ADMINISTRASI DAN PELAPORAN TPK

PELATIHAN PENDAMPING LOKAL SEKABUPATEN PADANG LAWAS UTARAGUNUNG TUA, 26 JUNI – 1 JULI 2012

PERAN TPK DALAM TAHAPAN SETIAP TAHAPAN PNPM

• TAHAPAN PERENCANAAN– Proses penggalian gagasan– Musyawarah Desa II– Penulisan Usulan– Verifikasi Usulan– MAD II– Penyusunan RAB– MAD II– Musyawarah Desa III

PERAN TPK DALAM TAHAPAN SETIAP TAHAPAN PNPM

• TAHAPAN PELAKSANAAN– Penyusunan rencana kerja– Penyiapan dokumen dan Administrasi Pelaksanaan– Prinsip-prinsip & prosedur pengadaan tenaga kerja dan

peralatan– Revisi kegiatan– Pengendalian pekerjaan– Penyelesaian kegiatan– Administrasi dan keuangan– Pelaporan

PERAN TPK DALAM TAHAPAN SETIAP TAHAPAN PNPM

• TAHAPAN PELESTARIAN– Strategi pengelolaan pemeliharaan kegiatan

prasarana– Strategi pengelolaan pemeliharaan kegiatan

ekonomi

ALUR PENCAIRAN DANA DESA

PERSIAPAN ADMINISTRASI TPK

• Form - 23_Hasil Survey Harga• Form - 26_Rencana Penggunaan Alat Berat• Form - 31_Surat Perjanjian Sewa• BA Musyawarah Desa Pra Pelaksanaan• BA Musyawarah Desa Pembentukan dan Rapat Panitia Lelang• Form - 32_Undangan Lelang• Form - 33_Surat Penawaran• Form - 34_BA Pelelangan• Form - 35_Surat Perjanjian Kontrak• Form - 44_Pendaftaran Calon Pekerja • Papan Kegiatan Dan Papan Informasi.• Realisasi Swadaya Masyarakat di Lapangan.• BA Trial Lapangan.

ADMINISTRASI PELAKSANAAN

• Form - 36_Rencana Penggunaan Dana• Form - 37_Laporan Penggunaan Dana• Form - 38_KW2• Form - 39_Buku Kas UmumTPK• Form - 40_Catatan Harian Penerimaan Bahan• Form - 41_Buku Material• Form - 42_Bukti PenerimaanBahan• Form - 45_FormB Insentif Harian• Form - 46_FormC Insentif Kelompok

BUKU MATERIAL

MENGAPA DIPERLUKAN BUKU MATERIAL ???

Volume pengiriman terkontrol/tidak terjadi kekurangan atau kelebihan pengiriman.

Volume material yang sudah dibayar jelas / menghindari pembayaran ganda pada material.

Kualitas material juga terkontrol (material yang ditolak juga dicatat).

RENCANA PENGGUNAAN DANA DAN LAPORAN PENGGUNAAN DANA

RENCANA PENGGUNAAN DANA.1. Harus sesuai dengan progres tahapan kegiatan.2. Harga yang wajar sampai ditempat.3. Volume sesuai kerja dilapangan.

LAPORAN PENGGUNAAN DANA1. Kumpulan bukti penggunaan dana oleh TPK.2. Bila Belum Lengkap, pencairan ditunda.3. TPK tidak bisa mempertanggungjawabkan

penggunaan dana.

LAPORAN DAN PENYELESAIAN

• MD Pertanggung Jawaban Minimal Dua Kali• Form - 61_SKMP• Form - 62_BA SPK• Form - 63_LP2K• Form - 64_SP3K• Form - 70a _Laporan Masalah• Form - 71_Rencana Real Kegiatan• Form - 75_Laporan Fisik Biaya• Form - 75a_Lembar Kerja Bantu• Form - 76_Laporan Swadaya• Musyawarah Desa Serah Terima

PENGENDALIAN KEGIATAN

• Form - 43_Sertifikat Penerimaan Pekerjaan• Form - 44_Form A Daftar Calon Pekerja• Form - 47_Berita Acara Revisi• Form - 29_Surat Perjanjian Pemberian

Bantuan

LAPORAN AKHIR• Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP)• Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BA-SPK)• Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K)• Berita Acara Musyawarah Desa Pertanggungjawaban• Berita Acara Musyawarah Desa Serah Terima (MDST)• Gambaran Ringkas Pelaksanaan PNPM-MP • Realisasi Kegiatan dan Biaya• Asbuilt Drawing• Struktur Organisasi Tim Pemelihara• Foto Dokumentasi Kegiatan

1. Pengisian buku kas dilakukan secara baris (ke kanan) berati dilakukan tiap hari sesuai tanggal transaksi dan bukan secara kolom (diisi ke bawah) !!! transaksi tidak boleh dikumpulkan sampai sebulan atau dikerjakan sekali sebulan, karena ketidak disiplinan ini membuka kemungkinan adanya rencana pengaturan untuk tujuan negatif, yang menjurus kepada tindakan korupsi.

2. Jika terjadi kesalahan tidak boleh di Tip-ex, tetapi cukup dicoret lalu diparaf

3. Pencatatan harus dilakukan dengan tinta bukan pensil.4. Pembukuan dibuat secara terbuka/transparan, hal ini untuk

menghindari korupsi.

Hal yang harus diperhatikan dalam pengisian buku kas TPK :

Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPK

• TPK dan KPMD diwajibkan menyimpan seluruh dokumen kegiatan. • Seluruh dokumen yang ada adalah milik Negara, oleh karena itu

mengingat pentingnya dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekwensi hokum sesuai dengan hukum yang berlaku, pola pengelolaan dokumen di TPK secara sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyususn dokumen berdasarkan tahapan, perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan.

• Sedangkan untuk dokumen keuangan seperti bukti transaksi, dapat disusun berdasarkan waktu kejadian yang dikumpulkan dalam satu file. Foto-foto kegiatan dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan yang disusun sesuai dengan tahapan.

Hal-Hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK

• Pemberian Insentif harus diberikan secara langsung setiap orang yang bekerja baik upah harian maupun borongan.

• TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan Fasilitator, UPK, PjOK dan seluruh aparat pemerintah yang ada di desa maupun kecamatan. Dan seluruh unsure yang terkait baik langsung maupun tidak langsung.

• Pembayaran kepada pemasok/suplier dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa.

• Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim ke UPK untuk pengajuan pencairan dana .

• Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan.

Hal-Hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK

SEKIAN TERIMA KASIH