administrasi humas dan keprotokolan … · multimedia Newline terbaru ini memiliki dua kamera...

MODUL ADMINISTRASI HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN

Kompetensi Dasar:

Merencanakan dan Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Program Studi

Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Malang

Penyusun: Ria Agustina

150412607588

SMK Administrasi Perkantoran

Kelas XI/Semester 2

Administrasi Humas dan Keprotokolan | i

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan ratmat-

Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dengan tepat pada waktu. Modul ini disusun berdasarkan

standart isi yang sudah ditetapkan oleh Pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar

mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model

evaluasi dan penguasaan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk

mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan.

Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang

disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai

kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu

hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran

materi merencanakan dan mempersiapkan pertemuan/rapat.

Malang, November 2017

Penyusun

Administrasi Humas dan Keprotokolan | ii

Daftar Isi

Kata Pengantar ......................................................................................................................... i

Daftar Isi ................................................................................................................................... ii

Peta Kedudukan Modul ........................................................................................................ iii

Glosarium ................................................................................................................................ iv

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

A. Deskripsi Singkat ............................................................................................................ 1

B. Prasyarat .......................................................................................................................... 1

C. Petunjuk Penggunaan Modul .......................................................................................... 1

D. Tujuan Pembelajaran ...................................................................................................... 2

E. KI dan KD ....................................................................................................................... 2

F. Materi Pembelajaran ....................................................................................................... 3

G. Info Pendukung ............................................................................................................... 3

BAB II PEMBELAJARAN ..................................................................................................... 4

A. Tujuan Pembelajaran ...................................................................................................... 4

B. Uraian Materi .................................................................................................................. 4

1. Pengertian Rapat ......................................................................................................... 4

2. Tujuan Rapat ............................................................................................................... 5

3. Fungsi rapat ................................................................................................................. 5

4. Jenis Rapat Dan Syarat Rapat ..................................................................................... 5

5. Unsur-Unsur Rapat ...................................................................................................... 8

6. Perencanaan dan Persiapan Rapat ............................................................................... 9

C. Rangkuman ................................................................................................................... 13

D. Latihan .......................................................................................................................... 14

BAB III EVALUASI .............................................................................................................. 16

A. Kemampuan Kognitif.................................................................................................... 16

B. Kemampuan Psikomotorik............................................................................................ 20

C. Kemampuan Afektif...................................................................................................... 23

BAB IV PENUTUP ................................................................................................................ 33

A. Tindak Lanjut ................................................................................................................ 33

B. Harapan ......................................................................................................................... 33

C. Daftar Pustaka ............................................................................................................... 33

D. Lampiran ....................................................................................................................... 33

Administrasi Humas dan Keprotokolan | iii

Mengelola Dan

Mempersiapkan

Pertemuan/Rapat

Pengertian Rapat

Evaluasi

Tes Formatif

Tujuan Rapat

Fungsi Rapat

Jenis dan Syarat Rapat

Unsur-unsur Rapat

Perencanaan dan Persiapan

Rapat

Peta Kedudukan Modul

Administrasi Humas dan Keprotokolan | iv

Glosarium

Istilah Arti

Akomodasi

Sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan, misalnya

tempat menginap atau tempat tinggal sementara bagi orang yang

bepergian.

Debat kusir Pembahasan dan pertukaran pendapat mengenai suatu hal yang

tidak disertai alasan yang masuk akal.

Demokrasi Gagasan atau pandangan hidup yang mengutamakan persamaan hak

dan kewajiban serta perlakuan yang sama bagi semua warga negara.

Ekstern Bersangkutan dengan hal-hal luar.

Evaluasi Upaya penilaian secara teknis dan ekonomis terhadap suatu cebakan

bahan galian untuk kemungkinan pelaksanaan penamangannya.

Forum Tempat pertemuan untuk bertukar pikiran secara bebas.

Frekuensi Jumlah pemakaian suatu unsur bahasa dalam suatu teks atau

rekaman.

Ilmiah Buku yang berisi daftar acara suatu kongres, seminar, atau rapat.

Intern Bersangkutan dengan lingkungan sendiri atau yg berasal dari dalam.

Komunikatif Mudah dipahami (dimengerti).

Kontemporer Pada waktu yang sama; semasa; sewaktu; pada masa kini; dewasa

ini.

Koordinasi Perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan

dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau

simoang siur.

Majelis Dewan yang mengemban tugas tertentu mengenai kenegaraan dan

sebagainya secara terbatas.

Moderator Pemimpin sidang (rapat, diskusi) yang menjadi pengarah pada acara

pembicaraan atau pendiskusian masalah.

Monopoli Hak tunggal untuk berusaha (membuat dan sebagainya).

Mufakat Persetujuan; kata sepakat.

Negosiasi Proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai

kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi)

dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain.

Notulen Catatan singkat emngenai jalannya persidangan (rapat) serta hal

yang dibicarakan dan diputuskan.

Partisaipasi Suatu keterlibatan mental dan emosi seseorang kepada percapaian

tujuan dan ikut bertanggungjawab di dalamnya.

Realistik Cara berfikir yang penuh perhitungan dan sesuai dengan

kemampuan, sehingga gagasan yang akan diajukan bukan hanya

angan-angan atau mimpi belaka tetapi adalah sebuah kenyataan.

Verifikasi Panitia yang bertugas meneliti dan menentukan kebenaran suatu

laporan (keuangan dan sebagainya).

Workshop Pertemuan untuk bertukar pengetahuan dan pengalaman diantara

sejumlah peserta yang mempunyai kehalian atau profesi yang sama,

guna meningkatkan pengetahuan atau memecahkan suatu masalah.

Administrasi Humas dan Keprotokolan | 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat

Modul ini berjudul “Mengelola dan Mempersiapkan Pertemuan/Rapat” yang

isinya membahas tentang bagaimana cara mengelola dan mempersiapkan

pertemuan/rapat dengan baik. Setelah mempelajari modul ini, siswa diharapkan

mampu memahami bagaimana cara mengelola dan mempersiapkan pertemuan/rapat

dan membuat rencana pertemuan/rapat, sehingga sebagai siswa Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK) jurusan Administrasi Perkantoran dapat bertambah wawasan dan

bisa menerapkannya di dalam kehidupan sehari-hari.

B. Prasyarat

Sebelum mempelajari materi mengelola dan mempersiapkan pertemuan/rapat,

siswa diharapkan mampu menguasai materi sebelumnya yaitu mengenai humas

‘kegiatan internal atau eksternal public relation’ dan mampu mengerjakan soal

evaluasi dengan mendapat nilai minimal sesuai dengan nilai yang telah ditentukan.

Adapun bagi yang belum mencapai standart nilai minimal, dapat mengulang kembali

materi mengenai humas ‘kegiatan internal atau eksternal public relation’ dengan

memilih materi yang dianggap sulit secara lebih teliti atau dengan berdiskusi bersama

teman maupun dengan guru.

C. Petunjuk Penggunaan Modul

a. Untuk peserta didik:

1) Petunjuk umum

a. Bacalah modul dengan seksama terutama bagian intruksi.

b. Pahami tujuan Anda mempelajari modul, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang diharapkan serta waktu

yang ditargetkan.

c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat didalamnya dengan jujur.

d. Laporkan kemajuan Anda kepada guru/instruktur sebelum Anda

melanjutkan ke modul selanjutkan.

2) Anda diperbolehkan bertanya kepada guru/instruktur jika dianggap perlu.

3) Usahakan dapat melaksanakan setiap modul lebih cepat dari waktu yang telah

ditentukan.

4) Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum Anda bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda dapat mencari

tahu jawaban dari sumber lain.

5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 80%, jika tingkat


penguasaan Anda kurang dari 80%, pelajari materi atau bagian yang bahan

ajar yang belum Anda kuasai atau mintalah saran dari guru. Ikuti ketentuan

yang berlaku dalam setiap modul sebelum Anda melanjutkan ke bagian lain

atau ke bahan ajar berikutnya.

b. Untuk pendidik:

1) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi modul dan mempunyai daftar

bagian modul yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan atau jawaban yang diperlukan.

2) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik

dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan

kepada peserta didik.

3) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat.

4) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan atau

tes yang telah dipersiapkan sebelumnya.

5) Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

D. Tujuan Pembelajaran

Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan

tanya jawab siswa diharapkan mampu:

1. Mendeskripsikan pengertian pertemuan atau rapat

2. Membuat rencana pertemuan atau rapat

E. KI dan KD

1. Kompetensi Inti

KI1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

KI2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia

KI3 : Mengirim pesan kepada public, Mengunakan media (foto) untuk

menyampaikan pesan kepada public., Membuat Mou dengan

DUDI,Mengolah informasi yang diterima dari media secara efektif dan

efisien, memilah jenis organisasi profesi humas, mempraktekkan kegiatan

humas internal/eksternal

KI4 : Mendeskripsikan Humas, menjelaskan : media humas, macam-macam

humas, profil humas, organisasi profesi humas, kegiatan internal/eksternal

public relation

2. Kompetensi Dasar

3.7 Mendeskripsikan pengertian pertemuan atau rapat


4.7 Membuat rencana pertemuan atau rapat

F. Materi Pembelajaran

1. Pengertian rapat

2. Tujuan rapat

3. Fungsi rapat

4. Jenis dan syarat rapat

5. Unsur-unsur rapat

6. Perencanaan dan persiapan rapat

G. Info Pendukung

Papan Tulis Interaktif Bikir Rapat Lebih Modern

Samuen S. Tandawijaya, Sales Engineer V2 Indonesia, mengatakan bahwa

salah satu fokus mereka saat ini adalah memeberikan perubahan yang signifikan

untuk ruang rapat diseluruh Indonesia. Salah satu produk yang baru dirilis oleh V2

untuk mendukung hal tersebut adalah Newline Trutouch X5 dan X7, yaitu sebuah

interactive whiteboard yang dapat mendukung seluruh kebutuhan dalam rapat serta

multimedia Newline terbaru ini memiliki dua kamera diatas dan dibawah yang dua-

duanya dapat digunakan untuk video conference sesuai kebutuhan. Produk tersebut

juga memiliki berbagai macam port, mulai dari HDMI, VGA, hingga USB, yang

ditambah dengan fitur wireless untuk menghubungkan PC atau laptop. Selain itu,

Newline Trutouch X5 dan X7 juga dapat dihubungkan dengan ponsel dan tablet

menggunakan aplikasi khusus bernama Montage.


BAB II

PEMBELAJARAN

A. Tujuan Pembelajaran

Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan

tanya jawab siswa diharapkan mampu:

1. Mendeskripsikan pengertian pertemuan atau rapat

2. Membuat rencana pertemuan atau rapat

B. Uraian Materi

1. Pengertian Rapat

a) Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan

sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk

bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

b) Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah

kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu

masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan,

memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi

memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

c) Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat

adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk

merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut

kepentingan bersama.

d) Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan

bahwa rapat adalah:

• Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang

sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun

pemerintah.

• Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.


• Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah

untuk mufakat.

• Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara

resmi.

• Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan

kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu

masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

• Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para

anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang

berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Rapat adalah Kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi,

perusahaan, instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk

membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut

kepentingan organisasi/perusahaan

2. Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang

sedang terjadi.

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dan

lain-lain.

Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan

beberapa pertanyaan sebagai berikut.

1. Apakah tujuan tersebut realistik?

2. Apakah waktunya tepat?

3. Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?

4. Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran

Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan.

3. Fungsi rapat

a) Untuk memecahkan masalah

b) Untuk menyampaikan informasi

c) Sebagai forum demokrasi

d) Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan

perusahaan/organisasi

e) Sebagai sarana bernegosiasi

4. Jenis Rapat Dan Syarat Rapat

A. Jenis-jenis rapat

1) Berdasarkan tujuan

a. Rapat penjelasan


Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan

menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

Sebagai contoh:

• Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan

perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di SMK.

• Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai ke-

adaan perusahaan secara umum.

• Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para

anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur

dan peraturan yang berlaku.

b. Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan

pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

c. Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan

menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar

tidak merugikan kedua belah pihak.

2) Berdasarkan sifat

a. Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta

rapat memperoleh undangan.

b. Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan

tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa

undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

c. Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota

organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak

bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu

dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut

masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh

umum).

3) Berdasarkan jangka waktu

a. Rapat mingguan

b. Rapat bulanan

c. Rapat semester

d. Rapat tahunan

4) Berdasarkan frekuensi

a. Rapat rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal


mingguan, bulanan.

b. Rapat insidental

Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih

dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan

segera.

5) Berdasarkan nama

a. Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan

guna membabas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas

suatu instansi.

b. Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau

pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di

instansi pemerintah).

c. Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

B. Syarat-syarat rapat

1) Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi,

perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirun-

dingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

2) Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif.

3) Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak

ada yang disembunyikan serta prasangka).

4) Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta

rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat

harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik,

antara lain:

1) Persiapan rapat

Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:

a. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat

b. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

c. Penentuan tempat

d. Akomodasi

e. Konsumsi

f. Media/peralatan

2) Pelaksanaan rapat

a. Suasana rapat berlangsung terbuka

b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif

c. Adanya kendali dari ketua rapat

d. Hindarkan debat kusir

e. Bahasa harus komunikatif

f. Hindarkan monopoli ketika berbicara


g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

h. Adanya notulen

i. Acara rapat

j. Media rapat

k. Waktu

5. Unsur-Unsur Rapat

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur,

diantaranya:

1) Tujuan rapat

2) Masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

3) Peserta rapat

4) Media rapat

5) Notulis atau sekretaris

6) Tujuan rapat

7) Masalah yang dirapatkan

8) Pemimpin rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

a. Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa

dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan

setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

b. Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka,

memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat,

pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan

tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan

peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta

kelompok.

c. Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan

kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam

langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.

Peserta rapat

1) Sifat atau karakter peserta rapat

Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:

a. Tipe pemersatu

penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet,

mempunyai sikap toleran.

b. Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu


dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok.

c. Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif,

tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar

umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

d. Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak,

kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi

orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga

mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar

kelompok.

e. Tipe inisiatif

Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta

mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan

keadaan atau masalah.

f. Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu

mernberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan

yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

g. Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang

sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat

menimbulkan perdebatan dan perpecahan.

2) Fungsi peserta rapat

a. Sebagai penyumbang pendapat

b. Sebagai penyimpul

c. Sebagai penyumbang data

d. Sebagai penerima basil keputusan

e. Sebagai pembantu pemimpin

6. Perencanaan dan Persiapan Rapat

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar

bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus

berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini

menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah

sebagai berikut :

1) Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan

yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat

adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda

rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan

atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih

dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis

dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.


2) Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang

akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang

akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat,

apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3) Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya

mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara

tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah

memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:

a. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

c. Mencantumkan perihal undangan rapat.

d. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut

diselenggarakan.

f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat

undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari

penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan

memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat

memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat

mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada

pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu

untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

4) Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa

(yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk

mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui

jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan

sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai

dokumentasi.

5) Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a. Agenda rapat.

b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan

dari rapat sebelumnya).

c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-

laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah


tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila

bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah

dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat

dipelajari terlebih dahulu.

6) Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara

lain sebagai berikut:

a. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

b. Flip chart lengkap dengan spidolnya.

c. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan

layarnya.

d. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

f. Block note dengan bolpointnya.

g. Name tag untuk peserta.

h. Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya

dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat

dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

7) Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang

akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat

menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila

jumlah peserta rapat cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat kantor,

rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus

memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal

yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengatran ruang rapat adalah

sebagai berikut:

a. Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi

menggunakan penerangancahaya sinar matahari, pengaturan tempat

duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

b. Ventilasi udara

Usahakan agar udara diruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu

panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta

rapat berkurang.

c. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta dan luar ruang

rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk diruang rapat,

yaitu:

• Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.


• Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai

dan untuk menimbulkan semangat team work.

• Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk diruang rapat gaya huruf U cocok untuk

rapat informal.

• Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk diruang rapat gaya workshop cocok untuk

diskusi kelompok.

8) Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta

rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur

pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari

pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan

kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

9) Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanakan didalam kantor, tentunya

transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus

menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

10) Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat

untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peserta rapat nyaman

dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,

variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada

motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan

minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut:

a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk

b. Disajikan selama rapat berlangsung

c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri

d. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan

saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan

minuman di tempat yang telah disediakan.

11) Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari,

hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para

peserta rapat.

12) Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala


persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk

dipergunakan. Hal-hal yang perlu dipersiapkan antara lain:

a. Apakah kuersi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

b. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta

rapat?

c. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat

dan berfungsi dengan baik?

d. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam

rapat telah dipersiapkan dalam satu map?

e. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

f. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

C. Rangkuman

1. Rapat adalah Kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,

instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk


kepentingan organisasi/perusahaan.

2. Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu)

atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya

rapat, yaitu:

• Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

• Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

• Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

• Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang

terjadi.

• Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

• Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

3. Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:

a. Untuk memecahkan masalah

b. Untuk menyampaikan informasi

c. Sebagai forum demokrasi

d. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan

perusahaan/organisasi

e. Sebagai sarana bernegosiasi

4. Jenis-jenis rapat

1) Berdasarkan tujuan

a. Rapat penjelasan

b. Rapat pemecahan masalah

c. Rapat perundingan

2) Berdasarkan sifat

a. Rapat formal (formal meeting)

b. Rapat informal (informal meeting)


c. Rapat terbuka

d. Rapat tertutup

3) Berdasarkan jangka waktu

a. Rapat mingguan

b. Rapat bulanan

c. Rapat semester

d. Rapat tahunan

4) Berdasarkan frekuensi

a. Rapat rutin

b. Rapat incidental

5) Berdasarkan nama

a. Rapat kerja

b. Rapat dinas

c. Musyawarah kerja

5. Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur,

diantaranya:

1) Tujuan rapat

2) Masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

3) Peserta rapat

4) Media rapat

5) Notulis atau sekretaris

6) Tujuan rapat

7) Masalah yang dirapatkan

8) Pemimpin rapat

6. Perencanaan dan persiapan rapat dilakukan sebelum melaksanakan rapat, dengan

tujuan rapat tersebut berjalan dengan lancar sesuai dengan keinginan. Dengan

melakukan perencanaan dan persiapan rapat tentunya rapat akan lebih terarahkan.

D. Latihan

Jawablah pertanyaan berikut dengan tepat dan benar!

1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan rapat?

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

2. Apa tujuan diselenggarakannya rapat dalam suatu perusahaan atau organisasi?

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................


3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rapat formal dan informal dan berikan

contohnya!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

4. Sebutkan unsur-unsur rapat dan tipe-tipe pemimpin beserta pejelasannya!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

5. Jelaskan bagaimana cara merencanakan dan mempersiapkan rapat dengan baik!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................


BAB 3

EVALUASI

A. Kemampuan Kognitif

Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberi tanda (X) pada

huruf a, b, c, d, atau e pada lembar jawaban yang tersedia!

1. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk

membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama

adalah... .

a. Rapat

b. Simposium

c. Diskusi

d. Seminar

e. Lokakarya

2. Berdasarkan sifatnya pertemuan dibedakan menjadi dua yaitu... .

a. Pertemuan formal dan diskusi

b. Pertemuan formal dan pertemuan informal

c. Pertemuan informal dan symposium

d. Pertemuan informal dan seminar

e. Seminar dan Lokakarya

3. Macam-macam pertemuan untuk tujuan memecahkan masalah, kecuali… .

a. Konferensi

b. Kongres

c. Rapat

d. Muktamar

e. Simposium

4. Surat undangan sebaiknya disampaikan… .

a. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai

b. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai

c. Sebulan sebelum acara rapat dimulai

d. Sehari sebelum rapat dimulai

e. Pada saat acara rapat dimulai

5. Dibawah ini yang bukan tujuan rapat adalah... .

a. Memecahkan masalah

b. Menyampaikan informasi

c. Bersifat mengikat

d. Mengadakan koordinasi

e. Mencari jalan keluar


6. Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan

yang berlaku disebut... .

a. Rapat perundingan

b. Rapat penjelasan

c. Rapat pemecahan masalah

d. Rapat formal

e. Rapat informal

7. Seseorang yang bertugas mencatat tentang pembicaraan yang berlangsung dalam

rapat disebut... .

a. Notula

b. Notulis

c. Resume

d. Sekretaris

e. Pemimpin rapat

8. Salah satu teknik pembuka rapat adalah... .

a. Kalimat pembuka harus baik

b. Gunakan kalimat yang panjang dan sulit dimengerti

c. Mengulangi inti pembicaraan

d. Berisi pujian

e. Berisi anjuran

9. Salah satu target faktor keberhasilan dalam penyelenggaran rapat adalah... .

a. Pemimpinan rapat yang baik dan trampil

b. Pembawa acara yang pandai bicara

c. Acara rapat yang menarik

d. Undangan yang bagus dan menarik

e. Ruang rapat yang menarik

10. Yang merupakan ciri-ciri pemimpin rapat tipe laissez-faire... .

a. Pemimpin rapat yang menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa

b. Pemimpin menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter

c. Pemimpin bersifat pasif

d. Pemimpin bersifat terbuka

e. Keputusan yang diambil pimpinan berdasaran hasil musyawarah

Essay

Jawablah pertanyaan berikut dengan jawaban yang tepat dan jelas!

1. Mengapa tujuan rapat harus mengacu pada tujuan organisasi atau perusahaan secara

keseluruhan?

2. Sebutkan dan jelaskan menggunakan bahasamu sendiri media rapat!

3. Jelaskan apa yang harus dipersiapkan dalam rapat!

4. Jelaskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan rapat!

5. Buatlah sebuah contoh acara rapat!

~~ Selamat Mengerjakan ~~


Kriteria Penskoran Instrumen Kognitif

1. Pilihan Ganda

Total Skor Jawaban Benar Pilihan Ganda = 10

2. Essay

No. Skor Penilaian Kriteria Jawaban Skor

1.

15

Menjelaskan mengapa tujuan rapat harus

mengacu pada tujuan organisasi atau

perusahaan secara keseluruhan dengan sangat

lengkap

15



perusahaan secara keseluruhan dengan

lengkap

10



perusahaan secara keseluruhan dengan cukup

lengkap

7



perusahaan secara keseluruhan dengan kurang

lengkap

4



perusahaan secara keseluruhan dengan tidak

lengkap

2

Jawaban salah 1

Tidak dijawab 0

2.

20

Menyebutkan dan menjelaskan media rapat

dengan sangat lengkap 20


dengan lengkap 16


dengan cukup lengkap 12


dengan kurang lengkap 8


dengan tidak lengkap 4

Jawaban salah 1

Tidak dijawab 0

3.

20

Menjelaskan apa yang harus dipersiapkan

dalam rapat dengan sangat lengkap 20

Menjelaskan apa yang harus dipersiapkan 16


Nilai akhir = Soal Pilihan Ganda + Soal Essay

dalam rapat dengan lengkap


dalam rapat dengan cukup lengkap 12


dalam rapat dengan kurang lengkap 8


dalam rapat dengan tidak lengkap 4

Jawaban salah 1

Tidak dijawab 0

4.

20

Menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan

dalam pelaksanaan rapat dengan sangat

lengkap

20


dalam pelaksanaan rapat dengan lengkap 16


dalam pelaksanaan rapat dengan cukup

lengkap

12


dalam pelaksanaan rapat dengan kurang

lengkap

8


dalam pelaksanaan rapat dengan tidak

lengkap

4

Jawaban salah 1

Tidak dijawab 0

5.

25

Membuat contoh acara rapat dengan sangat

lengkap 25

Membuat contoh acara rapat dengan lengkap 20

Membuat contoh acara rapat dengan cukup

lengkap 15

Membuat contoh acara rapat dengan kurang

lengkap 10

Membuat contoh acara rapat dengan tidak

lengkap 5

Jawaban salah 1

Tidak dijawab 0


B. Kemampuan Psikomotorik

Petunjuk praktik:

1. Bentuklah kelompok masing-masing terdiri dari 4-5 anak.

2. Buatlah agenda rapat.

3. Presentasikan hasil kerja kelompok didepan kelas.

Alat dan bahan:

1. ATK

2. Kertas

3. Buku referensi

Langkah-langkah:

1. Siapkanlah alat dan bahan yang diperlukan.

2. Tentukan judul agenda yang diinginkan.

3. Cantumkan informasi tentang siapa, dimana, dan kapan yang ada didalam rapat.

4. Tulislah keterangan singkat tentang tujuan diadakannya rapat.

5. Susunlah jadwal untuk membahas hal-hal yang penting dalam rapat.

6. Berikan garis besar dari topik-topik yang akan didiskusikan dalam rapat.

7. Periksa lagi agenda anda agar tidak ada kesalahan.

8. Presentasikan hasil pekerjaan didepan kelas.

~~ Selamat Mengerjakan ~~


LEMBAR OBSERVASI

TES PRAKTIK MENGEVALUASI BERBAGAI KARAKTERISTIK

ADMINISTRASI PERKANTORAN

No. Komponen/Sub Komponen Penilaian Skor Pencapaian Kompetensi

5 4 3 2 1

I Persiapan Kerja

1.1 Menyiapkan alat dan bahan praktik

1.2 Menyiapkan alat dan bahan presentasi

1.3 Seluruh anggota kelompok hadir tepat waktu

Skor Komponen Persiapan Kerja

II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)

2.1 Menetukan judul agenda yang diinginkan

2.2 Mencantumkan informasi tentang siapa,

dimana, dan kapan yang ada didalam rapat

2.3 Menuliskan keterangan singkat tentang tujuan

diadakannya rapat

2.4 Menyusun jadwal untuk membahas hal-hal

yang penting dalam rapat

2.5 Memberikan garis besar dari topik-topik yang

akan didiskusikan dalam rapat

2.6 Memeriksa lagi agenda anda agar tidak ada

kesalahan

2.7 Mempresentasikan hasil pekerjaan didepan

kelas

Skor Komponen Proses Kerja

III Hasil Kerja

3.1 Hasil praktek membuat agenda rapat

3.2 Presentasi hasil praktek

Skor Komponen Hasil Kerja

IV Sikap Kerja

4.1 Ketelitian dalam membuat agenda rapat

4.2 Kerapian dalam membuat agenda rapat

4.3 Kreativitas dalam membuat agenda rapat

Skor Komponen Sikap Kerja

V Waktu

5.1 Persiapan kerja

5.2 Pelaksanaan kerja

Skor Komponen Waktu Kerja


Keterangan:

1. Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR

RATA-RATA dari sub komponen penilaian.

Perhitungan Nilai Praktik

Presentasi Bobot Komponen Penilaian

Nilai

Praktik

Persiapan Proses Hasil

Sikap

Kerja Waktu NK

Bobot 10 40 30 10 10

Skor

Komponen

Skor

Maksimum 15 40 15 15 15

NK

NK = SK/SM x Bobot


C. Kemampuan Afektif

LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa lain untuk menilai sikap sosial teman dalam satu kelompok maupun satu bangku.

2. Pastikan Saudara berpasangan minimal dengan satu teman.

3. Bacalah pernyataan yang terdapat dalam kolom dengan teliti.

4. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang teman Saudara miliki dengan memberikan tanda (√) pada kolom skor

(3/2/1) dengan kriteria sebagai berikut:

Setuju : 3

Cukup setuju : 2

Tidak setuju : 1

B. Identitas

Nama siswa yang dinilai:

Kelas :

No.Absen :

Tanggal :

Nama siswa yang menilai:

Kelas :

No. Absen :


LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT(PEER ASSESMENT)

No. Kriteria Sikap

Sosial Pernyataan

Skor

3 2 1

1. Jujur 1. Teman saya tidak menyontek dalam mengerjakan tugas maupun

evaluasi

2. Teman saya membuat laporan berdasarkan data atau informasi

apa adanya

3. Teman saya tidak menjadi plagiat (mengambil/menyalin karya

orang lain tanpa menyebutkan sumber)

2. Disiplin 1. Teman saya hadir tepat waktu

2. Teman saya patuh pada tata tertib atau aturan bersama/ sekolah

3. Teman saya mengerjakan/ mengumpulkan tugas sesuai dengan

waktu yang ditentukan

3. Tanggungjawab 1. Teman saya mengerjakan tugas individu dan praktik sesuai

dengan tugas yang diberikan

2. Teman saya menjelaskan apa yang dilakukan

3. Teman saya menerima resiko dari tindakan yang dilakukan

4. Peduli 1. Teman saya inisiatif menanyakan kesulitan

2. Teman saya membantu teman dalam menyelesaikan tugas

3. Teman saya tidak mengganggu kegiatan kelompok lain

5. Gotong-royong 1. Teman saya terlibat dalam diskusi kelompok di kelas

2. Teman saya bersedia melakukan tugas sesuai dengan

kesepakatan

3. Teman saya aktif dalam kerja kelompok

6. Kerjasama 1. Teman saya dapat menyamakan pendapat dalam kelompok

2. Teman saya dapat menerima masukan dari teman satu kelompok

3. Teman saya saling membantu dalam kelompok

7. Toleran 1. Teman saya menghormati pendapat orang lain

2. Teman saya bekerja sama dengan siapapun

3. Teman saya menerima kritik dan saran secara lapang dada


8. Cinta Damai 1. Teman saya tidak bertengkar dengan teman

2. Teman saya dapat menerima perbedaan pendapat dari kelompok

lain

3. Teman saya tidak berdebat berlebihan saat diskusi

9. Santun 1. Teman saya menghormati orang yang lebih tua

2. Teman saya tidak menyela pembicaraan

3. Teman saya selalu meminta ijin masuk ruangan

4. Teman saya tidak berkata kotor dan kasar

10. Responsif 1. Teman saya memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti

pembelajaran

2. Teman saya selalu mengikuti pembelajaran dengan baik

3. Teman saya tidak ragu meminta bantuan apabila ada yang tidak

dimengerti

11. Pro-aktif 1. Teman saya tidak ragu berpendapat saat pelajaran

2. Teman saya tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak

mengerti selama mengikuti kegiatan pembelajaran

Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100

Skor maksimal

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).

Kategori:

Sangat Baik (SB) = 90-100

Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = < 60


LEMBAR PENILAIAN DIRI

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa sendiri untuk menilai sikap sosial.


3. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang Saudara miliki dengan memberikan tanda (√) pada kolom skor (3/2/1)

dengan kriteria sebagai berikut:

Setuju : 3

Cukup setuju : 2

Tidak setuju : 1

B. Identitas

Nama siswa :

Kelas :

No. Absen :

Tanggal :


LEMBAR PENILAIAN DIRI (SELF ASSESMENT)

No. Kriteria Sikap

Sosial Pernyataan

Skor

3 2 1

1. Jujur 1. Saya tidak menyontek dalam mengerjakan tugas maupun evaluasi

2. Saya membuat laporan berdasarkan data atau informasi apa adanya

3. Saya tidak menjadi plagiat (mengambil/menyalin karya orang lain

tanpa menyebutkan sumber)

2. Disiplin 1. Saya hadir tepat waktu

2. Saya patuh pada tata tertib atau aturan bersama/ sekolah

3. Saya mengerjakan/ mengumpulkan tugas sesuai dengan waktu yang

ditentukan

3. Tanggungjawab 1. Saya mengerjakan tugas individu dan praktik sesuai dengan tugas

yang diberikan

2. Saya menjelaskan apa yang dilakukan

3. Saya menerima resiko dari tindakan yang dilakukan

4. Peduli 1. Saya inisiatif menanyakan kesulitan

2. Saya membantu teman dalam menyelesaikan tugas

3. Saya tidak mengganggu kegiatan kelompok lain

5. Gotong-royong 1. Saya terlibat dalam diskusi kelompok di kelas

2. Saya bersedia melakukan tugas sesuai dengan kesepakatan

3. Saya aktif dalam kerja kelompok

6. Kerjasama 1. Saya dapat menyamakan pendapat dalam kelompok

2. Saya dapat menerima masukan dari teman satu kelompok

3. Saya saling membantu dalam kelompok

7. Toleran 1. Saya menghormati pendapat orang lain

2. Saya bekerja sama dengan siapapun

3. Saya menerima kritik dan saran secara lapang dada

8. Cinta Damai 1. Saya tidak bertengkar dengan teman

2. Saya dapat menerima perbedaan pendapat dari kelompok lain

3. Saya tidak berdebat berlebihan saat diskusi


9. Santun 1. Saya menghormati orang yang lebih tua

2. Saya tidak menyela pembicaraan

3. Saya selalu meminta ijin masuk ruangan

4. Saya tidak berkata kotor dan kasar

10. Responsif 1. Saya memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti pembelajaran

2. Saya selalu mengikuti pembelajaran dengan baik

3. Saya tidak ragu meminta bantuan apabila ada yang tidak dimengerti

11. Pro-aktif 1. Saya tidak ragu berpendapat saat pelajaran

2. Saya tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama

mengikuti kegiatan pembelajaran


Skor maksimal

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul(Modus).

Kategori:


Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = < 60


LEMBAR OBSERVASI SIKAP

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh guru.


3. Isilah dengan memberikan tanda (√) pada kolom indikator yang nampak pada siswa

B. Identitas

Nama guru :

NIP :

Mata pelajaran :

Tanggal :


LEMBAR OBSERVASI SIKAP SOSIAL

No. Nama siswa

Aspek Yang Dinilai

Ju

jur

Dis

ipli

n

Tan

ggu

ng

jaw

ab

Ped

uli

Goto

ng

-

royon

g

Ker

jasa

ma

Tole

ran

Cin

ta

dam

ai

San

tun

Res

pon

sif

Pro

-ak

tif

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 4 1 2 1 2

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.



Skor maksimal

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (modus).

Kategori:


Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = < 60

C. Pedoman Pernyataan Indikator Sikap Sosial

Kriteria Sikap Sosial Indikator Sikap Sosial

Jujur 1. Siswa tidak menyontek dalam mengerjakan tugas maupun evaluasi

2. Siswa membuat laporan berdasarkan data atau informasi apa adanya

3. Siswa tidak menjadi plagiat (mengambil/menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan

sumber)

Disiplin 1. Siswa hadir tepat waktu

2. Siswa patuh pada tata tertib atau aturan bersama/ sekolah

3. Siswa mengerjakan/ mengumpulkan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan

Tanggungjawab 1. Siswamengerjakan tugas individu dan praktik sesuai dengan tugas yang diberikan

2. Siswa menjelaskan apa yang dilakukan

3. Siswa menerima resiko dari tindakan yang dilakukan

Peduli 1. Siswa inisiatif menanyakan kesulitan

2. Siswa membantu teman dalam menyelesaikan tugas

3. Siswa tidak mengganggu kegiatan kelompok lain

Gotong-royong 1. Siswa terlibat dalam diskusi kelompok di kelas

2. Siswa bersedia melakukan tugas sesuai dengan kesepakatan

3. Siswa aktif dalam kerja kelompok


Kerjasama 1. Siswa dapat menyamakan pendapat dalam kelompok

2. Siswa dapat menerima masukan dari teman satu kelompok

3. Siswa saling membantu dalam kelompok

Toleran 1. Siswa menghormati pendapat orang lain

2. Siswa bekerja sama dengan siapapun

3. Siswa menerima kritik dan saran secara lapang dada

Cibta damai 1. Siswa tidak bertengkar dengan teman

2. Siswa dapat menerima perbedaan pendapat dari kelompok lain

3. Siswa tidak berdebat berlebihan saat diskusi

Santun 1. Siswa menghormati orang yang lebih tua

2. Siswa tidak menyela pembicaraan

3. Siswa selalu meminta ijin masuk ruangan

4. Siswa tidak berkata kotor dan kasar

Responsif 1. Siswa memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti pembelajaran

2. Siswa selalu mengikuti pembelajaran dengan baik

3. Siswa tidak ragu meminta bantuan apabila ada yang tidak dimengerti

Pro-aktif 1. Siswa tidak ragu berpendapat saat pelajaran

2. Siswa tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama mengikuti kegiatan

pembelajaran


BAB IV

PENUTUP

A. Tindak Lanjut Bagi siswa yang sudah mempelajari dan menguasai materi humas ‘mengelola dan

mempersiapkan pertmuan/rapat’, maka langkah selanjutnya adalah mempelajari

tentang teknik penyelenggaraan rapat. Bagi siswa yang belum menguasai materi,

dapat mengulangi pembelajaran pada materi-materi yang dianggap sulit dengan cara

berdiskusi bersama teman maupun dengan guru.

B. Harapan Setelah membaca modul ini diharapkan siswa dapat lebih memahami materi

mengelola dan mempersiapkan pertemuan/rapat serta dapat mencapai tujuan

pembelajaran. Selain itu penulis berharap modul ini dapat menjadi bahan ajar yang

dapat membantu guru dalam proses pembelajaran disamping bahan ajar yang lain.

Semoga modul ini dapat menyajikan materi dengan menarik sehingga proses

pembelajaran dapat berlangsung dengan baik.

C. Daftar Pustaka • http://andriyantre.blogspot.co.id/2016/02/mengelola-pertemuanrapat.html

• http://scovyhollic2.blogspot.co.id/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-

ii.html

• http://aniatih.blogspot.co.id/2014/11/materi-mengelola-pertemuan.html

• http://rantiandres.blogspot.co.id/2016/12/administrasi-perkantoran-

mengelola.html

• https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:kFq9hPrbON4J:http

s://rdedenabdulrohman.files.wordpress.com/2015/03/modul-mengelola-

pertemuan-bab-i.doc+&cd=8&hl=id&ct=clnk&gl=id

• https://mardianaalasmar.blogspot.co.id/2016/05/contoh-agenda-rapat-dan-

susunan-rapat.html

• http://lindaningcahyati.blogspot.co.id/2017/03/contoh-surat-undangan-rapat-

agenda-rapat.html

D. Lampiran Kunci Jawaban Soal Latihan

1. Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan

sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk

bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Rapat adalah Kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,

instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk


kepentingan organisasi/perusahaan.

2. Tujuan diselenggarakannya rapat, yaitu:

a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

c. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

d. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang

http://andriyantre.blogspot.co.id/2016/02/mengelola-pertemuanrapat.html

http://scovyhollic2.blogspot.co.id/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html

http://scovyhollic2.blogspot.co.id/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html

http://aniatih.blogspot.co.id/2014/11/materi-mengelola-pertemuan.html

http://rantiandres.blogspot.co.id/2016/12/administrasi-perkantoran-mengelola.html

http://rantiandres.blogspot.co.id/2016/12/administrasi-perkantoran-mengelola.html

https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:kFq9hPrbON4J:https://rdedenabdulrohman.files.wordpress.com/2015/03/modul-mengelola-pertemuan-bab-i.doc+&cd=8&hl=id&ct=clnk&gl=id



https://mardianaalasmar.blogspot.co.id/2016/05/contoh-agenda-rapat-dan-susunan-rapat.html

https://mardianaalasmar.blogspot.co.id/2016/05/contoh-agenda-rapat-dan-susunan-rapat.html

http://lindaningcahyati.blogspot.co.id/2017/03/contoh-surat-undangan-rapat-agenda-rapat.html

http://lindaningcahyati.blogspot.co.id/2017/03/contoh-surat-undangan-rapat-agenda-rapat.html


sedang terjadi.

e. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

f. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dan

lain-lain.

3. Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih

dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh

undangan.

Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak

berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi

secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

4. Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur,

diantaranya:

a. Tujuan rapat

b. Masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

c. Peserta rapat

d. Media rapat

e. Notulis atau sekretaris

f. Tujuan rapat

g. Masalah yang dirapatkan

h. Pemimpin rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

a. Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa

bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala

hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

b. Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka,

memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan

pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, ikut

menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan

mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada

para peserta kelompok.

c. Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan

kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam

langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.

5. Cara merencanakan dan mengelola pertemuan/rapat:

a. Membuat agenda rapat

b. Menentukan peserta rapat

c. Membuat undangan rapat

d. Membuat daftar hadir rapat

e. Mempersiapkan bahan rapat

f. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

g. Mempersiapkan ruang rapat


Kunci Jawaban Tes Formatif

Pilihan Ganda

1. A

2. B

3. E

4. B

5. C

6. D

7. B

8. A

9. A

10. C

Essay

1. Hal ini dikarenakan supaya dengan adanya tujuan yang sama maka perusahaan

atau organisasi dapat focus untuk mewujudkan tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2. Media Rapat

a. OHP (Over Head Proyektor) adalah salah satu media rapat yang digunakan

untuk menampilkan sebuah presentasi ke dalam transparansi.

b. Ruangan, meja dan kursi adalah media rapat yang penting, tempat dimana

suatu rapat dilaksanakan dan tempat duduk para peserta rapat.

c. Flip chart, lembaran mengenai hal yang dirapatkan sehingga para peserta

rapat tidak kebingungan dan memahami secara jelas isi rapat.

3. Yang harus diperhatikan didalam rapat

a. Persiapan Adminisrasi seperti mengirimkan notula rapat kepada para peserta

rapat, menyiapkan notula dll.

b. Persiapan ruangan seperti cahaya penerangan, ventilasi udara, pegaturan

tempat duduk, dan penempatan peralatan.

c. Persiapan akomodasi konsumsi seperti penginapan,konsumsi dll.

d. Kesehatan dan keamanan.

e. Penyusunan proposal.

4. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan rapat

a. Pembukaan rapat

b. Pembagian tugas

c. Rapat kelompok

d. Rapat pleno

e. Perumusan

f. Reproduksi

g. Selingan atau Istirahat

5. Contoh acara rapat

Judul rapat : Pertemuan Para Eksekutif Muda

Pemimpin rapat : Direktur Utama Bapak Indra, S.E.

Acara :

1) Pembukaan diawali dengan doa

Pembukaan oleh Bapak Indraktur, S.E. selaku Direktur Utama


2) Laporan dari rapat sebelumnya oleh Ketua Penyelenggara rapat

3) Pengarahan rapat

Pengarahan rapat oleh Komisaris Utama Bapak Tanoesudibdjo, M.B.A.

4) Perkenalan produk baru

Perkenalan produk baru oleh Kepala Bagian Produksi Bapak Ir. Didi Rosidi

5) Tanggapan dan Tanya jawab

6) Pemasaran produk/promosi

7) Pembagian wilayah pemasaran

8) Persiapan promosi

9) Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat

10) Kesimpulan rapat

11) Penutup diakhiri dengan doa

12) Pemberitahuan rapat selajutnya

administrasi humas dan keprotokolan … · multimedia Newline terbaru ini memiliki dua kamera...

Documents

Transcript of administrasi humas dan keprotokolan … · multimedia Newline terbaru ini memiliki dua kamera...