ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENJUALAN

BARANG PADA PT CHAROEN POKPHAND INDONESIA FOOD DIVISION MEDAN

TUGAS AKHIR

Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan

Pendidikan Program Diploma 3

Oleh

STACY MONICA JULIANA NAINGGOLAN

NIM 1605092022

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN 2019

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa

yang telah memberikan rahmat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis

dapat menyelesaikan tugas akhir di PT Charoen Pokphand Indonesia

Food Division Medan.

Tugas akhir ini disusun berdasarkan kegiatan praktik kerja selama tiga

bulan di bagian accounting perusahaan yang telah penulis lakukan dari

tanggal 18 Februari 2019 sampai 17 Mei 2019 yang dibimbing oleh

Manajer dan staf accounting didalam perusahaan tersebut.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada

seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir

ini:

1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi

Niaga Politeknik Negeri Medan.

3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan.

4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi

Niaga Politeknik Negeri Medan.

5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi

Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan.

6. Jenny Sari Tarigan, S.E., M.T.I., Dosen Pembimbing 1.

7. Dra. Iriance, M.Ed.M., Dosen Pembimbing 2.

ii

8. Seluruh staf Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri

Medan yang membantu penulis dalam menyelesaikan tugas

akhir.

9. Manajer Accounting PT Charoen Pokphand Indonesia Food-

Medan, Ibu Lina.

10. Seluruh staf Accounting dan seluruh karyawan PT Charoen

Pokphand Indonesia Food-Medan.

11. Semua teman-teman kuliah AB-6E yang memberi dukungan

dan masukan yang sangat berharga bagi penulis.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis mengucapkan banyak

terimakasih kepada kedua orang tua penulis, Bapak Timbul Nainggolan,

S.E., dan Mama Elentan Pasaribu yang selalu mendukung baik itu moril

maupun materil serta kedua abang penulis dan kakak penulis Irma

Demikian tugas akhir ini penulis susun, penulis berharap tugas akhir ini

dapat bermanfaat bagi semua pembaca dan akhir kata penulis ucapkan

terimakasih.

Medan, Agustus 2019 Penulis,

Stacy Monica Juliana Nainggolan NIM 1605092022

iii

ABSTRAK

Administrasi penjualan yang berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku dalam perusahaan akan menghasilkan keteraturan system yang dapat memudahkan pihak perusahaan dalam menjalankan proses penjualannya. Penyusunan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui administrasi dan prosedur penjualan barang pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan.

Pengamatan ini menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif

untuk memperoleh gambaran secara sistematis mengenai fakta-fakta yang ada dengan diikuti teori yang mendukung dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara observasi, dan mengkaji dokumen yang berhubungan dengan pengamatan. Teknik analisis data menggunakan teknik analisis deskriptif yaitu dengan menganalisis data dengan melihat kondisi yang berlangsung di perusahaan sebagai bahan untuk menyajikan suatu data yang valid.

Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa administrasi

penjualan produk ada 4 tahap, yaitu pertama prosedur pesanan yang ditangani bagian penjualan pada bagian ini pihak admin penjualan dan salesman wajib meneliti keabsahan surat permintaan barang dan membuat surat jalan sesuai prosedur pemesanan pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan. Langkah kedua prosedur pembuatan faktur yaitu pembuatan surat jalan/DO yang telah dibuat oleh sales admin setelah barang tersebut siap kirim dari gudang barang jadi salesman dan tim drop membuat faktur penjualan sebagai laporan penjualan setiap harinya. Langkah ketiga adalah dalam kegiatan merincikan penjualan, perincian penjualan membahas cara penjualan dari pembuatan surat jalan, pengepakan sampai pengiriman. Langkah terakhir adalah menguraikan penjualan dibagian piutang menguraikan tentang proses penagihan kas, proses penerimaan kas serta pengeluaran kas yang nanti akan dilaporkan pada bagian pembukuan.

Kata Kunci: Administrasi, Penjualan.

iv

ABSTRACT

Sales administration that runs in accordance with procedures in force in the company will produce a regularity of the system that can facilitate the company in carrying out the sales process. The preparation of this final project aims to determine the administration and procedures for selling goods at PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan.

This observation uses a qualitative descriptive analysis method to

obtain a systematic picture of the facts that are there, followed by theories that support and can be justified. Data collection is done through observation interviews, and reviewing documents related to observations. The data analysis technique uses descriptive analysis technique, namely by analyzing data by looking at conditions that occur in the company as material to present a valid data.

Based on observations it is known that the administration of product

sales there are 4 stages, namely the first order procedure handled by the sales department in this section the sales admin and salesman are required to examine the validity of the goods request letter and make a travel permit according to the ordering procedure at PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan. The second step is the procedure for making invoices, which is making a travel permit/DO that has been made by the sales admin after the goods are ready to send from the warehouse of the finished goods salesman and the drop team makes a sales invoice as a sales report every day. The third step is in the activity of detailing the sale, the sales breakdown discusses the way of selling from the production of delivery orders, packing to shipping. The final step is to describe sales in the accounts receivable section describing the cash collection process, the cash receipt process and cash disbursements which will be reported later in the accounting section.

Keywords: Administration, Sales.

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

ABSTRAK .................................................................................................... iii

ABSTRACT .................................................................................................. iv

DAFTAR ISI .................................................................................................. v

BAB1 PENDAHULUAN ............................................................................... 1

1.1 LatarBelakangPemilihanJudul .................................................... 1

1.2 RumusanMasalah ....................................................................... 2

1.3 TujuanPenulisan ......................................................................... 3

1.4 ManfaatPenulisan ....................................................................... 3

1.5 SistematikaPenulisan ................................................................. 4

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 5

2.1 PengertianAdministrasi ............................................................... 5

2.2 PengertianProsedur .................................................................... 8

2.3 PengertianPenjualan .................................................................. 8

2.4 PenjualanTunai dan PenjualanKredit .......................................... 9

2.5 SaluranDistribusi ........................................................................ 14

2.6 ProsedurPenjualanBarang .......................................................... 18

2.7 ReturPenjualan ........................................................................... 21

BAB 3 METODE PENELITIAN ..................................................................... 23

3.1 Cara Pengumpulan Data ............................................................ 23

3.2 JenisSumber Data ...................................................................... 24

3.3 Teknik Analisis Data ................................................................... 25

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 27

4.1 GambaranUmum PT Charoen Pokphand ................................... 27

4.1.1 Sejarah PT Charoen Pokphand ......................................... 27

4.1.2 StrukturOrganisasiPT Charoen Pokphand ......................... 28

4.1.3 Visi dan Misi PT Charoen Pokphand ................................. 31

vi

4.2 Administrasi dan ProsedurPenjualanBarang pada PT Charoen

Pokphand ..................................................................................... 31

4.2.1 AdministrasidalamPenangananPenjualanBarang di PT

Charoen Pokphand ........................................................... 31

4.2.2Tahapan dan ProsedurPenjualanBarang di PT Charoen

Pokphand........................................................................... 33

4.2.3 JenisProdukPenjualan dan JenisTransaksiPenjualan PT

Charoen Pokphand ............................................................ 35

4.2.4 SaluranDistribusiPenjualan PT Charoen Pokphand ............. 36

4.2.5 ReturPenjualan PT Charoen Pokphand ............................... 37

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 38

5.1 Simpulan .................................................................................... 38

5.2 Saran .......................................................................................... 39

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 40

LAMPIRAN

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul

Perkembangan industri saat ini, kemajuan teknologi dan ekonomi

merupakan hal yang paling mempengaruhi perkembangan suatu Negara.

Dalam hal meningkatkan perekonomian Indonesia dibutuhkan industri-industri

yang mampu menggerakan perekonomian Indonesia ke tingkat yang lebih

tinggi. Tentunya industri-industri tersebut juga membutuhkan teknologi-

teknologi yang maju dan sumber daya manusia yang handal untuk dapat

berkembang dan bersaing dengan industri-industri luar negeri. Dalam hal ini,

Institusi Perguruan Tinggi diharapkan dapat mempersiapkan orang-orang yang

unggul dan berkompeten khususnya dibidang Administrasi Bisnis dalam

penguasaan administrasi yang ada di industri tersebut melalui pendidikan yang

telah diterima pada bangku perkuliahan.

Proses untuk memenuhi kebutuhan industri, lulusan jurusan Administrasi

Niaga diharapkan tidak hanya menguasai pengetahuan teoritis tetapi juga

memiliki kecakapan dalam hal praktikalnya. Untuk memenuhi hal tersebut,

dibutuhkan suatu kegiatan yang memfasilitasi mahasiswa Administrasi Bisnis

dalam berinteraksi dalam lingkungan kerja, mampu menerapkan ilmu-ilmu yang

diperoleh di bangku perkuliahan dan juga mampu melakukan analisis terhadap

permasalahan actual yang ditemukan pada suatu pekerjaan yang ada di

perusahaan.

2

Kegiatan penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup

perusaan dalam melakukan setiap kegiatan yang ada baik itu dalam proses

produksi dan penjualan produk atau mendistribusikannya kepada konsumen.

Pada kegiatan penelitian, mahasiswa diharapkan dapat mengerti sistem

yang diberlakukan dalam proses penjualan yang ada di perusahaan dan

mengerti jelas apa yang diproduksi oleh perusahaan sehingga tujuan penelitian

ini dapat berjalan dengan baik.

PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division merupakan pabrik industri

pengolahan makanan yang mengolah makanan dari daging olahan untuk dijual

kepada masyarakat luas. Industri makanan ini bergerak karena banyaknya

permintaan atas makanan yang mudah didapat atau secara instan sehingga

produk Charoen Pokphand dapat menjadi pilihan berbagai kalangan

masyarakat. Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk mengangkat judul

tugas akhir tentang “Administrasi dan Prosedur Penjualan Barang pada PT

Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan

permasalahan yang ditemui dalam kaitannya dengan penelitian ini adalah

sebagai berikut:

“Bagaimana tinjauan administrasi dan prosedur penjualan barang pada PT

Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan?”.

3

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan adalah untuk mengetahui administrasi dan

prosedur penjualan barang pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food

Division.

1.4 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat dari penulisan ini adalah:

1. Bagi Perusahaan

Dapat memberikan sumbangsih tenaga pembantu dalam pekerjaan yang

ada di perusahaan.

2. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan

Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai pemahaman dan

penerapan disiplin ilmu bagi para pembaca. Terutama pada mahasiswa

perguruan tinggi yang melaksanakan tugas akhir.

3. Bagi Penulis

Manfaat bagi penulis adalah untuk mengembangkan serta menerapkan

ilmu yang telah diperoleh penulis dalam bidang administrasi. Khususnya

mengenai administrasi dalam penjualan barang.

4. Bagi Politeknik Negeri Medan

Sebagai referensi untuk mahaiswa yang ingin melakukan penelitian

sejenis terutama dalam pembahasan mengenai administrasi dalam

penjualan barang.

4

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan yang

terdiri dari lima bab yang masing-masing bab akan membahas masalah

sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan

penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tinjauan pustaka yang akan menjelaskan pengertian

administrasi, prosedur, penjualan dan dokumen penjualan barang di

perusahaan

BAB 3 METODE PENELITIAN

Bab ini berisi metode penelitian yang akan menjelaskan tentang cara

pengumpulan data, jenis sumner data dan teknik analisis data.

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi hasil dan pembahasan yang akan menjelaskan tentang

gambaran umum perusahaan dan hasil pembahasan atau tinjauan

pada perusahaan.

Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi simpulan dari hasil penelitian dan pembahasan, kemudian

dikemukakan saran-saran yang berhubungan dengan masalah yang

dihadapi perusahaan.

5

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Administrasi

Anisa, dkk (2018: 118) menyatakan bahwa administrasi umumnya

dikenal sebagai unsur yang tidak dapat dipisahkan dengan organisasi dan

manajemen. Apabila salah satu unsur tersebut tidak ada, maka dalam

sebuah sistem tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu, peran

administrasi dalam sebuah lingkup organisasi sangat penting untuk

meningkatkan kualitas organisasi dan tentunya sebagai faktor penunjang

tercapainya tujuan organisasi.

Kata administrasi menurut Daryanto dalam Anisa, dkk (2018: 118)

berasal dari bahasa latin “ad” dan “ministro”. Ad mempunyai arti “kepada”

dan ministro berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa

administrasi merupakan pelayanan dan pengabdian terhadap subjek

tertentu. Menurut Purwanto dalam Anisa, dkk (2018: 118) “administrasi

adalah suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,

mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu

tujuan”.

Sagala dalam Anisa, dkk (2018: 118) menyatakan bahwa administrasi

adalah rangkaian kegiatan bersama sekelompok manusia secara

sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi organisasi agar

dapat terlaksana suatu usaha dengan suatu tujuan tertentu yang telah

ditetapkan.

6

Priansa dan Damayanti (2015: 3) menyatakan bahwa administrasi

adalah sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad

yang lalu (abad XIX), tetapi administrasi sebagai suatu seni atau

administrasai dalam praktik, timbul bersamaan dengan timbulnya

peradaban manusia. Sebagai ilmu pengetahuan, administrasi termasuk

kepada cabang ilmu-ilmu sosial. Secara etimologis administrasi berasal

dari bahasa Latin yang terdiri dari kata “ad” yang berarti intensif dan

“ministraire” yang berarti melayani. Kata administrasi juga sering

dipahami berasal dari bahasa belanda yaitu “administratie” yang meliputi

kegiatan pembukaan ringan, mencatat, menyurat, mengetik, agenda dan

sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Kata administrasi dalam

bahasa Inggris disebut dengan istilah administration yang memiliki bentuk

infinitive “to administer”.

White dalam Priansa dan Damayanti (2015: 3) mengatakan bahwa

administrasi adalah suatu proses yang umum ada pada usaha kelompok-

kelompok, baik pemerintah maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik

dalam ukuran besar maupun kecil. Administrasi berkenaan dengan

pelaksanaan kerja dalam organisasi yang dilakukan dalam rangka

mencapai berbagai tujuan yang telah ditentukan. Administrasi juga dapat

dipahami sebagai proses dan aktivitas melalui berbagai kegiatan

pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu

kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Waldo dalam

Priansa dan Damayanti (2015: 4) menyatakan bahwa administrasi adalah

suatu daya upaya yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas

yang tinggi.

7

Gie dalam Priansa dan Damayanti (2015: 4) menyatakan bahwa

administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok yang dilakukan sekelompok orang dalam kerjasama

mencapai tujuan tertentu. Dimock dalam Priansa dan Damayanti (2015: 4)

menyatakan bahwa suatu ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki

rakyat melalui pemerintah, dan cara mereka memperolehnya. Administasi

juga mementingkan aspek-aspek konkrit dari metode-metode dan

prosedur-prosedur manajemen. Simon dalam Priansa dan Damayanti

(2015: 4) menyatakan bahwa administrasi merupakan kegiatan-kegiatan

kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

Menurut Hadiaty dan Handayani (2018: 1), “administrasi berasal dari

bahasa latin yaitu “administrare”. Dalam Bahasa Inggris perkataan

administrasi itu adalah administration, yang dalam Bahasa Indonesia

mengandung arti melayani, memenuhi, mengatur, menyelenggarakan,

suatu usaha atau suatu organisasi/lembaga dalam mencapai tujuannya

secara intensif. Pengertian administrasi pada dasarnya dapat ditinjau dari

dua segi yaitu pengertian administrasi secara luas dan pengertian

administrasi secara sempit.

Beberapa pendapat tersebut dapat diambil suatu pengertian bahwa

administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan yang ada dalam

suatu organisasi yang menunjang kegiatan-kegiatan operatif organisasi

dengan dilakukan dua orang atau lebih untuk mencapai sasaran yang

telah ditetapkan sebelumnya.

8

2. 2 Pengertian Prosedur

Umam dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 1) mengemukakan

bahwa prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan

instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang

mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

Prosedur menurut Baridwan dalam Astutik (2017: 23) adalah urut-

urutan pekerjaan kerani/clerical, biasanya melibatkan beberapa orang

dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan

yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering

terjadi. Prosedur menurut Mulyadi dalam Astutik (2017: 23) adalah suatu

urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu

departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara

seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Prosedur

adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang

merupakan suatu sub-fungsi dari suatu sistem, seperti sistem penjualan

dan pengumpulan kas dan sebagainya.

Menurut Harnanto dalam Astutik (2017: 23) prosedur adalah meliputi

semua tahap atau langkah/proses dan operasi yang diperlukan dalam

pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem. Dengan kata lain

prosedur meliputi keseluruhan pekerjaan-pekerjaan kerani dalam

pelaksanaan terhadap sebagian dari sistem.

2.3 Pengertian Penjualan

Mulyadi dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 2) mengemukakan

bahwa penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam

9

menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari

adanya transaksi-transaksi tersebut.

Dalam kesimpulan penjualan dari berbagai para ahli, Winardi (2018: 3)

mengatakan bahwa penjualan (selling) didefinisikan sebagai proses

dimana sang penjual memastikan, mengaktivasi dan memuaskan

kebutuhan atau keinginan sang pembeli agar dicapai manfaat, baik bagi

sang penjual maupun bagi sang pembeli yang berkelanjutan dan yang

menguntungkan kedua belah pihak.

2.4 Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit

Adapun jenis penjualan dalam proses traksaksi jual beli adalah

sebagai berikut:

1. Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi dalam Astutik (2017: 24) penjualan tunai oleh

perusahaan dilaksanakan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan

pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan

oleh perusahaan kepada pembeli, setelah uang diterima oleh perusahaan,

barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan

tunai, kemudian dicatat oleh perusahaan dan penjualan tunai ini

merupakan sumber dari penerimaan kas. Informasi yang diperlukan oleh

pihak manajemen dalam hal yang berkaitan dengan kegiatan penjualan

tunai antara lain: jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai, jumlah

penjualan menurut jenis produk, jumlah harga pokok produk yang dijual,

sales yang melakukan penjualan.

10

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah:

a. Bagian Order Penjualan

Bagian ini berfungsi untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur

tersebut kepada pembeli untuk keperluan pembayaran harga barang ke

bagian kas.

b. Bagian Kas

Bagian ini berfungsi menerima uang atau pembayaran dari pembeli.

c. Bagian Gudang

Bagian ini berfungsi untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh

pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman

barang.

d. Bagian Pengiriman Barang

Bagian ini berfungsi untuk menyiapkan barang dan menyerahkan

barang yang sudah dibayar harganya kepada pembeli.

e. Bagian kartu Persediaan dan Kartu Biaya

Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal

penjualan, transaksi penerimaan kas dan mencatat harga pokok produk

yang dijual selama periode tertentu ke dalam jurnal umum.

2. Penjualan Kredit

Astutik (2017: 26) penjualan kredit terjadi apabila suatu perusahaan

menjual barang kepada pembeli dengan memberikan periode waktu

pembayaran yang telah ditetapkan, pembeli dalam hal ini adalah pembeli

yang telah masuk kriteria untuk menjadi pelanggan kredit.

11

Dalam jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang. Informasi yang

diperlukan oleh pihak manajemen dalam hal tersebut antara lain:

a. Jumlah penjualan menurut jenis/kelompok produk selama periode

tertentu. Piutang kepada tiap debitur dari penjualan kredit

b. Jumlah HPP selama periode tertentu.

Untuk dapat menghasilkan informasi di atas, maka diperlukan:

1) Formulir/dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah

menjadi informasi. Ada dua dokumen yang digunakan dalam

penjualan kredit, yaitu:

a) Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman adalah dokumen yang pokok untuk

memproses penjualan kredit, oleh karena itu dibuat rangkap delapan

masing-masing mempunyai fungsi.

b) Surat order pengiriman

Surat yang memberikan otorisasi kepada Bagian pengiriman untuk

mengirimkan jenis barang yang sesuai dengan ordernya.

c) Tembusan kredit/credit copy

Yaitu tembusan yang diserahkan ke Bagian kredit untuk meminta

persetujuan penjualan kredit.

d) Tembusan pemberitahuan/advice atau acknowledgment copy

Yaitu tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai

pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan

pengiriman akan dilakukan.

12

e) Tembusan surat pengangkutan/bill of lading copy

Yaitu tembusan yang berisi informasi yang sama dengan surat

perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan surat

perintah pengiriman atau dibuat terpisah.

f) Tembusan barang/packing slip

Yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan barang dikirim

pada pembeli

g) Tembusan untuk arsip/journal atau register copy

Yaitu tembusan yang disimpan berdasarkan nomor urut. Arsip ini

disimpan sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari Bagian

pengiriman.

h) Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum

dipenuhi/unfilled order copy

Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad nama pembeli yang

digunakan sebagai catatan untuk menentukan (mengetahui)

pesanan-pesanan mana yang belum dapat dipenuhi. Dalam

prosedur pesanan penjualan yang menggunakan formulir surat

perintah pengiriman dengan tembusan-tembusannya, Bagian

Pesanan membuat surat perintah pengiriman yang masing-masing

lembar akan dibagi ke Bagian-bagian yang memerlukan.

i) Arsip indeks silang (cross-under file copy)

Merupakan surat order penjualan yang diarsip berdasarkan urutan

abjad menurut nama langganan.

13

2. Faktur penjualan kredit dan tembusannya

Faktur penjualan ini dibuat dengan tembusan-tembusannya yang

berfungsi sebagai berikut:

a) Faktur penjualan (customer copy)

Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar

pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.

b) Tembusan piutang bunga (interest receivable copy)

Merupakan faktur penjualan yang dikirimkan kepada Bagian piutang

sebagai dasar untuk mencatat piutang pada kartu piutang.

c) Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy)

Merupakan tembusan yang dikirimkan kepada Bagian jurnal, buku

besar dan laporan sebagai dasar untuk mencatat ke dalam jurnal

penjualan.

d) Tembusan analisis (analysis copy)

Merupakan tembusan yang dikirimkan kepada Bagian kartu

persediaan dan biaya sebagai dasar membuat rekap HPP, komisi

dan analisa penjualan.

e) Tembusan pramuniaga (sales person copy)

Merupakan tembusan yang dikirimkan kepada pramuniaga untuk

memberikan informasi bahwa order yang melalui tangannya telah

dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung komisi yang menjadi

haknya. Catatan akuntansi yang

14

digunakan untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen

system penjualan kredit adalah jurenal penjualan, kartu piutang,

kartu persediaan dan kartu gudang:

2.5 Saluran Distribusi

1. Pengertian Distribusi

Karundeng, dkk (2018: 1750) menyatakan bahwa distribusi merupakan

sekumpulan organisasi yang membuat sebuah proses kegiatan

penyaluran suatu barang atau jasa siap untuk dipakai atau konsumsi oleh

para konsumen (pembeli). Istilah distribusi menurut Zylstra dalam

Karundeng, dkk (2018: 1750) adalah suatu sistem yang menunjukkan

segala sesuatu/sumber daya organisasi yang disimpan dalam

antisipasinya disebut dengan istilah distribusi. Tetapi kita seharusnya tidak

membatasi pengertian distribusi tidak hanya itu saja. Banyak organisasi

perusahan menyimpan jenis-jenis distribusi lain seperti: uang, ruang fisik

buka tutup, bangunan pabrik, peralatan dan tenaga kerja untuk memenuhi

permintaan akan produk dan jasa.

Oparilova dalam Karundeng, dkk (2018: 1750) mengatakan bahwa

distribusi atau place adalah proses menyalurkan barang dan jasa dari

produsen kepada target konsumen. Dari saluran distribusi untuk consumer

product market, perantara yang langsung berhubungan dengan konsumen

adalah retailer atau pengecer. Distribusi yang efektif akan memperlancar

arus atau akses barang sehingga konsumen dapat diperoleh kemudahan

untuk memperoleh produknya. Disamping itu konsumen juga akan dapat

memperoleh produk yang diinginkan sesuai dengan waktu yang

15

diperlukan. Produsen dan konsumen mempunyai kesenjangan, waktu,

nilai, keragaman, dan kepemilikan produk karena perbedaan tujuan serta

presepsi masing-masing. Dengan dsitribusi yang efektif dan efisien

perusahaan dapat mengatasi kesenjangan antara produsen dan

konsumen. Kegiatan distribusi sangat berpengaruh dan bergantung pada

quantity atau jumlah barang yang terdapat di gudang. Karena jika quantity

yang dimiliki oleh warehouse tidak mencukupi atau kurang dari jumlah

order, maka proses penyaluran barang bisa berjalan lebih dari sekali

sehingga menambah beban biaya penyaluran atau bisa juga sisa

pengiriman yang belum terkirim dibatalkan. Meski semua itu bergantung

pada kesepakatan antara produsen dan konsumen namun tetap saja akan

memberikan dampak buruk bagi perusahaan. Karena itulah, untuk

menghindari hal–hal yang tidak diinginkan seperti di atas, kita harus

memperhatikan beberapa faktor penting pada kegiatan distribusi seperti:

a. Fasilitas

Aspek fasilitas merupakan salah satu aspek yang patut

diperhatikan dalam kegiatan distribusi. Kelengkapan dari fasilitas

yang dibutuhkan oleh proses distribusi tentunya akan mendukung

kelancaran serta mendukung kinerja proses distribusi secara lebih

maksimal.

b.Transportasi

Dalam proses distribusi, transportasi juga tidak kalah pentingnya.

Pertimbangan ketersediaan sarana transportasi akan sangat

mempengaruhi kebijakan kegiatan distribusi yang harus diambil.

16

Semakin bagus ketersediaan transportasi, maka akan semakin

mempermudah proses produksi.

c. Ketersediaan Barang/Jasa

Ketersediaan yang menyangkut barang jadi, bahan baku, bahan

setengah jadi, jasa, dan lain sebagainya juga patut untuk

diperhatikan agar tidak terjadi kurang barang atau kurang stok

barang dari jumlah yang telah diorder oleh konsumen atau lain

sebagainya.

d. Tingkat Penjualan

Bagi suatu perusahaan, tingkat penjualan merupakan kunci atau

tolak ukur keberhasilan. Maka dari itu sangat penting bagi kita

untuk dapat mengelola tingkat penjualan dengan sangat baik.

2. Saluran Distribusi

Winardi dalam Karundeng, dkk (2018: 1750) mengatakan bahwa

saluran distribusi adalah suatu kelompok perantara yang berhubungan

erat satu sama lain dan yang menyalurkan produk-produk kepada

pembeli. Sedangkan Kotler dalam Karundeng, dkk (2018: 1750)

mengemukakan bahwa Saluran distribusi adalah serangkaian organisasi

yang saling tergantung dan terlibat dalam proses untuk menjadikan suatu

barang atau jasa siap untuk digunakan atau dikonsumsi. Adapun definisi

yang berkaitan dengan saluran distribusi menurut Corey dalam Karundeng

(2018: 1750) adalah sumber daya eksternal yang utama. Biasanya perlu

bertahun-tahun untuk membangunnya dan tidak dapat dirubah dengan

mudah. Sistem ini sama pentingnya dengan sumber daya internal utama

17

lainnya seperti produksi, riset, rekayasa, dan personil penjualan serta

fasilitas lapangan. Sistem ini menggambarkan komitmen signifikan

perusahaan terhadap sejumlah besar perusahaan independent yang

bisnisnya adalah distribusi dan terhadap pasar tertentu yang mereka

layani. Sistem distribusi juga menggambarkan komitmen terhadap

seperangkat kebijakan dan praktek yang merupakan bahan dasar untuk

disusun menjadi suatu hubungan jangka panjang yang luas.

Ada beberapa alternatif saluran (tipe saluran) menurut Swasta dalam

Karundeng, dkk (2018: 1751) yang dapat dipakai. Biasanya alternatif

saluran tersebut didasarkan pada golongan sebagai berikut:

a. Barang Konsumsi

Adalah barang-barang yang dibeli untuk dikonsumsikan.

Pembeliannya didasarkan atas kebiasaan membeli dari

konsumen. Jadi, pembelinya adalah pembeli/konsumen akhir,

bukan pemakai industri karena barang-barang tersebut tidak

diproses lagi, melainkan dipakai sendiri.

b. Barang Industri

Adalah barang-barang yang dibeli untuk diproses lagi atau untuk

kepentingan dalam industri. Jadi, pembeli barang industri ini

adalah perusahaan, lembaga, atau organisasi, termasuk non laba.

Karundeng, dkk (2018: 1751) mengatakan peran mendasar dari fungsi

distribusi suatu perusahaan adalah untuk memastikan bahwa produk yang

tepat tersedia pada saat yang tepat. Ini menyiratkan bahwa ada

pengorganisasian sumber daya ke dalam saluran pemasaran melalui

produk bergerak ke konsumen. Saluran pemasaran adalah rute yang

18

diambil pada saat memindahkan suatu produk atau jasa dari sumber

pasokan awal ke konsumen akhir.

Terdapat lima jenis saluran distribusi dasar produk-produk konsumsi

menurut Karundeng, dkk (2018: 1752) saluran-saluran tersebut adalah:

a. Saluran produsen → pengecer → konsumen.

b. Produsen → pengecer → konsumen akhir.

c. Produsen → grosir → pengecer → konsumen akhir.

d. Produsen → agen → pengecer → konsumen akhir.

e. Produsen → agen → grosir → pengecer → konsumen akhir.

2.6 Prosedur Penjualan barang

Prosedur penjualan barang menurut Ekotama (2015: 64):

1. Mendatangi calon konsumen secara langsung.

2. Memberikan presentasi singkat tentang produk yang ditawarkan.

3. Melayani pertanyaan-pertanyaan calon konsumen.

4. Melakukan negosiasi dengan konsumen untuk membeli produk dengan

sukarela.

5. Menutup transaksi penjualan langsung.

Mulyadi dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 2) menjabarkan prosedur

penjualan adalah sebagai berikut:

1. Bagian Order Penjualan

Bagian Order Penjualan menerima order dari pembeli lalu membuat

faktur penjualan tunai rangkap 3 (tiga). Lembar pertama untuk

diserahkan ke bagian kas, lembar kedua untuk tembusan ke Bagian

19

Gudang pada saat pengiriman dan lembar ketiga untuk disimpan oleh

perusahaan.

2. Bagian Kas

Bagian Kas menerima faktur penjualan tunai untuk mengetahui berapa

harga yang harus diterima dari pembeli dan menerima uang tunai dari

pembeli sesuai dengan yang tertulis di lembar faktur penjualan tunai.

Bagian Kas mengoperasikan register kas untuk mendapatkan pita

register yang akan digunakan sebagai bukti penerimaan kas.

3. Bagian Gudang

Bagian Gudang menerima faktur penjualan sebagai informasi barang

apa saja yang telah diorder. Mencatat pengurangan pada order oleh

pembeli bersamaan dengan faktur penjualan tunai ke Bagian

Pengiriman Barang.

4. Bagian Pengiriman

Bagian Pengiriman menerima faktur penjualan tunai dan pita register

kas dari Bagian Kas untuk bukti bahwa pembeli telah melakukan

pembayaran secara tunai serta menerima faktur penjualan tunai lembar

kedua bagian tersebut. Setelah keduanya cocok bagian pengiriman

memberikan barang yang diorder oleh pembeli beserta faktur penjualan

tunai lembar kedua.

5. Bagian Jurnal

Bagian Jurnal menerima faktur penjualan tunai lalu membuat jurnal

pada jurnal penjualan, menerima bukti setoran bank untuk membuat

jurnal pada jurnal penerimaan kas.

20

Anggadini dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 2) menjabarkan

prosedur penjualan adalah sebagai berikut:

1. Bagian penjualan menginputkan data barang yang dibeli beserta jumlah

barang yang dibeli oleh customer ke dalam program komputer.

2. Selanjutnya komputer akan menginformasikan harga dan total harga

keseluruhan yang harus dibayar oleh customer beserta discount, pajak,

dan informasi lainnya untuk diinputkan dalam faktur penjualan.

3. Bagian penjualan mencetak faktur penjualan.

4. Bagian penjualan menyerahkan faktur penjualan pada customer.

5. Bagian penjualan melakukan proses penginputan transaksi penjualan

tunai ke dalam database penjualan perusahaan sehingga dihasilkan

voucher jurnal penjualan.

Dari kedua pendapat tersebut diatas disimpulkan bahwa prosedur

penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1. Bagian penjualan menerima data order dari pembeli. Setelah itu,

melakukan penginputan data barang tersebut ke dalam program

komputer.

2. Bagian penjualan melakukan pencetakan 3 (tiga) lembar faktur

penjualan. Lembar pertama untuk diserahkan ke bagian kas, lembar

kedua untuk tembusan ke bagian gudang pada saat pengiriman dan

lembar ketiga untuk disimpan oleh perusahaan.

3. Bagian kas menerima faktur penjualan. Lalu, bagian kas melakukan

proses register.

21

4. Bagian gudang menerima faktur penjualan sebagai informasi barang

apa saja yang telah diorder. Setelah itu, bagian gudang melakukan

pengecekan barang sesuai order pembeli bersamaan dengan faktur

penjualan tunai ke bagian pengiriman barang.

5. Bagian pengiriman menerima faktur penjualan sebagai bukti bahwa

pembeli telah melakukan proses pembayaran. Setelah itu bagian

pengiriman melakukan proses pengiriman barang kepada konsumen

disertai dengan faktur penjualan.

6. Bagian penjualan melakukan penginputan transaksi penjualan tunai

setelah proses penjualan selesai sehingga dihasilkan jurnal penjualan.

2.7 Retur Penjualan

Rudianto dalam Fasya, dkk (2017: 3) mengatakan bahwa transaksi

penjualan yang dilakukan tidak selalu mengakibatkan arus masuk atau

penerimaan uang ke perusahaan dikarenakan sering kali terjadi situasi

dimana pihak pembeli mengembalikan sebagian barang dagang yang

telah dibelinya karena berbagai alasan, seperti ketidakcocokan warna,

kerusakan produk, ketidaksesuaian kualitas, dan sebagainya.

Pengembalian barang yang telah terjual oleh pembeli karena berbagai

alasan itulah yang disebut dengan retur penjualan. Pengembalian barang

dagang oleh pembeli kepada penjual akan mengakibatkan piutang usaha

berkurang sebesar nilai barang yang dikembalikan. Di pihak lain, atas

retur yang dilakukannya, pihak pembeli mencatatnya sebagai retur

pembelian dan utang usaha pihak pembeli akan berkurang dalam jumlah

yang sama.

22

Mulyadi dalam Fasya, dkk (2017: 3) mengatakan bahwa retur adalah

kerusakan atau kecacatan produk yang dapat berdampak pada kerugian

perusahaan jika sistem pengembalian barang tidak diterapkan dengan

baik. Prosedur sistem retur penjualan yang baik meliputi prosedur

pembuatan memo kredit, penerimaan barang dan pencatatan retur

penjualan.

Fasya, dkk (2017: 4) mengatakan bahwa retur penjualan karena

beberapa sebab antara lain kadaluarsa, barang rusak karena proses

pengiriman, dan lain lain. Dalam penjualan perusahaan retur dilakukan

oleh pelanggan saat penjualan tersebut telah dilunasi, atau saat penjualan

tunai artinya saat piutang atas penjualan tersebut telah ditutup lalu

pelanggan tersebut melakukan retur atas penjualan tersebut, sehingga

retur tersebut tidak bisa mengurangi nilai penjualan yang bersangkutan

tetapi mengurangi nilai penjualan di masa mendatang sehingga nilai

penjualan selanjutnya akan dikurangi oleh retur di penjualan sebelumnya.

Sehingga nilai penjualan yang baru akan berkurang bukan karena retur

yang terjadi saat penjualan tersebut, tetapi dikarenakan retur penjualan

yang sebelumnya. Pencatatan retur yang tidak sesuai dengan keadaan

yang sebenarnya mengakibatkan persediaan yang bertambah karena

adanya retur di dalam catatan akuntansi tidak sesuai dengan barang yang

bertambah di gudang. Hal tersebut mengakibatkan selisih persediaan

barang dagang pada saat stok opname.

23

BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1 Cara Pengumpulan Data

Penulisan tugas akhir ini membutuhkan data dan informasi yang

ada kaitannya dengan judul tugas akhir. Data diperoleh dari PT Charoen

Pokphand Indonesia Food Division. Adapun teknik pengumpulan data

yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Penelitian Lapangan

Pengamatan langsung dilakukan pada tempat yang menjadi lokasi

penelitian. Sumber data informasi yang diperoleh adalah sebagai

berikut:

a. Observasi

Subroto dalam Simanjuntak (2016: 89) menyatakan bahwa observasi

dilakukan dengan cara langsung mengamati permasalahan di

lapangan (checking on the spot). Metode ini biasanya disertai

dengan kegiatan kegiatan lainnya, seperti teknik rekam, teknik simak

dan catat, serta dimungkinkan juga memadukannya dengan teknik

wawancara.

b. Wawancara

Simanjuntak (2016: 91) menyatakan bahwa wawancara merupakan

alat re-checking atau pembuktian terhadap informasi atau

keterangan yang diperoleh sebelumnya. Teknik wawancara yang

digunakan dalam penelitian kualitatif adalah wawancara mendalam.

24

Wawancara mendalam (in-depth interview) adalah proses

memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya

jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan

atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan

pedoman wawancara.

2. Studi Pustaka

Menurut Simanjuntak (2016: 92) untuk memperoleh data sekunder

seorang peneliti dapat melakukan studi pustaka, teknik dokumentasi

yaitu dengan mengumpulkan data dari laporan laporan yang telah

diolah sebelumnya (tidak langsung diperoleh dari sumbernya). Dalam

ruang lingkup persiapan penulisan tugas akhir studi pustaka dilakukan

dengan menggunakan sumber-sumber tertulis untuk memperoleh data.

Sumber-sumber tertulis dimaksud dapat berwujud buku-buku teks,

jurnal, makalah, majalah, surat kabar, perundang-undangan, dan

sumber cetakan lainnya.

Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi (TI) akhir-

akhir ini, peranan elektronikal teks juga jamak diakses sebagai bahan

referensi, baik bersumber dari word-wide-web (WWW), blog, dan berbagai

jenis surat elektronik lainnya.

3.2 Jenis Sumber Data

Adapun jenis data yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini

adalah sbagai berikut:

25

1. Data Primer

Simanjuntak (2016: 97) menyatakan bahwa data primer adalah data

yang diperoleh dari sumber pertama seperti riset lapangan (langsung),

melalui wawancara dan atau penelitian laboratorium.

Pada penelitian ini sumber data diperoleh dari wawancara dengan

Sales Admin dan staff admin yang ada pada PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division.

2. Data Sekunder

Simanjuntak (2016: 97) menyatakn bahwa data sekunder adalah data

yang diperoleh dari sumber kedua, melalui sumber-sumber tertulis

(studi pustaka).

Data sekunder yang diperoleh adalah dengan cara membaca buku-

buku referensi yang berhubungan dengan administrasi dan prosedur

penjualan barang serta membaca dokumen-dokumen.

3.3 Teknik Analisis Data

Simanjuntak (2016: 86) menyatakan bahwa analisis kualitatif adalah

suatu fenomena sosial dan masalah manusia. Pada analisis ini, peneliti

membuat suatu gambaran kompleks, meneliti kata-kata, laporan terinci

dari pandangan responden dan melakukan studi pada situasi yang alami.

Analisis kualtitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data

deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan

perilaku yang diamati.

Data yang diperoleh selanjutnya dianalisis dengan metode deskriptif

yaitu dengan mendeskripsikan suatu peristiwa yang terjadi

26

dengan cara dijelaskan, diklarifikasikan sehingga akan memperoleh

gambaran yang jelas mengenai administrasi dan prosedur penjualan

barang pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division.

27

BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

4.1.1 Sejarah Berdirinya PT Charoen Pokphand Indonesia Food

Division

PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division merupakan

perusahaan yang bergerak dibidang produksi pengolahan makanan

olahan yakni futher. Perusahaan manufaktur seperti ini sangat dibutuhkan

di era saat ini. Hal ini ditunjukkan dari peningkatan jumlah pertumbuhan

penduduk Indonesia pertahun. Semakin tinggi tingkat jumlah pertumbuhan

penduduk maka akan semakin tinggi tingkat kebutuhan pangan di pangsa

pasar. Hal inilah yang mendorong PT Charoen Pokphand Indonesia Food

Division semakin berkembang menjadi produsen kelas dunia dalam

bidangg makanan olahan dari daging ayam.

PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division memulai usaha

dibidang industri pengolahan makanan berbahan baku daging ayam dan

membuka pabrik pertama kali didaerah Cikande. Pabrik ini merupakan

salah satu pabrik pengolahan ayam terkenal di Indonesia dan merupakan

pusat dari PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division yang ada di

Indonesia. Perusahaan ini kemudian membuka cabang di Salatiga,

Surabaya dan Medan.

28

Beberapa pabrik sudah tersebar di Indonesia untuk memenuhi

kebutuhan pasar yang terus berkembang khususnya produk olahan ayam.

Salah satunya PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division di Medan

yang berdiri pada 5 Mei 2011 yang telah memberikan peran besar dalam

dunia industri yang ada dikota Medan sampai sekarang dengan produk-

produk olahan yang sangat disukai oleh berbagai kalangan. Berikut ini

adalah logo dari perusahaan PT Charoen Pokphand Indonesia Food

Division

Gambar 4.1 Logo perusahaan PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

Sumber: PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

4.1.2 Struktur Organisasi PT Charoen Pokphand

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division adalah struktur organisasi fungsional. Struktur

organisasi fungsional merupakan organisasi yang disusun berdasarkan

sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan dimana masalah

pembagian kerja mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh.

29

Pembagian kerja dilakukan berdasarkan spesialisasi kerja dan setiap

pekerja hanya mengerjakan tugas atau pekerjaan sesuai dengan

spesialisasinya.

Ciri-ciri organisasi fungsional adalah pembidangan tugas secara

tegas dan jelas dapat dibedakan. Dalam hal ini, bawahan akan menerima

perintah dari atasan, penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya,

koordinasi menyeluruh hanya diperlukan pada tingkat atas, terdapat 3

(tiga) kelompok wewenang lini, wewenang staf dan wewenang fungsional.

Berikut ini penjelasan mengenai wewenang tersebut:

1. Wewenang Lini

Wewenang lini adalah atasan langsung memberi wewenang kepada

bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin

sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan

organisasi.

2. Wewenang Staf

Hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk

menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada

personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk

sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner,

metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan

ketiganya.

3. Wewenang Fungsional

Wewenang fungsional merupakan tipe ketiga dari struktur yang

ditemukan dalam organisasi baik secara temporer atau permanen.

30

Perbedaan antara struktur lini and staff dan fungsional adalah pada

fungsional, staf ahli melaksanakan wewenang langsung atas beberapa

jalur aktivitas departemen. Kadang-kadang wewenang fungsional

adalah hasil dari kebijakan tak tertulis.

Bagan struktur organisasi PT Charoen Pokphand Indonesia-Food Division

dapat dilihat pada gambar 4.2

Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT Charoen Pokphand Indonesia-Food Division Medan Sumber: PT Charoen Pokphand Indonesia-Food Division Medan

31

4.1.3 Visi dan Misi PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

Visi yang dimiliki PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

adalah sebagai berikut:

1. Menjadi produsen kelas dunia dalam bidang makanan olahan dari

daging ayam khususnya dan bahan lain umumnya.

2. Menjadi perusahaan yang bertanggung jawab, peduli terhadap dampak

sosial dan lingkungan di dalam menjalankan kegiatan kami.

Misi yang dimiliki PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

adalah sebagai berikut:

1. Membantu meningkatkan kualitas bangsa Indonesia dan dunia serta

memuaskan pelanggan dan pemegang saham dengan memproduksi

makanan olahan bermutu tinggi, halal, dan aman untuk dikonsumsi

dengan menerapkan GMP (Good Manufacturing Practice), SSOP

(Sanitation Standard Operating Procedure), Sistem Jaminan Halal,

HACCP, dan ISO 9001:2008 dan FSSC 22000 (ISO 22000: 2005 dan

PAS 220: 2008).

2. Menjaga dan menerapkan prinsip-prinsip kelestarian lingkungan hidup

sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

4.2 Administrasi dan Prosedur Penjualan Barang pada PT Charoen

Pokphand Indonesia Food Division

4.2.1 Administrasi dalam Penanganan Penjualan Barang di PT

Charoen Pokphand Indonesia Food Division

Administrasi dalam penanganan penjualan barang pada PT

Charoen Pokphand Indonesia Food Division adalah sebagai berikut:

32

1. Menerima Sales Order (SO)

a. Mendapatkan surat permintaan

Dalam hal ini, pihak perusahaan mendapatkan surat dari konsumen

untuk pembelian suatu barang.

b. Surat permintaan barang diperiksa

Dalam hal ini, surat permintaan suatu barang diperiksa kembali

kebenarannya dengan memastikannya kepada konsumen atas surat

yang dikirim, sesuai kuantitas yang diminta oleh konsumen atau

tidak. Hal ini berguna agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman

barang kepada pihak pembeli dan menjadi bukti penerimaan adanya

permintaan barang.

2. Membuat Purchase Order (PO)

a. Menginput pesanan

Setelah menerima pesanan dari pihak pembeli, maka sales order

diproses oleh sales admin.

b. Merangkum jenis pesanan pembelian

Semua jenis pesannya kemudian dijadikan purchase order

(PO)/daftar pesanan untuk dijadikan bahan dalam pembuatan

dokumen pengiriman barang.

3. Membuat delivery order (DO)

Setelah pembuatan PO, kemudian pihak perusahaan memberikan

delivery order sebagai dokumen untuk pengiriman barang sebanyak 5

(lima) rangkap yg berguna sebagai surat jalan pengiriman barang

kepada pihak pembeli. Setelah sampai kepada pihak pembeli,

33

kemudian copyan yang diberikan sebagai surat jalan dikembalikan

kepada pihak perusahaan untuk disimpan jika terjadi kesalahan dalam

melakukan penjualan.

4. Membuat Faktur Pembelian (Invoice)

a. Menerbitkan invoice

Setelah DO (delivery order) dikeluarkan, maka diterbitkan invoice

yang berisikan jenis barang yang diorder dan nominal pembayaran.

b. Memberikan invoice kepada Accounting

pada pembelian barang, invoice digunakan sebagai bukti laporan

pembukuan kepada pihak perusahaan.

4.2.2 Tahapan dalam Prosedur Penjualan Barang di PT Charoen

Pokphand Indonesia Food Division

Adapun tahapan dalam prosedur penjualan barang di PT Charoen

Pokphand Indonesia Food Division:

1. Menerima Pesanan

a. Pesanan diterima sales admin

Pada tahap ini, pesanan akan diterima oleh pihak sales admin untuk

diteliti keabsahan surat permintaan barang tersebut.

b. Membuat surat jalan pengiriman barang

Pada tahap ini, dibuat surat jalan untuk pengiriman barangnya

(delivery order) sebagai bukti pengiriman barang kepada pihak

perusahaan dan pihak pembeli.

34

2. Mengeluarkan Faktur Penjualan

a. Membuat faktur penjualan

Pada tahap ini, setelah pesanan diterima maka pihak admin akan

membuatkan faktur penjualan sejumlah barang yang diminta. Jadi

salesman dan tim drop membuat faktur penjualan sebagai laporan

penjualan setiap harinya.

b. Melampirkan surat jalan

Surat jalan (delivery order) dilampirkan setelah barang tersebut siap

dikeluarkan dari gudang barang.

3. Merincikan penjualan

Pada tahap ini, semua jumlah pesanan akan dirincikan untuk

membantu dalam membahas cara penjualan dari pembuatan surat

jalan, pengepakan sampai pengiriman barang tersebut kepada pembeli.

4. Menguraikan penjualan di Bagian Piutang

a. Membuat surat kesepakatan

Pada tahap ini, semua dokumen telah siap dalam hal pengepakan

dan pengiriman barang, kemudian pihak admin penjualan akan

membuat uraian atau rincian pembayaran untuk diberikan kepada

pihak pembeli untuk dibayarkan sesuai perjanjian yang telah

disepakati.

b. Membuat uraian piutang

Adapun uraian piutang yang dilakukan adalah menguraikan tentang

proses penagihan kas, proses penerimaan kas serta pengeluaran

kas yang nanti akan dilaporkan pada bagian pembukuan.

35

4.2.3 Jenis Produk Penjualan dan Jenis Transaksi Penjualan Barang

di PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

1. Jenis Produk Penjualan

Jenis Produk Penjualan pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food

Division adalah Frozen Food, karena perusahaan ini bergerak dalam

bidang manufaktur makanan olahan beku. Adapun brand produk yang

dijual adalah: Fiesta (Chicken Nugget and Sausage), Champ (Chicken

Nugget and Sausage).

2. Jenis Transaksi Penjualan Barang

Jenis transaksi penjualan barang pada PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division digolongkan kepada tempat penjualannya dan

digolongkan kedalam 3 kategori yaitu:

a. Super Market

Pada kategori super market, perusahaan telah menetapkan limit

transaksi sesuai perjanjian, ada yang 21 hari dan 30 hari batas

pembayarannya.

b. Mitra

Mitra adalah ruang lingkup yang tidak terlalu luas/pasar tradisional.

Pihak perusahaan akan melakukan transaksi secara COD (Cash On

Delivery) atau diberikan waktu 3 hari masa pembayarannya.

36

c. Outlet

Pada kategori outlet (Distributor) pihak perusahaan akan melakukan

transaksi secara COD (Cash On Delivery) atau melakukan transfer

kepada rekening perusahaan.

4.2.4 Saluran Distribusi Penjualan

Jenis saluran distribusi dipilih harus sesuai dengan strategi agar

berjalannya proses distribusi bisa berlangsung secara terarah. Untuk jenis

saluran distribusi jenis barang dikategorikan dalam jenis barang konsumen

dan jenis barang industrial. Masing-masing memiliki jenis saluran distribusi

yang berbeda-berbeda. PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

termasuk dalam kategori jenis barang industrial dan untuk saluran

distribusi kategori barang industrial terdiri dari empat macam jenis saluran

distribusi:

1. Produsen–pemakai industri.

2. Produsen–distributor industri–pemakai industri.

3. Produsen–agen–pemakai industri.

4. Produsen–agen–distributor industri–pemakai industri.

Saluran distribusi PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division

yang menunjukkan distribusi yang dilakukan PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division adalah distribusi tidak langsung. Distribusi tidak

langsung adalah bentuk saluran distribusi yang menggunakan jasa

perantara dan juga agen untuk menyalurkan barang maupun jasa kepada

konsumen. Melihat dari strategi distribusi yang diterapkan PT Charoen

37

Pokphand Indonesia Food Division cenderung berada dalam jenis saluran

distribusi yang ke dua yaitu produsen–distributor industri–pemakai industri.

4.2.5 Retur Penjualan

Pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division terjadinya retur

penjualan diakibatkan oleh beberapa faktor yang sangat sering dijumpai

oleh perusahaan bidang manufaktur yaitu:

1. Produk Hampir Kadaluwarsa

Barang yang hampir kadaluarsa biasanya akan dikembalikan ke

perusahaan dalam batasan waktu yang telah ditentukan sebelumnya

sebelum pengiriman produk. Batasan waktu yang ditentukan oleh PT

Charoen Pokphand Indonesia Food Division adalah 3 (tiga) bulan

sebelum masa expired yang ada dibungkus produk tersebut.

2. Produk yang Rusak

Produk-produk yang rusak yang telah dibeli oleh konsumen biasanya

akan dikembalikan ke perusahaan sebagai barang retur karena produk

tersebut sudah terkontaminasi oleh bungkus produk yang terkelupas

atau terkoyak. Barang retur yang masuk kategori rusak biasanya akan

dimusnahkan bersama barang yang masuk dalam kategori hampir

kadaluwarsa dan dalam jangka waktu 2 (dua) minggu setelah produk

dinyatakan expired maka produk tersebut harus dimusnahkan.

38

BAB 5

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Setelah melakukan tinjauan administrasi dan prosedur penjualan

pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan maka dapat

diambil simpulan, yakni:

1. Administrasi dalam penanganan penjualan barang di PT Charoen

Pokphand Indonesia Food Division memiliki beberapa langkah seperti

menerima sales order, membuat purchase order, membuat delivery

order dan membuat faktur pembelian.

2. Tahapan dalam prosedur penjualan barang di PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division adalah menerima pesanan, mengeluarkan

faktur penjualan, merincikan penjualan dan menguraikan penjualan di

bagian piutang.

3. Adapun jenis produk penjualan yang dijual PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division adalah frozen food dan jenis transaksi

penjualan berdasarkan pada tempat penjualannya seperti super

market, mitra dan outlet yang masing-masing memiliki jangka waktu

dalam pembayaran barang baik itu tunai ataupun periode transaksi.

4. Strategi distribusi yang diterapkan PT Charoen Pokphand Indonesia

Food Division cenderung berada dalam jenis saluran distribusi yang ke

dua yaitu Produsen–Distributor Industri–Pemakai Industri.

39

5. Faktor yang mempengaruhi retur penjualan pada PT Charoen

Pokphand Indonesia Food Division adalah produk yang hampir

kadaluwarsa sebelum 3 (tiga) bulan masa expired dan produk rusak

yang tidak dapat dijual kembali karena sudah terkontaminasi oleh

rusaknya bungkus produk.

5.2 Saran

Setelah melakukan tinjauan di PT Charoen Pokphand Indonesia

Food Division Medan maka penulis dapat memberikan saran, yakni:

1. Sebaiknya dalam penjualan barang dilakukan transaksi secara tunai

untuk barang yang sedikit dan untuk barang yang akan di distribusikan

diberlakukan transaksi secara kredit.

40

DAFTAR PUSTAKA Anisa. dkk. 2018. Pelaksanaan Pelayanan Tata Usaha di SMK Batik 1

Surakarta. Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran. 2(2) :116-127. http://jurnal.uns.ac.id./JIKAP/article/view/20812/16252, diakses 22 Juli 2019.

Astutik, Endang Puji. Analisis Sistem dan Prosedur Penjualan pada PT

Gala Djaja Raya.JurnalPemasaranKompetitif. 1 (1): 20-36. http://openjournal.unpam.ac.id

/index.php/JPK/article/download/67/546, diakses 22 Juli 2019. Ekotama, Suryono. 2015. Pedoman Mudah Menyusun SOP. Yogyakarta:

Media Pressindo. Hadiaty, Fifit dan Handayani, Rahma Fitria. 2018. Prosedur Administrasi

Penjualan Kendaraan Bermotor pada Bagian Admin di PD Wijaya Abadi Bandung. Jurnal LPKIA. 11(2): 1-16. http://jurnal.lpkia.ac.id/idnex.php/jkb/article/view/211/140, diakses 22 Juli 2019.

Karundeng, dkk. 2018. Analisis Saluran Distribsi Kayu; Studi Kasus di

CV Karya Abadi Manado. Jurnal EMBA. 16 (3): 1748-1757. http://ejournal.unsrat.ac.id/ind ex.php/emba/article/download/20444/20054, diakses 28 Juli 2019.

Fasya, Nadia. Asliana, Endang. Maryani. 2018. Evaluasi Prosedur Retur

Penjualan PT ABC. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Politeknik Negeri Lampung: 1-12. http://eprints.jeb.polinela.ac.id/238/1/JURNAL%20NADIA%20FASYA%2015752045.pdf, diakses tanggal 28 Juli 2019.

Priansa, Donni Juni dan Damayanti, Fenny. 2015. Administrasi dan

Operasional Perkantoran. Bandung: Alfabeta. Simanjuntak, Pantas. 2016. Tata Tulis Laporan; An Introduction to

Academic Writing. Medan: USU press. Winardi. 2018. Pengantar Manajemen Penjualan. Bandung: PT Citra

AdityaBakti.

Lampiran 1

DAFTAR PERTANYAAN

1. Bagaimana penanganan dalam administrasi penjualan barang pada PT

Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan?

2. Bagaimana tahapan/prosedur penjualan pada PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division Medan?

3. Saluran Distribusi seperti apa yang ada di PT Charoen Pokphand

Indonesia Food Division Medan?

4. Faktor seperti apa yang sering mempengaruhi terjadinya retur barang?