Materi Prosedur Administrasi Sem.2.docx

RINGKASAN MATERI PEMBELAJARANSemester 2

MeLAKUKANPROSEDUR ADMINISTRASI

SMK NEGERI 1 PULAU PUNJUNGDINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGAKABUPATEN DHARMASRAYA2015

NAMA: ....................................................KELAS: X ADP

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Mejelaskan pengertian surat perkenalan2. Menjelaskan fungsi surat perkenalan3. Menyebutkan isi pokok surat perkenalan4. Membuat konsep surat perkenalan

SURAT PERKENALAN

Surat perkenalan merupakan surat yang isinya memperkenalkan produksi atau perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli.

Fungsi surat perkenalan adalah untuk menarik perhatian masyarakat terhadap hasil produk atau perusahaan, terutama hasil produk baru atau pembukaan kantor cabang, agen-agen baru yang belum diketahui masyarakat.

Isi pokok Surat perkenalan1. Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, bidang usaha, dan manfaat atas barang yang diperkenalkan.2. Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.3. Gambaran tentang kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai.4. Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.5. Khusus untuk instansi pemerintahan perlu dilampirkan Tanda Daftar Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SUIP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

Petunjuk penulisan surat perkenalan :1. Menggunakan bahasa yang baik dan sopan, jelas, singkat dan padat.2. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, bidang usaha, dan manfaat atas barang yang diperkenalkan.3. Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.4. Memberikan gambaran tentang kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai.5. Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.6. Harus dapat menyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.7. Khusus untuk instansi pemerintahan perlu dilampirkan Tanda Daftar Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SUIP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

Contoh surat perkenalan

EJPT ELEKTRONIKAJAYAJalan Jendral Ahmad Yani No. 107BANDUNG

No.: 124 / PM / 201212 September 2012

Kepada Yth.Pemilik TOKO IRAMAJl. Pemuda Selatan 118PADANG

Perihal: Perkenalan Produk TV NINJA SUPER

Dengan hormat,

Kami kabarkan kepada Saudara bahwa dalam tahun ini perusahaan kami telah berhasil merakit sebuah televisi terbaru dengan merek NINJA SUPER.

Televisi ini sengaja kami ciptakan untuk mengimbangi perusahaan zaman teknologi yang sudah serba canggih.Dengan memilih televisi ini Saudara dapat memilih satu diantara 82 gelombang yang tersedia sesuai dengan yang dikehendaki.Disamping itu apabila Saudara ingin mengadakan hubungan langsung jarak jauh, juga disediakan program telexnya.

Menurut rencana televisi ini akan kami pasarkan mulai awal bulan depan. Karena toko Saudara sudah menjadi langganan kami yang cukup lama, maka kami percaya jika Saudara memasarkannya, Saudara akan memperoleh hasil yang memuaskan.

Sambil menunggu kabar Saudara, atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT ELEKTRONIKA JAYA

Ir. Bambang PrakosoDirektur

BP/ RD

Contoh surat perkenalanPT DUNIA MODERNJL. Cengkeh No. 20JAKARTA TIMUR

Nomor : 125/DM/X/201226 Oktober 2012

Kepada yth. Bapa Ir. Joko Purnama, MBAManajer PemasaranPT Bukaka RayaJl. MR Haryono Kav. 127 Jakarta Selatan

Hal: Jasa Iklan

Dengan hormat,

Kami salah satu perusahaan yang bergerak di bidang advertising di Jakarta, memperoleh informasi dari salah satu konsumen kami, bahwa perusahan Bapak bergerak di bidang Pariwisata.

Sehubungan dengan hal tersebut pada kesempatan ini kami memperkenalkan kepada Bapak tentang layanan kami dibidang advertising/ iklan baik berupa produk barang maupun jasa di majalah kami. Tentang harga, kami jamin lebih murah dari yang lain.

Kami menunggu informasi dari Bapak, terima kasih.

Hormat kami,

Rudy Elasantos Direktur

RE/SV

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat permintaan penawaran2. Menjelaskan fungsi surat permintaan penawaran3. Menyebutkan isi pokok surat permintaan penawaran4. Membuat konsep surat permintaan penawaran

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjualyang isinya tentang permintaan informasi mengenai nama dan macam barang, kualitas, jumlah yang tersedia, harga,syarat jual beli, potongan harga, sifat penawaran dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.

Fungsi surat permintaan penawaran:1. Bahan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang2. Untuk menyesuaikan kemampuan keadaan keuangan3. Untuk memilih barang sesuai dengan selera

Isi pokok surat permintaan penawaran1. Nama dan macam barang2. Kualitas atau mutu barang3. Jumlah barang yang ditawarkan4. Harga barang5. Cara pembayaran6. Syarat penyerahan barang7. Potongan harga8. Sifat penawaran.9. Keterangan teknis dan perawatan10. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh pembeli

Petunjuk penulisan surat permintaan penawaran 1. Jelaskan alasan yang mendorong untuk mengajukan permintaan penawaran.2. Minta keterangan terperinci mengenai barang yang diinginkan, dengan menuliskan semua data/keterangan yang kita butuhkan, seperti:a. Nama dan macam barangb. Kualitas atau mutu barangc. Jumlah barang yang ditawarkand. Harga barange. Cara pembayaranf. Syarat penyerahan barangg. Potongan hargah. Sifat penawaran.i. Keterangan teknis dan perawatanj. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh pembeli, seperti garansi, servis gratis dan layanan purna jual lainnya.

3. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel, atau monster barang yang akan dibutuhkan.

Macam-macam surat permintaan penawaran1. Surat permintaan penawaran karena inisiatif sendiri, yaitu antara calon pembeli dan penjual sudah berlangganan, pembeli meminta penawaran barang mungkin karena persediaan barang ditokonya sudah habis.2. Surat pemintaan penawaran berdasarkan surat perkenalan dari penjual, yaitu calon pembeli terlebih dahulu menerima surat perkenalan barang-barang dari penjual.

3. Surat permintaan penawaran berdasarkan pemberitahuan dari relasi, yaitu pembeli mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual karena mendapatkan kabar dari seorang kenalan atau relasi bahwa penjual memproduksi barang yang diinginkan calon pembeli.

4. Surat permintaan penawaran berdasarkan iklan, yaitu calon pembeli mengirim surat permintaan penawaran kepada penjual karena telah membaca iklan yang memuat tentang barang yang diproduksi dan meminta penjelasan lebih lanjut tentang barang-barang tersebut.

Contoh Surat permintaan penawaran karena inisiatif sendiriTOKO SERBA MURAHJalan Lintas Sumatera KM. 4Pulau Punjung Dharmasraya

Nomor: 23 / TSM / 201214 September 2012

PT JAYA ABADIJalam Merak Indah 55JAKARTA

Perihal: Permintaan Daftar Harga Radio dan Tape Recorder Merek PHILIP

Dengan hormat,

Kami kabarkan kepada Saudara bahwa toko kami sekarang telah memperluas usaha dagang berhubung pembeli semakin meningkat.Tetapi sangat disayangkan karena jenis barang elektronik, khususnya radio dan tape recorder belum begitu lengkap.

Berkenaan dengan hal tersebut di atas, kami berkeinginan untuk memasarkan barang-barang elektronik merek PHILIPyang Saudara produksi, khususnya jenis radio dan tape recorder. Olah sebab itu, dengan ini kami minta agar Saudara berkenan memberikan keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:1. Harga barang2. Cara pembayaran3. Syarat penyerahan barang4. Potongan harga5. Sifat penawaran.6. Keterangan teknis dan perawatan7. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh, seperti garansi, servis gratis dan layanan purna jual lainnya.8. Brosur/ catalogAta perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Abi Bayu Yolanda, S.KomPemilik

AB/EBContoh Surat pemintaan penawaran berdasarkan surat perkenalan dari penjualTOKO IRAMAJl. Pemuda Selatan 118PADANG

Nomor: 77 / PM-03 / 201218 September 2012

Kepada Yth.Bapak Bambang PrakosoDirektur PT ELEKTRONIKA JAYAJalan Jendral Ahmad Yani No. 107Bandung

Perihal: Permintaan Daftar Harga TV Merek NINJA SUPER

Dengan hormat,

Surat Bapak tanggal 12 September 2012 No. 124/PM/2012 perihal perkenalan produk TV NINJA SUPER telah kami terima dengan baik.

Berhubung toko kami saat inisedang memperluas usaha dagang khusus untuk barang-barang elektronik, maka kami berkeinginan untuk memasarkan TV Merek NINJA SUPER yang Bapak produksi. Olah sebab itu, dengan ini kami minta agar Bapak berkenan memberikan keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:1. Harga barang2. Cara pembayaran3. Syarat penyerahan barang4. Potongan harga5. Sifat penawaran.6. Keterangan teknis dan perawatan7. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh, seperti garansi, servis gratis dan layanan purna jual lainnya.8. Brosur/ catalogAta perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Bayu Handika, S.HPemilik

BH/AFSurat permintaan penawaran berdasarkan pemberitahuan dari relasiTOKO VERDI ELECTRONIKJl. Simpang Empat Sikabau DHARMASRAYA

Nomor: 54 / VE / IX / 201220 September 2012



Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang kami terima dari relasi, bahwa perusahaan Bapak telah berhasil merakit sebuah televisi terbaru dengan Merek NINJA SUPER yang mempunyai fasilitas lebih lengkap dibandingkan televisi merek yang lain.

Berhubung toko kami saat inisedang memperluas usaha dagang khusus untuk barang-barang elektronik, maka kami berkeinginan untuk memasarkan TV Merek NINJA SUPER yang Bapak produksi. Olah sebab itu, dengan ini kami minta agar Bapak berkenan memberikan keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:1. Harga barang2. Cara pembayaran3. Syarat penyerahan barang4. Potongan harga5. Sifat penawaran.6. Keterangan teknis dan perawatan7. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh, seperti garansi, servis gratis dan layanan purna jual lainnya.8. Brosur/ catalogAtas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Verdinal S.EPemilik

VD/WASurat permintaan penawaran berdasarkan iklanTOKO DICKY ELECTRONIKJl. Lintas Sumatera KM. 3 Pulau Punjung DHARMASRAYA

Nomor: 66 / PM.05.3 / IX / 201217 September 2012



Dengan hormat,

Kami sangat tertarik dengan iklan Bapak dalam Harian Singgalang yang terbit tanggal 16 September 2012, mengenai pruduk televisi terbaru dengan Merek NINJA SUPER yang mempunyai fasilitas lebih lengkap dibandingkan televisi merek yang lain.

Berhubung toko kami saat inisedangmembuka cabang baru khusus untuk barang-barang elektronik, maka kami berkeinginan untuk memasarkan TV Merek NINJA SUPER yang Bapak produksi. Olah sebab itu, dengan ini kami minta agar Bapak berkenan memberikan keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:1. Harga barang2. Cara pembayaran3. Syarat penyerahan barang4. Potongan harga5. Sifat penawaran.6. Keterangan teknis dan perawatan7. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh, seperti garansi, servis gratis dan layanan purna jual lainnya.8. Brosur/ catalogAtas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dicky Candra Putra S.EPemilik

DC/DPPertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat penawaran2. Menjelaskan fungsi surat penawaran3. Menyebutkan isi pokok surat penawaran4. Menjelaskan macam-macam surat penawaran5. Membuat surat penawaran

SURAT PENAWARAN

Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon penjual yang ditujukan kepada calon pembeli dengan maksud untuk memberikan keterangan/menawarkan barang atau jasa yang akan dijual.

Fungsi surat penawaran1. Untuk memajukan pemasaran barang/jasa2. Memperkenalkan produk baru3. Memperluas jaringan pemasaran hasil prduksi4. Memelihara hubungan dengan relasi dagang agar jangan terputus

Isi pokoksurat penawaran1. Nama dan macam barang2. Kualitas/mutu barang 3. Harga barang4. Cara pembayaran5. Cara penyerahan barang6. Potongan harga 7. Sifat penawaran8. Kemudahan-kemudahan lain, misalnya garansi, servise gratis dan sebagainya

Macam-macam sifat penawaran1. Penawaran bebas, apabila sewaktu-waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan tidak berlu memberi tahu terlebih dahulu.2. Penawaran terikat atau penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan dikemudian hari, harus diberitahu dahulu.3. Penawaran berjangka, yaitu penawaran yang berlaku pada waktu tertentu.

Macam-macam surat penawaran

1. Berdasarkan inisiatif sendiriBiasanya penjual membuat penawaran yang langsung ditujukan pada relasi/pembeli yang mana barang yang ditawarkan dirasa perlu bagi relasi/pembeli. Penjual tidak perlu menunggu surat permintaan penawaran dari calon pembeli.

2. Berdasarkan permintaan pembeliSurat penawaran dibuat berdasarkan surat permintaan penawaran dari relasi/pembeli dan harus mencamtumkan atau menunjuk nomor dan tanggal surat permintaan dari pembeli.

Petunjuk penulisan surat penawaran 1. Bila membalas surat permintaan penawaran, hubungkan dengan surat permintaan penawaran tersebut dengan mencantumkanmenunjuktanggal dan nomor surat2. Berikan keterangan secara terperinci dan jelas mengenai barang yang diinginkan3. Isi surat harus dapat memotivasi pembaca supaya mau membeli4. Bahasa surat harus menarik dan tidak bertentangan dengan barang yang ditawarkan5. Jika tidak dapat memenuhi permintaan pembeli, jelaskan alasan yang tepat dan bila perlu tawarkan barang lain yang sejenis6. Akhiri surat dengan harapan pembeli akan memasan dan ucapan terima kasih

Contoh surat penawaran atas inisiatif sendiri

PT JAYA PERKASAJalan Tanjung Gedong Raya No.7Jakarta Barat

No. : 23 / JP / I / 201423 Januari 2014

Kepada Toko Serba WangiJl. Cempaka Baru 13Jakarta Pusat

Perihal : Penawaran Pengharum Ruangan

Dengan hormat,

Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak dalam memproduksi pengharum ruangan yang dibuat dari bahan-bahan alami yang banyak terdapat di Indonesia.

Pengharum ruangan yang kami hasilkan terdiri dari bermacam-macam aroma, mulai dari aroma bunga, rempah-rempah dan buah-buahan. Selain itu juga mengandung vitamin udara sebagai sumber O2 serta dapat membunuh kuman-kuman dalam ruangan.

Keterangan lebih lanjut dapat Saudara peroleh melalui brosur dan daftar harga yang kami lampirkan.

Sambil menunggu pesanan Saudara, atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT JAYA PERKASA

Ir. Tony WidyaDirektur

Lampiran : 1 Eksemplar

TW/RK

Contoh surat penawaran berdasarkan surat permintaan penawaran dari pembeliPT JAYA PERKASAJalan Tanjung Gedong Raya No.7Jakarta Barat

No. : 23 / JP / I / 201423 Januari 2014

Kepada Toko Serba WangiJl. Cempaka Baru 13Jakarta Pusat

Perihal : Penawaran Pengharum Ruangan

Dengan hormat,

Memenuhi permintaan Saudara dengan surat tanggal 18 Januari 2014 No. 40/SW/I/2014 perihal permintaan penawaran pengharum ruangan, maka dengan ini kami menyampaikan penawaran secara bebas, sebagai berikut:

NO.JENIS PENGHARUM RUANGANVOLUME/BOTOLHARGA SATUAN

123456

Aroma bungaAroma bungaAroma rempah-rempahAroma rempah-rempahAroma buah-buahanAroma buah-buahan100 ml200 ml100 ml200 ml100 ml200 ml

Rp 20.000Rp 35.000Rp 25.000Rp 40.000Rp 30.000Rp 50.000

Untuk pembelian diatas 50 botol, kami akan memberikan potongan harga sebesar 5 %. Barang pesanan akan kami antar langsung ke tempat Saudara dengan biaya kirim menjadi tanggungan kami. Pembayaran dapat dilakukan 50 % pada saat memesan dan 50% lagi setelah barang diterima.

Agar Saudara dapat mengetahui produk kami ini, bersama surat ini telah kami kirimkan tiga kotak sampel barang untuk tiga jenis pengharum ruangan. Masing-masing kotak terdiri dari berbagai macam aroma.

Sambil mengunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT JAYA PERKASA

Ir. Tony WidyaDirektur

Lampiran : 3 kotak sampel barang

TW/RK

PT GRAHA INDAH UTAMADEVELOPER KONTRAKTOR - PERDAGANGANJalan Veteran 453 EPADANG

Nomor : 231 /PN.B/201330 Oktober 2013

Kepada Yth.Direktur PT AMALIAHJalan Simpang Empat SikabauDHARMASRAYA

Hal : Penawaran Bangunan Ruko

Dengan hormat,

Surat Bapak tanggal 28 Oktober 2013 No. 130/SP/2013 perihalPermintan Penawaran Ruko sudah kami terima dengan senang hati.

Sesuai dengan permintaan Bapak tersebut, maka dengan ini kami menyampaikan penawaran secara tidak mengikat sebagai berikut:Harga bangunan: Rp.600.000.000,00Uang muka: Rp. 60.000.000,00Angsuran per bulan: Rp. 12.000.000,00 (selama 5 tahun)Angsuran per bulan: Rp. 9.800.000,00 (selama 10 tahun)Tipe: Tingkat 2Luas tanah: 20 meter2

Jika Bapak setuju dengan ketentuan-ketentuan tersebut, kami persilahkan untuk datang ke kantor kami setiap hari kerja pukul 08.00 s.d 16.00 WIB atau cukup mengirim surat pesanan.

Sambil menunggu kabar dari Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Diki Candra Putra, S.EManager Pemasaran

DC/RK

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat pesanan2. Menjelaskan fungsi surat pesanan3. Menjelaskan isi pokok surat pesanan4. Menjelaskan macam-macam surat pesanan5. Membuat surat pesanan

SURAT PESANAN(Order)Surat pesanan adalah jenis surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk memesan barang-barang yang diperlukannya.Fungsi surat pesanan1. Sebagai tolak ukur kualitas suatu barang2. Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang3. Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan4. Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya pembayaran

Isi pokok surat pesanan1. Jenis dan macam barang yang dipesan2. Kualitas atau mutu barang3. Kuantitas atau jumlah barang4. Harga barang5. Cara pembayaran6. Cara pengiriman barang7. Waktu yang dihendaki dalam pengiriman barang8. Potongan harga bila ada

Macam-macam surat pesanan1. Surat pesanan berdasarkan penawaran, yaitu pembeli memesan barang karena dia terlebih dahulu menerima surat penawaran dari penjual.2. Surat pesanan atas inisiatif sendiri, yaitu surat pesanan yang dibuat pembeli tanpa adanya surat penawaran dari penjual, sebabnya : Pembeli dan penjual telah saling mengenal Pembeli telah mengenal jenis barang dan harga yang diproduksi penjual Pembeli telah berlangganan3. Surat pesanan berdasarkan iklan, yaitu pembeli memesan barang setelah membacaiklan barang tersebut melalui surat kabar atau majalah. Surat pesanan berdasarkan iklan harus mencantumkan tanggal terbit dan mana surat kabar tersebut.4. Surat pesanan berdasarkan pameran atau pemberitahuan dari relasi

Petunjuk penulisan surat pesanan1. Jika menerima surat penawaran, hubungkan dengan surat penawaran yang diterima2. Sebutkan nama dan jenis barang yang dipesan3. Sebutkan cara pengiriman barang yang diinginkan4. Sebutkan cara pembayaran yang akan dilakukan5. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih.Contoh surat pesanan berdasarkan surat penawaranTOKO MUSTIKAJalan Sunan Muria No. 7KUDUS

No. : 53/Pes/II/20144 Februari 2014

Kepada Yth.Direktur CV UNGGUL J AYAJalan Mataran No. 57SEMARANG

Perihal : Pesanan Sabun

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 31 Januari 2014 No. 11/Pen/2014 perihal penawaran sabun beserta satu bungkus contoh sabun, telah kami terima dengan baik.

Setelah kami coba, ternyata kualitas sabun cuci dan sabun mandi merek SONA cukup baik, harganya sedikit lebih murah bila dibandingkan dengan sabun merek lain yang sejenis. Oleh sebab itu kami ingin memesan sabun tersebut. Untuk pesanan percobaan, kami harap Saudara mengirimkan 10 peti sabun mandi dan 15 peti sabun cuci.

Sesuai dengan penawaran Saudara, semua ongkos menjadi tanggungan Saudara. Mengenai rabat 10% akan kami ambil langsung dari jumlah pembayaran, yang akan kami kirim lewat Bank Rakyat Indonesia setelah barang kami terima.

Atas perhatian dan pelayanan Saudara yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,TOKO MUSTIKA

David SiagianPemilik

DS/RK

Contoh surat pesanan atas inisiatif sendiriSULTHAN BATIK GALERYJl. Malioboro No. 1 YogyakartaTelp. +62274778878 Fax. +62274778887E-mail : sulthanbatikgalery.net

Nomor: 23/B/I/20145 Januari 2014

Kepada Yth. Manager Pemasaran PT Wijaya UtamaJalan Thamrin 32Jakarta

Perihal: Pesanan Batik

Dengan hormat,

Untuk melengkapi kebutuhan galery, dengan ini kami bermaksud memesan produk batik, yaitu sebagai berikut :

No.Jenis BarangJumlah BarangHarga per KodiTotal Harga

1.2.3.4.5.Hem sutera ATBMBlus sutera timbul Sarung ATBMSarung TimbulBahan katun 2,5 m2 kodi5 kodi3 kodi4 kodi6 kodi

Rp. 12.000.000,00Rp. 12.000.000,00Rp. 18.000.000,00Rp. 15.000.000,00Rp. 1.600.000,00Rp. 24.000.000,00Rp. 60.000.000,00Rp. 54.000.000,00Rp. 60.000.000,00Rp. 9.600.000,00

Total JumlahRp. 207.600.000,00

Uang muka sebesar Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) telah kami kirimkan via bank BCA cabang Malioboro dengan bukti pembayaran terlampir. Sisa pembayaran sebesar Rp. 107.600.000,00 (seratus tujuh juta enam ratus ribu rupiah) akan kami bayarkan setelah barang diterima.

Sambil menunggu kiriman Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Farah SalsabilaDirektur

Lamp. : 1 helai

Fs/FaContoh surat pesanan berdasarkan iklan

PT BUKAKA RAYA Jalan MT Hariyono Kav. 127Telp. (021) 7436727 Fax. (021) 7438737 Jakarta Selatan

Nomor : 15 / Pes / BR / 2014 8 Februari 2014

Kepada Yth. Manager Penjualan PT Sentosa AbadiJl. Iskandar Muda No. 89Jakarta Selatan

Hal : Pesanan Audio system

Dengan hormat,

Kami sangat tertarik dengan iklan Saudara pada harian Kompas hari ini, dan kami bermaksud untuk memesan perangkat Audio yang Saudara tawarkan tersebut.

Adapun perangkat yang kami pesan adalah 2 unit perangkat Audio System merek JBL tipe 8000, dengan harga satuan Rp 2.300.000,00 sebelum discount. Kami harap perangkat tersebut tiba ditempat kami sebelum tanggal 25 Februari 2014.

Mengenai pembayaran akan dilakukan secara tunai setelah pesanan kami terima.


Hormat kami,PT BUKAKA RAYA

Ir. Joko Purnama Manajer Pemasaran

Contoh surat pesanan berdasarkan pameran

PT WIJAYA UTAMA

Jakarta, 4 Februari 2014

Nomor: 25/PS/II/2014

Manager Pemasaran PT KAIN INDAHJalan Krakatau 34Makasar

Perihal: Pesanan Sutera

Dengan hormat,

Setelah melihat pameran Saudara di JHICC bulan Januari yang lalu, kami bermaksud memesan : No.Jenis BarangJumlah BarangHarga SatuanTotal Harga

1.2.3.Sutera PolosSutera TimbulSutera ATBM3 bal5 bal3 bal

Rp. 5.000.000,00Rp. 7.000.000,00Rp. 10.000.000,00Rp. 15.000.000,00Rp. 35.000.000,00Rp. 30.000.000,00

Total JumlahRp. 80.000.000,00

Pembayaran sebesar 50% yaitu Rp. 40.000.000,00 (empat puluh juta rupiah) telah kami kirimkan via bank BNI46 cabang Pasar Baru pada tanggal 3 Februari 2014 dengan copy bukti pembayaran terlampir.


Hormat kami,

Rudi WijayaManager Pemasaran

Lamp. : 1 lembarRw/Er

PT WIJAYA UTAMAJl. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta SelatanTelp. +62217771234Fax +62217771235E-mail : [email protected]

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat konfirmasi pesanan2. Menjelaskan fungsi surat konfirmasi pesanan3. Menjelaskan isi pokok surat konfirmasi pesanan4. Membuat surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan surat yang berisi data barang yang dipesan oleh calon pembeli melalui telepon atau faksimil yang dikirim kepada pembeli untuk memperoleh kepastian tantang pesanan, serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual.

Isi pokok surat konfirmasi pesanan1. Jenis dan macam barang yang dipesan2. Kualitas atau mutu barang3. Kuantitas atau jumlah barang4. Harga barang5. Cara pembayaran6. Cara pengiriman barang7. Waktu yang dihendaki dalam pengiriman barang8. Potongan harga bila ada

Petunjuk penulisan surat konfirmasi pesanan1. Jika menerima pesanan melalui telepon, ucapkan terima kasih dan hubungkan dengan tanggal penerimaan telepon2. Sebutkan nama dan jenis barang yang dipesan3. Sebutkan cara pengiriman barang yang diinginkan4. Sebutkan cara pembayaran yang akan dilakukan5. Akhiri surat dengan harapan untuk menandatangani dan mengirimkan surat aslinya serta ucapan terima kasih.

UD SEROJAJalan Asia-Afrika No.2JAKARTA SELATAN

Nomor: 235/UDS/PN.02/201314 Oktober 2013

Kepada PT FAUZAN INDONESIA CABANG DHARMASRAYAPusat Grosir Pulau Punjung (PGP) Jalan Merdeka Blok 5 No. 2PULAU PUNJUNG - DHARMASRAYA - INDONESIA

Hal : Konfirmasi Pesanan Kertas

Dengan hormat,

Kami mengucapkan terima kasih atas pesanan Saudara tanggal 13 Oktober 2013 melalui telepon.

Dengan ini kami mengkonfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan sebagai berikut:1. 50 rim kertas HVS F4 60 gram@ Rp.26.000,00Rp.1.300.000,002. 50 rim kertas HVS F4 70 gram@ Rp.32.000,00Rp.1.600.000,003. 30 rim kertas doorslagh@ Rp.24.000,00Rp. 720.000,00Jumlah Rp.3.620.000,00(Tiga juta enam ratus dua puluh ribu rupiah)

Barang-barang pesanan akan diantar sampai ke tempat pembeli dengan biaya penjual (prangko gudang pembeli). Pembayaran secara kontan akan mendapat potongan harga 5 % dari jumlah pembelian.

Setelah surat ini ditanda tangani, harap lembar aslinya dikirimkan kepada kami. Terima kasih.

Disetujui oleh pemesanHormat kami,

..Rati Gumala Dewi, SEManagerRGD/RK

CV WINDA ELECTRONICJalan Kartini No. 85MUARA BUNGONomor: 93 /PN-03/I/201416 Januari 2014

Kepada Yth.Direktur PT TIGA DARAJalan Garuda 16 GunungmedanDHARMASRAYA

Hal : Konfirmasi Pesanan Mesin-Mesin Kantor

Dengan hormat,

Kami mengucapkan terima kasih atas pesanan Saudara tanggal 15Januari 2014 malalui telepon.

Dengan ini kami mengkonfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan sebagai berikut:1. 1 unit mesin foto copy XEROX @ Rp. 25.000.000,00Rp. 25.000.000,002. 1 unit facsimile Brother type 9007@ Rp. 2.000.000,00Rp. 2.000.000,003. 10 unit Calculator CASIO@ Rp. 48.000,00Rp. 480.000,00JumlahRp. 27.480.000.00( Dua puluh tujuh juta empat ratus delapan puluh ribu rupiah)

Barang-barang pesanan akan diantar sampai ke tempat pembeli dengan biaya penjual(prangko gudang pembeli). Pembayaran secara tunai akan mendapat potongan harga 5% dari jumlah pembelian.

Setelah surat ini ditandatangani, harap lembar aslinya dikirimkan kepada kami. Terima kasih.

Disetujui Oleh PemesanHormat kami,

Dewi Gita, SEManagerDG/MR

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat pemberitahuan pengiriman barang2. Menjelaskan fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang3. Menjelaskan isi pokok surat pemberitahuan pengiriman barang4. Membuat surat pemberitahuan pengiriman barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang atau surat penerimaan pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli dengan maksud untuk memberitahukan bahwa surat pesanan sudah diterima dan barang sudah dikirim ke alamat pembeli.

Pengiriman surat pemberitahuan pengiriman barang harus dilampiri dengan:1. Faktur(jika pembelian secara kredit) atau Nota Kontan (jika pembelian tunai), yaitu daftar perincian barang-barang yang dijual disertai harganya.2. Packing list (jika pengiriman barang menggunakan peti/koli), yaitu daftar perincian barang-barang yang ada di dalam peti/koliFaktur atau Nota Kontan dan Packing list ini pengirimannya dapat dilampirkan bersama surat pemberitahuan pengiriman barang.

Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang1. Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik2. Sebabai pedoman untuk pengiriman suatu barang3. Sebagai alat untuk mengecek cocok tidaknya barang yang dipesan dengan barang yang dikirim4. Sebagai alat untuk menagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar5. Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan

Isi surat pemberitahuan pengiriman barang1. Nama dan jenis barang yang dikirim2. Jumlah barang3. Harga barang4. Kualitas barang5. Cara pengangkutan/pengiriman barang6. Cara pengepakan7. Keterangan-keterangan lain yang dilampirkan

Cara menyusun surat pemberitahuan pengiriman barang1. Hubungkan dengan surat pesanan yang diterima 2. Berikan penghargaan kepada pemesan berupa ucapan terima kasih3. Yakinkan kepada pemesan bahwa pesanan telah dikerjakan sebaik-baiknya4. Jika pesanan tidak dapat dipenuhi atau hanya dipenuhi sebagian , jelaskan alasan-alasannya5. Akhiri surat dengan cara memberikan harapan-harapan yang positif dan menyenangkan pemberli6. Jika perlu tawarkan barang yang lain yang sejenis, yang kulitasnya hampir sama.Contoh surat pemberitahuan pengiriman barangCV BINA INSANIJalan Merbabu No. 116KERINCINomor : 122 /PM-K/II/20145 Februari 2014

Kepada Yth.Direktur PT TIGA DARAJalan Simpang Empat GunungmedanDHARMASRAYA

Hal : Pengiriman Kayu Borneo

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 25 Desember 2014, No.71/Pes/2014 perihal pesanan Kayu Borneo sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 40 m3 kayu 5x7 Borneo sudah kami kirimkan dengan angkutan truk No.Pol BA 3839 AB dan truk No.Pol BA 1214 SS. Semoga kayu tersebut sampai di tempat Saudara dalam keadaan baik dan tidak ada kekurangan di tengah perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan faktur seharga Rp.46.800.000,00(Empat puluh enam juta delapan ratus ribu rupiah), atas pembelian 40 m3 kayu 5x7 Borneo. Harga tersebut sudah dikurangi rabat sebesar 10%.

Sesuai dengan penawaran dari kami, setelah barang Saudara terima, hendaknya pembayaran segera di kirimkan.Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hengki Marlan,SEManager

Lampiran : 1 lembar fakturHM/RK

Contoh fakturCV BINA INSANIJalan Merbabu No. 116KERINCI

5 Februari 2014

Kepada Yth.Direktur PT TIGA DARAJalan Simpang Empat GunungmedanDHARMASRAYA

FAKTURNo. 115/BI/II/2014

Sesuai dengan pesanan Saudara No. 71/Pes/2014No.Nama BarangBanyaknyaHarga satuan(Rp.)Jumlah harga(Rp)

1.Kayu Borneo40 m3Rp. 1.300.000,0052.000.000,00

Rabat 10% 5.200.000,00

Jumlah46.800.000,00

(Empat puluh enam juta delapan ratus ribu rupiaah)

SE & O

Yang menerima,Hormat kami,

..Hengki Marlan, SEManager

Contoh surat pemberitahuan pengiriman barangPT FAUZAN INDONESIA CABANG DHARMASRAYAAlamat : Pusat Grosir Pulau Punjung (PGPP) Jalan Merdeka Blok 5 No. 2PULAU PUNJUNG - DHARMASRAYA INDONESIA

Nomor :234 /PTFI/P/III/20144Maret 2014

KepadaYth. Manager PT CASIO JAYAJl. Pesona II No. 35DEPOK

Hal : Pengiriman Barang Elektronik

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 26 Februari 2013 No. 43/CJ/II/2014 tentang pesanan alat elektronik sudah kami terima dengan senang hati, kami ucapkan terima kasih.

Sesuai dengan permintaan Saudara, hari ini telah kami kirimkan barang-barang yang Saudara pesan, sebagai berikut:1. 200 unit Mesin Hitung merk CASIO, dalam box, kode MHC.1 dan MHC.22. 25 unit Mesin Foto Copy merk XEROX, dalam box, kode MCX.1 s.d MCX.253. 100 unit Mesin tik Elektronik merk DIGITAL, dalam box, kode MTED.1 s.d MTED.25

Barang-barang tersebut kami kirimkan melalui jasa angkut ELTEHA, semoga barang tersebut sampai di tempat Saudara dalam keadaan baik dan tidak ada kerusakan ditengah perjalanan. Bersama ini pula kami lapirkan faktur seharga Rp 1.464.700.000,- (Satu milyar Empat ratus enam puluh empat juta tujuh ratus ribu rupiah). Harga tersebut sudah dikurangi rabat 10% dan ongkos angkut Rp 5.000.000,- (Lima juta rupiah).

Kami juga minta maaf atas keterlambatan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan yang Saudara harapkan. Sesuai dengan penawaran dari kami, setelah barang Saudara terima hendaknya pembayatan segera dikirimkan melalui Bank BRI Cabang Pulau Punjung Kab.Dharmasraya.

Sambil menunggu pesanan Saudara berikutnya, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Ir. Fauzan Firzatullah, MMDirekturLampiran : 1 lembar faktur

Contoh fakturContoh fakturPT FAUZAN INDONESIA CABANG DHARMASRAYAAlamat : Pusat Grosir Pulau Punjung (PGPP) Jalan Merdeka Blok 5 No. 2PULAU PUNJUNG - DHARMASRAYA INDONESIA

04 Maret 2014

Kepada Yth. Manager PT CASIO JAYAJl. Pesona II No. 35DEPOK

FAKTURNo. 265/PTFI/P/2014

Sesuai dengan pesanan Saudara No. 43/CJ/II/2014

N0.

NAMA BARANGBANYAKNYAHARGA SATUAN (Rp)JUMLAH HARGA (Rp)

1.Mesin Hitung Merk Casio 200 unit 40.000,- 8.000.000,-

2.Mesin Foto Copy Merk Xerox 25 unit 55.000.000,-1.375.000.000,-

3.Mesin Tik Elektronik Merk Digital100 unit 2.500.000,- 250.000.000,-

Jumlah1.633.000.000,-

Diskon 10% 163.300.000,-

Ongkos angkut 5.000.000,-

Jumlah pembayaran 1.464.700.000,-

(Satu milyar Empat ratus enam puluh empat juta tujuh ratus ribu rupiah)

SE & O

Yang menerima,Hormat kami,

..........................................................Ir. Fauzan Firzatullah, MMDirektur

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat pengaduan2. Menjelaskan fungsi surat pengaduan3. Menjelaskan isi pokok surat pengaduan4. Menjelaskan macam-macam surat pengaduan5. Membuat surat pengaduan

Surat pengaduan (claim) adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk memberitahukan bahwa barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, yang disertai dengan cara penyelesaiannya.

Penyimpangan dalam transaksi jual beli biasanya akan menjadi masalah utama penyebab adanya pengaduan. Sebab-sebab timbulnya pengaduan antara lain:a. Kerusakan barangb. Kekurangan barangc. Kualitas barang yang tidak cocok dengan pesanand. Keterlambatan pengiriman barange. Kesalahan yang tak terduga(force majeure)

Melalui surat pengaduan, pembeli dapat memilih cara penyelesaian sebagai berikut:1. Minta ganti barang2. Minta ganti rugi3. Minta potongan harga4. Meretur/mengembalikan barang yang tidak cocok dengan pesanan5. Membatalkan pesanan seluruhnya

Fungsi surat pengaduan/klaim1. Untuk penyelesaian secara baik bagi kedua belah pihak.2. Agar hubungan baik terjaga.3. Bagi penjual, pembeli itu adalah raja4. Untuk dapat memberi informasi/keterangan yang jelas

Isi surat pengaduan1. Nama dan jenis barang yang diterima2. Macam penyimpangan dalam pengiriman barang3. Cara penyelesaian

Cara menyusun surat pengaduan1. Hubungan dengan surat pemberitahuan pengiriman barang2. Jelaskan penyimpangan yang terjadi dan bukti-buktinya, misalnya rusak, kurang dsb3. Berikan bukti bahwa kesalahan ada pada pihak penjual4. Sebutkan cara penyelesaian dengan tegas5. Akhiri surat dengan penuh harapan

Contoh surat pengaduan karena kerusakan barang

PT Segara IndahDanau Tamblingan No. 100Sanur, BaliTel: 0361- 282828

08 Mai 2014

N0. : 144/SI/V/2014

Kepada yth. Manajer PemasaranPT Bukaka RayaJl. MR Haryono Kav. 127 Jakarta Pusat

Hal:Pengaduan/Klaim Kerusakan Barang

Dengan hormat,

Dua minggu yang lalu kami membeli Xerox Photocopy Machine Model X-10 pada perusahaan Saudara. Pada waktu kami membuka, kami mendapatkan barang tersebut (dengan nomor seri ADD 59929-X) dalam keadaan rusak. Kami temukan bahwa sepertinya barang tersebut adalah contoh barang yang digunaka untuk demontrasi ke klien. Tentu saja kami tidak bisa menerima keadaan barang tersebut dimana kami adalah klien perusahaan Saudara yang sudah bekerjasama lebih dari 5 tahun .

Berkaitan dengan ini kami perlu penjelasan Saudara, yang mengklaim sebagai perusahaan yang menyediakan peralatan/mesin kelas satu.

Kami menunggu jawabannya Saudara dengan segera.Terima kasih.

Hormat kami,

Wawan Dermawan Material Manager

Contoh surat pengaduan karena kualitas barang tidak cocok dengan pesananTOKO WONOGIRIJalan Tangkuban Perahu No. 8JAMBI

Nomor :114 /PD/201419 Maret 2014


Hal : Kualitas Kayu Tidak Sesuai

Dengan hormat,

Kami beritahukan kepada Saudara, bahwa kiriman 20 m3 kayu 5x7 Borneo bersama suratnya sudah kami terima.

Akan tetapi kami merasa kecewa karena kayu-kayu yang kami terima tersebut sebanyak 5 m3 cacat dan berlubang-lubang. Kami yakin hal ini tidak Saudara sengaja tetapi mungkin karena kelalaian dari bagian pengiriman/ekspedisi.

Atas kejadian tersebut, kami minta agar kayu yang cacat dan berlubang-lubang tersebut harganya dipotong 50% dari harga pembelian, atau diganti dengan kayu yang kualitasnya baik. Setelah ada persetujuan Saudara, pembayaran akan segera kami lunasi.

Sambil menunggu khabar dari Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Romi SyahputraPemilik

RS/DR

Contoh surat pengaduan karena kekurangan barangPT tiga daraJalan Garuda 16 GunungmedanDHARMASRAYATelepon (0754) 40966 Fax. (0754) 451415 Kode Pos 27573, email [email protected]

3 Maret 2014

Nomor: 310/K/III/2014

Kepada Yth. Direktur PT Batik IndahJalan Merak No. 35Yogyakarta

Perihal: KlaimPengiriman Batik

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa baju-baju batik telah kami terima pada tanggal 28 Februari 2014.

Namun pada saat kami buka, ternyata kiriman berupa kemeja ukuran L hanya ada 10 kodi dan ukuran XL 20 kodi yang seharusnya ukuran L 20 kodi dan XL 10 kodi. Untuk itu kami mohon segera dikirimkan kekurangan kemeja ukuran L sebanyak 10 kodi dan 10 kodi kelebihan kiriman ukuran XL akan kami kembalikan.

Sambil menunggu kiriman Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

REZA SUMARTA, S.EDirektur

RS/MD

Contoh surat pengaduan karena keterlambatan pengiriman barangPT tiga daraJalan Garuda 16 GunungmedanDHARMASRAYATelepon (0754) 40966 Fax. (0754) 451415 Kode Pos 27573, email [email protected]

8 Maret 2014

Nomor: 319/K/III/2014

Kepada Yth. Direktur PT MUKTI JAYA ABADIJalan Merak No. 35Yogyakarta

Perihal: Keterlambatan Pengiriman Barang

Dengan hormat,

Kami kabarkan bahwa kiriman barang Saudara berupa 250 setel pakaian olahraga yang kami pesan tanggal 3 Februari 2014 sudah kami terima dalam keadaan baik.

Akan tetapi kami merasa kecewa karena barang-barang tersebut datangnya terlambat. Menurut pesanan kami barang-barang tersebut datang paling lambat tanggal 1 Februari 2014 sehingga dapat dipakai untuk mengikuti lomba gerak jalan. Dengan demikian banyak pemesan yang batal mengambil dan kami merasa rugi.

Oleh sebab itu dengan ini terpaksa kami harus minta ganti rugi atas keterlambatan tersebut sebesar 10% dari jumlah harga keseluruhan. Setelah ada persetujuan, pembayaran akan segera kami lunasi.

Sambil menunggu jawaban Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

REZA SUMARTA, S.EDirektur

RS/MDPertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat balasan pengaduan(penyelesaian)2. Menjelaskan fungsi surat balasan pengaduan(penyelesaian)3. Menjelaskan isi pokok surat balasan pengaduan(penyelesaian)4. Membuat surat balasan pengaduan(penyelesaian)

Surat penyelesaian pengaduan(penyesuaian=adjusment) adalah surat yang buat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli untuk memberi jawaban atas surat pengaduan yang dikirim oleh pembeli

Jika penjual menerima surat pengaduan dari pembeli, maka harus segera mengadakan penyelidikan untuk mengetahui pihak mana yang bersalah. Letak kesalahan dalam transaksi jual beli ini dapat terjadi pada:1. Pihak penjual;2. Pihak pembeli;3. Pihak pengangkutan barang.

Jika hasil penyelidikan menunjukkan penjual yang bersalah, maka penjual harus segera mengabulkan surat pengaduan itu dan minta maaf serta menunjukkan rasa penyesalan atas kejadian tersebut. Sebaliknya jika dalam penyelidikan menunjukkan pembeli yang bersalah, maka surat pengaduan tidak akan dikabulkan. Jika kesalahan terjadi pada pihak pengangkutan barang, maka penjual harus memberi penjelasan kepada pembeli agar pengaduan ditujukan kepada pengangkut barang. Namun demikian penjual biasanya akan memberi jasa baik (good will), antara lain:1. Menawarkan jasa untuk ikut mengurus persoalan klaim dengan pihak pengangkut barang;2. Menawarkan untuk memberi informasi/data yang diperlukan pembeli berhubung dengan klaim yang akan diajukan kepada pihak pengangkut barang

Isi surat penyelesaian pengaduan:1. Kesalahan yang terjadi2. Tanggapan/jawaban atas klaim;3. Pernyataan minta maaf.

Cara menyusun surat penyelesaian pengaduan1. Hubungkan dengan surat klaim yang diterima2. Jalaskan secara terperinci kesalahan yang terjadi3. Nyatakan dengan jelas klaim tersebut dikabulkan atau tidak4. Bila penjual yang bersalah harus minta maaf5. Akhiri surat dengan kata-kata yang saling menghargai dan ucapan terima kasih.

Contoh surat tanggapan pengaduan

PT BUKAKA RAYAJl. MR Haryono Kav. 127JAKARTA PUSAT

Nomor: 109 / BR / III / 201415 Maret 2014

Kepada PT Segara IndahDanau Tamblingan No. 100Sanur, Bali

Hal : Penyelesaian Pengaduan

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 8 Maret 2014, nomor144/SI/III/2010 mengenai pengklaiman barang-barang yang kami kirimkan minggu lalu, telah kami terima.

Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya kepada Saudara atas kesalahan yang kami lakukan. Barang-barang yang kami kirimkan ternyata tidak sesuai dengan barang yang Saudara pesan. Hal ini disebabkan karena kelalaian karyawan kami pada bagian pengiriman. Barang pesanan yang telah dikirim dapat Saudara kembalikan melalui Herona Ekspedisi Muatan Kereta Api, dengan biaya kami yang menanggung. Dan kami akan segera mengirimkan barang pengganti paling lambat akhir bulan ini.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir. Joko Purnama, MBAManajer Pemasaran

Contoh surat tanggapan pengaduan(penyelesaian)

PT BUKAKA RAYAJl. MR Haryono Kav. 127JAKARTA PUSAT

Nomor: 112 / BR / III / 201418 Maret 2014

Kepada PT Segara IndahDanau Tamblingan No. 100Sanur, Bali

Hal : Kiriman Kertas HVS

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 8 Maret 2014 Nomor 148/SI/III/2014 perihal kualitas barang sudah kami terima dengan baik.

Setelah mengadakan penelitian di bagian ekspedisi/pengiriman, ternyata yang bersalah adalah pihak kami. Hal ini terjadi karena adanya pesanan lain yang pengepakannya salah. Oleh sebab itu kami mohon maaf.

Mengenai permintaan ganti rugi barang yang sesuai denan contoh terdahulu, dengan ini kami beritahukan bahwa barang pengganti sudah kami kirim. Semoga barang tersebut dapat secepatnya Saudara terima. Sedangkan barang yang tidak cocok nanti akan kami ambil dengan biaya sendiri.

Atas perhatian Saudara selama ini, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir. Joko Purnama, MBAManajer Pemasaran

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat pengiriman pembayaran2. Menjelaskan fungsi surat pengiriman pembayaran3. Menjelaskan isi pokok surat pengiriman pembayaran4. Membuat surat pengiriman pembayaran

Setelah pembeli menerima barang dari penjual maka harus segera mengadakan pengecekan untuk mengetahui apakah barang yang diterima itu sudah cocok dengan pesanan atau belum. Jika sudah cocok dan tidak ada penyimpangan dalam pengiriman barang, pembeli harus segera melunasi pembayarannya dengan disertai surat pengiriman pembayaran.

Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan meksud untuk memberitahukan bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.

Isi surat pengiriman pembayaran1. Jumlah barang yang diterima2. Harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar3. Waktu pembayaran4. Cara pembayaran5. Besarnya pembayaran6. Bukti pembayaran

Cara menyusun surat pengiriman pembayaran1. Hubungkan dengan surat pengiriman barang2. Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan3. Lampirkan bukti pembayaran4. Jelaskan cara pembayaran5. Jika tidak dapat membayar penuh jelaskan alasannya6. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih

PENGINAPAN UNIANGJalan Lintas Sumatera KM. 35SOLOK

4 Juli 2013

Nomor :76 /PU-SP/2013


Hal : Pengiriman Pembayaran

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa kiriman kayu dari Saudara beserta suratnya sudah kami terima dengan senang hati.

Dengan ini pula kami kabarkan bahwa pembayaran atas pembelian 3 m3 kayu Borneo sebesar Rp 6.500.000,00(empat juta lima ratus ribu rupiah) sudah kami kirim dengan perantara Bank Pembangungan Daerah. Bersama ini pula kami lampirkan bukti pembayarannya.

Atas pelayanan yang cepat dan baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Richard Dwiyanto, SEManager

Lampiran : 1 lembar bukti pembayaran

RD/RK

PT. SUMATRA BATIKJl. Pangeran Diponegoro No. 5Medan - Sumatera Utara

Nomor: 122/PP/XII/201223 Desember 2012

Yth. Bapak Rudi WijayaManager Pemasaran PT. Wijaya UtamaJl. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta Selatan

Perihal: Pemberitahuan Pembayaran

Dengan hormat,

Surat Saudara nomor : 525/Pn/XII/2012 tentang penagihan pembayaran atas pesanan barang batik telah kami terima.

Namun kami telah melakukan pelunasan sebesar Rp. 22.000.000,00 (dua puluh dua juta rupiah) melalui bank BCA cabang Jalan Sultan Hasanudin dengan no. rekening 51234227213 pada tanggal 12 Desember 2012. Adapun bukti transfer terlampir.

Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan, terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,

Robert SihombingDirektur

Lamp. : 1 lembar bukti pembayaran

RS/DK

TOKO SUMBER ELEKTRONIKJalan Bengawan Solo 16JAMBI

11 September 2013

Nomor :213/TS/IX/2013

Kepada Yth.Direktur PT AMALIAHJalan Simpang Empat SikabauDHARMASRAYA

Hal : Pengiriman Pembayaran

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa kiriman 30 unit komputer dari Saudara beserta suratnya sudah kami terima dengan senang hati dan kami merasa sangat puas atas pelayanan yang cepat dan baik tersebut.

Dengan ini pula kami kabarkan bahwakekurangan pembayaran atas pembelian 30 unit komputer sebesar Rp.26.000.000,00(Dua puluh enamjuta rupiah) sudah kami kirim dengan perantaraan Bank Pembangunan Daerah. Bersama ini kami lampirkan copy bukti pembayarannya.

Atas pelayanan yang cepat dan baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Verdinal,S.HPemilik

Lampiran: 1 lembar bukti pembayaran

VD/MD

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat penangguhan pembayaran2. Menjelaskan fungsi surat penangguhan pembayaran3. Menjelaskan isi pokok surat penangguhan pembayaran4. Membuat surat penangguhan pembayaran

Jika pembeli memang benar-benar rabelum dapat membayar pada tanggal jatuh tempo atau waktu yang telah ditentukan, sebaiknya sebelum ditagih penjual, pembeli harus minta penangguhan pembayaran kepada penjual dengan mengirim surat penangguhan pembayaran.

Surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk minta penangguhan/pengunduran waktu pembayatran.

Isi surat penangguhan pembayaran1. Sebab/alasan permintaan penangguhan pembayaran2. Kapan dan dengan cara bagaimana utang tersebut akan dilunasi3. Penyesalan atau permintaan maaf atas penundaan tersebut4. Hal-hal yang dapat meyakinkan penjual bahwa utang tersebut akan segera dilunasi

Cara menyusun surat penangguhan pembayaran1. Hubungkan dengan surat pengiriman barang2. Jelaskan bahwa pembayaran belum dapat dilakukan dengan disertai bukti dan alasan yang kuat3. Jelaskan kapan utang tersebut dapat dilunasi4. Jelaskan cara pelunasan utang5. Nyatakan minta maaf atas penundaan6. Bila perlu sampaikan hal-hal yang dapat meyakinkan penjual7. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih

CV JAYA MULYAJalan Mangga No. 99JAMBI

Nomor :94 /JM-3/VII/201311 Juli 2013


Hal : Penangguhan Pembayaran

Dengan hormat,

Kami beritahukan kepada Saudara, bahwa menurut faktur No.541/PB/2013, kami masih mempunyai utang sebesar Rp.15.200.000,00(lima belas juta dua ratus ribu rupiah).

Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa saat ini kami belum dapat melunasi utang tersebut sebagaimana telah kami janjikan. Hal ini disebabkan karena bangunan jembatan yang sedang kami buat rusak dibobol banjir, sehingga mengalami kerugian sebesar Rp. 21.000.000,00.

Oleh sebab itu kami minta pengertian Saudara untuk menangguhkan pembayaran faktur tersebut sampai dua bulan lagi. Atas penundaan tersebut kami minta maaf, dan jika diperkenankan lagi kami juga minta dikirim barang-barang seperti yang dipesan bulan yang lalu.

Atas kerja sama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

Novi Chandra, SHDirekturNC/RK

TOKO METROPOLITAN KENCANAJalan Puspa Indah No. 26SOLOK

Nomor : 98 /PM/X/201328 September 2013

Kepada Yth.Sdr. Muhammad Rizaldo, S.EDirektur PT AMALIAHJalan Simpang Empat SikabauDHARMASRAYA

Hal : Penangguhan Pembayaran

Dengan hormat,

Membaca surat Saudara tanggal 24 September 2013 No. 106/PM/2013 perihal pembayaran faktur No.128/PM/2013, dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa kami belum dapat melunasi pembayaran faktur Saudara sebagaimana telah kami janjikan. Hal ini dikarenakan kami baru saja mendapat musibah, yakni sebagian besar barang-barang kami dalam gudang habis terbakar.

Oleh sebab itu, kami minta pengertian Saudara untuk menangguhkan pembayaran faktur tersebut sampai awal Desember 2013 mendatang.

Atas penundaan tersebut kami minta maaf, dan atas kebijaksanaan Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Maria Devensor SantigoPemilik

MD/DF

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat penagihan2. Menjelaskan fungsi surat penagihan3. Menjelaskan isi pokok surat penagihan4. Membuat surat penagihan

Apabila pembeli belum membayar barang-barang yang diterima atau utang-utangnya tanpa ada keterangan sama sekali, maka penjual dapat melakukan penagihan kepada pembeli dengan mengirim surat penagihan.

Surat penagihan (surat peringatan) ialah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli dengan maksud untuk mengingatkan pembeli bahwa ia mempunyai utang yang belum dibayar, sedangkan tanggal jatuh tempo sudah lewat.

Isi surat penagihan1. Pernyataan jangka waktu yang telah lewat dengan menunjuk tanggal jatuh tempo dan nomor faktur2. Jumlah uang yang belum dibayar3. Cara pelunasan pembayaran4. Hal-hal lain yang dianggap perlu

Cara menyusun surat penagihan1. Hubungkan dengan surat pengiriman barang dan fakturnya2. Jelaskan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat3. Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar4. Sebutkan cara pelunasan pembayaran dengan tegas5. Akhiri surat dengan kalimat yang penuh harapan, sopan dan ucapan terima kasih

PT ANUGRAH JAYAJl. Kemiri No. 34Jakarta Pusat

No. : 423/PN/AJ/2/1228 Oktober 2012

Yth. Sdr.Muhammad Rizaldo, S.EDirektur PT AMALIAHJalan Simpang Empat SikabauDHARMASRAYA

Hal : Pembayaran Faktur No. 34

Dengan hormat,Berdasarkan catatan pembukuan kami ternyata Saudara belum melunasi faktur kami No. 34, atas pembelian Pesawat Telepon Panasonic Type KX701 yang seharusnya telah Saudara lunasi pada tanggal 15 Oktober 2012 lalu.Mengingat pembayaran tersebut telah lewat 2 (dua) minggu, kami harap Saudara segera melunasiya sebelum tanggal 1 November 2012.Kami yakin dan percaya Saudara segera akan melunasi faktur ini, mengingat kerjasama kita yang sudah terjalin dengan baik.Atas perhatian dan pengertian Saudara, kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,PT ANUGRAH JAYA

Tri Wanda Mentari, S.KomManager Pemasaran

TW/FS

PT. WIJAYA UTAMA

7 Desember 2012Nomor: 525/Pn/XII/2012

Yth. Bapak Robert SihombingDirektur PT. Sumatra BatikJl. Pangeran Diponegoro No. 5Medan - Sumatera Utara

Perihal: Penagihan Pembayaran

Dengan hormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa sisa pembayaran pesanan Saudara sebesar 50% atau Rp. 22.000.000,00 (dua puluh dua juta rupiah) sampai saat ini belum kami terima.

Untuk itu mohon kiranya Saudara segera mengirimkan sisa pembayaran tersebut paling lambat tanggal 12Desember 2012 melalui bank BCA dengan no. rekening 51234227213.

Atas kerja sama yang Bapak berikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


RW/RK

PT. WIJAYA UTAMAKantor Pusat : Jl. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta SelatanTelp. +62217771234Fax +62217771235E-mail :[email protected] Cabang : Jl. Pattimura Blok A No.132 Pekanbaru

PT. WIJAYA UTAMA

17 Desember 2012Nomor: 571/Pn/XII/2012

Yth. Ibu Salma NissaDirektur PT. Salma BatikDi Jambi

Perihal: Penagihan Pembayaran

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan pembukuan kami, Saudara belum melunasi pembayaran faktur nomor : 1225 tanggal 28 September 2012 yang seharusnya Saudara lunasi paling lambat tanggal 8 November 2012.

Mengingat pembayaran tersebut telah lewat masa jatuh temponya maka kami harapkan Saudara dapat segera melunasi faktur tersebut sebelum tanggal 27 Desember 2012.

Sambil menunggu pembayaran Saudara dan atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Lamp. : 2 eks.

RW/RK

PT. WIJAYA UTAMAKantor Pusat : Jl. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta SelatanTelp. +62217771234Fax +62217771235E-mail :[email protected] Cabang : Jl. Pattimura Blok A No.132 Pekanbaru

Pertemuan Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat dinas atau surat resmi2. Menjelaskan macam-macam surat dinas3. Menjelaskan pengertian surat pemberitahuan4. Menjelaskan ciri-ciri surat pemberitahuan5. Menjelaskan struktur isi surat pemberitahuan

Pertemuan 14Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat undangan2. Menjelaskan pengertian surat kuasa3. Menjelaskan macam-macam surat undangan4. Menyebutkan ciri-ciri undangan resmi, setengah resmi, dan tidak resmi.5. Menjelaskan kegunaan surat kuasa6. Menyebutkan syarat penulisan surat kuasa

Pertemuan 15Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat keterangan2. Menjelaskan pengertian surat memo dan nota dinas3. Menjelaskan macam-macam surat keterangan4. Membedakan surat referensi dengan surat rekomendai5. Membedakan surat memo dan nota dinas

Pertemuan 16Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat edaran2. Menjelaskan pengertian surat pengantar3. Menjelaskan surat edaran berdasarkan tujuan4. Menjelaskan fungsi surat pengantar5. Menjelaskan syarat membuat surat pengantar

Pertemuan 17Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat perintah2. Menjelaskan pengertian surat instruksi3. Menjelaskan pengertian surat tugas4. Menjelaskan bagian surat perintah5. Mebedakan surat perintah dan surat instruksi

Pertemuan 18Mata Pelajaran/SK: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)Kompetensi Dasar: Melakukan surat menyuratIndikator: 1. Menjelaskan pengertian surat perjalanan dinas2.

Materi Prosedur Administrasi Sem.2.docx

Documents

Transcript of Materi Prosedur Administrasi Sem.2.docx