ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADASMAN 1 SENTOLO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Antonius Fajar Mega Saputra10.22.1256

kepadaSEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOMYOGYAKARTA

2013

INFORMATION SYSTEM OF LIBRARY AT SMA N 1 SENTOLO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANPADA SMAN 1 SENTOLO

Antonius Fajar Mega SaputraJurusan Sistem Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In line with the development of today's technology world each agency is required

to develop a service system to support maximum performance in an institution. One is an

information system, where the system has benefits to support the flow of information that

the library list of books, borrowers, fines, and report generation. With reference to the

author considers it important to have information services to manage the flow of library

information systems at SMA N 1 Sentolo.

SMA N 1 Sentolo is a high school located in Yogyakarta and engaged in

education. Conditions of use of this information using the library is still not computerized

or manual recording. So often goes wrong in checking data books, borrowers, and

penalties in case of delays in the return of the book.

To the authors propose the SMA N 1 Sentolo have built a library information

system sooftware relevant, timely, and accurate data processing to simplify the loan book

which generate information reports circulating library books at SMA N 1 Sentolo correctly

and can save time and power was developed.

Keywords: Information Systems, Library, SMA N 1 Sentolo

1. Pendahuluan

SMA Negeri 1 Sentolo merupakan lembaga pendidikan tingkat menengah yang

sudah meiliki perpustakaan sendiri yang memiliki data dan informasi yang harus dikelola

dengan benar. Informasi sendiri merupakan salah satu unsur pendukung kemajuan suatu

unit organisasi atau instansi khususnya bagi lembaga pendidikan, dimana tujuan dari unit

organisasi tersebut diharapkan akan tercapai dengan biaya yang rendah dan waktu kerja

yang lebih singkat. Pencapaian tujuan unit organisasi tersebut tidak lepas dari dukungan

penuh keberadaan sistem informasi. Sistem informasi yang handal sangat diperlukan

untuk menghasilkan sebuah informasi berkualitas yang memenuhi kriteria seperti

relevan, tepat waktu, dan akurat.

Pengolahan data perpustakaan seperti peminjaman, pengembalian, buku hilang,

dan lain sebagainya selama ini masih dilakukan secara manual oleh pustakawan SMA

Negeri 1 Sentolo. Untuk melakukan pengolahan data yang berulang-ulang dan dalam

jumlah yang besar dapat menyita banyak waktu, sehingga efisiensi yang diharapkan

belum dapat tercapai. Hal tersebut mendorong penulis untuk membuat suatu program

yang dapat membantu pustakawan SMA Negeri 1 Sentolo mengolah berbagai data yang

ada dalam waktu yang lebih singkat. Program yang disusun oleh penulis dalam tugas

akhirnya ini berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASIPERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 SENTOLO”.

2. Landasan Teori2.1. Konsep Dasar Sistem dan Informasi2.1.1. Definisi Sistem

Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan

sistem sebagai berikut:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.1

Sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang

saling bereaksi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai

satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 2

1 (Jerry Filtz Gerald, Arda F FlitzGerald, Werren D Stallinys, Jr. Fundamental Of System Analysis (edisi kedua, Newyork; Koin Willey & Sons, 1981),

hal5.

2(Alfatta,Hanif. Analisis Dan Perancangan sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern/ Hanif Al fatta;

Yogyakarta:ANDI 2007 halaman 3

2.1.2. Definisi Informasi

Informasi adalah suatu bentuk penyajian data yang melalui mekanisme

pemrosesan, berguna bagi pihak tertentu, serta bahan bagi pengambilan keputusan

bagi pihak manajer.3

Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai:“Data yang

telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat

dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.4

Sedangkan Jogianto HM (2008:8) mendefinisikan informasi sebagai “Data

yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya”.5

2.1.3. Kualitas InformasiIstilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk

menyatakan informasi yang baik, kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat

dominan yaitu relevansi, ketepatan waktu, dan keakurasian.6 Ketiga hal tersebut

dapat dijelaskan seperti di bawah ini:

a. Relevansi

Relevansi berarti bahwa informasi harus memberikan manfaat bagi pemakai,

sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam

pemecahan suatu permasalahan.

b. Ketepatan Waktu

Ketepatan waktu menyatakan usia dari sebuah data yang sesuai dengan

pengambilan keputusan. Informasi yang diterima harus tepat waktunya, sebab

kalau informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak

berguna lagi dalam pengambilan keputusan.

c. Keakurasian

Akurasi menunjukkan derajat kebenaran dari suatu informasi dan menentukan

kehandalan atau reliabilitas informasi. Informasi akurat merupakan informasi

yang bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang

menerima informasi tersebut.

3 Abdul Kadir,2003,Penuntun Prakti Belajar Database Menggunakan Microsoft Access,: penerbit ANDI Yogyakarta,hal 2.

4 Gordon B. Davis,1995,Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9,jakarta: PT. Gramedia,hal 28)

5 (Jogianto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi. Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005, hal 8

6 Abdul Kadir, 2003,Pengenalan Sistem Informasi,Yogyakarta: ANDI,hal 46

2.2. Pengertian Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan

perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga

memegang peranan yang penting dalam sistem informasi. Data yang akan

dimasukkan dalam sebuah sistem informasi dapat berupa formulir - formulir,

prosedur - prosedur dan bentuk data lainnya. 7

2.3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Secara global definisi siklus hidup pengembangan sistem dapat dikatakan

sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah

sistem, merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan

pengembangan sistem. Ide dari systems life cycle adalah sederhana dan masuk

akal, karena tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa

tahapan kerja, yaitu tahap perencanaan sistem, tahap analisis sistem, tahap desain

sistem, tahap penerapan sistem, serta tahap penggunaan sistem. 8

2.4. Model Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Gambar 2.2 Model Air Terjun (Waterfall Model)

Model ini merupakan model satu arah yang dimulai dari tahap analisis

sampai perawatan. Tahapan ini meliputi analisis, perancangan desain sistem,

implementasi, testing dan perawatan. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan

melalui beberapa tahapan, yang selanjutnya disebut dengan istilah siklus Sistem

Informasi.

7 Andri Kristanto,Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya,Yogyakarta,Gava Media,2003hal 11.8 Hariningsih,Teknologi Informasi,Yogyakarta,Graha Ilmu,2005,hal 81-85

Design

Implementation

Testing

Maintenance

Analysis

2.5. Perangkat Lunak yang Digunakan2.5.1. Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah.“Visual basic menyediakan tool untuk membuat

aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan

pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/ instansi dengan sistem yang besar” .9

Beberapa kemampuan dari Visual Basic diantaranya :

1.Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.

2.Untuk membuat objek-objek pembantu program.

3.Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran

EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.

Adapun beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6.0 ini adalah :

1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer,

yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++ dan visual

J++.

2. Memiliki kompiler andal yang dapat menghasilkan File Executable yang lebih

cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.

3. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah

sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan

otomatisasi tugas-tugas tertentu.

4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta meningkatkan

kaidah struktur bahasa Visual Basic.

5. Kemampuan membuat aktiveX dan fasilitas internet yang lebih banyak.

2.5.2. Microsoft Access

Microsoft Access adalah sistem manajemen yang canggih dan bisa

digunakan secara efisien untuk menampilkan dan mengelola database. Kita dapat

mengelola berbagai jenis database secara mudah dengan kapasitas penyimpanan

data yang tidak besar.

3. Analisis3.1. Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan

oleh sistem untuk mengembangkan aplikasi. Analisis sistem merupakan salah

satu tahapan pada tahap pengembangan sistem. Analisis sistem bertujuan untuk

mencari solusi dari masalah/ kelemahan yang terdapat di sistem lama.

9Sunyoto,Andi.2006,Pemrograman Database dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.Yogyakarta,hal 1

Untuk mengembangkan sistem informasi ini diperlukan analisis sistem

agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah Analisis

Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economy), Kontrol

(Control), Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service).

3.2. Analisis Kebutuhan SistemAnalisis kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan

oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan

sistem tersebut, atau memutuskan bahwa pengembangan sistem baru sebenarnya

tidak perlu dilakukan. Komponen yang dibutuhkan dalam sistem ini, antara lain:

a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi perangkat keras dalam sistem ini meliputi Processor

Intel Pentium IV ke atas atau yang sekelas, RAM minimal 1 Gb,

HDD 80 Gb, CD RW untuk back up data, Monitor, Keyboard,

Mouse.

b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Software yang dibutuhkan adalah Microsoft Windows sebagai

sistem operasi, Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa

pemrogramannya, dan Microsoft Microsoft Access 2007 sebagai

perangkat lunak untuk mengolah dan mengelola database.

c. Brainware

Pelaksana personal dari aplikasi ini adalah Administrator, yaitu

petugas Perpustakaan itu sendiri, dan Teknisi.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan sistem adalah proses mengukur besarnya investasi

yang ditanamkan didalam pengembangan sistem terhadap manfaat yang diperoleh

dari sistem tersebut. Dalam pengembangan sistem yang baru ada beberapa hal yang

dalam keterkaitan layak atau tidak perencanaan pengembangan sistem tersebut.

Adapun faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis kelayakan sistem

yaitu, analaisis kelayakan teknologi, analisis kelayakan hukum, analisis kelayakan

operasional, analisis kelayakan ekonomi.

3.4. Analisis Biaya dan Manfaat

Analisis biaya dan manfaat menentukan apakah aplikasi pengolahan data

siswa ini layak atau tidak dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat. Biaya

terdiri dari dua kategori, yaitu yang berhubungan dengan pengembangan aplikasi

pengolahan data perpustakaan dan biaya yang berhubungan dengan operasional

(perawatan) suatu sistem aplikasi pengolahan data perpustakaan secara

terkomputerisasi.

Terdapat 3 macam metode guna melakukan analisis biaya dan manfaat

dari proyek produksi aplikasi dengan menggunakan metode sebagai berikut :

Metode Periode Pengembalian (Payback Periode = PP)

Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi

tersebut dapat tertutup dengan aliran – aliran kas masuk. Metode ini juga berfungsi

untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali, dan metode ini tidak

memasukkan faktor bunga ke dalam perhitungannya.

Analisis Return On Investment (ROI)

Metode pengembalian investasi (Return On Investment) digunakan untuk

mengukur presentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan

biaya yang dikeluarkan.

Metode Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value = NPV)

Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dan

uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi

proses atau arus dari uang. Besarnya NPV dapat dinyatakan dengan rumus

sebagai berikut :NPV = −Nilai proyek + proceed 1(1 + i) + proceed 2(1 + i) + proceed n(1 + i) …Keterangan :

i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan

n = umur proyek investasi

Bila NPV bernilai lebih besar dari nol (NPV > 0), berarti investasi

menguntungkan dan dapat diterima.

4. Implementasi dan Pembahasan4.1. Implementasi Sistem

Implementasi Sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan

sesuatu agar siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan.

Diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual

Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk penyimpanan database menggunakan

Microsoft Accsess 2007.

4.2. Manual Program1. Form Login

Form login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama. User yang

tidak memiliki hak akses tidak dapat melakukan login ke menu utama ini. sehingga

dengan adanya menu login, maka tingkat keamanan data dapat terjaga. Berikut

tampilan form login:

Gambar 4.1 Form Login

2. Form Utama

Form menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan kode

user dan password dengan benar pada form login. Dan secara otomatis muncul

sebuah tampilan form utama yang menyediakan menu-menu untuk digunakan

sebagai pengolahan data transaksi dan pemanggilan laporan-laporan yang

dibutuhkan oleh instansi. Berikut adalah tampilan form menu utama pada sistem

informasi perpustakaan SMA N 1 Sentolo:

Gambar 4.2 Form Utama

Pada form menu utama terdapat 8 menu yang setiap menu-menunya terdiri dari

beberapa submenu yang telah aktif atau siap digunakan untuk mengolah data. Menu

tersebut adalah:

1. Data, berisi menu-menu sebagai berikut:

a. Anggota, digunakan untuk mengolah data anggota.

b. Buku, digunakan untuk mengolah data buku.

c. Penerbit, digunakan untuk mengolah data penerbit.

d. Pengarang, digunakan untuk mengolah data pengarang.

e. Jenis Buku, digunakan untuk mengolah data jenis buku.

f. Admin, digunakan untuk mengolah data petugas.

2. Sirkulasi, berisi menu-menu sebagai berikut:

a. Peminjaman, digunakan untuk melakukan sirkulasi peminjaman.

b. Pengembalian, digunakan untuk melakukan sirkulasi pengembalian.

3. Laporan

a. Laporan Anggota, digunakan untuk menampilkan Laporan Anggota.

Berikut tampilan Laporan Anggota:

Gambar 4.3 Laporan Anggota

b. Laporan Buku, digunakan untuk menampilkan laporan buku. Tampilan

Laporan buku adalah:

Gambar 4.4 Laporan Buku

c. Laporan Sirkulasi, digunakan untuk menampilkan laporan sirkulasi.

Berikut ini tampilan Laporan Sirkulasi:

Gambar 4.5 Laporan Sirkulasi

4. Katalog, berisi menu-menu sebagai berikut:

a. Pencarian Data Buku, digunakan untuk mencari data buku.

5. Bantuan

6. Pengaturan

7. Keluar

5. Kesimpulan dan Saran5.1. Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem,

perancangan program hingga tahap implementasi yang telah dilakukan pada

perpustakaan SMA N 1 Sentolo, maka dapat diambil kesimpulan:

1. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik daripada sistem

sebelumnya, ini karena segala hal pencatatan dari anggota, buku, peminjaman

dan pengembalian digantikan dengan memasukan datanya pada program

aplikasi.

2. Dengan adanya program aplikasi perpustakaan ini memberikan kemudahan

pengolahan da pencarian data di perpustakaan SMA Negeri 1 Sentolo

3. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini

jika digunakan diperpustakaan tersebut antara lain:

a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data, 10 menit

lebih cepat dari sistem lama

b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat, karena

adanya sistem komputerisasi.

5.2. Saran

Penulis memberikan saran-saran kepada instansi, sebagai berikut:

1. Adanya sistem baru ini diharapkan pengguna memperhatikan

kekurangan dan kelemahan sistem agar segera dicari permasalahannya

untuk perhatian.

2. Instansi perlu memperhatikan pelatihan personil pada karyawan yang

akan langsung berhubungan dengan sistem baru.

3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi

yang digunakan oleh instansi harus selalu dianalisis apakah sistem ini

masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu

tidaknya perkembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan

pelaksanaan sistem informasi yang lebih baik dan menguntungkan.

Perancangan sistem informasi perpustakaan yang diajukan pada laporan

ini hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk dikembangkan menjadi sistem yang

baru yang lebih efektif dan efisien serta mendukung informasi yang diperlukan

instansi.

Daftar Pustaka

Abdul Kadir. 2003. Penuntun Prakti Belajar Database Menggunakan Microsoft

Access. Yogyakarta:ANDI.

Alfatta,Hanif. 2007.Analisis Dan Perancangan sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI.

Davis, Gordon B. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia.

Hariningsih. 2005.Teknologi Informasi. Yogyakarta,Graha Ilmu.

Jogianto, HM, MBA, Akt, Ph.D. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.

Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta:

Gava Media.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi.