Anajab Kelompok 5 Repaired)

5/17/2018 Anajab Kelompok 5 Repaired) - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/anajab-kelompok-5-repaired 1/91

1

BAB I

DESKRIPSI ORGANISASI

A. Sejarah Organisasi

Apotek Merpati didirikan pada tahun 1994. Usaha ini merupakan usaha milik

pribadi yang dijalankan oleh seorang wanita yang bernama Ibu Nelly. Pertama kali

didirikan di Jl. Gatot Subroto No. 131, dan hingga sekarang tetap berada di jalan

tersebut. Pendirian apotek ini dilakukan dengan besar dan menjual banyak obat-

obatan, sehingga sampai sekarang menjadi apotek yang cukup terkenal, dengan

tersedianya banyak sekali obat-obatan dan cukup lengkap. Apotek Merpati merupakan

salah satu apotek yang laris pengunjung, setiap harinya terdapat lebih dari 50 pasien

yang membeli obat di sini.

Untuk mendirikan apotek, sangat berkaitan dengan seorang apoteker. Apotek

tidak akan bisa berjalan sebelum adanya apoteker. Oleh karena itu dalam hal ini dapat

dikatakan sebagai simbiosis mutualisme, dimana pemilik sarana apotek tidak akan

bisa menjalankan usahanya (apotek) sebelum ada izin tertulis dari apoteker dan

seorang apoteker tidak akan bisa bekerja dan menerapkan ilmu-ilmunya dalam bidang

farmasi jika tidak ada sarananya — dalam hal ini adalah apotek.

Dari awal didirikannya hingga sekarang apotek ini hanya memiliki dua orang

apoteker, apoteker yang pertama menjabat dari tahun 1994-1996 dan apoteker yang

kedua menjabat dari tahun 1996 sampai sekarang. Apoteker pertama tidak menjabat

lagi karena telah meninggal dunia.

B. Visi dan Misi Organisasi

Visi

Menjadi sarana pelayanan kesehatan yang menyediakan obat yang bermutu

dan terpercaya.



2

Asisten Apoteker

Pegawai

Pemilik Sarana Apotek

dan Bagian Keuangan

Misi

Memberi pelayanan yang cepat dan tepat kepada pasien yang membutuhkan

obat.

C. Struktur Organisasi

Apoteker Pengelola Apotek (APA)



3

BAB II

LAPORAN INDIVIDU ANALISA JABATAN

1. APOTEKER

Job analyst : Rini Wulandari (09-087)

I. RANGKUMAN ANALISA JABATAN

A. Nama Jabatan : apoteker pengelola apotik

B. Nama Pemegang Jabatan : Dra. Nina Refida, Apt

C. Golongan Gaji

1. Gaji Pokok : Rp 1.500.000

2. Gaji Total : Rp 1.750.000

D. Kedudukan di dalam organisasi

Apoteker Pengelola

Apotek (APA)

Asisten Apoteker (AA)

Pegawai


& Bag. Keuangan



4

E. Ruang Lingkup Jabatan

Apoteker adalah seseorang yang ahli dalam bidang farmasi dan menjadi

penanggung jawab dalam setiap kegiatan kefarmasian di apotek.

F. Nama atasan : pemegang jabatan tidak memiliki atasan.

Secara sekilas orang akan melihat bahwa atasan dari apoteker adalah pemilik sarana

apotek karena pemilik sarana apotek tersebut telah menggaji apoteker, namun pada

kenyataannya tidak. Ini seperti simbiosis mutualisme dimana apoteker harus memiliki

tempat untuk menjalankan pekerjaannya dan pemilik sarana apotek hanya bisa

mengeluarkan modal dan membangun apotek tersebut, namun apotek hanya bisa

dibangun atau dijalankan ketika sudah memiliki izin dari apoteker.

II. TUGAS-TUGAS DAN PELAKSANAANNYA

A. Tugas-Tugas

A1. Tugas Pokok

-

Melayani konsultasi tentang obat kepada pasien.

- Memastikan obat yang dibeli berasal dari distributor resmi.

- Bertanggung jawab terhadap pemberian obat kepada pasien.

- Merekap data kebutuhan obat.

A2. Tugas Tambahan

Pemegang jabatan tidak memiliki tugas tambahan.

A3. Tugas Berkala

- Merekap data expired date obat tiap minggu.

- Membuat laporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika tiap

bulannya.



5

B. Pelaksanaan Tugas-Tugas

B1. Pelaksanaan Tugas Pokok

- Apabila ada pasien yang butuh keterangan mengenai resep yang diberikan oleh

dokter kepadanya maka pemegang jabatan akan memberi keterangan yang

mendetail mengenai obat dan efek samping dari penggunaan obat tersebut.

Pemegang jabatan akan mengajak pasien ke ruangan konsultasi sehingga pasien

akan mendapat keterangan mendetail mengenai obat yang ditanyakannya tersebut.

Waktu yang diperlukan oleh satu orang pasien untuk berkonsultasi dengan

pemegang jabatan maksimal 30 menit apabila banyak yang ingin ditanyakan oleh

pasien tersebut, tapi bila yang ditanyakan oleh pasien hanya sedikit maka waktu

yang diperlukan kurang dari 30 menit.

- Obat yang dibeli harus dipastikan dari distributor resmi, obatnya harus produk

yang legal (bukan palsu). Cara memastikan obat tersebut produk legal adalah

dengan cara membelinya langsung ke distributor resmi, karena sudah dapat

dipastikan obat-obatan dari distributor resmi tersebut adalah produk obat yang

legal sebab mereka mengambilnya dari industri farmasi yang merupakan

produsen langsung obat-obatan tersebut. Dan juga dengan melihat nomor registerobat tersebut yang telah dikeluarkan oleh Balai POM. Kalau memang ada

kecurigaan tentang obat palsu maka pemegang jabatan akan berkonsultasi dengan

Balai POM. Waktu yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa obatnya tidak

palsu lebih kurang sepuluh menit.

- Bertanggung jawab terhadap pemberian obat kepada pasien dengan cara melihat

asisten apoteker ataupun pegawai yang memberi obat kepada pasien apakah dosis

dan jenis obatnya sudah benar. Walaupun yang memberi obat tersebut adalah

asisten apoteker namun apabila asisten apoteker tersebut salah memberikan jenis

dan dosis obat maka yang dimintai pertanggungjawaban tetap apotekernya. Jenis

pertanggungjawaban yang diminta tergantung pada pasien maunya bagaimana.

Misalnya, apabila asisten apoteker memberikan jenis obat yang salah maka bisa

saja pasien melapor ke polisi dan menuntut pemegang jabatan (apoteker) karena

itu merupakan hak pasien tersebut. Namun sebelum hal itu terjadi tentu saja

pemegang jabatan akan meminta jalan damai dan menyelesaikannya saat itu juga

dengan cara meminta maaf kepada pasien yang bersangkutan.



6

- Memantau persediaan obat dengan cara melihat dan memastikan kesesuaian

antara jumlah obat yang ada di kartu stock dengan jumlah obat yang telah

dikeluarkan berdasarkan apa yang tertulis di dalam resep yang diberikan pasien

setiap harinya. Misalnya, dalam kartu stock ada 100 tablet amoxilin dan dalam

satu hari ada pembelian 10 tablet amoxilin maka akan dilihat kesesuaiannya

apakah yang tersisa ada 90 tablet amoxilin lagi. Waktu yang digunakan untuk

melihat kartu stock lebih kurang sepuluh menit. Dalam hal ini stock obat jangan

sampai habis sehingga tidak membuat pasien kecewa karena di apotek tersebut

tidak memiliki obat yang dibutuhkannya.

B2. Pelaksanaan Tugas Tambahan

Pemegang jabatan tidak memiliki tugas tambahan.

B3. Pelaksanaan Tugas Berkala

- Memantau tanggal kadaluarsa obat dengan cara melihat data-data mengenai obat-

obat tersebut setiap seminggu sekali sehingga obat-obat yang tersedia di apotek

tersebut dapat dipastikan masih baik untuk dikonsumsi. Obat yang akan segera

kadaluarsa akan dikembalikan ke distributornya sebelum tanggal kadaluarsa jatuh

tempo (kesesuaian tanggal ini berdasarkan kesepakatan antara pihak distributor

dan pihak apotek), dan apabila tanggal kadaluarsanya sudah lewat maka obat-obat

tersebut akan langsung dimusnahkan oleh pihak apotek. Caranya yaitu

berdasarkan laporan barang masuk maka sudah didata oleh pihak distributor nama

obat, jumlah obat, dan juga tanggal kadaluarsanya, oleh karena itu pemegang

jabatan harus teliti melihat tanggal kadaluarsa dari obat-obat tersebut dan juga

disesuaikan dengan melihat langsung obat-obatan yang ada di rak pajangan.

Waktu yang digunakan untuk melihat data-data mengenai obat-obatan yang akan

kadaluarsa lebih kurang sepuluh menit.

- Berdasarkan resep yang masuk setiap bulannya maka akan didata berapa

pengeluaran dan pemasukan obat narkotika dan psikotropika lalu dilapor ke Balai

POM Medan, dinas kesehatan provinsi dan kimia farma selaku distributor tunggal

untuk obat narkotika dan psikotropika. Sebelum tanggal 10 setiap bulannya harus

sudah dilaporkan ke pihak yang disebutkan di atas. Cara melakukannya yaitu

pemegang jabatan membuat laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran



7

berdasarkan resep dari pasien tentang obat golongan narkotika dan psikotropika

dengan mengisi form isian yang telah ditetapkan oleh Balai POM dan kemudian

diberikan kepada Balai POM, dinas kesehatan dan kimia farma. Waktu yang

digunakan untuk proses pendataan tersebut lebih kurang dua jam karena itu untuk

pendataan satu bulan.

III. TANGGUNG JAWAB

A. Pemberian Pengawasan

A1. a. Jumlah karyawan yang harus diawasi secara langsung sebanyak 2 orang

b. Jabatannya adalah asisten apoteker.

c. Kedua orang tersebut jabatannya adalah asisten apoteker.

A2. a. Jumlah karyawan yang diawasi secara tidak langsung sebanyak 2 orang.

b. Jabatannya adalah pegawai pelayanan pembeli di depan.

c. Kedua orang tersebut jabatannya adalah pegawai yang melayani pasien di depan.

A3. Hasil-hasil yang diharapkan pekerjaan-pekerjaan tersebut

- Asisten apoteker : obat yang diberikan kepada pasien berdasarkan resepnya harus

diberikan secara tepat baik dosis maupun jenisnya.

- Pegawai pelayanan pembeli : khusus melayani pasien yang memiliki resep dimana

obat-obatan tersebut tidak keras dan obat bebas tertentu seperti obat flu, obat

batuk, dll.

Sumbangan pemegang jabatan dalam mencapai hasil tersebut yaitu dengan cara

melakukan pengawasan dan memonitor kegiatan dari pekerjaan-pekerjaan yang telah

disebutkan di atas. Pengawasan yang diberikan yaitu untuk melihat kejujuran dari

pemegang jabatan-jabatan tersebut dengan cara melihat kesesuaian jumlah obat antara

pembelian dan pengeluaran kartu stock obat. Serta mengawasi asisten apoteker dan

pegawai dalam pemberian jenis dan dosis obat kepada pasien.



8

A4. Bentuk pengawasan : hanya mengawasi metode kerja dan membetulkan cara

. kerja yang salah.

B. Penerimaan Pengawasan

Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan secara internal tetapi dia menerima

pengawasan secara eksternal yaitu dari Balai POM Medan dan dinas kesehatan provinsi.

Pengawasan yang dilakukan oleh Balai POM dan juga dinas kesehatan ini minimal setahun

sekali.

C. Tanggung Jawab Administrasi

- Pengisian kartu stock obat.

- Mencatat produk obat yang sudah expired.

- Mencatat produk obat yang masuk.

- Mengarsipkan faktur pesanan.

- Mengarsipkan laporan obat.

D. Alat-alat & Mesin

1. Alat/instrumen/mesin yang dipakai oleh pemegang jabatan adalah timbangan analitis,

gelas ukur, mortir and stemper, Erlenmeyer serta laptop/komputer (laptop/komputer

adalah milik pribadi).

2. Frekuensi penggunaan alat-alat tersebut tergantung pada resep yang diberikan oleh

pasien dimana obatnya tersebut perlu untuk diracik seperti cairan obat batuk, kapsul,

serbuk dan salep. Namun untuk penggunaan laptop frekuensi pemakaiannya setiap

hari.

3. Pemegang jabatan tidak bertanggung jawab dalam hal pemeliharaan maupun

kerusakan alat-alat tersebut, karena sehabis meracik obat maka asisten apoteker lah

yang langsung membersihkan, mengembalikan dan menyimpan alat-alat tersebut ke

tempatnya semula.



9

IV. HASIL KERJA

A. Hasil kerja dari pelaksanaan tugas pokok

- Pasien merasa puas dengan keterangan lengkap yang telah diberikan oleh pemegang

jabatan.

- Tidak pernah ada temuan mengenai adanya obat palsu atau ilegal yang dilakukan oleh

Balai POM dan juga dinas kesehatan.

- Tidak pernah ada complain dari pasien terhadap kesalahan pemberian obat, hal ini

dikarenakan pemegang jabatan (apoteker), asisten apoteker, dan pegawai secara teliti

memberikan jenis dan dosis obat sesuai resep dokter.

- Sejauh ini obat-obatan yang diminta oleh pasien selalu ada, hanya kadang-kadang saja

tidak ada mungkin karena kehabisan stock ataupun obat tersebut jarang ditemui (obat

yang tidak laris/langka).

B. Hasil kerja dari pelaksanaan tugas tambahan

Pemegang jabatan tidak memiliki tugas tambahan sehingga tidak ada hasil kerja.

C. Hasil kerja dari pelaksanaan tugas berkala

- Tidak pernah ada temuan obat kadaluarsa yang dilakukan oleh Balai POM dan dinas

kesehatan, semua obat-obatan yang tersedia masih baik kualitasnya untuk dikonsumsi.

- Laporan yang diberikan oleh pemegang jabatan kepada Balai POM, dinas kesehatan,

dan juga kimia farma selalu tepat waktu. Obat-obatan golongan narkotika dan

psikotropika selalu diberikan ke pasien berdasarkan resep dokter dan jumlah obat-

obatan golongan narkotika dan psikotropika tersebut selalu sesuai antara pemasukan

dan pengeluaran.

V. LAIN-LAIN

A. Ketrampilan Komunikasi

1.

Hubungan internal yang perlu dijaga oleh pemegang jabatan adalah dengan pemilik sarana apotik, asisten apoteker, dan juga pegawai. Sedangkan hubungan eksternal



10

yang harus dijaga oleh pemegang jabatan adalah dengan Balai POM Medan, dinas

kesehatan provinsi dan juga kimia farma selaku distributor obat-obatan jenis narkotika

dan psikotropika.

2. Tujuan dari hubungan internal yang perlu dipelihara oleh pemegang jabatan — dalam

hal ini dengan pemilik sarana apotik, asisten apoteker, dan juga pegawai — adalah

hanya sebagai rutinitas kerja saja karena mereka berjumpa dan berinteraksi setiap

hari. Sedangkan hubungan eksternal yang perlu dipelihara oleh pemegang jabatan —

dalam hal ini dengan Balai POM, dinas kesehatan, dan kimia farma — adalah untuk

mengawasi pengadaan obat apakah ilegal atau legal dan juga apakah distribusi obat

sudah benar menurut peraturan (obat keras dan juga obat golongan narkotika dan

psikotropika harus diberikan kepada pasien berdasarkan resep dokter).

3. Frekuensi kontak dengan pemilik sarana apotik, asisten apoteker, pegawai dan bagian

keuangan adalah setiap hari karena mereka bekerja dalam satu ruangan dan berjumpa

serta berinteraksi setiap hari. Sedangkan dengan Balai POM, dinas kesehatan dan juga

kimia farma frekuensi kontaknya setiap bulan, karena pemegang jabatan memberi

laporan mengenai obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika secara langsung

kepada Balai POM namun by pos dengan dinas kesehatan dan kimia farma, laporan

ini dibuat dalam bentuk hardcopy. Balai POM dan dinas kesehatan melakukan kontak

(pengawasan) kepada apoteker dan juga apotek minimal setahun sekali.

4. Dalam berkomunikasi tidak perlu menggunakan bahasa asing.

B. Kompleksitas Masalah

1. Masalah-masalah yang dihadapi oleh pemegang jabatan :

- Tulisan dokter yang tidak jelas.

- Sifat kaku dokter. Ketika obat yang diminta pasien tidak ada di apotek, maka

pemegang jabatan menghubungi dokter pasien tersebut untuk diizinkan mengganti

obat tersebut dengan obat yang memiliki isi kandungan zat aktif yang sama, namun

dokter tidak mau mengubahnya karena berbagai alasan.

- Banyak sekali berbagai jenis obat yang telah diproduksi oleh produsen sehingga

menyulitkan untuk menyediakan keseluruhan obat tersebut di apotek karena untuk

menyediakan seluruh jenis obat tersebut maka memerlukan dana yang sangat besar.



11

2. Solusi dari permasalahan yang diberikan oleh pemegang jabatan yakni :

- Ketelitian dalam membaca resep dari dokter. Ketika resep juga tidak bisa terbaca

maka pemegang jabatan akan menghubungi dokter yang bersangkutan untuk meminta

keterangan mengenai obat yang dituliskan dalam resep tersebut.

- Pemegang jabatan akan mencoba untuk mempersuasi dokter agar mau mengubah

resepnya.

- Untuk menyediakan seluruh jenis obat yang telah diproduksi oleh produsen di apotek,

maka memerlukan dana yang sangat besar sedangkan dana yang dimiliki oleh pemilik

sarana terbatas sehingga pemegang jabatan (apoteker) berdiskusi dengan pemilik

sarana agar tidak semua jenis obat disediakan, hanya produk obat yang laris saja yang

disediakan dalam jumlah banyak di apotek.

C. Gangguan-Gangguan

1. Pekerjaan tidak menuntut tenaga fisik yang besar, tidak menuntut posisi/kondisi yang

terpaksa atau tidak alami, dan tidak beresiko terkena penyakit atau kecelakaan.

2. Pekerjaan ini melelahkan dari segi jam kerja sebab jam kerja tidak efektif serta dari

segi load pekerjaan karena apotik ini merupakan apotik yang besar dan selalu ramai

pasien yang membeli obat sehingga memerlukan daya tahan pikiran untuk melayani

para pasien tersebut.

3. Pekerjaan tidak menimbulkan kebosanan karena pemegang jabatan selalu berinteraksi

dengan masyarakat sehingga pasti ada pengalaman baru yang didapat oleh pemegang

jabatan.

D. Jadwal Kerja & Lembur

1. Idealnya jadwal kerja 6 hari dalam seminggu dari pukul 9 pagi sampai 8 malam,

namun karena pemegang jabatan adalah PNS yang bekerja di instansi pemerintahan

(Balai POM) maka pemegang jabatan minimal hanya datang ke apotek dua kali dalam

seminggu.

2. Lembur hanya jika diperlukan.

3. Jadwal lembur tidak teratur, hanya jika diperlukan.



12

4. Ada kompensasi untuk lembur berupa insentif tambahan.

VI. PENDIDIKAN

Taraf pendidikan formal yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan ini adalah harus

apoteker, tidak boleh pendidikan lainnya. Pendidikan pemegang jabatan sendiri adalah

apoteker.

VII. TRAINING JABATAN

1. Training yang sudah pernah didapat oleh pemegang jabatan baik di dalam perusahaan

ataupun di luar perusahaan :

A. Nama Training : 1. Sertifikasi kompetensi yang dilaksanakan oleh Fakultas

. Farmasi USU.

2. Farmasi update (yang dilaksanakan oleh USU).

B. Lama Training : 1. Setiap 5 tahun sekali, lamanya 3 hari.

2. Setiap setahun sekali, lamanya 2 hari.

Kedua training tersebut berhubungan dengan peningkatan keterampilan untuk

melaksanakan pekerjaan ini karena training-training tersebut meningkatkan pengetahuan dan

memperluas wawasan pemegang jabatan mengenai pekerjaannya sebagai apoteker.

2. Pengalaman kerja yang dimiliki pemegang jabatan sebelum bekerja di tempat ini yakni :

A. Yang berhubungan dengan jabatan sekarang

1. Nama jabatan sebelumnya : apoteker penanggung jawab produksi di industri

. farmasi.

2. Lamanya memegang jabatan : 2 tahun.

B. Yang tidak berhubungan dengan jabatan sekarang : tidak ada.



13

VIII. KONDISI KERJA

Aktivitas-aktivitas fisik yang dilakukan dalam bekerja :

No. Aktivitas Fisik A B C D

1 Berjalan

2 Meloncat

3 Berlari

4 Keseimbangan Badan

5 Memanjat

6 Merangkak

7 Berdiri

8 Memutar Badan

9 Membungkuk

10 Berjongkok

11 Berlutut

12 Duduk

13 Mengulurkan Tangan

14 Mengangkat

15 Membawa

16 Melempar

17 Menekan/Mendorong

18 Menarik

19 Memegang



14

20 Menggunakan Jari-jari

21 Meraba

22 Berbicara

23 Mendengar

24 Melihat dengan Teliti

25 Pengamatan Bentuk

26 Bekerja dengan Cepat

27 Pengamatan Warna

KETERANGAN :

A = Sering dilakukan

B = Kadang-kadang dilakukan

C = Jarang dilakukan

D = Tidak pernah dilakukan

Kondisi lingkungan tempat bekerja:

No Kondisi Lingkungan A B C D

1 Di Dalam Ruangan

2 Di Luar Ruangan

3 Panas

4 Dingin

5 Lembab

6 Kering



15

7 Basah

8 Berdebu

9 Bersampah

10 Perubahan Temperatur yang Tiba-tiba

11 Bau yang tidak Enak

12 Ribut

13 Penerangan yang Kurang

14 Ventilasi yang Kurang

15 Getaran

16 Bahaya Mekanis

17 Bahaya objek Bergerak

18 Tempat yang Memungkinkan Kekeraman Otot

19 Tempat yang Tinggi

20 Sinar yang Berbahaya

21 Bahaya Listrik

22 Ledakan

23 Kondisi yang Beracun

24 Kerjasama dengan Orang lain

25 Kerja Disekitar Orang Lain

26 Kerja Sendiri

KETERANGAN :

A = Sering sekali dirasakan

B = Kadang-kadang dirasakan

C = Jarang dirasakan

D = Tidak pernah dirasakan



16

PSIKOGRAF JABATAN APOTEKER

Taraf

Aspek Psikologis

Frekuensi

A B C D E 1 2 3 4 5

Intelegensi

Kemampuan Angka

Kecakapan Verbal

Technical Insight

Kemampuan Kerja Praktis Konkrit

Kemampuan Administratif

Daya Tangkap

Daya Ingat

Ketajaman Penginderaan

Ketelitian

Kerapian

Kecekatan Bekerja

Pemusatan Perhatian

Kecekatan Jari-jari

Kecekatan Anggota Badan

Koordinasi Sensori Motoris

Daya Cipta

Inisiatif

Kemampuan Perencanaan



17

Kemampuan Pengorganisasian

Kemampuan Memutuskan

Kepemimpinan

Ketegasan

Ketaatan/Loyalitas

Kematangan Emosi

Kemampuan Kerjasama

Kemampuan Melayani Publik

Persuasi

Penampilan

Interest di Bidang Outdoor

Interest di Bidang Kebutuhan Kantor

Interest di Bidang Pengetahuan

Interest di Bidang Seni dan Budaya

Interest di Bidang Literatur

Interest untuk mempengaruhi pendapat

public

Komunikasi Asertif

Team Building

Penguasaan Informasi yang Actual

Kepercayaan Diri

Penyesuaian Diri pada Lingkungan



18

KETERANGAN :

A = Tidak Dibutuhkan 1 = Tidak Pernah Dilakukan

B = Tidak Penting 2 = Sangat Jarang

C = Cukup Penting 3 = Kadang-kadang

D = Penting 4 = Sering

E = Sangat Penting 5 = Sangat Sering



19

Job Description

A. Identifikasi Jabatan

Nama jabatan : apoteker

Nama pemegang jabatan : Dra. Nina Refida, Apt

Nama organisasi : Apotek Merpati

B. Job Summary

Apoteker adalah seseorang yang ahli dalam bidang farmasi dan menjadi penanggung

jawab dalam setiap kegiatan kefarmasian di apotek.

C. Tugas-Tugas yang Harus Dilaksanakan

- Melayani konsultasi tentang obat kepada pasien.

- Memastikan obat yang dibeli berasal dari distributor resmi.

- Bertanggung jawab terhadap pemberian obat kepada pasien.

- Merekap data kebutuhan obat.

- Merekap data expired date obat tiap minggu.

- Membuat laporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika tiap

bulannya.



20

D. Pengawasan yang Harus Dilakukan dan yang Diterima

- Pemegang jabatan memberi pengawasan langsung kepada : asisten apoteker.

Pemegang jabatan memberi pengawasan tidak langsung kepada : pegawai pelayanan

pembeli.

Pemegang jabatan melakukan pengawasan dan memonitor kegiatan dari pekerjaan-

pekerjaan yang telah disebutkan di atas. Pengawasan yang diberikan yaitu untuk

melihat kejujuran dari pemegang jabatan-jabatan tersebut dengan cara melihat

kesesuaian jumlah obat antara pembelian dan pengeluaran kartu stock obat. Serta

mengawasi asisten apoteker dan pegawai dalam pemberian jenis dan dosis obat

kepada pasien. Bentuk pengawasannya hanya mengawasi metode kerja dan

membetulkan cara kerja yang salah.

- Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan secara internal tetapi dia menerima

pengawasan secara eksternal yaitu dari Balai POM Medan dan dinas kesehatan

provinsi. Pengawasan yang dilakukan oleh Balai POM dan juga dinas kesehatan ini

minimal setahun sekali.

E. Hubungan dengan Jabatan Lain.

1. Apoteker dengan pemilik sarana apotek : berada pada posisi yang sejajar dengan

pemilik sarana apotek.

2. Apoteker dengan asisten apoteker : mengawasi langsung metode kerja dan

membetulkan cara kerja yang salah, dalam hal ini mengawasi asisten apoteker dalam

pemberian jenis dan dosis obat kepada pasien.

3. Apoteker dengan pegawai pelayanan pembeli : mengawasi secara tidak langsung

metode kerja dan membetulkan cara kerja yang salah melalui apoteker dan dari

apoteker langsung ke pegawai karena yang menaggungjawabi pegawai secara

langsung adalah asisten apoteker.



21

F. Peralatan Kerja

Peralatan kerja yang dipakai oleh pemegang jabatan adalah timbangan analitis, gelas

ukur, mortir and stemper, Erlenmeyer serta laptop/komputer.

G. Hasil Kerja

- Pasien merasa puas dengan keterangan lengkap yang telah diberikan oleh pemegang

jabatan.

- Tidak pernah ada temuan mengenai adanya obat palsu atau ilegal yang dilakukan oleh

Balai POM dan juga dinas kesehatan.

- Tidak pernah ada complain dari pasien terhadap kesalahan pemberian obat, hal ini

dikarenakan pemegang jabatan (apoteker), asisten apoteker, dan pegawai secara teliti

memberikan jenis dan dosis obat sesuai resep dokter.

- Sejauh ini obat-obatan yang diminta oleh pasien selalu ada, hanya kadang-kadang saja

tidak ada mungkin karena kehabisan stock ataupun obat tersebut jarang ditemui (obat

yang tidak laris/langka).

- Tidak pernah ada temuan obat kadaluarsa yang dilakukan oleh Balai POM dan dinas

kesehatan, semua obat-obatan yang tersedia masih baik kualitasnya untuk dikonsumsi.

- Laporan yang diberikan oleh pemegang jabatan kepada Balai POM, dinas kesehatan,

dan juga kimia farma selalu tepat waktu. Obat-obatan golongan narkotika dan

psikotropika selalu diberikan ke pasien berdasarkan resep dokter dan jumlah obat-

obatan golongan narkotika dan psikotropika tersebut selalu sesuai antara pemasukan

dan pengeluaran.

H. Komentar

- Pemegang jabatan tidak memiliki atasan karena secara sekilas orang akan melihat

bahwa atasan dari apoteker adalah pemilik sarana apotek karena pemilik sarana

apotek tersebut telah menggaji apoteker, namun pada kenyataannya tidak. Ini sepertisimbiosis mutualisme dimana apoteker harus memiliki tempat untuk menjalankan



22

pekerjaannya dan pemilik sarana apotek hanya bisa mengeluarkan modal dan

membangun apotek tersebut, namun apotek hanya bisa dibangun atau dijalankan

ketika sudah memiliki izin dari apoteker.

- Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan internal dari pihak apotek karena dia

tidak memiliki atasan dan dia memiliki posisi yang sejajar dengan pemilik sarana

apotek.

- Berdasarkan hasil kerja yang telah dilakukan oleh pemegang jabatan dapat dikatakan

pemegang jabatan telah sukses dalam melakukan wewenang dan tanggung jawabnya,

karena berbagai masalah dapat diatasi dengan baik oleh pemegang jabatan, dan apotik

ini selalu ramai dengan psien yang membeli obat.



23

Job Specification

Apoteker itu merupakan profesi dimana seseorang yang ingin menjadi apoteker harus

mendapatkan gelar sarjana farmasi dan kemudian lanjut kuliah lagi selama dua tahun untuk

mendapatkan gelar sarjana apoteker. Setelah itu dia harus mendapatkan surat izin kerja dari

departemen kesehatan untuk bisa praktek di apotek ataupun rumah sakit dan menjadi

penanggung jawab semua kegiatan kefarmasian di apotek ataupun rumah sakit. Jadi semua

orang baik itu perempuan maupun laki-laki yang berada di usia produktif bisa menjadi

apoteker.

Pendidikan formal : apoteker

Pengalaman : pengalaman kerja dalam memegang jabatan ini tidak

diutamakan karena sarjana poteker tersebut pasti sudah mendapat banyak pengalaman dari

pendidikan yang telah dia terima di universitas

Pengetahuan & keterampilan : - berkompeten dalam bidang farmasi

- memiliki keterampilan berkomunikasi

- memiliki tanggung jawab yang tinggi

Kondisi fisik & mental : sehat fisik khususnya tidak buta warna dan juga sehat mental

Usia : usia produktif (20-60 tahun)

Jenis kelamin : laki-laki atau perempuan



24

Laporan Observasi

Ketika menganalisa jabatan di Apotek Merpati dimana yang saya analisa jabatannya

adalah apoteker, saya menggunakan metode pengambilan data berupa wawancara, skala

psikograf, dan observasi. Ketika sedang melakukan wawancara saya juga sekaligus

mengobservasi perilaku kerja apoteker. Hasil observasi yang saya dapatkan mengenai

pelaksanaan tugas pokok dan juga tugas berkala.

Pada hari itu ada beberapa orang pasien yang ingin mengetahui dengan detail

mengenai resep obat yang diberikan oleh dokter, dia ingin menanyakan efek samping

penggunaan obat tersebut. Salah seorang pegawai mengajak ibu (pasien) tersebut ke ruangan

apoteker agar bisa lebih leluasa berbicara kepada apoteker karena di ruangan depan

kondisinya sangat bising disebabkan banyak pasien yang sedang membeli obat. Ruangan

apoteker atau bisa juga disebut ruangan konsultasi berukuran 3 x 3 m yang bercat putih

letaknya berada tepat di sebelah ruangan pemilik sarana, di dalamnya terdapat satu buah

meja, satu buah kursi yang diduduki oleh apoteker dan dua buah kursi untuk tamu/pasien

yang berada di hadapan apoteker, satu buah kipas angin, dan sebuah lemari untuk menyimpanarsip-arsip. Kemudian ibu tersebut berkonsultasi dengan apoteker mengenai resep obat yang

dimilikinya. Apoteker pun menjawab dengan ramah dan mendetail setiap pertanyaan ibu

tersebut. Dan setelah itu ibu tersebut terlihat puas atas informasi yang telah diberikan

apoteker kepadanya.

Sebelum pasien tersebut datang untuk berkonsultasi dengannya ternyata apoteker

sedang merekap data mengenai laporan obat. Apoteker membandingkan semua resep obat

yang diberikan oleh para pasien yang membeli obat satu hari yang lalu dan kemudian di

sesuaikan di buku besar yang berisi data mengenai stock obat, obat-obatan apa saja yang

berkurang dari stock obat sebelumnya. Apoteker juga bertanya kepada pemilik sarana

mengenai kesesuaian stock obat tersebut dan juga memberitahu bahwa ada obat yang sudah

habis stock nya ataupun hanya tinggal sedikit stock nya sehingga harus segera dibeli.

Kegiatan selanjutnya yang dilakukan oleh pemilik sarana adalah mengecek data

expired date obat yang tercatat dalam buku besar. Apoteker beranjak ke ruangan

penyimpanan obat (ruang pemilik sarana) untuk mengambil obat-obat yang expired date nya



25

sudah mau dekat kemudian dipisahkan dalam satu kotak. Kemudian apoteker juga ke ruangan

depan untuk melihat kondisi di sana. Berbincang-bincang kepada asisten apoteker dan juga

para pegawai.



26

2. PEMILIK SARANA APOTEK

Job analyst : Aisyah Gana Putri (09-033)


A. Keterangan Jabatan

Nama Jabatan : Pemilik sarana dan bagian keuangan

Nama Pejabat : Nelly

Nama Perusahaan : Apotek Merpati

Alamat : Jl. Gatot Subroto No. 131 Medan

B. Golongan gaji

Gaji pokok : -

Gaji Total : -

C. Nama dan Jabatan Atasan

Pemegang jabatan tidak memiliki atasan, dimana pemegang jabatanlah yang

memiliki sarana Apotik Merpati tersebut.

D. Analis Jabatan : Aisyah Gana Putri

NIM. 091301033



27

E. Kedudukan Jabatan di dalam Organisasi



dan Keuangan


Pegawai

Jabatan pemilik sarana apotek dan bagian keuangan bukanlah berada dibawah asisten apoteker,

melainkan kedua jabatan ini bekerja sama dalam mendirikan apotek Merpati. Pemilik sarana dan

bagian keuangan adalah pemilik apotek secara pribadi, sementara apotek tidak dapat berdiri jika tidak

atas nama apoteker. Karena itu, kedua jabatan ini tidak saling membawahi melainkan berkoordinasi

dalam berdirinya apotek.



28

II. TUGAS – TUGAS DAN PELAKSANAANNYA

A. Tugas – Tugas

1. Tugas Pokok

a. Mengawasi jalannya apotek secara keseluruhan

b. Melakukan pemesanan dan pembayaran obat

c. Mengatur keuangan di apotek

2. Tugas Tambahan

a. Membantu melayani konsumen

3. Tugas Berkala

a. Membayar gaji pegawai, asisten apoteker, dan apoteker

b. Pelaksanaan Tugas

1. Tugas Pokok

Mengawasi jalannya apotek secara keseluruhan berupa mengawasi

kebersihan apotek, kinerja pegawai dan asisten apoteker. Pada pukul 08.30

mengawasi proses membersihkan apotek oleh pegawai kebersihan. Dimana

pegawai kebersihan ini merupakan pembantu rumah tangga dari pemegang

jabatan. Kemudian dari pukul 08.45 – 21.00 mengawasi dan memperhatikan

kinerja pegawai dan asisten apoteker seperti bagaimana pegawai dalam

melayani konsumen, bagaimana penyusunan obat ke etalase, bagaimana

asisten apoteker dalam meracik obat dari resep dokter dan membuat list

barang – barang yang akan di order. Pemegang jabatan memiliki ruangannya

sendiri, yaitu tepat dibelakang bagian depan apotik, yang hanya dibatasi oleh

triplek. Triplek ini juga dibuat suatu celah yang besar sehingga pemegang

jabatan bisa melihat langsung apa yang terjadi di bagian depan apotik untuk

mempermudah melakukan pengawasan.

Pada pukul 09.00 – 13.00 pemegang jabatan melakukan pemesanan barang

sesuai dengan list yang diberikan oleh asisten apoteker, yaitu barang yang

stoknya sudah tidak ada, pada sales yang datang ke apotek. Barang yang di

pesan pada umumnya tidak langsung dibayar, melainkan menggunakan faktur

dan membayarnya sesuai tanggal yang disepakati bersama. Produk bebas

yaitu produk yang dikenal masyarakat pada umumnya akan di bayar langsung



29

sementara produk dalam yaitu produk yang kurang dikenal masyarakat,

penggunaannya dengan resep dokter, pembayarannya setelah jatuh tempo,

dimana tanggalnya sesuai dengan kesepakatan antara pemegang jabatan dan

salesnya. Dalam melakukan proses pemesan untuk satu pesanan kira - kira

memerlukan waktu 10 menit. Pertama pemegang jabatan akan memanggil

sales ke ruangannya, lalu memberikan list barang – barang yang akan di

pesan. Kemudian sales akan mengecek barang mana yang ada dan yang tidak

ada dengan melihat daftar barang yang kosong dan terkadang juga menelefon

distributor obatnya yaitu Penyalur Besar Farmasi (PBF).

Pukul 14.00 dilakukan pembayaran terhadap faktur – faktur yang sudah jatuh

tempo. Para sales akan datang menagih ke apotek, pemegang jabatan lalu

mengecek faktur yang ia miliki dengan faktur dari sales, lalu membayarnya

sesuai dengan jumlah yang tertera di faktur tersebut. Pukul 17.00 barang yang

dipesan tadi pagi akan diantar ke apotek. Maka barang – barang tersebut akan

di cek apakah sesuai dengan apa yang di pesan dari segi jenisnya, ukurannya,

jumlahnya, serta tanggal kadaluarsanya. Pengecekan barang ini akan dibantu

oleh asisten apoteker. Jika ada barang yang salah maka segera dilaporkan

untuk diganti. Jika ada pesanan berupa produk bebas, maka akan langsungdibayar, dan menetapkan tanggal pembayaran produk dalam, membuat faktur

lalu menandatanganinya dan menstempel dengan stempel apotek.

Mengatur keuangan di apotek berupa melakukan transaksi faktur dan

pembayaran barang yang di order seperti dijelaskan sebelumnya. Menetapkan

harga dari setiap barang, yaitu dengan cara barang yang baru di order akan

dianalisis harganya, apakah ada kenaikan atau penurunan atau harganya tetap

dari harga barang sebelumnya. Kemudian ditentukanlah harga barangtersebut, jika harga barang yang di order tersebut naik, maka dinaikkan

jugalah harga jualnya, dan sebaliknya. Dalam melakukan tugas ini waktu

yang diperlukan untuk menetapkan harga 1 barang kira – kira 2 menit jika

ada perubahan harga. Tetapi jika harga beli tetap, maka langsung saja

ditetapkan harga yang sama. Kemudian harga akan langsung ditempel pada

setiap barang agar tidak terjadi kekeliruan, yang dilakukan oleh pegawai.

Proses ini dilakukan sekitar pukul 19.00 sampai selesai, tergantung jumlah

barang dan apakah apotik sedang ramai atau banyak konsumen. Karena



30

pelaksanaan proses ini dibantu oleh pegawai yang diawasi oleh pemegang

jabatan.

Setelah apotek ditutup maka pegawai kasir memberikan uang hasil penjualan

pada pemegang jabatan. Tetapi tidak ada pembukuan oleh pemegang jabatan

dengan alasan apotik tersebut adalah miliknya pribadi sehingga tidak harus

ada pertanggungjawaban lagi dan uang tersebut ia sendirilah yang mengelola.

Karena itu pemegang jabatan mengatakan ia masih menggunakan system

tradisional dalam mengelola keuangan apotik dengan tidak adanya system

pembukuan yang jelas.

2.

Tugas Tambahana. Membantu melayani konsumen maksudnya adalah beberapa konsumen

datang

dengan keluhan penyakit mereka dan meminta obat untuk

menyembuhkannya. Sehingga jika ada konsumen yang seperti itu, maka

pemegang jabatan akan mendengarkan keluhan konsumen tentang penyakit

yang ia rasakan, menanyakan beberapa pertanyaan terkait, seperti sejak kapan

penyakit tersebut muncul atau sudah pernah mengkonsumsi obat apa.

Kemudian membantu mendiagnosa penyakit tersebut dengan memilihkan

obat yang dirasa sesuai untuk penyakit yang dialami konsumen. Waktu untuk

proses ini tergantung konsumennya, jika konsumen banyak bercerita

mengenai penyakitnya atau penyakitnya tergolong kompleks, maka

dibutuhkan waktu lebih lama yaitu sekitar 10 menit. Sementara jika

penyakitnya tidak terlalu parah, misalnya flu, hanya membutuhkan waktu

sekitar 3 menit. Tetapi tergantung Diagnose ini dibuat berdasarkan

pengetahuan pemegang jabatan, dimana ia tahu sebagian besar jenis dan

khasiat obat cina dan seiring dengan pengalamannya di apotik ia tahu

sebagian besar khasiat dari masing – masing obat yang ia jual.

3. Tugas Berkala

a. Membayar gaji pegawai di awal bulan, sekitar tanggal 2 – 5 setiap bulannya

yang dilakukan setelah apoti\ek tutup. Pegawai, asisten apoteker, dan

apoteker dipanggil satu persatu untuk kemudian diberikan gajinya sesuai



31

dengan jumlah yang telah disepakati sebelumnya. Untuk membayar gaji satu

pegawai biasanya membutuhkan waktu kira – kira 1 menit.

III. TANGGUNG JAWAB


a. Pemegang jabatan mengawasi 4 karyawan secara tidak langsung.

b. Jabatannya yaitu asisten apoteker dan pegawai.

c. Jumlah karyawan di masing – masing jabatan, yaitu

Asisten apoteker : 2 orang

Pegawai : 2 orang

d. Hasil yang diharapkan pemegang jabatan dari asisten apoteker yaitu asisten

apoteker dapat bekerja secara teliti dan hati – hati dalam mengerjakan resep dokter

atau dalam meracik obat sehingga tidak salah resep yang dapat berakibat fatal

pada konsumen. Sementara dari pegawai, pemegang jabatan berharap agar

pegawai dapat melayani konsumen dengan baik, rajin, pintar berintraksi dengan

konsumen, sehingga konsumen senang membeli di apotek tersebut dan menjadi

pelanggan apotek.

Sumbangan pemegang jabatan dalam mencapai hasil tersebut adalah dengan

mendidik dan memberi arahan yang baik bagaimana seharusnya mereka

melakukan pekerjaan masing – masing. Jika salah ditegur dan dinasehati. Juga

menyertakan CCTV sehingga karyawan merasa tetapi diawasi dan tidak berani

berlaku yang tidak baik.

e. Bentuk pengawasan yang diberikan adalah mengawasi metode kerja dan

membetulkan cara kerja yang salah.


Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan.


Pemegang jabatan menyimpan faktur – faktur barang yang di order serta melakukan

perhitungan harga dari setiap barang yang dijual.



32

D. Alat- Alat dan Mesin- Mesin

1. Alat / instrument / mesin yang dipakai oleh pemegang jabatan adalah CCTV,

kalkulator, alat tulis, dan buku.

2. Frekuensi pemakaiannya

No. Alat dan mesin A B C D Penggunaan

(teratur/tidak)

1 Buku Teratur

2 Kalkulator Teratur

3. CCTV Teratur

4 Alat tulis Teratur

Keterangan:

A = Disediakan dan dirawat perusahaan C = Milik Pribadi

B = Disediakan perusahaan namun dirawat sendiri D = Tidak disediakan namun

dirasa perlu

IV. HASIL KERJA

A. Tugas Pokok

1. Apotek dapat berjalan lancar sesuai dengan semestinya, apotek bersih, pelanggan

merasa nyaman dan puas akan pelayanan apotek.

2. Stok barang tetap terjaga dengan pemesanan barang yang teratur. Sales percaya

pada apotek karena pembayarannya lancar, sehingga sales tetap memperbolehkan

pihak apotek untuk tidak membayar langsung barang yang dipesan, melainkan

sesuai tanggal yang telah disepakati. Adanya harga barang yang telah ditentukan

setelah barang tersebut dipesan.

3. Transaksi keuangan di apotek berjalan lancar, pembayaran faktur pada sales tepat

waktu, dan setiap barang di apotek tertera harganya.



33

B. Tugas Tambahan

1. Konsumen senang membeli obat di apotek karena pelayanan yang maksimal

dalam membantu kesembuhan konsumen.

C. Tugas Berkala

1. Karyawan apotek, yaitu pegawai, asisten apoteker, dan apoteker menerima gaji

masing – masing sesuai dengan jumlah yang telah disepakati sebelumnya.

V. LAIN-LAIN

A. Ketrampilan Komunikasi

1. Hubungan internal yang perlu dipelihara pemegang jabatan adalah dengan

karyawan – karyawan apotek, yaitu pegawai, asisten apoteker, dan apoteker.

Hubungan eksternal yang perlu dipelihara pemegang jabatan adalah dengan sales

– sales dari Penyalur Besar Farmasi (PBF).

2. Tujuan dari hubungan tersebut adalah untuk memperlancar jalannya apotek secara

keseluruhan.

3. Frekuensi hubungan tersebut adalah setiap hari.

4. Pemegang jabatan tidak harus menggunakan bahasa asing.


1. Masalah yang perlu dipecahkan adalah

a. Karyawan yang tidak masuk atau sakit

b. Salah dalam membuat resep dokter

2. Solusi yang diberikan pemegang jabatan

a. Menyuruh karyawan lain menghandle pekerjaannya, dan pemegang jabatan

juga turut membantu, misalnya dalam melayani pembelian.

b. Masalah ini pernah terjadi sekali, tetapi saat itu konsumen tidak mengetahui

kalau resep tersebut salah. Resep diketahui salah ketika konsumen datang

untuk menebus resep yang sama dan mengeluh akan obat yang ia konsumsitersebut tidak memberi efek yang berarti. Karena itu resep diteliti ulang dan



34

ternyata salah. Solusinya yaitu menghentikan pemberian obat tersebut, lalu

memberi obat penawarnya dan menggantinya dengan resep yang benar. Serta

diberikan secara gratis sebagai upaya pertangungjawaban, walaupun

konsumen tidak tahu kalau resep itu salah. Pemegang jabatan juga

mengunjungi konsumen ke rumahnya dan setiap hari menghubungi untuk

mengecek bagaimana kondisi konsumen sampai konsumen sembuh.

C. Gangguan- Gangguan

1. Pekerjaan pemegang jabatan tidak menuntut tenaga fisik yang besar.

2. Pekerjaan tidak menuntut posisi / kondisi yang terpaksa atau tidak alami.

3. Pekerjaan tidak beresiko terkena penyakit atau kecelakaan.

4. Pekerjaan tidak memerlukan daya tahan fisik dan pikiran dari segi jam kerja dan

load pekerjaan.


1. Jadwal kerja adalah setiap hari dalam seminggu. Dari jam 08.30 – 21.30

2. Tidak ada jadwal lembur

VI. PENDIDIKAN

Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini adalah SMA, karena jabatan ini

tidak menuntut adanya pendidikan khusus.Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah D3 ekonomi, sehingga hal ini sesuai

dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai.


Training yang pernah diikuti oleh pemegang jabatan adalah mengenai kefarmasian yang

diadakan oleh dinas kesehatan, dan training – training mengenai penyakit – penyakit

medis dan apa obat untuk menyembuhkannya. Training ini jelas diperlukan oleh

pemegang jabatan, salah satunya untuk membantu dalam pelaksanaan tugas tambahan.



35

VIII. PENGALAMAN KERJA

Tidak ada jabatan yang pernah dipegang oleh pemegang jabatan sebelum menjadi

pemilik sarana apotik dan bagian keuangan,

IX. KONDISI KERJA

Kondisi lingkungan tempat bekerja :


1 Di Dalam Ruangan

2 Di Luar Ruangan

3 Panas

4 Dingin

5 Lembab

6 Kering

7 Basah

8 Berdebu

9 Bersampah



12 Ribut



15 Getaran

16 Bahaya Mekanis






36


21 Bahaya Listrik

22 Ledakan




26 Kerja Sendiri

KETERANGAN :







1 Berjalan

2 Meloncat

3 Berlari


5 Memanjat

6 Merangkak

7 Berdiri



37

8 Memutar Badan

9 Membungkuk

10 Berjongkok

11 Berlutut

12 Duduk


14 Mengangkat

15 Membawa

16 Melempar


18 Menarik

19 Memegang


21 Meraba

22 Berbicara

23 Mendengar




27 Pengamatan Warna

KETERANGAN :

A = Sering dilakukan/dirasakan

B = Kadang-kadang dilakukan/dirasakan

C = Jarang dilakukan /dirasakan

D = Tidak pernah dilakukan/dirasakan



38

PSIKOGRAF JABATAN

Taraf

Aspek Psikologis

Frekuensi

A B C D E 1 2 3 4 5

Intelegensi

Kemampuan Angka

Kecakapan Verbal

Technical Insight



Daya Tangkap

Daya Ingat


Ketelitian

Kerapian

Kecekatan Bekerja

Pemusatan Perhatian

Kecekatan Jari-jari



Daya Cipta

Inisiatif



39




Kepemimpinan

Ketegasan

Ketaatan/Loyalitas

Kematangan Emosi

Kemampuan Kerjasama


Persuasi

Penampilan







public

Komunikasi Asertif

Team Building


Kepercayaan Diri



40


KETERANGAN :








41

JOB DESCRIPTION

Nama jabatan :

Pemilik sarana apotek dan bagian keuangan.

Ringkasan jabatan :

Jabatan ini terdiri dari dua bagian yaitu sebagai pemilik saran apotek artinya

pemegang jabatan merupakan pemilik apotek Merpati secara pribadi, serta bagian keuangan

artinya pemegang jabatan lah yang mengurusi keuangan di apotek. Dua bagian ini dijadikan

satu jabatan karena dipegang oleh satu orang, dimana pemilik sarana apotek tidak percaya

dengan orang lain untuk mengurusi masalah keuangan di apotek, sehingga ia juga lah yang

menjadi bagian keuangan.

Tugas dan Tanggung Jawab :

1. Tugas Pokok

a. Mengawasi jalannya apotek secara keseluruhan

b. Melakukan pemesanan dan pembayaran obat

c. Mengatur keuangan di apotek

2. Tugas Tambahan

a. Membantu melayani konsumen

3. Tugas Berkala

a. Membayar gaji pegawai, asisten apoteker, dan apoteker

4. Tanggung Jawab

a. Mengawasi 4 karyawan secara tidak langsung dengan bentuk pengawasan

mengawasi metode kerja dan membetulkan cara yang salah, yaitu

asisten apoteker : 2 orang

pegawai : 2 orang

b. Tanggung jawab administrasi berupa menyimpan faktur – faktur barang yang di

order serta melakukan perhitungan harga dari setiap barang yang dijual.



42

JOB SPECIFICATION

Knowledge :

Pengetahuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah mengenai bagaimana cara

mengelola suatu usaha niaga, seperti apotek, yang menjual barang kepada konsumen,

khususnya di bidang kefarmasian. Misalnya obat – obat apa saja yang harus disediakan, pada

siapa barang dipesan, bagaimana sistem kerja sama dengan apoteker untuk mendirikan

apotek, berapa sebaiknya gaji karyawan dan bagaimana agar konsumen bisa menjadi

pelanggan tetap apotek, dan bagaimana agar apotek tetap bertahan walaupun banyak

kompetitor. Untuk bagian keuangan diperlukan pengetahuan mengenai bagaimana mengelola

keuangan dalam apotek sehingga transaksi keuangan berjalan lancar, seperti bagaimana agar

barang yang di jual laris, berapa baiknya untung yang diambil, bagaimana agar pembayaran

faktur tepat waktu, berapa sebaiknya gaji tiap karyawan, dan bagaimana agar dengan harga

beli dan harga jual kecil tetapi tetap mendapatkan laba yang sesuai.

Pemegang jabatan sudah memiliki pengetahuan yang harus dimiliki untuk jabatan ini.

Pengetahuan bagaimana cara mengelola usaha niaga didapatkan pemegang jabatan dari orangtuanya, dimana sejak kecil pemegang jabatan membantu orang tuanya dalam usaha niaga

juga. Selain itu pemegang jabatan yang berlatar belakang pendidikan D3 ekonimi juga telah

mendapat ilmu mengenai hal tersebut dan mengenai keuangan. Sehingga apotek Merpati

merupakan salah satu apotek yang sukses.

Skill :

Kemampuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah mampu mengelola

jalannya apotek secara keseluruhan, berupa mampu mengawasi dengan baik seluruh

karyawannya agar bekerja dengan semestinya, mampu memimpin dan berkoordinasi dengan

seluruh karyawan, memiliki kecekatan bekerja yang baik, memiliki kemampuan insitif dan

daya cipta yang baik untuk membuat apotek sukses, dan mampu melayani konsumen dengan

baik. Di bagian keuangan, mampu mengurusi keuangan di apotek, berupa memiliki

kemampuan angka yang baik dan kemampuan mengambil keputusan dalam menetapkan

harga yang pas untuk setiap barang, kemampuan bekerjasama dengan sales, mampu



43

bernegosiasi dengan sales untuk mendapatkan harga beli yang rendah, dan teliti dalam

membuat faktur dan pembayarannya.

Kemampuan – kemampuan di atas sudah dimiliki oleh pemegang jabatan, dimana

seiring dengan semakin berkembangnya apotek, kemampuan – kemampuan tersebut juga

semakin baik dimiliki pemegang jabatan karena semakin terlatih.

Attitude :

Sikap yang harus dimiliki pemegang jabatan yaitu tegas dalam mengambil keputusan

dan dalam mengawasi kinerja karyawan, ramah dalam melayani konsumen, peduli terhadap

kesejahteraan karyawan, serta komunikasi yang baik dengan karyawan, konsumen dan sales.

Sikap – sikap tersebut dimiliki pemegang jabatan dengan baik. Misalnya sebagai perwujudan

sikap peduli terhadap kesejahteraan karyawan, pemegang jabatan menyediakan rumah di

dekat apotek yang dapat ditinggali oleh karyawan secara Cuma – Cuma. Hal ini dilakukan

pemegang jabatan untuk mempermudah karyawan agar tidak terlalu capek untuk bekerja,

karena tidak membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke apotek atau untuk pulang

kembali beristirahat.

Pendidikan minimal :


tidak menuntut adanya pendidikan khusus. pengetahuan, skill, dan attitude dapat dipelajari

dari luar atau dari pengalaman, tidak harus lewat pendidikan khusus.

Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah D3 ekonomi, sehingga hal ini sesuai

dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai.

Pengalaman :

Tidak ada jabatan yang pernah dipegang oleh pemegang jabatan sebelum menjadi

pemilik sarana apotik dan bagian keuangan. Tetapi pengalaman yang dimiliki adalah ketika

membantu orang tua dalam mengelola suatu usaha niaga juga, sehingga pemegang jabatan

dapat belajar dari pengalaman tersebut dalam menjalani jabatan sebagai pemilik sarana dan

bagian keuangan.



44

LAPORAN OBSERVASI

Pengambilan data untuk analisa pemilik sarana apotek dan bagian keuangan ini, saya

menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu wawancara, skala psikograf jabatan, dan

observasi. Hasil observasi yang saya dapatkan yaitu mengenai proses pengerjaan tugas pokok

dan tugas tambahan, sementara untuk tugas berkala tidak ada observasi karena saat saya

melakukan observasi tidak pada saat pembayaran gaji karyawan.

Ruang kerja pemilik jabatan kira – kira berukuran 3 x 2,5 meter yang di cat putih.

Letak ruangannya tepat dibelakang bagian depan apotik, yang hanya dibatasi oleh triplek.

Triplek ini juga dibuat suatu celah yang besar sehingga pemegang jabatan bisa melihat

langsung apa yang terjadi di bagian depan apotik untuk mempermudah melakukan

pengawasan. Di dinding – dindingnya ada rak – rak yang tersusun obat – obat dalam, yaitu

obat yang kurang dikenal oleh masyarakat yang penggunaannya harus menggunakan resep

dokter. Di tengah ruangan ada sebuah meja kayu yang memiliki laci untuk menyimpan faktur

– faktur, dan 3 buah kursi. 1 kursi menghadap ke apotek, diman akursi itulah yang diduduki

pemegang jabatan. Sementara 2 kursi lainnya menghadap ke kursi pemegang jabatan, dimana

kursi tersebut digunakan untuk tamu, misalnya sales obat, konsumen, dll. Dan di sudut

ruangan terdapat telefon.

Dari hasil observasi saya, pemegang jabatan mengawasi kinerja karyawan dari celah

yang besar antara apotek dan ruangan tersebut. Pemegang jabatan melakukan pengawasan

sambil mengurusi masalah keuangan, yaitu mengecek faktur – faktur yang ada, yang

pembayarannya jatuh tempo pada hari itu, mengecek harga barang, menganalisi dan

menetapkannya. Terkadang pegawai datang ke ruangan pemegang jabatan untuk

mengkonsultasikan harga barang, misalnya konsumen ingin mengambil barang dalam jumlah

yang besar, maka akan ada potongan harga.

Disela – sela pekerjaanya, pemegang jabatan mengajak karyawan berbicara santai

sambil bercanda. Juga sambil mengurus anaknya yang masih duduk di SD kelas 3. Sementara

untuk tugas tambahan, dari hasil observasi saya, saat itu ada seorang ibu yang umurnya

sekitar 50 tahunan bertanya pada pegawai mengenai obat yang cocok dengan sakit yang ia

derita. Kemudian pegawai mengatakan hal tersebut pada pemegang jabatan. Ibu pun di minta

menunggu sebentar karena saat itu pemegang jabatan sedang melakukan pembayaran faktur.



45

Setelah selesai, Ibu tersebut di ajak masuk ke ruangan pemegang jabatan untuk

berkonsultasi, seperti bercerita mengenai keluahan yang dialami Ibu, sejak kapan diderita,

pernah mengkonsumsi obat apa saja, dan hal – hal lain yang terkait. Waktu yang dihabiskan

Ibu dalam berkonsultasi sekitar 20 menit, karena ternyata bukan saja Ibu yang bercerita,

tetapi anaknya juga menceritakan keluhan mengenai kesehatannya.



46

Asisten Apoteker

Pegawai


dan Bagian Keuangan

3. ASISTEN APOTEKER

Job analyst : Yurisqa Shadilla (09-012)


a. Keterangan Jabatan

Nama Jabatan : Asisten Apoteker

Nama Pejabat : Ibu Rumpiana


Alamat : Jl. Gatot Subroto No. 131, Medan

b. Gaji Pokok : -

c. Kedudukan Jabatan di dalam Organisasi

Struktur Organisasi Apotek Merpati




47

Jabatan Asisten Apotek adalah salah satu jabatan yang ada di organisasi apotek yang berada

dibawah jabatan apoteker dan bertanggung jawab kepada apoteker serta memiliki tanggung

jawab tidak langsung kepada pemilik apotek. Sedangkan hubungan dengan pegawai

pelayanan pembeli adalah memberikan pengawasan pelayanan pembeli.

d. Nama dan Jabatan Atasan

1. Jabatan atasan langsung : apoteker

Nama atasan langsung : Ibu Nina Refida

2. Jabatan Atasan Tidak Langsung : Pemilik Apotek

Nama atasan tidak langsung : Ibu Nelly

e. Pelaksana Analisa Jabatan : Yurisqa Shadila (091301012)


a. Tugas – Tugas

a. Tugas Pokok

a). Mengerjakan Resep Dokter

b). Meracik Obat

c). Membuat List Pengorderan Obat

d). Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien

b. Tugas Tambahan

a). Menjaga kebersihan apotek

b). Melayani pembeli obat umum



48


1. Tugas Pokok

a. Mengerjakan Resep Dokter

Ketika ada pelanggan yang datang dengan membawa resep dokter yang akan

ditebus, maka asisten apoteker akan melihat resep tersebut dan menanyakan

pada pelanggan apakah semua obatnya akan diambil, dan menyampaikan obat

mana saja yang ada diresep yang tersedia, karena kadang kala bisa saja ada

beberapa obat yang tidak tersedia di apotek atau habis. Lalu setelah pasien

merasa sudah pasti ingin membeli obatnya, pemegang jabatan akan mengambil

obat yang diinginkan pasien, kemudian memberitahukan harga dan terakhir

asisten apoteker akan memberikan etiket, yaitu aturan pemakaian obat. Dan

juga biasanya pemegang jabatan akan mengembalikan.Waktu yang dibutuhkan

untuk mengerjakan satu resep dokter sekitar 3-5 menit.

b. Meracik Obat

Ketika ada pelanggan yang ingin menebus obat yang berupa obat puyer

(gerus/giling), maka asisten apoteker yang akan membuatnya. Hal pertama

yang dilakukan adalah melihat daftar obat apa saja yang ada dalam resep yang

dibawa oleh pasien, kemudian asisten apoteker mengambil semua obat-obat

yang akan dibuat menjadi puyer, kemudian asisten apoteker langsung

menggerus obat-obat tersebut dengan menggunakan alat penggerus obat.

Ketika selesai maka obat yang sudah digerus akan dikemas dalam bungkusan-

bungkusan dari kertas setelah selesai barulah diberikan kepada pasien. Setelah

obat diberikan kepada pasien maka pemegang jabatan akan memberitahu cara

pakai obat tersebut. Kadang kala tugas ini dibantu oleh karyawan apotek.

Waktu yang dibutuhkan untuk membuat obat puyer/giling biasanya skitar 5-10

menit.

c. Membuat List pengorder Obat

Pembuatan list pengorderan obat untuk apotek dilakukan setiap hari oleh

asisten apoteker, karena setiap hari juga dilakukan pengorderan obat. Pada

tugas ini asisten apoteker yang akan membuat list obat yang habis atau dirasa

perlu untuk dibeli kemudian melaporkannya pada pemilik sarana dan bagian



49

keuangan. Biasanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat list obat-obatan

yang akan disorder sekitar 20-30 menit. Tapi biasanya pemegang jabatan

melakukan tugas ini disela-sela waktunya ketika tidak melakukan tugas lain.

Misalnya ketika sedang tidak ada pasien atau pelanggan, dia bisa melihat apa

saja obat-obat yang sudah habis dan perlu untuk dibeli, maka dia akan

mencatat obat tersebut kedalam list pengorderan obat. Atau bisa saja ketika

ada pasien atau pembeli yang membeli obat dan pemegang jabatan mengambil

obat tersebut dan ternyata obat tersebut sudah mau habis atau perlu untuk

dibeli, setelah melayani pasien atau pembeli tersebut dia akan memasukkan

nama obat tersebut ke dalam list pengorderan obat. List obat biasanya

diserahkan kepada pemilik sarana sebelum pemilik sarana melakukan

pengorderan obat.

d. Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien

Setelah melayani pelangggan yang membeli obat, maka asisten apoteker juga

yang menerima uang pembayaran dari pelanggan dan kemudian memberikan

uang kepada pegawai kasir.

2. Tugas Tambahan

a). Menjaga Kebersihan Apotek

Menjaga kebersihan apotek kadang-kadang harus dilakukan oleh asisten

apoteker apabila petugas kebersihan apotek tidak datang. Proses

pembersihannya seperti membersihkan etalase obat, menyusuh obat-obat yang

posisinya tidak teratur. Waktu yang digunakan untuk membersihkan apotek

sekitar 15-30 menit

b). Melayani Pasien yang Membeli Obat

Asisten apoteker akan menerima pelanggan yang membeli obat dan akan

memberikan obat yang diinginkan oleh pelanggan.



50

III. TANGGUNG JAWAB

a. Pemberian Pengawasan

Memberi pengawasan terhadap karyawan pelayanan pembeli berupa teguran

apabila karyawan pelayanan pembeli tersebut melakukan kesalahan.

b. Penerimaan Pengawasan

Pengawasan yang diterima adalah dari apoteker dan juga secara tidak langsung

oleh pemilik apotek. Bentuk pengawasan yang diterima adalah berupa teguran

ataupun langsung menjelaskan hal-hal yang salah dilakukan oleh asisten

apoteker. Pangawasan juga dapat diberikan berupa arahan atau bimbingan.

c. Keputusan Yang Dapat Diambil

Keputusan yang dapat diambil adalah keputusan untuk menentukan obat-obat

apa saja yang harus diorder.

d. Tanggung Jawab Administrasi

Daftar obat yang akan di-order .

e. Alat-Alat dan mesin

Alat yang sering digunakan adalah kertas/buku, pena, kalkulator dan juga

kursi yang digunakan selain untuk duduk juga biasanya digunakan untuk

mengambil obat yang terletak di rak yang tinggi. Alat-alat ini hampir setiap

hari digunakan.

Frekuensi pemakaiannya


(teratur/tidak)

1. Kertas/buku Teratur

2. Pena Teratur



51

3. Kalkulator Teratur

4. Kursi Teratur

Keterangan:



dirasa perlu

IV. HASIL KERJA

a). Tugas Pokok

Mengerjakan Resep Dokter

Hasil kerjanya berupa kepuasan pasien karena resep dokter yang diinginkan

dapat diberikan oleh asisten apoteker.

Meracik Obat

Hasil kerjanya berupa obat puyer/gerus yang diminta oleh pasien sesuai

dengan resep dokter.

Membuat List pengorderan Obat

Hasil kerjanya berupa list/daftar obat-obat yang akan pesan/order.

Menerima pembayaran pembelian obat dari pasienHasil kerjanya berupa uang pembayaran dari pasien yang membeli atau

menebus resep.

b). Tugas Tambahan

Menjaga kebersihan apotek

Hasil kerjanya adalah etalase-etalase obat menjadi bersih dan toko secara

keseluruhan menjadi bersih.



52

Melayani pembeli obat umum

Hasil kerjanya adalah kepuasan dari pelanggan atau pasien yang membeli

obat karena pelayana yang diberikan.

V. LAIN – LAIN

a. Keterampilan Komunikasi

Untuk keterampilan komunikasi, pemegang jabatan memang selalu dan

hamper setiap hari (pada hari kerja) menggunakan keterampilannya dalam

berkomunikasi baik dengan orang-orang yang ada di dalam organisasi dan juga

dengan pihak luar seperti pelanggan/pembeli dan juga dengan agen farmasi.

Oleh karena itu keterampilan dalam berkomunikasi pada jabatan ini sangan

diperlukan. Keterampilan komunikasi yang diperlukan dalam jabatan ini

adalah dimana pemegang jabatan harus dapat mengerti dan memahami apa

yang diminta atau apa yang dipesan oleh pelanggan/pasien dan juga dapat

memahami maksud, arahan serta komunikasi yang dilakukan oleh karyawan

lain. Namun, pemilik jabatan tidak diharuskan untuk menguasai bahasa asing.

b. Kompleksitas masalah

Komplain dari pelanggan yang ingin cepat dilayani

Solusi yang biasanya dilakukan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan

berusaha untuk memberikan pengertian kepada pelanggan.

Karyawan tidak masuk

Solusi yang biasanya dilakukan adalah berusaha untuk menggantikan tugas-

tugas karyawan tersebut.

c. Gangguan-gangguan

1. Pekerjaan sebagai asisten apoteker tidak menuntut tenaga fisik yang terlalu

besar karena aktivitas pekerjaan lebih banyak dilakukan di dalam ruangan

apotek dan asisten apoteker tidak perlu untuk mengangkat barang-barang

besar dan berat. Namun kelelahan bisa saja terjadi ketika apotek sedang

ramai dan pasien/pelanggan yang datang secara terus menerus karena



53

asisten apoteker akan lebih lama berdiri dan banyak berjalan untuk

mengambil obat-obat yang dipesan oleh pasien/pelanggan.

2. Pekerjaan sebagai asisten apoteker tidak meliputi kegiatan-kegiatan yang

menuntut posisi yang terpaksa atau tidak alami. Pekerjaan yang dilakukan

masih berada pada posisi dan kegiatan yang wajar sesuai dengan jabatan

dan tugas – tugas yang dilaksanakan.

3. Pekerjaan dapat beresiko terkena penyakit karena di apotek banyak terdapat

obat-obatan yang berbahan kimia yang apabila sering terhirup dapat

menyebabkan efek jangka panjang bagi kesehatan. Namun hal itu coba

dinetralisir dengan menggunakan masker saat meracik obat puyer, ventilasi

udara yang baik sehingga ada sirkulasi udara yang baik.

4. Jabatan sebagai asisten apoteker dapat menimbulkan kebosanan karena

pekerjaan yang rutin yang dilakukan setiap hari.

d. Jadwal Kerja dan Lembur

1.

Jadwal KerjaJadwal kerja untuk asisten apoteker adalah setiap hari senin-jumat,

ditambah sabtu atau minggu (asisten apoteker dapat memilih antara hari

sabtu atau hari minggu, jika memilih hari sabtu untuk bekerja, maka hari

minggu libur, begitu juga sebaliknya). Dari jam 09.00-21.00 wib.

2. Gangguan Tidak Ada

3. Lembur Tidak Ada

VI. PENDIDIKAN

Pendidikan yang diperlukan untuk menjadi asisten apoteker adalah sekolah

setaraf SMA yang jurusannya asisten apoteker (biasanya SMK). Pendidikan yang

dimiliki pemegang jabatann adalah Sekolah Menengah Farmasi.



54


Saat baru mulai bekerja, narasumber mengatakan bahwa asisten apoteker

menerima training selama 3 bulan, dimana selama 3 bulan pertama bekerja,

asisten apoteker akan diberi bimbingan dan arahan tentang tugas-tugas yang harus

dilakukan dan akan dibimbing dan diawasi oleh apoteker dan juga pemilik apotek.


Sebelum bekerja di apotek Merpati, ibu Rumpiana telah bekerja beberapa kali di

tempat lain sebagai asisten apoteker, dan ibu Rumpiana sudah bekerja kurang

lebih 2 tahun di apotek merpati.

VI. KONDISI KERJA



1 Berjalan

2 Meloncat

3 Berlari


5 Memanjat

6 Merangkak

7 Berdiri

8 Memutar Badan

9 Membungkuk

10 Berjongkok

11 Berlutut

12 Duduk



55


14 Mengangkat

15 Membawa

16 Melempar


18 Menarik

19 Memegang


21 Meraba

22 Berbicara

23 Mendengar




27 Pengamatan Warna

KETERANGAN :







56



1 Di Dalam Ruangan

2 Di Luar Ruangan

3 Panas

4 Dingin

5 Lembab

6 Kering

7 Basah

8 Berdebu

9 Bersampah



12 Ribut



15 Getaran

16 Bahaya Mekanis





21 Bahaya Listrik

22 Ledakan





57


26 Kerja Sendiri

KETERANGAN :





PSIKOGRAF JABATAN

Taraf

Aspek Psikologis

Frekuensi

A B C D E 1 2 3 4 5

Intelegensi

Kemampuan Angka

Kecakapan Verbal

Technical Insight



Daya Tangkap

Daya Ingat


Ketelitian



58

Kerapian

Kecekatan Bekerja

Pemusatan Perhatian

Kecekatan Jari-jari



Daya Cipta

Inisiatif




Kepemimpinan

Ketegasan

Ketaatan/Loyalitas

Kematangan Emosi

Kemampuan Kerjasama


Persuasi

Penampilan






59



Interest untuk mempengaruhi pendapatpublic

Komunikasi Asertif

Team Building


Kepercayaan Diri


KETERANGAN :








60

JOB DESCRIPTION


Nama Jabatan : Asisten Apoteker

Nama Pejabat : Rumpiana

Kode Jabatan : -

Nama Instansi : Apotek Merpati

B. Job Summary

Asisten Apoteker adalah seseorang yang membantu apoteker di apotek dalam

mengerjakan tugas-tugas yang lebih menuntut interaksi dengan pembeli seperti

mengerjakan resep dokter dan meracik obat.

C. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan

1. Tugas Pokok

a). Mengerjakan Resep Dokter

b). Meracik Obat

c). Membuat List Pengorderan Obat

d). Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien

2. Tugas Tambahan

a). Menjaga kebersihan apotek

b). Melayani pembeli obat umum



61

3. Tanggung Jawab

a). Bertanggung jawab secara langsung dengan Apoteker dan tanggung jawab

secara tidak langsng kepada pemilik apotek.

b). Member pengawasan kepada pegawai.

c). Tanggung jawab administrasi berupa daftar obat yang akan di-order .

D. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima

1. Penerimaan Pengawasan

1.1. Jabatan Atasan Langsung : Apoteker

Asisten apoteker mendapat pengawasan dari apoteker dalam melaksanaka

tugasnya khususnya dalam mengerjakan resep dokter dan meracik obat.

Pengawasannya berupa teguran ataupun langsung menjelaskan hal-hal yang

salah dilakukan oleh asisten apoteker. Pangawasan juga dapat diberikan

berupa arahan atau bimbingan.

1.2. Jabatan Atasan Tidak Langsung : Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan

Asisten mendapat pengawasan dalam tugas pelayanan pasien atau pembeli.Pemilik apotek memasitikan kalau semua yang diminta pasien sesuai. Dan

jika asisten apoteker terlihat kurang ramah pada pasien atau pembeli,

pemilik dapat menegurnya.

2. Pemberian Pengawasan

Memberi pengawasan terhadap karyawan pelayanan pembeli berupa teguran

apabila karyawan pelayanan pembeli tersebut melakukan kesalahan.

E. Hubungan Dengan Jabatan Lain

1. Hubungan Vertikal

1.1. Apoteker (atasan langsung)

Hubungan asisten apoteker dengan apoteker berupa penerimaan

pengawasan langsung



62

1.2. Pemilik Apotek

Hubungan asisten apoteker dengan apoteker berupa penerimaan

pengawasan tidak langsung

2. Hubungan Horizontal (Pegawai Pelayanan pembeli)

Hubungan asisten apoteker dengan apoteker berupa pemberimaan pengawasan

langsung.

F. Peralatann Kerja

Peralatan utama yang digunakan oleh Asisten Apoteker adalah:

1. Kertas/buku

2. Pena.

3. Kalkulator.

4. Kursi

G. Kondisi kerja

1. Pekerjaan dilakukan didalam ruangan.

2. Bekerja di sekitar orang lain, melayani banyak orang yang datang.

3. Kondisi ruangan sejuk dan tidak pengap karena sirkulasi udara yang baik, ruangan

bersih dan terawat.

4. Kondisi kerja tidak menyebabkan adanya kekeraman otot dan tidak adanya

kondisi kerja yang berbahaya.



63

JOB SPECIFICATION

Knowledge :

Pengetahuan yang harus dimiliki pemegang jabatan asisten apoteker adalah

pengetahuannya dibidang kefarmasian seperti mengetahui jenis-jenis obat, kegunaan obat-

obat dan juga bagaimana penggunaannya. Selain itu seorang asisten apoteker juga harus

mengerti membaca resep dokter, karena untuk memenuhi permintaan pasien yang ingin

menebus obat yang merupakan resep dokter harus bisa membaca tulisan dokter dan tidak

semua orang dapat mengerti dan paham sehingga sangat penting sakali bagi seorang asisten

apoteker untuk memiliki pengetahuan tentang bagaimna membaca resep dokter

Pemegang jabatan sudah memiliki pengetahuan yang harus dimiliki untuk jabatan ini,

mulai dari pengetahuannya tantang obat-obatan, kegunaan dan bagaimana penggunaanya,

serta memiliki pengetahuan tentang resep dokter.

Skill :

Kemampuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah kemampuan untuk

melayani pasien atau pelanggan dengan baik, memiliki kemampuan interaksi sosial yang

baik, karena didalam organisasinya pemegang jabatan akan sering melakukan interaksi social

baik dengan seluruh karyawan yang ada di apotek mulai dari apoteker, pemilik apotek dan

pegawai serta sering melakukan interaksi dengan pasien atau pembeli. Selain itu pemilik

jabatan juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik yang tentunya akan

mendukung pemilik jabatan untuk melakukan interaksi social dengan baik pula.

Attitude :

Sikap yang harus dimiliki pemegang jabatan yaitu

1. Ramah dan sopan saat berbicara, dimana pemegang jabatan selalu melakukan interaksi

dengan pasien atau pembeli yang mungkin adalah orang yang tidak dikenal. Sehingga

ketika pemilik jabatan menunjukan sikap sopannya kepada pasien atau pembeli dia

akan memberikan kesan yang baik pada pemegang jabatan dengan menunjukkan



64

keramahan dan kesopanannya. Tidak hanya dengan pasien atau pembeli, tapi juga

dengan semua karyawan yang ada di apotek agar suasana kerja menjadi lebih nyaman

dan mengurangi terjadi konflik.

2. Sabar, dimana ketika pasien atau pembeli memberikan komplain, pemilik jabatan harus

tetap sabar menghadapi pasien atau pembeli tersebut dan menyelesaikannya dengan

kepala dingin. Selain itu kesabaran juga diperluakan karena pekerjaan yang dilakukan

pada jabatan ini cenderung monoton dan setiap hari dilakukan dengan rutin.

Sikap – sikap tersebut telah dimiliki oleh pemegang jabatan.


Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini seharusnya adalah D3.

Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah SMK jurusan Farmasi. Sehingga

tidak sesuai lagi dengan tingkat pendidikan yang seharusnya dibutuhkan untuk jabatan

sebagai Asisten Apoteker.

Pengalaman :

Untuk jabatan ini sebenarnya bisa ditempati oleh orang yang belum mempunyai

pengalaman kerja sebelumnya, tapi dia harus memiliki pengetahuan dasar tentang ke-

farmasian. Karena ketika baru menempati jabatan, pemelik jabatan akan mendapatkan

training selama tiga bulan.

Pemegang jabatan sudah memiliki pengalaman kerja di apotek-apotek lain sebelum

bekerja di apotek merpati.



65

LAPORAN OBSERVASI

Pengambilan data untuk analisa jabatan asisten apoteker dilakukan menggunakan tiga

metode pengumpulan data, yaitu wawancara, skala psikograf jabatan, dan observasi. Hasil

observasi yang saya dapatkan anatara lain mengenai ruangan kerja bagi asisten apoteker.

Sebenarnta ruang kerja dari asisten apoteker tersebut berada di toko/apotek yang berupa ruko

dan berada tepat menghadap ke JL. Gatot Subroto. Ukuran ruangan tersebt sekitar 6 x 5 m,

dengan cat berwarna putih dan lantai keramik putih, terdapat etalase obat yang menempel di

dinding yang ukurannya besar, memenuhi salah satu sisi ruangan yang berisi obata-obatan,

dan 2 etalase yang berada di lantai yang tersusun berjajar, lalu dengan 1 meja kasir yang ada

di sisi sebalah meja yng membentuk huruf ―L‖. Kemudian Ada 5 tempat duduk berwarna

orange sebagai tempat pembeli menunggu dan beristirahat yang menghadap ke etalase obat

yang ada di bawah/lantai, serta beberapa kursi plastik di belakang etalase sebagai tempat

pegawai. Dari kondisi lingkungan kerja tersebut sangat memungkinkan bagi asisten apoteker

dan juga pegawai pelayanan pembeli untuk saling berinteraksi dan berkomunikasi satu sama

lain. Dibelakang toko/apotek ada ruangan yang lebih kecil pemilik apotek berukuran 3 x 2,5

meter, dan di dinding – dindingnya ada rak – rak yang tersusun obat – obat dalam, yaitu obat

yang kurang dikenal oleh masyarakat yang penggunaannya harus menggunakan resep dokter,

diruang ini lah asisten apoteker mengambil obat-obat yang dibeli pasien sesuai dengan resep

dokter dan diruangan ini juga asisten apoteker meracik obat yang berbentuk puyer/giling.

Untuk menggiling obat digunakan alat penggiling obat yang terdiri dari dua alat, yang

pertama adalah wadah untuk meletakkan obat yang seperti mangkok berwarna putih dan alat

penggiling yang berwarna putih

Dari hasil observasi pada tugas mengerjakan resep dokter, ketika ada pasien yang

memberikan resep dokter kepada pegawai pelayanan pembeli, maka pegawai pelayanan

pembeli itu akan meminta pasien tersebut untuk langsung berhubungan dengan asisten

apoteker. Selain mengerjakan resep dokter yang diberikan oleh pasien, asisten apoteker juga

menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pasien tersebut mengenai obat yang ada diresep,

mengenai manfaan obat serta efek samping dari obat tersebut.Dari hasil observasi saya juga

saya melihat kalau ibu Rumpiana termasuk ramah terhadap pasien/pembeli karena dia sering

tersenyum kepada pasien/pembeli yang dilayani.



66

Untuk mengambil obat-obatan yang terletak di etalae atau yang yang tinggi, asisiten

apoteker akan menggunakan kursi plastik untuk memanjat dan mengambil obat tersebut.



67

4. PEGAWAI

Job analyst : Fadhilla Azwani (09-057)


A. Keterangan Jabatan

Nama Jabatan : Pegawai Pelayanan Pembeli

Nama Pejabat : Sempa Sinulingga


Alamat : Jl. Gatot Subroto No. 131 Medan

B. Golongan gaji

Gaji pokok :-

Gaji Total :-

C. Nama dan Jabatan Atasan

1. Jabatan atasan langsung : Asisten Apoteker

Nama atasan langsung : Rumpiana2. Jabatan atasan tidak langsung : Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan

Nama atasan tidak langsung : Nelly

D. Analis Jabatan : Fadhilla Azwani

NIM. 091301057



68

E. Kedudukan Jabatan di dalam Organisasi



dan Keuangan


Pegawai

F. Ruang Lingkup Jabatan

Pegawai pelayanan pembeli adalah suatu jabatan yang melayani pembeli yang

datang dalam sebuah apotek, serta membantu dan menerima pengawasan asisten

apoteker dan apoteker pengelola untuk menjadikan Apotek Merpati sebagai sarana

pelayanan kesehatan yang bermanfaat pada masyarakat.



69


a. Tugas – Tugas

1. Tugas Pokok

a. Melayani pembeli

b. Menyusun obat-obatan bebas ke etalase

c. Menempelkan keterangan harga barang

2. Tugas Tambahan

Membantu asisten apoteker meracik obat

Membimbing pegawai baru mengetahui jenis dan letak obat

Membersihkan apotek

3. Tugas Berkala

1. Melakukan pemeriksaan masa pemakaian obat-obatan setiap setahun

sekali.


1. Tugas Pokok

a. Melayani pembeli, dalam hal ini adalah pembeli bebas dan pembeli dari

resep dokter, dilakukan dengan cara memberikan jenis obat yang

diminta oleh pembeli, menjawab pertanyaan dari para pembeli

mengenai jenis obat yang umum digunakan oleh orang pada penyakit

tertentu, seperti demam pada anak, diare, dan lainnya. Waktu yang

dialokasikan untuk tugas ini adalah dimulai pukul 16.00 – 21.00, cara

kerja tugas ini adalah dengan menyambut pembeli yang masuk ke

apotek, dengan mengucapkan selamat sore atau malam (dan terkadang

tidak dilakukan), kemudian bertanya pada pembeli apa yang sedang

dicari, setelah pembeli mengatakan obat yang dibutuhkan, maka

pegawai pelayanan pembeli ini mengambil obat dan memberikannya

pada pembeli, memberitahukan harga dan menerima uang dari pembeli,

kemudian memberikannya pada pegawai kasir, dan menyebutkan harga

barang pembelian pada pegawai di kasir. Tugas ini dapat dilakukan

dalam waktu yang bervariasi, dimana terkadang ada pembeli yang

banyak bertanya dan banyak membeli barang, maka waktu yang



70

dihabiskan untuk melayani 1 pembeli menjadi cukup lama, sekitar 5

menit, namun pada pembeli yang sudah jelas ingin membeli obat apa,

maka proses pelayanan yang diberikan oleh pegawai pelayanan pembeli

hanya berkisar selama kurang dari 1 menit, lamanya proses ini tidak

dihitung dimana pembeli berurusan dengan kasir, sehingga hanya

proses pelayanan pembeli dalam membeli obat saja.

b. Menyusun obat bebas ke etalase dilakukan setiap hari. Dilakukan

dengan cara apabila ada beberapa obat ataupun barang di etalase yang

sudah terlihat sedikit (ada tempat yang kosong untuk dapat diisi

barang), maka pegawai ini harus mengambil stok barang di gudang dan

kemudian menyusunnya kedalam etalase, dengan cara mengisi ruang

kosong yang dapat diisi dengan barang. Waktu yang dibutuhkan

pegawai pelayanan untuk menyusun barang ke etalase adalah ± 5 menit,

dimana terdiri dari proses mengambil obat yang ingin disusun ke

gudang, dan kemudian menyusunnya ke dalam etalase.

c. Menempelkan keterangan harga barang yang baru datang, dengan

melihat data harga barang di buku, membuat tulisan di kertas, kemudian

menempel kertas tersebut ke obat-obatan bebas yang ada di etalase.

Proses ini berlangsung kurang dari 1 menit, untuk menulis dan

menempelkan harga pada satu barang, tidak diperlukan waktu yang

lama karena termasuk merupakan pekerjaan yang cukup sederhana,

namun pada saat banyak barang yang baru masuk, maka proses ini

memerlukan waktu sampai dengan 10 menit. Dilakukan setiap hari

dimulai pukul 19.00 sampai dengan selesai.

2. Tugas Tambahan

Membantu asisten apoteker meracik obat dilakukan dengan cara

membantu dalam menggiling obat yang biasanya dibuat dalam bentuk

tablet, dan kemudian membantu membungkus obat-obat tersebut.

Asisten apoteker melakukan penimbangan dan pencampuran bahan-

bahan kimia, kemudian terkadang saat asisten apoteker membutuhkan

bantuan, maka pegawai pelayanan ini diinstruksikan untuk membantu

asisten apoteker tersebut. Bahan yang digunakan adalah bahan kimia

yang menjadi komposisi dari obat yang ingin diracik, dan alat yang



71

digunakan adalah penggiling obat atau lumpang, dan pembungkus

untuk membungkus obat. Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan

tugas ini adalah 10 menit, karena terdiri dari proses menggiling dan

membungkus, yaitu memasukkan obat sesuai takaran ke dalam tablet

dan kemudian membungkus dengan plastik, maka pekerjaan ini

memerlukan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan. Hal ini sering

dilakukan pegawai pelayanan apabila asisten apoteker membutuhkan

bantuan dan keadaan di depan apotek yang cukup sunyi dan tidak

terlalu sibuk.

Membimbing pegawai baru untuk mengerti letak dan dan jenis obat

dilakukan ketika ada pegawai baru yang membutuhkan bantuan dan

bimbingan. Dengan membantu pegawai baru tersebut memberitahu

letak obat saat peegawai baru tersebut sedang melayani pembeli,

kemudian memberitahukan harga yang belum diketahui oleh pegawai

baru tersebut. Proses membimbing pegawai baru ini dilakukan pada

awalnya adalah dengan cara memberitahu letak obat-obat sembari

melayani pembeli, pada saat ada pembeli yang datang, maka pegawai

penjual mengikuti proses pegawai baru tersebut dalam melayani

pembeli, kemudian memberitahu letak obat yang dicari pembeli

tersebut, dan harganya, sehingga dengan cara ini diharapkan bahwa

pegawai baru itu akan mulai mengetahui dan terbiasa dengan letak dan

harga masing-masing barang. Proses bimbingan ini juga dilakukan saat

suasana sedang sunyi, sehingga pegawai pelayanan akan memberitahu

apa-apa saja tugas pegawai baru tersebut, dan apa hal-hal yang perlu

diingat dan diperhatikan. Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan

tugas ini adalah beberapa kali dalam 1 hari dimana masing-masing itu

selama 1-5 menit, dan dilanjutkan pada hari selanjutnya apabila masih

ada hal-hal yang belum diketahui oleh pegawai baru tersebut.

Membersihkan apotek dilakukan setiap kali pegawai ini merasa

ruangan itu perlu dibersihkan. Dengan menggunakan sapu, pegawai

membersihkan lantai, proses ini dilakukan dengan cara mengambil

sapu, kemudian mulai memberishkan lantai dari belakang apotek (dari

pintu masuk ke bagian rumah pemilik) sampai ke depan pintu apotek,



72

sampah yang biasanya berupa debu ataupun tanah dan beberapa

plastik-plastik kecil dikumpulkan di dekat pintu masuk dan kemudian

dimasukkan ke dalam serokan (alat untuk mengumpulkan sampah) dan

dibuang ke dalam tong sampah yang terletak di samping kiri pintu

masuk kedalam apotek. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan

pekerjaan ini sekitar 2 menit. Kemudian lap digunakan untuk

membersihkan rak kaca yang tertempel di dinding dan di lantai sebagai

tempat obat-obatan. Dilakukan dengan mengambil lap bersih dan

pembersih kaca, kemudian menyemprotkan pembersih kaca pada

etalase yang perlu dibersihkan, dan disapukan oleh lap yang masih

bersih, digosok-gosok sampai bersih dan kaca sudah tidak basah lagi.

Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan ini selama ± 3

menit, namun sering kurang dari 3 menit, karena pekerjaan ini

dilakukan saat ada waktu luang dan saat pegawai merasa kaca etalase

perlu dibersihkan.

3. Tugas Berkala

a. Memeriksa masa penggunaan obat-obatan yang dijual setiap setahun

sekali, apakah masih dapat dijual atau tidak. biasa dilakukan diakhir

tahun untuk mengecek adakah obat yang sebentar lagi atau sudah lewat

masa penggunaannya. Dilakukan untuk semua jenis obat yang ada di

etalase, dicek satu per satu dengan melihat batas tanggal pemakaian di

bungkus obat tersebut, apabila sudah tidak dapat dijual, maka

dilaporkan pada pemilik. Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan

pekerjaan ini adalah selama ± 1 jam dimana terdiri dari proses

pengecekan tanggal pemakaian semua obat yang tersedia dalam apotek

tersebut, terkadang ada beberapa obat yang masih baru datang dan yang

sudah lama, sehingga untuk 1 jenis atau merk obat yang sama, harus

dicek juga secara menyeluruh, sehingga tidak terjadi kesalahan

penjualan obat yang sudah tidak layak pakai.

III. TANGGUNG JAWAB


Pegawai pelayanan pembeli apotek melakukan pengawasan pada pembeli yang

masuk ke ruangan apotek. Mengawasi maksudnya adalah melihat dan mengontrol



73

apa yang dilakukan oleh pembeli, apakah melakukan hal-hal yang tidak

diinginkan, ataukah bersikap wajar untuk membeli obat. Tidak ada karyawan lain

yang diawasi oleh pegawai ini.


Pegawai pelayanan apotek menerima pengawasan langsung dari asisten

apoteker dalam melayani pembeli dan memberikan obat yang diminta

oleh pembeli. Hal ini dilakukan agar pembeli ataupun pelanggan

mendapatkan pelayanan terbaik dari apotek serta merasa nyaman

membeli di apotek itu.

Pegawai pelayanan apotek menerima instruksi dari asisten apoteker

secara langsung untuk mmembantu mengamprah obat ataupun hal-hal

lain yang dibutuhkan.

Pegawai pelayanan apotek menerima pengawasan tidak langsung dari

pemilik sarana untuk dapat memasukkan dan menjaga uang yang

diterima dari pembeli di kasir.

Pegawai pelayanan apotek menerima pengawasan tidak langsung dari

pemilik sarana dalam menjaga kebersihan apotek.

Dalam melakukan tugas-tugasnya, pegawai pelayanan tidak memiliki

hak untuk mengambil keputusan-keputusan secara langsung tanpa

persetujuan langsung dari asisten apoteker atau pemilik sarana, dimana

dalam mengambil keputusan seperti penerimaan resep obat, dan lainnya

harus dengan persetujuan dari asisten apoteker atau apoteker secara

langsung.


Pegawai apotek bertanggung jawab dalam mencatat barang-barang yang keluar(dibeli), kemudian juga menandatangani apabila ada barang yang masuk dan

sesuai.



74

D. Alat- Alat dan Mesin- Mesin

a. Alat bantu / perlengkapan yang dibutuhkan


(teratur/tidak)1 Buku Teratur

2 Kalkulator Teratur

3 Alat tulis Teratur

Keterangan:



dirasa perlu

IV. HASIL KERJA

a. Tugas Pokok

i. Hasil kerja berupa pelanggan yang puas dengan pelayanan yang diberikan

oleh pegawai pelayanan.

ii. Etalase yang tersusun rapi dengan obat-obatan yang dijual, mudah dilihat

oleh pembeli dan dapat dengan mudah dicari serta diambil oleh pegawai

pelayanan.

b. Tugas Tambahan

i. Tersedianya dengan cepat obat-obat resep dokter yang telah diracik oleh

asisten apoteker.ii. Pegawai baru yang mampu dengan cepat menguasai tugasnya di apotek.

iii. Etalase apotek yang bersih, lantai yang bersih, dan keseluruhan apotek

yang terlihat rapid an bersih.

c. Tugas Berkala

i. Terjaminnya bahwa semua obat yang ada di etalase layak untuk dijual dan

dikonsumsi oleh pembeli.



75

V. LAIN-LAIN

i. Ketrampilan Komunikasi

Dalam melakukan tugasnya, pegawai pelayanan banyak menjalin hubungan

kepada pihak eksternal, dalam hal ini adalah pembeli, sehingga harus memiliki

keterampilan komunikasi yang memadai, yaitu dapat mengerti apa yang

dimaksudkan oleh pembeli, yang hal ini juga berhubungan dengan kemampuan

mengenai obat-obatan yang juga harus dimiliki oleh pegawai.

Pegawai pelayanan harus komunikatif untuk dapat mengerti dengan jelas apa

yang diharapkan olehh pelanggan mereka.

Dalam melakukan tugas-tugasnya ini pegawai pelayanan tidak diharapkan

mampu berkomunikasi dalam bahasa asing, karena pembeli yang datang

merupakan orang Indonesia dan jarang berbahasa asing.


1. Sifat masalah

1. Pegawai pelayanan lain yang tidak masuk atau sakit

2. Komplain dari pembeli

2. Sifat solusi

a. Menggantikan pekerjaannya, apabila mendapatkan bantuan dari asisten

apoteker, maka hanya mengerjakan tugas yang seharusnya saja, tapi

kalau tidak dibantu oleh asisten apoteker, maka tugas menjadi lebih sulit

karena dikerjakan lebih sedikit orang.

b. Komplain pembeli biasanya datang karena jenis obat yang diberikan

tidak sesuai, dan solusi yang ditawarkan adalah dengan cara mengganti

obat tersebut apabila pembeli itu membeli obat yang merupakan resep

dokter, tapi apabila komplain datang dari pembeli bebas, maka itu tidak

menjadi tanggung jawab apotek, karena barang yang sudah dibeli tidak

bisa dikembalikan.

C. Gangguan- Gangguan

i. Pekerjaan pegawai pelayanan tidak menuntut tenaga fisik yang besar

karena aktivitas pekerjaan lebih banyak dilakukan di dalam ruangan

apotek.



76

ii. Pekerjaan sebagai pegawai pelayanan tidak meliputi kegiatan-kegiatan

yang menuntut posisi yang terpaksa atau tidak alami. Pekerjaan yang

dilakukan masih berada pada posisi dan kegiatan yang wajar sesuai

dengan jabatan dan tugas – tugas yang dilaksanakan.

iii. Pekerjaan beresiko terkena penyakit, yaitu penggunaan bahan-bahan kimia

yang apabila terus-terusan dihirup, akan menimbulkan bahaya jangka

panjang. Namun, diatasi dengan adanya penggunaan masker pada saat

menggiling ataupun membungkus obat-obatan tersebut.

iv. Pekerjaan sebagai pegawai pelayanan menimbulkan kebosanan, karena

pekerjaan yang rutin dikerjakan setiap hari. Tugas yang sama dan

monoton setiap hari membuat pegawai merasa bosan dalam ruangan

apotek menunggu pembeli dan melakukan aktivitas yang terbatas di dalam

ruangan itu.


Dalam satu minggu terdapat 6 hari kerja, dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Hari senin sampai hari jum’at bekerja mulai 16.00 – 21.00 WIB.

2. Hari sabtu atau minggu diberi pilihan untuk tidak masuk, jadi ada 1 hari

dalam seminggu yang biasanya digunakan oleh pegawai sebagai hari libur,

yaitu pilihan antara hari sabtu atau minggu.

VI. PENDIDIKAN

Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini adalah SMA. Pendidikan yang

dimiliki pemegang jabatan adalah Sekolah Menengah Farmasi, sehingga hal ini sesuai

dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai, bahkan dari latar

belakang pendidikan pegawai yang merupakan sekolah khusus Farmasi, maka ia telah

memiliki pengetahuan dari berbagai jenis obat-obatan.


Tidak ada training yang harus dilakukan pada jabatan ini, hanya perlu bimbingan dari

pegawai pelayanan lain yang sudah berpengalaman atau dari pemegang jabatan

lainnya.



77


Sebelum menjabat sebagai pegawai pelayanan pembeli di apotek Merpati, pemegang

jabatan ini tidak memiliki pengalaman kerja, baik yang berhubungan dengan jabatan

yang sekarang ataupun yang tidak berhubungan, karena mulai dari tamat sekolah,

pemegang jabatan ini sudah bekerja di apotek ini.

IX. KONDISI KERJA



1 Berjalan

2 Meloncat

3 Berlari


5 Memanjat

6 Merangkak

7 Berdiri

8 Memutar Badan

9 Membungkuk

10 Berjongkok

11 Berlutut

12 Duduk


14 Mengangkat

15 Membawa

16 Melempar


18 Menarik

19 Memegang


21 Meraba

22 Berbicara23 Mendengar



78




27 Pengamatan Warna

KETERANGAN :







1 Di Dalam Ruangan

2 Di Luar Ruangan

3 Panas

4 Dingin

5 Lembab

6 Kering

7 Basah

8 Berdebu

9 Bersampah



12 Ribut




79


15 Getaran

16 Bahaya Mekanis





21 Bahaya Listrik

22 Ledakan




26 Kerja Sendiri

KETERANGAN :





PSIKOGRAF JABATAN

Taraf Aspek Psikologis

Frekuensi

A B C D E 1 2 3 4 5

Intelegensi

Kemampuan Angka

Kecakapan Verbal



80

Technical Insight



Daya TangkapDaya Ingat


Ketelitian

Kerapian

Kecekatan Bekerja

Pemusatan Perhatian

Kecekatan Jari-jariKecekatan Anggota Badan


Daya Cipta

Inisiatif



Kemampuan MemutuskanKepemimpinan

Ketegasan

Ketaatan/Loyalitas

Kematangan Emosi

Kemampuan Kerjasama


PersuasiPenampilan









81

publik

Komunikasi Asertif

Team Building

Penguasaan Informasi yang ActualKepercayaan Diri


KETERANGAN :



C = Cukup Penting 3 =\ Kadang-kadang





82

Job Description


Nama Jabatan : Pegawai Pelayanan Pembeli

Nama Pejabat : Sempa Sinulingga

Kode Jabatan : -

Nama Instansi : Apotek Merpati

B. Job Summary

Pegawai pelayanan pembeli adalah orang yang terampil dalam melayani pembeli,

komunikatif, serta bertanggung jawab pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan

pembeli dalam sebuah apotek.

C. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan

1. Tugas Pokok

d. Melayani pembeli

e. Menyusun obat-obatan bebas ke etalase

f. Menempelkan keterangan harga barang

2. Tugas Tambahan

Membantu asisten apoteker meracik obat

Membimbing pegawai baru mengetahui jenis dan letak obat

Membersihkan apotek

3. Tugas Berkala

2. Melakukan pemeriksaan masa pemakaian obat-obatan setiap setahun

sekali.

D. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima

1. Jabatan Atasan Langsung : Asisten Apoteker

2. Jabatan Atasan Tidak Langsung : Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan



83

Pemegang jabatan menerima pengawasan langsung dari asisten apoteker dalam

melayani pembeli dan memberikan obat yang sesuai kepada pembeli, bentuk

pengawasan yang diterima berupa pengawasan metode kerja dan pemberitahuan dan

teguran apabila ada kesalahan dalam melaksanakan tugas. Pemegang jabatan juga

menerima pengawasan tidak langsung dari pemiliki sarana dalam melakukan

pelayanan.

3. Pemegang jabatan tidak memberikan pengawasan secara langsung kepada

pemegang jabatan lain, hanya saling melakukan pengawasan tidak langsung

kepada pegawai pelayanan lainnya.

E. Hubungan Dengan Jabatan Lain

1. Hubungan Vertikal

a. Asisten Apoteker (atas)

Asisten apoteker mengawasi pegawai penjualan dalam melayani pembeli,

kemudian juga memiliki kekuasaan untuk meminta pegawai pelayanan untuk

membantu asisten apoteker dalam mengerjakan tugasnya.

2. Hubungan Horizontal

-

F. Peralatann Kerja

Peralatan utama yang digunakan oleh pegawai pelayanan pembeli adalah:

1. Buku

2. Pulpen

3. Kalkulator.

G. Kondisi kerja

1. Pekerjaan dilakukan didalam ruangan.

2. Bekerja di sekitar orang lain, melayani banyak orang yang datang.

3. Kondisi ruangan cukup dingin dan tidak pengap, bersih dan terawat.

4. Kondisi kerja tidak menyebabkan adanya kekeraman otot dan tidak adanya

kondisi kerja yang berbahaya.



84

E. Komentar Tambahan

1. Jumlah pegawai pelayanan pembeli yang cukup sedikit yaitu 2 orang pada masing-

masing shift, yaitu pagi dan malam, hal ini terkadang menyusahkan bagi jabatan

lainnya, karena disaat pegawai pelayanan ada yang berhalangan hadir, maka jabatan

lainnya akan mendapatkan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh pegawai

pelayanan, hal ini menyebabkan terjadinya pekerjaan yang rangkap.



85

Job Specification

Knowledge :

Pengetahuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah membedakan berbagai

jenis obatan-obatan, baik yang dijual secara bebas maupun obat resep dokter yang diracik

oleh apoteker atau asisten apoteker. Jenis, dosis dan kegunaan dari obat juga harus diketahui

oleh pemegang jabatan ini sehingga dapat memberikan informasi yang benar kepada pembeli.

Pemegang jabatan sudah memenuhi pengetahuan yang harus dimiliki pada jabatan ini,

dengan pengalamannya bekerja di apotek selama hampir 10 tahun, serta pendidikannya yang

dari Sekolah Menengah Farmasi, maka ia sudah memiliki bekal untuk membedakan berbagai

jenis obat dan komposisinya untuk membantu asisten apoteker meracik obat.

Skill :

Keterampilan yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan ini adalah dalam

berhubungan dengan orang lain, sehingga harus memiliki keterampilan berkomunikasi.Mampu berkoordinasi dengan pegawai pelayanan lainnya yang bertugas di kasir ataupun

yang melayani pembeli untuk melakukan pembagian tugas yang jelas dalam melayani

pembeli.

Keterampilan tersebut diatas sudah dimiliki oleh pemegang jabatan karena

pengalamannya memegang jabatan ini yang sudah lama sehingga keterampilan tersebut

semakin baik dan pemegang jabatan terbiasa melakukannya.

Attitude:

Sikap yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan adalah ramah melayani pembeli

yang datang, melayani pembeli dengan segenap hati sehingga pembeli merasa nyaman dan

merasa bahwa apotek ini adalah sarana pelayanan kesehatan yang baik, baik dalam

melakukan koordinasi dengan pemegang jabatan lain, dan bertanggung jawab dalam

melakukan tugas-tugasnya. Sikap-sikap tersebut sudah dimiliki pemegang jabatan, terlihat



86

dari cara yang ia gunakan dalam melayani dan menyambut pembeli yang datang, menjawab

pertanyaan dengan ramah, bekerja dengan cepat agar pembeli tidak lama menunggu, dan

mengutamakan pembeli dalam bekerja.



tidak menuntut adanya pendidikan khusus. Pengetahuan, skill, dan attitude dapat dipelajari

dari luar atau dari pengalaman, tidak harus lewat pendidikan khusus.

Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah Sekolah Menengah Farmasi,

sehingga hal ini sesuai dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai.

Pengalaman :

Pengalaman dalam memegang jabatan ini tidak diutamakan, namun dibutuhkan orang

yang dapat berhubungan dengan orang lain dan komunikatif dalam melayani pembeli yang

datang.



87

Laporan Observasi

Metode pengambilan data yang saya gunakan untuk melakukan analisa jabatan pada

pegawai pelayanan pembeli ini adalah wawancara dan observasi. Observasi yang saya

dapatkan pada pemegang jabatan ini adalah mengenai cara pengerjaan dan proses

menyelesaikan tugas-tugas, baik tugas pokok dan tugas tambahan, untuk proses mengerjakan

tugas berkala tidak didapat dari metode observasi karena waktu mengerjakan tugas tersebut

tidak bertepatan dengan waktu yang saya gunakan untuk menganalisa jabatan di Apotek

tersebut.

Pegawai pelayanan pembeli lebih banyak menghabiskan waktu di ruangan apotek,

yang berada tepat menghadap ke jalan dengan ukuran 6 x 5 m, dengan cat berwarna putih dan

lantai keramik putih, terdapat etalase yang menempel di dinding yang berisi banyak obata-

obatan, dan 2 etalase yang berada di lantai dengan 1 meja kasir. Ada 5 tempat duduk

berwarna orange sebagai tempat pembeli menunggu dan beristirahat, serta beberapa tempat

duduk plastik di bagian dalam etalase sebagai tempat pegawai.

Dari observasi yang saya lakukan, terlihat pegawai pelayanan banyak menghabiskan

waktu berdiri dan duduk sambil melayani pembeli yang datang, menyambut dan

mengambilkan barang yang diminta oleh pembeli, atau terkadang menjawab pertanyaan-

pertanyaan dari pembeli. Saat tidak ada pembeli yang datang, maka pegawai biasa

menghabiskan waktu dengan berbincang-bincang dengan pegawai lain dan berkutat dengan

ponselnya.

Saat tidak tidak apotek sunyi tanpa pembeli, pegawai pelayanan yang merasa etalase

atau lantai terlihat kotor, akan mulai membersihkan. Sesekali, saat ada pertanyaan yang tidak

dimengerti oleh pegawai pelayanan, maka ia akan bertanya pada asisten apoteker atau

pemilik apoteker yang berada di ruangannya. Pasien yang bertanya kemudian akan di suruh

untuk memasuki ruangan yang berada di belakang apotek, untuk berkonsultasi dengan

pemegang jabatan yang berwenang dalam menjawab pertanyaan mengenai penyakit dan obat-

obatan tersebut.



88

BAB III

TEMUAN MASALAH

A. Temuan untuk Apoteker

Berdasarkan analisa jabatan yang telah saya lakukan kepada apoteker di Apotek

Merpati maka saya mendapat penemuan bahwa apoteker merupakan PNS yang memiliki

pekerjaan tetap di tempat lain (Balai POM) sehingga pekerjaan di apotek harus dikorbankan

waktunya. Oleh karena itu tugas-tugas yang harus dikerjakan di apotek menjadi tidak

optimal. Dan juga karena dia bekerja tidak penuh di apotek sehingga menyebabkan tugas-

tugasnya digantikan oleh asisten apoteker, sehingga tugas-tugas asisten apoteker menjadi

tumpang tindih dengan apoteker dan juga tugasnya menjadi bertambah banyak. Mungkin

karena hal ini juga maka gaji yang didapat oleh apoteker bisa dibilang tidak banyak.

Semua tugas-tugas yang dilakukan oleh apoteker sudah sesuai, tidak ada yang

melenceng dari job description dan juga sudah sesuai dengan jabatan yang dimilikinya. Hal

ini ditandai dengan tidak adanya tugas tambahan bagi apoteker.

B. Temuan untuk Pemilik Sarana Apotek

Temuan yang didapatkan dari jabatan ini adalah penggunakan system tradisional

dalam mengelola keuangan apotek dengan tidak membuat laporan keuangan yang terperinci

sebagai tugas pemegang jabatan di bagian keuangan. Pemegang jabatan merasa tidak perlu

lagi untuk membuat laporan keuangan sebagai pertangungjawaban keuangan apotek dengan

alasan apotek tersebut adalah miliknya pribadi dan uang tersebut ia sendirilah yang

mengelola.

C. Temuan untuk Asisten Apoteker

Untuk jabatan sebagai asisten apoteker sebaiknya pendidikan minimal untuk jabatan

asisten apoteker adalah D3. Karena pada saat ini kesehatan itu merupakan hal yang sangat

penting dan juga sangat sensitive. Jadi sebaiknya peningkatan pendidikan untuk menjadi

asisten apoteker itu sangat penting. Selain itu kebanyakan sekarang apotek-apotek sudah

menggunakan standar minimal pendidikan untuk jabatan sebagai asisten apoteker yaitu D3

farmasi.



89

D. Temuan untuk Pegawai

Temuan yang saya temukan dari jabatan pegawai pelayanan pembeli ini adalah bahwa

terjadinya pekerjaan yang rangkap dan tumpang tindih antara pegawai kasir dan pegawai

pelayanan, dimana mereka melakukan pekerjaannya secara bergantian, tidak ada pembagian

yang jelas antara tugas yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai pelayanan dengan pegawai

kasir. Dimana terkadang pegawai pelayanan juga mengerjakan pekerjaan yang seharusnya

dilakukan oleh pegawai di kasir, begitu juga dengan pegawai kasir, mereka juga terkadang

melayani pembeli, pada saat pegawai pelayanan tidak ada atau sibuk mengerjakan tugas

lainnya.



90

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Organisasi yang kami analisa adalah Apotek Merpati yang terletak di Jalan Gatot

Subroto No 131 Medan. Apotek ini memiliki struktur yang terdiri dari empat jabatan, yaitu

pemilik sarana dan bagian keuangan, apoteker, asisten apoteker dan pegawai, dan pegawai

terdiri dari bagian kasir dan pelayanan pembeli. Ke empat jabatan ini memiliki tugas pokok

yang dilakukan setiap harinya. Dan diantara jabatan – jabatan ini ada saling berhubungan

antara satu jabatan dengan jabatan lain.

Selain itu, tumpang tindih tugas juga terjadi dalam apotek Merpati ini. Seperti saat

pegawai pelayanan tidak hadir, maka jabatan lain ikut mengerjakan tugas ini, hal ini

menjadikan banyak terjadinya pekerjaan rangkap yang dikerjakan oleh pemegang jabatan

lain. Dan juga dikarenakan struktur organisasi apotek ini sederhana dan tidak terlalu

memiliki banyak pegawai, maka tugas yang ada pada masing-masing jabatan cenderung

fleksibel.

Komunikasi yang dilakukan antara pemegang jabatan bersifat informal, dengan aliran

informasi yang fleksibel dan tidak bersifat kaku, serta sering terjadi obrolan-obrolan kecil

yang bersifat informal. Antara atasan dan bawahan dapat bertukar informasi dengan leluasa

tanpa harus ada penghubung yang menyampaikan informasi dari pemegang jabatan atas yaitu

apoteker dan pemilik kepada pegawai, begitu pula sebaliknya.

B. Saran

Saran yang kami ajukan untuk apotek merpati adalah:

1. Semestinya apoteker sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan kefarmasian di

apotek tidak boleh menjadi pegawai tetap di tempat lain. Dia harus bekerja di apotek

tersebut sama jam kerjanya seperti pemegang jabatan-jabatan yang lainnya. Sehingga

tugas-tugas yang dilakukan oleh apoteker menjadi lebih optimal.

2. Perlu adanya pembukuan yang jelas untuk bagian keuangan



91

3. Dalam menerima pegawai, pemilik apotek seharusnya mempertimbangkan latar

belakang pendidikan pelamar.

4. Untuk asisten apoteker seharusnya minimal pendidikan yang dimiliki adalah D3

Farmasi.

5. Memperjelas pembagian tugas antara pegawai kasi dan pegawai pelayanan pembeli.

6. Menyamakan rentang waktu antara shift pagi dan malam untuk pegawai.

Anajab Kelompok 5 Repaired)

Documents

Transcript of Anajab Kelompok 5 Repaired)