BAHAN KULIAHMANAJEMEN PEMERINTAHAN

Prof. Dr. SADU WASISTIONO, MS

DAFTAR ISI

1. Bagian Pengantar Pengertian Manajemen Pemerintahan

2. Perbandingan Antara Manajemen Sektor Pemerintah dengan

Sektor Swasta

3. Manajemen Perencanaan

4. Manajemen Pengorganisasian

5. Manajemen Sumberdaya Aparatur

6. Manajemen Keuangan

7. Manajemen Logistik

8. Manajemen Kinerja

9. Manajemen Pengawasan

10. Manajemen Pelayanan Umum

11. Manajemen Kolaborasi dan Konflik

12. Kepemimpinan Pemerintahan

A. Pengertian dan Ruang Lingkup

Manjemen Pemerintahan

1. Pengertian Manajemen :Proses Kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya.

Management

1. Function

2. Social position and authority

3. Discipline

4. Field of study

Without the institution there would be no management, but without management there would be only a mob rather than institution (Druker, 1995: 14)

Dikaitkan dengan pemerintahan, muncul istilah :Management of government, management in government,

public sector management

Management of government = manajemen pemerintahManagement in government = teori, fungsi dan konsep

manajemen (umum) yangdigunakan di lingkunganpemerintahan

Public sector management = manajemen yang diterapkanpada sektor publik.

publik = negara/pemerintah/masyarakat/umum

Dalam berbagai literatur, ketiga istilah tersebut

seringkali digunakan secara bergantian, begitu pula dalam

konteks perkuliahan manajemen pemerintah.

2.Ruang Lingkup Manajemen Pemerintahan :

Menurut Ott, Hyde dan Shafrits (1991:1)Manajemen pemerintahan adalah bagian utama dari

bidang kajian Administrasi Negara yang sangat luas.

MP berkaitan dengan fungsi-fungsi dan proses2 manajemen

pada bagian di semua tingkatan pemerintahan

sebagai sektor nirlaba.

Public management memberi fokus pada AN sebagai profesi &pada manajer pemerintahan sebagai praktisi dari profesi tsb.MP lebih terkait dengan kegiatan internal pemerintahan/organisasi Nirlaba dibanding hubungan dan interaksinya dgnunit pemerintahan lainnya, legislatif, peradilan ataupunsektor-sektor ekonomi lainnya.

MP lebih diarahkan pada bagaimana scr organisasional

mengimplementasikan kebijakan publik. Dengan demikian MP

lebih terfokus pada alat-alat manajerial, teknik, pengetahuan &

ketrampilan yang dapat digunakan untuk mengubah ide-ide dan

kebijakan menjadi program tindakan.

ADMINISTRASI = ORGANISASI dan MANAJEMEN

Batas antara AN (Public Administration) dgn Manajemen Pemerintahan/ Publik (Public Management) menjadi sangat kabur. Tetapi secara singkat dapat dikatakan bahwa MP merupakan bagian dari AN.

MP menyeroti PERENCANAAN (planning), PENGORGANISASIAN (organizing), serta PENGENDALIAN (controlling) dimana manajer publik memberikan pelayanan kepada masyarakat.

(Menurut Brian L. Joiner: PDCA = Plan, Do, Check, Action).

Isu-isu aktual yang menjadi perhatian MP

pada dekade „00-an yaitu sbb :

– manajemen teknologi informasi;

– privatisasi;

– rasionalisasi dan akuntabilitas;

– perencanaan dan pengendalian;

– produktivitas dan penggunaan SDM yang efektif;

– pengukuran kinerja (performance benchmarking);

– pembangunan berkelanjutan (sustainable development)

– barang publik global (global public goods);

– demokratisasi dan desentralisasi;

– hak asasi manusia dan keadilan.

Batasan Antara Sektor Publik

dengan Sektor Privat

Konsep sektor publik dan sektor privat merupakan carauntuk mengklasifikasikan peran-peran sosial (social roles),harapan-harapan sosial (social expectations), danpengecualian perorangan dari harapan yangmenempatkan perilaku individual di dalam situasi sosialdan politik tertentu.

(Bensman and Lilienfield, 1979:171)Dalam perkembangan jaman, batas antara sektor publik dengan sektor privat menjadi semakin kabur. Terlebih lagi dengan adanya konsep privatisasi yang lebih banyak menciptakan sektor publik semu (quasi-public sector), seperti yayasan milik pemerintah(Bensman and Lilinfield, 1979:175).

Begitu pula dgn konsep desentralisasi yang dapat diartikan sebagai pengalihan fungsi dari pemerintah kepada institusi nonpemerintah(Cheema and Rondinelli, 1983: 24).

Semakin mengaburkan batas-batas antara sektor publik dengan sektor privat.

• Public sector• quasi-public sector• private sector

Term Public PrivateEconomic ownership ownership

Political the government the individual

Focus support profit

Client citizen customer

(customer & stakeholder)

Secara prinsip, yang membedakan antara sektor publikdengan sektor privat terletak pada maksud (purpose),kondisi-kondisi (conditions) dan tugas-tugas (tasks).

Oleh karena itu diperlukan model-model khusus baikberupa model orisinil ataupun modifikasi dan replikasi darimodel manajemen sektor privat.

Private sector Model Public sector model

Individual choice in the market

Demand and price

closure for private action

The equity of the market

The search for market satisfactions

Customer sovereignty

competition as the instrumen of market

exit as the stimulan

• Colletive choice in the polity

• Need for resources

• Openness for public action

• The equity of need

• The search for justice

• Citizenship

• Collective action as the instrument of

the polity

• Voice as the conditional

Source: Steward and Ranson, dalam McKevitt and Lawton, 1994:58)

Perbandingan Model Sektor Privat dgn Sektor Publik

PERBANDINGAN ANTARA LEMBAGA BISNIS DAN

PUBLIK

STRATEGIC FEATURE PRIVATE SECTOR PUBLIC SECTOR

General Strategic goal

General financial goals

values

Desired outcome

Stakeholders

Budget priorities defined

by :

Justification for secrecy

Key success factors

Competitiveness

Profit, growth, market share,

innovation, creativity, good

will recognition

Customer satisfaction

Stakeholders, owners,

market

Customer demand

Protection of intellectual

capital, propriertary

knowledge, growth rate,

earnings, market share

Uniqueness

Advanced technology

Mission effectiveness

Cost reduction, efficiency,

accountability to public,

integrity, fairness

Customer satisfaction

Taxpayers, inspectors,

legislators

Leadership, legislators,

planners

National security

Best management practices.

Source : Paul Aversen, Translating Performance Metrics from The Private to The Public Sector, 1999.

Ketidaksepadanan model Sektor Privat

digunakan sepenuhnya pada Sektor

Publik meliputi aspek-aspek :

• strategic management;

• marketing and customer;

• the budgetary process;

• public accountability ;

• public demand, pressure and protest;

• political process.

Dilema yang dihadapi Sektor Publik :

• Colletive and individual;• Representative and participate;• Bureaucracy and responsiveness;• Order and service;• Controlling and enabling;• Political conflict and institutional

continuity;• stability and flexibility;• Customer and citizen;• A Choice values;• A Balance of interest.

Untuk mengatasi dilema di atas,diperlukan berbagai pendekatanbaru pada manajemen, yaitu sbb :

• The learning process• Response and direction in strategy• The budgetary process• The management of rationing• Decision-making• Management control and the management of

action• The management of interaction• Performance monitoring• Staffing policies• Relations with customer and citizen• Public accountabilitySource : Stewart & Ranson, dalam McKevitt and Lawton, 1994 : chapter 5).

PERKEMBANGAN TEORI

DAN KONSEP MANAJEMEN

Sampai saat ini, manajemen telah berkembang

mencapai generasi kelima. Perkembangannya yaitu sbb:

Generasi I : Management by Doing/Jungle Management

Generasi II: Management by Direction

Generasi III : Management by Objectives/

Management by Targetting

Generasi IV : Management by Value Creation/

Total Quality Management

(Brian L. Joiner, 1994)

Generasi V: Management by Knowledge Networking,

Virtual Enterprise and Dynamic Teamming

(Charles M. Savage, 1990)

MG-I : - Cirinya “doing thing by ourself”

- Digunakan pd organisasi yg masih sederhana

MG-II : - Cirinya “doing thing through the other people”

menonjolkan aspek kepemimpinan, anggota

organisasi hanya sbg alat produksi.

MG-III : - Cirinya mengutamakan target-target kuantitatif

MG-IV : - Cirinya mengutamakan target-target kualitas,

terutama customer satisfaction;

=> Joiner triangle

MG-V : - Cirinya menggunakan teknologi informatika

- Mengutamakan jaringan antar manusia

Sektor publik umumnya masih menggunakan manajemen generasi

kedua atau ketiga = perlu mengejar ketertinggalan agar dapat

tetap memainkan peranan sebagai agen pembaharuan dan

lokomotif penggerak perubahan bangsa.

= Akan terjadi kooptasi (penguasaan secara halus) sektor

publik oleh sektor privat. Terlebih lagi, setelah adanya

gelombang privatisasi. Peranan sektor privat menjadi sangat

dominan pengaruh paham kapitalis liberal.

G to G G to P P to P P to G

Keterangan : G = Government P = Private

Perubahan harus dimotori oleh kelompok/kelas menengah pada

setiap lapisan masyarakat/organisasi. Apabila kelompok ini apatis,

maka akan terjadi adalah kemandegan. Manajemen modern

generasi terakhir yang digunakan pada sektor privat dapat pula

digunakan pada sektor pemerintah, dengan berbagai modifikasi.

DIMENSI-DIMENSI MANAJEMEN

PEMERINTAHAN

• 1. Manajemen Perencanaan

• 2. Manajemen Keorganisasian

• 3. Manajemen Sumberdaya Manusia Aparatur

• 4. Manajemen Sumber-sumber Keuangan

• 5. Manajemen Kinerja

• 6. Manajemen Pelayanan Umum

• 7. Manajemen Pengawasan

• 8. Manajemen Kolaborasi dan Konflik

B. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PEMERINTAHAN :

Graham Jr. & Hays (dalam Ott dkk, 1991:10)mengaktualisasikan fungsi-fungsi manajemenpemerintahan berdasarkan pendapat Luther Gulick(1937) dengan akronim POSDCORB (Planning,Organizing, Staffing, Directing, Coordinating,Reporting, Budgeting).

Dilihat dari pihak yang memegang peran utama, perencanaan pemerintah dapat dibedakan menjadi :a) sepenuhnya terpusat; (makro-meso-mikro)b) terdesentralisasi ; (makro-meso-mikro)c) perpaduan antara pusat dengan terdesentralisasi

(makro : pusat; meso: regional; mikro : lokal)

1) Perencanaan Pemerintah :

Pilihan cara tergantung pada :a) Sistem politik negara bersangkutan; (liberalis/sosialis/perpaduan)

b) Situasi dan kondisi negara ybs; (politik, keamanan, geografis,

demografi, sarana & prasarana telekomunikasi)

• Dilihat dari jangka waktunya, perencanaan pemerintah dapat

dibedakan menjadi :

a) Perencanaan jangka panjang (20-30 tahun);

terjadi peralihan generasi, dimana setiap generasi

memiliki elan/semangat yang berbeda-beda;

b) Perencanaan jangka menengah (5-7 tahun);

tergantung pada masa jabatan pemimpin pemerintahan

yang tertinggi;

c) Perencanaan jangka Pendek (1 tahun).

Makin panjang jangka waktu suatu perencanaan, maka tingkat ketepatannya juga semakin rendah. Sebab perencanaan disusun berbagai asumsi. Apabila asumsinya berubah maka perencanaannya pun berubah. Correction on the way.

SEPULUH HUKUM “THE FIFTH DISCIPLINE”

MENURUT PETER M. SENGE

1. Masalah-masalah yang dihadapi sekarang berasaldari pemecahan masalah pada masa lalu

(Today’s problem come from yesterday’s solutions)

2. Semakin keras kita menekan, semakin keras pulasistem akan menolak kembali

(The harder your push, the harder the system pushesback)

3. Perilaku tumbuh lebih baik sebelum tumbuh menjadilebih jelek

(Behavior growths better before it growths worse)

4. Jalan Keluar yang mudah seringkali menimbulkanmasalah dikemudian hari

(The easy way out usually leads back in)

5. Pemecahan masalah yang diberikan barangkali dapatlebih buruk dibandingkan masalahnya sendiri

(The cure can be worse than the disease)

6. Makin cepat berarti makin lambat (faster is slower)

7. Penyebab dan akibat tidak memiliki hubungan yang eratdalam dimensi waktu dan ruang

(cause and effect are not closely related in time and space)

8. Perubahan kecil akan dapat memberikan hasil yang besar,tetapi ruang lingkup tingkatan seringkali membuatkenyataan menjadi semakin kabur

(Small changes can produce big results but the areas ofhighest leverage are often the least obvious)

9. Anda dapat memiliki „kue‟ dan memakannya-tetapi tidakpada saat yang bersamaan

(You can have your cake and eat it too but not once)

10. Membagi “sesuatu” menjadi dua bagian tidak berartimenghasilkan bagian kecil dari “sesuatu”

(“Dividing an elephant in half does not produce two smallelephants”)

Central authority (elected)

Political executive (transient appointments)

Executive managers(appointed careerists)

Middle managers

Supervisors

Support and Service personnel

Gambar 1. Piramida Organisasional Pemerintahan Secara Umum

Sumber : Graham, Blease Cole Jr and Steven W. Hays,

Management Functions and Public Administration

- POSDCORB Revisited (Ott, Steven J. et al, 1991:17)

Selanjutnya Graham Jr dan Hays (dalam Ott, et al, 1991 : 20)

mengemukakan bentuk-bentuk umum pemerintahan lokal,

khususnya untuk wilayah perkotaan dengan tiga macam

yaitu sebagai berikut :

1) Walikota dengan posisi yang lemah (weak mayor)

2) Walikota dengan posisi yang kuat (strong mayor)

3) Bentuk manajer kota (council-manager)

Bentuk-bentuk umum organisasi pemerintahan daerah

sebagaimana dikemukakan di atas dapat digambarkan dalam

bentuk model sebagai berikut :

Weak Mayor

M C C C C C

DH DH

Strong Mayor

M C C C C

DHDH DH

Council Manager

M

DHDH DH

C C C C

CM

DH

Key : M = Mayor

C = Council

DH = Departemen Head

CM = City Manager

Gambar 2. Bentuk-bentuk Umum Organisasi Pemerintahan Daerah

Sumber : Graham Jr and Hays (dalam Ott et al, 1991:20)

Model 4R dari Gouillart & Kelly (1995) :

1. Reframing corporate direction

- mencapai tahapan mobilisasi;

- menciptakan visi;

- membangun alat ukur;

2. Restructuring the company

- menyusun model ekonomik;

- pembenahan infrastruktur fisik;

- menata ulang arsitektur kerja;

3. Revitalizing the enterprise

- mencapai fokus pasar;

- kembangkan bisnis baru;

- ubah peraturan melalui teknologi informatika;

4. Renewing People

- ciptakan struktur imbalan;

- bangun pembelajaran individual;

- kembangkan organisasi;

Model Organisasi Berbasis TI (Teknologi

Informatika) dari Groth (1999) :

1. The Regulating Model

2. The Mediating Model

3. The Assisting Model

Transformasi bertujuan agar setiap organisasi mampu mengantisipasi berbagai perubahan yang berjalan dengan sangat cepat, sebagai konsekuensi era globalisasi dan revolusi komunikasi.

Pada organisasi pemerintah, proses transformasi umumnya berjalan sangat lambat karena faktor : struktural, fungsional, serta kultural.

Sentralisasi dan Desentralisasi

Determinants of centralization

Complexity of environment High Decentralization

Low Centralization

External threats High Centralization

Low Decentralization

Need for innovation and non- High Decentralization

standard work because of Low Centralization

Chaning environment

Concensus on best approach High Decentralization

Low Centralization

Risk associated with failure High Centralization

Low Decentralization

Complex, to difficult to define task High Decentralization

Low Centralization

Source : Flynn, 1990. Page 158

Organisasi sbg sebuah sistem,

terdiri dari 3 (tiga) subsistem yaitu:

a. technical

b. psycho-social

c. structural

Technical sub-system

Pycho-social sub-system

Structural sub-system

InputsOutputs

Flow of activity

Line of feedback

Sumber : Bourn, John, 1979. Page 78.

Dalam konteks sistem yg aktual, komponen organisasi sbg

sebuah sistem perlu ditambah dengan :

NILAI GUNA (outcomes), yang merupakan pandangan dari

para pengguna keluaran sistem.

Dalam organisasi pemerintahan, pengguna keluaran sistemnya

dapat terdiri dari :

a. unit organisasi pemerintah lainnya;

b. warganegara yang berposisi sebagai :

1) konsumen (customer)

2) pemegang saham (stakeholder)

Pada abad konsumen saat ini, posisi para pelanggan menjadi sangat

penting, karena mereka dapat menentukan mati-hidupnya suatu

organisasi penghasil keluaran (baik berupa barang dan atau jasa).

ORGANISASI

PEMBELAJARAN

(Learning Organization)

Organisasi pembelajaran (learning organization)

dikembangkan oleh Peter M. Senge (1994).

Ada empat disiplin inti untuk membangun organisasi

pembelajaran yaitu :

1) Personal mastery;

2) Mental models;

3) Shared vision;

4) Team learning.

Keempat disiplin inti tersebut dipadukan ke dalam satu

disiplin, yaitu : SISTEMS THINKING.

KEPEMIMPINAN VISIONER

• Manusia adalah mahkluk sosial (homo socious).

• Setiap kelompok akan selalu ada pemimpinnya.

• Organisasi ada yang berorientasi pada pemimpin

(leader orientation), adapula yang berorientasi pada

sistem (system orientation).

• Gejala kepemimpinan muncul dalam kelompok.

• Kepemimpinan berkaitan dengan kemampuan

seseorang.

• Kepemimpinan berbicara mengenai pengaruh (lihat

Maxwell, 1995).

Variabel Kepemimpinan

• PEMIMPIN = Fungsi dari (BAKAT, KEMAMPUAN,

KESEMPATAN).

* Bakat dapat dilihat melalui psikotest

* Kemampuan dapat dikembangkan melalui pendidikan

dan atau pelatihan

* Kesempatan, diberikan dan diperoleh melalui

perjuangan baik secara sosiologis, psikologis

maupun secara politis.

Variabel-variabel Pembentuk Kepemimpinan

• Pemimpin

• Pengikut

• Situasi dan Kondisi

• Visi dan misi organisasi

Pemimpin

Visi & misi Situasi &

organisasi Kondisi

Pengikut

8 Perbedaan Pemimpin dengan Manajer :

• Manajer mengadiministrasikan, pemimpin melakukan inovasi-inovasi.

• Manajer tiruan, pemimpin adalah asli.

• Manajer memelihara, pemimpin mengembangkan.

• Manajer memfokuskan pada sistem dan struktur, pemimpin memfokuskan pada orang.

• Manajer menitikberatkan pada pengendalian, pemimpin mendasarkan pada rasa percaya.

• Manajer memiliki pandangan jangka pendek, pemimpin memiliki pandangan jangka panjang

• Manajer menanyakan “mengapa” dan “bagaimana”, sedangkan pemimpin menanyakan “apa” dan “mengapa”.

• Manajer memiliki pandangan pada garis dasar, pemimpin memiliki pandangan pada horison. (Bennis & Townsend, 1995).