Arti Kearsipan Dan Sistem Pengarsipan Geografis
description
Transcript of Arti Kearsipan Dan Sistem Pengarsipan Geografis
Arti Kearsipan dan Sistem
Pengarsipan Berdasarkan Geografis
(Wilayah)
1. Pengertian Kearsiapan
Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa
yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti
catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin)
berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan
kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang
berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau
filling.
Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009
mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan
kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1.
Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun
2009:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie:
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.
Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat
yaitu:
(1) disimpan secara berencana dan teratur
(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan ;
(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.
Tujuan Kearsipan
1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan
dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan
kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-
masing unit.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada
dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem
kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk
menyimpan arsip.
3. Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan
memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan
adalah:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-
kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam
menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat
penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip
dibedakan menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan
pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Macam-macam sistem kearsipan
- Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
- Sistem Kronologis (Cronologis Filing Sistem)
- Sistem Geografis (Geograpich Filing Sistem)
- Sistem Subjek (Subject Filing System)
- Sistem Nomor (Numeric Filing System)
2.Sistem Geografis / Wilayah Sistem Geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi
alamat suatu surat.
Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3
(tiga) tingkatan yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah
administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan
tujuan surat dikirim.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem
abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling
cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (indeks).
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan
bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali(indeks)
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali(indeks)
Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui
pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman
kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor
atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.
Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :
1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
2. Merupakan tindakan penyimpanan langsung
Kelemahanya antara lain :
1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak
memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak
dicantumkan secara lengkap.
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan
batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-
masing cabang atau perwakilan.
a. Menyusun Daftar Klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah.
Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayah pemerintahan
seperti ; propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2, dan
seterusnya. Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya
dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya,
dapat disimpan dalam bersama-sama satu berkas atau tempat
penyimpanan
Contoh daftar klasifikasi :
A.SUMATERA
A.1. SUMATERA BARAT
A.1.1. BUKIT TINGGI
A.1.2. PADANG
A.1.3. PADANG PANJANG
A.1.4. PARIAMAN
A.1.5. PAYAKUMBUH
A.1.6. SAWAHLUNTO
A.2. SUMATERA SELATAN
A.2.1. BATU RAJA
A.2.2. MARTAPURA
A.2.3. PAGAR ALAM
A.2.4. PALEMBANG
A.2.5. PRABU MULIH
A.3. SUMATERA UTARA
A.3.1. BINJAI
A.3.2. DELI SERDANG
A.3.3. KABANJAHE
A.3.4. KISARAN
A.3.5. SIBOLGA
A.3.6. SIANTAR
B. JAWA
B.1. JAWA BARAT
B.1.1. BANDUNG
B.1.2. BEKASI
B.1.3. BOGOR
B.1.4. CIREBON
B.1.5. SUMEDANG
B.2 .JAWA TENGAH
B.2.1. PURWODADI
B.2.2. PURWOKERTO
B.2.3. SEMARANG
B.2.4. WONOGIRI
B.3. JAWA TIMUR
B.3.1. BANYUWANGI
B.3.2. BOJONEGORO
B.3.3. JEMBER
B.3.4. MALANG
B.3.6. SURABAYA
A.3.7. SIBOLGA
A.3.8.TEBING TINGGI
b. Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan
1. Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh
di atas daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak
2 buah. Yaitu laci A (SUMATERA) dan laci B (JAWA).
2. Guide, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas
daftar klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 6
buah,yaitu masing-masing guide 3 buah.
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan
penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan
guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian
huruf/nama yang dibutuhkan.
3. Folder, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di
atas daftar klasifikasi di atas, folder yang harus di sediakan adalah sebanyak
50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah.
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan
kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya
maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien.
4. Kartu indeks.
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks
dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan
sehingga kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan
sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
5. Lemari kartu indeks
C.Prosedur Penyimpanan dan Menemuan Kembali
1.Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :
a. Pemberitahuan kode surat : setiap surat yang akan di simpan alamatnya,
kemudian cantumkan kode yang sesuai dengan wilayahnya/letak
geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi(indeks).
b. Mengisi kartuindeks contoh sbb:
Caption : Khan Syahruk
Hal : Penjualan Rice Cooker
Nomor Surat : 108/EJ/II/2013
Tanggal Surat : 13 Juli 2013
Kode : A.2.4
k
Kode di ambil dari daftar klasifikasi.
c. Kode tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di simpan
pada lemari A di belakang Guide 2 Sematera Selatan dan pada folder ke 4
Palembang.
d. Kartu indeks di simpan pada laci P, sesuai dengan kode S yang
tertera pada tab kartu indeks.
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
2.prosedur penemuan kembali
Seperti telah di sampaikan di atas kearsipan sistem wilayah adalah
suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan
letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. oleh
karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.
Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai
berikut:
1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3. Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan
folder dengan kodenya.
Caption : Khan Syahruk
Hal : Penjualan Rice Cooker
Nomor Surat : 108/EJ/II/2013
Tanggal Surat : 13 Juli 2013
Kode : A.2.4