SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB …
Transcript of SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB …
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN
ORGANISASI KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN PERATURAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR BERBASIS WEB
TUGAS AKHIR
Ditulis Sebagai Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya (A.Md)
(DIII)
Jurusan Manajemen Informatika
OLEH:
FAUZA HAMDA
NIM : 1650401046
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
INTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR
2019
i
ABSTRAK
FAUZA HAMDA. NIM 1650401046. Judul Tugas Akhir: “SISTEM
INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN
ORGANISASI KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN PERATURAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR BERBASIS
WEB”. Program Diploma III Manajemen Informatika Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Batusangkar.
Setelah dilakukan penelitian pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian
dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
Batusangkar ditemukan permasalahan mengenai proses penyimpanan dan
pengelolaan arsip yang mana prosesnya masih menggunakan media map arsip lalu
disimpan kedalam lemari arsip sebagai media penyimpanan arsip pegawai. Hal ini
mengakibatkan proses pencarian data cukup memakan waktu.
Proses penyimpanan seperti ini membuka terjadinya resiko data rusak atau
hilang. Baik yang disebabkan oleh dimakan rayap atau tikus, hilangnya arsip
dikarenakan bencana seperti kebakaran atau kebocoran dan penyebab lainnya.
Oleh karena itu diperlukan suatu pengembangan dalam pengelolaan arsip pegawai
ini agar resiko seperti ini tidak terjadi, seperti menggunakan sistem pengarsipan
digital yang terkomputerisasi yang menggunakan database sebagai media
penyimpanannya yang dapat menghemat waktu, biaya dan tempat penyimpanan
arsip pegawai atau dosen. Dalam penulisan tugas akhir ini metode penelitian yang
dilakukan adalah penelitian lapangan yaitu wawancara dengan mengajukan
pertanyaan dengan melalui tanya jawab dan penelitian perpustakaan. Dengan
memanfaatkan sistem komputerisasi berbasis web diharapkan dapat
mempermudah dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen saat di
butuhkan dengan waktu yang lebih cepat.
ii
DAFTAR ISI
COVER
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN
PERSETUJUAN PEMBIMBING
PENGESAHAAN TIM PENGUJI
HALAMAN PERSEMBAHAN
ABSTRAK ............................................................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
BAB I ...................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN.................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................... 1
B. Identifikasi Masalah ...................................................................................... 3
C. Batasan Masalah ............................................................................................ 3
D. Rumusan Masalah .......................................................................................... 3
E. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 4
F. Manfaat dan Kegunaan Penelitian ................................................................. 4
1) Manfaat Penelitian .................................................................................... 4
2) Kegunaan Penelitian ................................................................................. 4
G. Metode Penelitian .......................................................................................... 4
1) Jenis Penelitian.......................................................................................... 4
2) Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................... 5
3) Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 5
H. Sistematika Penulisan .................................................................................... 5
BAB II ...................................................................................................................... 6
LANDASAN TEORI ............................................................................................... 6
A. Gambaran Umum Instansi ............................................................................. 6
1. Sejarah Institut Agama Islam Negeri Batusangkar ................................... 6
2. Visi Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar .................... 9
iii
a. Visi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ........................ 10
b. Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ....................... 10
3. Struktur Organisasi Subbagian OKPP Institut Agama Islam Negeri
Batusangkar............................................................................................. 10
4. Tugas Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan
(OKPP) Institut Agama Islam Negeri Batusangkar ................................ 11
B. Konsep Dasar Sistem Informasi .................................................................. 22
1. Sistem ...................................................................................................... 22
a. Klasifikasi dan Karakteristik ................................................................ 23
2. Informasi ................................................................................................. 24
a. Pengertian Informasi............................................................................. 24
b. Silkus Informasi .................................................................................... 25
c. Nilai Informasi ...................................................................................... 26
3. Sistem Informasi ..................................................................................... 27
a. Pengertian sistem informasi.................................................................. 27
b. Komponen Sistem Informasi ................................................................ 28
c. Perangkat Sistem Informasi .................................................................. 29
d. Klasifikasi Sistem Informasi ................................................................ 30
4. Pengertian Pengarsipan ........................................................................... 31
a. Pengertian Pengarsipan......................................................................... 31
b. Penciptaan Arsip ................................................................................... 32
c. Pengelolaan Kearsipan ........................................................................ 32
d. Prosedur Penyimpanan Arsip ............................................................... 33
e. Prosedur Pemeliharaan Arsip ............................................................... 34
f. Nilai Guna Arsip ................................................................................... 35
g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik ..................................................... 37
h. Pengertian Pengarsipan Digital ............................................................ 38
i. Macam-macam Peralatan Kearsipan .................................................... 39
C. Alat Bantu Perancangan Sistem................................................................... 41
1. Aliran sistem informasi (ASI) ................................................................. 41
2. Context Diagram ..................................................................................... 42
3. Data Flow Diagram (DFD) ..................................................................... 42
iv
4. Entity Relationship Diagram (ERD) ....................................................... 43
D. Perangkat Lunak Pembangun Sistem .......................................................... 44
1. PHP ......................................................................................................... 44
a. Pengertian PHP ..................................................................................... 44
b. Sejarah PHP .......................................................................................... 44
c. Kelebihan-kelebihan PHP..................................................................... 46
d. Sintak PHP ............................................................................................ 46
2. Web ......................................................................................................... 47
a. Pengertian Web..................................................................................... 47
b. Perkembangan Web .............................................................................. 47
3. MySQL ................................................................................................... 48
a. Pengertian MySQL ............................................................................... 48
b. Struktur Directori MySQL.................................................................... 48
4. Basis Data ............................................................................................... 49
a. Pengertian Basis Data ........................................................................... 49
b. Komponen Lingukungan Basis Data .................................................... 49
5. Adobe Dreamweaver Cs5 ....................................................................... 50
a. Penegrtian Dreamweaver Cs5 .............................................................. 50
b. Menjalankan Dreamweaver CS5 .......................................................... 50
c. Mengenal Ruang Kerja Dreamweaver Cs5 .......................................... 51
BAB III................................................................................................................... 57
ANALISA DAN PEMBAHASAN ........................................................................ 57
A. Analisa sistem yang sedang berjalan ........................................................... 57
1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan ....................................... 58
a) Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen ................................ 58
B. Perancangan Sistem ..................................................................................... 59
1. Perancangan Global ................................................................................ 59
a) Aliran sistem yang diusulkan ............................................................... 59
b) Context Diagram................................................................................... 62
c) Data Flow Diagram (DFD) ................................................................... 62
d) Entity Relasionship Diagram (ERD) .................................................... 63
e) Struktur Program .................................................................................. 64
v
2. Perancangan Terinci................................................................................ 65
a) Desain Output ....................................................................................... 65
b) Desain Input .......................................................................................... 65
c) Desain Tabel ......................................................................................... 68
BAB IV .................................................................................................................. 77
PENUTUP .............................................................................................................. 77
a. Kesimpulan .................................................................................................. 77
b. Saran ............................................................................................................ 77
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Bagan Aliran Sistem ............................................................................ 41
Tabel 2. 2 Simbol DFD ......................................................................................... 43
Tabel 2. 3 Entity Relation Diagram ERD ............................................................ 43
Tabel 3. 1 Desain Tabel User ................................................................................ 68
Tabel 3. 2 Desain Tabel Arsip............................................................................... 69
Tabel 3. 3 Desin Tabel Pegawai ............................................................................ 70
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi IAIN Batusangkar ............................................ 11
Gambar 2. 2 Siklus Informasi ............................................................................... 26
Gambar 2. 3 Tampilan lembar kerja Dreamweaver ............................................. 51
Gambar 2. 4 Tampilan lembar kerja Dreamweaver .............................................. 51
Gambar 2. 5 Tampilan Aplication Bar .................................................................. 51
Gambar 2. 6 Tampilan Tollbar.............................................................................. 52
Gambar 2. 7 Tampilan Jendela Dokumen ............................................................. 52
Gambar 2. 8 Tombol perintah untuk memilih tampilan ruang kerja..................... 53
Gambar 2. 9 Tampilan Panel Group ..................................................................... 53
Gambar 2. 10 Tampilan Properties ....................................................................... 54
Gambar 2. 11 Tampilan Tool bar Coding ............................................................. 54
Gambar 2. 12 Tampilan Panel Insert .................................................................... 55
Gambar 2. 13 Tampilan Panel Group ................................................................... 56
Gambar 2. 14 Tampilan Panel Files ..................................................................... 56
Gambar 3. 1 Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen ............................ 58
Gambar 3. 2 Aliran Sistem Yang Diusulkan ........................................................ 61
Gambar 3. 3 Context Diagram .............................................................................. 62
Gambar 3. 4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ................................................. 63
Gambar 3. 5 Entity Relasionship Diagram (ERD) ................................................ 64
Gambar 3. 6 Struktur program .............................................................................. 64
Gambar 3. 7 Laporan data arsip ............................................................................ 65
Gambar 3. 8 Laporan data pegawai....................................................................... 65
Gambar 3. 9 Register pegawai .............................................................................. 66
Gambar 3. 10 Login .............................................................................................. 66
Gambar 3. 11 Input data arsip ............................................................................... 67
Gambar 3. 12 Input data pegawai ......................................................................... 67
Gambar 3. 13 Input data user ................................................................................ 68
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Saat ini setiap instansi pasti harus memiliki sistem pengarsipan
yang baik agar terciptanya proses administrasi yang baik. Hal ini juga
didukung dengan adanya undang-undang tertentu yang mengatur masalah
kearsipan di Indonesia yaitu Undang-undang Republik Indonesia
Nomor.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Pengarsipan merupakan proses
penciptaan, pengolahan, penyimpanan, penyusunan dan pemeliharaan
dengan menggunakan sistem atau metode tertentu. Hal ini dilakukan guna
untuk memudahkan bagi pihak-pihak tertentu dalam pencarian dokumen
yang diperlukan dengan cepat dan mudah.
Dalam mengelola sebuah arsip yang perlu diperhatikan adalah
bagaimana menyusun suatu arsip dengan baik dan nantinya arsip tersebut
dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan. Apalagi dengan
perkembangan teknologi saat ini yang mendorong kita untuk selalu tepat
dan cepat setiap saatnya. Dengan adanya teknologi, lebih menjamin
keamanan dari suatu data karena adanya suatu sistem keamanan data
seperti pemberian kata sandi. Dalam hal kearsipan, pemanfaatan teknologi
dapat berupa pembuatan sebuah sistem pengarsipan digital yang dapat
menghemat tempat dan biaya karena menggunakan database sebagai
media penyimpanannya. Serta mengurangi resiko terjadinya kerusakan
pada data atau kehilangan data. Teknologi informasi saat ini juga didukung
dengan adanya akses internet hampir di semua tempat.
Institut Agama Islam Negeri Batusangkar merupakan suatu instansi
lembaga pendidikan dimana didalamn memiliki banyak unsur mulai dari
mahasiswa, tenaka kependidikan dan dosen, pegawai, pekerja kontrak dan
berbagai staff lainnya. Untuk tenaga kependidikan/dosen dan pegawai
yang ada di IAIN Batusangkar harus dikelola sebaik dan seefisien
mungkin, sehingga mudah di simpan, dikelola dan diakses kapan saja.
2
Proses pengelolaan arsip ini dilakukan oleh bagian Sub Bagian Organisasi
Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) IAIN Batusangkar. pada
bagian Sub Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan
yang pengelolaan arsip pegawainya menggunakan Sistem Abjad
(Alphabetical Filling System).
Proses yang berjalan pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian
dan Penyusunan Peraturan (OKPP) IAIN Batusangkar masih
menggunakan map arsip sebagai media penyimpanan yang kemudian
disusun kedalam lemari arsip. Arsip-arsip itu berupa SK Pegawai,
Sertifikat pegawai, Ijazah pegawai, Kartu-kartu pegawai dan dokumen-
dokumen penting. Penyimpanan arsip pegawai menggunakan lemari arsip
ini beresiko terjadinya kerusakan arsip atau dokumen penting pegawai
seperti arsip robek atau hilang. Penyimpanan didalam lemari arsip
membuka kemungkinan arsip bisa dimakan rayap atau terkena jamur.
Apalagi jika terjadi kebakaran atau bencana lainnya yang bisa
menyebabkan arsip-arsip pegawai ini hilang.
Selain itu, proses peminjamam dokumen oleh pegawai ke kantor
Subbag OKPP masih dilakukan secara manual. Karena pegawai harus
datang ke kantor Subbag OKPP untuk meminjam dokumen, kemudian
staff Subbag OKPP mengambil map sesuai dengan nama pegawai
bersangkutan didalam lemari arsip dan mencarikan dokumen yang
dibutuhkan. Setelah itu, dokumen tersebut diberikan ke pegawai tersebut
untuk dipergunakan sesuai kebutuhan pegawai tersebut.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengangkat
permasalahan ini sebagai tugas akhir dengan judul “SISTEM
INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN
ORGANISASI, KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN
PERATURAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
BATUSANGKAR BERBASIS WEB”
3
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas,maka penulis
dapat mengidentifikasikan beberapa permasalahan yang terjadi,
diantaranya:
1. Proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen pegawai masih
dilakukan secara manual sehingga cuku.p memakan waktu.
2. Penyimpanan arsip pegawai masih menggunakan map arsip dan lemari
arsip sebagai media penyimpanan sehingga beresiko terjadinya
kerusakan dokumen seperti dokumen robek atau hilang.
3. Dalam proses peminjaman dokumen yang dilakukan oleh pegawai
memakan cukup memakan waktu sehingga kurang efektif.
4. Peminjaman arsip yang hanya bisa dilakukan didalam jam kerja
menyulitkan pegawai jika membutuhkan arsip pada saat jam kerja
sudah selesai atau pada hari libur.
C. Batasan Masalah
Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan dapat mencapai
tujuan yang diinginkan, serta disesuaikan dengan identifikasi masalah
yang telah didapat maka penulis akan membatasi masalah yaitu tentang
penyimpanan dan pengolahan arsip dosen dan pegawai pada Sub Bagian
Organisasi, Kepegawaian Dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar secara digital dan
terkomputerisasi.
D. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dibuat suatu rumusan
masalah yaitu sistem yang bagaimanakah yang harus dirancang agar
proses pengelolaan arsip pegawai dapat lebih efisisen dan efektif, dapat
megurangi resiko terjadinya kerusakan pada arsip serta dapat memudahkan
pegawai dalam meminjam dokumen yang dibutuhkan kapanpun dan
dimanapun.
4
E. Tujuan Penelitian
Berdasarkan uraian diatas,maka adapun tujuan dari penelitian ini
adalah untuk merancang sebuah sistem informasi pengarsipan digital pada
Kepegawaian Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar.
F. Manfaat dan Kegunaan Penelitian
1) Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah sebagai
berikut:
a. Sistem ini dapat membantu Staff Sub Bagian Organisasi Kepegawaian
dan Penyusunan Peraturan IAIN Batusangkar dalam Pengelolaan
Arsip Pegawai.
b. Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan reverensi
untuk penelitian lebih lanjut.
2) Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan dari dilakukanya penelitian ini diantaranya
sebagai berikut:
a. Bagi Subbag OKPP, dapat mempermudah dalam proses pengelolahan,
penyimpanan dan pemeliharaan dokumen dosen dan pegawai yang
ada di IAIN Batusangkar.
b. Bagi Dosen dan pegawai, diharapkan dengan adanya sistem ini dapat
mempermudah dosen dan pegawai dalam meminjam dokumen
dimanapun dan kapanpun.
c. Sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program
Diploma III(D.III) Manajemen Informatika pada IAIN Batusangkar.
G. Metode Penelitian
1) Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang penulis lakukan pada penelitian kali ini
adalah penelitian lapangan (Field Research).
5
2) Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat penelitian dilakukan adalah kantor Sub Bagian
Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan IAIN
Batusangkar yang beralamat di Jln. Sudirman no 137 Lima Kaum,
Batusangkar. Penulis melakukan penelitian ini dimulai dari bulan
Februari-Juli 2019.
3) Teknik Pengumpulan Data
Jenis penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian kali
ini adalah Wawancara, yaitu mengumpulkan data dan informasi yang
diperlukan dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang
berhubungan dengan permasalahan yang adayang nantinya akan
membantu dalam pembuatan sistem informasi yang baru.
H. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir tugas akhir ini dibagi kedalam
IV bab yang disusun sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan. Bab ini merupakan bab yang memuat uraian
masalah yang dibuat dalam bentuk latar belakang masalah, identifikasi
masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, kegunaan
penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II Landasan Teori. Merupakan bab yang berisikan teori yang
diambil baik itu dari buku, jurnal-jurnal, artikel-artikel dan referensi
lainnyayang berhubungan dengan masalah yang diangkat.
BAB III Analisa dan Perancangan. Bab ini membahas tentang
analisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan.
BAB IV Penutup. Bab ini memuat kesimpulan yang didapat
selama pembuatan tugas akhir serta saran yang akan menjadi masukan
bagi penulis maupun untuk sistem yang dibuat untuk perkembangan sistem
yang lebih baik.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Gambaran Umum Instansi
1. Sejarah Institut Agama Islam Negeri Batusangkar
Intitut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar merupakan
salah satu perguruan tinggi Islam yang ada di provinsi Sumatra Barat.
Awalnya Institut ini merupakan Fakultas Tarbiyah IAIN Imam
Bonjol. Setelah itu pada tahun 1997 status dari Fakultas ini berubah
menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar.
Perubahan status ini berdasarkan Kepres No. 11/1997 dan surat
keputusan Meteri Agama RI No. 285/1997, dan memberi akses
kepada STAIN Batusagkar untuk “Duduk sama rendah dan berdiri
sama tinggi” dengan berbagai perguruan tinggi lainnya.
Maka dengan beralihnya status ini, seluruh dosen dan karyawan
beserta sarana dan prasarana Fakultas Tarbiyah IAIN Imam Bonjol
Batusangkar beralih menjadi aset STAIN Batusangkar. Pada saat
perubahan status, STAIN Batusangkar memiliki 2 jurusan yaitu
Jurusan Tarbiyah dan Jurusan Syariah. Untuk jurusan Tarbiyah sendiri
memiliki 3 Program Studi yaitu Pendidikan Agama Islam (PAI),
Pendidikan Bahasa Arab (PBA), dan Kependidikan Islam (KI).
Sedangkan di Jurusan Syariah hanya mempunyain satu Program Studi
yaitu Ahwal Al-Syakhshiyah.
Perkembangan terus berlanjut sampai tahun 2000 dengan
dikeluarkannya izin penyelenggaraan Program Studi Muamalah
(Ekonomi Islam Konsentrasi Perbankan Syariah) dan Program Studi
Tadris Bahasa Inggris. Kemudian pada tahun 2005 dibuka Program
Studi Tadris Matematika, selanjutnya pada tahun 2009 dibuka
Program Studi Hukum Ekonomi Syariah. Setelah 2 tahun tepatnya
7
tahun 2011 dibuka Program Studi Ekonimo Syariah pada Jurusan
Syariah kemudian pada tahun 2012 dibuka Program Studi Bimbingan
Konseling, Tadris Fisika dan dan Tadris Biologi pada Jurusan
Tarbiyah serta Program Studi Manajemen Informatika (D3).
Perkembangan STAIN Batusangkar terus berlanjut sampai
keluarnya izin penyelenggaraan Program Studi jenjang Strata 2 (S2)
Manajemen Pendidikan Islam pada tahun 2010 dan Hukum Ekonomi
Syariah tahun 2012. Pada tahun 2014, STAIN Bausangkar kembali
diberi kepercayaan oleh Kementrian Agama RI untuk
menyelenggarakan 6 Program Studi baru. Keenam Program Studi baru
tersebut diantaranya Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul
Athfal (PGRA), Program Studi Hukum Tata Negara Islam (Siyasah),
Program Studi Ilmu Quran Tafsir, Program Studi Ilmu Hadis, Program
Studi Komunikasi Penyiaran Islam, dan Program Studi S2 Pendidikan
Agama Islam.
Dengan demikian sampai tahap akhir STAIN Batusangkar
menyelenggarakan 3 (tiga) Jurusan dan 21 (dua puluh satu) program
studi diataranya:
a. Jurusan Tarbiyah, memiliki sembilan Program Studi, yaitu:
1) Pendidikan Agama Islam (PAI)
2) Pendidikan Bahasa Arab (PBA)
3) Manajemen Pendidikan Islam (MPI)
4) Tadris (Pendidikan) Bahasa Inggris
5) Tadris (Pendidikan) Matematika
6) Tadris (Pendidikan) Biologi
7) Tadris (Pendidikan) Fisika
8) Bimbingan dan Konseling (BK)
9) Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Afthal (PGRA)
b. Jurusan Syariah, memiliki sembilan Program Studi yaitu:
8
1) Ahwal al-Syakhshiyyah (Hukum Kekeluargaan Islam)
2) Perbankan Syariah
3) Hukum Ekonomi Syariah (Muamalah)
4) Ekonomi Syariah
5) Hukum Tata Negara Islam (Siyasah)
6) Ilmu Qur’an dan Tafsir
7) Program Studi Ilmu Hadis
c. Program Pascasarjana, memiliki tiga program studi yaitu
1) Program Studi Manajemen Pendidikan Islam
2) Hukum Ekonomi Syariah
3) Pendidikan Agama Islam.
Setelah kurang lebih 18 tahun berdiri, akhirnya pada akhir tahun
2015 Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar
resmi beralih status menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
Batusangkar melalui Perpres No. 147 tahun 2015, tanggal 23
Desember 2015. Tujuan dari Institut Agama Islam Negeri
Batusangkar diantaranya:
a. Terwujudnya program studi yang unggul dalam pengembangan
keilmuan yang interaktif dan inter-konektif.
b. Terbangunnya iklim akademik yang mendukung terhadap
pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi berbasis riset dan
kearifan lokal.
c. Terwujudnya hasil riset yang kompetitif dan berdaya guna untuk
umat, bangsa dan kemanuasiaan.
d. Penguatan sumber daya pendidik dan tenaga kependidikan yang
cerdas dan professional.
e. Terwujudnya lulusan yang cerdas secara intelektual, spiritual,
emosional, sosial dan berdaya saing dalam dunia kerja.
9
f. Terbangunnya tata kelola yang akuntabel, bersih dan modern
berbasis ICT (Information, Communication and Technology).
g. Bertambahnya kerjasama dengan berbagai pihak dalam pencapaian
visi dan misi institusi (Website IAIN Batusangkar:2019).
Agar suatu instansi dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu
pengolahan data yang baik. Karena data dalam suatu instansi
sangatlah penting untuk kemajuan dari instansi tersebut. Di institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar, proses pengolahan,
penyimpanan dan pemeliharaan data dilakukan oleh bagian Sub
Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP).
Disini semua arsip dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar
dikelola, disimpan dan dipelihara agar data tidak rusak ataupun hilang.
2. Visi Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
Visi dan misi merupakan serangkaian kata yang menunjukkan
impian, cita-cita atau nilai inti sebuah organisasi, perusahaan atau
instansi. Visi merupakan tujuan masa depan sebuah instansi,
organisasi, atau perusahaan. Visi juga adalah pikiran-pikiran yang ada
di dalam benak para pendiri. Pikiran-pikiran tersebut adalah gambaran
tentang masa depan yang ingin dicapai.
Misi adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui untuk mencapai
visi tersebut. Selain itu, misi juga merupakan deskripsi atau tujuan
mengapa perusahaan, organisasi atau instansi tersebut berada di
tengah-tengah masyarakat. Misi juga bisa dikatakan sebagai
penjabaran sebuah visi. Jika visi hanya dituliskan dalam satu kalimat
saja, maka misi akan dijabarkan dengan beberapa kalimat yang mudah
untuk dipahami pembaca atau siapa saja yang melihatnya. Setiap
instansi harus memiliki visi dan misi masing-masing, begitu pula
dengan Instansi Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar. Berikut
10
merupakan visi dan misi dari Instansi Agama Islam Negeri (IAIN)
Batusangkar.
a. Visi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
“ INTEGRATIF DAN INTERKONEKTIF DALAM
KEILMUAN, BERKEARIFAN LOKAL, BEREPUTASI
GLOBAL ”
b. Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
Adapun misi dari Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
Batusangkar adalah sebagai beikut:
1) Menghasilkan lulusan yang cerdas secara intelektual, spritual,
emosional, sosial, dan berdaya saing dalam dunia kerja.
2) Mewujudkan pendidikan tinggi Islam yang berdaya saing
internasional untuk kepentingan umat, bangsa, dan
kemanusiaan.
3) Mewujudkan pendidikan/pengajaran secara integratif dan
interkonektif yang relevan dengan perkembangan keilmuan
internasional dan tuntutan pengguna serta kearifan lokal.
4) Menghasilkan penelitian yang berbasis integratif,
interkonektif, dan berbasis kearifan lokal.
5) Mempelopori kegiatan pengabdian pada masyarakat yang
berbasis riset dan kearifan lokal (Website IAIN
Batusangkar:2019).
3. Struktur Organisasi Subbagian OKPP Institut Agama Islam
Negeri Batusangkar
Agar suatu instansi dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu
pengolahan data yang baik. Karena data dalam suatu instansi
sangatlah penting untuk kemajuan dari instansi tersebut. Di institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar, proses pengolahan,
11
penyimpanan dan pemeliharaan data dilakukan oleh bagian Sub
Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP).
Disini semua arsip dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar
dikelola, disimpan dan dipelihara agar data tidak rusak ataupun hilang.
Struktur organisasi pada Sub Bagian Organisasi kepegawaian
dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Batusangkar disusun dalam bentuk bagan organisasi. Subbag
OKPP dikepalai oleh Kepala Bagian Umum, kemudian berlanjut ke
Kepala Sub Bagian Umum dan seterusnya beberapa bagian Jabatan
Fungsional Umum (JFU). Untuk lebih jelasnya, Struktur Organisasi
Staff OKPP Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar dapat
dilihat pada Gambar 2.1 dibawah ini :
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi IAIN Batusangkar (Website OKPP
IAIN Batusangkar:2019)
4. Tugas Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan
Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri Batusangkar
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 45, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan ketatausahaan dan kearsipan.
12
b. pelaksanaan kerumahtanggaan, perlengkapan, dan pengelolaan
barang milik negara.
c. pelaksanaan hubungan masyarakat, dokumentasi, dan publikasi.
d. pelaksanaan penataan organisasi, tata laksana, dan kepegawaian.
e. penyusunan peraturan perundang-undangan
Namun secara keseluruhan, tugas dari Staff OKPP Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar Diantaranya Sebagai
Berikut:
a. Melakukan penyiapan urusan penataan organisasi sesuai dengan
peraturan perundang-undangan sebagai pedoman pelaksanaan
tugas.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan
penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penataan
organisasi di lingkungan Institut Agama Islam Negeri
Batusangkar
4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan
organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar sesuai hasil
pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya
5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan rancangan penataan
organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar beserta konsep
surat/nota dinasnya dan menyampaikannya kepada Kepala
Bagian Umum
6) Membahas konsep bahan rancangan penataan organisasi di
lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum
dan unit terkait lainnya
13
7) Melaksanakan finalisasi konsep bahan rancangan penataan
organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar dan
menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum
8) Memantau pelaksanaan tugas.
b. Menyiapkan naskah rancangan penataan jabatan fungsional umum
(JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan
jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN
Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penataan
jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN
Batusangkar
4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan
jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan Kementerian
Agama sesuai dengan hasil pembahasan beserta konsep
surat/nota dinasnya
5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penataan jabatan
fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep penataan jabatan fungsional umum (JFU) di
lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum
bersama Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya
7) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan
penataan jabatan fungsional (JFU) di setiap unit IAIN
Batusangkar
8) Melaksanakan finalisasi konsep bahan penyusunan penataan
jabatan fungsional umum (JFU) di setiap unit IAIN Batusangkar
dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum dan unit
terkait lainnya; dan
14
9) Memantau pelaksanaan tugas.
c. Melakukan penyiapan urusan analisis jabatan (penyusunan uraian
jabatan) sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai
pedoman pelaksanaan tugas.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk penyiapan konsep bahan
penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan
penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar
4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan
penyusunan uraian jabatan di lingkungan Kementerian Agama
sesuai hasil pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya
5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan uraian
jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep bahan penyusunan uraian jabatan di
lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum
dan unit terkait lainnya
7) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan
uraian jabatan di setiap unit IAIN Batusangkar
8) Melaksanakan finalisasi konsep bahan penyusunan uraian
jabatan di setiap unit IAIN Batusangkar dan menyampaikannya
kepada Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya
9) Memantau pelaksanaan tugas.
d. Melakukan penyiapan penyusunan analisis beban kerja di IAIN
Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai
pedoman pelaksanaan tugas.
1) Melakukan identifikasi dan analisis permasalahan
15
2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan
penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN
Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan
penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN
Batusangkar
4) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan analisis
beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar
5) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan
analisis beban kerja di setiap unit IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep rancangan penyususunan analisis beban kerja
di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian
Umum, Kepala Biro Administrasi Umum Akademik dan
Kemahasiswaan dan unit terkait lainnya
7) Melaksanakan finalisasi konsep rancangan penyusunan analisis
beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar dan
menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum
8) Memantau pelaksanaan tugas.
e. Melakukan penyusunan dan evaluasi standar operasional prosedur
administrasi pemerintahan di IAIN Batusangkar sesuai dengan
peraturan perundang-undangan sebagai standar pelaksanaan tugas.
1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan
2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan
penyusunan standar operasional prosedur administrasi
pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar
3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan
penyusunan penyusunan standar operasional prosedur
administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar
16
4) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan standar
operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan
IAIN Batusangkar
5) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan
standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di
lingkungan IAIN Batusangkar
6) Membahas konsep rancangan penyusunan standar operasional
prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN
Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum, Kepala Biro
Administrasi Umum Akademik dan Kemahasiswaan dan unit
terkait lainnya
7) Melaksanakan finalisasi konsep rancangan penyusunan standar
operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan
IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala
Bagian Umum; dan
8) Memantau pelaksanaan tugas.
f. Melakukan pelayanan kenaikan pangkat dan pensiun serta
pengarsipan dokumen kenaikan pangkat dan pensiun di IAIN
Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan
pengadministrasian kenaikan pangkat dan pensiun
2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan rilis PNS yang akan naik
pangkat setiap 6 bulan sebelum periode beserta prosedur dan
persyaratan yang dibutuhkan
3) Menugaskan JFU untuk menerima dan melakukan verfikasi
berkas usulan kenaikan pangkat dan pensiun di lingkungan IAIN
Batusangkar
17
4) Meneliti dan mengoreksi kelengkapan berkas usulan kenaikan
pangkat dan pensiun di lingkungan IAIN Batusangkar untuk
disiapkan usulan kenaikan pangkat atau pensiun
5) Menugaskan JFU untuk menyiapkan nota usul mutasi sampai
dengan III/c dan usulan kenaikan pangkat sampai III/d ke atas
6) Menugaskan JFU menyiapkan konsep SK kenaikan pangkat
sampai III/c berdasarkan persetujuan BKN
7) Meneliti dan mengoreksi konsep SK kenaikan pangkat III/c ke
bawah di lingkungan IAIN Batusangkar untuk diteruskan
kepada Rektor
8) Menugaskan pelaksana menyiapkan SPMT/SPMJ SK Pejabat
Fungsional berdasarkan SK Kenaikan Pangkat
9) Menugaskan pelaksana melakukan distribusi SK KP,
SPMT/SPMJ kepada pihak terkait dan pengarsipan dalam file
pegawai dan digitalisasi arsip dan Memantau pelaksanaan tugas.
g. Melakukan pelayanan pengusulan tugas belajar dan ijin belajar
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan
pengadministrasian tugas belajar dan ijin belajar
2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan data base tugas belajar dan
ijin belajar dan pengarsipan dokumen
3) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa usulan dan
perpanjangan tugas belajar dan ijin belajar
4) Menugaskan JFU untuk membuat draft usulan dan perpanjangan
tugas belajar dan ijin belajar
5) Menugaskan JFU untuk membuat draft SK penghentian
sementara dari jabatan fungsional bagi PNS tugas belajar dan
mengoreksi hasil draft
18
6) Menugaskan JFU untuk membuat draft SK pengaktifan kembali
dalam jabatan fungsional bagi PNS tugas belajar dan
mengoreksi hasil darft
h. Melakukan pelayanan styalancana karya satya
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan
pengadministrasian pengusulan satya lencana karya satya
2) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa kelengkapan
berkas usulan pengusulan satya lencana karya satya
3) Menugaskan JFU untuk membuat draft pengantar pengusulan
satya lencana karya satya dan mengoreksi kelengkapan usulan.
i. Melakukan pelayanan penilaian jabatan fungsional dosen
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan
pengadministrasian pelayanan penilaian jabatan fungsional
dosen
2) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa kelengkapan
berkas usulan penilaian jabatan fungsional dossen
3) Menugaskan JFU untuk memeriksa kebenaran dan
kelengkapan daftar usulan penilaian angka kredit dosen, dan
memperbaiki kesalahan yang ada berdasarkan sotf copy yang
diserahkan pengusul
4) Menyiapkan usulan dan kelengkapan usulan penilaian ke Dikits
untuk penilaian Jabatan Fungsional Lektor Kepala dan Guru
Besar
5) Menyiapkan undangan dan kelengkapan berkas sampai dengan
lektor untuk sidang penilaian Jabatan Fungsional Dosen
6) Mengikuti sidang Penilaian Angka Kredit Dosen
7) Menyiapkan draft SK PAK sampai dengan Lektor berdasarkan
hasil sidang Penilaian Angka Kredit Dosen.
j. Melakukan pelayanan penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil.
19
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan
pengadministrasian pelayanan penilaian prestasi kerja PNS
2) Menugaskan JFU untuk mendistribusikan dan menghimpun
kembali sasaran kerja pegawai
3) Menugaskan JFU untuk mendistribusikan form penilaian
prestasi kerja kepada atasan dan menghimpun dan mengecek
kesesuaian hasil capaian kinerja yang telah dievaluasi atasan
PNS dan mencetak dalam bentuk Lembar Penilaiain Prestasi
Kerja PNS
4) Menugasknan JFU menghimpun tanda tangan pegawai, pejabat
penilai, dan atasan pejabat penilai, menggandakan,
mengarsipkan dan mendistribusikan PPKPNS sesuai kebutuhan.
k. Melakukan pelayanan administrasi cuti dan perizinan pegawai.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi cuti
dan pelayanan perizinan pegawai
2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan usulan cuti dan draft surat
izin cuti dan melakukan verifikasi cuti di lingkungan Rektorat
dan Biro AUAK
3) Menugaskan JFU untuk menggandakan dan mengarsipkan surat
izin cuti dilingkungan Rektorat dan Biro AUAK .
l. Melakukan pelayanan SK Mutasi internal IAIN Batusangkar, surat
tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar subbag.
OKPP.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan SK Mutasi internal
IAIN Batusangkar, surat tugas, surat keterangan, rekomendasi,
pengantar umum subbag OKPP
2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk
menyiapkan darft SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat
20
tugas, surat keterangan, rekomendasi, pengantar umum subbag
OKPP
3) Mengoreksi draft SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat
tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar subbag
OKPP dan meneruskan kepada Kabag Umum
4) Menugaskan JFU menggandakan, mengarsipkan dan
mendistribusikan SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat
tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar Subbag
OKPP.
m. Melakukan administrasi tenaga kontrak.
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi tenaga
kontrak
2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk
menyiapkan draft SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru
dan perpanjangan
3) Mengoreksi darft SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru
dan perpanjangan dan meneruskan kepada Kabag Umum
4) Menugaskan JFU menggandakan, mengarsipkan dan
mendistribusikan SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru
dan perpanjangan
5) Menugaskan JFU untuk melakukan pendataan dan pengarsipan
tenaga kontrak.
n. Melakukan administrasi presensi pegawai
1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi
presensi pegawai;
2) Melakukan verfikasi cuti dan perizinan pegawai berdasarkan
disposisi pejabat yang berwenang, dan menugaskan JFU
mengentri dalam sistem absen elektronik
21
3) Menugaskan JFU melakukan rekapitulasi absensi periode
bulanan, dan pencetakan absensi bulanan untuk kepentingan
pembayaran uang makan dan remunerasi pegawai
4) Melakukan supervisi dan kontrol pengadministrasian presensi
pegawai.
o. Melakukan penataan data pegawai negeri sipil melalui SIMPEG,
SAPK dan manual
1) Melakukan bimbingan dan pembagian tugas pemutakhiran data
PNS berbasis SIMPEG, SAPK dan manual
2) Melakukan evaluasi data secara berkala dan melakukan
pencetakan DUK minimal 2 kali setahun.
p. Melakukan penyiapan dokumen bazeting, peta jabatan, rencana
kebutuhan pegawai, dan rencana redistribusi pegawai berdasarkan
hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja.
1) Melakukan penyiapan bahan dan usulan kebutuhan diklat.
2) Melakukan koordinasi dan pendataan kebutuhan Diklat PNS di
lingkungan IAIN Batusangkar
3) Menugaskan JFU melakukan pendataan kebutuhan diklat
pegawai
4) Melakukan koordinasi dengan badan Balai Diklat Keagamaan,
Pusat Diklat, dan Lembaga Diklat terkait untuk memenuhi
kebutuhan diklat PNS IAIN Batusangkar
q. Melakukan penyiapan bahan penyusun peraturan/keputusan Rektor
1) Menyiapkan rancangan prosedur penyiapan bahan penyusun
peraturan/keputusan Rektor
2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk
menyiapkan draft peraturan/keputusan Rektor yang diusulkan
oleh stake holder atau pimpinan
22
3) Mengoreksi draft peraturan/keputusan Rektor yang diusulkan
oleh stake holder atau pimpinan untuk diteruskan kepada Kabag
Umum
4) Menugaskan JFU untuk menggandakan dan mendistribusikan
peraturan/keputusan Rektor sesuai kebutuhan
5) Menyiapkan telaah dan saran hukum sesuai dengan permintaan
Pimpinan.
r. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja bawahan langsung melalui
penilaian hasil pelaksanaan tugas dan prestasi kerja ke dalam
penilaian prestasi kerja PNS (PPPNS)
1) Memeriksa usul penetapan PPKPNS
2) Menilai hasil kinerja bawahan langsung
3) Memberikan nilai PPKPNS pelaksana/fungsional (Anjab JFU
Pengembang Pegawai,OKPP IAIN Batusangkar).
B. Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Sistem
Sistem mempunyai beberapa arti yang tujuannya adalah
mencapai suatu sasaran tertentu. Para ahli mengemukakan pegertian
sistem diantaranya sistem merupakan sebuah tatanan (keterpaduan)
yang terdiri atas jumlah komponen fungsional dengan satuan fungsi dan
tugas khusus yang saling berhubungan dan secara bersama-sama
bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu (fathansyah, 2012)
Menurut Tata Sutabri (2012) sistem adalah sekelompok unsur
yang erat hubunganya satu dengan yang lain, yang berfungi bersama-
sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Abdul Kadir
(2014) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
merupakan bagian-bagian yang saling berkumpul dan saling
23
berhubungan antara satu dan yang lainnya untuk memenuhi tujuan
tertentu yang akan direncanakan secara bersama.
a. Klasifikasi dan Karakteristik
Menurut (Tata Sutabri, 2012) karakteristek sistem dapat
dilihat dari:
1) Komponens sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang
saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu
kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut berupa suatu
bentuk subsistem.
2) Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang
membatasi antara sistem dengan sistem lainya atau sistem
dengan lingkungan luarrnya.
3) Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Lingkungan luar sistem adalah bentuk apapun yang ada
di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi
operasi sistem tersebut.
4) Penghubung sistem
Penghubung sistem atau interface adalah media yang
menghubungkan sistem dengan subsistem lainya.
5) Masukan sistem (input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut
masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan
(maintenance input) dan sinyal (signal input)
6) Keluaran sistem (output)
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem lain.
Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan
adalah informasi, dimana informasi ini digunakan sebagai
24
masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang
merupakan input bagi subsistem lain.
7) Pengolahan sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan
mengubah masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran (objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti
dan bersifat deferministik.
2. Informasi
a. Pengertian Informasi
Mc Fadden (Kadir : 2014) mendefenisikan informasi
sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data
tersebut. Shannon dan Weaver (Kadir : 2014) menurut mereka
informasi adalah jumlah ketidak pastian yang dikurangi ketika
sebuah pesan diterima. Davis (Kadir : 2014) informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau mendatang. Menurut (Tata Sutabri,2012) informasi
(information) adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau
di interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan. Informasi merupakan data yang telah diproses
sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang
yang menggunakan.
Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi
menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan
dalam suatu bidang usaha. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak
akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan
25
dan akhirnya akan berhenti. Informasi dapat berupa data mentah,
data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya.
Hubungan antara data dan informasi dapat dihambarkan
seperti berikut, Informasi adalah suatu hal yang diperlukan oleh
orang-orang. Informasi merupakan suatu pesan yang disampaikan
oleh seseorang kepada orang lain. Berikut ini merupakan beberapa
pengertian informasi. Sistem pengolahan informasi mengolah data
menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak
berguna menjadi berguna bagi penerima. Nilai informasi
berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau
keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi
adalah data yang diolah sedemikian rupa kemudian dapat berarti
penerimanya untuk mengambil sebuah keputusan saat maupun
yang akan datang.
b. Silkus Informasi
Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan
sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti Gambar 2.2
dibawah ini :
26
Input (Data)
Hasil Tindakan
Tindakan
Keputusan
Output (Informasi)
Proses (Model)
Gambar 2. 2 Siklus Informasi (Wahyono : 2004)
Pada gambar 2.4 dapat dilihat bahwa pada awalnya data
dimasukan kedalam model yang umunya memiliki proses tertentu
dan pasti, setelah diproses akan menghasilkan informasi tertentu
yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar
dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.
Kemudian menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu
yang akan digunakan kembali sebagai data nantinya akan
dimasukan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga
menciptakan siklus yang berkesinambungan.
c. Nilai Informasi
Menurut (Tata Sutabri, 2012) nilai informasi didasarkan 10
sifat yaitu:
1) Mudah diproleh, Sifat ini menunjukan kemudahan dan
kecepatan untuk memproleh informasi.
2) Luas dan lengkap, Sifat ini menunjukan kelengkapan isi
informasi.
3) Ketelitian, Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan
daei kesalahan keluaran informasi.
27
4) Kecocokan, Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran
informasi dalam hubunganya dengan permintaan para pemakai
5) Ketepatan waktu
6) Kejelasan
7) Keluwesan, Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi
tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari satu
keputusan, tetap juga apakah dapat digunakan lebih dari
seseorang pengambil keputusan.
8) Dapat dibuktikan, Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi
itu dapat di uji oleh beberapa pemakai sehingga sampai
didapatkan kesimpulan yang sama.
9) Tidak ada prasangka, Sifat ini berhubungan dengan ada
tidaknya keinginan untuk mengubaha informasi tersebut guna
mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.
10) Dapat diukur, Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi formal.
3. Sistem Informasi
a. Pengertian sistem informasi
Menurut Abdul Kadir sistem informasi adalah sistem yang
berbasis komputer (Kadir :2014). Sedangkan Hall (Kadir : 2014)
berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur
formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan
didistribusikan kepada pemakai. Gelinas, dkk (Kadir : 2014)
memberikan pengertian mengenai sistem informasi adalah suatu
sistem yang dibuat manusia secara umum terdiri atas sekumpulan
komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk
menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan
informasi keluaran kepada para pemakai.
28
Adapun pendapat Wikidinson (Kadir : 2014) sistem
informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber
daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input)
menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.
Dari pendapat ahli tersebut dapat kita simpulkan bahwa sistem
informasi adalah sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam suatu oranganisasi yang memiliki
tujuan untuk mendapapatkan informasi.
b. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang
teintegrasi dan membentuk satu kesatuan yang satu sasaran sistem.
Berikut komponen-komponen sistem informasi:
1) Blok masukan (Input Block)
Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2) Blok model (Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur,logika
dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk
keluaran tertentu.
3) Blok keluaran (Ouput block)
Block keluaran berupa data-data keluaran seperti
dokumen ouput dan informasi yang berkualitas.
4) Blok teknologi (Technologi Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima
input,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5) Blok Basis Data (Database Block)
29
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu
dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6) Blok kendali (Controls Block)
Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional
sistem yang berfungsi mencegah dan menangani
kesalahan/kegagalan sistem.
c. Perangkat Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan
sistem sebagai berikut :
1) Hardware
Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem
informasi, seperti komputer, printer, dan teknologi jaringan
komputer.
2) Software
Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem
informasi untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas
yang harus dilakukannya.
3) Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan
diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
4) Prosedur
Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur
atau proses-proses yang terjadi dalam sistem.
5) Manusia
Merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi,
yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah First
Level Manager, Staff Specialist, Management. (Wahyono :
2004).
30
d. Klasifikasi Sistem Informasi
Ada berbagai cara untuk mengelompokan sistem informasi.
Klasi fikasi yang umum dipakai antara lain didasarkan pada :
1) Level Organisasi
Berdasakan level organisasi, sistem informasi
dikelompokan menjadi sistem informasi departemen, sistem
informasi perusahaan dan sistem informasi antara organisasi.
2) Area Fungsional
Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah
sistem informasi akutansi, sistem informasi keuangan, sistem
informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem
informasi SDM.
3) Dukungan yang diberikan/tersedia
Berdasarkan dukungan yang dibrikan kepada pemakai,
macam sistem infmasi yang digunakan pada semua area
fungsional dalam organisasi bapat diklasifikasikan menjadi
sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen,
sistem otomatis perkantoran, sistem pendukung keputusan,
sistem informasi eksekutif, sistem pendukung kelompok dan
sistem pendukung cerdas.
4) Menurut arsitektur sistem
Berdasarkan arsitektur yang mendasarinya, sistem
informasi dibedakan menjadi 3 jenis yaitu sistem berbasis
mainframe, sistem komputer pribadi (PC) tunggal dan sistem
tersebar atau sistem komputerisasi jaringan. (Kadir : 2014).
31
4. Pengertian Pengarsipan
a. Pengertian Pengarsipan
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang
berarti lama, kuno, namun arsip mempunyai makna sebagai power
atau kekuasaan (Arche). Dari kata arche jadi kata Archeion atau
Archivum (bahasa Latin), yang berarti gedung pemerintahan,
tempatnya para penguasa itu berada. lama-lama Archium tidak hanya
berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam
gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip.
Arsip sebagaimana dijelaskan dalam undang-undang No. 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan
rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman
tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip
dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang
dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.
menurut kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip
yaitu simpanan surat-surat penting, berdasarkan pendapat ini tak
seluruhnya surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip
seandainya memenuhi persyaratan berikut ini :
1) Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan guna
organisasi/lembaga baik untuk masa sekarang ini dan masa yang
akan datang;
32
2) Surat yang menyimpan keperluan tersebut disimpan menurut
sistem tertentu sehingga mempermudah temu balik apabila
digunakan lagi.
Arsip merupakan bagian penting dari Manajemen dan
administrasi perkantoran dan di zaman sekarang sistem
pengarsipan sudah tersedia dalam berntuk sistem arsip dokumen
digital (Sembiring : 2016).
b. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan
rekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu
kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang
diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk
mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktifitas
membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media
apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
c. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pencatatan,
penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai
arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik menyangkut soal
pemerintahan maupun bukan soal pemerintahan dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan (Barthos, 2007).
Menurut (Wijaya, 2003), tata cara pengelolaan arsip yang
sering dikenal dengan tata kearsipan yang terdiri atas kegiatan
pengumpulan berkas, penyimpanan, pengklasifikasian, dan
penyusutan berkas. Menurut (Wijayanti, 2000), aktivitas pokok
pengelolaan arsip adalah menyimpan warkat, tetapi tujuan yang
utama adalah menemukan kembali secara cepat suatu warkat yang
33
disimpan, sehingga untuk keperluan penemuan kembali itulah maka
arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Jadi dapat disimpulkan dari pendapat diatas, bahwa
pengelolaan arsip merupakan setiap kegiatan menghasilkan sebuah
infomasi yang harus dikelola. Oleh karena itu, arsip harus tetap
dipelihara dengan sebaik-baiknya dan dapat digunakan dikemudian
hari (Indriani, Armelia, and P 2018).
d. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan
kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna
terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Adapun
prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan
penyimpanan arsip agar tertata secara sistematis guna terwujudnya
penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut (Amsyah,
2003), langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan:
1) Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh
kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap
untuk disimpan.
2) Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan
disimpan.
3) Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. d.
Membuat petunjuk silang untuk surat yang memiliki indeks
lebih dari satu.
4) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran
dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah
ditentukan.
5) Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan
penyimpanan.
34
6) Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
7) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode
klasifikasi.
8) Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah
dipilih.
Menurut Agus Sugiarto (2005) prosedur penyimpanan arsip
merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut:
1) Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk
memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang
sudah siap untuk disimpan.
2) Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap
apa surat akan disimpan.
3) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran
dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah
ditentukan.
4) Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata
tangkap yang sudah ditentukan. Meletakkan surat sesuai dengan
sistem penyimpanan yang digunakan (Indriani, Armelia, and P
2018).
e. Prosedur Pemeliharaan Arsip
Menurut (Barthos, 2007) pemeliharaan arsip adalah usaha
penjagaan dari musuh arsip. Adapun musuh dan cara penanganannya
adalah sebagai berikut:
1) Kelembaban dan kekeringan udara dapat diatasi dengan cara
mengatur suhu dengan menggunakan pengatur suhu.
2) Sinar matahari dapat diatasi dengan menyaring sinar matahari
agar tidak langsung masuk ke ruangan penyimpanan arsip,
35
seperti menggunakan kaca hijau atau kaca kuning pada jendela
ruangan dan menutup ventilasi dengan melapisi kain.
3) Debu dapat diatasi dengan membersihkan ruangan dari debu.
4) Jamur dapat diatasi dengan melakukan fumigasi.
5) Serangga dapat diatasi dengan melakukan pembasmian dengan
menggunakan racun serangga.
Langkah-langkah pemeliharaan arsip dilakukan untuk
mencegah kerusakan kondisi fisik arsip dari faktor perusaknya
seperti debu, cahaya, suhu udara, serangga, dan jamur. Pemeliharaan
dilakukan dengan mengatasi faktor perusak arsip seperti mengatur
kelembaban udara, mengatur pencahayaan sinar matahari,
membersihkan debu, fumigasi, dan pembasmian serangga.
Menurut (Madiana, 2004) pemeliharaan arsip adalah segala
kegiatan yang berkenaan dengan penjagaan fisik arsip dan wujud
arsip agar tidak lekas rusak selama mempunyai nilai guna. Adapun
kegiatan mencegah kerusakan arsip sebagai berikut.
1) Memilih ruangan penyimpanan arsip sejauh mungkin dari
daerah industry dan saluran air, serta membuat konstruksi
bangunan yang kuat.
2) Mengatur suhu ruangan dengan melengkapi alat pengatur suhu.
3) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung
rokok, ataupun sisa makanan.
4) Menyediakan alat penyemprotan serangga dan penyegar
ruangan (Indriani, Armelia, and P 2018).
f. Nilai Guna Arsip
Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Berdasarkan nilai
gunanya arsip, dalam hal ini termasuk arsip digital, dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu:
36
a) Nilai guna primer. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri,
meliputi:
a) Nilai administrasi, dapat diartikan sebagai kebijaksanaan
dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan
kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi
pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan
administrasi antara lain meliputi: arsip yang berkenaan
dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula
pelaksanaan, arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi,
struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan
lain sebagainya.
b) Nilai guna Keuangan, Arsip bernilai guna keuangan apabila
arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan
pertanggung jawaban keuangan.
c) Nilai Guna Hukum, Nilai kegunaan hukum mengandung
pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-
informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung
hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka
panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta
yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih
banyak lainnya.
d) Nilai guna Ilmiah dan Teknologi, Arsip yang mengandung
data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian
terapan
b) Nilai Guna Sekunder. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan
atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan
37
berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban,
meliputi:
a) Nilai guna kebuktian, Arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan
tentang bagaimana suatu instansi diciptakan,
dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau
akibat dari tugas kegiatannya.
b) Nilai guna Informational, Arsip yang bernilai guna
informational ialah arsip yang mengandung berbagai
kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi atau
perusahaan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
1) Mudah dilaksanakan. Sistem kearsipan harus mudah
dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal
pengambilan arsip.
2) Mudah dimengerti. Sistem kearsipan harus mudah dimengerti
oleh para pegawai atau karyawan kearsipan sehingga tidak
menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3) Murah atau Ekonomis. Sistem kearsipan yang diselenggarakan
harus ekonomis baik dalam pengeluaran dana atau biaya
maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan
arsip.
4) Fleksibel atau luwes. Fleksibel atau luwes artinya sistem
pengarsipan data digitalyang digunakan dapat diterapkan di
setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan
organisasi.
38
5) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Salah satu
tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara
dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh
karena itu, sistem kearsipan digital yang dilaksanakan harus
dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak
bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam
bidang kearsipan.
6) Pengawasan mudah. Untuk mempermudah pengawasan dalam
bidang kearsipan, sistem kearsipan data digital dilaksanakan
dengan mempergunakan berbagai macam cara, misal:
menggunakan password yang hanya diketahui oleh pengawas
(Pembinaan, Badan et al. 2014).
h. Pengertian Pengarsipan Digital
Arsip elektronik atau biasanya juga disebut dengan arsip
digital adalah kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital.
Data arsip elektronik ini ada bermacam-macam jenisnya, misalnya
ada yang berbentuk tulisan, foto, peta, suara, dan video. Mengubah
arsip hardcopy (kertas) menjadi softcopy (file) biasanya disebut
dengan istilah digitalisasi arsip, atau kadang-kadang disebut juga
komputerisasi kearsipan. Naskah hardcopy diubah menjadi softcopy
dengan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau
optical drive. Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip
elektronik, antara lain :
1) Cepat ditemukan
2) Lebih fleksibel
3) Pencarian lebih mudah
4) Kemungkinan file hilang kecil
5) Hemat tempat
6) Mengarsip secara digital
39
7) Transfer dokumen lebih mudah
8) Meningkatkan keamanan
9) Mudah dalam recovery data
i. Macam-macam Peralatan Kearsipan
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam
kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain:
1) Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari
beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak
digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat.
2) Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)
Rotary Filing Cabinet adalah alat penyimpanan arsip
seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar.
3) Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip,
yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi
dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke
dalam ordner atau stopmap.
4) Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang
biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file.
5) Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup
pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang
surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.
40
6) Map Snelhecter
Map Snelhecter atau lebih sering disebut dengan
snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di
tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk
menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan
penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu
dilubangi dengan menggunakan perforator.
7) Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun
penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena
tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam
box arsip secara vertikal
8) Map Gantung (hanging map)
Map gantung adalah folder yang mempunyai besi
penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di
pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder
juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip
yang ada di dalamnya.
9) Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau
plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk
menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus
dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.
10) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila
yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.
41
11) Staple
Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan
sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples)
berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila
panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas
12) Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu
(Sembiring : 2016).
C. Alat Bantu Perancangan Sistem
1. Aliran sistem informasi (ASI)
Merupakan bagan yang menunjukan arus kerja secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan aliran sistem
menunjukan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan aliran digambarkan
menurut simbol-simbol yang tampak pada Tabel 2.1 dibawah ini:
Tabel 2. 1 Bagan Aliran Sistem (Mulyadi : 2010)
No Simbol Arti/Tujuan
1 Terminal (mulai/akhir)
2 Kegiatan manual
3 Dokumen dan tebusannya
4
Berbagai dokumen
5
Catatan
6
Penghubung
7
Kegiatan manual
42
8
Pita magnetik
9
Decision
10 Online storage
11 Online computer process
12 Arsip Sementara
13 Arsip permanen
14
Keying(typing,verifying)
15 Garis aliran
16 Penjelasan
17 Pertemuan garis alir
18 Masuk/keluar sistem
2. Context Diagram
Context Diagram merupakan model proses untuk
mendokumentasikan lingkungan sistem. Disebut juga dengan model
lingkungan (Whitten et al: 2004). Context Diagram merupakan Data
Flow Diagram yang mengambarkan garis besar operasional sistem.
(Wahyono : 2004).
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD)/diagram aliran data adalah alat
yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau
pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. (Whitten et al: 2004).
Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis
menggambarkan proses tampa menyarankan bagaimana mereka akan
43
dilakukan, sedangkan DFD fisik menggambarakan proses model
berikut implementasi pemprosesan informasinya (Fatta : 2007).
Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram antara
lain adalah:
Tabel 2. 2 Simbol DFD (Wahyono : 2004)
No Simbol Arti/Tujuan
1
Sumber dan tujuan data
2
Proses
3
Penyimpanan
4
Arus data
4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang
memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta
hubungan-hubungan (relasi) atas entitas tersebut (Nugroho : 2005).
Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD adalah sebagai berikut:
Tabel 2. 3 Entity Relation Diagram ERD (Nugroho : 2005)
No Simbol Arti/Tujuan
1
Entity
2
Atribut dari entity
3
Atribut dari entity dengan key
4
Relasi antar entity
5
Hubungan satu dan pasti
6
Hubungan banyak dan pasti
44
7
Hubungan satu dan pasti
8
Hubungan satu tapi tidak pasti
D. Perangkat Lunak Pembangun Sistem
1. PHP
a. Pengertian PHP
PHP (PHP : Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-
side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat
halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side
scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi
diserver kemudian hasilnya dikirim ke browser dalam format
HTML. (Arief : 2011).
b. Sejarah PHP
PHP pertama kali dibuat pada musim gugur tahun 1994
oleh Ramus Lerdoff, awalnya digunakan pada wibsitenya untuk
mencatat siapa saja yang berkunjung dan melihat biodatanya. Versi
pertama di-release terjadi pada awal tahun 1995, dikenal sebagai
tool personal home page, yang terdiri atas egine parser yang sangat
sederhana yang hanya mengerti beberapa makro khusus dan
sejumlah utilitas yang sering digunakan pada halaman-halaman
web seperti buku tamu, counter pengunjung, dan lainnya. Paser
diprogram ulang pada pertengahan 1995 dan diberi nama PHP/F1
versi 2.0 FI berasal paket Ramus lainnya yang ditulis untuk
mengintropretasi data dari from, yang kemudian di kombinasikan
dengan tool personal home.
Tahun 1995 ini dianggap sebagai tahun kelahiran dari
PHP/FI yang kemudian membuat pertumbuhan aplikasi web yang
pesat, dan banyak orang kemudian mengkontribusikan
45
pengembangan PHP/FI. Pada tahun 1996 digunkan sedikitnya
15000 web site di seluruh dunia. Dan pertengahan 1997 mencapai
50000 situs.
Pada tahun 1997 ini juga tejadi perubahan pengembangan
PHP. Pengembangan dilakukan oleh tim yang teroganisasi dan
bukan oleh Ramus sendiri. Parser dikembangkan oleh Zeev
Suraksi dan Andi Gustmans yang kemudian menjadi dasar untuk
versi 3, dan banyak utilitas program yang diprogram untuk
menambah kemampuan untuk versi 2. Versi terakir (PHP 4)
mengunkan energi Scipt Zend untuk lebih meningkatkan kinerja
dan mempunyai dukungan yang banyak dari berbagai pihak ketiga
dan berjalan seolah modul asli dari berbagai server web yang
populer.
Sejak Januari 2001 PHP3 dan PHP4 disertakan pada
sejumlah produk server web kormersial seperti server web Strong
Hold Redhet. Perkiraan konsertif yang didapat dari angka yang
diberikan oleh Netcraft yang dieksrapolasi, pengguna PHP sekitar
5.100.000 sedikit lebih banyak dari server web yang menggunkan
microsoft IIS (5.03 juta) di internet.
PHP versi 4.2.0 di-realse pada tanggal 22 April 2002.
Perbaikan pada bug (kesalahan-kesalahan) terutama pada upload
file melalui browser telah dibentuk, dan banyak penambahan fungsi
yang lebih memudahkan pengembangan aplikasi untuk membuat
program yang lebih baik. Jumlah fungsi yang ada pada versi ini
mencapai ribuan fungsi dan dikelompokan menjadi 109 fungsi,
banyak bertambah dari versi sebelumnya. Sampai dengan versi
4.3.7 tercatat ada 125 fungsi yang dimiliki oleh PHP. Saat ini
pengembangan PHP telah memaasuki versi 5. (Sidiq : 2006).
46
c. Kelebihan-kelebihan PHP
PHP memiliki banyak kelebihan yang tidak dimiliki oleh
bahasa script sejenis. PHP difokuskan pada pembuatan script
server-side, yang bisa melakukan apa saja yang dapat dilakukan
oleh CGI, seperti mengumpulkan data dari form, menghasilkan isi
halaman web dinamis, dan kemampuan mengirim serta menerima
cookies, bahkan lebih dari pada kemampuan CGI.
PHP dapat digunakan pada semua sistem operasi, antara
lain Linux, Unix (termasuk variannya HP-UX, Solaris, dan
OpenBSD), Microsoft Windows, Mac OS X, RISC OS. PHP juga
mendukung web server seperti Apache, Microsoft Internet
Information Server (MIIS), Personal Web Server (PWS), Netscape
and iPlanet servers, Oreilly Website Pro Server, audium, Xitami,
Omni HTTPd, dll, bahkan PHP dapat bekerja sebagai suatu CGI
processor.
PHP tidak terbatas pada hasil keluaran HTML (HyperText
Markup Languages). PHP juga memiliki kemampuan untuk
mengolah keluaran gambar, file PDF, dan Movies Flash. PHP juga
dapat menghasilkan text seperti XHTML dan file XML lainnya.
Salah satu fitur yang diandalkan PHP adalah dukungannya
terhadap banyak database.
d. Sintak PHP
Sintaks program/script PHP ditulis dalam apitan tanda khusus
PHP. Ada empat macam pasangan tag PHP yang dapat digunakan
untuk menandai blok script PHP;
1) <?php … ?>
2) <script language = “PHP”> … </script>
3) <? … ?>
47
4) <% … %>
Cara 1 dan 2 merupakan cara yang paling umum digunkan
sekaligus cara 3 tampak lebih praktis karena cara 3 selalu
diaktifkan pada konfigurasi file PHP. Cara 4 juga dimungkinkan
sebagai kemudahan bagi anda yang sudah terbiasa dengan ASP
(active Server pages). (Peranginangin : 2006).
2. Web
a. Pengertian Web
Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-
dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video)
didalamnya yang menggunakan protocol HTTP (Hypertext
Transfer Protokol) dan untuk mengaksesnya mnggunakan
perangkat lunak yang disebut browser.
b. Perkembangan Web
Tim Berners-Lee pada tahun 1989 menemukan metode baru
dalam menghubungkan dokumen satu sama lainnya di internet.
Selanjutnya metode ini dikembangkan terus hingga mejadi sebuah
web. Pada tahun 1993 web browser yang berbasis grafis ditemukan
oleh Marc Andreessen, seorang peneliti di National Center for
Supercomputing Application. Nama web browsernya adalah
Mosaic. Pada tahun 1994, Marc Andreessen mengembangkan
Mosaic menjadi sebuah web browser yang lebih baik dan dikenal
dengan nama web browser Nescape.
Pada saat itu Microsoft mengeluarkan produk web browser
pertamanya yaitu Internet explorer. Pada saat ini perkembangan
web dan realisasinya dipercayakan kepada sebuah lembaga nirlaba
ysng berpusat di Amerika, yaitu World Wide Web Consortium atau
W3C. Lembaga ini adalah tempat berkumpul peneliti dan
48
pengambilan kebijakan yang berhubungan dengan web diseluruh
dunia (Arief : 2011).
3. MySQL
a. Pengertian MySQL
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat
terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web
yang menggunakan database sebagai sumber dan pengolahan
datanya. MySQL merupakan database yang pertama kali didukung
oleh bahasa pemograman script ntuk internet (PHP dan Perl).
MySQL dan PHP dianggap sebagai pasangan software
pengembangan aplikasi web yang ideal. MySQL lebih sering
digunakakan untuk membangun aplikasi berbasis web, umunya
pengembangan (Arief : 2011).
MySQL menggunakan satu format standar SQL bahasa
data yang terkenal. MySQL dilepas dengan satu lisensi open
source, dan tesedia secara cuma-cuma. MySQL berkejra pada
berbagai sistem opersasi, dan banyak bahasa. MySQl berkerja
dengan cepat dan baik dengan data yang besar. PHP menyediakan
banyak fungsi untuk mendukung database MySQL (Peranginangin
: 2006).
b. Struktur Directori MySQL
Software MySQL secara default diletakan pada directori
C:\MySQL jika di instal pada sistem operasi Windows. Directori
ini bisa saja dirubah ketika saat instalasi. Directori yang paling
penting dalam sruktur directori MySQL adalah directori bin dan
data. Sub directori bin merupakan directori yang menyimpan
semua program database MySQL, sedangkan sub directori data
digunakan untuk menyimpan data dan file-file yang dibutuhkan
oleh MySQL untuk penyimpanan database. Setiap database
49
MySQL dibuat sebagai sebuah directori di dalam sub directori data
(Arief : 2011).
4. Basis Data
a. Pengertian Basis Data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian
sekumpulan data yang saling terkaid sehingga memudahkan
aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksud untuk
mengatasi pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas.
Untuk megelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut
Database Management System (DBMS). DBMS adalah perangkat
lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,
memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara
praktis dan efisien.
b. Komponen Lingukungan Basis Data
1) Perangkat Keras
Digunakan untuk menjalankan DBMS berserta aplikasi-
aplikasinya. Perangkat keras perupa komputer dan periferal
pendukungnya. Komputer dapat berupa PC, mini komputer,
mainframe, dan lain-lainnya.
2) Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak mencangkup DBMS itu
sendiri., program aplikasi, serta perangkat lunak untuk
mendukung komputer dan jaringan. Program aplikasi dapat
dibangun dengan mengunkan bahasa pemograman C++, Pacsal,
dan lain-lainnya.
3) Data
Bagi isi pemakai komponen terpenting dalam DBMS
adalah data karena dari data ini lah pemakai dapat memperoleh
informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
50
4) Prosedur
Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara
merancang sehingga menggunakan basis data.
5) Orang
Komponen orang dapat dibagi menjadi 3 kelompok:
a) Pemakai akhir (end-user)
b) Pemograman aplikasi
c) Administrator basis data (Kadir :2014).
5. Adobe Dreamweaver Cs5
a. Penegrtian Dreamweaver Cs5
Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan
oleh Web Desainer maupun Web Programmer dalam
mengembangkan suatu situs web. Hal ini disebabkan ruang kerja,
fasilitas dan kemampuan Dreamweaver yang mampu meningkatkan
produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun
suatu situs.
Pada dreamweaver CS5, terdapat beberapa kemampuan
bukan hanya sebagai software untuk desain web saja tetapi juga
untuk menyunting kode serta pembuatan aplikasi Web dengan
menggunakan berbagai bahasa pemrograman Web, antara lain: JPS,
PHP, ASP dan Cold Fusion (Madcoms : 2011).
b. Menjalankan Dreamweaver CS5
Langkah untuk menjalankan Adobe Dreamweaver CS5
adalah, pilih star, kemudian all program, selanjutnya Adobe
Master Collection CS5. Tampilan awal ketika menjalankan
dreamweaver dapat dilihah pada gambar 2. 3 ini :
51
Gambar 2. 3 Tampilan lembar kerja Dreamweaver (Madcoms:2011)
c. Mengenal Ruang Kerja Dreamweaver Cs5
Tampilan ruang kerja dreamweaver cs5 seperti yang
terllihat pada gambar 2.4 :
Gambar 2. 4 Tampilan lembar kerja Dreamweaver (Madcoms :
2011)
1) Aplication Bar
Berada dibagian paling atas jendela aplikasi
Dreamwever CS5. Baris ini berisi tombol workspace
(workspace switcher), menu, dan aplikasi lainnya.
Gambar 2. 5 Tampilan Aplication Bar (Madcoms : 2011)
52
2) Toolbar Document
Berisi tombo-tombol yang digunakan untuk
mengubah tampilan jendela dokumen, sebagai contoh
tampilan Design atau tampilan Code. Juga dapat digunakan
untuk operasi-operasi umum, misalnya untuk melihat hasil
sementara, halaman web pada jendela browser.
Gambar 2. 6 Tampilan Tollbar (Madcoms : 2011)
3) Jendela Document
Adalah lembar kerja tempat anda membuat dan
mengedit desain halaman web.
Gambar 2. 7 Tampilan Jendela Dokumen (Madcoms : 2011)
4) Workspace Switcher
Digunakkan untuk mengubah tampilan ruang kerja
(Workspace) Dreamweaver CS5. Sebagai contoh mengubah
tampilan menjadi tampilan classic, yaitu tampilan ruang kerja
Dreamweaver versi sebelumnya.
53
Gambar 2. 8 Tombol perintah untuk memilih tampilan ruang
kerja (Madcoms : 2011)
5) Panel Groups
Adalah kumpulan panel yang saling berkaitan, panel-
panel ini dikelompokkan pada judul-dudul tertentu
berdasarkan fungsinya. Panel ini digunakan untuk memonitor
dan memodifikasi pekerjaan.
Gambar 2. 9 Tampilan Panel Group (Madcoms : 2011)
6) Tag Selector
Diletakkan dibagian bawah jendela dokumen, satu
baris dengan status bar. Bagian ini menempilkan hirarki
pekerjaan yang sedang terpilih pada jendela dokumen dapat
54
juga digunakan untuk memilih objek pada jendela desain
berdasarkan jenis atau kategori objek tersebut. Tag selector
juga menampilkan informasi format dari bagian yang sedang
aktif pada lembaga kerja Design.
7) Panel Property
Digunakan untuk melihat dan mengubah berbagai
property object atau jendela Design. Property untuk suatu
object dengan object lainnya selalu berbeda-beda. Jendela ini
tidak dapat diuraikan pada tampilan jendela code. Untuk
menampilkan atau menyembunyikan Panel Property klik
menu Window → Properties. Dalam jendela Panel Property
terdapat dua pilihan yaitu HTML dan CSS.
Gambar 2. 10 Tampilan Properties (Madcoms : 2011)
8) Toolbar Coding
Berisi tombol-tombol yang digunakan untuk
melakukan operasi code-code standar. Toolbar ini hanya
tampil pada jendela code.
Gambar 2. 11 Tampilan Tool bar Coding (Madcoms : 2011)
9) Panel Insert
55
Berisi tombol-tombol untuk menyisipkan berbagai
jenis objek, seperti image, table, atau objek media kedalam
jendela dokumen. Masing-masing objek adalah suatu
potongan code HTML, dapat dengan bebas mengatur
property dari objek tersebut. Seperti contoh
menyembunyikan objek form dengan mengklik tombol Form
dalam panel tersebut.
Gambar 2. 12 Tampilan Panel Insert (Madcoms : 2011)
10) Panel Group
Kumpulan panel yang saling berkaitan satu sama
lainnya dikelompokkan di bawah satu judul, seperti : insert,
files CS5 Styles dan sebagainya.
56
Gambar 2. 13 Tampilan Panel Group (Madcoms : 2011)
11) Panel Files
Digunakan untuk mengatur file-file dan folder-folder
yang membentuk situs web anda.
Gambar 2. 14 Tampilan Panel Files (Madcoms : 2011)
57
BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN
A. Analisa sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan Staf Subbag
OKPP IAIN Batusangkar, sistem serta proses pengarsipan dan pengelolaan
dokumen pegawai pada Subbag OKPP masih berlangsung secara manual.
Dimana proses penyimpanan dokumennya dimulai dari pemberitahuan
yang diberikan oleh staff OKPP kepada pegawai atau dosen yang
bersangkutan untuk memberikan dokumen yang diperlukan sebagai arsip
di kantor Subbag OKPP IAIN Batusangkar. Setelah dokumen diberikan
kepada staff OKPP, selanjutnya dokumen akan divalidasi apakah sudah
benar. Jika dokumen telah benar maka akan di simpan didalam map arsip
pegawai tersebut dan dimasukan kedalam lemari arsip. Tapi, jika dokumen
belum valid, dokumen akan dikembalikan kepada pegawai untuk
diperbaiki.
Sejalan dengan perkembangan zaman dan meningkatnya kebutuhan
atas informasi mengenai pengelolaan arsip pegawai IAIN Batusangkar,
sistem yang lama memerlukan peningkatan agar lebih baik dan
memudahkan pegawai. Untuk itu dirasa perlu melakukan kajian dan studi
kelayakan terhadap jalannya sistem.
58
1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan
a) Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen
Sistem Informasi yang di Usulkan
Staff OKPPPegawai
Map arsip
Cek data arsip
Pemberitahuan pengumpulan arsip
Pemberitahuan pengumpulan arsip
Rakap data arsip
arsip arsip
A
Gambar 3. 1 Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen
59
Dari aliran sistem informasi diatas, ditemukan beberapa kelemahan
dari sistem yang sedang berjalan diantaranya:
1) Dalam proses pengumpulan dan penyimpanan arsip pegawai masih
dilakukan secara manual sehingga kurang efisien
2) Media penyimpanan yang digunakan masih berupa map arsip yang
kemudian disimpan kedalam lemari arsip sehingga memakan banyak
tempat
3) Resiko terjadinya kehilangan data arsip besar seperti arsip robek, hilang
ataupun terjadi kebakaran dan bencana alam lainnya
B. Perancangan Sistem
1. Perancangan Global
Dalam desain global ini akan digambarkan desain-desain
secara garis besar tentang alur dari suatu program serta data-data yang
dibutuhkan serta hubungan antar elemen yang terpisah dalam suatu
kesatuan yang utuh dan sesuai dengan fungsinya.
a) Aliran sistem yang diusulkan
Pada aliran sistem informasi (ASI) sistem pengarsipan
digital pada Sub Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Penyusunan
Peraturan IAIN Batusangkar ini penulis mengusulkan penyimpanan
dokumen secara digital dengan menggunakan database sebagai
media penyimpanan sehingga diharapkan lebih efisisen dan aman.
Proses yang diusulkan dimulai dari pegawai harus mescan
arsip atau dokumen yang akan diinputkan kedalam sistem. Setelah
itu softcopy dari arsip tersebut dapat diserahkan oleh pegawai ke
bagian subbag OKPP lalu data tersebut diinputkan oleh Staff
Subbag OKPP. Jika Staff subbag OKPP sudah menginputkan data
arsip dan mengupload arsipnya ke sistem, arsip tidak langsung
masuk ke daftar arsip milik pegawai. Melainkan masuk dulu ke list
persetujuan pada form admin untuk di approve atau disetujui.
60
Setelah melakukan cek terhadap data dan data telah betul
dan sesuai maka admin akan meng-approve data arsip tersebut.
Setelah data tersebut di approve oleh admin, data akan tampil pada
list arsip milik pegawai tersebut dan status data yang dilabeli
dengan validasi pada tabel arsip akan berubah dari belum approve
menjadi approve yang mengartikan data yang diinputkan oleh
pegawai telah sesuai dengan arsip yang di upload.
Dalam sistem yang diusulkan ini pegawai memiliki akun
masing-masing. Pegawai dan dosen dapan melakukan register
sendiri atau didaftarkan melalui staff atau admin. Setelah
mendaftar, pegawai atau dosen bisa login ke dalam sistem.
Didalam sistem, pegawai dan dosen hanya bisa mengakses
dokumen yang berhubungan dengan pegawai atau dosen tersebut.
Sedangkan pada staff dan admin, mereka bisa mengakses seluruh
dokumen pegawai dan dosen yang telah masuk ke sistem
berdasarkan nip dan nama dari pegawai yang bersangkutan.
61
Sistem Informasi yang di Usulkan
Staff OKPP AdminPegawai
Entri dan upload data arsip
Softcopy arsip Softcopy arsip Data arsip pegawai
Approve data srsip
Rekap data
laporan
laporanList arsipList arsip
download
A
Data arsip pegawai
A
A
List arsipList arsip
List arsip
Gambar 3. 2 Aliran Sistem Yang Diusulkan
62
b) Context Diagram
Context Diagram merupakan alat bantu perancangan secara
global yang memperlihatkan sistem secara umum dan bagian-
bagian dari sub sistem-sub sistem yang terlibat di dalam sistem
secara keseluruhan, keterkaitan dan interaksi antar subsistem-
subsistem.
Pada context diagram Analisa Sistem Informasi Pengarsipan
Digital pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar,
terdiri dari beberapa entity. Dimana dalam Context Diagram
berikut ini merupakan aliran data dari entity ke entity yang lainnya.
Adapun contex diagram Analisa Sistem Informasi Pengarsipan
Digital pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 3. 3 Context Diagram
c) Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi
grafik yang menggunakan nomor kecil dari simbol untuk
menggambarkan bagaimana aliran data, mengakhiri hubungan
dalam proses. Adapun Data Flow Diagram Analisa Sistem
63
Informasi Pengarsipan Digital pada Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Batusangkar dapat dilihat pada gambar berikut :
user
Pegawai
2.0
Login
Admin
3.0
Entri Data
4.0
Approve data
Staff OKPP
list arsip
data arsip
Username, pass
Hak akses
Username, pass
Hak akses
Username, pass
Hak akses
1.0
Register
Username, pass
registerpegawai
data arsip untuk diapprove
arsip
data arsip
list arsip
list arsip
Gambar 3. 4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
d) Entity Relasionship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan hubungan
penterjemahan yang berisi komponen-komponen himpunan entity
dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut
menghubungkan entity tesebut digunakan key field (Primary Key
Atribut) dari masing-masing entity. Adapun contex diagram
Analisa Sistem Informasi Pengarsipan Digital pada Institut Agama
Islam Negeri (IAIN) Batusangkar dapat dilihat pada gambar
berikut:
64
Gambar 3. 5 Entity Relasionship Diagram (ERD)
e) Struktur Program
Berikut ini adalah rancangan suatu sistem informasi yang
baru. Diharapkan dapat memberikan solusi atas kelemahan sistem
lama. Untuk lebih jelasnya, struktur program yang dirancang
seperti gambar di bawah ini:
HOME
Pegawai
Logout
Staff OKPP Admin
Register
Login
Download dokumen
Logout
Login
Input data arsip
Download dokumen
Cetak Laporan
Laporan Data arsip
Laporan Data Pegawai
Login
Approve data arsip
Laporan Data Pegawai
Download dokumen
Logout
Cetak Laporan
Laporan Data arsip
Input data arsip
Gambar 3. 6 Struktur program
65
2. Perancangan Terinci
a) Desain Output
a. Laporan arsip
999
999
x(50) x(25)
x(25)
99/99/9999
99/99/9999
x(20)
x(20)
x(50)
x(5)
Sistem Informasi Pengarsipan Digital
Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan
Laporan Data Arsip
Batusangkar, 99/99/9999
x(55)
Nip.x(18)
x(100)
x(100)
x(50)
x(50)x(50)
Gambar 3. 7 Laporan data arsip
b. Laporan data pegawai
999
999
x(20)
x(20)
x(100)
x(100)
99/99/999 x(20)
x(20)
Sistem Informasi Pengarsipan Digital
Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan
Laporan Data Pegawai
Batusangkar, 99/99/9999
x(55)
Nip.x(18)
x(100)
x(100) 99/99/999
x(50)
x(50)
x(50)
x(50)
Gambar 3. 8 Laporan data pegawai
b) Desain Input
1) Desain input pegawai
a) Register pegawai
66
x(100)
x(20)
99/99/9999
Browse
x(50)
Daftar
Status :
Nip :
Email :
Tanggal Masuk :
Upload :
x(100)Nama :
x(20)Kontak :
Register Pegawai
x(50)Username :
x(50)Password :
E-Arsip Subbag OKPP | MENU
Gambar 3. 9 Register pegawai
b) Login
x(50)
x(50)
Login
Masuk Ke Sistem
x(20)
Selamat datang di Arsip Subbag OKPP
E-Arsip Subbag OKPP | MENU
Gambar 3. 10 Login
67
a. Input data arsip
x(25)
x(50)
x(25)
x(100)
Browse
99/99/9999
Simpan Arsip
Jenis Arsip :
Kode Arsip :
Tanggal Masuk :
Status :
Keterangan :
Upload :
x(50)Nomor Arsip :
x(100)Nama Arsip :
Kembali ke data Arsip
Tambah Data Arsip
E-Arsip Subbag OKPP | MENU
x(50)Nip :
x(20)Status data :
Gambar 3. 11 Input data arsip
a) Input data pegawai
x(100)
x(20)
99/99/9999
Browse
x(50)
daftar
Status :
Nip :
Email :
Tanggal Masuk :
Upload :
x(100)Nama :
x(20)Kontak :
Tambah Pegawai
x(50)Username :
x(50)Password :
E-Arsip Subbag OKPP | MENU
Gambar 3. 12 Input data pegawai
68
a) Input data user
x(25)
x(50)
x(50)
Tambah
Jabatan :
Nama :
Keterangan :
x(50)Email :
x(50)Password :
Tambah Data User
E-Arsip Subbag OKPP | MENU
x(25)Username :
Gambar 3. 13 Input data user
c) Desain Tabel
1) Desain Tabel User
Database Name : dbarsip
Table Name : user
Field Key : id
Fungsi : Menyimpan data user
Tabel 3. 1 Desain Tabel User
Field Name Type Width Description
id Int 11 Id dari user
username Varchar 25 Username
paswd Varchar 50 Password
User
email Varchar 50 Email User
nama Varchar 50 Nama User
level Int 1 Level User
ket Varchar 50 Keterangan
69
2) Desain Tabel Arsip
Database Name : dbarsip
Table Name : arsip
Field Key : id
Fungsi : Menyimpan data arsip
Tabel 3. 2 Desain Tabel Arsip
Field Name Type Width Description
id Int 5 Id arsip
ruang_arsip Varchar 25 Klasifikasi Arsip
kdarsip Varchar 50 Kode Arsip
no_arsip Varchar 50 Nomor Arsip
nama_arsip Varchar 50 Nama Arsip
tgl_masuk date Tanggal masuk arsip
status Varchar 25 Status arsip
keterangan Varchar 100 Keterangan
file Varchar 300 File arsip yang akan
diupload
validasi Varchar 20 Validasi arsip yang
diinputkan
nip Varchar 20 Foreign key dari
tabel pegawai
3) Desain Tabel Pegawai
Database Name : dbarsip
Table Name : pegawai
Field Key : nip
Fungsi : Menyimpan data pegawai
70
Tabel 3. 3 Desin Tabel Pegawai
Field Name Type Width Description
nip Varchar 20 Nip pegawai
nama Varchar 100 Nama pegawai
jabatan Varchar 100 Jabatan pegawai
tgl_masuk date Tanggal pegawai
register
kontak Varchar 20 Kontak pegawai
Email Varchar 50 Email pegawai
username Varchar 50 Username pegawai
Password Varchar 50 Password pegawai
file Varchar 300 Foto pegawai
77
BAB IV
PENUTUP
a. Kesimpulan Dari uraian pada pembahasan bab-bab sebelumnya, maka pada bab
ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1) Pengarsipan merupakan hal yang sangat penting yang harus dimiliki
setiap instansi agar data yang dimiliki dapat terkelola dan terjaga dari
berbagai resiko yang dapat membuat terjadinya kerusakan atau
kehilangan data
2) Pada awalnya Pengarsipan pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian
dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Batusangkar masih menggunakan sistem manual yang
memakan waktu yang cukup lama, yang kemudian penulis mencoba
merancang menjadi sistem komputerisasi yang cara kerjanya
mengggunakan komputer sebagai alat bantu.
3) Penulis merancang sistem informasi pengarsipan digital pada Sub
Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP)
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menggunakan bahasa PHP dan
MySQL serta software Adobe Dreamweaver CS5, diawali dengan
mendesain template yang menarik kemudian menggabungkan source
code PHP dan Database MySQL dengan template yang telah dirancang.
4) Dengan sistem informasi pengarsipan digital ini diharapkan dapat
membantu mengakuratkan serta mempercepat proses pengolahan data.
Dengan sistem ini tidak menyita waktu dan tempat, serta tidak ada
antrian panjang pada saat pendaftaran
b. Saran Dari beberapa kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka
untuk itu dapat diberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu
78
sistem kerja yang optimal, adapun saran-saran tersebut adalah sebagai
berikut ;
1. Sistem informasi pengarsipan digital ini dapat berjalan dengan baik
dan lancar sesuai yang diharapkan apabila semua personil yang
terlibat pada sistem tersebut dapat mendukung prosedur sistem kerja
yang akan penulis usulkan.
2. Mengingat pentingnya data-data pada file, maka perlu adanya duplikat
atau backup untuk semua data. Hal ini dilakukan untuk menghindari
terjadinya kesalahan pada data atau hilang yang dapat disebabkan oleh
virus atau human error.
3. Perlunya melakukan pengecekan kembali terhadap sistem yang
diusulkan untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan-
kelemahan sistem dari sistem yang penulis buat.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta :
ANDI
Anjab JFU Pengelola Administrasi dan Dokumentasi
Anjab JFU Pengembang Pegawai
Anjab Kasubbag OKPP
Arief. A. R. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan
MySQL. Yogyakarta : ANDI
Indriani, Vivi, Yuandita Armelia, and Guntur Pratama M P. 2018. “Jurnal Iqra’
Volume 12 No.01 Mei 2018 Pengelolaan Arsip Di Sekolah Tinggi Ilmu
Hukum Sumpah Pemuda Palembang Vivi Indriani, Yuandita Armelia, Dan
Guntur Pratama M.P.” 12(01): 42–56.
Jogiyanto. (2003). Sistem Teknologi Infiormasi. Yogyakarta: Informatika
Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta : ANDI
Kadir. A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta : ANDI
Madcoms. (2011). Adobe Dreamweaver CS5 dan PHP-MySQL Untuk Pemula.
Jakarta: ANDI
Mulyadi. (2010). “Sistem Akutansi”. Jakarta : Salemba Empat
Nugroho. A. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan
Detodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.
PMA No. 21 Th. 2016-ORTAKER IAIN Batusangkar
PMA NOMOR 56 TAHUN 2016
Pembinaan, Badan et al. 2014. “Pentingnya Pengarsipan Arsip.” Rechts Vinding
3(April).
Peranginangin. K (2006). Aplikasi WEB dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta :
ANDI
Sembiring, S. F. Pengarsipan Digital Produk Informasi. Iqra’ 10, 36–46 (2016).
Sidik. B. (2006). Pemrograman WEB dengan PHP. Bandung : Informatika
Sutabri, Tata. (2012). “Analisis Sistem Informasi”. Yokyakarta : Andi
Whitten. J. L Dkk (2004). Metode Desain & Analisis Sistem Edisi 6. Yogyakarta :
ANDI
Wahyono, T. (2004). Sistem Informasi (Konsep Dasar,Analisis Desain dan
Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.