KODE : AK-DG-003A;AK-MN-003

PESERTA DIKLAT AKUNTANSIANGKATAN IV 2006

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALLEMBAGA PENJAMIN MUTU PENDIDIKAN (LPMP)

BANDAR LAMPUNG

KATA PENGANTAR

Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era glibalisasi saat ini menuntut dunia

pendidikan agar relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja kerja yang

menuntut pada kompetensi peserta diklat sehingga mampu untuk mempraktekannya

didunia kerja/ lapangan kerja.

Kurikulum 2004 menuntut agar peserta diklat kompeten untuk melaksanakan

diklat sesuai dengan tuntutan dunia kerja yang terdapat dalam kurikulum berbasis

kompetensi.

Pada modul ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dan trampil dalam

masalah pengelolaan administrai gudang yang sering dijumpai dilapangan kerja pada

perusahaan dagang maupun industri.

Dalam penulisan modul ini, masih banyak kekuarangannya maka sangat

diharapakan kritikan untuk menuju kesempurnaan modul ini dari rekan-rekan guru.

Muda-mudahan modul ini dapat bermanfaat bagi peserta diklat maupaun rekan-

rekan guru.

Bandar Lampung, 23 Februari 2006

Tim penyusun

DAFTAR ISI

Halaman SampulHalaman FrancisKata PengantarDaftar IsiGlosariumPeta Kedudukan Modul

Bab I. PendahuluanA. DeskripsiB. PrasyaratC. Petunjuk Penggunaan Modul

1. Penjelasan Bagi Peserta Diklat2. Peran Guru

D. Tujuan E. KompetensiF. Cek Kemapuan

Bab II. PemelajaranA. Rencana Belajar SiswaB. Kegiatan Belajar :

1. Kegiatan Belajar 12. Kegiatan Belajar 23. Kegiatan Belajar 34. Kegiatan Belajar 45. Kegiatan Belajar 5

Bab III. Contoh Soal, Evaluasi, Kunci JawabanBab IV . Penutup dan Daftar Pustaka

B A B I

P E N D A H U L U A N

A. Diskripsi.

Modul Pengelolaan Administrasi Gudang berhubungan dengan Pemelajaran

tentang Pengadministrasian Proses Penerimaan Barang, Mengadministrasi Penyimpanan

Barang, Menyiapka dan Mengirimkan dokumen pengiriman barang, Melakukan

pemeriksaan atas barang yang datang, Membuat laporan gudang.

Diharapkan setelah menyelesaikan Modul ini, peserta diklat mampu Mengelola

Administrasi Gudang.

Modul ini berkaitan dengan modul berikutnya yaitu Mengelola Kartu Persediaan

Barang.

B. Prasyarat.

Agar dapat dicapai tujuan akhir di atas, maka peserta diklat hendaknya sudah

menguasai :

1. Modul Pengelolaan Administrasi Gudang.

2. Standard Operating Prosedur (SOP) untuk Pengelolaan Administrasi Gudang.

3. Pengoperasian peralatan manual.

4. Etika komunikasi secara lisan dan tertulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris.

C. Petunjuk Penggunaan Modul.

1. Langkah-langkah belajar yang ditempuh :

a. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini

yang memuat kinerja yang diharapkan, criteria keberhasilan dan kondisi yang

diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan dicapai melalui

modul ini.

b. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek

kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul

ini. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul meyakinkan

penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar siswa.

c. Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang

ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai

paham.

d. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari

istilah-istilah sulit dan penting dalam modul.

e. Bacalah dengan cermat materi setiap setiap kegiatan belajar, rencanakan

kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes. Kemudian

cocokkanlah dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai siswa tuntas

menguasai hasil belajar yang diharapkan.

f. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka

diskusikan dengan teman-teman atau konsultasikan dengan guru.

g. Setelah siswa menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul selanjutnya

pelajari modul berikutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul

untuk program keahlian Akuntansi.

h. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya bila belum

menguasai secara tuntas materi kegiatan belajar sebelumnya.

i. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari

maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2. Perlengkapan yang harus dipersiapkan :

a. Alat tulis terdiri dari : kertas, pinsil, ballpoint, penghapus dan penggaris.

b. Alat hitung : Kalkulator manual.

c. Format laporan.

3. Hasil Pelatihan :

a Dapat mengisi formulir laporan penerimaan barang secara lengkap dan

benar.

b. Dapat mengisi Kartu Gudang dengan lengkap dan benar.

c. Dapat membuat laporan pengiriman barang dengan benar.

4. Peran Guru dalam Proses Pemelajaran.

a. Membantu peserta diklat dalam merencanakan proses belajar.

b. Membimbing peserta diklat melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam

tahap belajar.

c. Membantu peserta diklat dalam memahami konsep dan praktik baru dan

menjawab pertanyaan peserta didik mengenai proses belajar siswa.

d. Membantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan

lain yang diperlukan untuk belajar.

e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.

f. Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.

g. Melaksanakan penilaian.

h. Menjelaskan kepada peserta diklat mengenai bagian yang diperlukan untuk

dibenahi dan merundingkan rencana pemelajaran selanjutnya.

i. Mencatat pencapaian kemajuan peserta diklat.

D. Tujuan Akhir.

Peserta diklat mampu melaksanakan Pengelolaan Administrasi Gudang sesuai

dengan Standard Operating Prosedur (SOP) . Pengolahan Administrasi Gudang yang

telah ditetapkan oleh perusahaan. Kemampuan tersebut dapat dilihat dari :

a. Dapat memproses laporan peneriaan barang.

b. Mendadministrasi penyimpanan barang.

c. Memproses laporan pengiriman barang.

d. Menentukan jumlah barang sesuai spesifikasi.

e. Membuat laporan gudang.

PETA KEDUDUKAN MODUL

C.2

C.3

D.2

D.4D.3

D.1

D.5

D.6

D.7

D.8 D.10

D.11 D.13

D.15

D.9

D.12

D.14

D.17

D.18

D.16

E.1

A.1 A.2

B.1

A.3

B.2

C.1I

II

III

BAB IIPEMELAJARAN

A. Rencana Administrasi Gudang

Kompetensi :

Pengelolaan Andiministrasi Gudang

Sub. Kompetensi :

- Mengadministrasi Proses Penerimaan Barang

- Mengadministrasi Penyimpanan Barang

- Menyiapakan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

- Melakukan Pemeriksaan atas Barang yang Datang

- Membuat Laporan Gudang

Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Pencapian

Alasan Perubahan Ttd Guru

1. Mengadministrasi Proses Penereiman Barang

2. Mengadministrasi Penyimpanan Barang

3. Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

4. Melakuakn Pemerikasaan atas Barang yg datang

5. Membuat laporan Barang

KEGIATAN BELAJAR 1MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG

A. Tujuan Kegiatan Pemelajaran

Peserta Diklat mampu :

1. Menguraikan prosedur penerimaan barang

2. Memproses laporan penerimaan barang

B. Uraian Materi

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan

menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerima barang bertanggung

jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Setelah barang

diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, informasi tentang

penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas

persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan.

Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :

- Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.

- Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

Dokumen dan Prosedur

Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada

siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report ).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama

pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :

PT Eliona Sari JL Sawa CT 8/94 Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui : ………………………………….tgl…………………..19………………………..

Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi :………………………………………………………………

Nama perusahaan pengirim :…………………………………………………………………………………

Alamat :…………………………………………………………………………………………………………

No MobilNo Segel dan Kondisi Segel

No SuratOrder Pembelian

No SuratOrder Pengiriman

Jml Bungkus/

BijiMacam

Pembungkus UkuranPenjelasan lengkap

ttg barang merk,mutu dsb

Tanda pada pembungkus Kuantitas Kondisi pada

saat diterima

Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :

Gambar. Laporan Penerimaan Barang

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :

PT BUNTARAJL Melati No.12 Nomor :…………Yogyakarta Tgl :…………

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :No Jenis Barang Kuantitas Keterangan

Yang menerima

( )

Gambar. Laporan Penerimaan Barang

Departemen Pengolah Data.

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan

program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan

menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.

Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order

pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar

monitor agar segera bisa dikoreksi.

Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan

field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan

barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file order

pembelian.

Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan

diserahkan ke departemen penerimaan barang.

Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang

mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :

- Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.

- Lembar k 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan

diarsipkan urut dokumen.

C. Rangkuman.

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama

pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Prosedur Penerimaan Barang.

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip

pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order

pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data

penerimaan kekomputer

D. Tugas 1

1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindentifikasi apakah

perusahaan tersebut mempunyai laporan penerimaan barang

2. Dapatkan bukti yang terkait.

3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan teman

4. Konfirmasikan hasil diskusi tersebut dengan guru.

E. Tes formatif 1.

1. Jelaskan pengertian laporan penerimaan barang.

2. Jelaskan prosedur penerimaan barang.

KEGIATAN BELAJAR 2

MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG

A. Tujuan Kegiatan Pemelajaran

Peserta diklat mampu :

1. Menghitung saldo barang.

2. Mengelompokkan barang.

3. Mengadministrasi penyimpanan barang.

B. Uraian Materi.

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari

departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang,

kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan

tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2. Menerima barang yang rusak.

3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Dalam ketiga kasus tersebut departemen pembelian harus menyelesaikannya

dengan pemasok yang bersangkutan.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi

faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Peluang Penggunaan Teknologi Informasi.

Penghitungan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok ke dalam

kartu gudang merupakan tugas yang cukup menyita tenaga dan waktu (labor

intensive).

Salah satu cara untuk memperbaiki efesiensi proses ini adalah meminta pemasok

untuk mencantumkan kode bar untuk seluruh produknya. Penggunaan kode bar akan

memungkinkan petugas penerima barang untuk membaca cepat nomor (kode), nama

dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan data.

Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang

adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi

barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan

penerimaan dan penyimpanan barang.

- Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus

mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang

ke pemasok.

- Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam

menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

- Pencurian Barang.

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian

sebagai berikut :

a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut

dibatasi.

b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus

mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

KARTU GUDANG

No KODE :……………………………………..GUDANG :………………………………

NAMA BARANG : ……………………………………. LOKASI : …………………………….

SPESIFIKASI : ………………….MINIMUM…………..MAKSIMUM………..SATUAN……

DITERIMA DIPAKAI SISA

TGL No BUKTI KUANTITAS TGL No

BUKTI KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN

C. Rangkuman. Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang

tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah

sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang,

kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang.

Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang

akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

D.Tugas 2

1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindentifikasi apakah

perusahaan tersebut mempunyai kartu gudang.

2. Dapatkanmbukti yang terkait.

3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatn, diskusikandengan teman-

teman.

4. Konfirmasikan hasil diskusi dengan guru.

E. Tes Formatif 2.

Jelaskan prosedur penyimpanan barang

KEGIATAN BELAJAR 3MENYIAPKAN DAN MENGIRIM

DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG

A. tujuan kegiatan belajar

Peserta diklat mampu :

1. Menyiapkan dokumen dan menguraikan prosedur pengiriman barang.

2. Melengkapi dokumen pengiriman barang.

3. Melakukan prosas laporan pengiriman barang

.

B. Uraian Materi

Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan

mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order

pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang

tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).

Netoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan

informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana

barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen

yang diterima dari departemen order penjuala dan gudang. Adapun arus dokumen

pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

BPPBG

Mengkaji kuantitas barang pada

BPPBG

BPPBG

2

3

N

Kartu gudang

Bersamaan dengan penyerahan barang

1

Keterangan:

1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang

(BPPBG)

2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG

3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.

Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang

pesanan

Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor.

Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya

sbb:

1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian

diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan

barang bersamaan dengan barangnya dari gudang .

2. Departemen inim akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan

fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas

yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya.

3. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang

nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam

komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan

pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk

menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap.

4. Departemen pengolahan data. Setelah komputer menerima input data

p[engiriman, baru menjalankan program edit dat dan pencetakan dokumen

pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman.

Prasedur ini akan memutakhirkan rile kuantitas dalam file induk persediaan.

Keluaran dari prosese ini adalah surat meat dan seluruhnya diserahkan

kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi

yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada dalam proses

pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber,

tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok

atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman.

5. Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan

mendistribusikannya sbb:

a. Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian

penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan.

b. Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman

c. Lembar ke-3 beserta barang dan slip[ pengepakan dikirimkan ke pembeli

d. Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut

nomor untuk memantau pengiriman barang.

Apabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi, seluruhnya ataupun sebagian, bagian

pengelolaan data mencatat dua jenis dokumen yakni : kesanggupan memenuhi pesanan

dan order penjualan.

Dokumen kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan

kepada pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai

dengan kondisi yang ada. Dokumen ini mberfungsi sebagai bukti komitmen perusahaan

untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan kondisi seperti tercantum didalam dokumen

tersebut.

Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan

bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke

bagian pengiriman untuk dikesas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan

merupakan dasar bagi otorisasi gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain

tanpa didukung oleh order penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang

apapun dari dalam gudang.

Order penjualan dikirim ke bagian gudang dan bagian pengiriman melalui

terminal dan bagian pengiriman melalui terminal yang terdapat pada masing-masing unit

organisasi tersebut. Peoses pembuatan order penjualan dan penyerahannya ke bagian

gudang dan bagian pengiriman itu senantiasa dapat dipantau oleh bagian penjualan

melalui terminal yang tersedia. Bila terjadi kesalahan dalam pembuatan order penjualan

tersebut, bagian penjualan dapat melakukan koreksi-koreksi dengan jalan

memberitahukan kepada bagian pengelolaan data.

Order penjualan yang diterima oleh bagian gudang segera ditindak lanjuti oleh

para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang yang dimaksud untukm

dikirmkan ke bagian pengiriman.

Order penjualan dapat digunakan sebagai bukti pengalihan tanggungjawab

atas barang dari bagian gudang kebagian pengiriman. Prngalihan tanggungjawab itu

dijelaskan dengan tanda tangan kepala gudang pada order penjualan yang memuat

kuantitas barang yang diserahkan.

Dibawah ini adalah contoh formulir laporan pengiriman barang sbb:

PT Eliona Sari JL Sawa CT 8/94 Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui : ………………………………….tgl…………………..19………………………..

Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi :………………………………………………………………

Nama perusahaan pengirim :…………………………………………………………………………………

Alamat :…………………………………………………………………………………………………………

No MobilNo Segel dan Kondisi Segel

No SuratOrder Pembelian

No SuratOrder Pengiriman

Jml Bungkus/ Biji

Macam Pembungkus Ukuran Penjelasan lengkap ttg

barang merk,mutu dsbTanda pada pembungkus Kuantitas Kondisi pada

saat diterima

Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :

C. Rangkuman

Prosedur dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang sbb:

Bgian gudang menerima tembusan order penjualan dan tiket pengambilan barang,

bagian gudang akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan

fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang

Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang

Data masuk krbagian pengolahan data

Bagian pengiriman menerima surat muat dan mendistribusikannya

Pengolahan dat mencetak dua jenis dokumen yakni:

1. kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan kepada

pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan

kondisi yang ada.

2. Order penjualan adalah dokumen untukmemberikan perintah kepada gudang dan

bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari

gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan ke

pelanggan.

Order penjualan yang dikirim ke bagian gudang ditindak lanjuti oleh para petugas gudang

dengan jalan mengeluarkan barang untuk dikirim ke bagian pengiriman.

D. Tugas

1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengidentifikasi

apakah perusahaan tersebut mempunyai dokumen laporan pengiriman

barang.

2. Dapatkan bukti yang terkait.

3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan

teman-teman.

4. Konfirmasikan hasil diskusi tersebut dengan fasilitator.

E. Tes Formatif 3

1. Buat bagan alur aktivitas pengiriman barang.

2. Jelaskan prosedur pengiriman barang.

KEGIATAN BELAJAR 4

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG

MELAKUKAN PEMERIKSAAN ATAS BARANG YANG DATANG

A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran.

Peserta diklat mampu :

1. Teliti dan cermat melakukan pemeriksaan atas barang yang datang.

2. Menguraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang.

3. Menetukan jumlah barang yang sesuai spesifikasi.

B. Uraian Materi.

Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada

umumnya melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya

adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang

diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan persediaan itu akan

menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan

aktiva yang terkadang tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait,

dan penilaian efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri.

Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan

dapat dilakukan minimal sekali setahun. Namun demikian hasil penghitungan

persediaan tidak dapat menggantikan angka yang tercatat di buku persediaan,

melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek kecermatan serta untuk

mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil

penghitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh

kerusakan, aus atau susut barang serta kesalahan dalam pencatatan.

Selain untuk mengoreksi kesalahan catatan persediaan, penghitungan

persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor

independen. Dalam melakukan pemeriksaan, auditor independen atau wakilnya

sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan fisik persediaan.

Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang

dilakukan perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta

kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan

persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan

atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan frekuensi yang lebih tinggi bisa

dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. Sedangkan

penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang

lebih rendah. Penghitungan fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu

manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi.

Karena penghitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan

operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan

perusahaan dan jumlah persediaan tengah menurun. Jika perusahaan

menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan tidak

perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun memang

lebih baik, karena memperkecil kemungkinan terjadinya perbedaan antara catatan

persediaan dan fisik persediaan. Tetapi perlu pula diingat bahwa pada akhir tahun,

produksi biasanya tidak berjalan dan karyawan libur tahun baru, sehingga

penghitungan lebih awal dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak

menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka

penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku.

Sebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan

pendahuluan. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-

benar menguasai tehnik penghitungan barang. Barang-barang yang akan dihitung

sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat

kontrol harus digunakan formulir penghitungan. (Lihat peraga 16.10) yang baik.

Bentuk formulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak

pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien.

Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk

mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun

demikian formulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk mencatat hasil

penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada

formulir hasil penghitungan fisik, dan untuk mencatat harga dan ikhtisar total

persediaan.

Contoh : Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.

Gambar 16.10

Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau

mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta

mencatat hasilnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan

antara lain adalah sebagai berikut :

1). Pemilihan anggota tim. Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola

persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan. Yang penting adalah

bahwa anggota tim yang dipilih hendaknya benar-benar memahami tahapan

proses produksi perusahaan. Dengan demikian dia harus dapat mengantisipasi

berbagai peristiwa yang mungkin terjadi serta berbagai permasalahan yang

mungkin timbul dan mencari penyelesaian dengan baik.

2). Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah menejer

akuntansi tahu pimpinan satuan pengawas intern, harus membuat semacam

kerangka prosdur yang harus diikuti dalam proses perhitungan. Prosedur itu

harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan diintruksikan agar

Nomor : 1765SELESAI DIHITUNG

Nomor : 1765HASIL PERHITUNGAN KE DUA

No. Kode barang : ……………………………………………………………..Uraian barang : ……………………………………………………………..Lokasi : ……………………………………………………………..Jml Barang kuantitas : ……………………………………………………………..Satuan : ……………………………………………………………..Dihitung Oleh : ……………………………………………………………..

Nomor : 1765

HASIL PERHITUNGAN PERTAMAJumlah Barang : Kuantitas : ……………………………….

Satuan : ……………………………….

Dihitung Oleh : ……………………………………………..

angota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang

terangkum dalam prosedur

3). Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola

persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah

satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu

diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.

4). Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang

yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barang-barang tersebut

dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah pula untuk memperoleh keputusan

lebih lanjut oleh manajemen.

5). Pergerakan barang. Selama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik

masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang

memang benar-benar diperlukan, dan pergerakan itu harus dicatat dalam suatu

formulir khusus. Jika selama proses perhitungan persediaan ternyata aktivitas

pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benar-benar diawasi

sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang

dari perhitungan didua lokasi dapat di hidarkan.

6). Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga

memudahkan perhitungan. Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang rusak,

barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus

diberi tanda dengan jelas.

7). Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing –masing

kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. Untuk

memudahkan pencatatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan

intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan menggunakan alat bantu

formulir perhitungan yang disesuaikan dengan cara kerja tim. Peraga ( 16-10)

memberikan contoh mengenai formulir tersebut. Formulir itu dibagi menjadi

tiga bagian yaitu :

a. Bagian pertama atau bagian bawah formulir, memuat data hasil

perhitungan yang dilakukan kelompok pertama.

b. Bagian kedua, yaitu bagian tengah formulir, memuat data hasil perhitungan

kelompok kedua.

c. Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah selesai

akan ditinggalkan pada barang dan akan berfungsi sebagi tanda bahwa

barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya kata-

kata SELESAI DIHITUNG.

C. rangkuman

Setelah melakukan PO ( Purchase Order ) dari gudang untuk memenuhi stock

digudang maka bagian gudang tinggal menunggu barang yang datang. Untuk

memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umunya melakukan

perhitungan fisik persediaan secara periodik. Pengendalian intern yang baik

mensyaratkan agar perhitungan persediaan digudang dilakukan minimal sekali dalam

satu tahun. Selain itu perhitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan

dalam audit yang dilakukan auditor independen. Formulir perhitungan fungsinya : 1.

mencatat hasil perhitnungan fisik. 2. mencatat akumulasi informasi.3. Mencatat harga

dan ikhtisar persediaan.

D. Tugas

1. Uraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang ?

2. Masukan pada formulir atau blanko yang terkait di dalamnya !

E. Tes Formatif

1. Kapan persediaan yang ada digudang perlu diisi kembali ?

2. Apa fungsi formulir perhitungan fisik persediaan ?

3. Sebutkan frekwensi dalam perhitungan persediaan ?

KEGIATAN BELAJAR 5

PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG

MEMUAT LAPORAN GUDANG

A. Tujuan Kegiatan Pemelajaran

1. Membuat laporan gudang dengan benar dan teliti

2. Menguraikan prosedur pengiriman barang

3. Menguraikan prosedur penerimaan barang

4. Meringkas data barang

5. Membuat laporan barang

B. Uraian Materi 5

Setelah kita membuat laporan gudang dengan baik dan teliti, menguraikan

prosedur pengiriman barang dan penerimaan barang serta meringkas barang, maka

langkah terakhir adalah membuat laporan gudang, seperti tercantum, dalam alur

bagan sbb:

Ditempel pada

Pembungkus

Barang

SuratPerintah pengiriman

Barang

Mengirim Barang

KartuGudang

Dimintakan tanda tangan dari pembeli

Keterangan :

Setelah menerima order penjualan dibagian pesanan penjualan dengan rangkap 3,

maka bagian gudang akan mendistribusikan lembaran-lembaran tersebut pada :

1. Dokumen pertama surat perintah pengiriman barang sebagai dokumen untuk

mengirim barang dan dicatat dalam kartu gudang.

2. Dokumen kedua, dimintakan tanda tangan dari pembeli .

3. Dokumen ketiga ditempel pada pembungkus barang.

Contoh formulir kartu persediaan barang.

KARTU PERSEDIAANNama Barang : …………………................

Spesifikasi Kode Barang Satuan Titik

Pemesanan EOQ Gudang No Lantai

No Lokasi

No Rekening Minimum Maksimum

Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo

Tgl

No

SO

P

Jml

dipean

Jml

diter

ima

Sisa

Pesan

an

Tgl No. LPB

Ku

An

Ti

tass

Hrg

StnJml

HrgTgl

No

BPP

BG

Ku

anti

tas

Hrg

Stn

Jml

Hrg

Kuantitas

Hrg

Stn

Jm

l

Hr

g

Ket.:

Kartu / Formulir persediaan ini dipergunkan untuk mencaat kuantitas barang yan masih ada di gudang

C. Tugas

1. Uraikan prosedur pembuatan Laporan Gudang

D. Tes Formatif

1. Gambarkan alur / bagan mengenai Laporan Gudang

1

BPPBG

Mengkaji kuantitas barang pada

BPPBG

BPPBG

2

3

N

Kartu gudang

Bersamaan dengan penyerahan barang

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :

PT BUNTARAJL Melati No.12 Nomor :…………Yogyakarta Tgl :…………

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

No Jenis Barang Kuantitas Keterangan

Yang menerima

( )

KARTU GUDANG

No KODE :……………………………………..GUDANG :………………………………

NAMA BARANG : ……………………………………. LOKASI : …………………………….

SPESIFIKASI : ………………….MINIMUM…………..MAKSIMUM………..SATUAN……

DITERIMA DIPAKAI SISA

TGL No BUKTI KUANTITAS TGL No

BUKTI KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN

PT Ekonomi Jln Angkasa 25 Yogyakarta LAPORAN PENGIRIMAN BARANGNomorLPB 12654 Tanggal

No Surat Order Pembelian Tanggal SOP

KepadaYth :………………

DikirimKe :……………….

No Urut Nama Barang Spesifikasi

Barang Satuan Kuantitas

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman

Nomor Tanggal

BAB III

E V A L U A SI

Contoh Soal 3:Pesanan penjualan: Berikut ini adalah pesanan barang dari PT. NUGRAHA antara lain:

No Nama Barang Kuantitas Harga Per Unit Jumlah

1 Kertas FC 50 45.000 2.250.0002 Disket Phonix HD 30 15.000 375.0003 Kertas Kontinues 25 90.000 2.250.000Diminta:1. Dari data tersebut diatas masukan dalam order penjualan dan laporan pengiriman

barang.2. Distribusikan sesuai dengan alurnya!

Jawaban:1). Order Penjualan

12345PT. BINA CITRA

Jln. Papandayan No. 310Semarang – Jateng

Dijual Kepada: Dikirim Ke:PT.NUGRAHA PT.NUGRAHAJl. Ampera Barat no. 7 Jl. Ampera Barat No. 7Tasikmalaya – Jabar Tasikmalaya – Jabar

Tanggal No. Order Pelangga Petugas Penjualan Instruksi Pengiriman

2/6-04 5678 Ani Angkutan DaratKuantitas dipesan

Kuantitas dikirim

Kuantitas Back order

Kode barang

Nama barang

Harga Per unit

Total harga

50 box 50 box - 7115 Kertas FC 45.000 2.250.00030 box 30 box 5 box 8221 Disket Phonix 15.000 375.00025 box 25 box - 7181 Kertas

Kontinues90.000 2.250.000

Terima kasih

PT.BINA CITRA

Jln. Papandayan No. 310Semarang – Jateng

LAPORAN PENGIRIMAN BARANG

Nomor 12654 Tanggal No. Surat order penjualan Tanggal SOPLPB

KepadaYth. PT.NUGRAHAJl. Ampera Barat No. 7Tasikmalaya – Jabar

Dikirim:Ke : PT.NUGRAHAJl. Ampera Barat No. 7Tasikmalaya - Jabar

No. Urut Nama Barang Spesipikasi Satuan Kuantitas

1 Kertas FC Putih, A4, 80 gram 45.000 50 box2 Disket Phonix HD - 15.000 30 box3 Kertas Kontinues A4, 70 gram 90.000 25 box

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian PengirimanNomor : Tanggal :

2. Bagian gudang menerima order penjualan rangkap 3, lalu didistribusikan sebagai berikut:

o Lembar 1 : dikirimkan ke bagian akuntansi dan dicatat dalam kartu gudango Lember 2 : dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan

barangnyao Lembar 3 : dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor.

Soal :

PT. MELATI yang beralamat Jl. Sultan Agung No. 3 Semarang yang bergerak dalam

bidang usaha mebel, menjual barang-barang kepada TOKO MAKMUR Jl. Sudirman No.

70 Jakarta. Barang-barang dikirim ke gudang yang beralamatkan di Jln. Sudirman No. 75

Jakarta. Pada tanggal 1 Juni2005 dengan order pelanggan No. 123421. Adapun barang-

barang yang dipesan sebagai berikut:

No. Kode Barang Nama Barang Kuantitas Harga Per

unit Jumlah

1 SD 2 Sofa Doble 5 set 3.000.000 15.000.0002 LT 2 Lemari 2 pintu 7 unit 2.500.000 17.500.0003 KT 4 Kursi Tamu 2 set 2.000.000 4.000.0004 TT 2 Tempat Tidur 5 unit 1.600.000 8.000.0005 MM 6 Meja Makan 5 set 1.800.000 9.000.000

Jumlah 53.500.000

Pada tanggal 10 Juni, dikembalikan kepada PT. MELATI di Semarang 2 lemari 2 Pintu

dengan harga @ Rp. 2.500.000,00

Dari data diatas diminta:

1. Masukan data tersebut kedalam formulir penjualan

2. Buat data laporan pengiriman barang

3. Dari formulir tersebut, gambarkan bagan alur dan penjelasan tentang alur dengan

gudang.

Kunci Jawaban:

ORDER PENJUALANPT. MELATI

Jl. Sultan Agung No. 3SEMARANG

Dijual Kepada Dikirimkan ke;Toko Makmur Toko MakmurJl. Sudirman No. 70 Jl. Sudirman No. 75Jakarta Jakarta

Tanggal No. Order Petugas Penjualan Instruksi PengirimanPelanggan 123421

Kuantitas Dipesan

Kuantitas Dikirim

Kuantitas Back Order

Kode Barang

Nama Barang Harga Per Unit Total Harga

5 set 5 set - SD 2 Sofa Doble 3.000.000 15.000.0007 unit 7 unit 2 unit LT 2 Lemari 2

pintu2.500.000 17.500.000

2 set 2 set - KT 4 Kursi Tamu 2.000.000 4.000.0005 unit 5 unit - TT 2 Tempat

Tidur1.600.000 8.000.000

5 set 5 set - MM 6 Meja Makan 1.800.000 9.000.000

Terima Kasih

PT.MELATI

Jln. Sultan Agung No. 3Semarang – Jateng

LAPORAN PENGIRIMAN BARANG

Nomor 12654 Tanggal No. Surat order penjualan Tanggal SOPLPB

KepadaYth. TOKO MAKMURJl. Sudirman No. 70Jakarta

Dikirim:Ke : TOKO MAKMURJl. Sudirman No. 75Jakarta

No. Urut Nama Barang Spesipikasi Satuan Kuantitas

1 Sofa Doble SD 2 Set 5 2 Lemari 2 pintu LT 2 Unit 7 3 Kursi Tamu KT 4 Set 2 4 Tempat Tidur TT 2 Unit 5 5 Meja Makan MM 6 Set 5

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian PengirimanNomor : Tanggal :

3. Gambar Alur Bagian Gudang

BPPBG

Mengkaji kuantitas barang pada

BPPBG

BPPBG

2

3

N

Kartu gudang

Bersamaan dengan penyerahan barang

2. Bagian gudang menerima order penjualan rangkap 3, lalu didistribusikan sebagai

berikut:

o Lembar 1 : dikirimkan ke bagian akuntansi dan dicatat dalam kartu gudang

o Lember 2 : dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan

barangnya

o Lembar 3 : dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor.

B A B IV

P E N U T U P

Setelah peserta diklat mempelajari modul ini diharapkan dapat mencapai tujuan

akhir dari materi Pengelolaan Administrasi Gudang yang telah diuraikan pada modul ini.

Peserta diklat diharapkan kompeten dalam Pengelolaan Administrasi Gudang

sehingga bagi siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikasi kompetensi

dari pihak penguji dan dapat melanjutkan modul berikutnya atau sub kompetensi

selanjutnya.

Tiem Penyusun

D A F T A R P U S T A K A

1. Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi Depdikbud, Sistem Akuntansi, 1990/1991.

2. Modul Akuntansi, 2005.

3. Krismiadji, Sistem Informasi Akuntansi.