1

ANALISIS DAN PERANCANGAN GROUPWARE COLABORATIONMENGGUNAKAN ZIMBRA PADA PT. MUARA DUA PALEMBANG

Danil FeriansyahNico PetersonSusanto Rusdi

Jurusan Teknik InformatikaSTMIK PalcomTech Palembang

Abstrak

PT Muara Dua bergerak di bidang perdagangan berbagai jenis besi. Dimana dalamsetiap aktivitasnya membutuhkan komunikasi, mengirim e-mail, berbagi file antarkaryawan, mengirim jadwal pekerjaan, dan membuat catatan penting dengan aksesmelalui jaringan komputer. Beberapa kegiatan ini jika dipisah-pisah akanmenggunakan banyak aplikasi tersendiri sehingga akan menjadi tidak efisien. Caratersebut tidak terlalu aman karena pegawai yang tidak berhak dan tidakberkepentingan bisa saja mengambil data dan melihat isi data tersebut. Solusi untukmengatasi masalah tersebut, dibutuhkan sebuah groupware collaborationmenggunakan Zimbra pada PT. Muara Dua Palembang yang dapat diakses secaraglobal sehingga antar gedung dapat saling mengirim informasi dengan lebih efisientanpa memerlukan banyak aplikasi. Pada penelitian ini dirancang sebuah groupwarecollaboration menggunakan Zimbra pada jaringan WAN (Wide Area Network)dengan menggunakan Zimbra versi 7.2 pada sistem operasi Linux Debian 5.Walaupun pada penelitian ini hanya dibangun groupware collaborationmenggunakan Zimbra. Namun diharapkan dapat menjadi solusi dari masalah saat ini

Kata Kunci : groupware, colaboration, zimbra.

PENDAHULUANSetiap perusahaan atau sebuah tempat kerja biasanya tidak lepas dari kegiatan

mengirim e-mail, berbagi file dan informasi antar karyawan, mengirim jadwal pekerjaan, danmembuat catatan penting. Beberapa kegiatan ini jika dipisah-pisah akan membutuhkanbanyak aplikasi sendiri sesuai dengan kebutuhannya. Hal inilah yang menyebabkan pekerjaanmenjadi tidak efektif. Apalagi jika spesifikasi PC yang digunakan tidak memadai. Untukitulah diperlukan aplikasi groupware. Karena dengan groupware, pengguna diberikanberbagai macam fitur yang terdapat pada aplikasi bersangkutan. Seperti mengirim e-mail,berbagi file dan informasi antar pengguna, membuat kalender, membuat daftar tugas danmasih banyak lagi yang lain. Jadi, jika sudah mengetahui fungsinya tinggal mencari aplikasigroupware yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk memudahkan dalam pengiriman e-mail maupun data, maka aplikasi groupwareyang akan digunakan adalah yang berlisensi gratis atau dapat digunakan secara bebas, yaituZimbra (versi community). Zimbra terdiri dari beberapa gabungan aplikasi yang digunakanuntuk kebutuhan komunikasi seperti e-mail, task, kalender ,address book dan sharing file.banyaknya fitur yang dimiliki oleh groupware ini sehingga aplikasi ini layak untuk dipakaipada perusahaan.

2

PT. Muara Dua adalah salah satu perusahaan yang di bidang perdagangan umumkhususnya perdagangan berbagai jenis besi. PT. Muara Dua ini juga mengalami banyakperkembangan secara pesat mengikuti perkembangan dalam bidang teknologi informasi.Sebagai sebuah Perusahaan perdagangan, PT. Muara Dua terus berusaha mengembangkancara dan metode-metode operational yang baru. Usaha pengembangan dalam bidangteknologi informasi ini dilakukan oleh IT Directorate. Akses jaringan pada PT. Muara Duasaat ini hanya memanfaatkan jaringan yang digunakan untuk browsing dan e-mail. PT. MuaraDua membutuhkan suatu sistem aplikasi e-mail server dan kolaborasi (groupware), yanghandal serta memiliki fitur yang sangat lengkap yang menyediakan solusi e-mail server yangpowerful, penjadwalan dan kalender grup, kontak dan manajemen penyimpanan dokumen viaweb sehingga mempermudah dan mempercepat aktifitas kerja karyawan. Berikut ini adalahtabel jumlah pemakaian komputer pada PT. Muara Dua Palembang.

Tabel 1. Data Jumlah Komputer PT Muara Dua Palembang

Pada Tabel dijelaskan PT. Muara Dua Palembang memiliki 2 kantor cabang. Padakantor pusat memiliki beberapa divisi seperti marketing, penjualan, pembelian, dan keuangan.Begitu juga yang ada pada kantor cabang. Dimana setiap divisi memiliki komputer dan setiapkomputer mempunyai akses internet, yang juga di pergunakan untuk berbagi informasi antarakantor pusat dan kantor cabang menggunakan e-mail.

LANDASAN TEORI

Jaringan Komputer

Jaringan komputer merupakan komputer tunggal yang melayani seluruh tugas-tugaskomputasi telah diganti dengan sekumpulan komputer berjumlah banyak yang terpisah-pisahtetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya (Winarno,2010:2).

Dua buah komputer dikatakan saling tersambung bila keduanya dapat saling bertukarinformasi dengan media perantara yang variasi (kawat, serat optic, gelombang mikro, satelit,dsb.)

Perangkat Network

Menurut sumber yang didapat (Sofana, 2008:64). Perangkat network atau peralatanjaringan adalah sebuah perantara atau alat untuk menjalankan sebuah jaringan komputer.

IP Address

Perancang awal dari TCP/IP menetapkan sebuah alamat IP sebagai nomor 32-bit, dansistem ini, yang kini bernama Internet Protokol Version 4 (IPv4), masih digunakan hari ini.

Kantor Pusat Kantor Cabang

Divisi Jumlah Komputer Divisi Jumlah Komputer

Marketing 10 Marketing 5

Penjualan 10 Penjualan 5

Pembelian 10 Pembelian 3

Keuangan 5 Keuangan 2

Total 35 Total 15

Sumber : PT. Muara Dua PalembangTahun: 2012

3

Namun, karena pertumbuhan yang besar dari internet dan penipisan yang terjadi pada alamatIP, dikembangkan sistem baru (IPv6), menggunakan 128 bit untuk alamat, dikembangkanpada tahun 1995 dan terakhir oleh standar RFC 2460 pada tahun 1998 (Sofana, 2008:93).

Desain Name System (DNS)

Menurut Wagito (2009:163) DNS (Domain Name System) merupakan server yangdapat digunakan untuk memberi layanan pemetaan nama host ke alamat IP dan bahkansebaliknya dari alamat IP menjadi nama host.

SMTP (Simple Mail Transfer Protokol)

Menurut Suarna (2007:13), merupakan salah satu protokol yang umum digunakanuntuk pengiriman surat elektronik di internet. Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkandata dari komputer pengirim surat elektronik ke server surat elektronik penerima. Protokol initimbul karena desain system surat elektronik yang mengharuskan adanya server suratelektronik diambil oleh penerima yang berhak.

Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

Network Development Life Cycle (NDLC) merupakan sebuah metode yang bergantungpada proses pembangunan sebelumnya seperti perencanaan strategi bisnis, daur hiduppengembangan aplikasi, dan analisis pendistribusian data. Jika mengimplementasianteknologi jaringan dilaksanakan dengan efektif, maka akan memberikan sistem informasiyang akan memenuhi tujuan bisnis strategis, kemudian pendekatan top-down dapat diambil.

Gambar 1. Siklus NDLC

1. Analysis.Tahap awal ini dilakukan analisa kebutuhan, analisa permasalahan yang muncul, analisa

keinginan pengguna, dan analisa topologi jaringan yang sudah ada saat ini.

2. DesignDari data-data yang didapatkan sebelumnya, tahap design ini akan membuat gambar

desain topologi jaringan interkoneksi yang akan dibangun. Diharapkan dengan gambar iniakan memberikan gambaran seutuhnya dari kebutuhan yang ada. Desain bisa berupa desainstruktur topologi, desain akses data, desain layout perkabelan, dan sebagainya yang akanmemberikan gambaran jelas tentang proyek yang akan dibangun.

4

3. Simulation PrototypeBeberapa pekerja jaringan akan membuat dalam bentuk simulasi dengan bantuan tools

khusus di bidang network seperti Boson, Packet Tracert, Netsim, dan sebagainya. Hal inidimaksudkan untuk melihat kinerja awal dari jaringan yang akan dibangun dan sebagai bahanpresentasi dan sharing dengan team work lainnya. Namun karena keterbatasan perangkatlunak simulasi ini, banyak para pekerja jaringan yang hanya menggunakan alat bantu toolsVisio untuk membangun topologi yang akan didesign.

4. ImplementationPada tahapan ini akan memakan waktu lebih lama dari tahapan sebelumnya. Dalam

implementasi pekerja jaringan akan menerapkan semua yang telah direncanakan dan didesainsebelumnya. Implementasi merupakan tahapan yang sangat menentukan dariberhasil/gagalnya proyek yang akan dibangun dan ditahap inilah team work akan diujidilapangan untuk menyelesaikan masalah teknis dan non teknis.

5. MonitoringSetelah implementasi tahapan monitoring merupakan tahapan yang penting, agar

jaringan komputer dan komunikasi dapat berjalan sesuai dengan keinginan dan tujuan awaldari user pada tahap awal analisis, maka perlu dilakukan kegiatan monitoring.

6. ManagementPada level manajemen atau pengaturan, salah satu yang menjadi perhatian khusus

adalah masalah kebijakan (policy). Kebijakan perlu dibuat untuk membuat/mengatur agarsistem yang telah dibangun dan berjalan dengan baik dapat berlangsung lama dan unsurreliability terjaga. Policy akan sangat tergantung dengan kebijakan level management danstrategi bisnis perusahaan tersebut. IT sebisa mungkin harus dapat mendukung atau alignmentdengan strategi bisnis perusahaan.

(sumber:http//deris.unsri.ac.id/materi/jarkom/network_development_cycles.pdf)

TOPOLOGI YANG DIUSULKAN

Selama penelitian dan riset yang dilakukan oleh peneliti maka solusi topologi yangdiusulkan adalah dengan menambahkan server zimbra. Adapun gambar topologi yang penulisusulkan adalah sebagai berikut :

5

Gambar 2. Gambar topologi keseluruhan antar gedung PT. Muara Dua Palembang

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil PenelitianBerdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, PT. Muara Dua Palembang. Berbagai

kegiatan umum yang dilakukan karyawan PT. Muara Dua adalah seperti mengirim e-mail,berbagi file antar karyawan, mengirim jadwal pekerjaan, dan membuat catatan penting. Olehkarena penulis memberikan solusi kepada PT. Muara Dua Palembang untuk membutuhkansuatu sistem aplikasi e-mail server dan kolaborasi (groupware), yang handal serta memilikifitur yang sangat lengkap yang menyediakan solusi e-mail server yang powerful yaitu Zimbracolaboration suite (ZCS)

Pembahasan

1. Instalasi Server VPS

Langkah awal yang harus dilakukan adalah install server, dimana dalam penelitian inipenulis menggunakan sistem operasi Debian 5.0 sebagai server. Pada sistem inimenggunakan server vps secara global. Karena menggunakan sistem server secara global,maka terlebih dahulu lakukan pendaftaran pada situs https://www.digitalocean.com/. Padahalaman sign up, masukkan data e-mail dan password yang diminta hingga proses registrasiselesai. Setelah masuk maka akan muncul tampilan awal. Setelah itu pilih pilihan DNS yangada pada pilihan sebelah kiri. Seperti tampak pada gambar dibawah ini :

6

Gambar 3. Halaman Depan DNS

Setelah itu akan tampil ns record yang akan digunakan untuk menghubungkan padaregistrasi domain. Pada laporan penelitian ini menggunakan domain pada situshttp://www.dijaminmurah.com yang ns recordnya akan dipakai pada name server danmemasukan 3 hostname seperti tampak pada gambar dibawah ini:

Gambar 4. Halaman NS record pada DNS

2. Pendaftaran Domain

Pada sistem server global vps lakukan registrasi atau pendaftaran domain pada situshttp://www.dijaminmurah.com/daftar_harga_domain.php hingga proses registrasi selesai.Setelah itu atur hostname dns pada name server dan samakan ns record yang ada pada webserver vps https://www.digitalocean.com/ yang telah didaftar seperti tampak pada gambardibawah ini:

Gambar 5. Halaman name server pada dijaminmurah

Setelah selesai memasukanzimbra. Dengan menggunakan aplikasi putty. Setelah itu masukkan namaopen. Seperti tampak pada gambar dibawah ini. Setelah berhasil masukkanmasukkan password yang telah diber

Gambar 6

Setelah itu langkah berikutnya adalahzimbra dengan perintah #apt-sysstat.

3. Konfigurasi IP Domain Host

Langkah berikutnya masukan ip dan domain/etc/hosts

7

. Halaman name server pada dijaminmurah

Setelah selesai memasukan name server, langkah selanjutnya yaitu menginstallzimbra. Dengan menggunakan aplikasi putty. Setelah itu masukkan nama host name

. Seperti tampak pada gambar dibawah ini. Setelah berhasil masukkan login asyang telah diberikan pada saat daftar pada www.digitalocean.com

Gambar 6. Tampilan login putty

Setelah itu langkah berikutnya adalah install paket-paket yang diperlukan untuk-get install sudo libidn11 libpcre3 libexpat1 libstdc++5

IP Domain Host

Langkah berikutnya masukan ip dan domain host dengan mengetik perintah

Gambar 7. File hosts

, langkah selanjutnya yaitu menginstallhost name lalu pilih

login as : root danikan pada saat daftar pada www.digitalocean.com

paket yang diperlukan untukinstall sudo libidn11 libpcre3 libexpat1 libstdc++5

dengan mengetik perintah #nano

4. Konfigurasi Password Admin pada

Setelah tahap penginstalasian semua nya telah berhasil akan tampil menu konfigurasizimbra. Karena password admindahulu dengan mengetikan angka 4. Karenamasih tertulis UNSET seperti tampak pada gambar.

Gambar 8

5. Konfigurasi Admin Zimbra

Untuk membuka admin serverbrowser kemudian ketik https://ptmuaradua.com:7071web menggunakan SSL, Kemudian klik padaseperti gambar di bawah ini.

Kemudian untuk mengambil sertifikat disecurity exception lalu pada bagiansecurity exeption seperti gambar di bawah ini.

Gambar

8

Admin pada Zimbra

Setelah tahap penginstalasian semua nya telah berhasil akan tampil menu konfigurasipassword admin zimbra belum diset, maka harus buat password

dahulu dengan mengetikan angka 4. Karena admin password berada pada pilihan ke 4 yangseperti tampak pada gambar.

8. Main menu 2 memasukan password

Admin Zimbra

admin server dari pc client, yang harus dilakukan adalah bukahttps://ptmuaradua.com:7071, maka akan muncul koneksi

Kemudian klik pada I Understand the risks, lalu klik

Gambar 9. Add exception

Kemudian untuk mengambil sertifikat di mail server akan tampil kotak dialoglalu pada bagian location klik get certificate selanjutnya klik

seperti gambar di bawah ini.

Gambar 10. Sertifikat pengambilan zimbra

Setelah tahap penginstalasian semua nya telah berhasil akan tampil menu konfigurasipassword telebih

berada pada pilihan ke 4 yang

, yang harus dilakukan adalah buka webmaka akan muncul koneksi security

, lalu klik add exception

akan tampil kotak dialog addselanjutnya klik confirm

9

Kemudian untuk masuk ke tampilan control panel admin maka masukkan usernamedengan nama admin dan password, dimana password yang digunakan adalah password saatmelakukan proses konfigurasi zimbra. Berikut tampilan administrator zimbra seperti gambardi bawah ini.

Gambar 11. Tampilan admin zimbra

6. Konfigurasi Client Zimbra

Setelah anda memasukan username dan password pada halaman SSL sebelumnyamaka akan muncul halaman zimbra pada PC client dan dapat saling berbagi informasi karenaada berbagai fitur yang ada yaitu mail, kalender, address book hingga task seperti tampakpada gambar dibawah ini:

Gambar 12. Halaman utama ketika login client

7. Ujicoba Calendar Zimbra

Ada berbagai macam feature yang lengkap pada zimbra. Salah satunya juga terdapatfeature calendar yang ada pada zimbra. Oleh karena itu dapat dimanfaatkan oleh penggunaaccount zimbra. Pada form calendar pada menu zimbra, buat info yang memberitahukanbahwa akan ada libur pada tanggal 25 desember 2012 hingga 02 januari 2013. Dengan caramengisi informasi calendar, lalu klik ok. Seperti tampak pada gambar 5.40 dibawah ini:

Gambar

Setelah itu info dapat dilihat pada tanggal yang bersangkutan, maka akan adainformasi yang diberitakan sesuai dengan yang kita buat tadi. Seperti gambar

Gambar

Setelah selesai akan muncul info padapemberitahuan info libur natal telah diumumkan dan informasi libur dapat dilihat sepertidilihat seperti tampak pada gambar

10

Gambar 13. Halaman membuat calendar

info dapat dilihat pada tanggal yang bersangkutan, maka akan adainformasi yang diberitakan sesuai dengan yang kita buat tadi. Seperti gambar 14

Gambar 14. Halaman membuat calendar

Setelah selesai akan muncul info pada calendar account client lainnya, bahwapemberitahuan info libur natal telah diumumkan dan informasi libur dapat dilihat sepertidilihat seperti tampak pada gambar 14 dibawah ini:

info dapat dilihat pada tanggal yang bersangkutan, maka akan ada14 dibawah ini:

lainnya, bahwapemberitahuan info libur natal telah diumumkan dan informasi libur dapat dilihat seperti

11

Gambar 15. Halaman calendar telah berhasil dibuat

Pada layar harian juga dapat dilihat bahwa pemberitahuan libur natal pada tanggal 25desember 2012 dan dapat diisi pemberitahuan lainnya sehingga dapat memudahkan atau lebihefisien dalam hal pengiriman informasi-informasi yang terupdate dari perusahaan. Sepertitampak pada gambar 15 dibawah ini:

Gambar 16. Halaman harian calendar

PENUTUP

Setelah melakukan pembahasan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa :

1. Penggunaan Zimbra Collaboration Suite (ZCS) sebagai aplikasi groupware dapatmembantu menyelesaikan masalah dalam hal pengiriman data dan penyampaian informasi.

2. Selain memiliki fungsi pokok sebagai pengiriman dan penerimaan e-mail, Zimbramemiliki fitur-fitur seperti: task, shared kalender, shared document, address book. Zimbrasudah terintegrasi dengan anti spam, anti virus dan webmail. Sehingga mudah melakukanadministrasi dan maintenance system.

12

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. (2002). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:Rineka Cipta.

Danial, E. AR dan Nanan Warsiah. (2007). Metode Penulisan Karya Ilmiah. Bandung:Laboratorium PKn-FPIPS Universitas Pendidikan Indonesia.

Jogiyanto, Hartono.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: AndiOffset.

Kristianto, Andri.2008. Perencanaan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jokjakarta: GavaMedia.

Kuncoro, Mudrajad. 2009. Metode Riset Untuk Bisnis Dan Ekonomi Bagaimana Menelitidan Menulis Tesis. Jakarta : Erlangga.

Rachman, Oscar & Gin Gin Yogianto.2008.TCP/IP Dalam Dunia Informatika DanTelekomunikasi. Bandung :Informatika.

Rafludin, Rahmat. 2006. Membangun Server E-Mail Berbasis FreeBSD/Linux. Yogyakarta:ANDI.

Sofana, Iwan.2010. Mudah Belajar LINUX. Informatika Bandung: Bandung.

Sofana, Iwan.2008. Membangun Jaringan Komputer Mudah Membuat Jaringan Komputer(wire & Wireless) Untuk Pengguna Windows dan Linux. Bandung : Informatika.

Sofana, Iwan. 2011. Teori & Modu Pratikum Jaringan Komputer. Bandung: Modula

Suarna, Nana. 2007. Pengantar Jaringan Bambang: Ynama Widya.

Sugiyono, 2007. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, R&D. Bandung: Alfabeta

Triwahyuni Atin, M.Eng. et al. Buku Panduan Penulisan LTA & Skripsi. PalComtech:Palembang. 2012

Umar, Husein.2007. Metodologi Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis.Jakarta :RajaGrafindo Persada.

Wagito, 2010. Jaringan Komputer Teori dan Implementasi Berbasis Linux. Gaya Media:Yokyakarta.

Zaida, Efrizal.2010. Panduan Praktis Membangun Server Email Enterprise DenganZimbra, Dian Rakyat: Jakarta.

_______http://www.zimbra.com/learn, tanggal 01 Januari 2013.

_______http://repo.eepis-its.edu/1463/1/%5BF-H102-1%5D_pp.289-291_Evaluasi_Heuristik_Aplikasi_Open_Source_Groupware.pdf, tanggal 21Desember 2012.

_______http://tif.bakrie.ac.id/pub/proc/eii2011/LCC/LCC-03.pdf, tanggal 21 Desember 2012.