6, 7, 8_Sistem Penamaan, Penomoran,Penyimpanan, Penjajaran

5/18/2018 6, 7, 8_Sistem Penamaan, Penomoran,Penyimpanan, Penjajaran

1/100

Oleh

Vera Dwi Astuti


2/100

Vera Dwi Astuti

Sistem Penamaan dalam pelayanan rekam medis

Sistem Penomoran dalam pelayanan rekam medis

Sistem Penjajaran dalam pelayanan rekam medis

Sistem Penyimpanan pelayanan rekam medis


3/100

Sistem Penamaan

Yaitu tata cara / metode penulisan namaseseorang/pasien

Tujuan

untuk mem!edakan satu pasien dengan pasienlainnya

adanya keseragaman dalam cara penulisan nama

memudahkan dalam mengam!il rekam medis ditempat penyimpanan

agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan rekammedis"

#isalnya kasus tertukarnya !ayi$ dapat terjaadi karenapencantuman nama i!unya yang salah pada saatyang sama ada atau le!ih i!u melahirkan"


4/100

%ama pasien ditulis lengkap$ minimal terdiri dari duasuku kata" Sehingga penulisan nama akan tertulisdengan !e!erapa alternati& diantaranya yaitu

'" (anya nama pasien sendiri$ apa!ila nama sudah terdiridari satu kata atau le!ih

)" Nama pasien sendiri dilengkapi nama suami$ apa!ilapasien sudah mempunyai suami

*" %ama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua

+!iasanya nama ayah,-" .agi pasien yang mempunyai nam keluarga/marga$ makanama keluarga/marga/surname didahulukan dan kemudiandiikuti nama pasien terse!ut"


5/100

Dalam penulisan namapasien maka se!aiknya

'" %ama ditulis dengan huru& cetak dan mengikutiejaan yang disempurnakan2. Se!agai pelengkap$ !agi pasien perempuandiakhiri nama lengkap ditam!ah %y" .agiyang sudah menikah atau %n" Apa!ila !elummenikah

Tujuannya adalah agar dapat dengan mudahmem!edakan status dari pasien perempuan

*" Pencantuman titel$ pelengkap +%y" %n, selaludiletakan sesudah nama lengkap pasienTujuannnya adalah untuk mencegah kesalahandalam mengindeks atau dalam penyimpanandan pengam!ilan kem!ali 01P yangdisimpan !erdasarkan alpha!et


6/100

2ara Penulisan %ama

'" %ama Orang 0ndonesia

a" %ama orang indonesia yang mempunyainama keluarga

Diindeks atau ditulis menurut kata akhir +namakeluarga, se!agai kata pengenal diikuti tandakoma$ !aru kemudian namanya sendiri"

2ontoh

%ama Diindeks/ditulis

Suwito #angunkusastro #angunkusastro$ Suwito

Drajat Dipokusomo Dipokusomo$ Drajat


7/100

!" %ama orang 0ndonesia yangmajemuk

Diindeks sesuai dengan namanya+tidak ada peru!ahan,

2ontoh %ama Diindeks/ditulisSutopo Yuwono Sutopo Yuwono


8/100

c" %ama orang 0ndonesia yang

mempunyai suku$ marga

Diindeks menurut nama suku danmarga terse!ut

2ontoh


3rna %asution %asution$ 3rna

Anton (arahap (arahap$ Anton


9/100

%ama4nama 5anita', %ama wanita yang menggunakan nama ayahnya

diindeks dengan nama ayahnya2ontoh

%ama wanita yang sudah !ersuami$

diindeks dengan nama suaminya

2ontoh

%ama Diindeks/ditulisAnna #ato6ani #ato6ani$ Anna

(eny Puspoegoro Puspoegoro$ (eny

%ama Diindeks/ditulisAnggi (artono (artono$ Anggi +%y,


10/100

5anita yang !elum menikah diindeks denganmenam!ahkan %n" Dalam tanda kurung

2ontoh

A %ama !ayi

.ila seorang !ayi yang !aru lahir hingga saatmau pulang !elum mempunyai nama maka untukyang muslim wanita diindeks dengan didahuluinama ayah kemudian !ayi dan !inti sedang kanuntuk yang laki4laki memakai !in

2ontoh

%ama Diindeks/ditulisAnna #ato6ani #ato6ani$ Anna +%n,(eny Puspoegoro Puspoegoro$ (eny +%n,

%ama Ayah Diindeks/ditulisAkasah Akasah$ !ayi !intiSunarto Sunarto$ !ayi !in


11/100

Sedangkan untuk yang non muslim$ maka diindeksdengan nama ayah kemudian !ayi2ontoh

%ama orang 3ropa$ Ara!$ 0ndia 7epang Thailand

Diindeks sama dengan pengindekan nama0ndonesia yang mempunyai namakeluarga/marga$ yaitu didahului dengan namakeluarga kemudian nama sendiri

2ontoh

%ama Ayah Diindeks/ditulis8itonga 8itngonga$ !ayi0manuel 0manuel$ !ayi

%ama Diindeks/ditulis8o!ert ennedy ennedy$ 8o!ert#uhammad !in 9o:ali 9o:ali$ #uhammad !in#ahatma 9andi 9andi$ #ahatmaSa!uro a!ayasi a!ayasi$ Sa!uro

2haroom 8ataranatsin 8ataranatsin$ 2haroom


12/100

%ama Orang 2ina$ orea$ VietnamPada prindipnya diindeks sama denganmendahulukan nama keluarga$ tetapi di 2ina$ oreadan Vietnam nama keluarga sudah ditulis dengan

mendahulukan nama keluarga maka diindeksnyasama dengan yang ditulisnya2ontoh

%ama Diindeks/ditulisTan Po 9uan Tan Po 9uanim0ll Sung im0ll SungTranh Van Dang Tranh Van Dang


13/100

'"%ama orang 2ina diga!ungkan dengan nama

3ropa2ontoh

'" Penulisan 9elar%ama4nama yang diikuti dengan gelar$ ditulis/diindekdengan menuliskan gelar didalam kurung di!elakang nama"

9elar dapat di!edakan menjadi

a" 9elar esarjanaan$ seperti ; Drs$ S($ 0r$ D8$

!" 9elar kepangkatan$ seperti ; #ayor$ 7endral$ Direktur$9u!ernur

c" 9elar eagamaan$ seperti ; Pendeta$ Pastur$ (aji$ (

d" 9elar ke!angsawanan$ seperti ; 8d$ 8A"$ Andi

e" 9elar kekeluargaan$ Seperti ; Tn$ %n$ %y"

%ama Diindeks/ditulis7acky 2han 2han$ 7acky8o!ert


14/100

Contoh :


Drs" 0r" 9inanjar artasasmita 9inanjar artasasmita +Drs" 0r",


15/100

%ama Singkatan

%ama yang didiringi atau didahuluidengan singkatan$ tetapi tidakdiketahui kepanjangannya$ yangdi

utamakan adalah nama lengkapnya 2ontoh


A" #intogoro #intogoro A"

A"S #ardiatmoko #ardiatmoko A"SAkhmad ." Sugianto Sugianto Akhmad ."

Drs" Sigit P" #ulyanto #ulyanto Sigit$ P" +Drs,


16/100

1. Sistempe

nomoranSeri

)"Sistempeno

moran1nit

3. SistempenomoranSe

ri=1nit


17/100

SistemPenomoran

Pem!erian %o" 8# /onsep Penjajaran 8#

Seri %o" 8# !aru di!erikan pada setiap

kunjungan

Setiap 8# disimpan terpisah !erdasarkan

%o" 8# yg di!erikan pd setiap kunjungan1nit (anya Satu %o"8# yang di!erikan$ pada

saat pertama kali kunjungan dan akan selaludigunakan pad kunjungan !erikutnya

8# disimpan dgn satu %o" 8#

Seri 1nit %o" 8# !aru di!erikan pada setiapkunjungan

8# yang lama akan diga!ungkan dgn%o" 8# !aru di!erikan dan disimpan pada

nonomrekammedis yang ter!aru


18/100

Sistem

Penomoraneuntungan ekurangan

Seri '" 8ak4rak penyimpanan akan

terisi konstan

)" #emudahkan dalampengam!ilan rekam medisyang akan dimusnahkan

'" Data pasien + riwayat medis > terapi,

terse!ar di !e!erapa rekammedis$ sehingga

menyulitkan Dokter dan perawat +tenagakesehatan lain, dalam mem!erikanperawatan atau terapi

)" .iaya le!ih mahal/tidak e?sien$ karena

setiap !ero!at di!eri nomor dan di!uatkan

rekammedis !aru 01P !aru dan 0. !aru

*" 8ak penyimpanan cepat penuh

1nit '" Semua data pas" Tersimpanterkumpul shg gam!aran

pas" Ttg riwayat medis >

terapi akan mudah diperolehdgn cepat

)"


19/100

SistemPenomoran

euntungan ekurangan

Seri '" 8ak4rak penyimpanan akanterisi konstan

)" #emudahkan dalam

pengam!ilan rekam medisyang akan dimusnahkan

'" Data pasien + riwayat medis > terapi,terse!ar di !e!erapa rekammedis$ sehinggamenyulitkan Dokter dan perawat +tenaga

kesehatan lain, dalam mem!erikanperawatan atau terapi

)" .iaya le!ih mahal/tidak e?sien$ karenasetiap !ero!at di!eri nomor dan di!uatkanrekammedis !aru 01P !aru dan 0. !aru

*" 8ak penyimpanan cepat penuh

1nit '" Semua data pas" Tersimpanterkumpul shg gam!aranpas" Ttg riwayat medis >terapi akan mudah diperolehdgn cepat

)"


20/100

Teknik #eru!ahan Sistem Penomoran

S380 ke 1%0T

'"Tentukan satu tanggal untuk memulai peru!ahan$ se!aiknyaawal tahun

)" #ulailah dengan memakai nomor unit pd tangal terse!ut +no"

terakhir, dari penomoran seri dapat dipakai se!agai nomorpermulaan sistem unit atau seluruhnya dengan nomor !aru

*" .erikan no" unit !aru kepada pasien" unjungan ulang$ am!il8# yang lama dan disimpan di !awah no" yang !aru !erikanout guide di tempat yang lama dengan mencantumkan no" 8#!aru

-" Tinggalkan pada tempatnya semula pada 8# pasien Yangtidak melakukan kunjungan ulang


21/100

SISTEM

PENYIMPANAN


22/100

SISTEM PENYIMPANANSISTEM PENYIMPANAN

Adalah sistem yg digunakan pada penyimpananberkas rekam medis agar kemudahan kerja

penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan

dgn cepat bila dibutuhkan

Sistem penyimpanan pada prinsipnya

berdasarkan kata tangkap capti!n" berupaabjad dan angka.


23/100

Sistem penyimpanan ABJAD :

# Sistem Nama# Sistem Geografis# Sistem Subje!

Sistem penyimpanan ANG"A :# Sistem Numeri# Sistem "rono#ogis# Sistem Subje Numeri

Sistem Penyimpanan yg stan$ar :Sistem Abja$ %Nama&' Numeri' Geografis $anSubje


24/100

Se#ain sistem(sistem penyimpanan

tsb a$a yg menamba)an SISTEM

BENT*" ++ Sistem ini ti$a

termasu sistem stan$ar !

Sistem Bentu ++ ,arna' bentu%Te#es' uitansi&!


25/100

2 Cara Penyimpanan Rekam Medis2 Cara Penyimpanan Rekam Medis

1.1. SentralisasiSentralisasi

Penyatuan Penyimpanan RM RI+RJ

2. DesentralisasiDesentralisasi

Pemisahan Penyimpanan RM RI+RJ


26/100

KEBAIKAN SENTRALISASIKEBAIKAN SENTRALISASI

Mengurangi duplikasi penyimpanan RM

Mengurangi biaya ruangan & peralatan

ata ker!a & Peraturan mudah

distandarisasikan

"#isiensi ker!a petugas dapat

ditingkatkan

Mudah menerapkan SIS"M $%I


27/100

KEKURANGAN SENTRALISASIKEKURANGAN SENTRALISASI

Petugas lebih sibuk karena menangani

RM RI + RJ

RM harus buka 2' !am


28/100

"#isien (aktu shg pasien mendapat pelayanan

lebih )epat

*eban ker!a petugas lebih ringan

"*,I,% D"S"%R,-IS,SI"*,I,% D"S"%R,-IS,SI


29/100

er!adi duplikasi pembuatan RM

*iaya yg diperlukan lebih besar untuk SDM

peralatan dan ruangan

"$R,%,% D"S"%R,-IS,SI"$R,%,% D"S"%R,-IS,SI


30/100

S3%T8Aperalatan


31/100

Sistem Penjajaran

'" Straight %umeric ?lling +Angka

langsung,"

2. SISTEM ANGKA TENGAH (MIDDLEDIGIT)

3. SISTEM ANGKA AKHIR(TERMINAL DIGIT)


32/100

Penyimpanan berkas RM daam rak

penyimpanan se!ara ber"r"#an ses"aiden$an "r"#an N%M%R RM

&'n#'( )

*+,-23 *+,-2* *+,-2, *+,-2+

&ARA N%M%R LANGSUNG

Straight Numerical Filing System


33/100

KEUNTUNGAN ) M"da( mea#i( pe#"$as

M"da( men!ari RM dm /m banyakdn$ n'm'r ber"r"#an

KELEMAHAN ) H"man Err'r #in$$i

S"i# memba$i #"$as #an$$"n$/a0abpada rak2 #er#en#".

&ARA N%M%R LANGSUNG

Straight Numerical Filing System


34/100

&ARA ANGKA AKHIRTerminal Digit Filing System

Penyimpanan berkas RM men$$"nakan n'm'r1

n'm'r yan$ dike'mp'kan men/adi 3 ke'mp'k.

32 3 2,

Angka ketigaAngka ketiga Angka keduaAngka kedua Angka pertamaAngka pertama


35/100

*+ ,2 -2

* ,2 -2

*4 ,2 -2 ,2 -2

-- ,3 -2

-5 ,3 -2-2 ,3 -2

4 -, 2+

-, 2+

-- -+ 2+-5 -+ 2+

2+

-- -- 2-5 -- 2

4 3-

3-

-- -- 35-5 -- 35

5-- -- --5-5 -- --

IIII II IIIIII II III I

TERMINAL DIGIT FILING SISTEMTERMINAL DIGIT FILING SISTEM


36/100

Terminal digit iling System +angka akhir,

2ontoh *@ E- E)

A* A) A'

Seksi E) Seksi *E Seksi CE

*@4E-4 E) GC4E@4*E GC4GG4CE

*4 E-4 E) GG4E@4*E GG4GG4CE

*B E-4 E) EE4E4*E Seksi C'*C E-4 E) E'4E4*E EE4EE4C'

*G4 E-4 E) E)4E4*E E'4EE4C'


37/100

&ARA ANGKA AKHIRTerminal Digit Filing System

KEUNTUNGAN ) Pertambahan RM tersebar merata ke 10/100 (section)

rak penyimpanan Petugas muah iserahi tanggungja!ab sejum"ah rak

Pekerjaan akan terbagi rata #apat ihinarkan terjai rak$rak kosong %eke"iruan penyimpanan apat icegah& krn petugas

tiak harus memperhatikan se"uruh angka

KELEMAHAN ) 'atihan an bimbingan petugas "ebih su"it


38/100

&ARA ANGKA TENGAH&ARA ANGKA TENGAHMidle Digit Filing System

Penyimpanan berkas RM men$$"nakan n'm'r1

n'm'r yan$ dike'mp'kan men/adi 3 ke'mp'k

#e#api ke'mp'k an$ka ke#i$a berada di #en$a(

32

Angka keduaAngka kedua

4 3

Angka pertamaAngka pertama Angka ketigaAngka ketiga


39/100

,2 -2 *+

,2 -2 *

,2 -2 *4,2 -2

,3 -2 --

,3 -2 -5,3 -2 -2

2+ -, 4

2+ -,

2+ -+ --2+ -+ -5

2+

2 -- --2 -- -5

4 4

4

-- -5

IIIII I IIII I IIII III

MIDLE DIGIT FILING SISTEMMIDLE DIGIT FILING SISTEM


40/100

S0ST3# P3%7A7A8A% +0


41/100

&ARA ANGKA TENGAH&ARA ANGKA TENGAHMidle Digit Filing System

KEUNTUNGAN ) Muah mengambi" 100 RM ynomornya berurutan Penggantian sistem nomor "angsung ke angka tengah

"ebih muah aripaa ke sistem angka akhir

Petugas muah iserahi tanggungja!ab sejum"ah rak

KELEMAHAN ) 'atihan an bimbingan petugas "ebih "ama Sistem ini tiak apat igunakan apabi"a nomor suah

me"ebihi igit erjai rak$rak "o!ong paa beberapa section& apabi"a

i"akukan pencabutan non akti*+

Termina 6i$i# Mide 6i$i#


42/100

1 -5 5- -5

2 2+ 2+ 2+

3 3-4 -- --

5 -- 5- -5

6 4 5 5-

7-* *2 ,-

8 24 2+ 2,

9 5 55

10 -- 3-

112 2+ 2+

12 -5 -5 -5

13 -3 2- *5

14 4 4 2

15 5+ 5-

1 -5 -5 -5

2 -- 5- -5

3 -5 5- -54 5+ 5-

5 4 5 5-

6 5 55

7 24 2+ 2,8 2+ 2+ 2+

9 2 2+ 2+

10 4 4 2

11 -- 3-12 3-

13 -3 2- *5

14 -* *2 ,-

15-- --

Termina 6i$i# Mide 6i$i#

1 -- --

2 -- 3-

3 -5 -5 -54 -- 5- -5

5 -5 5- -5

6 5+ 5-

7 5 558 4 5 5-

9 -3 2- *5

10 2+ 2+ 2+

11 2 2+ 2+12 24 2+ 2,

13 -* *2 ,-

14 4 4 2

15 3-


43/100

erminal Digiterminal Digit

00$,,$-.

00$-$-.

00$$-.

00$$-.

,,$-$-.

00$-$-.

,,$$-.

21$$-.11$$-.00$$-.

,,$$-.

-2$$-.

$$-.

$$-.

00$$-.

02$$-.

01$$-.

00$$-.

36-84

37-84

38-84

57-84

63-84

85-84

99-84

+,13+14*

An$ka

Per#ama 4*

An$ka

Ked"a 3+

SistemPenjajaran

euntungan ekurangan


44/100


45/100

$ara Perubahan Angka langsung ke

Angka Tengah atau Angka Akhir Tentukan satu tanggal untuk memulai peru!ahan$ se!aiknya awal

tahun atau pada saat akan pindah keruang penyimpanan yang!aru

7ika peru!ahan !ersamaan dengan perpindahan ruangan makarekam medis seluruhnya di!awa ke ruangan !aru dan dilakukan

4 #enyiapkan tempat penyimpanan dengan pem!agian seksi4seksi

4 8ekam medis disortir kemudian dikelompokan menurut

kelompok angka pertama$ kelompok angka kedua dan kelompokangka ketiga

4 #emasukan rekam medis sesuai dengan kelompok seksi


46/100

7ika ruangan tidak !eru!ah maka

% Semua rekam medis dikeluarkan semua% Menyiapkan tempat penyimpanan dengan menataulang pembatasan sesuai dengan seksi & seksi

kel!mp!k angka di sistem angkatengah dan akhir

% 8ekam medis disortir kemudian dikelompokanmenurut kelompok angka pertama$ kelompokangka kedua dan kelompok angka ketiga

4 #emasukan rekam medis sesuai dengan

kelompok seksi


47/100

# 'etika melakukan s!rtir untuk pemindahan dari angkalangsung ke angka tengah dan angka akhir harusdiperhatikan (

# )angan mengganggu pelayanan*kegiatan rutin jalan terus

# Pengamatan terhadap rekam medis yang kelirumeyimpan

# Memastikan*mengecek bah+a semua n!m!r harus adadalam satu secti!n, jika ada yang tidak ada ditempatnyadiberi tanda dimana rekam medis itu berada

# -antikan sampul yang rusak dengan sampul map yangbaru

# Semua nama dan n!m!r rekam medis diceks denganindeks n!m!r atau register pasien


48/100

Pencatatan

egiatan ini sangat penting karena

kegiatan ini merupakan kegiatan inputdata

se!aik apapun pengelolaan rekam medis$se!aik apapun sistem in&ormasi kalautanpa kegiatan pencatatan atau inputdata ini maka rekam medis tidakmempunyai arti apa4apa$ karena tidakmempunyai data yang dapat lengkap danakurat yang pada akhirnya &ungsi rekammedis tidak !er&ungsi lagi"

T ! h k i i/ ! t


49/100

Tenaga yang !erhak mengisi/mem!uatrekam medis atau yang !erhakmelakukan kegiatan pencatatan adalah

a"Tenaga #edis$ yaitu dokter umum$ dokterspesialis$ dokter gigi$ dokter su!spesialis$yang !ekerja pada rumah sakit terse!ut$

residen yang sedang melaksanakankepaniteraan klinik

!" Tenaga Paramedis perawatan

c" Tenaga Paramedis non perawatan

d" Tenaga


50/100

etentuan umum dalam melaksanakanpencatatan diantaranya yaitu

1) Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan padapasien harus dicatat ke 8# selam!at4lam!atnya ' H)- 7am

2) Semua pencatatan harus ditanda tangani$ di !eritanggal$ sesuai dengan wewenangnya

) Pencatatan yang dilakukan oleh mahasiswa$ditandatangani dan menjadi tanggung jawa! dokteryang merawat atau dokter pem!ing!ingnya

.) Pencatatan yang dilakukan oleh residen harusdiketahui oleh dokter pem!ing!ingnya

) Per!aikan kesalahan penulisan dapat dilakukanpada saat itu juga dan di!eri para&

) Tulisan tidak !oleh dihapus dengan cara apapun


51/100

.entuk catatan dapat di!edakan !erdasarkan si&atnya yaitu

', 2atatan yang !ersi&at olekti&

Pada !uku register ini pada umumnya memuat in&ormasi tentang identitaspasien$cara pem!ayaran$ jenis kunjungan$ nomor rekam medis$ poliklinikatau tempat pelayanan yang dituju$ Register di Puskesmas antara

lain :'" 8awat 7alan''" PS%

)" 8awat 0nap ')" Tetanus %eo

*" 0A '*" 8awat 7alan 9igi

-" ohort 0!u '-" O!at

@" ohort .alita '@"


52/100

)," 2atatan yang !ersi&at 0ndi6idual

2atatan ini mendokumentasikansegala tindakan yang di!erikankepada seorang pasien" .entuk

catatan ini !erupa lem!aran4lem!aran atau kartu yangdinamakan rekam medis"

ormulir rekam medis ini meliputi&ormulir untuk pasien rawat jalan$rawat darurat dan rawat inap"


53/100

ormulir 1ntuk 8# 8awat 7alan$yang dicatat minimal adalah

1) 0dentitas Pasien

2) Anamnesa + eluhan utama$riwayat sekarang$ riwayat

penyakit yg pernah diderita$riwayat penyakit keluarga,

) Pemeriksaan isik

.) Diagnosis) Pengo!atan Tindakan

S d k & li 8 k # di 1 t k 8 t 0


54/100

Sedangkan &ormulir 8ekam #edis 1ntuk 8awat 0nap$ yangdicatat minimal adalah

1) 0dentitas Pasien

2) Anamnesa + eluhan utama$ riwayat sekarang$ riwayat

penyakit yg pernah diderita$ riwayat penyakit keluarga,3) Pemeriksaan isik$ la!

4) Diagnosis

5) Pengo!atan Tindakan

6) 2atatan onsultasi

7) 2atatan perawat dan tenaga lain8) 2atatan O!ser6asi klinik dan hasil pengo!atan

9) 8esume akhir dan e6aluasi pengo!atan


55/100

Sedangkan untuk Puskesmas$ dicatat pada rekam medis yangdise!ut 8ekam esehatan eluarga atau dise!ut denganamily older$ serta !e!erapa kartu diantaranya yaitu

', artu Tanda Pengenal), artu 8awat 7alan

*, artu 8awat Tinggal

-, artu Penderita > indek Penderita usta

@, artu Penderita > indek Penderita T.

, artu 0!u

B, artu Anak

C, #S .alita$ anak sekolah$ 0!u hamil dan 1sila

G, artu tum!uh em!ang .alita

10) artu 8umah +sanitasi,


56/100

Pengolahan 8ekam #edisA" Assem!ling/Perakitan 8#Adalah salah satu kegiatan dalam pengolahan rekam medisuntuk

4 mengorganisasikan$

4 merakit$

4 menata$

4 menyusun$

4 merapihkan

4 &ormulir4&ormulir rekam medis !aik untuk rawat jalan$ 19D$maupun untuk rawat inap rawat$ sehingga rekam medisterse!ut dapat terpelihara dan dapat siap pakai kalaudi!utuhkan"

1ntuk memudahkan penyusunan &ormulir = &ormulir rekammedis khusus untuk rawat inap dapat disusun !erdasarkankode atau halaman yang ada pada setiap &ormulir"


57/100

." oding

egiatan dan tindakan serta diagnosis yang adadalam rekam medis harus di !eri kode danselanjutnya diindeks agar memudahkan pelayananpada penyajian in&ormasi untuk menunjang &ungsiperencanaan$ managemen$ dan riset !idangkesehatan

Pengklasi?kasian penyakit dan tindakan yang telahdisepakati secara internasional dan telah digunakanyaitu

'"alsi?asi yang !erkaitan dengan penyakit/diagnosis$yaitu 02D +0nternasional 2lassi?cation o& Diseases,


58/100

ecepatan dan ketepatan koding dari suatu diagnosis atautindakan lain sangat tergantung kepada pelaksana yangmenangani rekam medis terse!ut$ yaitu

'" Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis

)" Tenaga rekam medis se!agai pem!eri kode

*" Tenaga kesehatan lainnya

7adi secara garis !esar 02D dimaksudkan untukmemudahkan pencatatan dan pelaporan penyakit$ darisegala macam segi$ sehingga tidak ada satu penyakitpunyang luput dari pemantauan


59/100

2" 0%D3S

Sarana an Prasarana
http://../PSRM%20II/Indeks%20&%20Register.ppthttp://../PSRM%20II/Indeks%20&%20Register.ppt


60/100

Sarana an Prasarana

i empat Penyimpanan

'" 8uang Penyimpanan$ dgn Persyaratan

$ 8uangan letaknya harus strategis$ sehinggamudah dan cepat dalam penyimpanan$pengam!ilan dan distri!usi"

$ 8uangan cukup cahaya +penerangan, kontrolsuhu

$ 8uangan harus memperhatikan &aktorkeamanan +contoh ; ada pintu yang !isadikunci$ ke!ijakan hanya petugas rekam medis

yang !oleh masuk,$ (arus ada pemisahan ruangan rekam medis

Akti& dan 0nakti&

l i


61/100

'" Alat Penyimpanan

a" 8ak Ter!uka

!"


62/100

TEMPAT PEN7IMPANANTEMPAT PEN7IMPANAN

4

+

,

*

3

2

5

- --1--

2-12

ALAT PEN7IMPANANALAT PEN7IMPANAN


63/100

ALAT PEN7IMPANANALAT PEN7IMPANAN

3

2

5

- --1--

2-12


64/100


65/100


66/100

&. PERLENGKAPAN PEN7IMPANAN&. PERLENGKAPAN PEN7IMPANAN

8 8Filing SuppliesFiling Supplies99

1+ Penyekat

2+ Map (*o"er)

+ Penunjuk (guie)

.+ %ata angkap (caption)

+ 3"at bantu kearsipan


67/100


68/100


69/100


70/100


71/100

Penunjuk Penyimpanan +9uide,$ 1ntuk menentukan jumlah guide

7umlah total 8ekam #edis/7umlah 8ekam #edisdiantara 9uide

$ .ahan kuat dan tahan lama

$ 1kuran le!ih !esar dari 8#/pinggirnyamenonjol sehingga terlihat nomor petunjuknya

$ Pada setiap guide ditulis ) kelompok atau -angka


72/100

PETUN:UK PEN7IMPANANPETUN:UK PEN7IMPANAN

Pemberian tana petunjuk paa rakpenyimpanan guna mempercepatpenyimpanan an pencarian RM

Menentukan jum"ah petunjuk& ipakai rumus

$ 4um"ah nomor rekam meis

$ 4um"ah rekam meis iantara petunjuk

00

-.

01

-.

12

-.

0

-.

2

-.


73/100

PETUN:UK KELUAR 8TRA&ER9PETUN:UK KELUAR 8TRA&ER9

3a"ah suatu a"at yang penting utk menga!asipenggunaan berkas rekam meis+

racer/out guie i"etakan sbg pengganti paatempat oenyimpanan berkas RM+

Petunjuk ke"uar tetap beraa i rakpenyimpanan se"ama berkas RM be"um kemba"i+

5o+ RM :

5ama Pasien : 666666666++

angga" :

ujuan :

7agian :

Petugas :


74/100


75/100


76/100


77/100


78/100

Pelindung 8ekam #edis


79/100

e du g e a ed s

a" Sampul Pelindung dilengkapi dgn penjepit+astener,

!" #apc" Amplop

-" .on Peminjaman +8eIuisitions,

$ Di!uat * 8angkap +1ntuk di 8ekam #edis$

Outguides dan dikotak ?le kartu/yangmeminjam,

$ #emuat in&ormasi ; nama pasien$ nomor8#$ nama peminjam$ keperluan$ tanggalpeminjaman$ tanggal pengem!alian$

tanda tangan peminjam dan pertugas$ .ahan kertas !iasa dgn 1kuran 'E$ @ H B

cm

Outguides + Petunjuk eluar,


80/100

$ Ter!uat dari !ahan yang kuat dan!erwarna

$ .er!entuk kartu !esar disertai kantunguntuk plastik menyimpan !on peminjaman

$ Akan !erada di penyimpanan sampai rekammedis yang dipinjam kem!ali"

" Alat Penunjang lainnya ; Tangga antitergelincir$ meja untuk menyortir$ rak!eroda/kereta dorong +Dum!waiter, $ SlipTrans&er$ ele6ator$ &aksimili

C etentuan dan Prosedur Penyimpanan


81/100

C" etentuan dan Prosedur Penyimpanan

a+ 8ekam #edis se!elum disimpan harus disortir terle!ihdahulu

b+ (anya petugas rekam medis yang menanganipenyimpanan dan pengam!ilan relam medis$ kecualipetugas khusus pada sore dan malam yg ditugasi dipenyimpanan

c+ 8ekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnyaharus segera diper!aiki

+ Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan secaraperiodik +1ntuk menemukan salah simpan atau 8# yg!elum kem!ali pd waktunya,

e+ 8# yg penting +!erkaitan dgn hukum, disimpan di tempatkhusus yg terjaga kerahasiaannya"

*+ Petugas harus memelihara agar 8# terjaga kerapihan danke!ersihannya

g+ 8# yg dlm proses +Assem!ling$ Analisa$ dll, disimpan dimeja/rak tertentu

h+ 8# yg te!al di!uat penjilidan

i+


82/100

ordinator penyimpanan harusmem!uat laporan

$ 7umlah 8# yg keluar/dipinjam

$ 7umlah permintaan darurat

$ 7umlah salah simpan

$ 7umlah 8# yg tdk ditemukan

G" P3%9A#.0


83/100

egiatan pengam!ilan kem!ali rekam medis daritempat penyimpanan dilakukan karena ke!utuhan

diantaranya yaitu a+ 1ntuk .ero!at jalan / kontrol

b+ 1ntuk 8awat 0nap

c+ 1ntuk Penelitian

+ 1ntuk Pendidikan

e+ 1ntuk Pengadilan

*+ 1ntuk Analisa uantitati& > ualitati&

g+ Dll

etentuan dan Pengam!ilan em!ali


84/100

etentuan dan Pengam!ilan em!alia+Setiap 8# yang diam!il kem!ali/keluar harus

diganti/menggunakan Out guide/petunjuk keluar

b+ Peminjam harus mengem!alikan tepat waktu dlm keadaan

!aikc+ Ditentukan ke!ijakan/peraturan !erapa lama/ waktu 8# dapat

diluar 8ak penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamannya"0dealnya setelajh jam kerja sudah kem!ali lagi"

+ 8ekam #edis tidak !oleh di!awa keluar 8S kecuali ataspeintah pengadilan"

e+Peminjaman 8# untuk keperluan pem!uatan makalah$ riset$dll oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya se!aiknya dikerjakandi 8uang 8#

*+ #ahasiswa dapat memijam 8# jika mempunyai suratpengantar dari dokter ruangan

g+ 1ntuk Pasien yg dirujuk$ 8# tidak !oleh di!awa cukup dgnresume akhir pelayanan"

'"

Prosedur Pengam!ilan em!ali


85/100

g

a+ Setelah ada permintaan untuk peminjaman$maka se!elum dilakukan pengam!ilan kem!alidi!uatkan !on peminjaman +rangkap *,

b+ #enyimpan !on peminjaman pada 8#$ Out guidedan pada kotak !on peminjaman di 1nit 8# atau ditempat yng meminjamnya

c+ #enyimpan out guide pada tempat 8# yg diam!il

+ Apa!ila ada perpindahan peminjaman makadicatat pd slip tran&er dan di!eritakan ke unit 8#

e+ Slip tran&er disimpan di out guide

%8#9 9% PR8;9S P8RM%


86/100

%8#9 9% PR8;9S $ P8RM%

BAB III' - B*TI. /Peream me$is ,ajib menyimpan $an menjaga

$ata ream me$is serta Informasi yangteran$ung $i$a#amnya sesuai $enganetentuan prose$ur manajemen' etetapanPimpinana institusi $an peraturan perun$ang(

un$angan yang ber#au


87/100

%etika Cetak racer

aa& petugas akan

mengambi" rekam meis

paa rak sesuai engan

nomor RM yang iminta


88/100

#i"akukan Pengecekan RM :

1+ 7enar 5omor RM

2+ 7enar ujuan/%"inik


89/100

Sete"ah RM i

kena"i& se"anjutnya

RM i kirim me"a"ui

'i*t RM (Shoot) "antai

< ke ruang Shoot i

"t


90/100

RM yang ikirim& akan

iterima o"eh petugas

Ruang Shoot 't+


91/100

=ntuk memuahkan

pengiriman RM& se"uruh

RM yang ikirim me"a"ui

'i*t RM& akan i"akukan

sortir per k"inik+

Petugas #istribusi


92/100

Petugas #istribusi

akan mengambi" Rm i

Rak Sortir sesuai

engan %"inik

Petugas S9>9R3

memba!a RM menuju

ke %"inik yang ituju

(3"amana)

1+ 7enar 5omor RM

2+ 7enar 5ama Ps+ 7enar tangga"

.+ 7enar %"inik yg

ituju


93/100

#istribusi Rekam

Meis Sampai i

Po"ik"inik

3"amana

')" Pencarian 8ekam #edis Yang tidak ditemukanditempatnya


94/100

ditempatnya

a" Sistem Pelacakan Otomatis

',%ama Pasien$ nomor 8#$ %ama peminjam$ tanggalpeminjaman$ waktu pengem!alian diinput kekomputer

),Setiap perpindahan peminjaman/ruangan harusdiinput ke komputer

*, Setelah kem!ali ke unit 8#/disimpan harus diinputke komputer

-, 1ntuk pelacakan tinggal klik nomor 8# atau namaPasien$ maka akan muncul dimana posisi 8#terakhir

#elihat alat !antu pengendalian


95/100

8ekam #edis

#elihat !on peminjaman"

.uku register peminjaman$

out guides atau tracer atau

pada !uku register pelayanan$

karena ada kemungkinan masihdipinjam dan !elum ke!ali

Alternatif Pencarian RM Yg salah simpan/tidakditemukan di tempatna :


96/100

ditemukan di tempatna :

a+ 2ari transposisi di dlm masing4masing set angka dua

digit $ 2on no" -4*B4C) !isa dicari di no" -4*B4)C atau-4B*4 C) atau -4*B4C)

b+ Apa!ila 8# yg tidak ditemukan ada no" * pada no" @atau C karena angkanya mirip

c+ Periksa nomor tertentu pd kelompok ratusan ygmendahului atau mengikuti nomor terse!ut" 2on -C@

dapat dicari pada *C@ atau @C@+ Periksa 8# persis se!elum atau sesudah nomor yang

!ersangkutan$ adang4kadang 8# menyelip ke dlmpelindung 8# lain

e+ Periksa 8# yg hilang di rak persis di atas atau di!awah8# yg dicari


97/100

@" 8etensi dan Pemusnahan

8ekam #edis%o" elompok Akti& 0nakti&8awat 7alan

+Tahun,8awat 0nap

+Tahun,8awat 7alan

+Tahun,8awat 0nap

+Tahun,

' 1mum @ @ ) )

) #ata @ 'E ) )* 7iwa 'E @ @ )

- Orthopedi 'E 'E ) )

@ usta '@ '@ ) )

etergantungan

O!at

'@ '@ ) )

B 7antung 'E 'E ) )

C Paru @ 'E ) )


98/100

PenyusutanRM

RM In aktifRM AKtif

RMe!tentu

RM Rusak"ti#ak

Pe&in#a'an

RM a#ani(ai )una

RM i#aka#a ni(ai

*ini(ai i&Peni(ai

*i(esta!ikan

*i&usna'kan


99/100

Da&tar Pertelaan 8ekam#edis 0nakti& Yang Dimusnahkan

%o" %o" 8ekam

#edis

%ama Diagnosis Akhir Tahun terakhir dilayani eterangan

' ) * - @

Terima kasihTerima kasih


100/100

e a ase a as

SemogaSemoga

.erman&aat.erman&aat

6, 7, 8_Sistem Penamaan, Penomoran,Penyimpanan, Penjajaran

Documents

Transcript of 6, 7, 8_Sistem Penamaan, Penomoran,Penyimpanan, Penjajaran