ARSIP PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI...

ARSIP PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS ISLAM

NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA (Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi)

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.I.P)

Oleh:

RABIATUL ADAWIYAH

NIM. 11140251000022

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1440 H/ 2019 M

i

ABSTRAK

Rabiatul Adawiyah (NIM: 11140251000022). Arsip Perguruan Tinggi Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta: Tanggapan Pimpinan terhadap

Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Di bawah bimbingan

Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab

dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2018.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pengelolaan arsip

dan tanggapan pimpinan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengenai

pembentukan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Jenis penelitian ini adalah

deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam

pengumpulan data adalah: wawancara, observasi, dan dokumentasi. Sedangkan

teknik analisis data meliputi: reduksi data, penyajian data, dan penarikan

kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pimpinan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menanggapi bahwa arsip sangatlah penting

keberadaan dan pengelolaannya untuk keberhasilan universitas terutama dalam

memperoleh akreditasi perguruan tinggi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta secara

umum sudah memiliki arsip perguruan tinggi, namun, secara khusus belum

memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Manajemen arsip perguruan tinggi

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini berada di bawah BAUK (Biro Administrasi

Umum dan Kepegawaian), dengan fokus arsip pada tiga bidang yakni keuangan,

kepegawaian, dan administrasi. Saat ini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menganut

sistem kombinasi dalam pengelolaan arsip dikarenakan untuk arsip terpusat

dikelola secara sentralisasi oleh BAUK dan ada pula arsip yang dikelola secara

desentralisasi di setiap fakultas.

Kata Kunci : arsip perguruan tinggi, LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi), pengelolaan arsip

ii

ABSTRACT

Rabiatul Adawiyah (NIM: 11140251000022). University Archives of Syarif

Hidayatullah State Islamic University Jakarta: Stake Holders Response to

the Establishment of Higher Education Archival Institutions. Under the

guidance of Suprayogi Mukmin, M.Si (NIP. 19620301 199903 1 001).

Library Science Major at UIN Syarif Hidayatullah Humanity and

Civilization Department, 2018.

The purpose of this research is to find out the management of records and responses

of the stake holders at the Syarif Hidayatullah State Islamic University in Jakarta

regarding the establishment of a college archival institution. This type of research

is descriptive with a qualitative approach. The techniques used in data collection

are: interviews, observation, and documentation. Data analysis techniques include:

data reduction, data presentation, and conclusion drawing. Based on the results of

this study it can be concluded that the stake holders of UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta responded that the archive is very important in the existence and

management of the university’s success, especially in obtaining college

accreditation. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta in general already has university

archives, however, specifically it does not yet have LKPT (Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi). Management of the university archives of UIN Syarif

Hidayatulah Jakarta is currently under BAUK (Bereau of Public Administration and

Personnel), with a focus on archives in three fields, namely finance, staffing and

administration. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adheres to a combination system

in managing records because for centralized archives it is managed centrally by

BAUK and there are also archives that are managed in a decentralized manner in

each faculty.

Keyword : university archive, LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi),

management archive

iii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada Allah Swt yang telah

memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat beserta salam semoga senantiasa

tercurahkan kepada junjungan kita yakni Nabi Muhammad Saw beserta

kelaurganya, para sahabatnya, dan para pengikutnya hingga akhir zaman nanti.

Skripsi ini berjudul “Arsip Perguruan Tinggi Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta (Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi)”. Penulis menyadari bahwa dalam

penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu

pengetahuan yang penulis miliki. Namun, berkat adanya dorongan dan bantuan dari

berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih

tersebut penulis sampaikan pada:

1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag Selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Dosen Pembimbing Akademik yang telah

membimbing serta meluangkan waktu dan kemudahan selama proses

kuliah di Program Studi Ilmu Perpustakaan.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si. selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan sekaligus sebagai Dosen Pembimbing skripsi yang telah

iv

berkenan untuk memberikan bimbingan serta meluangkan pikiran,

tenaga, dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

4. Ibu Lilik Istiqoriah, S.Ag. S.S., M.Hum. Dosen Kearsipan dan

Pustakawan Perpustakaan Fakultas Saintek UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta yang telah berkenan meluangkan waktu dan bimbingannya

dalam skripsi ini.

5. Bapak Viktor Amrizal, M.Kom. dan istri, Ibu Ratna. Dosen TI di

Fakultas Saintek UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah

meluangkan waktu dan bimbingannya dalam penyelesaian skripsi ini.

6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan yang

telah memberikan pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang

akademik, sosial, dan keagamaan.

7. Terimakasih untuk para responden yang telah meluangkan waktu dan

pikirannya dalam penelitian skripsi ini yakni: Bapak Prof. Dr. Abdul

Hamid, MS selaku Wakil Rektor Bidang Administrasi UIN Syarif

Hidayatulah Jakarta, Bapak Dr. H. Rudi Subiyantoro, M.Pd. selaku

Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, serta Bapak

Nashrul Hakiem, S.Si., M.T., Ph.D selaku Kepala PUSTIPANDA.

8. Keluarga Terkasih dan tercinta, terutama Ayahanda Ansori dan Ibunda

Hj. Aisah serta Kakak Eis Hacci Ferlian, Mega Lailan Fiasih, dan Alin

yang telah mendidik, membimbing, dan memberikan bantuan moril

serta materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang, kesabaran,

untaian doa, nasehat, perhatian, dan semangat yang selalu diberikan

untuk mendorong dan mendukung penulis menyelesaikan skripsi ini.

v

9. Terima kasih kepada sahabat-sahabat penulis Arum Maulidyah

Prameswari, Mutia Mutmainul Qulub, Indah Tamalasari, Dimas

Diantoro, Puteri Pertiwi, Linda Sari Lubis, Lila Nur Safitri, Andrian

Prayudo, Muhammad Najiyudin, Faisal Faqih Muhammad, Rostanop

Surya Maulana, Nurhayati, Maililah, Fauziah, dan Upi.

10. Terima Kasih pula untuk teman-teman Komunitas SLiMS Jakarta dan

segenap karyawan Khalifa IMS Primary School: Mas Arief, Ibnu Fathan,

Mba Lenggo, Mas Danang, Pak Mustakiem, Deansa Nabhan, Desi,

Rofiqoh, Kak Ocha, Kak Reni, Ms.Amel, Ms.Nisa, Mr.Diki & Mr. Ato.

11. Dan terima kasih untuk semua pihak yang telah membantu penulis

dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat diucapkan satu

persatu. Hanya doa dan ucapan terima kasih yang tidak dapat penulis

sampaikan. Semoga Allah Swt yang membalas semua kebaikan kalian.

Aamiin.

Kesempurnaan hanya milik Allah Swt dan kekurangan hanya milik

manusia, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih

memiliki sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya

skripsi ini butuh masukan berupa kritik dan saran yang membangun.

Dengan demikian, diharapkan skripsi ini mendekati kesempurnaan itu

sendiri. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan

pembaca.

Ciputat, 8 September 2018

Penulis

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK ......................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................................... iii

DAFTAR ISI .....................................................................................................................vi

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 8

C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 8

D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 9

1. Manfaat Teoritis ............................................................................................... 9

2. Manfaat Praktis ................................................................................................. 9

E. Definisi Istilah ............................................................................................ 10

F. Sistematika Penulisan ................................................................................ 10

BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 12

A. Pengertian Arsip Perguruan Tinggi ............................................................ 12

B. Nilai Guna dan Fungsi Arsip ..................................................................... 13

C. Siklus Hidup Arsip ..................................................................................... 14

D. LKPT .......................................................................................................... 16

E. Perkembangan LKPT di Indonesia ............................................................ 17

F. Penelitian Terdahulu .................................................................................. 21

BAB III METODE PENELITIAN .......................................................................... 24

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................. 24

B. Kriteria Informan ....................................................................................... 24

C. Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 25

1. Data Primer ..................................................................................................... 25

2. Data Sekunder ................................................................................................. 26

D. Teknik Analisis Data .................................................................................. 27

vii

E. Jadwal Penelitian ........................................................................................ 28

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................. 29

A. Profil UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ...................................................... 29

1. Sejarah ............................................................................................................. 29

2. Visi, Misi, dan Tujuan ................................................................................... 30

3. Struktur Organisasi......................................................................................... 32

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan............................................................... 34

1. Tanggapan Pimpinan Terhadap Pembentukan LKPT UIN Jakarta ......... 34

2. Manajemen Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta .......................................... 45

3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta..................................... 55

BAB V PENUTUP ....................................................................................................... 60

A. Kesimpulan ................................................................................................ 60

B. Saran ........................................................................................................... 61

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 64

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus hidup arsip .............................................................................. 15

Gambar 2.2 Tampilan Web Arsip Universitas Indonesia ..................................... 19

Gambar 2.3 Tampilan Web Arsip Universitas Gadjah Mada ............................... 20

Gambar 2.4 Tampilan Web Arsip Harvard University ......................................... 20

Gambar 2.5 Tampilan Web Arsip Oxford University ........................................... 20

Gambar 4.6 Tampilan Awal Web e-letter UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ........ 48

Gambar 4.7 Tampilan Profil Mahasiswa e-letter UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

............................................................................................................................... 49

Gambar 4.8 Bagan Alur Surat Masuk dari Kementerian atau Lembaga............... 50

Gambar 4.9 Bagan Alur Surat Masuk dari Rektorat ............................................. 51

Gambar 4.10 Bagan Alur Pengarsipan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ............. 52

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap lembaga organisasi baik swasta maupun negeri tidak lepas dari

kewajiban mengelola kearsipan. Kearsipan berkenaan dengan hal-hal

mengenai arsip. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang

dibuat dan diterima oleh suatu lembaga1.

Perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan memiliki kewajiban

yang harus dilakukan, mulai dari menjalankan Tridarma Perguruan Tinggi

yakni memenuhi dan menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat 2 hingga memenuhi kebutuhan informasi

yang kian hari semakin berkembang dan meningkat jumlahnya.

Kebutuhan informasi bisa terpenuhi dengan adanya arsip yang

dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. Arsip tidak hanya memiliki nilai

historis tetapi juga memberikan pandangan dalam menentukan kebijakan

sebagai referensi dimasa yang akan mendatang. Semakin perguruan tinggi

mengelola arsipnya dengan baik maka semakin terbantu perguruan tinggi

dalam memenuhi kepentingan dalam pelaksanaan Tridarma Perguruan

1 Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub.

L. No. 43, § sec. BAB I Ketentuan Umum (2009), sec. BAB I Ketentuan Umum,

http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf. 2 Indonesia, “UU No. 12 Tahun 2012, Pasal 1 Ayat 9 Tentang Tridharma Perguruan Tinggi” (2012).

2

Tinggi serta mengetahui dengan cermat setiap kebijakan dan kegiatan

yang pernah dan akan dilaksanakan3.

Arsip pada perguruan tinggi dikelola oleh suatu lembaga yang

mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam mengelola kearsipan

pada perguruan tingginya 4 , lembaga tersebut ialah Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi. Adapun segala yang berhubungan dengan Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi ini sudah diatur dalam Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 yang menyatakan bahwa setiap

perguruan tinggi wajib membentuk lembaga kearsipannya dan bertanggung

jawab dalam setiap pengelolaan arsip yang ada di perguruan tinggi5.

Begitu pula dengan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta (UIN Jakarta) sebagai perguruan tinggi negeri memiliki kewajiban

untuk membentuk arsip perguruan tinggi. Lembaga arsip perguruan tinggi

mempunyai tugas dan fungsi untuk mengelola arsip secara professional

yang meliputi siklus hidup arsip mulai dari terciptanya arsip, identifikasi,

klasifikasi, penyimpanan, pengamanan, temu kembali, pelacakan, dan

pemusnahan atau penyimpanan secara permanen6.

Hal ini sesuai dengan visi UIN Jakarta dalam membangun World

Class University, yakni diadakannya lembaga kearsipan

3 Arsip Nasional Republik Indonesia, “UNPAD Gelar Konferensi Nasional Penguatan &

Pemberdayaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi,” Arsip Nasional Republik Indonesia, 21 April

2017, http://www.anri.go.id/detail/1239-Unpad-Gelar-Konferensi-Nasional-Penguatan-

Pemberdayaan-Lembaga-Kearsipan-Perguruan-Tinggi. 4 Zaenuddin, “Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Di Indonesia: Bentuk, Tugas dan

Kelengkapannya,” Jurnal Kearsipan ANRI 8, no. 1 (Desember 2013): 39. 5 Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub.

L. No. 43, § sec. BAB III Pasal 6 Ayat 4 (2009), sec. BAB III Pasal 6 Ayat 4,

http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf. 6 William Saffady, Records and Information Management: Fundamental of Professional Practice

(United State of America: ARMA International, 2004).

3

perguruan tinggi dapat menambah citra dan menaikkan kualitas

universitas agar memenuhi kualifikasi yang layak dalam menuju World

Class University. Adanya lembaga kearsipan perguruan tinggi bukan tidak

mungkin menjadi poros baru bagi UIN Jakarta dalam menunjukkan

eksistensinya untuk dapat menjadi World Class University yang dapat kita

lihat dari keseriusan mengelola arsipnya.

Saat ini menurut UniRank per Juli 2017 UIN Jakarta menempati

urutan ranking tertinggi PTKIN dan termasuk kedalam 13 besar perguruan

tinggi terbaik di Indonesia bersaing ketat dengan Institut Teknologi Sepuluh

Nopember (15), Universitas Jenderal Soedirman (12), Univeritas Andalas

(26), Institut Teknologi Bandung (7), Universitas Indonesia (2), dan

Universitas Gadjah Mada (1)7.

Jika dilihat dari perspektif Islam, Arsip adalah sesuatu yang sangat

bersejarah dan harus dikelola serta dilestarikan dengan jujur dan baik.

Seperti hadis yang diperoleh dari Nabi Muhammad Saw yang berisi

perkataan, akhlak, perbuatan, dan ketetapan. Pada awalnya penulisan hadis

tidak diperbolehkan oleh Nabi Muhammad Saw dikarenakan dapat

mempengaruhi Alquran. Namun, melalui beberapa peristiwa akhirnya hadis

diperbolehkan untuk ditulis dan dilestarikan agar tidak hilang8. Perintah

dalam menulis hadis sebagai berikut:

كنت أكتب كل شيء أسمعه من رسول هللا صلى هللا عليه وسلم أريد حفظه ، فنهتني قريش وقالوا : أتكتب كل شيء تسمعه ورسول هللا صلى هللا عليه وسلم ضا ، فأمس كت عن الكت اب ، فذكرت ذلك لرسول هللا بشر يتكلم في الغضب ، والر

7 Admin1, “Peringkat UniRank, UIN Jakarta Tempati Ranking Tertinggi PTKIN,” Akademik,

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (blog), Agustus 2017,

http://www.uinjkt.ac.id/id/peringkat-unirank-uin-jakarta-tempati-ranking-tertinggi-ptkin/. 8 Muhammad Halid Syar’i, “Sejarah Penulisan Hadist 1,” organisation, 19 April 2017,

https://muslim.or.id/25321-sejarah-penulisan-hadits-1.html.

4

صلى هللا عليه وسلم ، فأومأ بأصبعه إلى فيه ، فقال : اكتب فوالذي نفسي بيده ما يخرج منه إال حق

Artinya:

“Dahulu aku menulis semua yang aku dengar dari Rasulullah karena aku

ingin menghafalnya. Kemudian orang-orang Quraisy melarangku, mereka

berkata, “Engkau menulis semua yang kau dengar dari Rasulullah? Dan

Rasulullah adalah seorang manusia, kadang berbicara karena marah,

kadang berbicara dalam keadaan lapang”. Mulai dari sejak itu akupun

tidak menulis lagi, sampai aku bertemu dengan Rasulullah dan

mengadukan masalah ini, kemudian beliau bersabda sambil menunjukkan

jarinya ke mulutnya, “Tulislah! Demi yang jiwaku berada di tangan-Nya,

tidaklah keluar dari mulutku ini kecuali kebenaran”. (HR. Abu Dawud,

Ahmad, dan Al-Hakim)

Dari penjelasan hadis di atas dapat kita pahami bahwa hadis disini

merupakan bentuk lain dari arsip yang berisi informasi penting umat Islam

dari Allah Swt dan Nabi Muhammad Saw. Pada awalnya hadis dilarang

untuk ditulis dikarenakan dapat mempengaruhi kitab suci Alquran, namun

setelahnya hadis diperbolehkan untuk ditulis dan dikumpulkan menjadi

kitab seperti yang dapat kita temui sekarang, yakni kitab hadis seperti

Bukhari, Muslim, dan lainnya. Perintah untuk menulis hadis ibarat perintah

untuk melestarikan hadis dan mengelolanya agar tidak hilang serta dapat

terjaga dengan baik. Jika terjaga dengan baik, maka umat Islam di kemudian

hari dapat mengetahui hadis-hadis tersebut dan dapat menjadi sumber ajaran

kedua selain Alquran dalam ajaran Islam serta dapat menjadi pedoman

dalam pengambilan suatu keputusan atau kebijakan.

Berdasarkan hadis tersebut, perintah untuk menulis hadis dengan

tujuan melestarikan hadis-hadis yang disampaikan oleh Nabi Muhammad

Saw agar dapat terjaga untuk umat Islam setelahnya dapat kita hubungkan

dengan lembaga kearsipan yang mengelola, mengatur, dan melestarikan

arsip yang dimiliki. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik, tidak

5

dilestarikan, dan tidak dijaga informasi yang ada didalamnya, maka

arsip akan hilang, tercecer, tidak jelas keberadaannya dan tidak dapat kita

temukan lagi nantinya. Perintah penulisan hadis adalah contoh dalam

perspektif Islam dan kaitannya dengan lembaga kearsipan yang mengelola

arsip. Dari hadis ini kita dapat mengambil pelajaran dan hikmah bahwa arsip

merupakan sesuatu yang berisi informasi penting dan sebaiknya dikelola

serta dijaga dengan benar, agar jika suatu saat arsip dibutuhkan maka arsip

tersebut ada dan tersedia dengan baik.

Berdasarkan observasi dilapangan yang diperoleh dari hasil

wawancara dengan dosen ahli bidang kearsipan UIN Jakarta yang

sebelumnya terlebih dahulu melakukan riset kearsipan di UIN Jakarta ini

didapati bahwa9, dari hasil riset tersebut arsip UIN Jakarta banyak yang

masih tercecer dan belum maksimal pelaksanaannya khususnya arsip

historis. Menurut Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Jakarta,

saat ini UIN Jakarta belum maksimal dalam mengelola arsip, dikarenakan

belum ada unit khusus yang menangani arsip-arsip di UIN Jakarta, Biro

AUK menyimpan beberapa arsip penting UIN Jakarta namun itupun hanya

dalam bentuk dokumen copy, sedangkan dokumen aslinya terpisah di

beberapa unit lainnya dan tidak jelas statusnya apakah masih ada atau tidak,

para pegawai di BAUK pun mengaku bahwa UIN Jakarta masih alot dalam

kolektif data, seperti saat terjadi akreditasi ataupun audit, seringkali

beberapa dokumen tidak diketahui keberadaannya, baik asli maupun dalam

9 Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” Al-Maktabah 12, no. 1 (2013),

http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-maktabah/article/view/1588/1331.

6

bentuk copy 10 . Seperti yang dialami oleh unit LPM (Lembaga

Penjaminan Mutu) dimana Sertifikat asli BAN PT Akreditasi UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta Tahun 2013 yang pada saat itu masih dikirimkan oleh

pihak BAN PT dalam bentuk tercetak melalui jasa kurir tidak diketahui

dimana keberadaannya11, siapa yang menerima, dan yang menyimpan pun

tidak diketahui, ini dikarenakan belum adanya alur mengenai kearsipan

yang jelas di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, serta lembaga yang secara

khusus menangani semua arsip di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

sehingga menyebabkan seringkali terjadi hilangnya suatu dokumen.

Gerakan untuk membentuk lembaga kearsipan perguruan tinggi sebenarnya

sudah ada namun hanya dari kalangan personal dari beberapa orang saja,

belum menyentuh ke ranah manajemen tertinggi di struktur organisasi UIN

Jakarta.

UIN Jakarta saat ini belum memiliki lembaga kearsipan sendiri,

menurut Sulistyowati (Pakar Kearsipan ANRI) pusat arsip UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta dahulu berada di Kementerian Agama (Kemenag)12.

Namun, saat ini tidak diketahui lagi bagaimana kelanjutannya. sudah

seharusnya UIN Jakarta membenahi kearsipannya dengan membangun

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi sendiri agar manajemen kearsipan di

UIN Jakarta menjadi lebih efektif dimana setiap data keluar masuknya arsip

dapat terkontrol dan dipertanggung jawabkan di kemudian hari dan dapat

10 Ardani et al., Wawancara Pegawai Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, 22 November 2018. 11 Parhan Hidayat, Wawancara Staff Lembaga Penjaminan Mutu UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

Desember 2018. 12 MF, “PTN Wajib Bentuk Unit Kearsipan,” UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 15 Juni 2013,

http://www.uinjkt.ac.id/id/ptn-wajib-bentuk-unit-kearsipan/.

7

menampilkan citra perguruan tinggi yang transparansi serta mencegah

dari tindak korupsi13 , serta mengurangi resiko dari hilang atau sulitnya

mengakses informasi penting. Jumlah arsip yang semakin bertambah

banyak dari tahun ke tahun, kebutuhan hukum yang wajib dipenuhi setiap

waktunya, menjadi suatu hal penting yag perlu dipertimbangkan bagi UIN

Jakarta untuk membangun lembaga kearsipan perguruan tinggi sendiri.

Dari uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih

jauh lagi tentang lembaga kearsipan perguruan tinggi. Maka dari itu, penulis

tuangkan ke dalam skripsi yang berjudul “Arsip Perguruan Tinggi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta: Tanggapan

Pimpinan Terhadap Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi”.

13 Anahi Casadesus de Mingo, “Improving Records Management to Promote and Prevent

Corruption,” International Journal Information Management Elsevier Science Direct 38 (2018):

256–61.

8

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, serta keterbatasan penulis dalam

hal biaya, waktu, dan tempat, penulis membatasi hanya pada persoalan yang

berkisar tentang arsip Perguruan Tinggi, Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi yang selanjutnya akan disebut LKPT, kebijakan hukum, manajemen

arsip, dan kebutuhan dalam membangun lembaga kearsipan. Pembatasan ini

bertujuan agar penelitian tidak meluas, lebih terarah, jelas, dan memberikan

hasil yang maksimal.

Adapun masalah yang dapat dikaji dalam penelitian ini, dirumuskan

sebagai berikut:

1. Bagaimana tanggapan Pimpinan di UIN Jakarta mengenai pentingnya

membangun LKPT?

2. Bagaimana manajemen arsip yang berlaku di lingkungan UIN Jakarta?

3. Bagaimana kendala dalam manajemen arsip di UIN Jakarta?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan pada pembatasan dan perumusan masalah di atas,

penelitian ini memiliki tujuan, yaitu sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui tanggapan Pimpinan di UIN Jakarta mengenai

pentingnya membangun LKPT.

9

2. Untuk mengetahui manajemen dalam pengelolaan arsip di UIN Jakarta.

3. Untuk mengetahui kendala yang terjadi dalam pengelolaan arsip di UIN

Jakarta.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini memiliki manfaat secara praktis dan teoritis. Adapun

manfaat tersebut, yaitu sebagai berikut:

1. Manfaat Teoritis

a. Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan wawasan penulis

terkait dengan LKPT.

b. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan masukan bagi

UIN Jakarta dalam mengambil keputusan mengenai LKPT.

c. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi bagi UIN

Jakarta dalam menjalankan perannya sebagai perguruan tinggi.

2. Manfaat Praktis

a. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi keilmuan

bagi Ilmu Perpustakaan terutama mengenai LKPT khususnya di

UIN Jakarta.

b. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan penelitian selanjutnya

yang mempunyai kesamaan tema dengan penelitian ini.

c. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan promosi dan

kepercayaan kepada masyarakat khususnya UIN Jakarta mengenai

LKPT.

10

E. Definisi Istilah

Arsip adalah informasi yang tercipta, diterima, dan dikelola sebagai bahan

bukti dan transaksi yang dilakukan pada perguruan tinggi yang disimpan

dalam berbagai media dan format.

Lembaga Kearsipan adalah pusat atau tempat dalam menyimpan suatu

arsip perguruan tinggi baik itu dalam bentuk lembaran, kotak, jenis sample,

dan sebagainya.

Perguruan Tinggi adalah pendidikan lanjutan setelah pendidikan

menengah yang diselenggarakan untuk mempersiapkan peserta didik yang

memiliki kemampuan akademis dan profesional yang dapat menerapkan,

mengembangkan, dan menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi, dan

kesenian.

Manajemen Pusat Arsip adalah tindakan mengelola dan mengatur arsip

perguruan tinggi hingga dapat terawasi dengan baik dari segi penataan,

pemeliharaan, dan temu kembali arsip agar dapat digunakan dalam

pengambilan keputusan dan perencanaan selanjutnya di perguruan tinggi.

F. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah saat penelaahan skripsi ini, penulis membagi

pembahasan menjadi lima bab, dan masing-masing bab terdiri dari beberapa

sub bab, yaitu sebagai berikut:

11

Bab I Pendahuluan

Bab ini berisi mengenai seputar penelitian, meliputi: latar

belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan

dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penelitian.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini memuat teori-teori yang berkaitan dengan tema penelitian,

seperti arsip, perguruan tinggi, lembaga kearsipan, manajemen

pusat arsip, siklus hidup arsip, dan penelitian terdahulu.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai pentingnya arti penelitian sehingga

keputusan-keputusan yang dibuat dapat dipikirkan dan diatur

sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang sudah

ada, yakni untuk mengukur sampai berapa jauh hasil penelitian

dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya jenis dan

pendekatan penelitian, kriteria informan, teknik pengumpulan

data, sumber data, teknik analisa data, dan jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini memuat tentang profil UIN Jakarta dan hasil penelitian

yang berkaitan dengan arsip perguruan tinggi UIN Jakarta dan

tanggapan pimpinan terhadap pembentukan LKPT.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, yang meliputi

penarikan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran.

12

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Arsip Perguruan Tinggi

Pengertian arsip tidak lepas dari lingkaran informasi dan data. Arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara14.

Arsip juga dapat diartian sebagai suatu catatan tidak berkala dari

organisasi atau institusi yang dipertahankan untuk nilai berkelanjutan dalam

memberikan bukti mengenai eksistensi, fungsi, dan operasi organisasi atau

lembaga tersebut, arsip juga mengacu pada lembaga atau institusi yang

bertanggung jawab untuk memilih, melestarikan, dan membuat catatan

dengan nilai jangka panjang yang disimpan di suatu gedung atau bangunan15.

Pada tingkat universitas atau perguruan tinggi, arsip merupakan

suatu dokumen yang terdiri dari kebijakan, personel, kepemilikan, fasilitas,

yang terstruktur untuk melestarikan dan menjadikan dokumentasi di

perguruan tinggi dapat diwariskan. Dokumen-dokumen tersebut dipilih dan

ditangani secara sistematis berdasarkan standar yang berlaku. Tujuan dasar

14 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009,

sec. BAB I Ketentuan Umum 3. 15 William J. Maher, The Management Of College And University Archives (London: The Scarecrow

Press, 1992), 5–6.

13

dari arsip perguruan tinggi adalah untuk membantu perguruan tinggi

dalam kelangsungan hidup organisasinya dalam pertumbuhannya, terutama

mengenai nilai historisnya16.

B. Nilai Guna dan Fungsi Arsip

Arsip sangat penting bagi suatu perguruan tinggi karena dalam arsip

terdapat pengetahuan sejarah untuk komunikasi internal dan sebagai solusi

dari permasalahan yang dihadapi. Arsip melindungi hak hukum dari

perguruan tinggi maupun individu didalamnya dan melindungi kepemilikan

properti perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi sangat penting bagi

individu dan lembaga dalam mengatasi masalah, kebutuhan informasi,

pendidikan dan pengayaan, serta identitas perguruan tinggi ataupun

individu yang semakin bertambah perkembangannya seiring berjalannya

waktu17.

Arsip perguruan tinggi memiliki nilai guna dan fungsi. Adapun

kegunaan arsip adalah sebagai berikut18:

1. Sebagai memori perguruan tinggi.

2. Sebagai pengambilan keputusan.

3. Menunjang litigasi dan ketentuan hukum (Jika terjadi kasus

hukum pada proses pengadilan).

4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas.

5. Efisiensi informasi dan komunikasi perguruan tinggi.

16 Maher, 17–18. 17 Richard J. Cox, Managing Institutional Archives: Foundational Principles and Practices (United

State of America: Greenwood Press, 1992), 4–5. 18 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003), 31–

32.

14

6. Rujukan historis.

Sedangkan fungsi arsip perguruan tinggi diantaranya adalah19:

1. Regulations, memenuhi peraturan dan undang-undang yang

berlaku pada perguruan tinggi.

2. Sharing Of Information, saling berbagi informasi dalam

kegiatan yang berjalan di perguruan tinggi.

3. A rapidly increasing emphasis in organizations on electronic

information processing, menambah pertumbuhan informasi

elektronik atau digital di perguruan tinggi.

4. Evidence legislation, sebagai bukti dan petunjuk untuk fakta-

fakat yang terjadi pada perundang-undangan.

5. Cost-effeciveness, membuat pengeluaran biaya menjadi lebih

efektif.

6. Accountability, sebagai bentuk pertanggung-jawaban

dikemudian hari.

C. Siklus Hidup Arsip

Berikut adalah bagan dari siklus hidup arsip perguruan tinggi20:

19 Jay Kennedy, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping, 2nd ed. (Australia:

Addison Wesley Longman, 1998), 2. 20 Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung: Mandar

Maju, 2015), 44–45.

15

Gambar 2.1 Siklus hidup arsip

Keterangan Gambar:

1. Tahap Penciptaan Arsip, yakni terbentuknya arsip seperti konsep,

daftar-daftar, formulir, catatan, dan sebagainya.

2. Tahap Pengendalian, yakni tahapan dimana surat masuk/keluar dicatat

pada sistem.

3. Tahap Referensi, yakni surat yang masuk/keluar akan digunakan pada

kegiatan yang dilakukan, surat akan diklasifikasi, diindeks, dan

disimpan.

4. Tahap Penyusutan, kegiatan mengurangi arsip yang nilai gunanya

menurun.

5. Tahap Pemusnahan, arsip yang tidak punya nilai guna lagi dihancurkan

oleh lembaga yang berwenang.

6. Tahap Penyimpanan, arsip yang telah menurun nilai gunanya namun

masih dibutuhkan akan disimpan di LKPT.

16

7. Tahap Penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia, arsip setiap

organisasi wajib diserah-simpan di ANRI.

Dalam mengelola arsip terdapat dua azas pengelolaan, diantaranya:

1. Azas Sentralasasi

Merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip yang dipusatkan disatu unit

khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip atau bisa disebut dengan LKPT.

2. Azas Desentralisasi

Merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-

masing unit, yakni setiap fakultas atau badan di perguruan tinggi

memiliki masing-masing unit kearsipan.

D. LKPT

LKPT atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi merupakan

lembaga yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab pada bidang

pengelolaan arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi

akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan

pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional yang ada di

perguruan tinggi dan pembinaan mengenai kearsipan didalamnya21.

Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung

jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh LKPT, pembinaan kearsipan

perguruan tinggi dilaksakanan oleh LKPT terhadap satuan kerja dan civitas

akademika di lingkungan perguruan tinggi.

21 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009,

sec. BAB I Ketentuan Umum.

17

Standar dan peraturan yang dapat menjadi pedoman dalam LKPT

diantaranya yakni peraturan yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah

Indonesia dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, dengan

undang-undang tersebut dapat dijadikan sebagai payung hukum dalam

mengelola kearsipan khususnya di Perguruan Tinggi.

Adapun tugas pokok dan fungsi LKPT sebagai berikut22:

1. Pengembangan Khasanah Arsip Perguruan Tinggi.

2. Koordinator Pengelolaan Arsip Pusat Administrasi dan Fakultas.

3. Pembinaan dan Kontrol Pengawasan Administrasi Perguruan

Tinggi.

4. Pengendalian dan Koordinasi Manajemen Kearsipan.

5. Perumusan Kebijakan dan Sosialisasi NSPK (Norma, Standar,

Prosedur, dan Kriteria) Kearsipan.

6. Pengelolaan Arsip Vital Perguruan Tinggi.

7. Pelayanan dan Pengembangan Kearsipan Pergruuan Tinggi.

E. Perkembangan LKPT di Indonesia

Perkembangan LKPT di Indonesia masih tertinggal dengan Negara

lain yang sudah maju, namun tidak dapat dipungkiri saat ini Indonesia

bergerak maju mengejar ketertinggalan dan terus memperbaiki diri. Sebagai

contoh pada universitas Oxford yang tidak diragukan lagi memiliki reputasi

22 Universitas Indonesia, “Profil Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi; Kantor Arsip Universitas

Indonesia” (Universitas Indonesia), diakses 22 Juli 2018,

https://www.slideshare.net/kantorarsipui/kantor-arsip-universitas-indonesia-profile-2016.

18

sangat baik dalam peringkat universitas terbaik di dunia memiliki

lembaga kearsipan tersendiri yang terbagi secara desentralisasi namun

terkumpul secara sentralisasi serta dapat diakses dengan mudah melalui web

sistem yang terpadu. Universitas Oxford mengumpulkan jejak rekam

kegiatan universitasnya mulai dari abad ke-13 hingga saat ini23. Begitu pula

dengan Universitas Harvard yang mempunyai LKPT kemudian

mengumpulkan, mengatur, menjaga, dan menyediakan akses ke catatan

komprehensif dari abad ke-17 hingga sekarang dengan koleksi lebih dari

51.000 catatan dalam berbagai bentuk media, namun jika menyangkut

mengenai arsip pribadi itu akan menjadi akses tertutup24.

Sedangkan di negara Indonesia sendiri, sudah banyak universitas yang

memiliki lembaga kearsipannya. Beberapa universitas terkemuka pun juga

memiliki sendiri lembaga kearsipan pada universitasnya seperti Universitas

Indonesia yang memiliki lembaga kearsipan arsip.ui.ac.id dengan sistem

web kearsipan bernama SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan) 25 ,

Universitas Gadjah Mada dengan lembaga kearsipannya arsip.ugm.ac.id

dengan sistem web kearsipan bernama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan

Arsip Statis)26 serta masih banyak lagi lembaga kearsipan perguruan tinggi

lainnya. Saat ini LKPT banyak menjalin kerjasama dengan ANRI (Arsip

Nasional Republik Indonesia) baik dalam hal pelatihan, penyuluhan, dan

23 Oxford University, “Homepage College Archives Oxford University,” Akademik, College

Archives (blog), 2018, https://oac.web.ox.ac.uk/college-archives. 24 Library Harvard University, “University Archives,” Education, Library Harvard University

(blog), 2018, https://library.harvard.edu/university-archives. 25 Universitas Indonesia, “SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan),” Akademik, SEKAR (blog), 2018,

http://sekar.ui.ac.id/index.php/informationobject/browse. 26 Universitas Gadjah Mada, “Arsip Statis Universitas Gadjah Mada,” Akademik, Sistem Informasi

Kearsipan Arsip Statis Universitas Gadjah Mada (blog), 2010, https://siks.arsip.ugm.ac.id/.

19

konsultasi mengenai kearsipan di perguruan tinggi, juga pada tahun 2017

lalu ANRI menggelar Penghargaan ANRI Award bagi lembaga kearsipan

yang ada di Indonesia, termasuk LKPT guna meningkatkan nilai kompetisi

masing-masing Lembaga Kearsipan27.

Gambar 2.2 Tampilan Web Arsip Universitas Indonesia

27 sa, “Ini Dia Peraih Penghargaan ANRI Award 2017,” Arsip Nasional Republik Indonesia, Agustus

2017, http://www.anri.go.id/detail/1330-Ini-Dia-Peraih-Penghargaan-ANRI-Award-2017.

20

Gambar 2.3 Tampilan Web Arsip Universitas Gadjah Mada

Gambar 2.4 Tampilan Web Arsip Harvard University

Gambar 2.5 Tampilan Web Arsip Oxford University

21

F. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang berhubungan dengan penelitian ini pernah

dilakukan oleh Margaretha Sri Udari dalam bentuk Tesis dengan Judul

“Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus di Universitas Katolik Indonesia

Atma Jaya)” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya Universitas Indonesia yang telah diujikan pada tanggal 15 Juli 2011

dengan hasil penelitian menyarankan bahwa Pusat Arsip perlu

disahkan/dilegalkan pendiriannya, masuk di dalam struktur organisasi, dan

mempunyai tugas pokok dan fungsinya mendukung tercapainya visi, misi,

dan tujuan universitas. Hal ini perlu dibicarakan dan diputuskan di level

manajemen tertinggi universitas. Pusat Arsip berperan dalam menunjang

tertib administrasi operasional universitas dalam menajalankan tugas dan

fungsinya28.

Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi”. Jurnal Al-

Maktabah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Volume 12 No.1 Tahun 2013.

Tulisan ini berisi kajian tentang pengelolaan arsip bernilai histori UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta di era keterbukaan informasi. Aspek yang dikaji

adalah mengidentifikasi pelaksanaan sistem pengelolaan arsip sejarah di

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan mengetahui akses arsip sejarah UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta di era keterbukaan informasi.

Elizabeth Phebe Chartrand (Thesis the Degree of Doctor of

Philosophy University College London, 1994). “A Study Of The

28 Margaretha-Sri Udari, “Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus Di Universitas Katolik Indonesia

Atma Jaya)” (text, Universitas Indonesia, 2011).

22

Management Processes In University And College Archives In The

United Kingdom And Canada”. Tujuan dari tesis ini adalah studi mengenai

proses manajemen di Universitas dan arsip Perguruan Tinggi di Kerajaan

Inggris dan Kanada. Asumsi yang diajukan dalam literatur, yang belum

diperiksa secara sistematis, telah diselidiki. Tanggapan para arsiparis

tentang lima tekanan eksternal yakni mengenai revolusi elektronik,

manajemen informasi, undang-undang baru, peningkatan volume rekod dan

jumlah pengguna. Tiga masalah eksternal juga diperiksa, yaitu gambaran

arsiparis, hubungan antar arsip dan perpustakaan serta pendidikan dan

pelatihan arsiparis29.

Tammy M. Hansen. Thesis dan Disertasi Illinois State University.

Agustus 2015, 102 halaman. “A Case Study Of University Archives: Illinois

State University Archives As A Model Archive”. Pada Tulisan ini

mengingat keragaman ukuran, administrator, dan teori arsip, itu akan

muncul secara logis untuk berpikir bahwa arsip Perguruan Tinggi dan

Universitas akan sangat bervariasi dalam perkembangan, proses,

mengumpulkan kebijakan, dan tantangan. Meskipun ada beberapa variasi,

ada lebih banyak kesamaan di arsip Perguruan Tinggi dan Universitas

daripada perbedaannya. Studi ini mengambil dari empat Universitas Negeri

di Illinois untuk diuji kesamaan dan perbedaan, membandingkannya dengan

arsip Illinois State University dan dengan praktek standar yang ditetapkan

29 Elizabeth Phebe Chartrand, “A Study Of The Management Processes In University And College

Archives In The United Kingdom And Canada” (University College London, 1994),

http://discovery.ucl.ac.uk/1381935/1/390289_1.pdf.

23

oleh Society of American Archivists dan National Archives and Records

Administration30.

J. Frank Cook. Jurnal American Archivist/ Vol.51/ Fall 1998.

“Academic Archivists and the SAA, 1938-1979: From Arcana Siwash to the

C&U PAG”. Makalah ini menelusuri perkembangan historis dari arsiparis

dan program arsip di Lembaga Pendidikan Tinggi, dari keberadaan mereka

sebagai segelintir repository manuskrip pada tahun 1930-an hingga

penciptaan pada 1979 dari Society of American Archivists’s College dan

Universitas (C&U) Professional Affinity Group mewakili 40 persen dari

keanggotaan masyarakat. Evolusi kegiatan C&U diilustrasikan

menggunakan survei arsiparis akademik, proyek publikasi, serta program

pendidikan dan pelatihan. Peran arsiparis akademik dalam institusi mereka,

pengaruh mereka pada profesi yang lebih luas dan pada arsip lembaga, serta

semakin pentingnya koleksi mereka untuk diperiksa secara rinci31.

30 Tammy M. Hansen, “A Case Study Of University Archives: Illinois State University Archives As

A Model Archive” (Illinois State University, 2015),

https://ir.library.illinoisstate.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1430&context=etd. 31 Frank J Cook, “Academic Archivists and the SAA, 1938-1979: From Arcana Siwash to the C&U

PAG,” American Archivist 51 (1998),

http://www.americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.51.4.207g8112r7208654.

24

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian merupakan suatu proses secara ilmiah dalam menemukan

data-data guna memenuhi kebutuhan penelitian. Dalam memperoleh data yang

dibutuhkan maka peneliti menggunakan jenis dan pendekatan penelitian, kriteria

informan, teknik pengumpulan dan sumber data, teknik pengolahan dan analisis

data.

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif,

yaitu penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan atau menjelaskan

sesuatu hal apa adanya32. Jenis penelitian ini tidak dimaksudkan untuk menguji

hipotesis tertentu, tetapi hanya menggambarkan “apa adanya” tentang sesuatu

variabel, gejala, atau keadaan.

Sedangkan untuk pendekatan penelitian, penulis menggunakan

pendekatan penelitian kualitatif, yaitu penelitian yang bertujuan untuk

mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai kompleksitas yang ada

dalam interaksi manusia. Pendekatan kualitatif ini akan menghasilkan data

deksriptif berupa ucapan, tulisan, atau perilaku orang-orang yang diamati33.

B. Kriteria Informan

Agar penelitian dapat berjalan sebagaimana mestinya dan sesuai dengan

objek yang diteliti, maka peneliti akan membuat kriteria informan yang terdiri

32 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 60. 33 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 78.

25

dari pimpinan perwakilan unit kerja yang bertanggung jawab di UIN Jakarta

dan dapat dijadikan contoh sampel, dengan daftar informan sebagai berikut:

1. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Administrasi Umum

2. Kepala Biro dan Staff Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian

3. Kepala PUSTIPANDA (Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data)

4. Staff LPM (Lembaga Penjaminan Mutu)

C. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui:

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara, dari

sumbernya34. Dalam penelitian ini, penulis mendapatkan data-data primer

dengan cara:

a. Observasi

Pada observasi data yang diperoleh merupakan hasil pengamatan

langsung terhadap objek penelitian. Dalam melakukan observasi

dibutuhkan kesabaran, waktu, dan tenaga peneliti untuk dapat

‘menangkap’ elemen-elemen penting dari objek yang diteliti. Dalam

penelitian ini, penulis secara langsung turun ke UIN Jakarta untuk

mengamati perilaku dan aktivitas di lokasi penelitian.

b. Wawancara

Pengambilan data dalam metode kualitatif juga dilakukan dengan

teknik wawancara. Wawancara merupakan data yang penting yang

34 Prasetya Irawan, 78.

26

diperoleh dari seseorang yang diwawancarai atau disebut dengan

informan. Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara

dengan perwakilan kerja di UIN Jakarta dari divisi yang berbeda,

yakni:

1) Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum: Prof. Dr. Abdul

Hamid, MS.

2) Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian: Dr. H. Rudi

Subiyantoro, M.Pd.

3) Kepala Pustipanda: Nashrul Hakiem, Phd.

2. Data Sekunder

Data sekunder ialah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya. Dalam penelitian ini, penulis mendapat data-data sekunder

dengan cara:

a. Studi Literatur

Pada setiap penelitian yang dilakukan tidak ada penelitian yang

tidak diperkuat dengan studi literatur atau biasa disebut kajian

kepustakaan. Studi literatur yakni merupakan data tambahan dan

pelengkap dalam metode kualitatif, dalam studi literatur diperoleh

data penelitian yang bersumber dari buku, dokumen, artikel, laporan,

koran, dan lain sebagainya. Adapun literatur yang dibutuhkan

mengenai informasi umum dan khusus yang terkait dengan objek

penelitian dan dapat menjawab permasalahan dalam penelitian ini,

antara lain:

1) Sejarah, Visi & Misi, dan Tujuan Organisasi

27

2) Struktur Organisasi

3) Kebijakan dan Prosedur

4) Monitoring lanjutan dari observasi sebelumnya

5) Dan data lain yang dibutuhkan

b. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan foto, gambar data-data

dari struktur organisasi UIN Jakarta dan kegiatan yang dilakukan

sebagai dokumentasi. Hasil observasi dan wawancara pun akan

semakin sah dan dapat dipercaya apabila didukung oleh dokumentasi.

D. Teknik Analisis Data

Analisis data yang dilakukan dalam menyajikan hasil data ialah sebagai

berikut:

1. Reduksi Data

Penulis mencoba untuk memilih, memfokuskan, mengabstraksikan,

dan mentransformasikan data yang diperoleh dari hasil observasi,

wawancara, dan studi literatur menjadi informasi yang bermakna.

2. Penyajian Data

Penulis mengorganisasikan dan menyajikan data yang sudah

direduksi ke dalam bentuk naratif.

3. Penarikan Kesimpulan

Penulis mengambil intisari dari sajian data yang telah terorganisir

ke dalam bentuk kalimat pernyataan yang singkat dan padat, tetapi

28

mengandung pengertian luas. Kesimpulan inilah yang digunakan untuk

menjawab rumusan masalah.

E. Jadwal Penelitian

No Waktu

Kegiatan

April Mei Juni Juli Agustus Sept.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3

1 Pengajuan proposal

2 Konsultasi dengan

Pembimbing

3 Menyusun daftar

pertanyaan

4 Penelitian di lapangan

5 Analisis data dan

kesimpulan

6 Pengesahan skripsi

7 Pengajuan sidang

29

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

1. Sejarah

Pada awal terbentuknya UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak

lepas dari peran pendirian Pesantren Luhur (pada masa menjelang

kemerdakaan), Sekolah Tinggi Islam di Padang dan di Jakarta pada

tahun 1946, kemudian Universitas Islam Indonesia (UII) di Yogyakarta,

dan pendirian Akademi Dinas Departemen Agama (ADIA) tahun 1957

yang akhirnya menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini.

ADIA atau Akademi Dinas Departemen Agama berdiri pada

tanggal 1 Juni 1957 dan ditetapkan oleh Ketetapan Menteri Agama

Nomor 1 Tahun 1957. Berdirinya ADIA ini bertujuan untuk mendidik

dan mempersiapkan pegawai negeri mencapai ijazah pendidikan

akademi agar menjadi ahli didik agama pada Sekolah Menengah Umum,

Kejuruan, dan Sekolah Agama. ADIA pertama kali menempati kampus

Universitas Islam Jakarta (UIJ) di Jalan Madura, lalu pindah ke Jalan

Limau Kampus UHAMKA sekarang, kemudian beralih menempati

kampus di Ciputat yang pada saat itu disebut Kultur Sentrum (KS) dan

saat ini dikenal dengan nama kampus UIN Jakarta.

Pada tahun 1960 dilatar belakangi oleh PP No. II Tahun 1960,

ADIA bergabung dengan PTAIN (Perguruan Tinggi Agama Islam) yang

berada di Yogyakarta dan berubah nama menjadi IAIN al Jamiah al

Hukumiyah. Diresmikan oleh Menteri Agama pada tanggal 24 Agustus

30

1960 di Gedung Kepatihan Yogyakarta. IAIN menjadi cabang di Jakarta

dan membuka dua fakultas yakni Fakultas Tarbiyah dan Fakultas Adab,

dan dua tahun kemudian fakultas Ushuluddin pun menyusul.

Dilihat dari laju perkembangan yang pesat dan IAIN dianggap

telah mampu untuk berdiri sendiri, maka ditetapkanlah Keputusan

Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 1963 bahwa IAIN

cabang Jakarta menjadi IAIN al Jamiah al Hukumiyyah Syarif

Hidayatullah Jakarta. IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta sendiri resmi

menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan diterbitkannya

Keputusan Presiden RI No. 031 pada tanggal 20 Mei 2002.

2. Visi, Misi, dan Tujuan

Visi UIN Jakarta adalah menjadi universitas kelas dunia dengan

keunggulan integrasi keilmuan, keislaman, dan keindonesiaan.

Misi UIN Jakarta adalah sebagai berikut:

a. Melakukan reintegrasi keilmuan pada tingkat ontologi,

epistimologi dan aksiologi sehingga tidak ada lagi dikhotomi

antar ilmu umum dan ilmu agama;

b. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi (Iptek) dan melakukan pencerahan

dalam pembinaan iman dan taqwa (Imtaq) sehingga Iptek dan

Imtaq dapat sejalan;

31

c. Mengartikulasikan ajaran islam secara ilmiah akademis kedalam

konteks kehidupan masyarakat, sehingga tidak ada lagi jarak

antara nilai dan perspektif agama dengan sofisme masyarakat;

d. Meningkatkan kualitas, penyelenggaraan pendidikan dan

mengembangkan aspek keislaman, keilmuan, kemanusiaan,

kemoderenan, dan keindonesiaan;

e. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan yang

bermanfaat untuk kepentingan ilmu dan masyarakat;

f. Membangun tata kelola Universitas yang baik dan manajemen

yang professional dalam mengelola sumber daya perguruan

tinggi sehingga menghasilkan pelayanan prima kepada sivitas

akademika dan masyarakat;

g. Membangun kepercayaan dan kerjasama dengan lembaga

regional, nasional, dan internasional;

h. Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dakam rangka

memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan

bangsa dengan memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan

keuangan berdasarkan prinsip efisiensi dan produktifitas dan

penerapan praktek bisnis yang sehat.

Tujuan UIN Jakarta adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan sarjana (lulusan) yang beriman, bertaqwa, dan

berakhlak mulia serta memiliki keunggulan kompetitif dalam

persaingan global;

32

b. Menyiapkan peserta didik agar menjadi warga negara dan

anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik,

profesi, dan atau vokasi yang kompetitif serta dapat

mengembangkan ilmu agama islam, sains, dan teknologi, serta

seni;

c. Menyebarluaskan ilmu agama islam, sains, dan teknologi, serta

seni yang dijiwai oleh nilai keislaman, dan meningkatkan taraf

hidup masyarakat dan memperkaya budaya nasional.

3. Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor

6 Tahun 2013, susunan organisasi dan tata kerja UIN Jakarta adalah

sebagai berikut35:

a. Organ Pengelola

1) Rektor dan Wakil Rektor

2) Fakultas:

a) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

b) Fakultas Adab dan Humaniora

c) Fakultas Ushuluddin

d) Fakultas Syariah dan Hukum

e) Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi

f) Fakultas Dirasat Islamiyah

35 Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

“Pedoman Akademik Program Strata 1 2014/2015” (Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan,

dan Kerjasama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2014), 11–12.

33

g) Fakultas Psikologi

h) Fakultas Ekonomi dan Bisnis

i) Fakultas Sains dan Teknologi

j) Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

k) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

l) Fakultas Sumber Daya Alam dan Lingkungan (dalam proses)

3) Sekolah Pascasarjana

4) Biro

a) Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian

b) Biro Perencanaan dan Keuangan

c) Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan

Kerjasama

5) Lembaga

a) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

(LP2M)

b) Lembaga Penjaminan Mutu

6) Unit Pelaksana Teknis

a) Pusat Perpustakaan

b) Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data

c) Pusat Pengembangan Bahasa

d) Pusat Ma’had Al-Jamiah

e) Pusat Pengembangan Bahasa

b. Organ Pertimbangan dan Pengawasan

1) Dewan Penyantun

34

2) Senat Universitas

3) Senat Fakultas

4) Satuan Pemeriksa Intern

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Penulis akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui

serangkaian metode penelitian seperti observasi, wawancara dilapangan,

dan studi literatur mengenai tanggapan pimpinan terhadap pembentukan

LKPT, manajemen pengelolaan arsip di UIN Jakarta, dan kendala yang

dihadapi dalam pengelolaan arsip, yakni sebagai berikut:

1. Tanggapan Pimpinan Terhadap Pembentukan LKPT UIN Jakarta

a. Arsip Perguruan Tinggi UIN Jakarta

Dalam meneliti mengenai arsip Perguruan Tinggi di UIN

Jakarta penulis terlebih dahulu mengumpulkan laporan penelitian

sebelumnya yang terkait dengan arsip di UIN Jakarta. Berdasarkan

hasil penelitian yang dilakukan oleh Ibu Lilik Istiqoriyah dan tim36,

dapat diketahui bahwa arsip UIN Jakarta dahulu berada di bawah

Kementerian Agama, sebagian berada pada ANRI (Arsip Nasional

Republik Indonesia), dan UIN sendiri, arsip yang dimiliki belumlah

lengkap terutama mengenai arsip historis serta keberadaannya yang

tidak pasti membuat arsip statis UIN Jakarta cukup sulit untuk

ditelusuri. Kemudian dari hasil wawancara yang dilakukan dengan

informan yang memiliki jabatan sebagai pimpinan dalam struktur

36 Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi.”

35

organisasi dengan intensitas menghasilkan arsip lebih banyak dari

bidang lainnya di UIN Jakarta adalah sebagai berikut:

“Semua berkas itu namanya arsip, mau keuangan, kepegawaian,

dan lainnya semua itu arsip…”.37

“Iyah, jadi arsip… suatu lembaga, suatu apa namanya, itu kan

arsip itu kan ibarat prasasti yah kan tentunya prasasti itu menjadi

pengetahuan baik untuk generasi saat ini maupun yang akan

datang, jadi arsip itu tuh kuncinya…”.38

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Arsip

perguruan tinggi merupakan lembaga kearsiapan berbentuk satuan

organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang

melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di

lingkungan perguruan tinggi. Berdasarkan hasil wawancara yang

diproleh dapat diketahui bahwa pimpinan secara umum telah

memiliki pemahaman mengenai arsip perguruan tinggi.

b. Tanggapan mengenai Undang-Undang Tentang Kearsipan

Undang-undang Tentang Kearsipan diatur dalam UU No.43

Tahun 2009. Sebelum penulis melakukan wawancara mendalam

kepada informan, terlebih dahulu penulis bertanya mengenai apakah

informan mengetahui perihal undang-undang tersebut. Berdasarkan

respon yang terlihat saat mendengar undang-undang ini, penulis

mengamati bahwa informan terlihat asing perihal undang-undang ini

terutama mengenai pembentukan LKPT. Kesadaran informan

37 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta, 6 Juni 2018. 38 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta, 6 Juni 2018.

36

mengenai kearsipan khususnya arsip perguruan tinggi di UIN

Jakarta belum menaruh perhatian ke ranah tersebut.

“Kalau lembaganya itu belum, tapi pelaksanaannya melebihi

itu…Jadi kita kan mempunyai arsiparis di tiga biro, kepegawaian,

akademik, keuangan, itu semua sudah arsiparis bagus, ya

memang bagus ditangani…”39

“…itu tuh harus diketahui, semua pejabat atau pegawai publik

harus tahu. Apalagi di Perguruan Tinggi harus ngerti jadi

memang ngerti sudah…Ya sudah dilaksanakan, meskipun belum

secara afdhol, masih ada kelemahan sana sini, nah ini kan masih

bisa dibetuli, bisa disempurnakan… Jadi bahasanya harus

melalui proses, tapi kita masih ada kelemahan-kelemahan itu

iya”40

“Kalau di bagian tiga pasal enam, menjadi Lembaga Kearsipan

nah kita belum ada gitu ya belum bentuk Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi gitu, nah itu mungkin kalau memang itu

mewajibkan ya berarti perlu harus diusulkan Perguruan Tinggi

untuk membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi jadi

tidak hanya Lembaga berarti nanti termasuk semua

perangkatnya antara lain nah gedung/ruangan yang memiliki

fungsional untuk pengarsipan termasuk sistemnya, sistem itu bisa

sistem informasi elektronik dan seterusnya, apa kita mau

mengacu seperti apa ya kan”41

“… UIN belum mempunyai unit kelembagaan arsip. PP Nomor

53 Tahun 2008 mengamanatkan UIN atau universitas harusnya

sudah mempunyai unit kelembagaan kearsipan, tetapi sampai

hari ini UIN belum melaksanakan ketentuan itu dan belum

membentuk unit UPT Kearsipan, seperti itu kondisinya”42

UIN Jakarta saat ini memang belum memiliki LKPT yang

sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Saat penulis

bertanya mengenai tanggapan pimpinan terhadap Undang-Undang


Jakarta. 40 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta. 41 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 28 Juni 2018. 42 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, 22 November 2018.

37

Nomor 43 Tahun 2009, jawaban yang diberikan adalah bahwa

secara LKPT, UIN Jakarta memang belum memiliki Lembaga

Kearsipan khusus yang mengelola seluruh arsip-arsip yang

dihasilkan UIN Jakarta baik itu arsip dinamis maupun arsip statis.

Namun, UIN Jakarta memiliki beberapa orang yang ditunjuk

sebagai arsiparis di tiga bidang penting yaitu bidang kepegawaian,

keuangan, dan akademik. UIN Jakarta saat ini belum melaksanakan

Undang-Undang mengenai kearsipan.

c. Tanggapan Pentingnya Membentuk LKPT di UIN Jakarta

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 27

Ayat 1 dan 2 Tentang Kearsipan yang berbunyi “Arsip perguruan

tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi” dan “Perguruan

tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi”,

menegaskan kepada setiap perguruan tinggi negeri untuk wajib

memenuhi undang-undang tersebut. Beberapa perguruan tinggi

negeri terkemuka di Indonesia sudah memiliki LKPT pada

perguruan tinggi negerinya. Namun, UIN Jakarta yang sudah berdiri

selama kurang lebih 50 tahun sampai saat ini belum memiliki LKPT

sendiri. Berikut adalah tanggapan dari informan:

“Sangat penting, central-nya kan di arsip, arsip itu adalah data

yang tersimpan, terstruktur tentang tata kelola suatu institusi,

maka dia penting, memang sangat penting…”43

“iya memang apa namanya untuk arsip itu sangat penting tidak

hanya di perguruan tinggi tapi juga untuk lembaga institusi yang

lain, bahkan untuk di tingkat yang lebih kecil lagi seperti

keluarga bahkan pribadi kita juga harus bisa me-manage arsip-


Jakarta.

38

arsip tersebut nah apalagi sebuah perguruan tinggi..Nah itu

mungkin kalau secara khusus kita tidak ada kalau secara

fungsional kita sebenarnya ada fungsional pranata arsiparis ada

seseorang tapi itu sekarang mungkin hanya satu orang dan

mungkin hampir pengsiun setelah itu mungkin tidak ada yang

fungsional itu, tapi kalau yang berfungsi sebagai pengarsip

mungkin ada tapi yang mempunyai jabatan fungsional itu nah itu

yang perlu ada apa namanya regulasi khusus.”44

“Kondisi arsip khususnya di UIN Jakarta saat ini dalam

penyimpanannya ya, khususnya dalam penyimpanannya

dilaksanakan di unit-unit kerja, seperti di sub, kabag, sampai

biro, jadi setiap biro itu punya struktur kabag kasub, di unit

lembaga ada unit lpm, nah mereka arsip masing-masing, tidak

tersentralistik melalui arsip kelembagaan UIN, karena UIN

belum mempunyai unit kelembagaan arsip. PP Nomor 53 Tahun

2008 mengamanatkan UIN atau universitas harusnya sudah

mempunyai unit kelembagaan kearsipan, tetapi sampai hari ini

UIN belum melaksanakan ketentuan itu dan belum membentuk

unit UPT Kearsipan, seperti itu kondisinya”45

Merujuk pada hasil wawancara yang telah dilakukan, penulis

memperoleh tanggapan pimpinan mengenai pentingnya membentuk

LKPT yakni pimpinan menanggapi bahwa arsip sangatlah penting

keberadaannya dan begitu pula dengan pengolahannya untuk

keberhasilan universitas terutama dalam memperoleh akreditasi,

audit yang dilakukan oleh pemerintah, serta lalu lintas kegiatan

universitas lainnya. UIN Jakarta secara umum sudah

mengumpulkan arsip universitas namun arsip yang dikumpulkan

belum secara menyeluruh, arsip dan dokumen yag dihasilkan masih

disimpan secara mandiri di masing-masing unit, hal ini

membuktikan UIN Jakarta belum memiliki pusat sentral arsip atau

LKPT meskipun sudah ada kesadaran mengenai betapa pentingnya

44 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 45 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

39

LKPT tersebut. Kearsipan di UIN Jakarta memiliki seorang pejabat

fungsional yang berada di bawah Biro Administrasi Umum dan

Kepegawaian dengan beberapa karyawan yang ditunjuk untuk

mengurusi kearsipan, arsip yang dikelola adalah arsip seputar

akademik, kepegawaian, dan keuangan.

d. Sikap UIN Jakarta

Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan dan

pengamatan penulis, UIN Jakarta menyikapi Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah sebagai berikut:

“Iyaaa, sebenarnya kalau kearsipan sih di kita sudah ada sih

sebenarnya tapi namanya bukan Lembaga Kearsipan, bukan

institusi kearsipan, tapi sisi arsip itu memang ada, … kearsipan

kita, jadi pola kearsipan kita boleh dikatakan sudah baik, ada

yang manual, ada yang elektronik…, jadi arsiparis itu ada yang

manual ada yang elektronik, nah kita udah siapin semuanya. Atas

dasarnya bagusnya arsip ini maka lembaga kita, institusi kita,

akreditasi institusi A, jadi mengkorek data itu gampang karna

arsip bagus.”46

“Undang-undang itu kan regulasi, jadi orang atau pegawai atau

saya itu menjalankan regulasi, menjalankan undang-undang.. Ya

sudah dilaksanakan, meskipun belum secara afdhol, masih ada

kelemahan sana sini…Iya kita positif, menanggapi kan tentunya

positif,dan kita dukung, karena undang-undang mau gak mau kita

perguruan tinggi plat merah, ya harus dukung dong kan gitu yah

dukung sepenuhnya.”47

“Nah kita sangat mendukung jika seandainya ada ini apa

namanya dibentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi itu,

kita mungkin namanya kalau ini namanya sudah Lembaga berarti

tetap Lembaga atau mungkin Badan Kearsipan atau Pusat

Kearsipan apapun namanya dan itu sudah ditentukan Lembaga

Kearsipan berarti itu nanti harus ada unit kearsipan nah kami

sangat mendukung itu menjadi kita sebagai Pustipanda Pusat

Informasi akan mendukung apa yang diperlukan bagi lembaga



Syarif Hidayatullah Jakarta.

40

tersebut nah tentunya kita Pustipanda sangat berkaitan terutama

mendukung infrastruktur terkait informasi yang berfungsi dengan

apa namanya untuk mendukung kelembagaan kearsipan

tersebut…”48

“…karena disatu sisi karena memang itu PP (peraturan

pemerintah) itu belum lama, … disamping itu kita juga beberapa

tahun ini mulai dari tahun 2014-2015 dan seterusnya baru

melakukan studi banding ke beberapa tempat, seperti di Halu

Oleo, UGM, Brawijaya Malang, ke unit kearsipan di Mataram

NTB, waktu kemarin kita sudah melakukan juga studi banding ke

beberapa unit kearsipan yang mengelola UPT memang baru

mencoba, baru melakukan penjajakan dalam beberapa tahun

ini..”49

Dalam menyikapi Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009,

melalui tanggapan yang diberikan oleh pimpinan UIN Jakarta

mengemukakan bahwa UIN Jakarta menyikapi undang-undang

tersebut dengan sangat positif dan mendukung agar UIN Jakarta

kedepannya dapat memiliki LKPT sendiri. Pimpinan mengatakan

bahwa dalam hal prakteknya UIN Jakarta sudah mulai membenahi

kearsipan dari dalam, terutama dibagian inti dari aktivitas

universitas seperti kepegawaian, akademik, dan keuangan. Seperti

dari bagian administrasi umum dan kepegawaian mulai melakukan

penjajakan untuk mengetahui gambaran tentang LKPT dengan

melakukan studi banding kebeberapa unit kearsipan di Indonesia.



41

e. Alasan UIN Jakarta belum mempunyai LKPT

Berdasarkan tanggapan dari pimpinan diluar dari LKPT, UIN

Jakarta diketahui belum maksimal dalam manajemen arsip

universitas, namun kesadaran akan pentingnya arsip sudah mulai

diperhatikan oleh beberapa kalangan. Arsip universitas saat ini

dikelola di bawah Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian,

terutama mengenai arsip surat-menyurat sudah dibuatkan pedoman

alur persuratan di UIN Jakarta. Namun, dari hasil observasi yang

dilakukan, penulis mendapati bahwa kearsipan UIN Jakarta saat ini

belum mencakup semua aspek kearsipan yang sesuai dengan

undang-undang, penulis melihat bahwa UIN Jakarta masih

berkonsentrasi diseputar pergerakan arsip dinamis saja, sedangkan

arsip stastis belum berjalan dengan baik, terutama perihal

penyimpanan arsip dan pengawasan dalam JRA (Jadwal Retensi

Arsip). Arsip statis termasuk kedalamnya arsip-arsip historis

universitas sangatlah penting untuk dijaga dan dikelola sebaik

mungkin karena dapat menjadi tolok ukur dari keterbukaan

informasi yang saat ini sedang menjadi tren dikalangan universitas-

universitas terkemuka. Keterbukaan informasi ini menjadikan

masyarakat luas dapat mengenal universitas dengan mudah dan

cepat sehingga dapat menarik minat masyarakat dan mempermudah

dalam temu kembali informasi dengan efektif dan efisien yang

didukung dengan perkembangan teknologi terkini.

“ada kita sudah punya, semua sistem-sistem itu adalah sistem

yang dibangun untuk menyimpan semua data kearsipan,

42

keseluruhan sudah ada, sudah memang macam-macam, maka

dari sini anda ke AUK (bagian Administrasi Umum dan

Kepegawaian), tanya semua, sudah ada semua…Memang kalau

dibentuk suatu lembaga arsip beneran, namanya arsiparis itu

sebenarnya akan lebih baik, tapi kan membentuk itu artinya kan

menambah jabatan baru kan, menambah jabatan baru akan

berpengaruh terhadap rencana pengeluaran dan

penyelenggaraan anggaran, seperti itu nah.”50

“Siapa bilang? Kita sudah, karena anda tidak tahu aja …arsip

itu sudah dibentuk gitu loh belum secara ini, karena jujur

banyak orang-orang itu kurang tertarik dengan arsip, karena

tidak paham…itu kan seperti surat kita yah kan, pasti kan ada

arsip disimpan, itu kan samping-samping itu tanya bu Farida

ini kan arsip nyimpen itu.”51

“Iya nah itu mungkin salah satu yang kita harapkan adalah

dukungan dari yang berkaitan itu yang sangat peduli, antara

lain ya itu dari ilmu perpustakaan, entah dari mahasiswanya,

dari prodinya, dari fakultasnya, bahwa ini perlu saat ini, ini kan

bukti-buktinya undang-undang nomor 43 tahun 2009 nah dan

sebagainya, nah itu bahwa ini wajib seperti halnya sebelumnya,

kan ada PPID (Pengelola Informasi Data dan Dokumentasi) itu

kan juga menjadi keharusan nah tadinya kan belum kita belum

begitu care tapi karena sudah tahu bahwa ini harus yah kita di

apa namanya di bentuk gitu, sebenarnya kalau secara

fungsional sih kita ada gitu kan arsip tapi bukan berbentuk

lembaga tapi kalau undang-undang itu apa namanya harus

dijadikan lembaga nah itu kita berarti minta dukungan atau

reason dari mahasiswa ini nanti output ini harapannya itu kan

jadi rekomendasi bahwa ini perlu dan suatu keharusan,

keharusan itu tidak hanya melalui undang-undang tetapi juga

apa namanya untuk kepentingan kita juga kan bahwa ini

penting jangan sampai misalnya foto-foto sejarah UIN atau

gedung UIN itu kita malah gak punya malah punya dari tempat

lain..”52

UIN Jakarta memiliki beberapa pertimbangan mengenai

kenapa sampai saat ini belum terbentuk LKPT, alasan utama yang



Syarif Hidayatullah Jakarta. 52 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

43

penulis cermati dari hasil wawancara dan observasi kepada

pimpinan ialah terkendala pada dana dan skala prioritas. Penulis

menangkap bahwa saat ini UIN Jakarta sedang terfokus pada

pembangunan gedung baru untuk beberapa fakultas di luar dari

kampus 1 yang berada di Ciputat.

Kemudian, dari Rencana Anggaran Belanja tahunan skala

prioritas untuk membentuk LKPT belum memasuki skala prioritas

yang mendesak hingga sampai saat ini UIN Jakarta menyerahkan

permasalahan kearsipan universitas pada bidang Biro Administrasi

Umum dan Kepegawaian, sedangkan untuk arsip fakultas dikelola

masing-masing oleh setiap fakultas tersebut.

f. Rencana UIN Jakarta untuk membentuk LKPT

Dilihat dari Renstra (Rencana Strategis) UIN Jakarta tahun

2017-2021, pada bagian TOWS Matriks atau analisis kekuatan,

keuntungan, kelemahan, dan strategi, terdapat beberapa kelemahan

pada faktor internal UIN Jakarta yakni mengenai ruang fiskal yang

terbatas, dan anggaran rutin yang masih lebih besar daripada untuk

pengembangan kelembagaan. Hal ini menjadi salah satu perhatian

oleh penulis, bahwa dari sini penulis dapat tahu UIN Jakarta belum

ada rencana hingga tahun 2021 untuk mengembangkan dan

memperbaiki pengelolaan kearsipan dengan membentuk LKPT

meskipun pimpinan sudah menyadari bahwa kearsipan merupakan

suatu yang penting untuk dikelola. Pada Renstra tahun 2017-2021

44

UIN Jakarta berfokus pada capaian untuk menjadi Top Universitas

baik itu tingkat Asia atau dunia.53

“Kalau rencana sih saya kira bukan harus rencana, memang

kedepan kalau sudah sudah apa namanya, sudah saatnya

memang harus itu dibangun, tapi kan sekarang ini kan yang

kinerjanya sudah kelihatan apa aja, tanya ke pustipanda,

pangkalan data ya, pustipanda pusat pangkalan data UIN, ini

disana semua data ada, nah apakah itu dirubah lembaga

kearsipan ya bisa-bisa aja, karena mereka-mereka mengolah

semuanya dan tidak bisa dibuka-buka, kalau ada yang mau

masuk harus izin dulu, jadi di buka-kan ada, di situ sudah ada…

Ya itu kan paling-paling per tahun anggaran baru, nanti ada

perencanaan, nah ini kita harus menunjukkan ada yang

memunculkan keinginan untuk itu, tapi sekarang sudah

dimunculkan, keinginan begitu, pengalaman kita akreditasi

institusi, bahwa alot dalam mengkolektifkan data, nah jadi rata-

rata masih berserakan dimana-mana, nah ini kalau sudah ada

lembaganya maka strukturnya juga harus di bangun, jadi tidak

balkin nyimpannya, jadi sistematis sekali, nanti akan kita

kedepan.”54

“Untuk lebih professional ya harus ada… Nah kita

mengendalikan seperti itu, sedang menuju kesitu, karna itu kan

biayanya mahal itu, untuk melalui itu kan mahal, perangkatnya

juga gak murah gitu loh,…”55

“Ya kami sangat mendukung seperti halnya sekarang sudah ada

repository.uinjkt.ac.id itu kan salah satu bentuk pengarsipan

tapi itu kan sebatas karya ilmiah kemudian yang lain-lain juga

ada open doc dan sebagainya makanya nanti kita untuk

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi untuk sistemnya itu kita

akan ikut menyokong dia, apa yang diinginkan kemudian

standarisasinya apa, nah standarisasi misalnya jadi standar

nasional ANRI misalnya arsip nasional republik Indonesia atau

seperti apa, mereka punya sistem apakah harus mereka sudah

punya gak jika sudah ada sop nya atau sistemnya itu sudah ada

ya kita akan pakai sistem tersebut gitu ya kan atau sistem yang

justru standar internasional lagi tapi sebaiknya kita mengikuti

standari nasional karena itu mempunyai karakter tersendiri dan

53 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, “Rencana Strategis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Tahun

2017-2021” (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017), 22,

https://drive.google.com/file/d/1xCreZvTdG4HVVGwRLcqmMDIh9K-X08aj/view. 54 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah



45

biasanya mereka juga memenuhi standar internasional juga

dengan ciri khusus dari nasional..”56

“…memang ada rencana sudah mengarah kepada pembentukan

unit UPT it (LKPT) itu, tapi belum terlaksana sampai hari ini,

apakah itu nanti akan terlaksana, insyaallah ya mungkin pasti

lah ya, karena Namanya, Ada dukungan dari pimpinan,

Dukungan pimpinan ya, unit itu akan lambat cepatnya itu

tergantung kebijakan pimpinan”57

UIN Jakarta saat ini belum memiliki rencana yang pasti untuk

membentuk LKPT dikarenakan satu dan lain hal. Namun, UIN

Jakarta sudah memiliki keinginan untuk mengarah kepada

terbentuknya LKPT. Hal ini disebabkan karena belum adanya pihak-

pihak yang memberikan feedback terkait dengan urgensi dari

kebutuhan akan LKPT, serta pembahasan mengenai pembentukan

LKPT belum memasuki ranah skala prioritas yang saat ini paling

dibutuhkan oleh UIN Jakarta. Meski, beberapa kali terjadi hal yang

alot dalam kolektivitas data-data yang dibutuhkan dalam hal

keperluan akreditasi dan audit, pembahasan mengenai rencana

membentuk LKPT belum menyentuh ranah dalam Rencana

Anggaran Tahunan dan Rencana Strategis.

2. Manajemen Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta

a. Kebijakan Pengelolaan Arsip UIN Jakarta

Kebijakan pada skala perguruan tinggi dibuat dan ditetapkan

oleh Rektor Universitas. Dalam hal kebijakan mengenai pengelolaan



46

kearsipan di UIN Jakarta berada pada biro administrasi umum dan

kepegawaian, kebijakan tersebut sudah menjadi tugas pokok dan

fungsi per unit atau bidang dalam administrasi umum dan

kepegawaian.

“kalau pengelolaan data itu bukan kebijakan lagi sudah

merupakan tupoksi unit,,,”58

“Kebijakannya di bawah pimpinan, pimpinan disini tuh harus

anda paham, ada Rektor ada Kepala Biro, kalau Rektor bidang

akademis, kalau biro bidang administrasi gitu..”59

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan

oleh penulis mengenai kebijakan tentang pengelolaan arsip di UIN

Jakarta belum terbentuk secara terpusat, melainkan masih

menyesuaikan dengan tupoksi (tugas pokok dan fungsi) masing-

masing unit atau bidang pada struktur organisasi universitas, seperti

pada biro, fakultas, dan unit-unit didalam biro. Alur kearsipan

menyesuaikan dengan alur kegiatan di masing-masing unit atau

bidang, sesuai dengan susunan struktur organisasi mulai dari

tingkatan tertinggi hingga terendah yakni dari Rektor, Wakil Rektor,

hingga ke sub unit terkecil dari struktur organisasi. Fokus utama

arsip yang dikelola oleh universitas yakni seperti keuangan,

kepegawaian, administrasi, dan akademik.

b. Sistem Pengelolaan Arsip UIN Jakarta




47

Sistem yang digunakan dalam pengelolaan arsip di UIN

Jakarta berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan

penulis, saat ini UIN Jakarta menganut sistem kombinasi, sebab UIN

Jakarta sendiri belum mempunyai LKPT dan kearsipan secara

dominan berada di bawah kendali BAUK (Bidang Admninistrasi

Umum dan Kepegawaian). Hal ini dikarenakan ada beberapa aspek

arsip yang dikelola secara sentralisasi atau terpusat dan dikelola oleh

BAUK (Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian) serta ada

pula arsip yang dikelola secara desentralisasi di setiap fakultas.

“Secara aturan kolektivitas itu akan sampai integral ke atas,

rektor perlu ngomong ke biro, biro ngomong kemana, siapa

yang diminta, fakultas, dia akan kesitu, kemana ke dekan, dekan

di lihat apa yang di minta nih, keuangan, yah ke kasubag

keuangannya, kasubag kemana, ke unitnya, terus begitu.”60

“Kemudian sistem aplikasi ada yang khusus misalnya sistem

informasi akademik kita kembangkan dan sebagainya itu kan

sebagai bentuk sistem informasi juga, sistem informasi

akademik, kemudian sistem informasi persuratan, e-letter…Iya

bentuk online, sudah dipakai, tapi mungkin belum semua

fakultas, yang pakai adalah fakultas syariah hukum sebagai

pelopornya kemudian sama fakultas psikologi, nanti akan

dipakai untuk semua fakultas…”61

Sistem pengelolaan arsip di UIN Jakarta sudah mulai

melibatkan penggunaan teknologi. Yakni dengan adanya aplikasi e-

letter yang dibuat oleh Pustipanda. E-letter berbasis aplikasi web,

dan dapat diakses secara online untuk memenuhi kebutuhan surat-

menyurat mahasiswa. E-letter baru diterapkan di beberapa fakultas


Jakarta. 61 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

48

di UIN Jakarta seperti Fakultas Syariah dan Hukum serta fakultas

Psikologi. Penggunaan e-letter (https://e-letter.uinjkt.ac.id) ini dapat

diakses dengan akun mahasiswa yang sama dengan akun di AIS

(https://ais.uinjkt.ac.id). Cara penggunaan e-letter ini adalah dengan

login terlebih dahulu dengan akun AIS, kemudian, pilih surat yang

akan dibuat, setelahnya akan tampil profil pembuat surat, klik

simpan, maka surat secara otomatis akan masuk kepada admin,

kemudian menunggu sampai konfirmasi surat berubah menjadi

selesai dan dapat diambil di bagian akademik.

Gambar 4.6 Tampilan Awal Web e-letter UIN Jakarta

https://ais.uinjkt.ac.id/

49

c. Struktur Alur Kearsipan di UIN Jakarta

Alur kearsipan di UIN Jakarta belum terlihat secara jelas untuk

semua fungsi arsip, namun dalam hal arsip persuratan UIN Jakarta

sudah mempunyai alur surat yang disepakati secara bersama antara

akademik pusat dan fakultas. Alur Surat UIN Jakarta terbagi

kedalam tiga jenis, yakni dapat dilihat dalam gambar berikut;

1) Alur Surat Masuk Dari Kementerian atau Lembaga

“Iya alurnya itu kearsipan tentunya sesuai domainnya, yang

dibutuhkan siapa dari, ya dari arsip itu kan bisa macam-

macam, dari biro langsung ke fakultas, fakultas bisa ke biro

atau bisa ke satker..,Jadi gak melulu dari atas kebawah, dari

bawah ke atas, tidak, tergantung kebutuhan, butuhnya

sekarang apa alurnya gituloh.”62

62 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN


Gambar 4.7 Tampilan Profil Mahasiswa e-letter UIN Jakarta

50

Gambar 4.8 Bagan Alur Surat Masuk dari Kementerian atau Lembaga

Alur surat masuk pertama datang dari Kementerian atau

Lembaga, surat masuk akan melalui bagian TU umum terlebih

dahulu, kemudian surat diberi disposisi, lalu dikirim ke rektorat,

untuk kemudian dibagi lagi ke bagian masing-masing serta

kepada siapa surat tersebut ditujukan, setelahnya surat akan

diarsipkan.

2) Alur Surat Masuk dari Rektorat

51

Gambar 4.9 Bagan Alur Surat Masuk dari Rektorat

Alur surat masuk berikutnya adalah surat yang datang dari

rektorat dan biasanya bersifat internal. Berbeda dengan alur

yang pertama, alur surat dari rektorat setelah mendapatkan

disposisi maka akan langsung dikelola oleh bidang kepegawaian

dan umum, setelahnya surat diproses oleh masing-masing divisi

dan berakhir dengan pengarsipan surat.

3) Alur Pengarsipan Surat

52

Gambar 4.10 Bagan Alur Pengarsipan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Adapun alur lainnya yakni ialah alur pengarsipan surat di

UIN Jakarta. Pengarsipan dikelola oleh bagian TU Umum, setiap

dokumen atau surat yang diarsipkan akan diberikan kartu

kendali, dan setelahnya akan disimpan dalam jangka waktu

tertentu sesuai dengan nilau guna dari arsip tersebut.

d. Pengelola Arsip UIN Jakarta

Saat ini pihak yang mengelola arsip UIN Jakarta berada di

bawah BAUK (Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian) yang

termasuk kedalamnya bagian TU Umum. Sedangkan arsip di setiap

fakultas dikelola masing-masing oleh pihak akademik dan

administrasi fakultas. Bagan Struktur Organisasi UIN Jakarta dapat

dilihat pada lampiran63.

e. Anggaran Pengelolaan Arsip UIN Jakarta

Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara, dapat ditemukan

bahwa anggaran dalam pengelolaan arsip UIN Jakarta tidak berdiri

63 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, “Gambar Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta” (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018), http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-

content/uploads/2018/02/AIPT-Standar-6.pdf.

53

sendiri, dan dikarenakan UIN Jakarta belum terfokus pada kearsipan,

maka anggaran operasional kearsipan masuk kedalam anggaran

lainnya dan ter-embedded (menempel) dengan anggaran tersebut.

Menurut kepala biro AUK menyampaikan bahwa anggaran

operasional mengenai arsip ter-mark up dengan anggaran lainnya.

Besar jumlahnya pun tidak dapat ditentukan karena tergabung

menjadi satu dengan anggaran lainnya.

“Arsip itu kan sudah termasuk dari tupoksi itu, sudah embedded

dengan tugasnya gitu… Sudah meletak disana, bukan anggaran

mengarsipkan, bahwa tugas orang tuh termasuk, termasuk

orang itu..”.64

“Jadi di UIN ini terus terang aja belum terfokus atau

terkonsentrasi untuk pembiayaan tentang arsip, jadi biaya

untuk pengelolaan arsip itu masih nempel dimana-mana gitu

loh, jadi belum ada fokus khusus untuk pembiayaan tentang

arsip, jadi masih nempel mana-mana di anggaran itu, nempel

anggaran mark-mark yang lain gitu..”.65

Anggaran pada UIN Jakarta bersifat desentralisasi dan

participating budgeting, yakni seluruh usulan kegiatan secara detail

dirancang pada masing-masing unit untuk kemudian

dikombinasikan pada tingkat universitas. Pola penganggaran UIN

Jakarta dapat dilihat sebagaimana berikut66;



Syarif Hidayatullah Jakarta. 66 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, “Pola Penganggaran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta” (UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017), 320, http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-


54

Gambar 4.11 Pola Anggaran UIN Jakarta

f. Fasilitas Penyimpanan Arsip UIN Jakarta

Fasilitas mengenai penyimpanan arsip di UIN Jakarta dapat

diketahui sebagai berikut:

“Ya ada dong, ada, mau cari sertifikat, adanya di biro AUK, ada

orang khusus yang menangani itu, iya disana tersimpan sertifikat,

55

surat mobil, segala macam..Di fakultas kan tidak menyimpan

berkas, yang penting-penting sertifikat gitu gak nyimpan, bpkb

gak nyimpan, di unit fakultas kalau umpamanya stnk habis lapor

ke AUK, mereka perpanjang, karena semuanya disana..”67

Saat ini arsip-arsip UIN Jakarta disimpan disebuah ruangan

khusus dengan ukuran seperti ruang kelas kuliah (8x10 m) yakni

yang ada di dalam Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian.

Ruangan tersebut berisi lemari-lemari besar serta dokumen-

dokumen mengenai arsip yang dikendalikan oleh kartu kendali.

Setiap lemari mempunyai kode-kode tertentu. Namun, sangat

disayangkan ukuran ruang yang kecil menjadi tidak kondusif umtuk

temu kembali arsip, dan terkadang ruangan pun dipakai untuk

tempat beristirahat pegawai.

3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta

Kendala dan permasalahan yang terjadi dalam mengelola arsip

tidak lepas dari faktor eksternal dan internal, baik dari dalam ataupun

luar diri manusia yang bekerja didalamnya atau dapat disebut juga

dengan human error.

“Ya human error kecil itu biasa, tapi secara umum saya tanya

kesini, surat izin untuk ini mana, sudah pak, sudah lewat dari kita

hari ini tanggal sekian jam sekian yang ngambil ini ke biro ini,

udah ketahuan, misalnya kita tanya lagi dimana nih, tanggal

urutnya ntar ketemu, iya…

Memberikan pengertian kepada semua unit pentingnya arsiparis,

itu yang paling penting, banyak yang kadang-kadang kurang

care, iya, ini dimana itu dimana, saling-saling salahkan, gitu

kadang-kadang masih muncul lah, tapi biasanya itu yang kalau

yang penting-penting saya kira gak ada masalah.”68


Jakarta. 68 Abdul Hamid.

56

“Ya gampang, hambatan itu banyak, pertama itu karna tidak

paham, orang yang mengelola maupun yang sebetulnya

memerlukan usernya, tidak paham, sama-sama tidak paham,

arsip tuh apa sih, kan gitu kan, nah itulah kendalanya, yang

kedua, interest, ketertarikan, pegawai maupun dosen maupun

apa itu dengan arsip itu memang dianggap sebelah mata…”69

“Mengenai kendala ya itu tentang pengelolaan SDM,

pengelolanya, ya kalau sudah jelas insyaallah gak ada kendala,

misalkan repository kan sudah jelas itu perpustakaan, kemudian

siapa nanti kalau ada Lembaga Kearsipan kita lebih terbantu yah,

kita mengelola, dan kemudian yang apa prosedur bukan kita yang

mengelola juga tapi kan ada unit lain, kalau ada lebih mudah,

tapi kalau ini belum jelas pun ya kita yang mengerjakan struktur,

kita yang menyiapkan, ya kita pengelolaan itu yang susah

termasuk salah satu kendala juga…”70

“Kendala yang kita temui pertama tenaga ahli di bidang

kearsipan. Tenaga ahli di bidang kearsipan itu masih sangat

minim, tenaga ahli kearsipan yang menunjang untuk melakukan

modernisasi arsiparis disini, itu yang utama tenaga ahli, yang

kedua ya kelembagaan tadi di unit, untuk teknis pengelolaan

arsip itu harus di wadahi oleh unit tersendiri tenaga ahli dan

strukturnya..itu sebuah keharusan yang sudah harus dilakukan.

Pada akhirnya ketika dibutuhkan oleh unit seperti contohnya

kebutuhan pengadilan, pengadilan membutuhkan dokumen arsip,

terkait dengan tanah, katakanlah ada sengketa tanah di UIN.

Dokumen itu, itulah yang amat sangat dibutuhkan adalah

pengelolaan arsip itu, untuk menemukan arsip itu kita

kesulitan”71

Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan yang

berbeda baik dari segi jabatan dan bidang dimana informan menjabat,

kendala yang terjadi termasuk ke dalam hal yang serius. Kendala yang

dijumpai seringkali adalah human error, dan dari segi pengelola atau

SDM (Sumber Daya Manusia) yang mengelola atau bertugas. Adapun

69 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta. 70 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 71 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif


57

kendala lainnya adalah komunikasi yang tidak berjalan dengan baik

sehingga menimbulkan terjadi kesalah pahaman di beberapa situasi,

kemudian yang paling sangat dibutuhkan adalah mengenai tenaga ahli

kearsipan, kesulitan dalam menemukan beberapa dokumen yang cukup

penting, anggaran dana, prioritas kebutuhan baik rutin atau berjangka,

serta ketertarikan dan kesadaran dalam hal mengenai kearsipan belum

sepenuhnya terpenuhi dan memiliki pandangan yang sama.

a. Solusi Mengatasi Kendala

Langkah solusi yang dilakukan UIN Jakarta selama ini dalam

mengatasi kendala yang terjadi yakni dengan memberikan

pelatihan kepada pegawai, memberikan pengertian kepada semua

pihak yang terlibat, serta menyelesaikan masalah secara internal

dan kekeluargaan. Namun, menurut hasil pengamatan penulis,

solusi mengenai kearsipan di UIN Jakarta masih belum

menunjukkan perkembangan yang signifikan.

b. Saran Pembentukan LKPT UIN Jakarta

Respon yang diberikan saat penulis bertanya mengenai

saran dan masukan mengenai pembentukan LKPT di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta yakni sangat positif dan mendukung untuk

segera dibentuk.

“Yang pertama ya tadi itu memberikan pengertian tentang

kearsipan, pentingnya arsip, kemudian pentingnya arsip ini

kan masih milik satker (satuan kerja) terkumpul di biro,

umpamanya tentang ke SDM adanya di AUK, tentang

mahasiswa ada di AAK, nah ini bisa gak, ini dikelola

dimasukkan dalam satu unit yang bertanggung jawab gitu, ini

saya kira menmang jawabnya ini adalah mengakomodir

58

perubahan teknologi kedepan bahwa itu pustipanda itu hanya

teknologinya, sedangkan salah satu sisi lain dari sana atau

unitnya atau dibentuk unit tersendiri yang khusus menangani

tentang kearsipan..”72

“Yah gampang menurut saya, dikelola secara professional

yah kan, menyesuaikan zaman, elektronik, kan gitu kan,

sehingga orang nyari mudah, tinggal pencet tinggal keluar,

kan gitu kan, ya itu, mengikuti perkembangan zaman dan

orang paham tentang arsip gitu loh…”73

“jadi ini kan belum ada, berarti mungkin perlu di dorong

supaya ada, karena belum ada karena baru kan kita perlu

belajar, kita bisa belajar ke yang lain yang sudah ada,

...supaya bagaimana pengelolaannya, yang jelas

keuntungannya seperti apa tapi kalau tidak ada kerugiannya

apa dan bagaimana mengelolanya, SDMnya, dan itu kan

kalau kita mau bentuk lembaga perlu ini izin kemenag dan

sebagainya seperti apa dan sebagainya, mungkin itu perlu

kordinasi juga…”74

Para informan yang telah diwawancari pun menyampaikan

bahwa arsip seharusnya memang dikelola dengan baik dan

profesional, dan orang-orang yang diberikan tugas mengelola arsip

pun juga harus diberikan pengertian serta pelatihan lagi agar

memiliki wawasan yang baru dan selalu tahu perkembangan terkini.

Bahkan lebih jauh lagi pimpinan sangat ingin arsip-arsip yang ada

di seluruh UIN Jakarta dapat terintegrasi satu sama lainnya, agar

dapat menjadi efektif dan efisien saat membutuhkan suatu data dan



Syarif Hidayatullah Jakarta. 74 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

59

informasi atau bukti-bukti yang dibutuhkan terutama saat

berlangsung proses audit dan akreditasi universitas.

60

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai penelitian yang

telah dilakukan pada Arsip Perguruan Tinggi Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta: Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dapat disimpulkan beberapa hal

sebagai berikut:

1. Pimpinan UIN Jakarta menanggapi bahwa arsip sangatlah penting

keberadaannya dan begitu pula dengan pengolahannya untuk

keberhasilan universitas terutama dalam memperoleh akreditasi serta

lalu lintas kegiatan universitas. UIN Jakarta secara umum sudah

memiliki arsip perguruan tinggi, namun, secara khusus belum memiliki

LKPT, serta manajemen arsip yang belum efektif, kearsipan di UIN

Jakarta memiliki seorang pejabat fungsional yang berada di bawah Biro

Administrasi Umum dan Kepegawaian dengan beberapa karyawan

yang ditunjuk untuk mengurusi kearsipan, arsip yang dikelola adalah

arsip seputar akademik, kepegawaian, dan keuangan. UIN Jakarta

belum melaksanakan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang

Kearsipan. Namun, UIN Jakarta sedang dalam proses menuju untuk

membentuk LKPT dimulai dengan melakukan stuti banding ke

beberapa unit kearsipan di Indonesia.

2. Kebijakan tentang pengelolaan arsip di UIN Jakarta belum terbentuk

secara terpusat, melainkan masih menyesuaikan dengan tupoksi (tugas

61

pokok dan fungsi) masing-masing unit atau bidang pada struktur

organisasi universitas, seperti pada biro, fakultas, dan unit-unit didalam

biro. Fokus utama arsip yang dikelola oleh universitas yakni seperti

keuangan, kepegawaian, administrasi, dan akademik. Saat ini UIN

Jakarta menganut sistem kombinasi, sebab UIN Jakarta sendiri belum

mempunyai LKPT dan kearsipan secara dominan berada di bawah

kendali BAUK (Biro Admninistrasi Umum dan Kepegawaian). Hal ini

dikarenakan ada beberapa aspek arsip yang dikelola secara sentralisasi

atau terpusat dan dikelola oleh BAUK (Biro Administrasi Umum dan

Kepegawaian) serta ada pula arsip yang dikelola secara desentralisasi

di setiap fakultas.

3. Kendala yang dijumpai seringkali adalah human error, seperti tidak

diketahuinya keberadaan suatu dokumen universitas yang cukup

penting dan vital, serta kendala dari segi pengelola atau SDM (Sumber

Daya Manusia) yang mengelola atau bertugas khususmya tenaga ahli

kearsipan. Adapun kendala lainnya adalah komunikasi yang tidak

berjalan dengan baik sehingga menimbulkan terjadi kesalah pahaman

di beberapa situasi, anggaran dana, skala prioritas kebutuhan baik rutin

atau berjangka, serta ketertarikan dan kesadaran dalam hal mengenai

kearsipan belum sepenuhnya memiliki pandangan yang sama.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan beberapa

saran yang dapat dijadikan pertimbangan dalam memaksimalkan Arsip

62

Perguruan Tinggi UIN Syarif Hidayatulah Jakarta: Pembentukan Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi, yakni sebagai berikut:

1. Pimpinan UIN Jakarta menganggap arsip universitas sangatlah penting

dan memiliki peranan yang cukup besar dalam membantu universitas

untuk mendapatkan akreditasi yang maksimal atau memenuhi

kebutuhan audit. Namun, selama ini kearsipan masih menjadi sub unit

terkecil di bawah unit lainnya, dan perkembangannya pun kurang

diperhatikan. Alangkah baiknya UIN Jakarta mulai berbenah diri untuk

membentuk LKPT pada universitas, agar kearsipan yang ada di seluruh

lingkungan UIN Jakarta dapat terintegrasi menjadi satu manajemen,

serta dapat dikelola lebih baik lagi dengan SDM (Sumber Daya

Masyarakat) yang mumpuni, professional, dan mengerti pada bidangnya.

Selain akan menaikkan citra universitas, melestarikan arsip-arsip

sejarah universitas, arsip-arsip universitas yang dihasilkan dapat ter-

manejemen dengan baik dan terarah, juga akan membantu serta akan

memudahkan universitas dalam memenuhi laju kebutuhan informasi

dan data.

2. Pengelolaan manajemen arsip universitas di bawah BAUK (Biro

Administrasi Umum dan Kepegawaian) UIN berfokus pada kebutuhan

administrasi, keuangan, dan kepegawaian, belum mencakup

keseluruhan arsip yang dihasilkan dari berbagai biro, bidang, unit, serta

sub unit terkecil di UIN Jakarta ini. Sebaiknya seluruh arsip-arsip

tersebut dapat dihimpun menjadi satu pintu yang terintegrasi, hingga

dapat diakses dengan mudah dan cepat dengan membentuk LKPT yang

63

akan mengelola seluruh arsip-arsip baik itu arsip historis, dinamis dan

statis yang dihasilkan UIN Jakarta di era keterbukaan informasi saat ini.

3. Dalam mengatasi kendala dan hambatan yang terjadi, UIN Jakarta

sejatinya sudah memiliki TOWS Matriks (Threat, Opportunity,

Weakness, dan Strength) pada Renstra (Rencana Strategis) Tahun 2017-

2021. Penulis menemukan bahwa pada bagian TOWS Matriks tersebut

terdapat kelemahan pada faktor internal yakni ruang fiskal terbatas,

anggaran rutin masih lebih besar daripada untuk pengembangan

kelembagaan, serta tidak ada rencana atau sasaran pada Renstra

mengenai kebijakan dalam memperbaiki pengelolaan arsip universitas,

pun tidak adanya rencana sarana dan prasarana untuk hal tersebut

sampai dengan tahun 2021. UIN Jakarta lebih berfokus pada capaian

menjadi top universitas di asia atau dunia, dan mengesampingkan atau

belum memperhatikan mengenai pentingnya arsip dalam pelaksanaan

dan perwujudan rencana yang ingin dicapai. Jika arsip tidak dikelola dan

diperhatikan sedini mungkin maka besar kemungkinan Renstra bisa

tidak berjalan dengan baik. Kesadaran dan wawasan pimpinan UIN

Jakarta belum menyentuh ranah kearsipan universitas yang juga

sepatutnya perlu dikelola. UIN Jakarta sendiri jika dilihat dari

kekuatannya pada TOWS Matriks sudah cukup mampu apabila

membentuk LKPT. Namun, lagi-lagi prioritas dan kesadaran

manajemen pengelola UIN Jakrta yang menentukan laju universitas.

64

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Hamid. Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, 6 Juni 2018.

Admin1. “Peringkat UniRank, UIN Jakarta Tempati Ranking Tertinggi PTKIN.”

Akademik. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (blog),

Agustus 2017. http://www.uinjkt.ac.id/id/peringkat-unirank-uin-jakarta-

tempati-ranking-tertinggi-ptkin/.

Ardani, Wisman, Azwar, dan Farida. Wawancara Pegawai Biro Administrasi

Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 22 November

2018.

Arsip Nasional Republik Indonesia. “UNPAD Gelar Konferensi Nasional

Penguatan & Pemberdayaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.” Arsip

Nasional Republik Indonesia. 21 April 2017.

http://www.anri.go.id/detail/1239-Unpad-Gelar-Konferensi-Nasional-

Penguatan-Pemberdayaan-Lembaga-Kearsipan-Perguruan-Tinggi.

Azwar, Ardani, Wisman, dan Farida. Wawancara Staff Biro Administrasi Umum

dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 22 November 2018.

Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. “Pedoman Akademik Program Strata 1 2014/2015.”

Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, 2014.

Chartrand, Elizabeth Phebe. “A Study Of The Management Processes In University

And College Archives In The United Kingdom And Canada.” University

College London, 1994. http://discovery.ucl.ac.uk/1381935/1/390289_1.pdf.

Cook, Frank J. “Academic Archivists and the SAA, 1938-1979: From Arcana

Siwash to the C&U PAG.” American Archivist 51 (1998).

65

http://www.americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.51.4.207g8112r7

208654.

Cox, Richard J. Managing Institutional Archives: Foundational Principles and

Practices. United State of America: Greenwood Press, 1992.

Hansen, Tammy M. “A Case Study Of University Archives: Illinois State

University Archives As A Model Archive.” Illinois State University, 2015.

https://ir.library.illinoisstate.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1430&contex

t=etd.

Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan, Pub. L. No. 43, § sec. BAB I Ketentuan Umum (2009).

http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-

Tentang-Kearsipan.pdf.

———. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan, Pub. L. No. 43, § sec. BAB III Pasal 6 Ayat 4 (2009).

http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-

Tentang-Kearsipan.pdf.

———. UU No. 12 Tahun 2012, Pasal 1 Ayat 9 Tentang Tridharma Perguruan

Tinggi (2012).

Kennedy, Jay. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. 2nd

ed. Australia: Addison Wesley Longman, 1998.

Library Harvard University. “University Archives.” Education. Library Harvard

University (blog), 2018. https://library.harvard.edu/university-archives.

Lilik Istiqoriyah, dan Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi.” Al-Maktabah 12, no.

1 (2013). http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-

maktabah/article/view/1588/1331.

66

Maher, William J. The Management Of College And University Archives. London:

The Scarecrow Press, 1992.

Margaretha-Sri Udari. “Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus Di Universitas

Katolik Indonesia Atma Jaya).” Text, Universitas Indonesia, 2011.

MF. “PTN Wajib Bentuk Unit Kearsipan.” UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 15

Juni 2013. http://www.uinjkt.ac.id/id/ptn-wajib-bentuk-unit-kearsipan/.

Mingo, Anahi Casadesus de. “Improving Records Management to Promote and

Prevent Corruption.” International Journal Information Management

Elsevier Science Direct 38 (2018): 256–61.

Muhammad Halid Syar’i. “Sejarah Penulisan Hadist 1.” Organisation, 19 April

2017. https://muslim.or.id/25321-sejarah-penulisan-hadits-1.html.

Nashrul Hakim. Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

28 Juni 2018.

Oxford University. “Homepage College Archives Oxford University.” Akademik.

College Archives (blog), 2018. https://oac.web.ox.ac.uk/college-archives.

Parhan Hidayat. Wawancara Staff Lembaga Penjaminan Mutu UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, Desember 2018.

Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

———. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Rudi Subiyantoro. Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan

Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 6 Juni 2018.

67

sa. “Ini Dia Peraih Penghargaan ANRI Award 2017.” Arsip Nasional Republik

Indonesia. Agustus 2017. http://www.anri.go.id/detail/1330-Ini-Dia-

Peraih-Penghargaan-ANRI-Award-2017.

Saffady, William. Records and Information Management: Fundamental of

Professional Practice. United State of America: ARMA International, 2004.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju, 2015.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,

2003.

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. “Gambar Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.” UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.

http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-content/uploads/2018/02/AIPT-Standar-6.pdf.

———. “Pola Penganggaran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.” UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, 2017. http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-


———. “Rencana Strategis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Tahun 2017-2021.”

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.

https://drive.google.com/file/d/1xCreZvTdG4HVVGwRLcqmMDIh9K-

X08aj/view.

Universitas Gadjah Mada. “Arsip Statis Universitas Gadjah Mada.” Akademik.

Sistem Informasi Kearsipan Arsip Statis Universitas Gadjah Mada (blog),

2010. https://siks.arsip.ugm.ac.id/.

Universitas Indonesia. “Profil Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi; Kantor Arsip

Universitas Indonesia.” Universitas Indonesia. Diakses 22 Juli 2018.

https://www.slideshare.net/kantorarsipui/kantor-arsip-universitas-

indonesia-profile-2016.

68

———. “SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan).” Akademik. SEKAR (blog), 2018.

http://sekar.ui.ac.id/index.php/informationobject/browse.

Zaenuddin. “Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Di Indonesia: Bentuk, Tugas

dan Kelengkapannya.” Jurnal Kearsipan ANRI 8, no. 1 (Desember 2013):

1–250 hlm.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1

1. Bagan Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN Jakarta

2. TOWS Matriks Rencana Strategis UIN Jakarta Tahun 2017-2021

Lampiran 2

Ruangan Penyimpanan Arsip di BAUK

(Tampak dari Luar)

Ruangan Penyimpanan Arsip di BAUK

(Tampak dari dalam)

Lemari-Lemari Besi Tempat Penyimpanan Arsip

Lemari Besi Pintu Geser

Arsip dalam file Binder

Tampak Tumpukan Kardus dan Arsip

Foto Wawancara dengan Wakil Rektor III

Foto Wawancara dengan Kepala BAUK

Foto Wawancara dengan Kepala PUSTIPANDA

Foto Wawancara dengan Biro AUK

Foto Wawancara Dengan Staff Biro AUK

Pola Indeks Kodifikasi Surat

Arsip dalam Folder

Lampiran 3

Instrumen Wawancara

A. Tanggapan Pimpinan Terhadap Pembentukan LKPT (Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi):

1. Apa yang Bapak/Ibu ketahui mengenai arsip Perguruan Tinggi?

2. Apa yang Bapak/Ibu ketahui mengenai Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi?

3. Apa pendapat Bapak/Ibu mengenai Undang-Undang Nomor 43 Tahun

2009 Tentang Kearsipan Bagian I Pasal 27 yang berbunyi “Perguruan

Tinggi Negeri wajib membentuk arsip Perguruan Tinggi” dan Bagian

III Pasal 6 yang berbunyi “Penyelenggaraan Kearsipan Perguruan

Tinggi menjadi tanggung jawab Perguruan Tinggi dan dilaksanakan

oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi”?

4. Bagaimana tanggapan Bapak/Ibu mengenai pentingnya membentuk

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta?

5. Berdasarkan Undang-Undang yang telah disebutkan bagaimana UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta menyikapi hal tersebut?

6. Saat ini sudah banyak universitas terkemuka di Indonesia yang

membentuk Lembaga Kearsipan perguruan Tinggi, mengapa sampai

saat ini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta belum mempunyai Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi?

7. Adakah rencana UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk membentuk

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi?

B. Manajemen Pengelolaan arsip di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta:

1. Bagaimana kebijakan dalam pengelolaan dokumen/arsip di lingkungan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

2. Bagaimana mekanisme yang digunakan dalam pengelolaan

dokumen/arsip di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

3. Bagaimana sistem pengelolaan dokumen/arsip di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta saat ini? (Sentralisasi/Desentralisasi/Kombinasi)

4. Bagaimana struktur yang berlaku dalam alur kearsipan di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta?

5. Siapa sajakah yang mengelola dokumen/arsip di lingkungan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta?

6. Bagaimana dengan anggaran mengenai pengelolaan dokumen/arsip di

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

7. Bagaimana fasilitas penyimpanan dokumen dalam pengelolaan

dokumen/arsip di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

8. Jika suatu saat Bapak/Ibu membutuhkan dokumen tertentu, bagaimana

Bapak/Ibu mencarinya? Di unit mana? Kepada Siapa?

C. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta:

1. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala yang menghambat untuk

pembentukan arsip Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta?

2. Bagaimana unit/bidang kerja Bapak/Ibu menanggapi hal tersebut?

3. Apa solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang terjadi?

4. Sebagai langkah kedepan untuk membentuk arsip Perguruan Tinggi

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, menurut Bapak/Ibu apa saran dan

masukan untuk hal tersebut?

Transkrip Wawancara Arsip Perguruan Tinggi UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta (Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi)

A. Nama : Prof. Dr. Abdul Hamid, MS

NIK : 195706171985031002

Jabatan : Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum

Wawancara: 6 Juni 2018

1. Pak, yang bapak tahu mengenai arsip perguruan tinggi di UIN Syarif

Hidayatullah itu apa aja ya pak?

Semua berkas itu namanya arsip, mau keuangan, kepegawaian, dan

lainnya semua itu arsip, bahwa makannya ada yang namanya keahlian

arsiparis, orang yang menguasai pengarsipan dalam segala sisi, itu arsip.

Maka ada lembaga arsip nasional, dan artinya itu mempunyai peranan

yang sangat penting dalam tata kelola dari sisi administrasinya.

2. Iya.. berarti, mm mengenai lembaga kearsipan perguruan tinggi bapak

sudah tidak asing lagi ya pak ya?

Iya, karena kan harus, harus ada kearsipan itu, kan itu didelegasikan per-

saker (satuan kerja), ada pedomannya, setiap fakultas ada arsipnya, jadi

kalau perlu apa-apa, apalagi dikita ini sangat penting arsip itu, apalagi

ada pemeriksaan ditjen/bpk, arsip itu nomor satu, ini arsip mana? Kesini,

udah tahu, wah gitu, jadi memperbaiki kinerja suatu institusi lah, saya kira

begitu.

3. Ini kan ada undang-undang nih pak nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan yang berbunyi “Perguruan Tinggi Negeri itu wajib membentuk

arsip Perguruan Tinggi dan Penyelenggaraan Kearsipan Perguruan Tinggi

menjadi tanggung jawab Perguruan Tinggi untuk dilaksanakan oleh

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi”. Nah, di UIN ini kan belum ada ya

pak lembaga?

Kalau lembaganya itu belum, tapi pelaksanaannya melebihi itu

4. Oh pelaksanaannya sudah melebihi

Jadi kita kan mempunya arsiparis di tiga biro, kepegawaian, akademik,

keuangan, itu semua sudah arsiparis bagus, ya memang bagus ditangani,

memang yang menangani aa ini bukan orang dari perpustakaan kalau

diperpustakaan itu memang adalah suatu requirement yang harus, tapi

kita semua biro arsiparisnya harus bagus.

5. Oh berarti setiap biro sudah ada arsiparisnya ya pak?

Ada, mau tanya apa, surat tanggal berapa, ada

6. Okay, tapi secara terpusatnya belum ada ya pak?

Terpusat, arsiparis itu sebenarnya ada di bawah kendali biro AUK.

7. BAUK?

Iya

8. Mm,, gimana sih pak tanggapan bapak mengenai pentingnya untuk

membentuk dan membangun Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi?

Sangat penting, central-nya kan di arsip, arsip itu adalah data yang

tersimpan, terstruktur tentang tata kelola suatu institusi, maka dia penting,

memang sangat penting.

9. Mmm berdasarkan undang-undang tadi nih pak tentang pentingnya untuk

membentuk kearsipan, bagaimana ya pak UIN Syarif Hidayatullah

menyikapi undang-undang tersebut dalam kewajiban untuk membentuk

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi?

Iyaaa, sebenarnya kalau kearsipan sih di kita sudah ada sih sebenarnya

tapi namanya bukan Lembaga Kearsipan, bukan institusi kearsipan, tapi

sisi arsip itu memang ada…(*ada suara telepon) bentar ya oby, saya

angkat telpon dulu. Oke, kearsipan kita, jadi pola kearsipan kita boleh

dikatakan sudah baik, ada yang manual, ada yang elektronik.

10. Ooo sudah elektronik y pak?

Elektronik, kalau anda lihat data mahasiswa di AIS, apapun tentang anda

ketahuan disana, kuliah apa enggak, nilai berapa, lulus apa, itu sudah

ketahuan itu arsip tuh, jadi arsiparis itu ada yang manual ada yang

elektronik, nah kita udah siapin semuanya. Atas dasarnya bagusnya arsip

ini maka lembaga kita, institusi kita, akreditasi institusi A, jadi mengkorek

data itu gampang karna arsip bagus. Memang kalau dibentuk suatu

lembaga arsip beneran, namanya arsiparis itu sebenarnya akan lebih baik,

tapi kan membentuk itu artinya kan menambah jabatan baru kan,

menambah jabatan baru akan berpengaruh terhadap rencana

pengeluaran dan penyelenggaraan anggaran, seperti itu nah.

11. Oke, kita lanjut ya pak, saat ini kan sudah banyak nih pak universitas

terkemuka seperti UI/UGM itu sudah memiliki Lembaga Kearspan

Perguruan Tinggi tersendiri yang dikenal tuh kalau di UI namanya tuh

Sistem Kearsipan UI, terus bagaimana nih pak, mengapa UIN sampai saat

ini belum memiliki Lembaga Kearsipan?

Dulu kan saya bilang, ini kan arsip itu sudah komplit, ada kita sudah

punya, semua sistem-sistem itu adalah ee sistem yang dibangun untuk

menyimpan semua data kearsipan, keseluruhan sudah ada, sudah memang

macam-macam, maka dari sini anda AUK, tanya semua, sudah ada semua.

Anda mau cari apa ada, ya ada semua lengkap.

12. Ada tidak sih pak rencana UIN untuk membentuk unit pengelola khusus

kearsipan se-UIN gitu pak?

Kalau rencana sih saya kira bukan harus rencana, memang kedepan kalau

sudah eeemm sudah apa namanya, sudah saatnya memang harus itu

dibangun, tapi kan sekarang ini kan yang kinerjanya sudah kelihatan apa

aja, tanya ke pustipanda, pangkalan data ya, pustipanda pusat pangkalan

data UIN, ini disana semua data ada, nah apakah itu dirubah lembaga

kearsipan ya bisa-bisa aja, karena mereka-mereka mengolah semuanya

dan tidak bisa dibuka-buka, kalau ada yang mau masuk harus izin dulu,

jadi di buka-kan ada, di situ sudah ada.

13. Jadi semua sudah terkumpul di pustipanda?

Pustipanda sudah terkumpul semuanya, semua kelihatan disana,

makannya kita membayar ramon dari data, bkd dari data, semua dari data,

gitu.

14. Mm kalau di UIN sendiri nih pak, bagaimana sih pak kebijakan pengelolaan

dokumen atau arsip di lingkungan UIN, kebijakan diatur oleh misalkan

Rektor atau siapa?

Ini kan kalau pengelolaan data itu bukan kebijakan lagi sudah merupakan

tupoksi unit.

15. Per unit berarti?

Unit harus punya itu, semua udah unit, sudah saya tekankan tupoksinya

datanya harus komplit, gitu.

16. Mmm gitu, berarti sudah terbagi jadi masing-masing unit

Udah sudah ada, mereka data tuh harus, kewajiban.

17. Tapi ada suatu mekanisme yang mengacu tidak sih pak dari antara semua

unit itu yang mengatur secara terpusat?

Secara aturan mmm kolektivitas itu akan sampai integral ke atas, rektora

perlu ngomong ke biro, biro ngomong kemana, siapa yang diminta,

fakultas, dia akan kesitu, kemana ke dekan, dekan di lihat apa yang di

minta nih, keuangan, yah ke kasubag keuangannya, kasubag kemana, ke

unitnya, terus begitu, sehingga mobil motor yang ada difakultas ada

arsipnya yang menyimpan semua data milik negara arisp ini, gitu ada

komplit.

18. Mmm, kalau begitu, masalah sistem pengelolaan kearsipan di UIN ini masih

belum terbentuk secara pusat?

Sudah terbentuk, yang belum itu lembaga kearsipannya, tapi kalau tata

kelola arsip sudah berjalan dengan baik, cukup baik lah saya kira, karena

kita mau akreditasi aja sudah dapat A, artinya arsipnya bagus.

19. Mmm, berarti struktur yang berlaku itu berdasarkan unit-unit pengelola ya,

seperti biro kebawah

Iya tupoksi satker (satuan kerja).

20. Mm kalau siapa saja ya pak yang turut andil dalam mengelola arsip-arsip

penting di UIN ini?

Per unit, kalau fakultas dekan juga tanggung jawab, jadi dekan nanti

distribusinya ke anak buahnya, bagian akademik ke Wadek 1, fungsional

sifatnya, fungsional.

21. Kalau dengan anggaran ini pak, mengenai anggaran pengelolaan dokumen

atau arsip di lingkungan UIN ini bagaimana ya pak?

Arsip itu kan sudah termasuk dari tupoksi itu, sudah embedded dengan

tugasnya gitu.

22. Jadi anggarannya sudah?

Sudah meletak disana, bukan anggaran mengarsipkan, bahwa tugas orang

tuh termasuk, termasuk orang itu.

23. Okeey, kalau di UIN sendiri nih pak, kita ada fasilitas penyimpanan

dokumen-dokumen penting gak sih pak? Seperti misalkan lemari khusus

atau lemari besi?

Ya ada dong, ada, mau cari sertifikat, adanya di biro AUK, ada orang

khusus yang menangani itu, iya disana tersimpan sertifikat, surat mobil,

segala macam.

24. Di biro AUK ya

Iya

25. Berarti itu lebih ke BAUK diantara unit-unit kecil fakultas akan merujuk

kepada BAUK gitu ya pak?

Di fakultas kan tidak menyimpan berkas, yang penting-penting sertifikat

gitu gak nyimpan, bpkb gak nyimpan, di unit fakultas kalau umpamanya

stnk habis lapor ke AUK, mereka perpanjang, karena semuanya disana.

26. Semuanya di AUK, berarti jika suatu saat nih pak, andaikata bapak

membutuhkan suatu dokumen yang gak ada nih di website UIN, gak ada nih

dipustipanda dan lainnya, itu bagaimana pak?

Pasti ada, karena rekap data kan ada semua, suatu kegiatan.

27. Tapi apabila terjadi misalkan mmm antara data yang diwebsite itu tidak

sesuai dengan aslinya?

Kan ada back up-nya, disitu kan semua kegiatan tercatat, setiap kegiatan

ada suratnya, dinaungi surat SK nomor berapa tentang surat ini itu

kelihatan nanti, jadi surat keluar dari sini catat disini, orang bilang

pernah gak surat ini masuk sini, buka arsip aja, kita bilang surat ini sudah

kesana tanggal sekian jam sekian, ada disitu datanya.

28. Tapi pernah terjadi sesuatu yang…

Ya human error kecil itu biasa, tapi secara umum saya tanya kesini, surat

izin untuk ini mana, sudah pak, sudah lewat dari kita hari ini tanggal

sekian jam sekian yang ngambil ini ke biro ini, udah ketahuan, misalnya

kita tanya lagi dimana nih, tanggal urutnya ntar ketemu, iya.

29. Oke, terakhir nih pak ada sedikit mengenai apa saja ya pak kendala yang

pernah ditemui atau yang menghambat dalam mengenai arsip atau

dokumen-dokumen penting gitu di UIN?

Memberikan pengertian kepada semua unit pentingnya arsiparis, itu yang

paling penting, banyak yang kadang-kadang kurang care, iya, ini dimana

itu dimana, saling-saling salahkan, gitu kadang-kadang masih muncul lah,

tapi biasanya itu yang kalau yang penting-penting saya kira gak ada

masalah.

30. Mmm kalau solusi nih pak, untuk mengatasi hal tersebut sekiranya apa ya

pak solusinya?

Yah kalau solusinya memberikan pengertian kepada semua pihak

pentingnya arsiparis.

31. Ada tidak pak disini kaya misalkan pelatihan untuk para biro-biro yang

mengelola arsip untuk pelatihan dimana mengenai arsip gitu?

Saya kira ada itu, ada undangannya dari umpamanya perpustakaan

nasional, biasanya kita kirimkan unit yang bersangkutan, kalau arsiparis

biasanya berhubungan dengan AUK dan perpustakaan kan, mereka yang

kita kirim.

32. Sebagai langkah kedepan nih pak, untuk membentuk Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menurut bapak apa

saran dan masukan ya pak?

Yang pertama ya tadi itu memberikan pengertian tentang kearsipan,

pentingnya arsip, eemm kemudian pentingnya arsip ini kan masih milik

satker terkumpul di biro, umpamanya tentang ke SDM adanya di AUK,

tentang mahasiswa ada di AAK, nah ini bisa gak, ini dikelola dimasukkan

dalam satu unit yang bertanggung jawab gitu, ini saya kira menmang

jawabnya ini adalah mengakomodir perubahan teknologi kedepan bahwa

itu pustipanda itu hanya teknologinya, sedangkan salah satu sisi lain dari

sana atau unitnya atau dibentuk unit tersendiri yang khusus menangani

tentang kearsipan.

33. Sarannya itu berarti ya harus ada suatu unit khusus untuk..

Iyahh, akan lebih baik lah.

34. Tapi UIN rencananya ada tidak pak untuk membentuk itu?

Iya untuk lebih baik harus ada.

35. Kira-kira kapan ya pak rencana itu akan bisa di…

Ya itu kan paling-paling per tahun anggaran baru, nanti ada perencanaan,

nah ini kita harus menunjukkan ada yang memunculkan keinginan untuk

itu, tapi sekarang sudah dimunculkan, keinginan begitu, pengalaman kita

akreditasi institusi, bahwa alot dalam mengkolektifkan data, nah jadi rata-

rata masih berserakan dimana-mana, nah ini kalau sudah ada

lembaganya maka strukturnya juga harus di bangun, jadi tidak balkin

nyimpannya, jadi sistematis sekali, nanti akan kita kedepan.

36. Mmm,, kita akan segera ya pak

Insyallah.

37. Oke kalau gitu, sepertinya cukup, terimakasih banyak pak.

B. Nama : Dr. H. Rudi Subiyantoro, M.Pd

NIK : 196301171983031003

Jabatan : Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian


1. Jadi gini pak, ingin tahu mengetahui tanggapan pimpinan untuk

terbentuknya Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, sebelumnya ingin tanya nih pak, apa yang ketahui ya

pak mengenai arsip Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Iyah, jadi arsip itu penting ya, suatu lembaga, suatu apa namanya, itu kan

arsip itu kan ibarat prasasti yah kan tentunya prasasti itu menjadi mmm

pengetahuan baik untuk generasi saat ini maupun yang akan datang, jadi

arsip itu tuh kuncinya, jadi arsip tuh penting, nah kita tahu apa terjadi

tahun sekian itu karena arsip, iya kan. Nah, betapa pentingnya arsip itu

nah sehingga arsip itu harus dijaga dengan baik termasuk mmm arsip di

Perguruan Tinggi, Perguruan Tinggi itu banyak lah, kita pernah mmm

dari tahun ke tahun ya terus sebelum kan IAIN, sebelum IAIN kan ADIA

atau apa itu, nah itu seperti itu, jadi intinya penting gitu loh ya dan harus

dijaga dengan baik.

2. Kalau mengenai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi bapak sudah pernah

mendengar sebelumnya atau gimana?

Nah, kearsipan itu memang ada, jadi di PTKIN itu namanya Perguruan

Tinggi Agama Negeri, itu mmm ada dua mmm ada dua pegawai, pegawai

murni yang namanya dosen atau tenaga pendidikan atau kependidikan,

dan tenaga administrasi, nah kalau dosen itu memang dia secara

akademis ngajar anda yah kan, ada juga dosen yang memperoleh tugas

tambahan yaitu Rektor, Warek, Dekan, Prodi dsb, tapi ada administrasi

seperti bapak ini kepala biro, memang benar-benar administrasi, yang

membawahi kabag kasubag dan staf, nah itu nanti yang mengelola

kearsipan gitu.

3. Oo khususnya di bagian administrasi.

Iya khususnya di Perguruan Tinggi penting gitu, jadi yang nanti yang

mengelola tenaga administrasi, nanti akan dikasih berkas khusus untuk

apa namanya supaya paham supaya ngerti tentang arsip.

4. Mmm begini pak, bapak sebelumnya pernah mendengar undang-undang

nomor 43 Tahun 2009 belum pak?

Tentang?

5. Bunyinya seperti ini, Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk arsip

Perguruan Tinggi dan penyelenggaraan kearsipan Perguruan Tinggi

menjadi tanggung jawab Perguruan Tinggi dan dilaksanakan oleh Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi, itu sebelumnya pernah mendengar undang-

undang ini atau?

Oh ya itu kan bukan pernah dengar ini kan undang-undang, itu tuh harus

diketahui, semua pejabat atau pegawai publik harus tahu. Apalagi di

Perguruan Tinggi harus ngerti jadi memang ngerti sudah, terus?

6. Mmm dengan undang-undang tersebut bagaimana pendapat bapak pribadi

menanggapi hal tersebut?

Undang-undang itu kan regulasi, jadi orang atau pegawai atau saya itu

menjalankan regulasi, menjalankan undang-undang, jadi kita tidak bisa

semau gue, tidak bisa maunya sendiri, tapi harus berdasarkan undang-

undang yah.

7. Sudahkan undang-undang ini dilaksanakan di UIN Pak?

Ya sudah dilaksanakan, meskipun belum secara afdhol, masih ada

kelemahan sana sini, nah ini kan masih bisa dibetuli, bisa disempurnakan,

kita dulu kan lahir belum bisa jalan akhirnya jalan, merangkak dulu dan

sebagainya, proses kan, baru anda kuliah dsb kan gitu kan, dari TK SD

sampai Perguruan Tinggi, nah itu sama proses, jadi bahasanya harus

melalui proses, tapi kita masih ada kelemahan-kelemahan itu iya.

8. Intinya kita masih dalam proses untuk …

Menyempurnakan, kan gak ada barang yang sempurna di dunia ini kan,

masih ada kekurangan, kurang ini nah sekarang apalagi model elektronik

ya itu kan harus kita sesuaikan, menyoal lagi elektronik itu harus kita

sesuaikan gitu loh, nah kita sedang menuju kesana.

9. Ooo sedang menuju kesana ya pak, jika dari pendapat bapak sudah,

bagaimana dalam sisi UIN Syarif Hidayatullah menanggapi undang-undang

tersebut?

Iya kita positif, menanggapi kan tentunya positif, dan kita dukung, karena

undang-undang mau gak mau kita perguruan tinggi plat merah, ya harus

dukung dong kan gitu yah dukung sepenuhnya.

10. Saat ini nih pak, universitas terkemuka seperti UI dan UGM sudah

mendapatkan akreditasi word class university mungkin itu sudah memiliki

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi sendiri nah tapi UIN ini belum nih

pak, nah bagaimana ya pak?

Siapa bilang? Kita sudah, karena anda tidak tahu aja, anda tahu tanya

aja.

11. Oh UIN punya pak?

Oh iya, arsip itu sudah dibentuk gitu loh belum secara ini, karena jujur

banyak orang-orang itu kurang tertarik dengan arsip, karena tidak paham,

tidak tahu, kalau tahu sebetulnya menarik, seperti tenaga perpustakaan,

itu kan banyak orang gak suka kan, karena gak ngerti, kalau ngerti ya

bagus, sama juga anda kan, nah itu sama saja.

12. Oh jadi sebetulnya ada, yang menangani kearsipan

Ada, itu kan seperti surat kita yah kan, pasti kan ada arsip disimpan, itu

kan samping-samping itu tanya bu Farida ini kan arsip nyimpen itu, ya

kan.

13. Tapi ini bukannya arsip dalam biro administrasi khusus ya pak?

Iya ini kan administrasi kan, arsip kan gitu, namanya arsip kan gitu, surat

sama ini selesai, ini masih yang satu dikirim ke sini, masih kan disimpan

disana, nah itu namanya arsip, nah sekarang itu bisa pakai manual simpan

begini, nanti ditumpuk-tumpuk, itu kan banyak arsip disitu, ada juga arsip

sekarang melalui elektronik, scan terus disimpan dielektronik gitu, itu

lebih ringkes lebih praktis, nah itu loh, tahu gak pengertian arsip yang

saya jabarkan tadi.

14. Iya iya pak, tapi pak yang ingin saya tahu, ada gak sih pak lembaga khusus

yang menyimpan semua arsip dari semua yang ada di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta dari fakultas dari biro mana..

Ada ada nanti, coba nanti tanya ke bu Farida ada, harus ada itu, seperti

ijazah itu kan ada copynya itu ya kan, itu kan ada yang simpan khusus,

secara ini khusus, harus setor semua fakultas itu, termasuk surat-surat

penting apa namanya umpama MOU kerjasama gitu ya dengan asing,

disimpan khusus ada disini yah.

15. Berarti semua arsip dilingkungan UIN disimpan oleh BAUK ya?

Iya ada, karena administrasi umum dan kepegawaian disini ada, nanti

tanyakan itu ya, terus.

16. Kalau untuk UIN Syarif Hidayatullah ini, punya rencana gak sih pak untuk

membentuk Lembaga Kearsipan yang khusus untuk Lembaga Kearsipan?

Jadi gini, mmm kita kearsipan khusus itu kita tidak bisa itu karena kita

domainnya bukan tenang arsip-arsip khusus tapi domainnya kita itu

melayani pada keuangan macam-macam, itu disatukan disimpan itu, nah

disimpan itulah yang akhirnya nanti sesuai kebutuhan, butuhnya apa

tentang, ooh tentang akademik, ya akademik, oh tentang kepegawaian

dosen dan sebagainya gitu.

17. Berarti kalau tentang keuangan kita baru ke..

Keuangan mm gak mungkin dicampur aduk itu gak mungkin, mungkin gak

menurut anda.

18. Tapi ada gak sih pak yang menyimpan semua arsip UIN?

Ya semua arsip disimpan tapi kan harus dibeda-bedakan harus dipilih-

pilih, jangan kepegawaian ditaruh numpuk gak jelas dengan apa namanya

keuangan dengan akademik kan gak bisa, sendiri-sendiri, akademik

sendiri domainnya ini, bagian apa, keuangan sendiri, bagian

kepegawaian, macam-macam, beda-beda, akademis sendiri, anda bisa

bayangkan, kalau arsip itu ditumpuk-tumpuk jadikan satu itu kan gak, ada

penataan arsip namanya, supaya mudah dicari, waktu jaman manual dulu,

sekarang kan tinggal pencet aja jepret itu dikomputer kan keluar itu, oh

saya mau arsip

itu keluar coba disitu, tanya ini, gampang, arsip tentang ini, coba tanya

itu kan arsip itu, arsip gak menurut anda, nahh.

19. Iya..jadi sebetulnya sudah ada, tapi hanya namanya saja di bawah biro?

Iya, di bawah biro, tapi sekarang kan bisa melaui online ya, dicek

gampang, baru oh disini, seperti di perpustakaan pusat itu, ya kan, itu

kalau mau nyari buku itunya dibuka itu, oh itu disana kan gitu kan, cuma

tempat saja, tapi kan bisa integrasi.

20. Ohh berarti sudah ada sitem onlinenya pak?

Lah ya sudah.

21. Boleh tahu nama sistemnya?

Yaa sistemnya nanti tanyakan disini ke bu Farida atau bu yang disini,

tanya. Terus apa lagi yang kira-kiran ini aja.

22. Mmm kebijakan dalam pengelolaan dokumen atau arsip di UIN Syarif

Hidayatullah ini bagaimana ya pak kebijakannya?

Nah kebijakan mm otomatis kan udah ada regulasinya tadi, berdasarkan

regulasi harus dijalankan kan gitu, kan arsip itu harus disimpan dengan

baik, ya kan, dikelola dengan baik, disimpan, dikelola, nanti kalau

diperlukan sewaktu-waktu yang sifatnya emergency bisa cepat di ini kan

dibutuhkan, tentang MOU, asset-asset UIN tuh apa saja, itu kan trek

keluar, ada itu disimpan semuanya disini.

23. Oh ada ya pak.

Ada

24. Berarti kebijakannya di bawah siapa nih pak? Bapak atau?

Kebijakannya di bawah pimpinan, pimpinan disini tuh harus anda paham,

ada Rektor ada Kepala Biro, kalau Rektor bidang akademis, kalau biro

bidang administrasi gitu.

25. Berarti Kepala Biro Administrasi ada di bawahnya?

Rektor, meskipun sama-sama diangkat menteri gitu, domainnya beda-

beda, kalau Rektor itu sebagai dosen peroleh tugas tambahan yang

waktunya 4 tahun sekali, bisa dilantik, tapi kalau kepala biro tergantung

kebutuhan, sama-sama dilantik menteri gitu, terus.

26. Kalau sistemnya tinggal tanya ke bu itu ya pak.

Mmm teknis namanya

27. Mm, kalau struktur alur kearsipan di UIN ini kaya gimana sih pak?

Iya alurnya itu kearsipan tentunya sesuai domainnya, yang dibutuhkan

siapa dari, ya dari arsip itu kan bisa macam-macam, dari biro langsung

ke fakultas, fakultas bisa ke biro atau bisa ke satker, bisa alurnya ulang-

alik seperti kendaraan tahu gak? Jalan tol itu bulak-balik. Jadi gak melulu

dari atas kebawah, dari bawah ke atas, tidak, tergantung kebutuhan,

butuhnya sekarang apa alurnya gituloh, yah arsip itu.

28. Kalau yang mengelola dokumen arsip di UIN siapa saja ya pak, selain biro

ini?

Iyaa semua administrasi berhak untuk mengetahui administrasi,

mengetahui letak atau tempat arsip gitu, simpannya dimana harus tahu,

jadi semua satker itu harus punya, tahu.

29. Ada tempat khusus pak?

Ya ada, ditempat khusus, kalau ga nanti sembarangan gimana?

30. Berarti kita (UIN) punya fasilitas penyimpanan tersendiri ya?

Ya ada.

31. Ada ruangan khususnya pak?

Ada, ada yang kira-kira surat taruh lah yang tidak sekali jadi, sekali jadi

pakai bisa, gitu, ada yang simpan, ada semua, dokumen arsip tuh harus

dari zaman dulu sampai sekarang, cuma sekarang ini sudah lebih canggih,

ada yang melalui elektronik, itu lebih ringkas, lebih praktis gitu, terus?

32. Mungkin nanti boleh minta izin untuk foto ruangannya pak?

Oh boleh, ya nanti itu tanya aja, boleh, terus?

33. Misalkan nih pak suatu saat, andaikata bapak mencari suatu arsip tapi tidak

ada di sistem, terus cari di manualnya juga tidak ada juga, itu bagaimana

pak?

Nah, kita sebagai administrator yang baik, itu tidak boleh itu, tidak boleh,

harus diarsipkan, nah kalau tidak ditemukan, ada dua indikasi, jangan-

jangan arsip itu palsu misalnya, atau arsip itu di buat tidak melalui

prosedur umpama, kalau sesuai prosedur administrasi harus ada arsip,

itu kuncinya disitu, keyword-nya gitu.

34. Tapi pernah tidak pak mengalami kendala atau hambatan?

Yaa kalau kita tidak pernah, gak boleh, harus, tiba-tiba saya mau tanya,

anda sekarang fakultas apa?

35. Saya fakultas adab

Anda tidak kuliah, tiba-tiba punya ijazah fakultas adab, gak ada arsipnya

gak ada terus gimana, pertanyaan saya ke anda.

36. Hmm bisa jadi saya menipu

Nah sama, arsip juga sama, harus proses, ya kan.

37. Tapi pernah menemukan suatu kendala atau hambatan tidak sih pak dalam

mengurus arsip disini?

Yaa makannya kalau ada itu namanya penipuan umpama surat perintah

palsu ada juga.

38. Oh pernah terjadi pak?

Ya ada, tapi itu kan di luar kita, nah itu kriminal, maka umpma anda suatu

ketika waktu itu keluarkan ijazah tanpa proses ya, gak ada kuliah, gak ada

proses ini, namanya palsu ya itu apa perlu diarsipkan? Ya tidak, ngapain

diarsipkan wong palsu kok.

39. Kalau kejadian mungkin pak pernah terjadi?

Apa?

40. Mmm tentang hambatan atau kendala mengenai arsip?

Ya gampang, hambatan itu banyak, pertama itu karna tidak paham, orang

yang mengelola maupun yang sebetulnya memerlukan usernya, tidak

paham, sama-sama tidak paham, arsip tuh apa sih, kan gitu kan, nah

itulah kendalanya, yang kedua, interest, ketertarikan, pegawai maupun

dosen maupun apa itu dengan arsip itu memang dianggap sebelah mata,

ya kan, karna barangnya itu, arsip itu kotor, lecek lah gitu bau, itu zaman

dulu, zaman sekarang tidak, anda sekarang, mau nyari model apa aja bisa

di google, ya kan, tulisan apa, pencet aja, tulisan orang hebat, tek, buka

di google, kan keluar kan, itu arsip gak menurut anda? Nahh arsip,

termasuk arsip, sama saja, sekarang dengan sehebat gitu cuma

dikumpulkan segini, nah itu tuh arsip, sama saja.

41. Di UIN juga pak?

Nah kita mengendalikan seperti itu, sedang menuju kesitu, karna itu kan

biayanya mahal itu, untuk melalui itu kan mahal, perangkatnya juga gak

murah gitu loh, google itu berapa trilyun, berapa milyar itu biayanya,

untuk arsip-arsip itu, apalagi.

42. Terakhir nih pak untuk rencana UIN dalam Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi, mmm bagaimana ya pak solusi untuk mengatasi hal-hal tersebut?

Hal tersebut apa?

43. Kendala arsip yang terjadi?

Ya kendalanya itu ya sebenarnnya kendala arsip itu, apa sih kendalanya,

kita butuh orang terselesaikan, terpuaskan, bisa dilayani dengan baik, kan

selesai kan, selesai gak? Yasudah gak ada kendala.

44. Berarti selama ini tidak ada kendala pak?

Ya, kendala apa, wong butuh ini ada, kita tentang, anu, semuanya berapa

sih asset-asset kita, ada, yah kan, berarti tidak ada kendala. Tring tring

tring (suara telepon), dilanjutkan.

45. Mengenai, kata bapak kita sedang menuju untuk ke?

Word class university (terhenti sebentar karena keperluan tanda tangan).

46. Mmm sebagai langkah kedepan membentuk arsip Perguruan Tinggi, kata

bapak tadi kita sedang menuju untuk word class university dan kita sedang

menuju untuk pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi,

menurut bapak apa nih saran dan masukannya?

Yahh gampang menurut saya, dikelola secara professional yah kan,

menyesuaikan zaman, elektronik, kan gitu kan, sehingga orang nyari

mudah, tinggal pencet tinggal keluar, kan gitu kan, ya itu, mengikuti

perkembangan zaman dan orang paham tentang arsip gitu loh.

47. Oh iya, ini ada yang terlupa nih pak mengenai hal penting seperti anggaran

dalam pengelolaan dokumen arsip di UIN seperti apa ya pak?

Jadi di UIN ini terus terang aja belum terfokus atau terkonsentrasi untuk

pembiayaan tentang arsip, jadi biaya untuk pengelolaan arsip itu masih

nempel dimana-mana gitu loh, jadi belum ada fokus khusus untuk

pembiayaan tentang arsip, jadi masih nempel mana-mana di anggaran itu,

nempel anggaran mark-mark yang lain gitu.

48. Jadi belum ada anggaran khusus ya?

Jadi masih nempel dimana-mana.

49. Nempelnya itu?

Nempel itu ya masih ikut yang namanya nempel, umpama anggaran

tentang pengelolaan ini tempelkan disitu untuk biaya, jadi belum ada

fokus secara khusus karena keterbatasan anggaran kita, di Perguruan

Tinggi kan sangat terbatas anggarannya, banyak terserap di bidang

akademis, jadi administrasi itu nyaris hanya kebagian kecil, nah sehingga

menyesuaikan, bukan berarti tidak bisa jalan, tapi menyesuaikan.

50. Tapi ada tidak pak rencana UIN untuk melaksanakan itu semua?

Untuk lebih professional ya harus ada.

51. Kira-kira kapan ya pak?

Nah soal kapan tidak, ya itu ya tergantung kebijakan pimpinan, kalau

memang duitnya ada ininya ada di dukung dengan baik kan harus itu,

karena pentingnya arsip yaa. Sudah cukup ya saya rasa itu sudah banyak

yaa,,bagus gak itu saya kasih jawabannya?

52. Oh iya pak, hehehe insyaallah bagus pak, nanti saya izin foto ruangan ya

pak.

Oh iya boleh-boleh.

C. Nama : Nashrul Hakiem, S.Si., M.T., Ph.D

NIK : 197106082005011005

Jabatan : Kepala Pusat Pangkalan Data UIN Syarif Hidayatullah Jakarta


1. Jadi gini pak, ada undang-undang nomor 43 tahun 2009 yang berbunyi

bahwa Perguruan Tinggi Negeri itu wajib membentuk arsip perguruan

tinggi, terus pada bagian tiga pasal enam berbunyi bahwa kearsipan

perguruan tinggi ini menjadi tanggung jawab perguruan tinggi tersebut dan

dilaksanakan oleh LKPT atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, dari

undang-undang ini kan berarti kita setiap universitas punya kewajiban ya

pak untuk membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, jadi ingin

tahu bagaimana ya pak tanggapan bapak pribadi mengenai pentingnya

membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta yang mana saat ini belum ada.

Oh gitu ya, mmm terimakasih oby gitu ya, dari FAH Ilmu Perpustakaan,

iya memang apa namanya untuk arsip itu sangat penting tidak hanya di

perguruan tinggi tapi juga untuk lembaga institusi yang lain, bahkan

untuk di tingkat yang lebih kecil lagi seperti keluarga bahkan pribadi kita

juga harus mm bisa me-manage arsip-arsip tersebut nah apalagi sebuah

perguruan tinggi, nah kita sebenarnya sudah ada gitu ya, sudah ada mmm

arsip mm manajemen arsip tersebut, baik itu yang dilakukan oleh

perpustakaan, nah perpustakaan itu ada jelas kana da pengarsipannya

dan sebagainya itu koleksi-koleksi buku dan sebagainya dan kemudian di

apa namanya bagian umum tata usaha ada juga ya arsip, apa namanya

pengelola arsip dalam hal ini adalah mm Subbag tata usaha nah itu tapi

mungkin yang dimaksud adalah arsip dalam arti mm semua dokumen dan

terintegrasi gitu ya.

2. Iya betul sekali.

Nah itu mungkin kalau secara khusus kita tidak ada kalau secara

fungsional kita sebenarnya ada fungsional pranata arsiparis ada

seseorang tapi itu sekarang mungkin hanya satu orang dan mungkin

hampir pengsiun setelah itu mungkin tidak ada yang fungsional itu, tapi

kalau yang berfungsi sebagai pengarsip mungkin ada tapi mm yang

mempunyai jabatan fungsional itu nah itu yang perlu ada apa namanya

regulasi khusus. Kemudian, yang berikutnya adalah tentang itu tadi

tentang fungsi arsip ada semuanya dibeberapa termasuk di perpustakaan

dan sebagainya itu ya serta elektronik kita juga ada, itu kemudian kalau

di bagian tiga pasal enam (mengacu pada undang-undang arsip) mm

menjadi Lembaga Kearsipan nah kita belum ada gitu ya belum bentuk

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi gitu, nah itu mungkin kalau

memang itu mewajibkan ya berarti perlu harus diusulkan Perguruan

Tinggi untuk membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi jadi tidak

hanya Lembaga berarti nanti termasuk semua perangkatnya antara lain

nah gedung/ruangan yang memiliki mm fungsional untuk pengarsipan

termasuk sistemnya, sistem itu bisa sistem mm sistem informasi elektronik

dan seterusnya, apa kita mau mengacu seperti apa ya kan.

3. Kalau dalam ranah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta bagaimana ya pak

menyikapi mengenai undang-undang tersebut?

Menyikapi undang-undang tersebut mm terus terang itu bukan bidang

saya tapi saya ini…

4. Kalau Sebagai pustipanda?

Nah kita sangat mendukung jika seandainya ada ini apa namanya

dibentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi itu, kita mungkin

namanya kalau ini namanya sudah Lembaga berarti tetap Lembaga atau

mungkin Badan Kearsipan atau Pusat Kearsipan apapun namanya dan itu

sudah ditentukan Lembaga Kearsipan berarti itu nanti harus ada unit

kearsipan nah kami sangat mendukung itu menjadi mm kita sebagai

Pustipanda Pusat Informasi akan mendukung apa yang diperlukan bagi

Lembaga tersebut nah tentunya kita Pustipanda sangat berkaitan

terutama mendukung infrastruktur terkait informasi yang mm berfungsi

dengan apa namanya untuk mendukung kelembagaan kearsipan tersebut

gitu ya.

5. Mmm saya ingin tahu ini pak, universitas-universitas terkemuka seperti UI

UGM itu kan sudah punya LKPT sediri nih pak, tapi sedangkan saat ini UIN

belum punya, terus mm mengapa ya pak sampai saat ini UIN belum ada

Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, padahal kan UIN ini sudah rate-nya

sudah lumayan bagus juga apalagi ada ilmu perpustakaan di dalamnya terus

di pandu dengan Pustipanda yang tidak bisa kita pungkiri lagi sudah sangat

bagus sekali gitu bagaimana pak?

Iya nah itu mungkin salah satu yang kita harapkan adalah dukungan dari

mm dari yang berkaitan itu yang sangat peduli, antara lain ya itu dari ilmu

perpustakaan, entah dari mahasiswanya, dari prodinya, dari fakultasnya,

bahwa ini perlu saat ini, ini kan bukti-buktinya undang-undang nomor 43

tahun 2009 nah dan sebagainya, nah itu bahwa ini wajib seperti halnya

mm sebelumnya, kana da PPID (Pengelola Informasi Data dan

Dokumentasi) itu kan juga menjadi keharusan nah tadinya kan belum kita

belum begitu care tapi karena sudah tahu bahwa ini harus yah kita di apa

namanya di bentuk gitu, sebenarnya kalau secara fungsional sih kita ada

gitu kan arsip tapi bukan berbentuk lembaga tapi kalau undang-undang

itu apa namanya harus dijadikan lembaga nah itu kita berarti minta

dukungan atau reason dari mahasiswa ini nanti output ini harapannya itu

kan jadi rekomendasi bahwa ini perlu dan suatu keharusan, keharusan itu

tidak hanya melalui undan-undang tetapi juga apa namanya mm untuk

kepentingan kita juga kan bahwa ini penting jangan sampai misalnya foto-

foto sejarah mm UIN atau gedung UIN itu kita malah gak punya malah

punya dari tempat lain.

6. Oh itu ada pak kasusnya kaya gitu pak?

Nah seandainya, ya mungkin jangan sampai gitu ya, atau sertifikat tanah

lah dan sebagainya itu kan sertifikat tanah yang mmm dulu mungkin

namanya belum sertifikat masih namanya Kire atau Letter C zaman dulu

tidak ada atau hilang nanti dengan adanya Lembaga Kearsipan

insyaallah kan bisa lebih tertata dengan baik gitu ya.

7. Kira-kira ada tidak sih pak dari rencana Pustipanda sendiri untuk mm apa

namanya mengolah informasi lebih baik lagi terus mendukung juga untuk

LKPT ini pak?

Ya kami sangat mendukung seperti halnya sekarang sudah ada

repository.uinjkt.ac.id itu kan salah satu bentuk pengarsipan tapi itu kan

sebatas karya ilmiah kemudian yang lain-lain juga ada open doc dan

sebagainya makanya nanti kita untuk Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi untuk sistemnya itu kita akan ikut menyokong dia, apa yang

diinginkan kemudian standarisasinya apa, nah standarisasi misalnya jadi

standar nasional ANRI misalnya arsip nasional republik Indonesia atau

seperti apa, mereka punya sistem apakah harus mm mereka sudah punya

gak jika sudah ada sop nya atau sistemnya itu sudah ada ya kita akan

pakai sistem tersebut gitu ya kan atau sistem yang justru mm standar

internasional lagi tapi sebaiknya kita mengikuti standari nasional karena

itu mempunyai karakter tersendiri dan mm biasanya mereka juga

memenuhi standar internasional juga dengan ciri khusus dari nasional

gitu ya.

8. Mau tanya lagi nih pak mengenai manajemen pengelolaan informasi di

Pustipanda kalau kebijakan pengelolaan informasi di Pustipanda sendiri itu

bagaimana ya pak?

Pengelolaan informasi ya kita ada mm berbentuk sistem diantara lain

untuk sistem publik dengan web gitu kan, baik itu web yang dengan

uinjkt.ac.id, kemudian setelah itu dengan email dan sebagainya itu kan

sistem informasi, kemudian dengan sosial media juga tapi kalau itu sistem

informasinya yang UIN Jakarta yang dikelola oleh Subbag Pubdok bagian

umum bukan Pustipanda tapi kita menyediakan infrastruktur apa yang

diperlukan dan sebagainya mereka yang pengelolanya. Kemudian sistem

aplikasi ada yang khusus misalnya sistem informasi akademik kita

kembangkan dan sebagainya itu kan sebagai bentuk sistem informasi juga,

sistem informasi akademik, kemudian sistem informasi persuratan, dan

sistem informasi lainnya.

9. Oh ada sistem informasi persuratan juga pak?

Ada, e-letter.

10. Oh itu bentuknya online atau gimana ya pak?

Iya bentuk online sudah dipakai, tapi mungkin belum semua fakultas, yang

pakai adalah fakultas syariah hukum sebagai pelopornya kemudian sama

mm fakultas psikologi, nanti akan dipakai untuk semua fakultas.

11. Boleh tau apa alamatnya?

e-letter.uinjkt.ac.id

12. Ini baru ya pak kayanya?

Sudah lama tapi yang menggunakan baru beberapa fakultas saja,

seperlunya, tergantung request-nya karena itu kan kita sebagai penyedia

informasi yang pengelola ya itu Subbag TU ya.

13. Jadi ini bikin persuratan pak?

Iya persuratan mahasiswa, request dari mahasiswa, sama buat surat

keterangan aktif mahasiswa sama surat keterangan apa melalui e-letter

tersebut ketika nanti mahasiswa mengajukan surat nanti akan di approve

dikelola dulu oleh admin atau yang berwenang gitu ya.

14. Ini terhubung dengan web fakultas juga tidak pak?

Betul, terhubung dengan ais, begitu kita login, nah kan sudah tahu nimnya

berapa nama mahasiswanya prodi apa fakultas apa dan seterusnya nah

gitu.

15. Oh gitu, mau tanya lagi nih pak, kalau struktur dan alur dalam pengelolaan

informasi di Pustipanda itu bagaimana ya pak, kan banyak nih pak

cabangnya setiap fakultas terus bagiannya juga banyak bidang-bidangnya,

itu bagaimana ya pak Pustipanda mengelola segala informasi itu jadi satu

terus bisa di re-package lagi?

Iya mmm itu harusnya semua informasi terintegrasi dan mm terintegrasi

bukan hanya terintegrasi universitas bahkan se-nasionalpun terintegrasi

dengan adanya forum dikti dan sebagainya dengan segala kelebihan dan

kekurangannya tapi kalau yang kita bicarakan mungkin terintegrasi di

universitas gitu kan, dan disitu ada beberapa level lainnya, levelnya itu

ada apa yang harus misalnya di AIS, seperti tadi e-letter, atau untuk dosen

LKP atau sebagainya nah gitu, tapi kan yang mahasiswa familiar AIS kan

disitu kana da levellingnya apa yang bisa dilakukan oleh mahasiswa, itu

berbeda kalau kita login sebagai dosen dan sebagainya, mungkin

mahasiswa prodi ini dengan prodi lain kan berbeda juga, mata kuliah ini

dengan mata kuliah lain berbeda juga, nah itu kita ada namanya Matric

User, Usernya itu role-nya sebagai apa, sebagai mahasiswa-kah? sebagai

dosen-kah sebagai PA-kah sebagai admin-kah? Admin juga admin prodi,

admin mm fakultas, universitas dan sebagainya itu ada role matrics-nya

itu, kita bisa ngapain, bisa membuat sistem informasi atau mengubah atau

hanya bisa mengupdate saja tidak bisa mendelete atau bisa semuanya dan

seterusnya itu.

16. Sama mau tanya lagi nih pak, siapa saja ya pak yang mengelola informasi

di Pustipanda gitu ya yang mengurusi data-data khususnya? Kan ada

perkembangan web, tim IT?

Ya kita kan ada beberapa bidang ya, yaitu antara lain bidang networking

dan jaringan yang mengurusi infrastruktur jaringan, ada bidang data

center yang mengurusi tentang server-server, kemudian bidang team spot

yaitu mengurus tentang yang membantu semuanya itu jaringan dan

seterusnya termasuk mereset email mahasiswa, terus mengurusi password

ais dan sebagainya, kemudian tim development, development

pengembangan sistem informasi, yah itu mungkin bagian-bagian utama,

didalamnya itu masih ada beberapa bagian yang lain lagi tapi yang jelas

itu kan bukan hanya tugas Pustipanda ada tugas yang lain lagi, itu

misalnya update admin di fakultas, di prodi, atau unit-unit lain, dan

seterusnya gitu ya, ya itu pengelolanya berkaitan dan user-user

mempunyai rule tersendiri.

17. Begini ini pak saya dengar-dengar bahwa Pustipanda ini sedang

mengembangkan web untuk arsip online apakah itu benar pak?

Mengembangkan web arsip online. Sekarang sedang mengembangkan

untuk ini service layanan, service layanan itu misalnya yang tadi e-letter

kemudian yang berikutnya ada kaya pengaduan atau mm bukan

pengaduan tapi service layanan ini mahasiswa mau ngapain dan

sebagainya terus tercatat rekodnya nah itu universitas yang

mengembangkan tapi kalau yang arsip secara khusus nah itu kan kita

biasanya sudah menggunakan standar yang sudah ada, nah tadi kan

repository, kita memakai saja bukan mengembangkan, kita

mengkonfigurasikan, kemudian e-jurnal itu kan salah satu arsip juga, kita

tidak mengembangkan sendiri tapi mengkonfigurasi sesuai dengan

kebutuhan kita, nah kemudian yang tadi arsip khusus bukan karya ilmiah

yaitu yang standarnya apakah ANRI atau yang lain kita ikut saja gitu ya.

18. Jadi kalau untuk khusus ke arsipnya aja itu belum ya pak, tapi ini lebih ke

service layanan ya?

Service layanan, service desk-nya.

19. Dan sama e-letter juga?

Iyaa

20. Ini kalau e-letter dibuka di web berarti bisa kelihatan ya pak?

Ya bisa, tapi FAH gatau apa sudah request untuk di buka gak, kalau

misalnya fakultas request di buka kita buka kan untuk bisa dipakai, itu kan

bukan dari universitas tapi dari fakultas mengajukan dulu, kemudian

dipakai, dan yang lain apabila mau pakai, kita buka gitu.

21. Terus mau tanya juga nih pak sedikit mengenai anggaran pengelolaan

informasi di Pustipanda itu bagaimana ya pak anggarannya?

Nah kalau anggaran kita dapat anggaran yang jelas mengenai internet itu

yah cukup besar insyaallah tidak khawatirkan gitu ya, tapi itu di rektorat,

kemudian untuk infrastruktur yang lainnya itu kan ada yang rutin, itu

antara lain untuk yang tadi ya selain untuk internet juga untuk lisensi,

perpanjangan lisensi hardware maupun software, nah kemudian untuk

mengembangkan kompetensi staff, antara lain untuk pelatihan dan

sebagainya, kemudian yang rutin juga antara ain untuk maintenance, itu

yang tadi ya jaringan dan sebagainya, kemudian yang berikutnya nah itu

yang mungkin tidak rutin adalah pengadaan infrastruktur hardware nah

itu kan tergantung kan tahun ini kira-kira apa tahun besok 2019 apa yang

diperlukan dan sebagainya gitu ya.

22. Ini anggarannya tiap tahun?

Iya tiap tahun ada, di RBA (Rencana Biaya dan Anggaran) universitas dan

Pustipanda ada, semua unit-unit dikasih termasuk fakultas dan

sebagainya.

23. Berapa ya pak nominalnya kalau boleh tahu?

Hmm kemarin, tahun kemarin itu sekitar 1 M ya.

24. Oh mencakup semuanya atau?

Belum termasuk langganan internet, nah itu 1, berapa M gitu ya 1,2 atau

1,3 M itu kemarin,

25. Besar juga ya pak.

Iya besar lumayan besar, tapi itu kan untuk mm kebutuhannya kan macam-

macam, kalau dibandingkan dengan fakultas yang lain mungkin ya kita

bisa termasuk kecil juga, relative ya, kalau untuk infrastruktur termasuk

kecil itu ya, banyak yang perlu di upgrade juga hardwarenya itu pasti

dana yang lebih besar lagi.

26. Dananya itu langsung dari kementerian agama ya pak?

Iya

27. Terus mau tanya lagi nih pak, mengenai fasilitas penyimpanan dokumen

informasi di Pustipanda itu bagaimana ya pak?

Iya kita kan disini ada server, server nanti servernya terserah mau bentuk

RAM atau bentuk BLADE ada berapa jenis ya kan, kita yang memanage

gitu ya, kemudian apa namanya setelah kita install aplikasi dan

sebagainya nanti kita akan serahkan ke user, usernya itu tergantung siapa

pengelola ini, kalau misalnya belum ada lembaga kearsipan berarti

kemungkinan adalah kalau gak kepegawaian atau tata usaha dan

sebagainya, itu ya yang mengelola arsip tersebut itu.

28. Mau tanya lagi nih pak?

Oh bukannya sudah habis ya.

29. Oh hahaha masih ada nih pak sedikit lagi terakhir, apa saja ya pak kendala

yang dihadapi Pustipanda dalam mengelola informasi jaringan atau lainnya

misalnya dokumen?

Mengenai kendala ya itu tentang pengelolaan SDM, pengelolanya, ya

kalau sudah jelas insyaallah gak ada kendala, misalkan repository kan

sudah jelas itu perpustakaan, kemudian mm siapa nanti kalau ada

Lembaga Kearsipan kita lebih terbantu yah, kita mengelola, dan kemudian

yang apa mm prosedur bukan kita yang mengelola juga tapi kan ada unit

lain, kalau ada lebih mudah, tapi kalau ini belum jelas pun ya kita yang

mengerjakan struktur, kita yang menyiapkan, ya kita pengelolaan itu yang

susah termasuk salah satu kendala juga.

30. Kalau dari segi keamanan informasi nih pak, pernah gak pak kaya misalkan

AIS atau LKP itu ada yang hack atau gimana terjadi sesuatu yang error?

Ya kalau kendala itu kan macam-macam, ada kendala yang tentang

infrastruktur atau yang emergency yang kita tidak terduga antara lain

mati listrik, kemudian down, dan semuanya down dan seandainya gak ada

back up gitu ya, gak ada listrik gak ada genset, berarti itu kendala, kalau

misalnya itu sudah oke, ada kendala yang lain, misalnya server tidak apa

namanya kesalahan server nah itu kita harus atasi bagaimana cara

mengatasinya, jika itu sudah oke, berarti apa namanya ada kendala yang

lain misalnya mm aplikasinya yang bukan hardwarenya tapi aplikasinya

yang rusak kita pun juga yang mengatasinya, kemudian jika itu

seandainya sudah oke juga, kadang ada kendala dari misalnya yang tadi

dari kendala dari luar, itu kan namanya internet banyak pemakai, dari

luar-luar sering ada serangan tapi kan kita ada penangkalnya juga dan

sebagainya, kemduian setelah itu kendala dari kita sendiri, user atau apa,

dosen atau mahasiswa, kasih passwordnya yang lain, itu kan kendala juga

kan.

31. Biasanya itu solusinya diapakan pak?

Ya tergantung kendalanya apa, misalnya kendala user tidak tahu

passwordnya tinggal kita minta resetkan saja ya kan, kemudian apa

namanya.

32. Kalau misalnya mati listrik?

Mati listrik berarti kan ada genset nah gitu aja, jika pln mati kan harus

ada genset.

33. Ada ya pak genset disini?

Ada, dulu pernah rusak ya tapi sudah di sevice itu ya.

34. Terakhir nih pak sebagai langkah kedepan untuk pembentukan Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN apa ya pak saran dan masukan dari

Pustipanda khususnya mengenai LKPT ini pak?

Oh gitu ya, mm jadi ini kan belum ada, berarti mungkin perlu di dorong

supaya ada, karena belum ada karena baru kan kita perlu belajar, kita

bisa belajar ke yang lain yang sudah ada, misalnya tadi yang disebutkan

dimana itu tadi.

35. Oh itu kaya UI, IPB, ITB, UGM itu sudah semuanya punya LKPT sendiri

pak.

Nah kita kesitu ya kan, supaya bagaimana pengelolaannya, yang jelas

keuntungannya seperti apa tapi kalau tidak ada kerugiannya apa dan

bagaimana mengelolanya, SDMnya, dan itu kan kalau kita mau bentuk

lembaga perlu ini izin kemenag dan sebagainya seperti apa dan

sebagainya, mungkin itu perlu kordinasi juga. Nanti kalau misalnya ada

yang kurang jelas bisa kita ini bicarakan lagi atau apa nanti dikonfirmasi

ke saya ya.

36. Baik pak, terimakasih.

D. Nama : Pak Ardani, Pak Wisman, Pak Azwar, Ibu Farida

Jabatan : Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian

Wawancara: 22 November 2018

1. Saya ingin tahu lebih dalam pak, bagaimana sih saat ini kondisi arsip UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta terus apa saja kendalanya..

Kondisi arsip khususnya di UIN Jakarta saat ini dalam penyimpanannya

ya, khususnya dalam penyimpanannya dilaksanakan di unit-unit kerja,

seperti di sub, kabag, sampai biro, jadi setiap biro itu punya struktur kabag

kasub, di unit lembaga ada unit lpm, nah mereka arsip masing-masing,

tidak tersentralistik melalui arsip kelembagaan UIN, karena UIN belum

mempunyai unit kelembagaan arsip. PP Nomor 53 Tahun 2008

mengamanatkan UIN atau universitas harusnya sudah mempunyai unit

kelembagaan kearsipan, tetapi sampai hari ini UIN belum melaksanakan

ketentuan itu dan belum membentuk unit UPT Kearsipan, seperti itu

kondisinya. Jika adik ingin melakukan pengambilan atau sampel arsip

(dokumen arsip UIN) khususnya di tata usaha UIN Jakarta ini belum

menyimpan secara dokumen kearsipan yang utuh gituloh, ia masih seperti

arsip mm pertanahan tanah sertifikatnya ada di IKN di bagian umum.

2. IKN itu apa ya pak?

IKN itu barang milik negara, itu arsip kekayaan negara, iya, mereka

menyimpan arsip berupa arsip surat-surat penting berkenaan dengan

surat –menyurat, tanah, dan lain sebagainya, begitu juga di unit-unit

lembaga lainnya gitu. Apalagi?

3. Kalau boleh tahu, kenapa ya pak saat ini belum ada kelambagaan arsip secara

tersentral?

Mmm karena disatu sisi karena memang itu PP peraturan pemerinrah itu

belum lama, artinya masih sekitar 5-6 tahun ya 2008, mmm disamping itu

kita juga beberapa tahun ini mulai dari tahun 2014 2015 dan seterusnya

baru melakukan studi banding ke beberapa tempat, seperti di Halu Oleo,

UGM, Brawijaya Malang, ke unit kearsipan di Mataram NTB, waktu

kemarin kita sudah melakukan juga mm studi banding ke beberapa unit

kearsipan yang mengelola UPT memang baru mencoba, baru melakukan

penjajakan dalam beberapa tahun ini, memang ada rencana sudah

mengarah kepada pembentukan unit UPT itu, tapi belum terlaksana

sampai hari ini mmm belum terlaksana, apakah itu nanti akan terlaksana,

insyaallah ya mungkin pasti lah ya, karena Namanya, Ada dukungan dari

pimpinan, Dukungan pimpinan ya, unit itu akan lambat cepatnya itu

tergantung kebijakan pimpinan.

4. Berarti baru masih rencana?

Masih rencana, rancang bangunnya,

5. Mmm, rancang bangunnya, tapi sudah ada ya pak ini penjajakan?

Iya, sudah ada penjajakan dari kita teknis di lapangan sudah melakukan

studi banding.

6. Kemana pak yang pertama tadi?

Pertama ke Universitas Brawijaya, Halu Oleo.

7. Itu dimana ya pak?

Di Palu

8. Itu Universitas atau Lembaga pak?

Universitas, terus sama di Pemda NTB, apa namanya itu, Lombok. Ada

tiga tempat lah untuk mencoba melakukan studi banding penataan

kearsipan, Kita juga ke UGM, karena UGM disan udah bagus banget lah

arsipnya, Kita sudah baru mulai menjajaki lah, dengan adanya PP itu

memang sudah kita mencoba melakukan, telah beberapa kali kita

memberikan rekomendasi penitngnya UPT Kearsipan, khusunya di UIN

Jakarta.

9. Disini sudah ada pedoman arsipnya pak, pedoman untuk tiap-tiap unit?

Kalau pedoman kearsipan itu baru sifatnya itu mm apa namanya itu

kodifikasi… Kodifikasi surat ya, berdasarkan pemetaan di pilah-pilah, ini

seperti ini (Menunjukkan buku pedoman indeks kodifikasi surat), seperti

ini kodifikasi surat, inilah acuan dari unit arsip melakukan pengarsipan,

nah nanti ada lagi JRA namanya.

10. Ooh sudah ada JRA pak?

Sudah, JRA UIN itu karena dia pimpinannya adalah Kementerian Agama,

maka jRA yang dari Kementerian Agama tadi kita turunkan khususnya

dengan kebutuhan UIN, jadi kita mengambil lalu memodifikasi keturunan

dari JRA Kementerian Agama, Kementerian Agama juga pasti

memodifikasi dari ANRI sebagai pusat arsip nasional seperti itu neng.

Jejaring dari penggunaan JRA itu, tetapi UIN Jakarta memang sampai

saat ini belum melakukan yang namanya penentuan masa.

11. Tahun?

Tahun, penghapusan sesuatu arsip karena terkendala itu tadi

12. Berarti belum ada jangka berapa tahun disimpan, musnah, atau permanen,

gitu ya pak?

Nah iya betul, itu belum, sampai saat ini belum dilakukan, ya memang

kemarin kita terkendalanya sebenarnya ketika sudah ada unit kearsipan

itu, itulah yang akan mencoba mengelola dan menatakan arsip itu. Nah

karena kelembagaan itu belum ada, terkendala maka pengelolaan-

pengelolaan kearsipan secara sentral dan pengelolaan-pengelolaan

bersifat unit masih dalam masa-masa percobaan

13. Oh gitu, jadi selama ini arsip UIN selalu disimpan terus ya pak, dari tahun

ke tahun?

Masih disimpan terus, sejak berdirinya UIN. Makannya sebenanrnya ada

keinginan kita sebagai di tata usaha ini bagaimana agar sudah mulai

tersimpan arsip-arsip mulai sejak berdiri, arsip kesejarahan, arsip yang

bersifat dokumentasi mulai berdirnya UIN sejak ADIA IAIN UIN ini,

dokumen-dokumen ini sampai hari ini belum kita tata di satu unit

kelembagaan arsip.

14. Jadi semuanya terkumpul disini ya pak?

Di unit tadi itu, unit masing-masing itu. Ketika dia ada kelembagaannya

ada di kerjasama, ada di keuangan yang bersifat pengadaan. Jadi ini

setiap mengambil dokumen arsip masih di unit-unit pengelola, iya jadi

gak semuanya terfokus disini, gitu. Jadi memang belum ada lembaga

arsip, jadi arsip dari lembaga atau unit belum diserahkan ke kami gitu.

Jadi kita ya sebatas memang ada, jika perlu diarsipkan ya diarsipkan gitu.

Kalau ditata usaha ini baru sifat arsipnya itu dokumen foto copy, iya,

bukannya bentuk asli.

15. Oh hanya foto copy nya saja?

Jadi tata usaha itu hanya memberikan informasi tentang arsip-arsip yang

ingin ditanya oleh user yang membutuhkan, lembaga yang membutuhkan.

16. Kalau yang disimpan di bauk ini apa saja ya pak arsipnya?

BAUK ini khususnya, sebenarnya seluruh unit ini kita kelola sebetulnya,

ada arsip tentang tanah, arsip surat-menyurat, arsip tentang wisuda,

arsip tentang SK, dan itu baru bersifat arsip foto copy. Kalau memang

adik mau mengecek sedikit gambaran model arsip itu sudah kita kelola

(Berjalan menuju ruang penyimpanan arsip, menunjukkan dokumen arsip

yang tersimpan didalam lemari besi yang sudah diberi kode-kode).

17. Kendala apa saja ya pak yang ditemui selama mengelola arsip di sini?

Kendala yang kita temui pertama tenaga ahli di bidang kearsipan. Tenaga

ahli di bidang kearsipan itu masih sangat minim, mulai dari… disini

tenaga ahlinya ada Pak Wisman golongannya penyelia, dia 3d.

18. Oh memang aslinya Pak Wisman latar belakangnya dari arip pak?

Bukan pendidikannya, tapi keahliannya di bidang penyelia kearsipan,

dari masa kerja dia di petugas di pns, dia adalah memang di kerjanya tuh

di arsiparis, bukan pendidikannya. Kalau sekarang kamu sebagai

pustakawan sarjana ilmu perpustakaan yang mempelajari teorinya kan,

ketika prakteknya jadi arsiparis kan gitu. Kalau beliau bukan.

19. Berarti memang latar belakangnya bukan pendidikan ya pak ya, tapi

dilanjutkan dengan bidang tugas. Kalau beliau dari SMA/SMU cuma di

kerjaan beliau dikhususkan untuk arsiparis?

Kamu nanti kalau mau melamar disini.. hahaha

20. Kalau boleh tahu ini sudah berapa lama pak dibagian arsip, di bauk?

Kalau bapak 2015, kalau Pak Ardani 2013, kalau Pak Wisman, sejak dari

Kementerian Agama tahun 2000 berapa ya, tahun pindah kesini tahun

berapa? (Bertanya kepada Pak Wisman), 2003 ya, bu Nurul Aini sejak

2017

21. Mmm belum ada 10 tahun ya, tapi Pak Wisman yang lebih ya, tadi selain

tenaga ahli apa saja pak kelanjutannya?

Intinya adalah tenaga ahli kearsipan yang menunjang untuk melakukan

modernisasi arsiparis disini, itu yang utama tenaga ahli, yang kedua ya

kelembagaan tadi di unit.

22. Mmm butuh ya pak

Iya sangat dibutuhkan untuk teknis pengelolaan arsip itu harus di wadahi

oleh unit tersendiri tenaga ahli dan strukturnya pada akhirnya, itu sebuah

keharusan yang sudah harus dilakukan.

23. O: Saya kira bu Farida juga tenaga ahli arsiparis di UIN juga pak?

Ibu Kasub itu secara struktural hanya mengelola surat-menyurat tata

usaha, memang ketika secara satu sisi sub itu mengelola kearsipan intinya,

itu dalam jenjang struktural tetapi sebaiknya di unit subag itu adalagi

satu unit kearsipan yang membawahi stuktur dibawahnya sehingga apa

namanya fokus mengelola itu, karena arsiparis ini tidak mudah dikelola

dengan sambilan gitu, karena kita kan selama ini sambilan nih.

24. Oh selama ini sambilan ya pak, jadi multitalent gitu ya pak, hahaha

Iya, jadi ketika kita mengelola surat menyurat UIN secara keseluruhan

baik dari konsep surat sampai kepada penomoran sampai kepada

pendistribusian jadi khusus pengelolaan arsip yang dikomandai oleh Pak

Wisman ini ya hanya dia sendiri, kan gak maksimal kan.

25. Ooo, iya

Sebesar UIN ini mestinya sudah ada unit kelembagaan, orang-orang yang

mengarsip itu harus fokus di satu unit kelembagaan.

26. Terakhir nih pak, ada tidak pak salah satu kasus atau fenomena yang

ditemukan dari, karena kita belum ada lembaga kearsipan nih, terus terjadi

peristiwa apa mungkin pak, arsip hilang atau lost data, pernah tidak pak?

Pada akhirnya ketika dibutuhkan oleh unit seperti contohnya kebutuhan

pengadilan, pengadilan membutuhkan dokumen arsip, terkait dengan

tanah, katakanlah ada sengketa tanah di UIN. Dokumen itu, itulah yang

amat sangat dibutuhkan adalah pengelolaan arsip itu, untuk menemukan

arsip itu kita kesulitan.

27. Pada akhirnya bagaimana pak? Ada ketemu tidak pak? Atau sama sekali

tidak ada?

Kadang ketemu kadang tidak, hahaha.

28. Hahaha, oh begitu. Jadi ini pak, belum lama ini heboh berita UIN tentang

sengketan tanah di gedung sebelah (Sekolah SMK Triguna Utama) itu

bagaimana pak, mohon klarisifikasinya

Nah itu dya, ketika dokumen itu memungkinkan dapat bisa memang ada

disini mungkin ada juga di Kementerian Agama.

29. Surat tanahnya?

Surat tanahnya, itulah yang membuatnya kemungkinannya bisa, karena

itu jajarannya pengelola arsip itu kan ada di UIN, ada di Kementerian

Agama, ada di ANRI, dan ada di Kementerian Keuangan.

30. Oh ada empat ya pak, di Kementerian Agama juga

Wah ada donk, Kementerian Keuangan itu mengelola arsip juga dari sisi

dokumennya, tetapi khusus dokumen lengkap mestinya ada di UIN dan

Kementerian Agama, sebuah keharusan itu sebenarnya. Itu yang sangat

sentral semestinya, kebutuhan arsip dokumen jika terjadi adanya

pengadilan sengketa tanah dan dokumen-dokumen kebutuhan

pengembangan UIN khususnya.

31. Sebelumnya selama ini kan sekolah Triguna milik Triguna, kok tiba-tiba

jadi berubah plang nya menjadi UIN ya pak? Apa itu memang dasarnya

adalah tanah UIN pak?

Dasar awalnya itu adalah tanah UIN yang berawal dari yayasan YPMII

yang dibiayai oleh negara, YPMII itu cikal bakal dari yayasan yang

dikekola oleh UIN dari ADIA dulu, karena itu dibeli oleh negara melalui

yayasan itu menjadi cikal bakal ADIA UIN, YPMII ini dimintakan

mengadakan tanah untuk berdirinya UIN atau IAIN dulu, tapi

diperjalannya apa namanya oknum-oknum yang ada di YPMII itu

menyalah gunakan wewenangnya.

32. Mmm, dibuat jadi sekolah

Iya ini kan tadinya tanah diperuntukan untuk mendirikan sekolah

perguruan tinggi.

33. Jadi saat ini sekarang statusnya Triguna dibawah UIN pak?

Dibawah UIN, sama aja dengan Madrasah Pembangunan, TK Ketilang,

kemudian Pascasarjana, UIN Syahid, rumah sakit UIN, jadi UIN itu

mengembangkan bukan hanya universitas saja, unit-unit pendidikan

dibawahnya juga, termasuklah SMK Triguna.

34. Iya karena itu sempat geger kan pak, heboh beritanya, jadi penasaran kan..

Karena memang dokumen aslinya memang adalah milik Kementerian

Agama.

35. Ooh Kementerian Agama ya,,

Iya, jadi UIN Jakarta sebagai pemilik lahan.

36. Mmm jadi dimenangkan oleh UIN

Iya, dan yang mendirikan yayasan itu juga pegawai-pegawai UIN.

37. Oh gitu pak, kalau kaya gitu ini berarti sudah kkn ya

Masuk pidana, itu korupsi itu.

38. Bisa dipenjara juga itu ya

Bisa, makannya dya gak berani, jadi ketua yayasan yang di Triguna itu

adalah dosen UIN fakultas Tarbiyah.

39. Dulunya pak?

Sampai sekarang. Apakah informasinya sudah cukup?

40. Cukup pak, alhamdulillah. Terus kalau begitu kalau boleh tahu ini data arsip

tentang apa ya pak? (menunjuk salah satu dokumen tentang tanah yang

dimiliki UIN)

Untuk saat ini, pak Wisman ini mengelola pendokumentasian dokumen-

dokumen surat setiap tahun dari dokumen-dokumen indeks ini. jadi ketika

beliau mencoba melakukan data tentang indeks ini, inilah dia dokumen

arsip, turunannya lah ini dari indeks kode surat arsip, ya jadi kalau Pak

Wisman ini mengelola arsip yang berdasarkan pola indeks arsip ini.

41. Kalau yang membuat pola indeks ini siapa ya pak?

Kementerian Agama.

42. JRA juga dari Kementerian Agama?

JRA juga dari Kementerian Agama, tetapi unit-unit dibawahnya boleh

menambahkan.

43. Asal tidak mengurangi ya pak

Iya tidak mengurangi, tidak boleh merubah, boleh menambah sub unit

yang berkenaan dengan UIN tersendiri, mungkin katakanlah

kemahasiswaan kan di Kementerian Agama kan tidak ada, nah bisa

ditambahkan PP titik-titik berapa. Jadi katakanlah PP ini umum nya,

kalau di UIN ditambah PP tentang mahasiswa, tahunnnya, transkrip nilai,

kalau di Kementerian Agama ini hanya PP saja.

44. Kalau misalkan nih pak, suatu waktu saya ijazahnya hilang, itu bagaimana

ya pak caranya agar memperoleh ijazah lagi?

Insyallah dokumen arsipnya ada di akademik, dari sejak mahasiswa

masuk sampai sekarang ini ada tinggal cek nomor induk NIM nya maka

bisa kita dapatkan di akademik, dari situ mengeluarkan dokumen

pengganti ijazah, bukan lagi ijazah aslinya, tapi berupa dokumen

pengganti. Surat keterangan pengganti ijazah

45. Oh berbentuk surat ya pak

Iya, itu semua ada di akademik. Itu sangat arsip strategisnya itu aktif.

46. Oh kalau bagian akademik itu mah ada tersendiri ya penyimpanannya

Ada, nah itulah sesungguhnya yang ingin kita coba di tahun berapa nanti

arsip yang di akademik ini bisa disentralkan di satu unit UPT Kearsipan,

supaya tidak semuanya numpuk di akademik, dan dalam sistem arsiparis

itu kan perlu ada pengamanan, penyelamatan arsip itu supaya jangan

musnah rusak hancur, perlu ada memberikan alat atau obat untuk

penanganan arsip itu penting.

47. Preservasi

Iya, jadi preservasi itu perlu, oleh karena itu butuh sekali UIN harus

mendirikan sebuah unit untuk mengelola itu. Suhunya juga harus diatur.

Jadi suatu unit kearsipan itu ada kelembagaannya di ANRI, kita kan nanti

kalau sudah unit kelembagaan bisa mendatangkan ANRI datang kemari

untuk memberikan pendidikan pengelolaan arsip, pelatihan, dan lain-

lainnya, bahkan nanti JRA itu kan setiap lima tahun bisa didatangkan

untuk mengelola pemusnahan-pemusnahan arsip yang statis aktif inaktif

atau nanti menjadi arsip sejarah.

48. Berarti disini sering dapat pelatihan dari ANRI ya pak setiap tahun?

Kadang, sesuai dengan kebutuhannya jika ada disamping ada

programnya, anggarannya, bisa didatangkan dari ANRI.

49. Baiklah, terimakasih banyak pak atas wawancaranya.

E. Nama : Parhan Hidayat, M.Hum

NIK : 197806212011011004

Jabatan : Staff Lembaga Penjaminan Mutu dan Dosen

Wawancara: 21 Desember 2018

1. Izin bertanya pak, mengenai arsip atau dokumen yang ada di LPM nih pak,

pernah terjadi suatu peristiwa atau kasus yang melibatkan arisp atau

dokumen pak?

Iya sebenarnya ada ya, banyak. Contohnya gini aja nih bapak tunjukin,

jadi ini karena memang belum ada Lembaga arsip yang mengamankan,

contohnya saja ini, tapi ini juga siapa yang salah bapak kurang paham

ya, ini untuk Sertfikat Akreditasi UIN yang tahun 2014 sampai tahun..

sebentar bapak lupa.

2. Sertifikatnya hilanag atau bagaimana pak?

Ini jadi ada SK UIN itu kan ada SK Akreditasi UIN itu mulai A kan dari

tahun 2013, SK nya itu ada cuma sertifikatnya yang tidak ada, karena

BAN-PT itu pada saat akreditasi dya mengirimkan dua, satu SK satu lagi

sertifikat. Nah, sertifikat ini yang tahun 2013-2015 itu tidak ada aslinya

ya, nah ini siapa yang pegang sampai sekarang kita tidak tahu, contoh

kasus itu ya.

3. Padahal ini krusial banget ya pak

Ini krusial, jadi ada orang yang tidak aware dengan hal ini, ini terjadinya

di periode yang 2013 itu hanya ada SK-nya dan sertifikatnya tidak ada,

lagi ini juga dari jadi kalau bapak bilang ini kekurang sadaran tentang

arsip ini itu memang hampir terjadi di setiap ini dari universitas sendiri

sampai ke tingkat prodi, prodi aja kan ada juga yang nyari-nyari kesini,

dya ga punya arsip, ya kami di LPM ada semua, tapi hanya sebagian.

4. Apa yang dicari ya pak?

Iya sama, akreditasi juga. Akredtasi itu kan sangat urgent ya, karena

dibutuhkan oleh semua peserta pns kan salah satunya, ini kamu bisa

angkat bagaimana awareness ini. Karena ini oby harus paham, kesalahan

ini bisa terjadi dari berbagai sisi ya saya bayangkan gini nih, jadi si BAN-

PT itu mengeluarkan SK dan sertifikat ya, paham ya, kemudian dia kirim

ke UIN, waktu itu dalam bentuk, waktu itu kan karena memang belum ada

bentuk secanggih sekarang ada digual gitu ya, jadi dikirimkannya manual

dalam bentuk map dalam bentuk file tercetak, nah datanglah kesini, nah

datang kesini itu dari BAN-PT nya mungkin betul datang kesini, nah yang

menerima kesini itu kan ga jelas, ada yang menerima satpam, ada yang

menerimanya resepsionis, nah kadang-kadang dia tidak tahu surat ini

harus kemana, paham kan, jadi banyak link untuk lubang-lubang untuk

menyebabkan untuk si arsip itu hilang, nah dari situ dia serahkan kemana

gitu, apa ke biro apa ke mana itu gatau, berarti disitu juga harus ada alur

SOP penerimaan surat kan, kalau surat ini yang megang siapa misalnya

diberikan kebagian informasi, nanti bagian informasi menyerahkan

kesiapa, atau ke bagian umum, nah itu juga terjadi termasuk sertifikat

ISO juga kejadian, tapi kejadian hal serupa, mmm sertifikat ISO juga

kalau gak salah juga yang periode sebelumnya ya.

5. ISO-nya tentang apa pak?

Iya ISO ini nih bapak tunjukin, ini tentang Quality Management System,

kalau ini ada ya, baru nih. Kalau gak salah sebelum ini juga sempat gak

ada ini, jadi kalau oby nanyain kasus, pertama banyak juga dari sertifikat

akreditasi institusi pernah ngelamain, sertifikat mmm apa akreditadi

prodi juga pernah kejadian, terutama yang tahun-tahun belakang ya,

ketika digitalisasi itu belum begitu ini belum begitu.

6. Itu akreditasinya tahun berapa ya pak?

Yang akreditasi itu tahun 2013 kejadiannya, jadi oby harus paham ini

sertifikat itu berlaku dari 2013 sampai tahun 2018 gitu.

7. Lima tahun ya pak

Nah kalau dari 2018 sampai sekarang kan sudah dapat itu, sudah aman.

Ini yang tahun 2013 ini aja nih kalau yang diinstitusi yang terjadi

kasusnya ini, sebelumnya ada, tapi yang tahun 2013 yang gak ada. Tapi

untungnya kita punya SK-nya, kalau ada ini kita punya bukti SK, jadi kita

kalau akreditasi ada SK.

8. Berarti untuk sertifikat tercetak akreditasi itu sudah gak ada ya pak?

Nah itu juga gak ada, kita nyari juga gak ada.

9. Jadi benar-benar hilang ya

Mmm, kaya gitu.

10. Tapi kemarin saya ke BAUK saya melihat ada alur penerimaan surat pak.

Ya kalau alur penerimaan surat itu mungkin khusus bauk aja, nah yang

ngatur di UIN itu siapa, kan surat UIN itu banyak kan, ada yang langsung

mau ditujukan ke universitas, ada yang ditujukan ke biro nya, ada yang

ke fakultas, ada yang ke prodi kan, nah berarti kan tiap dari tingkat

universitas sampai tingkat ke bawahnya itu kan harus punya SOP masing-

masing kan, kita sih yang ditingkat rektorat ini kan belum paham SOP

nya itu. Ada juga yang misalnya ngasih dokumen ke rektor tidak

diarsipkan atau digandakan misalnya gitu, itu kasus-kasus seperti itu.

Kalau di LPM sih kebanyakan kasus-kasus yang terjadi itu. Jadi oby

kasus yang terjadi itu bukan yang dokumennya sudah masuk ke LPM ya

tapi jalannya itu sendiri kita gak tahu si dokumen itu kemana gitu,

sementara dari BAN-PT sudah dikirimkan, nah itu sudah terjadi beberapa

kali itu, nah tapi sekarang BAN-PT karena mengalami itu sudah sering

terjadi di berbagai universitas, bukan UIN saja, akhirnya BAN-PT

mengirimkan digitalnya juga, itu kasus-kasus sekarang, jadi prodi pegang

digitalnya, kalau dulu 2013 kebelakang itu pasti bentuknya surat, jadi

mungkin itu juga disadari dan saya yakin sebetulnya sertifikat yang

hilang ini sebetulnya copy-annya ada di BAN-PT cuma BAN-PT agak

susah ngasih, terutama ketika ada anak-anak calon pesertas pns yang

kesana karena ribuan jadi gitu.

11. Terus apa lagi ini pak terkait misalkan yang ada disini sudah ada ini belum

pak ranah atau perkembangan dari LPM untuk menuju mendukungnya

adanya LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi)?

Sebetulnya juga yang bapak denger-denger dari pustipanda kan sudah

punya software yang akan membantu Lembaga kearsipan kan, kalau gak

salah dari Pak Nashrul.

12. Tapi kemarin dari wawancara yang saya lakukan, software-nya lebih ke

service desk pak, pelayanan mahasiswa, desk service gitu pak.

Mmm, kalau di biro kepegawaian sendiri, biro kearsipannya sudah

dibentuk apa gimana?

13. Biro kearsipannya memang belum terbentuk tapi mereka sudah ada

namanya penjajakan untuk studi banding ke tempat-tempat lain mengenai

LKPT sudah mulai belajar mengenai kearsipan dari universitas lain.

Jadi gini ya oby ya, LPM itu kan fungsinya pengatur kebijakan sebetulnya,

kalau misalnya suatu saat mengatur SOP dan sebagainya kan bisa

dikomunikasikan jadi LPM Lembaga kearsipan sendiri itu kan tidak

mungkin, beda wilayah, kalau LPM itu kan dya kata kuncinya menentukan

kebijakan, kebijakan yang bisa mengontrol itu termasuk, mengeluarkan

kebijakan misalnya tentang kearsipan, kita lihat di SOP ada gak tentang

arsip (menuju buku kumpulan SOP untuk mengecek SOP tentang arsip)

saya atas nama pribadi sangat mendukung adanya Lembaga kearsipan

dibentuk, cuma itu tadi jangan sampai Lembaga kearsipan ini hanya

namanya saja, kemudian fungsi-fungsinya itu tidak berfungsi secara baik,

jadi harus ada SOP yang jelas, misalnya surat itu kan tiap hari arsip itu

ada kan, nah bagaimana alurnya prodi bisa menerima dokumen, dan

dokumennya bisa dikirimkan copyannya ke bagian kearsipan kan gitu,

LPM menerima dokumen kemudian bisa dikirimkan kesana… (sambil

mencari SOP mengenai arsip) ini kalau tentang surat kayanya ada, tapi

kalau tentang arsip sepertinya belum. jadi LPM itu yang saya paham

kalau ada sesuatu yang dianggap urgent kemudian disadari semua orang

baru nanti keluar yang namanya kebijakan atau SOP atau kita meminta

rektor untuk mengeluarkan SK nanti kaya gitu dan sampai sekarang ini

sih menurut hematnya harus segera dilakukan ya karena banyak.

14. Jadi SK tentang arsip belum ada ya?

Iya belum ada, coba aja kamu cek, gak ada SK tentang arsip kan.

15. Iya sudah dicari belum ada pak

Jadi sebetulnya yang seharusnya meminta segera dibuatkan SK itu

harusnya dari biro AUK ya menurut saya, kalau memang itu sangat

penting dikeluarkan SK rektor tentang pembentukan Lembaga Kearsipan,

kemudian arsip dan SK rektornya tentang alur kerja perekaman kearsipan

atau SOP nya itu kan lebih enak, nanti LPM yang akan membantu

menyampaikan dan mensosialisasikan itu ke unit-unit, itu memang belum

terjadi UIN. Coba aja kamu tanya kasusnya jangan jauh-jauh misalnya

difakultas, kalau ada surat yang mereka simpan sendiri gak ada

tembusannya ke kirim ke pusat, karena mau dikirim kemana gak ada

lembaganya hahaha.

16. Hahaha iya gak ada lembaganya ya pak

Iya, misalnya prodi dapat nih nerima sertifikat akreditasinya itu belum

semuanya sadar kalau ini harus dikirimkan ke LPM supaya disimpan, ini

kan sudah ini nih lihat nih arsip-arsip vital SK izin prodi dan lain-lain

yang sudah kita amankan secara digital (menunjukkan web LPM yang

terdapat dokumen digital SK).

17. Tapi aslinya disimpan juga gak pak?

Nah kalau aslinya itu ini per prodi, jadi kita minta itu, tapi kesadaran itu

belum semuanya yang prodi menyadari hal itu biasanya. Kalau dulu

kalau gak salah dikirimnya ke LPM, kalau sekarang ke prodinya langsung,

tapi ada juga beberapa prodi yang sudah bagus mengirimnya ke email

LPM, yang sekarang-sekarang tapi ya. Tapi berkaca dari itu untuk kasus

SK dan sertifikat akreditasi ini si Pustipanda itu sudah aware, ini

contohnya fakultas adab sudah menyimpan file akreditasi (menunjukkan

web fakultas adab, menu akreditasi).

18. Jadi semua fakultas sudah punya ini pak?

Iya semua fakultas, jadi ini template dari Pustipanda, walaupun tidak

lengkap tapi sertifikat prodinya sudah banyak yang simpan, ini aware-

nya sudah lumayan lah untuk arsip vital.

19. Tadi yang sempat hilang itu mau dijelasin lagi pak, sertifikat UIN yang

berstatus A tahun 2013-2018 ya itu yang hilang?

Iya, yang tidak jelas dimana. Tapi untungnya kita ada ini ada SK nya ini

yang kemudian membantu. Sebetulnya kalau dari segi kekuatan hukum ini

yang lebih kuat karena kan ada tanda tangan dan sebagainya yang

berlaku, kalau sertifikat kan turunan dari ini.

20. Berarti tahun ini sudah ada kelanjutan dari akreditasi ini pak?

Sudah kan dapat A.

21. Tapi ada pak dua-duanya SK dan sertifikat?

Ada nih (menunjukkan di website LPM).

22. Iya, terimakasih pa katas wawancaranya

BIODATA PENULIS

RABIATUL ADAWIYAH: Lahir di Jakarta, 19 Juli

1996, merupakan anak kelima dari lima bersaudara

dengan Ayah bernama Ansori dan Ibu bernama Aisah.

Penulis bertempat tinggal di Jalan Asia-Afrika Baru II

Blok C Nomor 3 Kedaung-Pamulang. Penulis

menyelesaikan pendidikan dasarnya di MI Daarul Aitam

Jakarta dan SDI Al-Fajar (2008), kemudian melanjutkan ke sekolah menengah

pertama di MTs. Islamiyah Ciputat (2011), dan sekolah menengah atas dengan

beasiswa full di SMA Adzkia Islamic School Yayasan Daarut Tauhid Jakarta

(2015). Sekarang penulis sedang menyelesaikan pendidikan S1 pada Program Studi

Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora, UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta. Sejak SD hingga perguruan tinggi penulis mendapatkan beasiswa dari

Bank BRI dengan tekun mempertahankan prestasinya, dan pernah mendapatkan

beasiswa lainnya seperti beasiswa DPU Yayasan Daarut Tauhid Jakarta, dan

Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (2016). Selama berkuliah penulis juga

bekerja sebagai guru privat untuk anak SD atau MI dan beberapa kali bekerja secara

freelancer. Penulis pernah melakukan magang di Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora dan pernah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Ir.

Djamaludin Suryohadikusumo Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

Penulis tergolong aktif dalam organisasi baik didalam dan diluar kampus. Saat ini

penulis aktif pada Komunitas SLiMS (Senayan Library Management System)

Jakarta. Penulis pernah berpartisipasi dalam Pengabdian masyarakat di sebuah desa

daerah Bandung Barat 2016, menjadi fasilitator pelatihan SLiMS di Dies Natalis

Universitas Yarsi ke-50, menjadi Responden dalam Forum Cerita Pustakawan (FCP)

“Capturing Tacit Knowledge Together” di Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia 2018, dan meraih beberapa prestasi seperti menjadi Queen OPAK

Fakultas Adab dan Humaniora 2014, Miss Librarian Terfavorite 2015, dan Winner

Library Ambassador 2016.

ARSIP PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI...

Documents

Transcript of ARSIP PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI...