PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS …
Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS …
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS
WEB PADA TOYOTA NASMOCO
YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Dewi Sawitri
12.12.6351
Kepada
JURURSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2016
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS
WEB PADA TOYOTA NASMOCO
YOGYAKARTA
Dewi Sawitri1)
, Ema Utami 2)
,
1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
2) Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email : [email protected]), [email protected]
2)
Abstract - In an organization, there are many
letters or documents relating to the daily activity. Toyota
Nasmoco Janti Yogyakarta institution files the
documents either purchase or payment transaction
documents. Nowadays, filing is still done manually
which is kept by the secretaries or sales. Manual
process has some problem such as how the secretaries
or sales manage and store the documents and the
amount of time to do a document search.
In this paper, the author analyzes the problem by
taking into account the strengths, weaknesses,
opportunities and threats of the existing problems.
Designing the process models utilise UML model,
database design and interface design.
Designing Web-Based Information System
Archiving in Nasmoco Yogyakarta provides
applications for managing, storing, searching
documents. The application can provide notifications to
customers’ birthday. This information system design
provides much convenience in document management
processes, mail filing, and vehicle ordering letters in
Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta
Keywords - Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta, Web-
Based Archiving, UML
1. Pendahuluan
Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan lainnya
yang semakin canggih maka semakin dituntut
transparasi pada semua informasi dan masukan dari
semua pihak. Belum lagi ditambah kesalahan pegawai
yang salah menyimpan surat atau file tidak pada
tempatnya. Tersedianya data yang semakin banyak dan
kompleks, mendorong untuk mencari dan membuat
sistem baru agar setiap pengendalian maupun
pengolahan data menjadi suatu informasi yang baik dan
jelas.
Mengingat sangat pentingnya komputer dalam kegiatan
pengolahan data maka sistem komputerisasi
pengarsipan surat akan sangat diperlukan di Nasmoco
Janti Yogyakarta.
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah penulis
merumuskan bagaimana merancang Sistem Informasi
Pengarsipan Berbasis Web yang efektif, efisien, dan
relevan di Nasmoco Janti Yogyakarta ?
1.2 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini antara lain :
1. Salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan Strata 1 jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM Yogyakarta.
2. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh
saat kuliah
3. Membangun aplikasi pengarsipan berbasiskan
website untuk dapat membantu kegiatan
karyawan Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta
dalam penginputan dan penyimpanan data user.
1.3 Metode Penelitian
Beberapa langkah metode yang digunakan dalam
membangun aplikasi ini, antara lain :
1. Metode Pengumpulan Data
2. Metode Analisis
3. Metode Perancangan
4. Metode Pengembangan
5. Metode Testing
2. Landasan Teori
2.1 Tinjauan Pustaka
Radenal Andika (2011), melakukan penelitian penerapan
CI (Codeigniter) dalam pengembangan sistem informasi
manajemen surat dan pengarsipan. Proses disposisi surat
dilakukan dalam sistem sesaat setelah proses input data
surat masuk dan keluar oleh user, sehingga tidak ada
penggunaan kertas dalam proses disposisi surat, dan
prosesnya pun lebih cepat dan tepat sasaran. Pada sistem
ini semua data surat tercatat didalam sistem secara
terpusat dan teromputerisasi sehingga proses monitoring,
pencarian surat dapat dilakukan dengan cepat.[1]
2.2 Pengarsipan
Menurut Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-
badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa
pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
2
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.[2]
2.3 MVC
Framework Codeigniter adalah framework yang berbasis
Model-View-Control (MVC). MVC adalah sebuah
software yang memisahkan antara aplikasi logika dengan
presentasi pada halaman web. Sehingga hal ini akan
menyebabkan kode yang sedikit karena sudah terjadi
pemisahan antara tampilan dan pemograman.[3]
Model. Kode program (berupa OOP class) yang
digunakan untuk memanipulasi database.
View. Berupa template html / xhtml atau php untuk
menampilkan data pada browser.
Controller. Kode program (berupa OOP class) yang
digunakan untuk mengontrol aliran aplikasi (sebagai
pengontrol Model dan View)
2.4 SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor
secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.
Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat
memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang
(Opportunities), namum secara bersamaan dapat
meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman
(Threats). Analisis SWOT membandingkan antara factor
eksternal Peluang (Opportunities) dan Ancaman
(threats) dengan faktor internal kekuatan (strength) dan
Kelemahan (weakness).[4]
2.5 UML
Pada perkembangan teknik pemograman berorientasi
objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan
untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun
menggunakan teknik pemograman berorientasi objek,
yaitu Unified Modeling Language (UML).UML muncul
karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk
menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan
dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML
merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan
komunikasi mengenai sebuha sistem dengan
menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.[5]
Dalam UML terdiri dari Use case, Activity Diagram,
Class Diagram, dan sequence diagram. Use Case Diagram
Use case atau diagram use case merupakan pemodelan
untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan
dibuat. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain
yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan
dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu
sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar
orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang.
Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan
sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar
unit atau aktor.
Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan
workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem
atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat
lunak.
Class Diagram
Diagram kelas atau class diagram menggambarkan
struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang
akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki
atribut dan metode atau operasi.
Sequence Diagram
Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada
use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan
message yang dikirimkan dan diterima antar objek.
1. Analisis
3.1 Analisis Masalah
Pada sistem yang akan dirancang oleh penulis ini, pihak
objek menginginkan sistem yang baru dikarenakan
sistem yang lama tidak menggunakan aplikasi melainkan
masih menggunakan manual dengan penyimpanan file
surat yang menumpuk. Dengan demikian penulis
membuat sebuah aplikasi berbasis web untuk
mempermudah penyimpanan file. Dari masalah yang ada
penulis memberikan solusi untuk membangun sebuah
aplikasi pengarsipan berbasis website. Dalam masalah
ini penulis menggunakan metode SWOT untuk
menganalisisnya.
3.2 Analisis SWOT
1. Kekuatan
a. Penyimpanan dokumen yang tersusun rapi
sesuai arsip historis (masanya), current
(tahun,bulan).
b. Arsip dokumen tidak mudah hancur dan
terhindar dari serangan rayap
2. Kelemahan
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file
(menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau
menghapus) dalam segala cara
b. Keterbatasan kemampuan SDM yang
menguasai teknologi, sehingga perubahan
dalam sistem informasi baru memerlukan
adaptasi
3. Peluang
a. Dengan adanya sistem baru jika ada
pemeriksaan dari audit perusahaan dapat
menyediakan data lebih cepat dan akurat sesuai
yang ditentukan oleh audit
b. Kecepatan penyajian informasi yang terekam
dalam sistem
4. Ancaman
a. Terhapusnya data secara permanen kerena tidak
sengaja dan adanya ancaman virus
b. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa
adanya indikasi terlebih dahulu
3
Gambar 1 Diagram Analisis SWOT
3.3 Perancangan
1. Use Case
Gambar 2 Use Case Umum
2. Activity Diagram
Gambar 3 Activity Diagram Pembeli
Gambar 4 Activity Diagram Mobil
3. Sequence Diagram
Adanya peluang untuk
memanipulasi file(menciptkan,
meyimpan,memodifikasi,
atau menghapus) dalam segalacara Keterbatasan
kemampuan SDM yang
menguasai teknologi, sehingga perubahan dalam
sistem informasi baru
memerlukan adaptasi merupakan kelemahan
berakibatkan tidak dapat
menangkap peluang bahwa dengan adanya sistem baru
jika ada pemeriksaan dari
audit perusahaan dapat menyediakan data lebih
cepat dan akurat sesuai
yang ditrntukan oleh audit Kecepatan penyajian
informasi yang terekam
dalam sistem
Penyimpanan dokumen
yang tersusun rapi sesuai arsip
historis(masanya),current(
tahun,bulan),Arsip dokumen tidak mudah
hancur dan terhindar dari
serangan rayap merupaka kekuatan yang dapat
menangkap peluang
bahwa Dengan adanya sistem baru jika ada
pemeriksaan audit
perusahaan dapat
menyediakan data lebih
cepat dan akurat sesuai
yang ditentukan oleh audit Kecepatan
penyajian informasi yang
terekam dalam sistem
Adanya peluang untuk memanipulasi
file(menciptakan,meyimpan
,memodifikasi,atau menghapus) dalam segala
cara Keterbatasan
kemampuan SDM yang menguasai teknologi,
sehingga perusahaan dalam
sistem informasi baru memerlukan adaptasi
menrupakan kelemahan
yang dapat diperparah oleh ancaman berupa
Terhapusnya data secara
permanen karena tidak sengaja dan adanya
ancaman virus Kemunginan
rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi
terlebih dahulu
Penyimpanan
dokumen yang
tersusun rapi sesuai
arsip
historis(masanya),curr
ent(tahun,bulan),Arsip
dokumen tidak mudah
hancur dan terhindar
dari serangan rayap
merupakan kekuatan
yang dapat diperparah
oleh ancaman berupa
Terhapusnya data
secara permanen
karena tidak sengaja
dan adanya ancaman
virus Kemungkinan
rusaknya file setiap
saat tanpa adanya
indikasi terlebih
dahulu
Peluang
Kekuatan Kelemahan
Ancaman
4
Gambar 5 Sequence Diagram Pembeli
Gambar 6 Sequence Diagram Mobil
4. Relasi Tabel
Gambar 7 Relasi Tabel
5. Tampilan Antarmuka
Gambar 8 Tampilan Form Tambah Data
Pembeli
Gambar 9 Tampilan SPK
4. Implementasi
4.1 Struktur Tabel
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi
mengenai admin.
Gambar 10 Tabel Admin
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data pembeli.
Gambar 11 Tabel Pembeli
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data mobil
5
Gambar 12 Tabel Mobil
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data SPK
Gambar 13 Tabel SPK
Tabel ini berfungsi untuk mengetahui janji
dan penyerahan kendaraan
Gambar 14 Tabel History
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data BPK
Gambar 15 Tabel BPK
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data wiraniaga..
Gambar 16 Tabel Wiraniaga
Tabel ini berfungsi menyimpan data kategori mobil
Gambar 17 Tabel Kategori Mobil
4.2 Antarmuka Sistem
Berikut beberapa tampilan aplikasi yang dihasilkan.
Gambar 18 Tampilan Halaman Pembeli
Gambar 19 Tampilam Form Tambah Pembeli
Gambar 20 Tampilam SPK
6
5. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa
tahapan menyelesaikan aplikasi pengarsipan ini, adalah
aplikasi sistem informasi pengarsipan ini memudahkan
karyawan administrasi atau wiraniaga dalam melakukan
penyimpanan data seperti surat pesanan kendaraan, bukti
penyerahan kendaraan dan surat-surat lainnya.
Daftar Pustaka
[1] Radenal Andika. 2011, penerapan CI (Codeigniter)
dalam pengembangan sistem informasi manajemen
surat dan pengarsipan. Skripsi Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/12345678
9/5586. Diakses pada tanggal 30 September 2015.
[2] Martono Budi, 1994. Penyusutan dan Pengamanan
Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan . Pustaka
Sinar Harapan : Jakarta
[3] Basuki. Awan Pribadi. (2010). Membangun Web
Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter.
[4] Freddy Rangkuti. (2002). Analisis SWOT Teknik
Membedah Kasus Bisnis.
[5] Rosa A.S . M. Shalahuddin. (2013). Rekayasa
Perangkat Lunak Tersruktur dan Berorientasi Objek.
Biodata Penulis
Dewi Sawitri, memperoleh gelar Sarjana Komputer
(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM
Yogyakarta, lulus tahun 2016.
Ema Utami, menyelesaikan studi Stara 1 Ilmu Komputer
Universitas Gadjah Mada tahun 1997, mendapatkan
gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Universitas
Gadjah Mada tahun 2002, dan memperoleh gelar Doktor
(Dr) Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada tahun
2010. Saat ini menjabat sebagai dosen dan Wakil
Direktur I Bidang Akademik Magister Teknik
Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta.