i

ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA

PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Meraih Gelar

Ahli Madya Manjemen Bisnis

Oleh :

Dinar Muhamad Rifai

F3514022

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN BISNIS

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

ABSTRACT

ANALYSIS OF OPERATIONAL ADMINISTRATIVE SYSTEM OF PT.

TIRTA INVESTAMA KALTEN’S WAREHOUSE

Dinar Muhamad Rifai

F3514022

The purpose of this research is to analyze the function of warehouse PT.

Tirta Investama Klaten and operational administration system used in receiving

the goods from suppliers, storage of materials and finished goods and good

delivery to distributors.

This research uses descriptive method, by describing the function of the

warehouse and the operational administration system applied in PT. Tirta

Investama Klaten.

The result of this research is the application of warehouse done by PT.

Tirta Investama Klaten as a place to receive goods from suppliers, resource and

delivery of goods to consumers of distributors. Operational administrative

procedures conducted by PT. Tirta Investama klaten is goods from supplier.

However, in carrying out its administrative activities problem still constrained

such as stacking of goods. This, warehouse operational administration activities

have not run effectively and afficienly.

Suggestion that can be given to PT. Tirta Investama Klaten is that in

storing goods, it is necessary to keep it based on the items, add the number of

drivers, carry out controlling, add special rack for carton box and pallet for small

material base.

Keywords : Warehouse, Operational Administrative System of Warehouse

iii

ABSTRAK

ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA

PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN

Dinar Muhamad Rifai

F3514022

Tujuan pnelitian ini adalah menganalisa fungsi gudang PT. Tirta

Investama Klaten dan sistem administrasi operasional yang digunakan dalam

kegiatan penerimaan barang dari supplier, penyimpanan barang material dan

barang jadi, pengiriman barang ke distributor serta kegiatan administrasi

operasional gudang sudahkah berjalan dengan efektif dan efisien atau belum

Data yang digunakan sebagai bahan analisis diperoleh melalui obeservasi

langsung di lapangan, wawancara dan pemeriksaan terhadap dokumen

perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif, yaitu dengan

menggambarkan fungsi gudang dan sistem administrasi operasional gudang yang

diterapkan oleh PT. Tirta Investama Klaten.

Hasil dari penelitian ini adalah penerapan fungsi gudang yang dilakukan

oleh PT. Tirta Investama Klaten sebagai tempat penerimaan barang dari supplier,

penyimpanan barang material dan pengiriman barang jadi ke konsumen atau

distributor. Prosedur administrasi operasional yang dilakukan PT. Tirta Investama

Klaten adalah penerimaan barang dari supplier, penyimpanan barang material dan

produk jadi serta pengiriman produk jadi ke konsumen. Namun, dalam

melaksanakan kegiatan administrasinya masih terkendala masalah antara lain

terjadinya penumpukan barang, ketidaksesuain dalam penyimpanan barang dan

keterlambatan pengiriman barang. Kegiatan administrasi operasional gudang

belum berjalan secara efektif dan efisien.

Saran yang dapat diberikan penulis kepada PT. Tirta Investama Klaten

adalah dalam penyimpanan barang sebaiknya disimpan berdasarkan jenis barang,

menambah jumlah driver, dilakukan controling, penambahan rak khusus untuk

karton box dan pemberian pallet untuk alas material kecil.

Kata Kunci: Gudang, Sistem Administrasi Operasional Gudang

iv

HALAMAN PERSETUJUAN

Tugas Akhir dengan judul :

”ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA

PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN”

Surakarta, 2 Juni 2017

Telah Disetujui oleh Dosen Pembimbing

Arum Setyowati, S.E., M.M

NIP. 198502102010122007

v

HALAMAN PENGESAHAN

vi

MOTTO

“Barang siapa bersungguh-sungguh. Sesungguhnya kesungguhan itu untuk

dirinya sendiri”

(Q.S. Al-Ankabut 29: 6)

“Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar”

(Sayyidina Umar bin Khattab)

“Jagalah sholatmu, maka Allah akan melancarkan segala urusanmu”

(Penulis)

vii

PERSEMBAHAN

Karya ini dipersembahkan untuk :

- Alm Ayahku dan Ibuku tercinta

- Kakakku tersayang

- Sahabatku tersayang

- Teman-teman Manajemen Bisnis

angkatan 2014 Kelas A

- Almamater kebangganku

viii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan Nikmat dan Rahmat-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan

judul “ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG

PADA PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN” ini dapat diselesaikan dengan

baik.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat Mencapai Gelar

Ahli Madya pada Program Diploma III Program Studi Manajemen Bisnis Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada pihak-

pihak yang membantu penyusunan laporan tugas akhir ini :

1. Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Universitas Sebelas Maret.

2. Drs. Heru Purnomo, M.M, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Surakarta.

3. Arum Setyowati, S.E., M.M, selaku Pembimbing Tugas Akhir yang telah

memberikan pengarahan selama penyusunan tugas akhir.

4. Dudun Wibowo, S.H, selaku kepala cabang PT. Tirta Investama Klaten

yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan magang

kerja dan penelitian.

5. Indah Budiarti, selaku pembimbing Magang Kerja di PT. Tirta Investama.

6. Arifin Rahman, S.H, selaku HRD yang telah membantu penulis

mendapatkan data-data yang diperlukan oleh penulis.

ix

7. Idris Akhmad dan Tri Hatmoko Jaka Prastawa, selaku karyawan

pendamping selama kegiatan magang kerja.

8. Ibuku tercinta yang telah mendoakanku dan menjadi motivasi untuk

menyelesaikan tugas akhir. Terima kasih atas semua doa dan kesabaranmu

selama ini dalam membingbingku.

9. Kakakku tersayang yang telah mendoakanku, mendukungku dan

memberikan motivasi dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

10. Sahabatku tersayang yang telah mendoakan, mendukung dan memberi

masukkan.

11. Teman-teman Manajemen Bisnis angkatan 2014 Kelas A.

12. Pihak-pihak yang telah membantu dalam menyusun tugas akhir ini yang

tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas ini.

Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Namun

demikian, karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang

membutuhlan.

Surakarta, 2 Juni 2017

Dinar Muhamad Rifai

x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

ABSTRACT ............................................................................................ ii

ABSTRAK ............................................................................................. iii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................ v

MOTTO ................................................................................................. vi

PERSEMBAHAN .................................................................................. vii

KATA PENGANTAR ........................................................................... viii

DAFTAR ISI .......................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ..................................................................................

DAFTAR GAMBAR .............................................................................

DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................

BAB I PENDAHULUN ........................................................................ 1

A. Latar Belakang .................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................... 4

C. Tujuan Penelitian ................................................................. 4

D. Manfaat penelitian ............................................................... 5

xi

E. Metode Penelitian ................................................................ 5

1. Desain Penelitian ............................................................ 5

2. Obyek Penelitian ............................................................ 5

3. Sumber Data ................................................................... 6

4. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 6

5. Teknik Analisis Data ...................................................... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................... 9

A. Pengertian Gudang .............................................................. 9

B. Jenis Gudang ....................................................................... 9

C. Fungsi Gudang .................................................................... 10

D. Kegiatan Dalam Gudang ..................................................... 12

E. Administrasi Gudang ........................................................... 14

F. Efektifitas dan Efisiensi ...................................................... 16

BAB III PEMBAHASAN ................................................................... 18

A. Gambaran Obyek Penelitian ................................................ 18

1. Profil dan Sejarah Perusahaan ........................................ 18

2. Lokasi Perusahaan .......................................................... 20

3. Struktur Organisasi ........................................................ 20

4. Visi dan Misi .................................................................. 21

5. Jenis-Jenis Produk .......................................................... 22

B. Laporan Magang Kerja ........................................................ 22

1. Pengertian Magang kerja ................................................ 22

2. Manfaat Magang Kerja .................................................. 23

3. Pelaksanaan Magang Kerja ............................................ 23

xii

C. Pembahasan Masalah .......................................................... 27

1. Fungsi Gudang ............................................................... 27

2. Prosedur Administrasi Gudang ..................................... 29

3. Efektifitas dan Efisiensi Administrasi Operasional

Gudang ............................................................................ 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .............................................. 40

A. KESIMPULAN ................................................................... 40

B. SARAN ............................................................................... 40

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................

LAMPIRAN ..........................................................................................

xiii

DAFTAR TABEL

TABEL Halaman

3.1 Daftar Kegiatan Magang Kerja ........................................................ 24

xiv

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR Halaman

3.1 Struktur Organisasi .......................................................................... 21

3.2 Diagram Alir Penerimaan Barang Dari Suplier ............................... 31

3.3 Diagram Alir Penyimpanan Barang Material dan Produk Jadi

di Gudang ............................................................................................... 34

3.4 Diagram Alir Pengiriman Produk Jadi Ke Konsumen atau

Distributor .............................................................................................. 36

xv

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1: Surat Keterangan Magang

LAMPIRAN 2: Surat Penilaian Magang

LAMPIRAN 3:Foto Magang