Analisa dan Perancangan Sistem Informasi surat

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke

dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan,

hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

di usulkan perbaikannya.

4.1 Analisa Sistem Lama

Pengelolaan data dan pembuatan surat yang selama ini berjalan di kantor

jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam

Negeri Sultan Syarif Kasim Riau terkhusus di bagian administrasi surat menyurat

Mahasiswa dapat dikatakan masih belum efektif. Hal ini dikarenakan pengelolaan

surat menyurat Mahasiswa masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan

MS.Word dan info surat yang diurus oleh Mahasiswa masih di catat di buku

besar.

Proses yang terjadi ketika Mahasiswa ingin mengurus surat, maka

Mahasiswa tersebut mengisi formulir beserta persyaratannya, kemudian

meletakkannya di rak yang telah disediakan di kantor jurusan. Kemudian staf

bagian administrasi akan mengecek apakah persyaratannya telah dilengkapi atau

tidak. Jika memenuhi persyaratan, maka staf akan mengecek terlebih dahulu di

file yang lain apakah Mahasiswa dengan nama dan nim yang memohon surat

sudah pernah mengurus surat sebelumnya atau belum dengan cara tekan Crtl+F di

file yang memuat data Mahasiswa yang sudah pernah mengurus surat dalam

semester yang sama. Jika belum ada, maka staf akan segera membuatkan surat

dengan menggunakan Microsoft Word, data Mahasiswa pemohon akan diketikkan

di masing-masing form surat. Kemudian surat akan dicetak dan staf akan

IV-1

IV-2

menuliskan informasi tentang Mahasiswa yang memohon surat dan pada tanggal

berapa surat tersebut dibuat ke dalam buku besar. Setelah itu, surat akan

diantarkan ke akademik untuk diberi paraf kasubag akademik, kemudian ke

bagian umum untuk diberi penomoran, kemudian ke bagian KTU untuk diberi

paraf KTU, kemudian diantar lagi ke again umum untuk diantar ke sekretaris

dekan, setelah itu sekretaris dekan mengantar ke Dekan/ Wakil Dekan III, setelah

itu sekretaris dekan mengantar ke akademik untuk diberi stempel, dan diantar ke

jurusan kembali. Setelah proses tersebut selesai, maka dari itu surat telah selesai

dan staf administrasi akan mencatat surat-surat yang telah selesai tadi ke dalam

catatan dalam map.

Kegiatan tersebut dilakukan secara terus-menerus, sehingga terdapat

beberapa permasalahan, antara lain :

1. Tidak efesien dalam segi waktu, karena staf administrasi jurusan

membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk memindah-mindahkan biodata

Mahasiswa dari form surat yang satu ke form surat yang lain sebanyak jenis

surat yang diurus oleh Mahasiswa tersebut.

2. Tidak efisien dalam segi pemanfaatan kertas, karena mahasiswa harus

mengumpulkan persyaratan beserta form pengajuan surat ke kantor jurusan.

3. Mahasiswa kesulitan dalam mencari surat yang telah selesai diproses. Karna

Mahasiswa tidak mengetahui info/ status dari surat yang diurusnya apakah

sudah selesai atau masih diproses. Hal ini menyebabkan antri yang panjang

jika banyak yang ingin mengambil surat. Selain itu, ketidak efektifan terlihat

dari tidak adanya catatan atau pertinggal di staf administrasi jurusan apakah

surat yang telah selesai diproses sudah diambil atau belum.

4.1.1 Flowchart Sistem Lama

Untuk mempermudah memahami proses pengelolaan sistem lama, maka

akan digambarkan dengan flowchart atau bagian alir. Setelah melakukan analisa

pada proses sistem lama yang terjadi pada bagian administrasi surat menyurat


IV-3

Negeri Sultan Syarif Kasim Riau dapat dijelaskan dengan flowchart pada gambar

4.1 berikut :

Gambar 4.1 Flowchart Sistem Lama

IV-4

4.2 Analisa Sistem Baru

Cara kerja sistem informasi ini adalah dapat membantu mempermudah

pengelolaan surat menyurat Mahasiswa. Sistem ini juga dapat mempermudah

Mahasiswa dalam mengajukan permohonan surat, tanpa harus mengajukan nya

langsung ke kantor jurusan jurusan. Dengan adanya sistem informasi surat

menyurat ini, diharapkan staf administrasi surat menyurat yang bertindak sebagai

Administrator dengan mendapatkan keuntungan dalam mencetak surat yang telah

diajukan oleh Mahasiswa ke dalam sistem, mengelola info surat dan membuat

laporan yang akan dilihat oleh Sekretaris dan Ketua Jurusan.

4.2.1 Data Masukan (Input)

Data masukan yang terdapat pada Sistem Informasi Surat Menyurat

Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Sultan Syarif

Kasim Riau adalah sebagai berikut :

1. Data master, berisikan data Mahasiswa, data jenis surat, syarat surat, jenis

syarat surat, syarat surat Mahasiswa dan data pegawai.

2. Data pengajuan, data pengajuan detail menegenai surat-surat yang

diajukan oleh Mahasiswa. Data pengajuan merupakan data surat-surat

yang diajukan oleh Mahasiswa. Sedangkan info surat merupakan

informasi surat Mahasiswa, apakah surat tersebut sudah selesai atau masih

dalam proses.

4.2.2 Proses

Proses yang terjadi pada Sistem Informasi Surat Menyurat Mahasiswa

Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau

adalah sebagai berikut:

IV-5

1. Login

Proses login digunakan untuk mengenali pengguna yang sah sesuai id

penggunanya untuk dapat masuk ke dalam sistem. Pada sistem ini hanya

terdiri dari admin, Mahasiswa, Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan yang

dapat melakukan proses login.

2. Akses

Proses penginputan data akses ke sistem yang dilakukan oleh

Administrator, yaitu staf administrasi surat menyurat kantor jurusan

Teknik Informatika Universitas Islam Sultan Syarif Kasim Riau dan juga

oleh Mahasiswa.

3. Pengajuan Surat

Proses pengajuan surat dilakukan oleh Mahasiswa dengan kondisi, apabila

syarat surat Mahasiswa tersebut tidak ada, maka sistem akan meminta

Mahasiswa mengupload syarat surat tersebut. Apabila Mahasiswa sudah

pernah mengajukan surat, maka pengajuan surat Mahasiswa tersebut

dibatalkan dikarenakan Mahasiswa hanya bisa mengajukan surat sekali

dalam satu semester. Setelah Mahasiswa selesai mengajukan surat, maka

Administrator akan menvalidasi kebenaran data dan kebenaran syarat yang

di upload oleh Mahasiswa.

4. Mencetak Surat

Proses pencetakan surat ini dilakukan oleh Administrator setelah data

syarat dan jenis surat Mahasiswa tersebut sudah benar.

5. Pengecekan / Mengubah Status Surat

Proses pengecekan status surat dilakukan oleh Mahasiswa berdasarkan

status surat. Sedangkan proses mengubah status surat dilakukan oleh

Administrator.

6. Pengelolaan Laporan

Pengelolaan laporan dilakukan oleh Administrator yang dipilih

berdasarkan periode dan dapat diakses oleh Sekretaris Jurusan dan Ketua

Jurusan.

IV-6

4.2.3 Data Keluaran (Output)

Data keluaran yang akan ditampilkan oleh Sistem Informasi Surat

Menyurat Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Sultan

Syarif Kasim Riau adalah sebagai berikut :

1. Info Surat

Memungkinkan admin untuk mengedit status surat yang diurus oleh

Mahasiswa. Dan Mahasiswa dapat melihat status surat tersebut apakah

sudah selesai atau masih dalam proses.

2. Laporan

Memungkinkan admin untuk melihat laporan menurut periode (per-bulan/

per-semester/ per-tahun).

4.3 Analisa Data Sistem Baru

Analisa data sistem baru mengunakan FlowChart, Diagram

Konteks(Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), Entity Relationship

Diagram (ERD), serta Perancangan Antar Muka (Interface) atau Prototype dapat

dilihat dari penjelasan dibawah ini.

IV-7

4.3.1 Flowchart Sistem Baru

4.3.1.1 Flowchart Pengajuan Surat

Berikut adalah flowchart pengajuan surat pada sistem yang akan dibangun:

Gambar 4.2 Flowchart Pengajuan Surat

IV-8

Gambar 4.2 adalah menunjukkan aliran data dalam proses pengajuan surat

dalam sistem baru yang dirancang. Pada proses ini, Mahasiswa yang mengurus

surat akan dicek oleh sistem apakah data pengajuan surat beserta syarat yang di-

upload yang diajukan Mahasiswa sudah benar, jika sudah maka pengajuan

tersebut berhasil dan jika tidak maka sistem akan meminta Mahasiswa untuk

mengupload syarat surat tersebut. Bedanya dengan sistem lama, sistem lama

masih menggunakan cara manual dalam mengajukan surat dan harus

mengantarkan syarat suratnya.

4.3.1.2 Flowchart Cetak Surat

Gambar 4.3 Flowchart Cetak Surat

IV-9

Flowchart di atas adalah proses cetak surat dimana Administrator,

Mahasiswa, Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan sebagai aktornya.

Administrator akan mengecek syarat Mahasiswa, setelah itu admin akan mencetak

surat dan data tersebut langsung ter-update kedalam database pengajuan,

pengajuan detail dan info surat sehingga Mahasiswa bisa langsung melihat info

surat yang diajukan nya tersebut.

4.4 Usecase Diagram

Gambar 4.4 Usecase Diagram

IV-10

Usecase diagram di atas menunjukkan bahwa sistem yang akan dibangun

ini memiliki beberapa proses yang dapat dijalankan, yaitu pembuatan biodata

Mahasiswa, pengolahan persyaratan surat, pengajuan surat, verifikasi pengajuan

surat, pengelolaan jenis surat, pembuatan surat, pengecekan status surat, dan

mencetak laporan.

4.5 Usecase Spesifikasi

4.5.1 Use Case Spesifikasi Biodata Mahasiswa

Tabel 4.1 Use Case Spesifikasi Edit Biodata Mahasiswa

Actor Utama Mahasiswa

Kondisi Awal Biodata Mahasiswa Sudah Ada

Kondisi Akhir Biodata Mahasiswa berhasil diedit dan diupdate ke database

Main Success

Scenario

1. Usecase dimulai ketika Mahasiswa ingin mengedit

biodatanya.

2. Mahasiswa mengklik menu “Biodata”.

3. Sistem menampilkan biodata Mahasiswa tersebut.

4. Mahasiswa mengklik button “Edit”.

5. Sistem menampilkan form edit biodata Mahasiswa

6. Mahasiswa mengubah biodata “username, password,

nama, nim, tmpt_lhr, tgl_lhr, semester, jurusan, alamat,

no_hp” dan mengklik button “Simpan”.

7. Sistem berhasil menyimpan perubahan biodata

Mahasiswa.

Alternative

Scenario

Jika Mahasiswa menginputkan tidak sesuai dengan format,

maka akan muncul pesan “Mohon periksa kembali data yang

anda isi”

4.5.2 Use Case Pengelolaan Persyaratan Surat

Tabel 4.2 Use Case Spesifikasi Pengelolaan Persyaratan Surat


IV-11

Kondisi Awal Mahasiswa sudah berhasil login ke dalam sistem, data

Mahasiswa dan data jenis surat sudah ada

Kondisi Akhir Pengajuan surat berhasil ditambahkan ke database

Main Success

Scenario

1. Usecase dimulai ketika Mahasiswa ingin menyimpan link

gambar hasil scan persyaratan ke dalam sistem

2. Mahasiswa mengklik menu “persyaratan surat”

3. Sistem menampilkan data persyaratan surat “kode_syarat,

nama_syarat, gambar”

4. Mahasiswa mengklik button “tambah syarat” untuk

menambahkan syarat.

5. Sistem menampilkan form input tambah syarat

6. Mahasiswa menginputkan persyaratan surat dan mengklik

button “simpan”

7. Sistem berhasil menyimpan persyaratan surat

Alternative

Scenario

Jika Mahasiswa menginputkan data dengan format yang

salah, atau ada salah satu inputan yang masih kosong,

maka sistem akan menampilkan pesan “Mohon periksa

kembali inputan anda”.

4.5.3 Use Case Spesifikasi Pengajuan Surat

Tabel 4.3 Use Case Spesifikasi Pengajuan Surat


Kondisi Awal Mahasiswa sudah berhasil login ke dalam sistem, data

Mahasiswa dan data jenis surat sudah ada

Kondisi Akhir Pengajuan surat berhasil ditambahkan ke database

Main Success

Scenario

1. Usecase dimulai ketika Mahasiswa ingin mengajukan

permohonan surat.

2. Mahasiswa mengklik menu “Pengajuan Surat”.

3. Sistem menampilkan informasi Mahasiswa (nama, nim,

tempat_lhr, tgl_lhr, semester, jurusan, alamat, no_hp),

syarat yang diajukan dan jenis-jenis surat beserta form

IV-12

pilihan surat (SKL, SKB, SKBB, SKL) yang akan

diajukan.

4. Mahasiswa menceklist jenis surat-surat yang akan

diajukan kemudian klik button “Ajukan”.

5. Sistem menampilkan syarat surat yang diajukan

Mahasiswa tersebut beserta data jenis surat yang ada.

6. Mahasiswa mengklik button “Ok”.

7. Sistem menampilkan surat yang diajukan oleh Mahasiswa

dan menvalidasi keberadaan gambar syarat dan

keberadaan pengajuan surat sebelumnya pada semester

yang sama.

8. Sistem berhasil menyimpan data ke pengajuan dan

pengajuan detail.

9. Sistem menampilkan data pengajuan (id_pengajuan, nim,

id_syarat, id_surat, tgl_pengajuan).

Alternative

Scenario

1. Jika persyaratan yang diupload tidak ada (tidak lengkap)

a. Sistem akan menampilkan pesan “Pesyaratan Anda

kurang lengkap. Silahkan lengkapi dahulu persyaratan

Anda”

b. Mahasiswa mengklik button “Lengkapi persyaratan”

c. Sistem menampilkan form input persyaratan

“nama_syarat, gambar”

d. Mahasiwa mengupload syarat yang diminta tersebut,

kemudian mengklik button “simpan dan lanjutkan”.

e. Sistem berhasil menyimpan data pengajuan surat ke

database.

2. Jika Mahasiswa tersebut sudah pernah mengurus surat

pada semester yang sama, maka sistem menampilkan

pesan “Pengajuan ditolak. Anda Sudah pernah mengurus

surat yang sama pada semester ini.”

IV-13

4.5.4 Use Case Spesifikasi Melihat Info Surat

Tabel 4.4 Use Case Spesifikasi Melihat Info Surat


Kondisi Awal Data pengajuan surat sudah tersimpan di database

Kondisi Akhir Tampil info surat yang telah diajukan sebelumnya

Main Success

Scenario

1. Usecase dimulai ketika Mahasiswa ingin melihat status

surat yang telah diajukan sebelumnya

2. Mahasiswa memilih menu “Pengajuan Surat”

3. Sistem menampilkan seluruh info surat yang telah

diajukan oleh Mahasiswa tersebut sebelumnya dan telah

diverifikasi oleh jurusan (jenis surat, status,

tgl_pengajuan, tgl_diproses, tgl_selesai, tgl_diterima)

Alternative

Scenario

-

4.5.5 Use Case Spesifikasi Mengelola Data Pengguna

Tabel 4.5 Use Case Spesifikasi Mengelola Data Pengguna

Actor Utama Administrator

Kondisi Awal Data pengguna belum ada di database

Kondisi Akhir Data pengguna sudah berhasil ditambahkan ke databse

Main Success

Scenario

1. Use-case dimulai ketika Administrator akan

menginputkan data pengguna.

2. Administrator memilih menu “Pengguna”.

3. Sistem akan menampilkan data pengguna.

4. Administrator mengklik button “Tambah Data”

5. Sistem menampilkan form input pengguna.

IV-14

6. Administrator menginputkan pengguna (id_pengguna,

nama, level, username, password).

7. Sistem berhasil menambahkan data pengguna ke

database dan muncul pesan “Data berhasil

ditambahkan”.

Alternative

Scenario

-

4.5.6 Use Case Spesifikasi Mengelola Data Jenis Surat

Tabel 4.6 Use Case Spesifikasi Mengelola Data Jenis Surat


Kondisi Awal Data jenis surat belum tersimpan ke database

Kondisi Akhir Data jenis surat dapat ditampilkan

Main Success

Scenario


menginputkan data jenis surat.

2. Administrator memilih menu “Jenis Surat”.

3. Sistem akan menampilkan data jenis surat dapat diajukan

oleh Mahasiswa (kode_surat, nama_surat, kode_syarat).

4. Admin memilih menu tambah data atau edit data jenis

surat kemudian admin pilih menu simpan.

5. Sistem menampilkan pesan “Data berhasil ditambahkan”.

Alternative

Scenario

-

4.5.7 Use Case Spesifikasi Import Biodata Mahasiswa

Tabel 4.7 Use Case Spesifikasi Import Biodata Mahasiswa


Kondisi Awal Biodata Mahasiswa terbaru belumdiimport ke dalam database

Kondisi Akhir Biodata Mahasiswa terbaru berhasil diimport ke database

Main Success

Scenario

1. Use case dimulai ketika Administrator ingin

menmbahkan data Mahasiswa.

IV-15

2. Admin memilih menu import data.

3. Sistem menampilkan halaman data Mahasiswa yang

telah di import.

4. Admin pilih menu import data.

5. Sistem menampilkan halaman upload data dengan

format xlsx/xls.

6. Admin memilih menu upload data dengan mencari data

yang berformat xlsx atau xls, kemudian admin pilih

menu simpan.

7. Sistem menampilkan pesan “Data berhasil di import

kedalam database).

Alternative

Scenario

Jika koneksi gagal, sistem menampilkan pesan “Data

tidak berhasil disimpan!”

4.5.8 Use Case Spesifikasi Kelola Pengajuan Surat

Tabel 4.8 Use Case Spesifikasi Kelola Pengajuan Surat

Aktor utama Administrator

Kondisi awal Data pengajuan dan pengajuan detail surat sudah ada

didalam database

Kondisi Akhir Data pengelolaan pengajuan surat sudah tersimpan ke

database

Main Success

Scenario

1. Usecase dimulai ketika Administrator akan

melakukan verifikasi pengajuan surat oleh

Mahasiswa.

2. Administrator memilih menu “pengajuan surat”.

3. Sistem menampilkan informasi pengajuan surat

Mahasiswa yang belum diverifikasi (id_peng,

tgl_pengajuan, nim, nama, surat, gmbr_syarat,

syarat).

4. Administrator mengecek kebenaran gambar syarat

yang diajukan oleh Mahasiswa.

IV-16

5. Administrator mengklik button “cetak” jika

memenuhi persyaratan.

6. Surat berhasil dicetak dan status pengajuan surat

otomatis tersimpan menjadi “diproses”.

Alternative

skenario

Jika pengajuan Mahasiswa tidak memenuhi syarat,

- Administrator mengklik button “Tolak”.

- Sistem menampilkan pesan “Apakah anda ingin

menolak pengajuan surat ini?”

- Administrator mengklik button “Ya”

- Data penolakan pengajuan surat berhasil tersimpan

ke database.

4.5.9 Use Case Spesifikasi Pengelolaan Info Surat

Tabel 4.9 Use Case Spesifikasi Pengelolaan Info Surat

Actor Administrator

Kondisi Awal Data pembuatan surat sudah tersimpan kedalam sistem

Kondisi Akhir Data perubahan status surat berhasil tersimpan kedalam

sistem

Main Success

Scenario


mengubah info surat Mahasiswa.

2. Administrator memilih menu “Info surat”.

3. Sistem akan menampilkan info dari surat yang telah

dibuat sebelumnya, yang telah diverifikasi dan

diajukan sebelumnya (nama, nim, jenis_surat, status,

tgl_pengajuan, tgl_diproses, tgl_selesai,

tgl_diterima).

4. Administrator mengklik “Edit” pada info surat yang

ingin diubah.

5. Sistem menampilkan form edit info surat.

6. Administrator mengedit info surat Mahasiswa

(status = selesai/diterima dan tanggal selesai/ tgl

IV-17

diproses) dan mengklik button “simpan”.

7. Sistem berhasil menyimpan perubahan info surat.

Alternative

Scenario

-

4.5.10 Use Case Spesifikasi Jenis Syarat Surat

Tabel 4.10 Use Case Spesifikasi Jenis Syarat Surat


Kondisi Awal Data jenis syarat surat belum tersimpan ke database

Kondisi Akhir Data jenis syarat surat dapat ditampilkan

Main Success

Scenario


menginputkan data jenis syarat surat.

2. Administrator memilih menu “Jenis Syarat Surat”.

3. Sistem akan menampilkan data jenis syarat surat

yang dapat diajukan oleh Mahasiswa

(id_syarat_surat, id_surat, syaratID)

Alternative

Scenario

-

4.5.11Use Case Spesifikasi Mengelola Data Pegawai

Tabel 4.11 Use Case Spesifikasi Mengelola Data Pegawai


Kondisi Awal Data pegawai sudah ada di database

Kondisi Akhir Data pegawai sudah berhasil ditambahkan ke databse

Main Success

Scenario


menginputkan data pegawai.

2. Administrator memilih menu “Pegawai”.

3. Sistem akan menampilkan data pegawai (nama,

alamat, tgl_lahir, no_telp).

4. Administrator mengklik button “Tambah Data”

5. Sistem menampilkan form Input data pegawai.

IV-18

6. Administrator menginputkan pegawai (nama,

jabatan,alamat, tgl_lahir, no_hp).

7. Sistem berhasil menambahkan data pegawai ke

database dan muncul pesan “Data berhasil

ditambahkan”.

Alternative

Scenario

-

4.5.12Use Case Spesifikasi Melihat Laporan Surat

Tabel 4.12 Use Case Spesifikasi Melihat Laporan Surat

Actor Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan

Kondisi Awal Data pembuatan surat tersimpan ke dalam sistem

Kondisi Akhir Data laporan tampil dan berhasil dicetak

Main Success

Scenario

1. Usecase dimulai ketika Ketua Jurusan dan

Sekretaris Jurusan memilih menu laporan surat

selesai.

2. Sistem akan meminta inputkan periode surat yang

ingin ditampilkan.

3. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan menginputkan

periode laporan surat yang ingin dilihat/dicetak.

4. Sistem menampilkan laporan pembuatan surat

berdasarkan periode yang diinputkan (nim, nama,

status, tgl_pengurusan, tgl_selesai, jenis_surat).

5. Ketua Jurusan atau Sekretaris Jurusan memilih

button “cetak”.

6. Laporan surat telah berhasil dicetak.

Alternative

Scenario

Jika periode yang diinputkan belum terdapat di dalam

database pembuatan surat, maka sistem akan

menampilkan pesan “Data yang anda cari tidak tersedia”.

IV-19

4.6 Prototype

Prototype sistem merupakan bentuk kasar dari sistem informasi yang akan

dibangun. Prototype sistem informasi merupakan sarana pengembangan sistem

yang digunakan untuk membuat komunikasi agar lebih mudah dan konsisten

antara sistem dengan pengguna. Prototype dirancang sedemikian rupa demi

mencegah kebingungan pengguna dalam mengoperasikan sistem. Berikut

merupakan rancangan Prototype Sistem Informasi Surat Menyurat Mahasiswa

Jurusan Teknik Informatika UIN Sultan Syarif Kasim Riau.

1. Rancangan Menu Login

Menu login ini berfungsi untuk membatasi orang yang ingin mengakses

sistem informasi ini. Pengguna yang dapat mengakses sistem adalah pengguna

yang mempunyai username dan password yang sesuai dengan yang tersimpan di

database. Rancangan tampilan menu Login dapat dilihat pada gambar 4.5 berikut:

Gambar 4.5 Menu Login

2. Rancangan Home AdministratorRancangan tampilan menu Home pada Administrator dapat dilihat pada

gambar 4.6 berikut :

IV-20

Gambar 4.6 Menu Home Administrator

3. Rancangan Menu Kelola Pengajuan Surat Beserta Detail PengajuanRancangan tampilan menu Kelola Pengajuan Surat dapat dilihat pada

gambar 4.7 berikut :

Gambar 4.7 Kelola Pengajuan Surat

IV-21

Jika diklik “Detail” maka akan tampil jenis surat yang diajukan beserta gambar

syarat suratnya. Tampilan detail pengajuan dapat dilihat pada gambar 4.8 di

bawah ini:

Gambar 4.8 Detail Pengajuan Surat

4. Rancangan Kelola Info SuratRancangan tampilan menu Kelola Info Surat dapat dilihat pada gambar 4.8

berikut :

Gambar 4.8 Kelola Info Surat

IV-22

5. Rancangan Menu Data Master PenggunaRancangan tampilan menu Data Master Pengguna dapat dilihat pada

gambar 4.9 di bawah ini :

Gambar 4.9 Data Master Pengguna

6. Rancangan Menu Data Master Tambah Pengguna

Rancangan tampilan menu Data Master Tambah Pengguna dapat dilihat

pada gambar 4.10 berikut:

Gambar 4.10 Data Master Tambah Pengguna

IV-23

7. Rancangan Menu Data Master Mahasiswa

Rancangan tampilan menu Data Master Mahasiswa dapat dilihat pada

gambar 4.11 berikut:

Gambar 4.11 Data Master Mahasiswa

8. Rancangan Menu Data Master Pegawai

Rancangan tampilan menu Data Master Pegawai dapat dilihat pada


IV-24

Gambar 4.12 Data Master Pegawai

9. Rancangan Menu Data Master Jenis Surat

Rancangan tampilan menu Data Master Jenis Surat dapat dilihat pada


Gambar 4.13 Data Master Jenis Surat

10. Rancangan Menu Data Master Jenis Syarat

IV-25

Rancangan tampilan menu Data Master Jenis Syarat dapat dilihat pada


Gambar 4.14 Data Master Jenis Syarat

11. Rancangan Menu Data Master Jenis Syarat Surat

Rancangan tampilan menu Data Master Jenis Syarat Surat dapat dilihat

pada gambar 4.15 berikut:

Gambar 4.15 Data Master Jenis Syarat Surat

IV-26

12. Rancangan Menu Laporan

Rancangan tampilan menu Laporan dapat dilihat pada gambar 4.16

berikut:

Gambar 4.16 Laporan

13. Rancangan Menu Halaman Utama Mahasiswa

Rancangan tampilan menu Halaman Utama Mahasiswa dapat dilihat pada


Gambar 4.17 Halaman Utama Mahasiswa

14. Rancangan Menu Biodata Mahasiswa

IV-27

Rancangan tampilan menu Biodata Mahasiswa dapat dilihat pada gambar

4.18 berikut:

Gambar 4.18 Biodata Mahasiswa

15. Rancangan Menu Edit Biodata Mahasiswa

Rancangan tampilan menu Edit Biodata Mahasiswa dapat dilihat pada


Gambar 4.19 Edit Biodata Mahasiswa

IV-28

16. Rancangan Menu Persyaratan

Rancangan tampilan menu Persyaratan dapat dilihat pada gambar 4.20

berikut:

Gambar 4.20 Persyaratan

17. Rancangan Menu Upload Persyaratan

Rancangan tampilan menu Upload Persyaratan dapat dilihat pada gambar

4.21 berikut:

Gambar 4.21 Upload Persyaratan

18. Rancangan Menu Pengajuan Surat (Mahasiswa)

IV-29

Rancangan tampilan menu Pengajuan dan Info dapat dilihat pada gambar

4.22 berikut:

Gambar 4.22 Pengajuan dan Info

19. Rancangan Menu Halaman Utama Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan

Rancangan tampilan menu Halaman Utama Sekretaris Jurusan dan Ketua

Jurusan dapat dilihat pada gambar 4.23 berikut:

Gambar 4.23 Halaman Utama Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan

IV-30

20. Rancangan Menu Laporan

Rancangan tampilan menu Laporan dapat dilihat pada gambar 4.24

berikut:

Gambar 4.24 Laporan

21. Rancangan Menu Cetak Laporan

Rancangan tampilan menu Cetak Laporan dapat dilihat pada gambar 4.25

berikut:

Gambar 4.25 Cetak Laporan

IV-31

4.5 Diagram Konteks (Context Digram)

Gambar 4.26 Context Diagram

Dari context diagram di atas, dapat diketahui bahwa alir data yang

diberikan admin ke dalam sistem adalah data jenis surat, data pengguna, verifikasi

pengajuan surat, cetak surat dan info surat. Sedangkan yang dapat dilihat admin

adalah pengajuan surat, jenis-jenis surat dan biodata Mahasiswa. Dan yang dapat

dilihat oleh Mahasiswa adalah info surat, cetak surat pernyataan, jenis-jenis surat.

Mahasiswa juga dapat menginputkan biodata Mahasiswa, persyaratan surat dan

pengajuan surat.

4.6 Data Flow Diagram (DFD)

4.6.2 DFD Level 1

IV-32

Gambar 4.27 DFD Level 1

Pada proses pengelolaan surat, mengingat dan menimbang tabel (data store) yang dihasilkan memiliki atribut yang sama, maka digabungkan menjadi satu buah proses yaitu dinamakan proses pengajuan surat. DFD hasil perubahan ini dapat dilihat pada gambar 4.28 di bawah ini :

IV-33

Gambar 4.28 DFD Level 1

4.6.3 DFD Level 2 Proses 1

IV-34

DFD Level 2 pada proses 1 (Data Master) ini adalah sebagai berikut:

Gambar 4.28 DFD Level 2 Proses 1

4.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Berikut merupakan rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem

Informasi Surat-Menyurat Jurusan Teknik Informatika UIN Sultan Syarif Kasim

Riau:

IV-35

Gambar 4.30 Entity Relationship Diagram (ERD)

4.8 Struktur Menu

Adapun struktur menu dari sistem informasi surat-menyurat Mahasiswa


Negeri Sultan Syarif Kasim Riau adalah sebagai berikut :

IV-36

Gambar 4.31 Struktur Menu Administrator

Gambar 4.32 Struktur Menu Mahasiswa

Gambar 4.33 Struktur Menu Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan

IV-37

4.9 Rancangan Data Base

Berdasarkan ERD yang telah diperoleh sebelumnya, maka dapat dirancang

struktur database untuk lebih memudahkan designer untuk mendesain sistem ini.

Adapun struktur rancangan database pada Sistem Informasi Surat-Menyurat

Jurusan Teknik Informatika UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah sebagai

berikut:

a. Tabel Mahasiswa

Struktur rancangan tabel karyawan dapat dilihat pada tabel 4.12 di bawah ini :

Tabel 4.12 Mahasiswa

No Nama FieldType and Length

Deskripsi Null Default

1 Nim Varchar (11) Nim Not Null PK2 Nama_mhs Varchar (30) Nama mahasiswa Not Null3 Alamat_mhs text Alamat mahasiswa Not Null4

Tempat_lhr Varchar (50)Tempat lahir mahasiswa

Not Null

5Tgl_lhr Date

Tanggal lahir mahasiswa

Not Null

6 jurusan Varchar (35) Jurusan Not Null7 No_hp Varchar (12) No hp mahasiswa Not Null8 semester Varchar (3) Semester Not Null

b. Tabel Jenis Surat

Struktur rancangan tabel surat dapat dilihat pada tabel 4.13 di bawah ini :

Tabel 4.13 Jenis Surat



1Id_surat Varchar (4)

Id surat yang dapat diurus mahasiswa

Not Null PK

2Nm_surat Varchar (40)

Nama surat yang dapat diurus mahasiswa

Not Null

IV-38

c. Tabel Syarat

Struktur rancangan tabel syarat dapat dilihat pada tabel 4.14 di bawah ini :

Tabel 4.14 Syarat



1 syaratID Varchar (3) Id syarat yang harus dipenuhi untuk mengajukan surat

Not Null PK

2 namaSyarat Varchar (40) Nama syarat Not Null

d. Tabel Jenis Syarat Surat

Struktur rancangan tabel jenis syarat surat dapat dilihat pada tabel 4.15 di

bawah ini :

Tabel 4.15 jenissyaratsurat



1 Id_syarat_surat Varchar (5) Id syarat surat Not null PK2 Id_surat Varchar (4) Id surat Not Null FK3 syaratID Varchar (3) Id syarat Not Null FK

e. Tabel Pegawai

Struktur rancangan tabel pengurusan_surat dapat dilihat pada tabel 4.16 di

bawah ini :

Tabel 4.16 Pegawai



1 nipNik Varchar (11) Nim Not Null PK2 Nama Varchar (5) Kode surat Not Null3 Jk Varchar (10) Status surat Not Null4

Jabatan DateTanggal pembuatan surat

Not Null

5Alamat Date

Tanggal surat selesai

Null

6 noHp Date Tanggal surat diambil oleh Mahasiswa

Null

IV-39

f. Tabel Pengguna

Struktur rancangan tabel pengguna dapat dilihat pada tabel 4.17 di bawah ini :

Tabel 4.17 Pengguna



1 Username Varchar (15) Username Not Null PK2 password Varchar (15) Password Not Null3 level Varchar (25) Level pengguna Not Null4 Nm_pengguna Date Nama Pengguna Not Null

g. Tabel Syarat_mhs

Struktur rancangan tabel pengguna dapat dilihat pada tabel 4.18 di bawah ini :

Tabel 4.18 syarat_mhs



1 nim Varchar (11) Nim mahasiswa yang memiliki syarat

Not Null PK

2 syaratID Varchar (3) Id syarat Not Null3 gambar gambar Gambar syarat Not Null

h. Tabel Pengajuan

Struktur rancangan tabel pengajuan dapat dilihat pada tabel 4.19 di bawah ini:

Tabel 4.19 Pengajuan

No Nama Field Type and Length


1 Id_pengajuan Varchar (15) Id pengajuan surat

Not Null PK

2 nim Varchar (11) Nim mahasiswa yang mengajukan surat

Not Null FK

3 tgl_pengajuan Date Tanggal surat diajukan oleh mahasiswa

Not Null

4 tglProses Date Tanggal surat diproses/dicetak oleh Administrator

Not Null

5 tglSelesai Date Tanggal surat selesai ditandatangani anggota dekanat

Not Null

IV-40

6 tglTerima Date Tanggal surat diambil oleh Mahasiswa

Not Null

7 status Varchar (10) Status surat terakhir

Not Null

i. Tabel Pengajuan Detail

Struktur rancangan tabel pengajuan detail dapat dilihat pada tabel 4.20 di

bawah ini:

Tabel 4.20 Pengajuan Detail

No Nama Field Type and Length


1 Id_pengajuan Varchar (15) Id pengajuan surat

Not Null PK, FK

2 Id_surat Varchar (4) Id surat yang diajukan oleh mahasiswa dalam satu kali pengajuan surat

Not Null PK, FK

3 tglProses Date Tanggal surat diproses/dicetak oleh Administrator

Not Null

4 tglSelesai Date Tanggal surat selesai ditandatangani anggota dekanat

Not Null

5 tglTerima Date Tanggal surat diambil oleh Mahasiswa

Not Null

6 status Varchar (10) Status surat terakhir

Not Null

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi surat

Documents

Transcript of Analisa dan Perancangan Sistem Informasi surat