ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO … · kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah...

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Oleh

ARIEF MAULANA

H24070088

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN


BOGOR

2011

RINGKASAN

ARIEF MAULANA. H24070088. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan H. MUSA HUBEIS.

Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Salah satu standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah berkembang adalah ISO 9001 yang merupakan alat pencapaian tujuan mutu yang diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi yang terjadi dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas untuk memuaskan para stakeholder. Untuk itu, Kantor Manajemen Mutu (KMM) Institut Pertanian Bogor (IPB) membuktikan diri sebagai organisasi handal yang meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor Quality System Certification (QSC) 00769 yang dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS).

Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dan mengidentifikasi unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO 9001:2008, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam penerapan ISO 9001:2008, serta alternatif yang dilakukan untuk membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur organisasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi yang terdiri dari perwakilan Top Management, Middle Management dan Low Management yang memiliki pemahaman mengenai penerapan ISO 9001:2008 di KMM IPB. Data yang terkumpul diolah dengan metode proses hirarki analitik PHA dengan bantuan perangkat lunak Microsoft Excell 2007.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB telah memenuhi seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam SMM ISO 9001:2008. Unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memiliki peranan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan dan; alternatif tindakan berupa Rapat Tinjauan Manajemen (prioritas 1) dan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) (prioritas 2).

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU


SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh :

ARIEF MAULANA

H24070088

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN


BOGOR

2011

Judul Skripsi : Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor

Nama : Arief Maulana

NRP : H24070088

Menyetujui,

Dosen Pembimbing

(Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA)

NIP : 195506261980031002

Mengetahui :

Ketua Departemen

(Dr. Ir. Jono Munandar, MSc)

NIP : 196101231986011002

Tanggal Lulus :

iv

RIWAYAT HIDUP

Penulis bernama Arief Maulana yang dilahirkan di Jakarta pada tanggal 23

Februari 1990, dari pasangan Jauhari Koesnindar dan Sumiati. Penulis merupakan

anak kedua dari tiga bersaudara. Penulis memulai pendidikan di TK Aisyiah 4

Depok pada tahun 1994-1995, lalu melanjutkan pendidikannya di MI Al

Awwabin pada tahun 1995-1996 dan SDN Anyelir 1 Depok pada 1996-2001,

serta melanjutkan ke SLTP Negeri 2 Depok pada tahun 2001-2004 dan

meneruskan pendidikan di SMA Negeri 1 Depok pada tahun 2004-2007.

Pada tahun 2007, penulis resmi diterima sebagai mahasiswa Institut

Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB)

dengan memilih program studi Manajemen pada Fakultas Ekonomi dan

Manajemen, serta memilih program supporting course.

v

KATA PENGANTAR

Aassalamualaikum Wr. Wb.

Puji dan rasa syukur kepada Allah SWT penulis panjatkan atas Rahmat

dan Hidayah yang diberikan–Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan

skripsi berjudul “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor” sebagai salah satu

syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen,

Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.

Penulis menyadari bahwa tulisan skripsi masih memiliki kekurangan,

maka kritik dan saran senantiasa diharapkan sebagai bahan evaluasi dan

penyempurnaan. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang

membutuhkan, baik kalangan akademis maupun umum.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Bogor, Juni 2011

Penulis

vi

UCAPAN TERIMA KASIH

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih

sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA sebagai dosen pembimbing

yang senantiasa memberikan bimbingan, arahan dan motivasi kepada penulis.

2. Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc. dan Nur Hadi Wijaya, S.TP. MM. sebagai

dosen penguji yang telah meluangkan waktunya untuk menguji dan

memberikan masukan kepada penulis.

3. Deddy C. Sutarman, SP, MM yang telah memberikan tambahan pengetahuan

mengenai metode Analytical Hierarchy Process (AHP).

4. Ibu dan Bapak atas doa restu dan motivasi yang diberikan kepada penulis.

5. Kedua saudaraku Yoga Pratama dan Rheza Aulia Rahman.

6. Seluruh pihak Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB, terutama Bapak Srihadi,

Bapak Fredinan dan Mas Danang karena telah mengijinkan melakukan

penelitian di KMM, serta memberikan data dan informasi yang dibutuhkan

dalam penelitian.

7. Seluruh staf pengajar Departemen Manajemen, FEM, IPB yang telah

memberikan ilmu dan pengetahuan, serta mendidik penulis.

8. Niken Puspitaningrum yang telah menyadarkan penulis untuk segera

menyelesaikan tugas akhir agar tidak tersusul oleh para junior.

9. Teman-teman satu bimbingan : Elis, Devi, Serly, Suci, Upeh, Lena, Rari dan

Yodia atas kerjasama, dukungan dan doanya.

10. Seluruh karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen, FEM, IPB.

11. Teman-teman se-SMA : Ardie, Monik, Dimas dan Dara.

12. Teman-teman penghuni Pondok KPK.

13. Teman-teman Manajemen angkatan 44.

14. Teman-teman TPB.

15. Seluruh pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan skripsi ini yang

tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

16. Seluruh pihak yang tidak terlibat dalam penyusunan skripsi ini. Semoga Allah

membalas semua kebaikan mereka.

vii

DAFTAR ISI

Halaman

RINGKASAN ....................................................................................... i RIWAYAT HIDUP .............................................................................. iv

KATA PENGANTAR .......................................................................... v UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................... vi DAFTAR TABEL ............................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ........................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................... xi I. PENDAHULUAN ......................................................................... 1

1.1. Latar Belakang .......................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah .................................................................. 2 1.3. Tujuan Penelitian ...................................................................... 3 1.4. Ruang Lingkup Penelitian......................................................... 3

II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 4 2.1. Mutu .......................................................................................... 4

2.1.1. Pengertian Mutu ............................................................ 4 2.1.2. Dimensi Mutu ............................................................... 5

2.2. Manajemen Mutu Terpadu ........................................................ 6 2.2.1. Pengertian Manajemen Mutu Terpadu .......................... 6 2.2.2. Ciri-Ciri Manajemen Mutu Terpadu ............................. 7 2.2.3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu Terpadu ................... 7

2.3. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 .......................................... 8 2.3.1. Pengertian SMM ISO 9000 ........................................... 8 2.3.2. Hirarki SMM ISO 9000 ................................................ 9 2.3.3. Prinsip SMM ISO 9000 ................................................. 10 2.3.4. Manfaat SMM ISO 9000 ............................................... 12 2.3.5. Langkah–Langkah Penerapan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9000:2000 .................................................... 12 2.3.6. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000 ......... 14 2.3.7. Perubahan–Perubahan pada Sistem Manajemen

Mutu ISO 9000:2008 .................................................... 16 2.4. Penelitian Terdahulu Yang Relevan ......................................... 19

III. METODE PENELITIAN .............................................................. 20 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian................................................. 20 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................... 22 3.3. Pengumpulan Data .................................................................... 22 3.4. Pengolahan dan Analisis Data .................................................. 22

viii

IV. HASIL DAN PEMMBAHASAN .................................................. 32

4.1. Gambaran Umum Kantor Manajemen Mutu IPB.................... 32 4.1.1. Profil KMM IPB ............................................................ 32 4.1.2. Tugas dan Wewenang KMM IPB .................................. 33 4.1.3. Fungsi KMM IPB ........................................................... 33 4.1.4. Visi dan Misi KMM IPB ................................................ 34 4.1.5. Struktur Organisasi KMM IPB ...................................... 34 4.1.6. Kebijakan Mutu KMM IPB ........................................... 34

4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ................. 35 4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ................... 37

4.3.1. Unsur SMM ISO 9001:2008 .......................................... 46 4.3.2 Aktor ............................................................................... 55 4.3.3 Tujuan ............................................................................. 56 4.3.4 Alternatif Tindakan ......................................................... 57

4.4. Penyusunan Struktur Hirarki .................................................... 58 4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif ........... 60 4.6. Implikasi Manajerial ................................................................. 63

KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 65 1. Kesimpulan ........................................................................................ 65 2. Saran .................................................................................................. 65

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 66

LAMPIRAN .......................................................................................... 67

ix

DAFTAR TABEL

No Halaman

1. Nilai skala banding berpasangan ........................................................ 24 2. Matriks pendapat individu ................................................................. 27 3. Matriks pendapat gabungan ............................................................... 28 4. Nilai RI utuk matriks berukuran n ....................................................... 30 5. Susunan prioritas faktor/unsur ............................................................ 62 6. Susunan prioritas aktor ........................................................................ 63 7. Susunan prioritas tujuan ...................................................................... 63 8. Susunan prioritas alternatif tindakan ................................................... 64

x

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

1. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai ............................................... 5 2. Model proses SMM ISO 9001:2000 ................................................... 8 3. Hirarki dokumen SMM ....................................................................... 9 4. Kerangka pemikiran penelitian ........................................................... 21 5. Struktur hirarki identifikasi permasalahan .......................................... 26 6. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB . 59

xi

DAFTAR LAMPIRAN

No Halaman

1. Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB .................... 68 2. Angket penelitian ............................................................................... 69 3. Struktur organisasi KMM IPB ........................................................... 77 4. Sasaran mutu ...................................................................................... 78 5. Bentuk matriks pendapat .................................................................... 84 6. Hasil pengolahan data ......................................................................... 86

I. PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Kebutuhan terhadap mutu sudah ada sejak jaman mesir kuno yang

melalui pengendalian mutu pada batu-batu yang digunakan dalam pembuatan

piramida. Hingga saat ini, mutu masih memiliki peranan yang penting.

Konsep mutu modern telah berubah sejak masa ke masa. Dimulai dengan

konsep inspector yang mengukur hasil produksi berdasarkan spesifikasi

kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah satu konsep mutu yang

berkembang adalah manajemen mutu terpadu (total quality management atau

TQM). Manajemen mutu terpadu (MMT) merupakan suatu sistem dan/atau

pendekatan manajemen organisasi yang bertumpu pada mutu (quality), baik

produk, proses maupun sumber daya organisasi tersebut yang tujuan akhirnya

adalah memenuhi kepuasan pelanggan dan memberikan keuntungan bagi

organisasi tersebut, termasuk didalamnya pemasok dan masyarakat.

Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu

disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Hal ini untuk memastikan

bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan benar sejak awal dan dapat

mengurangi ataupun menghilangkan cacat (defect) dan pemborosan (waste)

selama operasi (Http://www.min-consulting, 2011). Inti dari penarapan

standar mutu adalah terjaganya mutu hasil dari suatu produk, yaitu suatu

sistem knowledge sharing yang memungkinkan setiap orang untuk

menghasilkan hal sama dengan mutu sama, sehingga akan mengurangi

ketergantungan terhadap satu orang (Wangtry, 2009).

Salah satu standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah

berkembang adalah ISO 9001, yang merupakan alat pencapaian tujuan mutu

yang diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi yang terjadi,

dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas agar mampu memuaskan

para stakeholder. ISO 9001 telah mengalami beberapa kali revisi, yaitu ISO

9001:2008 merupakan revisi dari ISO 9001 versi tahun 2000 atau biasa

dikenal dengan ISO 9001:2000. Revisi ISO 9001 dilakukan dengan tujuan

2

mengembangan standar lebih sederhana yang dapat diaplikasikan setara bagi

organisasi kecil, menengah dan besar, disamping memberikan hasil aktifitas

proses dari organisasi dan meningkatkan kesesuaian/integrasi dengan ISO

14000.

Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu lembaga

pendidikan tinggi yang memiliki peranan sangat besar untuk menyiapkan

sumber daya manusia (SDM) yang memenuhi kriteria mutu pendidikan. Hal

ini selaras dengan kebijakan Menteri Pendidikan Nasional dalam

meningkatkan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. Di samping itu jajaran

Deprartemen Pendidikan Nasional telah menerapkan kebijakan bahwa setiap

unit utama organisasi baik unit kerja pusat maupun daerah untuk meraih

sertifikat ISO 9001:2008.

Oleh karena itu, strategi pembangunan pendidikan IPB mengalami

perubahan, yaitu sistem penjaminan mutu diarahkan untuk menghasilkan

mutu penyelenggaraan pendidikan yang sesuai visi, misi dan tujuan IPB.

KMM IPB, sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB berupaya

menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang telah ada agar

dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB,

diantaranya menerapkan SMM ISO 9001:2008.

KMM berhasil menjalankan SMM yang diakui secara internasional,

yang ditunjukkan perolehan sertifikat ISO 9001:2008 yang diterbitkan

tanggal 26 Agustus 2009. Dalam konteks KMM IPB, SMM ISO 9001:2008

belum lama diterapkan, maka untuk itu dilakukan penelitian untuk

mengetahui strategi yang dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2008.

1.2. Perumusan Masalah

KMM IPB berhasil membuktikan diri sebagai organisasi yang handal

dengan meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor QSC 00769 yang

dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services

(Sucofindo ICS). Keberhasilan perolehan Sertifikat ISO 9001 : 2008 adalah

bukti pengakuan dunia internasional terhadap SMM pendidikan, khususnya

terhadap sistem manajemen KMM IPB sebagai organisasi penjamin mutu

pendidikan IPB.

3

Dari hal yang telah dikemukakan, maka dapat disusun permasalahan

dalam penelitian ini adalah :

1. Bagaimana penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ?

2. Faktor-faktor apakah yang penting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008

pada KMM IPB ?

1.3. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB.

2. Menganalisis faktor-faktor penerapan sistem manajemen mutu ISO

9001:2008 dengan Proses Hirarki Analitik (PHA).

I.4. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan dalam rangka memberikan alternatif tindakan

agar penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB menjadi efektif, dimana

pemilihan alternatif hasil penelitian merupakan kewenangan pihak terkait.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Mutu

2.1.1. Pengertian Mutu

Pengertian mutu sangat beraneka ragam. Tidak ada definisi yang

pasti mengenai mutu karena setiap orang/organisasi memiliki kriteria

masing-masing dalam mendefinisikan mutu. Juran dalam Heizer and

Render (1993) mendefinisikan mutu sebagai kecocokan dalam

penggunaan produk. Crosby dalam Heizer and Render (1993)

menyebutkan “Quality means conformance to requirements”. Di

Indonesia, salah satu pengertian mutu yang ada (SNI 19-9000:2000

dalam Herjanto, 2007), yaitu mutu adalah derajat yang dicapai oleh

karakteristik inheren dalam memenuhi persyaratan. Sedangkan menurut

ISO 9000:2008 Mutu (Quality) adalah “Degree to which a set of

inherent characteristics fulfils requirements” (QIMS, 2010).

Evans and Lindsay (2007) menyatakan, terdapat lima (5) sudut

pandang dalam mendefinisikan mutu :

a. Sudut pandang penilaian (judgemental perspective). Shewhart dalam

Evans and Lindsay (2007) yang menyatakan mutu adalah kegunaan

dari produk.

b. Sudut pandang berdasarkan produk (product-based perspective).

Mutu merupakan fungsi dari peubah yang spesifik dan terukur, serta

perbedaan dalam mutu mencerminkan perbedaan kuantitas pada

beberapa atribut produk.

c. Sudut pandang berdasarkan pengguna (user-based perspective).

Sudut pandang ini beranggapan bahwa mutu ditentukan berdasarkan

keinginan pelanggan, atau mutu didefinisikan sebagai kecocokan

untuk digunakan, atau seberapa baik produk tersebut melakukan

fungsinya

5

d. Sudut pandang berdasarkan nilai (value-based perspective). Pada

sudut pandang ini, mutu dapat dilihat dari hubungan antara kegunaan

atau kepuasan terhadap harga.

e. Sudut pandang berdasarkan manufaktur (manufacture-based

perspective). Mutu sebagai hasil praktek rekayasa dan manufaktur

yang diinginkan atau kesesuaian dengan kepuasan.

Meskipun mutu produk merupakan faktor penting untuk semua

individu di seluruh rantai nilai, mutu dipandang tergantung pada posisi

seseorang dalam rantai nilai (Evans and Lindsay, 2008), seperti termuat

pada Gambar 1.

Gambar 1. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai

2.1.2. Dimensi Mutu

Ukuran mutu tidaklah hanya berupa suatu peubah atau suatu

atribut saja, melainkan mengandung beberapa dimensi. baik kuantitatif

maupun kualitatif. Barang memiliki karakteristik yang berbeda dengan

jasa. Oleh karenanya, dimensi mutu barang dibedakan dengan dimensi

mutu untuk jasa (Herjanto, 2007).

Arus Produk

Arus informasi

Barang dan Jasa

Kebutuhan

Mutu berdasarkan produk

Pelanggan Mutu berdasarkan

nilai

Mutu berdasarkan manufaktur

Distribusi

Desain

Manufaktur

Pemasaran

Mutu berdasarkan pengguna

6

Secara umum, menurut Herjanto (2007), mutu barang dapat

dilihat dari empat (4) dimensi utama berikut ini :

a. Kinerja (performance atau operation).

Dimensi utama yang banyak dipertimbangkan oleh konsumen ialah

kinerja atau operasi dari produk.

b. Keandalan (reliability/durability).

Mencerminkan keandalan suatu produk, yaitu kepercayaan atas

kemampuan atau ketahanannya.

c. Kenampakan (appearance/features).

Menunjukkan daya tarik suatu produk yang membedakannya dengan

produk lain. Kenampakan sangat dipengaruhi oleh desain dan atribut

lain yang ada dalam produk.

d. Kesesuaian (conformance).

Kesesuaian berhubungan dengan pemenuhan terhadap spesifikasi

atau standar yang ditentukan.

Herjanto (2007) juga menjelaskan bahwa dimensi mutu dalam

jasa memiliki lima (5) dimesi utama, yaitu :

a. Keandalan, yaitu kemampuan melaksanakan jasa secara akurat dan

cepat.

b. Responsif, yaitu kemauan untuk membantu pelanggan dan

memberikan jasay ang sesuai dengan harapan pelanggan.

c. Bentuk nyata, yaitu fasilitas fisik, peralatan dan penampilan

personal.

d. Jaminan, yaitu pengetahuan dan sikap pegawai serta kemampuan

mereka untuk menunjukkan kepercayaan, keyakinan dan kesopanan

e. Empati, yaitu perhatian individual yang diberikan kepada pelanggan.

2.2. Manajemen Mutu Terpadu (TQM)

2.2.1. Pengertian MMT

Salusu (1996) menyatakan manajemen mutu terpadu adalah

suatu komitmen yang penuh kesungguhan untuk meningkatkan mutu,

berjangka panjang, serta membutuhkan penggunaan peralatan dan

7

teknik-teknik tertentu, Namun, sebenarnya bukanlah peralatan dan

teknik yang terutama, tetapi justru komitmen itu sendiri. MMT adalah

manajemen yang menciptakan dan mengembangkan seperangkat nilai

dan keyakinan yang akan membuat setiap orang mengetahui bahwa

kualitas untuk konsumen adalah tuntutan yang paling utama

Marimin (2004) menjelaskan bahwa MMT merupakan sistem

manajemen yang mengikutsertakan seluruh anggota dalam organisasi

dalam menerapkan konsep dan teknik kendali mutu untuk mendapatkan

kepuasan pelanggan dan orang yang mengerjakan.

2.2.2. Ciri-ciri Manajemen Mutu Terpadu

Terdapat tiga (3) ciri dari MMT (Marimin, 2004), yaitu :

a. Melibatkan seluruh karyawan dari semua tingkatan atau yang biasa

disebut dengan manajemen partisipatif.

b. Menerapkan konsep pengendalian mutu, dengan memutar daur

PDCA (plan, do, check and action) yang dikenal kemudian sebagai

delapan langkah pemecahan masalah.

c. Menerapkan metoda statistik, sebagai salah satu alat pemecahan

masalah.

2.2.3. Prinsip-Prinsip MMT

Prinsip-prinsip yang diterapkan dalam manajemen mutu terpadu

adalah (Http://www.min-consulting, 2011) :

a. Mutu (quality) dapat dan harus dikelola.

b. Setiap orang memiliki pelanggan yang harus dipuaskan.

c. Adalah proses, bukan orang, yang menjadi masalah.

d. Setiap karyawan bertanggung jawab terhadap mutu.

e. Masalah harus dicegah, bukan sekedar diperbaiki.

f. Mutu harus diukur, sehingga dapat dikendalikan.

g. Peningkatan mutu harus berkesinambungan.

h. Tujuan mutu haruslah berdasarkan pada persyaratan pelanggan.

8

2.3. SMM ISO 9000

2.3.1. Pengertian SMM ISO 9000

ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk SMM. ISO

9000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk

desain dan penilaian SMM suatu organisasi yang bertujuan untuk

menjamin organisasi yang bersangkutan mampu menyediakan produk

yang memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditetapkan (Gaspersz,

2001).

ISO 9000 bukan merupakan standar produk, tetapi merupakan

standar dari sistem manajemen suatu organisasi yang apabila diterapkan

dalam organisasi tersebut akan mempengaruhi bagaimana produk itu

dihasilkan, mulai dari tingkat perencanaan, perancangan, pembuatan

dan perakitan hingga penyerahan ke pelanggan (Http://www.min-

consulting, 2011).

Menurut Gaspersz (2001), model proses dari ISO 9001:2000

terdiri dari lima (5) bagian utama yang menjabarkan sistem manajemcn

organisasi (Gambar 2) , yaitu :

a. SMM

b. Tanggungjawab manajemen

c. Manajemen sumber daya

d. Realisasi produk

e. Analisis, pengukuran dan peningkatan

Gambar 2. Model proses SMM ISO 9001:2000

9

2.3.2. Hirarki SMM ISO 9000

Dokumentasi SMM dapat diatur baik mengikuti proses-

proses perusahaan maupun mengikuti struktur standar mutu yang

berlaku, ataupun gabungan keduanya. Struktur dokumentasi SMM

perusahaan dapat diuraikan dalam hirarki. Struktur ini dibuat untuk

memudahkan distribusi, pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi

tersebut. Pengembangan hirarki tersebut tergantung pada kondisi

dan budaya perusahaan (Http://www.min-consulting, 2011). Pada

umumnya hirarki dokumentasi dalam SMM seperti ditunjukkan

pada pada Gambar 3.

CATATAN 1 Hirarki boleh disesuaikan untuk memenuhi

kebutuhan organisasi.

CATATAN 2 Formulir dapat diterapkan pada seluruh tahapan (tier)

pada hirarki di atas.

Gambar 3. Hirarki dokumen SMM

Tier 1. Manual mutu

Seperti dijelaskan di atas, manual mutu merupakan rumusan

umum mengenai SMM perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan,

sasaran umum perusahaan dan tanggungjawab berkaitan dengan

penerapan SMM ISO 9001:2008.

Tier 2. Prosedur operasi standar

Prosedur merupakan penjabaran dari manual mutu dalam

menerapkan SMM. Prosedur atau biasa disebut sebagai prosedur

operasi standar (standard operating procedure, atau SOP) adalah

Rekaman/Catatan

Instruksi Kerja, Desain, Bagan Alir, dll

Prosedur

Manual Mutu

Tier 4

Tier 3

Tier 2

Tier 1

10

suatu kumpulan instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu

petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang

memiliki tata cara pelaksanaan yang telah baku atau

terstandardisasi, tanpa kehilangan efektivitasnya. Proses yang

terstandarisasi dengan baik akan memberikan jaminan terhadap

kesesuaian mutu produk yang akan dihasilkan.

Tier 3. Instruksi Kerja dan Formulir

Setelah proses dan sistem didefinisikan, berikutnya perlu

dijabarkan bagaimana proses atau sistem tersebut dilakukan. Pada

kelompok ini, dapat disebutkan beberapa metode penjabaran proses,

sistem dan prosedur berikut :

a. Instruksi kerja adalah dokumen yang berisi uraian atau urutan

kegiatan untuk melaksanakan satu proses/fungsi/kegiatan yang

dapat dinyatakan dalam gambar, diagram, bagan alir atau

pernyataan terstruktur.

b. Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam data,

dimana data ini nantinya merupakan bukti-bukti dari hasil suatu

kegiatan dalam satu proses, sehingga formulir yang telah terisi

data akan menjadi rekaman mutu.

Tier 4. Rekaman/Formulir

Rekaman merupakan bentuk pemdokumentasian terhadap

bukti-bukti obyektif penerapan sistem dan prosedur (sisdur).

Sebagaimana dokumen yang lain, rekaman harus dipelihara dan

dikendalikan oleh perusahaan.

2.3.3. Prinsip SMM ISO 9000

ISO 9000 disusun berdasarkan pada delapan (8) prinsip

manajemen mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen

senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing

organisasi menuju peningkatan kinerja (Http://www.min-consulting,

2011).

11

Delapan (8) prinsip manajemen mutu yang menjadi landasan

penyusunan ISO 9000 (Http://www.min-consulting, 2011) adalah :

a. Fokus pada pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggannya, maka manajemen

organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan

datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha

melebihi harapan pelanggan.

b. Kepemimpinan

Pimpinan puncak organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah

dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara

lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara

penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

c. Pelibatan orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting

dari suatu organisasi dan keterlibatannya secara penuh akan

memungkinkan kemampuan digunakan untuk manfaat organisasi.

d. Pendekatan proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien,

apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola

sebagai suatu proses.

e. Pendekatan sistem pada manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses

yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan

kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai

tujuan-tujuannya.

f. Perbaikan berkesinambung

Perbaikan berkesinambung didefinisikan sebagai suatu proses yang

berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas

dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan

dari organisasi itu.

12

g. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data

dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah,

sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif

dan efisien.

h. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan

suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan

kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

2.3.4. Manfaat SMM ISO 9000

Dalam menerapkan ISO 9000, manfaat yang dapat diperoleh

(Umar, 2000) adalah :

a. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui

jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik.

b. Organisasi yang telah bersertifikasi ISO 9000 diizinkan untuk

mengiklankan bahwa mutu perusahaan telah diakui secara

internasional.

c. Audit mutu yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu

dikerjakan lagi oieh organisasi.

d. Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

e. Meningkatkan kesadaran akan mutu dalam organisasi termasuk di

dalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan

sertifikat ISO 9000 tersebut.

2.3.5. Langkah–Langkah Penerapan SMM ISO 9000:2000

Untuk menerapkan SMM ISO 9000:2000, langkah–langkah

yang harus dilakukan (Umar, 2000) adalah :

a. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.

Tanpa komitmen manajemen, maka registrasi tidak mungkin.

13

b. Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO.

Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan standar unsur-

unsur dalam sistem mutu ISO 9000, termasuk mengangkat auditor

internal untuk ISO 9000.

c. Mempelajari standar-standar dan menilai kebutuhan-kebutuhan ISO

9000.

Memahami sistem mutu ISO 9000 dan unsur-unsurnya adalah kunci

sukses untuk diperolehnya registrasi.

d. Melakukan pelatihan.

Pelatihan hendaknya melibatkan semua staf organisasi perusahaan

itu.

e. Memulai tinjauan ulang manajemen.

Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggungjawab mutu dari

organisasi perusahaan kepada wakil manajemen, yang biasanya

adalah manajer mutu. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai

dengan memfokuskan pada standar sistem mutu ISO 9000 yang

dipilih (apakah ISO 9001, 9002, atau ISO 9003).

f. Identifikasi kebijakan mutu, prosedur dan instruksi yang dibutuhkan

dituangkan dalam dokumen tertulis.

Para manajer hendaknya diberi tanggungjawab atau

bertanggungjawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu

ada.

g. Implementasi sistem manajemen ISO 9000.

Dengan mengacu pada pembangunan sistem ISO 9000, sistem mutu

yang ada selama ini harus dimodifikasi dan didokumentasikan.

h. Memulai audit sistem mutu perusahaan.

Setelah sistem ISO 9000 diterapkan selama beberapa bulan, auditor

kualitas internal yang telah dilatih perlu memeriksa sistem. Hasil-

hasil audit kualitas internal harus menunjukkan bahwa sistem mutu

yang ada telah memenuhi unsur-unsur dalam sistem ISO 9000.

14

i. Memilih registrar.

Jika manajemen yakin bahwa sistem jaminan mutu perusahaan telah

memenuhi standar sistem ISO 9000, maka manajemen perlu memilih

registrar untuk mulai melakukan penilaian.

j. Registrasi.

Apabila sistem ISO 9000 yang diimplementasikan dalam organisasi

dianggap telah sesuai dengan persyaratan sistem mutu ISO 9000 dan

karena itu dinyatakan lulus dalam penilalan, maka sertifikat ISO

9000 akan diberikan.

2.3.6. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 merupakan revisi dari ISO 9001:1994. Terdapat

perubahan yang signifikan dalam ISO 9001:2000 dibandingkan dengan

versi 1994 (ISO 9001:1994). Klausul-klausul ISO 9001:2000

(Gaspersz, 2001) adalah :

1. Ruang lingkup

1.1. Umum

1.2. Aplikasi

2. Referensi normatif

3. Istilah dan definisi

4. Sistem manajemen mutu (SMM)

4.1. Persyaratan umum

4.2 Persyaratan dokumentasi

4.2.1. Umum

4.2.2. Manual mutu

4.2.3. Pengendalian dokumen

4.2.4. Pengendalian catatan mutu

5. Tanggungjawab manajemen

5.1. Komitmen manajemen

5.2. Fokus pada pelanggan

5.3. Kebijakan mutu

15

5.4. Perencanaan

5.4.1. Tujuan mutu

5.4.2. Perencanaan SMM

5.5 Tanggungjawab, wewenang dan komunikasi

5.5.1. Tanggungjawab dan wewenang

5.5.2. Wakil manajemen

5.5.3. Komunikasi internal

5.6 Peninjauan ulang manajemen

5.6.1. Umum

5.6.2. Input peninjauan ulang

5.6.3. Output peninjauan ulang

6. Manajemen Sumber Daya

6.1. Penyediaan sumber daya

6.2. Sumber daya manusia

6.2.1. Umum

6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

6.3. Infrastruktur

6.4. Lingkungan kerja

7. Realisasi produk

7.1. Perencanaan realisasi produk

7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan

7.2.1. Identifikasi persyaratan yang berkaitan dengan produk

7.2.2.Peninjauan ulang persyaratan yang terkait dengan

pelanggan

7.2.3. Komunikasi pelanggan

7.3. Desain dan pengembangan

7.3.1. Perencanaan desain dan pengembangan

7.3.2. Input desain dan pengembangan

7.3.3. Output desain dan pengembangan

7.3.4. Peninjauan ulang desain dan pengembangan

7.3.5. Verifikasi desain dan pengembangan

7.3.6. Validasi desain dan pengembangan

16

7.3.7. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

7.4. Pembelian

7.4.1. Proses pembelian

7.4.2. Informasi pembelian

7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli

7.5. Ketentuan produksi dan pelayanan

7.5.1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan

7.5.2.Validasi dari proses pengoperasian produksi dan pelayanan

7.5.3. Identifikasi dan kemampuan telusur

7.5.4. Hak milik pelanggan

7.5.5. Penjagaan atau pemeliharaan produk

7.6 Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan

8. Pengukuran dan pemantauan

8.1 Umum

8.2 Pengukuran dan pemantauan

8.2.1. Kepuasan pelanggan

8.2.2. Audit internal

8.2.3. Pengukuran dan pemantauan proses

8.3 Pengendalian produk nonkonformans

8.4 Analisis data

8.5 Peningkatan

8.5.1. Peningkatan terus-menerus

8.5.2. Tindakan korektif

8.5.3. Tindakan preventif

2.3.7. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008

Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya

terhadap perundang-undangan yang berlaku, seperti juga pada

persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya

dengan sistem yang lain, seperti environment management system

(EMS ISO 14000) dan ocupational health and safety management

(OHSAS 18000).

17

Berikut ini adalah ringkasan perubahan-perubahannya

(Http://www.min-consulting, 2011) :

a. Klausul 4.1: kata mengidentifikasikan (identify) pada butir (a)

diganti dengan menetapkan (determine). Catatan 2 ditambahkan

guna merefleksikan kenyataan bahwa proses luar (outsourced)

dapat dikaitkan juga ke pasal 7.4. Catatan 3 menguraikan jenis-

jenis pengendalian yang dapat diterapkan pada proses luar tersebut.

b. Klausul 4.2.1: Butir (e) mengenai rekaman (records) dihilangkan

dan digabungkan ke butir (c). Tambahan pada catatan 1

mengklarifikasikan bahwa satu dokumen tunggal dapat berisi lebih

dari satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan atau

sebaliknya, satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan

dapat dapat didokumentasikan lebih dari satu dokumen.

c. Klausul 4.2.3: Klarifikasi pada butir (f) bahwa dokumen eksternal

ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan keperluan perencanaan

dan pelaksanaan SMM.

d. Klausul 4.2.4: Redaksional dibuat lebih ringkas, namun persyaratan

tetap, tidak berubah.

e. Klausul 5.5.2: Klarifikasi bahwa wakil manajemen diambil dari

anggota manajemen perusahaan.

f. Klausul 6.2.1: Penekanan pada kalimat, “… yang mempengaruhi

mutu produk …” menjadi, “… yang mempengaruhi kesesuaian

terhadap persyaratan produk …”.

g. Klausul 6.2.2: Penekanan pada butir (b) bahwa pelatihan adalah

dalam rangka peningkatan kompetensi personil. Penekanan pada

butir (c) bahwa ketimbang evaluasi keefektifan pelatihan,

perusahaan hendaknya memastikan kompetensi yang diperlukan

terpenuhi.

h. Klausul 6.3: Penambahan sistem informasi pada butir (c).

i. Klausul 6.4: Catatan ditambahkan guna menjelaskan istilah

lingkungan kerja.

18

j. Klausul 7.1: Penambahan pengukuran (measurement) pada butir

(c).

k. Klausul 7.2.1: Penekanan pada kalimat, “ … dan kegiatan pasca

penyerahan,” menjadi, “… dan untuk kegiatan pasca penyerahan,”

pada butir (a). Perubahan kata berkaitan (related) menjadi

diterapkan (applicable) pada butir (c). Perubahan kata ditetapkan

(determined) menjadi dipertimbangkan keperluannya (considered

necessary) pada butir (d). Catatan ditambahkan guna menjelaskan

apa yang dimaksud dengan kegiatan pasca penyerahan itu.

l. Klausul 7.3.1: Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa

tinjauan, verifikasi dan validasi desain adalah kegiatan yang

terpisah, namun dapat dilakukan sendiri-sendiri ataupun

bersamaan.

m. Klausul 7.3.3: Kalimat, “ … harus disajikan dalam bentuk … ( …

shall be provided in a form …)” menjadi, “ … harus dalam bentuk

…( … shall be in a form …)”. Catatan ditambahkan guna

memasukan informasi rinci mengenai preservasi produk harus

dimasukkan dalam informasi penyediaan jasa dan proses produksi.

n. Klausul 7.5.3: Penekanan bahwa idenifikasi status produk

hendaknya diseluruh proses realisasi produk.

o. Klausul 7.5.4: Penekanan bahwa perusahaan harus melaporkan

kepada pelanggan atas ketidaksesuain milik pelanggan yang

diketemukan. Data personal ditambahkan pada catatan yang

menjelaskan mengenai definisi milik pelanggan.

p. Klausul 7.5.5: Penekanan pada pemeliharaan kesesuaian terhadap

persyaratan selama proses internal dan penyerahan.

q. Klausul 7.6: Kata peralatan (devices) diganti dengan perangkat

(equipment). Acuan ke 7.2.1 ditiadakan. Penekanan pada butir (c)

bahwa perangkat pemantauan dan pengukuran harus memiliki

identitas. Perubahan pada catatan, bahwa referensi ISO 10012-1

dan ISO 10012-2 dihilangkan dan diganti dengan penjelasan

mengenai verifikasi dan manajemen konfigurasi perangkat lunak

19

komputer bila digunakan dalam proses pemantauan dan

pengukuran.

r. Klausul 8.2.1: Catatan ditambahkan menjelaskan beberapa contoh

bagaimana pengukuran terhadap kepuasan pelanggan dilakukan.

s. Klausul 8.2.2: Penekanan pada tanggungjawab manajemen

terhadap area yang diaudit untuk memastikan tindakan koreksi dan

korektif yang diperlukan. Perubahan referensi pada catatan yang

kini mengacu ke ISO 19011.

t. Klausul 8.2.3: Kalimat, “… untuk memastikan kesesuaian produk”

dihilangkan. Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa

perusahaan sebaiknya mempertimbangkan tipe dan jangkauan yang

tepat dari pemantauan dan pengukuran ditiap prosesnya, guna

keefektifan SMM.

u. Klausul 8.2.4: Kalimat, “Bukti kesesuaian dengan kriteria

keberterimaan …” dihapus. Penekanan terhadap rekaman yang

menunjukkan personil yang berwenang melepaskan produk ke

pelanggan.

v. Klausul 8.3: penekanan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan

setelah penyerahan atau dipakai dipindahkan ke butir (d).

2.4. Penelitian Terdahulu yang Relevan

Wulandari (2009) melakukan penelitian berjudul “Kajian Penerapan

Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 Pada PT. Unitex Tbk,

Bogor”. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM

ISO 9001:2000 adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen

sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan.

Permasalahan tersebut dianalisis dengan menggunakan metode proses hirarki

analitik. Dari hasil analisis, yang harus dilakukan perusahaan adalah

memperbaiki sistem informasi.

Kusumaningrum (2009) melakukan penelitian mengenai penerapan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada PT. Mah Sing Indonesia.

Dengan menggunakan analytical hierarchy process (AHP), dengan faktor-

faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000

20

adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi

produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan. Hasil penelitian

menunjukkan bahwa SMM merupakan faktor utama dalam permasalahan

penerapan SMM ISO 9001:2000 dan tindakan yang paling utama dilakukan

adalah meningkatkan kerjasama tim dalam perusahaan.

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

Penelitian tentang penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB diawali

dengan mencari gambaran umum organisasi, yaitu mengenai visi dan misi,

serta struktur organisasi. Selanjutnya, menganalisis penerapan ISO 9001:2008

dengan melakukan wawancara dan pengamatan langsung, serta dokumentasi

internal perusahaan untuk mengetahui strategi penerapan SMM ISO

9001:2008 pada KMM IPB.

Hasil dari analisis tersebut disusun menjadi hirarki yang setiap

unsurnya dinilai oleh pakar yang terkait dengan penerapan ISO 9001:2008

pada KMM IPB melalui pengisian angket. Alat analisis yang digunakan

adalah metode AHP dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft

Excel 2007.

Berdasarkan hasil pengolahan AHP berupa pembobotan dan susunan

prioritas, dapat diajukan masukan berupa saran atau rekomendasi alternatif

tindakan yang dapat dilaksanakan oleh pihak Manajemen KMM IPB dalam

rangka pelaksanaan SMM ISO 9001:2008. Uraian di atas dapat dijabarkan

dalam kerangka pemikiran penelitian pada Gambar 4.

21

Gambar 4. Kerangka pemikiran penelitian

Kantor Manajemen Mutu

Institut Pertanian Bogor

(KMM IPB)

Visi dan Misi

KMM IPB

Identifikasi Penerapan

SMM ISO 9001:2008

Pada KMM IPB

Identifikasi

Strategi Penerapan

ISO 9001:2008

Proses Hirarki Analitik

(PHA)

Rekomendasi Alternatif Tindakan

Penerapan ISO 9001:2008

Um

pan Balik

22

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di KMM IPB, dengan pertimbangan

organisasi telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari bulan Maret-

April 2011.

3.3. Pengumpulan Data

Penarikan contoh dalam penelitian ini adalah nonprobability

sampling, yaitu teknik purposive sampling, penggunaan tekhnik ini memilih

anggota berdasarkan kriteria tertentu (Hermawan, 2006). Dalam penelitian

ini, digunakan dua (2) kriteria, yaitu contoh merupakan perwakilan dari tiap

tingkatan manajemen pada KMM IPB dan yang paling memiliki pemahaman

paling luas mengenai ISO 9001:2008 pada KMM IPB, serta dianggap paling

berkompeten di KMM IPB..

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer

dan sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari

pihak manajemen melalui kegiatan wawancara semi terstruktur (Lampiran 1),

pengamatan langsung di lapangan dan pengisian kuesioner (Lampiran 2)

dilakukan oleh pihak yang dianggap paling berkompeten di KMM IPB. Data

sekunder berupa studi literatur dan data lain yang berkaitan dengan topik

penelitian ini diperoleh dari perpustakaan, dokumen, buku, internet, serta

literatur-literatur atau tulisan-tulisan yang berhubungan dengan penelitian ini.

3.4. Pengolahan dan Analisis Data

a. Analisis Deskriptif

Dalam penelitian ini dilakukan analisis deskriptif untuk mengolah

data yang bersifat kualitatif. Analisis data deskriptif adatah cara

mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul

sebagaimana adanya tanpa bermaksud mernbuat kesimpulan yang berlaku

untuk umum/generalisasi (Purwoto, 2007). Analisis deskriptif digunakan

untuk menganalisis data yang diperoleh melalui wawancara. Data

dikelompokkan berdasarkan jawaban yang sama ke dalam tabel. Setelah

data dikelompokkan ke dalam tabel, selanjutnya jawaban-jawaban

dipersentasekan berdasarkan jumlah responden. Persentase tersebut

23

merupakan jawaban paling dominan dari masing-masing peubah yang

diteliti. Rumusnya sebagai berikut :

fi

Σ fi

Keterangan:

P = Persentase responden yang memilih kategori tertentu

fi = Jumlah responden yang memilih kategori tertentu

Σ fi = Total jawaban

b. Analytical Hierarchy Process

Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan metode AHP.

Berdasarkan kerangka kerja AHP, penelitian ini diawali dengan

pengumpulan data dan informasi yang digunakan untuk menyusun struktur

hirarki. Struktur hirarki disusun sesuai dengan kebutuhan serta didasarkan

pada teori dalam literatur dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan

yang bertindak sebagai pengambil keputusan.

Kuesioner diberikan untuk mengetahui pembobotan setiap unsur

pada setiap tingkatan dalam hirarki. Data yang diperoleh dari responden

kemudian diproses dengan menggunakan software komputer Microsoft

Excel 2007. Hasil pengolahannya dianalisis dan disajikan dalam bentuk

uraian, gambar dan tabel.

Penggunaan AHP sebagai alat analisis dalam penelitian ini

dikarenakan metode ini mampu menyederhanakan permasalahan kompleks

yang tidak terstruktur, strategik dan dinamik menjadi bagian-bagiannya,

serta menyusunnya kedalam hierarki. Selain itu, metode ini dapat disajikan

secara grafik yang dapat memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam

pengambilan keputusan (Marimin, 2004).

Ide dasar prinsip kerja AHP (Marimin, 2004) adalah:

1. Penyusunan Hierarki.

Persoalan yang akan diselesaikan, diuraikan menjadi unsur-

unsurnya, yaitu kriteria dan alternatif, kemudian disueun menjadi struktur

hierarki.

P = x 100%

24

2. Penilaian Kriteria dan alternatif

Kriteria dan alternatif dinilai melalui perbandingan berpasangan.

Menurut Saaty dalam Marimin (2004), untuk berbagai persoalan, skala 1

sampai 9 adalah skala terbaik dalam mengekspresikan pendapat. Nilai dan

definisi pendapat kualitatif dari skala perbandingan Saaty dapat dilihat pada

label berikut:

Tabel 1. Nilai skala banding berpasangan

Nilai Keterangan

1 Kriteria /Alternatif A sama penting dengan

kriteria/alternatif B

3 A sedikit lebih penting dari B

5 A jelas lebih penting dari B

7 A sangat jelas lebih penting dari B

9 A mutlak lebih penting dari B

2,4,6,8 Apabila ragu-ragu antara dua nilai yang berdekatan

Nilai perbandingan A dengan B adalah 1 (satu) dibagi dengan nilai

pebandingan B dengan A.

3. Penentuan Prioritas

Untuk setiap kriteria dan alternatif, perlu dilakukan perbandingan

berpasangan (pairwise comparisons). Nilai-nilai perbandingan relatif

kemudian diolah untuk menentukan peringkat relatif dari seluruh alternatif.

Baik kriteria kualitatif, maupun kriteria kuantitatif, dapat

dibandingkan sesuai dengan judgement yang telah ditentukan untuk

menghasilkan bobot dan prioritas. Bobot atau prioritas dihitung dengan

manipulasi matriks atau melalui penyelesaiaan persamaan matematik.

4. Konsistensi Logis

Semua elemen dikeklmpokkan secara logis dan diperingkatkan

secara konsisten sesuai dengan suatu kriteria yang logis.

25

Langkah-langkah dalam analisis metode AHP secara umum

dibagi dalam delapan (8) langkah (Saaty, 1991), yaitu :

1) Mendefinisikan permasalah dan merinci pemecahan yang diinginkan.

Fokus dari analisis ini adalah identifikasi permasalahan mutu

perusahaan dan kinerja setiap bagian yang ada pada perusahaan untuk

mencapai tujuannya. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan

cara wawancara kepada pihak terkait. Setelah ditentukan fokus

analisis, selanjutnya ditentukan komponen-komponen dan

pendefinisian masing-masing komponen.

2) Membuat struktur hirarki dari sudut pandang manajemen secara

menyeluruh. Setelah komponen-komponen dari fokus analisis

diketahui, lalu dilakukan pembuatan hirarki. Hirarki merupakan

abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antar

komponen dan dampaknya terhadap sistem. Pembuatan hirarki

bertujuan untuk mengetahui tingkatan-tingkatan analisis. Penyusunan

hirarki terdiri dari beberapa tingkatan, dari seperangkat peubah. Pada

fokus identifikasi permasalahan tersusun beberapa tingkatan seperti

tingkat 1 adalah fokus sasaran atau cita-cita utama, tingkat 2 adalah

faktor atau kriteria masalah, tingkat 3 adalah aktor atau pelaku, tingkat

4 merupakan obyektif atau tujuan yang ingin dicapai yang sesuai

dengan sasaran pada tingkat 1 dan di tingkat 5 adalah skenario atau

alternatif kegiatan atau tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi

masalah yang ada. Contoh struktur hirarki dari identifikasi

permasalahan mutu dapat dilihat pada Gambar 5.

26

Gambar 5. Struktur hirarki identifikasi permasalahan (Saaty, 1991)

3) Menyusun Matriks Gabungan

Matriks gabungan berpasangan adalah matriks yang membandingkan

bobot unsur dalam suatu hirarki dengan unsur-unsur dalam hirarki

atasnya.

4) Mengumpulkan semua pertimbangan yang dilakukan dari hasil

perbandingan yang diperoleh pada langkah 3. Setelah matriks

perbandingan berpasangan antar unsur dibuat, selanjutnya dilakukan

perbandingan berpasangan antar setiap unsur pada kolom ke-i dengan

setiap unsur pada baris ke-j, yang berhubungan dengan fokus

identifikasi permasalahan. Pembandingan berpasangan antar unsur-

unsur tersebut dilakukan dengan pertanyaan: “seberapa kuat unsur

pada baris ke-i didominasi, dipengaruhi, dipenuhi atau diuntungkan

oleh fokus permasalahan, dibandingkan dengan kolom ke-j ?” jika

unsur-unsur yang diperbandingkan merupakan suatu peluang atau

waktu, maka pertanyaannya adalah “seberapa lebih mungkin suatu

unsur baris ke-i dibandingkan dengan unsur kolom ke-j, sehubungan

dengan fokus ?”. Menurut Saaty (1991), untuk mengisi matriks

banding berpasangan, digunakan skala banding yang tertera pada

Tingkat 1 Fokus/ Ultimate Goal

Tingkat 2 Faktor/ Kriteria Masalah

Tingkat 3 Aktor/ Pelaku

Tingkat 4 Tujuan/ Penyebab Masalah

Tingkat 5 Skenario/ Alternatif

Identifikasi Masalah (UG)

F1

F2

F3

F4

F7

F58

F6

A1

A2

A3

A4

A5

T1

T2

T3

T4

S1

S2

S3

S4

27

Tabel 1. Pengisian Matriks hanya dilakukan untuk bagian di atas garis

diagonal dari kiri atas ke kanan bawah.

5) Memasukkan nilai-nilai kebalikan beserta bilangan 1 sepanjang

diagonal utama. Angka 1-9 digunakan bila F1 lebih mendominasi atau

dipengaruhi sifat G dibandingkan dengan F2, sedangkan F1 kurang

mendominasi atau mempengaruhi dibandingkan F2 maka digunakan

angka kebalikannya.

6) Melaksanakan langkah 3, 4 dan 5 untuk semua tingkat dan gugusan

dalam hirarki tersebut.

Pembandingan dilanjutkan untuk semua unsur pada setiap tingkat

keputusan yang terbatas pada hirarki, berkenaan dengan kriteria unsur di

atasnya. Matriks pembandingan dalam model AHP dibedakan menjadi :

1. Matriks Pendapat Individu (MPI)

Matriks ini merupakan matriks hasil pembandingan yang dilakukan

oleh individu, dengan unsur yang disimbolkan dengan aij, yaitu unsur

matriks pada baris ke-i dalam kolom ke-j (Tabel 2).

Tabel 2. Matriks pendapat individu

G A1 A2 A3 ... An

A1 a11 a12 a13 ... a1n

A2 a21 a22 a23 ... a2n

A3 a31 a32 a33 ... a3n

... ... ... ... ... ...

An an1 an2 an3 ... amn

2. Matriks Pendapat Gabungan (MPG)

Matriks yang terdiri dari susunan baru yang unsurnya (gij) berasal dari

rataan geometrik pendapat-pendapat individu yang rasio

inkonsistensinya lebih kecil atau sama dengan 10% dan setiap unsur

pada baris dan kolom yang sama dari MPI yang satu dengan MPI yang

lain tidak terjadi konflik (Tabel 3).

Tabel

Rataan geometrik dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut

Gij

aij(k)

k

7) Mensintesis prioritas untuk

prioritas.

dilakukan setelah mengisi MPI dan MPG, yaitu :

i. Pengolahan horizontal

Pengolahan digunakan untuk menyusun prioritas unsur keputusan

untuk satu level

level di atasnya. Tahapan yang harus ditempuh sebagai berikut

i) Pengolahan baris (Z

ii) Perhitungan vektor prioritas dengan rumus:

Zi = unsur pendapat

N = jumlah unsur

i,j = 1,2,3,....,n

Tabel 3. Matriks pendapat gabungan

G G1 G2 G3 ...

G1 g11 g12 g13 ... g

G2 g21 g22 g23 ... g

G3 g31 g32 g33 ... g

... ... ... ... ...

Gn gn1 gn2 gn3 ... g

geometrik dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut

,dimana ................................

= unsur MPG baris ke-i, kolom ke-j

= unsur baris ke-i, kolom ke-j dari MPI ke

= indeks MPI dari individu ke-k yang memenuhi

persyaratan

= perkalian dari unsur k = 1 sampai k

Mensintesis prioritas untuk melakukan pembobotan vektor

Pengolahan matriks pendapat terdiri dari dua

dilakukan setelah mengisi MPI dan MPG, yaitu :

Pengolahan horizontal


untuk satu level hirarki keputusan terhadap unsur yang berada satu

level di atasnya. Tahapan yang harus ditempuh sebagai berikut

Pengolahan baris (Zi) dengan menggunakan rumus

,dimana ……………………

Perhitungan vektor prioritas dengan rumus:

= unsur pendapat gabungan

= jumlah unsur

= 1,2,3,....,n

28

Gn

g1n

g2n

g3n

...

gmn

geometrik dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut :

................................ (1)

j

j dari MPI ke-k

k yang memenuhi

= m

melakukan pembobotan vektor-vektor

Pengolahan matriks pendapat terdiri dari dua (2) tahap, yang


hirarki keputusan terhadap unsur yang berada satu

level di atasnya. Tahapan yang harus ditempuh sebagai berikut :

) dengan menggunakan rumus :

…………………… (2)

VPi = unsur vektor prioritas ke

iii) Perhitungan nilai eigen maksimum dengan menggunakan

rumus

VA = a

VA = VB

ii. Pengolahan vertikal

Pengolahan vertika

setiap unsur pada tingkat hirarki keputusan terhadap sasaran utama.

Hasil akhir dari pengolahan vertikal ini merupakan bobot prioritas

pengaruh setiap unsu

terhadap sasaran utama. Rumus yang digunakan yaitu :

Untuk p

Dimana:

NPHpq

NPTt(q

r =Jumlah unsur yang ada pada tingkat ke

s =Jumlah unsur yang ada pada tingkat (q

q =Tingkat/level dalam hirarki.

Kedua proses pengolahan diatas dapat dilakukan pada MPI dan

MPG. Pengolahan vertikal dapat dilakukan setelah pengolaha

horizontal sel

memenuhi persyaratan rasio konsistensi (CR). Ras

,dimana ...................................

i = unsur vektor prioritas ke-i

Perhitungan nilai eigen maksimum dengan menggunakan

rumus :

= aiVPi dengan VA = (VA

VA = VB = Vektor antara

Pengolahan vertikal

Pengolahan vertikal digunakan untuk menyusun prioritas pengaruh



pengaruh setiap unsur pada tingkat keputusan paling bawah


p = 1,2,3,...,n q = 1,2,3,...,n

Dimana:

pq (t,q-1) =Nilai prioritas pengaruh unsur ke

terhadap unsur ke-t pada tingkat di atasnya (q

nilai diperoleh dari pengolahan horizontal.

NPTt(q-1) =Nilai prioritas pengaruh unsur ke

ke (q-1) terhadap sasaran utama.

=Jumlah unsur yang ada pada tingkat ke-q

=Jumlah unsur yang ada pada tingkat (q-1)

=Tingkat/level dalam hirarki.


MPG. Pengolahan vertikal dapat dilakukan setelah pengolaha

horizontal selesai dilakukan, dengan syarat MPI atau MPG

memenuhi persyaratan rasio konsistensi (CR). Ras

dengan VB = (VAB

Untuk i = 1, 2, 3,..., n........... (4)

29

................................... (3)

Perhitungan nilai eigen maksimum dengan menggunakan

(VAi)

digunakan untuk menyusun prioritas pengaruh



r pada tingkat keputusan paling bawah


.............. .. (5)

=Nilai prioritas pengaruh unsur ke-p tingkat ke-q

tingkat di atasnya (q-1),

nilai diperoleh dari pengolahan horizontal.

=Nilai prioritas pengaruh unsur ke-t pada tingkat


MPG. Pengolahan vertikal dapat dilakukan setelah pengolahan

sai dilakukan, dengan syarat MPI atau MPG

memenuhi persyaratan rasio konsistensi (CR). Rasio konsistensi

(VABi)

= 1, 2, 3,..., n........... (4)

diperoleh dari nilai perbandingan antara indeks konsistensi (CI)

dengan nilai indeks acak (RI). Jika nilai rasio konsisitensi (CR)

0,1 (10

Tingkat konsistensi (CI) dirumuskan dengan (F

λmax= Eigen Value

n = Jumlah unsur yang diperbandingkan

Nilai nisbah konsistensi diperoleh dari:

RI =

Tabel 4. Nilai RI utuk matriks berukuran n(1

N

RI 0.00

N

RI 1.45

Jika indeks konsistensi terlalu tinggi, maka dicari simpangan RMS

ai....an = set angka hasil percobaan

bi...bn = set angka yang diketahui

n = set jumlah unsur/percobaan

8) Mengevaluasi inkonsistensi untuk seluruh hirarki.

Langkah terakhir adalah mengevaluasi setiap indeks konsistensi untuk

seluruh hirarki dengan mengalika

prioritas utama kriteria yang bersangkutan d

hasil kalinya. Hasil ini dibagi dengan persyaratan sejenis

menggunakan indeks inkonsistensi acak yang sesuai dengan dimensi


dengan nilai indeks acak (RI). Jika nilai rasio konsisitensi (CR)

0,1 (10%), maka tingkat konsistennya baik dan dapat diterima.

Tingkat konsistensi (CI) dirumuskan dengan (Ferwidarto, 1996)

,dimana.........................

Eigen Value maksimum

n = Jumlah unsur yang diperbandingkan

Nilai nisbah konsistensi diperoleh dari:

,dimana..............................

= Random indeks, yang merupakan nilai yang dikeluarkan

oleh Oak Ridge Laboratory dari matriks yang berorde 1

15 dengan menggunakan contoh berukuran 100.

. Nilai RI utuk matriks berukuran n(1-15)

1 2 3 4 5 6 7

0.00 0.00 0.58 0.90 1.12 1.24 1.34

9 10 11 12 13 14 15

1.45 1.49 1.51 1.48 1.56 1.67 1.59


,dimana..............

= set angka hasil percobaan

= set angka yang diketahui

n = set jumlah unsur/percobaan

Mengevaluasi inkonsistensi untuk seluruh hirarki.


seluruh hirarki dengan mengalikan setiap indeks konsistensi dengan

prioritas utama kriteria yang bersangkutan dengan menjumlahkan



30


dengan nilai indeks acak (RI). Jika nilai rasio konsisitensi (CR) ≤

), maka tingkat konsistennya baik dan dapat diterima.

erwidarto, 1996) :

,dimana................................ (6)

,dimana.............................. (7)

yang merupakan nilai yang dikeluarkan

dari matriks yang berorde 1-

15 dengan menggunakan contoh berukuran 100.

8

1.41


................. (8)


n setiap indeks konsistensi dengan

ngan menjumlahkan



31

masing-masing matriks. Dengan cara yang sama, pada setiap indeks

inkonsistensi acak dibobot berdasarkan prioritas kriteria yang

bersangkutan dan hasilnya dijumlahkan. Untuk memperoleh hasil

yang baik, rasio inkonsistensi hirarki bernilai kurang dari atau sama

dengan 10%.

32

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum KMM IPB

4.1.1. Profil KMM IPB

KMM IPB dibentuk pada Bulan April 2008. Sebelumnya, unit

ini merupakan bagian dari Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu

Pendidikan (AJMP). Kebijakan struktur organisasi IPB terbaru

membagi fungsi eks Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu

Pendidikan (AJMP) menjadi dua (2), yakni Direktorat Adminitrasi dan

Pendidikan (Dit.AP), serta Kantor Manajemen Mutu (KMM).

KMM IPB merupakan unit kerja yang bertanggung jawab

kepada Rektor, memiliki tugas teknis dan administrasi dalam proses

pengembangan, penetapan dan pemenuhan standar mutu (penjaminan

mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut, baik dalam

bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada

masyarakat) maupun non-akademik (administrasi dan manajemen)

sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan

(Http://kmm.ipb.ac.id, 2011).

Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB, KMM

berupaya menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang

telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu

pendidikan di IPB. Dalam hal ini, tujuan dibentuknya KMM IPB

adalah untuk membentuk sistem penjaminan mutu yang handal di IPB

dan terlaksananya proses penjaminan mutu, agar seluruh unit dan

individu IPB selalu mengutamakan mutu, serta memantapkan dan

mengkoordinasikan pelaksanaan SMM, agar dapat dilaksanakan secara

terencana dan sistematis dengan harapan dapat mempertahankan dan

meningkatkan mutu secara berkelanjutan terhadap penyelenggaraan

perguruan tinggi berdasar pada prinsip-prinsip efisiensi, efektivitas dan

akuntabilitas.

33

4.1.2. Tugas dan Wewenang KMM IPB

Mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di

tingkat IPB, termasuk di dalamnya sistem jaminan mutu, memfasilitasi

penyiapan perangkat yang diperlukan untuk implementasi SMM, serta

memantau dan mengevaluasi pelaksanaan SMM (Http://kmm.ipb.ac.id,

2011).

Lingkup kerja KMM mencakup pengkoordinasian penjaminan

mutu pada seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB, baik

bidang akademik maupun non-akademik (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011).

KMM bertugas dalam :

a. Pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan

mutu secara keseluruhan.

b. Pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam

pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

c. Pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem

penjaminan mutu.

d. Pengkoordinasian pelaksanaan internal assessment.

e. Pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan

mutu kepada Rektor.

4.1.3. Fungsi KMM IPB

Fungsi dari KMM IPB adalah (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011) :

a. Sebagai unit kerja yang mengembangkan SMM penyelenggaraan

perguruan tinggi di tingkat institut (pendidikan, penelitian,

pemberdayaan masyarakat, administrasi dan manajemen), termasuk

di dalamnya model sistem dan instrumen yang diperlukan dalam

penjaminan mutunya.

b. Sebagai unit kerja yang menetapkan dan menegakkan penerapan

standar mutu penyelenggaraan IPB, serta melakukan evaluasi

secara berkala tingkat pemenuhannya.

c. Sebagai unit kerja yang memonitor dan evaluasi pelaksanaan

manajemen mutu dan jaminan mutu, serta menjamin mekanisme

reenergisasi SMM dan jaminan mutu.

34

d. Sebagai unit kerja yang mengembangkan kapasitas manajemen

mutu pada pengelola IPB, dosen dan tenaga penunjang.

4.1.4. Visi dan Misi KMM IPB

Visi dari KMM IPB adalah “Menjadi yang Terdepan dalam

Penyelenggaraan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi”. Sedangkan

Misi dari KMM IPB adalah :

a. Mendorong terbentuknya Sistem Penjaminan Mutu yang handal di

IPB.

b. Mendorong terlaksananya proses jaminan mutu agar seluruh unit

dan individu di IPB selalu mengutamakan Quality.

4.1.5. Struktur Organisasi KMM IPB

Organisasi KMM dijalankan oleh Kepala Kantor, Kepala

Bidang (Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan

Sertifikasi) dan staf penunjang. Dalam menjalankan organisasinya.

Kepala Kantor dan Kepala Bidang dijabat oleh tenaga pendidik

berpendidikan Doktor. Staf penunjang terdiri tiga (3) orang tenaga

kependidikan (pegawai negeri sipil) dan empat orang tenaga honorer

dengan latar belakang pendidikan sarjana (dua orang), Sekolah

Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) (tiga orang) dan Sekolah Lanjutan

Tingkat Pertama (SLTP) (dua orang). Di samping pendidikan formal,

di antara tenaga penunjang tersebut telah mengikuti pendidikan dan

pelatihan (diklat) ketatausahaan, kearsipan, dan keuangan. Struktur

organisasi KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 3.

4.1.6. Kebijakan Mutu KMM IPB

KMM IPB, bertekad untuk secara terus menerus memberikan

pelayanan sesuai harapan pelanggan dalam mendorong proses

penerapan SMM di seluruh unit dan individu di lingkungan IPB,

dengan senantiasa berpedoman kepada peraturan perundangan yang

berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan.

35

KMM IPB melakukan hal berikut :

1. Melaksanakan sosialisasi secara rutin kepada unit-unit dan individu

untuk memberikan pemahaman pentingnya penyelenggaraan

kegiatan bermutu.

2. Mendorong terbentuknya perangkat organisasi yang berorientasi

terhadap penciptaan budaya mutu sesuai dengan tujuan/sasaran

mutu IPB.

3. Senantiasa berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di

unit-unit/departemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada

kriteria standar nasional dan standar internasional.

4. Menyusun pedoman/standar pelaksanaan kegiatan sebagai rujukan

dalam menerapkan SMM maupun penilaian/evaluasi

keberhasilannya.

5. Meningkatkan kompetensi SDM KMM IPB.

Kebijakan mutu ini akan selalu dievaluasi secara terus menerus sesuai

perkembangan kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Dalam

mencapai kebijakan mutu tersebut, KMM IPB menyusun sasaran

mutu. Sasaran mutu KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 4.

4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB

Proses pendaftaran ISO pada KMM berlangsung melalui proses yang

sangat panjang yang dilakukan selama satu tahun. Dimulai dengan

memperbaiki acuan sesuai dengan ISO, yaitu setiap orang dalam orgnisasi

harus menjalankan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) secara profesional.

Selain itu, juga dilakukan pembenahan proses pelaksanaan kegiatan dalam

KMM, membenahi sistem pelayanan perngarsipan sesuai acuan ISO. Dalam

tahap ini, masih banyak hal yang tidak sesuai dengan ISO, berupa

pengarsipan yang kurang teratur serta struktur organisasi yang belum

optimal.

KMM menggunakan jasa konsultan ISO yang bertugas meninjau

kegiatan yang ada di dalam KMM. Hal ini dilakukan untuk mempermudah

Manajemen KMM dalam melakukan proses sertifikasi. KMM juga menunjuk

36

PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS) sebagai

badan sertifikasi ISO, karena telah memiliki legalitas permit.

Setelah itu KMM mempersiapkan pedoman mutu yang digunakan

sebagai acuan proses yang dilakukan dalam KMM dan untuk memperjelas

tupoksi dalam organisasi. Pedoman mutu tersebut berisi struktur organisasi,

kebijakan mutu, sasaran mutu dan referensi silang prosedur SMM KMM

dengan persyaratan ISO 9001:2008 untuk menentukan ruang lingkup

penerapan ISO 9001:2008. Selain itu KMM juga membentuk dua (2) bidang

pokok untuk menunjang tugas KMM, yaitu Bidang Penjaminan Mutu dan

Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Hal lain yang juga dilakukan adalah

pembagian staf agar tidak terjadi overlap dalam menjalankan fungsi,

memperbaiki sistem pengarsipan dengan memberikan nomor yang jelas

untuk memudahkan pengendalian dokumen serta perbaikan administrasi.

Setelah melakukan persiapan selama tiga (3) bulan, KMM melakukan

audit internal dengan menggunakan audit internal IPB sebanyak delapan (8)

orang. Audit internal IPB mengaudit seluruh komponen dalam KMM.

Komponen tersebut adalah Kepala KMM, Wakil manajemen, Bidang

Penjaminan Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata

Usaha. Wakil manajemen merupakan orang yang ditunjuk Kepala KMM

untuk pengurusan ISO dalam KMM. Dalam hasil audit internal tersebut,

terdapat tiga (3) komponen yang belum sesuai dengan ketentuan atau belum

sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi), yaitu Bidang Penjaminan

Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata Usaha. Audit

internal tersebut memberikan rekomendasi sebagai upaya perbaikan dalam

menghadapi audit sertifikasi.

Pada hari sertifikasi, dua orang dari Sucofindo ICS melakukan audit

pada lima (5) komponen KMM. Sucofindo ICS juga melakukan pengujian

dokumen berupa KMM harus mampu menyediakan dokumen yang diminta

auditor dalam waktu yang terbatas. Setelah dua hari dilakukan audit

sertifikasi, KMM IPB dinyatakan layak untuk memperoleh sertifikat ISO

9001:2008.

37

4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB

Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dapat dijelaskan melalui

klausul-klausul dalam ISO 9001:2008 itu sendiri, yaitu :

Klausul 1. RUANG LINGKUP

Klausul l .1. Umum

Kegiatan jasa KMM IPB menggunakan prinsip-prinsip SMM dengan

berpedoman pada peraturan yang berlaku, agar dapat menghasilkan mutu

pelayaan yang sesuai harapan pelanggan/stakeholder. SMM kegiatan KMM

diterapkan mulai dari proses identifikasi kebijakan/arahan Rektor sampai

menjadi pedoman yang dapat digunakan oleh unit sebagai referensi atau

rujukan kegiatan di masing-masing unit.

Klausul 1.2. Aplikasi

SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB diaplikasikan pada proses

“koordinasi proses implementasi penjaminan mutu IPB dan pendampingan

proses akreditasi dan sertifikasi”, kecuali proses evaluasi proses belajar

mengajar dan proses survei kepuasn mahasiswa.

KMM IPB melaksanakan hal ini untuk meningkatkan mutu IPB

secara umum agar sesuai dengan kebutuhan dan mendorong unit-unit dalam

IPB melaksanakan mutu sesuai dengan periodenya.

Klausul 2. REFERENSI NORMATIF

Pada bagian ini dijelaskan tentang istilah-istilah penting yang

berkaitan dengan SMM ISO 9001:2008. Istilah tersebut meliputi pemasok,

organisasi dan pelanggan.

Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI

Klausul ini memuat bahwa istilah dan definisi-definisi yang berlaku

dalam ISO 9001:2000. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”,

dalam ISO 9001:1994, serta istilah “pemasok” menggantikan istilah

“subkontraktor”. Istilah produk dalam ISO 9001:2000 dapat berarti barang

dan atau jasa.

38

Klausul 4. SMM

Klausul 4.1. Persyaratan Umum

KMM IPB mengadopsi, merancang, menerapkan, memelihara

dan menyempurnakan secara terus menerus SMM mengacu

persyaratan standar ISO 9001:2008. Tujuan pengadopsian SMM ini

dalam upaya mendukung penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran

di IPB yang bermutu sesuai dengan harapan pelanggan serta

memenuhi peraturan yang berlaku dalam bidang pendidikan dan

pengajaran.

Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi

Klausul 4.2.1. Umum

KMM IPB menjelaskan tentang persyaratan dokumen untuk

menetapkan SMM dengan :

a. Menyusun kebijakan mutu KMM IPB.

b. Menyusun sasaran mutu pada setiap bidang terkait sesuai struktur

organisasi KMM IPB.

c. Menyusun pedoman mutu.

d. Menyusun prosedur operasional baku (POB) tentang :

1. Pengendalian dokumen dan data.

2. Pengendalian rekaman.

3. Audit internal.

4. Pengendalian produk tidak sesuai.

5. Perbaikan.

6. Pencegahan.

7. Prosedur teknis operasional sesuai kebutuhan.

e. Menstandarisasi format formulir.

Klausul 4.2.2. Manual Mutu

KMM IPB menetapkan manual mutu yang mencakup ruang

lingkup penerapan, pengecualian dari persyaratan yang tidak

diterapkan, prosedur-prosedur yang ditetetapkan dan referensi silang.

39

Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen

KMM IPB mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam

SMM dengan cara :

a. Setiap dokumen disahkan oleh Top Management.

b. Melengkapi form usulan penerbitan/perubahan dokumen, bilamana

terdapat perubahan dokumen.

c. Membuat daftar doumen internal.

d. Membuat daftar dokumen eksternal.

e. Membuat riwayat perubahan dokumen.

f. Membuat daftar formulir.

g. Membuat daftar distribusi dokumen.

h. Membuat salinan master dan salinan terkendali.

Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu

KMM IPB mengendalikan catatan mutu dengan cara :

a. Membuat daftar rekaman mutu.

b. Memelihara arsip mengacu daftar rekaman.

Klausul 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN

Klausul 5.1 Komitmen Manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen pimpinan dalam

memastikan penerapan SMM berjalan efektif. Hal tersebut

diwujudkan dengan :

a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan di semua fungsi

yang ada.

b. Mensosialisasikan kebijakan, prosedur dan aturan yang terkait

dengan penerapan SMM.

Klausul 5.2 Fokus Pelanggan

KMM IPB mengidentifikasi persyaratan terkait pelanggan

dengan melakukan :

a. Memastikan persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan

dipenuhi.

b. Memastikan standar pelayanan minimal (SPM) dipahami dan

dijalankan.

40

Klausul 5.3 Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu KMM IPB harus disosialisasikan dan

dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan dan pegawai yang terlibat

proses pelayanan termasuk sekretaris.

Klausul 5.4 Perencanaan

Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu

KMM IPB menyusun sasaran mutu yang specific,

measurable, attainable, realistic and time bound (SMART), serta

membuat alat bukti monitoring pencapaian sasaran mutu.

Klausul 5.4.2 Perencanaan SMM

KMM IPB memastikan semua persyaratan SMM ISO

9001:2008 terpenuhi, dijalankan dan terdokumentasi serta

memastikan proses-proses yang ada terstandar melalui prosedur

operasional baku (POB) yang terdokumentasi.

Klausul 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi

Klausul 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang

Pimpinan organisasi memastikan tanggungjawab dan

wewenang dikomunikasikan dalam organisasi dalam hal persyaratan

jabatan dan tupoksi, terutama pejabat struktural.

Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen

Pimpinan KMM IPB menunjuk wakil manajemen dengan

tugas yaitu :

a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan.

b. Melaporkan kepada pimpinan puncak atas perkembangan

penerapan ISO.

c. Memastikan kesadaran pegawai atas pemenuhan persyaratan

pelanggan.

Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal

Pimpinan KMM IPB menetapkan proses komunikasi internal

yang memadai dalam SMM dengan cara membuat risalah-risalah

rapat serta memastikan sosialisasi terdokumentasi dengan baik.

41

Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen

Klausul 5.6.1 Umum

KMM IPB meninjau ulang SMM dengan rapat peninjauan

ulang manajemen minimal tiga (3) bulan sekali untuk memastikan

kesesuaian dan efektivitas SMM.

Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang

Masukan peninjauan ulang manajemen mencakup :

a. Hasil audit internal.

b. Umpan balik pelanggan.

c. Kinerja KMM IPB.

d. Status perbaikan.

e. Status pencegahan.

f. Hasil rapat tinjauan manajemen (RTM) sebelumnya.

g. Penyempurnaan SMM.

h. Perubahan SMM.

Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang

Hasil dari peninjauan ulang yang dicatat dalam notulen rapat

mencakup keputusan dan tindakan-tindakan meliputi :

a. Efektivitas penerapan SMM.

b. Perbaikan proses

c. Sumber daya yang dibutuhkan.

Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA

Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya

KMM IPB menetapkan kebijakan bagi penetapan penyediaan

sumber daya yang sesuai dengan SMM, yaitu :

a. KMM IPB menetapkan dan menyediakan sumber daya yang

diperlukan untuk menerapkan dan memelihara SMM dan terus

menerus memperbaiki keefektifannya.

b. KMM IPB mengutamakan kepuasan pelanggan dengan

menyediakan sumber daya yang memenuhi persyaratan pelanggan.

42

Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia

Klausul 6.2.1 Umum

KMM IPB menyediakan dan mengelola sumber daya manusia

(SDM). Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai untuk ditunjuk

memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung

jawabnya. Peningkatan kompetensi SDM KMM dilakukan baik

melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri.

Kalusul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

KMM IPB menetapkan pendidikan, pelatihan, keterampilan

dan pengalaman/job specification karyawan yang melaksanakan

pekerjaan dapat mempengaruhi mutu.

Oleh karena itu, KMM IPB :

a. Membuat analisa kebutuhan pelatihan

b. Menyediakan pelatihan untuk karyawan.

c. Membuat evaluasi hasil pelatihan.

Klausul 6.3 Infrastruktur

KMM IPB menetapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam

mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan bermutu serta sesuai

nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. Penyediaan dan

pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB

KMM IPB membuat program pemeliharaan sarana dan

prasarana serta membuat standar kelengkapan minimal ruang

pelayanan dipastikan dibuat dan checklist pemeriksaan dijalankan

setiap hari.

Klausul 6.4 Lingkungan Kerja

KMM IPB membuat program dan jadwal pemeliharaan

kebersihan, memonitor pelaksanaan kebersihan dipastikan checklist-

nya tersedia dan dijalankan dengan baik, serta memastikan prosedur

tanggap darurat tersedia dan dijalankan.

43

Klausul 7. REALISASI PRODUK

Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk

KMM IPB :

a. Memastikan sasaran mutu dipahami dan dijalankan serta dimonitor

pencapainannya.

b. Memastikan POB dipahami semua karyawan.

c. Memastikan kriteria evaluasi dan penilaian sudah ditetapkan.

d. Menyimpan arsip-arsip monitoring pencapaian sasaran dengan

baik.

Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan

Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk

KMM IPB membuat kriteria/persyaratan atau aturan-aturan

pelayanan dan dipahami oleh unit lain melalui :

a. Persyaratan pelanggan.

b. Persyaratan KMM IPB.

c. Peraturan yang berlaku.

d. Persyaratan lain yang tidak tertulis.

Klausul 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan

KMM IPB memastikan ada mekanisme pemastian bahwa

pelanggan memahami peraturan dan tata tertib pelayanan melalui :

a. Persyaratan pelayanan ditetapkan.

b. menyelesaikan persyataran jika terdapat perbedaan.

c. Organisasi mempunyai kesanggupan untuk melayani dengan baik.

Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan

KMM IPB mengatur komunikasi dengan pelanggan melalui :

a. Ada petugas yang menangani informasi (petugas pelayanan

informasi)

b. Ada saluran komunikasi untuk memfasilitasi pelanggan dalam

menyampaikan komplain atau saran perbaikan.

44

Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan

Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam

penyediaan layanan mengacu Surat Keputusan Rektor IPB, tentang

Sistem Penjaminan Mutu di IPB

Klausul 7.4 Pembelian

Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena proses

pembelian barang dan material untuk mendukung kegiatan KMM

dilaksanakan oleh Direktorat Fasilitas dan Properti

Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan

Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan

Prosedur-prosedur teknis di setiap bidang ditetapkan dan

dijalankan serta alat-alat evaluasi, monitoring, serta bukti verifikasi &

validasi disimpan dengan baik.

Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan

Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena dalam

penyediaan layanan setiap tahapan proses dapat dilakukan verifikasi

dan validasi.

Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability)

KMM IPB memastikan bilamana terjadi ketidaksesuaian,

dapat ditelusuri penyebab terjadinya ketidaksesuaian.

Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan

KMM IPB memastikan arsip data-data yang diserahkan

pelanggan terkelola dengan baik serta ruangan arsip harus terpelihara

dari kemungkinan arsip rusak.

Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk

Organisasi memelihara kesesuaian produk secara konsisten

melalui briefing dan debriefing konsisten dijalankan, serta risalah

rapatnya terdokumentasi dan terpelihara.

45

Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam

menyediakan pelayanan, KMM tidak memerlukan alat-alat ukur

tertentu untuk menilai keberhasilan dan akurasi jasa yang

disampaikan kepada pelanggan.

Klausul 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN

Klausul 8.1 Umum

KMM IPB merencanakan dan menerapkan proses

pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diberlakukan

untuk :

a. Memperagakan kesesuaian produk.

b. Memastikan kesesuaian SMM.

c. Memperbaiki keefektifan SMM secara terus menerus.

Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan

Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

KMM IPB melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sesuai

prosedur yang ditetapkan.

Klausul 8.2.2 Audit Internal

KMM IPB melakukan audit internal sesuai prosedur yang

ditetapkan.

Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses

KMM IPB melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu

dan arsipnya disimpan dengan baik.

Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk

Organisasi memantau dan mengukur persyaratan produk

dengan membuat survei kepuasan pelanggan.

Klausul 8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Nonkonformans)

Organisasi mengendalikan produk yang tidak sesuai dengan

persyaratan produk dengan cara :

a. Menyusun prosedur pengandalian tidak sesuai.

b. Memastikan pelayanan yang tidak sesuai teridentifikasi dengan

baik.

46

c. Memastikan komplain tercatat dan ditindak lanjuti dengan baik.

Hasil tindak lanjut diarsipkan dengan baik.

Klausul 8.4 Analisis Data

Proses analisis data pada KMM IPB digunakan untuk

menunjukkan efektivitas penerapan SMM. KMM IPB melakukan

analisa data yang meliputi pencapaian sasaran, kepuasan pelanggan,

pemasok (supplier) dan lain lain.

Klausul 8.5 Peningkatan

Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus

KMM IPB terus-menerus memperbaiki keefektifan SMM

melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data,

tindakan perbaikan dan pencegahan, serta tinjauan manajemen.

Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif

KMM IPB menyusun prosedur perbaikan dan memastikan

perbaikan dilaksanakan efektif

Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif

KMM IPB menyusun prosedur pencegahan dan memastikan

pencegahan dilaksanakan efektif.

4.3.1. Unsur SMM ISO 9001:2008

KMM IPB telah memenuhi semua persyaratan yang ada dalam

setiap klausul SMM ISO 9001:2008. Unsur-unsur yang ada pada SMM

ISO 9001:2008 di KMM IPB, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen,

manajemen sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan

peningkatan.

1. SMM

KMM memiliki SMM dalam menjalankan perannya. SMM

yang digunakan oleh KMM didokumentasikan untuk digunakan

sebagai pijakan dalam pelasanaan SMM dan untuk proses

pengukuran terhadap keefektifan dan efisiensi SMM tersebut.

Dengan demikian adanya proses dokumentasi SMM akan

memungkinkan untuk dilakukannya pengembangan.

47

2. Tanggungjawab Manajemen

Pimpinan membuktikan komitmen dengan memastikan

SMM ISO 9001:2008 dijalankan disemua fungsi yang ada. Namun,

pelaksanaan dari SMM merupakan tanggungjawab dari setiap

tingkatan manajerial. Bentuk tanggungjawab tersebut dengan

pembuatan kebijakan mutu dan memastikan KMM berfokus pada

pelanggan.

3. Manajemen Sumber Daya

KMM menggunakan sumber daya yang diperlukan dalam

penerapan SMM ISO 9001:2008. Sumber daya tersebut meliputi

SDM, infrastruktur dan lingkungan kerja.

a. Sumber Daya Manusia

Dalam menyelenggarakan kegiatan, Kepala Kantor akan

menyediakan dan mengelola SDM. Organisasi menjamin bahwa

petugas/pegawai yang ditunjuk memiliki kompetensi yang

memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Peningkatan

kompetensi sumberdaya manusia KMM dilakukan baik melalui

direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri.

b. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja

Kepala Kantor menetapkan infrastruktur yang

dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan

berkualitas serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus

dipegang. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi

tanggungjawab rumah tangga IPB.

c. Kewenangan

Penetapan asesor yang melakukan asesmen merupakan

wewenang Rektor. Sedangkan peningkatan kompetensi asesor

yang melakukan asesmen merupakan wewenang Kepala KMM.

d. Kompetensi

Kepala Kantor bertanggung jawab untuk memastikan

semua personil di semua tingkatan proses menyadari relevansi

dan pentingnya kegiatan atas kontribusinya terhadap pencapaian

48

kinerja yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebagai

konsekuensi logis dari aktifitas-aktifrtas yang dijalankan.

4. Realisasi Produk

Produk dari KMM IPB adalah pengkoordinasian

implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat

memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB,

pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi, serta akreditasi

pada setiap unit dan individu di lingkungan IPB. KMM IPB

merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk

realisasi produk. Dalam unsur ini terdapat beberapa pengecualian

dari persyaratan yang tidak diterapkan.

Proses kegiatan KMM adalah sebagai berikut :

a. Sistem Penjaminan Mutu IPB

Penyusunan dan Penetapan Sistem Penjaminan Mutu

Penyusunan sistem penjaminan mutu oleh KMM

didasarkan kepada (1) arahan dan program kerja Rektor IPB

tentang SMM di lingkungan IPB, (2) sistem penjaminan mutu

yang dikembangkan di lingkungan pendidikan tinggi dan (3)

Kebijakan Departemen Pendidikan Nasional. Standar dan

parameter yang digunakan mengadopsi standar dan parameter

yang digunakan Badan Akreditasi Nasional (BAN-PT), Standar

Nasional Pendidikan (SNP) dan Sistem Penjaminan Mutu

Perguruan Tinggi (SPMPT).

Proses penyusunan sistem penjaminan mutu melibatkan

Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI). Output dari Sistem

Penjaminan Mutu yang digunakan ditetapkan dalam bentuk Surat

Keputusan Rektor IPB dan menjadi rujukan pelaksanaan di unit-

unit di lingkungan IPB.

Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu

Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu dilakukan untuk

memberikan pemahaman mengenai sistem penjaminan mutu

yang telah ditetapkan oleh Rektor IPB. Sosialisasi dilakukan

49

dengan melibatkan KPMI atau pihak lain yang berkompeten.

Penetapan personel pelaksana sosialisasi melalui surat penugasan

Kepala KMM. Sosialisasi dilaksanakan minimal satu tahun satu

kali dan sekurang-kurangnya dihadiri oleh wakil-wakil unit yang

ada di lingkungan IPB.

Asesmen Penerapan di Unit Penerapan atas sistem penjaminan mutu oleh unit-unit

dilakukan mengacu kepada Peraturan Rektor IPB tentang Sistem

Penjaminan Mutu yang telah ditetapkan. Dekan/Kepala

LPPM/Direktur Diploma dibantu oleh GPM bertanggung jawab

untuk keberhasilan penerapan di tingkat Fakultas/LPPM/Program

Diploma. Ketua Departemen/Kepala Pusat/Pimpinan unit lainnya

yang setara dibantu oleh GKM bertanggung jawab untuk

keberhasilan penerapan di tingkat Departemen/Pusat/Unit

lainnya.

Pemastian proses penerapan dilakukan melalui asesmen

oleh tim AMI (Asesor Mutu Internal) yang terdiri atas sekurang-

kurangnya 3 (tiga) orang yaitu satu (1) orang ketua dan dua (2)

orang anggota. Pembentukan tim AMI ditetapkan melalui Surat

Keputusan Rektor.

Asesmen dilakukan melalui desk evaluation dan visitasi

ke unit kerja. Penetapan jadwal asesmen, personel pelaksana,

mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam

prosedur teknis yang ditetapkan oleh Rektor atas usulan Kepala

KMM.

Pembahasan dengan KPMI

Berdasarkan laporan hasil asesmen oleh tim AMI, Kepala

Bidang Penjaminan Mutu melakukan tinjauan dan evaluasi yang

meliputi kelengkapan laporan, kedalaman asesmen dan

kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku. Selanjutnya

Kepala Bidang Penjaminan Mutu membuat kompilasi dan

resume hasil asesmen.

50

Hasil tinjauan dan resume laporan, selanjutnya dibahas

bersama KPMI untuk menetapkan tindaklanjut terhadap hasil

asesmen. Jadwal pembahasan, agenda pembahasan dan output

yang diharapkan ditetapkan oleh Kepala KMM.

Rekomendasi dan Pelaporan

Berdasarkan hasil pembahasan bersama KPMI, dibuat

rekomendasi hasil asesmen. Kepala Bidang Penjaminan Mutu

bertanggung jawab untuk penyusunan laporan hasil asesmen

yang berisikan antara lain :

1. Kinerja unit dalam penerapan sistem penjaminan mutu.

2. Sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang

direncanakan.

3. Rekomendasi penyempumaan.

Laporan hasil asesmen disampaikan kepada Rektor IPB,

untuk selanjutnya disampaikan ke setiap unit kerja di lingkungan

IPB.

b. Sistem Akreditasi dan Sertifikasi

Pendataan Status dan Sosialisasi Sistem Akreditasi dan

Sertifikasi

Pendataan status akreditasi dan sertifikasi dimaksudkan

untuk mengetahui status akreditasi dan sertifikasi unit-unit yang

berada di lingkungan IPB. Pendataan status dilakukan melalui

borang-borang/format standar yang sama untuk seluruh unit.

Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi bertanggung jawab

untuk menyusun dan menetapkan borang-borang/format-format

status akreditasi dan sertifikasi unit-unit dan mensosialisasikan

tatacara pengisian borang-borang/format sampai dipastikan

setiap unit memahami dan dapat melakukan pengisian dengan

benar.

Pendataan status dilakukan sekurang-kurangnya

dilakukan satu tahun satu kali dengan mengelompokkan status

masing-masing unit dalam 3 (tiga) kategori:

51

1. Belum mendapatkan akreditasi.

2. Sudah mendapat akreditasi (A dan Non A).

3. Akreditasi yang diperoleh sudah kadaluarsa.

Berdasarkan hasil pendataan status akreditasi/sertifikasi

Kepala KMM menetapkan unit-unit yang dianggap perlu untuk

ditindaklanjuti dalam bentuk sosialisasi sistem

akreditasi/sertifikasi yang mencakup pengisian borang-

borang/format standar dan penyusunan dokumen. Borang-

borang/format standar mengacu pada standar BAN-PT atau

standar lain yang digunakan.

Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi menetapkan

jadwal sosialisasi dan peserta yang akan diundang. Surat

undangan sosialisasi akan ditandatangani oleh Kepala KMM.

Pemantauan

Pemantauan status akreditasi dan sertifikasi dilakukan

sekurang-kurangnya satu tahun satu kali berdasarkan Iaporan

yang disampaikan oleh unit-unit. Pemantauan dilakukan secara

desk audit berdasarkan Iaporan hasil pendataan status akreditasi

dan sertifikasi unit.

Asesmen

Asesmen dimaksudkan untuk menilai pencapaian kinerja

unit berdasarkan hasil pemantauan (desk audit). Asesmen

dilakukan oleh tim AMI (Asesor Mutu Internal) yang terdiri atas

sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang, yaitu satu (1) orang ketua

dan dua (2) orang anggota. Nama-nama asesor pelaksana

ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. Pelaksanaan

asesmen melalui surat tugas yang ditandatangani oleh Kepala

KMM.

Asesmen dilakukan melalui desk audit dan visitasi ke

lapangan. Penetapan jadwal asesmen, personil pelaksana dan

mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam

prosedur teknis yang ditetapkan oleh Kepala KMM.

52

Penyampaian ke Departemen/Unit

Berdasarkan laporan hasil asesmen dari tim AMI, Kepala

Bidang Akreditasi dan Sertifikasi melakukan tinjauan dan

evaluasi yang meliputi kelengkapan laporan, kedalaman asesmen

dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku.

Selanjutnya Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi membuat

kompilasi dan resume hasil asesmen.

Penyampaian ke Departemen/unit oleh Kepala KMM

dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sejak laporan diterima

dari tim AMI dan berisikan :

1. Kriteria/rujukan yang digunakan.

2. Hasil asesmen.

3. Rekomendasi penyempumaan.

Pelaporan

Pelaporan hasil kegiatan dibuat secara reguler dan

disampaikan kepada Rektor IPB. Laporan yang disampaikan

sekurang-kurangnya berisikan :

1. Status akreditasi dan/atau Sertifikasi unit.

2. Garis besar hasil asesmen.

3. Rekomendasi/saran penyempumaan.

5. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

Proses pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan satu

proses penting yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual

organisasi. Disisi lain, proses pengukuran juga dilakukan untuk

mengetahui tingkat ketercapaian kebutuhan dan kepuasan

pelanggan.

a. Evaluasi Kegiatan

Evaluasi kegiatan KMM dilakukan untuk memastikan

kesesuaian waktu dan hasil yang dicapai mengacu rencana yang

telah ditetapkan. Evaluasi meliputi :

1. Kesesuaian tahapan kegiatan dengan rencana yang

ditetapkan

53

2. Kesesuaian waktu pelaksanaan kegiatan dari jadwal yang

ditentukan

3. Masukan-masukan dari unit-unit

b. Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Kepala Kantor memastikan dalam satu tahun satu kali

dilakukan pemantauan atas kepuasan pelanggan, karena hal

tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja KMM-

Pelaksanaan pengukuran dilakukan paling lambat bulan Januari

untuk proses kegiatan tahun sebelumnya. Mekanisme

pengukuran, borang-borang dan atat evaluasi yang digunakan

ditetapkan dalam prosedur teknis.

c. Audit Sistem Manajemen Mutu

Audit internal harus dilakukan secara reguler untuk

memantau dan mengukur kinerja SMM. Tim audit internal telah

ditetapkan oleh Kepala KMM. Sasaran audit internal antara lain:

1. Mengevaluasi perencanaan kegiatan.

2. Mengevaluasi pemenuhan SMM.

3. Mengevaluasi pemenuhan persyaratan yang ditetapkan

sebagaimana tertuang dalam peraturan yang berlaku.

Perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal

merupakan tanggung jawab tim audit internal.

d. Perbaikan dan Penyempurnaan

Setiap penyimpangan dalam proses pelayanan, output

yang dihasilkan dilakukan perbafkan dan pencegahan sesuai

besar kecilnya dampak yang ditimbulkan, serta kesesuaian

dengan mutu jasa yang dihasilkan.

Tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam

melakukan perbaikan, meliputi :

1. Menetapkan penyebab penyimpangan.

2. Mengevaluasi perbaikan yang dibutuhkan guna

memastikan tidak terulangnya hal yang sama dikemudian

hari.

54

3. Melakukan perekaman atas hasil perbaikan yang telah

dilakukan.

4. Menetapkan dan menerapkan perbaikan yang diperlukan.

5. Melakukan peninjauan efektifrtas perbaikan yang telah

dilakukan.

Tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan

pencegahan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan,

yaitu :

1. Menetapkan indikator-indikator yang merupakan

informasi awal akan terjadinya penyimpangan.

2. Menyelidiki penyebab-penyebab yang dapat menimbulkan

penyimpangan.

3. Mengevaluasi tindakan pencegahan yang harus dilakukan

guna memastikan penyimpangan tidak akan terjadi.

4. Menetapkan dan menerapkan tindakan pencegahan.

5. Melakukan perekaman atas hasil tindakan pencegahan yang

dilakukan.

6. Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan.

Kepala KMM bertanggungjawab untuk memastikan

semua data hasil pemantauan, serta pengukuran dan SMM

dilakukan analisa tepat dan akurat. Data hasil analisa dijadikan

masukan dalam rangka upaya perbaikan dan penyempurnaan

kinerja operasional. Kepala KMM secara periodik melakukan

evaluasi atas efektifitas penerapan SMM secara komprehensif

bersama-sama dengan Kepaia Bidang dan staf terkait.

Peninjauan yang dilakukan meliputi pemastian

penerapan SMM, kecukupan sumber daya, efektifitas serta

menilai kemungkinan adanya peluang-peluang untuk

menyempurnakan atau perubahan SMM.

Masukan-masukan dalam tinjauan manajemen tersebut

dievaluasi yang meliputi informasi-informasi antara lain :

1. Hasil-hasil audit internal.

55

2. Saran-saran pelanggan.

3. Kinerja proses.

4. Status perbaikan dan pencegahan.

5. Hasil-hasil tindak lanjut evaluasi sebelumnya.

6. Perubahan-perubahan yang potensial yang mempengaruhi

kualitas jasa.

7. Usulan-usulan perbaikan atau penyempurnaan.

Output hasil evaluasi merupakan keputusan yang

mempunyai dampak positif terhadap kinerja organisasi, antara

lain :

1. Penyempurnaan dan efektifitas penerapan sistem manajemen

mutu.

2. Penyempurnaan atas sarana dan prasarana operasional.

3. Kebutuhan sumber daya.

4.3.2 Aktor

Aktor atau pelaku adalah pihak-pihak yang berkaitan dan

bertanggung jawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 di KMM

IPB. Dalam KMM IPB tidak ada tim khusus dalam ISO 9001:2008,

semua SDM yang ada memainkan perannya dalam penerapan ISO

9001:2008.

Terdapat tiga (3) pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab

dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB, yaitu :

1. Top Management

Top management atau manajemen puncak dalam KMM IPB

adalah Kepala Kantor Manajemen Mutu. Pihak ini berperan dalam

memimpin, mengkoordinir dan mengelola kegiatan manajemen

mutu, meliputi kebijakan mutu, sasaran mutu dan sistem

penjaminan mutu, baik pada bidang akademik (pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) maupun non

akademik (Administrasi dan Manajemen). Seluruh kebijakan dan

kegiatan yang dilakukan KMM IPB harus mendapat persetujuan

dari top management.

56

2. Middle management

Middle management dalam pada KMM IPB terdiri dari

Kabid Penjaminan Mutu, Kabid Akreditasi dan Sertifikasi (A/S),

serta Koordinator Tata Usaha. Pihak ini bertugas Memimpin,

mengkoordinir mengelola kegiatan pelaksanaan pengembangan dan

pelaksanaan penjaminan mutu bidang akademik (pendidikan,

penelitian dan pengabdian pada masyarakat) dan non akademik agar

mutunya dapat terus pertahankan dan ditingkatkan, serta penyiapan

proses akreditasi dan sertifikasi unit kerja oleh instansi eksternal.

Selain itu, middle management juga bertugas merumuskan dan

menyusun kebijakan teknis di bidang administrasi yang meliputi

ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, dokumentasi

dan kearsipan, serta perencanaan dan evaluasi program kerja.

3. Low management

Low management pada KMM IPB terdiri dari pihak yang

garis komandonya berada dibawah Koordinator Tata Usaha, yaitu

Pemegang Uang Sediaan (PUS), Sekretaris, Staf Evaluasi, Staf

Penjaminan Mutu, Seksi A/S dan Website, Seksi Umum. Pihak ini

bertindak sesuai dengan prosedur dari kebijakan mutu yang telah

ditetapkan.

4.3.3 Tujuan

Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM memiliki dua (2) tujuan

utama, yaitu :

1. Peningkatan mutu pelayanan

Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB, KMM

mengarahkan dan mengendalikan proses pendidikan di IPB dalam

penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan proses/prosedur mutu,

serta pencapaiannya secara berkelanjutan. Penerapan ISO

diharapkan mampu meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan

terhadap unit-unit di IPB. Hal ini yang secara tidak langsung

diharapkan mampu meningkatkan mutu IPB secara umum.

57

2. Referensi

KMM IPB sebagai unit yang mengembangkan SMM

penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB, melalui sertifikasi

ISO 9001:2008 ini mampu membuat semua unit-unit yang berada

di lingkungan IPB secara bertahap dapat menerapkan SMM ISO

9001:2008.

4.3.4 Alternatif Tindakan

Dalam membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan

efektif, maka KMM melakukan beberapa hal, yaitu :

1. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

Proses ini juga merupakan salah satu kegiatan yang wajib

dilakukan suatu organisasi/perusahaan yang sudah atau sedang

mengadopsi SMM ISO. RTM pada KMM dilakukan setiap tiga (3)

bulan sekali. Tujuan dari pelaksanaan RTM adalah untuk meninjau

hasil implementasi SMM dengan mengidntifikasi masalah yang

terjadi kemudian menindaklanjuti masalah tersebut. Sebagai contoh,

saat diidentifikasi membutuhkan tambahan staf, melalui RTM ini,

KMM dapat menentukan sumber daya yang dibutuhkan sehingga

dapat meningkatkan kinerjanya.

2. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Penyelenggaraan Diklat ISO 9001:2008 bertujuan untuk

meningkatkan pengetahuan mengenai ISO 9001:2008 dengan

membentuk pola pikir karyawan dan selalu berorientasi pada proses

perbaikan dan peningkatan mutu karyawan, serta untuk memberikan

pemahaman yang merata dan cukup bagi karyawan untuk penerapan

SMM ISO 9001:2008. Selama ini kegiatan diklat terhadap SMM

belum dilakukan secara intensif, masih terbatas pada karyawan baru

yang masuk ke organisasi dan selama pemeliharaan SMM, kegiatan

pedidikan dan pelatihan baru dilakukan sebanyak dua (2) kali.

Adanya diklat yang lebih intensif diharapkan mampu meningkatkan

pengetahuan karyawan mengenai ISO 9001:2008, sehingga

terbentuk perilaku yang berdasarkan ISO.

58

4.4. Penyusunan Struktur Hirarki

Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari

lima (5) tingkat, yang rinciannya dapat dilihat pada Gambar 6. Tingkat

pertama adalah fokus atau goals, yaitu strategi penerapan SMM ISO 9001:

2008 pada KMM IPB. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mengetahui

prioritas alternatif yang dilakukan untuk membuat efektif penerapan ISO

9001:2008 pada KMM. Selain itu, pemilihan fokus ini sebagai bentuk

pemenuhan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional, serta sertifikat ISO

9001:2008 merupakan sertifikat yang harus dipertahankan melalui

surveillance audit.

Pada tingkat dua adalah faktor atau unsur yang terdiri dari lima (5)

faktor, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya,

realisasi produk, serta analisis, pengukuran dan peningkatan. Kelima faktor

tersebut merupakan unsur-unsur yang terdapat SMM ISO 9001:2008.

Tingkat ketiga adalah aktor yang terdiri dari top management, middle

management dan low management. Pemilihan ketiga aktor tersebut

merupakan tingkatan organisasi dalam KMM IPB.

Pada tingkatan keempat, yaitu tujuan yang ingin dicapai melalui

penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB adalah untuk meningkatkan

mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB, serta untuk

mendorong semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB menerapkan

SMM ISO 9001:2008.

Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dilakukan agar

penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB berjalan efektif dan efisien.

Tindakan tersebut adalah pendidikan dan pelatihan (diklat) dan melakukan

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).

59

Gambar 6. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB

Strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB

Fokus

Unsur

Aktor

Tujuan

Alternatif Tindakan

Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

(0,106)

Realisasi Produk (0,341)

Manajemen Sumber Daya

(0,079)

Tanggungjawab Manajemen

(0,224)

SMM (0,250)

Top Management (0,5144)

Middle Management (0,3323)

Low Management (0,1533)

Rapat Tinjauan Manajemen (0,6131)

Pendidikan dan Pelatihan (0,3869)

Peningkatan Mutu Pelayanan (0,4253)

Referensi (0,5747)

60

4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif

Hasil pengolahan (Lampiran 5 dan 6) pada level dua (faktor/unsur)

menunjukkan bahwa unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 yang ada pada KMM

IPB berturut-turut adalah SMM (0,2497), manajemen sumber daya (0,0791),

realisasi produk (0,3408), tanggungjawab manajemen (0,2245), serta

pengukuran, analisis dan peningkatan (0,1059) seperti yang terlihat pada

Tabel 5.

Dari kelima unsur tersebut dapat diketahui unsur utama yang perlu

diperhatikan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 dengan memilih nilai

bobot tertinggi sebagai prioritas utama. Dengan demikian realisasi produk,

SMM dan tanggungjawab manajemen menjadi unsur utama yang harus

mendapatkan perhatian lebih dibandingkan dengan unsur-unsur SMM ISO

9001:2008 lainnya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa realisasi produk menjadi

unsur yang terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Hal ini

dikarenakan unsur ini merupakan bagaimana KMM mendefinisikan proses

realisasi produk yang efektif, sehingga produk yang dihasilkan mempu

memenuhi kepuasan setiap stakeholder.

Unsur terpenting berikutnya adalah SMM, unsur ini menjadi penting

karena menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih

lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu

menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi

mutu, sehingga produk yang dihasilkan dapat terjaga. Kemudian,

tanggungjawab manajemen menempati peringkat ketiga. Fungsi dari unsur ini

adalah menjamin SMM yang ada berlangsung dengan baik.

61

Tabel 5. Susunan prioritas faktor/unsur

Unsur Bobot Prioritas

Realisasi Produk 0,341 1

SMM 0,250 2

Tanggungjawab Manajemen 0,224 3

Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 0,106 4

Manajemen Sumber Daya 0,079 5

Hasil pengolahan pada level tiga (aktor) menunjukkan bahwa aktor

yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 secara berurutan adalah top

management (0,5144), middle management (0,3323) dan low management

(0,1533), seperti yang terlihat pada Tabel 6.

Aktor utama yang bertanggungjawab dalam penerapan SMM ISO

9001:2008 ini dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang terbesar hingga

yang rendah. Dengan demikian top management merupakan aktor terpenting

dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.

Top management mempunyai peranan yang terpenting dalam

pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB. Hal ini dikarenakan

semua keputusan yang akan dijalankan organisasi harus berada di bawah

persetujuan adalah top management, serta bertugas untuk mengelola kegiatan

manajemen mutu baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan

manajemen). Selanjutnya pihak middle management akan

menginterpretasikan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh top

management. Setelah kebijakan diintepretasikan oleh middle management,

pihak low management akan melaksanakan kebijakan yang diputuskan sesuai

ketentuan yang telah disahkan.

62

Tabel 6. Susunan prioritas aktor

Aktor Bobot Prioritas

Top Management 0,5144 1

Middle Management 0,3323 2

Low Management 0,1533 3

Hasil pengolahan pada level empat (tujuan) menunjukkan bahwa

secara berurutan tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008

adalah peningkatan mutu pelayanan (0,4253) dan referensi (0,5747) seperti

yang terlihat pada Tabel 3.

Pemilihan tujuan utama dilakukan sama seperti yang lain, yaitu

memilih nilai bobot dari yang tertinggi. Dengan demikian dapat disimpulkan

bahwa referensi menjadi prioritas pertama, dikarenakan adanya harapan

semua unit yang berada dalam lingkungan IPB menerapkan SMM ISO

9001:2008, maka KMM IPB sebagai unit pendampingan dan pemantauan

proses sertifikasi dan akreditasi perlu menerapkan SMM ISO 9001:2008,

selain itu hal tersebut sesuai dengan kebijakan mutu KMM, yaitu berperan

aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unit/departemen yang ada di

lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar

internasional.

Peningkatan mutu pelayanan menduduki prioritas kedua. KMM IPB

melalui penerapan SMM ISO 9001:2008, ingin menjamin mutu produk dan

memenuhi kepuasan pelanggan dengan meningkatkan mutu KMM dalam

pelayanan terhadap unit-unit di IPB. Hal ini diharapkan dapat dilaksanakan

karena pekerjaan KMM dapat distandarisasi, sehingga dapat dilakukan

perkembangan yang berkelanjutan.

Tabel 6. Susunan prioritas tujuan

Tujuan Bobot Prioritas

Referensi 0,5747 1

Peningkatan mutu pelayanan 0,4253 2

63

Hasil pengolahan pada level lima (alternatif tindakan) menunjukkan

bahwa secara berurutan alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk

membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif adalah Diklat

(0,3869) dan Rapat Tinjauan Manajemen (0,6131) seperti yang terlihat pada

Tabel 7.

Dari informasi tersebut, prioritas pertama yang harus dilakukan

adalah melakukan Rapat Tinjauan Manajemen secara berkala. Kegiatan ini

bersifat pengkajian atas penerapan SMM ISO 9001:2008 secara menyeluruh

dan bertujuan untuk megetahui status pelaksanaan dan implementasi sistem

manajemen di KMM IPB. Dengan dilakukan secara berkala, diharapkan

penerapan SMM ISO 9001:2008 dapat terus berjalan secara efektif melalui

pengidentifikasian permasalahan yang terjadi dan menindaklanjuti hasil

tinjauan manajemen tersebut.

Prioritas kedua dalam alternatif yang dilakukan oleh KMM IPB

adalah sosialisasi dan diklat. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan

pemahaman kepada karyawan mengenai SMM. Kurangnya sosialisasi

menyebabkan rendahnya pemahaman karyawan terhadap sistem mutu yang

berdampak pada kurangnya keinginan untuk mendukung penerapan sistem

mutu yang ada. Selain itu, kegiatan diklat dapat dilakukan secara berkala

untuk meningkatkan pola pikir karyawan, agar mampu bekerja dengan

mengedepankan mutu untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2008.

Tabel 7. Susunan prioritas alternatif tindakan

Alternatif Bobot Prioritas

Rapat Tinjauan Manajemen 0,6131 1

Diklat 0,3869 2

4.6. Implikasi Manajerial

Dari hasil penelitian ini, terdapat dua (2) alternatif tindakan yang

dapat dilakukan oleh KMM IPB dalam memelihara penerapan SMM ISO

9001:2008, yaitu diklat dan RTM. RTM sebagai prioritas pertama dapat

dilakukan secara berkala untuk mengetahui status pelaksanaan dan

64

implementasi SMM di KMM IPB secara periodik, misalnya setiap dua (2)

bulan sekali.

Prioritas yang kedua adalah diklat dengan tujuan memperbaiki tingkat

pemahaman karyawan terhadap SMM yang dilakukan organisasi. Bentuk dari

tindakan tersebut adalah dilakukannya pelatihan ISO 9001:2008 minimal satu

(1) kali setahun kepada karyawan. Dengan diklat tersebut diharapkan dapat

meningkatkan pemahaman mengenai SMM, sehingga dapat memicu

karyawan untuk berkerja dengan mindset ISO.

Kedua alternatif tersebut dapat memberikan manfaat pada organisasi,

diantaranya adalah proses realisasi produk dapat terjaga sehingga dapat

memuaskan pelanggan, dalam hal ini unit atau individu yang menerima

produk yang dihasilkan KMM IPB. Selain untuk menghadapi audit

surveillance, alternatif yang ada dapat dapat meningkatkan pengetahuan dan

pemahaman karyawannya sebagai wujud pembelajaran SMM.

Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB merupakan bentuk

upaya peningkatan mutu berkelanjutan terutama dalam mutu pendidikan

tinggi, sehingga tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Dengan

penerapan ISO 9001:2008 yang efektif pada KMM IPB, sebagai penjamin

mutu tingkat institut, maka kegiatan penyelenggaraan program dan kegiatan

institut baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian

pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen) dapat

berjalan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Dan untuk unit-

unit di lingkungan IPB terutama unit akademik (pendidikan, penelitian dan

pengembangan masyarakat) dapat tersertifikasi ISO 9001:2008 baru

kemudian unit non akademik.

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

1. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB telah berjalan sejak

tahun 2009, dimana seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam standar

tersebut telah dipenuhi dan dilaksanakan oleh organisasi.

2. Unsur-unsur yang ada dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 berdasarkan

(a) hirarki penyusunnya adalah SMM, tanggungjawab manajemen,

manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan

peningkatan; (b) aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan

SMM ISO 9001:2008 adalah top management dan middle management;

(c) tujuan dari penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu

pelayanan dan referensi; (d) alternatif tindakan berupa RTM (prioritas 1)

dan diklat (prioritas 2)

2. Saran

1. KMM perlu melaksanakan RTM secara berkala dan melaksanakannya

dengan sungguh-sungguh agar dapat memantau status penerapan SMM

ISO 9001:2008 secara menyeluruh.

2. Melakukan diklat secara intensif untuk menambah pemahaman karyawan

mengenai SMM ISO 9001:2008. Dengan hal tersebut, maka kegiatan

penjaminan mutu dapat berjalan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Evans, J. R. and Lindsay, W. M. 2008. The Management and Control of Quality (7th Edition). Thomson South-Western, Ohio.

Gaspersz, V. 2001. ISO 9001 : 2000 and continual quality improvement. Gramedia, Jakarta.

Heizer, J. and B. Render. 1993. Production and Operations Management: Strategies and Tactics. Prentice Hall, New Jersey.

Herjanto, E. 2007. Manajemen Operasi (Edisi ketiga). Grasindo, Jakarta.

Hermawan, A. 2006. Penelitian Bisnis Paradigma Kuantitatif. Grasindo, Jakarta.

Http://kmm.ipb.ac.id/ [2 Maret 2011].

Http://www.min-consulting.com [7 Februari 2011].

Kusumaningrum, H. 2009. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 (Studi Kasus Pada Perusahaan Otomotif PT. Mah Sing Indonesia. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.

Marimin. 2004. Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. Grasindo, Jakarta.

Purwoto, A. 2007. Panduan Lab Statistik Inferensial. Grasindo, Jakarta.

QIMS. 2010. ISO 9001: 2008 – Sistem Manajemen Mutu (COQ-01). http://qims-consulting.com/?p=70. [8 Februari 2011].

Saaty, T. L. 1991. Pengambilan Keputusan : Bagi Para Pemimpin (Terjemahan). PT. Pusaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Salusu, J. 1996. Pengambilan Keputusan Strategik. Gramedia, Jakarta.

Umar, H. 2000. Business an Introduction. Gramedia, Jakarta.

Wangtry. 2009. Standar Mutu. http://wangtry.wordpress.com/2009/02/11/standar-mutu/. [11 Februari 2011]

Wulandari, R. 2009. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 Pada PT. Unitex Tbk, Bogor. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.

LAMPIRAN

68

Lampiran 1. Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB

1. Apakah visi dari KMM IPB ? 2. Apakah Misi dari KMM IPB ? 3. Bagaimanakah struktur organisasi KMM IPB ? 4. Bagaimanakah pengelolaan mutu yang dilakukan terkait dengan klausul-

klausul dalam ISO 9001:2008 ? 5. Masalah apakah yang dihadapi KMM IPB selama menerapkan ISO

9001:2008 ? 6. Siapakah yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 ? 7. Apakah tujuan dari penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? 8. Apakah yang dapat dilakukan KMM IPB untuk mengatasi permasalahan

dalam penerapan ISO 9001:2008 ?

69

Lampiran 2. Angket penelitian

ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Oleh :

Nama : Arief Maulana Jurusan/Fak : Manajemen/Fakulas Ekonomi dan Manajemen Universitas : Institut Pertanian Bogor

Saya mengharapkan kesediaan dari Bapak/Ibu, untuk mengisi kuesioner ini secara benar dan obyektif, karena hasil dari kuesioner ini akan digunakan untuk bahan penelitian dengan tujuan ilmiah.

Identitas Responden

Nama : Jabatan :

DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

70

Lanjutan Lampiran 2. Angket

A. PETUNJUK I. UMUM

1. Pengisian kuesioner dilakukan secara tertulis oleh responden dengan

menjawab setiap pertanyaan tertulis.

2. Jawaban dapat merupakan jawaban pribadi ataupun hasil diskusi atau

pemikiran dengan orang lain.

3. Pertanyaan yang ditujukan adalah membandingkan data dua (2) faktor

berdasarkan tingkat kepentingan/besarya peranan dengan memberikan

skala penilaian (lihat petunjuk II).

4. Dalam pengisian kuesioner ini, diharapkan responden melakukan dengan

sekaligus (tidak tertunda).

II. SKALA PENILAIAN Berilah nilai pada kolom yang tersedia pada tabel skala penilaian

dengan memilih nilai yang ditentukan, berdasarkan tingkat/besarnya

peranan dari faktor yang dibandingkan dengan ketentuan di bawah ini.

Misalnya, A dibandingkan dengan B, maka berilah nilai :

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9

A

√

B √ √ √ √

Skala Penilaian :

Nilai skala 2,4,6,8 diberikan apabila terdapat sedikit saja perbedaan dengan

patokan-patokan di atas.

9 Mutlak lebih penting 7 Sangat jelas lebih penting 5 Jelas lebih penting 3 Sedikit lebih penting 1 Sama penting

71

Lanjutan Lampiran 2.

CONTOH

Apabila jenis kebutuhan hidup seperti bernafas, makan, minum,

mendengarkan radio, menonton televisi dibandingkan dengan tingkat

kepentingannya dalam memenuhi kebutuhan manusia, maka jika :

Bernafas jelas lebih penting dari mendengarkan radio

Minum sedikit lebih penting dari makan

Mendengarkan radio sama penting dengan menonton televisi

Minum sedikit lebih penting dari makan

Bernafas mutlak lebih penting dari mendengarkan radio

Dapat diukur dengan memberikan nilai skala banding berikut :


Bernafas √ Mendengarkan Radio

Minum √ Makan

Mendengarkan Radio

√ Menonton Televisi

Makan √ Minum

Mendengarkan Radio

√ Bernafas

72

Lanjutan Lampiran 2. B. PERTANYAAN I. Dalam kaitannya dengan fokus hirarki yaitu strategi penerapan ISO 9001:

2008, faktor/unsur teridentifikasi adalah : Sistem Manajemen Mutu (SMM) :

SMM yang diterapkan oleh organisasi. Tanggungjawab Manajemen :

Tanggungjawab manajemen terhadap pelaksanaan ISO 9001: 2008 Manajemen Sumber Daya :

Pengelolaan sumber daya yang dimiliki organisasi Realisasi Produk :

Proses produksi produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan :

Pengukuran dan upaya peningkatan mutu manajemen oleh perusahaan

Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan kriteria masalah tersebut di atas :


SMM Tanggungjawab Manajemen

SMM Manajemen Sumber Daya

SMM Realisasi Produk

SMM Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

Tanggungjawab Manajemen Manajemen

Sumber Daya Tanggungjawab

Manajemen Realisasi Produk

Tanggungjawab Manajemen


Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk

Manajemen Sumber Daya


Realisasi Produk


73


II. Dalam kaitannya dengan unsur-unsur di atas, aktor-aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 adalah : Top Management :

Kepala KMM IPB Middle Management :

Kabid. Penjaminan Mutu, Kabid Akreditasi dan Sertifikasi dan Koordinator TU

Low Management : Pihak yang berada di bawah Koordinator TU

Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan aktor-aktor yang berperan/bertanggungjawab tersebut terhadap : 1. Masalah SMM

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top

Management Middle

Management Top

Management Low

Management Middle

Management Low

Management 2. Masalah Tanggungjawab Manajemen


Management Middle

Management Top

Management Low

Management Middle

Management Low

Management 3. Masalah Manajemen Sumber Daya


Management Middle

Management Top

Management Low

Management Middle

Management Low

Management

74

Lanjutan Lampiran 2. 4. Masalah Realisasi produk


Management Middle

Management Top

Management Low

Management Middle

Management Low

Management 5. Masalah Pengukuran, Analisis dan Peningkatan


Management Middle

Management Top

Management Low

Management Middle

Management Low

Management

75


III. Dalam kaitannya dengan aktor-aktor yang berperan/bertanggung jawab dalam penerapan ISO 9001:2008, tujuan yang ingin diraih adalah : Peningkatan mutu pelayanan :

Untuk meningkatkan mutu IPB secara umum melalui peningkatan pelayanan terhadap unit-unit di IPB yang dilayani KMM.

Referensi : Sebagai rujukan bagi unit-unit di IPB yang ingin disertifikasi.

Untuk itu bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan permasalahan yang dihadapi KMM IPB tersebut terhadap : 1. Top Management

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Mutu

Pelayanan Referensi

2. Middle Management


Pelayanan Referensi

3. Low Management


Pelayanan Referensi

76


IV. Dalam kaitannya dengan permasalahan yang dihadapi dalam penerapan ISO 9001: 2008, maka alternatif kegiatan/tindakan yang dapat diambil antara lain melalui : Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) :

Kegiatan yang dilakukuan untuk membentuk dan meningkatkan pola pikir karyawan sesuai dengan ISO

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) : Kegiatan evaluasi yang dilakukan untuk menilai kinerja KMM.

Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan alternatif kegiatan/tindakan tersebut terhadap permasalahan : 1. Peningkatan mutu pelayanan


Diklat RTM

2. Referensi


Diklat RTM

77

Lampiran 3. Struktur organisasi KMM IPB

Keterangan

TU : Tata Usaha

PUS : Pemegang Uang Sediaan

PM : Penjaminan Mutu

AS/Web : Akreditasi dan Sertifikasi

Kepala KMM : Dr. drh. Srihadi Agungpriyono, PAVet

Kabid Penjaminan Mutu : Dr. Ir. Feri Kusnandar, M.Sc

Kabid Akreditasi dan Sertifikasi (A/S) : Dr. Ir. Fredinan Yulianda, M.Sc

Koordinator TU : Ade Supriatna

Pemegang Uang Sediaan (PUS) : Hasni Zakiah

Sekretaris : Siti Nur'aida

Staf Evaluasi : Budiyanto

Yatna Supriatna

Staf Penjaminan Mutu : Zudanang S. Ridho

Seksi A/S dan Website : Yusup

Seksi Umum : Kartini Septiani

78

Lampiran 4. Sasaran mutu

NO. SASARAN MUTU PERIODE PENGUKURAN

METODE PENGUKURAN

PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU

. 1.

Terlaksananya sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu kepada unit-unit di lingkungan IPB minimal 50% dari jumlah unit/departemen pada tahun 2009.

Satu semester satu kali

Menghitung persentase jumlah unit-unit yang mendapatkan sosialisasi penjaminan mutu IPB.

1. Melakukan sosialisasi kepada para Ketua Departemen.

2. Melakukan sosialisasi kepada para Kepala Pusat dan unit lain.

3. Melaksanakan sosialisasi untuk unit-unit yang berada di lingkungan rektorat.

2. Tersusunnya. standar/ pedoman/kriteria yang digunakan dalam proses asesmen bidang akademik di setiap departemen pada tahun 2009.

Akhir Tahun Menghitung persentase jumlah unit yang mempersiapkan dokumen asesmen

1. Menyusun draft pedoman penilaian. 2. Pembahasan bersama Tim Asesor Mutu

Internal (AMI) 3. Melakukan pembahasan bersama

Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI).

4. Menyusun final draft pedoman asesmen akademik.

5. Meminta pengesahan Rektor untuk menjadi pedoman asesmen bidang akademik.

3. Tersusunnya perangkat organisasi sistem penjaminan mutu di masing-masing unit

Satu semester satu kali

Menghitung persentase jumlah unit-unit yang telah memiliki perangkat organisasi sistem

1. Memonitor penyusunan struktur organisasi sistem penjaminan mutu di masing-masing unit melalui formulir isian.

79



METODE PENGUKURAN


minimal 50% pada tahun 2009.

penjaminan mutu IPB. 2. Menerima laporan hasil penyusunan perangkat organisasi sistem penjaminan mutu dari unit-unit

4. Terimplementasi sistem penjaminan mutu di unit-unit yang ada minimal 15% dari total unit di IPB dengan nilai rata- rata minimal 2 pada skala 0 sd 4. pada tahun 2009.

Akhir tahun Menghitung jumlah unit yang telah menerapkan sistem penjaminan mutu.

1. Mendorong tersusunnya dokumen evaluasi diri dan borang-borang yang diperlukan.

2. Membuat borang penilaian implementasi sistem penjaminan mutu di unit.

3. Memberikan pelatihan (training the trainer) kepada asesor yang ditunjuk.

4. Pelaksanaan asesmen oleh asesor. 5. Menerima hasil asesmen.

5. Diperolehnya sertifikat ISO 9001:2008 minimal 3 unit pada akhir tahun 2009.

Akhir tahun

Menghitung jumlah unit yang telah menerapkan sistem manajemen mutu

1. Melakukan sosialisasi pentingnya penerapan SMM ISO 9001 : 2008 ke unit-unit yang ada.

2. Mendorong unit untuk melakukan proses penerapan SMM ISO 9001:2008.

80



METODE PENGUKURAN


6. Terselenggaranya pemantauan kesiapan proses akreditasi, Minimal 90% prodi S1

yang belum mendapatkan Akreditasi A telah dipantau yang belum mendapatkan Akreditasi A telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT.

Minimal 30% prodi SO telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT.

Minimal 25% prodi S2 telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT.

Minimal 25% prodi S3 telah dipantau kesiapan

Akhir Tahun Menghitung jumlah program studi yang telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi

1. Memberikan penjelasan dan pemahaman tentang dokumentasi yang diperlukan untuk keperluan akreditasi.

2. Melakukan pemantauan terhadap kesiapan proses akreditasi.

81



METODE PENGUKURAN


proses pengajuan akreditasi ke BAN PT.

7. Terselenggaranya pemantauan proses persiapan akreditasi internasional minimal 90% prodi S1.

Akhir tahun

Menghitung jumlah program studi yang siap mengajukan akreditasi internasional

1. Memberikan penjelasan dan pemahaman tentang dokumen dasar yang diperlukan untuk persiapan akreditasi internasional.

2. Melakukan pemantauan terhadap proses persiapan akreditasi internasional.

8. Pemutakhiran data untuk keperluan proses perangkingan perguruan tinggiversiTHE-QS paling lambat bulan Juli tahun berjalan.

Setiap tahun

Batas waktu pemutakhiran data

1. Mengumpulkan data dan unit untuk proses perangkingan.

2. Memasukkan data pada situs web THE-QS.

82



METODE PENGUKURAN


9. Meningkatnya kompetensi SDM KMM melalui pelatihan minimal 5 kali pada tahun 2009.

Akhir tahun

Menghitung jumlah pelatihan yang telah diselenggarakan.

1. Meiakukan analisis kebutuhan pelatihan/pengembangan pegawai.

2. Menentukan jenis-jenis pelatihan yang perlu diikuti/diselenggarakan.

3. Menetapkan peserta yang akan mengikuti pelatihan.

4. Melaksanakan pelatihan 5. Mendapatkan laporan hasil

keiikutsertaan pelatihan. 6. Meiakukan evaluasi peningkatan

kompetensi. 10 Terlaksananya Monitoring

dan Evaluasi (Monev) Program Hibah Kompetisi (PHK).

Setiap tahun Evaluasi Laporan PHK dan site visit.

1. POB tim monev PHK IPB 2. Rapat dan koordinasi tim 3. Pelaksanaan monev dan pelaporan

83



METODE PENGUKURAN


11.

Tersedianya Prosedur Operasional Baku (POB) di unit-unit rektorat

Satu tahun

Jumlah unit kerja yang memiliki POB

1. Pembahasan dan penyusunan POB oieh masing-masing unit

2. Kompilasi POB 3. Pengesahan POB oleh Rektor IPB

12.

Tersedianya laporan tahunan KMM

Setiap akhir tahun

Batas waktu pembuatan laporan

1. Raker KMM 2. Penyusunan laporan tahunan KMM

84

Lampiran 5. Bentuk matriks pendapat

1. Matriks pendapat gabungan untuk unsur/faktor

SMM : Sistem manajemen mutu

TJM : Tanggungjawab manajemen

MSD : Manajemen sumber daya

RP : Realisasi produk

PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan

SMM TJM MSD RP PAP SMM 1,00000 0,70307 4,28758 0,58480 2,75892 TJM 0,72480 1,00000 3,64088 0,52276 2,23682 MSD 0,16441 0,15981 1,00000 0,49324 0,84343 RP 1,70998 1,91293 3,00546 1,00000 2,07180 PAP 0,36246 0,34200 0,87700 0,58480 1,00000

2. Matriks pendapat gabungan untuk aktor

a. Terhadap sistem manajemen mutu Top Middle Low

Top 1,00 4,08 8,63 Middle 0,23 1,00 3,43 Low 0,15 0,19 1,00

b. Terhadap tanggungjawab manajemen Top Middle Low

Top 1,00 5,14 13,05 Middle 0,17 1,00 4,00 Low 0,12 0,13 1,00

c. Terhadap manajemen sumber daya Top Middle Low

Top 1,00 0,84 1,42 Middle 1,12 1,00 1,96 Low 0,58 0,52 1,00

85


d. Terhadap realisasi produk Top Middle Low

Top 1,00 0,41 1,20 Middle 2,22 1,00 2,18 Low 0,69 0,57 1,00

e. Terhadap Pengukuran, analisis dan peningkatan Top Middle Low Top 1,00 1,71 1,58 Middle 0,58 1,00 1,28 Low 0,78 0,58 1,00

3. Matriks pendapat gabungan untuk tujuan

a. Terhadap top management Pelayanan Referensi Pelayanan 1,00 0,52 Referensi 1,91 1,00

b. Terhadap middle management

Pelayanan Referensi Pelayanan 1,00 0,78 Referensi 1,29 1,00

c. Terhadap low management

Pelayanan Referensi Pelayanan 1,00 2,08 Referensi 0,48 1,00

4. Matriks pendapat gabungan untuk tindakan alternatif

a. Terhadap peningkatan mutu pelayanan Diklat RTM Diklat 1,00 0,31 RTM 3,27 1,00

b. Terhadap referensi

Diklat RTM Diklat 1,00 1,00 RTM 1,00 1,00

86

Lampiran 6. Hasil pengolahan data

1. Penentuan Bobot Faktor

SMM : Sistem manajemen mutu

TJM : Tanggungjawab manajemen

MSD : Manajemen sumber daya

RP : Realisasi produk

PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan

2. Penentuan Bobot Aktor

TOP : Top management

MIDDLE : Middle management

LOW : Low management

0 0.05 0.1 0.15 0.2 0.25 0.3 0.35 0.4

SMM

TJM

MSD

RP

PAP

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6

TOP

MIDDLE

LOW

Bobot

0 0,05 0,1 0,15 0,2 0,25 0,3 0,35 0,4

0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6

87


3. Penentuan Bobot Tujuan

4. Penentuan Bobot Tindakan Alternatif

RTM : Rapat tinjauan manajemen

DIKLAT : Pendidikan dan pelatihan

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7

Pelayanan

Referensi

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7

Diklat

RTM

0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7

0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO … · kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah...

Documents

Transcript of ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO … · kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah...