B. ADMINISTRASI ORGANISASI KOPERASIDalam menyusun kebijakan-kebijakan oleh pengurus harus didasari, dasar atau landasan kerja dan sekaligus dijadikan acuan dalam operasional kegiatan-kegiatan yang dilakukan di koperasi. Karena itulah administrasi koperasi sangat penting, untuk mengidentifikasi aspek-aspek yang terkait dengan kebijakan-kebijakan dimaksud, agar operasional kegiatan-kegiatan berjalan baik dan tidak terlepas dari ketentuan yang ditetapkan. Aspek aspek dimaksud adalah meliputi :

1. Kelengkapan Organisasi1.1. Buku Administrasi Organisasi Koperasi (16 buku) yaitu :1) Buku Daftar Anggota2) Buku Daftar Pengurus3) Buku Daftar Pengawas4) Buku Dfatar Karyawan5) Buku Tamu6) Buku Simpanan Anggota7) Buku Saran Anggota8) Buku Anjuran Pejabat9) Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain10) Buku Keputusan Rapat Pengawas11) Buku Keputusan Rapat Pengurus12) Buku Keputusan Rapat Anggota13) Buku Catatan Kejadian Penting14) Buku Kas15) Buku Catatan Inventaris16) Buku Agenda

1.2 Kelengkapan Manajemeno Anggaran Dasar (AD) / Anggaran Rumah Tangga (ART) Koperasio Perencanaan Strategis / Bisnis Plan (5 tahun)o Program Kerja (PK) dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) Tahunano Sarana dan Prasaranao Kualifikasi SDM Pengelola koperasi

1.3 Mengidentifikasi Data Kebijakano Kebijakan yang terkait dengan anggotao Kebijakan yang terkait dengan karyawano Kebijakan yang terkait dengan mitra usahao Kebijakan yang terkait dengan operasional (SOM dan SOP)

2. Perundang-undangano Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasiano Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasio Peraturan Pemerintah No.33 Tahun 1998 tentang Modal Penyertaan pada Koperasio Keputusan Menteri Koperasi dan PKM No.351/Kep/M/XII/1998 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasio Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM No.96/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman

Standar Operasional Manajemen (SOP) Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam Koperasio Prinsip Akuntansi Keuangan, PSAK 27 tentang Akuntansi Perkoperasian3. PengarsipanPengarsipan adalah suatu proses kegiatan pengelolaan arsip, yang dilakukan oleh oragnisasi dan atau koperasi, dalam rangka penyimpanan dan pengamanan arsip. Proses pengarsipan yang teratur sangat penting untuk dipahami suatu organisasi dan atau koperasi, sehingga dapat menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan kerja untuk mempercepat pencapaian tujuan. Dalam pemahaman pengarsipan maka perlu dipahami beberapa hal sebagai berikut :

1) A r s i pArsip adalah rekaman informasi kegiatan organisasi dan atau koperasi, sehingga didalam arsip tersebut tergambar secara utuh dan lengkap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dan atau koperasi. Oleh karena itu setiap organisasi dan atau koperasi harus memahami bagaimana cara atau proses penyimpanan arsip yang baik dan benar, sehingga mudah ditemukan untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan kerja.

2) Arsip DinamisArsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi dalam organisasi dan atau koperasiPembedaan Arsip Dinamis :a. Arsip AktifArsip dinamis yang secara langsung terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasib. Arsip In AktifArsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurunDari pengertian tersebut diatas maka yang dimaksud dengan arsip mengandung beberapa unsur-unsur yaitu :a. Bahan yang telah diciptakan, di simpan guna menyelesaikan suatu pekerjaan tertentub. Bahan tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan organisasi/perorangan dalam mengemban fungsinyac. Untuk menjadi arsip, bahan tersebut harus dipelihara sebagai alat atau keteranganKurangnya pemahaman pengarsipan dapat mengakibatkan beberapa hal yaitu :– Arsip sukar ditemukan kembali apabila diperlukan– Terjadi penumpukan arsip– Menghambat kelancaran pelaksanaan kerja3) Sistem Pemberkasan/FilingPengertian sistem pemberkasan/filing adalah, sistem penyimpanan dengan cara mengatur dan menyusun arsip/berkas dalam suatu tatanan yang sitematis dan logis, sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip.a. Tujuan Sistem Filing adalah :(1) Kecepatan dan ketepatan penemuan kembali arsip(2) Arsip selalu dalam keadaan utuh dan lengkap(3) Arsip akan memiliki identitas(4) Effisien penggunaannya oleh petugas(5) Effisien dalam penggunaan ruangan, perlengkapan dan penyediaannyab. Faktor yang perlu diperhatikan dalam menetapkan system pemberkasan/filing :

– Volume arsip yang tercipta– Tipe/jenis arsipnya– Besar kecilnya organisasic. Sistem Pemberkasan :(1) Sistem Pemberkasan Abjad ; yaitu penyimpanan berkas berdasarkan urutan abjad A sampai Z(2) Sistem subyek ; yaitu penyimpanan berkas berdasarkan pada permasalahan(3) Sistem ilmu bumi ; yaitu cara penyimpanan berkas berdasarkan pada asal wilayah(4) Sistem Pemberkasan Numerik (angka, nomor) ; yaitu penataan berkas berdasarkan kepada nomor surat(5) Sistem kronologis ; yaitu penyimpanan berkas berpedoman kepada tanggal suratSistem filing berdasarkan abjad ialah sistem penyimpanan arsip didasarkan pada urutan abjad dari kata tangkap nama orang maupun organisasi. Pemberkasan sistem ini adalah yang paling sederhana dan mudah, arsip diatur berdasarkan sistem ini banyak dipergunakan untuk penataan arsip-arsip perorangan, kartu-kartu di perpustakaan, nama pasien di rumah sakit, nama anggota di koperasi seperti :a. Abjad nama organisasi/orangb. Abjad nama tempatc. Abjad nama subjek

d. Mengindeks Nama(1) Nama Orang– Untuk nama-nama orang yang menjadi kata tangkapnya adalah nama keluarga, kemudian dituliskan dituliskan dibagian paling depan diikuti tanda koma (,) baru diikuti dengan bagian nama yang lain– Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama-nama orang, karena bukan termasuk bagian dari nama, maka tidak perlu dimasukkan dalam indeks. Namun untuk lebih memperjelas dapat juga disertakan dalam indeks dan ditempatkan dalam kurung dibelakang indeks– Untuk nama-nama yang hanya terdiri dari satu kata, akan diindeks sesuai dengan nama aslinyaC o n t o h :R. Suroto Sosrodiatmojo Di indeks : Sosrodiatmojo, R. SurotoJ.F. Kennedy Di indeks : Kennedy, J.FAbdul Haris Nasution Di indeks : Nasution, Abdul HarisDrsa. R.S. Dipobharoto Di indeks : Dipobharoto, R.S, (Drs)Fatimah Di indeks : FatimahPresiden B.J. Habibie Di indeks : Habibie, B.J, (Presiden)

(2) Nama Organisasia) Jika nama badan menggunakan nama orang maka diindeks dengan nama tersebut sebagai kata tangkap atau seperti indeks nama orang diikuti dengan badan atau nama organisasi dan diikuti dengan kedudukan hukumnya didalam kurung bila adab) Jika nama badan/organisasi menggunakan bahasa asing yang pada umumnya nama badan ditempatkan dibagian depan dan diikuti dengan oleh organisasinya, maka dalam indeks tetap seperti nama aslinya tanpa perubahanc) Apabila nama-nama badan atau organisasi yang sudah biasa dikenal dengan nama tersebut (misalnya kantor-kantor pemerintah, nama-nama bank, ikatan keahlian) maka akan diindeks seluruh namanya, namun badan hukumnya tetap berada diakhir indeks didalam kurung

d) Untuk nama-nama badan atau organisasi yang disingkat dan telah berlaku resmi serta dikenal baik, maka singkatan-singkatan itu sendiri dapat dijadikan indeks

C o n t o h :Rumah Sakit Fatmawati Di indeks : Fatmawati, Rumah SakitRumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo Di indeks : Mangunkusumo, Cipto, (Dr)Rumah SakitP.T. Bank Central Asia Di indeks : Central Asia, Bank (P.T.)Sudarpo Corporation Di indeks : Sudarpo CorporationBank Rakyat Indonesia Di indeks : Bank Rakyat Indonesia

e. Tingkat Esensi Arsip– VitalHarus ada demi kelancaran hidup organisasi (keberadaannya tidak dapat digantikan, dan umumnya disimpan sebagai arsip aktif) Contoh : Piutang Lancar, Kontrak– PentingDiperlukan bagi kontinuitas operasional dan dapatdigantikan jika hilang (perlu harus ada dan dapat diganti dengan harga mahal dan dapat disimpan) Contoh : Hutang Lancar– BergunaDibutuhkan bagi kegiatan bisnis yang tidak boleh terputus Contoh : Bank Statement’s, Correspondence– Tidak BergunaTidak memiliki arti penting (dapat segera dimusnahkan) Contoh : Iklan, Pengumuman

4. DokumentasiDokumen adalah suatu naskah yang tercipta yang mengandung nilai tinggi, atas keabsahan kepemilikan asset dan infrastruktur suatu organisasi dan atau koperasi.Dari pengertian tersebut maka Dokumentasi adalah, himpunan atau kelompok dokumen-dokumen asset dan infrastruktur dalam penggolongan kekayaan organisasi dan atau koperasi, berdasarkan jenis-jenis perkiraan-perkiraan yang ada pada organisasi dan atau koperasi. Dokumentasi atau pengelompokan dokumen-dokumen dimaksud adalah untuk mempermudah dalam penyimpanan atau pengamanan serta pencarian suatu dokumen apabila diperlukan.

1) Melakukan pengarsipan dokumen :– Menginventarisir dokumen asset dan infrastruktur– Menelaah keabsahan dari pengamanan dokumen pendukung– Menyimpan dokumen pada filing cabinet dan atau pada brandkas khusus untuk surat berhargaPengamanan terhadap penyimpanan dokumen dan rekaman dapat dibedakan :• Current File :Berfungsi untuk menyimpan dokumen pendukung yang bersifat lancar (surat-surat berharga, dan sejenis)• Permanen File :Berfungsi untuk menyimpan dokumen pendukung yang bersifat permanen/ jangka panjang (sertifikat tanah, dll sejenisnya)C. PEMBERDAYAAN ANGGOTA KOPERASI1. Prinsip Mengenal Anggota

Fenomena yang menarik pada akhir-akhir ini, bahwa banyak jenis organisasi yang berbasiskan kepada keanggotaan (membership), karena dengan sistem tersebut dapat dengan mudah mengukur potensi yang dapat digarap dari keanggotaan. Demikian juga koperasi merupakan organisasi yang berbasiskan membership, namun demikian pengelola koperasi harus melaksanakan prinsip mengenal anggota harus mengacu pada hal-hal sebagai berikut :a. Status Keanggotaan• Untuk memperjelas status keanggotaan seseorang, koperasi yang memiliki unit usaha wajib memiliki prosedur standar pendaftaran anggota.• Calon anggota yang belum memenuhi standar pendaftaran anggota tidak dapat digolongkan sebagai anggota koperasi• Calon anggota pada koperasi paling lambat dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan harus menjadi anggota atau ditolak keanggotaannya.b. Pendaftaran Anggota• Koperasi memiliki ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan bagi seseorang yang akan menjadi anggota dengan mengacu pada AD/ART koperasi yang bersangkutan.• Seseorang yang telah memenuhi persyaratan dan prosedur pendaftaran anggota yang telah ditetapkan oleh koperasi tersebut dapat digolongkan sebagai anggota pada koperasi.c. Perlakuan Kepada Anggota Baru• Koperasi yang memiliki anggota baru dan dengan mempertimbangkan nilai waktu, harus memberikan perlakuan yang sama terhadap anggota baru dalam hal :a). Ketentuan besarnya simpanan pokokb). Ketentuan besarnya simpanan wajib• Ketentuan mengenai kesamaan perlakuan harus dituangkan secara tertulis dan merupakan salah satu kebijakan koperasi yang disepakati oleh anggota dalam rapat anggota.• Selisih besarnya simpanan pokok dan simpanan wajib diakui sebagai modal penyetaraan anggota baru KJK.d. Pemanfaatan Pelayanan Koperasi oleh Anggota• Koperasi dapat dimanfaatkan oleh anggota Koperasi, calon anggota, Koperasi lain dan atau anggotanya sepanjang koperasi tersebut memiliki kelebihan kemampuan pelayanan kepada anggotanya.• Apabila koperasi melayani bukan anggota Koperasi, maka perlu dipertegas perbedaan perlakuan koperasi diantara anggota dan calon anggota sehingga :1) Keistimewaan dan manfaat menjadi anggota benar-benar dapat dirasakan oleh anggota sebagai pemilik koperasi.2) Mendorong calon anggota