BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Melihat semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi pada saat ini, Universitas Negeri Semarang sebagai lembaga

akademis yang berorientasi pada ilmu pengetahuan dan pendidikan,

menetapkan kurikulum yang fleksibel dan mampu mengakomodasi

perkembangan yang ada. Salah satunya dengan memberikan mata kuliah

Praktek Kerja Lapangan (PKL) kepada mahasiswa. Dengan kerja praktek

inilah, mahasiswa dituntut untuk dapat mengerti dan memahami pekerjaan

di lapangan. Seluruh mahasiswa tidak hanya dituntut untuk memiliki ilmu

pengetahuan di bidang prodinya semata, namun yang lebih penting adalah

mahasiswa memiliki ketrampilan dan kemampuan untuk menerapkan ilmu

yang telah diajarkan dan dimilikinya. Karena tidak menutup kemungkinan

bahwa teori yang diterimanya dari bangku kuliah berbeda dengan masalah

yang dihadapi di lapangan nantinya.

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah yang menjadi tempat

pelaksanaan kerja praktek menyediakan wadah untuk menerapkan ilmu

yang didapat saat kuliah pada dunia kerja, salah satunya pada bagian Umum

dan Kepegawaian yang mengurusi segala hal mengenai kepegawaian,arsip

dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat

keluar pada Subbagian umum dan kepegawaian, disini dalam pemrosesan

surat masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi

1

masih secara manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini

mengakibatkan surat, baik yang masuk maupun yang keluar terkesan

bersifat tidak dinamis dan sering terlambat di proses.

Komputerisasi di Indonesia pada saat ini maju pesat seiring dengan

berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta telah banyak kita

temukan didalam dunia pendidikan, bisnis, maupun pemasaran. Di instansi

pemerintah pun banyak menggunakan sistem komputerisasi dalam pengolahan

data untuk menghasilkan informasi yang akurat dan cepat. Komputerisasi

merupakan penerapan dari teknologi komputer yang didukung oleh

kecanggihan software dan hardware serta sistem operasional yang handal.

Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk

dan surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer,

maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama

dengan sistem pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam

pemrosesannya yaitu dengan menggunakan sistem komputer, yang

diharapkan dapat lebih mempermudah dalam pengolahan data dan

mendapatkan informasi yang cepat sehingga kerja lebih efisien.

Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis mencoba untuk

menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6

dan MySQL dan membuat laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang

berjudul “Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah menggunakan Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query

Browser”.

2

1.2 Tempat dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Kerja praktek dilaksanakan pada tanggal 25 Juli – 09 September 2013

bertempat di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Jl. Pemuda No.132

Semarang, Jawa Tengah.

Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah :

a. Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai

masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori

yang diperoleh di bangku kuliah.

b. Meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu

perusahaan.

1.3 Perumusan dan Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah terdeskripsikan, penulis

terinspirasi untuk menerapkan teknologi komputasi ke dalam kegiatan kerja

praktek di lapangan, dalam proses perekapan surat masuk dan surat keluar

masih dalam bentuk pembukuan.

Sehingga ruang lingkup dari laporan kerja praktek ini yaitu:

1. Bagaimana pembuatan aplikasi dan peran Sistem Informasi Kearsipan

Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah menggunakan

Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query Browser ?

3

1.4 Metodologi

Metode yang dipakai dalam pembahasan laporan kerja praktek ini

adalah :

1. Perancangan Sistem

Menentukan sistem yang akan digunakan.

2. Instalasi Software pada Komputer

Dari hasil perancangan dilakukan realisasi yaitu instalasi pada komputer

dengan Software Microsoft Visual Basic 6 yang digunakan untuk mendesain

program, MySQL Query Browser sebagai software penyimpanan

databasenya dan VB MySQL Direct sebagai aplikasi penghubung kedua

software tersebut.

3. Pengujian Program

Pengujian program, untuk penanganan jika terhadap debugging pada syntax

program.

4. Analisa dan Kesimpulan.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui gambaran isi laporan praktik kerja lapangan ini,

maka penulis membuat sistematika laporan praktik kerja lapangan. Secara

garis besar sistematika penulisan laporan ini dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

1. Bagian awal yang terdiri dari halaman judul, halaman pengesahan, kata

pengantar, dan daftar isi.

4

2. Bagian Utama Laporan PKL

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang, tempat

dan tujuan praktek kerja lapangan, perumusan dan

batasan masalah, metodelogi dan sistematika

penulisan.

BAB II : ISI

Pada bab ini dijelaskan tentang sejarah organisasi

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, Teori

Penunjang yang meliputi: Program, Data, Sistem

Basis Data, SQL, Kearsipan, Fungsi Surat,

Pengurusan Surat Masuk, Proses Surat Masuk dan

Proses Surat Keluar, kemudian dijelaskan juga

Proses Penginstalan Software, Desain aplikasi.

BAB III : PENUTUP

Pada bab ini akan disajikan simpulan dan saran.

3. Bagian akhir yang terdiri dari daftar pustaka dan daftar lampiran

5

BAB II

ISI

2.1. KANTOR DINAS PENDIDIKAN JAWA TENGAH

2.1.1 Sejarah Organisasi Dinas Pendidikan Jawa Tengah

Selama beberapa waktu Dinas Pendidikan Provinsi Jawa

Tengah telah mengalami beberapa perubahan baik dalam susunan

organisasi maupun lokasi kantor. Sebelum tahun 1982 hanya ada satu

instansi pemerintah di tingkat provinsi yang mengurus sistem

pendidikan di Jawa Tengah, yaitu Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan Jawa Tengah yang berkantor di Jl. Ki Mangunsarkoro,

Semarang Selatan. Kemudian terdapat satu instansi lagi yang juga

mengurus pendidikan di Jawa Tengah yaitu Kantor Wilayah

Pendidikan dan Kebudayaan (Kanwil P dan K) Jawa Tengah yang

berkantor di Jl.Pemuda 134 Semarang. Pada tahun 2001 terdapat

kebijakan pemerintah yang menggabungkan kedua instansi ini menjadi

1 instansi dengan nama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa

Tengah. Instansi ini berkantor di Jl. Pemuda 134 Semarang. Karena

terjadi penggabungan dua instansi kantor di Jl. Pemuda 134 ini tidak

mencukupi untuk menampung pegawai yang ada, Dinas P dan K juga

menggunakan kantor eks Departemen Penerangan di Jl. Pemuda 136

Semarang. Pada tahun 2003 juga terdapat perubahan susunan

organisasi dengan terbitnya PP no. 8 tahun 2003 yang merombak dan

menyederhanakan susunan organisasi dinas.

6

Setelah berbagai perubahan tersebut pada tahun 2008 terjadi

pemisahan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa Tengah

menjadi Dinas Pendidikan Jawa Tengah dan Dinas Kebudayaan

dan Pariwisata Jawa Tengah. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata

Jawa Tengah berkantor di Jl. Pemuda 136 Semarang sedangkan

Dinas Pendidikan Jawa Tengah berkantor di Jl. Pemuda 134 hingga

sekarang ( Profil Pendidikan Jawa Tengah, 2010: 4 ).

2.1.2 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Jawa Tengah

VISI

 "Pendidikan Cerdas,Berkualitas Tahun 2013”

MISI

Mewujudkan pemerataan memperoleh pendidikan.

Meningkatkan mutu pendidikan yang relevan dengan

kebutuhan masyarakat.

Meningkatkan pengelolaan pendidikan secara profesional

efektif dan efisien yang berkelanjutan.

2.1.3 Gambaran Praktek Kerja Lapangan di Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah yang menjadi

tempat pelaksanaan PKL terdiri dari beberapa Bagian dan

Subbagian dimana di Bagian dan Subbagian inilah yang nantinya

menjadi penempatan praktek kerja lapangan sesuai dengan prodi

atau proposal yang diajukan oleh mahasiswa. Salah satu Bagian

7

yang menjadi penempatan praktek kerja lapangan penulis adalah di

bagian tata usaha Subbagian umum dan kepegawaian.

Subbagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab

atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat

perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di dinas

pendidikan mulai dari proses surat masuk maupun proses surat

keluar. Di Subbagian Umum dan Kepegawaian penulis belajar

bagaimana urut-urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan

arsip-arsip di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, namun

dalam prosesnya masih menggunakan cara penulisan manual

contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat keluar. Pada

proses surat masuk dan surat keluar identitas surat mulai dari asal

surat, nomor surat, dan isi surat ditulis manual pada kertas form

surat masuk atau surat keluar kemudian di rekap kedalam buku.

Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus

mencari secara manual di buku rekapan yang pastinya

membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga dengan adanya

Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 Dan

MySQL akan membuat proses pengarsipan surat masuk maupun

surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu lebih efisien dari segi

waktu dan kinerja pegawai.

8

2.2 TEORI PENUNJANG

2.2.1 Program

Untuk mendukung berbagai aplikasi basis data diperlukan

perangkat lunak berupa program komputer. Aplikasi memerlukan Sistem

Manajemen Database (SMBD) dan sistem operasi. Selain itu banyak

aplikasi memerlukan satu atau lebih program aplikasi. Program aplikasi

dikembangkan oleh pemrogram atau pemakai, sedangkan SMBD dan

sistem operasi disediakan oleh vendor. Program aplikasi dikelompokkan

menjadi dua, yaitu : Program aplikasi yang dibuat dengan menggunakan

bahasa pemrograman baku seperti Pascal, Visual Basic, Visual Dephi,

Visual FoxPro dan lain-lain. Program tersebut mengakses SMBD melalui

pemanggilan sub-routine. Program aplikasi yang berisi program yang

ditulis dengan menggunakan bahasa yang dimiliki oleh produk SMBD,

misalnya dengan bahasa query/update yang interaktif. Untuk

menyelesaikan masalah-masalah yang lebih kompleks digunakan

pengembangan lebih lanjut dari bahasa tersebut (dengan instruksi yang

lebih panjang). SMBD menyediakan fasilitas untuk menyimpan urutan

perintah query/update tersebut. Untuk membuat program aplikasi

diperlukan SDM yang dapat menulis program dengan bahasa

pemrograman yang dipilih ( http://artikel2.com: Maret )

2.2.2 Data

Data untuk aplikasi basis data adalah basis data itu sendiri. Basis

data berisi: data sumber, meta data, kamus data, dan overhead data. Data

sumber adalah fakta yang disimpan didalam basis data, misalnya: nama,

9

jenis kelamin, tanggal lahir, dan alamat. Kamus data memperjelas

struktur dari basis data. Meta data adalah data tentang struktur basis data

Aplikasi Basis Data 14 yang disimpan di dalam kamus data. Overhead

data digunakan untuk list, index, dan struktur data yang lain yang

menyajikan relationship dari record. Aplikasi yang berbeda umumnya

melakukan proses yang berbeda, akan tetapi bersama-sama menggunakan

bagian basis data secara overlapping. Struktur dari keseluruhan basis data

disebut dengan schema atau conceptual view. Bagian dari struktur basis

data yang diproses oleh suatu aplikasi disebut dengan sub schema atau

application view. Sub schema disebut juga dengan logical view. Program

aplikasi hanya menaruh perhatian pada data di dalam view yang terkait.

Dengan demikian keuntungannya adalah data dapat dilindungi dari akses

pihak-pihak yang tidak berwenang, dan kerugiannya adalah timbulnya

konflik diantara program atau pemakai yang bersama-sama menggunakan

overlapping schema. Potensi konflik diantara view application harus

diidentifikasi dan dicegah ( eprints.undip.ac.id: 12)

2.2.3 Sistem Basis Data

Menurut Sutanta (2004: 10) Suatu basis data dapat dibuat dan

dipelihara dengan cara manual atau dengan menggunakan komputer.

Suatu basis data yang berbasis komputer dibuat dan dipelihara oleh

sekumpulan program aplikasi yang ditulis secara khusus untuk

menyelesaikan masalah tertentu, atau dengan menggunakan suatu Sistem

Manajemen Basis Data.

10

SMBD merupakan suatu perangkat lunak yang terdiri atas

sekumpulan program untuk mengelola dan memelihara data di dalam

suatu struktur yang digunakan oleh banyak aplikasi, bebas

(independence) terhadap media penyimpanan dan metoda akses. Sistem

tersebut menyusun elemen data di dalam struktur yang telah didefinisikan

sebelumnya dan menyimpan relasi diantara elemen data yang berbeda di

dalam basis data.

2.2.4 SQL

Menurut I. Pohan (2002: 6) Structural Query Languange (SQL)

adalah sebagai bahasa query yang tidak hanya terbatas digunakan untuk

query ke dalam basis data, tetapi dapat digunakan untuk mendefinisikan

struktur data, memodifikasi data, dan menspesifikasikan security

constraint. Atau dengan kata lain bahwa SQL, memiliki kemampuan

untuk Data Manipulation Language (DML) dan Data Definition

Language (DDL). Versi SQL yang digunakan pada modul ini, dan

sekaligus yang banyak digunakan di pasar dunia adalah versi SQL 1999.

2.2.5 Kearsipan

Record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang

menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya yang dimaksud record

atau warkat yang dikemukakan dalam buku yang berjudul Manajemen

Kearsipan adalah sebagai berikut :

Menurut Zulkifli (1990: 45) record adalah setiap catatan

tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun

11

peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu)

pula.

Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam

pengertian record ataupun warkat itu misalnya: surat-surat, photo-

photo, faktur, kwitansi, pembukuan daftar gaji, daftar harga, kartu

penduduk, bagan informasi dan lain sebagainya.

Sedangkan kata arsip berasal dari bahasa Yunani yang berarti

permulaan yaitu “Arche” kemudian kata tersebut berkembang menjadi

kata “Archia” yang berarti catatan dalam bahasa Inggris istilah ini

disebut “Archieve”.

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang

ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa

yang dimaksud dengan arsip adalah :

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

dan badan-badan pemerintah dalam bentuk apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau

perorangan baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam

rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain dari pengertian

di atas yang dimaksud dengan kearsipan dalam buku Manajemen

Kearsipan menurut Zulkifli (1990: 8) adalah arsip adalah

“sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena

12

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

diketemukan kembali”.

Seberapa besar frekwensi pengeluaran warkat untuk

kepentingan kegiatan organisasi yang bersangkutan adalah

menunjukkan aktif tidaknya suatu warkat. Warkat yang dalam

jangka waktu tertentu misalnya satu tahun mempunyai frekwensi

pengeluaran sebanyak sepuluh kali sebagai bahan informasi, maka

dapat dikatakan warkat tersebut masih aktif, sebaliknya bila suatu

warkat yang disimpan dalam waktu tertentu misalnya tiga tahun

sama sekali tidak dikeluarkan untuk dipakai sebagai bahan

informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan, meskipun

tetap mempunyai dokumenter, maka warkat tersebut digolongkan

arsip inaktif. Jadi berdasarkan frekwensi pengeluaran dari tempat

penyimpanan untuk digunakan sebagian bahan informasi dalam

kegiatan yang sedang dilaksanakan, dapat dibedakan :

1. Arsip aktif (active file).

2. Arsip inaktif (inactive file).

Dalam buku Manajemen Kearsipan menurut Zulkifli (1990:

23) Sistem penataan arsip atau archieve filling disebut juga dengan

filling system. Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan

bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut

dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali

diperlukan.

13

Jenis-jenis arsip secara umum :

Arsip dibagi menjadi dua bagian :

Arsip dinamis, yaitu semua arsip yang masih berada di

berbagai kantor baik pemerintah maupun swasta.

Arsip statis, yaitu arsip yang disimpan di arsip nasional

yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.

Ada beberapa arsip ditinjau dari pandangan hukum dan

undang-undang yaitu :

Arsip otentik, yaitu arsip yan diatasnya terdapat tanda

tangan asli (bukan fotokopi) sebagia tanda keabsahan dari

arsip yang bersangkutan.

Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak

terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

Fungsi arsip dibagi menjadi tiga, diantaranya :

Sebagai surat yang dijadikan sebagai dokumen.

Mempermudah suatu lembaga atau badan pemerintah

dalam melaksanakan suatu kegiatan.

Sebagai syarat yang diperlukan jika suatu waktu kita

mengkaji kembali hal-hal yang lalu.

2.2.6 Fungsi Surat

Menurut Soedjito (2004: 34) Surat memiliki kelebihan

dibandingkan dengan komunikasi lisan yang cepat, surat

memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang

tidak dimiliki oleh komunikasi lisan. Surat-surat yang dibuat

14

oleh suatu kantor selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga

berfungsi sebagai :

a. Alat bukti tertulis.

b. Alat pengikat.

c. Bukti historis.

d. Wakil organisasi.

e. Pedoman.

Surat sebagai alat bukti tertulis dipergunakan bila terjadi

perselisihan antara kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang

mengadakan hubungan korespondensi sebagia alat pengikat,

dipergunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan

atau telah lama. Sedangkan sebagai bukti historis bila

dipergunakan sebagai bahan riset untuk mengetahui keadaan

atau aktivitas suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan

selain itu, surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan

misalnya surat instruksi.

2.2.7 Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang

diterma dari instnasi lain atau dari perorangan, baik yang

diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan

menggunakan buku ekspedisi. Ada lima langkah dalam

pengurusan dan pengendalian surat masuk, yaitu :

15

1. Penerimaan.

2. Penyortiran surat, surat yang diterima dapat

digolongkan menjadi dua macam, yaitu :

Surat pribadi.

Surat dinas.

3. Pembukaan surat adalah aktivitas membuka dan

mengeluarkan surat dari dalam sampulnya atau

amplopnya untuk dilakukan proses lebih lanjut.

4. Pencatatan surat.

5. Pengarahan surat, terbagi menjadi tiga, yaitu :

Pengarahan surat masuk penting.

Pengarahan surat masuk biasa.

Pengarahan surat masuk rahasia.

( http://penanganansuratmasuk.blogspot.com: Februari )

2.2.8 Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa

Tengah

Surat masuk yang diterima di bagian Kearsipan dicatat pada

buku agenda untuk diberi nomor surat, tujuan surat, perihal,

kemudian surat diberi lembaran disposisi. Lembaran disposisi

ini digunakan sebagai tempat ketua memberikan tanggapan

pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi

lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Program

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk diketahui isi,

16

dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian

Program Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah memberi

tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau tidak. Jika

surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi

akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan

jika surat tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian

Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Jawa

Tengah akan membuat surat balasan dan membuat laporan

surat yang kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas

Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk ditandatangani.

Setelah ditandatangani, surat balasan diserahkan ke bagian

kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan ke

instansi yang bersangkutan.

2.2.9 Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa

Tengah

Surat keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat

masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan kepada pihak

lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya. Cara

penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat

keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat

balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat

dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan.

17

2.3 PROSES PENGINSTALAN SOFWARE

Sebelum masuk kedalam bab pembuatan aplikasi penulis akan

mendeskripsikan proses penginstalan tiga software dasar yang akan

digunakan yaitu :

1. Microsoft Visual Basic 6.0

Bahasa Basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah

dimengerti sehingga pemrograman di dalam bahasa Basic dapat

dengan mudah dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar

membuat program. Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya

Microsoft Visual Basic, yang dibangun dari ide untuk membuat

bahasa yang sederhana dan mudah dalam pembuatan scriptnya

(simple scripting language) untuk graphic user interface yang

dikembangkan dalam sistem operasi Microsoft Windows.

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat

mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang

memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam

menghasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar

pembuatan dalam visual basic adalah form, dimana pengguna dapat

mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang

sangat mudah.

Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan

kemampuan Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi

lain di dalam sistem operasi Windows dengan komponen ActiveX

18

Control. Dengan komponen ini memungkinkan penguna untuk

memanggil dan menggunakan semua model data yang ada di

dalam sistem operasi windows. Hal ini juga ditunjang dengan

teknik pemrograman di dalam Visual Basic yang mengadopsi dua

macam jenis pemrograman yaitu Pemrograman Visual dan Object

Oriented Programming (OOP).

Visual Basic 6 sebetulnya perkembangan dari versi

sebelumnya dengan beberapa penambahan komponen yang sedang

tren saat ini, seperti kemampuan pemrograman internet dengan

Dynamic HyperText Mark Language (DHTML), dan beberapa

penambahan fitur database dan multimedia yang semakin baik.

Sampai saat buku ini ditulis bisa dikatakan bahwa Visual Basic 6.0

masih merupakan pilih pertama di dalam membuat program

aplikasi yang ada di pasar perangkat lunak nasional. Hal ini

disebabkan oleh kemudahan dalam melakukan proses development

dari aplikasi yang dibuat.

Untuk lebih jelasnya tentang interface Visual Basic 6 bisa

dilihat di Gambar 2.1

19

Pembuatan program aplikasi menggunakan Visual Basic

dilakukan dengan membuat tampilan aplikasi pada form, kemudian

diberi script program di dalam komponen-komponen yang

diperlukan. Form disusun oleh komponen-komponen yang berada

di [Toolbox], dan setiap komponen yang dipakai harus diatur

propertinya lewat jendela [Property].

Menu pada dasarnya adalah operasional standar di dalam

sistem operasi windows, seperti membuat form baru, membuat

project baru, membuka project dan menyimpan project. Di

samping itu terdapat fasilitas-fasilitas pemakaian visual basic pada

20

Gambar 2.1 Interface Visual Basic 6

menu. Untuk lebih jelasnya Visual Basic menyediakan bantuan

yang sangat lengkap dan detail dalam Microsoft Developer

Network (MSDN).

Toolbox berisi komponen-komponen yang bisa digunakan

oleh suatu project aktif, artinya isi komponen dalam toolbox sangat

tergantung pada jenis project yang dibangun. Komponen standar

dalam toolbox dapat dilihat dalam panel kanan program Visual

Basic ( Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic

6.0, 2008: 7 )

2. MySQL Query Browser

MySQL adalah suatu program aplikasi dibidang database,

dan program ini bersifat gratis jadi tidak perlu lisensi untuk

memakainya. Berbeda dengan Microsoft SQL milik Microsoft

yang dalam proses penginstalan software ini semua sudah tersedia

dalam satu paket sehingga user akan lebih mudah untuk

mempelajarinya. Kelebihan dari MySQL ini adalah program

dapat diperoleh secara gratis di internet. Tetapi dalam pengelolaan

querynya harus memiliki sarana yaitu MySQL Tools yang juga

digratiskan.

MySQL Query Browser adalah sebuah perangkat lunak

sistem manajemen basis data (SMBD) SQL  multithread dan multi-

user yang memudahkan kita untuk membuat suatu SMBD dengan

21

mengkoneksikanya ke perangkat lunak lainya yang memakai

database.

Untuk lebih jelasnya tentang tampilan dari MySQL Query

Browser bisa dilihat di Gambar 2.2

3. VB MySQL Direct

Software ini digunakan sebagai katalisator atau software

penghubung antara Visual Basic 6 dan MySQL Query Browser.

Aplikasi ini berukuran kecil sehingga proses instalasinya pun

sangat mudah. Prosesnya hanya perlu mengikuti alur instalasinya

seperti umumnya proses instalasi aplikasi-aplikasi lain. Cari VB

MySQL Direct_Setup.exe pada folder VB MySQL Direct dan klik

dua kali pada aplikasi tersebut.

22

Gambar 2.2 MySQL Query Browser

2.4 DESAIN APLIKASI

2.4.1 Desain Tabel

2.4.1.1 Tabel Surat Masuk

Tabel 2.1 menjelaskan tentang desain Tabel Surat Masuk

yang nantinya akan dibuat melalui MySQL Query Browser

untuk menciptakan database.

Field Type Size KeteranganNo INT PK

No_surat VARCHAR 20

Tanggal_surat DATE

Asal surat VARCHAR 20

Tanggal masuk DATE

Tanggal keluar DATE

Ditujukan VARCHAR 50

Isi surat VARCHAR 250

Isi disposisi VARCHAR 250

Ditujukan VARCHAR 50

2.4.1.2 Tabel Surat Keluar

Tabel 2.2 menjelaskan tentang desain Tabel Surat Keluar

yang nantinya akan dibuat melalui MySQL Query Browser

untuk menciptakan database.

23

Tabel 2.1 Desain Tabel Surat Masuk

Field Type Size Keterangan

No INT PK

No_surat VARCHAR 20

Tanggal_surat DATE

Tanggal keluar DATE

Ditujukan VARCHAR 50

Isi surat VARCHAR 250

Catatan VARCHAR 250

2.4.2 Desain Form Aplikasi pada Visual Basic 6

Adapun form yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi ini

adalah 4 buah yaitu antara lain menu login, menu input surat masuk,

menu input surat keluar, menu lihat rekap. Berikut akan dijelaskan

secara rinci mengenai pembuatan kelima form tersebut.

Sebelumnya pastikan ke-7 referensi berikut tercentang

24

Tabel 2.2 Desain Tabel Surat Keluar

Gambar 2.3 References di Visual Basic 6.0

2.4.2.1 Menu login

Tabel 2.3 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu

Login yang terlihat pada Gambar 2.4 dan fungsi dari masing-masing

komponen tersebut.

No Komponen Nama Fungsi/kegunaan

1. Image Image1 Menampilkan logo Dinas Pendidikan

2. Label Label1 Menampilkan judul program

3. LabelLabel2 Membuat label Username

Label3 Membuat label Password

4. Textbox Username Tempat input Username

5. Textbox Password Tempat input Password ( “pklluky”)

6. Frame Frame1 Membuat tampilan menjadi labih rapi

7. CommandButton OkUntuk melanjutkan proses ke menu selanjutnya

25

1

2

3 4

5

67

Gambar 2.4 Menu Login

Tabel 2.3 Tabel Komponen Menu Login

2.4.2.2 Menu Input Surat Masuk

Tabel 2.4 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu Input

Surat Masuk yang terlihat pada Gambar 2.5 dan fungsi dari masing-masing

komponen tersebut.

No komponen Nama Fungsi/kegunaan

1. Label Label8Menampilkan/membuat judul program

2. Frame Input Data Membuat rapi desain

3. DTPicker Masuk Menampilkan kalender

26

Gambar 2.5 Menu Input Surat Masuk

Tabel 2.4 Tabel Komponen Menu Input Surat Masuk

1

23

4

5

6

7

8

109

1211

4. DTPicker Tanggal Menampilkan kalender

5. TextBox

Label(no) = txtno,

Label(Nomor surat) = txtns,

Label(Asal Surat) =txtas,

Label(Ditujukan) = txttuju,

Label(Isi Surat) = txtsurat,

Label(Isi Disposisi) =txtdis,

Tempat untuk menginputkan data untuk diproses

6. MSFlexGrid MSFlexGrid1Menampilkan data surat pada database dalam bentuk tabel

7. CommandButton SaveSebagai tempat pemberian syntax utama

8. CommandButton CancelSebagai tempat pemberian syntax utama

9. CommandButton EditSebagai tempat pemberian syntax utama

10.

CommandButton DeleteMengambil file dari direktori PC

11.

CommandButton SearchSebagai tempat pemberian syntax utama

12.

CommandButton PriviewSebagai tempat pemberian syntax utama

2.4.2.3 Proses Penggunaan Menu Surat Masuk

1. Menginput Data

Proses penginputan data surat masuk dilakukan pada kolom-kolom yang

tersedia dan ditulis sesuai dengan identitas surat kemudian setelah semua

kolom sudah terisi maka simpan dengan mengklik tombol Save. Untuk lebih

jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.6

27

2. Mencari Data

Proses pencarian data surat masuk yang telah disimpan yaitu dengan

menuliskan nomor surat pada kolom bagian kanan bawah kemudian mengklik

tombol Search. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.7

28

Gambar 2.6 Cara Menginput Surat Masuk

3. Mengedit Data

Proses mengedit data surat masuk yang sudah tersimpan yaitu mencari

terlebih dahulu surat yang akan diedit dengan menggunakan tombol search.

Setelah data surat sudah tampil pada menu input surah kemudian perbaiki

bagian surat yang salah atau yang ingin diperbaharui lalu klik tombol edit.

Maka pada database akan tampil data surat yang sudah diperbaharui. Untuk

lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.8

29

Gambar 2.7 Cara Mencari Data Surat Masuk

4. Menghapus Data

Proses menghapus data surat masuk yang sudah tersimpan yaitu terlebih

dahulu menampilkan data surat masuk yang akan dihapus dengan

menggunakan tombol search. Setelah data telah tampil pada menu input

langsung saja klik tombol delete maka akan muncul pilihan apakah data

benar-benar akan dihapus atau tidak, pilih yes jika data akan dihapus.

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.9 dan Gambar 2.10

30

Gambar 2.8 Cara Mengedit Data Surat Masuk

31

Gambar 2.9 Cara Menghapus Data Surat Masuk

Gambar 2.10 Data Surat Masuk Terhapus dari Database

Gambar 2.11 Menu Input Surat Keluar

2.4.2.4 Input Surat Keluar

Tabel 2.5 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu Input

Surat Keluar yang terlihat pada Gambar 2.11 dan fungsi dari masing-masing

komponen tersebut.

No komponen Nama Fungsi/kegunaan

1. Label Label8 Menampilkan/membuat judul program

2. Frame Input Data Membuat rapi desain

3. DTPicker Masuk Menampilkan kalender

4. DTPicker Tanggal Menampilkan kalender

32

Tabel 2.5. Tabel Komponen Menu Input Surat Keluar

1 23

4 5

6

7

8

109

1211

5. TextBox

Label(no) = txtno2,

Label(Nomor surat) = txtns2,

Label(Ditujukan) = txttuju2,

Label(Isi Surat) = txtsurat2,

Label(catatan) = txtcatat,

Tempat untuk menginputkan data untuk diproses

6. MSFlexGrid MSFlexGrid2Menampilkan data surat pada database dalam bentuk table

7. CommandButton SaveSebagai tempat pemberian syntax utama

8. CommandButton CancelSebagai tempat pemberian syntax utama

9. CommandButton EditSebagai tempat pemberian syntax utama

10.

CommandButton DeleteMengambil file dari direktori PC

11.

CommandButton SearchSebagai tempat pemberian syntax utama

12.

CommandButton PriviewSebagai tempat pemberian syntax utama

2.4.2.5 Proses Penggunaan Menu Surat Keluar

1. Menginput Data

Proses penginputan data surat keluar dilakukan pada kolom-kolom yang

tersedia dan ditulis sesuai dengan identitas surat kemudian setelah semua

kolom sudah terisi maka simpan dengan mengklik tombol Save. Untuk lebih

jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.12

33

2. Mencari Data

Proses pencarian data surat keluar yang telah disimpan yaitu dengan

menuliskan nomor surat pada kolom bagian kanan bawah kemudian mengklik

tombol Search. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.13

34

Gambar 2.12 Cara Menginput Surat Keluar

3. Mengedit Data

Proses mengedit data surat keluar yang sudah tersimpan yaitu mencari

terlebih dahulu surat yang akan diedit dengan menggunakan tombol search.

Setelah data surat sudah tampil pada menu input surat kemudian perbaiki

bagian surat yang salah atau ingin diperbaharui lalu klik tombol edit. Maka

pada database akan tampil data surat yang sudah diperbaharui. Untuk lebih

jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.14

35

Gambar 2.13 Cara Mencari Data Surat Keluar

4. Menghapus Data

Proses menghapus data surat keluar yang sudah tersimpan yaitu terlebih

dahulu menampilkan data surat masuk yang akan dihapus dengan

menggunakan tombol search. Setelah data telah tampil pada menu input

langsung saja klik tombol delete maka akan muncul pilihan apakah data

benar-benar akan dihapus atau tidak, pilih yes jika data akan dihapus.

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.14 dan Gambar 2.15

36

Gambar 2.14 Cara Mengedit Data Surat Keluar

37

Gambar 2.14 Cara Menghapus Data Surat Keluar

Gambar 2.15 Data Surat Keluar Terhapus dari Database

Gambar 2.16 Menu Rekap Data

2.4.2.6 Menu Rekapan Surat

Tabel 2.6 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu

Rekap Data yang terlihat pada Gambar 2.16 dan fungsi dari masing-masing

komponen tersebut.

No. Komponen Nama Fungsi/kegunaan

1. Label Label8Menampilkan/membuat judul program

2. Combox Jenis_suratMemilih data dari jenis surat masuk atau surat keluar

3. MSFlexGrid MSFlexGrid1Menampilkan data surat pada database dalam bentuk table

38

Tabel 2.6. Tabel Komponen Rekap data

2

3

2.4.2.7 Proses Penggunaan Menu Rekapan Surat

1. Menampilkan Rekapan Surat Masuk

Untuk menampilkan hasil rekapan surat masuk yaitu dengan cara memilih

surat masuk pada tombol jenis surat kemudian klik surat masuk,maka

hasil rekapan surat masuk akan ditampilkan. Untuk lebih jelasnya bisa

dilihat di Gambar 2.17

2. Menampilkan Rekapan Surat Keluar

Untuk menampilkan hasil rekapan surat keluar yaitu dengan cara memilih

surat keluar pada tombol jenis surat kemudian klik surat keluar,maka hasil

rekapan surat keluar akan ditampilkan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di

Gambar 2.18

39

Gambar 2.17 Proses Rekapan Surat Masuk

Gambar 2.18 Proses Rekapan Surat keluar

Dengan diaplikasikannya Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas

Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0

dan MySQL diharapkan diperoleh manfaat sbb:

1. Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat dibandingkan

dengan sistem manual

2. Penyimpanan data-datanya akan lebih hemat dan aman serta dapat

digunakan berkali-kali dan dapat diperbaharui isinya.

40

BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Dengan adanya Sistem yang penulis rancang dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Proses pembuatan Sistem Informasi Kearsipan Surat

Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dilakukan

dengan dengan cara mendesain form aplikasi menggunakan

Microsoft Visul basic 6.0 dimana form tersebut berisi

fungsi bahasa visual basic yang berhubungan dengan

MySQL Query Browser sebagai tempat penyimpan data.

Untuk menghubungkan Microsoft Visual Basic dengan

MySQL Query Browser dibutuhkan software VB MySQL

direct yang berfungsi sebagai katalisator, software ini

dapat digunakan dengan cara menginstalnya terlebih

dahulu. Sehingga Sistem Informasi Kearsipan Surat

Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah ini dapat

digunakan sebagaimana mestinya dan dapat meningkatkan

kinerja pegawai dalam hal persuratan di Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah.

41

B. Saran

1. Peningkatan kualitas komputer dengan menambah memory

akan meningkatkan kecepatan dan kemudahan dalam

melakukan implementasi rancangan.

2. “Back Up” data sangat diperlukan untuk menghindari

kehilangan data karena kerusakan media penyimpanan yang

dapat timbul.

3. Untuk penulis berikutnya diharapkan membuat projek yang

berbeda dan mencari suatu terobosan baru guna

mempermudah proses kerja dilapangan.

42

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. “Profil Pendidikan Jawa Tengah Tahun 2010”. Semarang.

Frieyadi. 2010. “Mudah Belajar Pemrograman Database Mysql Dengan

Microsoft Visual Basic 6.0”. Yogyakarta : Andi.

Hadi Abubakar, Drs. 1991.“Pola Kearsipan Sistem Kartu Kendali”. Jakarta:

Djambatan.

Saukah, A. 2008. “Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic

6.0”. Yogyakarta : Madcoms.

Soedjito. 2004. “Sistem Manajemen Basis Data”.Jakarta : Maxikom.

Zulkifli Amsyah, Drs. 1990. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta: PT. Gramedia.

http://artikel2.com, Maret 2013

43

http://penanganansuratmasuk.com, September 2013

44