Analisis Metode, Sistem Controlling dalam Penerimaan Bahan Makanana. Teori Sistem Penerimaan Bahan MakananPenerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan tentang macam dan jumlah bahan makanan sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan serta waktu penerimaannya (PGRS, 2013). Tujuannya adalah untuk menyediakan bahan makanan yang siap untuk diolah.Menurut Direktorat Bina Pelayanan Medik dalam Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit (2007), prinsip penerimaan bahan makanan adalah sebagai berikut:a. Jumlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan makanan yang tertulis dalam faktur pembelian dan sama dengan jumlah bahan makanan dalam daftar permintaan institusib. Mutu bahan makanan yang diterima harus sesuai spesifikasi bahan makanan yang diminta pada surat kontrak perjanjian jual belic. Harga bahan makanan yang tercantum pada faktur pembelian harus sama dengan harga bahan makanan yang tercantum pada penawaran bahan makananAdapun langkah-langkah penerimaan bahan makanan adalah sebagai berikut:1) Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat satuan dan jumlah volume) dan spesifikasi bahan makanan.2) Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan makanan kering disimpan di gudang/ penyimpanan kering.3) Bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan penyimpanan di ruang penyimpanan.Metode penerimaan bahan makanan dibedakan menjadi dua (Direktorat Bina Pelayanan Medik.Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit.2007), yaitu: Blind ReceivingPetugas penerimaan tidak menerima spesifikasi bahan makanan serta faktur pembelian dari pihak penjual. Petugas penerimaan langsung mengecek, menimbang dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang penerimaan kemudian dicatat di buku laporan.

KonvensionalPetugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. Petugas penerimaan menerima dan mengecek waktu, jadwal, macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan sesuai dengan kesepakatan SPBJ (Surat Perjanjian Jual Beli). Dalam cara konvensional ini dapat dilakukan sistem penolakan bahan makanan jika jumlah dari mutu tidak sesuai, petugas penerima harus mencatat semua bahan makanan yang diterima dan bahan yang dikembalikan untuk dilaporkan kepada bagian pembayaran.Tempat penerimaan bahan makanan idealnya terletak dekat dengan pintu sebelum tempat penyimpanan, dilengkapi dengan meja penerimaan dan timbangan, daftar makanan dan daftar bahan lain yang dapat diterima serta terdapat thermometer dan kalkulator. Kalkulator disini dimaksudkan untuk mengecek jumlah total pengeluaran, apakah sudah sesuai dengan pesanan.b. Analisis Sistem Penerimaan Bahan MakananAdapun kegiatan penerimaan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang adalah sebagai berikut: Metode penerimaan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang adalah metode konvensional yaitu dengan cara petugas mengecek jenis, jumlah dan harga bahan makanan yang datang dengan bahan makanan yang dipesan sesuai bon pemesanan. Dengan menggunakan metode ini Instalasi Gizi memiliki banyak keuntungan karena barang yang diterima sesuai dengan barang yang dipesan. Jika tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan makan dapat dikembalikan, selama pengamatan dilapangan barang pernah dikembalikan karena waktu itu barang sudah layu dan tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. Penerimaan bahan makanan di instalasi RSJRWL dilakukan oleh petugas gudang bahan makanan rumah sakit dan panitia penerimaan bahan makanan rumah sakit setelah diperiksa sesuai dengan jenis spesifikasi dan permintaan bahan makanan. Tempat penerimaan bahan makanan basah terletak di dekat pintu belakang instalasi gizi dengan latar belakang terbuka. Letak tempat penerimaan dekat dengan ruang persiapan, dengan alasan tempat pengolahan dekat dengan tempat penerimaan dan bisa cepat diolah. Sedangkan penerimaan bahan makanan kering terletak di gudang penyimpanan rumah tangga. Kondisi kebersihan dari tempat penerimaan kondisi lantai agak sedikit licin karena semalam terjadi hujan,selain itu di tempat penerimaan dekat saluran pembuangan air. Kondisi lantai yang licin dapat mempengaruhi dari keselamatan kerja petugas penerimaan. Penerimaan bahan makanan basah di Instalasi Gizi berjumlah 6 orang dari berbagai profesi, dan ditambah 1 orang dari gizi untuk memastikan barang yang diterima sudah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Selain 5 petugas penerimaan tersebut, petugas penerimaan dibantu oleh pihak rekanan dan pasien yang telah sembuh. Sedangkan untuk penerimaan bahan makanan kering berjumlah 1 orang dari petugas gudang penyimpanan rumah tangga. Prinsip penerimaan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat adalah jumlah, harga dan waktu seperti yang disebutkan dalam surat perjanjian. Jumlah harus sesuai dengan bon pemesanan, harga tidak boleh melebihi harga pasar atau paling tinggi sesuai harga pasar. Dan waktu pengiriman disesuaikan dengan permintaan kebutuhan Instalasi Gizi. Mutu bahan makanan disebutkan dalam surat perjanjian adalah jika bahan yang dikirim rusak maka boleh diganti, dna juga bahan yang dikirim harus sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Namun dalam pengamatan hari pertama, selasa 11 November 2014 pihak rekanan sedikit terlambat mengantar pesanan bahan makanan yaitu pukul 8.30 barang baru diantar ke instalasi gizi. Prosedur penerimaan bahan makanan basah di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh pihak RS tanggal 11 November 2014:1. Panitia penerimaan menerima bahan makanan basah yang datang kemudian dicocokkan dengan faktur/ bon pemesanan yang telah dipesan pihak RS.2. Petugas mengecek kuantitas bahan makanan yang dipesan dengan cara menimbang bahan makanan3. Apabila bahan makanan yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang dipesan, petugas meminta ganti kepada pihak rekanan.4. Bahan makanan makanan langsung didistribusikan ke bagian pengolahan.5. Petugas melakukan pencatatan dan pelaporan. Transaksi penerimaan bahan makanan basah dilakukan setiap hari, sedangkan untuk bahan makanan kering diterima dari rekanan setiap 15 hari sekali tetapi jika bahan sudah habis sebelum waktu yang ditentukan maka bisa memesan lagi. Ditempat penerimaan tersebut tidak terdapat meja penerimaan, meja dada, alat tulis dan termometer. Yang ada hanya daftar pemesanan bahan makanan dan timbangan saja.

b. Teori System ControllingPrinsip (PPMRS, 2007):1. Jumlah BM yang diterima harus sama dengan jumlah BM yang tertulis dalam faktur pembelian dan sama dengan jumlah BM dalam daftar permintaan institusi2. Mutu BM yang diterima harus sesuai spesifikasi BM yang diminta pada surat kontrak perjanjian jual beli3. Harga BM yang tercantum pada faktur pembelian harus sama dengan harga BM yang tercantum pada penawaran BMPenerimaan bahan makanan di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat dibedakan menjadi 2, yaitu: 1. Penerimaan bahan makanan keringPenerimaan bahan makanan kering dari rekanan dilakukan dengan metode konvesional, ada faktur dan spesifikasi bahan makanan serta form daftar pesanan bahan makanan. Petugas penerimaan mengecek barang sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang dipesan, macam, dan jumlahnya. Penerimaan bahan makanan kering ini biasanya dilakukan oleh petugas penerimaan di gudang penyimpanan rumah tangga. Petugas penerimaan ini sudah sesuai dengan yang ditetapkan oleh SOP yang ditetapkan oleh RS.Barang yang sudah sesuai kemudian dimasukkan ke dalam gudang sesuai tempatnya masing-masing. Barang akan diperiksa sesuai dengan spesifikasinya kemudian dimasukkan melalui system FIFO (First In First Out). Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi, barang tersebut dikembalikan kepada rekanan dan akan diganti sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.Kesimpulan : penerimaan bahan makanan kering dengan menggunakan metode Konvensional dan sisitem penyimpanan menggunakan metode FIFO. Tetapi penerimaan bahan makanan kering tidak berada di instalasi gizi tetapi terdapat di gudang penyimpanan rumah tangga yang letaknya 50 meter dari Instalasi Gizi.

2. Penerimaan bahan makanan basah/ segarPenerimaan bahan makanan segar dilakukan dengan metode konvensional. Petugas penerimaan ini dilakukan oleh petugas penerimaan bahan makananan, barang yang datang kemudian dicek, ditimbang, sesuai dengan kualitas dan kuantitasnya. Bahan makanan yang sudah diterima dicatat sesuai dengan form daftar pemesanan dan penerimaan bahan makanan. Jika bahan makanan tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah dipesan oleh petugas pemesanan, maka bahan makanan tersebut akan dikembalikan ke pihak rekanan dan ditukar dengan bahan makanan sesuai dengan spesifikasi. Pengecekan faktur dan daftar pesanan dilakukan oleh petugas penerimaan bahan makanan dengan pendampingan ahli gizi. Penerimaan bahan makanan segar ini memiliki petugas khusus.System controlling dalam penerimaan bahan makanan dilakukan dengan menggunakan form daftar pemesanan dan penerimaan bahan makanan. Control pada penerimaan bahan makanan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh RS, yaitu bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang ditentukan. Apabila bahan yang diterima tidak memenuhi spesifikasi, maka bahan makanan tersebut harus diganti. Pengecekan faktur dan daftar pesanan dan penerimaan bahan makanan dilakukan oleh petugas penerimaan bahan makanan dengan pendampingan ahli gizi.

c. Teori System PenyimpananPenyimpanan adalah suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan makanan kering dan basah baik kualitas maupun kuantitas di gudang bahan makanan kering dan basah serta pencatatn dan pelaporannya (PGRS, 2005). Tujuan dari penyimpanan bahan makanan adalah tersedianya bahan makanan siap pakai dengan kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai dengan perencanaanSyarat-syaratnya: Adanya sistem penyimpanan barang Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai persyaratan Tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makananLangkah penyimpanan bahan makanan: Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima harus segera dibawa ke ruang penyimpanan, gudang atau ruang pendingin Apabila bahan makanan langsung akan digunakan, setelah ditimbang dan diawasi oleh bagian penyimpanan bahan makanan setempat dibawa ke ruang persiapan bahan makananSesuai jenis bahan makanan, tempat penyimpanan dapat dibedakan menjadi dua (PPMRS, 2007), yaitu:1. Gudang Bahan Makanan KeringMerupakan tempat penyimpanan bahan makanan kering yang tahan lama seperti beras, gula, tepung-tepungan, kacang hijau, minyak, dll. Syarat utama untuk menyimpan bahan makanan kering adalah ruangan khusus kering, tidak lembab, pencahayaan cukup, ventilasi dan sirkulasi udara baik, serta bebas dari serangga dan binatang pengerat lainnya. Syarat lebih lengkap untuk bahan makanan kering adalah sebagai berikut:a) Bahan makanan harus ditempatkan secara teratur menurut macam, golongan ataupun urutan pemakaian bahan makanan.b) Menggunakan bahan yang diterima terlebih dahulu (FIFO). Untuk mengetahui bahan makanan yang diterima diberi tanda tanggal penerimaan.c) Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di penyimpanan bahan makanan ini, termasuk kartu stok bahan makanan harus segera diisi tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya, diperiksa dan diteliti secara kontinyu.d) Kartu/buku penerimaan, stok dan pengeluaran BM harus segera diisi dan diletakkan pada tempatnya.e) Gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan.f) Semua bahan makanan ditempatkan dalam tempat tertutup, terbungkus rapat dan tidak berlubang. Diletakkan di atas rak bertingkat yang cukup kuat dan tidak menempel pada dinding.g) Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak ada kegiatan serta dibuka pada waktu-waktu yang ditentukan. Pegawai yang masuk keluar gudang juga hanya pegawai yang ditentukan.h) Suhu ruangan harus kering hendaknya berkisar antara 19-210C.i) Pembersihan ruangan secara periodik yaitu 2 kali seminggu.j) Penyemprotan ruangan dengan insektisida hendaknya dilakukan secara periodik dengan mempertimbangkan keadaan ruangan.k) Semua lubang yang ada di gudang harus berkasa, serta bila terjadi pengrusakan oleh binatang pengerat, harus segera diperbaiki.Syarat untuk gudang penyimpanan bahan makanan kering menurut PGRS 2005 adalah sebagai berikut:a) Bangunan dirancang bebas dari kelembaban, mudah dibersihkan serta bebas dari serangga dan hewan pengeratb) Dinding dan langit-langit dibuat dari benda yang tidak mudah keroposc) Lantai terbuat dari ubin , teraso atau beton dan tidak licind) Gudang tidak gelape) Pintu gudang satu untuk memudahkan pengawasanf) Lokasi gudang dekat dengan penerimaan, tempat persiapan dan produksig) Pintu gudang selalu terkunci dan yang bertanggung jawab atas semua barang di gudang kering adalah petugas pengawash) Ada meja untuk mencatat bon atau label keluar masuknya barangi) Terdapat rak yang digunakan untuk menyimpan bahan makananj) Terdapat termometer dalam ruangan untuk mengontrol temperatur gudang.k) Jendela bertirai dan tidak tembus pandang sehingga cahaya matahari tidak langsung masuk dan tidak merusak bahanl) Cukup ventilasi dan sirkulasi udara.b. Gudang Bahan Makanan SegarMerupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang masih segar seperti daging, ikan unggas, sayuran dan buah. Bahan makanan tersebut umumnya merupakan bahan makanan yang mudah rusak, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memperlambat kerusakan terutama disebabkan oleh mikroba.Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu penyimpanan tertentu yang optimal untuk menjaga kualitas. Pengelompokan bahan makanan segar sesuai dengan suhu penyimpanan adalah: Penyimpanan segar (fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam lemari pendingin dengan sushu berkisar antara 1 4o C untuk telur dan makanan matang. Untuk sayuran segar berkisar antara 10 15o C. Penyimpanan dingin (chilly), bahan makanan disimpan di lemari es dengan suhu antara (-5) 0o C. Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan daging, ikan atau unggas tidak lebih dari 3 hari. Penyimpanan beku (freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah dingin yaitu sekitar (-10)o C, dapat digunakan untuk menyimpan daging dalam waktu lama. Pengecekan bahan makanan dilakukan setiap hari. Penempatan di tempat terpisah dan telah terbungkus plastik.

Penyimpanan bahan makanan di instalasi gizi Rumah Sakir Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat meliputi: Sistem penyimpanan bahan makanan menggunakanan system FIFO.SPO penyimpanan dan penanganan bahan makanan ;1. Penyimpanan bahan makanan kering Menempatkan bahan makanan secara teratur menurut macam, golongan, ataupun urutan pemakaian bahan makanan Menggunakan sistem FIFO (First In First out) Mencatat pemasukan dan pengeluaran bahan makanan Gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan Pegawai yang masuk keluar gudang hanya petugas yang telah ditentukan Suhu ruangan kering hendaknya berkisar 19-21C Membersihkan ruangan secara periodic 2 kali seminggu Menyalurkan bahan makanan sesuai dengan permintaan 2. Penyimpanan bahan makanan segar Suhu tempat harus betul-betul sesuai dengan keperluan bahan makanan agar tidak menjadi rusak Penegcekan terhadap suhu dilakukan satu kali sehari yaitu jam 08.00 Suhu penyimpanan bahan makanan segar: Daging, ikan, udang : -5- 0C (untuk lama penyimpanan 15 cm

Jarak dengan tembok5 cm>5 cm

Jarak dengan langit-langit60 cm> 60 cm

Namun untuk penyimpanan beras diletakkan menempel pada tembok. Hal ini kurang sesuai karena bisa menyebabkan lembab. Kondisi lembab akan merangsang pertumbuhan jamur. 2. Penyimpanan bahan makan segarPemasukkan dan pengeluaran BM serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan BM, termasuk kartu stok BM harus segera diisi tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya, diperiksa, dan diteliti secara kontinu. Gudang dibuka hanya pada waktu yang ditentukanSistem controlling penyimpanan bahan makananan di RSJ Dr. Radjiman Wediodiningrat dilakukan dengan pengecekan suhu secara otomatis, pembersihan rak dan refrigrator dilakukan tiap hari dan pembongkaran dilakukan 1x dalam seminggu dan ruangan penyimpanan dibersihkan setiap hari.

3.4 Rekomendasi Sistem Penerimaan, Penyimpanan berdasarkan masalah yang ditemukan1. Rekomendasi Penerimaan Di tempat penerimaan bahan makanan sudah dilengkapi dengan timbangan dan belum pernah dikalibrasi Tempat/ruang penerimaan menjadi sebuah kekurangan dalam instalasi gizi RSJ Dr. Radjiman Wediodiningrat karena menurut teori yang ada seharusnya ada tempat tertutup dan jauh dari saluran air untuk menerima barang, tetapi pada kenyataannya tempat penerimaaan barang ada di tempat terbuka dengan dekat saluran air.

2. Rekomendasi Penyimpanan Sistem penyimpanan bahan makanan menggunakanan system FIFO. Tidak terdapat termometer dan AC (Air Conditioner) dalam ruang penyimpanan sementara Terdapat pencahayaan berupa lampu sehingga memungkinkan cukupnya cahaya yang masuk kekurangan tanpa bersentuhan langsung dengan bahan makanan kering.