Adminitrasi klp

download Adminitrasi klp

of 35

  • date post

    19-Jun-2015
  • Category

    Documents

  • view

    5.789
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of Adminitrasi klp

  • 1. Disampaikan olehPPL UPTD PERTANIAN TANGGUL

2. 1. Latar BelakangSetiap kelompok tani mempunyai beberapa buku yangharus diisi oleh Pengurus kelompok tani. Tetapi dilapangan banyak kelompok tani yang tidak mengisibuku-buku tersebut dengan berbagai alasan, kalaupunada pencatatannya hanya dilakukan untuk hal-haltertentu saja (misalnya ; daftar anggota) jarang sekaliyang lengkap. Bahkan dibeberapa kelompok tani adayang diisikan oleh PPL / Pembina. Pada beberapakasus pengurus kelompok tani tidak tahu / mengertimengisi buku-buku tersebut. Pengurus kelompok tanibelum merasa bahwa buku-buku catatan tersebutsangat berguna untuk kemajuan kelompok tani itusendiri. 3. 2. Manfaat AdminitrasiKelompok Untuk mengingatkan kembali sesuatu hal Untuk menilai dan mengetahui perkembangan kelompok tani Sebagai alat bukti Sebagai dokumen Sebagai bahan informasi bagi kelompok tani maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok tani itu, seperti perkembangan usaha, perkembangan modal, jaringan kerjasama/mitra usaha dan lain-lain. 4. 3. Macam-macam Buku Administrasi KelompokAdministrasi kelompok adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan perkembangan kegiatan kelompok, seperti usaha, permodalan, kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi 2 (dua) bagian pokok, yaitu : Administrasi kegiatan Administrasi keuangan (akan dibicarakan tersendiri) Admintrasi kelembagaan 5. Apa itu administrasikegiatan Administrasi kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Selain aturan dasar dan aturan rumah tangga, beberapa perangkat administrasi yang diperlukan kelompok a.l : 6. Buku Daftar Anggota Adalah dokumen tertulis yang berkaitantentang biodata setiap petani yangmenjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahuinama-nama anggota, jumlah danperkembangan anggota, serta hal-hallain yang berhubungan dengan dataanggota kelompok 7. Contoh : BUKUDAFTARANGGOTA Halaman Depan (sebagai sampul buku) Sampul Buku Berlaku untuk semua jenisbuku tinggal mengganti nama bukunya. BUKU DAFTAR ANGGOTANama Kelompok Tani : Alamat : 8. Format isi buku Pemilikan Lahan (ha)UmurJenisNo NamaL/P Pendidikan Jabatan(Th)Sawah Tegal Pekrg Usaha 9. Buku Daftar Pengurus Adalah dokumen tertulis yang berkaitan tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota pengurus kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang menjadi pengurus, jabatan dalam pengurus, masa bakti, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota pengurus kelompok 10. Format isi bukuUmur NomorMasaNo NamaL/P Pendidikan Jabatan Ketrng(Th)Anggota Bakti 11. Buku Tamu Adalah dokumen tertulis yang berisikancatatan tentang pihak-pihak luar yangpernah berkunjung kedalam kelompok tani.Buku ini bermanfaat untuk mengetahuiseberapa jauh perhatian ataupunbimbingan yang pernah diberikan olehpihak luar terhadap kelompok tani yangbersangkutan. Buku tamu diisi setiap kaliada pihak dari luar kelompok tani yangdatang untuk suatu keperluan. 12. Format isi bukuMaksud dan Kesan/No Tanggal Nama Jabatan Tanda-TanganTujuan Pesan 13. Buku Daftar Hadir Adalah dokumen tertulis yangberkaitan tentang data setiap petaniyang sering mengikuti berbagaikegiatan kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahuinama-nama anggota, jumlah danpartisipasi anggota terhadap berbagaikegiatan kelompok, terutama dalamkegiatan belajar mengajar di kelompoktani. 14. Format isi bukuNoNamaJabatan Alamat Tanda-Tangan 15. Buku Notulen Rapat Adalah catatan tentang hal-hal yang telah dibahasdalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuananggota maupun pertemuan pengurus. Catatanpertemuan ini penting untuk mengetahui segalapersoalan ataupun hal-hal lain yang pernahdibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagikelompok untuk melihal pengalaman-pengalamannyayang lalu baik berupa keberhasilan maupunkelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapikelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luarcatatan ini juga bermanfaat untuk mengetahuipersoalan yang pernah dibicarakan di dalamkelompok sehingga membantu pihak luar dalammemberikan bimbingan selanjutnya. 16. Format isi bukuHari / TanggalKamis, 11 Oktober 2012Tempat Pertemuan Balai Pertemuan UPTD TanggulPokok Bahasan Sosialisasi SL-PTT tahun 2012Peserta 30 orangHasil Pertemuan 17. Buku KegiatanKelompok Adalah dokumen tertulis yang mencatattentang segala kegiatan yangdilaksanakan oleh kelompok, misalnyarencana kegiatan kelompok, catatanpelaksanaan kegiatan, hasil monitoringdan evaluasi kegiatan kelompok dansebagainya. Dokumen-dokumentersebut bermanfaat bagi kelompokuntuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki. 18. Format isi bukuNo TanggalUraian Kegiatan Keterangan 19. Admintrasi Keuangan Administrasi keuangan atau Pembukuan keuangankelompok adalah catatan keuangan untuk kegiatan-kegiatan kelompok. Hal-hal yang dibukukan dalambuku ini diantaranya adalah : iuran bulanan anggota,sumbangan untuk kegiatan kelompok, biaya rapat,biaya ATK kelompok, biaya transportasi dan lain-lain.Bila kelompok melakukan kegiatan tabungan, simpan-pinjam, usaha bersama, catatan (pembukuan)keuangannya harus terpisah masing-masing kegiatanharus ada catatan tersendiri. Buku-buku ini dilengkapai dengan arsip darikumpulan bukti-bukti pengeluaran maupunpemasukan uang berupa nota, bon kwitansi, fakturpembayaran dll. Jadi walaupun sudah dicatat bukti-bukti tersebut tetap harus disimpan (diarsipkan) 20. Contoh :BUKU KAS HARIAN/BULANANBulan Januari 2012NoNo TanggalUraian Debet KreditSaldo Bukti MengetahuiPemegang KasKetua Kelompok BaskoroBintang Pradana 21. Contoh :BUKU CATATANPENGELUARAN Beli BeliBeli Bayar Bayar No Tanggal JumlahPupuk ATKBuruh Hutang 22. Contoh :BUKU CATATANPEMASUKAN Terima Jual Jual Terima No Tanggal DLL JumlahPupuk Pinjaman SW dll 23. Contoh : ARSIP BUKTIPENGELUARAN/PEMASUKAN No Tanggal Uraian Jumlah Catatan 24. AdmintrasiKelembagaan Admintrasi kelembagaan Poktan yangperlu disiapkan adalah : Profil Kelompok Tani Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK) Peta Wilayah Kelompok Data produktifitas usahatani 25. Adminitrasi SL-PTT Surat Permohonan Surat Pernyataan RDKK / CPCL RUK Tanda Terima Penerimaan Benih Daftar Hadir Pertemuan Nota Pembelian Benih / Saprodi Buku Kas 26. Contoh Contohadministrasi SL-PTT 27. BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK TANI YG PERLU DISIAPKAN1. Buku Tamu2. Buku Kas3. Bukti Pengeluaran uang(Kwitansi/nota)4. Daftar hadir Pertemuan Kelompok & notulen5. Daftar Hadir SL (8 kali) & Laporan6. BA Penerimaan Benih & no seri label7. BA Penerimaan Saprodi LL8. Label benih9. Dokumentasi10.Laporan (per unit)11.Jadwal SL PTT