OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN · 2019-09-02 · daftar perjalanan dinas...

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

(C3) KELAS XII

Penulis :

Khurrotul A'yun, S.Pd

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLANuntuk SMK/MAK Kelas XII

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan

perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun

tanpa izin tertulis

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe Photoshop CS3. Font isi menggunakan Myriad (10 pt)B5 (17,6 × 25) cmvi + 223 halaman, ilustrasi

Penulis : Khurrotul A'yun, S.PdEditor : Tim Quantum BookPerancang sampul : Tim Quantum BookPerancang letak isi : Tim Quantum BookPenata letak : Tim Quantum BookIlustrator : Tim Quantum BookTahun terbit : 2019ISBN : 978-623-7398-02-8Alamat : Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No 5 Malang - Jawa Timur

iii

Kata Pengantar

Kata Pengantar

Otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan merupakan salah satu komponen yang sangat penting keberadaannya untuk setiap lembaga resmi, baik itu swasta, pemerintah, maupun lembaga masyarakat. Otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan terdiri atas dua fokus utama yang akan dibahas, yaitu otomatisasi tata kelola humas dan otomatisasi tata kelola keprotokolan.

Pembahasan tentang otomatisasi tata kelola humas diberikan di kelas XI, sedangkan otomatisasi tata kelola keprotokolan diberikan di kelas XII yang akan dibahas dalam buku ini. Buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan kelas XII ini, disusun sebagai sumber belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau Madrasah Aliyah Kejuruan (MAK), terutama untuk kelompok bidang keahlian bisnis manajemen, yakni program keahlian manajemen perkantoran khususnya untuk kompetensi keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran.

Buku ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 yang diselaraskan dengan spektrum keahlian pendidikan menengah kejuruan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah tahun 2016 bidang bisnis manajemen, sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No. 4678/D/KEP/MK/2016.

Kompetensi dasar yang dibahas dalam buku ini terdiri atas ruang lingkup keprotokolan, regulasi bidang keprotokolan, persiapan pertemuan atau rapat, penyelenggaraan pertemuan atau rapat, notula pertemuan atau rapat, susunan acara, pembawa acara (master of ceremony), daftar perjalanan dinas (itinerary), menyimpan dokumen administrasi humas dan keprotokolan, dan laporan hasil evaluasi kegiatan administrasi humas dan keprotokolan.

Pembahasan setiap materi disesuaikan dengan kompetensi inti dan kompetensi dasar yang selaras dengan perkembangan dunia industri. Informasi serta tugas-tugas dikemas secara futuristik melalui pembelajaran High Order Thinking Skills (HOTS) untuk menghadapi tantangan abad 21 dengan konsep pendekatan pembelajaran Science, Technology, Engineering, and Mathematics (STEM).

Materi pembelajaran dalam buku ini juga menggiring peserta didik dalam keterampilan cara berpikir kritis, kreatif, mampu memecahkan masalah, dan mengambil keputusan serta cara bekerja sama melalui kolaborasi dan komunikasi. Bahan pembelajaran berfokus pada proses pembelajaran pemecahan masalah dalam kehidupan nyata dengan mempelajari konsep-konsep yang diintregasikan untuk memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-hari.

Kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan kualitas penyajian buku ajar ini sangat penulis harapkan. Tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang berkontribusi dalam penyelesaian buku ini. Semoga buku ini dapat memberikan kontribusi kemajuan pendidikan Indonesia.

Malang, April 2019

Penulis

iv

Daftar Isi

Bab 1 Ruang Lingkup Keprotokolan ................................................................................ 1 A. Sejarah Keprotokolan ............................................................................................................... 3 B. Pengertian Keprotokol ............................................................................................................. 4 C. Ruang Lingkup Keprotokolan........................................................................................ ........ 5

D. Unsur-Unsur Keprotokolan............................................................................................. ........ 7 E. Asas-Asas Protokol............................................................................................................. ........ 8 F. Tujuan Protokol................................................................................................................... ........ 8 G. Kegiatan-Kegiatan Protokol .................................................................................................... 8 Uji Kompetensi.................................................................................................................... .................. 9 Bab 2 Regulasi Bidang Keprotokolan ................................................................................ 15 A. Pengertian Regulasi Keprotokolan....................................................................................... 17 B. Regulasi Keprotokolan Indonesia ......................................................................................... 18 C. Undang-Undang Republik Indonesia No. 9 Tahun 2010 .............................................. 19 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 30

Bab 3 Kegiatan Keprotokolan ............................................................................................ 35 A. Jenis - Jenis Kegiatan Protokol ............................................................................................... 37 B. Tahap Kegiatan Keprotokolan ................................................................................................ 38 D. Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan............................................. ........ 40 E. Tamu Negara, Tamu Pemerintah, dan/atau Tamu Lembaga Lainnya.............. ........ 48 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 49

Bab 4 Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat ................................. 55 A. Pengertian Pertemuan atau Rapat ....................................................................................... 57 B. Tujuan Pertemuan atau Rapat ............................................................................................... 58 C. Jenis-Jenis dan Syarat-Syarat Pertemuan atau Rapat .................................................... 59 D. Unsur-Unsur Pertemuan atau Rapat .................................................................................... 66 E. Teknik Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat.......................... 70 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 72

Bab 5 Menyelenggarakan Pertemuan atau Rapat ........................................................... 77 A. Agenda Pertemuan atau Rapat ............................................................................................. 79 B. Daftar Hadir Pertemuan atau Rapat ..................................................................................... 81 C. Perlengkapan dan Tata Ruang Pertemuan atau Rapat................................................. 81 D. Undangan Pertemuan atau Rapat........................................................................................ 87 E. Etika Pertemuan atau Rapat................................................................................................... 89 F. Teknik Membuka dan Menutup Pertemuan atau Rapat.............................................. 90 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 91

Bab 6 Notula Pertemuan atau Rapat ................................................................................. 97 A. Pengertian Notula ...................................................................................................................... 99 B. Macam-Macam Notula ............................................................................................................. 99 C. Fungsi Notula ............................................................................................................................... 100

v

D. Syarat-Syarat dan Kewenangan Notulis ............................................................................. 101 E. Teknik Menyusun Notula Pertemuan atau Rapat........................................................... 101 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 110

Bab 7 Susunan Acara Kegiatan .......................................................................................... 113 A. Pengertian Susunan Acara Kegiatan ................................................................................... 115 B. Fungsi Susunan Acara Kegiatan ............................................................................................ 115 C. Teknik Membuat Susunan Acara Kegiatan................................................................ ........ 116 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 122

Bab 8 Kegiatan Pembawa Acara ........................................................................................ 127 A. Pengertian Pembawa Acara .................................................................................................... 129 B. Persyaratan Pembawa Acara/Master Of Ceremony ......................................................... 130 C. Menyusun Kerangka Kerja ....................................................................................................... 131 D. Etiket Pembawa Acara atau Master of Ceremony.................................... ........................ 138 E. Contoh Konsep Untuk Berbagai Acara...................................................... ......................... 139 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 145

Bab 9 Daftar Perjalanan Dinas/Itinerary ........................................................................... 151 A. Pengertian Perjalanan Dinas .................................................................................................. 153 B. Jenis - Jenis Perjalanan Dinas ................................................................................................. 154 C. Langkah - Langkah Persiapan Perjalanan Dinas ............................................................. 157 D. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas ........................................................................... 166 E. Membuat Ceklis Perjalanan Dinas................................................................................ ........ 167 F. Membuat Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary).......................................................... ....... 167 G. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas......................................................................... ......... 170 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 171

Bab 10 Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan ....................... 177 A. Pengertian Dokumen Administari Humas Dan Keprotokolan ................................... 179 B. Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan ............. 180 C. Otomisasi Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan ...................................................................................................................... 183 D. Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan Menggunakan Sistem Simardi Offline........................................................................ ........ 187 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 192

Bab 11 Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Administrasi Humas Dan Keprotokolan .......... 197 A. Pengertian Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan..................................................................... 199 B. Fungsi dan Tujuan Laporan Hasil Evaluasi dan Kegiatan ............................................. 199 C. Teknik Membuat Laporan Hasil Evaluasi dan kegiatan ................................................. 200 D. Contoh Laporan Hasil Evaluasi dan Kegiatan........................................................... ........ 204 Uji Kompetensi ..................................................................................................................................... 216

Daftar Pustaka ........................................................................................................................... 221Biodata Penulis .......................................................................................................................... 223

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 1

Ruang Lingkup Keprotokolan

3.11 Memahami ruang lingkup keprotokolan4.11 Melakukan pengelompokkan ruang lingkup keprotokolan

Kompetensi Dasar

1BAB

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK2

Peta Konsep

Ruang LingkupKeprotokolan

Kegiatan-KegiatanProtokol

SejarahKeprotokolan

Tata Tempat

Wikipedia

KKBI

An English IndonesianDictionary

Pedoman KeprotokolanNegara dan PetunjukPelaksanaan Protokol

UU. No. 9 Tahun 2010

Tata Cara

Tata Krama

Petugas

Kebangsaan

Ruang Lingkup Keprokotolan

Azas - Azas Keprokotolan

Tata Upacara

Ketertibnan dan KepastaianHukum

Tata Penghormatan

Tata Penghormatan

Tata Penghormatan

TujuanProtokol

Setelah mempelajari materi tentang ruang lingkup keprotokolan, peserta didik diharapkan mampu:1. Menjelaskan sejarah keprotokolan.2. Menjelaskan pengertian protokol.3. Memahami ruang lingkup keprotokolan.4. Menjelaskan asas-asas protokol.5. Memahami unsur-unsur protokol.6. Memahami tujuan protokol.7. Mengelompokkan ruang lingkup keprotokolan. 8. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan protokol.

Tujuan Pembelajaran


Kedudukan keprotokolan sangat penting keberadaannya. Setiap lembaga resmi, baik lembaga swasta, lembaga pemerintah, maupun lembaga masyarakat, pada tingkat pusat maupun daerah pasti akan menyelenggarakan acara atau pertemuan. Dalam acara atau pertemuan tersebut, terdapat tata cara baku yang tidak boleh ditinggalkan, yaitu keprotokolan.Keprotokolan yang baik akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan khidmat. Tugas-tugas protokol tidaklah ringan, karena menyangkut eksistensi atau harga diri seorang pejabat, serta menjaga kehormatan dan birokrasi di pemerintahan. Banyak hal yang harus dikuasai oleh protokoler. Hal-hal tersebut diantaranya seputar kegiatan yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Semua itu harus benar-benar terencana sesuai dengan aturan yang telah di tetapkan sehingga hal-hal yang tidak diinginkan, seperti kekacauan acara bisa dihindari. Dengan demikian, acara yang diselenggarakan dapat berjalan lacar, tertib, dan khidmat. Sebenarnya sejak kapan kegiatan keprotokolan itu ada? Apa yang dimaksud dengan protokol? Apa saja ruang lingkupnya? Kapan kegiatan keprotokolan diperlukan? Apa saja syarat-syarat menjadi protokoler? Apa sajakah tugas-tugas protokoler? Mari kita mulai materi pembahasan tentang ruang lingkup keprotokolan!

A. Sejarah Keprotokolan

Sejarah protokol berawal dari tata krama kerajaan pada zaman dahulu. Peranan protokol kerajaan tersebut adalah untuk mengatur hierarki. Protokol kerajaan merupakan sebuah kebiasaan yang berkembang menjadi hukum kebiasaan dan harus dipatuhi karena menyangkut harga diri kerajaan tersebut. Peranan protokol juga untuk menjaga hubungan antar kerajaan, sebab pada umumnya terdapat perbedaan kebiasaan antara satu kerajaan dengan kerajaan lainnya. Berhubungan dengan hal ini, jika suatu kerajaan hendak berkunjung ke kerajaan lain, maka harus mengikuti aturan dan tata krama yang ada di kerajaan yang dikunjunginya. Hal tersebut dirundingkan sehingga pihak yang bersangkutan merasa nyaman. Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antar negara. Pada tahun 1815, hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui Vienna Convention. Perundangan tersebut terus berkembang hingga melahirkan Vienna Convention of Diplomatic Relation yang berisikan tentang aturan berkunjung ke suatu negara. Walaupun mempunyai kekebalan diplomatik, kita tidak dapat bebas bertindak di negara tersebut. Karena hal tersebut telah diatur, maka kita dituntut untuk menghargai hukum setempat dan orang yang mengatur semua itu adalah protokoler. Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang artinya “yang pertama,” dan kolla yang artinya “lem atau perekat.’ Berdasarkan asal katanya, protokol dapat didefinisikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Di Indonesia, kata protokol dibawa dan diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh Belanda. Istilah protokol dalam bahasa Inggris adalah protocol, bahasa Perancis protocole dan bahasa Latin protocoll(um). Awalnya istilah protokol berarti “halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah.” Sejalan dengan perkembangan zaman,

Materi Pembelajaran


pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protokol merupakan kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan, dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

B. Pengertian Keprotokolan

1. Protokol Menurut Wikipedia Protokol menurut wikipedia ensiklopedia bebas adalah etiket berdiplomasi dan urusan negara. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan, protokol berperan sebagai garis pembimbing yang tidak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima umum dalam masalah negara dan diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal pengadilan, dan lain-lain. Dalam hukum dan hubungan internasional, sebuah protokol adalah sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang menambah perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.

Gambar 1.1: Presiden Melantik 5 Dubes Baru RISumber: https://bit.ly/2OG81Jh

2. Protokol Menurut KKBI Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) adalah sebagai berikut:

a. Surat-surat resmi yang memuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya); b. Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara dan sebagainya; c. Tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik; d. Orang yang bertugas mengatur jalannya upacara.

3. Protokol Menurut An English Indonesia Dictionary Protokol adalah (a) lampiran pada perjanjian negara dan (b) laporan penelitian tentang rapat politik.


d. Protokol Menurut Pedoman Keprotokolan Negara (2005:3) dan Petunjuk Pelaksanaan Protokol (1983:2)

Pengertian protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

e. Protokol Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Di Indonesia, praktik keprotokolan diterbitkan dalam undang-undang khusus. Pengertian protokol terdapat dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, pasal 1 ayat 1 yang berbunyi, “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.” Dalam perkembangan selanjutnya, kata protokol seolah-olah menunjuk kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada suatu lembaga tertentu. Pada saat tertentu, kata tersebut juga dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur serta memperhatikan ketentuan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional, maupun internasional. Berdasarkan terminologi dalam keprotokolan di atas, dapat disimpulkan bahwa definisi atau pengertian protokoler adalah sebagai berikut.1. Suatu julukan yang bersifat filosofi terhadap seseorang yang menerima hak

protokoler serta melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya; dan

2. Julukan terhadap suatu kegiatan yang mengaplikasikan ketentuan-ketentuan keprotokolan yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.

C. Ruang Lingkup Keprotokolan

Mengacu pada Undang-Undang nomor 9 tahun 2010, pasal 4 disebutkan bahwa ruang lingkup keprotokolan terdiri dari: (1) tata tempat; (2) tata upacara; dan (3) tata penghormatan. Akan tetapi, dalam undang-undang tersebut memang dikhususkan pada acara-acara yang bersifat kenegaraan (state/government protocol). Pengaturan tersebut diberlakukan hanya dalam acara kenegaraan atau acara resmi bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu. 1. Tata Tempat

Tata tempat berlangsungnya suatu acara disesuaikan dengan jenis acaranya, misalnya acara resmi, acara semi hiburan, dan lain sebagainya. Tata penempatan benda berharga dilakukan berdasarkan fungsi dan nilai historis benda tersebut, misalnya bendera merah putih, lambang-lambang negara, pataka, dan lain sebagainya. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti “didahulukan.” Sementara itu, secara etimologis tata tempat dapat diartikan sebagai penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan. Pada hakikatnya tata tempat mengandung unsur:


a. Siapa yang lebih berhak didahulukan.b. Siapa yang memperoleh hak menerima prioritas dalam urutan.c. Orang yang berhak memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah

seseorang dikarenakan jabatan, pangkat, dan status serta kedudukannya di dalam negara, pemerintah atau masyarakat serta institusi tertentu.

Pada acara kenegaraan atau acara resmi, tata tempat dibagi menjadi:a. Tata tempat dalam acara kenegaraan acara resmi di Ibukota Negara Republik

Indonesia.b. Tata tempat dalam acara resmi di provinsi.c. Tata tempat dalam acara resmi di kabupaten/kota.

Gambar 1.2: Presiden Jokowi Lantik Gubernur dan Wagub Jatim dan JambiSumber: https://bit.ly/2IagV0v

2. Tata Upacara Mengacu pada Undang-Undang RI nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, menjelaskan bahwa tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang dipergunakan, dan materi aktivitas.Secara umum, tata upacara terbagi menjadi dua, yaitu (1) tata upacara bendera; dan (2) tata upacara bukan bendera.1. Tata Upacara Bendera

Tata upacara bendera adalah aturan untuk melaksanakan upacara yang di dalamnya terdapat pengibaran bendera dengan diiringi lagu kebangsaan Indonesia Raya. Upacara bendera dilaksanakan dalam rangka acara:a. Peringatan hari ulang tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.b. Peringatan hari besar nasional.c. Hari ulang tahun lahirnya lembaga negara.d. Peringatan hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah.e. Hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota.

2. Tata Upacara Bukan BenderaTata upacara bukan bendera adalah aturan mengenai upacara dalam acara-acara yang tidak terdapat pengibaran bendera, walaupun harus terdapat bendera, bendera tersebut sudah dalam keadaan berkibar pada tiang. Acara yang merupakan upacara bukan bendera meliputi:a. Pelantikan pejabat negara/pemerintah/lembaga instansi.b. Upacara serah terima jabatan.


c. Penandatanganan nota kesepahaman (MoU).d. Penyambutan tamu asing atau pejabat negara.e. Upacara pembukaan dan pentupan pertemuan ilmiah, pelantikan, dan konferensi.

3. Tata PenghormatanTata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Penghormatan yang dimaksud meliputi:1. Penghormatan dengan bendera negara.2. Penghormatan dengan lagu kebangsaan.3. Bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

D. Unsur - Unsur Keprotokolan

Gambar 1.3: Rapat Pimpinan TNI dan Polri di Istana NegaraSumber: https://bit.ly/2K0nyVN

Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan yaitu:1. Tata Cara

Tata cara adalah hal yang menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu. Perbuatan atau tindakan tersebut sesuai menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan saksama oleh peserta upacara.

2. Tata Krama Tata krama adalah etiket tertentu yang pada prinsipnya harus diikuti dan mencerminkan tata sopan santun dalam pergaulan. Oleh karena itu, pada setiap acara dipergunakan kata-kata yang baik, benar, dan tepat menurut tinggi rendahnya jabatan seseorang atau kedudukan seseorang.

3. PetugasPetugas protokol merupakan petugas pelaksana yang terlibat dalam penyelenggaraan acara kenegaraan atau acara resmi. Petugas protokol mempunyai peran yang sangat penting agar acara bisa berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur dengan memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.


E. Asas-Asas Protokol

Pada pasal 2 Undang-Undang RI nomor 9 tahun 2010, menyebutkan bahwa keprotokolan diatur berdasarkan asas, (1) kebangsaan; (2) ketertiban dan kepastian hukum; (3) keseimbangan, keserasian, dan keselarasan; dan (4) timbal balik.1. Kebangsaan

Keprotokolan seyogianya memperhatikan azas kebangsaan Indonesia yang berbineka tunggal ika. Dalam hal ini, keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk, agama, suku dan golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia.

2. Ketertiban dan Kepastian HukumKeprotokolan harus dijalankan dengan cara yang baik dan tepat sehingga mampu menciptakan suasana yang tertib. Hal tersebut di lengkapi dengan sistem hukum dalam suatu perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah agar berjalan dengan baik, sehingga menjadi pedoman dalam keprotokolan dan mendapatkan kepastian hukum.

3. Keseimbangan, Keserasian, dan KeselarasanKeprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan antara kepentingan individu, masyarakat, serta kepentingan bangsa dan negara.

4. Timbal Balik (Reciprocity)Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik dalam negeri maupun luar negeri.

F. Tujuan Protokol

Pengaturan keprotokolan menurut pasal 3 Undang-Undang RI Nomor 9 tahun 2010, bertujuan untuk:a. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan/ atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan kententuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

G. Kegiatan-Kegiatan Protokol

Kegiatan-kegiatan protokol dalam pelaksanaanya terdiri dari:a. Penerimaan tamu atau audiensi.b. Perjalanan atau peninjauan.c. Pengaturan rapat atau pertemuan.d. Penyelenggaraan resepsi, upacara hari besar nasional, dan keagamaan.


e. Apel bendera.f. Pelantikan, serah terima jabatan, dan pelepasan.g. Peresmian proyek.

Pelayanan bagi para diplomat antara lain meliputi: a. Kekebalan dan kelonggaran diplomatik.b. Fasilitas pelabuhan.c. Pemberian hak-hak tertentu.d. Penyusunan daftar diplomatik dan konsulat.e. Pembuatan pernyataan selamat dan belasungkawa.

Keprotokolan akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan khidmat. Hal-hal tersebut di antaranya seputar acara yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Dalam perkembangan selanjutnya, protokol seolah-olah menunjuk kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada suatu lembaga tertentu, sehingga pada saat tertentu pula, kata tersebut dapat juga diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara.

Pada Undang-Undang nomor 9 tahun 2010 pasal 4 disebutkan bahwa ruang lingkup keprotokolan terdiri dari: (1) tata tempat; (2) tata upacara; dan (3) tata penghormatan. Akan tetapi, dalam undang-undang tersebut dikhususkan pada acara-acara yang bersifat kenegaraan (state/government protocol).

Rangkuman

Uji KompetensiA. Pilihlah jawaban yang tepat!1. Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani yang artinya “yang pertama” dan “lem atau perekat” terdapat pada kata …

a. Kolla dan Sparta d. Kealla dan Protosb. Protos dan Kealla e. Spartac. Protos dan Kolla

2. Istilah protokol dalam bahasa latin adalah …a. Protos d. Protocoll(um)b. Protocole e. Protocole(um)c. Protocol

3. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi merupakan pengertian protokol menurut …

a. Wikipedia d. Undang-Undang RI No. 9 Tahun 2010b. KKBI e. Pedoman Keprotokolan Negarac. An English Indonesia Dictionary


4. Menurut Undang RI No. 9 Tahun 2010, aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi meliputi …

a. Tata krama, tata tempat, dan tata upacarab. Tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatanc. Tata upacara, tata busana, dan tata tempatd. Tata penghormatan, tata upacara, dan tata tempat duduke. Tata penghormatan dan tata acara

5. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti …a. Mendahuluib. Didahulukanc. Pendahuluand. Daftar hadire. Pembukaan

6. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan merupakan keprotokolan dalam pengaturan …

a. Tata kramab. Tata upacarac. Tata tempatd. Tata kedudukane. Tata penghormatan

7. Aturan untuk melaksanakan tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang dipergunakan dan materi aktivitas merupakan protokol dalam pengaturan …

a. Tata upacarab. Tata kramac. Tata penghormatand. Tata kedudukane. Tata tempat

8. Upacara serah terima jabatan, MoU, serta penyambutan tamu asing atau pejabat negara merupakan contoh dari kegiatan protokol …

a. Tata upacarab. Tata penghormatan bukan benderac. Tata upacara benderad. Tata penghormatan benderae. Tata upacara bukan bendera

9. Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi merupakan protokol dalam pengaturan …

a. Tata pengorbananb. Tata tempatc. Tata urutan penghormatand. Tata penghormatane. Tata upacara

10. Tindakan tentang hal-hal yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan seksama oleh peserta upacara merupakan unsur protokol …


a. Tata upacarab. Tata kramac. Tata carad. Tata laksanae. Tata penghormatan

11. Etiket tertentu yang pada prinsipnya harus diikuti dan mencerminkan tata sopan santun dalam pergaulan merupakan unsur protokol …

a. Tata krama b. Tata upacarac. Tata penghormatand. Tata carae. Tata pergaulan

12. Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan adalah…a. Tata cara, tata krama, petugasb. Petugas, tata cara, tata pergaulanc. Tata penghormatan, tata krama, petugasd. Petugas upacara, petugas protokol, tata tempate. Tata upacara, tata krama, tata penghormatan

13. Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan, baik dalam negeri maupun luar negeri. Hal ini merupakan azas keprotokolan…

a. Kebangsaanb. Reciprocityc. Keseimbangand. Keserasiane. Keselarasan

14. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan/ atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat merupakan … protokol.

a. Azas b. Tujuanc. Tata laksanad. Etikae. Penghormatan

15. Pelayanan bagi para diplomat terdiri dari, kecuali …a. Kekebalan dan kelonggaran diplomatik b. Fasilitas pelabuhanc. Pemberian hak-hak tertentud. Penyusunan daftar diplomatik dan konsulate. Pembebasan undang-undang


B. Soal Jawaban Singkat Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan tepat!1. Surat-surat resmi yang memuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya),

peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara dan sebagainya merupakan pengertian protokol menurut …

2. Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara, maka pada tahun 1815 hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui …

3. Istilah protokol dalam bahasa latin adalah …4. Ruang lingkup keprotokolan terdiri dari: (1) tata tempat; (2) tata upacara; dan (3) tata

penghormatan. Hal ini termaktub dalam Undang-Undang …5. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan disebut …6. Tata urutan kegiatan bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis

aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang dipergunakan dan materi aktivitas, dinamakan …

7. Etiket tertentu yang pada prinsipnya harus diikuti dan mencerminkan tata sopan santun dalam pergaulan disebut …

8. Keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk, agama, suku dan golongan, kondisi khusus daerah serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia, hal ini sesuai dengan azas keprotokolan …

9. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa merupakan … protokol.10. Pengaturan rapat dan pertemuan merupakan salah satu contoh dari … protokol.

C. Soal Uraian Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan tepat!1. Kedudukan protokol sangat penting dalam penyelenggaraan acara resmi dan kenegaraan.

Uraikan tujuan protokol menurut Undang-Undang RI nomor 9 tahun 2010!2. Mengacu pada Undang-Undang nomor 9 tahun 2010, berikan penjelasan tentang ruang

lingkup keprotokolan!3. Tata penghormatan dilaksakan untuk memberikan hormat bagi pejabat negara, pejabat

pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sebutkan bentuk penghormatan yang dimaksud berdasarkan pernyataan tersebut!

4. Dalam melakukan kegiatan keprotokolan terdapat beberapa unsur-unsur protokol yang harus ada. Sebutkan dan jelaskan masing-masing unsur-unsur keprotokolan tersebut!

5. Kegiatan keprotokolan dilaksanakan dalam acara resmi dan acara kenegaraan. Sebutkan dan jelaskan lima macam kegiatan-kegiatan protokol!


D. Lembar Kerja Siswa (HOTS) No Konsep Ruang Lingkup Keprotokolan1 Nama Kelompok

Anggota 1. 2.3. 4.

2 Alat dan Bahan 1. Laptop 2. Internet3. Printer 4. Alat Tulis5. Ms. Office 6. LCD

3 Langkah-Langkah Kegiatan 1. Carilah informasi tentang:a. Kegiatan Keprotokolan di Indonesiab. Kegiatan protokol internasional

2. Susunlah informasi tersebut menjadi satu makalah dengan menggunakan aplikasi pengolah kata

3. Buatlah slide pada aplikasi presentasi4. Presentasikan di depan kelas

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN · 2019-09-02 · daftar perjalanan dinas...

Documents

Transcript of OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN · 2019-09-02 · daftar perjalanan dinas...