TUGAS KELOMPOK FILING SYSTEM

Arlina Melda Agustini

Randy Christia

n

Nely Octavia

ny

Anggota :

FILING SYSTEM ABJAD

Adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad atau huruf-huruf pertama nama orang atau badan

usaha.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.

3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Kekurangan :

1. Memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat

2. Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang

Kelebihan :

1. Sangat mudah menggolongkan surat

2. Dapat dilakukan dengan mudah

3. Sederhana dan mudah dimengerti

LANGKAH-LANGKAH PENGARSIPAN FILING SYSTEM

ABJAD1. Pengumpulan SuratSurat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

2. MemeriksaPetugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

3. MengindeksMemilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.

4. Memberi KodePada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda.

5. Menyortir adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.

6. MenempatkanPekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Jenis Perlengkapan Sistem AbjadJenis Perlengkapan Sistem Abjad Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah : 1.Filling Cabinet

2.Guide

3.Map Folder

4.Kotak Sortir5.Kartu Indeks

Peraturan mengindeks kode nama

A. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia :A.1.Nama Tunggal,yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu di tulis.

A.2. Nama Ganda adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata di indeks berdasarkan nama akhir.

A.3.Nama keluarga , suku , dan margaNama orang yang di ikuti nama keluarga (jawa) , nama suku , marga , kaum (minang,batak,dll) di indeks berdasarkan nama keluarga , suku , marga ,dll.CONTOH :

A.4.Nama yang memakai singkatan di depan/di belakang.

A.5.Nama yang memakai nama kebangsawan, keagamaan, keserjanaan dan kepangkatan

A.6.Nama orang berdasarkan nama BaliCara mengindeks nama orang ,

berdasarkan anak keberapa dalam keluarga setelah itu nama orang

Contoh:

Caption : Santo nyoman tantioIndeks : Nyoman,tantio santoKode : Ny, t

A.7 .Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.

A.8.

Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.Caption: Christian Chiko

Indeks :Chiko, ChristianKode: Ch,c

A.9.Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.Contoh:

A.10.

Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baruContoh:

B. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.Contoh:

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.Contoh:

Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.

1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila

yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. Contoh surat out slip:Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.Misalnya:Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjamArsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

ALAT-ALAT YANG DIBUTUHKAN DALAM MENGARSIPAKAN SISTEM ABJAD

PERFORATOR LEM PENGGARIS

PENSILPENGHAPUS PAPER CLIP & BINDER

GUNTING

Alasan kelompok kami memilih filling system abjad ?

1) Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.2) Petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.3) Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan namalebih membantu.4) Sistem nama mudah diingat.

Kearsipan Sistem Subjek (Subjectifal Filing System)1. Pengertian Kearsipan

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas

maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :• Mempunyai arti• Masih mempunyai kegunaan• Disimpan dengan teratur.• Penyimpanan arsip/warkat• Perawatan arsip/warkat• Pemusnahan arsip/warkat

Contoh :

Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di ?

Jawab:Laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/subjek Kode1. Hubungan Masyarakat HM2. Kepegawaian KP3. Keuangan KU4. Perlengkapan LKHM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.

Masalah Utama Sub MasalahA. Keuangan A.1. GajiA.2. PajakA.3. KreditB.KepegawaianB.1. PengadaanB.2. PengangkatanB.3. CutiA (Keuangan)B (Kepegawaian).C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide.A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.

Contoh daftar klasifikasiMasalahA. KeuanganA.1. GajiA.1.1. Gaji BulananA.1.2. Upah MingguanA.1.3. Upah HarianA.2. PajakA.2.1. PPhA.2.2. PPNA.2.3. PBBA.3. KreditA.3.1. Kredit BankA.3.2. Kredit Usaha KecilA.3.3. Kredit InvestasiB. KepegawaianB.1. PengadaanB.1.1. FormasiB.1.2. LamaranB.1.3. PenempatanB.2. ……. dst

A (Keuangan) B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.h(subjek)

Prosedur penyimpanan subjek

Langkah-langkah untuk menyimpan arsip:

1.Meneliti dan membaca warkatUntuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan.

2.MengindeksMenafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.

3.Memberi kodeMembubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan

permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “, "CUTI"4.Menyortir

Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah

Dari berbagai perlengkapan, pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem masalah.Keterangan Jenis perlengkapan

1.Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip )Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnyaDiperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.

2.Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip).Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

3.Map (folder)Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.

4.Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )Disiapkan sesuai kebutuhan.

5.Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks )Disiapkan bila diperlukan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

a.Nama Instansi/Lembaga Pemerintah Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.

b.Nama Instansi Negara Asing Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.

Contoh :

Newmoon Amerika Amerika, NewmoonAspire Learning Australia Australia, Aspire Learning

Thank you