dan ketergantungan implementasi

aplikasi itu sendiri.

3. IT Service Delivery Risk (ISDR)

ISDR memfokuskan diri pada rencana jangka pendek organisasi dalam computer

service delivery. ISDR ini berfokus untuk mengukur dan mengetahui seberapa besar

resiko yang akan dihadapi perusahaan dengan adanya sistem baru. Resiko ini bersifat

27

jangka pendek dan bisa terjadi karena kegagalan dari sistem baru tersebut maupun

karena belum beradaptasinya user terhadap sistem yang baru.

2.2.5 Analisa Biaya Manfaat

Analisis biaya manfaat merupakan langkah awal untuk Information Economics

dalam menetapkan alternatif-alternatif dan mengukur pengeluaran.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam analisis biaya manfaat ini.

Pertama adalah studi kelayakan untuk proyek. Kedua, pada tahap akhir proyek. Ketiga

adalah kepentingan bagi proyek besar. Analisis biaya manfaat ini dikerjakan setelah

pengimplementasian untuk menilai keberhasilan finansial suatu proyek.

Analisis cost-benefit merupakan teknik yang paling umum digunakan untuk

mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek TI. Untuk melakukan analisis cost-

benefit, harus terlebih dahulu menentukan biaya dan manfaat apakah yang layak untuk

diperhitungkan, bagaimana biaya dan manfaat dibobot, dan untuk mencapai itu semua,

hambatan apa saja yang kiranya muncul.

Analisa biaya manfaat dapat digunakan dalam dua cara, yang pertama adalah

sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu

sistem layak atau tidak layak. Kedua, analisa biaya manfaat digunakan sebagai alat

evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang telah

ditentukan sebelumnnya.

Biaya (Cost) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan atau dihabiskan

untuk membiayai proyek yang dibangun. Manfaat lebih berupa suatu bentuk

28

penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau

produktivitas kerja para karyawan.

Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics

(Parker, 1988, p92), yaitu:

1. Biaya pengembangan sistem (development cost)

2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expenses)

Ada beberapa pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan hubungan

antara biaya dan manfaat, di antaranya: Simple Return on Investment (Simple ROI),

Discounted Rate of Return (IRR), Net Present Value (NPV), dan lain–lain.

2.2.5.1 Simple Return on Investment (Simple ROI)

Teknik ini disebut juga dengan accounting rate of return. Simple ROI adalah

rasio pendapatan bersih rata-rata proyek terhadap investasi internal proyek itu. Metode

ini sangat baik untuk proyek pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi

dan operasional serta manfaat yang diharapkan akan ditentukan untuk tahun-tahun

mendatang. Titik ketika akumulatif manfaat melebihi akumulatif biaya adalah titik

dimana dasar ROI diperoleh.

2.2.5.2 Lembar Kerja untuk Menghitung ROI

Untuk menghitung ROI sederhana, digunakan tiga lembar kerja:

1. Development Cost Worksheet (Lembar Kerja Biaya Pengembangan)

Lembar kerja berisi semua biaya awal pembangunan proyek pada tahun pertama.

Dalam lembar kerja biaya pengembangan ini, terdiri atas lima kategori:

1. Development Effort (usaha pengembangan), mencakup biaya peningkatan sistem dan

pemrograman, biaya peningkatan adanya tambahan karyawan, seperti administrasi

29

data.

2. New Hardware (perangkat keras baru), mencakup biaya-biaya tambahan untuk

berbagai peralatan, misalnya terminal, printer, monitor, jaringan komunikasi, dan

sebagainya.

3. New Purchased Software ( pembelian perangkat lunak baru), mencakup semua biaya

yang berkaitan dengan adanya tambahan software baru dalam perusahaan.

4. User Training (pelatihan user), mencakup keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk

memberikan pelatihan bagi pengguna dengan adanya suatu sistem yang baru.

5. Other Costs (biaya lain-lain), mencakup semua biaya lain yang dikeluarkan,

termasuk juga biaya pengujian sistem baru pada saat sistem tersebut

diimplementasikan.

Usaha pengembangan meliputi biaya penambahan sistem dan programming, dan

dukungan staf tambahan seperti data administration. Perangkat keras merefleksikan

biaya tambahan untuk sambungan, printer, dan komunikasi. Perangkat lunak baru

meliputi pembelian perangkat lunak atau penyewaan perangkat lunak baru, dan pelatihan

user merefleksikan biaya pendidikan dan pembelajaran. Untuk biaya lain-lain, termasuk

testing, merupakan kategori yang terakhir. Lembar kerja harus dikembangkan setiap

tahunnya dengan pengadaan biaya pengembangan.

30

Gambar 2.7 Development Cost Worksheet

2. Ongoing Expenses Worksheet (Lembar Kerja Biaya Berjalan)

Lembar kerja berisi biaya berjalan dan biaya yang akan datang dari awal proyek

hingga tahun terakhir proyek. Untuk biaya berjalan, dibagi menjadi enam kategori,

yaitu:

1. Application Software Maintenance (pemeliharaan aplikasi perangkat lunak);

2. Incremental Data Storage Expanses (penambahan biaya data storage);

3. Incremental Communications (penambahan komunikasi);

4. New Software and Hardware Leases (penyewaan perangkat lunak dan perangkat

keras);

5. Supplies (persediaan);

6. Others (lainnya).

31

Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dari penghitungan

jumlah hari pengembangan (dari lembar kerja biaya pengembangan). Biaya

penambahan data storage adalah hasil dari penghitungan jumlah megabytes dengan

penghitungan biaya megabytes. Biaya penambahan komunikasi adalah biaya yang

berhubungan dengan sambungan telepon, pesan-pesan, dan sebagainya. Biaya yang

berhubungan dengan penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru

diketahui bersamaan dengan pasokan dan biaya-biaya lainnya. Seperti lembar kerja

biaya pengembangan, lembar kerja biaya berjalan harus dikembangkan setiap tahunnya,

sehingga biaya yang diharapkan dapat diperoleh.

Gambar 2.8 Ongoing Expenses Worksheet

32

3. Economic Impact Worksheet (Lembar Kerja Dampak Ekonomis)

Lembar kerja ke tiga merangkum dampak ekonomis dari proyek. Penilaian

dampak ekonomis didasarkan pada hubungan garis lurus untuk menghitung ROI

sederhana dari periode aliran kas bersih selama 5 tahun.

Bagian utama lembar kerja ini adalah pertama, membuat biaya bersih investasi

yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung dari Development

Cost Worksheet. Kedua, membuat alur dana tahunan (yearly cash flows) yang didapat

langsung dari manfaat ekonomis bersih (net economic benefit), dijumlahkan dengan

pengurangan biaya operasional (operating cost reduction) menghasilkan pendapatan

sebelum pajak (pre tax income), lalu dikurangi ongoing expenses. Simple ROI

dikalkulasi dari pembagian rata-rata net cash flow selama 5 tahun dibagi net investment

required. Setelah mendapat simple ROI, maka skor proyek dapat ditentukan.

33

Gambar 2.9 Economic Impact Worksheet

2.2.5.3 Faktor – Faktor dalam Perhitungan Skor Proyek

Ada tiga variabel yang akan dijumlahkan untuk memperoleh skor proyek, yaitu

Weighted Simple ROI, Weighted Business Domain, dan Weighted Technology Domain

(Parker, 1988, p102).

Gambar 2.10 Faktor perhitungan skor sebuah proyek

Weighted Simple ROI merupakan teknik pembenaran keuangan yang digunakan

untuk mengukur dan menetapkan aplikasi teknologi informasi yang potensial. Lima

34

variabel yang dipertimbangkan dalam menghitung Simple ROI, yaitu Traditional Cost

Benefit Analysis (TCBA), Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring,

Innovation Valuation.

Traditional Cost Benefit Analysis mutlak dilakukan, sedangkan empat variabel

lainnya dapat dilakukan setelah proyek TI diimplementasikan.

Gambar 2.11 Perhitungan ROI

2.2.6 Value Linking and Value Acceleration

Value linking dan value acceleration adalah teknik dan konsep yang saling

berkaitan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dan

perubahan teknologi di organisasi. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara

finansial dampak kombinasi dan peningkatan performa suatu fungsi terhadap fungsi

yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara finansial percepatan

waktu yang terjadi dan manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi

dalam hubungan sebab akibat.

2.2.7 Value restructuring

Value restructuring mengevaluasi nilai (va1ue) yang terjadi karena

restrukturisasi sebuah fungsi pekerjaan atau departemen. Value restructuring mengukur

nilai dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan dan perubahan organisasional. Salah

satu contoh dari value restructuring ini adalah terjadinya peningkatan produktifitas

dalarn suatu fungsi atau departemen karena penerapan aplikasi office automation.

35

Peningkatan produktifitas merupakan perpindahan kemampuan organisasi dan kegiatan

yang bernilai lebih rendah ke nilai yang lebih tinggi.

2.2.8 Innovation Valuation

Innovation Valuation menciptakan fungsi-fungsi baru dalam organisasi. Inovasi

rnerubah pola atau cara bagairnana organisasi menjalankan bisnisnya. Aplikasi teknologi

informasi yang inovatif merupakan alat untuk merubah strategi bisnis, jasa, dan produk

lini bisnis, dan domain bisnis organisasi. Akhimya, teknik innovation valuation berfokus

pada organisasional ketimbang biaya dan risiko teknologi.