27

ANALISIS DAN IMPLEMENTASI REPORTING SERVICE PADA APLIKASIABSENSI PNS MENGGUNAKAN SSRS

Jashinta Anggriana Putri1, Nur Fauzi Soelaiman1

1 Politeknik Negeri JakartaJl. Prof. Dr. G.A Siwabessy, Kampus Baru UI, Beji, Kukusan, Beji, Kota Depok, Jawa Barat, Indonesia.

anggriana.jashinta@gmail.com, fauzi@pnj.ac.id

Abstrak— Absensi adalah daftar kehadiran pegawai/siswa, yang berisi jam dating, jam pulang, sertaalasan/keterangan kehadiran pegawai. Absensi adalah suatu cara untuk mengetahui sejauh mana tingkatkedisiplin kehadiran pegawai dalam bekerja. Sistem absensi yang masih menggunakan sistem manual,proses pencatatan kehadiran pegawai dapat menimbulkan beberapa masalah, kemungkinan terjadinyakesalahan ataupun hambatan dalam membuat rekapitulasi absensi menjadi besar dan pengawasankedisiplinan pegawai menjadi tidak optimal. Penggunaan Reporting Service dengan SSRS merupakan suatusolusi strategis terhadap kendala perekapan absensi tesebut sehingga pengawasan terhadap kedisiplinantetap terjaga terutama. Reporting service adalah sebuah platform pelaporan berbasis server yangmenyediakan fungsionalitas pelaporan komprehensif dari dan untuk berbagai sumber data. Dengan aplikasiabsensi yang telah menggunakan teknologi reporting service ini maka pimpinan instansi pun dapat denganmudah melakukan pengawasan kedisiplinan dengan melihat rekapan absensi yang sistematis dan otomatissebagai bahan penunjang analisis kendisiplinan pegawainya.

Keywords— Reporting Service, SSRS, Absensi.

I. PENDAHULUAN

Absensi adalah suatu proses pencatatan kehadiran yangberisi mulai dari jam datang, jam pulang, hingga alasan atauketerangan ketidakhadiran. Absensi merupakan salah satubentuk pengawasan atau kontrol terhadap tingkat kedisiplinkehadiran pegawai di dalam suatu instansi.

Dalam pengawasan dan kontrol kedisiplinan pegawaiterutama Pegawai Negeri Sipil (PNS) tersebut, makapemerintah telah mengantisipasi dan mengaturnya dalamsuatu peraturan yaitu Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 53Tahun 2010 [1] tentang disiplin Pegawai Negeri Sipil.Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 53 Tahun 2010 adalahperaturan yang mengatur tentang kewajiban, larangan,sanksi apabila kewajiban seorang pegawai tidak ditaati ataudilanggar.

Namun penerapan dari peraturan tersebut dalam suatuinstansi tentunya tidak luput dari peranan seorangpemimpinnya. Dalam kondisi tersebut dimana pengawasandari seorang pemimpin sangat diperlukan untukmengurangi dan mencegah pelanggaran atau kesalahanpegawainya, maka diperlukankalah suatu sistem yangdigunakan untuk memantau kinerja pegawai yang salahsatunya adalah sistem absensi

Kegiatan absensi yang berjalan hingga saat ini masihkebanyakan menggunakan sistem manual, dengan caramencatat kehadiran pegawai di dalam sebuah buku bahkandi selembar kertas absensi. Akibatnya kemungkinanterjadinya kesalahan ataupun hambatan dalam membuatrekapitulasi absensi menjadi besar dan pengawasankedisiplinan pegawai menjadi tidak optimal.

Pengawasan merupakan proses pemantauan, memeriksa,dan mengevaluasi yang dilaksanakan oleh pimpinan unitoraganisasi kerja terhadap sumber-sumber kerja untukdiperbaiki atau disarankan oleh pimpinan yang berwanangpada jenjang yang lebih tinggi demi tujuan yang telahdirumuskan [2].

Untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kendalaserta hambatan yang terjadi dalam rekaptulasi absensitersebut serta untuk mempermudah seorang pemimpininstansi untuk melakukan pengawasan kedisiplinanpegawainya, maka pengaplikasian reporting servicemerupakan solusi yang tepat. Reporting service adalahsebuah platform pelaporan berbasis server yangmenyediakan fungsionalitas pelaporan komprehensif daridan untuk berbagai sumber data. Reporting servicemerupakan solusi yang tepat untuk membuat, menerbitkan,dan mengelola laporan, kemudian mengantarkannya kepengguna yang tepat dengan cara yang berbeda, entah ituyang dalam web browser, dalam perangkat seluler, atausebagai email [3].

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan tersebut,maka permasalahan yang akan dibahas adalah bagaimanamengaplikasikan reporting service dalam merekaptulasikanabsensi yang hingga saat ini masih menggunakan sistemmanual serta bagaimana hasil dari rekaptulasi absensi yangmenggunakan reporting service dapat digunakan olehpemimpin instansi sebagai alat pengawasan dan analisiskedisiplinan pegawai yang dipimpinnya.

InfoTekJar (Jurnal Nasional Informatika dan Teknologi Jaringan) e-ISSN : 2540-7600Vol 2, No 1, September 2017 p-ISSN : 2540-7597

28

II. TINJAUAN PUSTAKA

A. AbsensiMenurut Kamus Besar Bahasa Indonesia [4], absen

adalah tidak masuknya seorang siswa/pegawai pada saathari masuk /kerja karena sakit, izin, alpa, atau cuti.Sedangkan absensi adalah daftar kehadiran pegawai/siswa,yang berisi jam dating, jam pulang, serta alasan/keterangankehadiran pegawai. Absensi adalah suatu cara untukmengetahui sejauh mana tingkat kedisiplin kehadiranpegawai dalam bekerja.

Pengaturan tentang absensi, pada dasarnya harusjelas dan tegas dalam menyebutkan definisi tidak masukkerja yang dimaksud. Selanjutnya, masing-masing alasanabsen tersebut diberi bobot nilai negatif, sesuai ketentuanyang telah digariskan [5].

B. Microsoft SQL Server 2016Microsoft SQL Server adalah sistem manajemen basis

data yang digunakan untuk menyimpan berbagai jenis data,dan telah didukung teknologi cloud. Microsoft SQL Servermenyediakan seperangkat alat untuk mengekstrak data dariberbagai perangkat atau sumber, bahkan di pusat data.

Menurut Ben-Gan [6], Structured Query Language (SQL)adalah bahasa standar yang digunakan untuk query danmengelola data dalam relasi sistem manajemen database(RDBMSs). Selain itu menurut LeBlanc [7], denganmenggunakan bahasa query Microsoft SQL Server yangdisebut T-SQL (Transact-SQL), pengguna dapatmemanipulasi query data yang memungkinkan untukdimofikasi serta diakses data sesuai permintaan. Adapaunbeberapa layanan yang disediakan dalam platformMicrosoft SQL Server yang diantaranya adalah DatabaseEngine, Integration Services (SSIS, SQL Server IntegrationServices), SQL Agent, Reporting Services (SSRS, SQLServer Reporting Services), dan Analysis Services (SSAS,SQL Server Analysis Services).

C. Reporting ServiceReporting Service adalah platform pelaporan berbasis

server yang menyediakan fungsionalitas pelaporankomprehensif untuk berbagai sumber data. ReportingService mencakup seperangkat alat lengkap untukmembuat, mengelola, dan mendistribusikan laporan, sertaAPI yang memungkinkan pengembang untukmengintegrasikan data dan laporan dalam aplikasi.

Dengan Reporting Service, pengembang dapat membuatlaporan data yang interaktif seperti tabular atau bentuklainnya dari sumber data relasional, multidimensi, atauXML. Laporan dapat pula berupa visualisasi data dalambentuk grafik, peta, dan sebgainya. Selain dari sisipengembang, pengguna juga dapat mempublikasikanlaporan, penjadwalan laporan, serta mengakses laporansesuai permintaan.

D. SQL Server Reporting Service (SSRS)SQL Server Reporting Service (SSRS) merupakan tools

pelapooran (reporting) yang dikembangkan oleh Microsoft.SSRS kompatibel dengan berbagai sumber data diantaranyaSQL Server, SQL Azure, SSAS model multidimensionaldan model tabular, Parallel Datawarehouse, OLE DB,ODBC, serta SharePoint List. Laporan dapat dibuatmenggunakan Visual Studio atau SQL Data Tools BusinessIntelligence (SSDT-BI) yang menyediakan antarmukasecara drag and drop, yang nantinya menghasilkan sebuahberkas Report Definition Language (RDL) berdasarkanXML.

SSRS menyediakan Report Designer, Report Builder,Power View, Report Server serta Report Manager yangmana digunakan untuk mengunggah berkas RDL yang olehpengguna dapat digunakan sebagai bahan analisiskebutuhan bisnis. Pelaporan dapat dilakukan denganpendjawalan serta dapat diditribusikan melalui portal, email,dan dapat juga diubah kedalam bentuk HTML, PDF, Excel,berbagai macam tipe gambar (TIFF, BMP, GIF, JPEG,PNG), serta format Microsoft Word. SSRS adalah salahsatu alat pelaporan (reporting-tools) paling handal selamabeberapa tahun terakhir karena tersedia berbagi fitur yangdapat digunakan untuk membuat laporan yang sesuaidengan berbagai macam kebutuhan pengguna [8].

III. METODE PENELITIAN

A. Rapid Application DevelopmentMetode Rapid Application Development adalah metode

yang digunakan dalam pembuatan aplikasi sistem absensimennggunak reporting service SSRS. Rapid ApplicationDevelopment (RAD) adalah sebuah metode pengembangansystem dengan pendekatan prototyping yang yangdirancang untuk mengasilkan sistem yang berkualitas tinggidengan waktu yang relatif cepat serta biaya yang cukuprendah. Dalam metode RAD yang berpusat pada protoype,tahap analisis, perancangan, pembuatan serta testingmenjadi sebuah siklus pengembangan yang berulang dansingkat.

RAD sering direalisasikan melalui pendekatanprototyping. Para aktor dapat memberikan respon terhadapprototype tersebut dan memberikan masukan untukspesifikasi lebih lanjut dari sytem yang akan dibangun [9].Metode RAD mempunyai beberapa tahapan seperti yangterlihat pada Gambar 1.

Gbr 1 Ilustrasi dari Metode RAD

InfoTekJar (Jurnal Nasional Informatika dan Teknologi Jaringan) e-ISSN : 2540-7600Vol 2, No 1, September 2017 p-ISSN : 2540-7597

29

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Implementasi Reporting Service Menggunakan SSRSPada Gambar 2 merupakan ilustrasi dari mana asal data,

kemana tujuan data keluar, serta proses apa yangmenghasilkan data dalam implementasi reporting servicemenggunakan SSRS.

Gbr 2 Ilustrasi dari tahapan proses implementasi reporting servicemenggunakan SSRS

Dari Gambar 2 diatas, maka dapat dikonsepkan bahwaproses yang terjadi dalam pengimplementasian reportingservice dimulai dari penyimpanan data yaitu di dalamsebuah database. Proses berikutnya adalah dimana datayang telah disimpan di dalam database tersebut dikirimkanuntuk menjadi input data dari sebuah laporan (report) yangakan diolah senhingga menghasilkan sebuah berkas ReportDefinition Language (RDL) yang mana memuat data daridatabase. Proses yang berjalan selanjutanya adalah berkasRDL yang telah dibuat tersebut di-deploy sehinggamenghasilkan ouput berupa sebuah halaman aspx yangmerupakan dashboard dari SSRS.

Secara teknis, pengimplementasian dimulai denganmembuat database, sebagai tempat penyimpanan data.Database yang digunakan dalam aplikasi absensi adalahdatabase dari Microsoft SQL Server 2016. Salah satukumpulan dari kode (query) dalam rancangan databasetersebut ditunjukkan dalam Gambar 3.

Gbr 3 Queries SQL Server 2016

Pada Gambar 3 ditunjukan query dari SQL yangdigunakan adalah SELECT * FROM vwRekapAbsen yangmana merupakan query untuk menampilkan dar tabelirekapan absen semua pegawai. Kolom dari tabelvwRekapAbsen beserta penjelasannya dapat dilihat padaTabel 1.

TABEL IKOLOM DARI VWREKAPABSEN

IDDepartment ID dari Department Pegawai yangmana menjadi primary key dari tabeldepartment

IDEmpID dari Employee dalam databaseyang mana menjadi primary key daritabel employee

IDPersonalID dari Personalia Employee yangmana menjadi primary key dari tabelpersonalia employee

NomorInduk Nomor Induk dari Pegawai/NomorIdentitas Kepegawaian

Names Nama dari PegawaiGender Jenis Kelamin dari PegawaiPosition Posisi pegawai dalam instansiPhone Nomor telepon dari pegawaiPositionStatus Status dari pegawai dalam instansiDOB Tempat tanggal lahir pegawaiEmail Email dari pegawai

H Jumlah rekapan banyak harikehadiran pegawai

S Jumlah rekapan banyaknya hari sakitpegawai

I Jumlah rekapan banyaknya hari izinpegawai

A Jumlah rekapan banyaknya haripegawai tidak masuk tanpa alasan.

Langkah selanjutnnya ketika database berhasil dibangunadalah merancang sebuah Report Definition Language(RDL). Dalam tahap ini RDL akan dirancang menggunakanperangkat lunak Visual Studio 2015. Hal ini dikarenakanSSRS yang mana merupakan sebuah tools yangdikembangkan oleh Microsoft, maka SSRS juga hanyadapat dikembangkan oleh product Microsoft. Dalam VisualStudio, RDL akan dirancang dengan menggunakanReporting Services dengan template Report Server Projectseperti ditampilkan pada Gambar 4.

Gbr 4 Report Server Project dalam Visual Studio

Dalam Gambar 4 ditunjukkan bahwa Reporting Serviceadalah bagian dari Business Intelligence Project dalamVisual Studio 2015. Selain Reporting Service (SSRS), BI

InfoTekJar (Jurnal Nasional Informatika dan Teknologi Jaringan) e-ISSN : 2540-7600Vol 2, No 1, September 2017 p-ISSN : 2540-7597

30

tools lainnya yang merupakan bagian dari Microsoft adalahAnalysis Servive (SSAS), dan Integration Service (SSIS).Setelah tahap pembuatan proyek baru dengan templateReport Server Project selesai, biasanya Visual Studiolangsung menyuguhkan sebuah jendela Report Wizard yangdigunakan untuk mengkonfigurasi sumber data yang akandigunakan, query dari sumber data, tipe laporan yang akandibuat, desain serta format dari laporan sehingga nantinyaakan menghasilkan sebuah RDL. Namun untukmendapatkan hasil laporan yang sesuai dengan kebutuhananalisa maka akan lebih baik jika pembuatan dilakukandengan tahapan manual.Tahapan secara manual tersebut diawali dengan mengklikkanan folder laporan dan memilih add new item danmemilih Report seperti yang ditampilkan pada Gambar 5.

Gbr 5 Add new Report

Gbr 6 Blank RDL File

Pada Gambar 6 tampak terlihat Report yang baru sajaditambahkan berekstensi ‘.rdl’ yang merupakan layoutlaporan yang akan di-deploy nantinya. Untuk mengisireport yang baru saja ditambahkan tersebut, makadiperlukan konfigurasi data source dimana merupakan asaldata dari konten yang mengisi file rdl. Maka langkahselanjutnya yang akan dilakukan adalah mengkonfigurasidata source serta pemilihan database seperti yang tampakpada Gambar 7.

Gbr 7 Konfigurasi Data Source I

Gbr 8 Konfigurasi Data Source II

Tampak pada Gambar 8 terdapat banyak pilihan sumberdata (data source) karena memang SSRS merupakan toolsyang kompatibel dengan berbagai sumber data (data source)diantaranya SQL Server, SQL Azure, SharePoint List, OLEDB, dan sebagainya. Dikarenakan database yang digunakanuntuk membangun aplikasi absensi adalah dari MicrosoftSQL Server 2016, maka pilihan tipe data source akantertuju pada Microsoft SQL Server.

Setelah selesai melakukan konfigurasi data source makalangkah selankutnya adalah mengkonfigurasi data set yangakan ditampilkan seperti yang ada pada Gambar 9.

Gbr 9 Konfigurasi Detail Data Set

Kembali kepada tujuan utama dari pembuatan aplikasiabsensi menggunakan reporting service yakni untukmeminimalisir kemungkinan terjadinya kendala sertahambatan yang terjadi dalam rekaptulasi absensi, makatentunya konten RDL akan memuat sebuah rekapan absenyang datanya diambil dari database yang telah dibangun.Maka pada Gambar 9 ditunjukkan query yang dipilih untukmenjadi konten dari laporan adalah dari tabel

InfoTekJar (Jurnal Nasional Informatika dan Teknologi Jaringan) e-ISSN : 2540-7600Vol 2, No 1, September 2017 p-ISSN : 2540-7597

31

vwRekapAbsen yang sebelumnya sudah dibahas dengantambahan parameter tangggal yang ditampilkan padaGambar 10.

Gbr 10 Konfigurasi Parameter

Selain tabel vwRekapAbsen secara keseluruhan, queryyang akan digunakan pula adalah SELECT TOP 3 * FROMvwRekapAbsen ORDER BY A DESC. Query tersebutbertujuan untuk menampilkan 3 data pertama dari tabelvwRekapAbsen yang mana memiliki jumlah A (Absen)terbanyak. Query ini nantinya yang akan digunakan sebagaibahan pertimbangan dan analisa bagi para pimpinaninstansi untuk melakukan pengawasan kedisiplinankehadiran dari pegawai yang dipimpinnya.

Setelah semua konfigurasi diselesaikan, maka RDL siapuntuk didisain. Pada layout RDL terdapat banyak pilihanjenis visualisasi yang dapat digunakan untuk menjadikonten dari sebuah laporan antara lain tabel, chart, databar,dan sebagainya seperti yang ditampilkan pada Gambar 11.

Gbr 11 Blank Layout RDL

Gbr 12 Preview Layout Laporan

Pada Gambar 12 ditampilkan preview layout dari RDLyang akan di-deploy nantinya. RDL telah selesai dirancang,akan tetapi proses realisasi dari implementasi reportingservice menggunakan SSRS belumlah selesai. Masih adabeberapa tahapan yang harus dilalui. Langkah selanjutnyaadalah bagian terpenting dalam reporting servicemenggunakan SSRS, yaitu mengkonfigurasi SSRS.Konfigurasi SSRS sangatlah mudah seperti yangditampilkan pada Gambar 13, cukup memasukan namaserver, serta memiih report server instance yang makaSSRS telah aktif. Konfigurasi penting karena jika SSRSterkonenksi maka reporting service tidak akan berjalan.

Gbr 13 Konfigurasi SSRS

Setelah mengaktifkan koneksi SSRS, maka langkahselanjutnya adalah kembali ke aplikasi Visual Studio untukmengkonfigurasi properties dari proyek pelaporan yangtelah dirancang. Pada konfigurasi tesebut terdapat barisTargetServerURL yang mana merupakan link untukmenampilkan laporan yang telah dirancang. Selain itu padakonfigurasi properties terdapat pula barisTargetServerVersion untuk memilih versi SQL Servermana yang digunakan pada saat mengkonfigurasi koneksiSSRS. Konfigurasi properties tersebtu ditampilkan padaGambar 14.

Gbr 14 Konfigurasi Properties

Langkah terakhir adalah deploy proyek laporan yangtelah dirancang. Deploy ini bertujuan untukmempublikasikan laporan-laporan tersebut ke dalamdashboard SSRS dalam bentuk halaman aspx. Cara untuk

InfoTekJar (Jurnal Nasional Informatika dan Teknologi Jaringan) e-ISSN : 2540-7600Vol 2, No 1, September 2017 p-ISSN : 2540-7597

32

deploy proyek report ini sangatlah mudah yaitu denganmengklik kanan proyek Reporting Server Project lalu klikDeploy. Untuk melihat hasil dari laporan yang telahdirancang sebelumnya, cukup masukan link dariTargetServerURL pada konfigurasi properties sebelumnyake dalam web browser dengan administrator authorization.Hal ini dikarenakan SSRS bersifat krusial sehingga hanyadengan administrator authorization baru dapat masuk kehalaman aspx berupa dashboard seperti yang ditampilkanpada Gambar 15 dan Gambar 16.

Gbr 15 Dashboard SSRS

Gbr 16 Laporan dari RDL bentuk Tabel

Gbr 17 Laporan dari RDL bentuk Chart

Pada Gambar 16 dan Gambar 17 ditunjukan bahwalaporan yang berada pada Dashboard SSRS memilikibanyak fitur. Fitur-fitur pelaporan antara lain export files,print, search, and navigator/pagination.

V. PENUTUP

Setelah melakukan pengimplementasian reportingservice dengan menggunakan SSRS pada aplikasi absensimaka dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanyareporting service SSRS sebagai platform pelaporanmempermudah dalam merekap, menyimpan,mendistribusikan, dan juga dapat menjadi bahan analisadalam perencanaan bisnis. Dengan menggunakan reportingservice SSRS maka kemungkinan teradinya kesalahandalam perekapan absensi akan sangat kecil. Selain itusekuritas reporting service menggunakan SSRS sangatlahterjaga. Karena peggunaan reporting service SSRS harusdengan administrator authorization untuk dapatmenjalakannya.

Akan lebih baik jika dapat di integrasikan denganMicrosoft BI tools lainnya yaitu Integration Service (SSIS)dan Analytic Service (SSAS) sehingga tidak hanyadigunakan untuk aplikasi absensi serta perekapan palaporan,namun juga dapat digunakan sebagai analisis kebutuhanbisnis (BI) secara keseluruhan.

UCAPAN TERIMA KASIH

Terima kasih disampaikan kepada Risanuri Hidayat yangtelah meluangkan waktu untuk membuat template ini. Danterimakasih sekali untuk tim editor dan semua yangberkontribusi pada jurnal ini.

REFERENSI

[1] Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2010.Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

[2] Hadari, Nanawi. Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia, 1994.[3] Sparkman, M., Saxton, A., Mansfield, C., dan Guyer, C. “What is

SQL Server Reporting Services (SSRS)?” Diakses 23 Mei 2017.https://docs.microsoft.com/en-us/sql/reporting-services/create-deploy-and-manage-mobile-and-paginated-reports.

[4] Departemen Pendidikan Nasional. Kamus Besar Bahasa IndonesiaPusat Bahasa Edisi Keempat. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,2008.

[5] Budihardjo, M. Panduan Praktis Penilaian Kinerja Karyawan. Jakarta:Raih Asa Sukses, 2015.

[6] Ben-Gan, Itzik. Microsoft® SQL Server® 2012 T-SQL Fundamentals.California: O’Reilly Media, Inc, 2012.

[7] Leblanc, P. Microsoft SQL Server 2012 Step by Step. California:O’Reilly Media, Inc, 2013.

[8] Bakhshi, Soheil. “SSRS 2016 and Power BI”. Diakses 23 Mei 2017.http://biinsight.com/ssrs-2016-power-bi/.

[9] Vasilecas, O., Caplinskas, A., Wojtkowski, G., Wojtkowski, W.,Zupancic, J., dan Wrycza S. Information Systems Development:Advances in Theory, Practice, and Education. New York: SpringerScience & Business Media, 2005.