6045 p1-spk-administrasi perkantoran

UJIAN NASIONALTAHUN PELAJARAN 2014/2015

SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)Kompetensi Keahlian : Administrasi PerkantoranKode : 6045Alokasi Waktu : 22 jamBentuk Soal : Penugasan Perorangan

I. PETUNJUK UMUM

1. Anda adalah Sekretaris PT. WIRA KARYA SEJATI, Jalan Garuda Raya No. 109, Surabaya, Telp (031) 70878770, Faks. (031) 70877087, http://www.wirakaryasejati.sch.id E-mail : [email protected] anda bernama Bapak Rafa Perdana, SH, MM . Beliau menjabat sebagai Kepala Devisi Umum.Perusahaan anda bergerak di bidang distributor peralatan kantor.

2. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 9 pekerjaan, yaitu:1. Mengetik Kecepatan 2. Membuat Surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris3. Mengatur pertemuan rapat4. Menangani Arsip5. Mengelola Kas Kecil6. Penanganan agenda kerja pimpinan7. Mencari Informasi melalui Internet8. Menangani Telepon9. Melakukan Presentasi

3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah

melapor kepada pengawas ujian5. Kerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu 6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan7. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian

II. KESELAMATAN KERJA

8. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian praktik ini.

9. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada pengawas ujian

6045–P1-14/15 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-1/31

Paket

1DOKUMEN NEGARA

III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN

No. NamaAlat/Komponen/Bahan

Spesifikasi Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

Alat Tes /Alat tangan1. Komputer Pentium 4 Disesuaikan2. Printer Standar Disesuaikan3. Internet Jaringan Cepat Jaringan4. Perforator Disesuaikan5. Stapler Disesuaikan6. LCD/Infocus 17. Kalkulator Disesuaikan8. Telepon Disesuaikan9. Gunting Disesuaikan

Komponen1. Map Snelhecter Ukuran A 4 3 2 untuk Arsip

dan 1 untuk Kas Kecil

2. Guide 12 10 guide untuk arsip dan 2 guide untuk kas kecil

3. Kalender Meja 1 / siswa4. ATK Disesuaikan5.6.

Bahan1. Kertas HVS A4 10 lembar Untuk setiap

siswa2. Amplop Persegi panjang 2 buah3. Form Buku Agenda

Berpasangan 1 lembar

4. Lembar Perjalanan Dinas Pimpinan

1 lembar

5. Form Bukti Penerimaan Kas Kecil

2

6. Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil-

20

7. Form Laporan Kas Kecil 18. Lembar Pesan Telepon 19. Block Note 110. Amplop Persegi Panjang 2


I. SOAL / TUGAS

TUGAS 1 : KECEPATAN MENGETIK

1. Petunjuk Kerja

a. Kerjakan tugas 1 berikut ini dengan menggunakan aplikasi word processing

b. Bila ada masalah dengan alat atau naskah, tanyakan kepada penguji

c. Ketiklah naskah pemanasan dengan waktu 5 menit

d. Ketiklah naskah kecepatan dengan baik dalam waktu 10 menit

e. Cetak naskah dalam waktu 5 menit

f. Manfaatkan waktu dengan sebaik-baikya

2. Peralatan dan bahan yang diperlukan

a. Komputer dengan aplikasi word processing

b. Printer

c. Stapler kecil

d. Isi Stapler kecil

e. Stopwatch untuk penguji

f. Kertas HVS A4

g. Catridge/toner

3. Alur Kegiatan

a. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan

b. Latihan Pemanasan selama 5 menit dipandu oleh penguji

c. Mengetik kecepatan dilakukan secara bersama-sama, oleh karena itu perlu diperhatikan aba – aba penguji

d. Setelah selesai mengetik segera mencetak dan hasilnya serahkan penguji

e. Gunakan jarak spasi 1,56045–P1-14/15 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-3/31

f. Font arial

g. Font size 12

4. Hasil yang diharapkan

a. Kecepatan mengetik mencapai 150 epm

b. Ketelitian mencapai 95 %

PEMANASAN KECEPATAN MENGETIK

Letak bagian arsip dan tata ruang kearsipan, terutama yang

dipusatkan, hendaknya di tempat yang strategis, kalu mungkin di

tengah - tengah untuk memudahkan hubungan dengan semua bagian

kantor itu. Hal ini perlu mendapat perhatian, dengan maksud agar

segala sesuatunya bisa praktis dan mengurangi hambatan yang

memakan waktu yang berharga dalam menempuh jarak perjalanan

dari ruang ke ruang yang agak jauh.

Tempat bagian kearsipan di ruangan yang luas. Ruangan yang sempit

dan panas akan mengakibatkan simpanan benda – benda arsip tak

dapat teratur dan aman, sehingga menjadi tumpukan kertas – kertas

yang tak berguna. Padahal nilai secarik kertas yang sudah ditulisi bagi

arsip lebih berharga dari pada harga sehelai kertas kosong. Selain itu

perlu diperhatikan ruangan arsip yang berada di bawah tanah. Pada

51

107

163

219

275

331

387

443

499

555

611


abad sekarang ini baik di barat maupun di timur dan di Negara yang

telah maju hampir tidak dipergunakan penyimpanan arsip di bawah

tanah. Menurut penelitian, arsip yang disimpan dalam ruang bawah

tanah lebih cepat rusak, jika di banding yang disimpan di ruang atas

tanah.

SOAL KECEPATAN MENGETIK

MAKNA ADMINISTRASI SECARA SEDERHANA

Dalam melaksanakan segala pekerjaan dan aktifitas guna mencapai

tujuan atau ambisi yang diharapkan oleh manusia tentulah

membutuhkan kerja sama manusia dengan yang lainnya. Hal ini bisa

dijadikan sebagai makna administrasi secara sederhana. Agar tujuan

yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dengan baik maka

diperlukanlah sebuah struktur atau tatanan kerja yang saling

berhubungan dan merupakan kesatuan dari berbagai komponen

karena struktur dalam organisasi merupakan suatu kerangka antar

hubungan satuan – satuan pada organisasi yang didalamnya memuat

kedudukan tugas dan wewenang, tugas dan wewenang, garis

koordinasi, tingkatan hirearki dalam satu kesatuan yang baik.

Struktur organisasi merupakan unsur yang sangat penting dalam

667

723

779

835

51

107

163

219

275

331

387

443

499

555


organisasi. Dalam hal pembentukannya struktur organisasi merujuk

pada kebutuhan dari organisasi itu sendiri agar dapat bergerak optimal.

Didalam struktur organisasi hendaknya di buat pembagian kerja yang

jelas dan terinci. Elemen dari terbentuknya sebuah struktur organisasi

adalah pembagian kerja. Keseluruhan pekerjaan dan kegiatan yang

telah direncanakan tentunya perlu disederhanakan guna

mempermudah bagaimana mengimplemen tasikannya. Seterusnya

profesionalisme kerja secara sederhana bisa berarti terwujudnya suatu

pelaksanaan tugas dengan baik dan optimal, mengenai pada sasaran

atau tujuan dari suatu organisasi secara cepat dan tepat dengan

berbagai sumber daya yang ada. Dimana tujuan organisasi itu bisa

berupa disiplin kerja pegawai.

(Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)

667

723

779

835

891

947

1003

1059

1115

1161

TUGAS 2 a : MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA

1. Petunjuk Kerja1. Anda diminta untuk membuat surat balasan atas surat yang diterima, surat dibuat

menggunakan Bahasa Indonesia, tanggal surat hari ini, pengirim PT. KARYA USAHA MANDIRI, Jl. Cokroaminoto No. 104 Surabaya

2. Baca dan cermati makna surat yang disediakan.3. Anda dianjurkan untuk membuat konsep terlebih dahulu

2. Alat dan Bahan a. Komputer

b. Printer

c. Kertas HVS ukuran A4

d. Kop Surat

e. Amplop Persegi Panjang

3. Alur Kegiatan1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan2. Buatlah balasan surat dalam bahasa Indonesia tersebut diketik dalam bentuk Block

Style6045–P1-14/15 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-6/31

3. Tanggal surat hari ini4. Nomor Surat 60/SK/WKS/II/20155. Sebelum dicetak simpan pada file anda6. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model standard fold dan dimasukkan ke

dalam amplop

4. Hasil yang diharapkanSurat Bahasa Indonesia dalam bentuk Block Style, dilipat dalam lipatan Standard Fold dan dimasukkan ke dalam amplop

PT. KARYA USAHA MANDIRIJl. Cokroaminoto No. 104

SURABAYA

Nomor : 109/PM/II/2015 2 Pebruari 2015

KepadaPT. WIRA KARYA SEJATI, Jalan Garuda Raya No. 109, Surabaya ( 60123 )

Hal : Penawaran Labtop

Dengan Hormat,

Perkembangan komputer sudah demikian maju,untuk itu kami ingin menawarkan kepada Saudara Labtop terbaru tipe Intel Pentium Core i3 , yang dapat dipergunakan bagi keperluan kantor, spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat


langsung memeriksa hasil pekerjaan yang dilaksanakan,seperti pada bagian keuangan atau kepegawaian

Labtop dengan merk TOSHIBA ini mempunyai data spesifikasi pentium Intel Pentium Core i3 2,4 GHz yang telah dilengkapi modem dan hard disk berkapasitas 500 Gb dan dapat dipergunakan baik secara individual maupun secara jaringan pada suatu kantor.

Harga yang kami tawarkan adalah Rp 7 200 000,- sudah termasuk pengiriman barang, meja komputer dan pelayanan purnajual selama 2 tahun

Kami berharap Saudara tertarik dengan penawaran ini dan masa promosi dari penawaran ini sampai dengan tanggal 28 Pebruari 2015

Atas perhatian Bapak kami sampaikan terima kasih

Hormat kami,

Bayu Perdana, SEManager Pemasaran

TUGAS 2b : MEMBUAT SURAT BAHASA INGGRIS

1. Petunjuk Kerja1. Bacalah dengan cermat MEMO dihalaman berikut :2. Buatlah surat tempahan kepada :

BEST HYATT HOTEL104 Oneta AvenueYoungstown, OH 474700SINGAPHORE

3. Anda dianjurkan untuk membuat konsep terlebih dahulu


b. Printer



d. Kop Surat

e. Amplop Persegi Panjang

3. Alur Kegiatan1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan2. Buatlah surat dalam bahasa Inggris tersebut diketik dalam bentuk full block style3. Surat tersebut ditandatangani oleh Kepala Bagian Umum4. Tanggal Surat hari ini5. Nomor Surat : 61/SK/WKS/II/20156. Sebelum dicetak simpan pada file anda7. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model standard fold dan dimasukkan ke

dalam amplop

4. Hasil yang diharapkanSurat Bahasa Inggris dalam bentuk Full Block Style, dilipat dalam lipatan standard fold dan dimasukkan kedalam amplop.

INTEROFFICE MEMORANDUM

To : SecretaryFrom : General ManagerDate : ………, 2015Subject : Hotel Reservation

I will be visiting United State of Singaphore, and will be there from March 2, 2015 until March 7, 2015

I would like to stay at Best Hyatt Hotel, I prefer deluxe room. Please make a reservation letter for me please

Rafa perdanaTUGAS 3 : MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

1. Petunjuk Kerja1. Buatlah undangan rapat, Agenda rapat dan daftar hadir rapat sesuai dengan format yang

lengkap dan benar.2. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Word / Excell


b. Printer


d. Kop Surat


e. Alat tulis lainnya

3. Alur Kegiatan1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan2. Baca soal dengan cermat3. Buat undangan rapat dengan bentuk surat semi block style4. Buat daftar hadir rapat sesuai dengan jumlah yang di undang5. Sebelum dicetak simpan pada file anda6.Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkan1. Surat undangan rapat bentuk semi Block Style2. Daftar hadir rapat sesuai dengan jumlah yang diundang3. Agenda rapat secara detail

MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

Melihat kondisi kedisiplinan pegawai yang semakin menurun dan kurangnya pegawai pada staf keuangan, maka Bapak Rafa Perdana, SH menganggap perlu untuk mengadakan rapat dengan seluruh Kepala Bagian terkait.

Rapat akan diadakan pada hari Jumat, tanggal 27 Pebruari 2015 dari pukul 14.00 WIB sampai dengan pukul 17.00 WIB bertempat di Ruang Rapat kantor lantai 2, acara diawali dengan makan siang bersama untuk itu Anda diminta untuk memesankan makanannya di Seafood Restaurant.

Peserta Rapat yang diundang1. Kepala Devisi Pemasaran 2. Kepala Devisi Produksi3. Kepala Devisi Keuangan

Materi Rapat : Meningkatkan Kinerja Pegawai yang cenderung menurun pada 3 bulan terakhir

TUGAS 4 : MENANGANI ARSIP

1. Petunjuk Kerja

a. Saat ini di meja anda ada 5 surat masuk dan 5 surat keluar

b. Baca soal dengan cermat

c. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan


2. Bahan dan Alat

a. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

b. Map Snelhecter dengan 5 lembar guide / tab

c. Perforator

d. Stapler

e. Kertas warna

f. ATK

3. Alur Kegiatan1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda Kembar yang telah disediakan

3. Setelah dicatat dalam buku agenda kembar selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map snelhecter dengan menggunakan sistem subjek


a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi

b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem subjek

Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar sebagai berikut :


PT. WIRA KARYA SEJATIJalan Garuda Raya No. 109Surabaya (60123)Telp. (031) 70878770, Fax. (031) 70877087http://www.wirakaryasejati.sch.id, E-mail : [email protected]

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJANO. 043/DU-WKS/I/2015

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : RAFA PERDANA, SH, MM Jabatan : Kepala Devisi Umum

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini :

Nama : DITA MAITA SARIAlamat : Jl. Mawar No 39 Surabaya

Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 01 Maret 2007 sampai dengan 30 Januari 2015, dengan jabatan terakhir Sekretaris Kepala Devisi Pemasaran.

Selama menjadi karyawan kami, Saudari Dita Maita Sari telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan dan tidak pernah melakukan hal- hal yang merugikan perusahaan. Yang bersangkutan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses dimasa yang akan datang.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.


mailto:[email protected]

http://www.wirakaryasejati.sch.id/

Surabaya, 01 Pebruari 2015

Rafa Perdana, SH, MMKepala Devisi Umum


Nomor : 56/DU-WKS//II/2015 16 Pebruari 2015

Yth. Saudari Diana VenturimaJl. Musi No. 37 Sidoarjo

Perihal : Panggilan Wawancara

Dengan hormat,

Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang di kirim beberapa waktu yang lalu, dengan lamaran Saudari untuk menjadi tenaga Sekretaris di perusahaan kami, maka kami mengundang Saudari untuk mengikuti wawancara pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 3 Pebruari 2015

Pukul : 09.00 s.d 11.00Tempat : Ruang Meeting Devisi Umum

PT Wira Karya Sejati Jl. Garuda Raya No. 109 Surabaya

Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Saudari, kami sampaikan terima kasih.




Hormat kami,



Nomor : 47/DU-WKS/II/2015 5 Pebruari 2015

Kepada PT. COKRO ELEKTRONIKJl. Acmad Yani No. 23Surabaya ( 60222 )

Perihal : Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami pada beberapa waktu yang lalu telah kami terima pada tanggal 03 Pebruari 2015.

Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang Saudara kirim adalah binding machine sebanyak 5 buah. Sementara barang yang kami pesan, yaitu mesin pemotong kertas




sebanyak 5 buah tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat mengirimkan kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.

Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai dengan janji kami, tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong. Sehubungan dengan binding machine, kami siap apabila Saudara meminta kami memasarkannya, namun secara konsinyasi. Kami menunggu kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut di atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,



Reff. : 50/DU-WKS/II/2015 February 7rd, 2013Subject : Attendance Confirmation

THE GOLDEN BRIDGEHamisley Avenue #9Singapore 048938

Dear Mr. Benjamin,

I’am so pleased for your invitation on “How to be A Wonderful Person” seminar. But unfortunately I couldn’t come to your invitation because I have other plans that has scheduled before.

For further, hopefully I can attend your other wonderful invitation. Thank you very much for your understanding.




Sincerely yours,

Rafa Perdana, SH, MMGeneral Devisi Manager


Nomor : 58/DU-WKS/II/2015 19 Februari 2015Hal : Sewa Kendaraan

Yth. Manager Sarana Lengkap Travel AgentJl. Sulawesi III / 23Surabaya

Dengan hormat,

Dengan ini kami memesan kendaraan berupa mobil, yang akan digunakan pada tanggal 21- 22 Pebruari 2015 untuk tujuan Surabaya – Yogyakarta dengan spesifikasi sebagai berikut. :

- Mobil jenis Avanza / Innova

- fasilitas : AC, audio, dan Mini TV

- sopir berpengalaman dan memiliki izin




Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke rekening Saudara.

Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,


KENCANA MOTOR SALES SERVICE

Jl. Merak Raya No. 125 A Telp. ( 021 ) 8856771, Faks. ( 021 ) 8856772

JAKARTA SELATAN

Nomor : 160/ KMSS/II/2014 3 Februari 2014

Kepada

PT. WIRA KARYA SEJATI Jalan Garuda Raya No. 109Surabaya (60123)

Hal : Pembayaran Ongkos service

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “ MERCEDES BENZ “ milik

perusahaan Saudara telah selesai dan mobil tersebut sudah kami kirim kembali ke

Surabaya


Dan kami beritahukan bahwa total biaya perbaikan seluruhnya sebesar Rp 8.700

000,00 ( Delapan juta tujuh ratus ribu rupiah ). Untuk itu kami harap Saudara dapat

mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Jakarta Selatan.

Atas perhatian Saudara kami Sampaikan terima kasih

Hormat kami

Surya Atmadja

Manager

PT. COKRO ELEKTRONIKJl. Acmad Yani No. 23 Fax 031 888566, Telp. 997878Surabaya ( 60222 )


Kepada

PT. WIRA KARYA SEJATI Jalan Garuda Raya No. 109Surabaya (60123)

Dengan Hormat,

Terima kasih atas surat pengaduan saudara tertanggal 5 Pebruari 2015, Tentang Kesalahan pengiriman binding machine sebanyak 5 buah yang kami kirim beberapa waktu yang lalu.

Kami sungguh menyesali kejadian tersebut. Untuk itu seperti apa yang Saudara pesan yaitu pemotong kertas sebanyak 5 buah akan kami kirimkan secepatnya paling lambat hari Selasa tanggal 10 Pebruari 2015

Mengenai pelunasan sisa pembayaran, kami setuju untuk dibayar setelah barang tersebut di terima.

Mohon maaf atas kejadian ini, semoga dalam kerja sama ke depan tidak akan terjadi lagi.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.6045–P1-14/15 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-18/31

Hormat kami

Drs. Cokro AbidinKabag pemasaran

PT. KENCANA GEMILANGJl. Merak Raya III No. 124 Telp. ( 021 ) 8556677, Faks. ( 021 ) 8557878E-mail : Kencana [email protected]


KepadaPT. WIRA KARYA SEJATIJl. Garuda Raya No. 109Surabaya ( 60123 )

Dengan Hormat,

SELAMAT & SUKSES

Kami mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya Kantor Cabang PT WIRA KARYA SEJATI di Jl. Gatot Subroto No. 100 Jakarta Pusat.

Kami berharap kerja sama yang telah terjalin dengan baik selama ini dapat di lanjutkan untuk masa masa mendatang, baik untuk kepentingan kantor pusat maupun cabang – cabangnya.


mailto:Kencana%[email protected]

Terima Kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.

Hormat kami

Mahendra, SEManajer Pemasaran

PT. BANGUN GEMILANGJln. Rajawali No. 203 Telp. 031 567890SEMARANG

20 Pebruari 2015

Nomor : 110/BG/II/2015

KepadaPT. Wira Karya SejatiJl. Garuda Raya no. 109Surabaya ( 60123 )

Perihal : Permintaan Penawaran Mesin – Mesin Kantor

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan kantor dengan menambah gedung baru.

Untuk itu kami minta Saudara dapat memberikan penawaran kepada kami tentang mesin – mesin kantor yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun dalam segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat pengoperasian.

Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur lengkap dengan daftar harga yang ada didalamnya.6045–P1-14/15 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-20/31

Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami peroleh bila kami membeli dalam jumlah yang cukup banyak.

Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Purbo SutejoPersonalia

PT Indo Tama mulyaGeneral Trading

Jalan Basuki Rakhmat 212 Surabaya

21 Pebruari 2015

Nomor : 112/SPMS/IM/II/2015Hal : Pesanan Peralatan kantor

Yth. Kepala Devisi Pemasaran PT. WIRA KARYA SEJATIJl. Garuda Raya no. 109Surabaya ( 60123 )

Dengan Hormat,

Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak beserta brosur terlampir , tanggal 8 Pebruari 2015 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan seksama dan diputuskan bahwa kami memesan barang – barang sebagai berikut :

No Jenis Barang Jumlah Barang

1 Meja kursi kantor merk Sentra 5 (lima) unit


2 Mesin foto copy merk Bosta type Bs F532 1 (satu) unit3 Laptop Acer Aspire E1-47132322G50 3 (tiga)

Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 25 Pebruari 2015 dan pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Hormat Kami,

James Pradopo, MBA

Our Contact : Telp. (031) 7416727 Fax.(031) 7416728 Email : [email protected]

TUGAS 5 : MENGELOLA KAS KECIL

1. Petunjuk Kerja1. Baca secara cermat soal terlampir2. Lakukan pembukuan sesuai prosedur2. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell


b. Printer


3. Alur Kegiatan1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan2. Baca soal dengan cermat3. Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan Kas dan bukti

pengeluaran Kas4. Buatlah catatan pembukuan kas kecil dengan sistem Imprest5. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A46. Simpan bukti transaksi Penerimaan Kas dan Bukti pengeluaran Kas pada ordner yang

tersedia sesuai sistem yang digunakan




Laporan pengelolaan Kas Kecil beserta bukti – bukti transaksi pada bulan Pebruari 2015 , susunlah bukti-bukti tersebut secara terstruktur simpan dalam map snelhecter yang tersedia.

SOAL MENGELOLA KAS KECIL

Saudara menerima cek no. 124/BRI/03 untuk kas kecil sebesar Rp. 10.000.000,00 dari kasir perusahaan. Selama bulan Pebruari 2015 telah terjadi pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil. Catatlah transaksi – transaksi selama bulan Februari 2015 kedalam petty cash book imprest system dan peride kas kecil adalah per dua minggu dengan saldo kas kecil Rp. 700.000,00

Akun Pengeluaran adalah sebagai berikut

• 230 Konsumsi

• 231 Alat Tulis Kantor

• 232 Telepon, PDAM, Listrik

• 233 Foto Copy

• 234 Transport

• 235 Lain-lain6045–P1-14/15 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-23/31

Transaksi yang terjadi :

1. Tanggal 1 Pebruari 2015Hitunglah penambahan dana yang dibutuhkan

2. Tanggal 2 Pebruari 2015 Membeli toner 3 printer laser @ Rp. 250.000

3. Tanggal 4 Pebruari 2015 Membeli karangan bunga untuk relasi Rp. 225.000

4. Tanggal 6 Pebruari 2015 Biaya tiket ke Bali PP untuk 2 orang Rp. 3.500.000

5. Tanggal 6 Pebruari 2015 Membeli gula, coffe dan teh Rp. 300.000

6. Tanggal 8 Pebruari 2015 Konsumsi rapat pimpinan Rp. 435.500

7. Tanggal 9 Pebruari 2015Membeli bensin kendaraan kantor 20 liter @ Rp 8.500

8. Tanggal 10 Pebruari 2015 Membeli supplies kantor : 3 Rim kertas HVS A4 @

Rp. 42.500 dan 3 lusin pinsil @ Rp. 65.000

9. Tanggal 11 Pebruari 2015 Membeli Flash disk 10 buah @ Rp. 45.000

10. Tanggal 13 Pebruari 2015 Foto copy dan jilid Rp. 147.500

11. Tanggal 14 Pebruari 2015 Biaya makan siang relasi dari Jakarta Rp. 876.000

12. Tanggal 14 Pebruari 2015 Membeli 3 buah souvenir untuk relasi @ 375.000

13. Tanggal 15 Pebruari 2015 Membeli kertas Fax 2 roll @ Rp. 40.000

14. Tanggal 16 Pebruari 2015 Pembayaran listrik Rp. 1.025.000

15. Tanggal 17 Pebruari 2015 Pembelian voucher telepon Rp. 202.000

16. Tanggal 18 Pebruari 2015 Membeli kue untuk konsumsi rapat Rp. 250.000

17. Tanggal 23 Pebruari 2015 Membeli air mineral dan soft drink Rp. 350.000

18. Tanggal 23 Pebruari 2015 Pembayaran PDAM Rp. 576.000


19. Tanggal 25 Pebruari 2015 Biaya entertain tamu Rp. 978.500

20. Tanggal 27 Pebruari 2015 Membayar biaya internet Rp 2.500.000

TUGAS 6 : PENANGANAN AGENDA KERJA PIMPINAN

1. Petunjuk Kerja1. Buatlah agenda kegiatan pimpinan dengan data data terlampir dan sesuai dengan format

yang lengkap dan benar2. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel

2. Alat dan Bahan a. Perangkat Komputer

b. Printer


d. Staples

e. Kalender meja

3. Alur Kegiatan1. Baca soal dengan cermat2. Buat format Agenda Kegiatan Pimpinan yang lengkap sesuai kebutuhan3. Masukkan data – data kegiatan secara kronologis4. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkanPrint out laporan agenda kegiatan yang benar dan lengkap.

SOAL AGENDA KERJA PIMPINAN

1Senin tanggal 2 Pebruari 2015 mengadakan pertemuan rapat dengan Bapak James Pradopo, MBA Manager PT. INDO TAMA MULYA bertempat diruang meeting Devisi Umum PT. WIRA KARYA SEJATI. Pelaksanaan acara adalah pukul 08.00 sampai pukul 09.00 WIB


2Tanggal 30 Januari 2015 Mengadakan perjalanan dinas ke PT. WIRA KARYA SEJATI Cabang Jakarta, disertai dengan pembuatan laporan , jam pelaksana adalah jam 10.00 – 14.00 WIB

3Pada hari selasa tanggal 3 Pebruari 2015, rapat koordinasi dan evaluasi dengan seluruh kepala devisi, waktu rapat adalah jam 09.00 – 13.00 WIB, di ruang meeting Devisi pemasaran PT. WIRA KARYA SEJATI

4Menerima kunjungan dari Departemen Tenaga Kerja dan Departemen perindustrian dan Perdagangan, bertempat di ruang tamu Kepala Devisi Umum adapun waktunya pada hari kamis tanggal 5 Pebruari 2015

5Meninjau ke Perusahaan Cabang Jakarta, jam 09.00 – 15.00 pada hari Rabu tanggal 4 Pebruari 2015

6Mengikuti Diklat, bertempat di Pusat Diklat Malang Jln Raya Batu Malang, waktu pelaksanaan adalah 2 hari mulai tanggal 8 Pebruari 2015 sampai tanggal 9 Pebruari 2015 Menginap di HOTEL PURNAMA MALANG. Pelatihan mulai jam 08.00 sampai 16.00 WIB

TUGAS 7 : MENCARI INFORMASI MELALUI INTERNET

1. Petunjuk Kerjaa. Komputer telah terhubung dengan jaringan internet sesuai dengan kebutuhan untuk

membuka program Web Browser,b. Anda diminta oleh pimpinan untuk mencari informasi di internet tentang jadwal

penerbangan dan harga tiket yang paling murah Surabaya – Singapore PP, berangkat hari minggu.

c. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing kemudian simpan dalam file dokumen dengan nama file nomor ujian anda,

d. Edit dan cetak hasilnya.

2. Alat dan Bahana. Komputer yang telah terhubung dengan internetb. Printerc. Kertas HVS A4

3. Alur Kegiatan1. Buka internet dengan browser anda2. Cari Informasi tersebut3. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word procesing, kemudian simpan

menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor peserta anda4. Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan Kas dan bukti 5. Untuk bukti fisik silahkan data tersebut di print out di kertas HVS A4

3. Hasil yang diharapkana. Informasi jadwal penerbangan beserta daftar harga tiket pesawat tujuan Surabaya –

Singapore sangat informatif dan terkini.b. Print out hasil sebagai bukti fisik


SOAL MENCARI INFORMASI MELALUI INTERNET

Pimpinan anda Bapak Rafa Perdana, SH, MM akan melakukan perjalanan ke Singapore dalam rangka mengunjungi pameran Teknologi mesin – kantor terbaru dengan berbagai merk yang akan diselenggarakan pada tanggal 30 Maret 2015 bersama Marketing Manager, anda diminta untuk mencarikan informasi :

1. Pemesanan tiket yang paling murah Surabaya – Singapore PP berangkat tgl 29 Maret 20152. Hotel dan Restaurant yang ada di dekat bandara Singapore.

TUGAS 8 : PENANGANAN TELEPON

1. Petunjuk Kerja

1. Baca dan cermati makna soal

2. Dapatkan pesan-pesan yang diperlukan atau diterima dengan lengkap

3. Berikan informasi sesuai keperluan

4. Sebelum menelepon siapkan dahulu informasi yang diperlukan

5. Catat informasi yang ada pada Lembar Telepon untuk diketahui pimpinan

2. Bahan dan Alat

a. Pesawat Telepon

b. Lembar Pesan Telepon

c. Block Note

d. Alat tulis

3. Alur Kegiatan

1. Baca dan pahami instruksi soal dengan cermat

2. Buat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi melalui telepon


3. Melakukan panggilan telepon kepada relasi yng di minta pimpinan

4. Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan

5. Catat informasi yang diterima dari relasi di lembar kertas


a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang sesuai dengan standar

b. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta

c. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi, dan benar

d. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan yang diminta

SOAL PENANGANAN TELEPON

Sebagai sekretaris selain menangani pekerjaan rutin lainnya anda juga harus menangani telepon baik masuk maupun telepon keluar untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan penelpon maupun melekukan hubungan telepon yang diinstruksikan oleh pimpinan.

Untuk kali ini anda diminta pimpinan menghubungi Bapak Hendra Wijaya, Director of AMOSEAS Singapore Inc. Guna mengkonfirmasikan kedatangan pimpinan Anda Bapak Rafa Perdana atas undangannya untuk hadir di acara pameran teknologi mesin – mesin kantor terbaru. pimpinan anda akan datang pada tanggal 29 Maret 2015 sekitar jam 17.10 waktu setempat, dengan pesawat Air Asia nomor penerbangan QZ 8190 bersama dengan Kabag Pemasaran, bila memungkinkan mohon diaturkan penjemputannya.

TUGAS 9 : TUGAS PRESENTASI

1. Petunjuk Kerja

a. Kerjakan soal presentasi dengan tema di bawah ini yang merupakan pilihan tema / topic

b. Tema tersebut bukan keharusan untuk digunakan sebagai judul presentasi, melainkan dapat dikembangkan sesuai dengan cakupan tema

c. Waktu untuk presentasi adalah kurang lebih 7 menit setiap peserta uji


d. Peserta uji harus membuat materi presentasi dengan menggunakan power point, min 4 slide

2. Bahan dan Alat

a. Komputer dengan aplikasi ppt

b. LCD

c. Flash Disk

d. Modem / WIFI area

3. Alur kegiatan

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang akan dipresentasikan

b. Memaparkan tema presentasi dengan menggunakan aplikasi power point

c. Jumlah paparan minimal 4 slide dan maksimal 6 slide untuk dipaparkan


Presentasi dapat dilakukan dengan baik dan menarik, penguasaan materi, penggunaan bahasa, penampilan, pembuatan slide, etika dan tata cara presentasi dapat dilakukan dengan baik.

Tema Presentasi

1. Pemanfaatan internet oleh sekretaris sebagai sumber informasi

2. Pentingnya tata krama bagi sekretaris

3. Sekretaris sebagai representasi perusahaan

SELAMAT dan SUKSES


LEMBAR KONSEP SURAT

Nomor :

Lampiran :

Hal :

Alamat Tujuan :

Disusun Oleh ...................................................Tanggal......................Paraf.............................

Diketik Oleh ....................................................Tanggal......................Paraf.............................

Dikirim Oleh ...................................................Tanggal......................Paraf.............................

Keterangan................................................................................................................................


6045 p1-spk-administrasi perkantoran

Education

Transcript of 6045 p1-spk-administrasi perkantoran