ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI

AMANDA 2 SWALAYAN YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Handayani Septiningsih

06.12.1706

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2010

ANALYSIS AND DESIGN OF EMPLOYEE PAYROLL INFORMATION SYSTEM

IN AMANDA 2 SWALAYAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI

AMANDA 2 SWALAYAN

Handayani Septiningsih

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Payroll information system, is part of a system of useful information umtuk solve problems in the processing of employee payroll data. 2 AMANDA supermarket Supermarkets are located on the road east Imogiri has a pretty good salary system but still use a manual payroll systems within its data processing. Therefore by building information system computer-based payroll is expected to solve the problems in the processing of employee payroll data.

This thesis discusses how to design and build a system and employee payroll information as one way to improve the effectiveness and efficiency of the workforce. Also explained about the process employee payroll information systems analysis and design process

Which in turn generated a payroll information system which hopefully will be able to improve service to employees getting better. Key words : information system, design, payroll

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi yang begitu pesatnya khususnya teknologi informasi,

menciptakan kemudahan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan dalam suatu

informasi. Namun masih banyak permasalahan - permasalahan dan kelemahan suatu sistem

yang dijalankan oleh perusahaan.

Berdasarkan pengamatan di lapangan menunjukan bahwa proses penggajian yang

terjadi di perusahaan tersebut masih bersifat manual, karena komputer yang tersedia hanya

digunakan untuk mencatat penambahan karyawan, serta potongan dan tunjangan gaji. Dan

belum ada program secara otomatis dapat mengolah data penggajian di perusahaan

tersebut. Saat itu outputnya masih berupa arsip - arsip atau laporan - laporan yang

jumlahnya cukup banyak, sehingga masih terjadinya keterlambatan dalam memberikan

informasi kepada karyawan. Proses presensi karyawan juga masih menggunakan mesin

presensi manual. Selain itu juga masih kurang terjaminnya keamanan data. Dengan adanya

kenyataan ini penyusun memandang perlunya melakukan komputerisasi pada sistem yang

ada khususnya pada bagian penggajian dan presensi karyawan, yang bertugas untuk

mengolah data penggajian yang berupa mengolah data karyawan dan data gaji serta

membuat laporan gaji setiap bulannya. Penyusun mengharapakan dengan adanya sistem

pengolahan data penggajian dan sistem presensi yang terkomputerisasi dapat mengontrol

ketertiban proses penggajian dan ketertiban karyawan agar datang tepat waktu sehingga

akan lebih efektif dan efisien, disamping itu diharapkan juga mampu menunjang evaluasi

analisis untuk pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang berkualitas.

Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada AMANDA 2

Swalayan maka diperlukan suatu sistem pengolahan data yang dapat menunjang evaluasi

proses pengambilan keputusan.hal ini lah yang melatar belakangi penyusun unntuk

menerapakan judul skripsi "ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN PADA AMANDA 2 SWALAYAN". Sehingga mungkin saja dalam sistem

penggajian masih belum berinteraksi secara optimal walaupun sebagian kegiatan penggajian

sudah menggunakan sistem komputer.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedur-procedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu

2.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.

2.3 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak,

sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model proses yang tertentu untuk

dihasikan informasi yang akurat agar dapat menjadi bahan jawaban pertanyaan dan

dapat berdaya-guna.

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu :

informasi harus akurat (Accurate), tepat pada waktunya (Timeliness), relevan

(Relevance)

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan strategi dari suatu organisasi dan mmenyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Kebutuhan hardware yang digunakan untuk menjalankan program PowerBuilder

adalah sebagai berikut :

prosesor : dianjurkan Pentium IV atau yang lebih baik.

RAM : dianjurkan 128 Mb ke atas.

Ruang harddisk yang kosong : minimal 200 Mb.

Sistem Operasi : windows Xp

Software yang digunakan adalah :

PowerBuilder Enterprise versi 8.0

Ms SQL Server versi 2000 atau versi 7.0

3. Analisis dan Perancangan Sistem

Perusahaan atau swalayan ini awal berdiri pada tanggal 11 September 2005.

Pemilik perusahaan ini adalah Bapak Suharyanto. Bentuk usaha nya adalah perorangan.

Awal berdirinya perusahaan ini berawal dari pemilik ingin berbelanja atau ingin

memenuhi kebutuhan keluarga tetapi disekitar tempat tinggalnya belum ada swalayan

yang menjual kebutuhan sehari-hari yang lengkap. Karena di daerah itu belum ada

swalayan yang lengkap maka Bapak Suharyanto berinisiatif untuk mendirikan sebuah

swalayan agar bisa memenuhi kebutuhan keluarga dan juga ingin membantu memenuhi

kebutuhan orang-orang di sekitarnya agar bermanfaat bagi masyarakat.

Semakin lama swalayan semakin berkembang sampai sekarang. Nama

swalayan itu diberi nama “AMANDA 2 SWALAYAN” yang beralamatkan di Jl. Imogiri

Timur km 10, Wonokromo, Pleret, Bantul, Yogyakarta.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum

tahap desain sistem. Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisiskan sebagai:

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian atau

komponen-komponenenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Dalam analisis sistem terhadap langkah-langkah dasar yang harus dilakukan

oleh analis sistem, yaitu:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu memebuat laporan hasil analisis.

Untuk menyelesaikan permasalahan sebagaimana disebutkan sebelumnya,

maka disusun analisis yang digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan sebuah

sistem yaitu dengan menggunakan analiasis PIECES (Performance, Information,

Economy, Control, Efficiency, dan Service).

Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum dalam tabel sebagai

berikut:

Metode biaya dan manfaat Nilai Syarat Keputusan

Payback Periode 1 tahun 6 bulan 14 hari 2 tahun Layak

Return Of Investment 63,71% > 0 Layak

Net Present Value Rp 5.834.351,58 > 0 Layak

Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi

dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat

lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis

yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga

merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru

atau sistem yang diusulkan. Adapun sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Perancangan Proses

Flowchart

Bagan alir sistem (flowchart system) merupakan bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang

ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam system

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data merupakan diagram yang

menunjukkan aliran data dari satu entity ke entity yang lain dalam suatu sistem. DFD

menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan

diuraikan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam bentuk modul-modul (disebut lower

level). Penggambaran Data Flow Diagram dilakukan secara terstruktur sehingga akan

dimulai dari yang paling luas. Proses tersebut dikembangkan menjadi diagram sebagai

berikutnya secara detail.

Perancangan Basis Data

Basis data merupakan komponen yang penting yang diperlukan untuk menampung

seluruh data dalam suatu sistem. Basis data mengintegrasikan kumpulan dari data yang

saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa

aplikasi yang bermacam-macam. Rancangan basis data tersebut tersusun atas beberapa

tahapan yaitu normalisasi, perancangan diagram hubungan entitas atau ERD dan

perancangan tabel.

Normalisasi

Normalisasi diperlukan untuk melakukan pengujian apakah database yang kita buat

sudah normal atau belum, normal disini mengandung arti bahwa suatu database sudah tidak

menimbulkan kerancuan data ataupun duplikasi data.

Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel memberikan gambaran tentang hubungan masing-masing tabel

terhadap tabel lainnya. Dengan adanya relasi tersabut akan mempermudah pembacaan

tabel karena akan terlihat field mana yang dijadikan primary key dan foreign key-nya.

Hubungan tersebut akan mempengaruhi isi tabel jika terjadi pemasukan, penghapusan

maupun pengubahan data pada tabel tertentu.

Perancangan Interface / Antarmuka

Rancangan input merupakan bagian dari rancangan sistrm informasi. Tujuan dari

perancangan input adalah memberikan kemudahan kepada pemakai atau user sebagai

pengguna program untuk melakukan input data. Adapun tujuan dari programer adalah

sebagai langkah awal dalam menentukan letak maupun bentuk input data dengan berpijak

pada user friendly.

Setiap bentuk dari rancangan input, memberikan fasilitas untuk pemasukan data

dimana rancangan input tersebut memiliki keterkaitan satu dengan yang lainnya. Setiap

rancangan input yang diusulkan telah disertai dengan rancangan untuk pencarian data,

sehingga memberi kemudahan dalam proses penggunaannya

4. Implementasi Sistem

4.1 Implementasi

Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan

sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode

program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Adapun tujuan dalam

tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai

dengan rancangan yang telah ditentukan

Uji Coba Sistem dan Program

Definisi Testing

Testing atau pengujian dilakukan untuk memenuhi persyaratan kualitas

perangkat lunak, dengan cara mengeksekusi program untuk mencari kesalahan sintaks

program, melakukan verifikasi perangkat lunak untuk melihat kesesuaian antara

perangkat lunak dengan keinginan customer.

Tujuan Testing Sistem antara lain:

1) Testing merupakan proses eksekusi program yang bertujuan untuk menemukan

error.

2) Sebuah test yang baik adalah yang mempunyai kemungkinan besar menemukan

error yang sebelumnya tidak terditeksi.

3) Sebuah test dikatakan sukses jika dapat menemukan error yang tidak

ditemukan sebelumnya.

Pengetesan Program

Pengetesan dilakukan untuk mengetahui apakah program dapat berinteraksi

dengan personil yang mengoperasikan program tersebut atau tidak. Dalam arti program

mudah untuk dioperasikan. Selain itu pengetesan program bertujuan untuk menghindari

kesalahan-kesalahan dalam program sebelum program tersebut diterapkan dalam sistem

yang resmi. Sedangkan bentuk-bentuk dari kesalahan program terdiri dari:

1. Kesalahan Bahasa Pemrograman (Syntax Error)

2. Kesalahan Sewaktu Proses (Run Time Error)

3. Kesalahan Logika (Logical Error)

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari keseluruhan bab pada skripsi ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai

berikut :

1. Pada proses menganalisis system dilakukan dengan cara menganalisis kelemahan

sistem, analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem, analisis kebutuhan teknologi,

analisis biaya dan manfaat, dan analisis kelayakan. Apabila kemampuan dan

kualitas informasi baik, maka swalayan akan mendapatkan informasi yang akurat,

tepat waktu, dan relevan dengan yang diharapkan. Rancangan sistem secara umum

juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang

sistem yang baru atau sistem yang diusulkan, sehingga dapat meningkatkan kinerja

pegawai.

2. Dalam menggabungkan sistem presensi dengan sistem penggajian karyawan

dengan cara input data karyawan melalui kartu pegawai yang di scan, secara

otomatis sistem akan membaca semua data karyawan tersebut dan program akan

menghitung gaji secara otomatis sesuai yang dibuat didalam program tersebut

sehingga hasil output nya berupa daftar gaji pegawai.

3. Cara megolah data penggajian dengan cara pengelompokan data.

Penggunaan sistem informasi penggajian yang baru dengan berbasis komputer dapat

menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses

pengambilan keputusan. Dengan menggunakan sistem informasi penggajian yang telah

terkomputerisasi, dapat diperoleh keuntungan antara lain:

1. Dapat menyajiakan informasi penggajian secara cepat, tepat dan akurat.

2. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan data.

3. Memudahkan dalam pencarian data-data yang dibutuhkan.

4. Hasil laporan data gaji pegawai yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah

dan tepat waktu.

5. Dengan menerapkan sistem terkomputerisasi beban pekerjaan manager menjadi

lebih ringan sehingga kinerja lebih meningkat.

6. Diharapkan sistem yang diusulkan dapat membuat sistem yang telah berjalan

menjadi lebih efektif.

5.2 Saran

Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar:

1. Sebaiknya sistem lama yang masih manual diganti dengan sistem baru yang

telah dibuat dimana sistem baru ini dapat bekerja lebih baik dalam mengolah

data dan menyajikan informasi yang diperlukan.

2. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses jika semua pihak

yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem baru.

3. Pihak yang terlibat dalam hal ini adalah manager AMANDA 2 Swalayan perlu

melakukan peninjauan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat

mempertimbangkan baik dan buruknya sistem sehingga dapat berfungsi

sebagaimana yang diharapkan.

4. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki secara terus menerus

sehingga dapat diperoleh sistem informasi yang optimal.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis &Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta:

Andi Offset.

Jogianto, H M. (2005), Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi

Offset.

Arief, M Rudyanto. (2006), Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact – SQL

dengan Miccrosoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset.

Djuandi, Feri. (2003), Pemrograman PowerBuilder 8.0 dengan SQL Server 2000,

Jakarta : PT Elex Media Komputindo.