ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM PEMBAAYARAN SOP PADA SMA PGRI 2 COMAL MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 & MICROSOFT

ACCESS 2003

Naskah Publikasi

disusun oleh :

Moh.Rudi

08.11.2473

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

“AMIKOM” YOGYAKARTA

2012

PAYMENT SYSTEM ANALYSIS & DESIGN IN SOP SMA PGRI 2 Comal USING VISUAL

BASIC 6.0 & MICROSOFT ACCESS 2003

ANALISIS & PERANCAGAN SISTEM PEMBAAYARAN SOP PADA SMA

PGRI 2 COMAL MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 & MICROSOFT

ACCESS 2003

Moh.Rudi

Kusrini

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information system running on the SMA PGRI 2 Comal still manually so there is a continuous problem in terms of effectiveness and efficiency of data into information that is essential in the process of school management. The main problem faced by the school administrative officer is not an optimal use of the computer in the payment process, causing delays in service to students, and not infrequently also occur error reporting and recordkeeping.

The main purpose of the analysis was to evaluate the system and determine the problems encountered in high school tuition payments system administration PGRI 2 Comal. In addition, the analysis can be performed using methods PIECES Analysis, Feasibility Analysis System. The design of the new system uses structured techniques where the system is modeled using data flow diagrams, database modeled using Diagram (ERD). Implementation of the SPP and Dues Payment SMA PGRI 2 application Comal Visual Basic programming language and Microsoft Access 2003 database.

This research has resulted in applications for Payment Application Information System Cost and higher education schools SMA PGRI 2 Comal. Application of litter has been realized and can operate as a system requirement. In general, the new system has been successfully optimize existing computer systems in the process of payment of school fees so that they can manage the data well, to produce an effective and efficient information.

Keywords : Information Systems, School, Payment SOP SMA PGRI 2 Comal.

1. Pendahuluan

Seiring perkembangan zaman, perkembangan teknologipun semakin pesat,

berbicara tentang teknologi dan informasi, komputer merupakan salah satu bentuk teknologi

yang perkembangannya dalam hitungan hari saja dan merupakan suatu media elektronik

yang memegang peranan yang sangat penting dalam perkembangan teknologi saat ini, serta

terus menerus mendominasi berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan

efisien.

Perkembangan teknologi komputer telah banyak membantu pekerjaan manusia.

Komputerisasi adalah pemanfaatan secara benar dan semaksimal mungkin, bukan sekedar

pengganti mesin ketik. Hal ini harus ditunjang oleh hardware (perangkat keras), software

(perangkat lunak), dan brainware (operator/pengguna).

Perkembangan teknologi komputer juga telah merambat kedalam dunia pendidikan,

hampir seluruh sekolah telah memiliki teknologi yang canggih dalam pengolahan data

sekolah, baik dalam pengolahan data siswa, data pegawai maupun laporan penggajian

hingga laporan pembayaran SPP maupun biaya pendidikan lainnya.

2. Landasan Teori

2.1. Pengertian Basis Data

Basis data atau database merupakan kumpulan data yang pada umumnya

menggambarkan aktivitas dan pelakunya dalam suatu organisasi. Sedangkan sistem

database adalah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data

tersebut. Sistem database memiliki empat komponen penting, antara lain : (Jogiyanto HM,

2005, Hal 15)

1) Data, Merupakan informasi yang disimpan dalam suatu struktur tertentu yang

terintegrasi.

2) Hardware, Perangkat keras yang berupa komputer dengan media penyimpan

sekunder yang digunakan untuk menyimpan data.

3) Software, Merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pengolahan

data.

4) User, Merupakan orang yang menggunakan data yang tersimpan dan terkelola. User

dapat berupa seseorang yang mengelola database.

2.2. Tujuan Basis Data

Tujuan dari basis data itu sendiri yaitu : (Indrajani , 2009, Hal 25)

a. Pemrosesan basis data menjadi perangkat andalan dan kehadirannya sangat

diperlukan oleh berbagai institusi sekolah dan perusahaan.

b. Dalam pengembangan sistem informasi diperukan basis data sebagai media

penyimpan data.

c. Kehadiran basis data dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan dapat

meningkatkan daya saing sekolah tersebut.

d. Basis data dapat mempercepat upaya pelayanan kepada pelanggan

e. Dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan tepat

f. Membantu mengambil keputusan untuk segera memutuskan suatu masalah

berdasarakan informasi yang ada.

Dalam suatu file terdapat record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan

suatu kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling

berhubungan umtuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang

kengkap dan direkam dalam satu record. Definisi-definisi yang berhubungan dengan

basis data :

1. Entity

Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya

direkam.

2. Atribute

Setiap entity mempunyai atribut untuk mewakili suatu entitas. Atribut

juga disebut sebagai data elemen, data field, dan data item.

3. Data Value

Data value adalah aktual yang disimpan pada setiap data element atau

atribut.

4. Record atau Tuple

Kumpulan elemen-elemen yang salaing berkaitan menginformasikan

tentang entity secara lengkap.

5. File

Kumpulan record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen

yangsama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.

6. Database

Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu dengan file yang

lainnya sehingga membentuk satu bangunan data untuk

menginformasikan satu perusahaan, instansi sekolah dalam batasan

tertentu.

7. Database Management System (DBMS)

Kumpulan file yang saling berkaitan dengan program pengelolanya

disebut Database Management System (DBMS).

DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi

dan mengelola data dalam jumlah besar. Dengan menggunakan DBMS maka pengguna

dapat mendefinisikan dta yang akan disimpan dalam bentuk yang dinamakan model data

(data model), model data merupakan koleksi dari konstruksi diskripsi data tingkat tinggi yang

menyembunyikan detail tingkat rendahnya.

Secara umum terdapat tiga model data yang digunakan untuk memodelkan

penyimpanan data, antara lain yaitu : (Indrajani, 2009, Hal 32)

1) Model Hierarki, Merupakan model data yang dibangun secara hierarki dimana

terdapat root sebagai titik puncaknya. Pada model data ini setiap data hanya akan

memiliki sebuah penghubung untuk data dibawahnya.

2) Model Jaringan, Menggunakan pointer untuk menghubungkan data yang satu

dengan data lainnya. Dalam model data jaringan satu dapat memiliki banyak

penghubung dengan data yang lain.

3) Model Relasional, Menggunakan pendekatan dimana seyiap data memiliki relasi

dengan data yang lain.

2.3. Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan

prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk

memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam

menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya

mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan

dievaluasi lebih lanjut.

Ada 2 macam Flowchart : (Fathansyah, 2004, Hal 21)

1. Sistem Flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat

media input, output, serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.

2. Program Flowchart adalah urutan instruksi yang digambarkan dengan simbol tertentu

untuk memecahkan masalah dalam suatu program.

3. Analisis & Perancangan Sistem

3.1. Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan akan memberikan tekanan-tekanan secara garis besar

dalam menyusun suatu sistem baru untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan

kebutuhan dan kondisi perusahaan. Sehingga dibutuhkan pertimbangan-

pertimbangan, apakah keuntungan yang diperoleh dapat menutupi biaya yang

dikeluarkan atau bahkan lebih.

Suatu sistem baru yang akan ditawarkan harus diuji kelayakannya, apakah

sistem tersebut lebih baik dari sistem lama atau malah sebaliknya. Dalam pengujian

kelayakan ini akan dipertimbangkan secara matang harga atau biaya yang akan

dikeluarkan dengan keuntungan yang akan diperoleh instansi tersebut.

Adapun beberapa kelayakan yang dipertimbangkan dalam

perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.

3.2. Analisis Kelayakan Teknis

Sistem ini secara tekni ssangat layak karena dapat mengoptimalkan sumberdaya

yang ada dengan pendayagunaan waktu dan personel secara efisien serta mampu

melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan. Selain itu, ketersediaan teknologi yang

ada sangat memadai dan mudah untuk didapatkan.

3.2.1 Analisis Kelayakan Operasi

Dari hasil analisa yang dilakukan terhadap pelaksanaan kegiatan operasional,

menunjukan sistem yang baru tidak menggangu sistem lama yang sedang berjalan dan

sumberdaya manusia (SDM) bendahara SMA PGRI 2 Comal mampu mengoperasikan

komputer dan internet dengan baik. Kondisi ini mempermudah bimbingan dan pelatihan

dalam penerapan sistem baru.

3.2.2 Analisis Biaya dan Manfaat

Untuk membangun sistem baru akan membutuhkan investasi yang tidak edikit untuk

mendapatkan hasil manfaat dimasa yang akan datang. Pembangunan istem ini nantinya

akan membutuhkan sumber daya. Jika sumber daya yang dihasilkan lebih besar dari

manfaat-manfaat yang dihasilkan, maka sistem ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak.

Oleh karena itu, sebelum proyek ini dilaksanakan perlu dilakukan kelayakan ekonomisnya,

khususnya untuk teknolgi-teknologi dan faktor-faktor pendukung sistem baru.

Untuk menentukan apakah sistem ini layak atau tidak terdiri dari dua kategori yaitu

biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem dan biaya yang berhubungan

dengan operasi atau perawatan sistem.

Komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem

informasi dapat dikelasifisikan sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005, Hal 663-667)

1. Komponen Biaya (Cost)

a. Biaya pengadaan (Procurement Cost)

Dapat didefinisikan sebagai semua biaya yang terjadi sehubungan dengan

memperoleh perangkat keras, diantaranya yang termasuk biaya pengadaan ini

adalah biaya konsultasi pengadaan perangkat keras, biaya perangkat keras, biaya

instalasi perangkat keras.

b. Biaya persiapan operasi (Start Up Cost)

Adalah biaya berhubungan dengan biaya untuk membuat sistem agar siap

diopersikan serta dijalanakan, yang termasuk biaya operasi antara lain biaya

pembelian perangkat lunak sistem, biaya persiapan personil, biaya manajemen staff

yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi dan lain-lain.

c. Biaya Proyek (Project Related Cost)

Adalah semua biaya yang berhubungan dengan biaya untuk mengembangkan

sistem termasuk penerapannya.Yang termasuk biaya proyek adalah biaya analis,

desain sistem, biaya programmer, biaya konversi dan biaya pelatihan personil.

d. Biaya operasi dan perawatan (Ongoing and Maintance)

Adalah biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk mengopersikan sistem agar dapat

beropersai. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat

sistem dalam masao perasinya. Yang termasuk biaya operasi dan perawatan adalah biaya

personil, overhead, perawatan perangkat keras.

4. Pembahasan Sistem

4.1 Rencana Implementasi

Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru

dikembangkan pada sistem yang sesungguhnya agar siap untuk dioperasikan.

Implementasi dilakukan setelah melewati tahap analisis & perancangan dengan tujuan

untuk menyiapakan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang

telah ditentukan.

Kegiatan yang dilakukan dalam implementasi ini adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 Kegiatan Implementasi

No Nama Kegiatan Waktu

1

2

3

4

5

Pengetesan program

Pemilihan tempat dan penginstallan program

Pemilihan dan pelatihan personil

Pengetesan sistem

Pemeliharaan Sistem

5 Hari

1 Hari

6 Hari

5 Hari

1 Bulan

4.2 Kegiatan Implementasi

4.2.1 Manual Program

Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SOP pada SMA PGRI 2 Comal merupakan

sebuah aplikasi perangkat lunak komputer yang dibangun dan dikembangkan dalam rangka

memudahkan user dalam melaksanakan kegiatan pengolahan data pembayaran SOP

sekolah. Sistem ini terdiri dari enam menu utama, yaitu :

1. Menu Data Siswa

2. Menu Jenis Pembayaran

3. Menu Penentuan Tarif

4. Menu Pembuatan Data Pembayaran

5. Menu Pembayaran

6. Menu Laporan

Menu Data Siswa, Jenis Pembayaran, Penentuan Tarif, Menu Pembuatan Data

Pembayaran, Menu Pembayaran, dan Menu Laporan merupakan menu utama program ini.

Menu Pembayaran mempunyai sub menu iuran untuk menampilkan input data iuran dan sub

menu SOP untuk menginputkan data SOP.

Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SOP pada SMA PGRI 2 Comal akan

membuka form utama aplikasi ketika pertama kali dijalankan. Pada form utama terdapat

Menu Data Siswa, Jenis Pembayaran, Penentuan Tarif, Menu Pembuatan Data

Pembayaran, Menu Pembayaran, dan Menu Laporan dalam mode non-aktif. Untuk

mengaktifkan menu diperlukan autorisasi user dengan melakukan login. Untuk melakukan

login masukkan username dan password pada kotak login. Jika login berhasil menu akan

aktif semua dan tombol login akan berubah mode menjadi Logout, sebagaimana yang

ditunjukkan oleh gambar 4.1 sebagai berikut :

Gambar 4.1 Form Utama Aplikasi

4.2.2 Menu Data Siswa

Untuk mengelola data siswa pilih menu Data Siswa sehingga akan muncul form

anggota seperti gambar 4.2 :

Gambar 4.2 Form Input Data Siswa

Pada saat pertama form data siswa dibuka Simpan, Edit, Delete, dan Batal dalam

mode non-aktif. Untuk menambah data baru klik tombol ADD sehingga kotak entry data pada

mode kosong. Berikut ini petunjuk cara pendisian data siswa untuk masing-masing field:

a. Field NIS diisi dengan nomor induk siswa.

b. Field Nama diisi dengan nama siswa.

c. Field Alamat diisi dengan alamat siswa.

Klik tombol simpan untuk menyimpannya. Sistem akan menyimpan data yang diisikan

tersebut dalam tabel siswa dan sistem menampilkan kembali data tersebut dalam bentuk

tabel pada form input data siswa.

4.2.3 Menu Pembuatan Data Pembayaran

Untuk mengelola data pembayaran pilih menu Pembuatan Data Pembayaran

sehingga akan muncul form seperti gambar 4.3 :

Gambar 4.3 Form Pembuatan Data Pembayaran

Pada saat pertama form data tahun ajaran dibuka tombol Simpan, Edit, Delete, dan

Batal dalam mode non-aktif. Untuk menambah data baru klik tombol ADD sehingga kotak

entry data pada mode kosong. Berikut ini petunjuk cara pengisian data tahun ajaran

untuk masing-masing field :

a. Field bulan diisi dengan bulan pembayaran.

b. File tahun berlaku diisi dengan tahun berlaku pembayaran.

c. Field jenis diisi dengan jenis pembayaran.

d. Field tahun masuk diisi dengan tahun masuk siswa

4.2.4 Menu Penentuan Tarif

Menu ini berguna untuk menentukan besaran SOP dan Iuran yang harus dibayar

oleh siswa secara khusus sesuai dengan kelas dan angkatannya. Pengguna memasukkan

tahun ajaran, kelas, jenis pembayaran apakah SOP atau Iuran dan besaran nilainya.

Pengguna juga menentukan manakah setting yang berlaku untuk acuan pembayaran. Form

untuk mencatat besaran SOP dan Iuran ada ada gambar 4.4 :

Gambar 4.4 Menu Penentuan Tarif

4.2.5 Menu Pembayaran

Menu data kelas mempunyai sub menu SOP dan Iuran.

4.2.5.1 Sub Menu SOP

Form input data SOP digunakan untuk mengelola data SOP siswa. Tampilan

form ini terlihat pada gambar 4.5 :

Gambar 4.5 Form Input Data Pembayaran SOP

Pada awal form dibuka tombol Simpan, dan Batal dalam mode non-aktif. Untuk

menambah data baru klik tombol Pembayaran sehingga kotak entry data pada mode kosong.

Berikut ini petunjuk cara pengisian data SOP untuk masing-masing field :

a. Field Tanggal otomatis akan diisi sesuai tanggal sistem.

b. Field NIS, Nama, dan Kelas akan terisi secara otomatis sehingga tidak perlu

diketikkan lagi.

c. Field bulan dipilih dari daftar yang ada.

d. Field jumlah bayar akan terisi otomatis nominalnya sesuai dengan jenis

pembayaran. Nominal jumlah bayar bisa diinputkan tidak sesuai jumlah yang

harus dibayar. Jika siswa membayar kurang dari nominal iuran yang ditentukan

akan tampil nominal pada sisa pembayaran.

Jika semua field terisi klik tombol proses bayar untuk menyimpannya. Data akan

tersimpan pada tabel pembayaran. Tombol Batal disediakan untuk membatalkan entry data.

Untuk menghapus data, pilih baris data yang akan dihapus pada tabel pembayaran

kemudian klik tombol hapus.

4.3 Menu Laporan

Menu laporan digunakan untuk menampilkan laporan pembayaran SOP dan Iuran

siswa. Tampilan laporan terlihat pada gambar 4.6 berikut :

Gambar 4.6 Form Laporan

Pada form laporan terdapat beberapa tombol yaitu tombol Bulan Tagihan, Tahun

Tagihan, Jenis, Tahun Masuk, dan Keterangan untuk melihat daftar pembayaran SOP siswa.

Tombol Cetak untuk mencetak laporan. Tombol Reset untuk membatalkan proses. Dan

Tombol Keluar untuk keluar dari form laporan. Laporan yang dapat ditampilkan ada 2 jenis,

yaitu :

1. Laporan Semua Pembayaran Iuran Siswa

Untuk menampilkan laporan ini pilih radio button “Laporan”. Bentuk laporanSemua

Pembayaran Iuran terlihat pada gambar 4.7 berikut :

Gambar 4.7 Form Laporan Semua Pembayaran Iuran Siswa

2. Laporan Semua Pembayaran Lunas SOP

Untuk menampilkan laporan ini pilih radio button keterangan “LUNAS”. Bentuk

laporan Pembayaran Lunas SOP terlihat pada gambar 4.8 berikut:

Gambar 4.8 Form Laporan Semua Pembayaran Lunas SOP

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka diperoleh beberapa

kesimpulan sebagai berikut :

1. Penelitian telah menghasilkan aplikasi untuk Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran

SOP pada SMA PGRI 2 Comal. Aplikasi tersebut telah terealisasi dan dapat berjalan

sebagaimana kebutuhan sistem. Secara umum sistem baru telah berhasil

mengoptimalkan sistem komputer yang ada dalam proses pembayaran iuran sekolah

sehingga dapat mengelola data dengan baik, untuk menghasilkan informasi yang

efektif dan efisien.

a. Proses pelayanan pembayaran SOP menjadi lebih cepat sehingga siswa yang

dilayani per satuan waktu lebih banyak.

b. Proses pencatatan data pembayaran terutama angka nominal lebih teliti

sehingga menghindarkan dari kesalahan input data.

c. Mencetak laporan transaksi pembayaran SOP yang dapat disesuaikan dengan

tanggal transaksi maupun periode tanggal terjadinya transaksi.

d. Dengan adanya pembatasan pengguna yang diterapkan pada sistem, maka

pengguna yang mempunyai password saja yang dapat menggunakan sistem

sehingga keamanan sistem terjamin dari pengguna yang tidak berhak.

2. Keunggulan aplikasi adalah mudah digunakan, sederhana, menyelesaikan masalah

dan dapat dijalankan di lingkungan jaringan client/server. Semua fungsi utama

aplikasi dapat bekerja dengan baik.

3. Kelemahan aplikasi adalah tergantung dari keberadaan sistem operasi Windows,

proses instalasi membutuhkan orang yang mengerti Microsoft Access.

4. Sistem aplikasi yang dibangun dapat memberikan keluaran berupa laporan

pembayaran SOP dalam kurun waktu tertentu.

5.2 Saran

1. Sebagai saran penelitian adalah hemdaknya aplikasi dikembangkan untuk lebih

dinamis misalnya untuk pengelolaan keuangan SMA yang lainnya. Aplikasi

dilengkapi dengan setup user sistem sehingga tidak hanya satu user saja yang dapat

menggunakannya. Laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan sesuai periode

tertentu misalnya per bulan atau pertahun.

2. Penulis menyarankan agar administrator atau puhak manajemen membuat backup

secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan sesering mungkin sesuai

dengan kebutuhan.

3. Diharapkan dalam waktu kedepan aplikasi budidaya ini dapat dikembangkan lebih

lanjut lagi agar lebih maksimal dalam penggunaannya.

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah, 2004. Sistem Basis Data, Informatika, Bandung.

Hamakonda & Tairas, 1999. 7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam, Maxikom, Palembang. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Hartono, Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi – Edisi III. Andi Offset, Yogyakarta.

Herry Utomo, 2011. Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta.

Indrajani , 2009. Trik Microsoft Visual Basic 6.0, Edisi V, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kusrini. M.Kom, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset,

Yogyakarta.

Suyanto, M. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi Yogyakarta.

Winarno, 2008. Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall, Jakarta.