BISNIS PROSES

PENYUSUNAN BISNIS PROSES DIKLAT

UNTUK PENERAPAN

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008YAYASAN PENDIDIKAN FATAHILLAH

SMK YP FATAHILLAH 2 CILEGON Jl. Letjend R. Soeprapto KM. 3 Kubang Sepat Telp. (0254) 375472

Cilegon 424412012BISNIS PROSES

1. Pengertian

Bisnis proses adalah rangkaian aktifitas yang ada dalam organisasi/institusi, yang merupakan aliran input dan output yang terkait dari Departemen satu kepada Departemen lain atau dari pelanggan kepada organisasi.

Untuk dapat mengetahui proses-proses apa yang dilakukan pada organisasi maka diperlukan analisis pemetaan bisnis proses (Business process mapping).

Sebagai contoh : SMK melakukan proses pendidikan dan pelatihan.

Untuk dapat menentukan bisnis proses di SMK maka kita harus mampu menganalisa dan menjabarkan rangkaian aktivitas yang ada di SMK tersebut.

2. Analisa bisnis proses

Untuk dapat melakukan analisa bisnis proses maka harus menjabarkan peran, tugas dan tanggung jawab yang ada pada :

a Struktur organisasi

b Mekanisme dan koordinasi dalam struktur organisasi

c Menjabarkan aktivitas yang ada pada struktur meliputi tugas, tanggung jawab dan wewenangCONTOH SMKN ...............Struktur Organisasi dan Stafing

Contoh Uraian Tugas

3.3.1. Kepala Sekolah

Nama Jabatan/Fungsi

: Kepala Sekolah

Bertanggungjawab kepada: Kepala Dinas Pendidikan Daerah

Berhubungan dengan

:

1.Semua unit kerja SMK ...............

2.Dinas Pendidikan Daerah

3.Dinas Dikbud Propinsi

4.Direktorat Pembinaan SMK

5.Du/Di

6.Pemkot ................Tanggung Jawab :

1. Menyusun program kerja sekolah

2. Membuat Pedoman Mutu Sekolah.

3. Menjabarkan, melaksanakan dan mengembangkan Diklat Kurukulum SMK.

4. Mengembangkan SDM.

5. Melakukan pengawasan dan supervisi tenaga pendidik dan kependidikan.

6. Melakukan hubungan kerjasama dengan pihak luar7. Merencanakan, mengelola dan mempertanggungjawabkan keuanganWewenang :

1. Mengangkat dan menetapkan personal struktur organisasi.

2. Menerbitkan dokumen yang dikeluarkan sekolah.

3. Memberi pembinaan warga sekolah

4. Memberi penghargaan dan sanksi

5. Mengesahkan perubahan kebijakan mutu organisasi

6. Melegalisasi dokumen organisasi7. Memutuskan mutasi siswa8. Mengusulkan promosi dan mutasiSMM ISO 9001:2008, pada pasal 5.5.1 tanggung jawab dan wewenang dinyatakan

Pucuk pimpinan harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang dan dikomunikasikan dalam organisasi.

Untuk dapat mengkomunikasikan tanggung jawab dan wewenang maka Kepala Sekolah dan Kasubag Taus harus membuat uraian jabatan kepada masing-masing personel yang menduduki jabatan dalam struktur organisasi sekolah dari wakil kepala sekolah sampai kepada ketua program keahlian dan struktur lain yang ada di sekolah.

Di dalam SMM ISO 9001:20080 penyusunan tanggung jawab dan wewenang disarankan seperti format dibawah ini :Tanggungjawab dan WewenangTanggungjawabWewenangPosisi Yang berwenangDilaporkan KepadaJika tidak ada didelegasikanHubungan Dengan Unit Kerja

Kebijakan MutuPengesahan dan perubahanKepala SekolahKepala Dinas DikdaWk Kurikulum, Humas, Kesiswaan, SarprasSemua unit kerja

Pengendalian implementasi ISOMengendalikan mutu lulusanKepala SekolahKepala Dinas DikdaWMMSemua unit kerja

Penerimaan siswa baru (PSB)Perencanaan, seleksi, verifikasi dan pengumumanWk. KesiswaanKepala Sekolah diteruskan DikdaPanitia PSBSemua Ketua Program Keahlian

Proses Belajar MengajarPerencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporanWk. KurikulumKepala SekolahStaf KurikulumSemua unit kerja

Pengembangan FasilitasPerencanaan, pelaksanaan,

M & RWk. SarprasKepala SekolahKa. TUSemua unit kerja

Pengembangan Sumber Daya ManusiaPerencanaan, penyiapanKetua Unit KerjaKepala SekolahSekretaris / staf unit kerjaSemua unit kerja

Bimbingan PenyuluhanPerencanaan, pelaksanaan, pembinaanKoordinator BPKetua Program KeahlianGuru BPWali kelas

Bursa Kerja KhususPerencanaan, pelaksanaan, penelusuran, penyaluranWk. HumasKepala SekolahKoordinator BKKSemua unit kerja

Untuk menjamin bahwa setiap personel di SMK memahami tugas, tanggung jawab dan wewenang maka SMK harus menjabarkan bahwa struktur organisasi diuraikan dan dijabarkan menjadi tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. Dari struktur organisasi tersebut, harus dianalisis, apakah mampu mendukung visi dan misi sekolah dan mampu mendukung proses Peningkatan Mutu (Quality Improvement).

Sekolah harus mampu mengukur keefektifan sistem organisasinya, apakah mampu memenuhi tuntutan/kebutuhan pelanggannya, untuk itu apakah struktur yang ada mampu memberikan pelayanan kepada pelanggan secara prima.

Apabila tidak mampu memenuhi tuntutan pelanggan maka perlu dilakukan proses perbaikan bahkan kalau perlu dilakukan reorganisasi atau Re-engineering/pembaharuan kembali.3. Keterkaitan proses Keterkaitan proses di Sekolah dengan Bisnis Proses /lainnya yang di persyaratkan oleh SMM ISO 9001:2008 untuk melakukan analisis proses yang ada di Sekolah maka perlu diuraikan proses di Sekolah dari mulai penerimaan siswa baru (PSB, pelaksanaan KBM, sampai ke proses penelusuran tamatan.

Untuk hal tersebut sebagai contoh : proses-proses atau aktivitas yang ada di Sekolah antara lain:a. Penerimaan siswa baru (PSB)

b. Promosi sekolah

c. Pengembangan kurikulum dan penerapannya

d. PBM

e. Ujian akhir sekolah

f. Uji kompetensi/sertifikasi ( Untuk SMK )g. Ujian akhir nasional

h. Pembelajaran di industri ( Untuk SMK )i. Penelusuran tamatan

j. Pengelolaan fasilitas

k. Pengelolaan unit produksi ( Untuk SMK )l. Pelatihan SDM sekolah

m. Bimbingan karir (guru dan siswa)n. Penyusunan bahan ajar (modul)

o. Kegiatan extra kurikuler

p. Pengadaan guru tamu/out sourcing

q. Kerjasama antar lembaga

r. Penyusunan program sekolah dengan komite sekolah

s. Kegiatan kreatifitas siswa

Dari proses-proses tersebut diatas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehingga menjadi alur yang mengalir dari hulu sampai hilir, yaitu dari mulai penerimaan siswa baru sampai menamatkan siswa dan melakukan penelusuran tamatan.Untuk dapat membuat kerangka bisnis proses maka perlu menyusun matrik analisis antara proses yang ada di SMK dipadankan dengan pasal-pasal SMM ISO 9001:2008 dijelaskan dalam uraian dan tugas itu menjadi tanggung jawab siapa.

Untuk melakukan proses analisis penyusunan bisnis plan dapat menggunakan contoh matrik di bawah ini.Contoh Analisis keterkaitan proses dengan pasal-pasal/persyaratan-persyaratan SMM ISO 9001:2008. Untuk membuat keterkaitan tersebut maka perlu di buat matrik keterkaitan sbb :

Tabel Keterkaitan Matrik Proses dengan Pasal-pasal ISO

NoProses di SekolahPasal-pasal ISOUraianTanggung jawab

1Penerimaam siswa

Baru

7.2.2

Tujuan persyaratan berkaitan dengan kompetensi

Waka Kesiswaan

2Pengembangan Kurikulum

7.3.3

Perancangan dan pengembangan

Waka Kurikulum

3PBM di program keahlian

7.5.1

Pengendalian Proses PBM

Ketua Program keahlian

4Pengadaan guru tamu7.4Pembahasan SDM luar sekolahWaka Humas

Dalam matrik tersebut diatas maka seluruh proses di Sekolah harus dapat dianalisis dan dimasukkan dalam tabel keterkaitan tersebut diatas.Dari data matrik tersebut diatas dipergunakan untuk menyusun pemetaan alur bisnis proses Sekolah.

Sekolah dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 lingkup yang ditetapkan adalah di bidang pendidikan. Untuk itu pemetaan bisnis prosesnya adalah yang mendukung kegiatan di bidang pendidikan.

Untuk menyusun pemetaan tersebut, proses analisis jabatan dan penyusunan uraian jabatan serta matrik keterkaitan telah selesai. Dari data tersebut merupakan masukan dalam penyusunan bisnis proses.

4. Menyusun Peta Proses

Untuk dapat menggambarkan rangkaian dari proses-proses yang ada di Sekolah maka diperlukan proses pemetaaan, dan proses-proses menjadi suatu aliran yang mengalir dari hulu ke hilir.

Contoh : bisnis proses lembaga pendidikan

5. Manfaat bisnis proses dalam organisasi

Dalam pemetaan bisnis proses maka organisasi akan mampu :

a. Mengidentifikasi proses-proses yang dilakukan di organisasi

b. Mengukur keefektifan proses yang dilakukan dalam melayani kebutuhan pelanggan

c. Memutuskan pasal-pasal SMM ISO 9001:2008 dalam rangkaian proses di organisasi

d. Mempermudah pihak ekternal dan internal untuk mendapatkan alur proses dan organisasi

e. Membantu auditor struktural memahami proses-proses yang ada di organisasi

Lakukanlah analisis proses-proses yang ada di Sekolah , dengan menguraikan proses-proses tersebut menjadi matrik keterkaitan dengan SMM ISO 9001:2008NoProses Diklat Pasal-pasal ISORician prosesTanggung jawab

Buatlah pemetaan bisnis proses pendidikan dan latihan di Sekolah .............Tugas :

1. Tetapkan siapa pelanggan Anda

2. Siapa yang menerima pelanggan Anda

3. Siapa yang menyusun program

4. Siapa yang melaksanakan program

5. Siapa yang melakukan evaluasi program

6. Siapa yang melakukan verifikasi dan validasi program

7. Siapa yang mendukung proses dari perencanaan sampai evaluasi

8. Siapa yang melakukan outsourcing apabila kebutuhan tidak ada di dalam SMK

9. Buatlah alur bisnis prosesnya.

KOMPETENSI KEAHLIAN

WMM

...........................

Wk Kurikulum

Wk Humas

..

Wk Kesiswaan

..........................

Wk Sarpras

.

DU / DI

Komite Sekolah

Kepala Sekolah

....................

SESI 4

Ekstrakurikuler

BP/BK

PSDM

Keuangan

Pengadaan

Dukungan Non Teknis

Pelanggan

Persyaratan

Pelanggan

Kepuasan

Promosi

Perencanaan dan

Pengembangan

Pelaksanaan PBM

QUALITY ASSURANCE

MANAJEMEN

LEMBAR LATIHAN 1

Ka. Tata Usaha

Imam Mursoli, S.Pd

LEMBAR LATIHAN

MPOED

1PAGE Hamimnova

2